Embed Size (px)
Citation preview
SERTIFISERINGSPROTOKOL Weergawe 4.1 Januarie 2016
www.utz.org 1
Afskrifte en vertalings van hierdie dokument is beskikbaar in elektroniese formaat op die
UTZ-webwerf:
www.utz.org
Hierdie dokument is uit Engels vertaal. Indien daar enige twyfel bestaan oor hoe akkuraat die inligting in
hierdie dokument is, verwys asseblief na die Engelse weergawe wat die amptelike en bindende weergawe is.
Dit Engelse weergawe kan gevind word by www.utz.org
Rig asseblief u kommentaar of voorstelle aan:
Of per gewone e-pos aan:
UTZ
Standard and Certification Department
De Ruyterkade 6 bg
1013 AA Amsterdam
The Netherlands
© UTZ 2015 Geen gedeelte van hierdie publikasie mag gereproduseer, in 'n stelsel vir herwinning gestoor of in enige vorm of op enige wyse – hetsy elektronies, meganies of by wyse van fotokopiëring – versend word tensy volle erkenning verleen word nie.
www.utz.org 2
Inhoud 1. INLEIDING .................................................................................................................................................... 3
1.1. Wat behels die Sertifiseringsprotokol? ............................................................................................. 3
1.2. Waarom 'n bygewerkte weergawe? ................................................................................................. 3
1.3. Wanneer voldoening aan die Sertifiseringsprotokol, weergawe 4.1, vereis word .............................. 3
1.4. Omvang van hierdie dokument ........................................................................................................ 4
1.5. Ander verbandhoudende dokumente en vertalings ......................................................................... 4
1.6. Kontak UTZ ..................................................................................................................................... 5
1.7. Afkortings ........................................................................................................................................ 6
1.8. Omskrywings................................................................................................................................... 6
1.9. Voldoening aan nasionale wette ...................................................................................................... 7
2. SERTIFISERINGSPROSES ......................................................................................................................... 8
2.1. Inleiding........................................................................................................................................... 8
2.2. Wie moet gesertifiseer en/of gelisensieer word? .............................................................................. 8
2.3. Algemene sertifiseringsproses ....................................................................................................... 11
2.4. Sertifiseringsproses vir Gedragskode ............................................................................................. 18
2.5. Sertifiseringsproses vir Bewaringsketting ...................................................................................... 24
2.6. Regte voorbehou deur UTZ ........................................................................................................... 27
3. SERTIFISERINGSLIGGAME ..................................................................................................................... 29
3.1. Vereistes vir SL-goedkeuring ......................................................................................................... 29
3.2. Prosedure vir SL-goedkeuring ....................................................................................................... 33
3.3. Verpligtinge van SL'e ..................................................................................................................... 34
4. WAARBORG VAN DIE UTZ-PROGRAM .................................................................................................. 38
4.1. Grieweprosedure ........................................................................................................................... 38
4.2. SL-moniteringstelsel ..................................................................................................................... 38
4.3. Strafmaatreëlbeleid ....................................................................................................................... 38
4.4. SL-opleidingsprogram ................................................................................................................... 38
Bylae 1: Bykomende Kodesertifiseringsopsie om uitgroeiers in te sluit ........................................................... 41
www.utz.org 3
1. INLEIDING
1.1. Wat behels die Sertifiseringsprotokol? UTZ is 'n program en etiket wat wêreldwyd vir volhoubare boerdery gebruik word. UTZ se Sertifiseringsprotokol beskryf die proses om 'n gesertifiseerde lid van UTZ of 'n goedgekeurde UTZ-sertifiseringsliggaam (SL) te word. Dit verduidelik welke lede ‘n oudit moet ondergaan, en hoe en waar hierdie oudit uitgevoer moet word. Die Sertifiseringsprotokol beskryf ook die reëls wat die verhouding tussen die SL'e en UTZ ten grondslag lê. UTZ se Sertifiseringsprotokol bestaan uit vier dele:
1. INLEIDING: dek algemene besonderhede rakende die Sertifiseringprotokol, soos waarom dit nodig was om die dokument by te werk, die omvang van die dokument en 'n verklaring van afkortings en omskrywings.
2. SERTIFISERINGSPROSES: beskryf die prosedures en voorwaardes waaraan, gemeet aan UTZ se
standaarde, voldoen moet word.
3. SERTIFISERINGSLIGGAME: beskryf die goedkeuringsprosedure en vereistes vir SL'e, sowel as die verantwoordelikhede van die SL se personeel (skemabestuurder, sertifiseerders en ouditeure) en dié van UTZ.
4. WAARBORG: beskryf die UTZ-program se waarborgstelsel, met inbegrip van UTZ se
grieweprosedure en die stelsel wat gevolg word om SL'e te monitor, teen hulle op te tree en hulle op te lei.
1.2. Waarom 'n bygewerkte weergawe?
Die UTZ-standaarde en -beleid word van tyd tot tyd hersien, verbeter en bygewerk op grond van veranderings aan die UTZ-program, lesse wat uit standaarde/beleide geleer is en terugvoer wat van belanghouers ontvang is.
Die vorige weergawe van UTZ se Sertifiseringsprotokol (weergawe 4.0 Julie 2015) is hersien met die oog daarop om:
- Geringe foute in weergawe 4.0 van UTZ se Sertifiseringsprotokol, gedateer Julie 2015, reg te stel;
- Vername veranderings bekend te stel wat verband hou met die gereeldheid en intensiteit van bewaringskettingoudits.
1.3. Wanneer voldoening aan die Sertifiseringsprotokol, weergawe 4.1, vereis word
Weergawe 4.1 van UTZ se Sertifiseringsprotokol, gedateer Januarie 2016, vervang weergawe 4.0 van UTZ se Sertifiseringsprotokol, gedateer Julie 2015. Weergawe 4.1 is ‘n gewysigde weergawe van weergawe 4.0. Vanaf die 1ste Januarie 2016 sal UTZ se weergawe 4.1 Sertifiseringsprotokol verpligtend wees en sal weergawe 3.0, gedateer September 2012, en weergawe 4.0 nie meer geldig wees nie.
www.utz.org 4
SL’e en hul personeel wat reeds onder vorige weergawes van UTZ se protokol goedgekeur is, behou hulle goedkeuring onder weergawe 4.1 van UTZ se protokol en hoef nie weer aansoeke in te dien vir hul reeds goedgekeurde kantore, omvang, skemabestuurders en sertifiseerders nie. Op dieselfde manier bly ouditeure wat deur die SL goedgekeur is (intern) goedgekeur. Vanaf die 1ste Januarie 2016 moet alle goedgekeurde kantore, sertifiseerders, skemabestuurders en ouditeure egter voldoen aan die opleidingsvereistes soos beskryf in hoofstukke 3.1 en 4.4.
1.4. Omvang van hierdie dokument Hierdie dokument het betrekking op die volgende partye:
- UTZ-lede - Voornemende en goedgekeurde SL'e - UTZ
1.5. Ander verbandhoudende dokumente en vertalings Die Sertifiseringsprotokol is beskikbaar in verskeie tale. Indien daar enige twyfel bestaan oor die akkuraatheid van die inligting in enige vertaalde weergawe, raadpleeg asseblief die Engelse weergawe wat as die amptelike en bindende weergawe beskou word. Die vertalings sowel as bykomende verbandhoudende dokumentasie sal op UTZ se webwerf beskikbaar wees. Hierdie dokumentasie sluit in:
- Gedragskode (Kode): Standaard vir produsente/produsentegroepe wat beter boerderymetodes en werksomstandighede voorskryf, sowel as riglyne om met beter sorg na die natuur en volgende geslagte om te sien. As ‘n produsent / produsentegroep die vereistes van die kode implementeer en ‘n oudit ontvang deur ‘n goedgekeurde SL wat tot sertifisering aanleiding gee, sal hulle toegelaat word om hulle produkte as UTZ-gesertifiseer te verkoop.
- Bewaringskettingstandaard (ChoC): Standaard vir diegene wat by die aanbodketting betrokke is.
Die Standaard is ontwerp om 'n hoë vlak van vertroue te skep dat UTZ-gesertifiseerde produkte fisies
of administratief (in die geval van massabalans) met UTZ-gesertifiseerde produsente verband hou, en
om die naspeurbaarheid van UTZ-gesertifiseerde produkte te verseker. Sertifisering teen die
bewaringskettingstandaard verseker dat die produkte wat deur 'n gesertifiseerde
aanbodkettingbetrokkene (AKB) verkoop word, UTZ-gesertifiseer is en aan die hand van die vereistes
wat deur UTZ neergelê is, verhandel en hanteer is.
- Lys van goedgekeurde SL'e: Lys van SL'e wat deur UTZ goedgekeur is om UTZ-sertifiseringsoudits uit te voer. ʼn Aanduiding van die streek/land waarin elke SL oudits kan uitvoer word ook voorsien.
- Kode en ChoC-kontrolelyste: Opsommende lyste van alle kontrolepunte (KP's) en vrae wat vir monitering- en evalueringsdoeleindes ingesluit is, met 'n bykomende kolom waarin opmerkings bygevoeg kan word. Hierdie dokumente moet deur lede (en hul subkontrakteurs) gebruik word om die selfevaluering uit te voer en kan deur SL’e se ouditeure gebruik word om oudits uit te voer (sien hoofstuk 2.3).
- Etikettering- en Handelsmerkbeleid: Dokument wat die vereistes vir die volgende omskryf:
www.utz.org 5
o Etikettering op die verpakking van beide kleinhandel- en voedseldiensprodukte, bv. die UTZ-
etiket op verpakkings vir die kleinhandelmark en op verpakkings bone vir die uit-die-huis-
uit-mark.
o Gebruik van die UTZ-handelsmerk anders as op verpakking, bv. gebruik van die UTZ-
handelsmerk op ‘n webwerf, in ‘n advertensie of in ‘n korporatiewe verslag.
Etikettering sluit alle verwysings na UTZ-gesertifiseerde bestanddele, beide met en sonder die logo, in. Die korrekte bewoording (teksaansprake) is deel van die beleid, sowel as besonderhede oor die korrekte gebruik van die logo (kleur, posisionering, grootte).
- Programhulpdokument: vir UEBT/UTZ-kruietee: dokument wat die struktuur en proses van
sertifisering ooreenkomstig die Union for Ethical Biotrade en UTZ se gemeenskaplike program vir
kruietee verduidelik.
1.6. Kontak UTZ Ondersteuning aan SL'e SL’e kan navrae oor standaarde en sertifisering stuur na die e-posadresse hieronder. Navrae sluit byvoorbeeld die volgende in: vrae rakende die UTZ-standaarde, probleme met voldoening aan die Sertifiseringsprotokol, mededelings oor lede (bv. opskortings en kansellasies van sertifikate en lisensies) en vrae oor SL-goedkeuring en -opleiding.
- [email protected] vir Koffiesertifisering
- [email protected] vir Kakaosertifisering
- [email protected] vir Teesertifisering (insluitende Rooibos- en Kruietee)
- [email protected] vir Haselneutsertifisering
- [email protected] vir SL-rekeninge en -goedkeurings
- [email protected] vir SL-monitering
- [email protected] vir SL-opleiding
Ondersteuning vir Lede Sien hieronder e-posadresse vir UTZ se lede-ondersteuningspan. Lede kan hul kontak met byvoorbeeld vrae oor die UTZ-standaarde, probleme met voldoening aan hierdie Sertifiseringsprotokol, en om aansoek te doen vir ouditvrystellings:
- [email protected] vir Koffie
- [email protected] vir Kakao
- [email protected] vir Tee (insluitende Rooibos- en Kruietee)
- [email protected] vir Haselneute
Steun ten opsigte van Naspeuring (vir lede en SL'e) Lede en SL'e kan die e-posadresse hieronder kontak vir hulp met die assessering of gebruik van die Good Inside Portal- (GIP-) naspeuringstelsel:
- [email protected] vir Koffie
- [email protected] vir Kakao
- [email protected] vir Tee (insluitende Rooibos- en Kruietee)
- [email protected] vir Haselneute
www.utz.org 6
1.7. Afkortings Die volgende afkortings word in hierdie dokument gebruik: AKB Aanbodkettingbetrokkene ChoC Bewaringsketting GIP Good Inside Portal1 IB Identiteit behou (naspeurbaarheidsvlak) IBS Interne bestuurstelsel Kode Gedragskode KP Kontrolepunt MB Massabalans (naspeurbaarheidsvlak) S&S Standaarde en sertifisering ('n afdeling van UTZ) SG Segregasie (naspeurbaarheidsvlak) SL Sertifiseringsliggaam
1.8. Omskrywings Tensy anders aangedui, verwys die terme “produsent(e)”, “produsentegroep(e)”, “AKB(s)” en “SL(e)” in hierdie dokument na UTZ-gesertifiseerde produsent(e), UTZ-gesertifiseerde produsentegroep(e), UTZ-gesertifiseerde AKB(s), en UTZ-gesertifiseerde SL(e) onderskeidelik.
Ouditeur Gekwalifiseerde persoon wat 'n oudit namens en onder die verantwoordelikheid van 'n SL uitvoer. Deur 'n grondige metodologie na te volg, versamel ouditeure bewyse ten einde te evalueer hoe goed daar aan die kriteria vir standaarde voldoen word. Hulle moet objektief, onbevooroordeeld en bevoeg wees.
Oudit Sistematiese, onafhanklike en gedokumenteerde proses om ouditbewyse te bekom en te evalueer om te bepaal tot watter mate daar aan die vereistes vir UTZ-sertifisering voldoen word.
- Fisiese oudit Die besoek deur 'n ouditeur aan enige fasiliteite van 'n lid om ouditbewyse te bekom oor die mate waartoe daar aan die vereistes vir UTZ-sertifisering voldoen word.
- Sertifiseringsoudit
Oudit wat deur 'n SL uitgevoer word om te bepaal tot watter mate 'n lid aan die vereistes vir UTZ-sertifisering voldoen en op grond waarvan 'n sertifiseringsbesluit geneem en 'n sertifikaat uitgereik kan word.
- Opvolgoudit Oudit wat deur 'n SL uitgevoer word om die implementering van korrektiewe optrede te verifieer. Opvolgoudits maak dit moontlik om nienakoming wat in 'n vorige oudit uitgewys is, af te handel. Opvolgoudits kan, maar hoef nie fisiese oudits te wees nie.
- Parallelle oudit
Oudit wat namens UTZ uitgevoer word nadat 'n SL 'n oudit op dieselfde geouditeerde met dieselfde omvang uitgevoer het. Parallelle oudits word gebruik om die prestasie van die SL te monitor sowel as dié van die ouditeur wat die vorige oudit uitgevoer het.
- Skadu-oudit Oudit wat namens UTZ uitgevoer word deur ‘n oudit (sertifiserings- of opvolgoudit) deur 'n SL by te woon. Skadu-oudits word uitgevoer om die taakverrigting van die SL en die ouditeur wat die oudit uitvoer, te evalueer.
- Verlengingsoudit
Oudit wat deur 'n SL uitgevoer word om veranderings aan sertifiseringsinligting te evalueer terwyl 'n sertifikaat geldig is. Verlengingsoudits maak dit moontlik om bykomende volume of nuwe verwerkingsaktiwiteite te sertifiseer, en/of om 'n nuwe area, terreine en/of groeplid tot 'n sertifikaat by te voeg.
- Verrassingsoudit
Oudit waarvan die lid op kort kennisgewing in kennis gestel word en wat deur 'n SL uitgevoer word terwyl 'n sertifikaat geldig is. Dit word gedoen om te evalueer of die lid steeds aan alle tersaaklike UTZ-vereistes voldoen en/of om die werk te evalueervan die SL se ouditeur wat die jongste oudit uitgevoer het.
