1

Autoridades de la Universidad Pedagógica de El Salvador

Ing. Luis Mario Aparicio.

Licda. Catalina Rodríguez de Merino.

Decano Facultad deLic. Manuel Antonio Ortega.

Autoridades de la Universidad Pedagógica de El Salvador

Rector:Ing. Luis Mario Aparicio.

Vice Rectora:Licda. Catalina Rodríguez de Merino.

Decano Facultad de Ciencias Económicas:Lic. Manuel Antonio Ortega.

2

Autoridades de la Universidad Pedagógica de El Salvador

Licda. Catalina Rodríguez de Merino.

Ciencias Económicas:

3

4

5

AGRADECIMIENTOS

A DIOS TODO PODEROSO, por el maravilloso don de la vida, porguiarme a cada momento y permitirme la superación en losestudios, por regalarme la sabiduría y humildad a cada momento,para ser una ciudadana de bien.

A MI MADRE, con mucho cariño por enseñarme el camino del biencon sus nobles consejos, animándome a cada momento parapoder superarme en la vida.

A MIS HERMANOS, por darme palabras de ánimo para poderllegar a culminar mis estudios.

A MI ABUELITA, porque siempre me dio palabras que día a día meayudaron a ponerme retos y confiar en la grandeza de DIOS.

A MIS TIOS, que siempre me apoyaron dándome consejos en losmomentos difíciles de la vida y contando con sus oraciones.

A LOS CHIQUITOS de la familia, que con su inocencia reflejabanla grandeza de DIOS.

A LOS AMIGOS, que estuvieron ahí, en los momentos difícilesdándome consejos para no desmayar; y lograr ser como guerrerofrente a la batalla.

A LOS COMPAÑEROS DE TESIS, por aportar sus conocimientospara la realización de nuestro trabajo.

A NUESTRO ASESOR, Lic. Gilberto Durán, por darnos suspalabras de aliento para no desmayar en los momentos difíciles ypor apoyarnos con sus conocimientos para la culminación denuestra tesis.

Glenda Damaris Ramírez Alvarado

6

DEDICATORIA

Agradezco primeramente a Dios, por estar siempre a mi lado, sin soltarme en

ningún momento, por haberme dado la vida que tengo y la sabiduría de haber

aprobado con éxito la carrera de Administración de Empresa.

Agradezco a mi padre, Ernesto Azahar Araujo y mi madre, Teresa de Jesús Pineda

Escalante, por su apoyo incondicional y su esfuerzo por sacarme adelante

haciéndome una persona con principios cristianos, siendo ésta la base de mi vida,

y por la oportunidad que he tenido de alcanzar esta satisfacción en mi vida.

Agradezco a mi hermana y hermanos y sus familias por sus consejos, oraciones y

ejemplo que han sido y seguirán siendo para mi persona, por la paciencia de mis

ausencias que muchas veces por la responsabilidad adquirida en la universidad,

no me permitía compartir con ellos momentos de felicidad.

Agradezco a mis compañeros de tesis, Glenda Damaris y Oscar Edgardo que

muchas veces nos vimos frustrados por las inconsistencias de la investigación,

pero el apoyo de cada uno y el aliento del Lic. Gilberto Durán, nos dio la fuerza

para no desmayar y salir a flote, terminando con éxito nuestra investigación.

Agradezco a mis compañeros de la universidad, que en todo momento me

apoyaron, principalmente a Julio Cesar Reyes ya que; me brindo más que su

amistad, su confianza abriéndonos las puertas de la empresa Uniformes

Industriales OR sin restricción alguna para realizar nuestra tesis.

Agradezco a todos mis amigos y personas queseé vieron involucradas en el

proceso de mi formación profesional, por sus consejos y oraciones, alentándome

en todo momento a no desmayar.

Heriberto Antonio Azahar Pineda.

7

DEDICATORIA

Primeramente le agradezco a Dios, por regalarme vida hasta este momento, por

darme la sabiduría, fuerza y capacidad necesaria para lograr esta meta; la cual es

muy importante en mi vida.

Le agradezco con mucho cariño a mi familia que de una u otra forma siempre me

dieron su apoyo para seguir adelante; a mi Padre Fernando Ramírez y a mi Madre

María Berta Mejía Calles, por regalarme la vida y apoyarme siempre;

especialmente a mi Madre María Berta, a mis hermanos(as), a mi tía María Luisa,

a mi tía María Inés; porque siempre me apoyaron incondicionalmente; de igual

forma; a mi abuelo José Ángel Mejía (Q.D.D.G), por todos sus consejos y

oraciones, los cuales me ayudaron mucho para alcanzar este objetivo. Y también a

otros(as) familiares y amigos que estuvieron siempre pendientes de mi carrera,

que de igual manera me brindaron su apoyo.

También un agradecimiento a nuestro asesor Lic. Gilberto Durán, que con sus

conocimientos nos condujo para culminar este trabajo. A mis compañeros de tesis

Glenda Damaris y Heriberto Pineda, por su apoyo y perseverancia que nos llevó a

terminar nuestro gran objetivo.

De igual forma; le agradezco a la Empresa Uniformes Industriales OR, por su

apoyo, ya que; por medio de su Gerente Julio Cesar Reyes, abrió sus puertas y

nos permitió realizar nuestro trabajo; facilitándonos la información requerida.

Oscar Edgardo Ramírez Mejía

8

ÍNDICE

Capítulo I

1 Marco Conceptual Pág.

1.1 Introducción------------------------------------------------------------------ 1-2

1.2 Antecedentes--------------------------------------------------------------- 3

1.2.1 Antecedentes del problema------------------------------------------- 3

1.2.2 Antecedentes del estudio------------------------------------------------ 4-11

1.2.3 Enfoque sistémico del proceso administrativo--------------------- 12

1.2.4 Criterios sobre herramientas administrativas y financieras----- 13-14

1.3 Justificación de la investigación---------------------------------------- 15

1. 3.1 Factibilidad------------------------------------------------------------------- 15

1.4 Planteamiento del Problema-------------------------------------------- 16

1. 4.1 Situación Problemática--------------------------------------------------- 16-17

1. 4.2 Enunciado del Problema------------------------------------------------- 17

1.5 Objetivos--------------------------------------------------------------------- 18

1.5.1 Objetivos Generales------------------------------------------------------- 18

1.5.2 Objetivos Específicos----------------------------------------------------- 18

1.6 Alcances y Limitaciones-------------------------------------------------- 19-22

1.6.1 El Sistema------------------------------------------------------------------- 22-24

1.6.2 La Contabilidad------------------------------------------------------------- 24-25

1.6.3 Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) 25-27

1.6.4 Uso de La Tecnología en los Esquemas de Control-------------- 28

1.6.4.1 Innovación y Obsolescencia Tecnológica--------------------------- 28-29

1.7 Recuento de Conceptos y Categorías a Utilizar------------------- 30-34

9

Capítulo II

2 Marco Teórico Pág.

2.1 Fundamentación Teórico Metodológica---------------------------- 35

2.1.1 El Término “Sistema” en un Sentido Amplio---------------------- 35-36

2.1.1.1 Tipos de Sistemas Administrativos---------------------------------- 36-38

2.1.1.2 Elementos Integrantes de los Sistemas Administrativos----- 38-39

2.1.1.3 Atributos de los Sistemas Administrativos.------------------------ 39-41

2.1.2 La Administración y las Finanzas ----------------------------------- 41

2.1.2.1 Datos Históricos----------------------------------------------------------- 41-43

2.1.3 Elementos Básicos de un Sistema Administrativo y

Financiero------------------------------------------------------------------ 44

2.1.3.1 Los Procesos de Administración------------------------------------- 44-48

2.1.3.2 El Proceso del Control ------------------------------------------------- 48-49

2.1.4 El Control Contable------------------------------------------------------ 50

2.1.4.1 La Contabilidad----------------------------------------------------------- 50

2.1.4.2 Datos Históricos de la Contabilidad--------------------------------- 50-52

2.1.4.3 Las Finanzas-------------------------------------------------------------- 52-54

2.1.5 Herramientas o Indicadores de Control Financiero------------- 54-74

2.1.6 Sistema de Control Interno-------------------------------------------- 75

2.1.6.1 Evaluación de la Estructura de Control Interno de Acuerdo

a Normas de Auditoria. (SAS 55)---------------------------------- 75

2.1.6.2 El Informe COSO.------------------------------------------------------- 75-80

2.1.7 Uso de la Tecnología---------------------------------------------------- 80-81

2.1.7.1 Requerimientos del Empresario-------------------------------------- 81

2.1.8 La Empresa---------------------------------------------------------------- 82

2.1.8.1 Objetivos de la Empresa.----------------------------------------------- 82-83

2.1.8.2 Funciones de los Objetivos de las Empresas-------------------- 84

2.1.8.3 Las Pequeñas y Medianas Empresas----------------------------- 84-85

2.1.8.4 Los Recursos de las Empresas-------------------------------------- 86-89

2.2 Fundamentación Teórica----------------------------------------------- 90-92

2.3 Construcción del Marco Empírico------------------------------------ 93-94

2.4 Diseño del Instrumento------------------------------------------------- 95-97

2.5 Aplicación del Instrumento de Investigación---------------------- 98

10

2.5.1 Cuestionario de Control Interno-------------------------------------- 98-107

2.5.2 Especificación de la Técnica para la Elaboración del FODA 108-111

2.5.3 Cuestionario-------------------------------------------------------------- 112-132

2.6 Formulación Teórico-Metodológica de lo Investigado---------- 133-134

2.7 Desarrollo y Definición Teórica--------------------------------------- 135-136

Capitulo III

3 Marco Operativo Pág.

3.1 Descripción de los sujetos de la investigación----------------------- 137-140

3.2 Procedimientos para la recopilación de datos----------------------- 141-142

3.3 Desarrollo de la prueba piloto------------------------------------------- 143-149

3.4 Especificaciones de la técnica para el análisis de los datos----- 150

3.5 Cronograma------------------------------------------------------------------ 151-154

3.6 Recursos---------------------------------------------------------------------- 155

3.7 Índice preliminar sobre informe final----------------------------------- 156-157

3.8 Bibliografía-------------------------------------------------------------------- 158-159

Anexos----------------------------------------------------------------------------------- 160

CAPITULO I

1.0 MARCO CONCEPTUAL

1.1 INTRODUCCIÓN

Un negocio en marcha, cualquiera que sea su naturaleza y su tamaño, descansa

sobre un sistema; bueno o malo; competente o ineficaz, los sistemas existen; así

para el ejemplo, un equipo de fútbol puede tener un sistema de juego y no ganar

ningún partido. El enfoque consiste en exponer y describir un sistema de

administración y finanzas que sea capaz de complacer a los reclamantes de

bienes, es decir de los clientes, los inversionistas y otros. En este caso, el

reclamante de retornos; el que aporta; necesita cuantificar los recursos, ya sea los

que arriesga como los que recibe, en ese caso necesita implementar herramientas

financieras al sistema de administración.

Para la utilización de recursos administrativos, la base descansa sobre los

principios de administración moderna como son: La planeación, la organización, la

dirección, la ejecución y el control, sin que exista una secuencia determinante, la

consideración de la misma ayuda a una mejor distribución de funciones y a

señalar centros de responsabilidad y en relación a las demandas de herramientas

financieras, se sugiere la utilización de medidores o indicadores para hacer de las

operaciones una constante en la marcha del negocio, tales como: Las Razones

Financieras, el Punto de Equilibrio, el Estado de Flujo de Efectivo, los Estados

Financieros Básicos y el Presupuesto. Cuando la contabilidad tradicional pierde

protagonismo, estas medidas son el auxiliar oportuno y adecuado en la toma de

decisiones.

El desarrollo de esta tesis consta de tres capítulos, en el primero, se enfoca la

importancia de este estudio, como son los antecedentes, donde se expone partes

importantes de estudios o análisis anteriores referentes a la investigación y otros

estudios realizados recientemente, en la justificación básicamente se define a la

importancia del estudio y su utilidad tanto para la empresa Uniformes Industriales

como para otras interesadas en tomar en cuenta la investigación, el planteamiento

del problema define como se ha de establecer la investigación explicando la

situación problemática y a la vez definiendo el enunciado del problema, respecto

de los alcances y limitaciones se visualizan desde donde y hasta que punto se

logrará profundizar con la investigación, de tal manera que permitan definir de

forma clara cuáles serán los elementos que la investigación cubrirá. Todos estos

elementos que en su conjunto muestran, no sólo el planteamiento histórico y

filosófico; sino también epistemológico y metodológico del estudio. Se justifica su

importancia y como una derivación, se plantea el problema como un acercamiento

al objeto de estudio.

En el segundo capitulo se desarrolla el marco teórico, donde se presenta la

fundamentación teórico-metodológica que detalla las teorías de los diferentes

autores, la cual se relacionan con los sujetos de investigación y se establece una

definición propia de los sujetos de estudio. También se desarrolla el diseño del

instrumento de la investigación; donde se elaboraron entrevistas y cuestionarios

como parte fundamental para el acercamiento a al objeto de estudio.

El marco operativo conformado por el tercer capítulo, se puede encontrar la

descripción de los sujetos de la investigación, la metodología empleada para la

recopilación de datos, con los cuales se presentó un caso práctico, el cual detalla

algunas de las herramientas o indicadores financieros. Asimismo se presenta el

cronograma de actividades para el desarrollo de la investigación.

La presente investigación fue creada, como parte de la formación y cumplimiento,

de requisito de graduación, en las especializaciones de Administración de

Empresa y Contaduría Pública, permitiendo un análisis del panorama general

sobre la necesidad que tienen las empresas de contar con un sistema

administrativo y financiero que les permita un mejor aprovechamiento de los

recursos.

1.2 ANTECEDENTES

1.2.1 Antecedentes de la empresa Uniformes Industriales “OR”, C.A. de C.V.

La empresa Uniformes Industriales “OR”, fue fundada en San Salvador en el año

2000, de acuerdo al pacto social, es parte del mercado Salvadoreño textil, ya que

su función es dedicarse a la confección de uniformes industriales de hospitales,

empresas de servicios, colegios, etc. Categorizada por el Ministerio de Hacienda

como mediana empresa por medio de sus activos. La empresa está conformada

por un Gerente General, un auditor interno, un contador y un auxiliar contable,

cuatro vendedores, cuatro Operarios, una secretaria, oficios varios y un

bodeguero. En cuanto a sus ventas ascienden a un promedio de $50,000.00

mensuales.

Su actividad laboral es corte, confección, bordado, venta, comercialización y

distribución de uniformes industriales. Se cuenta con líneas ejecutivas y

corporativas. Sus principales productos son las playeras tipo polo, camisas,

blusas, camisolas y pantalones industriales, gorras, chamarras, pantalones tipo

dockers, batas, corbatas, máscaras, overoles, chalecos, uniformes para operarios

(industria de producción), uniformes para mecánicos (industria automotriz), etc.

Para el desarrollo de su propósito, asume el uso de los siguientes recursos:

Capacidad instalada consistente, así por ejemplo: máquinas ranas, planas,

remachadora y una adecuada área de producción. Un inventario de materia prima,

equipo de transporte, cuentas por recuperar y efectivo en caja. Dentro de sus

recursos posee algunos clientes cautivos, con una relativa participación en el

mercado.

La empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V. tiene la visión de superar

cualquier tipo de inconsistencia de carácter administrativo que en sus procesos

cotidianos pueda tener, en tal sentido preveen un ambiente factible para lograr

organizar su empresa de manera sistemática la cual funcione más eficiente en

todas sus áreas: como recursos rumanos, ventas, la parte financiera, el área de

materiales o materias primas, equipos y maquinarias, inventarios, políticas, metas,

objetivos, estrategias, planes, y lograr dinamizar las actividades necesarias para

la operatividad de la empresa.

1.2.2 Antecedentes del estudio.

Para el desarrollo del estudio se torna necesario reflejar algunos de los conceptos

de diferentes autores en torno a los sujetos de la investigación.

El vocablo sistema ha sido utilizado desde tiempos lejanos y, atendiendo a su

sentido amplio. Es así como desde antes se habló y se escribió sobre sistemas

filosóficos que a su vez fueron fuente o permitieron el planteamiento de otros

sistemas: astronómicos, matemáticos, geográficos, etcétera. En la vida moderna

se utiliza la palabra sistema en disciplinas muy diversas y su aplicación se ha

generalizado enormemente. Oímos hablar (o leemos) sobre sistemas económicos,

sistemas financieros, sistemas administrativos, políticos, sociales, sistemas de

transportes, sistemas contables, etc. Cuando se emplea vulgarmente la palabra

sistema no siempre su utilización es correcta respecto del concepto al cual se

refiere.

En 1964 en la Systems Science Conference se propuso y aprobó la siguiente

definición de sistema:

Un sistema es un conjunto de diversos elementos humanos y mecánicos

integrados para lograr un objetivo común mediante el manejo y control de

materiales, información, energía y hombres.

Por su parte otros autores mencionan que:

Sistema es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en

interacción, en busca de alguna meta común, operando para ello con datos o

información sobre varios elementos en una referencia temporal para producir

entrada y salida de información. 1

André Gingras define a los sistemas como un conjunto de componentes que están

interrelacionados y transforman elementos llamados entradas en otros elementos

llamados salidas.

El sistema generalmente es presentado de la siguiente manera: 2

Entradas Salidas

Elementos que integran un sistema:

Personas

Tecnología

Gestión del conocimiento 3

Sistema administrativo es como la red de procedimientos relacionados de

manera dinámica de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los

fines de una empresa u organización 4

De acuerdo a investigaciones anteriores; como es el caso del estudio realizado en

la Universidad Dr. José Matías Delgado, sobre Sistema Administrativo y financiero

para el manejo de los recursos, donde se colocan las herramientas de control

financiero y surgen como muy importantes para el esquema que resalta el control

como fase de la administración, donde se da la retroalimentación, en el cual

periódicamente se están evaluando resultados. La propuesta continúa señalando

1Murdick Robert G. “Sistemas de Información Administrativa” México 1989.

2Gingras André, Los fundamentos de la Administración en la Historia, ed Gaeran Morin, 1982,

pag.2853 Rockart, J. F.: Nuevos criterios para el análisis de sistemas. Revista Administración deEmpresas. Ed. Contabilidad Moderna. Tomo 1. Pág. 6594 Barrios, J. D.: Sistemas y Procedimientos, Editorial Roble, México, pág.15

Sistema detransformación

herramientas de control, por ejemplo: El siguiente gráfico se presentan las

respuestas obtenidas en empresas de carácter familiar del país. 5

ESCALA PARA TOMA DE DECISIONES

FLUJO DE EFECTIVO

CONTROLES CONTABLES

PUNTO DE EQUILIBRIO

CONTROL PRESUPUESTAL

RAZONES FINACIERAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

CLASIFICACIONMENOS

IMPORTANTE

IMPORTANTE MUY

IMPORTANTE

De acuerdo al gráfico, se considera de mucha importancia, las decisiones

emanadas en la base a “controles contables”, es decir; con base a la contabilidad

tradicional, la cual emite datos históricos. Mientras que algunas herramientas;

como el Punto de Equilibrio y las Razones Financieras son de “menor importancia”

para la toma de decisiones.

Sin embargo, el alcance en este análisis pretende considerar como “muy

importantes” herramientas de control financiero que permiten anticiparse a los

acontecimientos de carácter también financiero, dentro del negocio, es decir: Los

estados financieros, en su conjunto; pero con medidores como el Punto de

Equilibrio, las Razones Financieras, los Presupuestos y el manejo del efectivo a

través del Estado de Efectivo. Esto como insumo necesario para que el sistema

que estructura el control interno cumpla con su cometido.

Cuando el profesor Henry Mintzberz de la Universidad de Mcgill se refiere a que

los administradores están poniendo en la palestra de la discusión, los diferentes

enfoques para el campo de los negocios, van más allá de las funciones clásicas

5Tésis, Universidad Dr. José Matías Delgado, Sistema Administrativo y Financiero para el Manejo

de los Recursos en la Mediana Empresa en El Salvador, 2008, pág.16

de la administración (planeación, dirección, organización, ejecución y control).

Aclarando asimismo; que se tiende hacia un enfoque que él llama “Enfoque de

Sistemas”, reconociendo la importancia de atender el manejo de dicho sistema,

con la consideración que es un enfoque hacia un sistema integrado, el cual facilita

la interacción con el entorno externo siendo éste un sistema abierto.6

La aplicabilidad de los conceptos de sistemas es muy amplia. Los sistemas tienen

delimitaciones, pero interactúan con el exterior. Este enfoque reconoce la

importancia de estudiar las interrelaciones de cada una de las fases del proceso

administrativo, así como los subsistemas que son muy numerosos. 7

Un enfoque administrativo y financiero tiene un asidero importante en un sistema

de control interno, el cual descansa sobre tres categorías de objetivos:

a) Efectividad y eficiencia de las operaciones.

b) Suficiencia y confiabilidad en la información financiera.

c) Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. 8

El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organización, con

procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su estructura interna y

cumplimiento; además debe contar con un grupo humano idóneo para cumplir sus

funciones.9 Este preestablecimiento tiende a modificar algunas conductas en la

gestión de operaciones lo que impacta en resultados financieros.

En un estudio realizado por Kenneth J. Albert, donde destaca que los mecanismos

o sistemas de control interno con frecuencia necesitan ser instituidos o controlados

con asistencia externa o una evaluación independiente. Constantemente los

principales dirigentes ejecutivos y los consejos de administración re-conocen la

6Koontz y Weihrich, Administración una Perspectiva Global año 2004, edición 12ª, McgranHill,México, Pág.20.

7 Koontz y Weihrich, Administración una Perspectiva Global año 2004, edición 12ª, McgranHill,México, pag.22

8 Informe COSO, Comité of Sponsoning Organizations of the toladway.9 Tesis, Universidad Dr. José Matías Delgado, Estudio y Evaluación de las Áreas de Catastro yCuentas de la Alcaldía del Municipio de Colón, 2008

necesidad de evaluaciones independientes a medida que sus operaciones y

sistemas elevan su nivel de complejidad. Las empresas tienden a evaluar sus

resultados en términos de utilidad. Todos los administradores, desde luego,

necesitan determinar si sus estructuras organizativas son firmes y adecuadas para

alcanzar los objetivos. Los sistemas de control no reemplazan, sino que asisten,

en la adecuación de la organización.

Según Albert las empresas no tienen que estar en problemas para reconocer la

necesidad de un control más estricto. Mucho más que antes, los ejecutivos y

miembros exitosos de los consejos de directores, tanto de los sectores públicos

como privados, están haciendo hincapié sobre los controles administrativos. 10

La tecnología de computadoras y técnicas nuevas y mejoradas para utilizar la in-

formación han hecho que los controles mejorados no sólo sean posibles sino

aceptables; además han agudizado el interés por el control administrativo. En el

sector de utilidades, desde luego, la administración está reconociendo que los

mejores controles pueden incrementar las utilidades.

Los síntomas de la necesidad de controles mejorados se muestran mucho antes

de que las funciones o los negocios estén fuera de control. Estos síntomas

incluyen:

Declinación de las utilidades

Pérdida de la posición de liderazgo

Intensa insatisfacción de los empleados

Falta de habilidad para identificar la utilidad del producto

Requerimientos de crédito excesivos

10 Albert J. Kenneth, Manual del Administrador de Empresas, pag78

Inadecuado uso de las instalaciones 11

Estos síntomas pueden reflejar mayores problemas subyacentes resultantes de la

falta de controles en periodos anteriores. Pero rara vez son situaciones que no

puedan ser corregidas por una administración y sistemas de control adecuados.

Un signo frecuente de problema potencial es la lentitud en la reacción en el tiempo

de entrega de los productos o servicios; los pedidos de productos no habituales

requieren más de uno o dos días para ingresar y más de unos cuantos días o una

semana para despacharse. Las demoras en actuar para satisfacer los

requerimientos de servicio, que pueden variar de un día hasta varias semanas

dependen del tipo de servicio. En la mayoría de los casos las agencias de

servicios o industrias están obligadas a proporcionarlo de inmediato. Cuando se

producen numerosas quejas, algo incorrecto con los procedimientos y operación

por lo general está causando un tiempo de reacción lenta. La insatisfacción del

cliente se establece eventualmente. Tal situación es el resultado de una carencia

de control administrativo y financiero.

Un negocio que requiere capital en forma permanente sin producir una rentabilidad

adecuada evidentemente padece problemas de control. Por lo general, los re-

querimientos excesivos de capital se asignan a inventarios, cuentas por cobrar o,

en algunos casos, edificios y equipo. Los mecanismos de control deben incluir

comprobaciones regulares y eventuales sobre la rentabilidad y utilización del capi-

tal. Las organizaciones exitosas que ven descender sus utilidades pueden ser las

víctimas de un incorrecto uso de capital. Es necesario determinar si existen éstos

u otros problemas o si los productos o servicios han caído en la obsolescencia.

En cualquier caso, todos estos síntomas de problema o problemas potenciales y

las oportunidades para corregir o mejorar a través de un sistema adecuado y de

control administrativo pueden ser aislados y definidos por medio de técnicas que

11 Albert J. Kenneth, Manual del Administrador de Empresas, pag79

se relacionan con el análisis objetivo de la operación de manera organizada. Por lo

tanto, es esencial determinar la naturaleza de los problemas existentes para

comprobar si las medidas de control pueden ser mejoradas y una mejor

administración puede satisfacer la necesidad de estas mejoras.

En caso contrario se requerirán medidas más drásticas u otros recursos

adicionales. Una encuesta de controles señalará las áreas problemáticas del

negocio, lo que la convierte en un primer paso de invaluable utilidad. 12

CASO INVESTIGADO DE UN SISTEMA DE CONTROL EN LAS AREAS

ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS.

Un fabricante de equipo pequeño mostraba los clásicos síntomas de disminución

de ventas y utilidades e incremento de los requerimientos de capital de trabajo que

necesitaban créditos adicionales. Los problemas estaban adquiriendo tal magnitud

que el banco no proporcionaría ni un solo crédito adicional e incluso dudaba en la

renovación de los actuales. El propietario-gerente trató de vender la compañía

ofreciéndola a un 50% de su valor en libros, pero al último momento decidieron no

vender sino buscar ayuda para resolver sus problemas.

Los consultores formularon un plan de trabajo que proporcionaría la información

para determinar los problemas básicos y hacer recomendaciones específicas

basadas en el análisis de las operaciones y personal de la empresa. El plan de

trabajo incluía estos pasos iníciales:

1. Obtención y análisis de los estados financieros de la empresa y datos de

operación (incluyendo las ventas por línea de producto tanto en unidades

como en dinero, costos, productividad, fabricación y datos de los territorios

de ventas) e información de personal (incluyendo rotación de personal y

clasificación de los empleados).

2. Al mismo tiempo, el principal dirigente fue entrevistado, junto con los

administradores responsables de ventas, ingeniería, manufactura y

12 Albert J. Kenneth, Manual del Administrador de Empresas, pag82

finanzas, para conocer sus impresiones actuales sobre el negocio, objetivos

específicos, criterio de la administración, utilización de la información y

necesidad de información adicional. Las entrevistas se ampliaron para

aprender más de las operaciones específicas, incluyendo el procesamiento

de datos, controles de producción y de inventarios, etc. 13

El objetivo básico de estas entrevistas no sólo fue determinar la forma en que

estaba siendo administrada la empresa en esos momentos, sino llegar a una

evaluación primaria de las fortalezas y debilidades de la empresa.

El proceso de obtención de información incluyó entrevistas con la

administración para determinar qué información se proporcionaba en ese

momento y se usaba y qué información deseaban poseer los gerentes para poder

asistirles en la mejora administrativa y su comportamiento.

Recabar la información inicial y llevar a cabo las entrevistas requirió de cuatro

semanas. Por tanto, se generó un material para discusión con la administración.

Hubo algunas brechas en la información pero debido al criterio múltiple utilizado, la

información financiera, datos de operación y entrevistas, las áreas importantes y

las conclusiones eran razonable-mente evidentes. El resultado de análisis indicaba

lo siguiente:

1. La compañía había operado con éxito por muchos años, fundamentalmente

gracias a la fabricación de un producto patentado vendido a un número

limitado de clientes de una industria específica. La administración había

reconocido que la patente expiraría y que algunos clientes fabricarían el

producto ellos mismos.

2. Los requerimientos de capital se habían incrementado debido a una

elevación de inventarios y cuentas por cobrar.

3. La empresa contaba con bastante buena disponibilidad de datos financieros

y operativos; sin embargo, no habían sido bien utilizados por la

13 Albert J. Kenneth, Manual del Administrador de Empresas, pag83

administración. Funcionaba un sistema de costos estándar que no había

sido entendido o utilizado correctamente por diferentes niveles de la

administración. La orientación de la contabilidad y su responsabilidad era la

de elaborar "estados financieros" más que asistir al gerente operativo con la

información administrativa y financiera para control de las operaciones y

toma de decisiones.

4. Los objetivos de la empresa no estaban claros o en muchos casos ni

siquiera existían. 14

1.2.3 Enfoque Sistémico del Proceso Administrativo.

Bajo este criterio, el interés de la administración se enfoca al funcionamiento

interno de las empresas, deben descubrirse las interacciones entre la empresa y

su ambiente interno y externo.

Entonces existe una cantidad de reclamantes para que este sistema funcione: los

empleados exigen salarios mejores, los gobiernos impuestos, los consumidores

productos acorde a sus necesidades y los accionistas, resultados que se

traduzcan en dividendos.

En la siguiente figura se presenta el enfoque del sistema, que descansa sobre los

principios básicos que Fayol interpretó, 15 en el cual, mediante el uso de

herramientas de control financiero, se le pueda dar riqueza a la demanda de los

inversionistas, lo que abre alternativas para mejorar a los empleados, pagar sus

impuestos y garantizar el producto final para el consumidor, esto posibilita el buen

manejo de los recursos. 16

ENFOQUE DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

14 Idem al 1315 Koontz y Weihrich, Pág.26.16 Enfoque modificado sobre de la idea de koontz y Henz Weihrich, Administración, pág28

AMBIENTE EXTERNO

HERRAMIENTAS DE

CONTROL INTERNO

17

17 Koontz y Weihrich, modificado pág. 28.

RESPUESTA A LOS

RECLAMANTES

PLANEACIÓN

ORGANIZACIÓN

SE

RE

VIT

AL

IZA

EL

SIS

TE

MA

SE

RE

VIT

AL

IZA

EL

SIS

TE

MA EJECUCIÓN

DIRECCIÓN

ESTADOS FINANCIEROS

RAZONES FINANCIERAS

CONTROL

POR LA GENERACIÓN

DE PRODUCTOS

PUNTO DE EQUILIBRIO

PRESUPUESTOS

ESTADO DE EFECTIVO

AMBIENTE EXTERNO

1.2.4 Criterios sobre Herramientas Administrativas y Financieras.

Hasta mediados del siglo XVIII las empresas se desarrollaron con gran lentitud. No

obstante que siempre existió el trabajo organizado y dirigido en la historia de la

humanidad, la vida de las empresas y sobre todo la historia de la organización es

un capítulo reciente, iniciado hace poco tiempo.

