ROMÂNIA JUDEŢUL HUNEDOARA MUNICIPIUL ORĂŞTIE CONSILIUL LOCAL

HOTĂRÂREA NR. 91 /2014

privind adoptarea nomenclatorului arhivistic al Primăriei municipiului Orăştie şi serviciile publice subordonate Consiliului Local

Consiliul Local al municipiului Orăştie, judeţul Hunedoara; Având în vedere Expunerea de motive a Primarului, raportul Direcţiei A.P.L. şi raportul comisiei de specialitate. În temeiul prevederilor art.8, alin.(2) din Legea Arhivelor Naţionale nr.16/1996, republicată, ale art.36, alin.(9) şi ale art.45, alin.(1) din Legea administraţiei publice locale nr. 215/2001, republicată, cu modificările şi completările ulterioare,

HOTĂRĂŞTE:

Art.1 : Adoptă nomenclatorul arhivistic al Primăriei municipiului Orăştie şi serviciile publice subordonate Consiliului Local al municipiului Orăştie, conform anexei care face parte integrantă din prezenta hotărâre . Art.2 : Abrogă Hotărârea Consiliului Local al municipiului Orăştie nr.149/2005 privind adoptarea nomenclatorului arhivistic al Primăriei municipiului Orăştie. Art.3 : Cu ducerea la îndeplinire a prezentei hotărâri se încredinţează Primarul şi Direcţia Administraţie Publică Locală. Art.4 : Prezenta hotărâre se comunică: - Instituţiei Prefectului – Judeţul Hunedoara; - Primarului municipiului Orăştie; - Direcţiei Administraţie Publică Locală; - Direcţiei Judeţene a Arhivelor Naţionale.

Orăştie, 26.06.2014 Preşedinte de şedinţă,

prof.Roşu Mircea Ovidiu

Contrasemnează, Secretar,

jr.Teodor Iordan Cvorum necesar : 10 voturi.

Adoptată în şedinţa ordinară din data de 26 iunie 2014, prin vot deschis, cu

unanimitate de voturi din totalul de 19 consilieri

1

ROMÂNIA JUDEłUL HUNEDOARA ANEX Ă MUNICIPIUL ORĂŞTIE la H.C.L nr. 91/2014 CONSILIUL LOCAL

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC care cuprinde termenele de pastrare ale documentelor create de compartimentele din cadrul Primariei Municipiului Orastie

DIRECTIA SERVICIUL/ BIROUL

DENUMIREA DOSARULUI

TERMEN DE

PASTRARE (ANI)

OBS.

1 2 3 4 5 I.

Directia Administratie

Publica Locala

A. Comp. Relatii Publice

1.Hotararile Consiliului local si dispozitiile primarului Orastie. 2. Registre evidenta hotarari si Dispozitii 3.Registre speciale privind comunicarea hotararilor Consiliului local si a dispozitiilor emise de primarul municipiului Orastie. 4.Registru intrare-iesire a corespondentei la registratura generala. 5.Lucrari referitoare la confectionarea si evidenta stampilelor si sigiliilor aflate in folosinta, precum si a celor scoase din uz. 6. Inventare ale fondurilor si colectiilor arhivistice de la compartimentele si depozitul de Arhiva. 7.Lista de selectionare impreuna cu aprobarile date de Filiala Arhivelor Statului pt.eliminarea documentelor al caror termen de pastrare a expirat. 8.Procese verbale ale comisiilor de specialitate din Consiliul Local Orastie. 9. Registrul declaratiilor de interese ale consilierilor locali. 10. Lucrari pentru aplicarea prevederilor Horararii Guvernului Nr.1723/2004 privind programul de masuri pentru combaterea birocratiei in activitatea de relatii cu publicul.

P

P

P

P

P

P

P

P

P

P

2

B. Comp. Juridic Contencios

11.Copiile adeverintelor de vechime in munca atestate de documentele din arhiva. 12.Registrele privind evidenta scrisorilor si a cetatenilor primiti in audienta. 13.Corespondenta expediata prin registratura. 14. Registrul pentru inregistrarea cererilor si raspunsurilor privind accesul la informatiile de interes public. 15. Condici si borderouri de predare si respectiv de expediere a corespondentei. 16. Reclamatii,sesizari, cereri si propuneri ale cetatenilor, impreuna cu raspunsurile si solutionarea lor. 17. Evidenta datelor consilierilor locali, declaratii de avere, declaratii de interese, corespondenta si pontajul privind prezenta la sedintele organizate de Consiliul local Orastie. 18. Corespondenta diversa. 19. Registre de evidenta a ordinelor de deplasare. 1.Legi,hotarari de guvern, instructiuni, ordine si alte acte normative ale autoritatilor centrale trimise Consiliului Judetean. 2.Dosare procesuale privind contestatiile la Legea nr.112/1995. 3.Dosare privind bunuri apartinand domeniului public a orasului care au fost pe rolul instantelor de judecata. 4. Lucrari privind aplicarea Legii nr.10/2001 privind regimul juridic al unor imobile preluate in mod abuziv in perioada 6.03.1945-22.12.1989. 5.Dosare procesuale privind contestatiile la Legea 10/2001. 6. Tabele nominale cuprinzand componenta Consiliului judetean, consiliilor locale, a primarilor, viceprimarilor si secretarilor din judet. 7.Evidenta organizatiilor non-guvernamentale din judet. 8. Dosare procesuale. 9. Dosare litigii comerciale.

