TỔNG CÔNG TY TRUYỀN TẢI ĐIỆN QUỐC GIA

BAN QUẢN LÝ DỰ ÁNCÁC CÔNG TRÌNH ĐIỆN MIỀN BẮC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 6518 /NPMB-TH Hà Nội, ngày 11 tháng 11 năm 2015 V/v Bổ sung lý lịch nhân sự CBNV

trên trang Web HRMS

Kính gửi: Các Đơn vị

Thực hiện công văn số 4861/EVNNPT-TC&NS+CNTT ngày 05/11/2015 của

Tổng công ty truyền tải điện quốc gia (EVNNPT) về việc Triển khai nâng cấp phần

mềm quản lý nguồn nhân lực (HRMS).

Trang Web quản lý hệ thống nguồn nhân lực của EVNNPT hiện đang được

triển khai tại địa chỉ http://10.3.0.12/HRMS. Phòng Tổng hợp đã tạo các tài khoản

người dùng vào trang Web trên của tất cả CBCNV (Tên đăng nhập, Mật khẩu của

người dùng trong Phụ lục 1 đính kèm).

Nhằm bảo mật dữ liệu nhân sự của mỗi cá nhân, đề nghị toàn thể CBCNV

truy cập vào trang Web trên, thực hiện thay đổi mật khẩu và bổ sung, hoàn thiện dữ

liệu lý lịch cá nhân (Hướng dẫn thay đổi mật khẩu trong Phụ lục 2 đính kèm).

Sau khi cá nhân hoàn thành dữ liệu, các Trưởng đơn vị kiểm tra, xác nhận,

hoàn thiện trước ngày 20/11/2015.

Sau thời gian quy định trên, phòng Tổng hợp sẽ chốt việc bổ sung lý lịch

nhân sự trong toàn Ban nhằm thực hiện công tác chuẩn hoá dữ liệu hồ sơ nhân sự

trên hệ thống phần mềm HRMS của EVNNPT. (Hướng dẫn thực hiện Bổ sung lý

lịch nhân sự trong Phụ lục 3 đính kèm).

Nơi nhận: - Như trên; - Giám đốc; - Các Phó GĐ; - Lưu: VT, TH.

TL. GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG TỔNG HỢP

(Đã ký)

Nguyễn Văn Bình

PHỤ LỤC 1:

DANH SÁCH NGƯỜI DÙNG NPMB TRANG WEB HỆ THỐNG QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC http://10.3.0.12/HRMS/

Tên đăng nhập và Mật khẩu của người dùng đã được cấp về từng phòng theo văn bản giấy. Chú ý: Nhằm bảo mật thông tin cá nhân của từng người dùng

- Các Trưởng đơn vị phổ biến nhanh chóng thông tin cho toàn thể cán bộ nhân viên trong đơn vị mình.

- CBCNV khi nhận được thông tin này, thực hiện ngay việc đổi mật khẩu tài khoản của mình theo hướng dẫn tại Phụ lục 2.

PHỤ LỤC 2: HƯỚNG DẪN THAY ĐỔI MẬT KHẨU NGƯỜI DÙNG

1. Đăng nhập vào trang Web HRMS bằng Tên đăng nhập và Mật khẩu được cấp

(theo Phụ lục 1) - Mở trình duyệt Internet (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google

Chrome, ….) - Truy cập vào địa chỉ http://10.3.0.12/HRMS - Nhập Tên đăng nhập và Mật khẩu

- Bấm nút

2. Trên giao diện mở ra, bấm vào tên đăng nhập ở góc trên bên phải của màn hình

để hiện ra menu nhỏ:

3. Bấm chọn Đổi mật khẩu trong menu nhỏ hiện ra.Màn hình Đổi mật khẩu hiện lên:

4. Người dùng điền các thông tin vào các ô Mật khẩu hiện tại, Mật khẩu mới,

Nhập lại mật khẩu mới.

