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Gestão Empresarial Ser um Assistente Administrativo O curso Rotinas Administrativas é destinado a todos os que pretendem realmente trabalhar nessa área de qualquer espécie de empresa, e irá percorrer disciplinas ligadas às atividades de secretariado, contabilidade, qualidade e outras tantas que servem de suporte à essa arte e ciência denominada Administração. Mas por que estudar tantos assuntos diferentes? Nos dias de hoje, o cargo denominado assistente administrativo é muito mais que de mero auxiliar de um administrador. O profissional que ocupa essa área precisa estar pronto para executar toda e qualquer tarefa para que consiga obter os resultados desejados. Para melhor compreensão, vamos raciocinar: O Auxiliar Administrativo atua em “serviço de apoio” e “atividade-meio”. Isso significa que ele é um profissional preocupado com a atividade em si, pois ainda não possui maturidade profissional 1 Módulo Secretariado 1. Secretariado I CAPÍTULO

SECRETARIADO 1

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Page 1: SECRETARIADO 1

Gestão Empresarial

Ser um Assistente Administrativo

O curso Rotinas Administrativas é destinado a todos os que pretendem

realmente trabalhar nessa área de qualquer espécie de empresa, e irá percorrer

disciplinas ligadas às atividades de secretariado, contabilidade, qualidade e outras

tantas que servem de suporte à essa arte e ciência denominada Administração.

Mas por que estudar tantos assuntos diferentes?

Nos dias de hoje, o cargo denominado assistente administrativo é muito

mais que de mero auxiliar de um administrador. O profissional que ocupa essa área

precisa estar pronto para executar toda e qualquer tarefa para que consiga obter os

resultados desejados.

Para melhor compreensão, vamos raciocinar:

O Auxiliar Administrativo atua em “serviço de apoio” e “atividade-meio”. Isso

significa que ele é um profissional preocupado com a atividade em si, pois ainda

não possui maturidade profissional para conseguir focar algo além. Já o Assistente

Administrativo, de quem vamos falar neste curso é um profissional que precisa

enxergar mais longe, ou seja, precisa também focar resultados e, por isso, ser um

profissional muito mais completo, pois nessa atividade não há “esse serviço não é

meu” ou “eu não sei fazer isso”; nessa

atividade o profissional é responsável pelo sucesso de seu trabalho e

corresponsável pelo sucesso de sua equipe e de sua empresa.

1Módulo Secretariado

1. Secretariado

ICAPÍTULO

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Gestão Empresarial

Assim, aprender o funcionamento da empresa, qual o seu produto, com o

que ela trabalha e quais as ferramentas de que ela dispõe para que as tarefas

sejam executadas é fundamental.

CARACTERÍSTICAS DE UM PROFISSIONAL IDEAL

O profissional da área administrativa deve seguir certas regras básicas de

comportamento, a saber:

• Discrição e seriedade.

• Pontualidade e senso de urgência com compromissos.

• Capacidade de organização e planejamento.

• Espírito de cooperação e trabalho em equipe.

• Disponibilidade e ação prestativa com todos.

• Sincera abertura a críticas.

• Equilíbrio emocional.

• Capacidade de tomar decisões.

• Bom senso frente a situações delicadas.

• Capacidade de liderança.

• Autoconfiança, sem comprometer a humildade.

A necessidade de todas essas qualidades se deve ao fato de que a vida

dentro da empresa está cercada de características semelhantes a vida em

comunidade, seja em relação aos demais membros da organização ou em relação

aos clientes externos. Assim, para que haja uma boa convivência, o Assistente

Administrativo deve ser capaz de se relacionar bem desde a alta diretoria até com o

faxineiro terceirizado.

Está mais do que comprovado, pela Psicologia, que certas ações causam

uma reação em cadeia, que podem complicar, em muito, a produtividade da

empresa.

Só como exemplo, podemos citar: agressividade, presunção e fofoca.

Por outro lado, outros comportamentos também influenciam, embora de

forma mais lenta e desta vez positivamente, toda a equipe.

