Sap Busiines One PDF

SAP AG Resumen del curso - 1

SAP 2007/Pgina 1

TB1000SAP Business OneLogstica

SAP Business One

2010/Q2

Copyright 2010 SAP AG. Reservados todos los derechos.Queda prohibida la reproduccin o distribucin de cualquier parte de esta publicacin en cualquier forma o para cualquier fin sin la autorizacin por escrito y expresa de SAP AG. La informacin contenida en esta publicacin puede estar sujeta a cambios sin notificacin previa.Reservados todos los derechos.

Copyright

Notas de marcas Los productos de software suministrados por SAP AG o una de sus empresas asociadas tambin pueden contener componentes de software de otros fabricantes de software. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint y SQL Server son marcas registradas de Microsoft Corporation. IBM, DB2, OS/2, DB2/6000, Parallel Sysplex, MVS/ESA, RS/6000, AIX, S/390, AS/400, OS/390 y OS/400 son marcas registradas de IBM Corporation. ORACLE es una marca registrada de ORACLE Corporation. INFORMIX OnLine para SAP e INFORMIX Dynamic ServerTM son marcas registradas de Informix Software Incorporated. UNIX, X/Open, OSF/1 y Motif son marcas registradas de Open Group. HTML, DHTML, XML y XHTML son marcas comerciales o marcas registradas de W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA es una marca registrada de Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT es una marca registrada de Sun Microsystems, Inc. que se utiliza bajo licencia de la tecnologa desarrollada e implementada por Netscape. SAP, el logo de SAP, R/2, RIVA, R/3, ABAP, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, el logo mySAP.com y mySAP.com son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG en Alemania y en otros pases de todo el mundo. El resto de productos son marcas comerciales o marcas registradas de los respectivos propietarios.

Requisitos para el curso

Obligatorio:

Comprensin general de los conceptos empresariales Experiencia en ventas o consultora en al menos uno de los productos de

planificacin de recursos empresariales (ERP)

Familiarizacin con las aplicaciones de Microsoft Office

Pblico objet ivo

Participantes:

Consultores y personal de soporte responsable de la implementacin y soporte de los procesos empresariales del cliente con SAP Business One

Consultores responsables de proporcionar los cursos de formacin de usuarios de SAP para SAP Business One a los empleados del cliente

Empleados de los partners de PYMEs de SAP responsables de proporcionarasesoramiento competente en ventas a los clientes y de realizar presentaciones de productos eficaces

Duracin: 3 das

Contenido: Metas del curso Objetivos del curso Contenido del curso Cuadro sinptico Escenario empresarial principal

Resumen del curso

Este curso le permitir:

Describir y realizar los procesos estndar en logstica de SAP Business One

Establecer y configurar los procesos estndar en logstica que requiere su empresa

Metas del curso

Objet ivos del curso

Al finalizar este curso, podr:

Actualizar los datos maestros con SAP Business One Gestionar las actividades de aprovisionamiento con SAP Business One Actualizar los almacenes en SAP Business One Crear el modelo de los procesos de produccin en SAP Business One Vender sus artculos con SAP Business One Proporcionar soporte a su centro de servicios mediante el mdulo de

servicio de SAP Business One

Unidad 5 FabricacinUnidad 6 ServicioUnidad 7 Ejercicio de caso

prctico para procesos integrados

Unidad 1 SAP Business One: Conceptos bsicos

Unidad 2 Compras - proveedoresUnidad 3 Ventas - clientesUnidad 4 Inventario

Prlogo

Contenido del curso

Apndices

Como partner o cliente de SAP Business One, desea conocer la configuracin y procesos logsticos para entender mejor cmo aprovechar al

mximo las funciones disponibles del sistema tanto para usted mismo como para sus clientes.

En este curso, ver cmo una empresa utiliza SAP Business One. La empresa modelo, OEC Computers, es una empresa pequea que compra,

fabrica y vende equipos informticos y accesorios. A partir de este ejemplo,

ver las opciones disponibles para los procesos y configuracin del rea de Logstica.

Escenario empresarial principal

Contenido:

Qu es SAP Business One? Procesos integrados en SAP Business One Informacin para empezar a utilizar SAP Business One

SAP Business One: Conceptos bsicos

1-1

Como director general de una pequea empresa desea implementar una nueva solucin de software para mejorar la eficacia de sus procesos empresariales. Le gustara obtener ms informacin acerca de SAP Business One y de cmo utilizarlo para que sus procesos empresariales sean ms eficaces.

Situacin de ejemplo

1-2

En esta unidad, har lo siguiente:

Definir qu es SAP Business One Conocer las ventajas de la integracin en SAP Business One Comprender la estructura de documentos en SAP Business One Crear y modificar un documento

Conceptos bsicos: Objet ivo

1-3

Qu es SAP Business One: Cuadro sinptico

Tema 3: Primeros pasos


Tema 1: Qu es SAP Business One?Tema 2: Integracin de procesos

1-4

Qu es SAP Business One?

Configuracin del sistema

Compras

Gestin de almacenes

Produccin

Logstica de entrada

Logstica de salida

Marketing y ventas Servicio

Control financiero

Datos maestros

SAP Business One es una solucin de gestin empresarial diseada para pequeas y medianas empresas.

SAP Business One le proporciona acceso instantneo a informacin en tiempo real mediante un nico sistema. La aplicacin est dividida en varios mdulos y en cada uno se aborda una funcin empresarial diferente.

SAP Business One posee una interfaz de usuario fcil de usar que acta como su punto de acceso ERP central, con interfaces estndar a fuentes de datos internas y externas, ordenadores porttiles y otras herramientas de anlisis.

1-5

SAP Business One: Un verdadero sistema ERP

Una empresa. Un sistema

Ventas

OperacionesFinanzas

Servicios

?x!

Servicios

Ejecutivo

Operaciones

Ventas

Finanzas Anlisis

2380989

SAP Business One es un sistema ERP Integra las funciones empresariales

sin problemas Utiliza datos maestros para evitar la

duplicacin de datos Operacin en tiempo real Opciones variables para adaptarse a

los procesos empresariales del cliente

SAP Business One representa un nuevo tipo de software empresarial que fue diseado para satisfacer las necesidades y desafos actuales de pequeas y medianas empresas. Elimina completamente las necesidades y problemas asociados con sistemas o procesos empresariales discontinuados:

Integra y optimiza todas las funciones empresariales de ventas, marketing, clientes, finanzas y operaciones; todo en un nico sistema para que su empresa opere sin problemas

Almacena toda la informacin empresarial crtica en una base de datos para que pueda tener acceso de forma instantnea a los datos sin tener que obtener informacin de diferentes sistemas que, por lo general, no concuerdan entre ellos

Proporciona herramientas de gestin de las relaciones con los clientes (CRM) que estn completamente integradas a las operaciones back office para ayudarlo gestionar las ventas y los servicios de cliente

Tambin es un sistema flexible que se puede personalizar fcilmente y ajustarse a las necesidades de su empresa e industria

Por ltimo, pero no menos importante, SAP dise el producto desde cero, especialmente para pequeas y medianas empresas como la suya, para que pueda sacar provecho de las mejores prcticas y experiencias que SAP ha aprendido en los ltimos 30 aos y no tenga que lidiar con las complejidades.

1-6

Servidor

Correo

SDK

Plataforma de integracin B1

ServiciosBase de

datos

SAP Business One: Tecnologa

Fcilde usar

Arquitectura

Interfases

Flexible

Solucin global Navegacin sencilla Completamente integrado con Crystal Reports Informes detallados Arrastrar y vincular Integrado con las aplicaciones de Microsoft Office Arquitectura cliente/servidor de dos niveles

("cliente grueso") Basado en Win 32/64, C++ Microsoft SQL Server Versin comprobada Configuracin sencilla Formularios Consultas Campos definidos por el usuario Valores definidos por el usuario para bsquedas SDK (interfase de programacin para VB, C/C++

y Java) Plataforma de integracin B1 (B1iSN)

ClienteSDK

Copia seg.

RSP

SAP Business One est basado en una arquitectura cliente/servidor de dos niveles. El servidor ejecuta un servidor de base de datos como una memoria de datos central (Microsoft SQL Server). La mayor parte de la aplicacin reside en el cliente ("cliente grueso"). Esto implica que la gestin se realiza localmente y que es independiente del rendimiento del servidor.

SAP ofrece un kit de desarrollo de software (SDK) para SAP Business One. Puede utilizar este kit para aadir sus propias funciones programadas en Visual Basic (VB), C/C++ y Java. El SDK se ejecuta en el servidor o en el cliente, segn la finalidad. Una plataforma de integracin (B1i) proporciona una interfaz para integrar SAP Business One a una infraestructura de sistema de una empresa ms grande.

SAP Business One incluye un gestor de servicios y servicios para el envo de mensajes de correo electrnico, faxes y SMS desde SAP Business One (servicio de correo) y la creacin regular de copias de seguridad de bases de datos (servicio de copia de seguridad). Remote support platform (RSP) es una herramienta automatizada que admite soporte global al supervisar proactivamente el status de mantenimiento e integridad de las bases de datos y enviar los resultados al soporte de SAP.

SAP Business One proporciona funciones generales que cubren todas las reas empresariales, as como algunas mejoras innovadoras, como Customer Relationship Management (CRM), gestin de contactos y valores definidos por el usuario.

Las versiones por pases se desarrollan continuamente para cumplir los requisitos especficos del pas. La interfase de usuario ya se ha traducido a la mayora de los idiomas principales y los usuarios pueden

cambiar entre los idiomas que necesitan.

1-7

SAPChannel Partner

Portal

Dnde encuentro ms informacin?

Soluciones

Planificacin de release Caractersticas y funciones ...

Servicio y soporte Actualizaciones y parches Centro de soporte Peticin de clave de licencia ...

Formacin Descarga de material de formacin Formacin online ...

Asociacin con SAP Sociedades Proceso de certificacin ...

