RUTINER OCH ANSVAR Institutionen för folkhälso- och vårdvetenskap

Dokumentansvarig: Calle Martinsson Dokumentet finns i Medarbetarportalen, https://mp.uu.se/web/larare-och-kurser

Vid frågor eller behov av justeringar i dokumentet kontakta: calle.martinsson@pubcare.uu.se

INSTITUTIONEN FÖR FOLKHÄLSO- OCH VÅRDVETENSKAP UPPSALA UNIVERSITET

Rutiner och ansvar utbildningsadministration

2017-01-05

Syftet med detta dokument är att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan inblandade parter i administrationen av den utbildning som bedrivs vid institutionen.

RUTINER OCH ANSVAR Institutionen för folkhälso- och vårdvetenskap

Informationen i dokumentet är tänkt att presenteras i kronologisk ordning, från planering av en kurs till

avslutad kurs.

En lista på definitioner och förklaringar av olika begrepp som används inom utbildnings- och

studieadministration hittar du i Medarbetarportalen via Studieadministrativa begrepp.

INNEHÅLL SELMA ..................................................................................................................................................................... 5

Fristående kurser och masterprogram (FK och Master) ..................................................................................... 5

Kursplaner (FK och Master) ............................................................................................................................ 5

Nya kursplaner (FK och Master) ..................................................................................................................... 5

Kurslitteratur (FK och Master) ........................................................................................................................ 5

Revidering av kursplaner (FK och Master) ...................................................................................................... 5

Kurstillfällen (FK och Master) ......................................................................................................................... 5

Supplementet – ändringar i kurskatalogen (FK och Master) .......................................................................... 5

Kurser inom Läkarprogrammet och Sjuksköterskeprogrammet (SSK och Läk) .................................................. 6

Kursplaner (SSK och Läk) ................................................................................................................................ 6

Nya kursplaner och ändringar i befintliga kursplaner (SSK och Läk) .............................................................. 6

Kurslitteratur (SSK och Läk) ............................................................................................................................ 6

Kurstillfällen (SSK och Läk).............................................................................................................................. 6

Provuppsättning och provkoder ............................................................................................................................. 6

Schema .................................................................................................................................................................... 6

Planering och beställning ............................................................................................................................... 7

Boka/bekräfta föreläsare ............................................................................................................................... 7

TimeEdit .............................................................................................................................................................. 7

Studentportalen ...................................................................................................................................................... 7

Innan kursstart ........................................................................................................................................................ 8

Kopiera kurstillfälle - Studentportalen ............................................................................................................... 8

Publika funktioner .......................................................................................................................................... 8

Webbregistrering - Studentportalen .................................................................................................................. 8

Gruppindelning - Studentportalen...................................................................................................................... 9

Schemagrundande grupper ............................................................................................................................ 9

Önskemål från studenter om särskild grupp .................................................................................................. 9

Framsteg - Studentportalen ................................................................................................................................ 9

Ny provuppsättning? ...................................................................................................................................... 9

RUTINER OCH ANSVAR Institutionen för folkhälso- och vårdvetenskap

Välkomsttext - Studentportalen ....................................................................................................................... 10

Pingpong ........................................................................................................................................................... 10

Antagningsprocessen ............................................................................................................................................ 10

Ska någon kurs ställas in? ................................................................................................................................. 10

Antagnings- och efterantagningstal .................................................................................................................. 11

Stänga efteranmälan .................................................................................................................................... 11

Reservantagning ............................................................................................................................................... 11

Behörighetsgranskning ..................................................................................................................................... 11

Registrering och omregistrering ....................................................................................................................... 11

Omregistrering på fristående kurser ............................................................................................................ 11

Under kursens gång .............................................................................................................................................. 11

Publicering av föreläsningsmaterial - Studentportalen .................................................................................... 11

E-postutskick till studenter ............................................................................................................................... 11

Kopiering ........................................................................................................................................................... 12

Kopiering för studenter med anteckningsstöd ............................................................................................. 12

Närvarolistor ..................................................................................................................................................... 12

Framstegsrapportering - Studentportalen........................................................................................................ 12

Misstanke om fusk/vilseledande vid examination ........................................................................................... 12

Tentamenshantering ............................................................................................................................................. 12

Beställning av tentamenslokal .......................................................................................................................... 12

Studenter med tentamensanpassning ......................................................................................................... 12

Tentamensanmälan – Studentportalen ............................................................................................................ 12

Kopiering och leverans av tentamen ................................................................................................................ 13

Tentamen på Campus Gotland ..................................................................................................................... 13

Hantering av rättade tentor .............................................................................................................................. 13

Tentamen för studenter från andra lärosäten .................................................................................................. 13

Utlämning ......................................................................................................................................................... 13

Tenta/testsamling på studentportalen ............................................................................................................. 13

Datorer, projektorer och högtalare....................................................................................................................... 13

Teknikstrul i undervisningslokal ............................................................................................................................ 13

Kursvärdering och kursrapport ............................................................................................................................. 14

Underlag till kursvärdering ............................................................................................................................... 14

Publicering av kursvärdering ............................................................................................................................ 14

Resultat av kursvärdering ................................................................................................................................. 14

RUTINER OCH ANSVAR Institutionen för folkhälso- och vårdvetenskap

Studentportalen eller KURT? ............................................................................................................................ 14

Kursrapport ....................................................................................................................................................... 14

Ekonomi - Kursunderlag ........................................................................................................................................ 15

DiVA....................................................................................................................................................................... 15

Studieuppehåll, avregistrering, studieavbrott ...................................................................................................... 15

Timersättning ........................................................................................................................................................ 15

