SICOT - MANUAL MÓDULO DE TRÁMITESsicotmanager.eisasi.com/src/manual/instructivos... · SICOT – MANUAL MÓDULO DE TRÁMITES Sistemas 01/06/2016 Versión 1 Pág. 10 de 51 Figura

SICOT - MANUAL MÓDULO DE TRÁMITES

Uso Interno Sistemas 01/06/2016 Versión 1

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SICOT – MANUAL MÓDULO DE TRÁMITES

1. OBJETIVO Dar a conocer por parte de Enterprise International S.A.S., los aspectos más importantes en la operatividad del Módulo de Trámites, que hace parte del Software Sistema Integrado para el Control de Organismos de Tránsito - SICOT, desarrollado por la empresa para gestionar los procesos de ley que tienen que realizar los Organismos de Tránsito en cuanto al manejo de la información, facilitando su interacción con los entes de control gubernamentales. 2. ALCANCE El personal que labore en el área de Sistemas de Enterprise International S.A.S., deberá conocer y aplicar el presente Manual y darlo a conocer a los operadores de los Organismos de Tránsito con el fin de facilitar el manejo integral de los módulos que hacen parte del Software SICOT. 3. RESPONSABLES

Funcionarios del área de sistemas de Enterprise International S.A.S.

Funcionarios autorizados por los Organismos de Tránsito

4. CONDICIONES GENERALES Todo el personal que opere el Módulo de Trámites, es el responsable de la información que en él se gestione. 5. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA NOMBRE MOTIVO DE LA

ACTUALIZACIÓN ELABORADO POR APROBADO POR

01 01/06/2016 SICOT - Manual

Módulo de Trámites

Creación del documento

Área de Sistemas Gerencia



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ÍNDICE

1. ATENCIÓN ..................................................................................................................................................... 7

1.1. LIQUIDACIÓN ......................................................................................................................................... 7

1.2. CAJA ..................................................................................................................................................... 10

1.2.1. Apertura o Cierre Manual .............................................................................................................. 10

1.2.2. Cierre Automático .......................................................................................................................... 11

1.2.3. Recibos ......................................................................................................................................... 11

1.3. REGISTRO ........................................................................................................................................... 16

1.3.1. Automatizados............................................................................................................................... 16

1.3.2. Manuales....................................................................................................................................... 17

1.4. UTILIDADES ......................................................................................................................................... 20

1.4.1. Reimpresiones .............................................................................................................................. 20

1.4.2. Traslados de Cuenta ..................................................................................................................... 22

1.4.3. Modificar Registro de Terceros ...................................................................................................... 22

1.4.4. Entrega de Trámites Terminados .................................................................................................. 22

1.4.5. Solicitud Elaboración de Placas..................................................................................................... 23

1.4.6. Impresión Documentos Aprobados ................................................................................................ 24

1.4.7. Reliquidar Trámites del RUNT ....................................................................................................... 24

1.4.8. Modificar Comprobante del RUNT ................................................................................................. 24

1.4.9. Control de Licencias Impresas ...................................................................................................... 24

1.4.10. Captura de Fotografías para Licencias de Conducción.................................................................. 24

2. CONSULTAS / INFORMES .......................................................................................................................... 25

2.1. CONSULTAS ........................................................................................................................................ 25

2.1.1. Matrículas Realizadas ................................................................................................................... 25

2.1.2. Trámites Realizados ...................................................................................................................... 26

2.1.3. Impuestos / Derechos.................................................................................................................... 27

2.1.4. Estado de Solicitudes de Liquidación (RUNT) ............................................................................... 28

2.2. INFORMES ........................................................................................................................................... 28

2.2.1. Acta Diaria y Cuadre de Caja Excel ............................................................................................... 28

2.2.2. Boletín de Ingresos con Acumulados............................................................................................. 31



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2.2.3. Control de Recibos Generados ..................................................................................................... 33

2.2.4. Ingresos Acumulados Entidad / Rubro / Valor ............................................................................... 35

2.2.5. Ingresos Acumulados Entidad / Tipo de Servicio ........................................................................... 37

2.2.6. Ingresos Detallados Trámites o Retención en la Fuente ................................................................ 39

2.2.7. Ingresos Diarios Entidad / Recibo / Fecha / Valor .......................................................................... 41