- Vooraf-oudit Oudit wat deur ‘n SL op ‘n (voornemende) lid uitgevoer word ten einde te bepaal wat nog gedoen moet word voor ‘n sertifiseringsoudit waarskynlik suksesvol sal wees. Vooraf-oudits word nie as konsultantaktiwiteite beskou nie.
1 UTZ’ se aanlynstelsel vir sertifikaatadministrasie en naspeurbaarheid is toeganklik via www.goodinsideportal.org
www.utz.org 7
Korrektiewe optrede
Optrede om die oorsaak van 'n nonkonformiteit uit te skakel en om te verhoed dat dit weer opduik. Korrektiewe optrede sal ooreenstem met die impakte van die gebrek aan nakoming wat teëgekom word.
Lid Alle produsente, produsentegroepe en AKB's wat suksesvol by UTZ geregistreer is.
Lisensie Vergunning wat deur UTZ aan sy lede verleen is om die UTZ-handelsmerk te gebruik en om van die GIP gebruik te maak om transaksies aan te teken en goedgekeurde etikettering van UTZ-produkte te bestuur en te stoor.
Nonkonformiteit
Gebrek om aan 'n vereiste van een van die UTZ-standaarde te voldoen.
Parallelle produksie
Enige produksie waar dieselfde plaas dieselfde produk verbou op sommige stukke grond wat UTZ-gesertifiseer is, en op sommige stukke grond wat nié UTZ-gesertifiseer is nie.
Produsent Die persoon of organisasie wat die plaas verteenwoordig en verantwoordelikheid aanvaar vir die produkte wat deur die plaas verkoop word.
Produsentegroep
'n Groep georganiseerde produsente wat deel uitmaak van 'n gedeelde IBS en wat sáám onder die opsie "Groepsertifisering" of "Multi-groepsertifisering" gesertifiseer is. Die groep kan as 'n vereniging of as 'n koöperasie georganiseer wees, of bestuur word deur 'n aanbodkettingbetrokkene (soos 'n uitvoerder) of 'n ander entiteit.
Regstelling Optrede om 'n nonkonformiteit uit te skakel.
Samevattende verslag
Vraelyste in die GIP wat deur SL'e gebruik word om verslag te doen aan UTZ oor ouditresultate. Die samevattende verslag word ingevul as deel van die proses om aansoek te doen om 'n lisensie.
Selfevaluering Evaluering wat deur of namens 'n lid uitgevoer word ten opsigte van sy eie vlak van implementering van een of meer van die UTZ-standaarde.
Sertifikaat Dokument wat deur 'n UTZ-goedgekeurde SL uitgereik word wanneer 'n lid aan die vereistes van een of meer van die UTZ-standaarde voldoen. Die sertifikaat maak dit moontlik om aansoek te doen om 'n lisensie in die GIP, sodat die gesertifiseerde lid in UTZ-gesertifiseerde produkte handel kan dryf.
Sertifiseerder SL-personeellid (of 'n aangestelde onafhanklike kontrakteur) wat deur UTZ goedgekeur is om verantwoordelikheid te aanvaar vir sertifiseringsbesluite.
Sertifiseringsliggaam
Derdeparty-maatskappy wat oudits, gemeet aan een of meer van UTZ se standaarde, uitvoer.
Skemabestuurder
SL-personeellede wat vir die administratiewe bestuur van die SL se rekening, ooreenkomstig die UTZ-program, verantwoordelik is.
Subkontrakteur 'n Individu of entiteit (bv. AKB, produsent / produsentegroep, SL, ouditeur, sertifiseerder) wat deur 'n gesertifiseerde/goedgekeurde of voornemende lid of ʼn SL gekontrakteer word om spesifieke take uit te voer wat by die omvang van hul UTZ-sertifisering/goedkeuring ingesluit is.
Uit-die-huis-operateur (ook bekend as voedseldiens)
'n Maatskappy wat verbruikskantprodukte koop en die produk hanteer voordat dit aan verbruikers bedien of verkoop word.
UTZ-gesertifiseerde produk
Vir IB en SG: produk wat deur 'n UTZ-gesertifiseerde produsent / produsentegroep geproduseer en fisies afsonderlik gehou word van nie-UTZ-gesertifiseerde produkte. Vir MB: produk wat administratief verband hou met 'n gelyke hoeveelheid produk wat deur 'n UTZ-gesertifiseerde produsent/ produsentegroep geproduseer word.
1.9. Voldoening aan nasionale wette UTZ streef daarna dat sy lede en SL'e 'n voorbeeld sal stel vir die verbetering van maatskaplike, ekonomiese en omgewingstoestande in die areas waarbinne hulle bedrywig is. In hierdie verband lê lede en SL'e hulle neer by nasionale wette, regulasies en sektorooreenkomste of kollektiewe bedingingsooreenkomste.
www.utz.org 8
2. SERTIFISERINGSPROSES
2.1. Inleiding Ten einde volhoubare boerdery te bevorder, het UTZ twee standaarde – die Gedragskode (Kode) en die Bewaringskettingstandaard (ChoC) ontwikkel (sien hoofstuk 1.5). Produsente / produsentegroepe en AKB's wat graag hulle produkte as UTZ-gesertifiseer wil verkoop en/of aankoop, moet 'n lid van UTZ word2 en aan al die tersaaklike vereistes ooreenkomstig die toepaslike standaard(e) voldoen.3 Die meeste lede moet ook gesertifiseer wees (’n sertifiseringsoudit ondergaan) en/of 'n lisensie ontvang om UTZ se handelsmerke te kan gebruik. Die res van hierdie hoofstuk verduidelik op welke lede hierdie reël van toepassing is en beskryf ook die sertifiserings- en lisensiëringsproses.
2.2. Wie moet gesertifiseer en/of gelisensieer word?
Wie moet gesertifiseer word? Sertifisering behels die lewering van 'n skriftelike waarborg ('n sertifikaat) deur 'n onafhanklike liggaam dat 'n produk, diens of stelsel aan sekere vereistes voldoen. Vir UTZ-sertifisering word oudits deur 'n UTZ-goedgekeurde SL ooreenkomstig die Kode en/of ChoC-vereistes verlang. Produsente / Produsentegroepe Alle produsente / produsentegroepe wat hul produkte as UTZ-gesertifiseer verkoop, moet ooreenkomstig die Kode gesertifiseer wees. Produsente / produsente moet ook ooreenkomstig die ChoC gesertifiseer wees indien hulle:
fisiese hanteringsaktiwiteite uitvoer wat nie by die Kode ingesluit is nie4, en/of
UTZ-gesertifiseerde produkte van een of meer UTZ-gesertifiseerde lede aankoop en aan al drie kriteria vir ChoC-sertifisering, soos hierna verduidelik, wil voldoen.
Aanbodkettingbetrokkenes AKB’s moet teen die ChoC gesertifiseer wees as hulle aan al drie die volgende kriteria voldoen.
1. Wettige eienaarskap van die UTZ -gesertifiseerde produk aanvaar.
2. Fisies die UTZ-gesertifiseerde produk hanteer: alle aktiwiteite wat uitgevoer word (deur die AKB self of deur 'n subkontrakteur) op produkte wat nie verpak of verseël is nie, word as fisiese hanteringsaktiwiteite beskou. Die produkaanhangsel van die ChoC verskaf 'n lys van die aktiwiteite wat as fisiese hantering vir die spesifieke produk beskou word.
2 Deur by die UTZ-webwerf te registreer, wat ook verduidelik welke koste betrokke mag wees.
3 Met die uitsondering van kleinhandelaars wat nie eienaars van 'n handelsmerk is nie. Hierdie maatskappye hoef nie as 'n lid te registreer om hulself op UTZ-produkte te roem nie. 4 Die Kode dek alle fisiese hanteringsaktiwiteite tot op en met insluiting van:
Koffie: produksie van groen koffie Kakao: droging, sortering of verpakking van kakaobone Tee: produksie van aangelegde tee Rooibos: verpakking van verbruiker-eindproduk Haselneute: produksie van haselneute wat in-die-dop verkoop word
www.utz.org 9
3. Produkaansprake oor UTZ maak: ‘n produkaanspraak is enige verwysing wat na UTZ of na die volhoubare of verantwoordelike verkryging van ‘n produk of bestanddeel(dele) gemaak word, wat heeltemal of gedeeltelik op UTZ-oorsprong of -status (met óf sonder die UTZ-logo), gegrond is en wat ten opsigte van die aanbieding of verkoop van die produk, op die produk self of wég van die produk, gemaak word 5. Dit kan beide onderneming-tot-onderneming en onderneming-tot-klant wees. UTZ behou die reg voor om die finale besluit te neem oor of iets beskou word as ‘n produkaanspraak.
Die volgende voorbeelde word as 'n produkaanspraak beskou: o As die lid melding maak van UTZ of die volhoubare verkryging van die produk of
bestanddeel(dele) op ‘n faktuur aan sy kliënte; o As die lid verwys na UTZ of die volhoubare verkryging van die produk of bestanddeel(dele) in
handelsmerk- of produkmededelings, insluitende aanlyn-, pers-, reklame- en verkoopmededelings;
o As die lid verwys na UTZ of die volhoubare verkryging van die produk of bestanddeel(dele) wat aan hulle gelewer is.
Vir tee- en rooibossertifisering geld die volgende reëls: - Vir teesertifisering moet AKB’s wat tee hanteer tot op die stadium van gemaakte tee teen die
Kernkode en Teemodule gesertifiseer wees. - Vir roobossertifisering moet AKB’s wat Rooibos hanteer tot op die stadium van verbruiker-
eindprodukte teen die Kernkode en Rooibosmodule gesertifiseer wees. Rooibos-AKB’s wat slegs aktiwiteite ná sekondêre verwerking uitvoer, hoef nié teen ChoC gesertifiseer te word nie.
Wie hoef nié gesertifiseer te wees nie? Alhoewel alle UTZ-lede aan die toepaslike UTZ-standaarde moet voldoen, hoef nie almal 'n oudit te ontvang en gesertifiseer te wees nie. Vir sekere AKB's word ander tipes bewys van voldoening aan die ChoC aanvaar. AKB's wat nie aan die drie kriteria vir sertifisering deur UTZ voldoen nie AKB's wat nie aan die drie kriteria (eienaarskap, fisiese hantering en maak van produkaansprake) voldoen nie, hoef nie gesertifiseer te wees nie. Hierdie AKB's sluit in:
1. Subkontrakteurs: subkontrakteurs moet aan die toepaslike ChoC-vereistes voldoen maar hoef nie gesertifiseer te wees nie omdat hulle nie wettige eienaarskap van UTZ-gesertifiseerde produk aanvaar nie. Die subkontrakterende lid is verantwoordelik vir die subkontrakteur se voldoening aan ChoC-vereistes. As die subkontrakteur reeds sy eie UTZ ChoC-sertifikaat het, hoef die aktiwiteite wat deur die AKB gesubkontrakteer word, nie deur die SL geoudit te word nie: om 'n geldige ChoC-sertifikaat voor te lê is voldoende. As die subkontrakteur nie gesertifiseer is nie, moet die subkontrakteur (of die subkontrakterende lid namens hom) 'n selfevaluering volgens die UTZ ChoC-kontrolelys uitvoer. Die SL kan ook addisionele dokumentasie van die subkontrakteur aanvra.
5 Voorbeelde van gevalle wat oor die algemeen nie beskou word as produkaansprake nie, is: KMV-verslae (gepubliseer, gedruk, aanlyn, ens.), promosieartikels of ander publikasies wat na maatskappyprestasie verwys ten opsigte van volhoubare verkryging, belanghouers of werknemers se interne mededelings, volhoubare indekse of maatstawwe vir maatskappyprestasie ten opsigte van volhoubare verkryging, ander mededelings op maatskappyvlak wat verwys na volhoubare verkryging of gaan oor die multi-gesertifiseerde verkryging van die handelsmerk of produk.
www.utz.org 10
Gegrond op die risiko-assessering (sien hoofstuk 2.5), kan die SL besluit om die subkontrakteur fisies te oudit. Subkontrakteurs wat enige van die fisiese hanteringsaktiwiteite verrig wat in die tabel hieronder gelys word, moet altyd fisies geoudit word.
Die aktiwiteite van die subkontrakteur word beskou as deel van die omvang van die lid se aktiwiteite, maar dit beteken nie dat die subkontrakteur ook gesertifiseer is nie. Die naam van die subkontrakteur verskyn dus nie op die sertifikaat van die lid nie.
2. AKB’s wat nie die UTZ-produk fisies hanteer nie: hierdie AKB’s moet aan die toepaslike vereistes van die ChoC voldoen, maar in stede daarvan om gesertifiseer te wees, kan hulle die “Verklaring vir Vrystelling van Bewaringskettingoudit” onderteken en dit aan UTZ se lede-ondersteuningspan voorlê (sien hoofstuk 1.6). Hierdie kategorie sluit handelaars in wat alle fisiese hantering van die UTZ-gesertifiseerde produk vanaf ChoC-gesertifiseerde lede subkontrakteer.
3. AKB’s wat nie produkaansprake oor UTZ maak nie: hierdie AKB’s moet aan die toepaslike vereistes van die ChoC voldoen, maar in pleks daarvan om gesertifiseer te wees, kan hulle die “Verklaring vir Vrystelling van Bewaringskettingoudit” onderteken en dit aan UTZ se lede-ondersteuningspan voorlê (sien hoofstuk 1.6).
AKB's met Klein Volumes AKB’s wat ‘n klein volume fisies hanteer, moet aan die toepaslike vereistes van die ChoC voldoen, maar kan vrygestel word van ‘n sertifiseringsoudit en sertifisering. Om vir sulke vrystelling in aanmerking te kom, moet hulle die “Verklaring vir Vrystelling van Bewaringskettingoudit”onderteken en dit aan UTZ se lede-ondersteuningspan voorlê (sien hoofstuk 1.6). AKB's met klein volumes moet etiketgoedkeuring kry vir enige produkte wat met die UTZ-logo verkoop word. Hierdie vrystelling geld vir individuele AKB’s en AKB’s met multipersele wat fisiese hanteringsaktiwiteite uitvoer wat nié by die omvang van Gedragskodesertifisering ingesluit is nie (sien hoofstuk 2.2, voetnota 4) en minder produkte fisies hanteer as die totale volumes hieronder (UTZ-gesertifiseerde + nie-UTZ-gesertifiseerde produkte) per jaar, insluitende alle persele (indien ‘n multiperseel-AKB):
Koffie: 200 MT groen koffie of ekwivalent
Tee: 200 MT tee of ekwivalent 6
Kakao: 100 MT kakaobone of ekwivalent Kleinhandel- en Uit-die-huis-uit-operateurs Kleinhandel- en uit-die-huis-uit-operateurs (insluitende voedseldiensoperateurs) hoef nie gesertifiseer te wees nie. As hulle die eienaar van die handelsmerk van 'n UTZ-gesertifiseerde produk is, hoef hulle nie as 'n lid te registreer nie en is hulle daarvoor verantwoordelik om UTZ se etikettering- en handelsmerkbeleid na te kom. UTZ behou die reg voor om oudits uit te voer op lede wat die “Verklaring vir Vrystelling van Bewaringskettingoudit” onderteken en voorgelê het. Die doel van hierdie oudits is om vas te stel of
6 Tee-ekwivalente sluit in gemaakte tee, verwerkte rooibos, verwerkte groen rooibos en gedroogde kruie
Produk Fisiese hanteringsaktiwiteite
Koffie Alle fisiese hanteringsaktiwiteite tot en met en insluitend produksie van groen koffie
Kakao Alle fisiese hanteringsaktiwiteite tot en met en insluitend die droog, sortering of sakverpakking van kakaobone
Tee Alle fisiese hanteringsaktiwiteite tot en met en insluitend produksie van gemaakte tee
Rooibos Alle fisiese hanteringsaktiwiteite tot en met en insluitend die verpakking van verbruiker-eindproduk
Haselneute Alle fisiese hanteringsaktiwiteite tot en met en insluitend produksie van haselneute in die dop
www.utz.org 11
hierdie lede voldoen aan die vereistes vir vrystelling van sertifisering en of hulle aan die tersaaklike ChoC-vereistes voldoen. Indien so ‘n oudit onthul dat die lid nie voldoen aan die tersaaklike ChoC-vereistes of die voorwaardes vir vrystelling van ‘n sertifiseringsoudit nie, het UTZ die reg om die koste van die oudit van die lid te verhaal en die lid se lisensie en etiketgoedkeurings in die GIP te kanselleer.