Reseersättning till studenter ................................................................................................................................. 15

Studieuppföljning .................................................................................................................................................. 16

Forskarutbildningskurser ...................................................................................................................................... 16

Undantag i rutiner och ansvar för forskarkurser .............................................................................................. 16

Publicering av kurstillfälle för forskarkurs .................................................................................................... 16

Antagning till forskarkurs ............................................................................................................................. 16

Reviderad 2014-04-24

Nina Mellberg

5

SELMA SELMA är UU:s utbildningsdatabas. Selma hanterar kursplaner och kurslitteratur, utbildningsplaner samt kurs- och

programtillfällen. Rutinerna för kurser som ges fristående eller inom masterprogrammet skiljer sig delvis åt i förhållande till

kurser inom läkarprogrammet och sjuksköterskeprogrammet. Därför redovisas detta i separata avsnitt nedan.

Länkar: Kursplanesök, Om kursplaner/handledning (UU), Uppsala universitets utbildningskatalog – webb,

FRISTÅENDE KURSER OCH MASTERPROGRAM (FK OCH MASTER)

KURSPLANER (FK OCH MASTER) Innehållet i kursplanen ansvarar examinator för i samråd med kursledare. Vid behov kan man kontakta kursadministrationen,

t.ex. för funderingar om behörighet och urval. För fristående kurser ska kursplanen vara klar då anmälan till kursen öppnar, dvs.

15 sep/15 mars. SELMA-administratörer vid institutionen sköter registreringen av kursplaneuppgifter i SELMA. Endast SELMA-

administratörer på fakulteten kan inrätta/klarmarkera ändringar i kursplaner. SELMA-administratören vid institutionen ansvarar

för att information om ändringar når fakulteten och följer också upp att ändringarna klarmarkeras och publiceras på UU:s

webbsida.

NYA KURSPLANER (FK OCH MASTER) Kursplaner för helt nya kurser (fristående och master) ska godkännas av Institutionsstyrelsen innan de skickas till fakulteten för

beslut. Revideringar av befintliga kursplaner behöver inte godkännas av Institutionsstyrelsen.

KURSLITTERATUR (FK OCH MASTER) Kursadministrationen lägger in kurslitteraturen i SELMA på uppdrag av kursledare. En definitiv litteraturlista ska vara klar och

lämnas till kursadministrationen senast 6 veckor innan kursstart. Det underlättar om kursledaren anger ISBN eller Librisnummer

för respektive litteraturpost.

REVIDERING AV KURSPLANER (FK OCH MASTER) Revideringar av kursplaner görs av kursadministrationen. För fristående kurser och masterprogrammet görs det på uppdrag av

kursledare och Grundutbildningsgruppen. För fristående kurser ska revideringar av kursplaner vara publicerade då anmälan till

kursen öppnar, dvs. 15 sep/15 mars.

Eventuella ändringar i kursplaner ska vara kursadministrationen tillhanda senast 1 sep inför vårterminer/1 mars inför

höstterminer.

KURSTILLFÄLLEN (FK OCH MASTER) Uppgifter om/för kurstillfällen finns i SELMA. I kurstillfällen finns information om studietakt, urval, undervisningsform, start-

/slutvecka etc. När ett kurstillfälle skapas i SELMA så skapas automatiskt en kurssida i Studentportalen.

Kurstillfällen för fristående kurser skapas i anslutning till arbetet med Uppsala universitets utbildningskatalog. Katalogen

publiceras under vårterminen innan varje läsårsstart. Arbetet med katalogen pågår i september-oktober året innan. I och med

att information om kurserna publiceras, så är det stor begränsning i vad man i efterhand kan ändra på. Från och med läsåret

2016/2017 finns katalogen endast på webben.

SUPPLEMENTET – ÄNDRINGAR I KURSKATALOGEN (FK OCH MASTER) I samband med att anmälan till vårterminens kurser öppnar släpps ett supplement till utbildningskatalogen. I detta supplement

finns ändringar och tillägg till den redan tryckta katalogen gällande vårterminens kursutbud. Deadline för ändringar/tillägg i

supplementet är i mitten av augusti. Information skickas ut från Medfarm-kansliet och man anger förändringarna i ett formulär

via KURT.

Eventuella ändringar/tillägg till utbildningskatalogen och vårterminens kurser ska vara kursadministrationen tillhanda senast

den 10 juni.

Reviderad 2014-04-24

Nina Mellberg

6

KURSER INOM LÄKARPROGRAMMET OCH SJUKSKÖTERSKEPROGRAMMET (SSK OCH LÄK)

KURSPLANER (SSK OCH LÄK)

Innehållet i kursplanen ansvarar examinator för i samråd med kursledare. SELMA-administratörer vid institutionen sköter

registreringen av kursplaneuppgifter i SELMA. Endast SELMA-administratörer på fakulteten kan inrätta/klarmarkera ändringar i

kursplaner. SELMA-administratören vid institutionen ansvarar för att information om ändringar når fakulteten och följer också

upp att ändringarna klarmarkeras och publiceras på UU:s webbsida.

NYA KURSPLANER OCH ÄNDRINGAR I BEFINTLIGA KURSPLANER (SSK OCH LÄK) Nya kursplaner eller ändringar av redan befintliga kursplaner för kurser inom Läkarprogrammet och Sjuksköterskeprogrammet

ska behandlas och godkännas av respektive programkommitté. Detta görs vanligen inför revidering av respektive

studiehandbok.

