Proiect Informatica Economica

Facultatea de Stiinte Economice

„Lucian Blaga”, Sibiu

Cismileanu Adina Contabilitate si informatica de gestiune

An I, grupa I

BAUMAX

Pentru proiectul la bazele informaticii economice am ales sa demonstrez avantajele utilizarii programelor Microsoft Word, Microsoft Excel si Microsoft Access cu ajutorul unei companii numita Baumax infiintata in urma cu peste 30 de ani in Austria si care isi desfasoara activitatea in domeniile: constructii, amenajari, tehnic si gradina; la nivel international, inclusiv in Romania. Prin urmare am ales un magazine situat in Sibiu, cu datele caruia voi incerca sa evidentiez utilitatea si cat mai multe tipuri de operatii care se pot efectua in aplicatiile Microsoft Excel si Microsoft Access. Informatiile sunt insa simplificate pentru o usoara intelegere a modalitatilor de operare cu aceste programe mentionate anterior.

1. Microsoft Excel

Microsoft Excel este un program destinat calculului tabelar, integrat de firma Microsoft in pachetul de programe Office, care mai cuprinde si alte aplicatii: Word, Power Point, Access etc.

Utilizand aplicatia Excel care face posibila efectuarea unor operatii cum sunt: memorarea datelor, actualizarea datelor memorate, organizarea datelor prin operatii de ordonare, selectie, grupare; realizarea de calcule pornind de la aceste date, folosind formule si functii; vizualizarea rezultatelor, inclusiv prin reprezentari grafice definite pentru datele din tabele, am realizat o lista a produselor firmei SC. BAUMAX ROMANIA SRL., precum si a partenerilor, angajatilor, concurentilor si clientilor acesteia, pe baza carora am aplicat numeroase functii continute de Excel (statistice, matematice-ingineresti, logice, informationale, de cautare si referinta, referitoare la data si timp), am realizat sortari, grafice si alte operatii oferite de acest program.

Aplicatia Excel am pornit-o deschizand direct un registru de calcul gol. Dupa crearea documentului am redenumit foile de calcul astfel:

Sheet 1: Produse; Sheet 2: Partenerii firmei; Sheet 3: Angajati; Sheet 4: Concurenti; Sheet 5: Clienti;

Sheet 6: Piata de desfacere.

Pentru redenumire foilor de calcul am dat click dreapta pe numele lor dupa care am ales optinea Rename si am tastat noul nume al foii de calcul.

Intrucat un registru de calcul nou cuprinde doar trei foi de calcul a fost necesara crearea mai multor foi de calcul. Pentru a crea o noua foaie de calcul am dat click pe una din foile deja create apoi am ales optiunea Insert. Din fereastra aparuta am ales Worksheet si am apasat butonul Ok.

In continuare am completat foile de calcul cu tabelele respective.

Celulele din cadrul foilor de calcul au fost formatate in asa fel incat sa contina date de toate tipurile acceptate de Excel.

In foaia de calcul „Produse” am unit celulele B1:D1 prin selectarea lor si apasarea butonului Merge and center din bara de instrumente.

Dupa ce am tastat numele firmei acesta trebuie formatat. Pentru aceasta am dat click dreapta pe celula, din meniul aparut am ales Format Cells.

Din caseta de dialog Format Cells putem modifica formatul numerelor Number, tipul de aliniere din celula Alignment, fonturile Font, putem adauga chenare in jurul celulelor Borders, putem alege culoarea de fond in celula Patterns si proteja informatiile din celula Protection.

De exemplu pentru a edita titlul tabelului: „Lista

produselor comercializate de SC. BAUMAX ROMANIA SRL., am deschis caseta Format cells →Alignment→Horizontal→

Center→ Vertical →Center→Text control→Wrap text→Font→Font style→ Size→ Underline→Border→Line style→Presets→Outline→OK. La fel se procedeaza pentru a edita si celelalte celule.

Pentru a insera imagini din calculator am ales din meniul Insert→Picture→From file dupa care am ales imaginea respectiva si am apasat butonul Insert .

Pentru a insera un comentariu la o celula am ales din meniul Insert→Comment apoi am tastat textul.

Pentru orientarea textului in cadrul celulelor pe

verticala sau orizontala am urmat urmatorii pasi: Format cells →Alignment→Orientation.

