SECRETARÍA PARTICULAR DEL EJECUTIVO MANUAL DE PROCEDIMIENTOStransparencia.qroo.gob.mx/documentos/2016/12/9ad55f0ff30e4d1c… · Código de Procedimientos Civiles del Estado Libre

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SECRETARÍA PARTICULAR DEL EJECUTIVO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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INDICE PAG.

PRESENTACIÓN ………………………………………………………… 3 MARCO JURÍDICO ……………………………………………………… 4

ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS ………………………………………… 7 SIMBOLOGÍA UTILIZADA …………………………………………… 8 PRESENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ……………………………… 9 - DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS - DIAGRAMAS DE FLUJO APARTADO DE FIRMAS ………………………………………………… 85

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PRESENTACIÓN

Los Manuales Administrativos en general, tienen por objeto, facilitar la actuación de quienes colaboran en el logro de los objetivos y el desarrollo de las funciones dentro de las instituciones, así como proporcionar la atención e información que requieren los demandantes de un servicio.

El Manual de Procedimientos, es un instrumento de apoyo administrativo, ya que en él se describen las actividades y procesos que deben seguirse en la realización de las funciones de una o varias unidades administrativas, que agrupa procedimientos precisos con un objetivo en común, que detalla en forma ordenada y sistemática las distintas actividades que componen cada uno de los procedimientos que integran el Manual, además de representar gráficamente estas actividades en los diagramas de flujo, los cuales facilitan la lectura y comprensión de los procedimientos.

El presente Manual, es el documento base de la Organización Administrativa de la Secretaría Particular del Ejecutivo, que orienta y sustenta la actividad que desarrolla cada uno de sus integrantes, y brinda a quienes lo requieran, la información pertinente sobre el quehacer de la misma.

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MARCO JURÍDICO

El Marco Jurídico de la Secretaría Particular del Ejecutivo, está sustentado en la Constitución, Leyes y Decretos Federales y Estatales, con sus reformas correspondientes. DISPOSICIONES FEDERALES:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 5 de Febrero de 1917.

Ley Federal del Trabajo. 2 de Marzo de 1931.

DISPOSICIONES ESTATALES:

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. 12 de Enero de

1975.

Ley de Trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial de los

Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de Quintana Roo. 12 de

Junio de 1978.

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público. 16 de Diciembre de1993.

Ley de Adquisiciones, de Arrendamientos y de Prestación de Servicios relacionados

con Bienes Muebles. 15 de Febrero de 1995.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Quintana Roo. 8 de

Septiembre de 2000.

Ley de Hacienda del Estado de Quintana Roo. 29 de Diciembre del 2000.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana

6

Roo. 30 de Septiembre del 2002.

Ley de Ingresos del Estado de Quintana Roo. 30 de Diciembre del 2002.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Quintana

Roo. 31 de Mayo del 2004.

Código Civil del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. 9 de Septiembre de

1980.

Código de Procedimientos Civiles del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. 8

de Enero de 1981.

Código Penal del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. 11 de Julio de 1979.

Código de Procedimientos Penales del Estado Libre y Soberano de Quintana

Roo. 9 de Septiembre de 1980.

Código Fiscal del Estado de Quintana Roo. 15 de Mayo de 1996.

Reglamento de Condiciones Generales de Trabajo. 14 de Septiembre de1984.

Acuerdo de fecha 9 de septiembre de 2000, por el que se crea la Unidad

Administrativa denominada Secretaría Particular del Ejecutivo, 11 de Septiembre

de 2000.

Acuerdo por el cual se establecen las Disposiciones Reglamentarias para el

Ejercicio del Gasto asignado para Dependencias y Entidades de la Administración

Pública Estatal. 15 de Marzo del 2002.

Acuerdo de Creación de la Unidad de Vinculación del Poder Ejecutivo. 26 de Julio

de 2005.

Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Poder

7

Ejecutivo del Estado de Quintana Roo. 26 de Julio de 2005.

Lineamientos generales para la clasificación y desclasificación de la información

pública de los sujetos obligados de la Ley de Transparencia y Acceso a la

Información Pública del Estado de Quintana Roo. 26 de Junio de 2006.

Acuerdo mediante el cual se establecen los lineamientos a los cuales deberán

sujetarse las dependencias, órganos administrativos desconcentrados y entidades de

la administración pública estatal en la elaboración de los proyectos de

reglamentos interiores y manuales administrativos, en el proceso para su

revisión, validación, firma y publicación. 7 de Septiembre del 2006.

El Plan Estatal de Desarrollo del Estado que denominamos Plan Quintana Roo

2011-2016.

Reglamento Interior de la Secretaría Particular del Gobernador del Estado. 10 de

Diciembre del 2013.

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ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPONSABLE

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO PÁGINA

DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS

ACTUALIZACION DE LA BASE DE DATOS

SP-MP-DRP-ABD-01 9

RECEPCIÓN DE AUDIENCIAS PROGRAMADAS DEL EJECUTIVO

SP-MP-DRP-RAPE-02 14

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS SP-MP-DRP-OE-03 18 ATENCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA

PRIVADA DEL EJECUTIVO SP-MP-DRP-ACPE-04 24

DIRECCIÓN JURÍDICA Y ENLACE REVISIÓN DE NORMATIVIDAD JURÍDICA

SP-MP-DJE-RNJ-01 29

ATENCIÓN DE SOLICITUDES CIUDADANAS PRESENTADAS POR ESCRITO

SP-MP-DJE-ASCPE-02 34

DEPARTAMENTO DE ENLACE ATENCIÓN DE LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN

SP-MP-DJE-DE-ASI-03 40

DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ENLACE GUBERNAMENTAL

ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA SP-MP-DESEG-AC-01 44

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS SP-MP-DESEG-RD-02 49 DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

CONTROL DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA

SP-MP-DESEG-DCA-CSC-03

53

DIRECCION DE AGENDA DEL C. GOBERNADOR

RECEPCION DE INVITACIONES SP-MP-DAG-RI-01 58

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA BOLETOS PARA TRANSPORTE SP-MP-DA-BT-01 63 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y NÓMINA

PAGO DE NÓMINA SP-MP-DA-DRHN-PN-02

66

DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS Y ALMACÉN

CONTROL DE INVENTARIOS SP-MP-DA-DIA-CI-03 71

DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA Y SERVICIOS

ORDEN DE COMPRA SP-MP-DA-DPS-OC-04 76

DIRECCIÓN DE IMAGEN DEL EJECUTIVO Y GOBIERNO DEL ESTADO

COBERTURA DE LOS EVENTOS DEL EJECUTIVO

SP-MP-DIEGE-CEE-01 80

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SIMBOLOGIA UTILIZADA EN LOS FLUJOGRAMAS

SIMBOLO NOMBRE SIGNIFICADO

INICIO O TERMINO Indica el principio o fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se utiliza para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.

ACTIVIDAD Se utiliza para describir las actividades que desempeñan las personas involucradas en el proceso. Se debe hacer en el rectángulo una breve descripción de la actividad.

DOCUMENTO Presenta cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

DIRECCION DE FLUJO Denota la dirección y el orden de los pasos del proceso. Indica el movimiento de un símbolo a otro. Se utiliza en todos los diagramas de manera vertical u horizontal.

DECISION O ALTERNATIVA Se utiliza en aquellos puntos del proceso donde se debe tomar una decisión, entre dos o más opciones. Los diferentes flujos en la decisión se marcan con las palabras SI-NO-VERDADERO-FALSO.

ARCHIVO Indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente.

CONECTOR DE PAGINA Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continua el diagrama de flujo, asignándole una letra dentro del mismo conector de manera consecutiva conforme se vayan presentando.

CONECTOR Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo, identificándolo por números de manera consecutiva.

PROCESO TERMINADO Se utiliza cuando se involucra una unidad administrativa, y esta es la que finaliza el proceso.