2.2.8. Pagos / Identificación / Recibo / Valor ........................................................................................... 43

2.2.9. Relación de Ingresos ..................................................................................................................... 44

2.2.10. Transferencia de Información – Contabilidad ................................................................................. 45

3. CONFIGURACIÓN ....................................................................................................................................... 46

3.1. IMPUESTOS ......................................................................................................................................... 46

3.2. TRÁMITES ............................................................................................................................................ 46

3.2.1. Rubros Contables .......................................................................................................................... 47

3.2.2. Rubros Presupuestales ................................................................................................................. 47

3.2.3. Costos ........................................................................................................................................... 48

3.2.4. Trámites ........................................................................................................................................ 50

3.2.5. Métodos de Trámites ..................................................................................................................... 50



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ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6

Figura 2. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6

Figura 3. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7

Figura 4. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8

Figura 5. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8

Figura 6. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9

Figura 7. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9

Figura 8. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10

Figura 9. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11

Figura 10. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12

Figura 11. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12

Figura 12. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13

Figura 13. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13

Figura 14. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 14

Figura 15. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 14

Figura 16. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15

Figura 17. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15

Figura 18. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16

Figura 19. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 16

Figura 20. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 17

Figura 21. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 17

Figura 22. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 18

Figura 23. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 19

Figura 24. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 19

Figura 25. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 20

Figura 26. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21

Figura 27. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 21

Figura 28. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 22

Figura 29. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 23

Figura 30. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 23

Figura 31. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 25

Figura 32. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 26

Figura 33. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 26

Figura 34. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 27

Figura 35. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 27

Figura 36. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 28



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Figura 37. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 29

Figura 38. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 29

Figura 39. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 30

Figura 40. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 31

Figura 41. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 32

Figura 42. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 33

Figura 43. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 33

Figura 44. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 34

Figura 45. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 34

Figura 46. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 35

Figura 47. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 36

Figura 48. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 37

Figura 49. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 38

Figura 50. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 38

Figura 51. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 39

Figura 52. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 39

Figura 53. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 40

Figura 54. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 40

Figura 55. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 41

Figura 56. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 41

Figura 57. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 42

Figura 58. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 42

Figura 59. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 43

Figura 60. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 43

Figura 61. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 44

Figura 62. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 44

Figura 63. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 45

Figura 64. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 46

Figura 65. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 46

Figura 66. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 47

Figura 67. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 48

Figura 68. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 48

Figura 69. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 49

Figura 70. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 49

Figura 71. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 50

Figura 72. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 51



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El módulo de Trámites se divide en cuatro secciones:

1. SOLICITUDES 2. ATENCIÓN 3. CONSULTAS / INFORMES 4. CONFIGURACIÓN

Figura 1.

De las cuatro secciones, se encuentran activas tres: Atención, Consultas y Configuración.

Figura 2.



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1. ATENCIÓN

En esta sección se encuentran cuatro pestañas.

Figura 3.

1.1. LIQUIDACIÓN

Por medio de esta opción se pueden liquidar trámites, contravenciones e impuestos propios de cada Organismo de

Tránsito. Al dar clic se abrirá una ventana en la cual se puede elegir el filtrado para la liquidación; se pude filtrar por

placa o identificación (Cédula o NIT.).



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Figura 4.

CÓMO REALIZAR UNA LIQUIDACIÓN

El funcionario ingresa la placa del vehículo o la identificación de la persona, presiona ENTER y el sistema habilita

dos botones en la parte izquierda de la ventana.

Figura 5.



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Después se selecciona el trámite a liquidar y dependiendo del mismo se habilita el botón LIQUIDAR, al dar clic en

este botón, el sistema muestra al usuario el valor del trámite y en la parte inferior de la ventana habilita dos botones

donde se encuentra distribuido el pago en rubros contables y presupuestales, después el usuario da clic en el botón

GUARDAR.

Figura 6.

Una vez se da clic en el botón GUARDAR, el SICOT muestra un mensaje que indica que el recibo número XX se

envía para su impresión.

Figura 7.

Al dar ACEPTAR, el sistema abre la pre visualización del recibo que se va a imprimir.



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Figura 8.

Se da IMPRIMIR y se selecciona la impresora que se desee. Una vez impreso el recibo, el SICOT regresa a la

pantalla inicial para continuar con las liquidaciones.

