SEMINAR TRANSFORMASI ASET TAK

ALIH KERAJAAN

24 NOVEMBER 2015

PERALIHAN KEPADA SPPA VERSI 1PP

DAN PERSEDIAAN PELAKSANAAN

PERAKAUNAN AKRUAN -

ISU DAN CABARAN

PROJEK SPPA • Perkhidmatan Pembangunan dan Operasi Melalui

Kontraktor (outsource) – Tahun 2008 – 2010

– Secara projek perintis (MOF, Kementerian Kesihatan)

• Pengurusan secara kepakaran dalaman (inhouse) – Bahagian Teknologi Maklumat : 2010 – 2014

– Bahagian Pengurusan Aset Awam : 2015

• Modul Sistem Pengurusan Pemantauan Aset – Sistem Pengurusan Aset (SPA)

– Sistem Pengurusan Stor (SPS)

– Sistem Pelaporan Eksekutif (MyExec)

– SPPA Ticketing System (STS)

– Helpdesk

– Portal Knowledgebase

• Perubahan Pengurusan Projek: Bahagian

Teknologi Maklumat (BTM) ke Bahagian

Pengurusan Aset Awam

• Saiz pasukan berkurang kepada 8 orang

berbanding 18 orang sebelum ini

• Skop kerja masih sama

PENSTRUKTURAN SEMULA PASUKAN PROJEK

MODUL SPPA

SPPA

Portal

SPA

Helpdesk STS

MyEXEC

• Laporan dan statistik pengurusan aset agensi

• Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan

• TPA B5/2007

• 1PP

SPS

• SPPA Ticketing System

• Pengurusan aduan Masalah Sistem

• Pengurusan pemantauan aset agensi

• BPA, Perbendaharaan sahaja

• Pengurusan Aduan Kerosakan Aset

• Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan

• TPS B5/2009

• 1PP

• Senarai kod aset

• knowledgebase.treasury.gov.my

ARKITEKTUR SPPA

• Reka bentuk secara teragih (distributed)

Infrastruktur sistem dan pangkalan data secara

berasingan mengikut Agensi

• Pengasingan penuh

Server, sistem dan pangkalan data khusus untuk satu

Agensi

• Pengasingan secara multi-database

Server, sistem dikongsi oleh lebih daripada satu

Agensi tetapi pangkalan data berasingan

ARKITEKTUR SPPA

Server

Knowledgebase

Peringkat

Perbendaharaan

Peringkat

Agensi

(Kementerian)

Peringkat

Agensi

(Jabatan)

Server SPPA

Server SPA Server SPA

(multi database)

Server SPA

Server SPA Server SPA

(multi database)

PASUKAN PROJEK SPPA • Unit Pengurusan Dasar Aset

– Pemilik Sistem / Subject Matter Expert (SME)

– Menggubal dan mengemas kini dasar

• Unit Pengurusan Sistem Aset (Core System Support

Team)

– Operasi dan Bantuan Pengguna (Operasi)

– Penambahbaikan Sistem (Teknikal)

– Latihan/taklimat/kursus penggunaan Sistem

• Unit Integrasi Sistem

– Integrasi antara sistem agensi dengan SPPA

PERSEDIAAN PELAKSANAAN

PERAKAUNAN AKRUAN

PENINGKATAN KADAR PENGGUNAAN • Tumpuan kepada aktiviti pendaftaran aset

– Memenuhi keperluan pelaksanaan perakaunan akruan

– Status pendaftaran aset dipantau oleh pihak Perbendaharaan

– Peningkatan transaksi secara mendadak

• Ujian sebenar tahap keupayaan Sistem

– Pengukur prestasi keupayaan sistem

– Memperlihatkan keberkesanan arkitektur SPPA

• Cabaran Untuk Pasukan Projek SPPA

– Pertambahan beban tugas dengan pelbagai masalah baharu

– Menuntut komitmen, semangat dan motivasi kerja dan

kemahiran tinggi

PERTAMBAHAN BEBAN TUGAS

• Latihan

Permohonan latihan oleh agensi bertambah

Keutamaan diberikan kepada permohonan pertama

Tugas Pegawai Operasi dan Teknikal

• Khidmat Bantuan Operasi

Peningkatan bantuan masalah penggunaan sistem dan pangkalan data

Keperluan troubleshooting server aplikasi

Tugas Pegawai Operasi

• Penyelenggaraan dan Penambahbaikan Sistem

Peningkatan penemuan ralat sistem yang memerlukan pembaikan segera

Permohonan penambahbaikan bagi melancarkan penggunaan sistem

Tugas Pegawai Teknikal

ISU DAN CABARAN BANTUAN OPERASI

• Khidmat bantuan SPA Perbendaharaan

merangkumi 25 kementerian seluruh Malaysia

• Buat masa ini, Perbendaharaan bergantung

kepada 8 orang pegawai (ICT) petugas bantuan

SPA

• Pegawai petugas bantuan SPA yang sama juga

bertugas sebagai penceramah/fasilitator bagi

sesi latihan/bengkel

Skop Bantuan SPA

• Kebanyakan aduan dapat diselesaikan dengan

lebih cepat melalui capaian remote kepada server

SPA agensi

• Namun, masih terdapat agensi yang tidak

membenarkan capaian secara remote kepada

pegawai bantuan SPA dengan alasan polisi dan

isu keselamatan

Capaian Kawalan Jauh (Remote)

ISU, CABARAN DAN PENGAJARAN

• Tahap kebolehsenggaraan (maintainability)