Marketing y ventas Recursos de marketing Herramientas de ventas Informacin de la competencia ...Desarrollo de soluciones

Kit de desarrollo de software

La mejor fuente de informacin relacionada con SAP Business One es el SAP Channel Partner Portal. Es necesario ser un partner de pequeas y medianas empresas, cliente o empleado de SAP para acceder al portal. Existen tambin portales locales disponibles por pases y regiones.

Pregunte a su instructor por el enlace actual al SAP Channel Partner Portal. Desde aqu, puede navegar a distintas reas que ofrecen informacin sobre soluciones, desarrollo de soluciones, servicio y soporte, asociacin con SAP, marketing y ventas, y formacin.

Puede obtener ms informacin sobre el portal de pequeas y medianas en el curso TB1200 SAP Business One: implementacin y soporte.

Los clientes tienen acceso a un portal de partner de cliente. SCN (SAP Community Network) es otro recurso para compartir informacin y brindar soporte a la

comunidad para cualquier persona interesada. Cualquier persona puede registrarse para ser un usuario de SCN.

1-8

Qu es SAP Business One: Resumen del tema

Puntos clave de este tema:

SAP Business One es una aplicacin de planificacin de recursos empresariales (ERP) especialmente diseada para pequeas empresas.

Utiliza una arquitectura cliente/servidor de dos niveles. Los procesos de integracin se pueden implementar entre empresas y

sistemas.

SAP Channel Partner Portal proporciona el mejor recurso para obtener informacin actualizada de SAP Business One y soporte disponible de SAP.

1-9

Integracin de procesos: Cuadro sinptico




1-10

SAP Business One: Integracin


Compras

Gestin de almacenes

Produccin

Logstica de entrada

Logstica de salida


Control financiero

Datos maestros

reas de logstica principales dentro de SAP Business One: Compras y logstica de entrada Marketing, ventas y logstica de salida Gestin de almacenes Produccin Servicio Los datos maestros son comunes a todas las reas de logstica. El control financiero es la base de todas las reas de logstica. La configuracin del sistema controla las variaciones de procesos.

1-11

SAP Business One: Integracin de procesos

Proceso de compras

Proceso de MRP

Proceso de fabricacin

Proceso de ventas

Proceso de servicio

Ejemplo de integracin de procesos empresariales de una pequea empresa: Un cliente realiza un pedio de un ordenador hecho a medida. Se realiza una orden de fabricacin para que se cree el ordenador. Se compran los materiales para los componentes del ordenador mediante el proceso de

aprovisionamiento: pedido, pedido de entrada de mercancas y factura de proveedores. Cuando se reciben los materiales, se emiten como componentes para la orden de fabricacin. El ordenador se crea y se informa que el artculo est completo y se lo coloca en el inventario de

elementos terminados. El artculo serializado se entrega al cliente. Cuando se emite, el sistema automticamente crea un

registro del equipo del cliente que muestra la venta al cliente y un contrato de garanta de servicio. Si el cliente tiene un problema en el futuro, se crea una llamada de servicio. Segn el contrato de garanta de servicio, hay un acuerdo del nivel de servicio para el tiempo de

respuesta y de solucin del problema.

1-12

Demostracin y discusin de integracin de procesos

1-13

Integracin de procesos: Resumen del tema

Puntos clave del tema de integracin de procesos:

Procesos bsicos en SAP Business One: Compras Ventas Inventario Produccin Servicio

1-14

Primeros pasos: Cuadro sinptico




1-15

Seleccionar sociedad GL

GestinFinanzasOportunidades de ventaVentas clientesCompras proveedoresInterlocutores comercialesGestin de bancosInventarioProduccinMRPServicioRecursos humanosInformes

Mdulos Arrastrar y vincular

OEC ComputersJefe de ventas

Men principal

Mi men

Empresa

Usuario

Gestin Seleccionar sociedad GL

Servidor

Bases de datos de la empresa

Puede navegar en SAP Business One mediante el men principal. El men principal organiza las funciones de las aplicaciones individuales en una estructura de rbol. En la parte superior izquierda se muestra el nombre de la empresa y el nombre del usuario actual.

Seleccione Gestin Seleccionar sociedad GL para modificar el servidor, que almacena los datos de la empresa. En una tabla se muestran las empresas archivadas en el servidor seleccionado. Siempre y cuando su usuario exista en una empresa, puede cambiar a una empresa diferente directamente. Tambin puede cambiar de usuario sin salir del sistema.

Una razn por la cual es posible que utilice varias empresas: Una razn por la cual es posible que cambie un usuario:

1-16

Barra de mens y barra de herramientas

Fichero Tratar Datos Ir a Herramientas Ventana Ayuda

Presentacin preliminarImprimirEnviar correo electrnicoEnviar SMS

Enviar fax

Exportar a MS-EXCEL

Exportar a MS-WORD

Lanzar aplicacin

Bloquear pantalla

General Para navegar entre registros de datos

Barra de mensVista Mdulos

Buscar

Aadir

Primer reg.datos

Registro de datos anterior

Registro datos sig.

ltimo reg.datos

Barra de herramientas

Exportar a PDF

La barra de mens de SAP Business One se muestra en la parte superior de la pantalla. La barra de mens contiene el men estndar de Windows (Fichero, Tratar, Ventana, Ayuda), as como funciones genricas de SAP Business One.

La barra de herramientas se muestra debajo de la barra de mens. La barra de herramientas es una recopilacin de iconos que permiten acceder con facilidad a funciones de uso comn. Las funciones representadas por los iconos se encuentran disponibles tambin en la barra de mens.

Las funciones activas aparecen con color y las inactivas en gris. Puede seleccionar las barras de herramientas que se mostrarn o se ocultarn. Para ocultar o mostrar una barra de herramientas, haga clic con el botn derecho en el rea de barra de herramientas y active o desactive la barra de herramientas que desee.

1-17

Datos maestros de interlocutor comercial

Funciones en un formulario

Ctrl + doble clic

Descripcin original:

Nueva descripcin:

Telfono mvil

?

Negrita Cursiva

Lista de seleccinLista desplegableFlecha de enlace Cdigo

NombreMonedas

Tel.1Tel.2Telfono mvilFaxCorreo electrnico

Cliente

El grfico muestra el formulario de datos maestros del interlocutor comercial. Este formulario nos sirve como ejemplo para explicar algunas de las funciones genricas de cualquier formulario de SAP Business One.

SAP Business One ofrece dos herramientas de entrada: Lista de seleccin: seleccione el icono situado a la izquierda del campo para abrir una ventana nueva con una lista de todas las entradas posibles. Lista desplegable: seleccione el icono situado a la derecha del campo para abrir una lista desplegable con todas las entradas posibles.

La flecha de enlace es una herramienta muy eficaz. Le permite abrir ventanas con informacin relacionada.

Si el usuario dispone de la autorizacin correspondiente podr modificar los denominadores de campo seleccionando la tecla Ctrl y haciendo doble clic en el denominador al mismo tiempo.

En la parte inferior de cada pantalla, encontrar la barra de status que muestra siempre el nombre, la longitud y el contenido del campo actual. Adems, si activa la opcin de men Vista Informacin sistema, el sistema mostrar adems informacin tcnica sobre el campo, que puede utilizar para crear consultas o bsquedas formateadas, o que puede necesitar si trabaja con el Kit de desarrollo de software.

Puede utilizar los cuatro campos situados a la derecha para visualizar datos adicionales de un objeto. El sistema muestra estos datos al utilizar el objeto en la ventana activa. Esto significa, por ejemplo, que puede visualizar el nmero de telfono de un cliente mientras registra un pedido.

Nota: Los datos maestros se abren en el modo de creacin. Pase al modo de visualizacin para buscar datos. Para los documentos, los modos estn anulados.

1-18

Personalizar ventanas y parametrizaciones

Accesos rpidos definidos por el usuario

Men definido por el usuario

Formularios

InformesConsultas

Enlaces

Mdulos Arrastrar y vincular Mi men


Men principal

OK Cancelar

ListaAsignacin

Acceso rpido Ventana actual:F2

Mdulo Ventana

GestinFinanzasOportunidades de ventaVentas clientesCompras proveedoresInterlocutores comercialesGestin de bancosInventarioProduccinMRPServicio

PedidoPedido de entrada de mercancasDevolucin de mercancasSolicitud de anticipo de proveedoresFactura de anticipo de proveedoresFactura de proveedoresAbono de comprasFactura de reserva de proveedoresPrecio de entregaImpresin documentosInformes de compras

Asignar Eliminar

Configurar

En Herramientas Accesos directos de usuario Configurar, el sistema le permite asignar las teclas de funcin de F2 a F12 a las operaciones ms utilizadas. A continuacin, podr iniciar estas operaciones con slo pulsar la tecla de funcin correspondiente. La tecla de funcin F1 est reservada para acceder a la ayuda online.

Adems, los usuarios pueden crear un men personalizado con las operaciones de su preferencia y consultas de uso frecuente. Seleccione Herramientas Mi men para actualizar el men de usuario.

Los valores estndar se pueden establecer para cada usuario. Puede cambiar las parametrizaciones de las columnas de un documento para cada usuario. Una vez que

establezca las parametrizaciones, los valores estndar se aplicarn automticamente cada vez que el usuario entre en el sistema.

1-19

GestinFinanzasOportunidades de ventaVentas clientesCompras proveedoresInterlocutores comercialesGestin de bancosInventarioProduccinMRPServicioRecursos humanosInformes

Mdulos Arrastrar y vincular


Men principal

Mi men

Personalizar el men principal

Parametrizaciones de formulario Men principal

GestinFinanzasVentas/clientes...

Muestra solamente los mdulos y lasopciones de men para los que el usuario tiene autorizacin.

Opcin de men

Seleccione manualmentelas opciones de menque desee visualizar.

Visible

Aplicar autorizaciones

Todos los usuarios del sistema pueden determinar los mdulos y las opciones de men que se mostrarn en el men principal.