A partir de 1776, después de la invención de la máquina de vapor (1736-1819)

creada por James Watt y su consiguiente aplicación en la producción, surgió una

nueva concepción de trabajo que modificó por completo la estructura social y

comercial de la época, y en casi un siglo provocó profundos y rápidos cambios

políticos, sociales y económicos, mucho mayor que todos los cambios ocurridos

en el milenio anterior. Este período conocido como Revolución Industrial, se inició

en Inglaterra y se extendió con rapidez por todo el mundo civilizado de la época.

La Revolución Industrial sustituyó el primitivo taller del artesano por la

industrialización y preparó el camino para el surgimiento de las modernas

empresas y los desafíos de administrarlas.18

El elemento de control tradicional, como es la contabilidad, se acepta que es una

herramienta que aparece con datos, después que han sido tabuladas las

decisiones casi siempre en forma extemporánea. Sin embargo, Glend Welsch,

considera que deben utilizarse herramientas de control financiero para “anticiparse

a los acontecimientos e influir en las variables del negocio”. El establecimiento de

un llamado “Plan Sustantivo”, divulga el hecho que las empresas deben prever su

futuro por medio del establecimiento de objetivos cuantificables y además de

establecer de esa forma enunciados a través de herramientas financieras como

los presupuestos, se tiene acceso a medidores que permitan una mejor

organización dentro del negocio.19 Así mismo, la existencia de Normas

Internacionales de Información Financiera (NIIF), válidas y obligatorias en El

Salvador finalmente, el uso de Razones, de Puntos de Equilibrio, de Estados de

18Chiavenato, Idalberto, Administración pág.4

19Welsch, Glenn, Presupuesto: Planeación y Control de las Utilidades. 1987 pág.7 Prentice Hall,

México.

Efectivo, complementan este menú de herramientas, que sin ser una panacea,

abonan a la obligatoriedad de que los administradores se aboquen a mecanismos

de consulta y de retroalimentación, en cada momento de sus decisiones. Una

combinación de estas denominadas herramientas de control financiero, junto a los

principios enunciados desde tiempos por Frederick Taylor, Fayol y otros, pueden

inferir que el manejo de los recursos de la organización serán mejor utilizados y

por ende los resultados más pertinentes porque, aunque se da por sentado que

cualquier organización, de hecho tiene un sistema para hacer sus actividades,

algún resultado obtienen y posiblemente una determinada vida útil, sin embargo,

cuando se delimitan funciones, automáticamente se crean centros de

responsabilidad, que también abonan a que las decisiones sean más oportunas,

adecuadas, responsables y consistentes. La planeación, organización, dirección,

ejecución y control, forman un sistema de ejecutorias; aceptados como momentos

importantes de complementariedad. Así como no puede haber una compañía sin

planes, ya que marchará para cualquier parte, sin rumbo; tampoco puede

sobrevivir una compañía sin controles.

Para Glenn Welsch, el hecho de manejar herramientas de control, incluso le

permiten a la empresa la posibilidad de prever las utilidades, siendo éste, el fin

primordial de un negocio de lucro. El planteamiento es sumamente atractivo, en el

sentido que los inversionistas buscan retornos a sus aportaciones, en referencia a

tasas competitivas y oportunas.20

De igual manera, para Van Horne, financiero como tal, se orienta en la toma de

decisiones a “la racionalidad que permita el acercamiento a los objetivos de la

empresa mediante el uso de herramientas de análisis que les interese a los

suministrantes de capital para comprender el desenvolvimiento de las condiciones

financieras”.21 Los inversionistas están interesados en las utilidades y la

estabilidad de esas utilidades o sea; que las herramientas se deberían orientar a

evaluar esa redituabilidad. Por ejemplo, Van Horne propone el uso de razones

financieras como una herramienta para medir el desempeño del negocio,

20Welsch, Glenn pág.7

21Van Horne, James Administración Financiera, Prentice Hall año 1988, 7ª edición, pág.835,

México.

refiriéndose al uso de índices que relacionan dos piezas de información financiera.

Así mismo, presenta el estado de efectivo para medir el curso del efectivo y

equivalente de efectivo. Aunado al criterio de Welsch, de anticipación a los

acontecimientos.

1.3 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

El establecimiento de un sistema administrativo y financiero para el control de los

recursos de la empresa Uniformes Industriales, OR, S.A de C.V. lograría una

orientación a garantizar la marcha del negocio y abonaría a una cultura

empresarial en busca de mejores alternativas para reducir los niveles de

exposición a riesgos en el manejo de sus apuestas de inversión. Una estructura

administrativa y financiera descansa sobre un sistema, satisfactorio o no, las

operaciones suceden, las decisiones se toman, sin entrar a evaluar la efectividad

en el manejo de los recursos, alguna continuidad tendrá el negocio. Sin embargo,

basar las decisiones en medidores que descansan en una estructura de control

interno que permanentemente divulga y oriente sobre avisos o señales, la

tendencia al control de los recursos se justifica.

La dirección, los inversionistas, el fisco y aquellos usuarios finales de la

información financiera, tomarán partida del lado de los directamente satisfechos

con este sistema.

De ese modo las empresas transforman insumos en mercaderías y éstas deben

ser adquiridas por los clientes. Ese círculo precisamente requiere que sea idóneo

para dar respuestas a la dirección y ésta a su vez a los inversionistas que son

quienes han aceptado poner en juego sus recursos.

1. 3.1 Factibilidad

Para el desarrollo de la investigación se han conocido los criterios u opiniones de

la administración de las empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V., y su

respuesta optimista ofreció la apertura de canales de información que fuesen

requeridos para el estudio de manera total. En tal circunstancia, el establecimiento

de herramientas de control que permitan un manejo en el uso de los recursos;

después del análisis y presentación respectivos, sería el paso definitivo de la

administración de la empresa.

1.4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1. 4.1 Situación Problemática.

Uniformes Industriales OR, S.A de C.V., pertenece al sector de medianas

empresas en el área de textiles, referido el caso a que se garantice la marcha del

negocio, por medio del uso pertinente de herramientas administrativas y

financieras, dentro de un sistema montado en su interior. En ese sentido, la

presente investigación pretende, de forma clara y comprensible, describir los

procesos y las herramientas dentro de un sistema de administración y finanzas,

para enumerarlos mediante el criterio llamado “Enfoque Sistémico del Proceso

Administrativo”. (Koontz, pág.28)

La situación problemática de algunas compañías tienden a enfrentar debilidades,

similar al caso de Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V., donde se evidencia:

Retardo en la toma de decisiones de sus procesos, lo que podría ocasionar,

cultura de morosidad para responder a tiempo a los pedidos de los clientes, la

pobre habilidad de conocer oportunamente los resultados financieros y el

conocimiento de los retornos en las inversiones y en la poca transparencia de

responsabilidad de los requerimientos fiscales. El manejo adecuado de los

recursos de estas organizaciones no sólo permitiría reducir el riesgo de fraudes y

errores de operación mediante un mejor manejo de la estructura de control interno;

sino también, que haría más expedito el camino para la adjudicación de los

recursos y por ende se contaría con una mejor respuesta al proveedor y cliente.

El escenario descrito no es un descubrimiento inédito para Uniformes Industriales

OR, S.A. de C.V.; es una realidad que acusa en nuestros países a la ausencia de

políticas financieras, de fondos de inversión, de cultura organizacional que

estimula la mediocridad en muchas de las decisiones.

Por lo anterior, se hace oportuna la creación de un sistema para que este tipo de

empresas pueda garantizarse la marcha del negocio por tiempo indefinido

manejando una sana estructura financiera y administrativa para el logro de

objetivos de beneficio para sus inversionistas, sus empleados y la comunidad.

La empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.; no tiene definido un sistema

administrativo y financiero que le garantice un mejor desempeño en todos sus

departamentos (según entrevista preliminar). El cual consiste en formular y

describir procesos y lineamientos para alcanzar los objetivos en el plazo adecuad;

los cuales sean de aplicación en la empresa tomando en cuenta los cambios

sociales, administrativos, tecnológicos y legales que estén ocurriendo en el

entorno; y en consecuencia, ajustar su visión y misión, objetivos, políticas y

estrategias que puedan hacer a la empresa, cada día, más competitiva en sus

operaciones. El sistema enunciado ayudará a manejar herramientas de control

administrativo y financiero y de esa manera comparar los resultados esperados

por la empresa; así como también para aplicar las correcciones y conocer la

capacidad que la empresa tiene en cuanto al control de sus recursos.

1. 4.2 Enunciado del Problema

Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V. no cuenta con un sistema administrativo y

financiero, definido o descrito, que le facilite la comunicación expedita y que logre

enriquecer las decisiones administrativas y financieras, de manera oportuna, para

el control de sus recursos.

1.5 OBJETIVOS

1.5.1 Objetivo General

Describir el sistema administrativo y financiero mediante herramientas de

control interno, que permitan a la empresa “Uniformes Industriales OR,

S.A. de C.V.” un mejor control y aprovechamiento de sus recursos.

1.5.2 Objetivos Específicos

Recopilar la información que, a través de los reportes pertinentes, lleven a

la toma de decisiones administrativas y financieras en la empresa

Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.

Describir el manejo de las áreas administrativas y financieras de la

Empresa Uniformes Industriales OR, a fin de tamizarlo contra la propuesta

descrita en el objetivo general respecto de manejar el control y

aprovechamiento de los recursos.

Evaluar recomendaciones resultantes de la confrontación del sistema

administrativo y financiero existente versus el propuesto, para un mejor

aprovechamiento de las funciones administrativas y financieras, en

beneficio de la empresa Uniformes Industriales.

1.6 ALCANCES Y LIMITACIONES

De a acuerdo con lo investigado por diferentes autores detallados en los

antecedentes del problema, tales como: André Gingras, Henry Mintzberz, Kenneth

J. Albert, Koontz y Weihrich, refieren el sistema como una interrelación y

transformación de variables que facilitan el control de las operaciones. El Informe

COSO, asimismo pretende unificar herramientas sobre el control interno y lo

orienta a convertirlo en un proceso dinámico para verificar metas y objetivos

propuestos por la empresa. Por su parte Rockart, J. F., orienta al sistema dentro

de una estructura como personas, tecnología y conocimiento.

Alcances:

Para hacer posible la investigación se tomó en cuenta la estructura y

funcionamiento administrativo y financiero de la empresa Uniformes Industriales

OR, S.A. de C.V.; además se retoman los estudios realizados por varios autores

relacionados con la problemática investigada, se verifica que cada autor retoma

una área en especifico, el agregado a otras investigaciones radica en realizar el

enlace entre área administrativa y financiera con un enfoque directo al control

interno, proporcionando a la empresa la descripción de cada herramienta que

componen el sistema.

Limitaciones:

El estudio se ha enfocado únicamente a la empresa Uniformes Industriales OR,

S.A. de C.V.; con el fin de enumerar o describir los procesos para alcanzar un

sistema administrativo y financiero factible de aplicar a su funcionamiento.

Según los abordajes anteriores, con respecto a definiciones básicas que forman

parte importante de un sistema administrativo y financiero. Según Andrés

Gingras define al sistema como un conjunto de componentes que están

interrelacionados y trasforman elementos llamados entradas en otros elementos

llamados salidas. Mientras que en 1964 Systems Sciencie Conference menciona

que sistema es un conjunto de diversos elementos humanos y mecánicos

integrados para lograr un objetivo común, mediante el manejo y control de

materiales, información, energía y hombres. Por su parte Ludwin Von

Bertalanffy define al sistema como parte de la empresa de múltiples actividades,

el cual debe desarrollar esquemas de manera sistemática.

En la parte enfocada a la administración Koontz y O`Donnell considera que

administración es la dirección de un organismo social, y su efectividad es

alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad a sus integrantes. G. P. Terry

considera que la administración consiste en lograr un objetivo predeterminado,

mediante el esfuerzo ajeno. Henrry Fayol considera que la administración es

prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.

En tal circunstancia Barrios, J.D. define Sistema Administrativo como una red de

procedimientos relacionados de manera dinámica de acuerdo a un esquema

integrado tendientes al logro de los fines de una empresa u organización. Por su

parte Gochez Cano, Antonio, considera que son un conjunto de elementos

humanos, físicos y técnicos, interrelacionados e interactuados entre si, para

planear, organizar, ejecutar dirigir y controlar la consecución de objetivos

económicos para la empresa.

Al considerar el aspecto financiero el Diccionario Océano Uno Color, define el

termino finanzas como un conjunto de actividades económicas relacionadas con

las operaciones de la empresa, asimismo Barandiariàn Rafael, menciona que son

todas aquellas funciones enfocadas a planear y controlar el flujo de fondos de una

empresa, logrando así que los fondos de éstas se apliquen lo mejor posible.

Asimismo tienen como objeto la administración óptima de los recursos

económicos.

En el sentido que se da un enfoque de control interno al sistema administrativo y

financiero, en este apartado Bradford Codmas y Arthur E. child define el control

interno como el conjunto de métodos y medidas adoptados para salvaguardar sus

recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información, promover la

eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas prescritas y

lograr el cumplimiento de las metas y objetivos proyectados. Por su parte Holmes,

Arthur W. lo define como un plan de organización y todos los métodos y medidas

coordinadas adoptadas dentro de una empresa para salvaguardar sus bienes,

comprobar la exactitud y veracidad de los datos contables, promover la eficiencia

operantes y estimular la adhesión a los métodos prescritos por la gerencia, según

el Informe COSO, el control interno es un procesos integrado a los procesos,

efectuado por la administración, la dirección y el resto de personal de la empresa,

diseñado con el objetivo de proporcionar una garantía razonable para el logro de

objetivos.

Por otra parte y que se consideran también de mucha importancia, como son los

propósitos de las organizaciones los cuales descansan sobre objetivos, políticas y

estrategias, que también están inmersos en las definiciones anteriores; en tal

sentido, se presentan las posiciones de autores con respecto a estos elementos;

McGraw–Hill, Inc. define los Objetivos como los fines o resultados deseados

hacia los que se dirige el comportamiento, tratándose de algo más que simples

estados del negocio deseables para el futuro. Reinaldo O. da Silva define los

objetivos como un estilo o sistema de administrar, que relaciona las metas de la

organización con el desempeño y el desarrollo individual, involucrando a todos los

niveles administrativos y financieros. Lic. Américo Alexis Serrano Ramírez

define los objetivos como el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se

encamina el esfuerzo de conjunto; se clasifican según el tiempo, a corto plazo,

mediano plazo, largo plazo. Por su parte Stephen P. Robbins menciona que los

objetivos de una organización es lo que en realidad persigue, conforme los definen

las acciones de sus miembros, se fijan en la sima y luego se desglosan en sub-

metas para cada nivel en la organización, la sima impone sus normas para todos

los que están abajo.

En el caso de las políticas Harol Koontz y Weihrich; las define como un área

dentro de la cual debe tomarse una decisión y aseguran que la decisión sea

consistente y contribuya a un objetivo. Lic. Américo Alexis Serrano Ramírez, las

complementa como una guía o lineamientos de carácter general, que indica el

marco dentro del cual los jefes y subordinados podrán tomar decisiones, utilizando

su iniciativa y buen juicio. Las políticas guían hacia el logro de los objetivos. Por su

parte Stephen P. Robbins, menciona que las políticas proporcionan directrices

para canalizar los pensamientos del administrador en una dirección específica,

sirviendo como guía que establece parámetros para la toma de decisiones.

En lo relativo a las estrategias Harol Koontz y Weihrich las define como la

determinación de objetivos fundamentales a largo plazo y la adopción de cursos

de acción y distribución de recursos necesarios para alcanzar estos objetivos.

Finalmente Munch las define como los lineamientos generales de la planeación

de la empresa; esta labor la realizan los altos directivos para establecer los planes

generales de la organización; generalmente es a mediano y largo plazo.

1.6.1 El Sistema

La estructura del control interno según Fayol (1841-1925) expresa que gobernar

una organización consiste en la aplicación de las funciones básicas, contables

financieras, de comercialización técnicas, de seguridad administrativa, mientras

que administrar abarca las sub-funciones de todas éstas.22 Para él, gobernar y

administrar conjuntamente se manejan por los términos descritos, Fayol involucra

el control interno como un sistema dentro de otro mayor.

Un sistema es un conjunto de reglas, principios o medidas, enlazadas entre si,

(Diccionario Everest) al referir este concepto a la estructura de control interno de

la organización los componentes del mismo expanden su cobertura hacia mayores

unidades de la administración. Según las Normas de Auditoria del Instituto

Americano de Contadores (SAS 55) son: El ambiente de control, el sistema

contable y los procedimientos de control.

El denominador común, como lo es el control interno, según este criterio viaja

desde la estructura organizativa y los métodos de control administrativos, pasando

por los métodos y registros contables hasta en procedimientos y políticas del

negocio.

Según el Diccionario Océano Uno Color, Sistema es el conjunto de cosas que,

ordenadamente relacionadas entre si, contribuyen a un fin determinado. A efecto

de comparación, al trasladar este concepto al planteamiento que emana del

informe (COSO) (Comitee of Sponsoring Organizations, 1985, Estados Unidos)

del control interno, lo presenta como un proceso integrado a los procesos mismos

del negocio, diseñado para proporcionar una garantía razonable para el logro de

los objetivos. 23 El COSO también traslada las aristas a “los procesos del

negocio”, en ese sentido aunque la administración es un todo que forma un

sistema como lo explica Koontz y Weihrich, actúan a nivel de sistemas y

multisistemas, denominándolo como un Enfoque Sistémico del Proceso

Administrativo. (Koontz y Weihrich, pág. 28).

22K. Koontz y C. O´Donnell, La Administración Dinámica, pág.26

23 Tésis, Universidad Pedagógica de El Salvador, Elaboración de Normas Técnicas de ControlInterno Especificas en las Áreas Administrativas, Financiera y de Cumplimiento Legal, para laAplicación de la Unidad de Auditoria Interna, en El Hospital Nacional General de Ilobasco. 2007.

Un sistema de control interno que se refiera al control en la organización para el

logro de sus objetivos, se visualiza como una administración estratégica que

puede ser organizada desde dos puntos de vista, así:

Lo que la organización pretende hacer y

Lo que realmente hace

El primero se refiere al papel activo de la administración para llevar al negocio al

logro de sus objetivos, haciendo una buena manipulación de sus recursos y

descansa sobre la base de control del proceso administrativo.

Y el segundo se refiere al patrón de respuestas que se obtienen. Esto implica un

papel reactivo por parte de su administración ajustándose a su entorno, cuando

surge la necesidad de hacerlo.

El enfoque sistemático de Administración y Finanzas que puede visualizarse en

una figura del Esquema Insumo Producto, 24 como se describe a continuación,

puede optimizar el proceso de transformación, dando mejor respuesta a los

requerimientos de los clientes internos y externos; en la medida en que las

decisiones sean alimentadas oportunamente con medidores financieros.

Esquema Insumo Producto

(Sistema externo)

Revitalización del Sistema

24 Koontz y Weihrich, Administración una Perspectiva Global, edición 12ª, McgranHill,Pág.28 año 2004, México

1.6.2 La Contabilidad

La contabilidad nació desde que el hombre tuvo necesidad de conocer el valor de

sus posesiones, sus deudas y sus ingresos, hace aproximadamente 5000 años.

En el país antes de 1982 se habían empleado principios de contabilidad tales

como: FASB “Financial Accounting Standard BOARD”, PCGA de AICPA “

American Institute of Certified Public Accountant y el IMPC “ Instituto Mexicano de

Contadores Públicos” hasta que se emitieron las NCF “Normas de Contabilidad

Financiera de El Salvador”, por un comité técnico permanente, el cual recopiló los

avances contables de diferentes países para adecuar las experiencias de éstos a

nuestra realidad, dado que carecíamos de un ordenamiento sistemático propio.

Sin embargo, la globalización condujo a efectuar cambios sustanciales en la

práctica contable, por lo que el Consejo de Vigilancia de la Profesión de la

Contaduría Pública y Auditoría ha adoptado las NICs, como la base de la

contabilización de las operaciones de las empresas.

Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).

El Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (IASC) es un organismo

independiente, de carácter privado, cuyo objetivo es conseguir la uniformidad en

los principios contables que utilizan las empresas y otras organizaciones para su

información financiera en todo el mundo. Se formó en 1973, mediante un acuerdo

realizado por organizaciones de profesionales contables pertenecientes a

Alemania, Australia, Canadá, los Estados Unidos de América, Francia, Holanda,

Japón, México, Reino Unido e Irlanda. Desde 1983, los miembros del IASC son

Proceso detransformación Producto

Insumos

Ambienteexterno

todas las organizaciones de profesionales contables que son, a su vez, miembros

de la Federación Internacional de Contadores (IFAC). En enero de 1999, éstos

ascendían a 142 miembros en 103 países, representando a más de 2 millones de

profesionales contables. Otras organizaciones están implicadas, asimismo, en el

trabajo del IASC, y muchos países que no son miembros del IASC hacen uso de

las Normas Internacionales de Contabilidad.25

1.6.3 Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)

Fueron aprobadas en su forma original, por el Consejo del antiguo Comité de

Normas Internacionales de Contabilidad (IASC), en marzo de 2000, y por los

miembros del IASC en la asamblea celebrada en Edimburgo en mayo de 2000.

En su reunión de diciembre de 1999, el Consejo del IASC había designado un

Comité de nombramientos, para seleccionar a los primeros administradores. Estos

administradores fueron nombrados el 22 de mayo de 2000 y asumieron su cargo

el 24 de mayo de ese mismo año, como resultado de la aprobación de la

constitución. En ejecución de sus obligaciones, según la constitución, los

administradores constituyeron, el 6 de febrero de 2001, para reflejar la decisión de

los administradores de crear el Comité de Interpretaciones de las Normas

Internacionales de Información Financiera, y tras pública consulta, la constitución

fue revisada el 5 de marzo de 2002.

Se puede determinar que la implementación de diferentes herramientas

necesarias como las NIIF, son fundamentales para el buen funcionamiento,

contable y financiero de las empresas, a través de los estados financieros básicos,

estado de efectivo, balance general, estado de resultados y estado de

composición del patrimonio.

En cuanto a su contenido, son simplemente normas que establecen reglas de

valoración y presentación contable, aunque hay que reconocer que el indicar

“simplemente” es muy arriesgado, dados los cambios que incorporan y, sobre

25 Marco Introductorio de las Normas Internacionales de Contabilidad

todo, su orientación encaminada a proporcionar la mejor información que puedan

necesitar los inversores financieros. Además, tienen el propósito de contribuir a la

armonización internacional y sectorial de los datos contables, de manera que sean

útiles para su comparación entre entidades distintas situadas en países

diferentes. Por ello, la adopción de las NIIF significará un cambio importante en la

filosofía a que estamos acostumbrados, ya que actualmente, tal como se deduce

de nuestras normas, la finalidad de la contabilidad es proporcionar la información

contable que necesiten los usuarios en general, pero sin precisar una categoría

específica de ellos. Una vez adoptadas las NIIF, dicha información se sesgará a

favor de las necesidades de los inversores financieros, quedando los otros

usuarios (principalmente los administradores de la entidad y empleados) relegados

a un segundo plano, por entender que los datos que necesitan los podrán obtener

con mayor precisión y comodidad acudiendo a otras fuentes. Es decir, que las NIIF

están orientadas a servir al inversor financiero, desatendiendo otros aspectos,

tales como: La protección de acreedores y la distribución del resultado o la

fiscalidad.

Cabe mencionar que las NIIF son normas que se derivan o retoman prácticamente

todo el contenido y fondo de las NICs, de esta manera en el área financiera

empresarial se convierte en la última normativa de aplicación alcanzada en El

Salvador.26

Otras herramientas financieras de mucha importancia a tomar en cuenta son:

Los ratios o razones financieras, los cuales dependen de la información

obtenida en los cuatro estados financieros básicos, para varias partes interesadas

que por lo regular necesitan tener medidas relativas de eficiencia operativa de la

empresa. Aquí la palabra clave es relativa, porque el análisis de los estados

financieros se basa en el uso de las razones o valores relativos. El análisis de

razones financieras implica métodos de cálculo e interpretación de razones

financieras para analizar y supervisar el desempeño de la empresa. Las fuentes

26 Marco Introductorio de las Normas Internacionales de Información Financiera

básicas de datos para el análisis de razones son el estado de resultado y el

balance general.

El estado de flujos de efectivo, el cual detalla el resumen de las entradas y

salidas de efectivo de una empresa durante un período determinado.

El punto de equilibrio, a veces llamado análisis del costo-volumen- utilidad, es

utilizado por la empresa 1) para determinar el nivel de operaciones necesarias

para cubrir todos los costos operativos y 2) para evaluar la rentabilidad asociada

con los diversos niveles de ventas.

El punto de equilibrio operativo es el nivel de venta necesario para cubrir todos los

costos operativos. Donde los ingresos por ventas son exactamente iguales a los

costos: no hay ni utilidades ni pérdidas. En ese punto, las utilidades antes de

intereses e impuestos equivalen a cero. Y finalmente el presupuesto el cual

representa el proyecto del negocio en términos numéricos; sus características de

flexibilidad y movilidad a diferentes escenarios, optimiza la toma de decisiones.

El alcance que se tendría en las ramas administrativas y financieras está

fundamentado sobre la base de la teoría señalada a través de distintos autores,

con lo cual se pueda lograr el aprovechamiento de oportunidades que se

encuentren, asimismo permite la creación de nuevos métodos y procedimientos de

trabajo que también les sean útiles para lograr anticiparse a los constantes

cambios, tomar iniciativas y alcanzar una máxima productividad y así, lograr una

situación de mejores oportunidades para la empresa, ya sea, en corto, mediano o

largo plazo. Los procesos continuos destinados a superar las estructuras

organizativas, la formación permanente de los cuadros administrativos y la pauta

fundamental para elevar los niveles de eficiencia en la empresa, representan el

enfoque para encauzar los esfuerzos y modernizar los sistemas administrativos.

El avance tecnológico, el tamaño de las organizaciones y la rapidez con que se

producen los cambios, por ejemplo: Políticos, económicos, jurídicos, fiscales y

sociales, están obligando a idear procedimientos administrativos-financieros más

dinámicos, fluidos y flexibles, que a veces tienden a romper con las estructuras y

procedimientos del desempeño exacto y eficiente que aconseja la administración

tradicional; a efecto de lograr valores programáticos que reclaman la unificación e

integración de insumos complejos, tanto internos como externos, dentro de un

modelo de logros. Es decir, los requerimientos de operatividad para responder a la

dinámica del ambiente en que se opera.

1. 6.4 Uso de la Tecnología en los Esquemas de Control

Las funciones de la tecnología avanzan a un ritmo rápido, y ésta tendencia talvez

continuará durante algunos años más. El incremento de funciones y la reducción

de los costos posibilitarán nuevas y más importante aplicaciones de la tecnología,

lo cual permitirá que las organizaciones mejoren su eficiencia y su eficacia en los

esquemas de control. Sin embargo el incremento de los diversos usos de este

nuevo potencial, hacen más difícil obtener una imagen real de los beneficios

relativos a los costos asociados.

1.6.4.1 Innovación y Obsolescencia Tecnológica.

La tecnología interviene cada vez más en la manufactura y en los servicios;

tecnologías nuevas y mejoradas crean o apoyan sustitutos de productos, opciones

alternas de servicios y excelente calidad. Además, algunos de los productos

modernos pueden ser obsoletos mañana. De tal modo, la tecnología acelera las

fuentes competitivas. Sin embargo, es probable que la tecnología de mayor

impacto sea la de la información (Larzon, 1996 y Dertouzos 1997).

Es la época en que; junto a las empresas multinacionales, surgen empresas

nacionales de gran tamaño y una amplia variedad de empresas medianas y

pequeñas (entre las que se encuentran las microempresas y las mini-empresas).

La automatización y la computación aparecen en muchas empresas; aumentando

en gran medida sus recursos y potencialidades y distanciándolas cada vez más

de las empresas que no han entrado en esta modernización. Además, el

ambiente se complica debido a la escasez de recursos, la inflación, las altas tasas

de interés y los costos crecientes. El mundo se empequeñece todavía más por el

enorme desarrollo de las comunicaciones y de los negocios internacionales, pero

también se vuelve más complejo y variable, lo cual trae consigo una novedad: la

incertidumbre y la imprevisibilidad de los acontecimientos.

Las computadoras se han apoderado, casi en su totalidad del mundo

contemporáneo. Hoy en día casi resulta imposible imaginar la vida cotidiana, sin

su presencia, más aún, se han hecho tan indispensables que a veces es

inadvertible su presencia.

Las tecnologías de información operan como motor de cambio que permiten dar

respuestas a las nuevas necesidades de información y han creado movimientos

importantes dentro de las empresas gracias a los avances que se tienen y la

implementación de nuevos sistemas.

Todos los esquemas de control se ven necesitados de la tecnología de las

computadoras. Sin embargo, la contabilidad y sus conexos es una de las áreas

que más ha evolucionado en el correr de los años, aunque la contabilidad se ha

adaptado a las necesidades informáticas de los usuarios; pero su desarrollo se ha

visto limitado por los recursos tecnológicos; es decir, Software y Hardware; de

poca o dificultosa implementación, de manera especial en las pequeñas y

medianas empresas.

1.7 RECUENTO DE CONCEPTOS Y CATEGORIAS A UTILIZAR

La razón de ser del control de los recursos de una empresa descansa sobre un

sistema administrativo y financiero. Al conceptualizar el término, se infiere en el

sentido que en un sistema la fundamentación radica en diversos elementos

humanos y mecánicos integrados para lograr un objetivo común, mediante el

manejo y control de materiales, información y personal; en este sentido se

considera a la empresa como sistema abierto que recibe demandas y emite

respuestas. Con la llegada de la teoría de los sistemas, se evidenció con claridad

la naturaleza sistémica de las organizaciones en general y de las empresas en

particular.27

En función de estas características, el sistema es un todo organizado con lógica.

Este aspecto de totalidad e integridad es el fundamento del sistema. Cuando se

habla de naturaleza sistémica, ésta se refiere al funcionamiento global, total e

integrado en que el todo es mayor (o diferente) que la suma de sus partes.28

27 Chiavenato Idalberto, Administración, Pág.46, 3ª edición, Mcgraw-Hill Interamericana, 2001.

28 Chiavenato Idalberto, administración, Pág.47

De acuerdo con el modelo de Sistema del Proceso Administrativo, algunos

productos se convierten nuevamente en insumo. Es decir, recibe demandas de los

clientes, los empleados, los inversionistas, se retroalimenta y emite respuesta a

estos demandantes;

A efecto de discernir centros de responsabilidad podemos analizar primeramente

la parte administrativa un concepto de administración señala que es el proceso

de planear, organizar, dirigir y controlar el trabajo de los miembros de la

organización y de usar los recursos disponibles para alcanzar las metas

establecidas. Store, James A.F.R. Edgard Freeman y otros. Administración. 6°

Edic. Prentice-Hall, México 1996.