KURSLITTERATUR (SSK OCH LÄK) Kursadministrationen lägger in kurslitteraturen i SELMA på uppdrag av kursledare. En definitiv litteraturlista ska vara klar och

lämnas till kursadministrationen senast 6 veckor innan kursstart. Det underlättar om kursledaren anger ISBN eller Librisnummer

för respektive litteraturpost.

KURSTILLFÄLLEN (SSK OCH LÄK) Kurstillfällen för kurser inom Läkarprogrammet och Sjuksköterskeprogrammet skapas av kursadministrationen. Senast 1

oktober/1 mars ska kurstillfällen för kommande termin vara registrerade i SELMA. Då skapas också en kurssida i

Studentportalen vilket gör att kursledare/lärare kan börja arbeta med kursen i Studentportalen.

PROVUPPSÄTTNING OCH PROVKODER Varje kurs har en uppsättning provkoder. Det är på dessa provkoder som kursens poäng rapporteras. Framsteg i Studentportalen

är oftast kopplade mot en provkod. Framsteg är dock inte det samma som provkod, då flera framsteg oftast utgör en provkod.

Exempel: En kurs är på 15 hp. I kursen ingår 2 inlämningsuppgifter (X och Y) med tillhörande seminarium, samt en salstentamen.

Provuppsättningen skulle då kunna se ut så här:

Provkod 1000 Moment X 6 hp

Provkod 2000 Moment Y 6 hp

Provkod 3000 Tentamen 3, hp

Seminarium X1 Seminarium X2 Inlämning X Seminarium Y1 Seminarium Y2 Inlämning Y2 Salstentamen

Provuppsättningen/provkoder är således indirekt kopplat mot olika moment på kursen. Om en kurs ändras i upplägget och t.ex.

nya moment på kursen skapas så behöver kursledare tänka på om de ryms inom den befintliga provuppsättningen.

Kursledare meddelar kursadministrationen ändringar i provuppsättningen redan i samband med planering av kursen.

Observera att varje prov måste ha en engelsk översättning. Kursadministratören beställer ny provuppsättning från UPPDOK på

uppdrag av kursledare. Kurser om 7,5 hp eller mer ska ha minst två provkoder. Detta för att studenterna ska undvika problem

med bl.a. studiestöd från CSN. Man bör också tänka på att namnge provkoderna så generellt som möjligt, för att undvika att

behöva beställa nya provkoder vid ändringar i kursen/kursmomenten.

SCHEMA Enligt riktlinjerna för Studenternas arbetsvillkor vid Uppsala universitet:

”3.2 Ett översiktligt schema med uppgifter om förläggning av obligatorisk undervisning, examinerande moment och omtentamen

samt en förteckning av den huvudsakliga litteraturen ska finnas senast fem veckor före kursstart. Ett definitivt schema ska

meddelas senast en vecka före kursstart. I de fall en viss kurs omfattar en termin eller mera ska dessa krav på framförhållning

avse delkurs eller, om sådana inte finns, viss angiven tidsperiod av kurs.

Reviderad 2014-04-24

Nina Mellberg

7

PLANERING OCH BESTÄLLNING Lokalönskemål för undervisning som ska förläggas på BMC ska lämnas till lokalbokningen senast 15 okt inför vårterminer och

senast 15 april inför höstterminer. På uppdrag av kursledare så lägger kursadministrationen in önskemålen direkt i TimeEdit.

(Undervisning kan även bokas vid Akademiska sjukhuset (deadline 31 mars/30 sep) eller vid andra campus. Kontakta

kursadministrationen för mer information.)

Kursledares ansvar:

Planering av kursupplägg

Skapa ett tydligt underlag till schemaönskemål (inkl. tentamenstillfällen, se Tentamenshantering).

Skicka underlaget till din kursadministratör eller till kursadministrationenIFV@pubcare.uu.se. Deadline för detta är en

månad innan BMC:s deadline.

Kursadministratörens ansvar:

Lägga in önskemålen i TimeEdit och informera lokalbokningen.

Publicera schema på kurssidan

Förändringar av ursprungliga önskemål

Kursadministrationen kan hjälpa till att kontakta lokalbokningen om det sker förändringar i de ursprungliga

önskemålen.

BOKA/BEKRÄFTA FÖRELÄSARE Kursledares ansvar:

Boka föreläsare. Information om vilka rutiner som gäller finns i Medarbetarportalen, MP – IFV Lärare- och

kursinformation

TIMEEDIT

Länkar: Medarbetarportalen - Om TimeEdit

Alla scheman för institutionens kurser läggs in i TimeEdit. Lokalbokningen är de enda som kan göra bokningar av faktiska salar.

Kursadministrationen har dock möjlighet att göra ändringar på övriga poster i bokningar, så som:

Grupp

Moment

Lärare

Kommentar

Icke lokal-bundna moment (KTC-övningar, inlämningar i Studentportalen, studiebesök etc)

STUDENTPORTALEN Studentportalen är (med något undantag) den lärplattform som används vid Uppsala universitet. Studentportalen är under

ständig utveckling baserat på verksamhetens behov samt förändringar i omkringliggande system. Kursadministrationen följer

denna utveckling och kan eventuellt ge tips på effektivare sätt att använda Studentportalens funktioner på våra kurser. Det

Länkar: Online-kurs: Kom igång med Studentportalen, Information, support, manual - Studentportalen

Reviderad 2014-04-24

Nina Mellberg

8

INNAN KURSSTART

KOPIERA KURSTILLFÄLLE - STUDENTPORTALEN

Kursadministrationen kopierar kurstillfälle från föregående termin (senast 1 mars/1 oktober), så att kursledare/lärare kan börja

arbeta med kursen i god tid innan terminsstart. Kursadministrationen ansvarar för att via e-post meddela kursledaren när

kurstillfället är kopierat.

