*SISTEM MANAJEMEN MUTUISO 9001: 2000/SNI 19-9001-2001ZAKIYAHBadan Standardisasi NasionalBadan Penelitian dan Pengembangan Departemen Pekerjaan UmumBandung, 13 Juni 2007

*OBJEKTIF :Mendapatkan gambaran umum tentang Sistem Manajemen Mutu SNI 19-9001-2001/ ISO 9001 : 2000

*

*

*SISTEM MANAJEMEN MUTUSistem Manajemen Kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hubungannya dengan mutuSistem Manajemen Mutu Sistem manajemen untuk mengendalikan dan mengarahkan organisasi dalam hubungannya dengan mutu

*StrategiTujuan Rencana TindakanTanggung Jawab Kemampuan/skillMetode Komunikasi Deteksi NCRPengukuran KinerjaAuditPengkajianAnalisisSISTEM MANAJEMEN : DinamisManajemen terkendali & Perbaikan berkelanjutanPerencanaanImplementasiPengecekanImprovement

*P L A ND OC H E C KA C TSistem Manajemen : dinamisPerencanaanImplementasiPengecekanImprovement

*Perbaikan berkelanjutan sistem manajemen mutuPersyaratan pelanggan (stakeholder )Kepuasan pelanggan(stakeholder)Tanggung jawab manajemenManajemen sumber dayaPengukuran, analisis & perbaikanRealisasi produkKeluaranMasukan

Sumber : SNI 19-9000.

ProdukModel SMM berdasarkan Proses

*Secara Vertikal :

Tanggung Jawab Manajemen menetapkan persyaratanManajemen Sumber Daya menetapkan sumber daya yang diperlukanRealisasi Produk menetapkan dan melaksanakan prosesPengukuran, Analisa dan Perbaikan mengukur, menganalisa dan meningkatkan hasilSecara Horizontal :Mendemonstrasikan persyaratan masukan pelanggan yang dikonversi ke dalam outputPendekatan Proses

*penerapan dan perbaikan berkesinambungan sistem serta pencegahan ketidaksesuaian/ penyimpanganTujuan Sistem Manajemen MutuKepuasan PelangganMemenuhi persyaratan pelanggan

*ISO 9000 : Sistem Manajemen Mutu - Dasar-Dasar dan Kosa KataISO 9001 : Sistem Manajemen Mutu - PersyaratanISO 9004 : Sistem Manajemen Mutu - Panduan untuk Peningkatan KinerjaISO 19011 : Pedoman audit sistem manajemen mutu dan lingkunganISO 10005 : Manajemen mutu pedoman untuk rencana mutuISO 10006 : Manajemen mutu pedoman untuk manajemen proyek.ISO 10007 : Manajamen mutu Pedoman untuk susunan manajemenISO 10013 : Pedoman untuk mengembangkan manual mutu Family ISO 9000 SeriesAntara lain :

8 PRINSIP MANAJEMEN MUTU

BADAN STANDARDISASI NASIONAL

*8 PRINSIP MANAJEMEN MUTUFokus pada pelangganKepemimpinanKeterlibatan personelPendekatan prosesPendekatan sistem pada manajemenPenyempurnaan berkelanjutanPendekatan faktual pada pengambilan keputusanHubungan dengan pemasok yang saling menguntungkan

*Fokus pada pelangganHarus memahami kebutuhan pelangganMemenuhi kebutuhan pelangganBerusaha melebihi persyaratan pelangganSecara proaktif menetapkan level kepuasan pelanggan

*KepemimpinanMenetapkan kebijakan mutu, struktur organisasi, mengidentifikasi dan menyediakan sumber dayaMenciptakan lingkungan kerja dimana semua personnel ambil bagian dalam pencapaian target atau sasaran organisasiKomitmen continual improvement sistem manajemen mutu

*Keterlibatan dari semuaPersonnel semua level adalah inti organisasi : secara penuh harus ikut serta dalam kelangsungan bisnis organisasi, sehingga :Mengidentifikasi tanggungjawab dan wewenangMengidentifikasi kompetensi, kebutuhan, penyediaan dan mengevaluasi pelatihan serta memelihara catatan pelatihanMengidentifikasi dan mengendalikan faktor manusia dan area kerja untuk mencapai kesesuaian produk