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

3 ani

P

P

P

P

P

P

P

10 ani

10 ani

3

C. Comp. Fond Funciar D. Comp. Aut. Tutelara

10. Dosare, litigii cu obiect neevaluabil in bani. 11. Dosare litigii contencios administrativ. 12. Dosare litigii conflicte de munca. 13. Dosare privind lucrarile comisiei de disciplina. 14. Rapoarte, informari si sinteze cu privire la modul in care se aplica legile, alte acte normative si hotararile proprii. 15. Corespondenta cu Parlamentul, Guvernul si alte organisme si autoritati centrale si locale din tara. 16. Corespondenta cu primariile din judet. 17. Scrisori- sesizari. 18. Corespondenta diversa. 1. Registrele agricole. 2. Certificate producator (cereri, procese verbale). 3. AGR-uri si raportari tehnice lunare. 4. Contracte inchiriere teren gradini zarzavat. 5. Adeverinte fond funciar – registru agricol. 6. Cereri si raspunsuri. 7. Bilete de adeverire a proprietatii animalelor. 8. Evidente efective animale.

1. Dosare cu acte pentru obtinerea indemnizatiei pentru persoane cu handicap.

2. Dispozitii curatele. 3. Anchete sociale : divort, minori delicventi, curatela, tutela, plasament, handicap. 4. Alocatii nou-nascuti. 5. Adeverinte (negatii) nou nascuti.

5 ani 5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani 5 ani

5 ani

P

10 ani

5 ani

5 ani 3 ani

3 ani

3 ani 3 ani

3 ani

P

10 ani

10 ani

5 ani

3 ani

4

E. Comp. Arhiva, Inf.Publice F. Comp. Resurse Umane

1. Registru de depozit. 2. Nomenclator arhivistic. 3. Inventare si procese verbale de predare primire a documentelor in depozitul de arhiva. 4. Procese verbale de selectionare a documentelor si de predare primire. 5. Cereri eliberare, copii xerox din arhiva. 1. Dosare personale

2. Dosare profesionale 3. State de functii 4. Documente- persoane declarate in intretinere(deduceri) 5. Referate privind salarizarea si alte drepturi de personal. 6. Adeverinte 7. Registre declaratii de avere si interese. 8. Dosare concursuri/examene 9. Fise de prezenta 10.Cereri concediu odihna – functionari publici 11.Cereri concediu odihna-personal contractual si demnitari. 12.Statistici 13.Rapoarte evaluare 14.Documente-ocupari posturi unice de conducere 15.Documente perfectionari 16.Registre 17. Note interne 18. Declaratii de avere si interese. 19. Corespondenta 20. Cereri de recuperare, bilete de voie 21. Condica de prezenta

P

P

P

P

5 ani

80 ani

80 ani

80 ani

50 ani

50 ani 10 ani

10 ani

10 ani 5 ani

5 ani 5 ani 5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani 5 ani

5 ani

3 ani

3 ani

3 ani

5

II.

Directia Tehnica

A. Comp. Investitii

1. Documente privind evidenta domeniului public si de interes local. 2. Documentatii privind gospodaria comunala. 3. Dosare rapoarte sedinte Consiliul local. 4. Dosare Hotarari Consiliu local. 5. Dosar buget local anual. 6. Hotarari de Guvern pentru aprobarea studiilor de fezabilitate. 7. Procese verbale de receptie a lucrarilor de investitii. 8.Cartea tehnica a drumurilor si podurilor. 9. Plantatii rutiere. 10. Legi, hotarari, decrete. 11. Instructiuni, regulamente, norme metodologice, norme tehnice, standarde, caiete de sarcini. 12. Procese verbale, note, rapoarte, rapoarte ale organelor de control. 13.Norme metodologice, norme tehnice, standarde emise de organele centrale 14.Proiecte, contracte, avize, procese verbale privind finantarea. 15. Avize tehnice pentru lucrari de investitii in domeniul drumurilor. 16.Hotarari de guvern pentru aprobarea de studii de fezabilitate pentru drumurile locale. 17. Autorizatii de construire pentru lucrari de investitii. 18. Acorduri si avize emise de MF, respectiv consiliul interministerial pentru lucrari de investitii si studii de fezabilitate in domeniul drumurilor. 19. Contracte de concesiune, de administrare, de folosinta gratuita a bunurilor din domeniul public local. 20.Studii, rapoarte statistice, procese-verbale privind proiectarea obiectivelor social-culturale. 21. Proiecte, contracte, procese-verbale, avize, privind finantarea, decontarea si executarea obiectivelor social-culturale.