PUBLIKA FUNKTIONER Viss information bör studenterna ha tillgång till även om de inte är antagna/registrerade på kursen. Följande information ska

läggas publikt i Studentportalen:

Schema

Kontaktuppgifter till kursledning/lärarlista

Välkomsttext

WEBBREGISTRERING - STUDENTPORTALEN

För fristående kurser ska funktionen webbregistrering aktiveras. Kursadministrationen ansvarar för att funktionen finns upplagd

på kurstillfället. Deadline för detta är 15 juni resp. 15 nov (enligt centrala riktlinjer från UU). Notera att vi själva styr över vilken

text som ska visas i funktionen, så det finns möjlighet att lägga in annan viktig information här också. Följande information bör

dock finnas med:

Studenter antagna med villkor: Kan inte registrera sig

Information till antagna med villkor: Du är antagen med villkor och behöver uppvisa behörighet innan du kan

registreras på kursen. Behörigheten till kursen hittar du i kursplanen alternativt via www.antagning.se.

Behörigheten måste styrkas senast kursstart, annars kan din plats erbjudas en annan sökande. Kontakta

omgående kursadministrationen (se kontaktinformation).

Information till antagna och efterantagna: Du är antagen och måste registrera dig för att behålla din plats på kursen. Studenter antagna i ordinarie urval webbregistrerar sig med sitt studentkonto vid Uppsala universitet. Studenter som är efterantagna registrerar sig genom att kontakta kursadministrationen. Som student har du rätt att avregistrera dig från en kurs senast 3 veckor efter kursstart, efter 3 veckor är det studieavbrott som gäller. När du gör ett studieavbrott på en kurs så kan du inte söka och bli antagen till den igen via www.antagning.se, utan kan endast bli omregistrerad i mån av plats vid ett senare tillfälle. Det är därför viktigt att du så snart som möjligt hör av dig om du av någon anledning inte planerar att läsa kursen!

Information till reserver: Du är reservplacerad på kursen. Om ledig plats uppstår kallas reserver via e-

post (den adress du angett i anmälan). Om du som reserv får ett erbjudande om plats på kursen är det

viktigt att du ger besked inom 24 timmar, annars är risken stor att platsen erbjuds en annan reserv.

Reviderad 2014-04-24

Nina Mellberg

9

Students admitted with conditions: Cannot register Information for admitted students with conditions: You have been admitted to the course, but need to certify that you meet the course requirements before you can be registered. You will find the requirements in the course syllabus or at www.antagning.se. Eligibility must be approved no later than the start of the course, otherwise your place can be offered to another applicant. Please contact course administration immediately (see contact information). Information for admitted students and those who will be admitted via acceptance of late applicants: You have been accepted to the course and need to register to keep your place. Students accepted in the regular selection register themselves by Uppsala University student account. Students accepted at late admission register themselves by contacting the course administration. You have the right to unregister from a course within 3 weeks after the course started. If you terminate your studies 3 weeks after the course started a “non-completion” of the course will be registered. When “non-completion” is registered you cannot be admitted to the course again when applying through www.antagning.se. If you want to resume the course you will only be admitted if there are vacancies. Therefore it is important that you let us know as soon as possible if you have decided not to take the course. Information for reserves: You are on the list of reserves for the course. If there are vacancies reserves will be contacted by e-mail (the e-mail adress you have stated in the course application). If you are offered a place on the course it is important that you respond within 24 hours. Otherwise, your place can be offered another applicant.

GRUPPINDELNING - STUDENTPORTALEN

Kursadministratören skapar funktionen gruppindelning i Studentportalen på uppdrag av kursledare. Om studenterna ska delas in

slumpvis i grupper så ansvarar kursadministrationen för att detta blir gjort.

Gruppindelning där studenterna själva kan anmäla sig kan också användas. Studenter som inte anmält sig till en grupp kan

efteråt automatiskt placeras slumpvis.

SCHEMAGRUNDANDE GRUPPER För att TimeEdit ska kunna koppla lokalbokningar mot enskilda grupper måste man i gruppindelningen ange att grupperna är

schemagrundande. Detta bör alltså göras senast vid deadline för lokalönskemål, dvs. den 15 okt resp. 15 april.

Kursadministrationens ansvar:

Att vid kopiering av kurstillfälle från föregående termin, se till att ev. grupper är markerade som schemagrundande,

samt att stämma av med kursledare om samma gruppindelning gäller.

ÖNSKEMÅL FRÅN STUDENTER OM SÄRSKILD GRUPP Om tydliga kriterier finns uppsatta kan kursadministrationen administrera placeringen av studenter utifrån önskemål.

FRAMSTEG - STUDENTPORTALEN

I samråd med kursledare skapar kursadministrationen framsteg samt kopplar framstegen mot respektive provkod och eventuellt

inlämning.

NY PROVUPPSÄTTNING? Kursledare ansvarar för att se till så att aktuell provuppsättning stämmer överrens med kursupplägget. Om nya provkoder

behöver beställas måste kursadministratör informeras. Mer information under Provuppsättning.

Reviderad 2014-04-24

Nina Mellberg

10

VÄLKOMSTTEXT - STUDENTPORTALEN

Alla kurstillfällen ska ha en välkomsttext med aktuell information. Kursledaren ansvarar för att välkomsttexten publiceras på

kurssidan i Studentportalen. Nedan visas ett förslag som kan användas. Exemplet utgår från en fristående kurs.

