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IBAMA – NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

QUESTÕES DE ARQUIVOLOGIA DO CESPE-UNB Comentários: Professor Petronio Castro - Curso Exemplo.

01. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico- Administrativo – 2009) - Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz. ERRADO - Arquivos correntes são os arquivos que guardam os documentos mais novos e mais utilizados pela instituição. No Arquivo Corrente os documentos possuem grande freqüência de uso, e possuem fim administrativo. A fase corrente é a fase em que os documentos são criados. Nesta fase os documentos tramitam bastante e são muito consultados. Os arquivos correntes se localizam nos próprios setores que produzem/recebem os documentos (Arquivos Setoriais) ou em locais próximos a estes (Arquivo Central/Geral). O erro do item está no termo 'com pouca frequencia de uso', pois no comentário ficou claro que os documentos do arquivo corrente possuem grande frequencia de uso. 02. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporária é sinônimo de arquivo intermediário. CERTO - Os documentos ficam no arquivo intermediário aguardando a sua destinação final, ou seja, sua permanência é transitória (temporária). É comum associarmos diretamente Arquivo intermediário a Guarda temporária, funcionando como sinônimos dentro da arquivologia. 03. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos semiativos, que não precisam ser mantidos próximos aos usuários diretos. CERTO - Os arquivos intermediários são os Arquivos que guardam os documentos com pouca frequencia de uso, mas que ainda possuem fim administrativo para a instituição ou pessoa que mantêm o arquivo. O Arquivo Intermediário também pode ser denominado por LIMBO ou PURGATÓRIO. O arquivo intermediário perrmite que os setores otimizem seu espaço e não há necessidade dos documentos de serem conservados próximos aos setores de trabalho. 04. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas características dessa fase, ser centralizado em um único lugar no órgão público ou empresa privada. ERRADO - Os documentos correntes podem ser armazenados em um único lugar (centralizado) ou cada setor de trabalho pode armazenar os seus documentos separadamente (descetralizado). O mais comum são os arquivos correntes setoriais, afinal, nessa fase os documentos são frequentemente utilizados e com a descentralização cada setor tem mais agilidade para acessar seus documentos. Para concluir o assunto é importante saber que nas fases, intermediária e permanente, os arquivos devem ser SEMPRE CENTRALIZADOS. 05. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) A passagem pelo arquivo intermediário indica que o documento vai ter como destinação final a eliminação. ERRADO - Os documentos do arquivo intermediário tem duas destinações possíveis: eliminação ou recolhimento para o arquivo permanente. 06. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) A inclusão de dados sobre o documento em uma base de dados é conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes. CERTO - A atividade de protocolo é uma atividade típica de arquivo corrente e abrange as atividades de recebimento, classificação, registro, movimentação e expedição de documentos. As atividades de distribuição, tramitação e autuação também estão associados à atividade de protocolo. A atividade de REGISTRO é a atividade em que são anotados em fichas de protocolo, os principais dados do documento, o número do protocolo e o setor para o qual será feita a primeira distribuição. Modernamente o registro é feito através de softwares específicos.

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07. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de classificação, registro, avaliação e empréstimo de documentos. ERRADO - A avaliação e o empréstimo de documentos não são atividades de protocolo. 08. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento. CERTO - A organicidade é uma característica básica dos arquivos. O documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Eles atestam e comprovam as atividades do órgão ou instituição que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas atividades. Seu conjunto deve retratar a estrutura e as funções do órgão acumulador. 09. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Manuscritos colecionados por uma instituição podem ser considerados arquivos. ERRADO - O termo 'coleção' não combina com arquivo. Arquivos são formados por documentos criados ou recebidos e nunca comprados ou mesmo recebidos por doação. O termo 'coleção' está associado à biblioteca. 10. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da história. CERTO - Perfeito! A 'Finalidade' principal do Arquivo é Servir a Administração e a finalidade secundária é Servir à História, já a 'Função do Arquivo é tornar disponíveis as informações mantidas sob sua guarda. 11. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) Os documentos na fase intermediária, ou segunda idade dos arquivos são recebidos por transferência dos arquivos correntes. CERTO - A passagem do arquivo corrente para o intermediário é denominada TRANSFERÊNCIA e a passagem do arquivo corrente ou intermediário para o permanente é denominada RECOLHIMENTO.

12. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. ERRADO - Documentos ICONOGRÁFICOS são documentos cuja informação esteja em forma de imagem estática, por exemplo, fotografias, negativos, diapositivos(slides), desenho e gravuras. Os documentos em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia são Documentos CARTOGRÁFICOS. 13. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - A gestão de documentos é aplicada originalmente na idade permanente. ERRADO - A gestão de documentos abrange apenas as atividades do arquivo corrente e intermediário. 14. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Na gestão de documentos, a fase de produção refere-se à elaboração de documentos resultantes de atividades de um órgão ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias. CERTO - A gestão de documentos tem 3 fases básicas: Produção, Utilização e Destinação. A fase de Produção refere-se à elaboração de documentos resultantes de atividades de um órgão ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias. 15. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A principal função da avaliação é a eliminação de documentos. ERRADO - A avaliação documental tem muitas funções e a eliminação de documentos não é a principal. Podemos citar duas das principais funções da avaliação de documentos: 1) A avaliação dos documentos permite aumentar o índice de recuperação da informação; 2) a aplicação dos critérios de avaliação possibilita ganho de espaço físico nos setores de trabalho.

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16. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, é restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorização da instituição que os acumulou. ERRADO - Os documentos do arquivo permanente possuem valor histórico, e servem para consulta de todos que se interessem pela história da instituição. Importante salientar, que no arquivo intermediário, o acesso aos documentos é restrito apenas aos setores que os produziram/receberam. 17. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os prazos de prescrição e decadência de direitos, que podem ser verificados na legislação em vigor, são elementos importantes para o trabalho de avaliação de documentos. CERTO - A comissão de avaliação, para estabelecer o prazo de guarda dos documentos, deve levar em conta 1) a freqüência do uso das informações contidas nos documentos; 2) a existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal dos documentos (prazo prescricional); 3) a existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos) e 4) a necessidade de guarda de documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos precaucionais). 18. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, arquivamento e acondicionamento. ERRADO - A passagem dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, TRANSFERÊNCIA e RECOLHIMENTO. 19. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como da preservação dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem não permite a eliminação dos documentos originais. CERTO - A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e preservação de informações, mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico. No Brasil existe legislação federal específica, que autoriza as atividades de microfilmagem no país, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes serem eliminados após a microfilmagem, salvo os casos dos documentos permanentes que não podem ser eliminados. Os documentos permanentes, quando microfilmados, não poderão se eliminados. a microfilmagem desses documentos visa a preservação dos originais e facilitar o acesso à informação. Atenção! Documentos permanentes NUNCA podem ser eliminados (não tem exceção).

20. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Arranjo, descrição, publicação, preservação, avaliação, criação e referência são atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes. ERRADO - As atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes são arranjo, descrição e publicação, difusão (ou referência) e conservação. Avaliação e criação não são atividades do arquivo permanente e sim atividades da gestão de arquivos correntes. ---------------------------------------------------- Comentários feitos pelo Professor Petronio Castro, do Curso Exemplo.