P

P

P

P

P

P

P

P

P

P

P

P

P

P

P

P

P

P

10 ani

10 ani

10 ani

6

B. Comp. Fond Locativ C. Rel. cu As.de Proprietari

22. Adjudecari de bunuri, servicii si lucrari de investitii. 23. Devize generale recalculate. 24. Programe de lucrari executate din Fondul special al drumurilor publice. 25. Lucrari privind activitatea de iarna. 26. Siguranta circulatiei. 27. Situatii de plata lunare prezentate de constructor. 28. Situatii de lucrari lunare prezentate de DJD-RA Deva, conform planificarii. 29. Contracte de delegare a gestiunii serviciilor publice de interes local. 30. Corespondenta diversa. 31. Dosare investitii zone verzi. 32. Hotarari, dispozitii si alte acte emise de autoritatile locale. 33. Corespondenta, sesizari, reclamatii. 34. Pontaje 35. Procese verbale, rapoarte, informari, hotarari ale Consiliului Judetean. 36. Hotarari, dispozitii si alte acte emise de organele locale. 1. Contracte vanzare-cumparare Legea 61/1991 2. Contracte vanzare cumparare Legea 112/1995. 3. Evidenta vanzarilor de locuinte din fondul locativ de stat (sociale). 1. Procese verbale financiar contabile 2. Tabele cheltuieli contributii 3. Adeverinte 4. Rapoarte sedinta.

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

P

P

P

10 ani

3 ani

5 ani

5 ani

7

D. Comp. Infrastruct. Urbana E. Comp. Informatica F. Comp. Acorduri si Autorizari G. Achizitii Publice

1. Rapoarte sedinte. 2.Contracte inchiriere panouri 3. Contracte terase sezoniere 4. Permise de spargere 1. Corespondenta 1. Dosare autorizare persoane fizice si asociatii familiale. 2.Dosare agenti economici - documentatie. 3. Legislatie in domeniul autorizarii persoanelor fizice si agentilor economici. 4. Autorizatii – imprimate (cotoare) 5. Evidente persoane fizice autorizate. 6. Evidente agenti economici autorizati 7. Adrese nomenclatoare intrate de la Directia Finante Publice Hunedoara si O.R.C. Hunedoara 8. Acorduri de principiu. 9. Corespondenta cu agentii economici. 10. Acorduri ocuparea domeniului public. 1.Lucrari privind achizitii publice de serviciu prin licitatii(referat necesitate, nota estimare valoare, nota privind alegerea procedurii, fisa de date, caiet sarcini, anunt licitatie, dispozitie numire comisie, procese verbale deschidere sedinta licitatie, procese verbale evaluare oferta, comunicari rezultat procedura, incheiere contract, anunt atribuire contract).

5 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

25 ani

25 ani

25 ani

25 ani

25 ani

25 ani

5 ani

3 ani

3 ani

3 ani

10 ani

8

2.Lucrari privind achizitii publice de furnizare produse prin licitatii (se intocmesc acelasi timp de documente). 3.Lucrari privind achizitii publice de lucrari prin licitatie. 4.Lucrari privind scoaterea la licitatie publica a unor terenuri, spatii in vederea concesiunii( intocmire anunt, documentarii pentru licitatii, procese verbale atribuire, comunicare rezultat procedura, incheiere contract, situatii restituire garantie). 5.Lucrari privind scoaterea la licitatie in vederea inchirierii unor terenuri, spatii apartinand domeniului public sau privat al UAT Orastie (anunt licitatie, intocmire documentatie, proces verbal adjudecare, comunicare rezultat, inchiriere contract, situatie restituire garantie). 6. Dosar diverse – corespondenta, referate , nota interne.

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

3 ani

III. Directia Economica

A. Comp. Buget, Contabilit.- Financiar

1. Dari de seama trimestriale 2. Dari de seama datorie publica – semestrial. 3. Bilanturi anuale. 4. Bugetul propriu aprobat. 5. Contul de executie al bugetului 6. Raport asupra bunurilor 7. Contul fondului de tezaur 8. State de plata 9. Plati investitii prin banca 10.Acte de banca, incasari si plati curente 11.Acte de casa : chitante, deconturi, deplasari, cheltuieli gospodaresti, dispozitii de plata, foi de varsamant. 12.Acte trezorerie, extras de cont, dispozitii de incasare, facturi furnizori.

P

P

P

P

P

P

P

50 ani 50 ani

10 ani

10 ani

10 ani

9

B. Comp. Administra-tiv

13. Note receptie materiale, mijloace fixe, obiecte de inventar. 14. Bonuri de consum materiale 15.Fise contabile si sintetice 16. Liste inventar anual. 17.Balante verificare – sintetice si analitice 18. Bilanturile trimestriale