A

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN SP-MP-DRP-ABD-01 RELACIONES ABRIL 2016 PÚBLICAS DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS

Actualización de la base de datos

OBJETIVO: Contar con una relación actualizada de todos los funcionarios de las diferentes Instancias de los 3 niveles de Gobierno: Federal, Estatal y Municipal; así como del sector privado organizado, con la finalidad de coordinar el envió de invitaciones y confirmaciones para los eventos donde se tenga participación activa tales como el Informe de Gobierno, fiestas patrias, festejos alusivos al aniversario del Estado, fiestas decembrinas, entre otras, así como también invitaciones, felicitaciones. POLITICAS: Mantener actualizado el Directorio de los Servidores Públicos Federales, Estatales y Municipales, de acuerdo a los requerimientos de la Secretaría Particular del Ejecutivo. NORMAS: Artículo 15 del Reglamento Interior de la Secretaría Particular del Ejecutivo. Manual de Organización de la Secretaría Particular del Ejecutivo. DEFINICIONES: No aplica

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Núm. de Actividad Responsable Descripción de la Actividad 1

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Dirección Analista Profesional Jefe(a) de Oficina de Relaciones Publicas Director(a) de Relaciones Publicas Jefe(a) de Relaciones Publicas Analista Profesional

Inicio del Procedimiento. Comunica al jefe(a) de oficina de Relaciones Publicas el inicio del periodo de actualización de la base de datos del Directorio del C, Gobernador. Filtra a través de la base de datos del Directorio del C. Gobernador, la relación de datos que se van a actualizar y turna al Jefe de Oficina de Relaciones Publicas para su validación. Revisa la relación de datos que se van a actualizar y acuerda con el(a) Director(a) de Relaciones Publicas para su autorización correspondiente. Autoriza la actualización de la base de datos del Directorio del C, Gobernador. Entrega y reparte al personal de la Dirección de Relaciones Publicas los listados para su actualización vía telefónica. Recepciona los listados con las actualizaciones realizadas por el personal de la Dirección de Relaciones Publicas. Clasifica la información recabada en sectores y subsectores. Captura la información en la base de datos del Directorio del C. Gobernador. Imprime un listado con las actualizaciones realizadas de la base de datos del Directorio del C. Gobernador. Envía una copia al Director(a) de Relaciones Publicas para su resguardo.

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Termina Procedimiento.

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ANALISTA PROFESIONAL JEFE(A) DE OFICINA DE RELACIONES PÚBLICAS

DIRECTOR(A) DE RELACIONES PÚBLICAS

Listado

Documento

Listado

Documento

Documento

Documento

Tarjeta

INICIO 1

A

Comunica el periodo de actualización de la Base de Datos 2

Filtra la información en la Base de Datos y turna para su validación 3

Revisa la relación de datos para su autorización 4

Autoriza la actualización de los datos 5

Recepciona los listados de las actualizaciones 7

Entrega y reparte para su actualización vía telefónica 6

Clasifica la información en sectores y subsectores 8

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ANALISTA PROFESIONAL JEFE(A) DE OFICINA DE RELACIONES PÚBLICAS


Listado

Documento

Listado

A

Envía una copia al Director(a) de Relaciones Públicas 11

FIN 12

Captura la información en la Base de Datos 9

Imprime un listado de las actualizaciones 10

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN SP-MP-DRP-RAPE-02 RELACIONES ABRIL 2016 PÚBLICAS DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS

Recepción de audiencias programadas del Ejecutivo

OBJETIVO: Recepcionar de manera eficiente y atenta a las personas que acuden a las diversas oficinas que conforman el Despacho del Ejecutivo, cuando exista alguna audiencia programada con el Titular del Ejecutivo. POLITICAS: Elaborar un registro de las audiencias programadas del Titular del Ejecutivo. NORMAS: Acuerdo por el cual se crea la Unidad Administrativa denominada Secretaria Particular del Ejecutivo. Artículo 15 del Reglamento Interior de la Secretaría Particular del Ejecutivo. Manual de Organización de la Secretaría Particular del Ejecutivo. DEFINICIONES: No aplica

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Dirección Recepcionista Jefe(a) de Oficina de Relaciones Públicas Director(a) de Relaciones Públicas Jefe(a) de Oficina de Relaciones Públicas Director(a) de Relaciones Públicas Jefe(a) de Oficina de Relaciones Públicas

Inicio del Procedimiento. Elabora la(s) tarjeta(s) de recepción en donde informa las audiencias programadas en el día y turna al Jefe de Oficina. Verifica el contenido de la(s) tarjeta(s) y turna a la Directora de Relaciones Publicas para su conocimiento. Revisa las tarjetas y prepara el protocolo de recepción. Recibe a las personas que están citadas para audiencia. Avisa al Director(a) de Relaciones Públicas de la llegada de las personas y las hace pasar a su oficina en espera de ser atendidos. Guía a las personas citadas al despacho del Ejecutivo, en el caso de que la reunión se efectúe en ese lugar. En caso de llevarse a cabo en el Salón Cuna del Mestizaje, indica al Jefe(a) de Oficina de Relaciones Públicas que guie a las personas. Guía a las personas al Salón Cuna del Mestizaje. Verifica y coordina la organización de la reunión y el protocolo de la misma. Despide a las personas. Termina Procedimiento.

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RECEPCIONISTA JEFE(A) DE OFICINA DE RELACIONES PÚBLICAS


Tarjeta

Tarjeta

Tarjeta

Recibe a las personas que están citadas para audiencia 5

Guía a las personas citadas al Salón Cuna del Mestizaje 8

Avisa al Director(a) de Relaciones Públicas, la llegada de las personas 6

Guía a las personas citadas al Despacho del Ejecutivo 7

A

INICIO 1

Elabora tarjeta de recepción de audiencias 2

Verifica el contenido de la tarjeta 3

Revisa la tarjeta y prepara el protocolo de recepción 4

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RECEPCIONISTA JEFE(A) DE OFICINA DE RELACIONES PÚBLICAS


A

Verifica y Coordina la organización de la reunión y el protocolo de la misma 9

Despide a las personas 10

FIN 11

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN SP-MP-DRP-OE-03 RELACIONES ABRIL 2016 PÚBLICAS DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS

Organización de Eventos

OBJETIVO: Realizar y coordinar con eficiencia la organización de los eventos propios y de participación del Ejecutivo, así como la elaboración de las invitaciones y su envió. POLITICAS: Cumplir con los eventos programados por el Ejecutivo, así como los eventos que surjan por algún contingente. NORMAS: Acuerdo por el cual se crea la Unidad Administrativa denominada Secretaria Particular del Ejecutivo. Artículo 15 del Reglamento Interior de la Secretaría Particular del Ejecutivo. Manual de Organización de la Secretaría Particular del Ejecutivo. DEFINICIONES: No aplica

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Dirección Director(a) de Relaciones Públicas Jefe(a) de Oficina de Relaciones Públicas Analista Profesional

Inicio del Procedimiento. Reúne diariamente con el Secretario Particular para acuerdos de diferentes temas y eventos próximos. Revisa y selecciona de los diferentes sectores en la base de datos a los invitados al evento. Solicita a la Dirección de Imagen la elaboración e impresión de las invitaciones requeridas. Entrega la muestra de la invitación y listado de invitados al Secretario Particular para su autorización. Proporciona la información del evento al Jefe(a) de Oficina para trámites correspondientes. Solicita las cotizaciones a los proveedores de lo que se requiere para el evento. Entrega las cotizaciones a la Dirección Administrativa para su trámite y pago. Solicita a la Dirección de Servicios Generales el armado de escenario, tarimas, audio, plantas o el material requerido para el evento. Envía las invitaciones correspondientes vía correo electrónico y entrega al Analista Profesional para armado de paquetes y entrega de los mismos. Arma las invitaciones, ensobretando, imprimiendo etiquetas y acuses para su entrega.