5. Sau đó bấm chọn . Hệ thống hiện thông báo “Cập nhật mật khẩu thành công” là được.

PHỤ LỤC 3:

HƯỚNG DẪN BỔ SUNG LÝ LỊCH NHÂN SỰ TRÊN TRANG WEB HRMS

I. Quy trình bổ sung lý lịch nhân sự từ người lao động

Bước 1: Cán bộ tổ chức nhân sự (TCNS) lập thông báo về việc Cập nhật lý lịch

nhân sự (LLNS) bổ sung trên Web HRMS

Bước 2: Người lao động sau khi nhận được thông báo, đăng nhập vào Web

HRMS, thực hiện rà soát và cập nhật bổ sung các thông tin.

Bước 3: Lãnh đạo Ban, Lãnh đạo Phòng: sẽ thực hiện xác nhận LLNS bổ sung

cho các nhân viên của mình.

Bước 4: Cán bộ TCNS sẽ thực hiện chốt LLNS bổ sung của người lao động, sau

khi đã được Lãnh đạo Phòng xác nhận. Đẩy thông tin LLNS bổ sung vào hệ

thống phần mềm HRMS.

II. Truy cập chức năng Bổ sung lý lịch nhân sự

1. Đăng nhập vào trang Web HRMS - Mở trình duyệt Internet (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google

Chrome, ….) - Truy cập địa chỉ http://10.3.0.12/HRMS - Nhập Tên đăng nhập và Mật khẩu

- Bấm nút

2. Truy cập chức năng Bổ sung lý lịch nhân sự: bằng cách bấm vào liên kết Bổ

sung lý lịch nhân sự trên menu ngang.

- Mở ra giao diện bổ sung lý lịch nhân sự. Trong đó, thông tin Lý lịch nhân sự được

chia ra thành các mục:

+ Thông tin chung

+ Cập nhật đào tạo dài hạn

+ Cập nhật đào tạo ngắn hạn

+ Cập nhật khen thưởng

+ Cập nhật kỷ luật

+ Cập nhật đi nước ngoài

+ Cập nhật thân nhân gia đình

III. Người lao động sửa đổi, bổ sung lý lịch nhân sự:

II.1. Bước 1: Lựa chọn có thực hiện sửa đổi thông tin nhân sự hay không

- Người dùng kiểm tra các thông tin về nhân sự của mình xem có cần thay đổi gì

không. Nếu không cần thay đổi thông tin gì, bấm Không bổ sung ở cuối cửa sổ

giao diện bổ sung lý lịch nhân sự.

- Ngược lại, nếu cần sửa đổi lý lịch nhân sự thì thực hiện theo Bước 2 dưới đây.

II.2. Bước 2: Thực hiện sửa đổi, bổ sung lý lịch nhân sự

( Đối tượng sử dụng: Toàn thể cán bộ công nhân viên -

Lãnh đạo Ban, Lãnh đạo Phòng, và Người lao động ).

Khuyến cáo:

- Người dùng cần thận trọng khi xoá các thông tin của mình đã được cập nhật

trên hệ thống.

- Sau khi thực hiện thay đổi (bổ sung, sửa đổi, xoá) thông tin nhân sự, người dùng

phải xác nhận thông tin thay đổi nhằm báo cho cán bộ Tổ chức nhân sự biết và

cập nhật lên hệ thống.

1. Thay đổi thông tin chung

- Bấm chọn mục Thông tin chung.

- Thực hiện chỉnh sửa các thông tin cần thiết (Ngày sinh, Quê quán, Nơi sinh, Hộ

khẩu .....)

- Bấm nút để lưu lại.

2. Cập nhật đào tạo dài hạn

- Bấm chọn mục Cập nhật đào tạo dài hạn, màn hình hiển thịbảng danh sách các quá

trình đào tạo đã có.

a. Thêm mới đào tạo dài hạn:

- Bấm nút , Form Chi tiết đào tạo dài hạn với các nội dung trắng được

hiển thị:

- Người dùng điền và chọn các thông tin cần thiết tại các mục: Trường đào tạo,

ngành đào tạo, học vị, hình thức, năm tốt nghiệp...