Välkommen till kursen ”kursens namn + termin”! Vi ser fram emot att träffa er och hoppas att ni kommer att uppskatta kursen! Kursstart är ”datum”, men redan nu kan du bekanta dig med kurssidan. Har du inte tidigare läst vid Uppsala universitet så kan det vara bra att bekanta sig med Studentportalens övriga funktioner också, som till exempel Mina studier, Webbpost, Korint och Min profil. Preliminärt schema och kurslitteraturlista hittar du i menyn här på kurssidan. I samma meny kommer kursmaterial och uppgifter att läggas ut successivt under kursen. Kontakta oss gärna om ni har frågor! Mvh Namn Mailadress Ev telnr Obs! Som student har du rätt att avregistrera dig från en kurs senast 3 veckor efter kursstart, efter 3 veckor är det studieavbrott som gäller. När du gör ett studieavbrott på en kurs så kan du inte söka och bli antagen till den igen via www.antagning.se, utan du kan endast bli omregistrerad i mån av plats vid ett senare tillfälle. Det är därför viktigt att du så snart som möjligt hör av dig om du av någon anledning inte planerar att läsa kursen!

PINGPONG

Kursadministrationen ansvarar för att lägga upp Pingponglänkar. Övrig administration av aktiviteten i Pingpong sköter kursledare

och inblandade lärare. Framsteg för kursen ska finnas på kurstillfället i Studentportalen så att resultatrapporteringen kan skötas

på ett säkert sätt.

ANTAGNINGSPROCESSEN Se översikt på antagningsåret.

Se exakta datum för antagningsprocess

Om NyA – det nationella antagningssystemet

Inför höstterminer Inför vårterminer

Anmälan öppnar 15 mars 15 sep

Anmälan stänger 15 april 15 okt

Sista kompletteringsdag Ca 19 juni Ca 1 dec

Antagningsbesked med svarskrav Början av juli Början av december

Sen anmälan öppnar 15 juli 15 dec

Sista svarsdag antagn.besked 1 Ca 31 juli Ca 19 dec

Andra antagningsbeskedet Början av augusti Början av januari

Webbregistrering öppnar Samma dag som 2:a antagningsbeskedet

Samma dag som 2:a antagningsbeskedet

Webbregistrering stänger Beroende på kursstart Beroende på kursstart

SKA NÅGON KURS STÄLLAS IN?

I samband med katalogarbetet beslutas vilka kurser som ska ges kommande läsår. Ska en kurs ställas in måste detta beslutas

innan det första antagningsbeskedet skickas ut. Vilka kurser som ställs in beslutas av Grundutbildningsgruppen (GRU) i samråd

med kursledare.

Reviderad 2014-04-24

Nina Mellberg

11

ANTAGNINGS- OCH EFTERANTAGNINGSTAL

Institutionen måste meddela hur många som ska antas till respektive kurs. Antagningstalen beslutas i Grundutbildningsgruppen

(GRU). I NyA måste också efterantagningstal1 anges. Efterantagningstalen beslutas också i GRU. Kursadministrationen ansvarar

för att de beslutade efterantagningstalen registreras i NyA.

STÄNGA EFTERANMÄLAN Efteranmälan till kurser öppnar först när första urvalet är klart och det första antagningsbeskedet går ut till de sökande.

Kursadministrationen ansvarar för att efteranmälan till kurser stänger. Om man inte kommit överrens med kursledare/GRU

om särskild tidpunkt så ska efteranmälan stänga så att inga nya studenter tillkommer efter kursstart. Kursadministrationen

ansvarar för att bevaka om efteranmälan till en kurs ska stänga tidigare pga. för många reserver.

RESERVANTAGNING

Om det finns lediga platser på en kurs ska reserver kallas. Detta ansvarar kursadministrationen för. Om man inte kommit

överrens med kursledare/GRU om särskild tidpunkt så ska reservantagningen avslutas så att inga nya studenter tillkommer

efter kursstart.

BEHÖRIGHETSGRANSKNING

Om en student är villkorligt antagen till en kurs måste studenten uppvisa behörighet senast vid kursstart. Studierektor i samråd

med kursledare beslutar om en student är behörig till en kurs eller inte. Kursadministrationen ansvarar för att ge

studierektor/kursledare ett underlag att bedöma. Den/de som är utsedda att bedöma behörighet till en kurs ska finnas

tillgängliga och ha möjlighet prioritera denna uppgift.

REGISTRERING OCH OMREGISTRERING

Kursadministrationen ansvarar för att registrera studenter i UPPDOK. Omregistreringar sker alltid i mån av plats.

OMREGISTRERING PÅ FRISTÅENDE KURSER Omregistreringar sker alltid i mån av plats. Besked till studenter om eventuell omregistrering ges senast i samband med

kursstart. Beslut om vem som får omregistreras tas av studierektor i samråd med kursledare. Beslutet ska grundas på en samlad

bedömning av respektive student, t.ex. hur mycket kvarstår av kursen, anledning till tidigare studieavbrott etc. För att undvika

jäv kan kursadministrationen bistå med anonymiserat underlag för de studenter som anmält önskemål om omregistrering.

UNDER KURSENS GÅNG

PUBLICERING AV FÖRELÄSNINGSMATERIAL - STUDENTPORTALEN

Kursledare ansvarar för att publicera föreläsningsmaterial på Studentportalen i samråd med kursadministrationen. För kurser på

läkarprogrammet finns beslut från programkommittéen att materialet ska finnas publicerat senast 48 timmar innan

föreläsningen. Detta rekommenderas även för övriga kurser på institutionen.

