Santiago de Cali, Agosto 2018

Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.

Santiago de Cali, Agosto 2018

Señores

Pontificia Universidad Javeriana Cali.

Dr. Iván Fernando Otálvaro

Director Carrera de Ingeniería Civil.

Cali.

Cordial Saludo.

Por medio de la presente me permito informarle que el estudiante Daniel Alejandro

Sánchez Jaramillo identificado con la cedula 1144060083, trabajó bajo mi dirección

el proyecto de grado titulado “Desarrollo de Software para el control diario de

emprendimientos en etapa de crecimiento: AUDAZ.”. y está listo para ser

presentado.

Atentamente,

Juan Carlos Martínez Arias

Docente Facultad de Ingeniería


Santiago de Cali, Agosto 2018

Señores

Pontificia Universidad Javeriana Cali.

Dr. Iván Fernando Otálvaro

Director Carrera de Ingeniería Civil.

Cali.

Cordial Saludo.

Permito presentar el proyecto de grado titulado “Desarrollo de Software para

control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento: AUDAZ” con el fin

de cumplir con los requisitos exigidos por la Universidad para llevar a cabo el

proyecto de grado y posteriormente optar al título de Ingeniero Civil.

Al firmar aquí, doy fe que entiendo y conozco las directrices para la presentación de

trabajos de grado de la Facultad de Ingeniería aprobadas el 26 de noviembre de

2009, donde se establecen los plazos y normas para el desarrollo del anteproyecto

y del trabajo de grado.

Atentamente,

Daniel Alejandro Sánchez Jaramillo

1144060083

Cod 067453


PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI

FACULTAD DE INGENIERÍA

INGENIERÍA CIVIL

PROYECTO DE GRADO

DESARROLLO DE SOFTWARE PARA EL CONTROL DIARIO DE

EMPRENDIMIENTOS EN ETAPA DE CRECIMIENTO: “AUDAZ”.

DANIEL ALEJANDRO SÁNCHEZ JARAMILLO

DIRECTOR

JUAN CARLOS MARTÍNEZ ARIAS

SANTIAGO DE CALI

AGOSTO DE 2018


INDICE

Contenido

Resumen ................................................................................................................. 8

Abstract ................................................................................................................... 8

Palabras claves ....................................................................................................... 8

Introducción ............................................................................................................. 1

1. Descripción del problema ................................................................................. 2

1.1. Planteamiento del problema ....................................................................... 2

1.2. Formulación de problema ........................................................................... 3

1.3. Justificación ................................................................................................ 3

1.4. Objetivos .................................................................................................... 4

1.4.1. Objetivo general ................................................................................... 4

1.4.2. Objetivos específicos ........................................................................... 4

1.5. Alcances y limitaciones .............................................................................. 4

2. Marco de referencia .......................................................................................... 5

2.1. Marco teórico ............................................................................................. 5

2.2. Trabajos relacionados ................................................................................ 7

2.3. Metodología de desarrollo .......................................................................... 8

3. Desarrollo del proyecto. .................................................................................. 10

3.1. Recopilación de información .................................................................... 10

3.1.1. Proceso de ventas ............................................................................. 10

3.1.2. Proceso de inventarios ...................................................................... 13

3.1.3. Proceso de clientes ........................................................................... 18

3.2. Arquitectura de software. ......................................................................... 20

3.2.1. Arquitectura de proceso de ventas .................................................... 20

3.2.2. Arquitectura de proceso de clientes ................................................... 21

3.2.3. Arquitectura de proceso de inventarios ............................................. 22


3.3. Modelo base de datos software ............................................................... 22

3.4. Desarrollo interfaz software. ..................................................................... 23

3.4.1. Modelo de interfaz ventas. ................................................................. 24

3.4.2. Modelo de interfaz clientes. ............................................................... 25

3.4.3. Modelo de interfaz de inventarios. ..................................................... 26

3.5. Desarrollo de la solución .......................................................................... 27

3.6. Implementación ........................................................................................ 28

4. Pruebas funcionales ....................................................................................... 42

4.1. Caso de ejemplo en la construcción......................................................... 42

5. Conclusiones .................................................................................................. 49

6. Bibliografía ...................................................................................................... 50


LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Ejemplo programa de Inventarios ............................................................ 7

Figura 2 Ventas Basadas en empresa Cuchuflettos ............................................. 11

Figura 3 Movimiento de inventario por ventas. ...................................................... 13

Figura 4 Movimiento de inventarios por proceso de compras ............................... 14

Figura 5 Movimiento de inventario por transformación de materias primas .......... 15

Figura 6 Movimiento general de inventario............................................................ 16

Figura 7 Clasificación de usuarios a través de los procesos de una empresa ...... 18

Figura 8 Arquitectura de proceso de ventas. ......................................................... 21

Figura 9 Arquitectura de proceso de clientes. ....................................................... 21

Figura 10 Arquitectura de proceso de inventarios. ................................................ 22

Figura 11 Modelo base de datos software. ........................................................... 23

Figura 12 Interfaz formulario de ventas. ................................................................ 24

Figura 13 Interfaz formulario de clientes. .............................................................. 25

Figura 14. Interfaz formulario de inventario. .......................................................... 26

Figura 15 interfaz de seguridad ............................................................................. 28

Figura 16 Ventana principal. .................................................................................. 29

Figura 17 Ventana de compras ............................................................................. 30

Figura 18 Ventana de producción ......................................................................... 31

Figura 19 Ventana Inventarios artículos. ............................................................... 32

Figura 20 Ventana dosificación producto. ............................................................. 32

Figura 21 Flujo de Caja. ........................................................................................ 33

Figura 22 Lista de Clientes. ................................................................................... 34

Figura 23 Registrar o modificar cliente. ................................................................. 34

Figura 24 Interfaz Ventas. ..................................................................................... 35

Figura 25 Código creación de factura. .................................................................. 37

Figura 26 Código devolución de dinero. ................................................................ 37

Figura 27 código entrada de dinero. ...................................................................... 38

Figura 28 código movimiento usuario particular. ................................................... 39

Figura 29 Código Movimientos del día. ................................................................. 40


Figura 30 Análisis de ventas. ................................................................................ 41

Figura 31 Prueba presupuesto. ................................ ¡Error! Marcador no definido.

Figura 32 Prueba registro proveedor. .................................................................... 43

Figura 33 prueba compras. ................................................................................... 44

Figura 34 prueba análisis de compras. ................................................................. 45

Figura 35 prueba de inventario. ............................................................................. 45

Figura 36 prueba trasformación de materiales. ..................................................... 46

Figura 37 Prueba inventarios otro instante. ........................................................... 47

Figura 38 Prueba de ventas. ................................................................................. 48

Figura 39 prueba registro de ventas y análisis. ..................................................... 48


RESUMEN

Este proyecto muestra el desarrollo de un software llamado “AUDAZ”, que permite

a pequeños emprendedores, ya sean ingenieros civiles, administradores o de

cualquier carrera, mejorar el funcionamiento de su Microempresa y permite que

estas personas puedan centrarse en buscar nuevos negocios y oportunidades para

escalonar. En otras palabras, permitir realizar menos trabajo operativo y centrarse

más en pensar para tomar correctas decisiones. Según Peter Drucker “la

planificación a largo plazo no es pensar en decisiones futuras, sino en el futuro de

las decisiones presentes”. Por eso es vital que los emprendedores de hoy en día,

no se queden en el trabajo operativo, sino que se dediquen a analizar resultados

para tomar decisiones que permitan expandir el negocio al ritmo que va el mercado

y dar mayores oportunidades laborales.