Lưu ý: Hai trường dữ liệu: “Trường đào tạo” và “Ngành đào tạo” : người dùng có

thể nhấp chuột vào mũi tên bên phải và kéo chuột để chọn giá trị tương ứng trong

danh sách. Hoặc người dùng có thể gõ từ hoặc cụm từ ( Ví dụ: “bách khoa” ) vào 2

combobox này để hiển thị những kết quả tương đương một cách nhanh chóng.

- Bấm nút để lưu thông tin vào hệ thống.

b. Sửa đào tạo dài hạn

- Bấm nút tương ứng với quá trình đào tạo cần sửa

- Form chi tiết đào tạo dài hạn hiện ra, người dùng thực hiện thay đổi cần thiết

- Sau đó, bấm chọn để lưu lại thông tin.

c. Xóa đào tạo dài hạn

- Bấm nút tương ứng với quá trình đào tạo cần xóa

- Bấm chấp nhận để xác nhận việc xóa

3. Cập nhật đào tạo ngắn hạn

- Bấm chọn mục cập nhật đào tạo ngắn hạn, màn hình hiển thịbảng danh sách các

quá trình đào tạo đã có.

a. Thêm mới đào tạo ngắn hạn:

- Bấm nút , Form thêm mới chi tiết đào tạo ngắn hạn với các nội dung

trắng được hiển thị:

- Thực hiện điền và chọn các thông tin cần thiết: nơi đào tạo, nội dung đào tạo, ngày

cấp, ngày hết hạn...

- Bấm nút để lưu thông tin vào hệ thống.

b. Sửa đào tạo ngắn hạn

- Bấm nút tương ứng với quá trình đào tạo cần sửa

- Form chi tiết đào tạo ngắn hạn hiện ra, người dùng thực hiện thay đổi cần thiết

- Sau đó, bấm chọn để lưu lại thông tin.

c. Xóa đào tạo ngắn hạn

- Bấm nút tương ứng với quá trình đào tạo cần xóa

- Bấm chấp nhận để xác nhận việc xóa.

4. Cập nhật khen thưởng

- Bấm chọn mục cập nhật khen thưởng, màn hình hiển thị danh sách các khen

thưởng đã có.

a. Thêm mới khen thưởng:

- Bấm nút , Form chi tiếtkhen thưởngvới các nội dung trắng được hiển

thị:

- Thực hiện điền và chọn các thông tin cần thiết: hình thức khen thưởng, năm khen

thưởng, nội dung ...

- Bấm nút để lưu thông tin vào hệ thống.

b. Sửa khen thưởng

- Bấm nút tương ứng với quá trình khen thưởng cần sửa

- Form chi tiết khen thưởng hiện ra, người dùng thực hiện thay đổi cần thiết

- Sau đó, bấm chọn để lưu lại thông tin.

c. Xóa khen thưởng

- Bấm nút tương ứng với quá trình khen thưởng cần xóa

- Bấm chấp nhận để xác nhận việc xóa.

5. Cập nhật kỷ luật

- Bấm chọn mục Cập nhật kỷ luật, màn hình hiển thị gồm danh sách quá trình kỷ

luật đã có.

a. Thêm mới kỷ luật:

- Bấm nút , Form chi tiếtkỷ luậtvới các nội dung trắng được hiển thị:

- Thực hiện điền các thông tin cần thiết: hình thức kỷ luật, ngày hiệu lực, ngày kết

thúc, nội dung.

- Bấm nút để lưu thông tin vào hệ thống.

b. Sửa kỷ luật

- Bấm nút tương ứng với quá trình kỷ luật cần sửa

- Form chi tiết kỷ luật hiện ra, người dùng thực hiện thay đổi cần thiết

- Sau đó, bấm chọn để lưu lại thông tin.

c. Xóa kỷ luật

- Bấm nút tương ứng với kỷ luật cần xóa

- Bấm chấp nhận để xác nhận việc xóa.