1. Receptii 2. Fise magazie

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

5 ani

5 ani

10 ani 10 ani

IV. Primar

A. Cabinet Primar B. Comp. Protectie Civila

1. Corespondenta PROTECTIE CIVILA 1. Documente pentru informare 2. Rapoarte de interventie 3. Informari 4. Corespondenta 5. Coordonare si conducerea formatiunilor de protectie civila 6. Sinteze 7. Bilanturi privind interventiile 8. Documente de planificare 9,. Conducere si evidenta pregatirii de protectie civila 10. Materialele convocarilor de pregatire 11. Planuri de munca trimestriale, semestriale, rapoarte de bilant. 12. Planuri de interventie in diferite situatii 13. Sinteze, rapoarte operative, rapoarte de analiza, acte de verificare si constatare 14. Conceptii si planuri de desfasurare ale exercitiilor si aplicatiilor. 15. Documente de gestiune 16. Procese verbale 17. Verificarea materialelor si aparaturii de protectie civila. 18. Bugetul de venituri si cheltuieli. 19. Corespondenta cu directiile din primarie si ISU,SGA, etc. S.V.S.U. 20. Rapoarte de interventie SVSU 21. Informari SVSU 22.Corespondenta 23.Coordonare si conducerea formatiunilor SVSU

5 ani

10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani

10 ani 10 ani 10 ani 10 ani

10 ani 10 ani

10 ani 10 ani

10 ani

10 ani 10 ani 10 ani

10 ani 10 ani

10 ani 10 ani 10 ani 10 ani

10

C. Comp. Integrare Europeana D. Comp. Audit Intern

24.Sinteze 25.Planuri de interventie in diferite situatii 26. Documente de planificare 27. Conducerea si evidenta pregatirii de protectie civila 28, Materialele convocarilor de pregatire 29. Planuri de munca trimestriale, semestriale, rapoarte de bilant 30. Planuri de interventie in diferite situatii 31. Documente de gestiune 32. Procese verbale 33. Verificarea materialelor si aparaturii 34. Bugetul de venituri si cheltuieli 35. Corespondenta cu directiile din primariile si ISU, SGA. P.S.I. 36. Documente pentru informare, prevenire 37. Documente de gestiune, stingatoare, hidranti 38. Rapoarte, informari, cereri, reclamatii 39. Alte acte. 1.Planul operational al PMO 2.Informari intocmite de PMO privind starea economica si sociala 3.Programe derulate in colaborare cu persoane juridice din orastie si din tara 4.Informatii despre programe cu finantare externa 6.Informari privind actiuni si programe de promovare a PMO 1. Programe de control informari privind activitatea de audit, corespondenta 1. Rapoarte de audit intern. 3. Hotarari, decizii, dispozitii si alte acte emise de Consiliul local Orastie. 4. Acte normative emise de autoritatile centrale. 1. Certificate de urbanism 2. PUD/PUZ

10 ani 10 ani 10 ani

10 ani 10 ani

10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani

10 ani 10 ani 10 ani 10 ani

P P

P

5ani

5ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

P

P

11

E. Arhitect Sef, Urbanism

3. Autorizatii de construire / desfiintare 4.Studii de fezabilitate, strategii de dezvoltare 5. Avize tehnice 6. Procese verbale de receptie / Certificate de atestare 7. Certificate, autorizatii si avize emise de Consiliul Judetean 8. Documentatii topografice 9. Procese verbale contraventii 10. Adrese 11. OCPI 12. Adeverinte de nomenclatura stradala 13. Anunturi de inceperea lucrarii 14. Lucrari architect sef 15. Procese verbale trasare 16. Legea nr.15/2003 – loturi 17. Adeverinte 18. Registru corespondenta

P

P

P P

P

P 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani

V. Serviciul Public de

Asist.Sociala

A. Birou Prestatii Sociale B. Comp. Prot.Fam. Si Copilului

1. Anchete sociale si dosare VMG, ASF 2. Stat de plata VMG 3. Anchete sociale Comisia de Expertiza 4. Dosar cereri si anchete pentru bani de gaz, curent, apa 5. Stat de plata ajutoare gaz si lemne 6. Dosar cereri si anchete sociale pentru ajutoare de urgenta 7. Dosar cereri si anchete sociale pentru lemne de foc 8. Adeverinte eliberate beneficiarilor de VMG 9. Borderouri VMG, ASF 10. Referate VMG, ASF 11. Statistici VMG 12. Dispozitii VMG, ASF 13. Centralizatoare lapte praf 14. Centralizatoare si cotoare bilete tansport urban gratuit 15. Declaratii strainatate de intretinere 16. Cerere eliberare tichete de parcare gratuita pentru persoanele cu handicap 17. Cerere si centralizator pentru eliberare rovinieta persoane cu handicap 18. Referat ajutoare gaz si lemne 19. Dispozitii ajutoare gaz si lemne 20. Situatii centralizatoare ajutoare gaz si lemne 21. Statistica ajutoare gaz si lemne 1. Dosare cereri si anchete sociale pentru cantina sociala 2. Dosar cereri si anchete sociale pentru materiale de constructii 3. Dosar cereri si anchete sociale pentru locuinte sociale.