In lista produselor am introdus datele de la tastatura pentru coloanele A, B, C, D folosind cateva tipuri din gama de formate numerice disponibile in Format cells→Number→ Category. Coloanele:

E, F, H, I, J, K, L, M, N, O, Q, R le-am formatat astfel: Format cells→Number→ Category→Number→ Decimal places: 2;

B: Format cells→Number→ Category→Text; A, D, P: Format cells→Number→Category→Number→

Decimal places: 0; G: Format cells→Number→CategoryDecimal places: 2; C, S: Format cells→Number→Category→General

Pentru a introduce o functie in tabel, de exemplu functia IF utilizata in coloana S, ne pozitionam in celula S7 →Insert→Function→Logical→IF si introducem de la tastatura conditia si valorile.

Pentru calcularea celulei M7, ne pozitionam in celula si introducem in bara pentru formule =I7+K7. Astfel aflam Valoarea cu TVA in Lei.

Dupa completarea formulelor si functiilor pentru fiecare coloana in parte, respectiv primul rand, aceasta operatie se aplica pentru toate celelalte randuri din

coloanele respective astfel: se pune cursorul in coltul din dreapta-jos si se trage peste celelalte randuri.

Dupa introducerea tuturor datelor si formatarea celulelor tabelul va arata in felul urmator:

Pentru a introduce diagrame folosim meniul Insert→Diagram. Construirea graficelor se face folosind Chart Wizard. Se selecteaza domeniul de celule pe baza caruia se doreste a fi construit graficul si apoi Insert→Chart. Se parcurg urmatorii pasi: se alege tipul de grafic dorit, seriile de date ale graficului, titlul, denumirea axelor etc. Ultimul pas presupune stabilirea modului de salvare al graficului, fie pe o foaie separata de tip chart, fie pe foaia curenta de calcul.

Manager general - Popa Horatiu

Director economic - Coman Gheorghe

Director tehnic - Stangu Alexandru

Director executiv - Serban Daniel

Secretara - Anghel Elena

Manager comercial - Comanici Ramona

Manager IT - Comsulea Corina

Contabil - Lazea Lavinia Sofer - Cosma AdrianCoordonator logistica - Varga Cristina

1%16%

2%

19%

2%

16%

8%

19%

0%

1%

16%

Caramida sticla clara

Parchet laminat 8mm

Vata de sticla "ELF Gemini"

Tigla metalica pentruacoperis "Eco"

Adeziv pentru polistiren

Usa intrare apartamentmetalica

Boiler electric "Junior"

Gresie "Venus"

Spaclu inox cu maner dincauciuc

Priza dubla

Dulap simplu 3 usi

20

00

20

01

20

02

20

03

20

04

20

05

20

06

20

07

20

08

20

09

0

20

40

60

80

100

Series1

Series1 60 76 87 93 85 76 70 74 77 70

2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009

100

150

123

65

90

200

0 50 100 150 200 250

Baumax

Bricostore

Dedeman

Hubo

Multipoll

Praktiker

Contributia fiecaruia la asigurarile de stat

231.00 lei, 13%

103.95 lei, 6%

198.00 lei, 11%

163.35 lei, 9%

165.00 lei, 10%

189.75 lei, 11%

202.13 lei, 12%

156.75 lei, 9%

140.25 lei, 8%

186.45 lei, 11%

Popa Horatiu

Anghel Elena

Coman Gheorghe

Lavinia Lazea

Serban Daniel

Stangu Alexandru

Comanici Ramona

Varga Cristina

Cosma Adrian

Comsulea Corina

Formatarea conditionata intalnita in foaia de calcul „Concurenti” a fost activata selectand optiunea Conditional Formatting din meniul Format. In fereastra de dialog afisata se poate defini o conditie compusa, in care se folosesc operatori de relatie care se aplica valorilor memorate in celulele foii de calcul; daca valoarea de adevar a expresiei conditionale definite astfel este „adevarat”, atunci datele vor fi afisate conform formatului definit prin aceasta optiune.

2. Microsoft Access

Microsoft Access este un program ce ofera utilizatorului sau posibilitatea de a lucra cu baze de date. Aceasta poate fi gestionata cu usurinta oricat de mare ar fi datorita avantajelor programului: stocarea informatiilor, cautarea informatiilor, analiza si impunerea informatiilor, partajarea informatiilor. De aceea poarta denumirea de Sistem de Gestiune a Bazelor de Date, prescurtat SGBD.