Wie moet in die GIP gelisensieer wees? 'n Lisensie is 'n toestemming wat deur UTZ verleen word om die UTZ-handelsmerke te gebruik,om die GIP te gebruik om transaksies op te teken, en om etiketgoedkeurings van UTZ-produkte te beheer en te stoor. Alle gesertifiseerde lede en ander lede wat suiwer UTZ-gesertifiseerde produkte (UTZ-produk wat nie met ander bestanddele, d.w.s. suiker of melk, vermeng is nie) verhandel, moet oor 'n geldige lisensie beskik. Vir gesertifiseerde lede doen die SL aansoek om 'n lisensie deur die GIP, as deel van die sertifiseringsproses (beskryf in hoofstuk 2.3). Vir lede wat nie gesertifiseer is nie (bv. AKB’s met klein volumes en AKB’s wat nie aansprake maak of fisies UTZ-produkte hanteer nie), word die lisensie – op versoek van die lid en na voorlegging van die vereiste “Verklaring vir Vrystelling van Bewaringskettingoudit” – deur UTZ se lede-ondersteuningspan uitgereik.
2.3. Algemene sertifiseringsproses Soos in die vorige afdeling verduidelik, moet UTZ-lede teen die Kode en/of ChoC gesertifiseer word, wat daarop neerkom dat hulle 'n oudit vanaf 'n UTZ-goedgekeurde SL moet ontvang. Die volgende drie afdelings sit die stappe uiteen wat tydens hierdie proses gevolg moet word, sowel as die bepalings wat geld. Hoofstuk 2.3 beskryf wat op beide Kode- en ChoC-sertifisering van toepassing is, terwyl hoofstukke 2.4 en 2.5 die besonderhede van die sertifiseringsproses vir Kode en ChoC onderskeidelik beskryf.
Algemene Sertifiseringsprosedure Die algemene sertifiseringsprosedure word in die volgende vloeidiagram uitgebeeld. Vir 'n gedetailleerde beskrywing, raadpleeg die tabel hieronder.
www.utz.org 12
www.utz.org 13
Algemene Sertifiseringsprosedure
SLLid UTZ
1A. Registreer op UTZ-webwerf 1B. Bevestig registrasie en verskaf lid-ID, gebruikersnaam en wagwoord
vir GIP
3. Teken kontrak met lid(spesifiseer ten minste ouditgelde, tydsraamwerk en
omvang)
5. Doen selfevaluering en stuur dit aan SL voor die oudit, tesame met
addisionele dokumentasie
2. Kies UTZ-goedgekeurde SL (om kwotasies van verskeie SL'e aan te vra,
word aanbeveel; nie verpligtend om dieselfde SL as vorige jaar te kies nie)
7. Kom met SL oor ouditdatum ooreen
4. Voorsien lid van jongste weergawe van sertifiseringsdokumente
6. Werk deur dokumentasie om vir oudit voor te berei
16. Teken die transaksies in GIP aan en hou SL ingelig in geval van
veranderings aan die sertifiseringsinligting
9A. Implementeer regstelling en korrektiewe optrede om
nonkonformiteite uit die weg te ruim
9B. Verifieer dat die nonkonformiteite uit die weg
geruim is
Is die lid gesertifiseer? Ja
11A. Lig lid en UTZ in
Nee
12. Werk deur die lisensieversoek
Is die inligting korrek, volledig en duidelik? Is oudit in lyn met
Sertifiseringsprotokol?
14A. Aktiveer die lisensie vir die lid in GIP
13A. Versoek verdere inligting, opheldering of regstelling
11B. Reik die sertifikaat uit, rapporteer die
ouditresultate en dien lisensieversoek in GIP in
13B. Verkry duidelikheid oor, korrigeer en/of voltooi inligting en stuur lisensieversoek terug
Ja
Nuwe lid?
JaNee
Nonkonformiteite gevind?Ja
10. Neem die sertifiseringsbesluit
8. Voer die oudit uit
Nee
15. Stuur die sertifikaat aan die lid
Einde Nee
www.utz.org 14
Algemene Sertifiseringsprosedure
1 A ‘n Nuwe lid registreer deur die registrasievorm op die UTZ-webwerf in te vul.
B UTZ voorsien die nuwe lid van 'n bevestiging van registrasie in die GIP wat die lid se ID, gebruikersnaam en wagwoord bevat.
2 Die lid kies en 'n kontak 'n SL. Die lid is daarvoor verantwoordelik om die SL te kontak en betyds 'n oudit te versoek ooreenkomstig die sertifiseringsvoorwaardes wat in hierdie hoofstuk van die Sertifiseringsprotokol beskryf word. Daar word aanbeveel dat kwotasies vanaf verskeie SL'e aangevra word sodat die een wat die beste aan die lid se behoeftes voldoen, gekies kan word. Dit is nie verpligtend om elke jaar by dieselfde SL te bly nie. In geval lede van SL verander, moet hulle vra dat die vorige SL die nuwe SL van die resultate van die vorige oudit voorsien. Die SL moet binne vyf werksdae hierdie versoek gestand doen.
3 Die SL en die lid onderteken 'n kontrak.
4 Die SL verskaf die jongste weergawe van alle tersaaklike dokumentasie vir UTZ-sertifisering (d.w.s. Sertifiseringsprotokol, Kode en/of ChoC) wat deur die lid gelees en verstaan moet word.
5 Die lid doen 'n selfevaluering om sy voldoening aan die standaard te evalueer en stuur minstens die volgende dokumentasie aan die SL vóór die oudit:
- Selfevaluering deur van die tersaaklike UTZ-kontrolelys gebruik te maak en waarin aangetoon word aan watter KP's die lid voldoen / nie voldoen nie of wat nie van toepassing is nie, met inbegrip van 'n verduideliking vir alle KP's
- Selfevaluering van die subkontrakteur(s) (indien van toepassing). - Lys van persele wat aan die multi-perseel behoort, of aan groepslede wat aan die groep of multi-groep
behoort (indien van toepassing). Indien ‘n multiperseellid uitsluitlik op MB-vlak funksioneer en voldoen aan die kriteria soos beskryf in hoofstuk 2.5, kan hierdie lid versoek dat die SL die persele in die ouditmonster oudit wég van die sentrale perseel.
- Dokumentasie van vorige UTZ-oudits, insluitende daardie wat niè sertifisering tot gevolg gehad het nie (bv. verrassingsoudits en oudits wat deur ander SL'e uitgevoer is).
- Bestuursplan vir die plaas of groep.
6 Die SL berei voor vir die oudit deur die volgende te hersien: dokumentasie wat deur die lid voorsien is (stap 5), inligting oor die lid wat in die GIP beskikbaar is en enige ander tersaaklike inligting wat hulle dalk ontvang het. Gegrond hierop bepaal die SL of daar aan die voorvereistes vir uitvoering van die oudit voldoen is en, indien wel, aan watter onderwerpe spesiale aandag geskenk moet word.
7 Die lid en die SL kom op 'n ouditdatum ooreen.
8 Die SL voer die sertifiseringsoudit uit teen die vereistes van die Kode en/of ChoC (sien hoofstuk 2.4 en 2.5).
9 A Indien nonkonformiteite tydens die oudit geïdentifiseer is, implementeer die lid 'n regstelling en korrektiewe optrede om hierdie nonkonformiteite uit die weg te ruim.
B Die SL voer 'n opvolgoudit uit om te bevestig dat die regstelling en korrektiewe optrede geïmplementeer is en dat die nonkonformiteite uit die weg geruim is.
10 Die SL neem die sertifiseringsbesluit. Hierdie besluit moet geneem word binne 20 werksdae nadat alle nonkonformiteite uit die weg geruim is of, indien geen nonkonformiteite geïdentifiseer is nie, na die laaste dag van die oudit.
11 A As die SL besluit om nie die lid te (her)sertifiseer nie, lig die SL die lid en UTZ (via die GIP en per e-pos) in oor hierdie besluit. Om weer vir sertifisering aansoek te doen, moet die lid die sertifiseringsvoorwaardes, soos beskryf in hierdie hoofstuk van die Sertifiseringsprotokol, volg. Indien die lid ‘n klagte het oor, ‘n appèl aanhangig wil maak by, of ‘n geskil het met ‘n SL of ‘n subkontrakteur van die SL rakende die oudit en/of ouditproses, kan die lid dit skriftelik aan die SL voorlê. Die SL moet ‘n prosedure in plek hê om klagtes, appèlle en geskille aan te teken en aan te spreek. Die SL moet binne 15 werksdae reageer op die klagte, appèl of geskil. As die klagte, appèl of geskil nié binne 20 werksdae (nadat die klagte, appèl of geskil deur die lid by die SL ingedien is) opgelos is nie, moet die SL dit aan UTZ ([email protected]) rapporteer. Indien die klaer voel dat die klagte, appèl of geskil nie na behore deur die SL gehanteer is nie, kan die klaer dit aan UTZ rapporteer deur UTZ se grieweprosedure te gebruik (sien hoofstuk 4.1).
B As die SL besluit om die lid te sertifiseer, reik die SL die sertifikaat uit (maar stuur dit nog nie aan die lid nie), en versoek binne vyf werksdae nadat die sertifiseringsbesluit geneem is 'n lisensie vir die lid in die GIP.
12 UTZ hersien die inligting in die lisensieversoek nie later nie as vyf werksdae nadat dit deur die SL ingedien is.
13 A Sou UTZ die inligting in die lisensieversoek as inkorrek, onvolledig of onduidelik beskou, of van mening is dat die oudit nie ooreenkomstig die Sertifiseringsprotokol uitgevoer is nie, word verdere inligting, opheldering of regstellings vanaf die SL ten opsigte van die ouditverslag en/of lisensieversoek aangevra.
B Die inligting in die lisensieversoek word deur die SL opgehelder, reggestel en/of voltooi en die SL stuur dit binne sewe werksdae terug aan UTZ.
www.utz.org 15
Algemene Voorwaardes
Die volgende voorwaardes is van toepassing op lede en SL'e, vir alle tipes sertifisering en produkte. Spesifieke voorwaardes vir Kode- en ChoC-sertifisering word, onderskeidelik, in hoofstukke 2.4 en 2.5 verduidelik, terwyl bylae 1 ‘n bykomende opsie vir Kodesertifisering bevat waarby uitgroeiers ingesluit is.
a. Sertifiseringsoudit
Ten einde UTZ Gedragskode- en/of ChoC-sertifisering te bekom en te handhaaf, moet lede ‘n sertifiseringsoudit vanaf 'n SL ontvang wat deur UTZ goedgekeur is om UTZ-oudits uit te voer vir die toepaslike standaard, produk en land.
'n Skriftelike ooreenkoms tussen die lid en die SL moet aangegaan word voordat die oudit uitgevoer word. Die ooreenkoms moet minstens die ouditgelde, die tydsraamwerk en die omvang van die oudit (d.w.s. die omvang van aktiwiteite en rekords wat tydens die oudit geëvalueer sal word) insluit.
Tydens die oudit moet die ouditeur gebruik maak van UTZ se kontrolelys of 'n soortgelyke kontrolelys wat tydens die lessenaaroorsig voorberei is en wat dieselfde velde as UTZ se kontrolelys bevat. Vir gekombineerde oudits (wanneer die UTZ-standaard en 'n ander standaard tesame geouditeer word), kan 'n gekombineerde kontrolelys gebruik word mits dit deur UTZ goedgekeur is.7
Die ouditeur moet opmerkings insluit oor welke KP's geëvalueer is (as 'n minimum moet 'n beskrywing van die bewyse aangedui word). KP's wat as "nie van toepassing" aangedui word, moet vergesel wees van 'n regverdiging van waarom dit die geval is. Bewyse wat gedurende die oudit deur die SL versamel is, moet vir 'n tydperk van minstens drie jaar behou word.
Indien daar gedurende die oudit van vertalers gebruik gemaak word, moet hulle geen verwantskap met die lid hê nie en moet daar geen konflik van belange wees nie. Indien dit nie moontlik sou wees nie, moet vertalers 'n neutrale rol vervul en die ouditeur moet die naam van die vertaler en sy/haar affiliasie met die organisasie in die ouditverslag aanteken.
b. Sertifikaat
Indien geen nonkonformiteite tydens die sertifiseringsoudit geïdentifiseer is nie, of as alle geïdentifiseerde nonkonformiteite op ‘n bevredigende wyse bygelê is (sien punt d hieronder), reik die SL 'n sertifikaat uit deur UTZ se sertifikate-templaat te gebruik vir die toepaslike omvang. Die Gedragskodesertifikaat is geldig vir ‘n tydperk van 365 dae8 en die ChoC-sertifikaat kan geldig wees vir 365, 730 of 1095 dae9 (sien hoofstuk 2.5). Alle sertifikate kan vir 'n tydperk van tot vier maande verleng word (sien punt h hieronder vir meer besonderhede).
Hoe om die aanvangsdatum te bepaal van die eerste sertifikaat (en sertifikate wat uitgereik is nadat die sertifiseringsproses onderbreek is) word in hoofstuk 2.4 (Kode) en 2.5 (ChoC) beskryf. Daaropvolgende sertifikate neem 'n aanvang op die dag nadat die vorige sertifikaat verstryk het, aangesien sertifisering as 'n deurlopende proses beskou word.
Dit mag egter gebeur dat sertifisering van een jaar na die volgende onderbreek word (bv. omdat die lid nie die oudit geslaag het nie of besluit het om weer vir sertifisering aansoek te doen). In sulke gevalle is daar 'n gaping in tyd tussen sertifikate vir solank as wat die tydperk van nie-sertifisering duur. Gedurende hierdie tydperk
7 Goedkeuring kan versoek word deur 'n e-pos aan [email protected] te stuur. 8 366 in 'n skrikkeljaar 9 Met een dag ekstra in die geval van ‘n skrikkeljaar.
14 As UTZ van mening is dat die inligting in die lisensieversoek korrek, volledig en duidelik is, en dat die oudit ooreenkomstig die Sertifiseringsprotokol uitgevoer is, aktiveer dit die lisensie in die GIP.
15 Die SL stuur die sertifikaat aan die lid.
16 Die lid teken die transaksies in die GIP aan en hou die SL ingelig in geval van veranderings aan die sertifiseringsinligting.
www.utz.org 16
word die lid nie toegelaat om enige oeste as UTZ-gesertifiseer te verkoop nie en die oeste vir hierdie tydperk (bv. geoeste of vervaardigde produkte) mag nie in 'n latere stadium as UTZ-gesertifiseer verkoop word nie.
c. Lisensie
Nadat die sertifikaat uitgereik is (maar voordat dit aan die lid gestuur word), moet die SL die ouditresultate aan UTZ rapporteer en 'n lisensie vir die lid versoek. Dit word gedoen deur die Samevattende Verslag te voltooi en die sertifikaat in die GIP op te laai. Die lisensie weerspieël die sertifiseringsinligting en data wat deur die SL oor die lid versamel is (bv. geldigheidsdatums, gesertifiseerde volumes en gesertifiseerde aktiwiteite).
d. Nonkonformiteite
Indien een of meer nonkonformiteite tydens ‘n sertifiseringsoudit geïdentifiseer is, moet die lid 'n regstelling (om die nonkonformiteit uit die weg te ruim) en 'n korrektiewe optrede (om die onderliggende oorsaak van die nonkonformiteit uit te skakel en te verhoed dat dit weer opduik) implementeer voordat hulle gesertifiseer kan word.