E-POSTUTSKICK TILL STUDENTER

Om det är information som ska nå flera studenter kan kursadministrationen på uppdrag av kursledare/lärare göra detta via

deltagarlistan i Studentportalen. Är det information till enskilda eller mindre grupper av studenter och särskilt om

kursledare/lärare vill ha återkoppling från studenterna ska kursledare/lärare göra utskicken på egen hand.

1 Efterantagningstalet är maxantalet studenter som man vill ha på kursen. I många fall kan detta vara detsamma som 1:a och 2:a

antagningstalet, men efterantagningstalet måste finnas. Om inget efterantagningstal finns så vet inte antagningsenheten när de ska börja reservplacera studenter.

Reviderad 2014-04-24

Nina Mellberg

12

KOPIERING

Kursadministrationen kan hjälpa till att kopiera material till föreläsning om materialet finns dem tillhanda senast 5 dagar innan

undervisningen. Åhörarkopior till läkarprogrammet ska inte kopieras (Se Publicering av föreläsningsmaterial – Studentportalen

ovan)

KOPIERING FÖR STUDENTER MED ANTECKNINGSSTÖD Studenter med rätt till anteckningsstöd har också rätt att få gratis kopiering av anteckningarna. Denna student får då 70 kr insatt

på sitt Pay-Ex-konto, vilket täcker 100 kopior. Studievägledningen för respektive program informerar ekonomiadministrationen

på IFV vilket Pay-Ex-konto som pengarna ska sättas in på.

NÄRVAROLISTOR

Närvarolistor kan tas ut från kurssidan i Studentportalen. Lärare som har tillgång till kurssidan ska själva ta ut närvarolistor. Om

det är externa lärare kan kursadministrationen på uppdrag av kursledare hjälpa till. Närvarolistan kan då skickas via e-post till

undervisande lärare som efter undervisningen lägger närvarolistan i kursadministrationens brevlåda alternativt scannar in listan

och skickar via e-post till kursledare eller kursadministratör.

OBS! Om närvarolistor skickas med internpost måste de först kopieras, scannas eller fotograferas, så att en kopia finns sparad

om listorna försvinner.

FRAMSTEGSRAPPORTERING - STUDENTPORTALEN

Kursledare och kursadministratör beslutar tillsammans vem av dem som ska rapportera in framsteg på kursen samt vem som

skickar resultatlistor från framsteg. Denna ansvarsfördelning ska göras innan kursstart.

MISSTANKE OM FUSK/VILSELEDANDE VID EXAMINATION

Vid misstanke om fusk finns centrala regeldokument för Uppsala universitet som skall följas. I första hand ska ansvarig lärare och

examinator hantera uppkomna fall om misstanke om fusk. Om förfarandet inte kan anses bero på bristande kunskaper eller

slarv konstateras misstanke om fusk och studierektor ska därefter informeras. Vid IFV har respektive studierektor delegerat

ansvar att sköta hanteringen vid konstaterad misstanke om fusk.

TENTAMENSHANTERING

BESTÄLLNING AV TENTAMENSLOKAL

Kursadministrationen ansvarar för att beställa tentamenslokal/-platser. Datum för planerade tentamina ska framgå i de

lokalönskemål som lämnats till lokalbokningen (se Planering och beställning).

STUDENTER MED TENTAMENSANPASSNING Kursadministrationen ansvarar också för att boka tentamensplatser för studenter med tentamensanpassning. Det rör sig främst

om förlängd skrivtid, egen rum och egen dator. Listor på sjuksköterskestudenter med rätt till tentamensanpassning får

kursadministrationen av studievägledningen.

TENTAMENSANMÄLAN – STUDENTPORTALEN

Den kursadministratör som beställer tentamenslokal ansvarar också för att lägga upp en tentamensanmälan i Studentportalen.

Reviderad 2014-04-24

Nina Mellberg

13

KOPIERING OCH LEVERANS AV TENTAMEN

Kursadministrationen ansvarar för att kopiera tentor och lämna in dem till BMC-receptionen för leverans till tentamenslokal.

Tentamensansvarig/kursledare måste lämna in tentorna till kursadministrationen senast 5 arbetsdagar innan tentamen. Om

tentorna inkommer senare än 5 arbetsdagar innan tentamen så ska kursledare själv kopiera.

Tentor som ska levereras till tentamenslokal måste lämnas till BMC-receptionen senast kl. 13 dagen innan tentamen.

TENTAMEN PÅ CAMPUS GOTLAND Tentor som skrivs på Gotland skickas via e-post till studieadministrationen på Campus Gotland. Kursadministrationen ansvarar

för att skicka tentan. För dessa tentor måste deadline om 5 arbetsdagar respekteras i och med att kursledare inte själv kan

lämna/kopiera dessa tentor.

HANTERING AV RÄTTADE TENTOR

Tentamensansvarig lärare lämnar rättade tentor till kursadministrationen. Underkända tentor ska vara separerade från

godkända tentor. Tillsammans med tentorna ska rättande lärare också lämna blanketten Checklista vid tentamensrättning.

Ansvarig kursadministratör ansvarar sedan för att ta kopior på de underkända tentorna. Underkända tentor i original ska sparas i

2 år och förvaras hos kursadministrationen. Därmed är det kopior av underkända tentor som lämnas ut till studenterna. När de

underkända tentorna är kopierade skickar kursadministratören (inte tentamensansvarig lärare) information till studenterna att

tentorna kan hämtas ut. Denna information skickas med kopia till tentamensansvarig lärare.

