Upload
phunghanh
View
217
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA
SD NEGERI 1 PANJANG KUDUS
SKRIPSI
disusun oleh
Galih Setya Pambudi
08.12.2873
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA
SD NEGERI 1 PANJANG KUDUS
LIBRARY INFORMATION SYSTEM ON SD NEGERI 1 PANJANG KUDUS
Galih Setya Pambudi Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
In the current era of globalization in which the advancement of information and communication technology (ICT) is growing rapidly and the use of IT in education has been a natural thing. In order for these schools to improve the quality of education quality with better schools are in demand to keep up with changes in the field of information and communication technologies, particularly in implementing information systems that use information technology.
One of them is to apply information technology in the school library. Most of the libraries that are generally already have a computer. But not all libraries are able to take advantage of the existence of an optimal computer. Similarly, the library was in SD Negeri 1 Panjang Kudus. Agencies already have a computer, but the computer is not being used optimally, in the sense of whether or not computerized by the absence of a data processing program library.
The purpose of this study is to provide ease in providing information, services and transactions and loan information and the library is easy and can provide information more quickly and accurately.
Keywords : Library, computerization, information systems, information
1. Pendahuluan Pada era globalisasi seperti saat ini dimana kemajuan teknologi informasi dan
komunikasi (TIK) berkembang dengan pesat dan pemanfaatan IT dalam bidang
pendidikan sudah merupakan suatu hal yang wajar. Salah satunya menerapkan
teknologi informasi tersebut pada bagian perpustakaan sekolah. Kebanyakan dari
perpustakaan yang bersifat umum sudah memiliki komputer. Namun tidak semua
perpustakaan mampu memanfaatkan keberadaan komputer tersebut secara optimal.
Demikian juga dengan perpustakaan yang berada di SD Negeri 1 Panjang Kudus.
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka penelitian ini mengambil
judul SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SD NEGERI 1 PANJANG
KUDUS.
2. Dasar Teori
2.1. Konsep Dasar Sistem 2.1.1. Pengertian Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu
yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen
atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur
mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedure – prosedure
yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.1 Pendekatan sistem
yang menekankan pada komponen atau elemennya mendefinisikan sistem
sebagai berikut Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan tertentu.2
2.1.2. Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu, yaitu mempunyai
komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem
(environment), penghubung (masukan interface), (input), keluaran (output),
Pengolah (process) dan sasaran (objective) atau tujuan (goal).
2.1.3. Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dalam beberapa sudut pandang3,
diantaranya adalah:
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik.
2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia.
3. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu.
1 . Jogiyanto Hartono. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta, hal 1. 2 . Jogiyanto Hartono. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta, hal 2.
2.2. Konsep Dasar Informasi
2.2.1. Definisi Informasi Definisi informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau
diinterprestasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. 4
Informasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
1. Data yang telah diolah.
2. Menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima.
3. Menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata.
4. Digunakan untuk mengambil keputusan.
2.2.2. Kualitas Informasi Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu
bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan
bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan
datang.
2.2.3. Siklus Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna. Data
yang diolah melalui suatu model informasi.
Untuk lebih jelasnya siklus informasi dapat dijelaskan dengan gambar
sebagai berikut. Adapun gambar siklus informasi tersebut dapat dilihat pada
gambar di bawah ini:
Gambar 1 Siklus Informasi
[Sumber : Tata Sutabri, S. Kom.MM, 2004. Analisa Sistem Informasi. Andi Yogyakarta]
4 Tata Sutabri,S.Kom,MM,2000 Analisis Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, hal 18
2.2.4. Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga
hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness), dan
relevan (relevance).
i harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness), dan
relevan (relevance).
2.2.5. Nilai Informasi 2.2.5. Nilai Informasi
Informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat
(use) yang dapat diperoleh dari infomasi itu sendiri dan biaya (cost) untuk
mendapatkannya. Suatu informasi dianggap bernilai jika manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya.
Informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat
(use) yang dapat diperoleh dari infomasi itu sendiri dan biaya (cost) untuk
mendapatkannya. Suatu informasi dianggap bernilai jika manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya.