Visible: cuando esta casilla est seleccionada, el mdulo/opcin de men se visualiza en el menprincipal. Cuando esta casilla no est seleccionada, el mdulo/opcin de men no se visualiza.

Aplicar autorizacin: este pulsador slo es relevante para usuarios normales. A diferencia de los superusuarios, es posible limitar para los usuarios normales determinadas acciones

y opciones de men en funcin de las autorizaciones. Al seleccionar el pulsador Aplicar autorizacin, un usuario normal puede definir el men principal para

que muestre solamente los mdulos y las opciones de men autorizados.

1-20

Concepto de datos maestros

Interlocutores comerciales

Artculos

Direcciones Condiciones de pago Listas de precios Cuenta asociada

Cuentas de existencias Almacenes Grupos de artculos Propiedades del artculo Listas de precios

SAP Business One realiza un seguimiento de las actividades empresariales mediante documentos como pedidos, facturas, rdenes de fabricacin, pedidos de cliente y ms.

Cada uno de esos documentos se construye a partir de fragmentos de datos reutilizables ms pequeos llamados datos maestros.

Los datos maestros hacen referencia a la informacin clave que describe a los clientes, proveedores y clientes potenciales as como los artculos que su empresa compra y vende.

La creacin de documentos a partir de datos maestros incrementa la productividad, asegura la consistencia de los datos y disminuye los errores.

Es fcil buscar interlocutores comerciales e informacin de artculos cuando introduce documentos de compra y de venta. Un icono de lista de seleccin est disponible en los campos de interlocutor comercial y nmero de artculo en los documentos de marketing. Use el icono de lista de seleccin para hacer que la lista de seleccin se muestre. Puede buscar en la lista o usar caracteres con comodines para buscar.

1-21

Estructura comn de datos para documentos de market ing

Datosgenerales del documento

Contenido

Interlocutor comercialNombrePersona de contacto

NmeroStatusFecha de contabilizacin

Artculo/Servicio

Artculo/Cat. N Cantidad12

DestinatarioPagar aClase de expedicin

Logstica Finanzas

Comentarios de diarioCondiciones de pagoInformacin fiscal

Comprador/Vendedor Total antes del desc.% de descuento

Total pago vencidoComentarios

Informacin general(Pie de pgina)

Contenido del documento

Todos los documentos de compras y de ventas comparten una estructura similar. Los documentos de compras y de ventas se denominan con frecuencia "Documentos de marketing".

En general, el documento se divide en: la parte superior (cabecera) con la informacin general, la parte intermedia con la informacin de diferentes etiquetas y los datos especficos del artculo (para acceder a ms datos especficos en los detalles de lnea, haga doble clic en una lnea), y la parte inferior (pie de pgina) con ms informacin general.

La parte intermedia tiene tres fichas: La ficha Contenidos, donde se introduce toda la informacin especfica acerca de los artculos o servicios solicitados, como cantidad, precio, nmero de artculo y descripcin La ficha Logstica, que contiene los detalles acerca de dnde se enviarn los artculos y los servicios como tambin los pagos. El mtodo de envo tambin se especifica aqu. La mayora de los datos se obtiene de datos de la empresa y datos del proveedor maestros y preconfigurados. La ficha Finanzas contiene la informacin de la cuenta de mayor (G/L) relevante para la compra obtenida de los datos maestros de contabilidad financiera. La mayora de los datos que se muestran en estas fichas proviene por defecto de los datos maestros. Los valores se pueden modificar mientras se trabajar en los documentos. Estos cambios afectarn el documento, pero no modifican los registros de los datos maestros.

1-22

Tipo de lnea en documentos de compras y de ventas

Clase N de artculo Descripcin de artculo Cantidad Precio Total (ML)

Contenido

A1005 Impresora color 1 14,76 214,76

A1006 Impresora chorro de tinta 1 19,99 99,95

T El artculo A1006 se agotar pronto. Subtotal, impresoras 314,71A1001 Cartucho negro 10 7,50 75,00

A1006 Cartucho color 10 9,10 91,00 Subtotal, cartuchos 166,00

Total antes del descuento 480,71En los documentos de compras y de ventas, puede seleccionar el tipo de

lnea.

Parametrizaciones de formulario-Formato de tabla

Seleccionar

En los documentos de compras y de ventas, puede seleccionar el tipo de lnea en la etiqueta Contenidos.

La vista por defecto del sistema no incluye la columna de tipo y se puede tratar con Parametrizaciones de formulario. Debe seleccionar el indicador Tipo en la etiqueta Parametrizaciones de formulario -Formato de tabla.

Las opciones para los tipos de lnea son: Espacio en blanco: en una lnea normal de artculo, este campo est vacoT: para una lnea de texto: para una lnea de subtotalA: Si el documento es una oferta, dispone de la opcin A para una lnea de artculo alternativo. Un

artculo alternativo no se tiene en cuenta en los clculos de suma. Puede cambiar el formato de cualquier lnea de la ficha Contenidos de cualquier documento de compra

de SAP Business One para insertar texto o un subtotal de la lnea anterior. Simplemente haga clic en la lista desplegable en el campo Tipo y seleccione T (para texto) o (para subtotal). Cuando selecciona T, se muestra la ventana del Editor de texto. Desde aqu, inserte texto predefinido de la lista desplegable o inserte su propio texto. Esto es muy til cuando desea transmitir instrucciones especficas a su proveedor acerca de cmo se deben fabricar, gestionar o enviar los artculos.

1-23

Ayuda online y mensajes del sistema

Ayuda online

Ayuda sensible al contexto Ayuda a nivel de campo Descripcin de sntomas y soluciones Descripciones de soluciones orientadas a la

tarea

Log de mensajes de sistema

Errores, advertencias e informacin Historial de mensajes Enlaces directos a secciones de ayuda

relevantes

Puede usar la ayuda online de SAP Business One de varias formas. Si pulsa F1, obtiene ayuda sensible al contexto; es decir, ayuda acerca de la pantalla especfica en la que se encuentra. Use Shift + F1 para obtener ayuda de contexto de campo.

Al seleccionar Ayuda Support Desk Buscar una solucin desde la barra de men de la ventana principal, se muestra una ventana de la biblioteca SAP, que le permite buscar una solucin mediante palabras clave.

El panel Log de mensajes de sistema muestra los ltimos 50 mensajes del sistema que se mostraron en la ventana de la aplicacin del cliente actual desde la ltima entrada al sistema.

Este panel se muestra en la parte inferior de la aplicacin SAP Business One, pero puede cerrarlo, moverlo y cambiarle el tamao, al igual que con la ventana de cualquier otra aplicacin.

La ventana muestra errores, advertencias o mensajes informativos. Es posible que se muestre en la lnea un hiperenlace a ficheros de ayuda relevantes. Haga clic para

obtener informacin detallada en el mensaje. Cuando est disponible, el mensaje del sistema mostrarun identificador nico de ocho o nueve dgitos. Puede utilizar este ID como una clave de bsqueda en la ayuda online.

Se muestra la fecha y hora del mensaje. Puede cambiar el formato de la fecha y hora en el rea de Parametrizaciones generales. Gestin Inicializacin sistema Parametrizaciones generales ficha Visualizar campos Formato de fecha y Formato de tiempo.

1-24

Arrastrar y vincular

Lista de todas las ofertas del artculo M00001

Ventas/clientes

Entrega

Factura de clientes

Arrastrar y vincular

Oferta de ventas

Devoluciones

Abono de clientes

Pedido de cliente

Detalles de la entrega

Detalles de facturas de clientes

Detalles de la oferta

Detalles de devoluciones

Detalles de abono de clientes

SAP Business One

OEC ComputersDirector

Detalles del pedido de cliente

Nmero de artculoDescripcin

Clase de artculo

Lista de precios Lista de precios de compra 01Grupo de artculos

M00001Almohadilla de ratn

ArtculosAccesorios

Datos maestros artculo

Descripcin extranjera

Arrastrar y vincular es un mtodo particularmente eficaz para enlazar dos objetos empresariales y crear una consulta.

La pantalla de la derecha muestra los datos de un registro maestro de artculo. Si desea conocer las ofertas que se han realizado para este artculo, slo tiene que arrastrar el campo Nmero de artculo a la entrada Ofertas del rbol Arrastrar y vincular. El sistema mostrar una lista de todas las ofertas del artculo M00001. Si la lista es demasiado larga, puede filtrarla para mostrar slo los resultados en los que est interesado.

Puede limitar las autorizaciones por usuario para el uso de los informes: Gestin Inicializacin sistema Autorizaciones Autorizaciones generales, seleccione General Arrastrar y vincular.

1-25

Parmetros de visualizacin

Idioma Color Unidad de longitud estndar Unidad de peso estndar Formato de fecha, separador de fecha Formato de tiempo Visualizar monedas en la parte derecha Decimales, separador de decimales y

separador de millares

En Gestin Inicializacin sistema Parametrizaciones generales en la ficha Visualizar, puede cambiar diferentes parmetros de visualizacin.

En la ficha Fondo, puede seleccionar una imagen de fondo.

1-26

Primeros pasos: Resumen del tema

Puntos clave de este tema:

Los usuarios pueden navegar mediante mens estndar o personalizados.

Puede asignar teclas de funcin a las operaciones ms utilizadas. La informacin del sistema y los ficheros de ayuda estn disponibles

en cada pantalla.

Los documentos de compras y de ventas tienen una estructura similar. Arrastrar y vincular brinda a los usuarios la capacidad de ejecutar

consultas dinmicas al enlazar dos objetos empresariales.