Profundizando así mismo en las funciones de los administradores basadas en los

principios de administración, los cuales constituyen una estructura útil para

organizar los conocimientos administrativos empresariales como los son La

planeación la cual hace determinación de escenarios futuros,29 además la

organización se destaca como el diseño y determinación de las estructuras,

procesos, funciones y responsabilidades30 también se debe mencionar la

dirección es donde se forman las fases del proceso administrativo mediante la

conducción y orientación de los recursos y el ejercicio de liderazgo hacia el logro

de la misión y visión de la empresa31 en la cual el control funciona como enlace

donde se establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el

objeto de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las

operaciones.32 De ahí se basa el enlace con otras funciones administrativas y

financieras dentro de la empresa y la orientación hacia la estructura del control

interno de la investigación.

La esencia del control reside en la verificación de si la actividad controlada está

alcanzando o no los resultados deseados. Cuando se habla de resultados

deseados, se parte del principio de que estos resultados estaban previstos y

29Lourdes Münch, Administración, Pág. 40, Pearson. Prentice Hall, México

30Lourdes Münch, Administración, Pág. 45

31Lourdes Münch, Administración, Pág. 50

32Lourdes Münch, Administración, Pág. 55

requieren ser controlados. Entonces el control presupone la existencia de

objetivos y de planes, ya que no se puede controlar sin que haya planes que

definan lo que debe hacerse. El control verifica si la ejecución está de acorde con

los que se planeó; y cuando más completos, definidos y coordinados sean los

planes y mayor sea el período para el cual fueron hechos, más complejo será el

control. En tal sentido se menciona y describe El Sistema de Control Interno de

una empresa el cual está formado por todas las medidas tomadas para proteger al

activo o bienes de la misma; ante posibles irregularidades, para comprobar la

exactitud de las operaciones registradas y para asegurar a la administración que la

información en que se basa para tomar sus decisiones es auténtica y fiable.

La función del control puede clasificarse como control administrativo y control

Financiero.

El Control administrativo es la comparación de los hechos reales con los

estándares preestablecidos y la posterior adopción de acciones correctivas

cuando se presentan desviaciones inaceptables. También se describe como

conducta administrativa que consiste en medir y comparar el trabajo realizado

con el objeto propuesto y adoptar medidas correctivas si los resultados son

inadecuados. Es el monitor del sistema que mantiene las “cosas en línea”,

facilitando la integración de las actividades; verifica los puntos débiles y los

posibles errores, y determina asimismo si los objetivos, las metas y los planes

establecidos se están concretando.

El otro cuadro por conceptualizar, es el control financiero entendiéndose como

finanzas al conjunto de actividades económicas relacionadas con los negocios y la

banca.33 El principal objetivo financiero de una empresa es incrementar al máximo

la riqueza de sus propietarios.34 Estas actividades necesitan monitorear su

desempeño, para ello existen herramientas o indicadores de control

financiero, en una diversidad de formas ya sean dentro o de conexos de la

contabilidad. Pero básicamente herramientas como el Estado de Flujo de

33Diccionario. Océano Uno Color, España.

34Mydoelton, D.R., La Esencia de la Administración Financiera, pág.1 Prentice Hall, México, 1997.

Efectivo cuya finalidad para la empresa en El Salvador es presentar en forma

comprensible la información sobre el manejo de efectivo, es decir; su obtención y

utilización por parte de la entidad durante un periodo determinado y, como

consecuencia, mostrar una síntesis de que los cambios ocurridos en la situación

financiera, para los usuarios de los estados financieros puedan conocer y evaluar

la liquidez o solvencia de la entidad.

Contabilidad Financiera que es la técnica mediante la cual se registra, clasifica,

resume y presenta la información cuantitativa, expresado en unidades monetarias

de las operaciones realizadas y los eventos económicos identificables y

cuantificables que afectan a la entidad, pero que se pueden tomar decisiones con

base en su análisis y su interpretación

Las NIC´S (Normas Internacionales de Contabilidad) tratan sobre transacciones o

fenómenos económicos comunes a los distintos giros empresariales. El objetivo de

esta Norma consiste en establecer las bases para la presentación de los estados

financieros con propósitos de información general, a fin de asegurar que los

mismos sean comparables, tanto con los estados financieros de la misma entidad

correspondientes a períodos anteriores, como con los de otras entidades

diferentes.

A continuación se incluye el Balance General que representa una declaración

resumida de la situación financiera de la empresa en un momento dado. Y Estado

de Resultado que proporciona un resumen financiero de las operaciones

durante un periodo determinado.35

Otra herramienta relevante es el Punto de Equilibrio este se define como el

método del punto de equilibrio o punto critico, consiste en predeterminar un

importe en el cual la empresa no sufra perdidas ni obtenga ganancias o utilidades,

es decir el punto donde las ventas totales son iguales a los costos y gastos

totales.36

35Gitman, Lawrence J. Principios de Administración Financiera, Pág. 38

36Gitman, Lawrence J. Principios de Administración Financiera, Pág. 423

Un cúmulo de cálculos emanados de la contabilidad lo representan Razones

Financieras: La información obtenida en los cuatro estados financieros básicos

es de mucha importancia para varias partes interesadas que por lo regular

necesitan tener medidas relativas de eficiencia operativa de la empresa.

Finalmente, la herramienta de control por excelencia es aquel que proyecta los

propósitos de la organización: El presupuesto. Éste permite manipular variables

situando al negocio en diferentes escenarios, lo optimiza en la toma de

decisiones.

En 1985 nació “COSO” (Committee of Sponsoring Organizetions): Es lo más

actual en cuanto a control se refiere, estableciendo en su art. 39 que cada

institución debe elaborar un proyecto de normas específicas para su sistema de

control interno. 37

Un sistema de control interno basado en COSO, se nutre por medio de sistemas

orientados a la tecnología de la información: Un sistema que se base en ella; se

compone de una computadora digital y de equipo periférico conocido como

hardware y del software igualmente indispensable; éste se compone de varios

programas y rutinas para operar el sistema como lo es el sistema operativo. Igual

que cualquier otro sistema el control interno tiene sus funciones específicas

pero también tiene sus limitaciones: su función objetiva es contribuir a proteger

contra los errores y el fraude, además de garantizar la confiabilidad de datos

contables pero siempre existen limitaciones intrínsecas pudiendo cometer errores

en la aplicación de los controles por que no se entienden bien las instrucciones,

por juicios incorrectos, por negligencias, distracción o fatiga.

“MMI Océano grupo editorial, S.A. Milanesat, Barcelona (España) Pág. 238

Enciclopedia del Management.”

37 Tésis, Universidad Pedagógica de El Salvador, Elaboración de Normas Técnicas de ControlInterno Especificas en las Áreas Administrativas, Financiera y de Cumplimiento Legal, para laAplicación de la Unidad de Auditoria Interna, en el Hospital Nacional General de Ilobasco. 2007pág.9

Hardware es el principal componente del hardware de una computadora digital es

la unidad central de procesamiento (UCP) que procesa programas de

instrucciones para manipular (mover y transformar) los datos, pueden ser

números, caracteres, imágenes, sonidos o cualquier otra cosa de representarse en

conjunto de caracteres, en este sentido cabe mencionar también el Software que

se definen como sistemas orientados a la tecnología de la información que utiliza

dos tipos principales. Software de sistemas y de aplicaciones. Software de

sistemas son programas que controlan y coordinan los componentes del equipo y

que ofrecen otros soportes al software de aplicaciones como un enlace también el

Sistema Operativo es importante en el control de las operaciones de la

tecnología de la información, pues sirve para controlar el acceso a los programas y

a los datos almacenados, y además permiten llevar el registro de todas sus

actividades; en tal sentido es necesario mencionar El software de aplicaciones

los cuales son descritos como programas diseñados para ejecutar una tarea

específica de procesamiento, como procesar la nómina. Tesis, Universidad

Pedagógica de El Salvador.

La empresa es la entidad integrada por capital y trabajo, como factores de la

producción y dedicada a actividades, industriales, mercantiles o de prestación de

servicios. En los diferentes países, se mide de acuerdo al número de empleados,

ventas y activos, etc.

El control de los siguientes centros que se mencionan permitirá el manejo de los

recursos de la entidad, entendiéndose como tales los bienes o medios de

subsistencia con que se cuenta.38

38Diccionario Everest Español.

CAPÍTULO II

2 MARCO TEÓRICO

2.1 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICO METODOLÓGICA

2.1.1 EL TÉRMINO “SISTEMA” EN UN SENTIDO AMPLIO

El vocablo sistema ha sido utilizado desde tiempos lejanos y, atendiendo a su

sentido amplio, los sistemas no constituyen nada nuevo para la historia del

hombre. Es así como desde antes se habló y se escribió sobre sistemas filosóficos

que a su vez fueron fuente o permitieron el planteamiento de otros sistemas:

astronómicos, matemáticos, geográficos, etcétera.

En términos generales es frecuente aplicar sistemas como un término abreviado

que representa, involucra y suplanta a una frase más larga. Por ejemplo, cuando

leemos “sistema económico” puede pretenderse que interpretemos algo así como

la referencia a “índices de precios, cifras de empleo, nivel de inversión” etcétera,

estrechamente ligados a otros factores de la economía, como nivel de la

producción, salario real, etcétera. En otro orden de ideas, tomando conceptos de

Robert Chin (Bennis, W. G.; Benne, K. D.; Chin, R.: “The Utility of System Models

and Developmental Models for Practitioners” en The Planning of Change; Holt,

Richart and Winston. Inc. New York, 1961, págs. 201/214, citado por P. P.

Schoderbek en Management Systems, J. Wiley & Sons, Inc. New York) los

sociólogos industriales pueden mirar a la fábrica como un sistema social donde

multitud de personas trabajan juntas en un relativo aislamiento respecto del

exterior, con intención de analizar qué ocurre respecto de las relaciones e

interdependencias entre esas personas. Profundizando en el análisis del

significado de sistema en su sentido amplio, nos encontramos con una gran

variedad de conceptos que satisfacen su definición. Así del diccionario Webster

extraemos las siguientes definiciones:

Una unidad compleja formada por varias partes, a menudo diferentes,

sujetas a un plan común o sirviendo un propósito común.

Un agregado o disposición de objetos reunidos en interacción o

interdependencia; un conjunto de unidades combinadas en forma natural o

artificial para formar un todo integral, orgánico, organizado; una totalidad

que trabaja ordenadamente; una unificación coherente.

Un grupo de dispositivos u objetos artificiales integrados en una red o

utilizados en un propósito común. Por su parte, la Real Academia de la

Lengua Española define al sistema como “un conjunto de cosas que,

ordenadamente relacionadas entre sí, contribuyen a determinado objeto”.

El análisis de las definiciones surge que todo sistema está caracterizado por sus

objetivos, elementos, estructura (o relación tecnológica) y su comportamiento. Una

serie de elementos reunidos que formen un conjunto pero sin perseguir un objetivo

o propósito común, no constituye un sistema. Al no tener ese objetivo común su

comportamiento será caótico (lo contrario de sistemático). El objetivo de un

sistema puede ser fijo e invariable a través del tiempo, o bien puede ser variable.

En el primer caso el objetivo ha sido impuesto al sistema desde fuera del mismo, o

desde su contexto. Como ejemplo puede mencionarse cualquier tipo de máquina o

mecanismo tradicional. En el segundo caso el objetivo ha sido consecuencia de

acciones previas de algunos elementos del mismo sistema; es decir, el objetivo

resultante es generalmente un compromiso entre varios objetivos distintos, que

podían tener algunos elementos del sistema. Cabe dentro de éste grupo, cualquier

sistema integrado por hombres y mujeres, por ejemplo, la empresa. En este caso

el objetivo resultante podrá variar en el tiempo de acuerdo al mayor o menor poder

que detecten los elementos con objetivos propios.

2.1.1.1 Tipos de Sistemas Administrativos.

En la sección anterior hemos considerado distintas definiciones del vocablo

sistema en su sentido amplio, y en la presente analizaremos en forma concreta la

aplicación de ese concepto en las actividades administrativas. Nuestro propósito

será demostrar a través de sucesivas elaboraciones, cómo las organizaciones

modernas deben actuar bajo la forma de sistema; para lograr el máximo de

eficiencia. Comentaremos por lo tanto, algunas definiciones especializadas. Se

definen los sistemas administrativos como la red de procedimientos

relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines

de una organización. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos

relacionados y dentro de determinadas condiciones, constituyen un sistema. Así,

el sistema de control de producción, por ejemplo, consiste en un conjunto de

procedimientos de pedidos de materiales, procedimientos de despacho o ruteo,

procedimientos de control, etcétera. Obsérvese la condición de “relación” como

elemento indispensable para que un conjunto de partes configuren un sistema. En

toda definición de sistema aparece siempre ese factor como común denominador;

que transforma la individualidad de cada componente, de tal modo que ya no tiene

sentido sino dentro de un conjunto. Los profundos cambios experimentados en los

últimos años en el ambiente socio/político/económico en que se desarrolla la

empresa moderna, unido esto a los avances de la tecnología, obligan y encaran

urgentemente la necesidad de su remodelación y adecuación al concepto de

sistema. Es indudable que en la gestión empresarial sobreviven aquellos que

utilizan los mejores procedimientos y emplean los mejores medios 1 (tecnología

conocimiento) para alcanzar sus objetivos. La empresa actual en función de dos

estructuras; una, que podría llamarse organizacional, que define las funciones y

responsabilidades de sus componentes y el grado de relación entre los mismos;

se trata de una estructura de carácter estático, dado que determina a través del

organigrama y la definición de tareas, qué es lo que debe efectuar cada sector

responsable, pero no indica que movimientos son necesarios para que la

organización se mantenga al compás de la realidad del ambiente y le permita

1 Barrios, J. D.: Sistemas y Procedimientos, Editorial Roble, México, pág.15

alcanzar sus fines. Este segundo aspecto se cubre a través de una segunda

estructura de naturaleza dinámica que es el reflejo de la aplicación de los

sistemas administrativos a la resolución de los problemas dinámicos surgidos en

la empresa. Debemos dejar bien en claro que el análisis de sistemas no debe

encararse simplemente “como un medio para establecer la mejor manera de hacer

con una computadora lo que se está haciendo manualmente,”2 por el contrario

debe enfocarse como un proceso de detección de problemas (hoy agregaríamos y

también de oportunidades) y apoyarse en un modelo. En este caso existirá mayor

seguridad de que no deje de verse algún aspecto importante, que se observen y

corrijan las deficiencias de los métodos en uso y que el sistema de información

sea apto para adaptarse a los mejoramientos futuros que puedan introducirse en

el proceso”.3

Si bien se consideramos que los sistemas y procedimientos constituyen un

“campo” de actividad; así como “producción” y “comercialización” representan

otros campos, debemos reconocer que toda función de organización y conducción

lleva implícita la responsabilidad de formular los sistemas y procedimientos

necesarios para cumplir su propósito. Quiere decir que, en este sentido, ese

campo puede ser clasificado como uno de los varios elementos del manejo

administrativo.

2.1.1.2 Elementos Integrantes de los Sistemas Administrativos.

Si bien, el planeamiento estratégico y la formulación de los objetivos corporativos

son variables que se definen en el nivel más alto de la organización, el

cumplimiento de los mismos se lleva a cabo a través de los niveles medios e

inferiores que son los responsables de la ejecución, seguimiento y contralor de las

rutinas, procesos, generación y transmisión de información que sean necesarios

para su concreción.

2 Rockart, J. F.: Nuevos criterios para el análisis de sistemas. Revista Administración deEmpresas. Ed. Contabilidad Moderna. Tomo 1. Pág. 6593 Rockart, J. F.: Nuevos criterios para el análisis de sistemas. Revista Administración deEmpresas. Ed. Contabilidad Moderna. Tomo 1. Pág. 664

En función de ello, los elementos que integran los sistemas administrativos

son los que se indican a continuación.

Personas: Son los ejecutores, usuarios y razón de ser de los sistemas

administrativos y quienes actúan en la captura, procesamiento,

almacenamiento, transmisión y utilización de información necesaria para la

aplicación de esos sistemas.

Tecnología: Es el equipamiento y técnicas necesarias para la ejecución de

los procesos desarrollados por las personas (proveedores, procesadores y

usuarios de la información) tales como: soportes (magnéticos u ópticos)

donde se almacenan los datos e información; elementos de captura de

datos (teclados, scanners, códigos de barra); elementos de procesamiento

de la información (hardware y software); elementos de transmisión de

información (redes locales o amplias); ruteadores; intranets; extranets).

Gestión del conocimiento: El knowledge management se ha convertido

en un elemento fundamental para el desarrollo de la conducción

empresaria.

Comprende la detección, captura, almacenamiento, organización, recuperación y

transmisión del conocimiento necesario para ese desarrollo.

2.1.1.3 Atributos de los Sistemas Administrativos.

Hemos explicado más arriba que el objetivo de los sistemas administrativos es

facilitar a la dirección empresarial en la forma más eficiente el cumplimiento de sus

objetivos corporativos y de sus políticas. Es decir que, en principio existe un orden

de prerelación en el sentido de una relación de dependencia de los sistemas a las

políticas de un orden superior. Las operaciones que integran los sistemas deberán

encolumnarse dentro de los lineamientos de las políticas empresariales.

Ahora bien, para que lo anterior sea factible, será necesario que las políticas sean

trazadas siguiendo una línea coherente y bien definida que permita una fácil rutina

en el momento de ser llevadas a la práctica. Cuando las políticas son intrincadas o

aceptan una cantidad importante de situaciones de excepción o no son bien

definidas, ello conspira contra la posibilidad de formular y complementar sistemas

administrativos claros, concisos, de fácil cumplimiento, que se mantengan vigentes

en un tiempo prudencial y posible de controlar.

En Argentina, en los primeros días del año 2002 se dicta una ley de emergencia

económica como consecuencia de desajustes que se venían arrastrando en el

circuito financiero nacional (retiro masivo por parte de ahorristas de sus depósitos

en bancos) lo que provoca limitaciones y un cambio importante en los

procedimientos administrativos vinculados a operaciones de retiro de fondos y a

una consecuente afectación a los programas de computación que administran el

manejo de los cajeros automáticos y back-office. Esto produjo la necesidad de

dictar disposiciones de “feriado bancario” a efectos de adecuar los sistemas a la

nueva forma de operación. Es un ejemplo de cómo los procedimientos pueden

verse afectados por disposiciones de orden superior. Afortunadamente la moderna

tecnología, merced a la flexibilidad con que ahora son diseñados los sistemas,

permite afrontar con rapidez, esta forma de desafío.

Teniendo en consideración las reflexiones anteriores, concluimos en que los

sistemas administrativos y las normas que los acompañan deben cumplir las

siguientes condiciones:

Deben producir la información necesaria para que las diversas áreas

componentes de la empresa en sus diversos niveles, dispongan del

conocimiento necesario para decidir o ejecutar, conforme a sus respectivos

requerimientos y responsabilidades. Deben ser lo suficientemente flexibles

como para responder a circunstancias cambiantes y dinámicas.

Deben estar en condiciones de que sus pasos puedan ser ejecutados en la

oportunidad en que las operaciones lo ameriten, Los plazos para las tareas

de la administración empresarial deben cumplirse. Los elementos para la

producción deben ser requeridos y estar disponibles cuando se les

necesite. Si los recibe antes originarán inmovilización innecesaria de

capital de trabajo; no disponer de ellos por atrasos en las operaciones de

adquisición o recepción implica demoras o paralización de la línea de

producción.

Deben responder a condiciones de alto grado de seguridad en todos los

niveles y pasos de su ejecución. Deben existir formas o mecanismos que

permitan controlar el cumplimiento de esta condición. El sistema

administrativo debe asegurar la preservación del patrimonio de la

organización evitando que se produzcan, o en su caso denunciando si se

ha producido, algún acto o intento de malversación del mismo. Así también

deberá prever que los compromisos u obligaciones que asuma la

organización sean realmente justificados en razón de sus operaciones

lícitas. Para ello incluirá las normas de control interno y legales y aplicará

las tecnologías que sean necesarias para la ejecución correcta y

transparente de las operaciones.

Deben desarrollarse logrando alcanzar los resultados esperados utilizando

un adecuado índice de aplicación de recursos (humanos y tecnológicos).

La relación costo-beneficio debe estar siempre sujeta a análisis a fin de

evitar erogaciones que hagan improductiva la aplicación del sistema. Por

ejemplo los sistemas de administración de inventario de insumos y

materias primas deben aplicar soluciones que justifiquen los costos que

provoque su instalación y uso (no es lo mismo controlar bienes de valor

importante que aquellos otros que unitariamente son insignificantes).

Deben ser de aplicación “amigable”: fáciles de comprender y de inmediata

aplicación.

Deben mantener documentación actualizada.

2.1.2 LA ADMINISTRACIÓN Y LAS FINANZAS

Administración: Un concepto de administración se basa en la idea central de una

organizada toma de decisiones para manejar a la empresa. Es decir, que cada

unidad operativa haga o cumpla el trabajo encomendado hasta lograr el objetivo

común de la organización.

2.1.2.1 Datos Históricos

a) La administración en la edad media.

La administración en la edad media se caracterizó por la descentralización del

gobierno como reacción de lo sucedido en el Imperio Romano y el Gobierno

Democrático Griego, ya que éstos fueron altamente centralizados. Fue así como

apareció el Feudalismo en el que los antiguos ciudadanos y habitantes del caído

Imperio Romano se agruparon con personajes importantes en busca de

protección. De la época medieval se tienen pocos datos de sistemas

administrativos, principalmente en aquellos pequeños estados feudales y luego

monárquicos. En esta época se dio una notable evolución en los sistemas

administrativos, esto se debió a los resultados del debilitamiento del poder estatal

en los últimos días del Imperio Romano, ya que, la autoridad pasa al terrateniente

el cual tenía poderes extraordinarios para lograr fines tributarios.

b) La administración en la edad moderna.

La administración en la edad moderna se caracterizó entre otras cosas por la

consolidación y expansión de los regímenes monárquicos y también por la

evolución administrativa que se operó en algunos estados, como consecuencia se

llevaron acabo estudios para definir e integrar mejor las labores.

Los que sobresalieron en la época medieval fueron los Cameralitas quienes se

interesaron en asuntos económicos, vinculados con los pensamientos

mercantilistas británicos y con los fisiócratas franceses y otros proporcionando

reformas y apoyando la sistematización de la administración pública. Además el

cameralismo era una tecnología administrativa sobre aspecto de administración

financiera y agrícola.

La importancia de esta separación influye en la libertad política de un ciudadano,

es decir; la tranquilidad del espíritu proviene de la confianza que tiene cada

persona en su seguridad, para que esa libertad exista, es necesario un gobierno

por cada poder. Es más, las leyes se deben ejecutar de manera imparcial de tal

forma que se eviten arbitrariedades que afecten la vida de los ciudadanos de un

determinado país.

c) La administración científica.

Como consecuencia de varias transformaciones fundamentales acontecidas en el

siglo XIX, tanto en el sector público, como en la consolidación de los Estados

Republicanos, en el sector Privado y en la Revolución Industrial. Fue necesario

organizar grandes empresas para atender las crecientes labores que

desarrollaban unas y otras persecuciones de sus propósitos. El ámbito de servicio

público creció en relación con el auge de la actividad privada.

Se inició además un gran proceso tecnológico con el industrialismo y ello obligó a

buscar mejores técnicas de trabajo que permitieran aprovechar al máximo los

recursos, fin que siempre han tratado de alcanzar todos los inversionistas.

A pesar de que la tecnificación y carácter científico de la administración han sido

considerados por varios tratadistas como conquistas del siglo pasado, lo cierto es

que tuvieron su inicio en siglo XIX.

Sin embargo, la verdadera sistematización de la administración no tuvo lugar sino

hasta la primera década del siglo pasado con estudios realizados por el Francés

Henry Fayol y el estadounidense Frederick W. Taylor, bases fundamentales del

movimiento denominado “ADMINISTRACION CIENTIFICA”.

Henry Fayol, en el año 1888 logró salvar de la ruina una gran compañía

metalúrgica de Francia él puso a prueba un método en el cual había aplicado

varias veces en otras labores llamado Administración Positiva, la esencia de esta

doctrina está basada en la idea de que gobernar una empresa pública o privada es

un arte que debe asegurar la aplicación racional de sus funciones básicas que son

técnicas comerciales, financieras, de seguridad, de contabilidad y administrativas.

Estas funciones básicas están presentes en toda empresa cualquiera que sea su

naturaleza pero en diferentes proporciones según sean los distintos niveles

jerárquicos y ocupacionales. Al mismo tiempo se refiere al aspecto metodológico

de esta doctrina que está formada por principios y elementos para que puedan ser

exitosos, estos son: La previsión (planeación), la organización, mando (dirección),

coordinación (ejecución) y control. Según Fayol, la administración debe comenzar

por los niveles mas altos sin embargo; fueron completadas satisfactoriamente por

las teorías de Frederick W. Taylor (1903) quien ofrece su teoría sobre

Administración Científica, la cual ya había sometido a experimentación en

diferentes empresas públicas y privadas. Su propósito era proporcionar un

gobierno municipal eficiente y económico a través de métodos científicos de

supervisión e información de sus actividades y de recopilación, clasificación y

análisis. Para él, la autoridad se tenía que promover desde los niveles bajos a los

altos contrarrestando las teorías de Fayol; gracias a Taylor se sistematizó el

análisis de las labores pues comprobó que muchos factores afectaban el

rendimiento de los trabajadores y daba como consecuencia una productividad

menor; también los métodos mas adecuados a las tareas y división de trabajo, la

distribución de la jornada de trabajo y otros aspectos que se pueden resumir los

siguientes principios:

1. Desarrollar para cada elemento del trabajo del obrero una ciencia que

reemplace los antiguos métodos empíricos.

2. Seleccionar científicamente y luego instruir, enseñar y formar al obrero.

3. Cooperar cordialmente con los obreros, para que todo el trabajo sea hecho de

acuerdo con los principios científicos con que se aplican.

4. Distribuir equitativamente el trabajo y las responsabilidades entre la

administración y los obreros.

2.1.3 ELEMENTOS BÁSICOS DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO

Y FINANCIERO

2.1.3.1 Los Procesos de Administración

Principios administrativos

El trabajo de la administración es ayudar a la organización a hacer el mejor uso

de los recursos para conseguir sus metas. ¿Cómo consiguen los administradores

este objetivo? Realizando los principios administrativos más importantes:

planeación, organización, ejecución, dirección y control.

Los administradores de todos los niveles en todos los departamentos (ya sea en

organizaciones pequeñas y grandes, en instituciones con o sin fines de lucro, o

que operan en un sólo país o en todo el mundo) son responsables de ejecutar los

principios. Lo bien que logren hacerlo determinara la eficacia y eficiencia de sus

organizaciones.

Planeación

Planeación es el proceso que usan los administradores para identificar y

seleccionar las metas y los cursos de acción apropiados. Los tres pasos del

proceso de planeación son:

a) Decidir qué metas perseguirá la organización, b) decidir qué cursos de

acción se emprenderán para alcanzar esas metas y c) decidir cómo

distribuir los recursos de la organización para conseguir esas metas. Qué

tan bien planeen los administradores determina qué tan eficaz y eficiente es

la organización, es decir, su nivel de desempeño.4

Importancia de la Planeación5

Se constituye en la base de las demás fases del proceso administrativo.

Permite a las organizaciones precisar sus objetivos principales,

proporcionando guías claras para la toma de decisiones.

Se constituye en un medio de control.

Minimiza los costos, a través de la utilización racional de los recursos.

4 Gareth R. Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, cuarta edición McGRAW-HILL/ INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. México, D.F. pág.105 Serrano Ramírez, Américo Alexis, Administración I Y II, 1ª Edición, 1999, Pág. 79

Se convierte en una herramienta de comunicación entre las gerencias de la

empresa sobre los objetivos y cursos de acción establecidos.

Reduce la toma de decisiones basada en especulaciones o

improvisaciones.

Principios de la planeación6

Principios: (Verdades fundamentales que sirven como guía de conducta).

Flexibilidad: La moda, los gustos y los precios de la competencia imponer

sobre el fabricante una flexibilidad imperativa, una tolerancia a la que toda

planificación debe adaptarse. Es decir, que todo plan debe ser flexible y

adaptable a las nuevas circunstancias, por lo que se deben establecer

ciertos márgenes para afrontar ciertas variaciones.

Equilibrio: Debe existir un balance respecto a los factores de tiempo,

esfuerzo y costos, al momento de ejercer la planificación.

Unidad: Para un mismo propósito debe existir un solo programa de acción.

Los planes específicos se integran al plan general.

Continuidad: En un plan un paso debe seguir al otro de forma lógica sin

que existan vacíos y además a la planeación se debe dar un seguimiento

constante.

Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones genéricas, sino

de la forma mas concreta posible, de lo contrario serían una aventura.

Sencillez: Estos deben comprendidos por todos, expresados en un lenguaje

que permite a todos los trabajadores su comprensión.

Realidad: No deben formularse metas inalcanzables, ni contar con medios o

recursos que no existen o que serían muy difíciles de conseguir.

Comparabilidad: deben de permitir comparar lo que se ha previsto con lo

que realmente ha acontecido.

Organización

6 Serrano Ramírez, Américo Alexis, Administración I Y II, 1ª Edición, 1999, Pág. 80

Organización es un proceso con el que los administradores establecen una

estructura de relaciones laborales, de modo que los miembros de la organización

interactúen y cooperen en las metas que ésta tenga. Organizar consiste en

agrupar a las personas en departamentos, de acuerdo con las actividades

laborales que desempeñan. Al organizar, los administradores también trazan las

líneas de mando y responsabilidad entre individuos y grupos, y deciden cuál es la

mejor manera de coordinar los recursos de la organización, principalmente los

recursos humanos.

Guillermo Gómez Ceja: “Es la estructuración técnicas de las relaciones que

deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos

y materiales de un organismo social, con el fin de lograr máxima eficiencia en la

realización de los planes y objetivos señalados en la planeación.”7

El resultado de organizar es crear una estructura organizacional, que es el sistema

formal de relaciones de actividades y rendición de cuentas que coordina y motiva

a los miembros para que colaboren en la consecución de las metas

organizacionales. Esta estructura determina la mejor manera de aprovechar los

recursos de la organización para crear bienes y servicios.

Organización Formal e Informal

Dentro de la organización existen organizaciones formales e informales.