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1. Pengertian Sistem Informasi 2.3.1. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media,
prosedur-prosedur dan pengendalian yang di tunjukan untuk mendapatkan jalur
komunikasi penting, memperoses tipe transaksi rutin tertentu, member sinyal
kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan
eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambil
keputusan cerdik.5
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media,
prosedur-prosedur dan pengendalian yang di tunjukan untuk mendapatkan jalur
komunikasi penting, memperoses tipe transaksi rutin tertentu, member sinyal
kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan
eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambil
keputusan cerdik.5
Gambar 2 Konsep Sistem Informasi Gambar 2 Konsep Sistem Informasi
Input Data
Output Data
Pemrosesan
2.3.2. Komponen Sistem Informasi 2.3.2. Komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang masing-masing
saling berinteraksi satu dengan yang lainnya yang membentuk satu kesatuan untuk
mencapai tujuannya. Komponen-komponen sistem informasi terdiri dari:
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang masing-masing
saling berinteraksi satu dengan yang lainnya yang membentuk satu kesatuan untuk
mencapai tujuannya. Komponen-komponen sistem informasi terdiri dari:
1. Blok Masukan 1. Blok Masukan
2. Blok Model 2. Blok Model
3. Blok Keluaran 3. Blok Keluaran
4. Blok Teknologi 4. Blok Teknologi
5. Blok Basis Data 5. Blok Basis Data
6. Blok Kendali 6. Blok Kendali
2.4. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen 2.4. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen
5 Jogiyanto Hartono. 2004. Pengenalan Komputer. Andi.Yogyakarta, hal 697.
2.4.1. Definisi Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi Manajemen (management information systems atau
sering dikenal dengan singkatan MIS) adalah bagian dari pengendalian
internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia,dokumen, teknologi,
dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis
seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi
manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk
menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional
organisasi.
2.4.2. Sistem Informasi Perpustakaan
Perpustakaan adalah suatu unit kerja yang berupa tempat mengumpulkan,
menyimpan dan memelihara koleksi pustaka baik buku-buku ataupun bacaan
lainnya yang diatur, diorganisasikan dan diadministrasikan dengan cara tertentu
untuk memberi kemudahan dan digunakan secara kontinu oleh pemakainya sebagai
informasi.
2.4.3. Teori Analisis Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan
bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus program-program
tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem
merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi
menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya.
Dalam analisis sistem penulis menggunakan metode PIECES Analysis
(Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services).
2.4.4. Flowchart (Bagan Alir) Flowchart sistem adalah suatu model logika yang digunakan untuk
menggambarkan sistem secara fisik, menunjukkan arus dari suatu proses dalam
program. 2.4.5. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram atau DFD adalah gambaran grafis yang
memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam objek kemudian melewati suatu
proses yang mentransformasinya ke tujuan yang lain, yang ada pada objek lain.
2.5. Konsep Dasar Basis Data 2.5.1. Pengertian Basis Data
Basis data (Kristianto, 2004) adalah kumpulan file yang saling berelasi,
relasi tersebut bisa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database
menunjukkan suatu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan
atau instansi.
2.5.2. Kelebihan Basis Data Pembentukan basis data yang baik (efisien) sebagai sebuah hasil
perancangan yang matang akan memberikan sejumlah karakteristik dan keuntungan
sebagai berikut:
1. Struktur basis data (tabel dan relasi antar tabel) yang lebih kompak.
2. Struktur masing-masing tabel yang lebih efisien dan sistematis.
3. Kebutuhan ruang penyimpanan data (memori sekunder) yang lebih
efisien.
4. Semakin kecil (efisien) ukuran tabel maka akan semakin cepat operasi
basis data yang dilakukan.
5. Efisiensi tersebut ditandai dengan redundansi data yang minimal, tetapi
dalam basis data relasional, redundansi data tidak mungkin dihindari
karena redundansi akan dapat meningkatkan integritas data.
6. Tidak ada ambiguitas data pada semua tabel dalam basis data.
Adapun kelemahan pada yang terjadi pada sebuah sistem basis data
adalah:
1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengelola data.
3. Kinerja sebuah basis data terkadang kalah denga sistem berkas, karena
pada dasarnya basis data dirancang untuk menangani hal-hal yang
bersifat umum.
2.5.3. Komponen Basis Data Komponen-komponen utama yang menyusun lingkungan sistem basis
data adalah sebagai berikut:
1. Perangkat Keras (Hardware)
2. Perangkat Lunak (Operating System)
3. Basis Data (database)
4. Database Management System (DBMS)
5. Pemakai (User)
6. Aplikasi Lain
2.6. Sistem Perangkat Lunak yang Digunakan 2.6.1. Microsoft Visual Basic 6.0
Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi yang
dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa
pemrograman yang akan digunakan di dalam pembuatan program aplikasi adalah
Visual Basic 6.0.