Die lid is daarvoor verantwoordelik om toereikende regstellings en korrektiewe optrede te bepaal en te implementeer. Die SL is daarvoor verantwoordelik om (deur 'n opvolgoudit) te verifieer dat daar tot hierdie optrede oorgegaan is en dat dit die nonkonformiteit én sy grondoorsake doeltreffend uitgeskakel het.
Die lid en die SL kom ooreen oor die tydsraamwerk waarbinne die regstelling en korrektiewe optrede onderneem moet word. Die maksimum tydsraamwerk is 60 werksdae.
In geval van erge nonkonformiteite kan die SL besluit om die lid se huidige sertifikaat onmiddellik op te skort of besluit om die lid nie te sertifiseer nie, eerder as om die tydraamwerke te volg wat in punte e en f hieronder beskryf word.
e. Opskorting
Indien die regstelling en korrektiewe optrede nie na wense binne die ooreengekome tydsraamwerk geïmplementeer is nie, moet die SL die lid se sertifikaat onmiddellik vir 'n tydperk van tot drie maande opskort (mits die lid steeds oor 'n geldige sertifikaat beskik). Die SL verwittig UTZ (per e-pos) en die lid onmiddellik van die opskorting, en skort namens UTZ die lid se lisensie in GIP op.
Vir solank as wat die lid se lisensie opgeskort is, kan die lid nie produkte as UTZ-gesertifiseer verkoop nie. Die SL en die lid moet wedersyds ooreenkom op ‘n datum, voor die beëindiging van die opskortingstydperk, vir 'n (tweede) opvolgoudit om te verifieer dat die korrektiewe optrede geïmplementeer is.
Indien die opvolgoudit bevestig dat die lid alle nonkonformiteite uit die weg geruim het, beëindig die SL die opskorting van die sertifikaat, lig UTZ (per e-pos) en die lid dienooreenkomstig in en beëindig UTZ die opskorting in die GIP.
f. Nie-sertifisering
Indien die korrektiewe optrede nié na bevrediging binne die tydsraamwerk soos hierbo beskryf (in punt e) geïmplementeer is nie, kan die SL nie sertifisering vergun nie (d.w.s. 'n eerste sertifikaat of 'n nuwe sertifikaat na verstryking van die vorige sertifikaat kan nie uitgereik word nie).
Om gesertifiseer te word, moet die lid 'n nuwe oudit ontvang. Vir Gedragskode-sertifisering moet die lid minstens een oestydperk (vernaamste/groot of tussentyds/klein), of ses maande indien daar deurlopend geoes word, oorslaan.
Die SL verwittig UTZ (per e-pos en via die GIP) en die lid onmiddellik van nie-sertifisering.
g. Kansellasie
www.utz.org 17
Wanneer die SL téén die sertifisering van ‘n lid besluit en die lid steeds oor ‘n geldige sertifikaat beskik, kan die SL besluit om die lid se huidige sertifikaat te kanselleer ter beskerming van die SL of UTZ se integriteit. Kansellering van die sertifikaat kan nie opgeskort word nie. Om hierdie saak reg te stel, moet 'n lid 'n nuwe oudit ontvang wat aan die voorwaardes soos hierbo beskryf (in punt f), voldoen.
Die SL verwittig UTZ (per e-pos) en die lid onmiddellik van die kansellasie, en kanselleer namens UTZ die lid se lisensie in die GIP.
h. Verlengings
Veranderings wat plaasvind deur die loop van 'n sertifikaat se geldigheid en wat neerkom op 'n toename (bv. verhoogde volume, meer groepslede of persele, ens.), kan via verlengings ingesluit word.
Die lid moet by die SL aansoek doen om verlengings.. 'n SL kan 'n verlenging afkeur indien die lid nie voldoende bewyse voorlê dat sodanige verlenging geregverdig is nie.
Die SL moet enige verlenging aan UTZ rapporteer en 'n verlenging van die lisensie via GIP versoek voordat die geldige sertifikaat en lisensie verstryk. Die inligting en dokumentasie wat hiervoor verlang word, sluit in:
- redes vir die verlenging
- datum van die volgende oudit (slegs in geval van tydsverlenging)
- nuwe sertifikaat
- Samevattende verslag van die verdere oudit (indien van toepassing)10
- bygewerkte lys van groepslede (in geval van 'n groepverlenging)
Indien die lid van SL vir sy sertifiseringsproses verander, is die SL met wie die lid 'n geldige kontrak het die een wat ‘n verlenging van die (huidige) sertifikaat mag toestaan, en ‘n verlenging van die lisensie mag versoek.
Die volgende tabel toon alle moontlike tipes verlenging aan. 'n Kombinasie van een of meer van die verlengings wat hieronder gelys word, is ook moontlik.
Tipe Verlenging
Van toepassing op
Voorwaardes
Tyd Kode + ChoC
'n Tydsverlenging wat nie langer as vier maande na verstryking van die oorspronklike sertifikaat duur nie kan vergun word, maar slegs indien 'n oudit met die oog op hersertifisering beplan en bevestig is, en indien die verlenging versoek word terwyl die sertifikaat steeds geldig is.
Die volgende sertifikaat word vir die oorblywende tydperk van die nuwe sertifiseringstydperk uitgereik(bv. wanneer 'n verlengingstydperk van twee maande toegestaan word, sal die nuwe sertifikaat vir die volgende 10 maande geldig wees).
Vir so lank as wat 'n tydverlenging toegestaan is, sal Gedragskode-lede nie toegelaat word om produkte van hul nuwe oes (wat onder hul nuwe sertifikaat gesertifiseer sal word) as UTZ-gesertifiseer te verkoop nie.
Volume en gebied
Kode
Tot soveel as 10% van 'n lid se gesertifiseerde produksiegebied en/of -volume kan jaarliks tot die sertifikaat bygevoeg word deur die bykomende produksiegebied en/of -volume by die SL aan te meld. Geen verdere verifiëring deur die SL word verlang nie.
Indien 'n lid se toename in produksiegebied en/of volume in een jaar meer as 10% is, word 'n bykomende oudit vir daardie jaar verlang, alvorens verlenging van die bestaande sertifikaat toegestaan kan word. Sodanige verlengingsoudits moet op die nuwe terreine en/of volume fokus.
Sou die lid besluit om ‘n verlenging van die hand te wys en eerder die ekstra volume by die volgende sertifikaat in te sluit, sal die SL die ekstra volume as ‘n oordrag by
10 Indien 'n verdere oudit uitgevoer is met die oog daarop om 'n verlenging uit te reik, moet die SL 'n samevattende verslag van die oudit voorlê deur van die sjabloon gebruik te maak wat op versoek van UTZ se afdeling S&S verkry kan word.
www.utz.org 18
Tipe Verlenging
Van toepassing op
Voorwaardes
die nuwe sertifikaat insluit nadat die ekstra volume in die loop van die volgende sertifiseringsoudit geëvalueer is. Die lid kan nie die produk verkoop voordat dit deur die ouditeur geverifieer en by die nuwe sertifikaat ingesluit is nie.
Indien 'n groep of multi-groep as geheel sy produksie met meer as 10% in een jaar verhoog, is 'n verdere oudit van die IBS en ten minste die vierkantswortel van die lede (met 'n minimum van vyf) van die nuwe groep en/of lede op die nuwe terrein en/of binne die omvang van die nuwe volume gedurende daardie jaar nodig voordat verlenging van die bestaande sertifikaat toegestaan kan word.
Volume kan slegs toegevoeg word mits die produsent of groeplid deur wie die produk geoes word reeds aan alle tersaaklike KP's van die Kode voldoen het.
Persele Kode + ChoC -multipersele
Vir produsente en AKB’s wat ooreenkomstig die IB/SG-naspeurbaarheidsvlak bedryf word en wat nuwe persele by ‘n multiperseelsertifisering wil insluit, word ‘n oudit van die nuwe perseel en van die sentrale ligging verlang voordat die toevoegings by die bestaande sertifikaat gevoeg kan word. AKB's wat ooreenkomstig die MB-vlak van naspeurbaarheid bedryf word, kan 'n nuwe perseel/persele tot die sertifisering toevoeg deur die bykomende perseel/persele by die SL te registreer. Geen verdere verifiëring deur die SL is nodig tot die volgende oudit nie. In die volgende oudit moet die nuwe perseel/persele by die ouditmonster ingesluit word soos beskryf in hoofstuk 2.5 (Opsies vir Bewaringskettingsertifisering).
Groepslede Kode (multi)groep
Tot soveel as 10% nuwe groepslede kan jaarliks tot die sertifikaat bygevoeg word deur die addisionele groepslede (met hulle terrein en volume van produksie) by die SL te registreer. Geen verdere verifiëring deur die SL word verlang nie. Indien meer as 10% groepslede in een jaar toegevoeg word, word 'n addisionele oudit van die IBS en minstens die vierkantswortel van die nuwe groepslede (met 'n minimum van vyf) verlang voordat die uitbreiding van die bestaande sertifikaat toegestaan kan word.
Verwerkingsaktiwiteite
Kode + ChoC
Vir produsente en AKB’s wat ooreenkomstig die IB/SG-naspeurbaarheidsvlak bedryf word en wat ‘n nuwe verwerkingsaktiwiteit wil byvoeg, word ‘n oudit van die nuwe aktiwiteit vereis voordat die toevoeging by die bestaande sertifikaat gevoeg kan word. AKB's wat hulle sake ooreenkomstig die MB-vlak van naspeurbaarheid bedryf, kan 'n nuwe verwerkingsaktiwiteit tot die sertifikaat byvoeg deur die bykomende perseel/persele by die SL te registreer. Geen verdere verifiëring deur die SL is nodig tot die volgende oudit nie.
i. Rekordhouding
Nonkonformiteite en regstellings sowel as korrektiewe optrede wat onderneem is (op grond van onverwagte en sertifiseringsoudits), interne inspeksieverslae (in geval van groep- en multi-groepsertifisering) en selfevaluerings moet gedokumenteer word, vir 'n tydperk van minstens drie jaar behou word en beskikbaar wees vir die ouditeur.
2.4. Sertifiseringsproses vir Gedragskode
Opsies vir Gedragskodesertifisering Daar bestaan vier verskillende opsies vir Gedragskodesertifisering11. Die opsie waarop besluit word sal afhang van die tipe lid. Die sertifiseringsopsie sal bepaal aan welke vereistes van die Kode voldoen moet word, wie vir nakoming verantwoordelik is, en hoe die monster vir die sertifiseringsoudit bepaal moet word. Dit word alles in die tabel hieronder verduidelik.
11 Sien bylae 1 vir bykomende sertifiseringsopsies waarby uitgroeiers ingesluit word.
www.utz.org 19
Opsie 1: Individuele sertifisering
Geld vir 'n lid wat: 'n Individuele produsent is.
Verantwoordelikheid ten opsigte van nakoming:
Die individuele produsent voldoen aan alle tersaaklike KP’s.
Monster vir sertifiseringsoudit:
Die minimum aantal plotte wat fisies deur die SL geouditeer moet word, is gelykstaande aan die vierkantswortel van die aantal plotte op die plaas, afgerond tot die naaste ronde getal. Die SL doen 'n risiko-evaluering alvorens die oudit 'n aanvang neem om te bepaal welke plotte fisies geëvalueer gaan word. Indien die risiko-evaluering op 'n hoë risiko (vir alle of spesifieke plotte) uitloop, kan die SL besluit om die aantal plotte wat geoudit moet word, te verhoog.
Elke jaar moet 'n ander monster plotte geoudit word. Die identifisering van die plotte wat as monsters gebruik gaan word en die kriteria wat vir risiko-assessering gebruik gaan word, moet deur die ouditeur aangeteken word.
Toepaslike Kernkode
Kernkode vir individuele en multi-perseelsertifisering (plus produkspesifieke module)
Opsie 2: Multi-perseelsertifisering
Geld vir lede: Wat 'n plaas is wat uit twee of meer persele bestaan wat deur verskillende produsente besit word. Hierdie produsente beoefen dieselfde boerdery en maak gebruik van 'n gemeenskaplike bestuurstelsel (wat daarop neerkom dat die onderskeie persele as een plaas beskou kan word). Daar is 'n geïdentifiseerde sentrale ligging waarvandaan hierdie produsente se persele en hul aktiwiteite beheer word en daar kan bewys word dat die sentrale bestuur die produksie- en/of verwerkingsarea besit of dat dit deur die produsente gekontrakteer word om sodanige take te verrig.
Nakoming-verantwoordelik-heid:
Sentrale bestuur is daarvoor verantwoordelik om te verseker dat alle produsente aan die tersaaklike KP’s voldoen.
Monster vir 'n sertifiseringsoudit:
Alle persele onder sentrale bestuur word fisies deur die SL geouditeer, aan die hand van die voorwaardes vir individuele sertifisering.
Tersaaklike Kernkode
Kernkode vir multi-perseelsertifisering (plus produkspesifieke module)
www.utz.org 20
Prosedure vir Gedragskode-sertifisering Oudit teen die Kode moet die volgende stappe insluit:
Prosedure vir Gedragskode-oudit
1 Hou 'n inleidende vergadering met verteenwoordigende bestuur waarin die doelwitte van die oudit gedek word. Hierdie vergadering het ten doel om die ouditplan en kerninligting verwant aan die oudit (soos omvang en plek) te bevestig, sowel as om die metodologie en aard van die oudit (monsterneming, vertroulikheid en onpartydigheid) te verduidelik.
Opsie 3: Groepsertifisering
Geldig vir lede wat: 'n Groep georganiseerde produsente (groepslede) is wat 'n IBS implementeer. Die groep kan deur 'n vereniging of 'n koöperasie georganiseer word, of deur 'n AKB (soos 'n uitvoerder) of 'n ander entiteit bestuur word.
Nakomingsverantwoordelikheid:
Óf die groep óf 'n entiteit wat deur die groep georganiseer word, sal daarvoor verantwoordelik wees om te verseker dat die IBS behoorlik funksioneer en dat daar aan die KP's, soos van toepassing op die groep, voldoen word. Insgelyks is dieselfde groep of entiteit daarvoor verantwoordelik om te verseker dat groepslede aan die KP's van toepassing op lede voldoen.
Monster vir 'n sertifiseringsoudit:
Die groep se IBS en minstens die vierkantswortel van die totale aantal lede van die groep (afgerond tot die naaste heelgetal en 'n maksimum van vyf) moet deur die SL geouditeer word. Die SL kan hierdie aantal verhoog na gelang van die risiko-evaluering.
Die monster van groepslede wat fisies geouditeer word, moet verteenwoordigend wees van die hele groep. Hierdie monster word gegrond op 'n kombinasie van risiko-gebaseerde evaluering en lukrake seleksie. Groepslede wie se produksiesisteme aansienlik verskil of wat deur groot afstande van die res van die groep geskei word, moet by die monster ingesluit word.
Toepaslike Kernkode
Kernkode vir groep en multi-groepsertifisering (plus produkspesifieke module)
Opsie 4: Multi-groepsertifisering
Geld vir lede wat: 'n Groep is wat uit twee of meer subgroepe van georganiseerde produsente saamgestel is en deur 'n gemeenskaplike IBS bestuur word. Elke subgroep moet ook sy eie IBS implementeer. Elke subgroep se IBS-koördineerder en die IBS-bestuurder moet saam daaraan werk om te verseker dat die multi-groep na behore bestuur word.
Multi-groepsertifisering word verkies onder omstandighede waar gesertifiseerde produkte onder die naam van 'n multi-groep uitgevoer word. Die multi-groep het die opsie om die multi-groep se naam in die verkoopsdokumentasie en in die GIP aan te toon.