*Pendekatan prosesOrientasi hasil yang efektifSumber daya dan aktivitas dikendalikan sebagai prosesSecara sistematis mengidentifikasi dan mengendalikan proses yang digunakan untuk memastikan kesesuaian produk

*Pendekatan sistem pada manajemenMengidentifikasikan, memahami dan mengendalikan sistem dan interaksi antar proses untuk memberikan kontribusi pada efektifitas dan efisiensi organisasi, sehingga :Menetapkan sasaran mutu tiap prosesMenetapkan interaksi dan rangkaian prosesMemantau dan mengukur efektifitas tiap proses

*Penyempurnaan berkelanjutanSasaran tetap organisasiMemantau kinerja melalui sasaran mutu yang terukur tiap fungsi terkait dan levelPeralatan :Internal AuditTinjauan ManajemenCorrective and Preventive Action, dll

*Pendekatan faktual pada pengambilan keputusanKeputusan efektif berdasarkan :LogikaAnalisa Data (produk, proses dan sistem)Informasi

*Hubungan dengan pemasok yang saling menguntungkanMenetapkan dan mendokumentasikan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemasokMeningkatkan kemampuan kedua organisasi untuk lebih baikSeleksi, meninjau dan mengevaluasi kinerja pemasok untuk mengendalikan produk yang dipasok

TINJAUAN PERSYARATAN SNI 19-9001-2001/ISO 9001 : 2000 BADAN STANDARDISASI NASIONAL

*Elemen SNI 19-9001-2001/ISO 9001 : 2000 PengantarRuang LingkupReferensiTerminologi dan DefinisiSistem Manajemen MutuTanggungjawab ManajemenManajemen Sumber DayaRealisasi ProdukPengukuran, Analisis dan Perbaikan

*Bagian 4. Sistem Manajemen Mutu

*4. Sistem Manajemen Mutu

4.1 Persyaratan Mutu4.2 Persyaratan Dokumentasi4.2.1 UmumKebijakan mutu dan sasaran mutuPedoman mutuProsedur terdokumentasi yang disyaratakanDokumen yang diperlukan untuk memastikan perencanaan, operasi dan kendali proses 4.2.2 Manual Muutu4.2.3 Pengendalian dokumen4.2.4 Pengendalian rekaman

*4.1 Persyaratan UmumPerusahaan harus:Mengidentifikasi proses yang dibutuhkanMenetapkan urutan dan interaksi prosesMenetapkan kriteria dan metode untuk memastikan bahwa pelaksanaan dan pengendaliannya berjalan dengan efektifMemastikan ketersediaan informasi yang dibutuhkanMengukur, memantau dan menganalisis prosesMelakukan tindakan untuk mencapai hasil yang ditetapkan dan perbaikan terus menerus

*4.2 Persyaratan DokumentasiDokumentasi tergantung kepada:ukuran dan jenis perusahaankerumitan dan interaksi proseskompetensi personelDokumen harus termasuk: kebijakan mutu dan sasaran mutu; panduan mutu; prosedur terdokumentasi yang disyaratkan standar; dokumen yang diperlukan organisasi; dan rekaman mutu yang disyaratkan standar

*Clearly stated perlu prosedur terdokumentasiPengendalian Dokumen (4.2.3)Pengendalian Catatan Mutu (4.2.4)Internal Audit (8.2.2)Pengendalian Produk Tidak Sesuai (8.3)Tindakan Perbaikan/Koreksi (8.5.2)Tindakan Pencegahan (8.5.3)

*4.2 (lanjutan)Panduan mutu harus termasuk:ruang lingkup SMM termasuk rincian dan alasan pengecualian;prosedur terdokumentasi terkait;keterangan interaksi antara proses-proses SMMPengendalian dokumenPengendalian rekaman mutu

*4.2.3 Pengendalian DokumenDokumen yang diperlukan oleh SMM harus ditetapkan dan prosedurnya dikendalikan. Pengendalian tersebut untuk:a) Menyetujui dokumen sebelum diterbitkanb) Mengkaji dan memutakhirkan dokumenc) Menjamin perubahan dan status revisi diketahuid) Menjamin dokumen versi mutakhir tersedia di tempat penggunaane) Menjamin dokumen selalu dapat dibaca dan dikenalif) Menjamin dokumen dari luar dikenal dan terkendalig) Mencegah pemakaian dokumen kadaluwarsa