1.2. CAJA

1.2.1. Apertura o Cierre Manual

El SICOT arroja la siguiente información: “El proceso de abrir y/o cerrar el recaudo diario de caja se encuentra inactivo…”. Sicot tiene la capacidad de gestionar y controlar el cuadre de caja diario de efectivo producto de los recibos pagados

en el mismo Organismo de Tránsito. Esta opción solo aplica si la entidad cuenta con su propio esquema de recaudo.

La habilitación de esta opción se realiza por la configuración del sistema > Parametrización > impuestos y área

financiera.



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1.2.2. Cierre Automático

Permite realizar el cierre y cuadre de caja.

1.2.3. Recibos

El funcionario puede anular o activar recibos generados por el sistema, reimprimirlos y aplicar el pago.

Figura 9.

a. ANULACIÓN/ACTIVACIÓN: Por esta opción se pueden anular recibos liquidados o activar recibos anulados. Para poder acceder el recibo éste debe estar en estado liquidado.

ANULACION: Para efectuar la anulación de un recibo, el sistema solicita el número del recibo que se va a

anular y carga en la ventana la información del recibo, placa, fecha de liquidación, estado actual del recibo, el

valor de la liquidación, el trámite que se liquidó en el recibo y el valor, también aparece un botón donde al dar

clic en él se despliega la información del vehículo al que se le liquidó el trámite, una vez terminado este proceso

el sistema solicita seleccionar un motivo por el cual se hace la anulación. Finalmente, para registrar la anulación

se debe dar clic en el botón GUARDAR.



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Figura 10.

ACTIVACIÓN: Para activar un recibo, el sistema solicita el número de recibo que se va a activar, después carga en la ventana la información del recibo, placa, fecha de liquidación, estado actual del recibo, el valor de la liquidación, el trámite que se liquidó en el recibo y el valor, también aparece un botón donde al dar clic en él se despliega la información del vehículo al que se le liquidó el trámite.

Figura 11.

Para terminar con la activación se debe dar clic en el botón GUARDAR y el recibo queda activo para continuar con

el proceso en la Organización (aplicación del pago y registro de los métodos del recibo para que quede tramitado

en su totalidad).



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b. REIMPRESIONES: Por esta opción se puede reimprimir un recibo liquidado o que al momento de la liquidación

haya tenido problemas con la impresora y no se haya podido imprimir. El sistema, para hacer una reimpresión, solicita el número del recibo y carga en la ventana la información del recibo, placa, fecha de liquidación, estado actual del recibo, el valor de la liquidación, el trámite que se liquidó en el recibo y el valor, también aparece un botón donde al dar clic en él se despliega la información del vehículo al que se le liquidó trámite.

Figura 12.

Para reimprimir se da clic en el botón de IMPRIMIR y el sistema muestra la pre visualización del recibo que se va

a imprimir.

Figura 13.



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c. PAGOS: Por esta opción se aplica el pago a un recibo o se anula un pago realizado.

El SICOT abre la siguiente ventana compuesta de tres pestañas: Al día, extemporáneo y anular.

Figura 14.

Figura 15.

AL DÍA Y EXTEMPORÁNEO: El funcionamiento de las pestañas pagos extemporáneos y pagos al día es similar. El funcionario ingresa el número del recibo y el sistema carga los datos del recibo que son placa, fecha liquidación, estado actual del recibo, trámite que se liquidó, valor del trámite y habilita el botón DATOS DEL VEHÍCULO para consultar información del vehículo. Para aplicar el pago, el sistema solicita especificar la forma de pago (hay opciones para elegir); si se elige efectivo el sistema solicita ingresar la cantidad de dinero



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que se recibe, al dar ENTER en la parte inferior derecha de la ventana se calculan los valores, valores a devolver o saldos pendientes. Para finalizar se da clic en el botón GUARDAR.

Figura 16.

ANULAR: Para anular un pago, el sistema solicita el número de recibo, el motivo de la anulación, la fecha en

que se hace la anulación y el número de acto administrativo o resolución mediante la cual se autoriza la

anulación del pago, acto seguido se da clic en GUARDAR.

Figura 17.



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1.3. REGISTRO

Por esta opción se registran los métodos asociados a los trámites y se aplican los pagos manuales.