La organización formal es la estructura intencional de papeles en una empresa

organizada formalmente. La organización informal, según define Keinth Davis, es

una red de relaciones personales que se dan espontáneamente.8

Dirección

Al dirigir los administradores no sólo articulan una visión clara que deben seguir

los miembros de la organización, sino también la revitalizan y facultan para que

entiendan la parte que representan en la consecución de las metas de la

7 Gómez Ceja, Guillermo. Planeación y Organización de Empresas, 8ª Edición, MC Graw Hill, México, 1995,Pág.1918Serrano Ramírez, Américo Alexis, Administración I Y II, 1ª Edición, 1999, Pág. 104

organización. El liderazgo depende del ejercicio del poder, de la influencia, la

visión, el convencimiento y las capacidades de comunicación para coordinar el

comportamiento de individuos y grupos con el objeto de armonizar sus

actividades y esfuerzos, además de alentar a los empleados a conseguir un

desempeño superior. El resultado del liderazgo es una gran motivación y

dedicación para los integrantes de la organización.

Importancia9

La dirección se considera como la etapa central y esencia dentro de las demás

funciones administrativas, ya que se hace relevante la toma de las decisiones y el

uso de la autoridad.

Es la fase que busca conciliar los intereses particulares y obtener los objetivos

sociales, a través de los esfuerzos de la autoridad y de los integrantes de la

organización.

En esta fase es vital el “recurso humano”, ya que sin él y lo organizado de previo,

no sería factible cumplir con lo planeado.

Ejecución

La ejecución es el proceso dinámico de convertir en realidad la acción que ha sido

planeada, preparada y organizada. Al respecto Terry dice que “en la práctica,

muchos gerentes creen que la ejecución es la verdadera esencia de la

administración. La ejecución trata exclusivamente con personas. ”Según el

Diccionario Everest, Cima es“ poner por obra una cosa. ”Y el diccionario Océano

Uno Color; ejecutar es desempeñar con arte, alguna cosa.

Cuando Frederick W. Taylor fundamentó la denominada “administración científica”,

el principio de la ejecución fue básico, mediante la preocupación de la eficacia de

las personas. El proceso tecnológico y el industrialismo aportaron ejecutorias

óptimas para cada circunstancia. O sea que la ejecución tiene que ver con las

personas que ejecutan y eso incluye; el software, la capacitación, las condiciones

9 Serrano Ramírez, Américo Alexis, Administración I Y II, 1ª Edición, 1999, Pág. 149

de trabajo, las prestaciones y la sistematización de las funciones que se

deleguen.

Control

Al controlar, los administradores evalúan en qué medida la organización consigue

sus metas y emprende acciones para sostener y mejorar el desempeño. El

resultado del proceso de control es la capacidad para medir el desempeño con

exactitud y regular la eficiencia y la eficacia de la organización. Para ejercer el

control, los administradores deben decidir qué metas medirán, quizá las metas

que conciernen a la productividad, calidad o sensibilidad a los clientes. Luego

tienen que diseñar sistemas de información y control que les den los datos que

necesitan para evaluar el desempeño. La función del control también permite a

los administradores evaluar su propio desempeño en las tres funciones

gerenciales (planear, organizar y dirigir) y adoptar las medidas correctivas. 10

2.1.3.2 El Proceso del Control

El Control dentro de la Organización

Control es un conjunto de normas, procedimientos y técnicas a través de las

cuales se mide y corrige el desempeño para asegurar la consecución de objetivos

y metas.11

El control es la función que consiste en observar, inspeccionar, verificar y registrar

la ejecución de un plan de manera que puedan compararse continuamente los

resultados obtenidos con los planes realizados en un principio y tomar las medidas

necesarias para asegurar la realización de sus objetivos.

10 Gareth R. Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, pág.379, cuarta ediciónMcGRAW- HILL/ INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. México, D.F.11

Auditoria 2005, Samuel Alberto Mantilla, Ecoe Ediciones, 2003

Fayol define el control como la función que tiene por objeto cerciorarse de que

todo se está llevando a cabo de acuerdo con el plan adoptado, las órdenes dadas

y los principios establecidos. Koontz y O’ Donnell lo define como la función que

comprende todas las actividades encaminadas a asegurar la realización de las

operaciones, de acuerdo con los planes establecidos. Por tanto el control implica

todo procedimiento necesario para alcanzar los objetivos, definidos mediante la

función de planificación.

Brown y Moberg, en su libro Teoría de la Organización y la Administración, definen

que “control es mantener las actividades de la organización en conformidad

(alineados y en curso) con los planes y objetivos. El objetivo de los sistemas de

control es inspeccionar todas las actividades e identificar las desviaciones

significativas de los estándares de rendimiento esperado.”

Según Glenn Welsch, el control puede definirse simplemente como la acción

necesaria para asegurar que se están alcanzando los objetivos, planes y políticas.

Para ser efectivo debe descansar sobre una base firme de planificación y se

fundamenta también en el concepto de retroalimentación, el cual requiere

medición de resultados e inicia acciones correctivas diseñadas para asegurar el

logro de los objetivos.

Para Gerardo Gutiérrez Plaza, en su libro La Administración por Control, el control

es asegurarse que las acciones dirigidas se realicen de acuerdo con los objetivos

predeterminados y dentro de los límites de la estructura organizacional.

Koontz y Weihrich, indican que la función administrativa de control es la medición

y corrección del desempeño para asegurar que los objetivos de la empresa y los

planes diseñados para lograrlos están siendo llevados a cabo.12

Importancia

12 Elementos de la administración Koontz y Weihrich 12va edición 2002, México. Pág. 32

El control es importante por las siguientes razones:13

a) Contribuye a medir y corregir la labor ejecutada por los subordinados, a fin

de lograr los objetivos.

b) Permite el análisis de lo realizado con lo planeado.

c) Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad

administrativa.

d) Se constituye, para los jefes en una herramienta, a través de la cual se

comprueban si los objetivos de la empresa son alcanzados conforme a la

planificación.

2.1.4 EL CONTROL CONTABLE

2.1.4.1 La Contabilidad

Para Alejandro Prieto, la contabilidad es un arte, que “reúne, clasifica y resume las

operaciones y las interpreta”. 14 La delicadeza de Prieto, para muchos es

obsolescencia, los datos históricos que aporta obliga a que el empresario agregue

a su control otros medidores, como los Presupuestos y el Punto de Equilibrio etc.

El Control Contable, por sí solo genera discusión sobre su efectividad: Pero

siempre está allí, a través de los siglos queda demostrado que Fray Luca Pasciole

no se equivocó y el control en los negocios dejaría de serlo sin la contabilidad.

A través del tiempo se han hecho esfuerzos por regularlo. Incorporando

normativas mediante los principios e institucionalizando entidades encargadas de

la vigilancia, para el buen manejo de la normativa. Antes fueron los Principios de

Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), luego las Normas Internacionales

de Contabilidad (NIC) y posteriormente las Normas Internacionales de Información

Financiera (NIIF). Las decisiones en la organización, redundan en el movimiento

13Administración I y II, Lic. Américo Alexis Serrano Ramírez, 1ª Edición, 2003, página 227

14 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

de fondos, en algo que lleva incluido un valor económico, estas pueden ocasionar

pérdidas o beneficios y debe registrarse para luego interpretarse, este círculo

virtuoso es donde la contabilidad ejerce su función de control y donde los PCGA

antes y las NIC/ NIIF hoy tienen su asidero.

2.1.4.2 Datos Históricos de la contabilidad

a) La contabilidad en la edad moderna.

En esta época el italiano Fray Lucas Pacciolli dio seguimiento a la partida doble

que a la fecha no ha sido desvirtuada, desde su aparición ha resistido la prueba

los siglos y se le ha encontrado aplicación en todos los campos de actividad y

diversidad de formas de empleo, dando lugar a los llamados “Sistemas modernos

de contabilidad” Posteriormente diversos autores presentan la contabilidad como

un arte, como una técnica, como una ciencia, etc. Ejemplo:

“Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera

significativa y en términos de dinero, las transacciones y sucesos que son de

carácter financiero e interpretar los resultados de ello”.

“Contabilidad es la ciencia que coordina y dispone en libros adecuados las

anotaciones de las operaciones efectuadas por una empresa mercantil, con el

objeto de poder conocer la situación de dicha empresa, determinar los resultados

obtenidos y explicar las causas que han producido estos resultados”.

“Contabilidad es la técnica establecida por los expertos para la registrar las

operaciones económicas de las personas en forma practica, ordenada y suficiente

para la determinación detallada de la situación patrimonial de las mismas y la

ejecución de los estados respectivos”.

b) La Contabilidad del siglo XX

La contabilidad es muy importante en la administración ya que es un área en la

cual se registran todas las actividades ya sean esta económicas o financieras en

el desarrollo de una determinada empresa pública o privada con o sin fines

lucrativos logrando así la llamada actividad económica.

La actividad económica trae como consecuencia la transformación de los diversos

elementos que forman el capital y su aumento o disminución según la actividad o

gestión. Para que la gestión sea bien encaminada se necesita de un control e

información exacta, verídica y honrada que demuestre si se cumple con un plan

trazado. Todo esto se consigue por medio de los registros o anotaciones de

resultado real y satisfactorio. Es decir que la ciencia contable no se reduce a

cuentas en la que se desarrolla con orden y exactitud dichos hechos. La

contabilidad representa además las operaciones en forma directa o indirecta para

conocer la marcha y proceso de la situación económica o financiera de la

empresa, así mismo nos ayuda a la toma de decisiones en un momento

determinado.

A principios del siglo XX, El Salvador no contaba con Contadores Públicos que

satisficieran las necesidades de información en las empresas, así mismo no

existían escuelas que enseñaran contabilidad. Con la incursión del país al

mercado mundial es decir a mediados del siglo XX, las actividades agro-

exportadoras, desarrolladas por empresas extranjeras fueron demandando

mayores conocimientos administrativos y de control; así arribaron a nuestro país

compañías extranjeras dentro de las cuales podemos citar: Meardi Hermanos,

Daglio y Cia entre otras.

Estas compañías trajeron los primeros intentos de fomentar la enseñanza de la

contabilidad en El Salvador, algo que era novedoso y necesario para el desarrollo

económico y social de la región.

Fue en 1929 cuando se contrato a una firma de auditores de origen Inglés, para

deficiencias. Esta firma fue la LAYTON BENNETT CHIENE & TAIT.

Concluido su trabajo y presentado su informe, dos de los auditores de dicha firma

se quedaron en el país, ejerciendo la Contaduría Pública en forma independiente,

ellos fueron: William Bain y Lyon Sullivan quienes durante una década (1929-

1939) ejercieron sólo ellos la Contaduría Pública.

En el año de 1939 se dieron dos grandes acontecimientos:

a) Se reglamentó la enseñanza de Contabilidad, es decir, el Estado reconoció la

profesión de Contador, por lo que se expidieron títulos reconocidos legalmente de

Tenedor de Libros y Contador.

b) Para todas aquellas personas que antes de la reglamentación de la enseñanza

de Contador habían obtenido sus títulos, los cuales no eran reconocidos por el

Estado, se emitió un decreto sobre legalización de títulos e incorporación de

contadores, a fin de que legalizaren sus títulos y este tuviera el reconocimiento

del Estado.

2.1.4.3 Las Finanzas

Las finanzas son una rama indispensable de las actividades económicas y de

importancia vital en la Administración, porque se necesita dinero para pagar los

salarios, comprar materia prima, equipar una fábrica con la maquinaria requerida,

y también para vender y esperar a que paguen los clientes. Las finanzas hacen

posible satisfacer estas necesidades esenciales y su administración es de vital

importancia para todas las empresas.

Finanzas: Esta área es la encargada de los aspectos de dinero en una empresa y

podemos agregar que: el ahorro, el gasto, el préstamo y la inversión de fondos

están incluidos en este significado.

Para poder ampliar esta definición es necesario conocer otros términos como

capital y títulos de capital.

Capital

Es el que se encuentra constituido por elementos tales como dinero, crédito,

patentes, máquinas y edificios. Se le considera al capital como la expresión de la

propiedad total de una empresa formada por el monto invertido, las reservas y las

utilidades no repartidas. 15

15 Díaz Callejas Osmín Ernesto y Mendoza de Díaz Judith Virginia, Administración de EmpresasI.Pág.142.

Título de capital

Es un derecho sobre los bienes, y pueden considerarse como una facultad o

privilegio que se otorga a una persona o a una entidad legal, por ley o por

autoridad. Ejemplo: posesión de pagarés, bonos, acciones y obligaciones en

general. Los títulos, de capital pueden convertirse en dinero u otros bienes

materiales, vendiéndolos o cobrándolos (cuando el emisor los redime).

Un concepto más completo de finanzas es el siguiente: “Las finanzas consisten en

suministrar y usar dinero, títulos de capital, créditos y fondos de cualquier clase

que se emplean en el funcionamiento de una empresa”. Las finanzas son

igualmente importantes ya sea si la empresa crezca, permanezca relativamente

estática, decrezca, se organice o esté modificando su actividad general; siempre

hay necesidad financiera que satisfacer adecuadamente.

Problemas financieros

Los problemas financieros se pueden originar en dos formas:

1. Lo que se necesita para sostener el negocio en los períodos de expansión o de

contracción.

2. Las decisiones y acciones de las altas esferas de la empresa.

Para el primer caso, hay que conseguir suficiente capital y emplearlo en la

ejecución de las operaciones en la escala que los jefes supremos consideren

prudente. Pudieran necesitarse, para ampliar el negocio, fondos adicionales que

podrán conseguirse ya sea vendiendo parte de la propiedad o por medio de

empréstitos (esto es aplicable, a las empresa privadas solamente). En el caso de

entidades públicas el financiamiento puede ser manejado por empréstitos, o por la

elevación de impuestos y haciendo que se cumpla con esta disposición. El curso

que haya de seguirse, su extensión y el plan general, implica decisiones que

requieren conocimientos financieros y buen criterio. Algunos expertos afirman que

la reducción de las actividades implica dificultades financieras de la misma

magnitud que las que implica la expansión.

En el segundo origen importante de problemas financieros, las decisiones y

acciones de las altas esferas del negocio, se ejemplifica por la determinación del

departamento de producción de manufacturas en grandes lotes, para reducir los

costos. Como resultado, suele ser necesario acumular fuertes existencias de

materiales que exigen fondos adicionales. En forma idéntica, el departamento de

ventas pudieran empeñarse en lograr un aumento sin precedentes en las ventas

ampliando el monto y plazo de los créditos, con el resultado que se necesite

mayor capital en cuentas por cobrar.

De la misma manera, el departamento de compras, anticipándose a un aumento

de precios, pudiera comprar grandes cantidades de materia prima, lo cual exige

fondos adicionales para tales compromisos y dar por resultados la congelación

de fuertes sumas en existencias de materia prima. 16

2.1.5 HERRAMIENTAS O INDICADORES DE CONTROL

FINANCIERO

a) Estados Financieros

Los estados financieros son el producto que se obtiene del procesamiento de

grandes cantidades de transacciones, las cuales se estructuran y agregan en

grupos de acuerdo con su naturaleza y función. La final del proceso de agrupación

y clasificación consiste en la presentación de datos condensados y agrupados,

que constituyen el contenido de las partidas, ya sea que aparezcan éstas en el

cuerpo principal de los estados financieros o en las notas. Si una partida concreta

no resulta significativa individualmente, se agregará con otras partidas, ya sea en

los estados principales o en notas. Una partida que no tenga la suficiente

importancia como para requerir presentación separada en el cuerpo principal de

los estados financieros, puede sin embargo tenerla para ser presentada por

separado en las notas a los mismos.

16 Díaz Callejas Osmín Ernesto y Mendoza de Díaz Judith Virginia, Administración de EmpresasI.Pág.144.

Balance General

El balance general representa una declaración resumida de la situación financiera

de la empresa en un momento determinado. El estado balancea los activos de la

empresa contra su financiamiento que puede ser de deuda o capital.

Cada empresa deberá determinar, considerando la naturaleza de sus actividades,

si presenta o no sus activos corrientes y sus pasivos corrientes como categorías

separadas dentro del balance de situación general. Cuando la empresa opte por

no realizar la clasificación mencionada, los activos y pasivos deben presentarse

utilizando como criterio genérico su grado de liquidez.17

Como mínimo, en el cuerpo del balance se deben incluir líneas con los importes

que correspondan a las siguientes partidas:

a) propiedades, planta y equipo;

b) activos intangibles;

c) Inversiones financieras (excluidas las mencionadas en los

apartados d, f y g posteriores)

d) Inversiones contabilizadas utilizando el método de la participación

e) Inventarios

f) Deudores comerciales y otras cuentas por cobrar

g) Efectivo y otros medios líquidos equivalentes

h) Acreedores comerciales y otras cuentas por pagar

i) Pasivos y activos de naturaleza fiscal, según exige la NIC 12,

j) Impuesto sobre las ganancias

k) Provisiones

l) Pasivos no corrientes con intereses

m) Intereses minoritarios

17 Normas Internacionales de Contabilidad, # 1, párrafo #53

n) Capital emitido y reservas.18

Estado de Resultados

El estado de resultado proporciona un resumen financiero de las operaciones

durante un período dado.

Como mínimo, en el cuerpo del estado de resultados se deben incluir líneas con

los importes que correspondan a las siguientes partidas:

(a) Ingresos;

(b) Resultado de la operación;

(c) Gastos financieros;

(d) Participación en las pérdidas y ganancias de las empresas asociadas

y negocios conjuntos que se lleven contablemente por el método de

la participación.

(e) Gasto por el impuesto sobre las ganancias;

(f) Pérdidas o ganancias por las actividades de operación;

(g) Resultados extraordinarios;

(h) Intereses minoritarios, y

(i) Ganancia o pérdida neta del periodo.19

Estado de cambios en el patrimonio

Los cambios en el patrimonio neto de la empresa, entre dos balances

consecutivos, reflejan el incremento o decremento sufrido por sus activos netos,

esto es en su riqueza, a lo largo del período, sobre la base de los principios

particulares de medición adoptados por la empresa y declarados en los estados

18 Normas Internacionales de Contabilidad, # 1, párrafo #6619 Normas Internacionales de Contabilidad, # 1, párrafo #75

financieros. Salvo por el efecto de los cambios producidos por causa de las

operaciones con los propietarios, tales como aportaciones de capital y dividendos,

la variación experimentada por el valor del patrimonio neto representa el monto

total de las ganancias y pérdidas generadas por las actividades de la empresa

durante el período.

La empresa debe presentar, como un componente separado de sus estados

financieros, un estado que muestre:

(a) La ganancia neta o pérdida neta del período;

(b) Cada una de las partidas de gastos, ingresos, pérdidas o ganancias

que, según lo requerido por otras Normas, se cargue o abone

directamente al patrimonio neto, así como el total de esas partidas.

(c) El efecto acumulado de los cambios en las políticas contables y en

la corrección de errores fundamentales, según lo requiere el

tratamiento por punto de referencia de la NIC 8, Ganancia o

pérdida Neta del período, errores fundamentales y cambios en las

Políticas Contables, además, la empresa debe presentar, ya sea

dentro de este estado o en las notas.

(c) Las operaciones de capital con los propietarios, así como los

beneficios distribuidos a los mismos;

(e) El saldo de las ganancias o pérdidas acumulados al principio del

período y en la fecha de cierre del balance, así como los

movimientos de los mismos durante el período.

(f) Una conciliación entre el valor en libros y final de cada tipo de

capital social, prima de emisión y reservas, informando por

separado de cada movimiento habido en los mismos.20

b) Razones financieras 21

Todos los administradores desarrollan un sistema de control de resultados para

sus organizaciones. Primero eligen las metas o estándares de desempeño de

resultados que creen que medirán mejor la eficiencia, calidad, innovación y

capacidad de respuesta ante los clientes. Luego miden si las metas y normas de

desempeño se están alcanzando en el nivel funcional e individual de la

organización. Los tres mecanismos principales que los administradores usan

para evaluar el resultado o desempeño son las medidas financieras, las metas

organizacionales y los presupuestos de operación.

Medidas financieras del desempeño

Los administradores superiores tienen especial interés en el desempeño global de

la organización y utilizan varias medidas financieras para evaluar el desempeño.

Las más comunes son las razones de utilidad, las razones de liquidez, las razones

de cobertura y las razones de calidad.

Las razones de utilidad miden que tan eficientemente los administradores

usan los recursos de la organización para generar utilidades. El rendimiento

sobre la inversión (ROI), o el ingreso neto de una organización antes de

impuestos, dividido entre sus activos totales, es la medida de desempeño

financiero más utilizada, porque permite que los administradores de una

organización comparen su desempeño con el de otras organizaciones. El

ROI permite que los administradores evalúen la ventaja competitiva de una

organización. El margen utilidad bruta es la diferencia entre el monto de

ingresos generados por un producto y los recursos utilizados para fabricar

20 Normas Internacionales de Contabilidad, # 1, párrafo # 8621 Gitman, Lawrence J. Principios de Administración Financiera, pp. 49-52

dicho producto. Esta medida proporciona a los administradores

información sobre qué tan eficientemente una organización está

utilizando sus recursos y qué tan atractivo encuentran los consumidores el

producto. También ofrece a los administradores una forma de determinar

qué tan bien construye su ventaja competitiva una organización.

Las razones de liquidez miden qué tan bien los administradores han

protegido los recursos organizacionales para cumplir sus obligaciones en el

corto plazo. La razón circulante (activos circulantes divididos entre pasivos

circulantes) dice a los administradores si tienen los recursos disponibles

para satisfacer las demandas de los acreedores de corto plazo. La razón

rápida nos dice si puede pagar estas demandas sin vender el inventario. 22

Las razones de apalancamiento, como la razón de deuda a activos o la

razón de veces de cobertura, miden el grado en que los administradores

recurren al endeudamiento (tomar dinero prestado) o capital (emitir nuevas

acciones) para financiar las actividades que se realizan. Una organización

está fuertemente apalancada si usa más deuda de capital, y la deuda

puede ser más riesgosa si las utilidades no alcanzan a cubrir el interés

generado por la deuda.

Las razones de actividad proporcionan medidas de qué tan bien los

administradores están creando valor con los activos organizacionales. La

rotación de inventario mide qué eficientemente los administradores hacen

rotar el inventario, de manera que no tengan exceso de inventario. Los

períodos promedio de cobro arrojan información sobre qué tan

eficientemente los administradores están cobrando ingresos de los

clientes para pagar los gastos.

22Gareth R. Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, McGRAW- HILL/

INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V., México, cuarta edición, D.F., pág.384

Los administradores recurren a las medidas de desempeño financiero por la

objetividad de éstas para determinar la eficiencia y eficacia de sus organizaciones.

Cuando una organización no llega a cumplir sus normas de desempeño, como

las metas de ROI, ingresos o precios de sus acciones, los administradores saben

que deben emprender acciones correctivas. 23

Aunque la información financiera es un importante control de los resultados, ésta

por sí misma no provee a los administradores toda la información que necesitan

de los cuatro bloques para crear la ventaja competitiva. Los resultados financieros

informan a los administradores cuáles son los resultados de las decisiones que ya

tomaron, pero no dicen a los administradores cómo detectar nuevas oportunidades

para crear una ventaja competitiva en el futuro. 24

La información obtenida en los cuatro estados financieros básicos es de mucha

importancia para varias partes interesadas, que por lo regular necesitan tener

medidas relativas de eficiencia operativa de la empresa. Aquí la palabra clave es

relativa, porque el análisis de los estados financieros se basa en el uso de las

razones o valores relativos. El análisis de razones financieras implica métodos de

cálculo e interpretación de razones financieras para analizar y supervisar el

desempeño de la empresa. Las fuentes básicas de datos para el análisis de

razones son el estado de resultado y el balance general de la empresa.

Partes interesadas

El análisis de razones de los estados financieros de una empresa es de interés

para los accionistas, acreedores y la propia administración de la empresa. Los

accionistas actuales y los prospectos se interesan en los niveles de riesgo y

rendimiento actual y futuro de la empresa, los cuales afectan directamente el

precio de las acciones. A los acreedores de la empresa les interesa sobre todo la

liquidez a corto plazo de la compañía y su capacidad para hacer pagos de

intereses y del principal. Un asunto que también les interesa es la rentabilidad de

23Gareth R. Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, McGRAW- HILL/

INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. México, D.F., cuarta edición, pág.38524

Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, McGRAW- HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. México, D.F., cuarta edición, pág.386

la empresa; quieren estar seguros de ella. La administración como los accionistas,

se preocupa por todos los aspectos de la situación financiera de la empresa y trata

de producir razones financieras que sean consideradas como favorables tanto

para los propietarios como para los acreedores. Además la administración usa

razones para supervisar el desempeño de la empresa de un periodo a otro.

Los cálculos de las razones financieras no muestran mayor información sino

están acompañados por la interpretación del valor de la razón. 25

Categorías de las razones financieras

Por conveniencia, las razones financieras se pueden dividir en cinco categorías

básicas: razón de liquidez, de actividad, de deuda, de rentabilidad y de mercado.

Las razones de liquidez, actividad y de deuda miden principalmente el riesgo. Las

razones de rentabilidad miden los rendimientos. Las razones de mercado abarcan

riesgos y rendimiento. 26

Razón de liquidez

La liquidez de una empresa se mide por su capacidad para satisfacer obligaciones

a corto plazo conforme se venzan. La liquidez se refiere a la solvencia de la

posición financiera global de la empresaria facilidad con la que paga sus deudas.

Puesto que un precursor común para un desastre o quiebra financiera es la de

baja o decreciente liquidez, estas razones financieras se ven como buenos

indicadores líderes de problemas de flujo de efectivo. Las dos medidas básicas de

liquidez son la razón de circulante y la razón rápida (prueba del ácido).27

Razón de circulante

25 Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, McGRAW- HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. México, D.F., cuarta edición, pág.4426 Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, McGRAW- HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. México, D.F., cuarta edición, pág.4827 Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, McGRAW- HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. México, D.F., cuarta edición, pág.49

La razón del circulante, una de las razones financieras citadas más comúnmente,

mide la capacidad de la empresa para cumplir con sus deudas a corto plazo. Se

expresa como sigue:

Razón del circulante = Activos circulante

Pasivo circulante

Razón rápida (prueba del ácido)

La razón rápida (prueba del ácido) es similar a la razón del circulante, excepto que

excluye el inventario, el cual es, por lo general, el activo circulante menos líquido.

La liquidez generalmente baja del inventario es resultado de dos factores

principales: 1) muchos tipos de inventarios no se pueden vender con facilidad

porque son artículos terminados parcialmente, artículos para un propósito

especial, etcétera, y 2) por lo común, un inventario se vende a crédito, es decir, se

vuelve una cuenta por cobrar antes de convertirse en efectivo. La razón rápida se

calcula como sigue:

Razón rápida = Activos circulantes - Inventario

Pasivo circulante

Razones de actividad

Las razones de actividad miden la velocidad con las que varias cuentas se

convierten en ventas o efectivo, es decir, ingreso o egreso. Con respecto a las

cuentas corrientes, las medidas de liquidez por lo general son inadecuadas porque

las diferencias en la composición de los activos y pasivos circulantes de una

empresa pueden afectar significativamente su liquidez “verdadera”. Por

consiguiente, es importante buscar más allá de las medidas de liquidez total y

evaluar la actividad (liquidez) de cuentas corrientes específicas. Para medir la

actividad de las cuentas corrientes más importantes hay varias razones, entre las

cuales están los inventarios, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar.

También se puede evaluar la eficiencia con la que se usen los activos totales.

Rotación de inventario

Por lo general, la rotación de inventario mide la actividad, o liquidez, del inventario

de una empresa. Se calcula como sigue:

Rotación de inventario = Costo de ventas

Inventario

Periodo promedio de cobro

El período promedio de cobranza, o periodo promedio de cuentas por cobrar, es

muy útil para evaluar las políticas de crédito y cobranza. Se obtiene dividiendo el

saldo de las cuentas por cobrar entre el promedio de cuentas diarias.

Periodo promedio de cobranza = Cuentas por cobrar

Promedio de ventas por día

= Cuentas por cobrar

Ventas anuales

360

Período promedio de pago

El período promedio de pago, o período promedio de cuentas por pagar, se

calcula de la misma manera que el período promedio de cobranza:

Periodo promedio de pago = Cuentas por pagar

Promedio de compras por día

= Cuentas por pagar

Compras anuales

360

Rotación de activos totales

Rotación de activos totales indica la eficiencia con que la empresa utiliza sus

activos para generar ventas. Esta rotación se calcula como sigue:

Rotación de activos totales = Ventas

Activos totales

Razones de deuda

La posición de deuda de una empresa indica la cantidad de dinero de otras

personas que se ha estado utilizando para generar ganancias. En general, el

analista financiero está más interesado en las deudas a largo plazo, puesto que

éstas comprometen a la empresa a una serie de pagos durante un periodo largo.

Puesto que se tienen que satisfacer los derechos de los acreedores antes de que

se distribuyan las ganancias a los accionistas, actuales prospectos están muy

atentos a la capacidad de la empresa para liquidar sus deudas. A los prestamistas

también les interesa el monto de la deuda de la empresa. Desde luego, la

administración también se debe de interesar por el endeudamiento.

En general, cuento mayor es la deuda que una empresa utiliza en relación con sus

activos totales, mayor es el apalancamiento financiero. El apalancamiento

financiero es el aumento del riesgo y rendimiento introducidos a través del uso de

financiamiento de costo fijo, como deuda y acciones preferentes. Entre más deuda

de costo fijo emplee una empresa, mayor serán su riesgo y rendimiento esperado.

Razón de deuda

La razón de deuda mide la proporción de activos totales financiados por los

acreedores de la empresa. Cuánto más alta es esta razón, mayor es la cantidad

de dinero de otras personas que se está usando para generar ganancia. La razón

se calcula como sigue:

Razón de deuda = Pasivos totales

Activos totales

Razón de la capacidad de pago de intereses

La razón de la capacidad de pago de intereses, a veces conocida como razón de

cobertura de interés, mide la capacidad de la empresa para hacer pagos

contractuales de intereses. Cuanto mayor es su valor, más capacidad tiene la

empresa para cumplir con sus obligaciones de intereses. La razón de capacidad

de pago de intereses se calcula como sigue:

Utilidades antes de

Razón de la capacidad de pago de intereses = intereses e impuestos

Intereses

Estado de resultados de formato común

Una herramienta común para evaluar la rentabilidad en relación con las ventas es

el estado de resultados de formato común. En este estado cada elemento se

expresa como un porcentaje de ventas. Los estados de resultados de formato

común son especialmente útiles para comparar el desempeño a través de los

años. Tres razones de rentabilidad que se citan con mucha frecuencia, las cuales

se pueden leer directamente de los estados de resultados de formato común, son:

1) el margen de utilidad bruta; 2) el margen de utilidad operativa, y 3) el margen de

utilidad neta.