Gambar 3 Tampilan Pemrograman Visual Basic 6.0
2.6.2. Microsoft Access 2007 Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi basisdata komputer
relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga
menengah.
Gambar 4 Tampilan utama Ms. Access 2007
Menu Main
Projec
Properties
Form
Project
Tool
Jendela Kode
Quick Access
Office Title Close
Ribbo
Fild templates
Status Object in the navigation
3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1. Analisis 3.1.1. Definisi Analisis Sistem
Analisis sistem adalah istilah secara kolektif mendeskripsikan fase-fase
awal pengembangan sistem. Analisis sistem merupakan teknik pemecahan masalah
yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus
bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan
mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem
yang menjadi fodasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang di hasilkan.
3.1.2. Identifikasi masalah Dalam permasalahan yang timbul dikarenakan adanya faktor-faktor berikut :
1. Dalam pemasukan data anggota hanya berdasarkan pada buku pinjaman
perpustakaan
2. Pencarian data anggota hanya berdasarkan nama siswa tiap kelas yang
masih menggunakan lembaran kertas sehingga tidak efektif dan efisien
3. Masalah tersebut timbul karena belum tersedia sistem informasi yang
digunakan untuk melakukan pengecekan anggota dan pengolahan data
sirkulasi
3.1.3. Analisis Kelemahan Sistem Metode yang digunkan untuk menyelesaikan masalah dengan melakukan
peningkatan-peningkatan berdasarkan Analisis PIESES (Performance,Information,
economy, control, dan service) yaitu: a. Performance (Kinerja)
Tabel 1 Analisis Performance
Sistem Manual Sistem Baru
1. Pengolahan data secara manual meningkatkan biaya operasional. Sehingga biaya yang digunakan untuk pengadaan alat tulis dan kertas lebih besar.
2. Respontime untuk informasi yang dibutuhkan user dinilai masih lambat karena sistem banyak melibatkan user.
1. Diharapkan sistem dapat melakukan proses pencatatan dengan cepat sehingga dapat mengurangi waktu pekerjaan.
2. Diharapkan Sistem dapat menghasilkan informasi dan laporan data sehingga mempermudah pekerjaan user
b. Information (Informasi) Tabel 2 Analisis information
Sistem Manual Sistem Baru
1. Akurat: Informasi yang diberikan oleh sistem lama masih rentan dengan kesalahan karena dikerjakan secara manual.
1. Akurat: informasi yang disampaikan sesuai dengan keadaan yang ada pada saat pemasukan data pertama kali.
2. Relevan : informasi yang diinginkan
2. Relevan: informasi yang diinginkan berupa data mentah. User yang mencari sendiri data yang diperlukan karena data tersebut adalah semua data dari yang bersangkutan.
3. Tepat waktu: waktu yang dibutuhkan untuk menyam paikan informasi laporan memerlukan waktu yang lama sekitar 15 menit.
berupa data yang tersusun rapi sesuai dengan yang diinginkan pencari informasi.
3. Tepat waktu: waktu yang diperlukan dapat dipersingkat hingga 5 menit karena sudah menggunakan teknologi komputerisasi
c. Economy (Ekonomi) Tabel 3 Analisis Economy
Sistem Manual Sistem Baru
1. Dalam proses penyimpanan berkas-berkas dari data siswa, guru maupun karyawan yang memerlukan tempat tersendiri dan memakan tempat serta biaya untuk membeli barang-barang seperti file arsip.
1. Untuk sistem baru ini proses penyimpanan memerlukan 1 (satu) set komputer sebagai media penyimpanan.
d. Control (Kendali) Tabel 4 Analisis Control
Sistem Manual Sistem Baru
Sistem perpustakaan secara manual akan sulit melakukan kontrol karena pemrosesan data dilakukan oleh manusia sehingga kemungkinan terjadi kesalahan sangat besar
Sistem berbasis komputer akan memudahkan kontrol sehingga kemungkinan terjadi kesalahan dapat di tekan
e. Efficiency (efisiensi) Tabel 5 Tabel Efficiency
Sistem Manual Sistem Baru
Sistem perpustakaan secara manual kurang efektif karena perlu melakukan dokumentasi secara manual
Sistem berbasis komputer lebih efisien karena dokumentasi akan dilakukan secara otomatis.