Figura 18.

1.3.1. Automatizados

Por esta opción se registran los métodos asociados a los trámites liquidados. Para REGISTRAR un recibo, el sistema solicita el número del recibo, carga las características de la liquidación y en la parte inferior carga los métodos con el estado que tienen y la fecha asociados.

Figura 19.



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Al dar doble clic sobre el método, el SICOT abre una ventana con la información, o genera el documento. Todo

depende del método que se esté realizando.

Figura 20.

Una vez terminados de registrar los métodos, el SICOT abre una ventana avisando que el recibo quedó tramitado

en su totalidad.

Figura 21.

1.3.2. Manuales

a. TRÁMITES: Por este medio se pueden registrar los trámites manuales o externos. El SICOT solicita la placa y

carga en la ventana el histórico de trámites que ha tenido el vehículo. Para agregar un trámite manual se da clic en ADICIONA ÍTEM, el cual habilitará la parte inferior de la ventana para que se seleccione el trámite, la fecha de mismo, el número de comprobante de SIREV (solo para los vehículos viejos), fecha del SIREV, dependiendo el trámite si es cambio de placas, placa actual y la nueva o si es licencia o cambio de número de motor, número anterior y número nuevo, el número de F.U.N. (número del recibo), fecha del recibo y el número



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de licencia. Luego se da clic en el botón AGREGAR y carga en el listado el nuevo trámite. Para finalizar se da clic en el botón GUARDAR.

Figura 22.

b. PAGOS:

IMPUESTOS / OTROS DERECHOS: Por este medio se carga al SICOT el pago de impuesto (las pestañas

IMPUESTO DE RODAMIENTO e IMPUESTO UNIFICADO funcionan igual, solo varia la clase de impuesto

que recauda cada pestaña y las tablas donde se guarda la información) con los recibos no generados por

SICOT, para lo cual el sistema solicita la placa y al dar clic en el botón ADICIONAR el SICOT habilita la parte

inferior de la ventana requiriendo la fecha de pago, el número del recibo con que se pagó, el período pagado

desde y hasta cuando el valor pagado, muestra el usuario que está cargando el pago al sistema y solicita

especificar en dónde hizo el pago (en este caso el SICOT permite seleccionar en qué entidad bancaria se

realizó el pago), luego de agregar esta información se da clic en adicionar ítem y la información se carga en la

parte inferior de la placa. Para que quede guardada se debe dar clic en el botón GUARDAR.



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Figura 23.

INFRACCIONES DE TRÁNSITO: Bajo esta opción se cargan los pagos de infracciones hechos con recibo no

generados por SICOT. Cuenta con tres pestañas que son CONSULTA GENERAL, ACTUALIZAR y RETIRAR.

En CONSULTA se puede realizar filtro por número de comparendo, número de Cédula o placa del vehículo;

al realizar la búsqueda si es exitosa el sistema carga en la parte inferior el comprendo con número, fecha, hora

y estado del mismo.

Figura 24.



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Una vez identificado el comparendo, se selecciona y se da clic en la pestaña ACTUALIZAR donde se muestra

información del comparendo, número, fecha, hora, valor, vehículo (placa), conductor (Cédula) y solicita información

del pago, fecha en que se pagó, número de recibo, cómo se efectuó el pago, valor del pago y muestra el usuario

que está cargando esta información al sistema. Para finalizar se da clic en el botón GUARDAR y el pago queda

cargado al SICOT.

Figura 25.

Para RETIRAR se muestra la misma información y solicita que se digite la fecha de anulación, motivo de

cancelación del pago y la resolución de aprobación.

1.4. UTILIDADES

1.4.1. Reimpresiones

Por esta opción se pueden reimprimir documentos generados mediante el registro de los métodos.

El sistema solicita el número del recibo y se da doble clic sobre el método.



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Figura 26.

Luego el sistema muestra la vista del documento, se da clic en el botón GUARDAR y el documento se va a impresión.

Figura 27.



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1.4.2. Traslados de Cuenta

Esta opción permite llevar un control de los traslados de cuenta realizados en el Organismo de Tránsito. Para esto,

el sistema solicita el número de recibo con que se hizo el traslado; si el recibo es correcto, el sistema habilita la

parte inferior mostrando la placa y solicitando ingresar la información del traslado, número de guía, fecha de envío

y la empresa por donde se efectuó el envío. Se da clic en ADICIONAR y GUARDAR para que quede el registro del

traslado.

