Seguimiento en los Proyectos

© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González 2

Tema

Seguimiento en los Proyectos


Concepto de Seguimiento

Por seguimiento entendemos el proceso mediante el cual

se presentan informes del proyecto sobre el estado general

del proyecto (avance físico y costo), así como el análisis y

solución de problemas que se presentan en el mismo.

Proceso mediante el cual se dirige un proyecto por el

camino adecuado, sin apartarse de lo que ha sido

planificado.Diccionario de la Real Academia de la Lengua

© Adán López Miranda y Carlos A. Chee González

¿Cómo puedo llevar el Seguimiento?

Plan de Comunicación.

El propósito de un plan de

comunicación es lograr

una comunicación efectiva

entre los involucrados en

un proyecto y asegurar la

oportuna y apropiada

generación, recolección,

distribución, archivo y

disposición final de la

información del proyecto.

El plan de comunicación

establece:qué información se requiere,

quién necesita determinada

información,

cuándo la necesita, y

cómo le será proporcionada.

Este plan está conformado por:Matriz de comunicación,

Calendario de eventos,

Reuniones de seguimiento,

Reportes de trabajo (detallado y

ejecutivo),

Reporte de problemas, entre

otros.

5


Matriz de Comunicación

InvolucradoRol en el

proyectoSem Men Sem Sem Otro Quin Men Men Otro Men

Consejo

directivoCliente @ @

Enrique Gzz Patrocinador @ @ @ @

Laura Hdez. Gte. del proyecto * @ * @ @ @ * @ *

Ana Garza Apoyo interno @ * @ * @ * * * * @ @

Carla Valdez Cambios @ @

Carlos Ruiz Sistemas @ @ @

Rubén López Eventos/Imagen @ @

Arquitecto Diseño @ @ @

Contratista y

proveedores

Diseño e

implementación@ @ @

Proyecto:

Fecha:

Empresa:

Responsable:

*: Responsable de generar la información @: Correo electrónico : Impreso

Herramienta

elaborada en la

etapa de

planeación y

actualizada

constantemente

a lo largo del

proyecto


Calendario de Eventos

Herramienta que permite una visión gráfica completa de los

eventos más importantes a lo largo del calendario del

proyecto, facilitando la integración de sus objetivos.

Esta herramienta incluye las fechas de eventos repetitivos

relevantes del proyecto como: reuniones, trámite de

facturas, fecha de entregables, fecha de eventos clave,

entrega de reportes, etc.

Herramienta elaborada durante la etapa de planeación y

actualizada constantemente a lo largo del proyecto.


Calendario de Eventos


Importancia de las reuniones

Las reuniones son una oportunidad para:

Conocer a otros miembros del proyecto.

Apoyar las ideas de otros colegas.

Encontrarse en conflictos constructivos a través

del desacuerdo y buscar una mejor solución.

Compartir información.

Tomar una decisión conjunta.

Todos se involucren,

comprometan y responsabilicen

con el proyecto.


Tipos de reuniones

Tipos de Reuniones Propósito primario

Información Compartir y discutir noticias importantes.

Solución de problemas

Examinar problemas.

Establecer acciones correctivas y

preventivas.

Toma de decisionesIdentificar criterios para decisiones, y

Escoger las alternativas.

Equipo (Team building) Acordar y reforzar los objetivos comunes.

RetroalimentaciónRecolectar información y

Dar soporte.


Requisito para las reuniones

Las reuniones en losproyectos son necesarias,pero sólo son útiles cuandolos que asisten a ellasconciben que lograrán algoy que están llegando adonde no podrían haberllegado si hubiesen actuadosolos.

Realizar una junta efectivaNO es sólo convocar a losparticipantes y reunirse enun lugar.

Para que la junta seaefectiva, será necesariollevar a cabo actividades:

Antes,Durante, yDespués de la reunión.


Estructura de una reunión

Antes de la Junta Durante la Junta Después de la Junta

Planificación Inicio SeguimientoConducción Finiquitar

• Clarificar el propósito de la

junta y los resultados

deseados.

• Identificar a los

participantes.