1-27

Ejercicios para comenzar

1-28

Conceptos bsicos: Resumen de la unidad

Ahora podr:

Definir SAP Business One Explicar las ventajas de la integracin en SAP Business One Comprender la estructura de documentos en SAP Business One Crear y modificar un documento

1-29

Contenido: Introduccin al proceso de aprovisionamiento Compra de artculos Compra de servicios Solucin de problemas en la compra

Compras - proveedores

2-1

En esta unidad, har lo siguiente: Dominar los pasos bsicos del proceso de aprovisionamiento para la

compra de artculos o servicios Comprender las consecuencias que tiene cada paso en el inventario y

en la contabilidad Solucionar los problemas que surjan de una entrega de proveedor o

facturacin

Compras - proveedores: Objet ivo

2-2

Adquiere las mercancas de almacn de proveedores externos. Generalmente, se utiliza el documento de pedido para solicitar mercancas. No obstante, en algunos casos, puede realizar el pedido por telfono y su proveedor entrega los artculos de forma inmediata. En este caso, el proceso diseado en el sistema debe ser tan corto y rpido como sea posible.

Si las mercancas suministradas no cumplen con el estndar de calidad, puede devolverlas al proveedor. Esto puede ocurrir antes o despus de recibir la factura.

Adquiere servicios, como servicios de diseo web y paisajismo, de proveedores mediante pedidos. Otros servicios como la electricidad o el alquiler se adquieren sin pedidos.

Compras - proveedores: Situacin de ejemplo

2-3

Compra de art culos: Cuadro sinptico

Tema 3: Solucin de problemas en la compra


Tema 1: Compra de artculos

Tema 2: Compra de servicios

2-4

Compra de art culos: Resumen del proceso

Pedido Pedido de entrada de mercancas

Factura de proveedores

Pago efectuado


Compras

Gestin de almacenes

Produccin

Logstica de entrada

Logstica de salida


Control financiero

Datos maestros

El proceso de compras no es simplemente realizar un pedido y pagar por lpices y sujetapapeles. En cambio, la compra es el proceso de asegurar que un flujo constante de materiales necesarios llegue a su empresa cuando y donde lo necesite. Como una aplicacin de gestin empresarial global, SAP Business One lo ayuda a realizar el proceso de compras, empezando con un pedido y siguiendo con el resto de los documentos de compra. SAP Business One captura informacin automticamente a cada paso para que siempre conozca lo que hay en el inventario como tambin el estado financiero actualizado de su empresa. La visualizacin en tiempo real ayuda a identificar posibles insuficiencias de stock antes de que sucedan. La informacin precisa del historial ayuda a realizar un seguimiento de los proveedores que siempre cumplieron.

El grfico muestra los procesos de cuatro partes bsicas: pedir, recibir y pagar por las mercancas o los servicios.

El pedido (PO) es el documento que proporciona al proveedor especificando los artculos o servicios que desea comprar, incluidas las cantidades y los precios acordados.

El pedido de entrada de mercancas es el documento que muestra la entrega de las mercancas del proveedor a la empresa. Se usa para actualizar las cantidades y los valores del inventario.

La factura de proveedores (o documento de proveedores) es el documento en el cual el proveedor introduce la informacin de la factura del proveedor y establece el pago.

El pago efectuado es el documento que le indica al sistema que enve un pago al proveedor. Hay, en general, cuatro formas de efectuar un pago: efectivo, cheques, tarjetas de crdito y transferencias bancarias. Tambin hay disponibles otras formas de pago especficas del pas. En SAP Business One, se puede acceder a la funcionalidad y a los informes asociados con el procesamiento de pagos mediante el mdulo de gestin de bancos.

2-5

Pedido

Actualmente hay 10 impresoras en stock. Se realiza un pedido por 5 impresoras ms al proveedor Cinco aparecen en los informes de inventario como se solicitaron 15 estarn disponibles Aunque solamente 10 estarn fsicamente en stock

Definicin de pedido: un pedido es un documento comercial emitido por un comprador a un vendedor especificando los artculos (mercancas o materiales) o servicios, junto con las cantidad y precios acordados, que el vendedor debe proporcionar al comprador.

Efectos en el inventario y en la contabilidad: cuando un pedido se aade a SAP Business One, no se produce ningn cambio de contabilidad basado en valores. Sin embargo, las cantidades de los pedidos se enumeran en la gestin de stocks. Puede visualizar los artculos y las cantidades pedidas en diversos informes y ventanas, como el informe de status de almacn y la ventana de datos maestros de artculo. Obviamente, tener acceso en tiempo real a esta informacin puede desempear un papel clave en la optimizacin de los procesos empresariales de gestin de stocks y de compra de una empresa.

Cmo se usa la informacin almacenada en el pedido? Normalmente, cuando se reciben mercancas, los pedidos se comparan con los documentos de embalaje y las facturas de proveedor antes de que se efecte el pago de las facturas. En SAP Business One, este proceso se realiza de forma automtica: el pedido se puede enlazar al pedido de entrada de mercancas (informacin del documento de embalaje), el cual se puede enlazar a la factura de proveedores (informacin de la factura del proveedor), lo que permite que la informacin sea coherente y se conserve durante todo el proceso. Nunca debe introducir datos dos veces.

2-6

Datos maestros clave en la compra: Proveedor

Todas las transacciones de compra

Una o varias cuentas asociadas para proveedores

Transaccionesposibles

Proveedores

En SAP Business One existen tres clases de registros maestros de interlocutores comerciales: proveedores, clientes y clientes potenciales. Los datos del proveedor identifican quin provee las mercancas y los servicios. Los registros maestros de proveedor se utilizan para gestionar todas las transacciones de compra. La

contabilidad gestiona las transacciones relevantes de una o varias cuentas asociadas. Los cdigos de proveedores son alfanumricos y no deben coincidir con los nmeros de cuenta de mayor. Los cdigos no pueden contener operadores matemticos, ya que se interpretaran incorrectamente en la base de datos SQL. Sin embargo, se pueden utilizar caracteres de subrayado.

Antes de que se puedan crear documentos de compra, el proveedor debe figurar en la lista de interlocutores comerciales de SAP Business One.

Para localizar la informacin de proveedor existente, haga clic en el pulsador del lado derecho del campo Proveedor en la cabecera del documento o pulse la tecla Tab en el campo Proveedor. Apareceren una ventana emergente la Lista de interlocutores comerciales.

Si est autorizado, podr introducir nueva informacin de proveedor al crear un documento de compra. Para ello, haga clic en el pulsador Nuevo en la parte inferior de la ventana emergente Lista de interlocutores comerciales.

Si desea emitir un cheque al proveedor o realizar una transferencia bancaria mediante el asistente de pago, asegrese de haber definido el mtodo de pago en el registro de datos maestros de interlocutor comercial de proveedor.

2-7

Direcciones del pedido

Proveedor

Direccin de entrega

Direccin de pago

Pedido

Ficha Logst icaEmpresa/Almacn

Es importante conocer cmo se usan las direcciones de entrega y de pago en el proceso de compras. La direccin de entrega proviene de dos lugares, segn las parametrizaciones elegidas en el campo

Servicio/Clase de artculo. La direccin de entrega de la empresa se muestra en la ficha Logstica y est definida en el mdulo

Gestin. La direccin se usa para documentos de compra de servicios. La direccin de entrega del almacn se usa para documentos de compra de artculos. La direccin se

obtiene del almacn asociado con la primera lnea en el documento. Las parametrizaciones se encuentran en Parametrizaciones de documento Utilizar direccin de almacn. Las direcciones de almacn se pueden configurar y cambiar en Definiciones Inventario Almacn.

Direccin de pago: esta informacin se muestra en la ficha Logstica y est definida en el registro de datos maestros de interlocutor comercial de proveedor. Asegrese de que la direccin de pago es la que desea para una compra determinada, ya que la informacin se imprime en el cheque cuando se emite el pago.

Las direcciones se pueden sobrescribir en un documento de compra.

2-8

Datos maestros clave en la compra: Art culos

Campos maestros del artculo tiles en la compra Proveedor por defecto Nmero de catlogo del fabricante Unidad de medida de compras Campos obligatorios para artculos importados Informacin fiscal

En el proceso de compras, los datos maestros de artculo identifican lo que se est comprando. Con frecuencia, se compran, se incluyen en el inventario y se venden los mismos artculos. La

informacin es la misma, solamente se usa de forma diferente. Esta es la ventaja de usar un registro maestro de artculo, el cual se puede copiar en cualquier documento de los mdulos de compra, venta, produccin, MRP, inventario y servicio.

La cabecera del registro de datos maestros de artculo contiene informacin general acerca del artculo, incluido un nmero de ID nico asignado por el usuario, una descripcin (incluida una descripcin en un idioma extranjero) y parametrizaciones para determinar el tipo de artculo, el grupo al que pertenece y la lista de precios aplicable. Las casillas de seleccin situadas a la derecha indican si el artculo se mantiene en el inventario y si se ofrece para la compra o venta (en muchos casos, ambas opciones son vlidas). El artculo se puede marcar como un activo fijo con otra casilla de seleccin.

La ficha General de la ventana Datos maestros de artculos contiene informacin variada acerca del fabricante del artculo, identificadores adicionales, mtodos de envo y mtodo de emisin.

La ficha Datos de compra indica el proveedor principal que vende el artculo, cmo identificar el artculo en un catlogo, las unidades de medida utilizadas para el artculo con fines de compra y el tamao real del artculo. Si el artculo cuenta con un historial de compra, puede hacer clic en el icono del grfico, en la parte inferior izquierda de la ficha, a fin de visualizar un anlisis grfico de compras.

En un documento de compra, puede ubicar la Lista de artculos (mercancas y materiales), al pulsar la tecla Tab desde el campo N de artculo en la ficha Contenido del documento. De la ventana emergente, puede seleccionar datos de la lista o introducir nuevos datos al hacer clic en el pulsador Nuevo.

2-9

Documentos preliminares de documentos de compra y de venta

Proveedor / Cliente

DocumentoDocumento

Artculo Descr. Cantidad Precio

Y1000

A03 Impresora 20 249,90 B10 Cartucho 40 4,50

Proveedor / Cliente

Documento Documento -- documentos preliminaresdocumentos preliminares


Y1000


Proveedor / Cliente

DocumentoDocumento


Y1000


Grabarcomo

documento preliminar Aadir

Puede grabar cualquier documento de compra o de venta como un documento preliminar. Cuando introduce un documento, puede seleccionar Fichero Grabar como borrador.