E são esses comportamentos que o assistente administrativo deve absorver para

seu cotidiano:

• Cumprimentar a todos com alegria.

• Mostrar interesse no trabalho.

• Não trazer problemas de casa para a empresa (nem o contrário).

• Ser pontual.

2Módulo Secretariado

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Gestão Empresarial

• Sempre organizar o local de trabalho.

• Não perder o controle emocional.

• Oferecer sempre atenção e gentileza a todos.

Para completar o comportamento do bom profissional é necessário destacar

dois “cartões de visita” que possuímos: a voz e a aparência.

A voz sempre deve ser o mais natural possível. Se for ofensiva, a chance de obter

uma resposta no mesmo nível será grande (como acontece em um eco), e isso não

é interessante à ninguém, muito menos à sua empresa. Por outro lado, uma

entonação gentil pode amenizar qualquer clima ruim na resolução de um problema.

Na questão da aparência, homens e mulheres precisam estar muito atentos,

pois todas as empresas, hoje, têm a preocupação de passar uma boa imagem nesse

quesito. Assim, não deverá ser esquecido:

• Fazer a barba antes do trabalho (homens).

• Pentear os cabelos.

• Usar roupas dentro do padrão da empresa.

• Não usar saia muito curta ou decote muito grande (mulheres).

• Não usar maquiagem pesada (mulheres).

• Não usar perfume em excesso.

• Não mascar chiclete.

É importante lembrar que só há uma única chance de causar uma boa

primeira impressão (a próxima impressão já será a segunda).

Para completar, há mais algumas sugestões:

• Usar roupas de cores sóbrias.

• Usar maquiagem com tons claros (mulheres).

• Não usar tênis com calças ou saias sociais.

• Não descuidar das unhas.

VALORIZAÇÃO PROFISSIONAL

Atualmente existem grandes compensações para as pessoas que são

ousadas, corajosas e dispostas a carregar a tocha de uma profissão vitoriosa.

Observe a abertura dos jogos Olímpicos e imagine a diferença entre as pessoas que

carregam a tocha até um determinado ponto, as que estão aguardando para dar

continuidade a esta missão tão importante e as que simplesmente são

espectadoras deste evento.

3Módulo Secretariado

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Gestão Empresarial

As empresas procuram pessoas dispostas a carregar a tocha de uma grande

idéia. Aquelas que se levantam em meio as outras e diz: “Eu vou fazer

a diferença” são verdadeiras portadoras de tochas e mais cedo do que se espera, a

oportunidade lhes convidarão para essa gloriosa missão.

Veja os principais pontos fortes dos carregadores de tochas:

• Fazem todas as tarefas, ou seja não arrumam desculpas para não executá-

las.

• São únicas e não influenciam negativamente as demais.

• Movem-se para frente, sem medo.

• Não param enquanto suas tarefas não se concretizam.

• Vivem sempre com metas e sonhos realizados.

Essas pessoas acreditam realmente que têm potencial, independente dos

obstáculos que enfrentam ou enfrentarão ao longo do caminho.

Você talvez seja uma dessas pessoas, só que ainda não despertou para esse

fato. No momento em que despertar e se preparar, descobrirá um potencial para

realização de ações muitas vezes inimagináveis. Então, porque não começar hoje a

guinada que pode mudar todo o rumo da sua vida e carreira profissional?

Creia, você pode!

4Módulo Secretariado

IICAPÍTULO

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Gestão Empresarial

Comunicação

A comunicação é o principal meio de transporte da informação!

A ciência define comunicação como o ato de entender e/ou de se fazer entendido.

Por esse motivo, ela é essencial à atividade humana.

Cada período de comunicação é diferente de qualquer outra e é composto de três

etapas subdivididas:

Emissor: é a pessoa que pretende comunicar uma mensagem, pode ser

chamada de fonte ou de origem.

Mensagem: é a idéia em que o emissor deseja comunicar.