ABSTRACT

This project shows the development of a software called "AUDAZ", which allows

small entrepreneurs, whether civil engineers, administrators, or any other career, to

improve the functioning of their Microenterprise and allows these people to focus on

finding new businesses and opportunities to grow. In other words, it results in

performing less operative work and allows more focus on correct decision making.

According to Peter Drucker, "long-term planning is not thinking about future

decisions, but about the future of present decisions". That is why it is vital that today's

entrepreneurs do not become overwhelmed with operative work. They should be

able to dedicate themselves to analyzing results and making decisions that allows

expansion of the business at the pace that the market is going and providing more

job opportunities.

PALABRAS CLAVES

Software, emprendimiento, administración, control, ventas, inventarios, clientes,

ingeniería.


1

INTRODUCCIÓN

El software, comenzó siendo un asunto de científicos y proyectos gubernamentales,

luego pasaron a ser sistemas costosos y complejos que permitían automatizar

tareas administrativas, mejorando la eficiencia de las organizaciones con más poder

económico. Ahora, gracias al internet y a la era tecnológica, se cuenta con diferentes

aplicaciones gratuitas, para realizar las funciones que a diario necesitamos, ya sea

para una empresa o para una persona particular.

Hoy en día es fundamental el uso de sistemas de software realizados a la medida

de cada empresa, para garantizar su correcto funcionamiento y escalonamiento. No

es suficiente tener un contador, personal administrativo, clientes, etc. Sin un

software que controle toda esta información y permita controlarla en cualquier parte

del mundo. Los negocios más exitosos en el mundo según la revista Dinero [1] son

las empresas de tecnología, pero no únicamente las que venden tecnología sino las

que cuentan con un software masivo que se pueda utilizar y conectar con otros en

cualquier parte del mundo en tiempo real, en cualquier idioma y que pueda servir a

la población; como lo son Facebook, google, snapchat, entre otros.

Este proyecto, muestra como a través del diseño en ingeniería, se logra entender

claramente un proceso interno de una empresa y permite realizar el análisis para

sistematizar de manera correcta ese proceso. El siguiente proyecto se basa en

conceptos claves que se encuentran implicados en los procesos diarios de cualquier

tipo de emprendimiento, los cuales son ventas, inventarios y clientes. Estos módulos

se analizan a través de diagramas para llegar a encontrar los requerimientos

necesarios para sistematizar los procesos relacionados a estos módulos.

El resultado final de este proyecto es el software “AUDAZ” que permite a

emprendedores en etapa de crecimiento, tener mayor conocimiento y control sobre

su negocio, ya que le permite a una persona, hacer todo el manejo de su empresa

en un programa. La idea final de este proyecto es que los emprendedores se vean

beneficiados con este software y les permita rápidamente tomar decisiones sobre

sus procesos diarios y no recurrir a grandes inversiones en personal.


2

1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

1.1. Planteamiento del problema

Los emprendedores hoy en día, son personas que sueñan con cambiar el mundo,

que tienen una visión del futuro que pocos logran entender, personas que trabajan

con el corazón y no únicamente con fines lucrativos, personas que buscan dejar

huellas en los demás, personas que a veces les toca dejarlo todo, que les toca a

diario sacrificio, dedicación y que aprenden que el éxito es todo un proceso que ha

cada quien le llega en su momento, pero depende fuertemente del trabajo realizado

a diario, el cual se debe aprender también a disfrutar. Esto genera que por varios

años el emprendedor se dedique fuertemente a su idea de negocio y muy

probablemente desconozca que muchas de las actividades que realiza a diario,

podría realizarlas con mayor efectividad. Un emprendedor se dedica día a día por

crecer un sueño, una marca, una idea y probablemente en muchas ocasiones se

encontrará solo para tomar decisiones, en las que no cuenta con un criterio claro

para decidirlas. Uno de los problemas más grandes de un emprendedor, es su

tiempo. Y esto hace que el emprendedor crezca desorganizadamente ya que cada

día debe dedicarse a resolver los problemas cotidianos, dejando a un lado la

evaluación de su negocio.

El crecimiento no organizado para los emprendedores genera descontrol en

inventarios, perdidas de clientes o dificultad en el manejo de ellos, cuentas erróneas

o difíciles de sacar, es decir el crecimiento genera que con mayor dificultad se

organice la información que a diario se mueve en el negocio.

Las herramientas básicas como bitácoras de registro, Excel y el apoyo o memoria

de los empleados, para llevar un correcto registro de las actividades que suceden a

diario, dentro de las microempresas, tienen bastantes inconvenientes ya que no hay

una forma sencilla de analizar la información, mucha se pierde entre tanto pápelo y

se convierte en imposible de recordar.

A medida que los pequeños emprendimientos crecen, mayor es la información que

debe analizarse y almacenarse y si no buscan una alternativa viable para el manejo

interno de los procesos, fácilmente podrían estancarse en el mercado o cometer

errores que los puedan llevar a desestabilizarse. Permitiendo que únicamente

crezcan los emprendimientos que más capital tengan para inyectar a su negocio y

contratar recursos humanos.


3

1.2. Formulación de problema

¿Cómo se debe desarrollar un sistema de gestión que permita manejar los procesos

diarios de emprendimientos en etapa de crecimiento?

1.3. Justificación

En ingeniería Civil, se desarrollan habilidades para resolver problemas de la vida

cotidiana, utilizando los métodos de diseño de ingeniería y pensamiento lógico,

buscando lograr mayor eficiencia en cada una de las tareas que se desarrollan. De

igual forma este tipo de métodos y pensamiento lógico se utiliza en el desarrollo de

soluciones de software. Gracias al software que se va a desarrollar como proyecto

de grado, los pequeños emprendimientos podrán realizar acciones rápidas y

responder al mercado al ritmo que se encuentran. Ya que reducirá procesos y

realizará más tareas en menos tiempo, y he de aquí el significado de eficiencia

“hacer más con menos”. (Plata, Christian, canales para la región andina de

VMWare)

Mi mayor motivación para realizar este proyecto es, no solo presentar un proyecto

de grado por lo académico, sino lograr poner todos mis conocimientos y formación

adquiridos durante la Carrera, para buscar soluciones para personas con mi mismo

enfoque de vida: El emprendimiento. Personas que deciden dejar a un lado la

comodidad, por buscar poner sus proyectos en marcha. Por esta razón este

software permitirá adaptarse a otros emprendimientos y se convertirá en la mano

derecha para el crecimiento de los emprendedores. Volviéndose de vital importancia

la utilización de éste, sobre todo en el momento que se decida expandir o replicar

la marca.

El principal caso en el que se centrará este proyecto será la microempresa:

Cuchuflettos (Empresa de distribución de alimentos masivos y cadena de

Restaurante), ya que ha sido mi emprendimiento durante toda la Carrera y se cuenta

con toda la información necesaria y experiencia sobre esta empresa. Al mismo

tiempo se demostrará que es viable la utilización de esta metodología para cualquier

tipo de emprendimiento, por esta razón el segundo caso será aplicado en una

pequeño emprendimiento en el ámbito de la construcción, permitiendo comparar la

similitud en los problemas diarios que a cada emprendimiento se le presentan.