Figura 28.

1.4.3. Modificar Registro de Terceros

Permite modificar el propietario o los propietarios de un vehículo registrados erradamente en un recibo de

liquidación ya pagado o tramitado en su totalidad cuyos trámites sean matriculas o traspasos.

1.4.4. Entrega de Trámites Terminados

Esta opción permite controlar la entrega de documentos finales (Licencias plastificadas, placas, etc.) a los

solicitantes. Es opcional y se usa cuando la misma Entidad de Tránsito cuenta con proceso de impresión y entrega

final de especies venales.



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1.4.5. Solicitud Elaboración de Placas

Por esta opción se pueden consultar las solicitudes de elaboración de placas, bien sea por rangos de fecha, matrículas, duplicados, registros de cuenta, o cambio de servicio. Al pulsar el botón REALIZAR BÚSQUEDA, el sistema genera un documento y muestra la pre visualización de la información, al momento de darle GUARDAR al documento, el SICOT agrega un número de consecutivo y lo imprime.

Figura 29.

Pre visualización:

Figura 30.



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Las opciones 2.4.6, 2.4.7, 2.4.8, 2.4.9, 2.4.10 y 2.4.11 solo funcionan cuando se tiene activa la conexión en

línea con el RUNT por medio de servicios web lo cual se realiza habilitando el Registro Único Nacional de Tránsito

- RUNT por la opción de configuración del sistema > Parametrización > RUNT.

1.4.6. Impresión Documentos Aprobados

Esta opción permite imprimir documentos que no constituyan especies venales como, por ejemplo: Certificados de

Tradición, Constancias, Estados de Cuenta y otros documentos diversos.

1.4.7. Reliquidar Trámites del RUNT

Se usa cuando se encuentra habilitada la conexión en línea con el RUNT. El SICOT genera el recibo con los valores

correspondientes a los derechos del Organismo de Tránsito, se procesa ante el RUNT la solicitud de los trámites

generándose un nuevo recibo con un número de comprobante del RUNT y los valores correspondientes a los

derechos del RUNT y del Ministerio de Tránsito. Si durante el proceso de liquidación automatizada se presenta un

fallo en la conexión al RUNT, esta opción permite reprocesar la liquidación ante dicha entidad.

1.4.8. Modificar Comprobante del RUNT

Esta opción permite modificar manualmente el número de comprobante del RUNT generado inicialmente, por un

nuevo número generado directamente en la plataforma del RUNT (HQ RUNT) debido a problemas de comunicación.

1.4.9. Control de Licencias Impresas

Esta opción permite controlar las impresiones y reimpresiones de especies venales. Controla todos los números de

especies venales, es decir, números de licencias de tránsito, licencias de conducción, placas, números de sustratos

(número que identifica el plástico), etc., son controlados y gestionados por el RUNT a nivel nacional. Cada

Organismo de Tránsito es responsable de la gestión de la impresión, control y entrega final de estos documentos.

1.4.10. Captura de Fotografías para Licencias de Conducción

Esta opción permite la captura de fotografías para licencias de conducción. Solo es funcional para recibos que

aplican trámites de Licencias de Conducción. Permite capturar la fotografía del conductor y registrarla en el sistema

para transmitirla al RUNT en línea, vía servicios web, para que posteriormente el RUNT entregue la licencia de

conducción procesada y gestionada lista para su impresión.



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2. CONSULTAS / INFORMES

2.1. CONSULTAS

2.1.1. Matrículas Realizadas

Por este medio se puede realizar una consulta de las matrículas realizadas o por reposiciones efectuadas en determinadas fechas. El sistema solicita las fechas y muestra la pre visualización del informe, generando un archivo .txt en spool.

Figura 31.

Pre visualización:



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Figura 32.

2.1.2. Trámites Realizados

Por esta opción se pueden consultar los trámites realizados por varias opciones de búsqueda, placa, cédula, recibo,

fechas. El sistema muestra datos del recibo, estado, número, valor, cédula y al dar clic en la pestaña DETALLES

se puede ver toda la información del recibo.

Figura 33.