Ruído: é a perturbação dentro do processo de comunicação.

Receptor: é a etapa que recebe a mensagem, a quem é destinada.

Regulamentação: o receptor confirmar a mensagem recebida do emissor

representa a volta da mensagem enviada pelo emissor (Feedback).

Pode-se, portanto, dizer que a comunicação só pode ser considerada

eficaz quando a compreensão de receptor coincide como o significado

pretendido pelo emissor.

A comunicação pode ser efetuada de forma verbal ou não-verbal. Como

forma verbal, podemos citar uma conversa entre dois amigos, ou a leitura de um

jornal. Já como forma não verbal, podemos citar o desenho de proibido fumar ou o

gesto de OK que uma pessoa dá levantando o polegar direito.

5Módulo Secretariado

2 . Secretariado:

Comunicação

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Gestão Empresarial

Mas por que é tão importante estudar a comunicação neste curso? O

atendimento aos clientes, superiores e colegas de trabalho, dentro ou fora da

empresa, será sempre uma forma de comunicação importantíssima e determinante

para a classificação do bom e do mal profissional.

Bom, já sabemos algo sobre a comunicação, mas há outra coisa muito

importante que precisamos saber: as pessoas precisam conhecer a si próprias e

aqueles com os quais convivem para executarem bem a comunicação.

Mas isso é bem mais difícil do que parece. Por isso, é sempre bom reavaliar

todas as comunicações desagradáveis que se tem ao longo do dia, refletindo sobre

qual a melhor forma de, da próxima vez, conduzir aquele assunto de maneira que

se obtenha maior sucesso.

E é sobre esse assunto tão delicado, que tanto preocupa as empresas nos dias de

hoje, que tentaremos traçar uma orientação sobre como efetuar com qualidade a

comunicação com superiores, colegas e clientes.

COMUNICAÇÃO COM SUPERIORES

Há diferentes tipos de chefes, uns mais tratáveis, outros indiferentes e

outros que brigam com todo mundo o tempo todo, sem, necessariamente, tais

características determinarem se são melhores ou piores em suas funções. Mas, o

mais importante, é que a personalidade do receptor da mensagem, ou

seja, a sua personalidade, é o que mais influencia a forma como o chefe lhe dirige a

palavra.

Independente de qualquer coisa, algumas regras devem ser seguidas pelo

assistente administrativo:

• Respeitar sempre o chefe.

• Não demonstrar intimidade no ambiente de trabalho.

• Não bajular, demonstrando cortesia com seriedade.

• Manter sigilo profissional.

• Aceitar críticas como chance de crescimento.

• Nunca criticar seu chefe de maneira negativa ou sem argumentos.

COMUNICAÇÃO COM COLEGAS

Os relacionamentos entre equipes são exaustivamente estudados por

psicólogos e administradores de todo o mundo, significando uma grande dor de

cabeça para os responsáveis pela área de recursos humanos das empresas.

Por esse motivo, o melhor conselho que podemos dar é o seguinte: faça todo

o possível para não piorar o que já é tão complicado!

6Módulo Secretariado

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Gestão Empresarial

Pessoas trabalhando juntas tendem a criar conflitos entre interesses

pessoais, coletivos e da empresa. Por isso, o clima nesse ambiente deve ser o mais

tranqüilo possível, onde todos priorizem os mesmos objetivos, que devem,

obrigatoriamente, serem traçados pela empresa e pelos superiores. Qualquer novo

conflito ou algo que possa tirar a tranqüilidade da equipe, deve ser analisado e

discutido de forma a ser resolvido em conjunto. Essa é a única forma de nunca

comprometer a harmonia de uma equipe, pois, em um time verdadeiro, todos são

importantes.

COMUNICAÇÃO COM CLIENTES

Há diferentes tipos de clientes e eles são pessoas importantíssimas para a

sua empresa, são sua razão de existir.