*4.2.4 Pengendalian RekamanRekaman harus ditetapkan dan dipelihara sebagai bukti kesesuaian pada persyaratan dan operasional SMM

Rekaman harus mudah dibaca dan mudah mendapatkannya

Ada prosedur terdokumentasi yang mengha-ruskan untuk menetapkan kendali terhadap: identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan penghapusan rekaman

*Bagian 5. Tanggung Jawab Manajemen

*

5.1 Komitmen Manajemen5.2 Fokus pada Pelanggan5.3 Kebijakan Mutu5.4 Perencanaan5.4.1 Sasaran mutu5.4.2 Perencanaan SMM5.5 Tanggung jawab , wewenang dan Komunikasi5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang5.5.2 Wakil manajemen5.5.3 Komunikasi internal5.6 Tinjauan Manajemen5. Tanggung Jawab Manajemen

*5.1 Komitmen ManajemenManajemen puncak harus memiliki komitmen terhadap pengembangan, peningkatan dan perbaikan SMM, dengan cara:

mengkomunikasikan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan terkait menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu mengadakan pengkajian manajemen memastikan ketersediaan sumber daya yang diperlukan.

*5.2 Pemfokusan pada pelanggan

Manajemen puncak harus memastikan bahwa:

Kebutuhan dan keinginan pelanggan ditetapkan, diterjemahkan menjadi persyaratan dan dipenuhi dengan tujuan tercapainya kepuasan pelanggan

*5.3 Kebijakan MutuSesuai dengan kebutuhan perusahaanTermasuk komitmen untuk memenuhi persyaratan dan perbaikan yang terus menerusMenyediakan kerangka untuk menetapkan dan mengkaji sasaran mutuDapat dikomunikasikan dan dimengerti oleh semua tingkatan di perusahaanDikaji agar selalu sesuai.

*5.4 PerencanaanSasaran MutuDitetapkan di setiap tingkatanTerukur serta konsisten dengan kebijakan mutu dan perbaikan terus menerusTermasuk memenuhi persyaratan produk

Perencanaan mutu / SMMDilakukan sesuai untuk memenuhi persyaratan termasuk sasaran mutuKeterpaduan SMM dipelihara bila terjadi perubahan terhadap SMM.

*5.5 Tanggung jawab, wewenang & komunikasiFungsi dan keterkaitan di dalam perusahaan ditetapkan dan dikomunikasikanPenunjukan Wakil Manajemen, bertanggung jawab terhadap:memastikan SMM ditetapkan, diterapkan & dipeliharamelaporkan kepada manajemen puncak unjuk kerja SMMmempromosikan persyaratan pelangganKomunikasi internal antar fungsi dan tingkat-an untuk memastikan efektivitas SMM

*5.6 Pengkajian manajemen (1)Manajemen puncak harus mengkaji SMMDilakukan secara berkala dan terencanaUntuk menjamin kesesuaian, kecukupan dan keefektifannyaPengkajian mencakup: o Penilaian atas peluang penyempurnaan o Keperluan perubahan SMM o Kebijakan mutu dan sasaran mutuRekaman pengkajian manajemen dipelihara

*5.6 Pengkajian manajemen (2)Masukan PengkajianHasil audit, umpan-balik pelanggan, unjuk kerja produk dan proses, tindakan perbaikan dan pencegahan, tindak lanjut pengkajian manajemen yang lalu, perubahan SMM dan rekomendasi untuk perbaikanKeluaran pengkajianPerbaikan SMM, perbaikan produk, sumber daya yang dibutuhkan, program perbaikan

*Bagian 6. Manajemen Sumber daya

*6. Manajemen Sumber daya

6.1 Penyediaan Sumber Daya6.2 Sumber daya Manusia 6.2.1 Penugasan personel 6.2.2 Pelatihan, kepedulian dan kompetensi6.3 Prasarana6.4 Lingkungan Kerja

*6.1 Penyediaan sumber dayaKebutuhan sumber daya ditetapkanDisediakan untuk menerapkan dan memperbaiki SMMDisediakan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan

*6.2 Sumber daya manusia1.Penempatan SDM sesuai kompetensinya2.Identifikasi kompetensi yang dibutuhkan3.Penyediaan pelatihan dan langkah lain4.Evaluasi efektivitas pelatihan/langkah lain5.Pemahaman tentang keterkaitan dan pentingnya kegiatan yang dilakukan6.Pemeliharaan rekaman pendidikan, pengalaman, pelatihan dan kualifikasi SDM