15 ani 10 ani 10 ani 10 ani

10 ani 10 ani

10 ani

3 ani 3 ani 3 ani 3 ani 3 ani 3 ani 3 ani

3 ani 3 ani

3 ani

3 ani 3 ani 3 ani 3 ani

10 ani

10 ani

10 ani

12

C. Servicii Comunitare D. Cresa E. Complex Serv.pt. Varstnici F. Comp.Prot. Copilului si

4. Dosar cereri si anchete sociale pentru burse sociale 5. Dosar cereri si anchete sociale pentru diversi beneficiari 6. Dosar adrese primite de la DGASPC Hunedoara 7. Dosar anchete sociale pentru asistenti maternali 8. Dosar anchete sociale pentru copii institutionalizati 9. Dosar anchete pentru copii protejati la asistent maternal 10. Dosar hotarari cu privire la atestarea asistentilor maternali si centralizator 11. Dosar hotarari ale comisiei pentru protectia copilului – Consiliul Judetean Hunedoara privind copiii pusi sub protectie la DGASPC, centralizator si certificate orientare scolara 12. Dosar adrese la diferite institutii si fundatii 1. Fise de observatie medicala 2. Fise de servicii 3. Centralizator cu evaluarile fiziceale ale beneficiarilor 4.. Dosar adrese la diferite institutii si fundatii 5. Caier cu vizite la domiciliu 1. Dosare inscriere beneficiari 2. Note de receptie 3. Fise de alimentatie 4. Fise de magazie 5. Certificate de calitate 6. Balante de verificare 7. Procese verbale – controale DSV, DSP 8. Fise verificare temperatura frigidere 9. Evidenta parametrii depozitare 10. Procedura igienizare spatii si vesela 11. Evidenta igienizare - dezinsectie 12. Fise medicale beneficiari si personal 13. Procedura pentru controlul daunatorilor 14. Registru educatie sanitara 1. Dosare beneficiari 2. Dosar diverse cereri si raspunsuri 3. Dosar note interne 4. Dosar solicitari internare in alte centre ale DGASPC 5. Planuri de activitati practice si socializare 6. Registru insemnari lucratori sociali si infirmiere 7. Referate necesar materiale 1. Dosar corespondenta primita 2. Dosar corespondenta expediata 3. Caiet de procese verbale

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani

10 ani 10 ani 10 ani

10 ani

15 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani

15 ani 10 ani 10 ani 10 ani

5 ani 5 ani

3 ani

10 ani 10 ani 10 ani

13

fam. G. Comp. Strategii, programe, Rel.cu ONG-uri H. Comp. Strategii, programe, relatii cu ONG I. Comp. Studii, Programe J. Cantina de Ajutor Social

4. Caiet intrari, iesiri corespondenta. 5. Centralizator revista presei – articole ziare 6. Centralizator cereri concedii odihna, invoiri, referate ore suplimentare, concedii medicale. 1. Baze de date cu beneficiari de servicii sociale. 2. Centralizator cu servicii furnizate 3. Studiu sociologic. 4. Centralizator persoane asistate. 5. Obiective de dezvoltare a serviciilor sociale. 6. Centralizator cu diagnoza familiilor asistate. 7. Centralizator cu situatia sociala 1. Note de receptie 2. Bonuri de consum 3. Balanta de verificare 4. Pontaj SPAS, cantina de ajutor social, servicii comunitare si cresa. 5. Stat de salarii. 6. Centralizator stat de salarii 7. Situatia recapitulativa privind obligatiile de plata SPAS – cantina de ajutor social, servicii comunitare, cresa. 8. Ordonantari. 1. Proiecte 2. Studii 3. Dischete si CD 4. Corespondenta 5. Alte documente 1. Lista zilnica de alimente 2. Note de receptie 3. Fise de magazie 4. Certificate sanitar-veterinare.

10 ani 10 ani 10 ani

10 ani

10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani

10 ani 10 ani 10 ani 10 ani

10 ani 10 ani 10 ani

10 ani

10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani

10 ani 10 ani 10 ani 10 ani

VI. Serviciul

Politie Locala

A. Birou Liniste, Ordine publ. Paza bunuri

1. Evidenta armamentului din dotare 2. Echipament, consumabile 3. Adrese Parchet - Tribunal 4. Evidenta programarii in serviciu 5. Evidenta pontajelor 6. Program saptamanal de activitate 7. Evidenta concediilor de odihna 8. Invoiri, schimbari de tura 9. Reclamatii, sesizari 10. Protocoale de colaborare 11. Adrese primite

10 ani 10 ani

5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani

14

B.Comp. Circulatie Drum publ. C. Comp. Protectia Mediului D. Comp. Disciplina In c-tii si Afisaj stradal E. Activ. Comerciale