Para garantizar la utilidad de este software, se desarrollará de manera que pueda

ser adquirido por emprendedores en etapa de crecimiento, a bajo costo, pagándose


4

únicamente mientras este lo considere necesario, a través de un servicio mensual.

Como lo desarrolla hoy en día empresas como: Netflix, Spotify, entre otras. Pero la

mayor atracción de este software para el emprendedor es que se adapta a sus

necesidades reales.

1.4. Objetivos

1.4.1. Objetivo general

Desarrollar un sistema de gestión que permita manejar los procesos diarios de

emprendimientos en etapa de crecimiento.

1.4.2. Objetivos específicos

Recopilar la información necesaria de un caso de emprendimiento donde se

pueda disponer de información de los procesos de ventas, inventarios y clientes.

Analizar la información y diseñar propuestas para cada tipo de caso, que permita

realizar los procesos diarios más efectivos.

Desarrollar la solución más adecuada para implementar el sistema de gestión

de los inventarios, ventas y manejo de clientes, para dos casos de estudio.

1.5. Alcances y limitaciones

Entre los alcances que se plantean con el software a desarrollar para

emprendimientos en etapa de crecimiento, son los siguientes:

Controlar inventarios.

Guardar el movimiento de ventas que se realizan diariamente, tanto de forma

general, como por cliente especifico.

Permitir el registro de clientes en una base de datos que pueda alimentar el

sistema de ventas.

Conocer la cartera o cuentas por cobrar con la que cuenta el emprendedor

en cualquier instante.

El software debe permitir agregar a él, nuevas necesidades que al emprendedor

le surjan, por esta razón, los alcances estarán limitados por las primeras

necesidades encontradas en cada tipo de emprendimiento.


5

2. MARCO DE REFERENCIA

2.1. Marco teórico

Para desarrollar un sistema de gestión lo primero que debemos entender es a que

se refiere esto. Un sistema es la “Interrelación mutua que se establece entre los

elementos que componen un todo y que conducen al logro de objetivos”. Y gestión

es el “Conjunto de acciones que permiten interrelacionar cada uno de los elementos

con el fin de dirigir las organizaciones”. Por lo cual un sistema de gestión es “un

conjunto de actividades que, interrelacionadas y a través de acciones específicas,

permiten definir e implementar los lineamientos generales y de operación de las

Organizaciones” [2].

Lo que quiere decir que un sistema de gestión permite a una organización

estandarizar procesos y crecer organizadamente, además gracias a éste, las

organizaciones pueden tener un lineamiento que va a permitir de forma más efectiva

llegar a las metas y evaluar resultados.

Sistematizar un sistema de gestión, permitirá a una empresa evaluar sobre datos

almacenados como ventas, clientes, entre otros y esto permitirá a los gerentes de

la empresa comparar meses, evaluar resultados y almacenar de una forma sencilla

información que para tanto agentes internos como externos puede ser contundente.

Es importante conocer para el desarrollo del sistema de gestión, la importancia de

los tres conceptos que se evaluaran en los procesos a estandarizar, que son

clientes, ventas e inventarios.

Para entender el concepto de clientes como va implicado en una empresa debemos

conocer cuáles son las relaciones con el cliente, estas consisten en el ciclo completo

de su cliente, desde ser prospecto hasta el pago. Un correcto seguimiento de este

ciclo, mejorará la eficiencia operativa de la empresa [3].

La finalidad de conocer bien los clientes y manejar un sistema que permita

identificarlos radica en los siguientes puntos.

Alcanzar nuevos clientes manteniendo a los actuales

Conocer el historial de compras de cada cliente para segmentar

correctamente según su importancia para la empresa.

Manejar una base de datos para impulsar la introducción de nuevos

productos.


6

Controlar el crédito para clientes especiales e historial de pagos.

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales

necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene

un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de

producción y de esta forma afrontar la demanda.

El objetivo principal del manejo y control de inventarios es proveer o distribuir

adecuadamente los materiales necesarios a la empresa, colocándolos a disposición

en el momento indicado para así evitar aumentos de costos perdidos de los mismos,

permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa a las

cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto, la gestión de

inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.

La administración de inventarios, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:

¿cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado?, ¿en

qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario?, ¿qué artículos del

inventario merecen una atención especial y protegerse contra los cambios en los

costos de los artículos del inventario? [4].

Por último, todo negocio debe buscar ser rentable y está sustentado en una

actividad económica que permite a través de la venta, lograr generar una utilidad.

Dentro de las ventas es importante conocer que existen ventas a crédito, de

contado, al por mayor y que cada una de estas debe generar un registro, que será

necesario para poder hacer un análisis del negocio, es decir de su rentabilidad. Este

análisis se hace a través de los estados financieros conocidos como balance

general y estado de resultados.

El balance general es una relación en un instante de tiempo de los bienes y

derechos que posee una firma (Activos), los montos de las deudas y obligaciones

con terceros (Pasivos) y el remanente, que es la diferencia entre los dos y se conoce

como Patrimonio, es decir, lo que les pertenece a los dueños o lo que la firma les

debe. Este informe mide la riqueza de la firma.

El estado de resultados obtiene su nombre de una serie de pasos cuyos costos y

gastos son deducidos de los ingresos. Como un primer paso, el costo de los bienes

vendidos es deducido de las ventas netas para determinar el subtotal de utilidad

bruta. Como segundo paso, los gastos de operación se deducen para obtener un

subtotal llamado “utilidad operacional” (o utilidad de operaciones). Como paso final,

se considera el gasto de impuesto sobre la renta y otros reglones “no operacionales”

para llegar a la utilidad neta [5].


7

En resumidas cuentas un estado de resultados evalúa los ingresos, costos, gastos

y utilidades del negocio.

2.2. Trabajos relacionados

El mercado ofrece toda clase de herramientas informáticas, desde gratuitas para las

pequeñas empresas, hasta complejos sistemas para las grandes compañías.

Sistemas Páez es una empresa dedicada al desarrollo de software para empresas,

y muchos de sus productos se pueden descargar gratuitamente para usar en un

negocio.

Un ejemplo de programa de inventarios es Moyín que es un pequeño y muy sencillo

programa de inventario portable y gratuito que permite realizar tareas simples para

el control de un inventario (ver Figura 1).

Figura 1 Ejemplo programa de Inventarios

En el área de ventas encontramos varios programas como cChic que permite

registrar fecha, monto, persona que recibe el dinero, número de comprobante y

alguna anotación pertinente. También se pueden registrar los datos de la reposición

de fondos y, opcionalmente, el programa puede emitir mensajes de alerta cuando

el monto de un gasto supera a uno previamente definido, o cuando el saldo de caja

es inferior a un monto programado. Otro programa gratis es Contalux que permite


8

gestionar la contabilidad de un negocio y permite exportar en Excel balances, libro

diario y mayor, listado de cuentas y otros reportes.

En el área de clientes encontramos múltiples bibliotecas que permiten organizar los

datos a preferencia de quien los va a analizar. Un ejemplo es ClienteXiros es el

módulo de consulta de la base de datos bibliográfica de Xiros a través de una red

de computadoras.

Así encontramos otros programas como secop, alvendi, Mis Clientes 2.10 y

múltiples otros que han desarrollado para poner al servicio de pequeñas empresas.