TENTAMEN FÖR STUDENTER FRÅN ANDRA LÄROSÄTEN

Då varje tentamensplats kostar pengar samt att administrationen för varje enskild tentamen är omfattande så klarar vi av

resursskäl inte av att hantera tentamen för andra studenter än våra egna. Ska undantag göras utifrån denna regel måste detta

diskuteras mellan kursadministratör, kursledare och studierektor.

UTLÄMNING

Kursadministrationen ansvarar för att lämna ut tentor till studenterna. Utlämning av tentor sker tisdagar och torsdagar kl. 12.15

– 13.15. I särskilda fall kan andra tider för utlämning beslutas, men det ska ske i samråd mellan kursadministrationen och

kursledaren.

TENTA/TESTSAMLING PÅ STUDENTPORTALEN

Kursadministrationen kan hjälpa till att skapa testsamlingar/självrättande tentor i studentportalen, förutsatt att det finns ett

tydligt underlag från kursledare/lärare.

DATORER, PROJEKTORER OCH HÖGTALARE Lärare som är anställda vid institutionen ansvarar själva för att boka, hämta/återlämna datorer, projektorer och högtalare för sin

egen undervisning. För externa lärare hjälper kursadministrationen till att boka utrustningen. Kursadministrationen ska sedan

informera läraren om att utrustningen finns att hämta. Om nödvändigt så kan även kursadministrationen följa med till salen.

Om återlämning av bokad utrustning sker efter kl. 16.00 då kursadministrationen är stängd ställs det större krav på

framförhållning. I dessa fall behöver kursadministrationen bli informerad i god tid innan så att det säkert finns någon kvar som

kan ta emot utrustningen.

TEKNIKSTRUL I UNDERVISNINGSLOKAL Om tekniken inte fungerar i salen så ska föreläsaren i första hand kontakta receptionen på BMC (018-471 49 50) för att få akut

hjälp. I andra hand kontaktas kursadministrationen i korridor A10.

Reviderad 2014-04-24

Nina Mellberg

14

Då institutionen försöker förbättra standarden och servicen kring undervisningslokalerna på BMC så ska alltid Calle Martinsson i

efterhand informeras om problem som uppkommit, så som teknikstrul, bristfälliga manualer, belysning etc. Skicka

informationen till calle.martinsson@pubcare.uu.se.

KURSVÄRDERING OCH KURSRAPPORT Kursvärdering och kursrapport ska göras för alla kurser.

Länkar: Exempel på kursvärderingar, Kursvärderingsstöd

UNDERLAG TILL KURSVÄRDERING

Kursledare ansvarar för att ta fram ett frågeunderlag till kursvärderingen. Kursadministrationen kan vara bollplank i

utformningen av kursvärderingen. Underlaget till kursvärderingen ska helst finnas klart i samband med kursstart (beroende på

kursvärderingens utformning). Senast 7 arbetsdagar innan kursvärderingen ska göras tillgänglig för studenterna måste

kursadministrationen ha frågeunderlaget. I underlaget ska även finnas information om när kursvärderingen ska öppna/stänga,

samt om/när man vill ha påminnelser till studenterna.

En allmän kursvärdering för fristående kurser som ges av vår institution kommer att tas fram för den som vill ha.

PUBLICERING AV KURSVÄRDERING

När underlaget till kursvärderingen är klar ansvarar kursadministrationen för att publicera kursvärderingen och göra den

tillgänglig för studenterna.

RESULTAT AV KURSVÄRDERING

När kursvärderingen stänger ska fritextsvaren granskas. För Läkarprogrammet görs detta av representanter från programmets

studieråd. För fristående kurser, masterprogrammet och Sjuksköterskeprogrammet granskar kursadministrationen svaren och

tar bort olämpliga/kränkande formuleringar. Den ogranskade kursvärderingen delges kursledare, studierektor och examinator.

Granskad och sammanställd kursvärdering arkiveras, samt görs tillgänglig för studenterna på kurstillfället.

STUDENTPORTALEN ELLER KURT?

För kurser inom Masterprogrammet i folkhälsa, nya sjuksköterskeprogrammet med start Ht14 samt alla fristående kurser ska

kursvärderingen göras med hjälp av funktionen för kursvärdering i Studentportalen. Kurser på läkarprogrammet samt

sjuksköterskeprogrammet (med start före Ht14) utvärderas med hjälp av MedfarmDoIT:s kursvärderingsverktyg KURT.

KURSRAPPORT

Baserat på resultatet av kursvärderingen ska en kursrapport skrivas. Kursadministrationen ansvarar för att skapa ett underlag för

kursrapport (kurs, poäng, antal reg. etc.), samt att den färdiga kursrapporten läggs synlig för registrerade studenter (portal) på

kursnivå i studentportalen. Kursledare och lärare ansvarar för att kursrapporten skrivs. Kursrapporten ska vara färdig senast 4

veckor efter att kursvärderingen är granskad. Exempel på hur en kursrapport kan formuleras finns i Medarbetarportalen i

gruppytan IFV Lärare och kursinformation. Kursrapporter från kurser inom läkarprogrammet ska utöver ovan också skickas till

jarl.hellman@akademiska.se.

Reviderad 2014-04-24

Nina Mellberg

15

EKONOMI - KURSUNDERLAG Kursledare ansvarar för att lämna in kursunderlag inför varje bokslut och halvårsbokslut. Mallar för kursunderlag finns i

Medarbetarportalen i gruppytan IFV Lärare och kursinformation. Den slutgiltiga versionen/bokslut (hur det faktiskt blev) ska

terminsvis lämnas in 1 juni och 1 december.