f. Services (Pelayanan) Tabel 6 Analisis Services
Sistem Manual Sistem Baru
Pelayanan transaksi akan memakan waktu yang lama karena harus menunggu pemrosesan data
Pelayanan transaksi akan lebih cepat karena pemrosesan dan pengecekan data dilakukan dengan komputer
3.1.4. Analisis Kebutuhan Sistem 3.1.4.1. Kebutuhan Fungsional
1. Sistem dapat melakukan entri buku yang berhubungan dengan
pendataan buku
2. Sistem dapat melakukan pendataan anggota
3. Sistem dapat melakukan transaksi peminjaman
4. Sistem dapat melakukan transaksi pengembalian
5. Sistem dapat melakukan pencatatan laporan secara otomatis 3.1.4.2. Kebutuhan Non Fungsional
1. Kebutuhan Perangkat Keras
2. Kebutuhan Perangkat Lunak
3. Kebutuhan Informasi
4. Kebutuhan Pengguna (user)
3.1.5. Analisis Kelayakan Sistem Beberapa aspek kelayakan sistem yang dianalisis dalam perancangan
sistem ini adalah:
1. Analisis Kelayakan Teknologi
2. Analisis Kelayakan Hukum
3. Analisis Kelayakan Ekonomi
4. Analisis Biaya dan Manfaat
3.2. Perancangan Sistem Rancangan sistem secara umum juga merupakan gambaran secara umum
yang ditunjukkan kepada user tentang sistem yang baru atau sistem yang diusulkan.
3.2.1. Flowchard yang Diusulkan
Gambar 5 Flowchart
3.2.2. Data Flow Diagram
Gambar 6 DFD Level 0
3.2.3. Normalisasi Normalisasi diperlukan untuk melakukan pengujian apakah database yang
kita buat sudah normal atau belum, normal disini mengandung arti bahwa suatu
database sudah tidak menimbulkan kerancuan data ataupun duplikasi data.
4. Implementasi dan Pembahasan 4.1. Pengertian Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan atau menerapkan
sistem supaya siap untuk digunakan dan dioperasikan. Dalam tahap implementasi
sistem ini terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut ini :
4.1.1. Menerapkan Rencana Implementasi Supaya kegiatan implementasi dapat beroperasi sesuai dengan yang kita
telah terapkan, maka diperlukan jadwal rencana kegiatan implementasi. Dengan
demikian, rencana implementasi merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi
sistem. Rencana implementasi dimaksudkan untuk mengatur biaya dan waktu.
4.1.2. Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah
direncanakan dalam rencana implementasi sistem.
4.1.3. Tindak Lanjut Implementasi Tindak lanjut implementasi bertujuan untuk melakukan pengetesan
terhadap penerimaan sistem. Pada pengetesan ini menggunakan data yang
sesungguhnya dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Tahapan ini bertujuan
untuk memastikan apakan sistem baru ini nantinya akan dapat diterima dan
diterapkan untuk menggantikan sistem yang lama (manual). Jika sistem baru dapat
diterima oleh semua pihak, berarti tugas analisis sistem telah selesai.
4.2. Manual Program 4.2.1. Form Login
Gambar 7 Form Login
4.2.2. Form Utama
Gambar 8 Form Menu Utama
4.2.3. Form Setting Aplikasi
Gambar 9 Form Data Pengguna
4.2.4. Laporan Data Buku
Gambar 10 Laporan Data Buku
5. Penutup 5.1. Kesimpulan
Dari hasil analisis terhadap percobaan implementasi sistem yang telah
dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan mengenai analisis dan desain sistem
informasi Perpustakaan ini, yaitu:
- Pengolahan data di SD Negeri 1 Panjang masih bersifat manual
sehingga dalam penyajian informasi masih kurang cepat dan akurat
serta dalam penyimpanan data masih kurang begitu aman.
5.2. Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak
SD Negeri 1 Panjang di dalam meningkatkan pelayanan, penulis mempunyai
beberapa saran yang dapat dipertimbangkan oleh kepala sekolah.
Adapun saran yang penyusun usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk
pihak sekolahan agar meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja yaitu :
- Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang
terkomputerisasi, dimana sistem terkomputerisasi dapat mengolah dan
menyajikan data lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem
yang manual.
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto, Hartono, 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Yogyakarta.
Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA 2005, Analisis dan Desain: Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta Tata Sutabri,S.Kom,MM,2000 Analisis Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta SULISTYO,Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan: Universitas Terbuka, 2000.
http://fachrizalll.files.wordpress.com/2009/07/ Privida Kristiono, 2007. Pemrograman Database Tingkat Lanjut dengan VB6, buku
ke satu, PT Elex Media Komputindo, Jakarta Ramadhan, Arief, 2005. SQL Server 2000 dan Visual Basic 6, PT. Elex Media
Komputindo Kelompok Gramedia, Jakarta.