Muchos de éstos, dan opción de descargar una versión gratuita por un tiempo

limitado o con una muestra de las funciones generales, pero no la versión completa.

Además, muchos softwares desarrollados vienen con fórmulas erróneas o cálculos

no necesarios para todas las empresas. Y lo más difícil es encontrar un software

gratuito o de bajo costo que logre ejecutar en conjunto, cada una de las funciones

que realizan cada uno de estos programas por aparte, es decir ventas, clientes e

inventarios y mucho menos ir aumentando sus funciones de acuerdo a las

necesidades de la empresa. [6]

2.3. Metodología de desarrollo

En ingeniería es importante la planificación y el análisis en las fases iniciales de un

proyecto, pero la esencia de la resolución de problemas en ingeniería reside en el

diseño. “El diseño en ingeniería es tan variado como la propia profesión. Un

problema de diseño puede ser tan pequeño pero intrincado como un circuito

integrado de un ordenador, o tan amplio y complejo como un transbordador

espacial. La realización de diseños en ingeniería implica concebir, imaginar,

desarrollar, y planificar un dispositivo, una estructura un proceso o un sistema que

suponga un cierto beneficio para la sociedad” [7].

Por esta razón este trabajo estará basado en el método para la solución de

problemas de ingeniería (Metodología de Diseño) que según varios autores

comprende los siguientes 7 pasos [8]:

1. Identificación del problema

Se debe identificar muy claramente el problema, para llegar a la solución

apropiada y no desperdiciar tiempo. Este problema nos lo plantean los

emprendedores de cada Caso.

2. Recopilación de información necesaria

Se debe comenzar a reunir información y los datos que precisa para resolver.


9

Implica no solo recoger, sino también evaluar la información que está

disponible. Se utiliza el aprendizaje de otros.

3. Búsqueda de posibles soluciones

Es importante identificar soluciones creativas, existen varias técnicas como:

lluvia de ideas, relación forzada y análisis morfológico.

4. Desarrollo de diseños previos (modelos)

Es importante desarrollar modelos previos que permitan acercarse a la

solución de forma que la unión de estos modelos lleve a una solución final

completa.

5. Evaluación y elección de la solución óptima

Teniendo ya diseños previos se puede dar una solución óptima al problema

a resolver.

6. Preparación de informes, planes y especificaciones.

Es importante dejar todo documentado y registrado específicamente para

cuando se desee retomar un punto, mejor alguna falla o evaluar la solución

por otros.

7. Implementación del diseño

Por último, se cuenta con las suficientes bases para implementar el diseño,

aquí es donde empieza el desarrollo de la solución.


10

3. DESARROLLO DEL PROYECTO.

3.1. Recopilación de información

Tanto ventas como clientes e inventarios, aplican con la misma metodología general

para casi cualquier tipo de emprendimiento. En general las especificaciones de cada

proceso son las mismas, por esta razón y debido al acercamiento y a la puesta en

práctica en la empresa Cuchuflettos, se definen las especificaciones basándose en

esta empresa y son las siguientes:

3.1.1. Proceso de ventas

El siguiente proceso está basado en una venta realizada en la empresa

Cuchuflettos, que funciona igual para cualquier tipo empresa que cuenta con

productos (ver Figura2).

En el diagrama se puede ver claramente que inicia a través de la solicitud de un

cliente, por eso es importante verificarlo o registrarlo, de esta manera se puede

llevar un registro de compras por cliente.

Este diagrama permite identificar un cambio en el inventario al momento de

realizarse un registro de venta, y un movimiento en el flujo de caja.

Es claro ver que el proceso de ventas está conectado directamente con la base de

datos de clientes, el registro de ventas y es necesario además realizar un registro

del flujo de dinero, ya que una venta siempre va a estar conectada con dinero.


11

Figura 2 Ventas Basadas en empresa Cuchuflettos


12

A través de esta información se puede establecer los siguientes requerimientos en

el proceso de venta.

Requerimientos en el proceso de ventas:

RF-VT-01: El sistema debe permitir la verificación de los clientes. Tanto si son

nuevos o clientes existentes.

o RF-VT-01-01: si el cliente existe, el sistema debe Obtener la

información del cliente, su cuenta actual (si debe o no debe).

o RF-VT-01-02: Si el cliente no existe, el sistema debe permitir ingresar

y modificar toda la información pertinente del cliente.

RF-VT-02: El sistema debe permitir la visualización de los productos, que el

cliente ofrece a la venta.

RF-VT-03: El sistema debe registrar el pedido del cliente según producto,

cantidad y su valor de venta.

RF-VT-04: El sistema debe permitir visualizar la venta actual, tanto los productos

que se están llevando, como el total de venta.

RF-VT-05: El sistema debe permitir registrar la forma de pago del cliente ya sea

Crédito o Efectivo.

RF-VT-06: El sistema debe permitir abonar a la cuenta y realizar pagos de

facturas

RF-VT-07: El sistema debe crear registro de la venta y almacenarla: con fecha,

consecutivo, cliente, detalle de productos y observaciones pertinentes.

RF-VT-08: El sistema debe crear la factura del cliente e imprimirla ya sea con

copia si se requiere.

RF-VT-09: El sistema debe notificar el movimiento de dinero que ingresa al

finalizar venta y sumatoria con el dinero actual con el que se cuenta.

Requerimientos de análisis en las ventas generadas:

RF-AV-01: El sistema debe permitir ver las ventas del día, durante un periodo

establecido y su sumatoria.

RF-AV-02: El sistema debe permitir ver los productos facturados en cada venta.

RF-AV-03: El sistema debe permitir ver a que cliente se le realiza la venta.

RF-AV-05: El sistema debe permitir separar ventas crédito y ventas Efectivo.


13

3.1.2. Proceso de inventarios

El siguiente proceso está basado en los movimientos realizados en la empresa

Cuchuflettos para identificar como es el manejo de inventarios.

En la Figura 3 se puede identificar que los inventarios están sujetos a tres procesos

que son: COMPRA, PRODUCCIÓN Y VENTA. Lo que quiere decir que es necesario

definir cada uno de estos procesos ya que los inventarios de un negocio se ven

modificados en cada uno de estos procesos, ya sea para aumentar o disminuir.

Las ventas en un negocio, disminuyen el inventario; las compras lo aumentan y la

producción reduce un inventario y aumenta otro es decir, lo transforma.

Figura 1 Movimiento de inventario por ventas. Figura 3 Movimiento de inventario por ventas.


14

A continuación se define en detalle el proceso de compras y los movimientos que

se realizan en este proceso y como se ve afectado el inventario y que usuarios se

encuentran implicados.

En la Figura 4 se puede ver como aumenta los inventarios, por la compra de

materias primas a un proveedor y esto genera la disminución del flujo de efectivo al

negocio. Y los registros correspondientes a dicha compra que son importantes

almacenar para futuros movimientos.

Figura 4 Movimiento de inventarios por proceso de compras


15

Es claro notar que en toda empresa el inventario de dinero, conocido más como

flujo de caja, es otro de los puntos importantísimos a tener en cuenta y de controlar.

El siguiente proceso muestra como existen productos que se transforman en otros

productos y es necesario hacer la actualización de los inventarios, este proceso es

conocido como producción y es muy importante para el manejo de inventarios. Si

no existe la producción de un producto, no podría venderse.