SPPA adalah rendah Reka bentuk sistem aplikasi tidak mengguna

pakai konsep Model-View-Controller

Struktur kod atur cara agak kompleks menyukar

kerja-kerja pengubahsuaian dan mengambil masa

panjang

Memerlukan pengalaman dan kemahiran teknikal

tinggi

KEBOLEHANSENGGARAAN SPPA

PEMBANGUNAN SPA VERSI 1PP

LALUAN PEMBANGUNAN SPA 1PP

SPA TPA

SPA 1PP

|

|

|

|

|

|

|

|

|

|

|

|

|

|

Ujian Penerimaan

/ Pementangan

Ogos 2014

Disember 2014

JANUARI 2015

Perbincangan Hasil

Ujian / Keperluan

Analisis Keperluan

Reka bentuk

Pembangunan

Pelancaran &

Pelaksanaan 2 MAC 2015

80%

DEFINISI INVENTORI / ASET ALIH BERNILAI RENDAH

• Aset Alih yang dibuat perolehan pada tahun

2014 atau sebelum

• Merangkumi perabot atau Aset Alih yang harga

perolehan asal kurang daripada RM1000.00

INVENTORI

(TPA)

ASET ALIH

BERNILAI RENDAH

(1PP)

• Aset Alih yang dibuat perolehan mulai tahun

2015 dengan harga perolehan asal kurang

daripada RM2000.00 bagi setiap satu unit

• Cara pendaftaran sama dengan pendaftaran

Harta Modal

DEFINISI HARTA MODAL

• Aset Alih yang dibuat perolehan pada tahun

2014 atau sebelum

• Harga perolehan asal RM1000.00 dan ke atas,

atau

• Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan

berjadual

HARTA MODAL

(TPA)

HARTA MODAL

(1PP)

• Aset Alih yang dibuat perolehan mulai tahun

2015

• Harga perolehan asal RM2000.00 atau lebih

bagi setiap satu unit

SKOP KEPERLUAN SPA Versi 1PP

Modul

Pendaftaran

Modul

Penempatan

Modul

Pinjaman /

Pergerakan

Modul

Penyelenggaraan

Modul

Pemeriksaan

Modul Laporan

Pengesahan

Pendaftaran

Fasa

II

Modul

Pindahan

• Melibatkan lebih 70% perubahan keperluan

• Jadual pelaksanaan pada 2 Mac 2015

1. Lewat jadual

• Tidak mencapai sasaran untuk dilaksanakan

pada 1 Januari 2015

• Tertangguh sebanyak dua kali

• Kerja-kerja pembangunan hampir 80% siap

2. Isu dan Masalah

• Keperluan pembangunan hanya berdasarkan

perbincangan awal

• Kekangan kemahiran teknikal untuk

mengubah suai sistem

• Tiada sesi pembentangan dan sesi

perbincangan lanjut dengan SME

• Tidak pasti sama ada hasil pembangunan

menepati keperluan SME atau tidak

STATUS PEMBANGUNAN SPA 1PP

• Melaksanakan Ujian Penerimaan Pengguna Dua sesi ujian berdasarkan apa yang telah siap

dibangunkan

Menyediakan Skrip Ujian (Test Script)

• Meneruskan proses pembangunan Perbincangan dan analisis keperluan

Pengesahan keperluan utama dan reka bentuk

antara muka

Memperbaiki reka bentuk sistem

Pembangunan dengan memberi bimbingan

teknikal

Pembentangan kepada SME secara berkala

TINDAKAN PEMBETULAN

Tiada Perincian Keperluan

• Pada tahun 2015 dan seterusnya, pengurusan aset perolehan tahun 2014 dan sebelumnya masih dilaksanakan menggunakan SPA versi sedia ada (v4.4.1)

• Kerja-kerja pendaftaran bagi aset berkenaan yang masih belum selesai perlu diteruskan seperti biasa TANPA melibatkan sebarang perubahan yang membabitkan 1PP

• Kesemua laporan dan label aset 2014 dan sebelumnya yang telah dicetak adalah masih diguna pakai dan tidak perlu dicetak semula

MODUL PENDAFTARAN

Menu Daftar Aset

Daftar Aset TPA

Daftar Aset 1PP

Daftar Aset yang dibeli

pada tahun 2014 dan

sebelumnya

Daftar Aset yang dibeli

bermula 1 Januari 2015

MODUL PENGESAHAN

Penambahan Laman Kerja 1PP

Pengesahan Aset yang

dibeli bermula 1 Januari

2015

Laman Kerja 1PP

Pengesahan Aset yang

dibeli pada tahun

2014 dan sebelumnya

ISU-ISU LAIN

• Ketidakseragaman infrastruktur server SPPA

menyukarkan tugas bantuan operasi

• Perbendaharaan sedang melaksanakan Projek

Peningkatan Infrastruktur SPPA Bagi Lima

Kementerian

• Membolehkan pelaksanaan konsolidasi server

menggunakan teknologi virtualisasi (VM)

KETIDAKSERAGAMAN INFRASTRUKTUR

• Aktiviti penyalinan data pendua (backup) adalah

peranan agensi

• Kegagalan melaksanakan aktiviti backup boleh

mengundang risiko kehilangan data

• Pasukan SPA tidak dapat membantu dalam

menangani kes kehilangan data yang tiada

salinan pendua

KESELAMATAN DATA ASET / STOR

TERIMA KASIH