Margen de utilidad bruta

El margen de utilidad bruta mide el porcentaje de cada dólar de ventas que queda

después de que la empresa ha pagado todos sus productos. Cuanto más alto es el

margen de utilidad bruta (es decir, cuanto más bajo es el costo relativo del costo

de ventas), mejor. El margen de utilidad bruta se calcula como sigue:

Margen de utilidad bruta = Ventas – Costo de ventas = Utilidad bruta

Ventas Ventas

Margen de utilidad operativa

El margen de utilidad operativa mide el porcentaje de cada dólar de ventas que

queda después de deducir todos los costos y gastos que no son intereses,

impuestos y dividendos de acciones preferentes. Representan las “utilidades

puras” ganadas por cada dólar de ventas. La utilidad operativa es “pura” porque

mide solamente las ganancias obtenidas por operaciones sin tomar en cuenta

intereses, impuestos y dividendos de acciones preferentes. Se prefiere un margen

de utilidad operativa alto. El margen de utilidad operativa se calcula como sigue:

Margen de utilidad operativa = Utilidad operativa

Ventas

Margen de utilidad neta

El margen de utilidad neta mide el porcentaje de cada dólar de ventas que queda

después de que se han deducido todos los costos y gastos, incluyendo intereses,

impuestos y dividendos de acciones preferentes. Cuanto más alto sea el margen

de utilidad neta de la empresa, mejor. El margen de utilidad neta se calcula como

sigue:

Margen de utilidad neta = Utilidades disponibles para las acciones comunes

Ventas

Análisis Financiero aplicado con índices financiero

Razones de Liquidez

Cuadro Sinóptico

No. RAZON FINANCIERA FÓRMULA ANÁLISIS

1 Razón de solvencia Activo corriente

Permite medir la

capacidad que tiene la

empresa para cubrir sus

Pasivo corriente deudas a corto plazo.

Resultado veces

2

Capital neto de

trabajo

Activo corriente-Pasivo

Corriente

Muestra el activo

corriente que la empresa

no tiene comprometido

con sus acreedores

Resultado veces

3 Prueba ácida

Activo corriente -

inventario

Permite medir la

capacidad que tiene la

empresa para cubrir sus

deudas a corto plazo sin

el valor de sus

inventarios.

Pasivo corriente

Resultado veces

4 SolidezActivo totalPasivo total

Resultado en veces

Muestra la garantía delos activos totales paracancelar los pasivostotales al momento deliquidarse.

Razón de actividad

No. RAZÓN FINANCIERA FÓRMULA ANÁLISIS

1Rotación de

inventarios Costo de ventas

Mide las veces en que el

costo de los inventarios,

Inventario promedio se convierte en ventas

Resultado Veces

2 Rotación de cuentas Ventas totales Muestra las veces que

por cobrar Cuentas por cobrar

promedio

las cuentas por cobrar

rotan antes de ser

Resultado en veces efectivas.

3

Plazo promedio de

realizaciónPromedio de cuentas

por cobrar * 365

Numero de días que

tardan las cuentas por

cobrar para ser

de cuentas por cobrar Ventas totales realizadas en efectivo

Resultado en días

4

Rotación de activos

fijos Ventas totales Muestra la eficiencia con

Activos fijos netos la que se utilizan los

activos fijos de la

empresa para generar

Resultado en veces Ventas

5

Rotación de activos

totales Ventas totales

Muestra la eficiencia con

la que se utilizan los

activos totales de la

Activos totales empresa para generar

Resultado en veces

Ventas

Razones de Endeudamiento

No. RAZON FINANCIERA FÓRMULA ANÁLISIS

1

Razón de

endeudamiento Pasivos totales

Mide la proporción de

activos que se le debe a

los proveedores y

acreedores de la

Activos totales empresa

Resultado %

2

Razón deuda –

patrimonio Pasivos totales

Indica la parte del

patrimonio que la

empresa tiene compro-

Patrimonio Metida con los

Resultado %acreedores.

Razones de Rentabilidad

No. RAZON FINANCIERA FÓRMULA ANÁLISIS

1Margen bruto de

utilidadVentas totales –

costo de ventas

Mostrará el margen que

tiene la empresa al

cubrir su costo de venta

este debe ser razonable

para cubrir gastos de

Ventas totales operación y tener utilidad

Resultado %

2 Margen de utilidad

Utilidad de

operación

Refleja el margen que

tiene la empresa al

cubrir los gastos

operativos y reconocer

De operación Ventas totales Utilidad

Resultado %

3

Margen de utilidad

neta Utilidad neta del

ejercicio

Muestra la utilidad por

cada dólar vendido

después de deducir

costos y gastos y

Ventas totales reflejar la utilidad neta.

Resultado

Dólares

4

Rentabilidad sobre

activos

Utilidad neta del

ejercicio

Indica la eficiencia con la

cual la empresa ha

utilizado los activos con

relación a la utilidad

Totales (ROA) Activos totales del ejercicio

Resultado %

5 Rentabilidad sobre

Utilidad neta del

ejercicio

Muestra el indicador de

la relación de las

utilidades generadas con

respecto a la inversión

patrimonio (ROE) Patrimonio de los accionistas

Resultado %

c) El Punto de Equilibrio

El análisis de costo-volumen comprende tanto el análisis del margen de

contribución como el punto de equilibrio. Pone el énfasis en el nivel de producción

o de actividad productiva, en el cual los ingresos son exactamente iguales a los

costos: No hay ni utilidad ni perdida. El análisis del punto de equilibrio se apoya en

el fundamento de la variabilidad de los costos, la identificación y la medición

separadas de los componentes fijo y variables del costo. El análisis del punto de

equilibrio se aplica normalmente sobre una base de la empresa en conjunto; por lo

general comprende tanto: a) El análisis del punto de equilibrio, b) Las gráficas del

punto de equilibrio. 28

Calculo del punto de equilibrio.

El punto de equilibrio, así como otra importante información, pueden calcularse

utilizando sencillos procedimientos matemáticos; pueden emplearse varias

formulas para estos cálculos; las dos comúnmente utilizadas son las siguientes:29

PE= Costos Fijos . = Costos Fijos

Razón de Margen de Contribución 1 - Costos Variables

Ventas correspondientes

P= Costos Fijos .

Margen de Contribución

Costos fijos: tienen relación directa con el factor constante y siempre van a

permanecer constantes, por ejemplo, las amortizaciones, las depreciaciones,

sueldos y salarios, los servicios básicos, etc.

Costos variables: Dependen de las ventas y sus variaciones tal es el caso de

costos de venta, las comisiones sobre ventas, al importe delos impuestos

causados por las ventas o ingresos, los gastos de empaque, embarques, gastos

de publicidad, etc.

Margen de contribución: Es el exceso de los ingresos respecto a los costos

variables, es la parte que contribuye a cubrir los costos fijos y proporciona utilidad.

28 Glen A. Welsch, Presupuesto: Planificación y Control de Utilidades, Quinta Edición, pág. 53129 Glen A. Welsch, Presupuesto: Planificación y Control de Utilidades, Quinta Edición, pág. 535

d) Presupuestos

Presupuesto. Es la planeación de metas, objetivos en número. La experiencia en

la planeación de la realización de un presupuesto es muy recomendable para

lograr los objetivos, así mismo el futuro de la empresa descansa en este proceso.

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y

términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas

condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad

de la organización.

Por lo tanto el apegarse a dar un seguimiento a los presupuestos es la mejor

manera o talvez la única para lograr los objetivos y la aplicación de los recursos en

forma ordenada y previamente establecida.

No pueden compartirse los conceptos de quienes afirman que sus negocios

marchan bien sin presupuestos. En realidad, ellos no notan que cualquier decisión

tomada ha sido previamente meditada, discutida y analizada. Es aquí donde, en

efecto, utilizan los fundamentos del presupuesto, aunque no los tengan implantado

como un sistema.

Contrario a lo anterior, otros afirman que hacer gerencia es lograr objetivos por

medio de otros y para ello se requiere.

Fijar planes generales de acción para el futuro.

Pensar con creatividad

Vivir y pensar en función de cumplir y hacer cumplir los objetivos

propuestos.

Comparar resultados, hacer un análisis de variaciones y fijar soluciones

adecuadas.

La gerencia debe entender que la instalación y vigilancia del sistema tiene su

costo y por tanto debe concedérsele la importancia que merece. Los planes los

evaluara y analizara con el comité asesor (los jefes de los departamentos) y con la

junta directiva. Al aprobar los planes se acepta que ellos reportaban los mayores

beneficios y, por consiguiente, deben asignarse los recursos que mande su

ejecución.

La prudencia, la capacidad de análisis y el desempeño de funciones con un criterio

de participación en la toma de decisiones, son cualidades que no debe olvidar el

gerente de las empresas modernas.

a) Funciones de los presupuestos:

La principal función de los presupuestos se relaciona con el control

financiero de la organización.

El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se

está haciendo, comparando los resultados con sus datos

presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar

las diferencias.

Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como

correctivos dentro de la organización.

b) Importancia de los presupuestos:

Presupuestos: Son útiles en la mayoría de las organizaciones como:

Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias

gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y

pequeñas empresas.

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo

en las operaciones de la organización.

Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la

empresa en unos límites razonables.

Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la

empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

Facilitan que los miembros de la organización cuantifican en términos

financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de

programas de personal en un determinado período, y sirven como norma

de comparación una vez que se hayan completado los planes y

programas.

Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en

las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de

modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la

importancia necesaria.

Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades

a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.

Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través

de niveles sucesivos para su ulterior análisis.

Las lagunas, duplicaciones o sobre-posiciones pueden ser detectadas y

tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento

en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.

c) Objetivos de los presupuestos.

Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la

empresa debe desarrollar en un período determinado.

Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar

responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para

logar el cumplimiento de las metas previstas.

Coordinar los diferentes centros de costos para que asegure la marcha

de la empresa en forma integral.

d) Finalidades de los presupuestos

Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.

Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

Coordinar y relacionar las actividades de la organización.

Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

e) Estado de flujo de efectivo

El Estado de Flujo de Efectivo, también se trata de un estado financiero básico, su

importancia en este estudio es relevante por el recurso dinero y su estratégico uso

en las decisiones de inversión, financiamiento y dividendo, que son el triumbirato

del trabajo del financiero. Establece ciertos requisitos para la presentación de este

documento financiero, así como otras informaciones relacionadas con él. Allí se

afirma que la información sobre flujos de efectivo resulta útil al suministrar a los

usuarios una base para la evaluación de la capacidad que la empresa tiene para

generar efectivo y otros medios líquidos equivalentes, así como las necesidades

de la empresa para la utilización de esos flujos de efectivo. 30

Los usuarios de los estados financieros están interesados en saber cómo la

empresa genera y utiliza el efectivo y los equivalentes al efectivo. Esta necesidad

es independiente de la naturaleza de las actividades de la empresa, incluso

cuando el efectivo pueda ser considerado como el producto de la empresa en

cuestión, como puede ser el caso de las empresas financieras. Básicamente, las

empresas necesitan efectivo por las mismas razones, por muy diferentes que sean

las actividades que constituyen su principal fuente de ingresos. En efecto, todas

ellas necesitan efectivo para llevar a cabo sus operaciones, pagar sus

obligaciones y suministrar rendimientos a sus inversores.

Beneficios del Estado de Flujo de Efectivo.

El Estado de Flujo de Efectivo, cuando se usa conjuntamente con el resto de los

estados financieros, suministra información que permite a los usuarios evaluar los

cambios en los activos netos de la empresa, su estructura financiera (incluyendo

su liquidez y solvencia) y su capacidad para modificar tanto los importes como las

30 Normas Internaciones de Contabilidad # 7, párrafo 90

fechas de cobros y pagos, a fin de adaptarse a la evolución de las circunstancias y

a las oportunidades que se puedan presentar.

Con frecuencia, la información histórica sobre flujos de efectivo se usa como

indicador del importe, momento de la aparición y certidumbre de flujos de efectivo

futuros. Es también útil para comprobar la exactitud de evaluaciones pasadas

respecto de los flujos futuros, así como para examinar la relación entre

rendimiento, flujos de efectivo netos y el impacto de los cambios en los precios. 31

2.1.6 SISTEMA DE CONTROL INTERNO

2.1.6.1 Evaluación de la Estructura de Control Interno de Acuerdo a

Normas de Auditoría. (SAS 55)

Los últimos cincuenta años, en lo que atañe al control interno, el Instituto

Americano de Contadores Públicos (AICPA, siglas en inglés), siendo el rector de

la normativa contable y de auditoria aceptado universalmente; emitió las

Declaraciones sobre Normas de Auditoria (SAS, siglas en inglés), en la

denominada SAS 55, define lo que es esta estructura, como las políticas y

procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder

lograr los objetivos de la entidad.32 Esta definición, generó un salto enorme en la

visión empresarial sobre el cuido del patrimonio, ya que no sólo se refiere al

manejo contable, sino que encara las decisiones de la administración hacia el

cumplimiento de los objetivos del negocio. Así mismo, el Instituto Americano de

Contadores Públicos define que, el establecimiento y mantenimiento de una

estructura de Control Interno representa una importante responsabilidad

administrativa, a fin de proporcionar una seguridad razonable de que se lograrán

los objetivos de la entidad y que la gerencia deberá vigilar de modo constante la

31 Párrafo de alcance, Normas Internaciones de Contabilidad, # 732 Declaraciones Sobre Normas de Auditoría (Instituto de Contadores Públicos) Pág.55, 1976

estructura de control interno.33 También define la existencia de procedimientos de

control como aquellos procedimientos y políticas adicionales al sistema contable

establecidos por la gerencia.34

2.1.6.2 El Informe COSO.

El denominado “Informe COSO” sobre control interno, publicado en E.E.U.U. en

1992, surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad

de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temática

referida. En el cual plasma los resultados de la tarea realizada durante más de

cinco años por el grupo de trabajo que la TREADWAY COMMISSION, NATIONAL

COMMISSION ON FRAUDULENT FINANCIAL REPORTING creo en Estados

Unidos en 1985 bajo la sigla COSO (COMMITEE OF SPONSORING

ORGANIZATIONS). La redacción del informe fue encomendada a Coopers &

Lybrand, se trataba entonces de materializar un objetivo fundamental: “Definir un

nuevo marco conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas

definiciones y conceptos que venían siendo utilizados sobre este tema, logrando

así, que a nivel de las organizaciones públicas o privadas de la auditoria interna o

externa, o de los niveles académicos o legislativos, se cuente con un marco

conceptual común, una visión integradora que satisfaga las demandas

generalizadas de todos los sectores involucrados.35

La definición del control interno se entiende como “el proceso que ejecuta la

administración con el fin de evaluar operaciones específicas con seguridad

razonable en tres principales categorías: Efectividad y eficiencia operacional,

confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y

normas.36

Definición y objetivos del Informe de Control Interno según COSO

33 Declaraciones Sobre Normas de Auditoría (Instituto de Contadores Públicos) Pág.52, 197634 Declaraciones Sobre Normas de Auditoría (Instituto de Contadores Públicos) Pág.54, 197635 Fonseca Borja René, El Informe COSO, un nuevo Instrumento Empresarial, III SeminarioRegional Interamericano, 2004, pag2536 Fonseca Borja René, El Informe COSO, un nuevo Instrumento Empresarial, III SeminarioRegional Interamericano, 2004, pag48

El control interno: “Es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de

pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismo, efectuado por el consejo

de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado

con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos

incluidos en las siguiente categorías:37

Eficacia y eficiencia de las operaciones

Confiabilidad de la información financiera

Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.

Completan la definición algunos conceptos fundamentales:

El control interno es un proceso, un medio para alcanzar un fin y no

un fin en si.

Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se

trata solamente de manuales de organización y procedimientos.

Solo puede adoptar un grado de seguridad razonable, no la

seguridad total, a la conducción.

Esta pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o mas

de las categorías señaladas, las que suelen tener puntos en común.

Estructura conceptual de COSO

En el primer informe COSO emitido, se definió que el control constaba de cinco

componentes interrelacionados que se derivan de la forma cómo la administración

maneja el negocio y están integrados a los procesos administrativos. Luego,

debido a los constantes cambios en el mundo actual, surgió la necesidad de emitir

el segundo, el cual amplia los componentes del control, como es presentado en

las graficas siguientes:

COMPONENTES DEL CONTROL

INTERNO

ESTRUCTURA CONCEPTUAL DE

COSO II

37 Mantilla B, Samuel Alberto, Control Interno Informe COSO ECOE, Edición, 1992, Colombiapag.14

CO

MU

NIC

AC

IÓN

SUPERVISION

INF

OR

MA

CIO

N

INF

OR

MA

CIO

N-C

OM

UN

ICA

CIÓ

N

SUPERVISIÓN

INF

OR

MA

CIO

N-C

OM

UN

ICA

CIÓ

N

ACTIVIDADES ACTIVIDADES

DE CONTROL DE CONTROL

VALORACIÓN RESPUESTA A

DEL RIESGO LOS RIESGOS

AMBIENTE VALORACIÓN

DE CONTROL DEL RIESGO

IDENTIFICACIÓN

DE EVENTOS

ESTABLECIMIENTO

DE OBJETIVOS

AMBIENTE

DE CONTROL

Estos componentes se describen a continuación:

a) Ambiente de control. El ambiente de control abarca el talante de una

organización, que influye en la conciencia de los empleados sobre el riesgo

y forma, la base de los otros componentes de la gestión de riesgos

corporativos, proporcionando disciplina y estructura. (Gestión de Riesgos

Corporativos, Marco Integrado-Técnicas de Aplicación).

Los factores del ambiente interno son la filosofía de gestión de riesgos de

una entidad, su riesgo aceptado, supervisión ejercida por el consejo de

administración, la integridad, valores éticos y competencia de su personal y

forma en que la dirección asigna la autoridad y responsabilidad, organiza y

desarrolla a sus empleados.

El ambiente interno puede ocasionar un impacto negativo o positivo en el

modo que se implante y el funcionamiento continuado de la gestión

corporativa. Es de considerar también la filosofía de la gestión de riesgos

de la organización definiéndola como: “El conjunto de creencias y actitudes

compartidas que caracterizan el modo en que la entidad contempla el

riesgo de todas sus actuaciones, desde el desarrollo e implementación de

la estrategia hasta sus actividades cotidianas”38 ésta filosofía es diferente

de una empresa a otra, ya que, dependerá de su propio giro.

b) Establecimiento de objetivos: Los objetivos se establecen a escala

estratégica, estableciendo con ello una base para los objetivos operativos,

de información y de cumplimento, estos objetivos están estrechamente

relacionados con la misión que la entidad persigue y el riesgo que está

dispuesta a tolerar.

Al considerar las posibles formas de alcanzar los objetivos estratégicos, se

pueden aplicar diferentes técnicas de la identificación y evaluación de

riesgos.

c) Identificación de eventos: bajo este componente la alta gerencia o máxima

autoridad identifica los eventos o situaciones importantes que de ocurrir

pueden afectar ya sea, positiva o negativamente a la empresa, de manera

que se puedan implementar planes de acción que contrarresten el impacto

negativo y se puedan aprovechar las oportunidades que se presenten.

Al identificar los eventos que se desarrollan en la entidad, la gerencia debe

contemplar los factores internos y externos que pueden generar riesgos y

oportunidades en el contexto del ámbito de acción.

d) Evaluación de Riesgos: permite a una entidad considerar la amplitud con

que los eventos potenciales impactan en consecución de objetivos, los

cuales deben examinarse, individualmente o por categoría. Los riesgos se

evalúan con un doble enfoque: riesgo inherente y riesgo residual.

38 Gestión de Riesgos Corporativos, Marco Integrado-Técnicas de Aplicación, Pág.10

Riesgo inherente. Es aquel que se enfrenta la empresa en ausencia de

acciones por la dirección para modificar su probabilidad de impacto.

Riesgo residual. Es el que permanece después de que la dirección

desarrolla sus repuestas a dichos riesgos.

e) Respuestas a Riesgos: Posteriormente de haber evaluado los eventos que

ocasionan riesgos relevantes, la máxima autoridad determinará como

responder a estos riesgos.

f) Actividades de Control: Este componente esta estrechamente relacionado

con los anteriores, pues estas actividades de control se definen como

políticas y procedimientos que ayudan a asegurar las respuestas de la

dirección de riesgo.39 Estas actividades son medidas de control

establecidas y orientadas a eliminar o mitigar los riesgos identificados:

debiendo estar inmersas en toda la empresa y en todos los niveles

jerárquicos con las funciones que desarrolla cada empleado. Las

actividades de control son consideradas una integración con las respuestas

al riesgo, existiendo tres tipos de actividades que son: Controles generales,

controles de aplicación y controles específicos de la entidad.

g) Información y comunicación: La información relevante se identifica,

recolecta y comunica en una forma clara y oportuna, de esta manera a los

integrantes de la empresa se le permita llevar a cabo sus

responsabilidades. Los sistemas de información pueden utilizar datos

generados internamente y de fuentes externas de forma que facilite la

gestión de riesgos y la toma de decisiones informadas relativas a los

objetivos. La entidad se debe asegurar que exista un adecuado sistema de

comunicación, que permita la identificación, registro y flujo de información.

h) Supervisión: Este componente permite evaluar el funcionamiento de los

componentes a lo largo del tiempo. Lo que lleva a cabo por medio de

39 Gestión de Riesgos Corporativos, Marco Integrado-Técnicas de Aplicación, Pág.79

supervisiones permanentes que son las realizadas en el curso normal de

las actividades efectuadas por los servidores responsables de las mismas y

por la jefatura inmediata y las supervisiones independientes realizadas por

la unidad de auditoria interna y externa.

La aplicación de los componentes de control interno mencionados

anteriormente es necesaria para el buen funcionamiento de la empresa, por

lo que se considera pertinente tomar en cuenta el marco conceptual del

informe COSO para la descripción del sistema administrativo y financiero y

su respectiva aplicación.

2.1.7 USO DE LA TECNOLOGÍA

Los sistemas de control, son sistemas formales de establecimiento, supervisión,

evaluación y retroalimentación de metas que proporcionan información a los

administradores sobre si la estrategia y estructura de la organización están

funcionando de manera eficiente y eficaz. Los sistemas de control efectivo alertan

a los administradores cuando las cosas van mal y les concede tiempo para

reaccionar a las oportunidades y amenazas. Un sistema de control efectivo tiene

tres características: es lo bastante flexible para permitir que los administradores

reaccionen conforme sea necesario ante hechos inesperados; aporta información

precisa y ofrece a los administradores una imagen real del desempeño

organizacional; además proporciona a los administradores de manera oportuna,

porque tomar decisiones con base a información articulada es un fracaso

garantizado.

Informática:

Es el espacio o módulo, dentro del esquema de control, donde se generan los

diferentes software necesarios, para la información gerencial a nivel de toda la

empresa.

Funciones básicas:

Proporcionar el mantenimiento adecuado al Hardware y Software.

Proporcionar asistencia técnica a los departamentos.

Capacitar al personal en Software de oficina.

Evaluar el rendimiento del recurso informático.

Realizar investigación de tecnología de punta de índole informática.

Planificar proyectos de índole informática.

Realizar planes de operación e implementación de sistemas.

Realizar auditorias periódicas de sistemas de Software y Hardware

2.1.7.1 Requerimientos del Empresario

Cualquier actividad humana, tiene una razón de ser. Luego, qué motivo lleva a

una persona a arriesgar todo a partir de sus recursos en un negocio?; ya sea ha

título de accionista común o accionista preferente, persigue un beneficio

económico. Y no cualquier beneficio, él piensa en la denominada tasa de retorno.

O sea, aquel beneficio que satisface sus expectativas económicas, que cubre sus

costos, que es capaz de aliviar su riesgo y le permite seguir desempeñando su rol

en el negocio.

Si el empresario no es capaz de satisfacer su tasa de retorno, las empresas de

lucro no existieran y por supuesto que no fuera posible generar fuentes de trabajo,

si existiera el crecimiento económico.

Las empresas que generan utilidades son la razón de ser de la vida económica de

los países y estas actividades deben ejercer un efecto multiplicador en las

economías; entonces, el buen manejo de sus recursos es una verdadera causa

para el empresario.

2.1.8 LA EMPRESA

Definición: Código de Comercio de El Salvador (Art. 553) “la empresa mercantil

está constituida por un conjunto de coordinado de trabajo, elementos materiales y

de otros valores con el objeto de ofrecer al público con propósito de lucro y de

manera sistemática bienes o servicios”. Filosofía de las organizaciones

inteligentes.

En los últimos tiempos se ha hecho muy conocida la expresión de organizaciones

Inteligentes, para caracterizar a aquellas que se distinguen por un accionar

sobresaliente en la satisfacción creciente de sus clientes, lograda a través del

mejoramiento continuo de los servicios que se les entrega. Esta condición exige

utilizar procedimientos apropiados, operados por un personal altamente motivado,

en aprendizaje constante y con habilidad para innovarlos permanentemente.

Una de las características mas importante de nuestro tiempo es la permanente e

inquieta búsqueda por parte de las empresas de mejores procedimientos para

hacer los mismos productos, o para crear nuevos bienes y servicios que cumplan

mejor con las expectativas de los usuarios, esa actitud es la que a llevado a que el

mismo conocimiento científico se explique cada vez en forma mas amplia o mas

eficiente, con lo cual mejoran los procesos que permiten ofrecer los mismos

productos en forma mas rápida y mas barata. Esta característica de los tiempos

que nos toca vivir es amenazante para las empresas que nunca aprendieron a

innovar por su cuenta. Son empresas que no se atrevieron a modificar la forma de

operar de las máquinas, equipos o software que compraron, generalmente de

segunda mano, por que no desarrollaron más confianza en su personal, si algo

esta claro en el nuevo nivel de competencia que ha traído la globalización, es que

no sirve ofrecer productos estándar. 40

2.1.8.1 Objetivos de la Empresa.

1- Satisfacer las necesidades de bienes y servicios que tiene la sociedad.

2- Proporcionar empleo productivo a todos los factores de producción.

3- Aumentar el bienestar de la sociedad mediante el uso económico de los

40 Chiavenato Idalberto, Administración 3ª edición, 2001 Bogotá, D.C., Colombia. pág.48

factores de producción.

4- Proporcionar un retorno justo a los factores de la entrada.

5- Crear un ambiente en el que las personas puedan satisfacer una parte de

sus necesidades humanas normales.

Las empresas se pueden estudiar desde el punto de vista de sus objetivos, los

cuales son la base de la relación entre la empresa y su ambiente. La empresa no

busca un objetivo único, pues necesita satisfacer una gran cantidad de requisitos

y exigencias impuestos no solo por el ambiente externo, sino también por sus

miembros. Estos objetivos, que no son estáticos sino dinámicos y están en

continua evolución, modifican las relaciones (externas) de la empresa con el

ambiente, e internas, con sus miembros, se revalúan constantemente y se

modifican en función de los cambios ambientales y de su organización interna.

Conviene recordar que:

a) Cuando un objetivo se convierte en realidad, deja de ser objetivo deseado y

se convierte en una situación real. Un objetivo es un estado que se busca, no

un estado que se posee.

b) Existen muchas empresas que legitiman y, simultáneamente, tienen dos o

más objetivos. Algunas añaden nuevos objetivos a los originales.

c) Casi todas las empresas poseen un órgano formal (por ejemplo, un

departamento) que establece los objetivos iníciales y determina las

modificaciones posteriores. En algunas empresas, los objetivos se establecen

mediante los votos de los accionistas, el voto de los miembros, un consejo

deliberativo, o incluso puede establecerlos el propietario que posee y dirige la

empresa.

d) Pueden ocurrir cambios y sustituciones de objetivos para los cuales la

empresa no fue creada que los recursos no son adecuados o suficientes.

Los resultados de una empresa se pueden medir, en la medida en que

alcanza sus objetivos. La eficiencia de una empresa se mide por la cantidad

de recursos utilizados para fabricar una unidad de producción. La eficiencia

aumenta a medida que los costos y los recursos utilizados disminuyen.

La eficiencia está relacionada con el logro de los objetivos organizacionales.

41

2.1.8.2 Funciones de los Objetivos de las Empresas

Las empresas son ciertas clases de organizaciones o unidades sociales que

buscan alcanzar objetivos específicos, y su razón de ser es cumplirlos. Un

objetivo de la empresa es una situación deseada que ella pretende alcanzar.

Desde esta perspectiva, los objetivos empresariales cumplen muchas funciones:

a) Al representar una situación futura, los objetivos indican una orientación que

la empresa trata de seguir, y establecen líneas rectorías para la actividad de

los participantes.

b) Construir una fuente de legitimidad que justifica las actividades de una

empresa y su propia existencia.

c) Sirven como estándares que permiten a sus miembros y a los extraños

comparar y evaluar el éxito de la empresa es decir, su eficiencia y su

rendimiento.

d) Sirven como unidad de medida para verificar y comparar la productividad de

la empresa o de sus órganos, e incluso de sus miembros.

Existen varios términos que expresan objetivos: metas, fines, misiones,

propósitos, etc. En general, todas estas palabras significan un estado de cosas

que algunos miembros juzgan deseables para su empresa, y procuran dotarlas

con los medios y recursos necesarios para conseguirlas a través de ciertas

estrategias, tácticas u operaciones, como se estudiará más adelante.

Los objetivos oficiales de las empresas se presentan o comunican mediante

documentos de la empresa, como los estatutos, actas de asambleas, informes

anules, etc., o mediante pronunciamientos públicos de los directivos, que ayudan

a comprender el comportamiento y las decisiones tomadas por los miembros de

41 Chiavenato Idalberto, Administración 3ª edición, 2001 Bogotá, D.C., Colombia. pág.49-50

la misma.

2.1.8.3 Las Pequeñas y Medianas Empresas

La evolución del mundo de los negocios, la globalización de la economía, la mayor

incidencia de la tecnología en los procesos industriales y el impacto de la

electrónica, tanto en los aspectos productivos como en los de gestión y control de

las actividades económicas, hacen que cada vez sea mas necesaria la constante

actualización de los conceptos que marcan la dirección empresarial.

La incesante aparición de nuevos productos y la evolución de los mercados llevan

a una necesidad de conocer el día a día para poder reaccionar de una manera ágil

y eficaz, a fin de evitar ser marginados del mercado por la competencia o por la

obsolescencia de los productos ofertados.

Si bien de un modo aparente esto parece limitarse al ámbito de las grandes

empresas nacionales o multinacionales, hay que tener en cuenta que buena parte

de la economía de los diferentes países se basa en las empresas pequeñas y

medianas. Estas, ya sea por su propia y directa actividad, o como proveedores o

subcontratistas de las grandes empresas, constituyen una sólida base del volumen

económico, incluso en países de economía muy desarrollada, donde dichas

empresas aportan el 45 por ciento del giro económico, y ocupan entre el 35 y el 55

por ciento de la población activa.