Los borradores se usan con frecuencia cuando es necesaria la aprobacin para crear un pedido. El documento se graba como un documento preliminar y, a continuacin, el documento preliminar se enva al autorizador. Una vez aprobado el documento, el pedido se aade y se enva una copia al proveedor.

Puede visualizar una lista de todos los documentos preliminares. Seleccione Ventas - clientes Informes de ventas Documentos preliminares o Compras - proveedores Informes de compras Documentos preliminares.

Puede seleccionar todos los documentos grabados como documentos preliminares. Si hace doble clic en un documento de la lista, puede visualizarlo y tratar los datos. Si selecciona Aadir, aade el documento.

Los documentos preliminares permanecen en el sistema despus de haber sido tratados. Nota importante: Debe eliminar especficamente los documentos preliminares que ya no necesita.

2-10

Salida de documentos

Proveedor / Cliente

DocumentoDocumentoY1000


Presentacin preliminar Impresin

Y1000

A03 20 piezas 49,90B10 40 piezas 4,50

Total 1178...

Y1000

A03 20 piezas 49,90B10 40 piezas 4,50

Total 1178...

Fichero Presentacin preliminar Fichero Imprimir Fichero Exportar

Y1000

A03 20 piezas 49,90B10 40 piezas 4,50

Total 1178...

Fichero (PDF, Texto, XML, MS Word, MS Excel o Imagen)

Fichero Enviar Correo electrnico Fichero Enviar

Fax

Cuando crea un pedido, puede enviar rpidamente una copia por correo electrnico al proveedor para que tramite el pedido. Tiene tambin la opcin de imprimir, enviar por fax o exportar cualquier documento que crea en el proceso de compras o de venta.

Se puede ver el layout de un documento impreso en pantalla. Al introducir la operacin comercial, seleccione Fichero Presentacin preliminar o el icono de presentacin preliminar.

Existen dos formas de imprimir los documentos de compras o de ventas. El documento se puede imprimir inmediatamente despus de introducir la operacin comercial. Seleccione Fichero Imprimir o el icono de impresin. Se pueden imprimir varios documentos simultneamente (todas las facturas de un da, por ejemplo). Seleccione Compras proveedores Impresin documento o Ventas proveedores Impresin documento. Los documentos que ya se han imprimido, se pueden volver a imprimir. Esta funcin de impresin de documentos permite imprimir varios documentos a la vez al generar y mostrar una lista de documentos segn las especificaciones del usuario. El usuario puede decidir si imprime la lista completa o slo determinados documentos.

El curso TB1200 Implementacin y Soporte proporciona informacin sobre cmo disear documento. La funcionalidad Exportar a fichero permite exportar los documentos a diferentes tipos de fichero.

Cuando haya introducido la operacin comercial, seleccione Fichero Exportar Notas: Instale Outlook Integration para usar la salida de correo electrnico. La funcin de fax requiere

un software add-on especfico.

2-11

Pedido de entrada de mercancas

Actualmente hay 10 impresoras en stock Se realiz un pedido por 5 impresoras ms al proveedor El proveedor entrega 5 Despus de recibir las mercancas, hay 15 en stock

Definicin de un pedido de entrada de mercancas: en SAP Business One, un pedido de entrada de mercancas se crea cuando recibe mercancas de un proveedor. En la mayora de las empresas, la persona en el almacn o en la oficina responsable de recibir entregas o envos realiza el pedido de entrada de mercancas. Para servicios, la persona a la cual se brindan los servicios, por lo general, emite el documento.

Cmo crear un pedido de entrada de mercancas: se puede crear un nuevo pedido de entrada de mercancas al seleccionar el nombre del documento en el men del mdulo, o se puede crear a partir de una orden existente. Si basa el pedido de entrada de mercancas en un pedido existente, puede copiar todos los datos contenidos en el pedido o usar el asistente de creacin de documentos para seleccionar los datos que desea copiar de uno o ms pedidos existentes. An si copia todos los datos de un pedido existente, puede modificar las cantidades y los precios, como tambin las fechas, proveedor e informacin del artculo, antes de contabilizar (aadir) el documento.

Independientemente de cmo cree el pedido de entrada de mercancas, no debera haber diferencias entre los datos del pedido de entrada de mercancas y el documento de expedicin del proveedor (documento de embalaje) enviado con los artculos, porque los detalles en el documento del proveedor estn vinculados legalmente. Si hay diferencias entre los datos del pedido de base y el documento de expedicin del proveedor, debe solucionarlo con el proveedor antes de contabilizar el pedido de entrada de mercancas.

Impacto de un pedido de entrada de mercancas en la contabilidad y en el inventario: es importante que las cantidades y los precios del pedido de entrada de mercancas coincidan con el documento de expedicin del proveedor. A diferencia de un pedido, un pedido de entrada de mercancas no se puede modificar una vez aadido a SAP Business One porque activa transacciones de inventario y (cuando se utiliza un inventario permanente) de contabilidad.

2-12

Dos opciones para crear un documento de seguimiento: Copiar a/Copiar de

Copiar a Copiar de Abra el documento grabado para

copiar Todos los artculos copiados a un documento nuevo No hay opciones disponibles acerca de cmo se copian los artculos Sin embargo, puede eliminar artculos y ajustar cantidades despus de copiar

Introduzca un interlocutor comercial en un documento nuevo Elija uno o varios documentos de la lista El asistente de creacin de documentos le permite: personalizar las lneas y

cantidades copiadas seleccionar el tipo de cambio que se utilizar

Documentos de compra creados en cado uno. Por lo general, un pedido se convierte en un pedido de entrega de mercancas que registra la entrega del proveedor y finalmente en una factura de proveedores cuando se recibe la factura del proveedor.

Puede copiar rpidamente un documento al siguiente documento de la secuencia mediante el pulsador Copiar a. El documento original se llama documento base; el documento que crea desde l se llama documento de destino. Crear un documento tomando otro como base ahorra tiempo y esfuerzo. Tambin reduce la posibilidad de errores.

Cuando copia todos los artculos y cantidades de un documento base, el documento se cerrar y no podr copiarlo de nuevo a otro documento.

El otro mtodo para copiar un documento es Copiar de. El pulsador Copiar de le permite seleccionar un documento base o documentos a partir de los cuales crear un nuevo documento. Al hacer clic en Copiar de se inicia el asistente de creacin de documentos.

Por lo general, el primer paso para crear un documento tomando otro como base es localizar el documento base que se desea usar. Por ejemplo, es posible que las mercancas se entreguen a un almacn y se necesite introducir un pedido de entrada de mercancas. Cmo encuentra el pedido relevante? Una herramienta para localizar esos documentos rpidamente es la Lista de partidasabiertas. El informe muestra todos los documentos abiertos del tipo seleccionado en la lista desplegable en la parte superior derecha. Puede entonces seleccionar el pedido relevante y crear una entrada de mercancas con un solo clic en el pulsador Copiar a. Cuando se crea un documento a partir de otro de esta manera, toda la informacin relevante se copia del documento base al nuevo documento, lo que disminuye tiempo de introduccin de datos y la posibilidad de errores.

2-13

Efectos del pedido de entrada de mercancas

1

4

23

Una vez creado el pedido de entrada de mercancas en el sistema, se presentan las siguientes consecuencias:1) No se puede modificar el pedido (documento base).2) El pedido de entrada de mercancas crea un asiento para incrementar el valor de inventario y, por lo

tanto, no se puede modificar.3) El sistema actualiza la cantidad en stock del inventario.4) Los artculos que se han entregado parcialmente o en su totalidad aparecen en gris claro en el

documento de pedido. Cuando se reciben todos los artculos, el status del pedido cambia a Cerrado. Nota: El asiento se crea solamente cuando utiliza un inventario permanente, sin embargo, la cantidad

aumenta independientemente del tipo de mtodo de inventario.

2-14


Recibe una factura del proveedor por 5 impresoras Introdujo una factura de proveedor para reflejar la factura del proveedor La factura de proveedores es la base del pago para el proveedor

Definicin de una factura de proveedores: cuando se recibe una factura del proveedor, se introduce una factura de proveedores en SAP Business One. Se utilizar para activar el pago al proveedor.

Cmo introducir una factura de proveedores: puede crear una nueva factura de proveedores al seleccionar el nombre del documento en el men del mdulo o al basarla en uno o ms pedidos o pedidos de entrada de mercancas. Si basa la factura de proveedores en uno o ms documentos de compra existentes, puede copiar todos los datos contenidos en el pedido o utilizar el asistente de creacin de documentos (vase el captulo 10) para seleccionar los datos que desea copiar de uno o ms pedidos o pedidos de entrada de mercancas existentes. Incluso si copia todos los datos de los documentos de compra existentes, puede ajustar los precios y cantidades, como tambin las fechas, proveedor e informacin del artculo, antes de contabilizar el documento.

Consejos para la entrada de datos. Use el campo Fecha de documento en la factura de proveedores para introducir la fecha de factura del proveedor. Esto es importante por motivos de contabilidad y auditora ya que la fecha de la factura y la fecha de contabilizacin pueden no coincidir. Es posible que desee cambiar el nombre del campo Nmero de referencia del proveedor en la cabecera del documento a Nmero de factura del proveedor. Este campo se imprime en el cheque y le permite al proveedor vincular el pago a sus facturas.

Impacto en la contabilidad de una factura de proveedores: la factura de proveedores contabilizada genera entradas en el libro mayor y actualiza la cuenta del proveedor con el importe que se le debe al proveedor.

Impacto en el inventario cuando no se hace referencia a un pedido de entrada de mercancas: en los casos cuando una factura del proveedor llega al mismo tiempo que se reciben los artculos, la factura de proveedores resultante tambin aumenta los valores y cantidades del inventario.

2-15

Efectos de la factura de proveedores

34

La cantidad aumenta solamente si no se hace referencia a una entrada de

mercancas anterior.