12. Adrese transmise 13. Relatii – colaborare C.F.I.C. Orastie

1. Evidenta proceselor verbale de constatare a contraventiilor

1. Dosar – acte reglementare acord de mediu, aviz de gospodarire a apelor, aviz mediu privind obligatiile de mediu, documentatii de specialitate – Inchiderea depozitului de deseuri municipale. 2. Dosar – acte de reglementare acord de mediu, aviz de gospodarire a apelor, aviz de mediu privind obligatiile de mediu, documentatii de specialitate agenti economici. 3. Dosar – statie sortare autorizatii de mediu, ape, corespondenta 4. Dosar statia de epurare 5. Dosar – note de constatare realizate de Garda Nationala de Mediu – Comisariatul Jud.Hunedoara 6. Dosar – raportari lunare cantitati deseuri echipamente electrice si electronice, acte de reglementare punct de colectare deseuri de echip.elect.si electronice, evidenta gestiunii deseurilor conf. HG 856/2002, procese verbale predare-primire deseuri de echipamente e.e. 7. Dosar raportari lunare statie de sortare. 8.Dosar intrari 9.Dosar iesiri 10. Dosar colectare selectiva 11.Dosar diverse 12. Dosar note de constatare 13. Dosar corespondenta externa 14. Dosar agenti economici 15. Dosar fonduri nerambursabile 1. Procese verbale receptie lucrari 2. Procese verbale de contraventii 3. Adrese 4. Rapoarte de activitate 1. Dosare instructiuni, regulamente, ordine, norme metodologice si alte acte cu caracter normative emise de organele centrale. 2. Dosare materiale supuse dezbaterii si aprobarii Consiliului local (proiecte de hotarari, rapoarte). 3. Dosare hotarari ale Consiliului local, note interne si dispozitii ale primarului. 4.Dosare reclamatii, sesizari, impreuna cu raspunsurile si referatele privind solutionarea

5 ani 5 ani

10 ani

P

P

P

P 7 5

5 5 5 5 5 5 3 3 2

P

10 ani 5 ani 5 ani

P

P

P

5 ani

15

lor. 5.Dosare privind note de control, referate, procese verbale de contraventie, 6.Dosare corespondenta diversa. 7.Chitantiere.

5 ani

5 ani 5 ani

VII.

Serviciul Public de

Gospodarire Municipala

A. Comp. Public de Gospodarie B.Comp. Adm. Cimitirelor C. Comp. Transport

1. Note de receptie 2. Bonuri de consum 3. Fise de magazine 1. Chitantiere 1. Foi de parcurs

2 ani 2 ani 2 ani

5 ani

2 ani

VIII. Consiliul

Local

A. Comp. Stare Civila

1.Registre de stare civila:nasteri, casatorii,decese. 2. Materiale documentare si studii privind activitatea de stare civila 3. Registre Opis ale actelor de stare civila. 4. Liste CNP precalculate 5. Instructiuni, circulare ale organelor superioare privind activitatea de stare civila 6.Acte care stau la baza inregistrarilor de nastere. 7.Acte care stau la baza inregistrarii actelor de casatorie. 8.Acte care stau la baza inregistrarilor de deces. 9.Declaratii de recunoastere a paternitatii, sentinte de stabilire a filiatiei, de incuviintare a purtarii numelui, de tagada paternitatii, sentinte civile, de adoptii cu efecte restranse. 10. Mentiuni de recunoastere, sau de acordare a cetateniei romane. 11. Decizii de schimbare a numelui sau a prenumelui precum si ortografieri. 12. Acte in legatura cu desfacerea adoptiilor. 13. Sentinte de divort. 14. Liste de atribuire a Codului numeric personal. 15. Sentinte judecatoresti pentru anularea sau completarea actelor de stare civila. 16. Dispozitii ale primarului cu privire la rectificarea actelor de stare civila. 17. Acte privind reconstituirea actelor de nastere, casatorie, de deces. 18. Registre de eliberare a certificatelor de nastere, de casatorie, de deces. 19. Dosare privind transcrierea actelor de nastere, de casatorie, de deces 20. Divort Notar public 21. Divort cale administrativa 22.Registru evidenta eliberarii livretului de

P

P

P P

100 ani

100 ani

100 ani

100 ani

100 ani

100 ani

100 ani

100 ani 100 ani 100 ani

100 ani

100 ani

100 ani

100 ani

100 ani

100 ani 100 ani 100 ani

16

familie impreuna cu actele solicitantilor. 23. Documente privind aprobari referitoare la transcrierea unor mentiuni primate din strainatate. 24. Registre privind gestionarea certificatelor de stare civila. 25. Registru de intrare-iesire. 26. Tabele si acte referitoare la completarea si trimiterea comunicarilor de nastere si a comunicarilor de modificari in actele de stare civila pentru luare in evidenta persoanelor 27. Diverse 28. Dosare de solicitare aprobare de vastra 29. Dosare de solicitare aprobare dispensa de grad de rudenie. 30. Publicatii casatorie primite de la alte primarii 31. Aprobari de reconstituire 32. Cotoare procese verbale de contraventie. 33. Cereri si adrese privind eliberarea certificatelor de nastere si a dovezilor de stare civila. 34. Cereri si adrese privind eliberarea certificatelor de deces si a dovezilor de stare civila 35. Adrese privind eliberarea extraselor pentru uzul organelor de stat de pe actele de nastere, de casatorie, de deces. 36. Borderouri privind trimiterea livretelor militare, a buletinelor de identitate si a certificatelor anulate, inclusive situatiile lunare. 37. Cereri pentru deschiderea procedurii succesorale anexa I si registru de evidenta. 38. Cereri, acte, dispozitii ale primarului pentru aplicarea unitara a Legii nr.396/2006 – legea pentru acordarea sprijinului financiar la constituirea familiei. 39. Situatii centralizatoare – anexa 3 si 4 – borderouri si state de plata pentru aplicarea unitara a Legii nr.396/2006 – lege pentru acordarea sprijinului financiar la constituirea familiei. 40. Registru de evidenta contraventiilor aplicate prin procese vebale 41. Cereri, reclamatii, sesizari ale cetatenilor, institutiilor si organizatiilor legal constituite si corespondenta legata de solutionarea acestora. 42. Documente privind pregatirea profesionala si de specialitate. 43. Adrese regim matrimonial 44. Cereri privind eliberarea certificatelor de casatorie si a dovezilor acestora. 45. Plan de munca, de masuri, de activitate, necesar :lunar, trimestrial, semestrial 46. Rapoarte si procese verbale intocmite cu ocazia controalelor. 47. Condica de prezenta. 48. Fisa postului