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Analista Profesional Auxiliar Administrativo Analista Profesional Jefe(a) de Oficina de Relaciones Públicas Director(a) de Relaciones Públicas Jefe(a) de Oficina de Relaciones Públicas Secretaría

Envía los paquetes de invitaciones al Auxiliar Administrativo para que se encargue de la entrega. Realiza el reparto y entrega de invitaciones y entrega al analista profesional todos los acuses de entrega para su resguardo. Realiza las llamadas correspondientes para la confirmación de asistencias al evento. Elabora la lista de los invitados confirmados para informar al Jefe de Oficina el total aproximado de asistentes y a su vez para el conocimiento del(a) Director(a) de Relaciones Públicas. Imprime y arma los personificadores dependiendo de la lista de confirmados para entregar al(a) Director(a) de Relaciones Publicas. Asiste al lugar a realizarse el evento, para la supervisión del mismo y verifica que lleguen los invitados especiales y el Ejecutivo para ubicarlos en el presídium o mesa principal. Acude previo al evento, para acomodar el presídium o en su caso las mesas con sus personificadores y material requerido y se encarga del acceso y recibimiento de los invitados. Despide a los invitados al evento, junta el material perteneciente a la Dirección y entrega a la secretaría los documentos de información relevante para su resguardo. Archiva la información del evento. Termina Procedimiento.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN SP-MP-DRP- OE-03 RELACIONES ABRIL 2016 PÚBLICAS DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS



JEFE(A) DE OFICINA DE RELACIONES PÚBLICAS

ANALISTA PROFESIONAL

Tarjeta

Bosquejo

Oficio

Listado

INICIO 1

Reúne con el Secretario para acuerdos de diferentes temas 2

A

Solicita las cotizaciones a los proveedores de lo que se requiere 7

Revisa y selecciona invitados en la base de datos 3

Solicita a la Dirección de Imagen la elaboración de las invitaciones 4

.

Entrega la muestra al Secretario para su autorización 5

.

Proporciona la información al Jefe de Oficina para trámites correspondientes 6

.

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Entrega las cotizaciones a la Dirección Administrativa.




ANALISTA PROFESIONAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO

8

Cotización

Invitaciones

Invitaciones

Invitaciones

Invitaciones

A

Solicita a la Dirección de Servicios Generales el armado de escenario 9

A

Envía las invitaciones vía correo electrónico y para el armado de paquetes 10

Arma las invitaciones para su entrega 11

Envía los paquetes de invitaciones para su entrega 12

Realiza el reparto de las invitaciones y entrega los acuses 13

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ANALISTA PROFESIONAL SECRETARIA

Documento

Personificadores

Listado

A

Realiza las llamadas de asistencia al evento 14

Imprime y arma los personificadores de los invitados 16

Asiste al lugar del evento para la supervisión 17

Acude previo al evento, para el acomodo del presídium 18

Despide a los invitados al evento 19

FIN 21

Elabora la lista de invitados confirmados al evento 15

Archiva la información del evento 20

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN SP-MP-DRP- ACPE-04 RELACIONES ABRIL 2016 PÚBLICAS DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS

Atención de la correspondencia Privada del Ejecutivo

OBJETIVO: Archivar, resguardar y clasificar la correspondencia Privada, para desahogar el itinerario del Ejecutivo. POLITICAS: Atender la correspondencia para coadyuvar con el envío de tarjetas de felicitaciones con motivo de cumpleaños, ocasiones especiales o nombramientos de algún funcionario o personalidad del Municipio, Estado o Federación. NORMAS: Acuerdo por el cual se crea la Unidad Administrativa denominada Secretaria Particular del Ejecutivo. Artículo 15 del Reglamento Interior de la Secretaría Particular del Ejecutivo. Manual de Organización de la Secretaría Particular del Ejecutivo. DEFINICIONES: No aplica.

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Atención de la correspondencia Privada del Ejecutivo Núm. de Actividad Responsable Descripción de la Actividad

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Dirección Director(a) de Relaciones Públicas Jefe(a) de Oficina de Relaciones Públicas Auxiliar Administrativo Analista Profesional Director(a) de Relaciones Públicas Analista Profesional

Inicio del Procedimiento.

Recibe el documento que envía el Despacho del Secretario con las instrucciones que proceden Revisa el documento y turna al jefe de oficina. Redacta los agradecimientos, saludos, felicitaciones o disculpas y los remite al(a) Director(a) de Relaciones Públicas para su visto bueno. Imprime, ensobreta y empaqueta las cartas para ser enviadas, así como los acuses y envía al auxiliar administrativo. Hace entrega y realiza el envío de las cartas a los destinatarios Entrega el documento inicial enviado por el Despacho del Secretario al analista profesional. Envía diariamente por correo electrónico e imprime el listado de personalidades que cumplen años del mes y lo turna al(a) Director(a) de Relaciones Públicas. Reenvía el listado de los cumpleaños del día directamente al Ejecutivo y realiza los cambios o actualizaciones de Funcionarios en cargos públicos y privados. Marca en la lista a los que se les hará llegar una felicitación a nombre del Ejecutivo y lo turna al analista profesional. Realiza las llamadas telefónicas a los integrantes de la lista para actualizar y corroborar sus datos personales y laborales.

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Núm. de Actividad Responsable Descripción de la Actividad

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Analista Profesional Auxiliar Administrativo Analista Profesional

Secretaria

Elabora las tarjetas de felicitaciones, ensobreta y empaqueta para su envío. Imprime acuses de recibido y junto con las felicitaciones, los entrega al auxiliar administrativo. Realiza la entrega de las tarjetas de felicitaciones correspondientes y entrega los acuses al analista profesional. Conjunta el documento que envía el Despacho del Secretario y los acuses de las felicitaciones y entrega a la secretaria. Archiva los documentos y acuses en su expediente. Termina Procedimiento.

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO


Listado

Documento

Cartas

Cartas

Tarjeta

Documento

Documento

INICIO 1

A

Recibe el documento que envía el Despacho del Secretario 2

Revisa el documento y turna al jefe de oficina 3

Redacta los saludos, felicitaciones, agradecimientos, etc. 4

.

Imprime, ensobreta y empaqueta las cartas 5

Hace entrega y envío de las cartas a los destinatarios 6

Entrega el documento inicial al analista profesional 7

Envía diariamente correos electrónicos al(a) Director(a) 8

Reenvía el listado de cumpleaños al Ejecutivo 9

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ANALISTA PROFESIONAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO

SECRETARIA

Documento

Acuse

Tarjeta

Tarjeta

Listado

Acuse

A

Realiza las llamadas telefónicas a los integrantes de la lista 11

.

FIN 17

Imprime acuses de recibido y entrega al auxiliar administrativo 13

Marca en la lista a los que se les hará llegar una felicitación 10

Elabora las tarjetas de felicitaciones, ensobreta y empaqueta 12

Realiza la entrega de las tarjetas de felicitaciones 14

Conjunta el documento, los acuses y entrega a la secretaria 15

Archiva los documentos en su expediente 16

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN SP-MP-DJE- RNJ-01 JURÍDICA Y ABRIL 2016 ENLACE DIRECCIÓN JURÍDICA Y ENLACE

Revisión de Normatividad Jurídica

OBJETIVO: Proporcionar a la Secretaría Particular del Ejecutivo los elementos necesarios que permitan asegurar su intervención jurídica en los Convenios, Acuerdos, Proyectos de Ley, Reglamentos y otras figuras de normatividad así como sus Reformas correspondientes. POLITICAS: Atender los ordenamientos legales correspondientes a las solicitudes que realizan las Dependencias y los Ciudadanos. NORMAS: Artículo 20 del Reglamento Interior de la Secretaría Particular del Ejecutivo. Manual de Organización de la Secretaría Particular del Ejecutivo. DEFINICIONES: No aplica.

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Dirección Jefe(a) de la Oficina Jurídica Director(a) Jurídico y Enlace

Jefe(a) de la Oficina Jurídica Unidad Administrativa y/o Dependencia Director(a) Jurídico y Enlace Secretario Particular del Ejecutivo

Inicio del Procedimiento. Recepciona los documentos que envían las Unidades Administrativas o Dependencias y turna al Director(a) Jurídico, para su revisión correspondiente. Revisa y analiza el documento recepcionado, verificando que cumplan con las especificaciones de ley, anotando las observaciones y comentarios que correspondan para su corrección. Elabora el compendio y resumen de las observaciones y comentarios sobre el documento ya verificado. Envía el documento para su corrección a la Unidad Administrativa o Dependencia correspondiente. Corrige el documento de acuerdo a los comentarios y observaciones, y remite a la Dirección Jurídica y Enlace, para la firma del Titular del Ejecutivo Estatal. Revisa que las correcciones realizadas se hayan efectuado de acuerdo a las observaciones y comentarios vertidos en el compendio y resumen emitido. Entrega al Secretario Particular del Ejecutivo para recabar la firma del Titular del Ejecutivo Estatal. Recaba la firma del Titular del Ejecutivo Estatal y devuelve a la Directora Jurídica y Enlace.