Verantwoordelikheid vir nakoming:
Die multi-groep is verantwoordelik vir die behoorlike funksionering van sy IBS en die IBS van die subgroepe, vir die KP's wat op die groep van toepassing is, en vir groepslede se voldoening aan die SP's wat op hullegroepslede van toepassing is.
Monster vir sertifiseringsoudit:
Die IBS van die multi-groep en minstens die vierkantswortel van die totale aantal groepslede van die gekombineerde subgroepe as geheel (afgerond tot die naaste heelgetal en met 'n minimum van vyf), sal deur die SL geoudit word. Na gelang van die risiko-assessering kan die SL die aantal verhoog. Die monster van die groepslede wat fisies geouditeer word, moet verteenwoordigend wees van die multi-groep as geheel. Die monster word gekies gebaseer op 'n kombinasie van die uitslae van die risikogebaseerde evaluering en lukrake seleksie.
Subgroepe wie se produksiestelsels aansienlik verskil word as individuele entiteite geag. Die monster moet die vierkantswortel van sodanige subgroepe insluit.
Tersaaklike Kernkode
Kernkode vir groep- en multi-groepsertifisering (plus produkspesifieke module)
www.utz.org 21
Prosedure vir Gedragskode-oudit
2 Slegs vir (multi-)groepsertifisering Evalueer die struktuur en funksionering van die IBS, insluitende:
- verifiëring van die lys van groepslede - verifiëring van die kontrak of ooreenkoms tussen die groepslede en die groep of IBS se bestuur - hersiening van die verslae van interne oudits wat deur die IBS uitgevoer is - hersiening van die manier waarop die IBS van nonkonformiteite werk maak - verkryging van insae in 'n verteenwoordigende monster komende vanaf interne inspekteurs
met die oog daarop om die bevoegdheid en werksverrigting van interne inspekteurs te evalueer Die minimum duur van hierdie evaluering, uitgeslote die oudit van getuies, is 0.5 dae (indien nodig geag, kan meer tyd hieraan gewy word)
3 Hersiening van die resultate van die vorige oudit (indien van toepassing) en die jaarlikse selfevaluering wat deur die lid self uitgevoer is.
4 Hersien alle tersaaklike dokumentasie, insluitende ten minste (indien van toepassing): - Geraamde opbrengste - Naspeuringsprosedure - “Use of UTZ premium”-prosedure - Lys van goedgekeurde plaagdoders (wat vergelyk moet word met UTZ se Lys van Verbode
Plaagdoders en Plaagdoderwaaklys).
- Werknemerverenigings en kollektiewe bedinging 5 Evalueer rekords, insluitende daardie wat verband hou met:
- Naspeurbaarheid - Gewasbestuur: aanplanting, aanwending van kunsmis, gebruik van plaagdoders - Oes: datums, inligting oor stukke verboude grond, volumes (bewys van aankope en beraamde
geoeste volume met die oog op (multi-)groepsertifisering)
- Personeel: kontrakte, aantekening van ure, betaalstate 6 Berekenings om produkvloei te beheer
7 Evaluering op die perseel, insluitende waarneming van aktiwiteite, onderhoude met werkers/personeel en bevestiging van data (goeie landboupraktyk, opbrengste, werksomstandighede). Vir groep- en multi-groepsertifisering moet ag geslaan word op die volgende beperkings wat geplaas word op die tyd wat nodig is om 'n perseel te inspekteer:
‘n Maksimum van ses plase per dag per ouditeur (maar verwag dat dit in die meeste gevalle minder sal wees)12.
Minimum duur per inspeksie van 'n verwerkingsaanleg: 0.25 man-dae (indien nodig kan meer tyd toegewys word)
Onderhoude met werkers sal slegs in die afwesigheid van toesighouers en bestuurders gevoer word, en die identiteit van persone met wie onderhoude gevoer word sal ten alle tye anoniem bly. Die aantal manlike en vroulike werkers wat vir onderhoude gekies word moet proporsioneel wees tot die totale aantal manlike en vroulike werkers. Om te verseker dat kwesbare groepe na behore verteenwoordig word, moet minstens die volgende parameters oorweeg word wanneer die monster vir ondervraagdes omskryf word:
Ouderdom
Etnisiteit
Werknemerstatus (permanent, tydelik, deeltyds, per stuk betaal)
Hiërargievlak
Tipe werk verrig
Tyd in diens van die organisasie
12 In die geval wat die SL meer as ses plase per dag per ouditeur wil oudit, moet die S&S-departement gekontak word voordat die oudit plaasvind (sien hoofstuk 1.6 Ondersteuning aan SL’e).
www.utz.org 22
Prosedure vir Gedragskode-oudit
Onderhoude oor geslagsdiskriminasie, geweld of seksuele teistering moet deur ouditeure uitgevoer word wat opgelei is in die voer van onderhoude oor hierdie onderwerpe. Daar word aanbeveel om, waar moontlik, 'n vroulike ouditeur op die span te hê om onderhoude te voer met vroue oor hierdie onderwerpe.
8 Kantooroorsig, insluitende die hersiening van dokumentasie, kruiskontrolering van rekords, beheer oor produkvloei en naspeurbaarheidstoetsing (identifikasie van besendings grondstowwe tot by die finale produkte, en terug).
9 Afsluitingsvergadering met bestuur, insluitend: - Vernaamste ouditbevindinge - Nonkonformiteite wat geïdentifiseer is - Korrektiewe optrede wat geneem moet word
- Keerdatums en datums vir opvolgoudits
Voorwaardes vir Gedragskodesertifisering
a. Nakoming
Kernkodes en produkspesifieke Modules
Die Gedragskode bestaan uit twee Kernkodes (een vir individuele en multi-perseelsertifisering, en een vir groep- en multi-groepsertifisering) en verskeie produkspesifieke Modules.
Om Gedragskodesertifisering te verkry, moet lede aan die Kernkode en die produkspesifieke Module van toepassing op hul situasie voldoen (bv. ‘n kakaokorporasie moet aan die Kernkode vir (multi-)groep-sertifisering en aan die kakao-module voldoen). Hulle moet aan alle vereistes vanuit hierdie twee dokumente voldoen wat, na gelang van die aktiwiteite wat deur hulle verrig word, van toepassing is.
As daar 'n teenstrydigheid is tussen wat vanuit die Kernkode en wat vanuit die Module verlang word, geniet die vereiste vanuit die Module voorrang.
Jaar van nakoming
Nuwe lede moet aan die 1ste jaar se vereistes van die Kode voldoen. Lede wat ʼn nonkonformiteit moet regstel, moet na die volgende jaar van sertifisering (bv. van jaar 1 na 2) aanbeweeg totdat hulle jaar 4 bereik. Dit geld ook wanneer die lid van SL verander.
'n Lid kan op enige tydstip vra om teen 'n hoër jaar se vereistes geëvalueer te word. Insgelyks kan produsentgroepe met groepslede in verskillende jare van nakoming vra dat al hul lede teen die hoogste jaar geëvalueer word.
Wanneer die sertifisering onderbreek word (bv. omdat die lid nie aan die vereistes vir sertifisering voldoen nie of besluit om vir 'n rukkie nie heraansoek om sertifisering te doen nie), geld die volgende indien die lid op hersertifisering besluit:
Ongesertifiseerde tydperk* Jaar van sertifisering
1.5 jaar of minder Jaar van laaste sertifisering + 1
Meer as 1.5 en minder as 3.5 jaar Selfde jaar as laaste sertifisering
3.5 jaar of meer Jaar 1 (lid word as 'n nuwe lid beskou)
* Tydperk tussen die vervaldatum van die laaste sertifikaat en die begin van die volgende gesertifiseerde oes.
www.utz.org 23
Elke jaar moet die lid aan al die tersaaklike verpligte KP's sowel as aan 'n bepaalde aantal addisionele punte voldoen. Die lid kies aan watter addisionele KP's voldoen moet word13.
Subkontrakteurs wat by die sertifisering van 'n lid ingesluit word, moet aan dieselfde jaar se vereistes as die lid self voldoen.
Parallelle produksie
Parallelle produksie word nie in die geval van (multi-)groepsertifisering toegelaat nie. Met ander woorde, groepslede kan nie sommige persele hê wat UTZ-gesertifiseer is en ander wat niè is nie. Vir individuele en multi-perseelsertifisering word hierdie toegelaat, maar slegs as 'n identifikasie- en segregasiestelsel in plek is wat die integriteit van die UTZ-produk waarborg.
b. Eerste sertifiseringsoudit
Die eerste sertifiseringsoudit (vir nuwe lede en vir lede wie se sertifisering onderbreek is) moet uitgevoer word in die tydperk wat strek vanaf 4 maande voor tot 4 maande na die begin van die eerste oes wat gesertifiseer moet word. Oes kan verwys na hoof/groot of medium/klein oes. As die oudit buite hierdie tydperk uitgevoer word, kan die oes nie gesertifiseer word nie. As daar 'n deurlopende oes is, kan die eerste oudit op enige tydstip plaasvind.
Tydens 'n eerste oudit verifieer die ouditeur alle vereiste rekords in die Kode vir tot op 4 maande vóór die ouditdatum om sodoende 'n oorsig van rekordhouding op die plaas/plase te verkry. Die rekords moet aan die Kodevereistes voldoen vanaf die begindatum van die sertifikaat en daarna.
As die oudit na die begin van die oes plaasvind, moet die ouditeur die vereistes terugwerkend kontroleer vir die tydperk tussen die oes en die ouditdatum.
c. Daaropvolgende sertifiseringsoudits
Daaropvolgende sertifiseringsoudits (of hersertifiseringsoudits) moet uitgevoer word in die tydperk wat strek vanaf 4 maande voor tot 4 maande na die vervaldatum van die sertifikaat. As die oudit buite hierdie tydperk uitgevoer word, kan die eerste oes van daardie jaar nie gesertifiseer word nie.
Tydens 'n hersertifiseringsoudits verifieer die ouditeur alle rekords (vereis deur die Kode) sedert die vorige oudit.
d. Gesertifiseerde volume
Die gesertifiseerde volume is die volume produkte wat 'n lid toegelaat word om as UTZ-gesertifiseer te verkoop. Dit word gegrond op 'n raming deur die lid van die volume wat hulle tydens die oes(te) wat by die sertifikaat ingesluit is gaan produseer. Hierdie raming word deur die SL geverifieer en moet gebruik maak van 'n geloofwaardige metodologie, gegrond op bv. vorige jaar se oes(te), digtheid/boomtelling, ouderdom, insetgebruik, peste en plae, plantvariteit, grondgehalte, geografiese ligging, klimaat.
e. Oorgedraagde voorraad
Oorgedraagde voorraad is die fisiese voorraad wat van die vorige sertifikaat oorbly en wat by die volume van 'n nuwe sertifikaat van 'n produsent / produsentegroep gevoeg word. Dit kan op twee situasies van toepassing wees:
1. Indien gedurende die vorige sertifikaattydperk die geoeste volume hoër was as die gesertifiseerde volume kan hierdie volume by die nuwe sertifikaat as oorgedraagde volume ingesluit word.
13 Addisionele KP's wat die lid (nog) nie gekies het om aan te voldoen nie, moet nie by die samevattende verslag as 'n nonkonformiteit ingesluit word nie. Dit is opsioneel om hierdie punte, of sommige van hulle, as punte te noem waaraan aandag in toekomstige sertifiserings gegee moet word.
www.utz.org 24
2. Indien die lid gesertifiseerde produkte van die vorige sertifikaattydperk in voorraad het (fisies teenwoordig op die tydstip van die oudit) wat nie in die loop van die vorige sertifikaattydperk verkoop sal word nie, kan die verskil tussen die twee by die nuwe sertifikaat as oorgedraagde volume ingesluit word.
In beide gevalle moet die SL die hoeveelheid evalueer en hierdie hoeveelheid by die sertifikaat as "oorgedraagde volume" insluit.
Volume wat by 'n pakhuis afgelewer en in die GIP aangekondig is, kan nie as oorgedra in die nuwe sertifikaat gebruik word nie. (Hierdie volumes word outomaties by 'n nuwe lisensie gevoeg.)
f. Sertifikaat
Die geldigheid van die eerste sertifikaat (sowel as die eerste sertifikaat volgende op hul ongesertifiseerde tydperk vir lede wie se sertifisering onderbreek is) begin aan die begin van die lid se oes, sodat die totale oestydperk by die sertifikaat ingesluit is.
As die oes deurlopend is, begin die geldigheid van die eerste sertifikaat sodra daar geag word dat die lid aan die UTZ-gedragskode voldoen, of op die vroegste 4 maande voor die oudit indien alle vereiste rekords terugwerkend sedert daardie datum geverifieer is.
Daaropvolgende sertifikate begin die dag nadat die vorige sertifikaat verstryk het.
Sertifikate vir multi-persele en multi-groepe lys die name van die persele en groepe wat onder die sertifikaat gedek word. Die naam wat op die sertifikaat verskyn, is dieselfde as die naam wat deur die lid in die GIP geregistreer is.
2.5. Sertifiseringsproses vir Bewaringsketting
Opsies vir Bewaringskettingsertifisering Twee verskillende opsies bestaan vir ChoC-sertifisering. Die opsie waarop besluit word sal afhang van die tipe lid. Die sertifiseringsopsie sal bepaal wie vir nakoming verantwoordelik is en hoe die monster vir die sertifiseringsoudit bepaal moet word. Dit word in die tabelle hieronder verduidelik.
Opsie 1: Individuele sertifisering
Van toepassing op 'n lid wat:
'n Individuele AKB is.
Verantwoordelikheid vir nakoming:
Die individuele AKB voldoen aan alle tersaaklike KP's.
Monster vir sertifiseringsoudit:
Alle prosesse en sertifiseerbare aktiwiteite wat deur die individuele AKB verrig word, moet fisies deur die SL geoudit word.
Opsie 2: Multi-perseelsertifisering
Van toepassing op 'n lid wat:
‘ n Geïdentifiseerde sentrale ligging (bv. hoofkantoor) waar aktiwiteite van verskeie persele via gesentraliseerde administrasie beheer word. 'n Multi-perseellid word saamgestel uit die sentrale ligging en alle bykomende persele wat gesertifiseer moet word (persele wat nie gesertifiseer moet word nie, word nie ingesluit nie). Bewyse bestaan dat die sentrale bestuur hierdie verwerkingspersele besit of gekontrakteer is om dit te bestuur.
Verantwoordelikheid vir nakoming:
Al die persele onder die sentrale bestuur voldoen aan alle tersaaklike KP's.
Monster vir sertifiseringsoudit:
gDie minimum aantal persele wat geouditeer moet word, hang van die naspeurbaarheidsvlak van die lid af:
Naspeurbaarheidsvlak Eerste sertifiseringsoudit Daaropvolgende oudits
IB en SG Vierkantswortel van totale aantal persele*, insluitend
Vierkantswortel van totale aantal persele*, insluitend
www.utz.org 25
die sentrale ligging die sentrale ligging14
MB Sentrale ligging Vierkantswortel van totale aantal persele*, insluitend die sentrale ligging
* afgerond tot die volgende heelgetal Alle sentrale liggings en persele moet ‘n fisiese oudit ontvang. Daar is egter een uitsondering op hierdie reël: vir die daaropvolgende oudits van multiperseel-AKB’s wat uitsluitlik ooreenkomstig die MB-vlak bedryf word, kan die persele van die ouditmonster wég van die sentrale ligging (bv. vanaf hoofkantoor) geoudit word, met die voorwaarde dat die lid só ‘n versoek aan die SL rig en vóór die oudit aan die volgende twee kriteria voldoen:
1. Die lid het ‘n sentrale bestuur, wat insluit‘n sentrale administrasie by die sentrale
ligging waarby alle persele binne sy omvang ingesluit is; en
2. Die lid het ‘n kredietrekening15 wat die inset- en uitsetvolumes van hierdie sentrale
administrasie weerspieël en voldoen aan kontrolepunt 19 van UTZ se
Bewaringskettingstandaard.