Todo lo expuesto nos lleva a considerar de manera imprescindible la toma de

conciencia de que el pequeño y mediano empresario debe mantener, de un modo

constante, una actitud de permanente actualización y optar siempre por métodos

de gestión empresarial cada vez más sofisticados y profesionalizados.42

Tipología de las empresas por parte de (FUSADES) 43

42 Océano, Enciclopedia práctica de la pequeña y mediana empresa, pág. 12143 Serrano Ramírez Américo Alexis, Administración I y II, 1ª edición 2003, pág. 54

POR SU TAMAÑO ACTIVO DESDE N° DE EMPLEADOS

MICRO EMPRESA $ 11,428.57 HASTA 10

PEQUEÑA EMPRESA $ 85,714.28 DE 11 A 19

MEDIANA EMPRESA $ 228,571.42 DE 20 A 99

GRAN EMPRESA $ 228,571.42 (mayor a) MÁS DE 100

2.1.8.4 Los Recursos de las Empresas

La empresa representa el punto de convergencia de innumerables factores de

producción, es decir, de recursos productivos. Es tradicional señalar que los

factores de producción que intervienen en todo proceso productivo son la

naturaleza, el capital el trabajo. La naturaleza proporciona los materiales y las

materias primas que deben procesarse y transformarse en productos o en

servicios prestados. El capital provee los medios de pago para adquirir u obtener

materiales o materias primas necesarios y para remunerar la fuerza laboral

empleada. El trabajo representa la intervención humana o física de los materiales

y materias primas para convertirlas en productos acabados o servicios prestados.

Esta relación es simplista y superficial en exceso, pues el proceso productivo, y

el número de variables que intervienen en éste, es mucho más grande y

complejo. Además, esta relación enfoca el proceso productivo desde el punto de

vista de un sistema cerrado, cuando en realidad presenta características

definidas de sistema abierto, gracias al intenso intercambio con el ambiente.

La empresa es un tipo de propósito social en el que se reúnen diversos recursos

para alcanzar determinados objetivos. Sin recursos no se pueden conseguir

objetivos. Los recursos son medios que las empresas poseen para lograr sus

objetivos y realizar sus tareas: son bienes de servicios consumidos en la

realización de las actividades empresariales y constituyen los insumos o entradas

necesarios para elaborar el producto final o el servicio prestado por la empresa.

Cuando se habla de recursos, surgen las imágenes simplistas del dinero, el

equipo, los materiales y el personal. No obstante, los recursos empresariales son

diversos y complejos en extremo. Los recursos pueden ser propios o ajenos, es

decir, pueden ser propiedad de la empresa que los adquiere y los incorpora para

utilizarlos en sus actividades, o pueden ser obtenidos en préstamo, alquiler o

leasing. Al contrario de lo que sucede en los eventos ambientales, el sistema

puede decidir sobre los recursos y mantenerlos bajo control. 44

Clasificación de los recursos empresariales

De modo genérico, los recursos empresariales se clasifican en cinco grupos:

a) Físicos o materiales: recursos necesarios para ejecutar las operaciones

básicas de la empresa, bien sea para prestar servicios especializados

producir bienes o productos.

Los recursos materiales constituyen el espacio físico, los predios, los

edificios y los terrenos, el proceso productivo, la tecnología que los orienta y

los métodos y procesos de trabajo dirigidos a la producción de bienes y

servicios elaborados por la empresa. Gran parte de lo que se aplica a la

tecnología también puede aplicarse al área de los recursos materiales y

físicos de la empresa. Sin embargo, la tecnología no se limita sólo a los

recursos físicos o materiales. Aunque el material y la maquinaria reciben el

mayor énfasis de la tecnología, ésta no se limita a ellos.

b) Financieros: se refieren al dinero en forma de capital, flujo de caja (entradas y

salidas), empréstitos, financiación, créditos, etc.- de disponibilidad inmediata o

mediata para enfrentar los compromisos de la empresa. También influyen los

gastos derivados de las operaciones de la empresa, inversiones de terceros y

toda forma de efectivo que pase por la tesorería o la caja de la empresa.

Los recursos financieros garantizan el suministro de los medios para adquirir

44 Chiavenato Idalberto, Administración 3ª edición, 2001 Bogotá, D.C., Colombia. pág.51

u obtener los demás recursos necesarios para la empresa. Hasta cierto punto,

estos recursos definen buena parte de la eficacia de la empresa para alcanzar

sus objetivos, ya que les permiten adquirir los recursos necesarios para que

sus operaciones tengan un volumen adecuado. Es bastante común expresar

el desempeño de la empresa en un lenguaje financiero, en términos de

utilidades valores monetarios o en términos de liquidez de sus acciones.

También es común, medir los recursos físicos o materiales en términos

financieros, como el valor de las maquinarias y equipos de la empresa, el

valor de inventario de materias primas o de productos acabados, etc., así

como el valor patrimonial o valor de mercado de la empresa.

c) Humanos: son las personas que ingresan, permanecen y participan en la

empresa, cualquiera que sea su nivel jerárquico o la tarea que desempeñen.

Los recursos humanos se distribuyen en el nivel institucional de la empresa

(dirección), en el nivel inmediato (gerencia y asesoría) y en el nivel

operacional (técnicos, empleados obreros, además de los supervisores de

primera línea).

Constituyen el único recurso vivo y dinámico de las empresas, deciden qué

hacer con los demás recursos inertes y estáticos, y los manejan. Además,

constituyen un recurso dotado de una vocación orientada al crecimiento y

desarrollo. Las palabras aportan a las empresas habilidades, conocimiento,

actitudes, comportamientos, percepciones, etc. Sean

directores, gerentes, empleados de oficina, obreros o técnicos, las personas

desempeñan papeles muy diferentes (cargos) dentro de la empresa. Las

personas son diferentes entre sí y constituyen un recurso muy diversificado,

gracias a las diferencias individuales de personalidad, experiencia,

motivación, etc.

d) Mercadológicos: medios que la empresa utiliza para localizar, entrar en

contacto e influir en sus clientes o usuarios. En este sentido, los recursos

mercado lógicos incluyen también el mercado de consumidores y los clientes

de los productos o servicios ofrecidos por la empresa. En consecuencia, los

recursos mercadológicos comprenden todas las actividades de investigación y

análisis de mercado (de consumidores y competidores), la organización de

ventas (incluida la previsión de ventas, ejecución y control), la promoción, la

publicidad, la distribución de los diferentes productos a través de los canales

adecuados, el desarrollo de nuevos productos para satisfacer la demanda del

mercado, la definición de precios, la asistencia técnica al consumidor, etc. Si

no existiesen los recursos mercadológicos, de nada servirían los demás

recursos de la empresa, si ésta fuese despojada de sus clientes,

consumidores o usuarios, perdería su propia razón de existir. También se

denominan recursos comerciales al hacer referencia a las actividades

directamente relacionadas con las operaciones de ventas. Corresponden al

término marketing utilizado por los autores estadounidenses.

e) Administrativos: Medios empleados en la planeación, organización, dirección,

ejecución y control de las actividades empresariales. Incluye todos los

procesos de toma de decisiones y distribución de información necesaria,

además de los esquemas de coordinación e integración utilizados por la

empresa. 45

Los cinco grupos de recursos empresariales pueden esquematizarse de la

siguiente manera: 46

CLASIFICACION DE LOS RECURSOS EMPRESARIALES

RECURSOS CONTENIDO

PRINCIPAL

DENOMINACIÓN

TRADICIONAL

CONCEPCIÓN

ESTADOUNIDENSE

45 Chiavenato Idalberto, Administración 3ª edición, 2001 Bogotá, D.C., Colombia. pág.5246 Chiavenato Idalberto, Administración 3ª edición, 2001 Bogotá, D.C., Colombia. pág.54

Materiales y

planta física

Edificios y terrenos

Maquinas y equipos

Instalaciones

Materias primas

Materiales

Tecnología de prod.

Naturaleza Material and machinery

Financieros

Capital

Flujo de dinero

Crédito

Gastos Financiación

Ingresos

Financiación

Inversiones

Capital Money

Humanos

Directores

Gerentes

Jefes y supervisores

Empleados de oficina y

planta

Trabajo Man

Mercadológicos

Mercado de clientes,

consumidores o usuarios No tiene

correspondencia

Marketing

Administrativos

Planeación

Organización

Dirección

Ejecución

Control

Empresa Management

2.2 FUNDAMENTACION TEÓRICA

Con el objetivo de fundamentar los aspectos principales considerados por las

diferentes corrientes de pensamientos de los autores presentados en el marco

conceptual, específicamente en los alcances y limitaciones, los cuales forman

parte importante en desarrollo de los sujetos de la investigación, considerando

algunos de los conceptos de mayor relevancia para la investigación, el cual surge

del análisis comparativo de lo descrito por cada autor.

Al comparar lo descrito por cada autor, el grupo de investigación retoma lo

descrito referente a sistema por Andrés Gingras el cual menciona que es un

conjunto de componentes que están interrelacionados y trasforman elementos

llamados entradas en otros elementos llamados salidas, debido a que le da un

enfoque de resultados mediante la aplicación de un sistema en una empresa, al

igual que lo descrito por Systems Sciencie Conference en 1964 que

complementa lo dicho por Gingras, aporta la parte los objetivos y el control de los

recursos.

En la parte enfocada a la administración el grupo investigador; luego de comparar

varios autores define quedarse con el concepto de Koontz y O`Donnell que

considera que la administración requiere o buscar la efectividad en alcanzar sus

objetivos, fundada en la habilidad de sus integrantes; la consideramos de mucho

aporte he importancia; debido que al igual que el concepto sistema, relaciona a la

administración con los objetivos establecidos por la empresa; además involucra

otros recursos importantes como humanos y tecnológicos, eso hace que surja

como un complemento.

En el análisis de sistema administrativo se define como nuestra base teórica,

según Barrios, J.D. los procedimientos relacionados de manera dinámica de

acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una empresa u

organización. Se retoma este concepto por el simple hecho que hace abordajes

concretos sobre procedimientos, a la vez realiza e incorpora un componente

como son los fines de la empresa, ya que; es a eso a lo que se quiere llegar.

Se verificaron varios aspectos en diferentes autores, el grupo investigación

considera que Barandiarian Rafael, menciona aspectos muy importantes para el

desarrollo del objeto de estudio, son todas aquellas funciones enfocadas a

planear y controlar el flujo de fondos de una empresa, logrando así que los fondos

de éstas se apliquen lo mejor posible. Asimismo tienen como objeto la

administración óptima de los recursos económicos. Pero de igual forma Glenn

Welsch, considera las finanzas como las herramientas para que la empresa logre

anticiparse a los acontecimientos económicos. Por estas razones se consideran

ambos aportes, ya que complementan ideas importantes contempladas en el

desarrollo del estudio.

En cuando al enfoque de control interno la fundamentación teórica se retoma del

concepto de Informe COSO, ya que el control interno es un proceso integrado a

los otros procesos, efectuado por la administración, la dirección y el resto de

personal de la empresa, diseñado con el objetivo de proporcionar una garantía

razonable en el desarrollo de sus actividades; y por ende el logro de objetivos. Se

considera que la definición de cumple con las expectativas de la investigación,

porque cubre las áreas y actividades que se están investigando.

De igual forma otros aspectos importantes tomados muy en cuenta son los

propósitos de las organizaciones; los cuales descansan sobre objetivos, políticas

y estrategias, que en su conjunto forman una serie elementos que también están

directamente relacionados con el objeto de estudio; en tal sentido, se considera

como base lo dicho por el Lic. Américo Alexis Serrano Ramírez el cual define

los objetivos como el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encamina

el esfuerzo de conjunto; se clasifican según el tiempo, a corto plazo, mediano

plazo, largo plazo. Se retoma esta definición por se considera que es la más

completa, ya que cuenta con aportes de otros autores y el propio.

En el caso de las políticas Stephen P. Robbins, menciona que las políticas

proporcionan directrices para canalizar los pensamientos del administrador en una

dirección específica, sirviendo como guía que establece parámetros para la toma

de decisiones.

Por su parte en lo relativo a las estrategias como grupo de investigación

consideramos que lo descrito por es la que mas se acerca a la idea específica del

equipo y objeto de estudio Harol Koontz y Weihrich define como las

determinación de objetivos fundamentales a largo plazo y la adopción de cursos

de acción y distribución de recursos necesarios para alcanzar los objetivos. Las

ideas y aportes de cada uno de estos autores se consideran como la parte

medular de la investigación, ya que, proporcionan el soporte teórico necesario

para la fundamentación del estudio.

2.3 CONSTRUCCIÓN DEL MARCO EMPÍRICO

De acuerdo con la entrevista personal con el principal accionista, el gerente

general, el auditor y el contador de la empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de

C.V. realizada el día sábado 6 de septiembre de 2008, se obtuvo información muy

valiosa para el objetivo del estudio. La empresa nace en el año 2001 con el

nombre de Comercial O.R., lo que ha llevado a la administración actual a evaluar y

tratar de tomar acciones que le permitan mejorar el desarrollo de las operaciones

de la empresa en general y así cumplir sus propósitos de rentabilidad.

La inquietud se orienta a considerar que las pequeñas y medianas empresas en la

región están caracterizadas hacia el interior por las formas de manejar sus

recursos, tanto que la administración no permite ninguna exclusión de los riesgos

en primera instancia, o a sumergirse en la crisis global (llámese riesgo

sistemático). En ese sentido, se propone el uso de estrategias administrativas y de

indicadores financieros, con el fin de realizar un acompañamiento a la contabilidad

tradicional, los cuales faciliten la toma de decisiones en el tiempo necesario, el

cual permite anticiparse ha los acontecimientos financieros y se logre proteger de

mejor manera los recursos de la empresa.

MA

NE

JO

DE

HERRAMIENTAS

RIESGO NO DE

CO

NT

RO

L

RIESGO

SISTEMATICO SISTEMATICO

COMPETENCIA NORMATIVAS

TECNOLOGÍA CRISIS MUNDIAL

MOROSIDAD PETROLEO

COSTOS GUERRA

RECURSOSDE LAS

EMPRESAS

FINANCIERO

En tal sentido se realizó la investigación basada en la realidad de la empresa

Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V. ubicando la sintonía que ésta debe tener

en el desarrollo cotidiano de sus actividades, para que logre así; optimizar al

máximo el uso de los recursos, tomando en cuenta que éstos día con día se

vuelven más escasos.

2.4 DISEÑO DEL INSTRUMENTO

Investigación de campo sobre la necesidad de un Sistema Administrativo y

Financiero para el Control de Recursos de la Empresa Uniformes

Industriales OR, S.A. de C.V.

A. Generalidades de la investigación

La investigación de campo es la que nos permitirá obtener toda la información

necesaria para responder las preguntas que se presentarán en la investigación; y

así lograr los objetivos y, a la vez, evaluar la validez e importancia o relevancia

para la empresa sobre el trabajo a realizar.

B. Objetivos de la investigación

1. Objetivo General

Indagar y conocer sobre la necesidad de un Sistema Administrativo y

Financiero para el Control de los Recursos de la Empresa Uniformes

Industriales OR, S.A. de C.V.

2. Objetivos Específicos

Determinar la existencia del problema planteado sobre la falta de un

Sistema Administrativo y Financiero formal que ayude al manejo de la

gestión administrativa y financiera en la Empresa Uniformes Industriales

OR, S.A. de C.V. para mejorar el control de los recursos misma.

Recopilar información a través del instrumento de la entrevista para

comprobar la necesidad que tiene la Empresa OR, S.A. de C.V. para la

efectividad de las operaciones financieras que ésta realiza.

Analizar y concluir sobre la base de los resultados obtenidos de la

entrevista de la necesidad de elaborar un sistema administrativo y

financiero, para mejorar sus controles en todas las áreas operativas

mediante su aplicación.

C. Metodología de la investigación

Para el desarrollo de la investigación se utilizó el método exploratorio, el cual

proporciona las herramientas necesarias para obtener información confiable e

inmediata, como base principal para plantear la solución del problema

identificado.

1 Identificación de Fuentes de Información

1.1 Fuentes primarias

Estas consisten en obtener la información de la Empresa Uniformes Industriales

OR, S.A. de C.V., a través del uso de la entrevista con el personal clave del

desarrollo de sus funciones administrativas y financieras. Esto permitió contar con

información confiable y válida para medir las variables que fueron planteadas y

justificadas en el inicio de la investigación.

1.2 Fuentes secundarias

Consisten en la obtención de la información bibliográfica útil para la investigación,

la conforman libros de texto relacionados con las variables en estudio, así como

revistas, periódicos, materiales de apoyo de conferencias, revistas económicas

publicadas por diferentes asociaciones privadas relacionadas al tema, ya sean

éstas de información nacional como internacional, información estadística obtenida

de Instituciones de Gobierno y la escritura de constitución de ésta y sus estados

financieros.

1. Ámbito de la Investigación

La investigación estuvo dirigida a la Empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de

C.V. San salvador 2008.

2. Administración de la Investigación

La guía de entrevista fue dirigida a la gerencia de la Empresa Uniformes

Industriales OR, S.A. de C.V. (Representante Legal) al accionista de mayor

aportación y personal tales como: el contador y auditor. Fue conveniente que la

administración de la entrevista se llevara a cabo por los miembros del equipo en

forma directa con los sujetos de estudio y de esta manera lograr mayor aportación

y valiosos elementos de mucha importancia para los objetivos de la investigación.

2.5 APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO DE INVESTIGACION

2.5.1 Cuestionario de control interno (trabajo de campo)

La empresa Uniformes Industriales OR., S.A. de C.V. dedicada a la elaboración y

comercio de prendas varias de usos diversos, en el área de la industria y

comercio, a la cual se le programó una visita de campo, que fue enfocada sobre

estructura de control interno que ésta maneja, como objeto de verificación y a

través de una muestra selectiva, mediante la técnica de control interno se

evaluará dicha estructura.

Durante el trabajo de campo, como pre-evaluación del tema de investigación,

Sistema Administrativo y Financiero para el Control de los Recursos de la

Empresa Uniformes Industriales OR, el cual fue dirigido al control de los recursos

con un enfoque en el control interno; se tomó a bien realizar el sondeo mediante

un cuestionario de control interno para verificar de manera mas detallada la

posibilidad de identificar deficiencias que la empresa pudiera presentar en el

desarrollo de sus actividades; ya sean éstas, tanto administrativas como

financieras, el cual fue subdividido de la siguiente manera: Área de caja y bancos,

pago, clientes, existencias y obligaciones, en el cual fue dirigido a la gerencia de la

Empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V. (Representante Legal) al

accionista de mayor aportación y personal tales como: el contador y el auditor; se

realizó con el objeto de determinar deficiencias en el manejo y aplicación de

operaciones varias en la aéreas ya menciones; en las cuales se puedan

manifestar vacios en su aplicación y a la vez determinar el riesgo al cual pueden

ser sujetos los recursos de la empresa.

La estructura de Control Interno pretende proporcionar una seguridad razonable

para que la empresa pueda lograr sus objetivos específicos. En tal sentido, deberá

tener una definitiva capacidad de registrar procesar, resumir e informar a la

administración, a través de datos. Para tener una comprensión de la estructura

de Control Interno se recurre a procedimientos basados en técnicas de auditoría

como lo es el caso del cuestionario. Este orienta hacia puntos importantes y

suministra por medio de las respuestas elementos básicos para la administración

del negocio. El presente trabajo de investigación se orienta hacia los personas

que tienen responsabilidad directa, (decisiones de aplicabilidad, de posteo y de

verificación); esto sin detrimento de la responsabilidad de la administración en el

montaje del control interno como lo es la administración del negocio, de acuerdo al

American Institute of Certified Public Acountants. (SAS55).

En este caso el cuestionario se presenta como una técnica de doble propósito,

primero para recabar una evidencia e identificar desviaciones que debiliten la

estructura de control y por ende la capacidad de de manejar de manera óptima

los recursos y en segundo término, para que el equipo de investigación tenga una

mejor comprensión del ambiente de control que se maneja dentro de la empresa.

Cuestionario de control interno

EMPRESA UNIFORMES INDUSTRIALES OR

N PREGUNTA RESPUESTA DEFICIENCIA

A CAJA Y BANCOS

1 ¿Quién solicita los talonarios de cheques?EL

CONTADOR2 ¿Existe un control de cheques recibidos? SI

3¿Quien recibe los cheques tiene acceso al controlde la cuenta de clientes SI X

4¿Los cheques recibidos son siempre nominales ala empresa? NO X

5¿Lo que la caja recibe en el día lo depositaíntegramente? NO X

6 ¿Existe un boletín de caja o resumen? SI7 ¿El saldo de caja concuerda con el mayor? A VECES X8 ¿Los recibos son numerados? SI9 ¿Hay un control de la numeración de los recibos? SI

10 ¿Quién controla la numeración de los recibos?EL

CONTADOR

11¿Existen tipos especiales de talonarios de notasfiscales para las ventas al contado? SI

12¿Existe un boletín del recogimiento de las ventasal contado en la caja general? SI

13¿Es extraído más de un ejemplar del impreso dedepósito? A VECES X

14 ¿Quién controla los depósitos?EL

CONTADOR X

15

¿Existe el criterio de un recibidor o muchosrecibidores y un pagador o muchos pagadores enel servicio de caja? NO

16 ¿Existen pagos fuera de la empresa? NO

17¿Quién realiza las gestiones de cobro y el controlde los mismos? EL GERENTE

18¿Algún empleado que realiza movimientos de cajaacumula también las siguientes funciones?

a) ¿Autorización de pagos? NOb) ¿Control y autorización de las devoluciones

de mercaderías y productos NOc) ¿Firma de cheques? NOd) ¿Registro en el mayor? NOe) ¿Control de comisiones? NOf) ¿Control de acciones? NO

N PREGUNTA RESPUESTA DEFICIENCIA

19¿La administración endosa los cheques enblanco? NO

20¿El mayor posee una cuenta para cadamovimiento con cada banco? SI

21 ¿Existe una cuenta general de bancos? SI

22

¿Son hechas confrontaciones periódicas entre lascuentas analíticas y la sintética de bancos (generaldel mayor)? SI

23¿Las conciliaciones bancarias coinciden con losanálisis del mayor? SI

B PAGOS

1¿Los pagos se procesan siempre en chequesnominales? A VECES X

2 ¿La copia explica el destino? SI

3 ¿Quién controla los cheques?EL

CONTADOR X4 ¿Los cheques son aprobados previamente? SI5 ¿Hay confrontación interna de las firmas? SI6 ¿Existe un programa de pago? SI7 ¿Existe un plan financiero mensual? NO X

8¿La caja paga sólo después del visto del controlde los responsables? SI

9¿Los bancos remiten mensualmente sus estadosde cuenta? SI

10¿A quién se comunica la discrepancia de losestados de cuenta? AL GERENTE

11¿Son hechas conciliaciones de las emisiones decheques contra los estados bancarios? SI

12 ¿Quién hace las conciliaciones bancarias?EL

CONTADOR X

13¿En caso de devolución del cheque ¿quién lorecibe?

ELCONTADOR X

C CLIENTES

1¿A toda expedición de productos o mercaderíascorresponde una nota fiscal? SI

2¿Los créditos a los clientes son aprobadospreviamente? NO X

3¿Quien aprueba los créditos posee base para talfunción? SI

4¿El encargado de la sección de créditos acumulafunciones de ventas? A VECES X

5¿La cobranza está separada de la sección decrédito? NO X

6¿Son expedidos los estados de cuenta mensualesa los clientes? SI

N PREGUNTA RESPUESTA DEFICIENCIA7 ¿Quién aprueba los descuentos a clientes? EL GERENTE

8 ¿Quién revisa los cálculos de descuentos?EL

CONTADOR

9¿Quién aprueba los ajustes en cuentas declientes? EL GERENTE

10

¿Los encargados de los registros en las cuentasde clientes y cobranza son sustituidos porrotación? NO X

11¿Existen casos de anticipos de dinero por parte declientes? SI

12¿Los vendedores hacen cobranza para laempresa? SI

13¿Las devoluciones de mercadería de clientescorresponden a su venta respectiva? SI

14¿Quién calcula los intereses moratorios debitadosa clientes? NADIE X

15¿Quién está autorizado a dispensar dichosintereses? EL GERENTE

16 ¿Existe un registro de pedidos? NO X17 ¿Existe control de los pedidos rechazados? NO X

18¿Se controlan los pedidos pendientes en cuanto ala facturación NO X

D EXISTENCIAS

1¿Existe un área para el manejo de lasexistencias? SI

2¿Tiene una persona responsable para el manejode mercadería? SI

3¿Tiene el responsable otras secciones bajo susubordinación? NO

4¿Todos los artículos comprados pasan por laempresa? SI

5¿Sólo se hacen entregas en los almacenesmediante notas de requisición? NO X

6

¿Los registros de las existencias de la empresason hechos respetándose las fechas de lasrequisiciones o de las entregas? SI

7¿Todas las requisiciones son atendidas en elmismo día? NO X

8 ¿Son levantados inventarios físicos anuales? SI9 ¿Las diferencias de existencia son detalladas? NO X

10¿Los materiales obsoletos e inadecuados sondetallados? NO X

12 ¿Quién asiste a los inventarios?

ELCONTADOR YEL AUDITOR

N PREGUNTA RESPUESTA DEFICIENCIA13 ¿Los inventarios son confrontados y revisados? SI14 ¿Las existencias están debidamente aseguradas? NO X

15¿Se observa alguna posibilidad de desvío de lasexistencias? SI X

16¿La contabilidad recibe copia de las órdenes decompra y de los boletines de recepción? NO X

17

¿La contabilidad hace referencia de las facturascontra las órdenes de compra y boletines derecepción? NO X

18 ¿Hay centralización del control de las compras? SI

E OBLIGACIONES CORRIENTES

1¿Las cuentas por pagar son controladas de modode evitar que sean hechos pagos no autorizados? NO X

2 ¿La autorización es procesada por el gerente? SI3 ¿Es hecha rigurosa confrontación de las

facturas, notas fiscales y órdenes de compra? SI

4¿El responsable tiene contacto directo con losproveedores? SI

5¿Existe un control cronológico de las obligacionesa pagar? NO

6¿Existe la posibilidad de realizar en algunasocasiones pago dos veces? SI X

7¿Las deudas a largo plazo poseen procesoespecial de aprobación? SI

8 ¿Quién autoriza los diferentes pagos al banco? EL GERENTE

Evaluación del resultado del

A. Caja y Bancos

De 23 cuestionantes en caja y bancos se cuantifican 6 debilidades,que representan el 26% del total.

B. Pagos

De 13 cuestionantes en pagos se cuantifican 5 debilidades, lascuales representan el 38% del total

Evaluación del resultado del cuestionario de Control Interno

De 23 cuestionantes en caja y bancos se cuantifican 6 debilidades,que representan el 26% del total.

De 13 cuestionantes en pagos se cuantifican 5 debilidades, lascuales representan el 38% del total

de Control Interno

De 23 cuestionantes en caja y bancos se cuantifican 6 debilidades,

1- 26%

2- 74%

De 13 cuestionantes en pagos se cuantifican 5 debilidades, las

1- 38%

2- 62%

C. Clientes

De 18 cuestionantescuales representan el 44% del total.

D. Existencias

De 18 cuestinantesrepresentan un 44% del total

De 18 cuestionantes en clientes se cuantifican 8 debilidades, lascuales representan el 44% del total.

De 18 cuestinantes en existencias se cuantifican 8 debilidades, querepresentan un 44% del total

en clientes se cuantifican 8 debilidades, las

1- 44%

2- 56%

en existencias se cuantifican 8 debilidades, que

1- 44%

2- 56%

E. Obligaciones

De 8 cuestionantescuales representan el 25% del total

Análisis del resultado del

Tomando en cuenta las diferentes

responsable de la empresa Uniformes Industriales OR

los cuales marcan la idea de cómo la empresa trabaja en cada una de las áreas

cuestionadas. En el caso de caja y bancos

De 8 cuestionantes en obligaciones se verifican 2 debilidades, lascuales representan el 25% del total

resultado del cuestionario de control interno.

Tomando en cuenta las diferentes cuestionantes realizadas al personal

mpresa Uniformes Industriales OR, se obtuvieron resultados,

los cuales marcan la idea de cómo la empresa trabaja en cada una de las áreas

En el caso de caja y bancos de 23 cuestionantes se encuentran 6

en obligaciones se verifican 2 debilidades, las

1- 25%

2- 75%

cuestionantes realizadas al personal

, se obtuvieron resultados,

los cuales marcan la idea de cómo la empresa trabaja en cada una de las áreas

se encuentran 6

debilidades, las cuales representan un 26% del total, se considera elevado ya que,

representa un poco más de la cuarta parte de las actividades con deficiencias

siendo una de las áreas de mayor exposición en todas empresas, ya que, es ahí

donde se maneja el efectivo y equivalentes, debe estar en constante chequeo para

monitorearse su operatividad, con el afán de evitar cualquier desviación de los

fondos. En el área de pagos se realizaron 13 preguntas de las cuales un 38%

tiene ciertas irregularidades en su aplicación, y es de vital importancia, ya que es

donde en gran medida se impacta la liquidez de la empresa, no se puede perder el

control de los pagos, si eso ocurre se puede ocasionar duplicidad en las

aplicaciones, siempre debe existir revisión estricta en cada emisión. Por su parte

en el área de clientes, se realizaron 18 consultas de las cuales surgieron 8

debilidades, lo cual se considera elevado, ya que representa el 44%; siendo casi la

mitad de sus actividades con deficiencias en sus aplicaciones, algo de debe

ocasionar preocupación a la administración ya que, es en esta área donde se

genera la recuperación y de no manejar de manera adecuada y controlada la

cartera de clientes la empresa puede verse en problemas en el momento de

realizar su flujos de efectivo, debido a que es su principal fuente de ingresos. Otra

área verificada son las existencias, de 18 preguntas surgieron 8 deficiencias, las

cuales representan el 44%, al igual que el área de clientes se considera grave,

debido que la existencias forman parte del activo corriente, es donde la empresa

tiene su futuro efectivo y equivalentes, por lo tanto merece la principal atención en

su manejo operativo, y finalmente las obligaciones de un total de 8 cuestionantes

se obtuvo 2 debilidades el representa el 25% se considera aceptable en el sentido

que toda empresa puede caer en descuidos en algunas áreas, sin embargo; para

no incurrir en gastos innecesarios, como pago de intereses o moras, esta área

debe manejarse en la medida de lo posible de la mejor manera, con

programaciones de pagos de acuerdo a la capacidad en sus flujos y las

prioridades que éstas representan para la empresa.

La empresa Uniformes Industriales OR; muestra su mayor deficiencia en la

segregación de funciones, los cuales gran parte de ellas las realiza el contador

ocasionando esto un alto nivel de exposición al riesgo; otras actividades se

realizan de manera inadecuada; según información compartida recabada, ya sea

por falta de conocimiento de su aplicación o por falta de las directrices oportunas.

Al ponderar las debilidades detectadas versus el universo de las interrogantes se

cumple los propósitos de la técnica, por que las personas tienen responsabilidad

directa en el manejo de los recursos, aceptan responsabilidad en alto grado sobre

la debilidad de la estructura y el equipo de tesis obtuvo una mayor certeza en el

conocimiento del control del negocio y sus niveles de exposición al riesgo de

manejo deficiente de los recursos.