Hoje, as empresas apresentam produtos iguais, com qualidade similar, em

pontos comerciais vizinhos, com preços muito parecidos. Então, o que irá direcionar

um cliente para uma determinada empresa? Ou pior, o que fará com que ele prefira

voltar a uma empresa, e não à outra, após já ter entrado em várias? A resposta

está aí: você!

São as pessoas que diferenciam as empresas no mundo hiper concorrido de

hoje, pois os clientes preferem as empresas que o atendem bem, que resolvem

seus problemas com maior facilidade, já que opções similares eles têm aos montes.

Mas, antes de ler as dicas abaixo, verifique se realmente está pronto para

realizar uma boa comunicação com seu cliente:

• Você realmente espera ajudar seu cliente a resolver seu problema quando

ele o procura em sua empresa?

• Você realmente tem a sensação de que está realizando o que gosta?

• Você gostaria que seus filhos trabalhassem onde você trabalha?

Se você respondeu não para alguma dessas perguntas, talvez seja a hora de

parar pra pensar em seu futuro. Somente o trabalho feito com boa vontade

pode levar aos resultados satisfatórios.

Mas, se você respondeu sim para todas, vamos às dicas:

• Conhecer bem a empresa, seus produtos e serviços, para ter condições de

oferecer ao cliente aquilo que ele precisa, mesmo que ainda não tenha

percebido ao certo tal necessidade.

• Interessar-se pelo problema do cliente (foco).

• Saber ouvir com atenção o que o cliente tem a dizer.

• Mostrar-se disposto e interessado.

7Módulo Secretariado

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Gestão Empresarial

• Nunca entrar em discussão com o cliente.

• Ter consciência de que o atendimento não termina logo após a venda, pois

será responsável por qualquer problema futuro do cliente relacionado àquela

venda que você efetuou.

• Saber que não vendemos produtos ou serviços e sim soluções.

COMUNICAÇÃO PELO TELEFONE

As empresas modernas transformaram o telefone em uma poderosa

ferramenta de negócios. Por isso, o profissional, ao falar ao telefone, deve ter plena

consciência de sua posição de representante do bom nome da empresa.

Devido à limitação de percepção, causada pela ausência de visão com o

interlocutor, o Assistente Administrativo deve ter muito cuidado com a comunicação

pelo telefone, tentando ser o mais objetivo possível, tratando somente do que

realmente interessa a ambas as partes.

Algumas dicas para a boa comunicação pelo telefone:

• Atender ao segundo toque;

• Dizer o nome da empresa (ou seção), o seu nome e um cumprimento,

respectivamente;

• Se não puder resolver com rapidez, anotar o número para contato e

retornar a ligação;

• Levantar todos os dados necessários antes de efetuar a ligação;

• Evitar excesso de cortesia, mantendo um padrão mais próximo ao

profissional;

• Anotar todos os dados pendentes, não comando na memória e nunca

deixar de retornar uma ligação quando prometido ou quando deixado um

recado;

• Quando anotar um recado, atentar para data e hora, nome completo,

empresa/departamento, número do telefone e mensagem;

• Tomar cuidados com o celular, evitando seu uso em reuniões, discursos,

cursos, palestras, igrejas, encontros formais, cinemas e teatros.

COMUNICAÇÃO: O CAMINHO PARA O SUCESSO

Podemos afirmar tranquilamente que a comunicação eficaz é a base para o

crescimento profissional nos dias atuais. Comunicar-se bem no ambiente de

trabalho, no dia a dia, e saber tratar as pessoas de diversos níveis, desde o porteiro

até o presidente, sem arrogância e sem submissão, são fundamentais.

8Módulo Secretariado

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Gestão Empresarial

Quando se aprende a trabalhar a comunicação é necessário colocá-la em prática

para que suas chances de crescimento prossional aumentem. Verifique algumas

lições importantes nesta área:

• Voz: A sua dicção deve ser clara e o tom de voz deve transmitir segurança,

sem ser agressivo. Evite os vícios de linguagens, tais como: “né”, “tipo” etc.

Procure treinar para melhorar cada vez mais.