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Figura 34.

Se muestra toda la información de la liquidación, recibo, estado, valor pago, placa, número de licencia, persona que tramitó el recibo, trámite liquidado, fecha de la liquidación, usuario que liquidó, fecha de pago, usuario que aplicó el pago, fecha de registro, usuario que hizo el registro, fecha de anulación y usuario que anuló, adicionalmente se puede ver información del vehículo pulsando el botón DATOS DEL VEHÍCULO.

2.1.3. Impuestos / Derechos

Permite ver los impuestos pagados de determinado vehículo y cuál fue el último pago.

Figura 35.



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2.1.4. Estado de Solicitudes de Liquidación (RUNT)

Permite consultar el estado de aprobación o rechazo de solicitudes de trámites ante el RUNT.

2.2. INFORMES

2.2.1. Acta Diaria y Cuadre de Caja Excel

Permite generar un informe para Tesorería o Contabilidad. El informe se puede realizar organizando por rubros

contables o presupuestales y por rangos de fechas.

ACTA DE CAJA

Figura 36.

Al dar clic en GENERAR REPORTE el sistema abre una ventana solicitando seleccionar qué tipo de exportación

se desea.



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Figura 37.

Después de dar clic en ACEPTAR el sistema muestra un aviso indicando la ruta y el nombre del archivo generado.

Figura 38.

El informe que se muestra contiene fecha del trámite, número de recibo, cédula o NIT, nombre o razón social, placa

y los ingresos organizados por rubro contable o presupuestal.



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CUADRE DETALLADO

Figura 39.

Este informe se puede generar por rubros presupuestales o contables, seleccionándose la fecha que se requiera.

Se da clic en REALIZAR BÚSQUEDA, se habilita el botón IMPRIMIR el informe y pre visualización y se genera un

archivo en la carpeta spool.

También habilita el botón EXPORTAR para generar el informe en Excel si se desea, se genera un conteo de

transacciones. El informe contiene fecha del trámite, código del rubro, trámite, número de recibo, solicitante del

trámite (placa o cédula), número de comparendo si aplica, valor del concepto y el valor de cada rubro cobrado en

ese trámite.

Al final muestra el total que equivale al total pagado por el usuario y un total de transacciones en cantidad y valores.



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Figura 40.

2.2.2. Boletín de Ingresos con Acumulados

En esta opción se genera un informe de los ingresos que ha tenido el Organismo de Tránsito, permitiendo filtrar por

el tipo de informe si se requiere por rubros presupuestales, contables, costos del trámite, trámites por entidad o

trámites en general.

Igualmente, se seleccionan los rangos de las fechas, sea acumulado o por pago, por tipo de entidad recaudadora

y tipo de trámite.

Después de dar clic en GENERAR REPORTE el sistema muestra la pre visualización del informe y genera un

archivo en la carpeta spool. El informe se organiza por código, descripción, acumulados, cantidad de trámites

realizados, el valor total y totales.



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Figura 41.



Pág. 33 de 51

Figura 42.

2.2.3. Control de Recibos Generados

Por esta opción se puede obtener información de recibos o de estados de cuenta generados. Si se genera el estado

de cuenta, el sistema permite seleccionar para que se muestre en el informe el usuario que generó el estado de

cuenta; muestra una pre visualización del informe y genera un archivo .txt en spool.

Figura 43.



Pág. 34 de 51

Figura 44.

Vista preliminar recibos:

Figura 45.



Pág. 35 de 51

Pre visualización recibos generados:

Figura 46.

2.2.4. Ingresos Acumulados Entidad / Rubro / Valor

Por esta opción se puede generar un informe que permite obtener los ingresos que ha tenido la entidad, filtrando por entidad, rubro, valor, tipo de trámite o entidad recaudadora. Al dar clic en el botón REALIZAR BÚSQUEDA el sistema muestra la pre visualización de la información para su impresión o exportación y genera un archivo texto en la carpeta spool. El informe contiene código, descripción, cantidad y valor.



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Figura 47.

Pre visualización del informe:



Pág. 37 de 51

Figura 48.

2.2.5. Ingresos Acumulados Entidad / Tipo de Servicio

Por esta opción se puede generar un forme filtrado por rangos de fechas, entidades recaudadoras y tipos de servicio

de los vehículos a los que se les realizó el trámite.