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Revisión de Normatividad Jurídica Núm. de Actividad Responsable Descripción de la Actividad

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Director(a) Jurídico y Enlace

Envía el documento ya firmado a la Unidad Administrativa o Dependencia que lo origino. Termina Procedimiento.

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JEFE(A) DE LA OFICINA JURIDICA DIRECTOR(A) JURIDICO Y ENLACE UNIDAD ADMINISTRATIVA Y/O DEPENDENCIA

Documento

Documento

Documento

Documento

Documento

Documento

INICIO 1

A

¿Se realizó la corrección?

¡SE Sí

No

Recepciona los documentos y turna al Director 2

Revisa y analiza los documentos señalando comentarios y observaciones para su corrección 3

Elabora compendio y resumen de observaciones 4

Envía a la Unidad Administrativa o Dependencia para su corrección 5

Corrige el documento y envía para la firma correspondiente 6

Revisa las correcciones realizadas 7

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JEFE(A) DE LA OFICINA JURIDICA DIRECTOR(A) JURIDICO Y ENLACE SECRETARIO PARTICULAR DEL EJECUTIVO

Documento

Documento

Documento

A

FIN 11

Entrega al Secretario Particular del Ejecutivo para recabar la firma 8

Recaba la firma del Titular del Ejecutivo Estatal y entrega al Director 9

Envía el documento ya firmado a la Unidad Administrativa que lo originó 10

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN SP-MP-DJE-ASCPE-02 JURÍDICA Y ABRIL 2016 ENLACE DIRECCIÓN JURÍDICA Y ENLACE

Atención de solicitudes ciudadanas presentadas por escrito

OBJETIVO: Ofrecer asesoría y apoyo jurídico a la ciudadanía que lo solicite por escrito dirigido al Titular del Ejecutivo y al Secretario Particular del Ejecutivo, mediante la emisión del documento que en derecho corresponda. POLITICAS: Atender los asuntos jurídicos de la Ciudadanía con la prontitud que cada caso requiera. NORMAS: Artículo 20 del Reglamento Interior de la Secretaría Particular del Ejecutivo. Manual de Organización de la Secretaría Particular del Ejecutivo. DEFINICONES: No aplica.

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Dirección Jefe(a) de la Oficina Jurídica Director(a) Jurídico y Enlace Jefe(a) de la Oficina Jurídica

Inicio del Procedimiento Recibe las solicitudes que requieren atención y asesoría en asuntos legales que formulan los Ciudadanos. Registra en el control de solicitudes recibidas, los datos del remitente, asunto y turna al(a) Director(a) Jurídico. Recibe los documentos y verifica el contenido de las solicitudes de la Ciudadanía, para determinar el proceso de resolución que se le dará a cada petición. Realiza las averiguaciones previas de cada caso para recabar información que permita dar una resolución pronta. Clasifica y consulta con el Secretario Particular del Ejecutivo, la resolución de todos los casos y que tipo de tramite llevara cada uno de ellos. Atiende a las personas que por naturaleza de su caso requieren orientación y/o asesoría legal inmediata para la pronta resolución a sus necesidades. Canaliza a las Instancias legales correspondientes, el asunto de su competencia para la gestión o trámite a dicha solicitud o petición y turna al Jefe de Oficina. Elabora contestación al ciudadano del proceso de trámite a su solicitud jurídica, haciendo mención de la Instancia a la que fue canalizada su petición.

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Jefe(a) de la Oficina Jurídica Director(a) Jurídico y Enlace Jefe(a) de la Oficina Jurídica

Turna al(a) Director(a) Jurídico y Enlace para firma del Secretario Particular del Ejecutivo.

Recibe el documento y recaba la firma del Secretario Particular del Ejecutivo y regresa al Jefe(a) de Oficina Jurídica. Envía contestación a la persona solicitante. Da seguimiento de los casos turnados, para asegurar su resolución inmediata. Termina Procedimiento.

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JEFE(A) DE LA OFICINA JURÍDICA DIRECTOR(A) JURÍDICO Y ENLACE SECRETARIO PARTICULAR DEL EJECUTIVO

Documento

Documento

Documento

Documento

Documento

INICIO 1

¿Solución inmediata?

¡SE

Atiende a las personas que requieren orientación legal 7

Si

No

A

Recibe las solicitudes para la atención y asesoría jurídica 2

Registra en el control de solicitudes recibidas 3

Recibe y verifica el contenido de la solicitud y determina el proceso de resolución 4

Realiza las averiguaciones previas de cada caso para recabar información 5

Clasifica y consulta con el Secretario Particular la resolución de las peticiones 6

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JEFE(A) DE LA OFICINA JURÍDICA DIRECTOR(A) JURÍDICO Y ENLACE SECRETARIO PARTICULAR DEL EJECUTIVO

Documento

Documento

Documento

Documento

Documento

Documento

A

FIN 14

Elabora contestación al Ciudadano del proceso de trámite a su solicitud 9

Canaliza a las Instancias legales las solicitudes para la gestión correspondiente 8

Turna a la Directora para la firma del Secretario 10

Recibe el documento y recaba la firma del Secretario 11

Envía la contestación al solicitante 12

Da seguimiento de los casos turnados 13

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN SP-MP-DJE-DE-ASI-03 JURÍDICA Y ABRIL 2016 ENLACE DEPARTAMENTO DE ENLACE

Atención de las solicitudes de información

OBJETIVO: En cumplimiento a la ley de transparencia, proporcionar a los ciudadanos la información pública solicitada a través del sistema en línea INFOMEX, sobre las acciones y actividades que realiza la Secretaría Particular del Ejecutivo, dentro del ámbito de su competencia. POLITICAS: Se deberá recibir en el Sistema de Información Pública INFOMEX, la solicitud de información pública emitida por el ciudadano. NORMAS: Artículo 20 del Reglamento Interior de la Secretaría Particular del Ejecutivo. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Quintana Roo. Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Poder Ejecutivo del Estado de Quintana Roo. Manual de Organización de la Secretaría Particular del Ejecutivo. DEFINICIONES: INFOMEX: sistema de información electrónica que sirve de herramienta para la gestión de solicitudes de información vía internet, que permite incorporar procesos de cualquier Ley de Transparencia.

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8

Departamento Jefe(a) del Departamento de Enlace Director(a) Jurídico y Enlace Jefe(a) del Departamento de Enlace Unidad Administrativa Unidad Administrativa Directora Jurídica y Enlace

Inicio del procedimiento. Consulta en el sistema Infomex del Estado de Quintana Roo, las solicitudes de información pública en línea que han sido registradas. Imprime el acuse de recibido de la solicitud de Información Pública registrada y consulta con el(a) Director(a) el proceso a seguir para recabar la información requerida. Dictamina a que Unidad administrativa se le va a turnar la solicitud de información pública para que proporcione la información requerida por el ciudadano, dentro del ámbito de su competencia. Elabora y turna el documento para requerir la información solicitada por el ciudadano a la Unidad Administrativa de la Secretaría Particular del Ejecutivo que corresponda. Recibe la solicitud de información pública y consulta en sus archivos y/o expedientes, si existe o no la información requerida por el ciudadano. Remite a la Dirección Jurídica y Enlace la respuesta de la información solicitada, dentro del tiempo otorgado para emitir su respuesta. Analiza la respuesta que emite la Unidad Administrativa y determina si es pública, confidencial o reservada.

42




10

11

12

13

Director(a) Jurídico y Enlace Jefe(a) del Departamento de Enlace

Verifica en caso de ser confidencial o reservada bajo que términos legales se va a reservar la información solicitada y acuerda con el Secretario Particular del Ejecutivo la respuesta final que se otorgará a la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Poder Ejecutivo del Estado de Quintana Roo y turna al Jefe de Departamento de Enlace. Captura la respuesta final de la solicitud de información pública en el sistema Infomex. Verifica que la respuesta sea aceptada por la Unidad de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Poder Ejecutivo del Estado de Quintana Roo. Consulta la publicación en línea de la respuesta que ha sido proporcionada al ciudadano solicitante. Termina Procedimiento.