• Postura: Evite cruzar braços, colocar as mãos no bolso o tempo todo e ficar

segurando objeto enquanto expõe suas idéias. O aperto de mão deve ser

forte e decidido. Fique atento à expressão do seu rosto para que esteja

sempre de acordo com o que está afirmando.

• Olhar: Em todas as situações é preciso olhar nos olhos da pessoa a quem

se dirige. Se for um grupo grande, fixe os olhos em partes dele

alternadamente. Isso passa segurança e dá credibilidade ao que diz.

• Aparência: Estar bem cuidado e bem vestido é fundamental. As roupas

devem ser discretas e impecáveis, assim como o cabelo e a maquiagem.

• Oportunidades: Não tenha medo e aproveite todas as chances de mostrar

seu potencial. Reuniões, palestras, negócios com clientes e até eventos

sociais são momentos propícios para se expor e fazer com que sua presença

seja notada com sutileza.

• Clareza: Não que falando de assuntos que não domina. Isso fará com que

suas informações sejam imprecisas. Quanto maior clareza conseguir

transmitir, maior sua chance de crescimento profissional.

• Estudo: Use seu conhecimento como diferencial no ambiente de trabalho.

Leia bastante, assista noticiários, saiba o que esta acontecendo no seu país

e no mundo. Se informe sobre tudo que puder e use sempre que tiver uma

oportunidade.

• Bom Senso: Quanto mais pensar antes de tomar determinadas atitudes,

maiores serão suas chances de acertos. Profissionais sensatos são cada vez

mais valorizados no mercado de trabalho.

• Relacionamento: É preciso ter cuidado para não ser muito agressivo e nem

se submeter demais. Saiba impor seu ritmo com jogo de cintura e mantenha

um relacionamento cordial com o resto da equipe. Cuidado para não

estimular intrigas ou inveja. Use essas informações no processo seletivo e

também quando estiver desenvolvendo suas atividades no ambiente de

trabalho.

9Módulo Secretariado

CAPÍTULO

Page 10: SECRETARIADO 1

Gestão Empresarial

A Empresa

É o local onde desenvolverá toda a sua carreira profissional. Então vamos

entender o que é, como é constituída, os tipos existentes, seus departamentos.

Enfim, vamos conhecer de forma mais detalhada esse ambiente que fará parte de

pelo menos 1/3 de sua vida.

Alguns tipos de empresas:

• Industrial: Tem como objetivo a transformação da matéria-prima em um

bem material, ou seja, a produção de bens. Exemplo: Fábrica de doces.

• Comercial: Compra o que as indústrias produzem e distribui esses produtos

em pontos de venda. Exemplo: Loja de eletrodomésticos.

• Prestadora de Serviço: Tem como objetivo prestar serviços diversos tanto

para indústrias, comércios ou o público consumidor. Exemplo: Escritório de

engenharia.

As empresas, independentes de suas atividades, podem ser agrupadas em:

• Empresa sem fins lucrativos (Filantrópicas/Bene centes): As empresas sem

fins lucrativos são, geralmente mantidas com doações de particulares ou

verbas do governo. Exemplo: Associações de Deficientes Físicos.

• Empresa com fins lucrativos: As com fins lucrativos são mantidas com o

dinheiro que recebem em troca dos bens ou serviços que oferecem. O lucro

é necessário porque dele dependem a segurança e sobrevivência da

empresa, seu crescimento e a melhoria das condições de trabalho.

10Módulo Secretariado

III3 . Secretariado:

Empresa

CAPÍTULO

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Gestão Empresarial

Redação Comercial

São textos produzidos no ambiente empresarial. Podem ser memorando,

circular, comunicado, ata, mensagens eletrônicas.. Redigir estas é comunicar idéias

sobre determinado assunto, expressando o ponto de vista do emissor. Deve se

escrever com ordem e método. Ordem é a lógica, coerência, coesão e Método é o

tipo e função.