La Figura 5 detalla el proceso de producción necesario para poder generar las

ventas en empresas de productos transformados. Para empresas que no hacen

transformación de productos, no es necesario el proceso de producción. En el caso

de la construcción, la producción es la construcción o remodelación del producto

final, para esto se necesita compras de materias primas y el resultado va a ser el

producto final.

Figura 5 Movimiento de inventario por transformación de materias primas


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Conociendo que los inventarios se mueven a través de los tres procesos

mencionados anteriormente, que se pueden ver claramente en la Figura 6, a

continuación se desarrollaran los requerimientos necesarios para llevar un buen

control de éste.

Figura 6 Movimiento general de inventario

Requerimientos para el movimiento de inventarios:

RF-IN-01: El sistema debe aumentar el inventario cada vez que se realiza alguna

compra y disminuir la caja o la cuenta con la que fue pagada dicha compra.

o RF-IN-01-01: El sistema debe registrar las compras por artículo y

cantidad y permitir registrar varios artículos en una sola compra.

o RF-IN-01-02: El sistema debe permitir buscar los artículos y

proveedores a usarse en la compra.

o RF-IN-01-03: El sistema debe organizar las compras de acuerdo a si

es materia prima o activo.

o RF-IN-01-04: El sistema debe guardar la información de compras por

fecha, artículo, proveedor y número de factura.

RF-IN-01-04-01: El sistema debe guardar la información del

proveedor para futuras compras.

RF-IN-02: El sistema debe permitir ver las compras del día, durante un periodo

establecido y su sumatoria.


17

RF-IN-03: El sistema debe disminuir el inventario de los artículos usados cada

vez que se realiza alguna producción y aumentar el inventario de los artículos

terminados.

o RF-IN-03-01: El sistema debe permitir buscar los artículos a usarse en

la producción y los artículos producidos.

RF-IN-04: El sistema debe guardar los movimientos por fecha, tipo de

movimiento, inventario inicial, movimiento, inventario final, costo y

observaciones.

RF-IN-05: El sistema debe disminuir los inventarios pertinentes, cada vez que se

realiza una venta.

o RF-IN-05-01: El sistema debe disminuir los inventarios de acuerdo a

la receta de cada artículo vendido, cada vez que se realiza una venta.

RF-IN-05-01-01: El sistema debe permitir registrar la receta de

cada producto a vender.

Requerimientos de análisis de inventarios:

RF-AIN-01: El sistema debe permitir visualizar los movimientos de inventarios

realizados en el día, durante un periodo y su sumatoria.

RF-AIN-02: El sistema debe avisar las materias primas que hay pocas y se

deben comprar.

o RF-AIN-02-01: El sistema debe permitir establecer el mínimo en stock

de cada artículo o producto.

RF-AIN-02: El sistema debe permitir visualizar el total de inventarios de forma

individual y total.

o RF-AIN-02-01: El sistema debe permitir visualizar el total de

inventarios por materias primas

o RF-AIN-02-02: El sistema debe permitir visualizar el total de

inventarios por activos.

RF-AIN-03: El sistema debe permitir modificar un inventario: su costo, su

cantidad, su nombre y su precio de venta.

o RF-AIN-03-01: El sistema debe dejar registro al realizar un cambio de

cantidades de un artículo o producto.

RF-AIN-04: El sistema debe permitir borrar un artículo, solo si de éste no se

encuentra cantidades.


18

3.1.3. Proceso de clientes

Hay que entender que toda venta, o toda acción que se realiza en una empresa son

realizadas por un sujeto. Por esta razón se va a generalizar clientes como usuario

del cual se desea guardar información para ser utilizada más adelante. A

continuación se muestra los tipos de usuarios que están implicados en los

movimientos de ventas e inventarios. Estos son clientes y proveedores.

Figura 7 Clasificación de usuarios a través de los procesos de una empresa

Con esta información, conociendo para que procesos es necesario el

almacenamiento de datos del cliente y que información, se establecen los siguientes

requerimientos.


19

Requerimientos para el manejo de clientes:

RF-CL-01: El sistema debe permitir registrar clientes y almacenar sus datos y

movimientos ya sea compra, venta.

o RF-CL-01-01: El sistema debe permitir verificar si un cliente ya está

registrado.

o RF-CL-02-01: El sistema debe permitir registrar clientes con fecha de

registro, nombre, apellido, teléfono, email, cedula, cumpleaños y

categoría en la empresa.

RF-CL-02-01-01: El sistema debe permitir registrar clientes con

categoría en la empresa, para que éste pueda diferenciarlos a

la hora de realizar algún movimiento. Ya sea cliente, proveedor,

distribuidor, trabajador.

RF-CL-02: El sistema debe permitir ver los clientes actuales y tener un buscador

que permita filtrarlos.

RF-CL-03: El sistema debe permitir cargar la información de los movimientos de

cada usuario o cliente.

RF-CL-04: El sistema debe permitir borrar clientes y hacer modificación o

actualización de sus datos, solo si nunca ha tenido movimientos.

RF-CL-06: El sistema debe permitir separar los usuarios de acuerdo a la

categoría registrada.

o RF-CL-06-01: El sistema debe mostrar los clientes que ya fueron

atendidos durante un periodo de tiempo establecido.

RF-CL-07: El sistema debe permitir ver las cuentas de cada cliente o usuario y

separar a los que la empresa les debe y los que deben a la empresa.

Por último, teniendo en cuenta la tecnología y herramientas que se manejan hoy en

día, se puede definir como requerimiento general, la posibilidad de exportar a Excel

la información almacenada. Ya que es un programa de uso general.


20

3.2. Arquitectura de software.

La arquitectura del software es un conjunto de patrones que proporcionan un marco

de referencia necesario para guiar la construcción de un software, permitiendo a los

programadores, analistas y todo el conjunto de desarrolladores del software

compartir una misma línea de trabajo y cubrir todos los objetivos y restricciones de

la aplicación [9]. A continuación se presenta la arquitectura del software para los

procesos que se van a trabajar según los tres conceptos claves.

El desarrollo de la arquitectura se realizará a través del modelo por capas, donde la

capa superior es la capa de Presentación o Interfaz de Usuario, esta capa, está

formada por los formularios y los controles que se encuentran en los formularios. Es

la capa con la que interactúa el usuario. La segunda capa es la de negocio que está

formada por las entidades, que representan objetos que van a ser manejados o

utilizados por toda la aplicación. Y por último se encuentra la capa de acceso a

Datos que contiene clases que interactúan con la base de datos, altamente

especializadas que se encuentran en la arquitectura del sistema y permiten,

utilizando los procedimientos almacenados generados, realizar todas las

operaciones con la base de datos de forma transparente para la capa de negocio

[10].

3.2.1. Arquitectura de proceso de ventas

En la arquitectura para ventas (ver Figura8), es importante contar con dos

formularios claves, uno es el formulario principal de ventas, donde se hace el

registro de los productos vendidos, el cliente, el número de factura, realizar pagos

a la cuenta y movimientos relacionados a las ventas y el otro formulario permite ver

y analizar las ventas y sus registros diarios y dentro de un periodo de tiempo. Es un

acercamiento al estado de resultados.


21

Figura 8 Arquitectura de proceso de ventas.