Pentru crearea unei noi baze de date se alege Blank Database din partea dreapta a ferestrei aplicatiei. Dupa ce se creeaza baza de date, se intocmesc tabelele. Pentru a se creea un tabel se alege meniul Table din fereastra Database, apoi Create table in Design View. In urma acestei actiuni se va deschide o fereastra unde urmeaza a fi stabilite campurile si caracteristicile in care vor fi introduse datele.

In cadrul bazei de date am creat 7 tabele.

Pentru tabelul „Angajati” campurile si caracteristicile lor sunt cele din print screen-ul de mai jos:

Dupa definirea campurilor se trece la completarea tabelelor, pana acestea ajung la forma dorita, in

Datasheet View care se activeaza apasand butonul de pe

bara de instrumente.

La fel se procedeaza si cu celelalte tabele, dupa care se trece la construirea de relatii intre acestea. Relatiile se fac prin alegerea optinuii Relationships din meniul Tools, dupa care se aleg tabelele intre care se vor stabili reliatiile de tip One to one si One to many.

In continuare am construit 9 interogari. Interogarile presupun regasirea si extragerea informatiilor dorite de catre utilizator. Rezultatul cererii se prezinta sub forma unei foi de raspuns dinamic, foaie care nu mai exista dupa inchiderea ei.

Interogarile le-am construit prin activarea butonului Query din fereastra

Database, apoi New si am ales modul de constructie Design View. Din fereastra care apare, Show Table, alegem tabelul care va contine interogarea, dupa care se inchide fereastra. In fereastra de construire se procedeaza ca la tabele.

De exemplu, interogarea „Angajati Sibiu” arata doar angajatii care locuiesc in Sibiu. Rezultatul interogarii arata in felul urmator:

Asemanator am procedat pentru a vedea care dintre angajati au copii, si care au experienta in munca pe care o intreprind pentru a sti ce salariu corespunde fiecarui angajat. Tabelele care au rezultat din aceste interogari vor cuprinde doar acei angajati care corespund criteriului impus.

La aceste interogari de tip Select Query am adaugat si interogari mai complexe cum sunt Crosstab Query, Make-Table Query, Update Query, Append Query, Delete Query prin inntermediul carora am avut posibilitatea de a adauga anumite inregistrari dintr-un tabel in altul, de a modifica sau sterge anumite date/inregistrari dintr-un tabel, in functie de anumite criterii precizate.

Dupa construirea de interogari au urmat formularele. Formularele sunt ferestre personalizate, utilizate pentru a asigura o interfata cat mai agreabila pentru cel care actualizeaza datele din tabele sau le vizualizeaza. Formularele le-am construit prin Form→New dupa care am ales tipul de formular dorit si tabelul sau interogarea ce contin datele pentru formular.

In modul Design View am pozitionat casetele text (Text Box, Label) si butoanele de comanda din meniul Toolbox. Am inserat Form Header si Form Footer din meniul aparut prin click dreapta si optiunea Form Header /Footer. Din Toolbox se alege Command button si apoi din caseta de dialog aparuta, genul de buton dorit. Dupa fiecare alegre am dat click Next si in cele din urma Finish.

Un alt formular a fost folosit pentru a vizualiza un grafic, „Grafic vanzari decembrie”, care a fost adaugat prin Form→New→Chart wizart, dupa care am ales tabelele si campurile din care urma sa fie construita diagrama, apoi tipul diagramei „placinta”.

Nu in ultimul rand am inserat imagini din calculator (Insert→Picture→From file)si am colorat fundalul formularelor utilizand butonul de pe bara de instrumente Fill/Back color.

Crearea rapoartelor a fost ultima actiune in Access, a caror deschidere se face la fel ca si la formulare, interogari si tabele. Se alege genul de raport dorit, se aleg tabelele si se incepe constructia rapoartelor.

Acestea reprezinta de fapt obiecte din cadrul bazei de date Access care sunt destinate imprimarii pe suport de hartie si care fac ca datele din tabele sau din interogari sa fie afisate intr-o forma cat mai placuta, usor de inteles si usor de analizat.

Modul de constructie e similar cu cel al formularelor. Am setat sa apara data, ora si numarul paginii. Acest lucru l-am realizat cu formulele =Now() si =”Page ” & „of[Pages].