Quem escreve bem, pensa bem, expressa com clareza suas idéias,

apresenta argumentos convincentes, usa a força poderosa da linguagem. Escrever

bem é reunir idéias, emoções, argumentos, organizá-los em frases bem ordenadas

que possam ser compreendidas, imediatamente, pelos leitores de maneira

agradável, concisa e sem erros gramaticais. Para que isso ocorra é preciso praticar

a LEITURA e a REDAÇÃO.

Ao redigir um texto é necessário:

• Definir objetivos claros;

• Conhecer o assunto sobre o qual vai escrever;

• Despertar o interesse do leitor;

• Adaptar a linguagem ao leitor;

• Reler, refazer, aprimorar o texto.

Pronomes de tratamento

11Módulo Secretariado

IV4 . Rotinas Administrativas

Secretariado:

Redação Comercial

Page 12: SECRETARIADO 1

Gestão Empresarial

O emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradição. São de

uso consagrado:

Vossa Excelência, para as seguintes autoridades:

a) Poder Executivo;

Presidente da República;Vice-Presidente da República;Ministros de Estado;

Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal;

Oficiais-Generais das Forças Armadas;Embaixadores; Secretários-Executivos de

Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial;Secretários de

Estado dos Governos Estaduais;Prefeitos Municipais.

b) do Poder Legislativo:

Deputados Federais e Senadores;Ministro do Tribunal de Contas da União;

Deputados Estaduais e Distritais;Conselheiros dos Tribunais de Contas

Estaduais;Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais.

c) do Poder Judiciário:

Ministros dos Tribunais Superiores;Membros de Tribunais;Juízes;Auditores da

Justiça Militar.

O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é

Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República,

As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo

respectivo:

Senhor Senador, ou Senhor Juiz,

Fechos para Comunicações

a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:

Respeitosamente,

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:

Atenciosamente

Modalidades de Textos

12Módulo Secretariado

Page 13: SECRETARIADO 1

Gestão Empresarial

DENOMINAÇÃO FINALIDADE ALCANCE

Ofício Tratamento de assuntos oficiais pelos Órgãos

Públicos da Administração Pública.

Interno e externo

Memorando Encaminhamento de atos, propostas, pedidos,

etc, afetos aos chefes dos Poderes Públicos.

Interno

Carta Tratamento de assuntos diretamente a pessoas

ou publicamente em jornais.

Uma ou várias pessoas.

Ata Registro em que se relatam os assuntos de uma

reunião, assembléia ou convenção.

Externo e interno.

Fax/Telefonema Transmissão de mensagens urgentes ou quando

há premência em se dar ciência de certos

documentos.

Externo e interno.

Relatório Exposição circunstanciada sobre atividades em

função do cargo que exerce.

Superior hierárquico.

13Módulo Secretariado

Page 14: SECRETARIADO 1

Gestão Empresarial

O padrão ofício

Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que

pela forma: o ofício, o aviso e o memorando.

São partes de um ofício:

• Timbre ou cabeçalho;

• Índice e número: iniciais do órgão que expede o ofício, seguidas do número

de ordem do documento, separados por uma diagonal;

• Local e data: devem ser escritos na mesma altura do índice e do número

(coloca-se ponto após o ano);

• Assunto (ou ementa);

• Vocativo (tratamento ou cargo do destinatário);

• Texto: exposição do assunto;

•Fecho;

•Assinatura (nome, cargo e função);

• Endereço (fórmula de tratamento, nome do receptor e cargo e função do

signatário, seguidos da localidade e do destino;

• Iniciais do nome e sobrenome do redator e do digitador.

Memorando Oficial

14Módulo Secretariado

Page 15: SECRETARIADO 1

Gestão Empresarial

15Módulo Secretariado

Page 16: SECRETARIADO 1

Gestão Empresarial

Nota ou carta ligeira comunicando alguma questão, entre departamentos.

Devem constar em um memorando:

Timbre,

Endereço (quando se trata de empresa privada),

Código (iniciais do departamento),

Número do memorando,

Localidade,

Assunto (ementa),

Receptor (destinatário),

Texto,

Assinatura, anexos.