Vårterminens kurser lämnas in senast 1 juni. Om det återstår några dagar av kursen får kursledaren göra en uppskattning av

hur det kommer att se ut. Höstterminens kurser lämnas in senast 1 december, trots att vissa kurser pågår ända in i januari. Om

kursen pågår efter 1 december gör kursledare en så bra bedömning som möjligt över hur det kommer att se ut den sista

månaden. För de kurser som hunnit sluta innan deadline är det bara att fylla i hur det blev. När kursunderlaget är ifyllt:

Döp kursunderlaget till kurskoden och aktuell termin

Ladda upp på Medarbetarportalen i mappen Kursunderlag SLUTGILTIGA (bokslut) i gruppen Lärare och kurser.

OBS! Om du behöver göra någon ändring i efterhand måste du kontakta Ylva eller Catarina

DIVA Kursadministrationen ansvarar för att kontrollera om studenter laddat upp sin uppsats i DiVA, samt även rapportera detta i

framsteg.

STUDIEUPPEHÅLL, AVREGISTRERING, STUDIEAVBROTT Länkar: Registrering och omregistrering, Om registreringar - MP, Om 3-veckorsregeln – Regler UU

Studieuppehåll och studieavbrott på program registreras av studievägledare för resp. program. För Masterprogrammet i

folkhälsa registreras det av den kursadministratör som ansvarar för programmet.

Avregistreringar och studieavbrott registreras av kursadministrationen (studieavbrott diarieförs också av kursadministratören).

Kursadministrationen ansvarar också för att informera kursledare om studieavbrott och avregistreringar på kursen.

Vid studieavbrott ansvarar kursadministrationen för att informera studenten om förutsättningarna för att återuppta studierna.

Följande standardtext kan användas:

Du har nu avbrutit dina studier på kursen XX och jag har därför registrerat ett studieavbrott. Vill du återuppta kursen framöver kan du bli omregistrerad. Omregistreringar sker dock alltid i mån av plats. Det är viktigt att du hör av dig till oss i god tid innan kursstart, helst i samband med sista ansökan (15 okt/15april) för att vi om möjligt ska kunna reservera en plats för dig. Observera att du inte kan söka och bli antagen till kursen igen via www.antagning.se.

TIMERSÄTTNING I Medarbetarportalen i gruppytan IFV Lärare och kursinformation finns dokument med information kring hantering av

timersättning.

RESEERSÄTTNING TILL STUDENTER Som reseersättning för resor i samband med VFU på Sjuksköterskeprogrammet kan studenter som har sin placering utanför

Uppsala stad hämta ut busskort. Samma princip gäller för studenter på Gotland om de har placering utanför Visby stad.

Studenter som är placerade i Uppsala eller Visby är inte berättigade reseersättning. Studenter som är berättigade att hämta ut

busskort som reseersättning har inte möjlighet att få ut ersättning på annat sätt. Reseersättning utifrån principen ovan utgår

också till studenter som kompletterar underkänd eller missad VFU eller NKSE.

Reviderad 2014-04-24

Nina Mellberg

16

Kursadministrationen ansvarar för att beställa busskort till studenterna samt planera utlämningstillfällen utifrån schema för

respektive kurs. Utlämning av busskort görs av kursadministrationen. Vid behov kan även ekonomi- och

personaladministrationen tillfrågas att hjälpa till.

All hantering av reseräkningar i samband med VFU inom läkarprogrammet hanteras från och med 1 februari 2015 av ALF-

kansliet.

Inom ramen för Sjuksköterskeprogrammet campus Gotland, så reser studenterna till Uppsala för obligatorisk undervisning.

Studenterna får 75 % ersättning för utläggen de haft för resa och boende (baserat på schabloner). Det är kursadministratören

för respektive termin som ansvarar för att följa upp så att Gotlandsstudenterna närvarat på undervisningen i Uppsala och

därefter meddela ekonomiadministrationen på IFV.

STUDIEUPPFÖLJNING På uppdrag av studierektor hjälper kursadministrationen till med studieuppföljning, t.ex. vid kontroll av spärregler inom

program. På sjuksköterskeprogrammet ansvarar kursadministratören för respektive kurs för att en behörighetskontroll görs inför

varje termin. Kursadministratören har kontakt med studenterna. Vid oklarheter kontaktas studierektorn.

FORSKARUTBILDNINGSKURSER Forskarutbildningskurser har andra förutsättningar än kurser på grundnivå. Rutiner och administration ser därför annorlunda ut.

Forskarkurser vid Uppsala universitet finns inte registrerade i SELMA och har därför ingen formell kurskod och inte heller ett

kurstillfälle på samma sätt som grundutbildningskurser. Flera av de system som används för studieadministration utgår från

information som finns i SELMA, bl.a. studentportalen och UPPDOK.

UNDANTAG I RUTINER OCH ANSVAR FÖR FORSKARKURSER

PUBLICERING AV KURSTILLFÄLLE FÖR FORSKARKURS Kurstillfällen för forskarkurser annonseras via Vetenskapsområdet för medicin och farmaci. Från vetenskapsområdet kommer

begäran om uppgifter om kurstillfällen. Kursledare ansvarar då för att delge kursadministrationen dessa uppgifter.

Kursadministrationen ansvarar för att publicera uppgifterna.

Följande uppgifter kan anges:

Antal platser

Sista ansökningsdag

Språk

Datum

Kursplan

o Beskrivning

o Innehåll

o Instruktioner

o Examination

o Litteratur

o Lärare

o Kontakt

ANTAGNING TILL FORSKARKURS Antagning av studenter till forskarkurser administreras av kursadministrationen utifrån av kursledare uppsatta urvalskriterier.

Om dispenser eller undantag från urvalsreglerna ska göras beslutas detta av kursledare.