Sou die SL twyfel of daar aan die bogenoemde twee kriteria voldoen word (tydens
voorbereiding vir of gedurende die oudit), kan die SL besluit om die monsterpersele fisies
te oudit.
Die SL verseker altyd dat ten minste die persele wat nonkonformiteite tydens die vorige oudit gehad het by die ouditmonster ingesluit word. As hierdie nie van toepassing is nie, verseker die SL dat verskillende persele in elke ouditsiklus geoudit word (vir IB/SG - fisies, vir MG - oor ‘n afstand, mits daar aan die bogenoemde kriteria voldoen word).
Prosedure vir Bewaringskettingsertifisering
Oudits wat teen die UTZ ChoC uitgevoer word, moet die volgende stappe insluit:
Prosedure vir Bewaringskettingsertifisering
1 Aanvangsvergadering met bestuursverteenwoordiger.
2 Hersiening van die resultate van die vorige oudit (indien van toepassing) en die selfevaluering wat deur die lid uitgevoer is.
3 Hersiening van alle tersaaklike dokumentasie.
4 Evaluering van rekords.
5 Berekening van produkvloeibeheer.
6 Besprekings / onderhoude met sleutelpersoneellede.
7 Fisiese oudit om nakoming van alle tersaaklike KP's van die ChoC te verifieer en, indien van toepassing, 'n dokumentasiekontrole vir persele wat nie fisies geoudit word nie. Vir die fisiese oudit moet die volgende tydsbeperkings gerespekteer word:
Individuele sertifisering: tussen 0.5 en 1 man-dag
Multi-perseelsertifisering: tussen 0.5 en 1 man-dag vir sentrale ligging, tussen 0.25 en 0.5 man-dae vir elke addisionele perseel (sou die MB-persele wég van die sentrale ligging geoudit word, kan tussen 0.25 en 0.5 man-dae per perseel by die duur van die sentrale ligging se oudit gevoeg word).
14 Byvoorbeeld: 2 persele + 1 sentrale ligging => (2+1) = 3 = 2 persele wat geoudit moet (vierkantswortel
afgerond). In hierdie ouditmonster van 2 persele moet minstens die sentrale ligging plus een ander perseel geoudit word. 15 As die gebruik van ‘n kredietrekening verlang word, sien kontrolepunt 19 van die Bewaringskettingstandaard.
www.utz.org 26
8 Afsluitingsvergadering met die bestuur oor die volgende onderwerpe (indien van toepassing): - Vernaamste ouditbevindinge - Nonkonformiteite wat geïdentifiseer is - Regstellings en korrektiewe optrede
- Keerdatums en datum vir opvolgoudit
Voorwaardes vir Bewaringskettingsertifisering
a. Eerste sertifiseringsoudit
Vir AKB’s wat op IB- of SG-vlak funksioneer, moet die eerste oudit uitgevoer word nie later as 4 maande nadat hulle hul eerste aankope van UTZ-produkte ontvang het nie. Daar kan nie op produkte wat meer as 4 maande voor die ouditdatum ontvang is as UTZ-gesertifiseerd aanspraak gemaak word nie.
Vir AKB's wat op MB-vlak funksioneer, moet die eerste oudit uitgevoer word nie later nie as 4 maande na hul eerste aankope van UTZ-produkte. Daar kan nie op produkte wat meer as 4 maande voor die ouditdatum aangekoop is as UTZ-gesertifiseerd aanspraak gemaak word nie.
Die ouditeur verifieer die rekords, waarvoor in die ChoC gevra word, vir die 4 maande vóór die ouditdatum om 'n oorsig van die organisasie se rekordhouding te verkry. Die rekords moet aan die ChoC-vereistes voldoen vanaf die begin van die geldigheid van die sertifikaat.
AKB's mag nie UTZ-produkte verkoop alvorens hulle 'n geldige sertifikaat ontvang het nie.
b. Daaropvolgende sertifiseringsoudits
Daaropvolgende sertifiseringsoudits (of hersertifiseringsoudits) moet uitgevoer word in die tydperk wat strek vanaf 4 maande voor tot 4 maande na die vervaldatum van die sertifikaat. Tydens hierdie oudit verifieer die ouditeur alle rekords waarvoor in die ChoC gevra is sedert die vorige oudit.
Vanaf die 1ste Januarie 2016 bied UTZ die opsie om sertifikate en lisensies met ‘n langer geldigheidstydperk uit
te reik vir UTZ gesertifiseerde lede16 wat goed vaar in ChoC-oudits. Die geldigheidstydperk sal aanvanklik van
een jaar na twee jaar verleng word17, ten einde die geldigheidstydperk en ouditsiklus na drie jaar te verleng18
vir diegene wat konsekwent goed presteer. Nuwe lede19 moet steeds ‘n ChoC-oudit in hul tweede jaar
ontvang.
Nuwe lede wat hul eerste sertifiseringsoudit slaag, sal ‘n sertifikaat/lisensie ontvang wat geldig is vir een jaar. Tydens die tweede oudit, een jaar ná die eerste oudit, kan die lid as ‘n ‘UTZ-gesertifiseerde lid’ beskou en geëvalueer word (sien voetnota 16).
UTZ-gesertifiseerde lede wat die oudit met 0 - 2 nonkonformiteite slaag, sal ‘n sertifikaat/lisensie ontvang wat geldig is vir twee jaar20. Die volgende oudit sal vir twee jaar later geskeduleer word. Sou die lid tydens daardie oudit of daaropvolgende oudits weer 0 - 2 nonkonformiteite hê, sal die AKB ‘n sertifikaat/lisensie ontvang wat vir drie jaar geldig is en die oudit sal ná drie jaar plaasvind.
UTZ-gesertifiseerde lede wat enige van die die sertifiseringsoudits met 3 of meer nonkonformiteite slaag, sal ‘n sertifikaat/lisensie ontvang wat geldig is vir een jaar. In hulle daaropvolgende sertifiseringsoudit kwalifiseer hulle eers weer vir ‘n geldigheid van twee jaar en, indien weer positief, vir ‘n geldigheid van drie jaar.
16 UTZ lede wat reeds UTZ-gesertifiseer is vir die bewaringsketting vir een of meervoudige UTZ-programme. 17 730 dae (of 731 dae in die geval van ‘n skrikkeljaar) 18 1095 dae (of 1096 dae in die geval van ‘n skrikkeljaar) 19 UTZ lede wat by UTZ geregistreer is maar nog nie UTZ-gesertifiseer is nie (het nog nie ‘n suksesvolle sertifiseringsoudit ondergaan nie) 20 Wanneer daar hier en voortaan na “...sal ‘n sertifikaat/lisensie ontvang” verwys word, sal die verlengde geldigheid van die lisensie/sertifikaat slegs toegestaan word indien alle NK’s afgehandel is.
www.utz.org 27
c. Sertifikaat
Vir AKB's wat op IB- of SG-vlak funksioneer, begin die geldigheid van die eerste sertifikaat op die datum waarop die AKB sy eerste aankope van UTZ-produkte ontvang het. As die AKB nog nie enige UTZ-produkte ontvang het nie, begin die geldigheid van die eerste sertifikaat wanneer die sertifiseringsbesluit deur die SL geneem word.
Vir AKB's wat op MB-vlak funksioneer, begin die geldigheid van die eerste sertifikaat wanneer die sertifiseringsbesluit deur die SL geneem word.
Daaropvolgende sertifikate begin die dag nadat die vorige sertifikaat verstryk het. Die geldigheidstydperk van die lisensie stem altyd ooreen met die geldigheidstydperk van die sertifikaat.
Die SL spesifiseer op die sertifikaat welke persele by die sertifikaat ingesluit is.
d. Geografiese omvang van die sertifikaat
Vir koffie en tee (insluitende rooibos- en kruietee) is daar geen beperking op die geografiese omvang van ChoC-sertifisering nie: Persele vanuit alle lande kan sààm gesertifiseer en op dieselfde sertifikaat ingesluit word.
Vir kakao en haselneute kan persele slegs saam gesertifiseer en op dieselfde sertifikaat ingesluit word mits hulle in dieselfde land is. Daar is drie uitsonderings op hierdie reël: Die volgende groepe lande word as enkele geografiese eenhede beskou: Persele vanuit verskillende lande maar dieselfde geografiese eenheid kan saam gesertifiseer en op dieselfde sertifikaat ingesluit word.
1. EU-2821 plus EVHA (Ysland, Liechtenstein, Noorweë en Switserland)
2. NAFTA (Kanada, Meksiko en die VSA)
3. ANZCERTA (Australië en Nieu-Seeland)
2.6. Regte voorbehou deur UTZ UTZ hou die reg voor om:
Die inhoud en vereistes soos in hierdie dokument gestel te publiseer en te wysig. - Enige voornemende/gelisensieerde lid of voornemende/goedgekeurde SL daarvan te weerhou om tot
die UTZ-program toe te tree of daarmee voort te gaan indien hulle misbruik gemaak het van die UTZ-naam of op enige manier deel gehad het aan bedrieglike optrede teenoor die UTZ -program en sy lede.
- Addisionele gehaltebeheerevaluerings uit te voer van oudits wat deur SL'e onderneem is deur: o Verdere dokumentasie (bv. die UTZ-kontrolelys wat deur die sertifiseerder en ouditeur
onderteken is of 'n risiko-evaluering) aan te vra. o Opheldering of regstelling van die gerapporteerde inligting te versoek. o 'n Terreinbesoek te versoek. o 'n Parallelle oudit, skadu-oudit of 'n oudit van die SL-kantoor uit te voer. o Die naam, CV en bewys van die ouditeur se voldoening aan vereistes (in hoofstuk 3.1 van
hierdie dokument) te versoek. o Die inligting wat deur die SL gerapporteer is, met eksterne bronne te kruiskontroleer, wat in
die besonder 'n gesamentlike kruiskontrole met ander aanspraakmakers op volhoubaarheidstandaarde moontlik sal maak22.
- Die gerapporteerde ouditinligting vir prestasiemonitering, statistiese analise en navorsing, en vir saamgestelde verslaggewing te gebruik
21 Vir 'n volledige lys, besoek http://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php/Glossary:EU-28 22 Sodanige kruiskontroles word met uiterste diskresie uitgevoer en met die uitsluitlike doel om die geloofwaardigheid van die sektor (volhoubaarheidsertifisering) te verseker.
www.utz.org 28
- SL’e vir verdere inligting in verband met die verslae van sertifiserings- en verrassingsoudits te vra. - Die SL in te lig oor die lid se wangedrag of nonkonformiteite. - 'n Verrassingsoudit van 'n spesifieke lid te versoek en/of advies te lewer oor die monster en/of die
omvang van 'n verrassingsoudit. - Hersiening van die gesertifiseerde volumes en/of gesertifiseerde area te versoek indien dit nie
ooreenstem met die gemiddelde waarvoor die land of streek bekend is, en waar oortuigende regverdiging hiervoor nie deur die SL voorsien kon word nie.
- 'n Lisensieversoek van die hand te wys of 'n aktiewe lisensie op te skort of te kanselleer waar UTZ van mening is dat die lid nie aan die Kode, ChoC of die Sertifiseringsprotokol voldoen nie, of dat die oudit nie ooreenkomstig die Sertifiseringsprotokol uitgevoer is nie.
- Vrystellings van die vereistes in die Kode, ChoC en/of Sertifiseringsprotokol te vergun aan lede en/of SL'e wat negatief deur humanitêre krisisse, natuurrampe of ander uitsonderlike omstandighede geaffekteer word.
- 'n SL se goedkeuring terug te trek waar hy/sy nie samewerking vir enige van die bogenoemde punte gee nie.
- Die finale besluit te neem oor of iets as ‘n produkaanspraak beskou kan word of nie. - Oudits uit te voer op lede wat die “Verklaring vir Vrystelling van Bewaringskettingoudit” onderteken
en voorgelê het. Die doel van hierdie oudits is om vas te stel of hierdie lede voldoen aan die vereistes
vir vrystelling van sertifisering en of hulle aan die tersaaklike ChoC-vereistes voldoen.
www.utz.org 29
3. SERTIFISERINGSLIGGAME Slegs SL'e wat deur UTZ goedgekeur is, word toegelaat om oudits teen die UTZ-standaarde uit te voer. Hierdie afdeling beskryf die goedkeuringsprosedure en vereistes vir SL'e, sowel as welke verpligtinge en verantwoordelikhede UTZ-goedkeuring vir SL'e inhou. UTZ is daartoe verbind om SL'e wat UTZ-sertifisering vir produsente, produsentegroepe en AKB's aanbied op 'n gelyke voet te plaas. Ons glo ook dat dit in die beste belang van produsente, produsentegroepe en AKB's is as hulle kan kies uit verskeie SL'e wat dienste van die hoogste gehalte bied. Daar word van SL'e en hul vennote, wat binne die UTZ-stelsel werk, verwag om ook aan die volgende beginsels te voldoen:
3.1. Vereistes vir SL-goedkeuring Om deur UTZ goedgekeur te word en daardie goedkeuring te handhaaf, moet SL'e aan 'n reeks vereistes voldoen. Hierdie vereistes het betrekking op die SL self, hul sertifiseerder(s) en skemabestuurder, en die ouditeure wat vir die SL werk.
Sertifiseringsliggame
Vereistes vir Goedkeuring
a. In besit van 'n geldige ISO 17065:2012-akkreditasie kragtens 'n akkreditasieliggaam (AL) wat:
- Aan 'n internasionale akkreditasieforum (IAF) behoort, of
- 'n volle lid van ISEAL Alliance is.
b. Die omvang van die akkreditasie moet die volgende dek of verband hou met:
- Vir Gedragskodesertifisering: landbou (bv. Fairtrade, SAN, GLOBALGAP, IFOAM, JAS, NOP en UE)
- Vir ChoC-sertifisering alleenlik: voedsel- of bewaringsketting (bv. GFSI, FSC, ISO 9001/22000 binne die omvang van voedselverwerking, IFOAM).
c. Beskik oor 'n UTZ-goedgekeurde skemabestuurder en een of meer sertifiseerders wat, tesame, goedgekeur is vir alle produkte en standaarde wat by die SL se omvang ingesluit is.23
SL'e word vir 'n spesifieke omvang goedgekeur, wat bepaal waar, teen watter UTZ-standaarde en vir welke produk(te) hulle oudits mag uitvoer. Die omvang van die produkte en standaarde waarvoor 'n SL goedgekeur kan word, hang af van die omvang van sy ISO 17065:2012-akkreditasie en die omvang van sy sertifiseerders (soos in punte b en c van die voorafgaande tabel beskryf). Om 'n land by sy geografiese omvang te kan insluit, moet die SL in staat wees om binne 3 maande vanaf ontvangs van 'n ouditversoek deur 'n UTZ-lid 'n oudit te kan uitvoer. Alle plaaslike kantore van 'n SL word deur dieselfde goedkeuring gedek, tensy hierdie kantore geheel en al onafhanklik funksioneer (m.a.w. hulle is ten volle in beheer van die sertifiseringsproses). Indien dit die geval is, moet die plaaslike kantoor aansoek doen om goedkeuring as 'n individuele SL. Subkontraktering deur 'n goedgekeurde SL (“SL X”) van 'n ander SL (“SL Y”), inspeksieliggaam of vryskutouditeur word vir UTZ-oudits toegelaat. Die subkontrakteur (SL Y) moet 'n kontrak met die goedgekeurde SL (SL X) hê en moet by die omvang van sy ISO 17065-akkreditasie ingesluit wees. Die subkontrakterende SL (SL X) bly in alle opsigte verantwoordelik vir die sertifisering en vir die bestuur en regte van die subkontrakteur (SL Y) se gebruikersrekeninge in die GIP. Derhalwe beskou UTZ subgekontrakteerde personeel as personeel van die goedgekeurde SL (SL X).