Memorando Sintético

Ata

É um relato de reunião, assembléia ou convenção, existem normas a serem

observadas:

• Lavrar em livro próprio ou em folhas soltas, de tal modo que impossibilite a

introdução de modificações;

• Sintetizar de maneira clara e precisa as ocorrências verificadas;

16Módulo Secretariado

LOGOTIPO DA EMPRESA

MEMORANDO

PARA: Gerente de RH_________________________ DATA: 29-06-2002DE: Chefe do Treinamento_____________________________Nº: 45

ASSUNTO: Dados para a elaboração do Manual da Secretária

Estou enviando, para sua análise e comentários, os dados colhidos entre as secretárias da Empresa, visando à elaboração do Manual da Secretária.

Atenciosamente,

Page 17: SECRETARIADO 1

Gestão Empresarial

• Texto digitado ou manuscrito, mas sem rasuras;

• O texto será compacto, sem parágrafos ou com parágrafos numerados,

mas não se fará uso de alíneas;

• Na ata do dia, são consignadas as retificações feitas à anterior;

• Nos casos de erros constatados no momento de redigi-Ia, emprega-se a

partícula corretiva "digo";

• Quando o erro for notado após a redação de toda a ata, recorre-se à

expressão: "em tempo", que é colocada após todo o escrito, seguindo-se

então o texto emendado: Em tempo: na linha onde se lê "bata", leia-se

''pata'';

• Os números são grafados por extenso;

São elementos constitutivos básicos de uma ata:

a) dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso), local da reunião;

b) relação e identificação das pessoas presentes;

c) declaração do presidente e secretário;

d) ordem do dia;

e) fecho.

Modelo de abertura de ata

Ata da Reunião (Assembléia/Convenção) Ordinária

(ou Extraordinária) de .... / ... ./ ....

Aos .... dias do mês de........de 200... na................, na Rua......, reuniram-se às ...

horas, na nº ... , São Paulo, SP,

Modelos de fechos de ata

a. ...Nada mais havendo a tratar, Fulano de Tal agradece a presença do Sr.

Beltrano, do Sr. XY, das demais autoridades presentes e declara encerrada a

reunião, da qual eu , Secretário em exercício, lavrei a presente ata, que vai

assinada pelo Sr. Presidente e por mim.

b. A sessão encerrou-se às...... horas. Eu, ............, Secretário em exercício, lavrei,

transcrevi e assino a presente ata.

17Módulo Secretariado

Page 18: SECRETARIADO 1

Gestão Empresarial

Matemática Financeira

A Matemática financeira utiliza uma série de conceitos matemáticos

aplicados à analise de dados financeiros em geral.

Juro é uma remuneração ou taxa cobrada sobre algum recurso emprestado. Ele

pode ser cobrado de duas formas: simples e composto.

Juros Simples

Os juros são sempre calculados sobre o valor inicial da transação, não

importando o montante final e o período. A formula para juros simples é:

Exemplo: Um homem tem uma dívida de R$ 1000,00 que deve ser paga com

juros de 8% a.m. (ao mês) pelo regime de juros simples e devemos pagá-la em 2

meses. Os juros que o homem pagará serão:

Ao somarmos os juros ao valor principal temos o montante (M), de 1160,00 no caso.

18Módulo Secretariado

V5 . Secretariado:

Matemática Financeira

CAPÍTULO

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Gestão Empresarial

Juros compostos

É aquele que, a partir do segundo período financeiro é calculado sobre o

Montante do período anterior. O Juro é composto quando a cada período os juros

são incorporados ao Principal e o novo Principal passa também a render juros. A

formula para juros compostos é:

Exemplo: Um homem empresta R$1000 com juros de 10%, no outro mês deverá R$1100, e no próximo R$1210, R$1331 e etc. O juro é calculado sobre o montante principal mais os juros do período anterior.

19Módulo Secretariado