43



JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO DE ENLACE DIRECTOR(A) JURÍDICO Y ENLACE UNIDAD ADMINISTRATIVA

Documento

Solicitud

Solicitud

Solicitud

Acuse

INICIO 1

A

Consulta en el Sistema INFOMEX el registro de las solicitudes de Información Pública 2

Imprime acuse de recibido y consulta para recabar la información 3

Dictamina a que Unidad Administrativa va a turnarse la solicitud de información pública 4

Elabora y turna el documento para requerir la información. 5

Recibe la solicitud de información pública y consulta en sus archivos 6

Remite la respuesta solicitada dentro del tiempo otorgado 7

Analiza la respuesta si es pública, confidencial o reservada 8

44



JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO DE ENLACE

DIRECTOR(A) JURÍDICO Y ENLACE UNIDAD ADMINISTRATIVA

A

¿Se realizó la corrección?

¡SE No

Si

Verifica bajo que términos legales se va a reservar la información solicitada 9

FIN 13

Captura la respuesta final de su solicitud de información en el infomex 10

Verifica que la respuesta sea aceptada por la UTSIPPE 11

Consulta la publicación en línea de la respuesta proporcionada al ciudadano 12

45

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN SP-MP-DESEG-AC-01 Y SEGUIMIENTO DE ENLACE ABRIL 2016 GUBERNAMENTAL DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ENLACE GUBERNAMENTAL

Atención a la ciudadanía

OBEJITIVO: Atender con calidad y espíritu de servicio a los ciudadanos que acuden a las oficinas del Secretario Particular del Ejecutivo, solicitando la gestión y resolución a sus problemas y necesidades. POLITICAS: Atender a los Ciudadanos que acuden a la Secretaria Particular del Ejecutivo, a solicitar audiencia con sus solicitudes escritas o verbales. NORMAS: Decreto de creación de la Secretaria Particular del Ejecutivo, Artículo 17 del Reglamento Interior de la Secretaria Particular del Ejecutivo. Manual de Organización de la Secretaria Particular del Ejecutivo DEFINICIONES: No aplica.

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2

3

4

5

6

7

8

9

Dirección Recepcionista Director(a) de Evaluación y seguimiento de Enlace Gubernamental Secretario Particular del Ejecutivo Director(a) de Evaluación y seguimiento de Enlace Gubernamental Recepcionista

Inicio del Procedimiento. Recaba y registra los datos generales de los ciudadanos que solicitan audiencias y gestiona y/o tramita apoyo, turna al(a) Director(a) de Evaluación y Seguimiento de Enlace Gubernamental, para su atención. Atiende a las personas que acuden a estas oficinas solicitando la resolución a sus problemas y necesidades. Turna a las instalaciones de la Administración Pública Estatal (Dependencias) el asunto de su competencia para la gestión y trámite a dicha solicitud o petición correspondiente. Canaliza al Secretario Particular; al Ciudadano solicitante de audiencia, se conecta a la actividad 14. Atiende a los Ciudadanos dando seguimiento a los compromisos adquiridos por el Titular del Ejecutivo Estatal. Solicita al(a) Director(a) de Evaluación y Seguimiento de Enlace Gubernamental se realice la gestión de los apoyos que se les otorgaran a los Ciudadanos. Recibe indicaciones del Secretaria Particular del Ejecutivo para la elaboración de tarjetas a fin de solicitar el apoyo para el solicitante y turna a la recepcionista. Elabora la tarjeta de solicitud dirigida a la Dirección Administrativa para su intervención en la gestión y/o otorgamiento de los apoyos económicos y/o en especie que se les proporcionan a los Ciudadanos solicitantes.

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Atención a la ciudadanía Núm. de Actividad Responsable Descripción de la Actividad

10

11

12

13

14

Recepcionista

Registra en la base de datos, los antecedentes del apoyo económico que se otorgará. Integra el expediente del Ciudadano que es apoyado, con la finalidad de respaldar el recurso erogado, mismo que son entregados para resguardo a la Dirección Administrativa. Informa al Ciudadano el proceso del trámite para la obtención del pago del apoyo económico y/o en especie autorizado. Despide al ciudadano con cortesía y amabilidad.

Termina Procedimiento.

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RECEPCIONISTA DIRECTOR(A) DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO DE ENLACE GUBERNAMENTAL

SECRETARIO PARTICULAR DEL EJECUTIVO

Recaba y registra a los Ciudadanos para audiencia y turna al Director 2

INICIO 1

Atiende a las personas que buscan resolución a sus problemas 3

¿Resolución inmediata?

¡SE

Si

No

Atiende a los Ciudadanos dando seguimiento a los compromisos adquiridos por el Ejecutivo 5

Turna a las Dependencias en asunto de su competencia para su gestión y trámite 4

Solicita al Director de Evaluación y Seguimiento de Enlace, la gestión del apoyo 6

Turna a las Dependencias en asunto de su competencia para su gestión y trámite 7

2

2

Elabora la tarjeta de solicitud para la gestión de apoyos 8

Registra en la base de datos los antecedentes del apoyo 9

A

1

49


Atención a la ciudadanía RECEPCIONISTA DIRECTOR(A) DE EVALUACION Y

SEGUIMIENTO DE ENLACE GUBERNAMENTAL


A

Integra el expediente 10

Informa al Ciudadano sobre el proceso del trámite 11

Despide al Ciudadano con cortesía y amabilidad 12

FIN 13

1

50

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN SP-MP-DESEG-RD-02 Y SEGUIMIENTO DE ENLACE ABRIL 2016 GUBERNAMENTAL DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE ENLACE GUBERNAMENTAL

Recepción de documentos

OBJETIVO: Recepcionar de manera eficiente y atenta las solicitudes, invitaciones, felicitaciones y documentos que se dirigen al Titular del Ejecutivo y del Secretario Particular del Ejecutivo, para la gestión, trámite y apoyo a los diversos sectores de la población. POLITICAS: Registro de Correspondencia oficial y personal del Titular del Ejecutivo y del Secretario Particular del Ejecutivo. NORMAS: Decreto de Creación de la Secretaría Particular del Ejecutivo. Artículo 17 del Reglamento Interior de la Secretaría Particular del Ejecutivo. Manual de Organización de la Secretaria Particular del Ejecutivo. DEFINICIONES: No aplica

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2

3

4

5

6

7

8

9

Dirección Recepcionista Secretaria del C. Secretario Particular del Ejecutivo Secretario Particular del Ejecutivo

Inicio del Procedimiento. Recibe la correspondencia diaria que va dirigido al Titular del Ejecutivo y/o al Secretario Particular del Ejecutivo. Sella de recibido los documentos que Recepciona el original y la copia del interesado. Registra diariamente en un formato de control interno, los documentos que recibe clasificándolos de la siguiente manera: -Correspondencia del C. Gobernador. -Correspondencia del Secretario Particular del Ejecutivo. -Invitaciones. Turna la correspondencia a la Oficina del Secretario Particular del Ejecutivo. Archiva los acuses de recibido. Elabora una relación de los documentos recibidos con una descripción detallada del documento, para conocimiento del Secretario Particular del Ejecutivo. Determina previo análisis del documento, cual Dependencia y/o Instancias de la Administración Pública Estatal o Área de la Secretaría Particular del Ejecutivo, será la responsable de dar seguimiento y/o respuesta a la correspondencia recibida y asignar las acciones a realizar. Devuelve la relación de los documentos con los mismos, para que sean turnados a las dependencias y/o Instancias de la Administración Pública Estatal o a las Áreas de la Secretaria Particular del Ejecutivo.

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11

12

13

Secretaria del C. Secretario Particular del Ejecutivo

Recibe la relación de los documentos con los mismos, clasifica y transcribe las anotaciones realizadas por el Secretario Particular del Ejecutivo en diferentes relaciones para entregar según se asigne, a las áreas que integran la Secretaría Particular del Ejecutivo. Envía los documentos, previo análisis del Secretario Particular del Ejecutivo, a la Dependencia y/o Instancia de la Administración Pública Estatal competente, a fin de darle el seguimiento, gestión y/o trámite que corresponda. Archiva acuse de recibido en el minutario respectivo. Termina Procedimiento.