3.2.2. Arquitectura de proceso de clientes

En la arquitectura para el manejo de los clientes (Figura9), se definieron cuatro

formularios, un formulario para realizar el registro de los clientes, un formulario que

permite ver todos los clientes y su información general, otro formulario que permite

hacer el análisis histórico del movimiento de un cliente especifico y por ultimo un

formulario que permite la modificación del cliente, que va estrechamente

relacionado con el registro del cliente.

Figura 9 Arquitectura de proceso de clientes.


22

3.2.3. Arquitectura de proceso de inventarios

Por ultimo en la arquitectura de inventarios (Figura10) se manejan 3 formularios, el

primero para realizar el análisis general de los inventarios, que permite ver con que

se cuenta en un momento determinado, otro formulario es el análisis en detalle de

cada artículo a través del tiempo y por ultimo está el formulario de registro de receta

que permite enlazar un producto con diferentes materias primas y de esta forma, al

realizar el gasto de uno, se realizara proporcionalmente el gasto de los otros.

Figura 10 Arquitectura de proceso de inventarios.

3.3. Modelo base de datos software

La Figura 11 muestra la base de datos con la que será alimentado el programa y

sus relaciones entre las tablas creadas. Inicialmente existen 8 tipos de tablas, para

cumplir con el control de los procesos de inventarios, clientes y ventas. Es muy

importante tener claro los datos que se desea almacenar, pensando en el tipo de

análisis de datos que se desea realizar o que le permita realizar la evaluación de su

negocio.


23

Figura 11 Modelo base de datos software.

Las casillas resaltadas muestran las tablas principales para el análisis de clientes,

ventas e inventarios y su relación con todas las demás tablas; que es la finalidad

principal de nuestro proyecto.

3.4. Desarrollo interfaz software.

El objetivo y único propósito de una interfaz de usuario, como el nombre lo indica,

es poder crear una experiencia al usuario y lograr que este tenga un manejo

amigable con el software desarrollado. Por esto es importante tener en cuenta qué

tan rápido se puede completar la tarea y con qué facilidad.


24

A continuación se mostrará un modelo de interfaz pensado para el formulario de

ventas, para clientes e inventarios.

3.4.1. Modelo de interfaz ventas.

En la Figura 12 se puede encontrar de arriba para abajo, de izquierda a derecha,

las siguientes características: función para buscar usuario o espacio para marcar el

ID del usuario, función para cargar la información importante del usuario en pantalla.

Función para ver el detalle histórico del usuario. Espacio para registrar fecha y

numero de factura. Lista de productos a la venta y espacio con posibilidad de marcar

más de un producto vendido. Espacio para mostrar la venta actual. Posibilidad de

registrar un pago adicional al usuario, o pagar una cuenta anterior. Botón para ver

ventas del día y por un periodo determinado. Espacio que muestra el total en pesos

de la venta actual y a pagar. Función que identifica un pago en efectivo y muestra

el valor a devolver, según el valor pagado registrado en la casilla superior. Función

que identifica un pago con la cuenta y permite cargarla al usuario. Y espacio que

permite registrar observaciones.

Figura 12 Interfaz formulario de ventas.


25

3.4.2. Modelo de interfaz clientes.

El formulario de clientes, es un formulario sencillo que permite escribir la información

que se desea almacenar de los usuarios. También cuenta con una función que

permite verificar si un cliente ya está registrado con el mismo ID, una función que

permite hacer el registro del usuario y una función que permite borrar todos los datos

de manera rápida y fácil para agregar otro usuario.

En el formulario que se encuentra en la Figura 13, se ingresan los datos que serán

almacenador en la base de datos de clientes, que son cedula, nombre y apellidos,

categoría, teléfono, email, dirección y cumpleaños.

Figura 13 Interfaz formulario de clientes.


26

3.4.3. Modelo de interfaz de inventarios.

Es importante manejar un detallado movimiento de inventarios (ver Figura14), por

esto la interfaz cuenta con un espacio que permite identificar el total de materias

primas con las que se cuenta y cuanto suma en activos. Una función que permite

seleccionar el tipo de inventario que se desea analizar (materias primas, productos

terminados, activos). Cuenta con un espacio para escribir algún producto que se

desea encontrar con una función que te permite filtrar. Una función que permite

hacer modificaciones de los artículos de inventario y permite ver el detalle histórico

de los movimientos del artículo.

Figura 14. Interfaz formulario de inventario.

Por último, este formulario cuenta con una función que permite hacer registros de

dosificaciones para productos terminados, para cuando se genere una venta de este

artículo, reducir el inventario con el que se realiza la manufactura de dicho producto.


27

3.5. Desarrollo de la solución

Para el desarrollo de la solución se decidió utilizar Python, ya que:

Es un lenguaje libre de programación de propósito general a través de

scripting, orientado a objetos, preparado para realizar cualquier tipo de

programa, desde aplicaciones Windows a servidores de red o incluso,

páginas web.

Este lenguaje apuesta por la simplicidad, versatilidad y rapidez de desarrollo.

Es un lenguaje interpretado, lo que significa que no se necesita compilar el

código fuente para poder ejecutarlo, lo que ofrece ventajas como la rapidez

de desarrollo e inconvenientes como una menor velocidad.

En los últimos años el lenguaje se ha hecho muy popular, debido a varias razones

como la cantidad de librerías que contiene, tipos de datos y funciones incorporadas

en el propio lenguaje, que ayudan a realizar muchas tareas habituales sin necesidad

de tener que programarlas desde cero. También por la sencillez y velocidad con la

que se crean los programas. Un programa en Python puede tener de 3 a 5 líneas

de código menos que su equivalente en Java o C. además, la cantidad de

plataformas en las que podemos desarrollar, como Unix, Windows, OS/2, Mac,

Amiga y otros. Y por último, Python es gratuito, incluso para propósitos

empresariales, algunas empresas que utilizan Python son Yahoo, Google, Walt

Disney, la NASA, Red Hat, etc [11].

Inicialmente para trabajar en la nube, se montará el programa en Dropbox, de esta

forma se podrá actualizar desde cualquier computador que cuente con la aplicación

y no se corre el riesgo de perder la información. Las tablas de la base de datos,

serán creadas a través de archivos texto y se usará TKinter para la creación de la

interfaz del programa. TKinter Es una librería orientada a diseñar la interfaz gráfica

para aplicaciones de escritorio hecho a través del lenguaje de programación Python

y sirve para crear las ventanas tan útiles a nivel visual que ves en el escritorio de tu

ordenador, facilitando la vida del usuario [12].


28

3.6. Implementación

Para iniciar el programa, debido a la cantidad información que contiene que puede

ser confidencial, se desarrolló un sistema de clave (ver Figura 15). Donde solo el

que conoce la clave puede acceder a este.

Figura 15 interfaz de seguridad

Cargada la clave, se encuentra el menú o ventana principal, donde se puede

acceder a las diferentes funciones según el propósito que se necesite en el

momento: ventas, compras, producción, clientes, inventarios, entre otros que se

pueden detallar en la Figura 16. Cada uno de estos botones abrirá un nuevo

formulario en el que se podrá trabajar.


29

Figura 16 Ventana principal.

En la Figura17 se muestra la ventana de compras, donde se puede registrar el tipo

de compra, el artículo y demás datos de interés que se desean almacenar para

futuros análisis. Además está un botón que te permite ver las compras, organizadas

por periodos.