Las debilidades en el control interno, no sólo anuncian la necesidad de medidas

correctivas, incrementa los costos de las auditorias; si no que también en algunos

de los casos ponen en un escenario de incertidumbre la opinión del auditor.

2.5.2 FODA, Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.

Especificación de la técnica

La matriz FODA, es un instrumento que permite a una entidad, detectar la

situación organizacional interna y externa ante la posibilidad de planificar

estratégicamente su accionar a corto, mediano y largo plazo, tecnificando un

diagnostico organizacional colectivo, que permite conformar un cuadro de la

situación actual de la empresa, y de esta manera obtener las decisiones acorde

con las funciones de los objetivos y políticas formuladas.

El alcance de la matriz FODA, permite analizar la situación competitiva de una

compañía, convirtiéndose en un marco conceptual para un análisis sistemático

que facilita la combinación entre amenazas y oportunidades externas con las

debilidades y fortalezas internas de la organización, siendo la matriz una

generadora de importante información.

A nivel interno de la organización las fortalezas son todas aquellas potencialidades

materiales o humanas con la que cuenta la organización, siendo éstas de vital

importancia para su desarrollo y funcionamiento, ya que son habilidades

competitivas que permiten alcanzar oportunidades generadas por el entorno; y las

debilidades son las deficiencias materiales o humanas con las que cuenta la

organización, convirtiéndose en las responsables principales en funcionamiento

interno, por ser funciones en las cuales la empresa tiene dificultad para satisfacer

al mercado o para enfrentar la competencia; y el externo, las oportunidades son

las posibilidades de desarrollo que tiene la organización, estas se encuentran en el

medio, económico, natural, geográfico, socio-político en la que se mueve la

empresa, estas son posibilidades de negocio generadas por el cambio del entorno.

Y las amenazas son las situaciones negativas que atentan contra el desarrollo de

la organización, estas al igual que las oportunidades se encuentran en el medio

que se desarrolla, y sus situaciones de riesgo que se presentan por cambios en el

entorno, que puede ser peligroso si no existe una adecuada respuesta por parte

de la empresa.

El análisis del entorno, es vital para cualquier empresa, pero este debe de ser

realizado a consecuencia por personas que conocen el negocio, de los productos

y que estén informados sobre los cambios que se están dando. En este sentido;

fue necesario e indispensable contar con la participación de los miembros de la

Empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V. tales como: el gerente, el

accionista de mayor aportación, el contador y el auditor, los cuales forman parte

importante en la toma de decisiones de la empresa, para lo cual se programaron

reuniones de manera grupal y entrevistas selectivas con cada uno de los

involucrados en las diferentes áreas que permitieran al grupo de investigación

indagar sus diversas opiniones.

FODA, Empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.

F O D A

Mercado de

clientes desde

hace 5 años

Aprovechar el

Tratado de Libre

Comercio (TLC)

Falta de un

adecuado

ordenamiento

administrativo y

financiero

La competencia

que existe en el

mercado

Variedad de

diseños para la

demanda

Alianzas

estratégicas con

otras empresas

Registros con

atrasos

(según sus

administradores)

Inestabilidad

política

Consistencia de

los

administradores

Oportunidad de

creación de nuevos

productos

Falta de un plan a

largo plazo

Riesgo del

mercado

Fortalecer el

mercado cautivo

Ausencia de

publicidad Crisis actual

Falta de tecnología Restricciones y

costos de

financiamiento

Altos costos en

materias primas.

Análisis del FODA

Al finalizar el estudio de varios aspectos, tanto generales como específicos de la

empresa Uniformes Industriales OR, relacionados a su funcionamiento tanto

administrativo como financiero; se ha tomado en cuanta la elaboración de la

herramienta del FODA, para identificar de manera esquematizada y con mayor

detalle las partes fuertes y débiles en las que la empresa debe trabajar con mayor

énfasis.

Se han identificado fortalezas y debilidades, en las cuales podemos mencionar

que cuenta con muchas partes importantes y rescatables que toda empresa debe

tener, como por ejemplo su respectiva cartera de clientes, oportunidad de crear

nuevos artículos, sus instalaciones propias y adecuadas, etc. Sin embargo,

también se encuentran algunas de sus debilidades y amenazas, como lo son las

partes en las cuales la administración deberá colocar mayor cuidado para lograr

mejorar o minimizar, dentro de esta parte se encuentra la falta de un adecuado

ordenamiento administrativo y financiero, la competencia en el mercado, la crisis

actual, etc.

En este sentido, el FODA forma parte importante en el desarrollo de la

investigación ya que, permitió visualizar de manera clara y precisa las diferentes

actividades que están relacionadas a todo el desarrollo del giro de la empresa y el

objeto de estudio de la investigación.

2.5.3 CUESTIONARIO

MODELO DEL CUESTIONARIO

Boleta a utilizar en la encuesta aplicable a la emp

S.A. de C.V.

TEMA:

Sistema Administrativo y

de la empresa Uniformes Industriales OR

Salvador, 2008-2009

.3 CUESTIONARIO

Universidad Pedagógica de El Salvador

Facultad de Ciencias Económicas

MODELO DEL CUESTIONARIO

Boleta a utilizar en la encuesta aplicable a la empresa Uniformes Industriales OR

Sistema Administrativo y Financiero para el Control de Recursos

mpresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V., San

Universidad Pedagógica de El Salvador

Facultad de Ciencias Económicas

resa Uniformes Industriales OR,

Financiero para el Control de Recursos

, S.A. de C.V., San

Técnica e Instrumento de la Investigación

La técnica que se utilizara es la entrevista personal que consiste en preguntas que

plantean temas que relacionan las variables en estudio.

Se elige este instrumento; ya que la entrevista permite la comunicación

interpersonal entre investigador y el sujeto de estudio, eso permite tener la ventaja

de poder acceder a la información de una forma verbal, obteniendo las respuestas

a la interrogantes planteadas sobre el tema de estudio, el cual requiere en

ocasiones una ampliación sobre los tópicos tratados; ya que el estudio es

básicamente descriptivo.

Para conducir una entrevista de manera sistemática y ordenada se usará un

cuestionario que será la guía de la entrevista como instrumento para hacer

preguntas directas y cerradas con respuestas especificas y concretas con

tendencia a los objetivos de la investigación. Para efectuar la recopilación de la

información de manera directa por parte de los diferentes miembros de la

administración de la Empresa Uniformes Industriales OR., relacionadas con las

áreas administrativas y financieras, se ha considerado la utilización del

cuestionario, ya que éste se convierte en una herramienta valiosa para la

recolección de datos, así como para la evaluación de los mismos obtenidos en el

proceso de la investigación.

CUESTIONARIO

1. ¿La empresa Uniformes Industriales “OR”, tiene una estructura organizativa

donde se aprecia las funciones específicas de cada área de trabajo?

SI ( ) NO ( 4 )

Propósito: Conocer si la empresa cuenta con una estructura organizativa

formalmente establecida.

Respuestas Frecuencias Porcentaje

Si 0 0%

No 4 100%

Total 4 100%

0%

100%

0%

Si

No

Total

Interpretación: El 100% de los miembros encuestados de la empresa,

respondieron que no cuentan con una estructura organizada formalmente, la cual

le garantice a la empresa un mejor desarrollo de las actividades, alcanzando

mayor eficiencia para el logro de sus objetivos y metas.

2. ¿La empresa Uniformes Industriales “OR”, establece objetivos y metas

administrativas y financieras al inicio de cada año?

SI ( ) NO ( 4 )

Propósito: Conocer si la empresa “OR”, establece objetivos y metas

administrativas y financieras, en los cuales se comprometan de acuerdo a

proyecciones, tanto el área administrativa como el área financiera para alcanzar

todas las actividades durante el año.

Respuestas Frecuencias Porcentaje

Si 0 0%

No 4 100%

Total 4 100%

0%

100%

0%

Si

No

Total

Interpretación: De acuerdo a la respuesta se obtuvo que no se establecen metas

ni objetivos en las áreas administrativa y financiera, el personal trabaja de forma

mecanizada y de acuerdo al criterio y conocimiento de cada responsable del área

a la que pertenece.

3. ¿Considera que establecer objetivos y metas en las diferentes áreas de la

empresa sería de beneficio a futuro?

SI ( 4 ) NO ( )

Propósito: Conocer si la empresa tiene interés en establecer objetivos y metas ytrabajar de manera planificada en las diferentes áreas.

Respuestas Frecuencia Porcentaje

Si 4 100%

No 0 0%

Total 0 100%

100%

0%

100%

Si

No

Total

Interpretación: La empresa cuenta con toda la disposición y se proyecta contar

con objetivos y metas que ayuden a que su desempeño sea lo más eficiente

posible.

4. ¿Considera de utilidad que la empresa cuente con un Sistema Administrativo y

Financiero con el cual se pueda controlar mejor el uso y manejo de sus

recursos?

SI ( 4 ) NO ( )

Propósito: Saber la valoración e importancia que representa para la

administración de la empresa Uniformes Industriales “OR”, nuestra investigación y

el beneficio que traerá para la empresa.

Respuestas Frecuencias Porcentaje

Si 4 100%

No 0 0%

Total 4 100%

Interpretación: Se comprueba que el 100% de los encuestados se mostraron

interesados y de acuerdo que un sistema administrativo y financiero seria de

mucha utilidad, tanto para el desarrollo de sus actividades como también para

lograr mayor eficiencia en el manejo y control de sus recursos.

5. ¿Cuenta con dicho sistema la empresa Uniformes Industriales OR, el cual

facilite y garantice la tasa de retorno adecuada para los inversionistas?

SI ( ) NO ( 4 )

Propósito: Conocer si la empresa cuenta con las herramientas necesarias que lefaciliten conocer sus resultados económicos.

Respuestas Frecuencias Porcentaje

Si 0 0%

No 4 100%

Total 4 100%

100%

0%

100%

Si

No

Total

Interpretación: Se verifica que la empresa no tiene definido un sistema que le

garantice conocer el retorno de su inversión al final del período.

6. ¿Existe una planificación en cuanto a las áreas administrativas y financieras

que influya en las actividades requeridas de verificación, validación, monitoreo,

inspección y pruebas específicas en la empresa Uniformes Industriales “OR”?

SI ( ) NO ( 4 )

Propósito: Saber si están implementando un control especifico en las áreas

administrativas y financieras en cuanto a sus actividades rutinarias.

Respuestas Frecuencias Porcentaje

Si 0 0%

100%

0%

0

Si

No

Total

No 4 100%

Total 4 100%

Interpretación: Se confirma que el 100% de los encuestados no están utilizando a

fondo todas las herramientas administrativas y financieras que la empresa cuenta

para tener un mejor control de sus recursos de la empresa Uniformes Industriales

“OR”.

7. ¿Considera suficientes para el buen manejo de los recursos los controles

administrativos y financieros utilizados en la empresa Uniformes Industriales

“OR”.?

SI ( ) NO ( 4 )

Propósito: Saber si la empresa está satisfecha con sus controles administrativos

y financieros o si es necesario modificar los métodos de control que se están

implementando, con el propósito de salvaguardar aún mejor los recursos.

100%

0%

0

Si

No

Total

Respuestas Frecuencia Porcentaje

Si 0 0%

No 4 100%

Total 4 100%

Interpretación: En la investigación se confirma que el 100% no esta satisfecho

con los controles administrativos y financieros que ocupan en las diferentes áreas

de trabajo de la empresa, considerando no tener herramientas suficientes para

todas las actividades que deben realizar.

8. ¿Los controles de la empresa Uniformes Industriales “OR” tanto administrativos

como financieros se realizan en forma oportuna y adecuada?

SI ( ) NO ( 4 )

Propósito: Verificar si los controles están siendo establecidos consistentemente y

éstos ayudan de manera directa a fortalecer las operaciones de la empresa.

100%

0%

0

Si

No

Total

Interpretación: Se logró

intenta aplicar no logran llenar las expectativas para ayudar a determinar de forma

oportuna y adecuada los resultados.

9. ¿Se efectúan evaluaciones de control interno de manera periódica en las áreas

de mayor relevancia en la empresa?

SI ( ) NO ( 4 )

Respuestas

Si

No

Total

Se logró constatar que los mínimos controles que la empresa

intenta aplicar no logran llenar las expectativas para ayudar a determinar de forma

oportuna y adecuada los resultados.

¿Se efectúan evaluaciones de control interno de manera periódica en las áreas

de mayor relevancia en la empresa?

SI ( ) NO ( 4 )

Frecuencia Porcentaje

0 0%

4 100%

4 100%

0

100%

0%

Si

No

Total

constatar que los mínimos controles que la empresa

intenta aplicar no logran llenar las expectativas para ayudar a determinar de forma

¿Se efectúan evaluaciones de control interno de manera periódica en las áreas

Porcentaje

100%

100%

Propósito: Conocer si la empresa utiliza esa herramienta para la verificación, de

tal manera que alerte sobre una exposición al riesgo de sus recursos.

Respuestas Frecuencias Porcentaje

Si 0 0%

No 4 100%

Total 4 100%

Interpretación:. Se verifica que en la empresa no se utiliza dicha herramienta o

actividad ya todos los responsables respondieron que no a la interrogante; y por

ende no existe forma de verificar algunas desviaciones que puedan estar

ocurriendo.

10.¿Cuáles de los siguientes aspectos considera que afectan en forma negativa

las operaciones de la empresa Uniformes Industriales “OR”?

100%

0%

0

Si

No

Total

a) Los controles administrativos ( )

b) Los controles contables ( )

c) La falta de financiamiento ( )

d) Todas las anteriores ( X )

Propósito: Conocer los factores que la empresa Uniformes Industriales “OR”, por

medio de sus dirigentes consideran que le están afectando en sus actividades

rutinarias en las diferentes áreas.

Interpretación: Se comprueba que el Gerente de “OR” necesita herramientas de

apoyo tanto administrativas como financieras que le permitan la verificación de

manera más oportuna de las operaciones.

11. ¿Cómo establece la empresa Uniformes Industriales OR, el capital

requerido para el logro de sus propósitos financieros?

a) Financiamientos bancarios ( X )

b) Aporte directo de los inversionistas ( )

c) Suficiente margen de las ventas al contado ( )

d) Todas las anteriores. ( )

Propósito: Conocer de que manera la empresa Uniformes Industriales hace

frente a sus necesidades de capital y sus fortalezas o debilidades para financiarse.

Interpretación: Se verifica que la empresa utiliza los financiamientos bancarios

para lograr satisfacer las necesidades financieras y de esa manera hacerle frete a

sus obligaciones.

12.¿Cree usted que la empresa Uniformes Industriales OR, tiene y maneja un

suficiente y adecuado capital de trabajo para el logro de sus propósitos

financieros?.

Propósito: Conocer si la empresa Uniformes Industriales OR, cuenta con el

capital necesario para hacerle frente a sus obligaciones.

Respuestas Frecuencias Porcentaje

Si 0 0%

No 4 100%

Total 4 100%

Interpretación: La administración afirma que la empresa OR, tiene ciertas

dificultades para financiarse y por ende cumplir a cabalidad con los propósitos del

negocio

100%

0%

0

Si

No

Total

13. Si su respuesta es no ¿A qué atribuye esa deficiencia?

Propósito: Conocer cuales son algunas de las dificultades que enfrenta la

empresa Uniformes Industriales.

a) Falta de información financiera oportuna ( )

b) Debilidad de los reportes financieros ( )

c) Problema de liquidez ( )

d) Problema en recuperación de cuentas por cobrar ( )

e) Todas las anteriores ( X )

Interpretación: Se verifica a través de la información algunas de las limitaciones

con las que cuenta Uniformes Industriales OR.

14.¿Qué tipo de herramientas financieras utiliza la empresa Uniformes Industriales

“OR”, para verificar y evaluar la rentabilidad del negocio?.

a) Punto de equilibrio. ( x )

b) Presupuesto. ( )

c) Flujo de efectivo. ( )

d) Razones financieras. ( )

e) Estados financieras básicos. ( x )

Mencione: La empresa solamente elabora para análisis, el balance general, el

estado de resultado, y el punto de equilibrio,

Propósito: Saber si la empresa “OR” cuenta al menos con los estados financieros

básicos que le permitan interpretar la situación económica de la empresa.

Interpretación: Se confirma que la empresa, no cuenta con todos los Indicadores

financieros básicos, que le permitan tener de una manera mas clara todas las

actividades financieras.

15.¿Qué partes o áreas de la empresa le parecería que debe mejorar dado las

debilidades identificadas en el cuestionario de control interno?

a) Cuentas por cobrar ( )

a) Caja y bancos ( )

b) Inventarios ( )

c) Herramientas financiera ( )

d) Procesos administrativos ( )

e) Todas las anteriores ( X )

Propósito: Conocer el punto de vista de los responsables de la dirección de

empresa, en que partes o actividades deben hacer énfasis para lograr mayor

efectividad en sus resultados.

Interpretación: Se logró comprobar que para la administración y colaboradores

deben mejorar en todas las áreas, ya que perciben también las deficiencias que el

cuestionario de control interno arroja.

16. ¿La empresa Uniformes Industriales “OR”, analiza cuidadosamente los

resultados administrativos y financieros al final de cada período he implementa

cambios?

SI ( 2 ) NO ( 2 )

Propósito: Conocer la importancia que la empresa le da a los resultados

administrativos y financieros obtenidos de cada año.

Respuestas Frecuencia Porcentaje

Si 2 50%

No 2 50%

Total 4 100%

50%50%

0%

Si

No

Total

Interpretación: La empresa analiza sus resultados finales respecto a sus ventas

comparadas con sus proyecciones, en tal sentido, el análisis arrojado refleja que

un 50% de las personas encuestadas nos dijeron que si se analizan y 50% indicó

que no, debido a que dichos resultados no se verifican en conjunto y se puede

verificar que la empresa le da la importancia adecuada a sus resultados de cada

año, en cuanto a las ventas.

17.¿Actualmente cuales de las siguientes políticas le están afectando màs a la

empresa Uniformes Industriales “OR”, y considera que se necesita reforzarlas

o mejorarlas?.

a) La política de ventas. ( )

b) La política de cobro. ( )

c) La política de crédito. ( )

d) Todas las anteriores. ( X )

Propósito: Comprobar si la empresa puede detectar que políticas le benefician y

cuales no le permiten la efectividad de su rentabilidad.

Interpretación: En la investigación se comprueba que la empresa considera que

posiblemente su debilidad se sustenta en la estructura de las políticas mismas

para cada una de las áreas por carecer de la estructura administrativa y financiera

necesaria.

18.¿Tiene la alta gerencia definidos los procesos administrativos e indicadores

financieros que le permitan tener el control y análisis de los recursos de la

empresa Uniformes Industriales “OR”?

SI ( ) NO ( 4 )

Propósito: Verificar con que procesos administrativos e Indicadores financieros

cuenta la gerencia de la empresa para decidir que tipo de herramientas

implementara en la empresa.

Respuestas Frecuencias Porcentajes

Si 0 0%

No 4 100%

Total 4 100%

0%

0

Si

No

Total

Interpretación: Se confirma que el 100% de los encuestados no cuentan con

todas las herramientas administrativas y financieras que le permitan tener el

control de todos sus recursos, necesitando con urgencia implementar las

herramientas administrativas y financieras que aun no aplican.

19.¿Recibe la administración de la empresa Uniformes Industriales “OR”, los

estados financieros completos y de manera oportuna?

SI ( ) NO ( 4 )

Propósito: Saber que tan oportunos son los estados financieros y si reflejan

todas las actividades de la empresa para la toma de decisiones.

Respuestas Frecuencias Porcentaje

Si 0 0%

No 4 100%

Total 4 100%

Interpretación: Se confirma que el 100% de los encuestados afirman que no

cuenta con una eficiencia de los estados financieros contables oportunos, siendo

un obstáculo para la toma de decisiones.

20.¿Se cuenta en la empresa Uniformes Industriales “OR”, con los programas de

(software) necesarios para presentar y controlar la información contable y la

parte operativa de la empresa?

SI ( ) NO ( 4 )

Propósito: Saber con que tipo de programa contable, efectúa la empresa para

agilizar las operaciones financieras, teniendo una herramienta confiable para la

toma decisiones y sus transacciones diarias.

Respuestas Frecuencias Porcentaje

Si 0 0%

No 4 100%

100%

0%

0

Si

No

Total

Total 4 100%

Interpretación: Se confirma que el 100% de los encuestados dijeron que la

empresa “OR” no cuenta con un sistema de contabilidad que le permita ser más

efectivo en las labores financieras y sus operaciones.

Resumen e interpretación del cuestionario

El modelo de la encuesta como instrumento de investigación captó la información

necesaria que surgió de cada una de las interrogantes realizadas de manera

directa a las personas responsables de la dirección de la empresa Uniformes

Industriales OR, se realizaron cuestionamientos específicos y directos a cerca de

las diferentes áreas de suma importancia e interés tanto para la realización de la

investigación como para la empresa misma; las cuales servirían como insumo

fundamental para continuar con el desarrollo del trabajo y que a su vez fueran de

aplicación a la estructura de la empresa.

100%

0%

0

Si

No

Total

En ese sentido se concentró el cuestionario en los puntos claves para el objeto de

estudio del grupo investigador, el cual pretendía recabar información encaminada

al manejo de los recursos tanto en la parte administrativa como financiera.

Fue así como se abordaron a las personas responsables del manejo de OR, tales

como el gerente, el contador, un accionista y el auditor, formando parte de la

muestra, de un total de la población de 16, se tomó un 25%, evaluando que éstas

personas encuestadas son las responsables de la toma de decisiones de la

empresa.

Se obtuvieron respuestas cerradas porque cada cuestionante tiene un propósito

específico que cumplir, en tal sentido cada respuesta de SI o NO cubre las

inquietudes o el objetivo del grupo de investigación.

En términos generales con la realización del cuestionario se considera como

satisfecho el grupo de investigación, ya que; en concordancia, uno de los

propósitos de los administradores y responsables de la toma de decisiones y en

este caso en OR, es buscar mejores alternativas para reducir los niveles de

exposición a riesgos en el manejo de sus recursos, además de haber confirmado

las interrogantes del grupo de investigación. Y por otra parte se logró indagar si

realmente la administración de la Empresa OR, se mostraba interesada en

retomar una estructura de un Sistema Administrativo y Financiero que le permita el

control de los recursos y un mejor funcionamiento en las diferentes áreas.

2.6 FORMULACION TEORICO-METODOLOGICA DE LO

INVESTIGADO.

Al estudiar el concepto de sistemas y describir cada una de sus etapas y

componentes, basados en la teoría de varios autores, los cuales tienen su base

teórica como lo describe Koontz y Weihrich donde detalla el “Enfoque de

Sistemas” en el cual se debe reconocer la importancia de atender el manejo de

dicho sistema, con la consideración que es un enfoque hacia un sistema

integrado, sin embargo; en dicho enfoque se debe tomar muy en cuenta que los

aspectos formulados deben contener la idea teórica clara y factible para la

aplicación a los procesos de la empresa. Por su parte Andrés Gingras define al

sistema como un conjunto de componentes que se interrelacionados entre si los

cuales trasforman elementos llamados entradas en otros elementos llamados

salidas,

Mientras que según el Informe COSO, la categoría de sistemas obtiene la

estructura de control interno de la organización, el cual, con dicho concepto se

considera que debe formarse una estructura que proporcione una seguridad

razonable para el bienestar en el control de los recursos de la empresa tomando

en cuenta varios factores como: la efectividad de las operaciones, la confiabilidad

de la información, entre otros.

Sin embargo, Glend Welsh, considera las herramientas de control financiero como

medios para “anticiparse a los acontecimientos e influir en las variables del

negocio”. Al igual que lo antes mencionado y también en el marco empírico, en el

cual se establecen las herramientas de control financiero con un medio que blinda

los recursos de cualquier incertidumbre; con esta base teórica sustenta o se

contrapone el estudio teórico con el estudio empírico.

También se considera que el hecho de manejar herramientas de control, incluso le

permite a la empresa la posibilidad de prever las utilidades, siendo éste, el fin

primordial de un negocio de lucro.

Por su parte Van Horne, se orienta en la toma de decisiones; se ha considerado

de manera empírica en el estudio, que con el manejo de todas las herramientas

antes mencionadas en el desarrollo del estudio, es sin duda el mejor camino para

la toma de decisiones de manera mas acertada.

Al igual que ellos otros autores como: Alexis Serrano Ramírez, Robbins, Koontz

y Weihrich, Munch, entre otros, también definen como pasos o procesos muy

importantes de un sistema administrativo y financiero, tales como los objetivos

que son definidos como los fines o resultados esperados por la administración,

con respecto a las políticas son guías o lineamientos sobre los cuales deberá

tomarse una decisión. Por su parte también se considera que las estrategias

también forman parte de un sistema por lo tanto de acuerdo a los autores es la

determinación de objetivos o planes a largo plazo.

Durante el proceso de investigación se encontraron elementos muy importantes

como herramientas y procesos para el control de los recursos que en su conjunto

la empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V., debe mejorar, y de esa

manera logre alcanzar sus objetivos y metas propuestos, y a la vez un mejor

aprovechamiento de sus recursos en cuanto a su manejo operacional.

Debido a que esta investigación fue enfocada en las áreas administrativas y

financieras de la empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V., y se detallaron

herramientas de control necesarias para el buen funcionamiento; fue necesario

sustentar de manera teórica cada una de las áreas en cuestión, para luego tomar

en cuenta dentro del desarrollo teórico-metodológico, partes importantes de

algunos autores que se considera que deberían ser descritos y aplicadas en la

empresa.

Se retoman los componentes mencionados por los siguientes autores: Henry

Fayol, el cual dice que se debe asegurar la aplicación racional de sus funciones

básicas, financieras y administrativas; de igual manera se retoma lo descrito en el

informe COSO donde formula una estructura de control interno que proporcione

una seguridad razonable en el control de los recursos de la empresa, así también

Glend Welsh, considera las herramientas de control financiero como medios para

“anticiparse a los acontecimientos” que puedan ocurrir en las operaciones de la

empresa.

Se toman estas definiciones considerando que cada autor formula un agregado o

un aporte adicional importante con relación a otras teorías, el cual; abona a los

objetivos perseguidos por el grupo de investigación.

2.7 DESARROLLO Y DEFINICIÓN TEÓRICA

Tomando en cuenta el estudio realizado de varios autores y variados puntos de

vista; las definiciones y conceptos surgidos en el estudio desarrollado de la

investigación, así como durante nuestra carrera profesional; básicamente

contrastan en el sentido que la investigación está apegada a la teoría y realidad de

la empresa, se ha permitido manejar definiciones básicas e importantes que

fueron considerándose necesarias en el engranaje de la investigación.

Para el estudio del sistema administrativo y financiero, se desarrollaron diferentes

corrientes de pensamiento y definiciones; según el autor Chiavenato Idalberto, la

razón de ser del control de los recursos de una empresa descansa sobre un

sistema administrativo y financiero. Al conceptualizar el término, se infiere en el

sentido que sistema es un conjunto de diversos elementos humanos y mecánicos

integrados para lograr un objetivo común, mediante el manejo y control de

materiales, información y personal. Considerándose la empresa como sistema

abierto recibe demandas y emite respuestas. Con la llegada de la teoría de los

sistemas se evidenció con claridad la naturaleza sistemática de las

organizaciones en general y de las empresas en particular.

Barrios J.D. “Sistemas y Procedimientos”, muestra un sistema administrativo

como una red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema

integrado con el fin común de lograr los objetivos de la empresa, también Koontz

y Weihrich definen al sistema de administración y finanzas como un enfoque

sistémico visualizado en un Esquema de Insumo Producto.

Por su parte, este grupo de investigación tomando en consideración algunos

criterios define al sistema administrativo y financiero, como un conjunto de

procesos, herramientas e indicadores que le permiten a la administración

anticiparse a los acontecimientos operativos de la empresa. Asimismo la SAS 55

en la estructura de control interno, define un enlace entre el sistema administrativo

y financiero, tomando como eje principal el cumplimiento de las políticas y

procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder

lograr los objetivos propuestos de la administración.

Por lo anterior, el enfoque del estudio considera que el área administrativa y

financiera es un sistema que descansa sobre una estructura de control interno,

llegando este a nivel también de sistema en el cual debería responder a la

protección y buen manejo de los recursos de la organización. Ahí la utilización

practica de un cúmulo de herramientas con medidores donde descansan; los flujos

efectivos, los presupuestos, las razones financieras y el punto de equilibrio.

1

CAPITULO III

3.0 MARCO OPERATIVO

3.1 DESCRIPCIÓN DE LOS SUJETOS DE INVESTIGACIÓN

En el Marco Conceptual; a través de los conceptos expresados por los diferentes

autores, se logró formar una fundamentación teórica aplicable de manera directa

de la Empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.; particularmente al manejo

de sus recursos, mediante un sistema administrativo y financiero para un mejor

control de sus operaciones.

Luego de estudiar las diferentes corrientes de pensamiento de los varios autores,

antes citados, encontramos una serie de elementos fundamentales, que están

presentes en el manejo de los recursos de la Empresa Uniformes Industriales OR,

S.A. de C.V.; tales como: los sistemas, administración, objetivos, políticas,

estrategias, financiero, control interno; y, dentro de ellos; el presupuesto. Con

relación a la realidad del sujeto de investigación, en el que se basa el estudio, se

logró verificar que hay varios de sus elementos y componentes que no se aplican

dentro de la realidad del sistema administrativo y financiero actual.

De esta forma, se estructuró la definición de cada elemento, contrastándolo con la

forma de cómo se percibe, parte de los empleados, gerente y propietarios de

Uniformes Industriales OR, manifiestan que sistema es todo, aún teniendo la

capacidad organizativa no se tiene claro el manejo del proceso administrativo y

financieros. Por lo tanto, como grupo investigador formulamos la nueva definición

entre la base teórica planteada y lo encontrado en el campo. Los cuales

proporcionen una seguridad razonable en el control de los recursos de la empresa,

mediante herramientas de control financiero como medios para anticiparse a los

acontecimientos que puedan ocurrir en las operaciones de la empresa. En la

investigación consideramos, que el termino Sistema más utilizado por los

diferentes autores, el que más se apega y cubre las expectativas de la

investigación es el que se presentó en la conferencia con profesionales en 1964, y

es la siguiente: Es el conjunto de diversos elementos humanos y mecánicos

integrados, para lograr un objetivo común, mediante el manejo y control de

2

materiales, información, energía y hombre. En la empresa Uniformes Industriales

OR. Define sistema como: un todo integrado para realizar una actividad; y cómo el

sistema que se utiliza en las computadoras. Creemos que el encargado de la

empresa conoce parte de la terminología sistema, pero no todo lo que abarca

nuestra investigación, que son las partes administrativas y financieras enlazadas

con el control interno para el manejo de los recursos. En la definición de la

Administración consideramos que se apega más a los propósitos de nuestra

investigación el autor Gochez Cano, Antonio, quien considera que Administración

es un conjunto de elementos humanos, físicos y técnicos, interrelacionados e

interactuados entre si, para planear, organizar, ejecutar dirigir y controlar la

consecución de objetivos económicos para la empresa. El gerente de la empresa

Uniformes Industriales OR, considera que el concepto más apropiado de

Administración es el que se refiere a poner en marcha la empresa y que todo se

esté desarrollando en función a sus actividades. El Gerente de la empresa, conoce

la terminología de la administración, no obstante; su aplicación de los principios

administrativos los resume en algunos y sólo para planear sus ventas por año, sin

darse cuenta que se pueden aplicar en sus áreas Administrativas y Financieras.