21

Una vez creada la factura de proveedores en el sistema, se presentan las siguientes consecuencias:1) El pedido de entrada de mercancas increment el valor de stock anteriormente. Solamente si no hay

pedidos de entrada de mercancas se actualizan los valores de stock cuando se introduce una factura de proveedores.

2) La factura de proveedores crea un asiento para actualizar el saldo del proveedor para visualizar el importe a pagar.

3) No puede cambiar nada de la factura de proveedores que pueda afectar el asiento una vez que se aade la factura al sistema.

4) En el pedido de entrada de mercancas, los artculos que ya se han facturado parcial o totalmente aparecen en gris claro. Si la factura es por la cantidad total del pedido de entrada de mercancas, entonces el status del pedido de entrada de mercancas cambia a Cerrado.

2-16

Contabilizaciones del proceso de compras de art culos de stock

Artculo de compraActivos fijos

Artculo de inventarioArtculo de venta

Cuenta deasignacin

Cuenta de existencias100 100

Proveedor100100

Cuenta deasignacin

Categora de artculo:

Cuando se compran artculos de stock, el sistema crea los siguientes asientos: El pedido de entrada de mercancas crea un asiento que contabiliza el valor de las mercancas recibidas en la columna del Debe de la cuenta de existencias y en la columna del Haber de una cuenta de costes de asignacin. La cuenta de existencias y la cuenta de costes de asignacin se recuperan desde el campo Cuenta de existencias y el campo Cuenta de dotacin de la ficha Datos de inventario del registro maestro de artculo. La factura de proveedores crea un asiento que contabiliza la cantidad facturada en la columna del Debe de la cuenta de costes de asignacin y en la columna del Haber de la cuenta del proveedor. La cuenta de costes de asignacin se recupera a partir del campo Cuenta de dotacin de la ficha Inventario del registro maestro de artculo.

La cuenta de costes de asignacin es necesaria para comprobar si el pedido de entrada de mercancas coincide con las facturas de proveedores. Debe reconciliar esta cuenta con regularidad.

Si contabiliza directamente la factura de proveedores sin crear primero un pedido de entrada de mercancas, se omitirn las contabilizaciones en la cuenta de costes de asignacin.

Para contabilizar un pedido, seleccione Compras - proveedores Pedido. Para contabilizar un pedido de entrada de mercancas, seleccione Compras - proveedores Pedido de

entrada de mercancas. Para contabilizar una factura de proveedores, seleccione Compras - proveedores Factura de

proveedores. Este grfico no incluye la contabilizacin de impuestos ni de ingresos o gastos adicionales. El

documento de pedido no es relevante para la contabilidad.

2-17

Flujo de documentos en el proceso de compras

Libro mayor(Valor)

Almacn(Cantidad)

1 2 3

Una vez que se ha aadido un documento, puede navegar de un documento a otro y realizar seguimientos de los documentos mediante los iconos Documento base y Documento destino.

Ahora que hemos finalizado con los tres primeros pasos del proceso de aprovisionamiento de artculos, realicemos una revisin de lo que sucede cuando se aade cada documento.

1) Pedido: cuando introduce un pedido, no se contabilizan los cambios basados en valores en la contabilidad. Sin embargo, las cantidades de los pedidos se enumeran en la gestin de stocks. Puede visualizar las cantidades solicitadas en diversos informes y ventanas, como el informe de status de almacn y la ventana de datos maestros de artculo.

2) Pedido de entrada de mercancas: al introducir un pedido de entrada de mercancas, el almacn acepta los productos y se actualizan las cantidades. Si su empresa utiliza un sistema de stock continuo, SAP Business One tambin crea las contabilizaciones correspondientes para actualizar los valores del stock.

3) Factura de proveedores: cuando se contabiliza una factura recibida, la cuenta del proveedor se actualiza en la contabilidad. Si el proveedor no hace referencia al pedido de entrada de mercancas, los stocks aumentan cuando se

contabiliza la factura.

2-18

Gestin de pagos

Le debemos al proveedor el importe de 5 impresoras Se introdujo una factura de proveedores por el importe que an no se factur Crea un pago segn los trminos de pago El asiento: reduce el efectivo (crdito) disminuye el importe que se debe al proveedor

Despus de haber introducido una factura de proveedores, el paso final del proceso Compras -proveedores es iniciar el pago al proveedor.

El documento de pago efectuado se puede crear mediante los siguientes medios de pago: Efectivo Cheque tarjeta de crdito transferencia bancaria letra de cambio Una vez aadido el pago, se crea un asiento correspondiente. El asiento reduce el saldo del proveedor. Cuando crea un pago para compensar (completamente o parcialmente) un documento especfico o

transaccin, se produce una reconciliacin interna automticamente. Se pueden crear varios pagos juntos con el asistente de pago. Las ejecuciones del asistente de pago

comprenden transacciones y documentos de clientes y proveedores que no estn pagados por completo, abonados ni reconciliados, as como los pagos a cuenta asignados/sin reconciliar.

Cuando se crean pagos, individualmente o con el asistente de pagos, tambin puede pagar parcialmente las facturas.

La gestin de pagos se considera parte del mdulo de gestin de bancos de SAP Business One.

2-19

Informes de compras

Anlisis de compras Lista de partidas abiertas Antigedad pasivo proveedor Arrastrar y vincular

Anlisis de compras: para gestionar una empresa de manera eficiente, se necesita informacin detallada acerca del volumen de compras realizado por sus proveedores. Deber ser capaz de determinar los productos que compra en mayor cantidad y cules de sus empleados del rea de compras consiguen las mejores operaciones. Esta informacin la proporciona el anlisis de compras y se refleja con mayor claridad mediante la visualizacin de un grfico.

Lista de partidas abiertas: este informe permite al usuario visualizar ventas abiertas y documentos de compras. Este informe proporciona una visin clara del status de los documentos en el sistema. Slo los documentos con el status Pendiente aparecen en este informe. En este informe tambin aparecen los documentos parcialmente copiados a documentos de destino. Tambin se pueden visualizar los documentos desde el informe.

Antigedad pasivo proveedor: al procesar este informe, tambin puede visualizar informacin detallada de cada proveedor en la lnea. En la vista detallada, los documentos se visualizan junto con las respectivas deudas. El informe suministra el tamao de la deuda del proveedor y el tiempo que la deuda ha permanecido sin pagar.

Arrastrar y vincular: el men Arrastrar y vincular es una etiqueta del men principal de SAP Business One. Para pasar del men Mdulos al men Arrastrar y vincular, seleccione la ficha Arrastrar y vincular. Arrastrar y vincular es un amplio sistema de informacin que se puede usar para visualizar informacin rpidamente y fcilmente acerca de los procesos empresariales. Arrastrar y vincular es una herramienta interactiva que se puede utilizar en paralelo para mtodos de trabajo regulares. La interfaz de usuario cuenta con un sistema de soporte ptimo para encontrar informacin importante rpidamente. La herramienta Arrastrar y vincular utiliza consultas predefinidas para generar informes en el sistema, busca tanto en los informes como en los datos maestros, como Cuentas de mayor e Interlocutores comerciales. La funcin Filtro permite filtrar informes.

2-20

Informe modelo: status de almacn

Modificaciones de stock en compras

En stock - Comprometido+ Solicitado = DisponibleTransaccin

PedidoPedido entrada mercancas

Pedido entrada mercancassin referencia al pedido

Factura proveedores parapedido entrada mercancas

Factura de proveedores con referenciaal pedido

Devoluciones mercancas

Abono de proveedores

Co

mpr

as

/pro

ve

edo

res

Factura reserva prov. sin ref. a pedidoPedido entrada mercancascon referencia a facturareserva proveedores

+ +

+ -

+ +

+ +

+ +

+ -

-

-

-

-

+ Indica un aumento en la cantidad- Indica una disminucin en la cantidad

-

Puede utilizar el informe Status de almacn para analizar la situacin de inventario de uno o ms artculos seleccionados. Seleccione Inventario Informes de inventario Status de almacn.

Tambin puede visualizar el status de almacn en la etiqueta Datos de inventario del registro maestro de artculo. En stock: nivel de stock actual del artculo. Comprometido: muestra el stock de un artculo reservado para clientes y para uso interno. El stock

reservado para uso interno es la cantidad de artculos que se van a utilizar para generar un producto terminado, esta cantidad se basa en las listas de materiales de las rdenes de fabricacin existentes. Solicitado: este campo muestra la cantidad de artculos solicitados por el proveedor. Esta cifra es la cantidad solicitada por proveedores externos ms la cantidad que se est produciendo y que entraren el almacn en una fecha determinada. Disponible: se muestra la cantidad disponible de un artculo. Esta figura comprende: En stock - Comprometido + Solicitado

Si el stock disponible de un artculo es negativo, el valor aparece en color rojo. Para visualizar los detalles de la situacin de inventario de un artculo en relacin con los pedidos

pendientes, los pedidos y las rdenes de fabricacin, seleccione la lnea de ese artculo en el informe. El sistema abrir la ventana secundaria Situacin de stock.

2-21

Compra de art culos: Resumen del tema

Puntos clave del tema de compra de artculos: Los cuatro pasos principales del proceso de aprovisionamiento de artculos son:

PedidoPedido de entrada de mercancasFactura de proveedores Pago efectuado

Datos maestros clave utilizados en la compra: proveedor y artculos Cada documento de compra afecta el inventario y/o la contabilidad de forma diferente

El pedido actualiza las cantidades del pedido en la gestin de stocks. El pedido de entrada de mercancas actualiza las cantidades y valores del inventario y crea un asiento

cuando se utiliza un inventario permanente. La factura de proveedores crea una entrada contable y puede crear un cambio en el inventario si no hay

un pedido de entrada de mercancas. El pago efectuado crea el pago al proveedor.