• Identificar el rol que jugarán.

• Asignar fecha para la

reunión.

• Desarrollar la agenda a

seguir y los tiempos de cada

tema.

• Definir los métodos para

lograr el objetivo y

resultados de la junta.

• Comunicar a los

participantes: el objetivo,

duración, lugar, agenda

propuesta.

• Determinar arreglos

necesarios para tener una

sala apropiada y equipo

necesario.

• Simpatizar con

los asistentes.

• Describir el

objetivo y

resultados

esperados de la

reunión.

• Revisar la

agenda:

verificar

prioridades.

• Establecer las

reglas de la

junta.

• Clarificar los

roles de los

participantes:

secretario,

invitados,

cronometrista,

líder,

participantes.

• Integración del

grupo.

• Cubrir cada punto

de la agenda.

• Agrupar temas que

surjan y que no

aparezcan en la

agenda.

• Establecer un

balance entre la

complejidad de los

temas y el confort

del grupo.

• Resumir la

discusión de cada

punto.

• Realizar

consensos y

clarificaciones para

cada punto

tratado.

• Brevemente revisar

los logros de la junta.

• Resumir cualquier

decisión que haya

sido hecha.

• Acuerdos sobre: qué

se necesita, por

quién, en qué tiempo,

etc.

• Obtener datos para la

logística y agenda

preliminar de la

siguiente junta.

• Evaluación de la

junta: que estuvo

bien, que se puede

mejorar.

• Asignar tareas y

fechas de

seguimiento.

• Agradecer a cada

miembro su

participación.

• Escribir y distribuir las

minutas de la junta lo más

pronto posible.

• Archivar las minutas,

agenda y otros

documentos clave.

• Dar seguimiento a las

tareas.

• Determinar cierto tiempo

para realizar una pre-junta

de planeación.


Reglas de las reuniones

1. No citar con anticipación (puede generar pretextos para no ir).

2. No tratar solamente el seguimiento sino problemas técnicos, para que no se

diga que no venía preparado.

3. Elaborar agendas media hora antes y no cumplirlas.

4. Saque sorpresivamente información que nadie conocía, dejará a los

participantes impresionados.

5. Debe durar más de dos horas , si no es así, no fue una reunión importante.

6. No elaborar minuta de acuerdos, ¡Ejercite la memoria!

7. No llevar seguimiento de acuerdos, puede comprometer al cumplimiento de

los mismos.

8. Llegar tarde, para que crean que se tiene mucho trabajo.

9. Asegurarse que le hablen por teléfono, para que vean que es importante.

10.Atienda sus correos electrónicos durante la reunión (en su laptop o su

flamante “blacberry”) para que demuestre lo “bien” que administra su

tiempo.

Si desea que su reunión sea todo un fracaso, siga al pie de la letra las siguientes reglas

Anti reglas de una reunión …


Componentes de toda reunión

Selección de

Participantes

Equipo de

Facilitación

Recursos

Tecnológicos

Metodologías

de Consenso

Demosofía o

Ambientación

Estos componentes en Ingeniería de

Sistemas son conocidos como Sigma 5


Definición de roles en las reuniones

LIDER

FACILITADOR

CRONOMETRISTA

SECRETARIO

PARTICIPANTES


Importancia de una agenda de reunión

Es común encontrar situaciones como las siguientes:

“Nadie tiene claro el objetivo de la reunión”

“No sabemos qué se supone tenemos qué hacer”

“No sabía qué información traer a la reunión”

Una agenda debe ser planeada, escrita y distribuida

a los participantes al menos dos días antes de una

reunión.


Importancia de los reportes en los proyectos

Los reportes de proyectos son documentos que

nos permiten evaluar el desempeño del mismo

con respecto a la calidad, el costo y el tiempo.

Asimismo, permiten recibir retroalimentación

por parte de los clientes.

Es importante:Identificar qué reportar y a quién.

Definir la periodicidad de los reportes.

Elaborar formatos estándar.

Identificar el medio de distribución.

¡Exigir los reportes!