Así también, en cuanto a la definición de los Objetivos de una empresa, el que

más se apega a los propósitos de nuestra investigación es el del autor Reinaldo

O. da Silva, quien define a los objetivos como un estilo o sistema de administrar,

que relaciona las metas de la organización con el desempeño y el desarrollo

individual, involucrando a todos los niveles administrativos y financieros. El

Gerente de la empresa Uniformes Industriales OR, define los objetivos como: lo

que un empleado debe seguir durante cierto tiempo hasta cumplirlo. Como grupo

de investigación consideramos que el Gerente de la empresa en estudio tiene

conocimiento de los objetivos, pero no lo aplica para toda la empresa, sólo lo

aplica al departamento de ventas, dejando en expectativa a los demás empleados

sin objetivos que perseguir. Otra de las definiciones son las Políticas que

consideramos más completa es la del autor Stephen P. Robbins, menciona que

las políticas proporcionan directrices para canalizar los pensamientos del

administrador en una dirección específica, sirviendo como guía que establece

parámetros para la toma de decisiones. Al preguntar al Gerente de Uniformes

Industriales OR, cómo definía políticas nos manifestó; que son las decisiones que

se toman para lograr los objetivos de la empresa. Al visitar la empresa nos dimos

3

cuenta que no se aplican políticas que permitieran a la empresa un crecimiento

continuo. Por otra parte se consideran también de mucha importancia, las

Estrategias que las empresas determinan para su desarrollo. Según el autor

Harol Koontz y Weihrich, las define como la determinación de objetivos

fundamentales a largo plazo y la adopción de cursos de acción y distribución de

recursos necesarios para alcanzar estos objetivos. Al preguntar al Gerente de OR,

cómo definía estrategias nos manifestó, son las acciones que en determinado

momento se deben de tomar para alcanzar los objetivos. En la visita de campo

que se realizó a Uniformes Industriales OR, pudimos comprobar que la empresa

no las aplica estrategias necesarias para solucionar algunas dificultades en un

momento determinado.

Al considerar el concepto Financiero por el autor Barandiarian Rafael,

menciona que son todas aquellas funciones enfocadas a planear y controlar el flujo

de fondos de una empresa, logrando así que los fondos de éstas se apliquen lo

mejor posible. Asimismo tienen como objeto la administración óptima de los

recursos económicos. Mientras tanto el Gerente de Uniformes Industriales OR, lo

define como la manera de controlar el recurso dinero de la empresa, en la visita de

campo que se realizó a OR; pudimos comprobar que la empresa no tiene definida

una política para sus recursos financieros, necesaria para hacerle frente a su

situación económica.

En cuanto a otra definición importante como grupo consideramos que el concepto

que más se apega a la investigación es el Control Interno, según el autor

Lourdes Múnch, definiendo que el Control Interno de una empresa, está formado

por todas las medidas tomadas para proteger al activo o bienes de la misma; ante

posibles irregularidades, para comprobar la exactitud de las operaciones

registradas y para asegurar a la administración que la información en que se basa

para tomar sus decisiones es auténtica y fiable. El encargado de la empresa

considera que el control interno es controlar que todos los empleados estén

haciendo su trabajo debidamente. Como grupo consideramos que el encargado de

OR, maneja el concepto de control interno a su manera, pero no lo conoce de la

forma cómo lo proponemos en la investigación de manera que tenga el control de

sus recursos a la hora de tomar una decisión. Al retomar la definición de

Presupuesto que consideramos más completa del autor Ramírez Padilla, David,

herramientas que traducen a un lenguaje cuantitativo las acciones que formula la

4

alta administración cuyo fin, es colocar a la organización en determinada

situación financiera, deseada durante cierto período. Al preguntar al Gerente de

Uniformes Industriales OR, su definición de presupuesto nos manifestó que es

donde se registran todos los estados financieros que la empresa utiliza. El Gerente

de Uniformes Industriales OR, conoce la aplicación del presupuesto pero no así su

función, en cuanto a la toma de decisiones para la fiabilidad y operatividad de la

empresa.

Pudimos constatar la situación de la empresa, realizando una visita de campo para

verificar, cómo se manejan cada uno de los elementos del sujeto; contando con la

información que nos pudo proporcionar el Gerente de Uniformes Industriales OR,

conociendo así sus puntos de vista sobre ellos y de que manera son aplicados en

la empresa.

Con relación a la contraposición encontrada, entre los autores traídos a cuenta en

nuestra investigación, versus el criterio identificado en la administración de

Uniformes Industriales OR, en concordancia con los criterios seleccionados en

cada corriente de pensamiento, desde los términos: sistema, administración,

objetivo, políticas, hasta la definición de estrategias y control interno, concluyendo

en la elemental herramienta del presupuesto, nos atrevemos a establecer nuestra

determinantes técnicas en el sentido de considerar que se trata de un todo

integrado de elementos humanos, materiales y financieros que se interrelacionan a

través de las fases del proceso administrativo para lograr cumplir los objetivos de

la administración, a través de directrices basadas en estrategias de corto y largo

plazo; con énfasis en la estructura de control Interno el cual, descansa sobre

medidores financieros destinados para tal fin (ejemplo el PRESUPUESTO);

protegiendo y haciendo un adecuado uso de los recursos.

5

3.2 PROCEDIMIENTOS PARA LA RECOPILACIÓN DE DATOS

En la investigación se realizaron diferentes formas para la recopilación de datos,

los cuales formaron parte indispensable para el desarrollo del trabajo, la muestra

utilizada no es de tipo probabilística, donde la elección de los elementos no

depende de la probabilidad, si no de causas relacionadas con las características

del investigador o de lo que hace la muestra, aquí el procedimiento no es

mecánico ni con base de fórmulas de probabilidad, sino que depende del proceso

de toma de decisiones de personas o de grupo de personas; desde luego, las

muestras seleccionadas por decisiones subjetivas tienden a estar sesgadas; es por

ello la utilización de la investigación del método descriptivo, la cual por la poca

cantidad de empleados que laboran en la empresa y las labores que éstos realizan

diariamente.

Se presentó un cuestionario de control interno delimitándolo, en caja y banco,

pagos, clientes, existencias, obligaciones corrientes, identificando algunas de sus

deficiencias así, la población total de la empresa Uniformes Industriales “OR” es de

16 empleados de éstos se toma una muestra del 25% lo cual equivale a 4

personas, las más influyentes en la dirección de la empresa, según lo requiere la

parte administrativa y financiera de la investigación del tema, estas personas

fueron, un accionista de mayor aportación, la gerencia de la empresa, el contador y

el auditor, el manejo de la entrevista preliminar con los responsables de OR.; le

permitió al grupo de investigación formarse una idea general y realizar un

diagnóstico; el cual serviría como herramienta fundamental para continuar con la

investigación, permitió visualizar y analizar de manera directa las formas o

procedimientos para las aplicaciones de las diferentes actividades, donde se

apreciaron muchas deficiencias y a la vez permitió la elaboración del FODA donde

se puede analizar de manera esquematizada la situación organizacional de la

empresa; las cuales dieron la pauta para fortalecer la idea del grupo.

Se utilizó también como instrumento de investigación la encuesta, conteniendo un

total de 20 preguntas los cuales fueron procesadas o realizadas bajo la misma

6

población y muestra que el cuestionario de control interno, dichas preguntas fueron

contestadas en un tiempo aproximado de 30 minutos, éstas respuestas

contribuyeron a determinar la percepción de las debilidades, las formas de trabajar

y la situación de manera puntual de enfrentar el manejo de las áreas administrativa

y financiera de la empresa.

Como parte del proceso de administración de la investigación, su vaciado fue

posible mediante el traslado a los instrumentos diseñados en formatos adecuados

para su posterior aplicación.

Se estableció también la tabulación de los datos determinándola en dos partes, en

el caso del cuestionario de control interno, se tabuló mediante 80 cuestionantes, de

las cuales 29 de las respuestas arrojan deficiencias que representan el 36%. De

este total 12 respuestas fueron positivas, pero con deficiencias en el momento o

forma de su aplicación y representan el 15%, el resto de respuestas fueron

negativas y con deficiencias total en su aplicación y manejo; las cuales suman un

total de 17 haciendo un porcentaje del 21% con relación al total.

La otra parte de la tabulación se manejó mediante la encuesta o cuestionario

aplicado a la empresa, enfocado en las partes administrativas y financieras, de la

siguiente forma, un total de 20 preguntas con respuestas cerradas de si o no, de

las cuales se obtuvo que 3 de las 20 respondieron si formando un 15%, por su

parte, 13 respondieron que no, representando un total de 65% y el resto que

representa el 20%, se manejó mediante respuestas bajo opciones.

7

3.3 DESARROLLO DE LA PRUEBA PILOTO

En una supuesta situación en la empresa ABC, S.A. de C.V. se presentan los

estados financieros: Balance General Proforma, Estado de Pérdidas y Ganancias

Proforma, Estado de Efectivo Proforma y las principales Razones Financieras,

para el caso; emanadas de dichos estados financieros, presentados a

continuación.

Dicha información proviene del presupuesto general de la empresa para el año

económico 2008. El seguimiento presupuestal dentro del esquema de control

interno, donde se validan las operaciones; el engranaje del sistema administrativo

y financiero funciona para el caso; en el momento de información y control donde

cada centro de responsabilidad incluye sus insumos de acuerdo a la actividad que

le es pertinente. En nuestro ejemplo, el departamento de ventas y contabilidad se

ven involucrados cuando se determina que las declaraciones mensuales de IVA

no coinciden con la venta reportada; que el ingreso a caja no coincide con los

cortes de caja periódicos, ni con el estado de efectivo; que el punto de equilibrio

tomado como herramienta para direccionar la producción; tampoco coincide con

las ventas reportadas y que el seguimiento del presupuesto esta exigiendo una

adenda (modificación al presupuesto) cuya justificación no es clara.

Una venta no reportada en los estados financieros la cual es de $ 39,000 menor a

los ingresos de los cortes de caja, así mismo menor a las declaraciones de IVA.

(Por supuesto que el presupuesto puede verse modificado de acuerdo a las

situaciones del entorno y otros; que no forman parte de este ejercicio).

8

Nota: Este estado financiero se afectará en la medida que la investigación determine

el responsable directo, así por ejemplo Deudores varios, etc., asimismo la

modificación en la utilidad, la parte final (modificar las declaraciones) y el estado de

efectivo (mientras pueda utilizar una cuenta de contingencia como “asuntos

pendientes”)

CASO SUPUESTO

EMPRESA ABC, S.A. DE C.V.

BALANCE GENERAL PROFORMA AL 31 DE DIC. DE 2008

REAL REAL

ACTIVO PASIVO

CORRIENTE $110,600.00 $ 149,600 CORRIENTE $ 63,000.00 $ 63,000

CAJA Y BANCOS $28,100.00 PROVEEDORES $40,000.00CUENTAS XCOBRAR $57,000.00

PRESTAMOS ACORTO PLAZO $20,000.00

CREDITO FISCAL $ 2,500.00IMPUESTOS PORPAGAR $ 3,000.00

INVENTARIOS $23,000.00

NO CORRIENTE $ 84,700.00 NO CORRIENTE $ 70,000.00

EDIFICIOS $60,000.00PRESTAMOSHIPOTECARIOS $70,000.00

MAQUINARIA YEQUIPO $25,000.00

DEPRECIACIÓN $ (4,500.00) PATRIMONIO $ 62,300.00MOBILIARIO YEQUIPO $ 5,000.00 CAPITAL SOCIAL $35,584.98

DEPRECIACIÓN $ (800.00) RESERVA LEGAL $ 2,436.55UTILIDADES PORAPLICAR $24,278.47

TOTAL DE ACTIVOS $195,300.00TOTAL DE PASIVO YPATRIMONIO $195,300.00

9

EMPRESA ABC, S.A. DE C.V.

ESTADO DE RESULTADO PROFORMA DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DIC. DE 2008

PROFORMA REAL

INGRESOS $390,882.86 $429,882.86*

VENTA DE MERCADERIA $388,482.86

OTROS INGRESOS $2,400.00

COSTO DE VENTAS $284,956.74 $284,956.74

INVENTARIO FINAL

COMPRAS $284,956.74

GASTOS DE OPERACIÓN $71,118.28 $71,118.28

GASTOS DE VENTA $33,368.28

GASTOS DE ADMINISTRACION $28,100.00

GASTOS FINANCIEROS $9,650.00

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO YRESERVA $34,807.84 $73,807.84

(-) RESERVA LEGAL $2,436.55 $5,166.55

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO $32,371.29 $68,641.29

IMPUESTO SOBRE LA RENTA $8,092.82 $17,160.32

UTILIDAD DEL EJERCICIO $24,278.47 $51,480.97

* Ver diferencia $39,000.00

10

Nota: Este estado financiero se afectará en la medida que la investigación

determine el responsable directo, asimismo la modificación en la utilidad y en la

cuantía de los posibles “Recursos Generados”. Mientras habrá una cuenta

contingencial como asuntos pendientes.

ESTADO DE EFECTIVO PROFORMA DEL 01 DE ENERO AL 31 DIC 2008

SALDO INICIAL $6,500.00

FLUJO DE OPERACIÓN $9,600.00

UTILIDAD $24,278.47

DEPRECIACIÓN $5,300.00

RESERVAS $2,436.55

MENOS AUMENTO EN DEUDORES COMERCIALES -$9,500.00

MAS DISMINUCION DE INVENTARIOS $11,084.98

MENOS AUMENTO DE CUENTAS POR COBRAR -$15,500.00

MENOS DISMINUCION DE CUENTAS POR PAGAR -$8,500.00

FLUJO DE INVERSIÓN -$15,000.00

MENOS AUMENTO DE BIENES MUEBLES -$15,000.00

FLUJO DE FINANCIAMIENTO $27,000.00

AUMENTO DE PRESTAMOS $20,000.00

AUMENTO DE CAPITAL $7,000.00

SALDO FINAL $28,100.00

RAZONES FINANCIERAS

RAZON DE LIQUIDEZ

INDICE DE SOLVENCIA PROFORMA REAL PROFORMA REAL

ACTIVO CORRIENTE $ 110,600.00 $ 149,600

PASIVO CORRIENTE $ 63,000.00 $ 63,000 1.76 2.37

VECES

RAZON DE RENTABILIDAD

MARGEN DE UTILIDAD DE OPERACIÓN

UTILIDAD DE OPERACIÓN $ 34,807.84 $ 73,807.84

VENTAS TOTALES $ 390,882.86 $ 429,882.86 9% 17%

PORCENTAJE

11

En este apartado se ha querido representar a forma de ejemplo la importancia que

la empresa logre mantener un adecuado manejo de control interno. Una venta no

reportada, fue identificada en una gestión de control a través de la estructura del

control interno. Los ingresos de acuerdo al presupuesto era de ($390,882) no

coincidió con el dato real debido a una irregularidad por el equivalente a $39,000.

El monto no reportado modifica la utilidad real ($51,480.00) habiendo enviado

señales mediante las herramientas financieras; como son el punto de equilibrio, el

estado de efectivo, el estado de resultados, el presupuesto mismo y las razones

financieras.

La relación directa de los medidores seleccionados para garantizar una cobertura

para los recursos de la empresa; se evidencia en el diagrama siguiente, resaltando

la caja y la utilidad. Cualquier modificación impacta a cada una de ellas. Y, por lo

menos la administración debería identificar el acontecimiento en alguna de estas

áreas y tomar las medidas correctivas o diseñar nuevas estrategias administrativas

y financieras, dependiendo la irregularidad que se encuentre. Independientemente

de las medidas administrativas que requiere la alta dirección, el esquema valida su

existencia, a través de los siguientes impactos.

ESQUEMA QUE RELACIONA DIFERENTES HERRAMIENTAS

FINANCIERAS (EMPRESA ABC, S.A. DE C.V.)

PRESUPUESTO

Proyecto ingresos

$ 390,882

Proyecto egresos

$356,074

UTILIDAD $ 24,278

CAJA $ 28,100

ESTADO DE EFECTIVO

UTILIDAD

(+) Depreciación $53,000

(-) Flujo de Oper. $ 9,600

(+) Flujo de Inver. $15,000

(+) Flujo de finan. $27,000

(=) Nuevo Saldo $28,100

PUNTO DE

EQUILIBRIO

Ingresos

$390,882

(-) Costos y

gastos

$ 356,074

(=) UTILIDAD

$ 24278

RAZONES

FINANCIERAS

Razones de

rentabilidad

Margen de Utilidad

de Operación 9%

Razòn de liquidez

Ìndice de

Solvencia 1.76

veces

12

C O N T R O L I N T E R N O

DETALLE ESTADO DE PTO DE RAZONES

EFECTIVO EQUILIBRIO FINANCIERAS

Venta no reportada ( Real ) $ 39,000 $39,000 $39,000

Utilidad $27,202 $27,202 $27,202

1- Faltante en caja $39,000

2- La gráfica de equilibrio

requiere ajuste $39,000

3- Las razones financieras

Reflejan la irregularidad en:

Antes - Después

EL índice de rentabilidad 9.0% 17%

El índice de liquidez 1.76 2.37

Luego de haber presentado cada una de las herramientas y elaborado la relación

entre si, observamos en el resumen que cada herramienta hace su función

determinada, al realizar la comparación en cada indicador; el estado de efectivo

muestra una diferencia de $39,000 en ingresos, el estado de pérdidas y

ganancias por su parte, muestra la diferencia en la utilidad de $27,202 menos,

caja reflejó el faltante por $ 39,000, al igual que la gráfica del punto de equilibrio

requiere de un ajuste de $ 39,000, en el caso de las razones financieras

aplicadas, reflejan diferencias significativas, la razón de rentabilidad un 8%

menos y en la razón de liquidez un 0.61 menos. Lo que representa que pueden

afectar en gran medida a la administración en el momento de tomar de decisiones

en base los resultados.

Se puede evidenciar que con el manejo adecuado y oportuno de cada

herramienta administrativa y financiera se logra tener un panorama amplio y

seguro de lo que la empresa planeó, realizó y puede hacer para el futuro.

13

Lo detectado en el caso práctico mediante un sistema de control y con la

implementación de indicadores financieros, forma parte de la razón de ser de la

investigación, ya que; presenta un conjunto de elementos que se mencionan de

manera directa en la investigación; y que forman parte importante en el engranaje

de un sistema; en este caso el sistema de control interno.

El caso fue presentado con datos hipotéticos ya que, solamente fue para enfocar y

demostrar como puede ser aplicada la teoría sustentada; además por motivos de

protección a la información financiera de la empresa Uniformes Industriales OR,

S.A. de C.V.

14

3.4 ESPECIFICACIÓN DE LA TÉCNICA PARA EL ANÁLISIS DE

LOS DATOS.

Las técnicas conocidas para el análisis de los datos son: analítica y procedimental.

Para el desarrollo de la investigación se utilizaron las técnicas mencionadas, de la

siguiente manera: Utilizando en primer lugar la técnica procedimental, por la cual

se recopiló información, sobre los sistemas administrativos y financieros.

Posteriormente, se recopilo datos importantes relacionados con la empresa

Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.; lo cual dio lugar a la ejecución de la

entrevista para complementar los antecedentes de la empresa.

La aplicación de ésta se llevó a cabo mediante visitas preliminares, las cuales

consistieron en entrevistas directas con la administración de la empresa, en la cual

se establecieron análisis para el diagnóstico de la situación actual de la

empresa, como elementos básicos para la investigación administrativa y

financiera para el control de los recursos de la empresa Uniformes Industriales

OR, S.A. de C.V.

Basados en los resultados obtenidos en el instrumento de recopilación de datos,

fue necesario utilizar la técnica analítica, la cual consistió en interpretar los

resultados de cada una de las interrogantes realizadas de manera directa con la

administración de OR.

15

Cronograma Asesoría de Tesis

Especialidad: Lic. En Administración de Empresas y Lic. Contaduría Pública

Asesor: Lic. Gilberto Armando DuránTema: SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA EL CONTROL DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA“UNIFORMES INDUSTRIALES OR, S.A DE C.V.”, SAN SALVADOR, 2008.Alumnos: Glenda Damaris Ramírez, Heriberto Antonio Azahar y Oscar Edgardo Ramírez Mejía.

Fecha: 19 de junio de 2008.

2008 2009

Actividades: Investigación Documental /Investigación de Campo

JUNIOY

JULIO AGO. SEPT.

OCT.NOV.Y DIC.

ENEY

FEB. MAR. ABRIL

MAYOY

JUNIO JUL. AGOS SEPT. OCT.

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Investigación Documental

1.1 Selección de bibliografía a utilizar

1.2 Lectura y selección de citas bibliográficas

1.3 Fichas bibliográficas y de resumen (fichaselaboradas en SI y actualizadas)

1.4 Fichas de conceptos categorías

1.5 Redacción fundamentación teórica

Marco Conceptual

a) Introducción

b) Antecedentes del problema

c) Justificación

d) Planteamiento del problema

e) Alcances y limitaciones

f) Recuento de conceptos y categorías a utilizar

Reuniones con Asesor

Entrega Primer Avance

Dirección de Investigación Científica y Transferencia Tecnológica

16

2008 2009

Actividades: Investigación Documental / Investigaciónde Campo

JUNIOY

JULIO AGO. SEPT.

OCT.NOV.Y DIC.

ENEY

FEB. MAR. ABRIL

MAYOY

JUNIO JUL. AGOS SEPT. OCT.

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Primer Defensa

Observaciones del Jurado

Corrección de Primer Avance

Entrega del Primer Avance Corregido

Observaciones del Jurado

Corrección de Primer Avance

Segunda Entrega Primer Avance Corregido

Marco Teórico

a Fundamentación teórico-metodológica

Investigación de campo

Construcción Marco Empírico (trabajo de campo)

a Diseño de instrumentos de investigación

b Levantamiento de la información

c Procesamiento de la información

d Análisis de la información obtenida

17

2008 2009

Actividades: Investigación Documental /Investigación de Campo

JUNIOY

JULIO AGO. SEPT.

OCT.NOV.Y DIC.

ENEY

FEB. MAR. ABRIL

MAYOY

JUNIO JUL. AGOS SEPT. OCT.

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Segunda Defensa

c Redacción de resultados

Formulación teórico-metodológica de lo investigado.

Desarrollo y definición teórica (posterior a contraposiciónde autores)

Reuniones con asesor

Entrega Segundo Avance

Observaciones del Jurado

Corrección segundo Avance

Entrega segundo Avance Corregido

Observaciones del Jurado

Corrección segundo Avance

Marco Operativo

a Descripción de los sujetos de la investigación

b Procedimientos para recopilación de datos

c Desarrollo de prueba pilotod Especificación de la técnica para el análisis de losdatose Cronograma

18

2008 2009

Actividades: Investigación Documental /Investigación de Campo

JUNIOY

JULIO AGO. SEPT.

OCT.NOV.Y DIC.

ENEY

FEB. MAR. ABRIL

MAYOY

JUNIO JUL. AGOS SEPT. OCT.

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

f Recursos

g Índice preliminar sobre informe final

Reuniones con asesor

Entrega tercer Avance

Corrección tercer Avance

Defensa Trabajo de Graduación

Observaciones del Jurado

Corrección tercer Avance

Entrega Trabajo de Graduación a DICTT

19

3.6 RECURSOS

Los recursos utilizados fueron divididos en cuatro partes: los cuales formaron

parte fundamental durante el desarrollo de la investigación en la empresa

Uniformes Industriales OR, S.A. DE C.V.

1- Recursos Humanos: Formaron parte importante y determinante en el trabajo

los miembros del equipo de investigación que dedicó tiempo y esfuerzo para

obtener toda la información necesaria que permitiera lograr los objetivos

propuestos por el grupo. Por otra parte también los miembros de la empresa que

nos atendieron con mucho profesionalismo facilitando la información requerida

por el grupo de investigación.

2- Técnicas: Fueron utilizadas las metodologías necesarias y sugeridas por la

universidad para el desarrollo de la investigación especialmente en la cátedra de

métodos y técnicas de investigación y seminario de graduación.

3- Tecnologías: El trabajo fue elaborado utilizando el recurso tecnológico que se

logró tener al alcance, como lo son computadoras, impresores, memorias usb,

etc.

4- Recursos Económicos: En este recurso fue necesario también el esfuerzo y

sacrificio de cada miembro del equipo de trabajo; para lograr cubrir los gastos

varios como los siguientes: Compra de papelería, uso de cibercafé, fotocopias,

impresiones, anillados, empastados, alimentación, asesoría, pago de transporte,

entre otros.

20

3.7 INDICE PRELIMINAR SOBRE INFORME FINAL

En el desarrollo del trabajo se identificó y definió de manera esquematizada el

funcionamiento que un sistema administrativo y financiero para el control de los

recursos de la empresa Uniformes Industriales OR, S.A. de C.V.

CAPÌTULO I MARCO CONCEPTUAL

En el caso de los alcances y limitaciones se manejó como eje fundamental la

descripción y aplicación de herramientas de control interno, que permitieran

identificar mediante procesos administrativos y financieros la aplicación de

herramientas o indicadores financieros las desviaciones o irregularidades en la

actividades durante un período determinado, de esa manera que funcione como

herramienta de alerta y dirección para el cumplimiento de sus objetivos. Para

lograr tal objetivo fue necesario la investigación teórica tomando en cuenta varias

corrientes de pensamiento de diferentes autores que describieran de una u otra

forma a los sujetos de investigación y de esa manera proporcionaran un valor

agregado al objeto de estudio, tomando en cuenta los avances y aportes

adicionales que cada uno proporciona con sus definiciones.

CAPÌTULO II MARCO TEÒRICO

Construcción de marco empírico en esta parte se dirigieron entrevistas

preliminares con las personas responsables de la administración de Uniformes

Industriales OR., en las cuales se logró identificar algunas debilidades en el

desarrollo de las actividades, logrando así; dirigir la investigación de acuerdo a la

realidad de la empresa, de esta manera y con la base teórica se llegó a una idea

esquematizada de los sujetos y objeto de la investigación. En el desarrollo y

definición teórica, se menciona algunas de las corrientes de pensamiento que se

consideran de mucha importancia en el desarrollo de la investigación de autores

estudiados durante el desarrollo teórico tales como: Idalberto Chiavenato, Barrios

21

JD, Koontz y Weihrich y la SAS 55, etc, y la aplicación de los conocimientos

obtenidos en la carrera profesional, en los cuales se obtuvo la base teórica para la

investigación.

CAPITULO III MARCO OPERATIVO

Descripción de los sujetos de la investigación, para este apartado fue

necesaria la determinación de las diferentes corrientes de pensamiento de algunos

autores, que en sus alcances logran dar aportes significativos a la investigación,

de tal manera que sirvan como base para la aplicación a los sujetos de

investigación en contraste con la investigación de campo. La cual se enfocó en la

realidad encontrada en la empresa, tomando en cuenta la forma que los sujetos de

investigación analizan y aplican cada parte del sistema descrito, para luego

formular la definición del mismo.

22

3.8 BIBLIOGRAFÍA

Auditoria 2005, Samuel Alberto Mantilla, Ecoe Ediciones, 2003

Barrios, J. D.: Sistemas y Procedimientos, Editorial Roble, México

Díaz Callejas Osmín Ernesto y Mendoza de Díaz Judith Virginia,

Administración de Empresas I.

Declaraciones Sobre Normas de Auditoría (Instituto de Contadores

Públicos)

Diccionario. Océano Uno Color, España.

Diccionario Everest Español.

Koontz y Weihrich, Elementos de la Administración, 12ª edición, México.

año 2002

Fonseca Borja René, El Informe COSO, un nuevo Instrumento Empresarial,

III Seminario Regional Interamericano, 2004

Gareth R. Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, 4ª

edición McGRAW- HILL/ INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V.

México, D.F.

Gestión de Riesgos Corporativos, Marco Integrado-Técnicas de Aplicación

Chiavenato, Idalberto Administración v.1,3ªedición, Bogotá, D.C., Colombia,

año 2001

Marco Introductorio de las Normas Internacionales de Contabilidad.

Marco Introductorio de las Normas Internacionales de Información

Financiera.

My Doelton, D.R., La Esencia de la Administración Financiera, Prentice

Hall, México, 1997

Mantilla B, Samuel Alberto, Control Interno Informe COSO ECOE, edición,

Colombia, año 1992

Normas Internacionales de Contabilidad, # 1

Normas Internaciones de Contabilidad # 7

Lourdes Münch, Administración, Pearson. Prentice Hall, México

23

Gareth R. Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, 4ª

edición McGRAW- HILL/ INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V.

México, D.F.

Gitman, Lawrence J., Principios de Administración Financiera, 10ª edición

Pearson Educación, México, 2003.

Gómez Ceja, Guillermo. Planeación y Organización de Empresas, 8ª

edición MC Graw Hill, México, 1995

Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, McGRAW-

HILL/ INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. México, D.F., 4ª

edición

Océano, Enciclopedia práctica de la pequeña y mediana empresa.

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

Koontz y Weihrich, Administración una Perspectiva Global, 12ª edición

McgranHill, México, año 2004

K. Koontz y C. O´Donnell La Administración Dinámica

Rockart, J. F.: Nuevos criterios para el análisis de sistemas. Revista

Administración de Empresas. Ed. Contabilidad Moderna. Tomo 1.

Serrano Ramírez, Américo Alexis, Administración I Y II, 1ª edición, 2003

Tesis, Universidad Dr. José Matías Delgado, Sistema Administrativo y

Financiero para el Manejo de los Recursos en la Mediana Empresa en El

Salvador, 2008

Tesis, Universidad Dr. José Matías Delgado, Estudio y Evaluación de las

Áreas de Catastro y Cuentas de la Alcaldía del Municipio de Colón, 2008

Tesis, Universidad Pedagógica de El Salvador, Elaboración de Normas

Técnicas de Control Interno Especificas en las Áreas Administrativas,

Financiera y de Cumplimiento Legal, para la Aplicación de la Unidad de

Auditoria Interna, en el Hospital Nacional General de Ilobasco, 2007

Van Horne, James Administración Financiera, Prentice Hall, 7ª edición,

México, año 1988

24

Welsch, Glenn, Presupuesto: Planeación y Control de las Utilidades,

PrenticeHill, México, año 1987.

1

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