6. Cập nhật đi nước ngoài

- Bấm chọn mục Cập nhật đi nước ngoài, màn hình hiển thị ra danh sách các quá

trình đi nước ngoài đã có.

a. Thêm mới quá trình đi nước ngoài:

- Bấm nút , Form chi tiếtđi nước ngoàivới các nội dung trắng được hiển

thị:

- Thực hiện điền và chọncác thông tin cần thiết: nước đến, thời gian, nội dung...

- Bấm nút để lưu thông tin vào hệ thống.

b. Sửa qúa trình đi nước ngoài

- Bấm nút tương ứng với quá trình đi nước ngoài cần sửa

- Form chi tiết đi nước ngoài hiện ra, người dùng thực hiện thay đổi cần thiết

- Sau đó, bấm chọn để lưu lại thông tin.

c. Xóa quá trình đi nước ngoài

- Bấm nút tương ứng với quá trình đi nước ngoài cần xóa

- Bấm chấp nhận để xác nhận việc xóa.

7. Cập nhật thân nhân gia đình

- Bấm chọn mục Cập nhật thân nhân gia đình, màn hình hiển thị danh sách các thành

viên gia đình.

a. Thêm mới thân nhân gia đình:

- Bấm nút , Form Thong tin chi tietvới các nội dung trắng được hiển thị:

- Thực hiện điền các thông tin cần thiết: quan hệ, họ và tên, năm sinh, chức danh

công tác, nơi ở.

- Bấm nút để lưu thông tin vào hệ thống.

b. Sửa thông tin thân nhân gia đình

- Bấm nút tương ứng với thân nhân cần sửa

- Form Thong tin chi tiet hiện ra, người dùng thực hiện sửa đổi cần thiết

- Sau đó, bấm chọn để lưu lại thông tin.

c. Xóa tên một thân nhân trong danh sách

- Bấm nút tương ứng với tên thân nhân cần xóa

- Bấm chấp nhận để xác nhận việc xóa.

7. Gửi ảnh

- Nếu người dùng muốn gửi ảnh nhân sự thay thế, bấm vào liên kết Gửi ảnh trên

menu ngang

Màn hình gửi ảnh hiện lên:

- Bấm chọn để chọn file ảnh mới cần tải lên

- Chọn ảnh cần gửi thay thế có dung lượng tối đa 200kB, kích thước không quá

400px - 600px

- Cuối cùng, bấm .

II.3. Bước 3: Lưu thông tin bổ sung lý lịch nhân sự

1. Lưu lại các thông tin lý lịch nhân sự được bổ sung, sửa đổi

- Sau khi người dùng thực hiện thay đổi các thông tin nhân sự của mình và lưu vào

hệ thống, Hệ thống sẽ thông báo “Ghi dữ liệu thành công”.

- Đồng thời, ở phía cuối màn hình, nút Không bổ sung được thay đổi thành Xác

nhận.

- Người dùng bấm để kết thúc quá trình sửa đổi thông tin lý lịch nhân

sự, đồng thời báo cho cán bộ Tổ chức nhân sự về việc đã cập nhật xong thông tin lý

lịch nhân sự.

Lúc này, thông tin bổ sung lý lịch nhân sự đã được chuyển lên cho lãnh đạo và

cán bộ tổ chức nhân sự xét duyệt.

2. Hủy bỏ các thông tin lý lịch nhân sự vừa sửa đổi

- Nếu người dùng hủy bỏ các thông tin thay đổi lý lịch nhân sự đã thực hiện trước

đó, thì bấm nút Xoá ở phía đầu của trang giao diện bổ sung lý lịch nhân sự.

- Bấm chọn Chấp nhận để xác nhận việc hủy bỏ các thông tin thay đổi lý lịch nhân

sự vừa thực hiện.

- Hệ thống thông báo Xóa dữ liệu thành công.