2-22

Ejercicios de compra de art culos

2-23

Compra de servicios: Cuadro sinptico





2-24

Compra de servicios - Resumen

Pedido Factura de proveedores

Pago efectuado

Digamos que necesita comprar un servicio de paisajismo, capacitacin u otras compras que no son fsicas. En esos casos, puede usar pedidos y facturas de proveedores. Dispone de dos opciones para la compra de servicios: puede describir un servicio en la lnea o usar un artculo de servicio que haya creado.

Si compra un servicio frecuentemente y el precio est preestablecido por el proveedor, un artculo puede ser muy til porque le permite realizar un seguimiento de las cantidades.

Cuando compra un servicio, es posible que desee comenzar con un pedido de compra que describa el servicio que se est comprando, el precio acordado y la cuenta de mayor asociada con el servicio. El pedido es opcional. La ventaja de utilizar un pedido es que le proporciona un documento en el cual establecer las condiciones y el precio del servicio.

Por lo general, se discute acerca del alcance del proyecto y el precio esperado con el proveedor, y en ese momento se crea el pedido con los detalles del acuerdo.

Cuando el proveedor recibe un pedido, confirma el acuerdo y se establecen las fechas en las que se brindar el servicio.

El documento de pedido de entrada de mercancas no se usa por lo general para la compra de servicios. En general, este paso se realiza fuera del sistema.

Despus de que se recibe el servicio y el proveedor enva la factura, se introduce una factura de proveedores en el sistema.

Finalmente, un pago efectuado se crea para pagarle al proveedor.

2-25

Art culo/Tipo de servicio

Servicio Cliente

Descripcin

DocumentoDocumento

Cuenta de mayor Precio

C00001Nombre Smith

Artculo Cliente

N de artculo

DocumentoDocumento

Descripcin Cantidad

C00001Nombre Smith

Precio

En compras (y ventas) puededefinir los documentos como Tipo de artculo o Tipo de servicio.

Un documento de compras o ventas puede incluir artculos predefinidos de los datos maestros o descripciones de servicios que se introducen directamente en las lneas correspondientes. El documento no puede incluir ambas cosas.

En la ficha Contenido de los documentos de ventas y compras, puede definir el Tipo de artculo/servicio tanto para Artculo como para Servicio.

Esta parametrizacin se aplica a todo el documento, y no puede modificarse despus de grabar el documento.

La vista de tabla en la etiqueta Contenido es diferente para cada opcin. Servicios como un servicio en el documento:

nicamente puede utilizar la opcin Servicio en SAP Business One para comprar o vender un servicio que no posee registro maestro.

Servicios como un artculo en el documento: El registro de servicios como artculos tiene varias ventajas: Se pueden introducir artculos y servicios en un mismo documento. Se pueden definir datos maestros para el servicio, como precios, cantidades de venta, etc. Se pueden utilizar los anlisis de ventas habituales y los informes de evaluacin para los servicios. Normalmente, la creacin de un servicio como un artculo se realiza con mayor frecuencia para la venta que para la compra.

2-26

Crear una factura de servicio

Datos maestros del proveedor

Factura de proveedor

Datos estndarIntroduzca datos


Nmero de proveedorNmero de factura Fecha de facturaDescripcinCuenta de mayor Total a pagar

Nombre del proveedorNmero de factura Fecha de facturaDescripcin Importe a pagar

Nmero de proveedorNombre del proveedorDireccinCondiciones de pagoMtodo de pago

Verifique los nmeros de factura duplicados

Para servicios como la electricidad o el alquiler, no se realiza ningn pedido en el proceso. Siga los siguientes pasos para crear una factura de proveedores sin hacer referencia a un pedido: Haga referencia a una factura de proveedor fsica para crear una factura de servicio. Introduzca un nmero de proveedor para que se muestren los datos del registro maestro del

proveedor. Introduzca el nmero de factura de proveedor o la fecha de la factura del proveedor. Compruebe que las parametrizaciones sean las correctas para introducir una descripcin, la cuenta de mayor y el importe a pagar. Cuando graba la factura, SAP Business One una verificacin de nmero de factura duplicado del proveedor. El sistema le avisa si se encuentra el nmero de factura de proveedor para que pueda buscar la factura. Esta funcin lo ayuda a evitar pagos duplicados. Cuando el sistema graba la factura, el valor actualiza el importe a pagar al proveedor, la cuenta de gastos relacionada y la cuenta asociada de mayor relacionada al mismo tiempo.

2-27

Contabilizaciones en el proceso de compras de art culos fuera de stock

Artculo de compraActivos fijos

Artculo de inventarioArtculo de venta

Proveedor

Cuenta de gastosCuenta de gastos en la UECuenta de gastos extranjero

100100

Categora de artculo:

Como se mencion anteriormente, los servicios se pueden establecer como artculos para poder realizar seguimientos de las compras. Otro tipo habitual de artculo que no es de inventario, es un artculo que representa una compra de gastos, como materiales de oficina.

Cuando compra artculos que se consumen directamente y no se almacenan en el inventario, el sistema no activa una contabilidad para el pedido de entrada de mercancas, incluso si cre uno.

El importe de la factura de proveedores se contabiliza en el Debe de una cuenta de gastos porque se coloca directamente en los gastos. El Haber se contabiliza en la cuenta del proveedor. Aunque el artculo no es un artculo de inventario, la ficha de datos de Inventario no desaparece del registro maestro de artculo porque el sistema la necesita para la determinacin de la cuenta de mayor. Se recupera la cuenta de gastos del almacn por defecto en la ficha Inventario del registro maestro de artculo. Si el proveedor se encuentra en el mismo pas, se utiliza cuenta del campo Cuenta de gastos. Si el proveedor se encuentra en un pas de la UE, se utiliza la cuenta del campo Cuenta de gastos en

la UE. Si el proveedor se encuentra en un pas que no pertenece a la UE, se utiliza la cuenta del campo Cuenta de gastos extranjero.

Este grfico no incluye la contabilizacin de impuestos ni de ingresos o gastos adicionales.

2-28

Ejercicios de compra de servicios

2-29

Compra de servicios: Resumen del tema

Puntos clave de este tema: Los documentos que se utilizan principalmente en la compra de

servicios son:PedidoFactura de proveedoresPago efectuado

Los servicios pueden estar representados por una descripcin en un documento de tipo de servicio o estar representados como un artculo en un documento de tipo de artculo.

Para servicios como el alquiler o utilidades, generalmente se crea una factura de proveedores sin una orden.

2-30

Solucin de problemas en la compra: Cuadro sinptico





2-31


# 12 203


Entregas parciales y exceso de suministro

1) Exceso de suministro 2) Aadir artculos

Pedido

# 1 102 153 2


# 1 623

# 1234 1


# 1 423

3) 1ra entrega parcial

4) 2da

entrega parcial

Proveedor Y1000Proveedor Y1000

Proveedor Y1000 Proveedor Y1000

Proveedor Y1000

Algunas veces los proveedores entregan cantidades mayores o menores de un artculo. Es posible que un proveedor enve un artculo diferente del que se solicit originalmente. En esos casos puede ajustar el pedido de entrada de mercancas segn corresponda para reflejar la cantidad que se recibirealmente.1) Si hace referencia a un documento de pedido al introducir una entrada de mercancas, podr

incrementar (entrega parcial) la cantidad copiada.2) Tambin puede aadir artculos adicionales en la entrada de mercancas.3) Si hace referencia a un documento de pedido al introducir una entrada de mercancas, podr reducir

la cantidad copiada. Esto es una entrega parcial.4) Puede crear una segunda entrega parcial.

Si no tiene previsto recibir ms entregas tras la entrega parcial, deber cerrar el pedido para que se pueda reducir la cantidad del pedido pendiente (seleccione Datos Cerrar o haga clic con el botn derecho en Cerrar). El Status del pedido cambiar a Cerrado. Solamente es posible cerrar manualmente un documento con status pendiente que se ha recibido parcialmente o no se ha recibido. No se borra el pedido para que se pueda visualizar o duplicar el documento, pero no est ms disponible para copiar a otro documento, como una entrada de mercancas, devolucin de mercancas o factura de proveedores.

Si un pedido nunca se recibir, deber cancelar el pedido. Puede cancelar un pedido que no se haya copiado nunca o que se haya copiado parcialmente. Al igual que con el status Cerrado, un pedido Cancelado no se elimina. Puede visualizar o duplicar el documento, pero no puede copiarlo a otro documento.

2-32

Libro mayor(Valor)

Almacn(Cantidad)

Devoluciones de mercancas

Cuenta de existencias

100 100

Cuenta deasignacin

Se solicitaron y se entregaron 20 escneres 2 escneres se daaron durante el transporte Use la devolucin de mercancas para devolver los escneres al proveedor


Cuenta deasignacin100100

Las devoluciones de mercancas son los documentos de compensacin del pedido de entrada de mercancas.

Cuando introduce un documento de devolucin de mercancas, las mercancas se envan desde el almacn y se reducen las cantidades. Si su empresa utiliza un sistema de stock continuo, SAP Business One tambin crea las contabilizaciones correspondientes para actualizar los valores del stock.

Para anular un pedido de entrada de mercancas, slo tiene que crear la devolucin de mercancas basada en ese pedido, siempre y cuando no se haya creado todava la factura de proveedores de la entrada de mercancas.

Si ya ha introducido la factura de proveedores para la transaccin, utilice la funcin Abono de proveedores para realizar correcciones de cantidad y correcciones basadas en valores, en el sistema.

Cuando devuelve mercancas a un proveedor, las mercancas no se pueden recibir de nuevo con referencia a los documentos existentes. Si las mercancas se entregan de nuevo, puede introducir una entrega sin referencia a un pedido del sistema o bien duplicar uno de los documentos anteriores.

A partir de la versin 8.8, cuando se crea un documento de devolucin de mercancas sin tener como base un documento anterior, el valor de un artculo de media variable es el coste del artculo calculado para el artculo y no el precio por unidad introducido en el documento de devolucin de mercancas.