*6.3 PrasaranaPerusahaan menetapkan, menyediakan dan memelihara prasarana yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian persyaratan produk, termasuk, bila sesuai: qbangunan, tempat kerja dan pendukungnya qalat-alat proses (perangkat keras dan lunak) qpendukung pelayanan (seperti transportasi dan komunikasi)

*6.4 Lingkungan kerja

Perusahaan menetapkan dan mengatur lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian persyaratan produk

*Bagian 7. Realisasi Produk

*7. Realisasi Produk7.1 Perencanaan realisasi produk7.2 Proses yang berkaitan dengan pelanggan 7.2.1 Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan pelanggan 7.2.2 Pengkajian persyaratan yang berkaitan dengan produk 7.2.3 Komunikasi pelanggan7.3 Desain dan pengembangan7.4 Pembelian7.5 Produksi dan pemberian jasa7.6 Pengendalian alat pemantau dan ukur

*7.1 Perencanaan realisasi produk (1)

Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan proses yang diperlukan untuk realisasi produkPerencanaan produk harus konsisten dengan persyaratan proses-proses lain dari SMM

*7.1 Perencanaan realisasi produk (2)Dalam perencanaan realisasi produk perlu ditetapkan (bila sesuai)Sasaran mutu untuk produk, proyek atau Kontrak Kebutuhan untuk menentukan proses dan dokumentasi dan Penyediaan sumber daya dan fasilitas Kegiatan verifikasi dan validasi dan kriteria keberterimaan Rekaman yang dibutuhkan

*7.2 Proses yang terkait dengan pelanggan 1. Identifikasi persyaratan pelanggan persyaratan yang dinyatakan pelanggan persyaratan yang tidak dinyatakan pelanggan tetapi diperlukan persyaratan legal yang terkait dengan produk persyaratan tambahan yang ditentukan perusahaan

*2.Kajian terhadap persyaratan produk dilakukan sebelum memberikan komitmen dikonfirmasi sebelum diterima (untuk order lisan) perbedaan diselesaikan dipastikan dapat dipenuhi7.2 Proses yang terkait dengan pelanggan

*3.Komunikasi dengan pelanggan * informasi produk * penanganan permintaan, kontrak /pesanan * umpan balik dari pelanggan7.2 Proses yang terkait dengan pelanggan

*7.3 Desain dan/atau pengembangan

1.Perencanaan desain dan/atau pengembangan2.Masukan desain dan/atau pengembangan3.Keluaran desain dan/atau pengembangan4.Kajian desain dan/atau pengembangan

*5.Verifikasi desain dan/atau pengembangan6.Validasi desain dan/atau pengembangan7.Pengendalian perubahan dan/atau pengembangan

7.3 Desain dan/atau pengembangan

*7.4 Pembelian1.Pengendalian pembelian ditujukan agar produk memenuhi persyaratan pengendalian tergantung dampak terhadap mutu pemasok dievaluasi dan dipilih sesuai persyaratan2.Informasi pembelian3.Verifikasi produk yang dibeli

*7.5 Operasi produksi dan pemberian jasa1.Pengendalian operasi (karakteristik produk, instruksi kerja, mesin, alat ukur, pengendalian proses, pengiriman dan pelayanan purna jual)2.Identifikasi dan kemampu-telusuran3.Milik pelanggan

*4.Pemeliharaan produk (penanganan, pengemasan, penyimpanan, pemeliharaan dan perlindungan)5.Validasi proses (kualifikasi proses alat personel, metode, prosedur dan rekaman

7.5 Operasi produksi dan pemberian jasa

*7.6 Pengendalian alat pemantau dan ukur1.Kalibrasi pada jangka waktu tertentu2.Perlindungan terhadap perubahan kalibrasi3.Penanganan, pemeliharaan dan penyimpanan4.Rekaman kalibrasi5.Pemeriksaan ulang produk bila alat ditemukan tidak sesuai6.Validasi perangkat lunak.