IV. Lãnh đạo xác nhận lý lịch bổ sung

(Đối tượng sử dụng: Lãnh đạo Ban, Lãnh đạo Phòng).

Mục đích của chức năng này: Lãnh đạo xác nhận thông tin bổ sung của nhân sự là

chính xác trước khi gửi đến bộ phận Tổ chức nhân sự.

1. Truy cập vào chức năng xác nhận lý lịch bổ sung:

Người dùng bấm vào liên kết Xác nhận bổ sung LLNS trên menu ngang.

Giao diện màn hình Xác nhận BS LLNS hiện ra:

Trong đó:

+ Phần bên trái: Danh sách các hồ sơ nhân viên mà người dùng là lãnh đạo quản lý.

Danh sách này có thể lọc theo: Các hồ sơ đã cập nhật bổ sung, các hồ sơ chưa nhập

bổ sung, và các hồ sơ nhân sự xác nhận là không có gì bổ sung (tại phần Lựa chọn

danh sách).

+ Phần bên phải: Thông tin chi tiết của nhân sự; những thông tin bổ sung, hiệu chỉnh

được in đậm màu xanh.

2. Thực hiện Xác nhận thông tin bổ sung lý lịch của nhân sự

+ Chọn hồ sơ nhân sự đã thay đổi ở phần bên trái (Lúc này, ở bên dưới tên nhân sự

có thông báo màu xanh: Hồ sơ chưa được lãnh đạo xác nhận);

+ Kiểm tra các thông tin sửa đổi, bổ sung của nhân sự được in đậm màu xanh;

+ Bấm chọn Xác nhận .

+ Tiếp tục lặp lại các bước trên cho tới khi hết danh sách hồ sơ nhân sự cần xác

nhận.

(Lúc này, hệ thống thông báo Hồ sơ đã được lãnh đạo xác nhận.

Đồng thời ở phần bên trái, tại dòng hiển thị tên nhân sự đang được chọn, mục xác

nhận sẽ được đánh dấu ).

+ Nếu không muốn xác nhận và yêu cầu nhân viên nhập lại thông tin lý lịch, người

dùng (lãnh đạo) bấm nút Bỏ xác nhận.

Lưu ý:

- Lãnh đạo Ban và Lãnh đạo Phòng có thể tự xác nhận lý lịch nhận sự bổ sung của

chính mình.

- Với các hồ sơ đã được Cán bộ tổ chức nhân sự chốt thì Lãnh đạo Ban và Lãnh đạo

Phòng không thể thao tác xác nhận|bỏ xác nhận.

- Với những hồ sơ chưa bổ sung hoặc xác nhận không bổ sung mới thì lãnh đạo

phòng cũng không cần phải thao tác xác nhận.

- Sau khi, người dùng là lãnh đạo xác nhận, cán bộ tổ chức nhân sự sẽ thực hiện lưu

thông tin bổ sung lý lịch của nhân sự vào hệ thống và “Chốt” danh sách, không cho

nhân sự cập nhật lý lịch nữa. Nếu nhân sự nào muốn thay đổi thông tin cần báo cho

cán bộ tổ chức nhân sự để “Bỏ chốt” và cho phép cập nhật lý lịch nhân sự.

V. Người lao động gửi phản hồi đến bộ phận tổ chức nhân sự

(Đối tượng sử dụng: Lãnh đạo Ban, Lãnh đạo Phòng, và Người lao động).

Khi xem hồ sơ lý lịch nhân sự của mình, nhận thấy các thông tin sai lệch, người

dùng có thể gửi phản hồi đến bộ phận TCNS để được điều chỉnh lại.

Để gửi phản hồi đến bộ phận TCNS, người dùng bấm vào liên kết Gửi phản hồi

trên menu ngang.

- Giao diện phản hồi hiện ra:

- Người dùng nhập nội dung vào ô Thông tin phản hồi

- Người dùng có thể đính kèm File nội dung nếu có bằng cách bấm Chọn File

- Cuối cùng, bấm nút Gửi phản hồi.

-HẾT-