53



RECEPCIONISTA SECRETARIA DEL C. SECRETARIO PARTICULAR DEL EJECUTIVO


Documento

Documento

Listado

Documento

Documento

Correspondencia

Documento

Correspondencia

Correspondencia

1

Archiva acuses de recibido 6

1

Archiva acuses de recibido 12

FIN 13

INICIO 1

Recibe la correspondencia del Titular del Ejecutivo y Secretario Particular 2

Sella de recibido la correspondencia 3

Registra en un formato de control los documentos recibidos 4

Turna la correspondencia a la oficina del Secretario 5

Elabora una relación de los documentos recibidos 7

Determina a que Instancia de Gobierno se turnará el documento 8

Devuelve los listados para que sean turnados 9

Recibe los documentos para asignar y transcribe las anotaciones 10

Envía los documentos al área correspondiente 11

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN SP-MP-DESEG-DCA-CSC-03 Y SEGUIMIENTO DE ENLACE ABRIL 2016 GUBERNAMENTAL DIRECCIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

Control de salida de correspondencia

OBJETIVO: Controlar la salida de correspondencia oficial del Secretario Particular del Ejecutivo y del Titular del Ejecutivo que se envía por mensajería y correo postal al interior del Estado y de la República Mexicana. POLITICAS: Obtener a través del Control de salida de correspondencia, la pronta localización de los documentos que son turnados a las distintas Instancias de la Administración Publica. NORMAS: Decreto de Creación de la Secretaría Particular del Ejecutivo. Artículo 17 del Reglamento Interior de la Secretaría Particular del Ejecutivo. Manual de Organización de la Secretaria Particular del Ejecutivo. DEFINICIONES: No aplica.

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1

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3

4

5

6

7

8

9

10

11

Departamento Unidad Administrativa (solicitante) Jefe(a) del Departamento de Correspondencia y Archivo Unidad Administrativa (solicitante) Jefe(a) del Departamento de Correspondencia y Archivo

Inicio del Procedimiento. Envía los oficios, cartas y valijas oficiales del Secretario Particular del Ejecutivo y del Titular del Ejecutivo, al Departamento de Correspondencia y Archivo para su salida. Recepciona y verifica que los datos vertidos en los oficios sean correctos y que tenga anexos correspondientes. Devuelve los documentos para las correcciones pertinentes, en los casos que cumplan con los requerimientos. Realiza las correcciones y remite la documentación para su entrega. Requisita la documentación con el sello oficial y/o facsímiles. Clasifica los documentos que serán repartidos en la ciudad y enviados por correo postal y/o mensajería. Separa las copias de minutario y/o expediente. Rotula sobres, llena guías de mensajería y relaciona los documentos en formato de control para su envió. Envía los oficios de acuerdo a su destino. Resguarda el acuse de recibo original y entrega copia al departamento solicitante.

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12

13

Unidad Administrativa (solicitante)

Recibe copia del acuse de recibo y confirma la recepción de los documentos enviados. Termina Procedimiento.

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Control de salida de correspondencia UNIDAD ADMINISTRATIVA JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDECIA Y ARCHIVO

Documento

Documento

Oficio

Oficio

Oficio

Documento

Si

No

A

¿La información

es correcta?

¡SE

Recepciona y verifica los datos de los oficios 3

Requisita la documentación con los sellos 6

INICIO 1

Envía los oficios, cartas y valijas oficiales al departamento de correspondencia 2

Devuelve para las correcciones pertinentes 4

Realiza las correcciones y remite la documentación 5

Clasifica la documentación que será repartida 7

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UNIDAD ADMINISTRATIVA JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDECIA Y ARCHIVO

Acuse

Oficio

Guías

Copias

A

Recibe copia del acuse y confirma que se hayan recibido 12

FIN 13

Separa las copias de minutario y/o expediente 8

Rotula sobres, llena guía y relaciona documentos en el formato de control interno 9

Envía oficios de acuerdo a su destino 10

Resguarda acuse de recibo y entrega copia 11

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SP-MP-DAG-RI-01 AGENDA DEL C. ABRIL 2016 GOBERNADOR DIRECCIÓN DE AGENDA DEL C. GOBERNADOR

Recepción de Invitaciones

OBJETIVO: Proporcionar de manera eficiente y atenta las invitaciones dirigidas al Titular del Ejecutivo Estatal, para ser programadas en la agenda de actividades del C. Gobernador. POLITICAS: Registro detallado de las invitaciones recibidas del Titular del Ejecutivo Estatal. NORMAS: Artículo 16 del Reglamento Interno de la Secretaria Particular del Ejecutivo. Manual de Organización de la Secretaria Particular del Ejecutivo. DEFINICIONES: No aplica.

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3

4

5

6

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8

9

Dirección Secretaria Director(a) de Agenda del C. Gobernador

Inicio del Procedimiento Recibe las invitaciones dirigidas al C. Gobernador. Elabora una relación detallada de las invitaciones dirigidas al C. Gobernador, para conocimiento del Secretario Particular del Ejecutivo y entrega al(a) Director(a) de Agenda del C. Gobernador. Acuerda con el Secretario Particular del Ejecutivo, la programación de los eventos en los que acudirá el C. Gobernador y mediante análisis de cada evento asignan al funcionario público que representara en el evento al Titular del Ejecutivo Estatal. Realiza la programación en la Agenda del C. Gobernador y verifica que no exista compromiso previo en la fecha y hora señalada. Comunica al Funcionario Público responsable de asistir en representación del C. Gobernador al evento asignado y envía los detalles del evento. Confirma la asistencia del representante del C. Gobernador y agenda el compromiso. Notifica al organizador del evento la asistencia del C. Gobernador o en su caso la representación del Titular del Ejecutivo Estatal. Envía a la Coordinación de Giras la Agenda de los Eventos a los que asistirá el C. Gobernador, a efectos de coordinar la logística de la ayudantía.

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10

11

Director(a) de Agenda del C. Gobernador

Envía al Titular de la Unidad del Vocero, la relación de eventos a los que asistirá el Ejecutivo o sus representantes a efecto de darle cobertura y difusión en los medios de comunicación. Termina Procedimiento.

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SECRETARIA DIRECTOR(A) DE AGENDA DEL C. GOBERNADOR

Oficio

Oficio

Oficio

Agenda

Listado

Invitaciones

INICIO 1

A

Recibe las invitaciones dirigidas al C. Gobernador 2

Elabora una relación de las invitaciones y entrega a la Directora 3

Acuerda con el Secretario Particular del Ejecutivo la programación de eventos 4

Realiza la programación en la agenda de los eventos 5

Comunica al Funcionario Público la representación en los eventos a los que asistirá 6

Confirma la asistencia del representante 7

Notifica al organizador la asistencia o representación del C. Gobernador 8

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SECRETARIA DIRECTOR(A) DE AGENDA DEL C. GOBERNADOR

Relación de evento

Agenda

A

FIN 11

Envía a la Coordinación de Giras, la agenda de eventos 9

Envía a la Unidad del Vocero la relación de eventos 10

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SP-MP-DA-BT-01 DIRECCIÓN ABRIL 2016 ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Boletos para transporte

OBJETIVO: Facilitar el transporte para el traslado dentro y fuera de la Entidad, para la ciudadanía que así lo requiera. Para consultas médicas, cumplimiento de funciones de trabajo y otras actividades propias de la ciudadanía. POLITICAS: Atender las solicitudes de apoyo que realiza la ciudadanía con el boleto de transporte, para el traslado de un destino a otro. NORMAS: Artículo 21 del Reglamento Interior de la Secretaría Particular del Ejecutivo. Manual de Organización de la Secretaría Particular del Ejecutivo. DEFINICIONES: No aplica.

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Boletos de transporte


2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Dirección Secretaria Director(a) Administrativo Secretaria

Inicio del Procedimiento. Recepciona la solicitud de boleto emitida por el ciudadano. Turna al Director(a) Administrativo. Analiza el requerimiento de la solicitud. Realiza estudio socioeconómico del solicitante. Informa al interesado, la resolución de la solicitud. Entrega el boleto de transporte al interesado. Entrega copia a la secretaria. Recaba información del solicitante para expediente. Archiva expediente. Termina Procedimiento.

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Boletos de transporte SECRETARIA DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO

Expediente

Documento

Copia

Boleto

Estudio

Solicitud

Solicitud

Solicitud

¿Procede?