*Bagian 8. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan

*8. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan8.1 Umum8.2 Pemantauan dan pengukuran 8.2.1 Kepuasan pelanggan 8.2.2 Audit internal 8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses 8.2.4 Pemantauan dan pengukuran produk8.3 Pengendalian produk yang tidak sesuai8.4 Analisis data8.5 Penyempurnaan 8.5.1 Penyempurnaan berkelanjutan 8.5.2 Tindakan koreksi 8.5.3 Tindakan pencegahan

*8.1 Umum Perencanaan dan penerapan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan peningkatan yang diperlukan untuk: 1.Memperlihatkan kesesuaian produk 2.Memastikan kesesuaian SMM 3.Meningkatkan efektivitas SMM

*8.2 Pengukuran dan pemantauan 1. Kepuasan pelanggan 2. Audit internal 3. Pengukuran dan pemantauan proses 4. Pengukuran dan pemantauan produk

*8.3 Pengendalian produk yang tidak sesuai1.Identifikasi dan pengendalian2.Langkah perbaikan produk3.Pemeriksaan ulang terhadap perbaikan 4.Penetapan personel untuk menentukan langkah termasuk pelepasan produk, konsesi, dll.

*5.Bila terdeteksi di pelanggan mengambil langkah yang sesuai dengan akibatnya6.Pemeliharaan rekaman mutu ketidak-sesuaian

8.3 Pengendalian produk yang tidak sesuai

*8.4 Analisis data Organisasi menetapkan, menghimpun dan menganalisis data yang sesuai untuk: - Memperagakan kesesuaian dan keefektifan SMM - Mengevaluasi apakah penyempurnaan berkelanjutan dari SMM dapat dilakukan

*8.4 Analisis dataAnalisis data mencakup:

1.Kepuasan pelanggan 2.Kesesuaian terhadap persyaratan produk3.Karakteristik produk, kecenderungan proses dan produk termasuk peluang tindakan pencegahan4.Pemasok

*8.5 Penyempurnaan

Penyempurnaan terus-menerus melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan perbaikan dan pencegahan dan pengkajian manajemen

*8.5Penyempurnaan (lanjutan) Tindakan perbaikan -identifikasi ketidaksesuaian yang terjadi(termasuk keluhan pelanggan) -analisis penyebab - penilaian keperluan tindakan untuk menjamin ketidaksesuaian tidak terulang lagi -penentuan langkah -pelaksanaan langkah - rekaman hasil tindakan yang dilakukan - pengkajian tindakan perbaikan yang dilakukan -ketidaksesuaian tidak berulang

*Tahapan Penerapan SMM Tahap Perancangan Identifikasi tujuan penerapan SMMIdentifikasi harapan pelangan (internal, eksternal, shareholder)Pelajari ISO 9000 family Analisa Gap exixting condition vs persyaratan standarIdentifikasi proses pelayanan Jasa Balai Kota Tahap pelaksanaanPenyediaan sumberdaya peningkatan kemampuan, Pelatihan Impelementasi --- efektifitas penerapanTahap penilaianPenilaian internal audit internalCorrective action

*Perencanaan SMM

*Sampai Sejauh mana kegiatan yang direncanakan terealisasi dan hasil yang direncanakan tercapaiMengukur Efektivitas SMM ?Semakin kecil GAP, QMS semakin efektifThings are looking goodAda GAP, QMS kurang efektifThe Organization is in trouble

*Sasaran organisasiHasil Organisasi10010000Things are looking goodSemakin kecil GAP, QMS semakin efektifEfektivitas Sistem Manajemen Mutu

*Efektivitas SMMSasaran organisasiHasil Organisasi10010000The Organization is in troubleAda GAP, QMS kurang efektif

*Sasaran organisasiHasil Organisasi% 1000Perbaikan dalam SMMPerbaikan juga dapat diukurPerbaikan SMM

*Sasaran organisasiHasil OrganisasiInitiatif perbaikanCustomer Focus Tindakan koreksiProcurementTindakan apa yg dilakukan ketika gap teridentifikasi ?Tindakan yg diambil -- organisasi dapat merevisi sasarannyaPerbaikan SMM

*Sasaran organisasiHasil Organisasi% 1000Perbaikan dalam SMMPerbaikan juga dapat diukurPerbaikan SMM

*Proses sertifikasi garis besar OrganisasipermohonanLembaga Sertifikasi Sistem Mutu (LSSM)Proses Audit (stage 1 & stage 2)Sertifikat SNI/ISO 9001Organization does CAPAPengambilan keputusansetujustopnoyesPemberian sertifikasi

*

************************