Al dar clic en el botón GENERAR REPORTE el sistema muestra la pre visualización del informe y genera un archivo

.txt en la carpeta spool.



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Figura 49.

En la pre visualización el informe contiene código, descripción, cantidad de trámites y valor. El informe se organiza

por entidad recaudadora y por tipo de servicio.

Figura 50.



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2.2.6. Ingresos Detallados Trámites o Retención en la Fuente

INGRESOS EN CAJA: Por esta opción se puede generar un reporte filtrado por tipo de trámite, fechas de pago o por número de recibo.

Figura 51.

Al dar clic en GENERAR REPORTE el sistema muestra la pre visualización del informe y genera un archivo .txt en la carpeta spool, el informe contiene número de recibo, tipo de trámite, placa o cédula, fecha de pago y total del pago.

Figura 52.



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RETEFUENTE VEHÍCULOS: Por esta opción se puede generar un informe de la retención en la fuente cobrada. El informe se puede filtrar por número de recibo, placa, número de identificación, fecha de pago, fecha de registro de pago o solo a terceros. Al dar clic en REALIZAR BÚSQUEDA el sistema habilita los botones IMPRIMIR y EXPORTAR. En IMPRIMIR muestra la pre visualización y el archivo .txt generado y guardado en la carpeta spool y en EXPORTAR permite la exportación a Excel.

Figura 53.

La pre visualización muestra el informe que contiene placa, número de recibo, cédula, nombre del propietario, avalúo comercial, valor retefuente, fecha de pago, dirección y teléfono.

Figura 54.



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2.2.7. Ingresos Diarios Entidad / Recibo / Fecha / Valor

DETALLE: Permite generar un informe que se puede filtrar por fecha, tipo de entidad recaudadora o tipo de trámite y ordenar por número de recibo o fecha de pago. Se genera un archivo .txt en la carpeta spool.

Figura 55.

El informe contiene numeración del ítem, número de recibo, tipo de trámite, placa o nombre del solicitante, fecha de pago, total del pago y estado del recibo. El informe se ordena por tipo de entidad recaudadora.

Figura 56.



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TOTALIZADOS: Tiene los mismos filtros que la pestaña anterior y al dar clic en GENERAR REPORTE se genera un archivo .txt en spool.

Figura 57.

Pre visualización: El informe contiene tipo de trámite, fecha de pago y total, todo organizado por entidad recaudadora.

Figura 58.



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2.2.8. Pagos / Identificación / Recibo / Valor

Por esta opción se puede obtener un informe de los pagos realizados en la Entidad, en determinadas fechas. Al dar clic en REALIZAR BÚSQUEDA, el sistema genera un archivo .txt en la carpeta spool y muestra la pre visualización del informe, que contiene identificación, contribuyente, dirección, teléfono, valor y el trámite realizado.

Figura 59.

Pre visualización:

Figura 60.



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2.2.9. Relación de Ingresos

Se genera un informe con los ingresos de la Entidad, muestra la pre visualización y genera un archivo .txt en la carpeta spool.

Figura 61.

Pre visualización pestaña SIMIT

Figura 62.



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2.2.10. Transferencia de Información – Contabilidad

Esta opción fue implementada en el Instituto de Tránsito y Transporte del Meta, Municipio de Restrepo, con el fin

de generar un archivo plano para que el software contable que manejan “SYSMAN” asimilara esta información. Se

filtra el rango de fechas, se da clic en el botón REALIZAR BÚSQUEDA, luego se habilita el botón EXPORTAR y

se elige la ruta donde se desee que se guarde el archivo plano para migrar la información a Contabilidad.

Figura 63.



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3. CONFIGURACIÓN

3.1. IMPUESTOS

Esta sección integra los parámetros generales de liquidación, parámetros de liquidación por avalúos, parámetros de liquidación por decretos y políticas de recaudo.

Figura 64.

Los parámetros de impuestos permiten configurar las tasas de impuestos y la manera de aplicarlos según el tipo de servicio y otras características de vehículos.

3.2. TRÁMITES

En esta sección se configuran los rubros contables y presupuestales, costos, trámites y métodos de trámites para posterior liquidación.

Figura 65.