30 ani 25 ani 20 ani

15 ani

10 ani 10 ani 10 ani

10 ani 10 ani

10 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 3 ani 3 ani 3 ani 1 an de la scoaterea din

17

B. Comp. Evidenta Persoanelor

1. Dispozitii de munca fara caracter normativ, primite spre informare sau executie 2. Registre de evidenta eliberarii actelor de identitate 3. Corespondenta privind solutionarea cererilor de schimbare a numelui pe cale administrativa. 4. Adrese prin care se comunica decizia de schimbare a denumirii strazilor sau renumerotarea imobilelor. 5. Registru atribuire CNP din evidenta centrala. 6. Procese verbale de reatribuire CNP. 7. Rapoarte de bilant, dari de seama, sinteze de analiza a activitatii - anuale 8. Fise de evidenta locala si centrala. 9. Exemplarul 2 al cartii de imobil 10. Inventar cu dosarele predate la depozitul de arhiva. 11. Registre de eliberare a pasapoartelor, permiselor de conducere si certificatelor de inmatriculare. 12. Corespondenta privind disparitia in alb a unor certificate de stare civila din cadrul consiliilor locale 13.Documente referitoare la sesizarile si cererile unor cazuri de incalcare ale legii si a deontologiei profesionale. 14.Registru de intrare-iesire 15.PV de distrugere a doc clasificate 16. Situatia persoanelor fizice majore puse in legalitate. 17. Comunicari de nastere sau modificare. 18. Registre de intrare-iesire documente neclasificate. 19. Dosare constituite pentru solutionarea cererilor privind eliberarea primului act de identitate dupa implinirea varstei de 18 ani. 20. Cereri pentru eliberarea actelor de identitate si declaratii privind pierderea, distrugerea sau furtul actelor de identitate. 21. Cereri privind schimbarea domiciliului 22. Dosare constituite pentru solutionarea cererilor pentru schimbarea domiciliului, solutionate anterior conservarii evidentei manuale. 23. Dosare constituite pentru solutionarea cererilor de repatriere, solutionate anterior conservarii evidentei manuale. 24. Documente referitoare la eliberarea actelor de identitate prin substituire de persoana. 25. Corespondenta privind transcrierea si reconstituirea de acte de stare civila. 26. Corespondenta privind actualizarea in BDL a actelor de identitate emise de alte formatiuni. 27. Borderouri privind predarea sumelor

uz

P

P

P

P

P P P

P P P

50 ani

20 ani

10ani

10ani 10 ani 10 ani

10ani 10 ani

10 ani

10 ani

10ani

10 ani

10 ani

10 ani 10ani

10 ani

10 ani

18

incasate ca urmare a furnizarii datelor din evidenta pe baza de chitante. 28. Cotoare procese verbale de constatare a contraventiei. 29. Registre de evidenta a transmiterii loturilor de productie C.I. 30. Registru conform Legii 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date. 31. Registru pentru evidenta persoanelor din cadrul structurilor de siguranta nationala si alte institutii de stat care au stat la baza de date. 32. Registru de evidenta contraventiilor aplicate prin procese verbale. 33. Condica de predare-primire a actelor de identitate la posturile de politie. 34. Borderourile de insotire a comunicarilor de nastere sau modificare, precum si borderourile de inaintare a actelor de identitate pentru persoanele decedate. 35. Tabele inaintate de Ministerul Justitiei sau Directia de Pasapoarte cu privire la persoanele care au dobandit sau pierdut cetatenia romana. 36. Adresele sub forma de tabel pentru inaintarea dosarelor primite la ghiseul unic in vederea producerii pasapoartelor, permiselor de conducere sau a certificatelor de inmatriculare. 37. Corespondenta privind administrarea si valorificarea bazelor de date. 38. Corespondenta rezultata din relatiile cu ministere si alte autoritati publice precum si cu persoane fizice si juridice. 39. Corespondenta cu directia generala de Afaceri Consulare din M.A.E. 40. Corespondenta rezultata din relatiile cu unitati ale M.A.I. 41. Cereri ale cetatenilor pentru stabilirea resedintei si corespondenta pe aceasta linie. 42. Cereri, reclamatii, sesizari ale cetatenilor, institutiilor si organizatiilor legal constituite si corespondenta legata de solutionarea acestora. 43. Corespondenta legata de unele persoane carora li s-a aprobat acordarea, redobandirea sau renuntarea la cetatenia romana. 44. Dispozitii transmise la serviciile teritoriale coordinate metodologic de INEP Bucuresti. 45. Plan de munca, de masuri, de activitate, necesar – anual. 46. Registre verificari efectuate in evidentele proprii : manuala si automata. 47. Registre de evidenta verificarilor efectuate in exemplarul 2 al cartii de imobil si fisele de evidenta locala. 48Documente privind pregatirea profesionala si de specialitate. 49. Extrase si copii dupa dispozitia sefului consiliului.