23 As gevolg van hierdie vereiste, moet 'n SL verseker dat, in die geval van 'n skemabestuurder of sertifiseerder se langtermynafwesigheid (bv. weens swangerskap of siekverlof), 'n ander persoon as plaasvervanger betyds goedgekeur word.
www.utz.org 30
Wanneer 'n SL 'n ander SL vir 'n UTZ-oudit subkontrakteer, moet die subgekontrakteerde SL dit duidelik stel dat hy/sy onder leierskap van die subkontrakterende SL werk.
Skemabestuurder Die skemabestuurder is die SL-personeellid wat verantwoordelik is vir die administratiewe bestuur van die SL se rekening in die UTZ-program. Sy/haar verantwoordelikhede is om:
- Toe te sien dat alle sertifiseerders en ouditeure voldoen aan die vereistes wat in hierdie hoofstuk
beskryf word.
- Alle UTZ verwante dokumentasie op datum te hou.
- Die jaarverslag en ander dokumente tot UTZ se beskikking te stel.
- Alle vereiste rapportering in die GIP te koördineer.
- Die SL se rekening in die GIP na behore te bestuur.
- Kommunikasie met UTZ te behartig, met die uitsondering van mededelings rakende
sertifiseringsbesluite.
Vereistes vir Goedkeuring:
a. Suksesvolle afhandeling van die tersaaklike verpligte UTZ-opleidingsmodules soos in hoofstuk 4.4 beskryf .
Sertifiseerders
Sertifiseerders is die SL-personeellede (of gehuurde onafhanklike kontrakteurs) wat sertifiseringsbesluite neem. Hulle verantwoordelikhede is om:
- Toe te sien dat alle ouditeure die oudits ooreenkomstig hierdie Sertifiseringsprotokol uitvoer.
- Te verseker dat die sertifiseringsdokumentasie (ouditverslae, sertifikaat) ingedien word
ooreenkomstig die vereistes wat in hierdie dokument uiteengesit is.
- Die finale sertifiseringsbesluit te neem.
- Met UTZ rakende sertifiseringsbesluite te skakel.
Sertifiseerders kan ook oudits uitvoer, mits hulle voldoen aan die vereistes vir ouditeure soos uiteengesit in die volgende afdeling. In so 'n geval moet 'n ander UTZ-goedgekeurde sertifiseerder binne die SL die sertifiseringsbesluit neem (ten einde gestand te doen aan die beginsel van "vier oë").
Om UTZ-goedkeuring te bekom, moet sertifiseerders aan die vereistes in die tabel hierna voldoen. Hulle is ook daarvoor verantwoordelik om op hoogte te bly van verwikkelings, kwessies en veranderings aan regulasies wat betrekking het op die ouditering van die UTZ-standaarde en ouditering in die algemeen (bv. deur deel te neem aan die aanlyn-kalibrasiesessies wat UTZ na verwagting in die toekoms gaan organiseer). Sertifiseerders wat as onafhanklike kontrakteurs vir 'n SL werk, kan goedgekeur word mits hul verhouding met die SL eksklusief is (d.w.s. die sertifiseerder werk nie vir 'n ander SL óók nie).
Vereistes vir Goedkeuring:
Gedragskode Bewaringsketting
a Suksesvolle voltooiing van na(hoër)skoolse opleiding in landbou of tuinboukunde, waarby begrip en toepassing van Goeie Landboupraktyke (GLP) ingesluit is
OF
Minstens 5 jaar werkservaring in landbou of tuinbou.
Suksesvolle voltooiing van na(hoër)skoolse opleiding in landbou, tuinboukunde of 'n voedselverwante dissipline.
OF
Minstens 5 jaar werkservaring in landbou, tuinbou of die voedselbedryf.
www.utz.org 31
b Suksesvolle voltooiing van die tersaaklike verpligte UTZ-opleidingsmodules soos in hoofstuk 4.4 beskryf .
Suksesvolle voltooiingvan die tersaaklike verpligte UTZ-opleidingsmodules soos in hoofstuk 4.4 beskryf .
c Bewys van kennis van die produksie- en verwerkingstelsels verwant aan die tersaaklike produk(te).
EN
Ervaring in die ouditering van hierdie stelsels (minstens 10 tersaaklike oudits of werksdae as 'n ouditeur of sertifiseerder).
Bewys van kennis van die verwerkingstelsels verwant aan die tersaaklike produk(te).
EN
Ervaring in die ouditering van hierdie stelsels (minstens 10 tersaaklike oudits of werksdae as 'n ouditeur of sertifiseerder).
d Ervaring in die ouditering van GLP en/of standaarde vir organiese landbou (minstens 10 tersaaklike oudits of werksdae as 'n ouditeur of sertifiseerder)*
EN
Suksesvolle voltooiing van:
ISO 9000/9001-kursus vir hoofouditeur, of
ISO 22000-kursus vir hoofouditeur.
Ervaring in die ouditering van bewaringskettingstandaarde (minstens 10 tersaaklike oudits of werksdae as ‘n ouditeur of sertifiseerder)**
EN
Suksesvolle voltooiing van:
ISO 9000/9001-kursus vir hoofouditeure, of
ISO 22000-kursus vir hoofouditeure
e Ervaring in die ouditering van maatskaplike standaarde (minstens 10 tersaaklike oudits of werksdae as 'n ouditeur of sertifiseerder)***
OF
Suksesvolle voltooiing van SA8000-ouditeurskursus.
f Ervaring in die ouditering van omgewingstandaarde (minstens 10 tersaaklike oudits of werksdae as 'n ouditeur of sertifiseerder)****
OF
Suksesvolle voltooiing van die ISO 14001-kursus vir hoofouditeure.
g Taalvaardighede in Engels of Spaans wat voldoende is vir verbale en geskrewe verslaggewing aan UTZ.
Taalvaardighede in Engels of Spaans wat voldoende is vir verbale en geskrewe verslaggewing aan UTZ.
Insluitende maar nie beperk tot: * GLOBALGAP, LEAF Marque, nasionale standaarde (tersaaklike omvang), Organies ** ASC, BRC, FSC, GFSI, HACCP, IFS, ISO 9001 (omvang 1 of 3), ISO 22000 (omvang B of E), MSC, RSPO *** Fairtrade, GRASP, SA8000, SMETA **** ISO 14001, LEAF Marque, SAN
Ouditeure Ouditeure is die persone wat die oudit vir 'n SL (as 'n werknemer of 'n onafhanklike kontrakteur) uitvoer. Hulle is daarvoor verantwoordelik om samevattende verslae oor die UTZ oudits wat hulle uitgevoer het , tydig en akkuraat voor te lê, ooreenkomstig die kriteria in hoofstuk 2. Ouditeure hoef nie deur UTZ goedgekeur te word nie (alhoewel UTZ die reg voorbehou om hierdie bepaling in die toekoms te verander), maar die skemabestuurder moet verseker dat alle ouditeure aan die kriteria in die tabel hieronder voldoen.
www.utz.org 32
Ouditeure is ook daarvoor verantwoordelik om op hoogte te bly van verwikkelings, kwessies en veranderings aan regulasies wat betrekking het op die ouditering van die UTZ-standaarde en ouditering in die algemeen. Hulle moet ook opgelei wees in die insameling en voorsiening van betroubare inligting.
www.utz.org 33
Vereistes
Gedragskode Bewaringsketting
a Suksesvolle voltooiing van na(hoër)skoolse opleiding in landbou of tuinboukunde, waarby begrip en toepassing van Goeie Landboupraktyke (GLP) ingesluit is
OF
Minstens 2 jaar werkservaring in landbou of tuinboukunde.
Suksesvolle voltooiing van na(hoër)skoolse opleiding in landbou, tuinboukunde of 'n voedselverwante dissipline.
OF
Minstens 2 jaar werkservaring in landbou, tuinboukunde of die voedselbedryf.
b Suksesvolle voltooiing van die tersaaklike verpligte UTZ-opleidingsmodules soos in hoofstuk 4.4 beskryf.
Suksesvolle voltooiing van die tersaaklike verpligte UTZ-opleidingsmodules soos in hoofstuk 4.4 beskryf.
c Bewys van kennis van die produksie- en verwerkingstelsels verwant aan die tersaaklike produk(te).
OF
Ervaring in die ouditering van hierdie stelsels (minstens 10 tersaaklike oudits of werksdae as 'n ouditeur of 'n ouditeur-in-opleiding).
Bewys van kennis van die verwerkingstelsels verwant aan die tersaaklike produk(te).
OF
Ervaring in die ouditering van hierdie stelsels (minstens 10 tersaaklike oudits of werksdae as 'n ouditeur of 'n ouditeur-in-opleiding).
d Ervaring in die ouditering van GLP en/of standaarde vir organiese landbou (minstens 10 tersaaklike oudits of werksdae as 'n ouditeur of as 'n ouditeur-in-opleiding)*.
OF
Minstens 5 tersaaklike oudits of werksdae as 'n ouditeur of 'n ouditeur-in-opleiding en suksesvolle afhandeling van:
ISO 9000/9001-kursus vir hoofouditeure, of
ISO 22000-kursus vir hoofouditeure.
Ervaring in die ouditering van bewaringskettingstandaarde (minstens 10 tersaaklike oudits of dae gewerk as ‘n ouditeur of ouditeur-in-opleiding)**.
OF
Minstens 5 tersaaklike oudits of werksdae as 'n ouditeur of 'n ouditeur-in-opleiding en suksesvolle afhandeling van:
ISO 9000/9001-kursus vir hoofouditeure, of
ISO 22000-kursus vir hoofouditeure
f Ervaring in die ouditering van maatskaplike en/of omgewingstandaarde (minstens 10 tersaaklike oudits of werksdae as 'n ouditeur of as 'n ouditeur-in-opleiding)***.
h Kontrak met die UTZ-goedgekeurde SL wat die oudit uitvoer.
Kontrak met die UTZ-goedgekeurde SL wat die oudit uitvoer.
Insluitende maar nie beperk tot: * GLOBALGAP, LEAF Marque, nasionale standaarde (tersaaklike omvang), Organies ** ASC, BRC, FSC, GFSI, HACCP, IFS, ISO 9001 (omvang 1 of 3), ISO 22000 (omvang B of E), MSC, RSPO *** Fairtrade, GRASP, ISO 14001, LEAF Marque, SA8000, SAN, SMETA
3.2. Prosedure vir SL-goedkeuring
Goedkeuringsprosedure:
1. Die SL doen aansoek om goedkeuring deur die aansoekvorm te gebruik wat op versoek beskikbaar is by [email protected]. Via die aansoekvorm dui die SL aan watter persoon/persone as skemabestuurder en sertifiseerder(s) aangestel is (hierdie kan, maar hoef nie dieselfde persoon te wees nie) en vir watter produk-, geografiese en standaardomvang hulle aansoek wil doen.
www.utz.org 34
2. Die SL stuur die voltooide aansoekvorm tesame met sagte afskrifte van die volgende dokumentasie aan [email protected]:
1. Geldige ISO 17065:2012-akkreditasiesertifikaat, insluitende beskrywing van omvang 2. Voorstelling van organisasie se hoof- en plaaslike kantore en interne struktuur. 3. Lys van gesubkontrakteerde SL'e, sertifiseerders en ouditeure wat UTZ-oudits mag uitvoer. 4. Lys van lande wat by die geografiese omvang van die SL ingesluit moet word, insluitende
kontrakbesonderhede wat by UTZ se lys van goedgekeurde SL'e ingesluit moet word. 5. Bewys dat die voorgestelde skemabestuurder en sertifiseerder(s) aan alle vereistes voldoen (sien
vorige afdeling).
3. UTZ bevestig ontvangs binne drie werksdae en verifieer daarna die dokumentasie wat aangestuur is. As daar aan alle vereistes voldoen word, word 'n afskrif van die SL-raamwerkooreenkoms"en die SL-moniteringstelseldokument aan die SL gestuur. Eersgenoemde bevat details oor die verpligtinge, monitering en ander voorwaardes wat op UTZ-goedgekeurde SL'e van toepassing is, terwyl laasgenoemde UTZ se SL-moniteringstelsel beskryf.
4. Die SL onderteken die SL-raamwerkooreenkoms en stuur dit terug aan UTZ. Deur die ooreenkoms te onderteken, verbind die SL hom daartoe om by sy kontraktuele ooreenkomste met sy kliënte in te sluit dat die resultate van hul oudits deur UTZ gebruik kan word om die prestasie van die SL te evalueer, en dat die moontlikheid bestaan dat hulle regstreeks deur UTZ geoudit kan word.
5. UTZ reik 'n amptelike goedkeuringsverklaring uit en stuur dit aan die SL.
6. Die SL ontvang toegang tot die GIP en word in die GIP se SL-gids en in UTZ se lys van goedgekeurde sertifiseringsliggame gelys.
7. Die skemabestuurder voorsien alle goedgekeurde sertifiseerders van toegang tot die GIP.
Indien ‘n SL wat reeds goedgekeur is veranderings aan sy goedkeuring wil maak (omvang, ‘n nuwe sertifiseerder wil byvoeg, die skemabestuurder wil verander, ens.), moet dit formeel versoek word van [email protected].
3.3. Verpligtinge van SL'e
Onpartydigheid en vertroulikheid Daar word van sertifiseerders en ouditeure verwag om hulle take met die hoogste etiese standaarde te vervul. Hulle word nie toegelaat om enige aktiwiteite uit te voer wat 'n impak op hul onpartydigheid en vertroulikheid kan hê nie. Sertifiseerders en ouditeure moet enige situasie wat hul onpartydigheid en vertroulikheid kan beïnvloed, onmiddellik aan die bestuur van hul SL rapporteer. Sertifiseerders en ouditeure moet die interne prosedures oor vertroulikheid van rekords van beide die SL en die lid streng nakom en respekteer. Inligting oor en rekords van die oudit kan slegs aan derde partye gegee word met die skriftelike toestemming van die kliënt en die SL. Sertifiseerders en ouditeure mag nié konsultasie-aktiwiteite uitvoer vir lede op wie hulle of hul SL oudits uitvoer nie en hulle mag nie binne 2 jaar vóór die oudit voormalige werknemers of onafhanklike kontrakteurs (bv. ʼn konsultant, adviseur, of opleier) van hierdie lede gewees het nie. Wanneer ‘n SL ‘n voorafoudit vir ‘n lid uitvoer, moet dit seker maak dat dieselfde ouditeur nie die sertifiseringsoudit uitvoer of aan die sertifiseringsbesluit deelneem nie. Ten einde professionele integriteit te handhaaf, moet SL’e verhoed dat een ouditeur meer as drie oudits vir dieselfde lid uitvoer (insluitend verrassingsoudits en oudits wat uitgevoer word terwyl in diens van ‘n ander SL,
www.utz.org 35
maar opvolgoudits uitgesluit)24. SL'e moet die opleiding en goedkeuring van ouditeure vooruit beplan ten einde die voorgenome rotasie van ouditeure te waarborg. Enige twyfel wat SL’e dalk het rakende onpartydigheid, onafhanklikheid en vertroulikheid moet met UTZ bespreek word (deur ‘n e-pos te stuur aan [email protected]).
Rapportering van ouditresultate en versoek van lisensies SL’e moet die resultate van sertifiseringsoudits (daardie wat positiewe sowel as daardie wat negatiewe sertifiseringsbesluite tot gevolg het) rapporteer en lisensies vir gesertifiseerde lede in die GIP versoek deur:
- Die samevattende verslag en lisensie-inligting in te vul.
- Die sertifikaat op te laai. - Die lys van groeplede (slegs vir groep- en multi-groepsertifisering) op te laai. 'n Sjabloon wat hiervoor
gebruik kan word, is op aanvraag beskikbaar by [email protected]. Die opgelaaide lys moet minstens die inligting bevat wat by hierdie templaat ingesluit is.