30

Figura 17 Ventana de compras

Otra ventana importante que permite la transformación de inventarios es la ventana

de transformación de materias primas (ver Figura18). Con esta ventana se puede

agregar materias primas y sacar productos terminados. Tambien cuenta con la

opción de ver el historico de producciones y hacer modificaciones en producciones

realizadas.


31

Figura 18 Ventana de producción

En la Figura 19, que es la ventana de inventarios, se puede ver en detalle el

inventario actualizado, según el tipo de inventario que sea, por ejemplo: inventario

de materias primas, inventario de activos, productos terminados, entre otros.

Además permite realizar modificaciones, análisis históricos, crear una dosificación,

crear un nuevo artículo y definir una existencia mínima del artículo. En la Figura 20

puede verse un ejemplo de un producto terminado, que en el ámbito de la

construcción se podría llamarse presupuesto. Este mismo, establece el precio

sugerido de venta, de acuerdo al porcentaje que se desea de utilidad.


32

Figura 19 Ventana Inventarios artículos.

Figura 20 Ventana dosificación producto.


33

Así de importante como controlar inventario de materias primas, es controlar el

dinero que entra y el dinero que sale, es decir el flujo de caja. Esto permite a una

empresa y sus dueños conocer la rentabilidad. Por esta razón, analizar los

movimientos de dinero es una acción vital para cualquier negocio. La ventana de

flujo de caja se presenta en la Figura 21, permite conocer cuánto dinero se cuenta

actualmente en caja menor, en caja mayor y en bancos. Además permite realizar

verificaciones de la caja, así como sus movimientos históricos.

Figura 21 Flujo de Caja.

Los usuarios de un negocio hacen parte importante del análisis mensual que se

realice de éste. Desde conocer los clientes a los que más se les vendió, como los

proveedores más económicos, como las personas que trabajan para el negocio y

poderlos diferenciar y analizar individual y grupalmente. En la Figura 22 se

encuentra todos los usuarios posibles, registrados en la base de datos generada.

En esta ventana se puede ver el histórico de cada usuario, hacer modificaciones en

los datos personales, copiar la cedula para realizar alguna acción más adelante y

exportar a Excel para realizar un análisis más detallado. La Figura 23 es el

formulario de registro de usuario que permite introducir los datos que se desean

guardar. Además permite verificar si el usuario ya está creado o no y hacerle

modificaciones al usuario creado. Los datos que se desean almacenar, pueden

modificarse de acuerdo al tipo de empresa y necesidades.


34

Figura 22 Lista de Clientes.

Figura 23 Registrar o modificar cliente.


35

Por último se presenta la pantalla de ventas (ver Figura 24), donde suceden los

ingresos principales del negocio, ya que aquí es donde puede observarse el ingreso

de dinero, identificación de usuarios, descarga de inventarios, movimiento del flujo

de efectivo, en últimas, en esta pantalla relaciona los tres conceptos principales en

los que se basa este proyecto y está basado todo negocio o emprendimiento

(clientes, inventarios, ventas).

Figura 24 Interfaz Ventas.

En la Figura 24, se puede detallar la función de “cargar usuario” que permite través

de un ID, mostrar la información más importante del usuario. También si no se

cuenta con el ID del usuario, existe la función de “buscar usuario”, que logra a través

del nombre o apellido, encontrar el ID correspondiente a este y cargarlo en la

ventana de ventas. Otra función importante que se puede detallar es la de “ver

usuario”, que abre una nueva ventana donde muestra todo el historial de

movimientos que ha realizado el usuario, desde compras, créditos, pagos, entre

otros.

Esta ventana de ventas cuenta los siguientes espacios para:

El registro automático del número de factura y fecha.

La selección de los productos a vender y su cantidad, junto a una función que

permite hacer el registro de estos productos.

La venta actual de productos, valor, descuentos.


36

Registrar observaciones.

Hacer pagos adicionales.

Mostrar el monto de dinero en la caja menor.

La posibilidad de analizar las ventas, imprimir la factura y registrar la forma

de pago.

Entre todas estas funciones dentro de la pantalla de ventas, se deja a continuación

el código respectivo para hacer posible un registro de pago en efectivo, que es

similar al pago de crédito, solo que este va a mover el dinero de la caja y no la

cuenta personal del cliente o usuario.

La función efectiva o cualquier otra función en Python inician siendo definida con las

variables que entran en él. Para la función de efectivo def efectivo(FECG, FACT), son

consideradas dos variables: la variable de fecha y factura (ver Figura 25).


37

Figura 25 Código creación de factura.

Hasta este punto, el código lo único que ha realizado es la identificación del usuario,

sus datos personales y la creación de la factura.

Figura 26 Código devolución de dinero.


38

La figura 26, permite conocer la cantidad de dinero que el vendedor debe dar de

cambio al cliente, según la cantidad de dinero con la que haya pagado el usuario.

Figura 27 código entrada de dinero.

En la Figura 27, se registra la entrada de dinero en la caja y se almacena los datos

de la compra.


39

Figura 28 código movimiento usuario particular.

En la figura 28, la función realiza el movimiento en la cuenta personal del usuario y

deja el registro de la compra.


40

Figura 29 Código Movimientos del día.

Figura 30 Código registro de venta


41

Por último, en la Figura 29 y 30, la función deja un registro en los movimientos del

día del negocio, y deja registro en la base de datos de ventas. Que permite hacer

un análisis posterior que se puede ver en la Figura 31.

Figura 31 Análisis de ventas.

En la Figura 31 se puede detallar un espacio que muestra las ventas del día en

efectivo, en crédito y el total, su costo de realización y la posibilidad de ver la misma

información durante un periodo determinado de tiempo. Información que es

fundamental para la realización del estado de resultados.


42

4. PRUEBAS FUNCIONALES

4.1. Caso de ejemplo en la construcción

En la construcción, se puede hablar desde diseño, cálculos, remodelación, hasta un

proyecto completo. Para hacer la prueba funcional de AUDAZ, se usa para hacer

seguimiento a un proyecto sencillo de la construcción de un Columpio. En el que se

decide utilizar AUDAZ como herramienta para hacer el seguimiento completo a este

proyecto y poder identificar fácilmente desperdicios o pérdida en materiales, gastos

injustificados, analizar el conjunto de activos con los que avanza y termina el

proyecto e identificar materiales que pueden ser utilizados para futuros trabajos. La

información almacenada en AUDAZ, permite en futuros proyectos realizar una

estimación más cerca de la realidad y tener de forma organizada y en conjunto,

cada proyecto que se va desarrollando, y de esta manera lograr ser más eficientes

y justos en el mercado.

Para iniciar todo proyecto se realiza un análisis de precios unitarios, por esta razón

se decide aumentar una función más en AUDAZ, que no se contaba durante el

avance de este proyecto, dentro de la ventana principal, que es una adaptación de

la función dosificación.

Figura 32 Análisis precios unitarios

Análisis de precios unitarios


43

Se deja un botón llamado modificar, que permite realizar modificaciones en el

porcentaje que se desea de utilidad y así calcular el precio de venta.

Aprobado por el cliente el precio de venta, se pasa a la realización del proyecto, lo

principal es la compra de materiales. Para la compra de materiales, se debe registrar

el proveedor previamente.

Figura 33 Prueba registro proveedor.