10ani

10ani

10 ani

10ani

5 ani

5ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5ani 5 ani

5 ani

5 ani

5 ani de la incetarea apl.

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

5 ani

19

50. Corespondenta cu privire la referendum-uri, alegerile locale si prezidentiale. 51.Planuri de actiune si controale – masuri, precum si corespondenta privind activitatile desfasurate la delegatii de stare civila, unitatile sanitare si de protectie sociala. 52. Corespondenta privind primirea si eliberarea certificatelor de atestare a domiciliului. 53. Corespondenta privind eliberarea extraselor de uz oficial si altor date de stare civila. 54.Corespondenta privind cererile de verificare la solicitarea instantelor (inregistrari tardive, rectificari). 55. Corespondenta referitoare la clarificarea unor date din evidenta populatiei ( inregistrari duble, alte neclaritati). 56. Adrese inaintare a actelor CRDS sau a celor gasite in strainatate sau pe teritoriul Romaniei. 57. Centralizatoarele periodice privind indicatorii realizati pe linia de evidenta a persoanelor si eliberarea actelor de identitate. 58. Centralizatoare periodice privind activitatea de diminuare a numarului persoanelor puse in legalitate. 59. Centralizatoare periodice privind punerea in legalitate cu certificate de stare civila sau acte de identitate a persoanelor. 60. Centralizatoare privind clarificarea situatiei persoanelor lipsite de adapost. 61. Centralizatoare privind clarificarea situatiei persoanelor sau a cadavrelor cu identitate necunoscuta. 62. Corespondenta privind furnizarile de date din evidenta populatiei. 63. Cereri de verificare, note telefonice si corespondenta referitoare la stabilirea identitatii unor persoane. 64. Plan de munca, masuri de activitate, necesar lunar, semestrial, trimestrial. 65. Rapoarte si procese verbale intocmite cu ocazia controlului efectuat la formatiunile teritoriale subordonate. 66. Rapoarte de bilant, dari de seama, sinteze de analiza a activitatii – lunar, trimestrial, semestrial. 67.Registru privind solocitari a info de int public 68.Condici si borderouri de predare si expediere a corespondentei 69.Registru de audiente 70.Condici si borderouri de expeditie a corespondentei clasificate 71.Registru de dactilografiere 72.Registru de note telefonice 73.Registru de evidenta a cheilor de la fisete ateliere, birouri 74.Condica de prezenta personal 75.Cotoare de ordine de serviciu si misiuni 76.Corespondenta privind primirea literaturii de specialitate 77. Extrasele de pe actele de casatorie in care

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3 ani

3ani 3ani

3ani 3ani

3ani 3ani 3ani

3ani 3ani 3ani

2 ani

20

C. Comp. Consilier Juridic

s-a operat mentiunea de divort sau de anulare a casatoriei. 78. Planificarea activitatilor privind deplasarile in teritoriu pt.preluarea imaginii cetatenilor cu statia mobile (aparatul foto digital). 79. Documentele referitoare la statistica muncii de evidenta persoanelor. 80.Situatii statistice referitoare la principalele activitati desfasurate pe linie de evidenta persoanelor. 81.Cotoare CIP. 82. Materiale destinate a fi date publicitatii(presa, radio, TV) pe linia regim evidenta populatiei si regim stare civila. 83. Documente intocmite pentru mediatizarea prevederilor legale 8 - informari, articole publicate in presa). 84. Corespondenta referitoare la urmarirea generala si alte mentiuni operative. 85.Corespondenta privind situatia timpului efectiv de lucru pt spor conform anexei6 din ordinu 275/25.06.2002 86. Cereri referitoare la concedii de odihna studii, pensii, invoiri. 87. Extrase si copii ale instructiunilor ce fac parte din sistemul de siguranta nationala si ordine – regulamente emise de conducerea MAI. 88. Fisa postului 1. Hotarari Consiliu Local. 2. Procese verbale ale sedintelor pe domenii de specialitate. 3. Procese verbale ale sedintelor pe domenii de specialitate. 4. Registre privind ducerea la indeplinire a HotararilorConsiliului Local. 5. Condica prezenta consilieri 6. Pontaje consilieri 7. Registru prezenta consilieri 8. Registrul declaratiilor de interese. 9. Comunicari hotarari consiliul local catre prefectura, primar si terti. 10. Corespondenta.

2 ani

2 ani

2 ani

2 ani

2 ani 2 ani

2 ani

2ani 2ani 1 an de la data abrogarii si CS 1 an de la scoaterea di uz P P P

5 ani

5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani

5 ani

Preşedinte de şedinŃă, Contrasemnează, prof.Roşu Mircea Ovidiu Secretar, jr.Teodor Iordan