SL'e moet akkurate inligting verstrek. Alle inligting wat in die samevattende verslae verstrek word, moet gegrond wees op waarnemings in die veld, skriftelike rekords en onderhoude met die lid.
Verrassingsoudits Elke kalenderjaar moet SL'e wat 10 of meer UTZ-sertifikate gedurende die vorige kalenderjaar uitgereik het, verrassingsoudits uitvoer ten einde die prestasie van die SL se ouditeure sowel as dié van die lede wat dit gesertifiseer het, te evalueer. Lede wat 'n verrassingsoudit ontvang moet so laat as moontlik, hoogstens 72 uur, vooraf in kennis gestel word.
Omvang en duur
Die minimum duur van 'n verrassingsoudit is 0.5 dae vir individuele en multi-perseel-Gedragskodesertifisering, en 2 dae vir groepsertifisering en multi-groepsertifisering (reistyd uitgesluit). Die keuse van die monster en die KP's wat tydens die verrassingsoudit gekontroleer gaan word, word gegrond op die SL se analise.
Aantal verrassingsoudits
Die aantal verrassingsoudits wat deur 'n SL uitgevoer word, moet minstens 10% (afgerond tot die volgende heelgetal) wees van die totale aantal UTZ-sertifikate wat deur die SL in die vorige kalenderjaar uitgereik is (alle produkte en trefwydte gekombineer). Ten opsigte van die buigsaamheid in gereeldheidvan ChoC-oudits, sal die aantal verrassingsoudits steeds bereken word op grond van die aantal sertifikate wat deur die SL in die vorige kalenderjaar uitgereik is.
Die aantal Kode- en ChoC-lede wat gekies word om 'n verrassingsoudit te ontvang, moet proporsioneel wees tot die totale aantal Kode- en ChoC-oudits wat gedurende die vorige kalenderjaar uitgevoer is. Die keuse van Kode- en ChoC-lede wat 'n verrassingsoudit moet ontvang, moet gegrond wees op versoeke (indien enige) wat van UTZ ontvang is en op 'n risiko-gebaseerde evaluering. Die risiko-gebaseerde evaluering moet minstens ag slaan op die tydperk waarin die jaarlikse oudit uitgevoer is (tydens oestyd of nie), die aantal en erns van die nonkonformiteite wat geïdentifiseer is, en klagtes wat oor die lid ontvang is (bv. vanaf die regering, NRO's of UTZ).
Tydsberekening
24 Hierdie reël geld nie vir oudits wat uitgevoer is voor 1 Julie 2015 (die bekendstellingsdatum van hierdie weergawe van die Sertifiseringsprotokol) nie.
www.utz.org 36
‘n Verrassingsoudit moet minstens drie maande na die laaste sertifiseringsoudit uitgevoer word. Vir Kode-lede wat meer as een oes per jaar het en wat nie hul laaste sertifiseringsoudit ten tye van die oes ontvang het nie, moet die verrassingsoudit tydens die oes plaasvind.
Betaling
SL'e word nie toegelaat om ekstra betaling van lede te versoek wat 'n verrassingsoudit ontvang nie. UTZ beveel dus aan dat SL'e die koste van verrassingsoudits in berekening bring in die gelde wat van alle lede vir hul jaarlikse oudit gehef word.
Nonkonformiteite
Indien nonkonformiteite tydens 'n verrassingsoudit geïdentifiseer is, behou die lid sy sertifikaat.
Indien nonkonformiteite bespeur is, moet hulle op dieselfde manier hanteer word as daardie wat tydens sertifiseringsoudits bespeur is (beskryf in punte d-g van hoofstuk 2.3). Die enigste verskil is dat die bylê van alle nonkonformiteite nie daarop neerkom dat 'n nuwe sertifikaat uitgereik word nie, maar dat die huidige sertifikaat in stand bly. Nalating om nonkonformiteite uit die weg te ruim sal die opskorting en/of kansellasie van die huidige sertifikaat tot gevolg hê.
Jaarverslag SL'e doen jaarliks verslag aan UTZ oor die aantal jaarlikse oudits en verrassingsoudits wat uitgevoer is, sowel as die omvang en resultate van daardie oudits. SL'e verskaf ook 'n oorsig van die ouditeure. Hulle moet die verslag voor die 31ste Januarie van die volgende kalenderjaar aanstuur. Die formaat van die jaarverslag kan op versoek aangevra word van [email protected]. Tesame met die jaarverslag, moet SL’e die kontrolelys, UTZ samevattende verslag (templaat beskikbaar op versoek vanaf mailto:[email protected]@utz.org) of ouditverslag van alle verrassingsoudits wat gedurende die vorige kalenderjaar (daardie wat by die jaarverslag ingesluit is) uitgevoer is, aanstuur.
Beskerming van die integriteit van UTZ Indien 'n SL 'n nonkonformiteit met betrekking tot die UTZ-standaard identifiseer wat dalk die integriteit van UTZ kan bedreig, moet die SL UTZ oor sy bevindinge inlig, wat opgevolg moet word deur 'n gedokumenteerde gevallestudie waarby die optrede waartoe die SL moet oorgaan, ingesluit is.
Mededelings oor UTZ en gebruik van die UTZ-logo Die UTZ-logo is kopieregmateriaal en is 'n geregistreerde handelsmerk wat besit word deur die UTZ-stigting. Goedgekeurde SL'e word toegelaat om die UTZ-logo te gebruik op die Kode- en ChoC-sertifikate wat deur hulle uitgereik word. Enige mededeling oor UTZ op ‘n tuisblad, lêer, brosjure of ander materiaal van die SL moet vóór vrystelling gekontroleer word (deur ‘n e-pos te stuur aan [email protected]).
Gelde
www.utz.org 37
Op die oomblik hef UTZ geen gelde van SL'e vir die goedkeuringsproses of om enige inspeksie- of sertifiseringsaktiwiteit binne die raamwerk van die UTZ-program uit te voer nie. UTZ hou die reg voor om in die toekoms gelde te hef, met voorafkennisgewing aan die SL.
www.utz.org 38
4. WAARBORG VAN DIE UTZ-PROGRAM
4.1. Grieweprosedure Enige grief rakende UTZ sal behartig word ooreenkomstig UTZ se grieweprosedure, wat beskikbaar is op die UTZ-webwerf.
4.2. SL-moniteringstelsel Die hoofoogmerk van UTZ se SL-moniteringstelsel is om te verseker dat die oudits, wat ooreenkomstig die UTZ-standaarde uitgevoer word, konsekwent en van 'n hoë gehalte is. Hierby ingesluit is die periodieke evaluering van SL'e se prestasie teenoor 'n reeks voorafgedefinieerde aanwysers. SL'e moet die resultate van hierdie evaluerings vir hul deurlopende verbetering gebruik. 'n Gedetailleerde beskrywing van UTZ se SL-moniteringstelsel word ten tye van die aansoekproses aan SL'e gestuur en is op versoek beskikbaar vanaf ([email protected]).
4.3. Strafmaatreëlbeleid UTZ hou die reg voor om strafmaatreëls teen SL'e in te stel, gegrond op bewys van onbehoorlike prosedure of gedrag wat die geloofwaardigheid van UTZ in gevaar stel en/of sy waarborgstelsel benadeel. Daar is vier strafmaatreëls wat UTZ teen 'n SL kan instel: 'n waarskuwing, 'n geelkaart, 'n rooikaart en die kansellering van die SL se goedkeuring. Die strafmaatreël wat ingestel word, hang af van hoe erg die wangedrag is en van vorige strafmaatreëls wat teen die SL ingestel is. ‘ n Volledige verduideliking van die prosedure en die onderskeie strafmaatreëls word verskaf in die dokument wat handel oor die moniteringstelsel vir SL’e.
4.4. SL-opleidingsprogram Die SL-opleidingsprogram het ten doel om te verseker dat alle personeel, wat deur 'n SL aangestel word om met die UTZ-standaarde te werk oor 'n konsekwente en minimum gewaarborgde vlak van bevoegdheid en begrip van die UTZ-Sertifiseringsprotokol en van die UTZ-program(me) binne die SL se ouditomvang beskik.
Opleidingsmodules Skemabestuurders, sertifiseerders en ouditeure moet alle toepaslike verpligte opleidingsmodules voltooi en minstens elke twee jaar herhaal ten einde hul kennis te verfris en te sorg dat hulle ingelig bly. Skemabestuurders en sertifiseerders moet die tersaaklike modules wat regstreeks deur UTZ aangebied word in aanlynkursusse of deur een-tot-een-opleidingsessies voltooi. Ouditeure kan ook deur skemabestuurders of sertifiseerders opgelei word (sien volgende afdeling).
www.utz.org 39
Die volgende lys toon alle beskikbare opleidingsmodules en vir wie dit verpligtend is: Kode Inhoud Verpligtend vir* Aantekeninge
PROGRAM SB S A
ITU Inleiding tot die UTZ-program en SL-goedkeuringsproses
X X X
CCC Gedragskode O Gedragskode (slegs omvang)
CHC Bewaringsketting O Bewaringsketting (slegs omvang)
CEP Sertifiseringsprotokol X X
HBU Verslagdoening in die UTZ-program O O O Gedragskode (slegs omvang)
OUDITPRAKTYKE SB S A
APC Ouditpraktyke vir Koffie O Gedragskode vir Koffie (slegs omvang)
APO Ouditpraktyke vir Kakao O Gedragskode vir Kakao (slegs omvang)
APT Ouditpraktyke vir Tee O Gedragskode vir Tee (slegs omvang)
APR Ouditpraktyke vir Rooibos O Gedragskode vir Rooibos (slegs omvang)
APZ Ouditpraktyke vir Haselneute O Gedragskode vir Haselneute (slegs omvang)
CHH Bewaringsketting vir Kruietee O O Bewaringsketting vir Kruietee (slegs omvang)
APS Ouditering van Aanbodkettingbestuur O O Bewaringsketting (slegs omvang)
API Integriteit van Ouditpraktyke
APK Vaardighede in Onderhoudvoering vir Ouditpraktyke
APA Analitiese Vaardighede vir Ouditpraktyke
APV Volumeskatting vir Ouditpraktyke O Gedragskode (slegs omvang)
GEHALTE VAN IMPLEMENTERING SB S A
RAS Riglyne vir Risiko-assessering en Monsterneming O Gedragskode (slegs omvang)
TRA Hantering van Aanlynsertifikate – GIP X X
PRODUKSPESIFIEKE OPLEIDING SB S A
PSC Produk Koffie
PSO Produk Kakao
PST Produk Tee
PSR Produk Rooibos
PSZ Produk Haselneute
* SB = Skemabestuurders, S = Sertifiseerders, A = Ouditeure X = altyd verpligtend; O = slegs verpligtend indien ooreenstemmende standaard of omvang van produk van toepassing is
Modules kan as aanlynkursusse bygewoon word en kan ook ingesluit wees in een-tot-een-opleiding, wat minstens een keer elke twee jaar gereël word. Suksesvolle voltooiing van 'n aanlynkursus sowel as een-tot-een-opleiding word deur 'n ooreenstemmende sertifikaat, uitgereik deur UTZ, bevestig. Hierdie program is dinamies en meer modules sal mettertyd ingesluit word. 'n Oorsig van die modules wat aanlyn beskikbaar is, is verkrygbaar by www.utzacademyonline.com.
Verpligte Opleidingsvereistes en Interne Opleidingsgeleenthede Sertifiseerders en skemabestuurders wat enige van die modules hierbo suksesvol voltooi het, kan interne opleidingsgeleenthede oor dieselfde onderwerp binne hul organisasie reël, mits hulle die opleidingsmateriaal en riglyne gebruik wat op UTZ se webwerf beskikbaar is (en waar nodig hierdie na 'n plaaslike taal vertaal). Enige ander opleidingsmateriaal wat gebruik word moet vir goedkeuring aan UTZ voorgelê word. Die opleidingsagenda (insluitende datum en program) en 'n lys van deelnemers (insluitend handtekeninge) moet aan UTZ (in Engels, Frans, Spaans of Portugees) na afloop van die kursus voorgelê word, tesame met die
www.utz.org 40
evalueringsvereistes, indien verlang, wat op die tersaaklike opleidingsmodule van toepassing was. UTZ sal dan die ooreenstemmende sertifikate as bewys van deelname uitreik.
www.utz.org 41
Bylae 1: Bykomende Kodesertifiseringsopsie om uitgroeiers in te sluit Hierdie bylaag beskryf ‘n opsie vir Gedragskodesertifisering bykomend tot dié wat in hoofstuk 2.4 gelys is, wat dit moontlik maak om uitgroeiers in te sluit by die sertifisering van ‘n individuele of multiperseel-verwerkingseenheid. Uitgroeiers is produsente wat, weens ‘n gebrek aan verwerkingskapasiteit vir hul oeste, ‘n skriftelike of mondelinge ooreenkoms aangaan om hul oes te lewer aan ‘n verwerkingseenheid wat deur iemand anders besit word (dit kan ‘n individuele of multiperseel-verwerkingseenheid met of sonder sy eie plaas wees). Hierdie sertifiseringsopsie kombineer, in één lisensie en sertifikaat, ‘n individuele of multiperseel-sertifisering met ‘n groepsertifisering. Hierdie sertifiseringsopsie kan slegs gebruik word deur tee/rooibos- en koffielede.
Opsie vir Gedragskodesertifisering waarby uitgroeiers ingesluit is
Die tabel hieronder verduidelik aan watter Kernkode-vereistes voldoen moet word, wie vir nakoming verantwoordelik is, en hoe die monster vir die sertifiseringsoudit bepaal moet word.
Die SL doen verslag aan en lig UTZ in oor die aantal uitgroeiers en die totale volume wat deur die verwerkingseenheid van die uitgroeiers aangekoop is, sowel as die status van die uitgroeiers se sertifisering.
Sertifiseringsopsie: individuele/multiperseel- plus uitgroeiersertifisering
Van toepassing op 'n lid wat:
‘ n Tee/rooibos- of koffielid is, d.w.s.: - ‘n Individuele verwerkingseenheid (met of sonder sy eie plaas) plus uitgroeiers, of - ‘n Multiperseel-verwerkingseenheid (met of sonder sy eie plaas) plus uitgroeiers
Verantwoordelikheid vir nakoming:
Die verwerkingseenheid voldoen aan alle toepaslike KP’s van die Gedragskode vir individuele en multiperseelsertifisering. Die verwerkingseenheid wat die uitgroeiers organiseer, is verantwoordelik vir die behoorlike funksionering van die IBS en vir uitgroeiers se voldoening aan die KP’s van die Gedragskode vir Groepsertifisering.
Indien die volume wat van uitgroeiers aangekoop word minder as 5% is van die totale gesertifiseerde volume wat deur die verwerkingseenheid verwerk word, word ‘n grasietydperk van twee jaar gegun om te voldoen aan die Gedragskode vir Groepsertifisering en die produkspesifieke Module. Hierdie grasietydperk begin die oomblik wat die uitgroeiers by die sertifikaat ingesluit word. In hierdie tydperk moet die verwerkingseenheid, wat daarvoor verantwoordelik is om die IBS daar te stel, demonstreer dat die nodige stappe geneem is om nakoming te bereik. Gedurende hierdie aanvangsfase kan die volume as gesertifiseer aanvaar word, selfs al is die IBS nog nie ten volle in plek nie.
Monster vir sertifiseringsoudit:
- Individuele verwerkingseenheid: soos beskryf in hoofstuk 2.4 vir individuele sertifisering - Multiperseel-verwerkingseenheid: soos beskryf in hoofstuk 2.4 vir multiperseel-sertifisering - Uitgroeiers: soos beskryf in hoofstuk 2.4 vir groepsertifisering
Tersaaklike Kernkode:
- Verwerkingseenheid: Kernkode vir individuele en multi-perseelsertifisering (plus produkspesifieke-module) - Uitgroeiers: Kernkode vir groepsertifisering (plus produkspesifieke-module)