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3.2.1. Rubros Contables

Permite configurar los rubros contables para identificar el destino de los ingresos. Se encuentran cinco pestañas que permiten consultar, adicionar un rubro, modificar o retirar uno existente y ver detalles de los rubros ya configurados.

Figura 66.

Para ADICIONAR, se digita código, nombre del rubro (el listado de códigos y nombre de los rubros los suministra el Contador del Organismo de Tránsito), se selecciona la entidad recaudadora (el sistema permite seleccionar), se debe seleccionar la casilla informe de caja para que quede activo y se escoge la cuenta bancaria que aplica y donde se van a realizar las consignaciones. Para finalizar se da clic en GUARDAR y queda agregado el rubro contable.

3.2.2. Rubros Presupuestales

Permite configurar esta clase de rubros y son suministrados por el Contador del Organismo de Tránsito. Se utilizan para llevar un control del presupuesto en la Entidad. Se cuenta cuatro pestañas, consulta general, adicionar un nuevo rubro, modificar, retirar o ver detalles de los rubros existentes. Para ADICIONAR el sistema solicita un código de rubro, una descripción o nombre, la entidad que será la encargada de recaudar los dineros; se debe seleccionar la casilla informe de caja y finalmente dar clic en GUARDAR para que el rubro quede incluido.



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Figura 67.

3.2.3. Costos

Permite configurar los valores que se van a cobrar en los trámites.

DESCRIPCIÓN: Se puede consultar, adicionar, modificar, retirar o ver detalles de los costos actuales del sistema. Para comenzar el sistema solicita una descripción del costo e indicar a qué tipos de trámite aplica (ya que para cada trámite se debe configurar un costo; ej.: Si el costo pro universidad se cobra en contravenciones y vehículos se deben crear dos descripciones de costo, una aplicando a vehículos y otra a contravenciones), finalmente para registrar la descripción del costo se debe dar clic en GUARDAR.

Figura 68.



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CONFIGURACION: Después de creada la descripción del costo se debe configurar. Se puede consultar, adicionar, modificar, retirar o ver detalles de los costos ya creados. Para adicionar de debe buscar la descripción del costo el cual se ha creado previamente.

Figura 69.

Figura 70.



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Para ADICIONAR el sistema solicita un período de validez (fechas desde – hasta), proceso a realizar (facturación, impuestos, intereses de mora, infracciones, etc.), se debe seleccionar APLICAR A (oficiales, particulares, públicos, etc.), el radio de acción, el estado del costo (descontable, que indica que cuando se liquiden dos trámites en un recibo que cobre el mismo costo, solo se cobra una vez, o permanente, que se cobra siempre en una liquidación), igualmente se debe seleccionar la forma de cobro (anual fijo, anual variable, diario fijo, etc.), se debe dar el valor del costo, seleccionar en qué va a ir expresado (pesos, salario mínimo diario, etc.), tipo de costo (convenio, integral, local). Se deben seleccionar los rubros contables a dónde va el dinero y también los rubros presupuestales. Finalmente, para adicionarlo hay que dar clic en GUARDAR.

3.2.4. Trámites

En esta opción se configuran los trámites que se van a tener disponibles en la Entidad. Se cuentan con cinco pestañas, consulta general, adicionar, modificar, retirar y ver detalles de los trámites ya creados. Para ADICIONAR, el sistema asigna un consecutivo, solicita una descripción, el tipo de trámite, a qué aplica ese trámite, el estado del trámite, el equivalente ante el Ministerio de Transporte y el equivalente ante el RUNT; igualmente, se deben seleccionar los costos que se van a cobrar en este trámite, los métodos que van a ir asociados al mismo y los documentos, así mismo se deben seleccionar los bloqueos del trámite (es decir, cuando se cumplan ciertos requisitos el trámite no se podrá liquidar). Para finalizar se da clic en GUARDAR y el trámite queda incluido.

Figura 71.

3.2.5. Métodos de Trámites

Permite configurar los métodos de los trámites los cuales van a actualizar la información del vehículo o del comprendo, generar documentos, etc..



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Se encuentran dos pestañas, una de CONSULTA GENERAL, donde se pueden ver los métodos creados y la otra ACTUALIZAR donde se puede modificar el servicio al que aplica el método, el radio de acción y las clases de vehículos a las que aplica el trámite.

Figura 72.

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