Una vez realizado el registro del proveedor, se realiza la compra de los materiales

para el columpio, que en este caso se va a suponer que son comprados al mismo

proveedor.

En la Figura 34, se puede detallar:

Las compras actuales que se están registrando

El total de la compra


44

Un campo para registrar si la compra es realizada en efectivo u otro tipo de

pago

Un botón para definir qué tipo de compra es para cada artículo, si materia

prima, si activo, producto terminado, entre otros.

Además permite registrar el número de factura, el proveedor que debe estar

registrado correctamente y el total de dinero con el que cuenta la caja, que

debe ser igual o mayor a la cantidad comprada, si es en efectivo.

Figura 34 prueba compras.

Además, la pantalla compras permite una vez finalizada la compra verificar las

compras del día, como esta es la primera compra que se realiza, debe coincidir las

compras del día con esta última compra registrada (ver Figura 35).


45

Figura 35 prueba análisis de compras.

Una vez ya tenemos los materiales, podemos verificar el inventario con el que se

cuenta y probar que todo funcione correctamente. Ver Figura 36.

Figura 36 prueba de inventario.


46

Teniendo ya todos los materiales, podemos pasar a la trasformación de estos

materiales en el producto final, el columpio (ver Figura 36).

Figura 37 prueba trasformación de materiales.

Registrado el gasto de las materias primas y la trasformación en el columpio.

Debemos tener como resultado, un cambio en las materias primas y la creación de

un nuevo producto T. por esta razón si se revisa el inventario en este momento, se

cuenta con los mismos $106.000, pero en equivalencia a 1 columpio y el sobrante

de materiales. Ver Figura 39.


47

Figura 38 Prueba inventarios otro instante.

Es claro notar en la Figura 38, que ya no existe unidades de lija, que de pegante

queda la mitad de lo que compramos, de cuerda nos queda 1.5 metros y nos queda

el 10% de lámina de madera pino para futuros usos. Además, contamos con 1

columpio que puede venderse con un costo de materias primas de $84,675, mucho

menor al pronosticado.

Para terminar, se prueba la venta del columpio que se decide vender en $150,000

y revisar que quede el registro de la venta. Para esto se hace primero el registro del

cliente que va a realizar la compra.


48

Figura 39 Prueba de ventas.

Terminada esta venta en efectivo, el dinero de la caja sube $350,0000 y queda el

registro para el análisis de las ventas (ver Figura 40). El inventario de activos

disminuyo a $21,325 que es el valor equivalente a la cantidad de materiales que

quedaron. Y ya no queda inventario de columpios.

Figura 40 prueba registro de ventas y análisis.

Conociendo la utilidad bruta y con la función gastos, que no hace parte de la entrega

de este proyecto (que AUDAZ se encuentra actualmente desarrollando), se tendrá

el estado de resultados de un periodo determinado.


49

5. CONCLUSIONES

En esta primera fase, se logró crear un software que permite guardar toda la

información relevante en cuanto a los tres procesos investigados: inventarios,

clientes y ventas. Toda esta información es exportable a Excel para su posterior

análisis con tablas dinámicas u otras ayudas. Para futuras actualizaciones del

software, se buscará que éste realice el análisis directamente, generando estados

de resultados, el balance general y análisis que son usados a diario y requieren de

apoyo de un equipo contador. De esta manera, el dueño podrá dedicarse más al

análisis y hacer correcciones con el criterio correcto y rápidamente.

AUDAZ demostró gracias a este ejemplo, la versatilidad que tiene para adaptarse a

diferentes modelos de negocio, ya que cualquier tipo de negocio requiere

administrar correctamente los recursos y analizar las ventas y movimientos diarios

que realiza.

AUDAZ, como su nombre lo dice, busca ser uno de los softwares más completos e

utilizados para cualquier tipo de emprendimiento o negocio que desee arrancar. Una

de las herramientas más útiles para esos guerreros llamados emprendedores.

Actualmente Audaz es de suma importancia para la empresa Cuchuflettos y tiene la

ventaja de poder ser personalizado y ajustado para todo tipo de empresa, ya sea

alimentos, accesorios, construcción. Y es una de las razones que han permitido a

este emprendimiento escalar y estar a la altura de muchos negocios más grandes y

con mayor nivel de inversión de capital.

En el caso de la construcción, AUDAZ permite generar un presupuesto y a la hora

de terminarse confrontar con la realidad invertida, además actualmente se ha

incorporado una función que permite manejar y controlar los horarios de los

trabajadores y a su vez hacer la liquidación de acuerdo a las necesidades de cada

empresa. Una vez un negocio desea adquirir el software de AUDAZ, el propietario

o quien tiene conocimiento del negocio, debe exponer las necesidades de su

negocio y AUDAZ con la base actual que cuenta y pequeñas modificaciones o

complementos debe entregar al cliente el diseño final que se adaptara a las

necesidades de su negocio, haciéndolo único y eficaz.

Para futuras actualizaciones se aconseja lograr un desarrollo en la Web y que este

proyecto quede aún más completo. Para esto la solución sería utilizar Django que

es un framework para aplicaciones web gratuito y open source, escrito en Python.

[12]


50

6. BIBLIOGRAFÍA

[1] Revista Dinero, http://www.dinero.com/edicion-impresa/caratula/articulo/los-negocios-del-futuro-de-empresarios-colombianos/229046, consultado el 13 enero 2017.

[2] Guía de Armonización del Modelo Estándar de Control Interno MECI

1000:2005 con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP

1000:2004, expedida por el DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

[3] Administración de la relación de clientes consultado en:

http://www.epicor.com/lac/solutions/crm.aspx el 8 de noviembre de 2016.

[4] Sistema de gestión y calidad: Manejo de inventarios consultado en

http://logisticayabastecimiento.jimdo.com/gesti%C3%B3n-de-inventarios/ el

30 de octubre 2016.

[5] Administración del efectivo y contabilidad administrativa, consultado en:

http://www.gestiopolis.com/administracion-del-efectivo-y-contabilidad-

administrativa/ el 4 de noviembre de 2016.

[6] Trabajos relacionados, http://sistemaspaez.com/gestion-simple-de-

inventarios/. Página web de descarga de software gratuito y con costo.

[7] “Resolución de problemas”, Escuela de ingenieros industriales,

Universidad de Castilla-La Mancha, link de descarga:

http://edii.uclm.es/~jmlova/Archivos/IIA/Archivos/IIA_Resolucion.pdf.

[8] Introducción a la mecatrónica, Universidad Autónoma de Nueva León,

https://prezi.com/d5r7rmcg3__x/31-metodologia-para-solucion-de-

problemas-de-ingenieria/

[9] Arquitectura de software, en Ecured, consultado en

https://www.ecured.cu/Arquitectura_de_software, el 11 de junio 2018.

[10] Arquitectura en capas, en Ecured, consultado en

https://www.ecured.cu/Arquitectura_en_Capas , el 11 de julio de 2018.

[11] Qué es Python consultado en

http://www.desarrolloweb.com/articulos/1325.php el 2 de noviembre 2016.

[12] Django, tutorial Django, consultado en

https://tutorial.djangogirls.org/es/django/ el 5 de junio 2018.

http://www.dinero.com/edicion-impresa/caratula/articulo/los-negocios-del-futuro-de-empresarios-colombianos/229046



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Santiago de Cali, Agosto 2018