¡SE Si

No

INICIO 1

FIN 11

1

1

Recepciona la solicitud 2

Turna al Director Administrativo 3

Analiza el requerimiento de la solicitud 4

Realiza el estudio socioeconómico 5

Informa al interesado, la resolución 6

Entrega el boleto al interesado 7

Entrega copia a la secretaria 8

Recaba información del solicitante 9

Archiva expediente 10

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SP-MP-DA-DRHN-PN-02 DIRECCIÓN ABRIL 2016 ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y NÓMINA

Pago de Nóminas

OBJETIVO: Realizar con eficiencia, eficacia y puntualidad, la remuneración de los sueldos y salarios de los trabajadores de la Secretaría Particular. POLITICAS: Apegarse a los lineamientos establecidos por la Oficialía Mayor de Gobierno en base al Reglamento de Condiciones Generales de Trabajo. NORMAS: Artículo 21 del Reglamento Interior de la Secretaría Particular del Ejecutivo. Manual de Organización de la Secretaría Particular del Ejecutivo. DEFINICIONES: SEFIPLAN: Secretaría de Finanzas y Planeación. DEGLOSE: Consiste en separar los datos del conjunto de archivos para la aplicación de la transferencia.

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Pago de Nóminas


2

3

4

5

6

7

8

9

10

Departamento Jefe(a) del Departamento de Recursos Humanos y Nóminas Jefe(a) del Departamento de Nóminas de la Oficialía Mayor de Gobierno Jefe(a) del Departamento de Recursos Humanos y Nóminas Analista Profesional

Inicio del Procedimiento. Recibe y separa la nómina quincenal que entrega Oficialía Mayor de Gobierno. Verifica la realización de los movimientos del personal solicitados por oficio en la nómina. Integra la nómina de acuerdo a las Direcciones y devuelve la original al Departamento de Nóminas de Oficialía Mayor de Gobierno. Recibe y posteriormente envía a la Secretaria de Finanzas y Planeación un juego de las nóminas separadas y se efectué la transferencia a la cuenta de la Secretaría Particular del Ejecutivo. Entrega al Departamento de Recursos Humanos y Nóminas de la Secretaría Particular del Ejecutivo para su desglose. Elabora el desglose de archivos y verifica en el sistema del banco la transferencia de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Realiza la carga de archivos al sistema del banco y efectúa la transferencia a las cuentas del personal. Recaba la firma del personal correspondiente en la Nóminas de cada Dirección. Realiza la conciliación bancaria, para verificar las transferencias efectuadas quincenalmente.

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Pago de Nóminas


12

13

Jefe(a) del Departamento de Recursos Humanos y Nóminas

Recopila las nóminas del personal, debidamente firmadas. Comprueba los pagos de nómina ante la Secretaria de Finanzas y Planeación. Termina Procedimiento.

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Pago de Nóminas JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y NOMINAS

JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO DE NOMINAS DE LA OFICIALIA MAYOR DE GOBIERNO


Nomina

Nomina

Nomina

Documento

Nominas

Recibe y envía a la Secretaría de Finanzas y Planeación un juego de nóminas 5

A

INICIO 1

Recibe y separa las nóminas que le entrega Oficialía Mayor de Gobierno 2

Verifica la realización de los movimientos del personal en la nómina 3

Integra la nómina de acuerdo a las Direcciones 4

Entrega al Departamento de Recursos Humanos y Nomina 6

Elabora el desglose de archivo para la transferencia 7

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Pago de Nóminas JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y NOMINAS

JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO DE NOMINAS DE LA OFICIALIA MAYOR DE GOBIERNO


Nomina

FIN 13

A

Realiza la carga de archivos y efectúa la transferencia 8

Recaba la firma del personal correspondiente en la nómina 9

Realiza la conciliación bancaria 10

Recopila las nóminas del personal 11

Comprueba los pagos de nómina 12

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SP-MP-DA-DIA-CI-03 DIRECCIÓN ABRIL 2016 ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS Y ALMACÉN

Control de Inventarios

OBEJTIVO: Verificar el estado físico y funcional de los bienes muebles asignados a las Unidades Administrativas, dentro de la Secretaria Particular. POLÍTICAS: Periódicamente verificar el Inventario del Mobiliario con el Catálogo de Bienes Muebles de la Secretaría Particular del Ejecutivo, que nos proporciona la Oficialía Mayor de Gobierno. NORMAS: Artículo 21 del Reglamento Interior de la Secretaria Particular del Ejecutivo. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado. 15-12-1993 Reformado: 14-08-2003. Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado. 31-12-1993 Reformado: 30-01-2009. Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles. 15-02-1995 Reformado 18/12/1998. Sistema de Inventarios de Bienes Muebles del Gobierno del Estado de Quintana Roo. (En Línea). Manual de Organización de la Secretaría Particular del Ejecutivo. DEFINICIONES: CATÁLOGO: es el formato utilizado por la Oficialía Mayor de Gobierno para relacionar los bienes muebles, que forma parte del inventario de un Departamento, Dirección y Dependencia.

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Control de Inventarios Núm. de Actividad Responsable Descripción de la Actividad

1

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3

4

5

6

7

8

Departamento Director(a) Administrativo Jefe(a) del Departamento de Inventarios y Almacén

Inicio del Procedimiento. Solicita al Jefe(a) del Departamento de Inventarios y Almacén, la actualización y verificación física del control de inventarios: bienes muebles y vehículos adscritos a cada Área Administrativa o Departamento de la Secretaría Particular del Ejecutivo. Realiza la verificación física de los bienes muebles y los vehículos asignados a la Secretaria Particular del Ejecutivo, que correspondan al lugar físico asignado, que se encuentren en buenas condiciones de funcionamiento y que tengan el resguardo personal correspondiente. Actualiza los resguardos de los bienes muebles y vehículos, asignados al personal de la Secretaría Particular del Ejecutivo. Recopila las firmas de los resguardos de los bienes muebles y vehículos asignados a cada persona. Envía al(a) Director(a) Administrativo en informe de la situación en que se encuentra los bienes muebles y vehículos verificados y en su caso reporta las irregularidades que se llegaran a presentar. Captura las altas de los bienes muebles y vehículos adquiridos y/o asignados a la Secretaria Particular del Ejecutivo, en el Sistema en línea de Inventarios de Bienes Muebles del Gobierno del Estado de Quintana Roo. Verifica que los movimientos de altas, bajas y transferencias de los bienes muebles y vehículos, se realicen de acuerdo a los lineamientos del Sistema de Inventarios de Bienes Muebles del Gobierno del Estado de Quintana Roo.

74


Control de inventarios


10

11

Jefe(a) del Departamento de Inventarios y Almacén

Recibe en la Bodega los bienes muebles y vehículos que han sido transferidos para su reasignación y los que han sido dados de baja para entregar al Departamento de Inventarios y Control Patrimonial de la Oficialía Mayor de Gobierno. Entrega al Departamento de Inventarios y Control Patrimonial de la Oficialía Mayor de Gobierno, los bienes muebles y vehículos que han sido dados de baja del inventario asignado a la Secretaría Particular del Ejecutivo. Termina Procedimiento.

75


Control de inventarios

DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS Y ALMACÉN

Informe

Documento

Oficio

INICIO 1

Solicita la actualización y verificación de Control de Inventarios 2

A

Realiza la verificación física de los bienes muebles y vehículos 3

Documento

Actualiza los resguardos de los bienes muebles y vehículos 4

Recopila las firmas de los resguardos asignados a cada persona 5

Envía al(a) Director(a) Administrativo el informe del inventario 6

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Control de inventarios DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS Y

ALMACÉN

A

Captura las altas de los bienes muebles y vehículos en el sistema en línea 7

Verifica los movimientos realizados en el sistema en línea 8

Recibe en la Bodega los bienes muebles y vehículos, que han sido transferidos o dados de baja 9

Entrega el mobiliario y equipo dado de baja a la Oficialía Mayor 10

FIN 11

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SP-MP-DA-DPS-OC-04 DIRECCIÓN ABRIL 2016 ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA Y SERVICIOS

Órdenes de Compra

OBJETIVO: Proveer a la Secretaría Particular del Ejecutivo de los insumos, recursos y servicios a través de los proveedores inscritos en el Padrón de Proveedores del Gobierno del Estado. POLITICAS: Requisición del formato de Órdenes de Compra en el Sistema Integral de Administración (INTEGRADOR) en línea, para la adquisición y suministro de los requerimientos solicitados por las Unidades Administrativas de la Secretaria Particular del Ejecutivo. NORMAS: Artículo 21 del Reglamento Interior de la Secretaria Particular del Ejecutivo. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado. 15-12-1993 Reformado: 14-08-2003. Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado. 31-12-1993 Reformado: 30-01-2009. Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles. 15-02-1995 Reformado 18/12/1998. Manual de Organización de la Secretaría Particular del Ejecutivo. DEFINICIONES: INTEGRADOR: Sistema en línea para la elaboración de órdenes de compra y/o consulta de proveedores, bienes y servicios.