Futuro

Propuestas

de solución

1.-

2.-

Reporte de tres generaciones

Proyecto:

Responsable:

Fecha:

Indicador de control:

Problema General:

Objetivo:

Pasado

1.-

2.-

3.-

4.-

5.-

Acciones

planeadas

Acciones

ejecutadas

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Presente

Meta= 70

92 93 E F M A M J

Benchmark = 95.7

70

50

25

MejorRendi

miento

(%)

Resultados Problemas

específicos

1.-

2.-

3.-

(%)

102

100

0l l l l l l

ii l

l

l

l

l

(mes)

2 4 6 8 10 12

(%)

102

100

0l l l l l l

ii l

l

l

l

l

(mes)

2 4 6 8 10 12


PROBLEMA: Bajo volumen de producción

INDICADOR DE CONTROL: Producción en t/día

OBJETIVO: Elevar el volumen de Producción para los niveles indicados

PROYECTO: Optimización de línea 3 en área B

SECTOR: Sector de producción de material refinado

FECHA: 30/9/98

REPORTE DE LAS TRES GENERACIONES

PLANEADO

1. Conducir experi-

mento para produ-

cir en tanque abier-

to al vacío de 6t.

2. Racionalizar el

transporte de lí-

quido bruto.

3. Mantener constan-

te el volumen de

carga.

4. Determinar estran-

gulamientos en el

diagrama de flujo.

5. Actuar en los es-

trangulamientos

racionalmente.

6- Analizar la eficien-

cia del tanque abier-

to al vacío de 6t.

EJECUTADO

1. Fue realizado con

éxito.

2. Reducido el tiem-

po de transporte.

3. Mantenido en el

final del período.

4. Análisis efectuado.


po de cronograma

de la lead time to-

tal.


po de corrida.

RESULTADO

Objetivo: 5.936 t/año

Resultado real: 5.87 t/año

Realizado: 98.9%

Objetivo: 100%/año

Resultado real: 100.3%/año

Realizado: 100.3%

6,000

4,000

2,000

0l l l l l l

l

l

l

l

l

l (%)

102

100

0l l l l l l

ii l

l

l

l

l

Gráfico de la evolución del

volumen de producción

(mes) (mes)

Gráfico de control del

índice realizado de la

carga planeada

Objetivo: 2.06 t/año

Resultado real: 1.45 t/año

Realizado: 70.4%4,000

3,000

2,000

1,000

0 l l l l l l

l

l

l

l

Gráfico de la evolución del


del tanque abierto al vacío

de 6t.

(mes)

Objetivo: 3.678t/año

Resultado real: 4.419t/año

Realizado: 114.0%

(%)

102

100

0l l l l l l

ii l

l

l

l

l

(mes)

Gráfico de evolución del


de otros equipos

(estrangulamiento)

2 4 6 8 10 12 2 4 6 8 10 12

2 4 6 8 10 122 4 6 8 10 12(t

on)

PUNTOS PROBLEMATICOS

Razones de la no realización de la

producción del tanque abierto y al

vacío de 6t.

1. No fue posible la producción

hasta junio con mezclador de

6t en virtud del problema de

caída de la viscosidad del

RPTD. (De 260t, producido

apenas 4%)

2. Producto, que debería ser produ-

cido con mezclador de 6t. Fue

producido con mezclador de

1t. Fragmentariamente (RPTD

18.5%, PETK 0.5).

3. El “Rise Shampoo” fue menor

que la previsión anual (219t de

lo planeado de RGSA, RGSB,

RPGA y RPGB, producido 6t).

PROPUESTA

Para el aumento del

volumen del lote de la

emulsión, necesaria la

confirmación de los

Indic. para la garantía

de la calidad.

Resp.: Juan Martínez

Plazo: 15/11/98

Si fuese posible, efec-

tuar una producción

combinada con el volu-

men del lote.

Resp. : Carlos Augusto

Plazo: 30/11/98

Necesaria la elevación

de la precisión dde la

perspectiva a la venta.

(otra divisiones).

Resp.: División Ventas

Plazo: Reunión Anual

el 12/12/98

Documents

Seguimiento en los Proyectos