2-33

Libro mayor(Valor)

Abono de proveedores para compras

Cuenta costesde asignacin


100 100ProveedorAsignacin

100100

Cuenta de existencias Proveedor100 100

Almacn(Cantidad)

Se solicitaron, se entregaron y facturaron 50 cajas de CD 5 cajas estaban defectuosas Use el abono para devolver artculos por crdito cuando exista una factura de proveedores

Puede utilizar el documento de abono para devoluciones de mercancas que el proveedor ya ha facturado. El abono actualiza las cantidades de stock y corrige los valores en la contabilidad.

Puede crear un abono utilizando servicios para corregir importes sin afectar el inventario. Al crear el abono, el sistema busca las cuentas que se utiliz para contabilizar la factura y contabiliza

un valor negativo en ellas. Es un requisito en ciertas jurisdicciones, por ejemplo, en Espaa, que el anlisis de abono de compras y

ventas se muestre aparte en la cuenta de prdidas y ganancias de las cuentas normales de ventas y compras. La funcionalidad de determinacin de cuenta de libro mayor se ha ampliado para determinar las cuentas de prdidas y ganancias que se actualizan en la contabilizacin de abonos de ventas y compras. Esta funcionalidad le permite al usuario especificar diferentes cuentas de contabilizacin para ingresos por venta y crditos de ventas. Tambin le permite al usuario especificar diferentes cuentas de contabilizacin para gastos de compras y abonos de compras. Si no es por cualquier requisito legal, esta funcionalidad es til para propsitos de anlisis cuando se observa directamente en el plan de cuentas.

2-34

Abonorelacionado

a una facturaespecfica

Importe parcial, abono

Reducir el importe a pagar al proveedor

Reducir el importe a pagar al proveedor

Importe total, abono

Copiar desde la factura

Factura cerrada

No copiar desde la factura

Abonorelacionado a

una nica factura

especfica

Anular el importede factura y reducir el importe a pagar

al proveedor

Importe total, abono

Importe parcial, abono

Reducir el importe de factura y el

importe a pagar al proveedor

Factura pendiente

Abono general relacionado a varias facturas

Creacin de un abono con o sin referencia

El mtodo que utiliza para crear un abono depende del status de una factura, Pendiente o Cerrado, o si el abono no est relacionado a una factura especfica.

Cuando identifica la factura relacionada y la factura est pendiente, puede crear un abono al realizar una copia desde la factura original.

Un abono para el importe total de la factura anular la factura original. Un abono por un importe menor al de la factura original reducir el importe total de la factura a pagar. Cuando crea un abono sin realizar una copia desde la factura original, el abono reduce el saldo total a

pagar al proveedor. A partir de la versin 8.8, los valores del asiento creados por un abono de proveedores que no se cre a

partir de la copia de otro documento estn basados en el valor actual calculado por los artculos devueltos.

2-35

2.5004.0002.0608.560

Invest igacin de status de pago de factura

Saldo del proveedor 8.560

Cmo puede buscar la factura y determinar si se ha pagado? Puede visualizar una factura mediante la misma tarea que usa para crear una factura de proveedores. Puede usar parte del nombre del proveedor, del nmero de proveedor o del nmero de factura del proveedor como criterio de bsqueda.

Cuando visualiza la factura, un status Cerrado no implica que la factura se haya pagado. Si se efectuel pago, puede navegar por los detalles de pago.

Cul es la forma ms rpida de revisar los detalles de la cuenta de un proveedor especfico? Puede usar el informe de antigedad del proveedor, pero un modo ms directo es visualizar los datos maestros del proveedor. Desde aqu, puede enlazar el balance de la cuenta para ver los detalles relacionados.

2-36

Solucin de problemas en la compra: Resumen del tema

Puntos clave de este tema: Un pedido de entrada de mercancas puede gestionar exceso de

suministros o entregas incompletas. Un documento de devolucin de mercancas se usa para devolver

artculos que todava no se han facturado. Un abono se puede crear con referencia a una factura pendiente. Si la factura est paga, el abono se debe crear sin referencia.

2-37

Ejercicios para la solucin de problemas en la compra

2-38

Compras - proveedores: Resumen de la unidad

Ahora podr: Comprar artculos y servicios en SAP Business One Indicar las consecuencias que tiene cada paso en el inventario y en la

contabilidad. Solucionar los problemas que surjan de una entrega de proveedor o

facturacin.

2-39

Preguntas sobre conceptos del proceso de compras

Preguntas de revisin 1. Cules son los tres documentos principales que se utilizan en el proceso de compras? 2. Qu datos maestros deben introducirse en cada documento de compra? 3. Qu clases de lneas estn disponibles en los documentos de marketing utilizados

para las compras? 4. Qu se controla mediante el campo Clase de artculo/servicio? 5. Cul es el nico documento obligatorio en el proceso de compras? Por qu? 6. Qu ventajas tiene la opcin Copiar de? 7. Qu ventajas tiene la opcin Copiar a? 8. Cul es el objetivo principal de un pedido? Cmo afecta los informes de inventario? 9. Cul es el objetivo principal del pedido de entrada de mercancas? Cmo afecta el

inventario y la contabilidad? 10. Cul es el objetivo principal de la factura de proveedores? Cmo afecta el inventario

y la contabilidad? 11. Qu sucede si crea una factura de proveedores sin crear un pedido de entrada de

mercancas? En qu se diferencian los asientos de una factura de proveedores creada sin hacer referencia a un pedido de entrada de mercancas de una factura de proveedores que hace referencia a un pedido de entrada de mercancas?

12. Dnde puede visualizar la informacin de status de almacn? 13. Qu documentos de compra se utilizan para la compra de servicios? 14. Qu informacin debe introducirse en la lnea si se compra un servicio? 15. Qu documentos se utilizan para corregir problemas originados durante el proceso de

compras? 16. Proporcione un ejemplo de las ocasiones en que usara cada uno de esos documentos. 17. Mencione ejemplos de informes utilizados en los procesos de compras.

2-40

Preguntas debate para ampliar su conocimiento:

1. Cmo debe crear el pedido si desea adquirir un servicio y comprar artculos relacionados que no estn en stock?

2. Cul sera la diferencia con respecto a una situacin en la que planific comprar un artculo de capital con un contrato de servicio?

3. Cules son los pasos del proceso de aprovisionamiento que sugerira a una empresa que suele comprar todos los artculos por Internet o por telfono?

4. Qu debe hacer un responsable de proveedores para investigar si ya se cre un pedido de entrada de mercancas al momento de recibir una factura del proveedor?

5. Qu ocurre si se olvida de hacer referencia a un pedido cuando crea un pedido de entrada de mercancas?

6. Cules son las opciones posibles para corregir una situacin en la cual una persona introduce entrada de mercancas para el pedido incorrecto?

7. Cul es la mejor forma de enfrentar una situacin en la cual debe devolver artculos a un proveedor si ya pag por dichos artculos?

8. Qu ocurre en el sistema si la factura de proveedor tiene un importe diferente del importe del pedido?

2-41

Contenido:

Proceso de ventas Solucin de problemas de Ventas clientes

Ventas - clientes

3-1

En esta unidad, har lo siguiente:

Dominar los pasos bsicos del proceso de ventas Comprender las consecuencias que tiene cada paso en el inventario y

en la contabilidad

Solucionar problemas que surgen al momento de la entrega y facturacin

Ventas - clientes: Objet ivo

3-2

La empresa ha definido la satisfaccin del cliente como su prioridad y desea coordinar sus procesos en ventas para garantizar que puede atender a sus clientes tan pronto como sea posible.

Cuando el cliente tiene problemas, puede resolverlos rpidamente mediante documentos como Devoluciones y Abonos.

Ventas - clientes: Situacin de ejemplo

3-3

Proceso de ventas: Cuadro sinptico

Ventas - clientes

Tema 1: Proceso de ventas

Tema 2: Solucin de problemas de ventas

3-4

Proceso de ventas

Pedido de cliente Entrega CobroFactura de clientes


Compras

Gestin de almacenes

Produccin

Logstica de entrada

Logstica de salida


Control financiero

Datos maestros

El proceso de Ventas - clientes abarca la venta de mercancas (y servicios), la entrega de esas mercancas y la facturacin al cliente por las compras.

Cada uno de los pasos involucra el uso de un documento, por ejemplo, un pedido de cliente, un documento de entrega o una factura de clientes SAP Business One transfiere eficientemente la informacin pertinente de un documento al siguiente durante el flujo de documentos. Segn las necesidades comerciales, puede seleccionar qu documentos incluir como pasos del proceso. El nico documento obligatorio en el proceso de ventas es la factura de clientes.

Los documentos de venta contienen, en su mayora, la misma informacin durante todo el proceso de ventas. El contenido de este tema le ayudar a reconocer cul es la informacin que se repite en cada documento, de modo tal que pueda concentrarse rpidamente slo en la informacin que necesita.

El pedido de cliente representa un compromiso de compra del producto o servicio por parte del cliente o cliente potencial, segn el precio y las cantidades acordadas.

La entrega indica que se llev a cabo el envo de las mercancas. La factura de clientes es el nico documento obligatorio que se debe crear en el proceso de ventas.

Tambin representa la solicitud de pago y registra los ingresos en la cuenta de prdidas y ganancias. El cobro recibe el pago del cliente y borra la deuda de la cuenta del cliente. La reconciliacin interna se

realiza automticamente. Se debe introducir un cliente o cliente potencial en todos los documentos de venta.

3-5

Datos clave del proceso de ventas: Interlocutorescomerciales

Estructura comn para que todos los interlocutores comerciales usen en los procesos de compras y ventas. Interlocutores comerciales del proceso de ventas: Clientes potenciales Clientes Se definen valores estndar a nivel empresarial para los detalles de los interlocutores comerciales, por ejemplo: Moneda Condiciones de pago Lmite de crdito Lista de precios

Datos del cliente potencial: describe a las personas y organizaciones en el pipeline de ventas, es decir, los clientes potenciales. L

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