78


Órdenes de Compra


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8

9

10

Departamento Secretaria Director Administrativo Jefe del Departamento de Proveeduría y Servicios Analista Profesional Jefe del Departamento de Proveeduría y Servicios

Inicio del Procedimiento. Recepciona la tarjeta de solicitud del requerimiento de bienes y/o servicios de la Unidad Administrativa solicitante y entrega al Director Administrativo para su conocimiento. Recibe y remite la tarjeta al Jefe del Departamento de Proveeduría y Servicios. Recepciona la tarjeta y turna al analista profesional para la elaboración de la orden de compra. Elabora orden de compra, de acuerdo a los bienes y servicios solicitados y que se encuentren en el Integrador en línea. Turna la orden al jefe del Departamento de Proveeduría y Servicios. Recibe orden de compra y se encarga de la recopilación de firmas del Director Administrativo, Secretario Particular y Director del Área solicitante. Tramita en la Dirección de Control Presupuestal de la Secretaria de Finanzas y Planeación, las órdenes de compra, para la aplicación del presupuesto. Solicita al proveedor los bienes y/o servicios solicitados en la orden de compra autorizada y comprometida para el pago. Recibe los bienes y/o servicios del Proveedor, así como la facturación correspondiente, y entrega al Analista Profesional.

79


Órdenes de Compra


12

13

14

Analista Profesional Tramita la factura ante la Dirección de Egresos de la Secretaría de Finanzas y Planeación para el pago. Recupera el contra recibo de la factura. Entrega al Proveedor el contra recibo para su pago en el área de caja de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Termina Procedimiento.

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Órdenes de Compra SECRETARIA DIRECTOR(A)

ADMINISTRATIVO ANALISTA PROFESIONAL JEFE(A) DEL

DEPARTAMENTO DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS

Factura

Factura

Documento

Documento

Documento

Documento

Tarjeta

Documento

Tarjeta

INICIO 1

¿Procede la

orden?

¡SE No

Si

FIN 14

Recepciona la solicitud del bien o servicio 2

Se devuelve al área administrativa solicitante 3

Turna la tarjeta para la elaboración de la orden 4

Elabora la orden de compra 5

Turna la orden de compra al Jefe de Departamento 6

Solicita al proveedor los bienes y/o servicios a comprar 9

Recopila las firmas correspondientes de la orden de compra 7

Tramita la orden de compra para la aplicación del presupuesto 8

Recupera el contra recibo 12

Entrega al proveedor contra recibo para pago 13

Tramita la factura para el pago al proveedor 11

Recibe los bienes y/o servicios y la factura 10

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE SP-MP-DIEGE-CEE-01 IMAGEN DEL EJECUTIVO ABRIL 2016 Y GOBIERNO DEL ESTADO DIRECCIÓN DE IMAGEN DEL EJECUTIVO Y GOBIERNO DEL ESTADO

Cobertura de los eventos del Ejecutivo

OBJETIVO: Coadyuvar con la Oficialía Mayor de Gobierno en la organización de los Actos Públicos del Titular del Ejecutivo, respecto al material promocional e informativo para la imagen gubernamental. POLITICAS: Verificar diariamente la Agenda del C. Gobernador para realizar la logística de los eventos que organiza el Gobierno del Estado. NORMAS: Artículo 18 del Reglamento Interior de la Secretaria Particular del Ejecutivo. Manual de Organización de la Secretaría Particular del Ejecutivo. DEFINISIONES:

82




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3

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6

7

8

9

Dirección Jefe(a) del Departamento de Coordinación y Logística Director(a) de Imagen del Ejecutivo y el Gobierno del Estado Jefe(a) del Departamento de Coordinación y Logística

Inicio del Procedimiento. Recepciona diariamente de la Dirección de Agenda del C. Gobernador la relación de los eventos que requieren material promocional e informativo que diseña esta Dirección. Entrega al Director(a) de Imagen del Ejecutivo y el Gobierno del Estado, la lista de eventos del C. Gobernador, para conocimiento. Coordina con el(a) Director(a) de Agenda del C, Gobernador la hora, fecha, motivo del evento y demás detalles del evento a realizarse que requiere material promocional e informativo. Solicita a la dependencia responsable de organizar el evento, la ficha técnica del programa y la logística de las actividades. Coordina con el Director de Servicios Generales de la Oficialía Mayor de Gobierno y la Coordinación de Giras del C. Gobernador, la dimensión, tamaño, contenido y elaboración de mamparas que se utilizaran en el evento, así como la colocación de las mismas. Elabora el diseño del material promocional e informativo, que se imprimirá en lonas, para colocar en las mamparas del lugar donde se realizara el evento. Entrega al Secretario Particular del Ejecutivo para autorización y visto bueno de la impresión del diseño realizado para las lonas a utilizar en el evento y turna al jefe del departamento. Envía el diseño al proveedor designado para la impresión.

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10

11

12

Jefe(a) del Departamento de Coordinación y Logística Director(a) de Imagen del Ejecutivo y el Gobierno del Estado

Acuerda con el proveedor la entrega y colocación de la lona o material gráfico de las mamparas que se utilizaran en el evento del C. Gobernador

Supervisa que el material gráfico impreso se visualice perfectamente ya que está colocado. Termina Procedimiento.

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JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN Y LOGÍSTICA

DIRECTOR(A) DE IMAGEN DEL EJECUTIVO Y EL GOBIERNO DEL ESTADO

Diseño

Bosquejo

Bosquejo

Ficha Técnica

Listado

Listado

INICIO 1

Acuerda con el proveedor la entrega de material gráfico 10

Supervisa la visualización correcta del material colocado 11

FIN 12

Recepciona la relación de eventos del C. Gobernador 2

Entrega la lista de eventos para conocimiento 3

Coordina con el Director de Agenda los detalles del evento 4

Solicita a la Dependencia responsable la ficha técnica 5

Coordina con la Dirección de Servicios Generales, tamaño y contenido del material 6

Elabora el diseño de las lonas necesarias para las mamparas 7

Entrega al Secretario Particular para visto bueno 8

Envía el diseño a impresión con el proveedor 9

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El siguiente documento es avalado por los siguientes funcionarios:

ELABORÓ Vo.Bo. AUTORIZÓ

LIC. JUAN JOSÉ SALAZAR M. en A.D. DORA MARÍA C. JESÚS MANUEL VALENCIA UC. RODRIGUEZ HOY. CARDÍN ANALISTA TECNICO DIRECTORA ADMINISTRATIVA SECRETARIO PARTICULAR DEL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA EJECUTIVO

ABRIL DE 2016

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NOMBRE UNIDAD ADMINISTRATIVA FIRMA

LIC. DIANA SOUZA LOPEZ DIRECTORA DE AGENDA DEL C.

GOBERNADOR. C. ELY ESBELLE SALAZAR SEPULVEDA DIRECTORA DE EVALUACIÓN Y

SEGUIMIENO DE ENLACE GUBERNAMENTAL.

LIC. CLAUDIA YUNUE OVANDO RIVERA

DIRECTORA DE RELACIONES PÚBLICAS.

LIC. ALDO ALEJANDRO CEJUDO AGUIRRE

DIRECTOR DE IMAGEN DEL EJECUTIVO Y GOBIERNO DEL ESTADO.

LIC. DIANA GABRIELA VAZQUEZ HANDALL

DIRECTORA TÉCNICA.

M.A.P. MARÍA ISABEL PÉREZ ROMERO DIRECTORA JURÍDICA Y ENLACE.

M. en A.D. DORA MARIA RODRIGUEZ HOY

DIRECTORA ADMINISTRATIVA.

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SECRETARÍA PARTICULAR DEL EJECUTIVO MANUAL DE PROCEDIMIENTOStransparencia.qroo.gob.mx/documentos/2016/12/9ad55f0ff30e4d1c… · Código de Procedimientos Civiles del Estado Libre