SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO -SGI · 2019-04-17 · 6 22 de mayo de 2012 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO -SGI Prudencia difíciles. Las acciones son coherentes Sensatez y moderación

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO -SGI

MANU

SISTEMA DE GESTION INTEGRADO - SGI

22 de mayo de 2012 Folleto N° 2

2 22 de mayo de 2012


CONTENIDO

CONTENIDO ....................................................................................... 2

1 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO (SGI) .................................... 3

1.1 ¿QUÉ ES EL SGI? ..................................................................................................... 3

1.2 ¿COMPONENTES Y ESTRUCTURA DEL SGI? ......................................................... 3

2 SISTEMA DE GESTIÓN ESTRATEGICO (SGE) ................................. 4

2.1 ¿QUÉ ES EL SGE? .................................................................................................... 4

2.2 ¿COMPONENTES DEL SGE? .................................................................................. 4

2.3 ¿LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS? ......................................................................... 5

2.4 VALORES CORPORATIVOS .................................................................................... 5

2.5 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN .............................................................................. 7

2.5.1 INDICADORES DE GESTIÓN ........................................................................... 7

2.5.2 REVISIONES PERIÓDICAS ................................................................................ 7

2.6 MAPA ESTRATÉGICO ............................................................................................. 8

3 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC) ................................. 10

3.1 ¿QUÉ ES CALIDAD EN AMV? .............................................................................. 10

3.2 ¿QUÉ ES EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD? .............................................. 10

3.3 POLÍTICA DE CALIDAD ........................................................................................ 10

3.4 MAPA DE PROCESOS .......................................................................................... 11

3.5 ESTRUCTURA DOCUMENTAL ............................................................................... 12

3.6 METODOLOGÍA DE PROYECTOS ........................................................................ 16

3.7 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE (GESTIÓN DE RECLAMOS) .................................. 17

4 SISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI) ....................................... 19

4.1 ¿QUÉ ES EL SCI Y SUS OBJETIVOS ? ..................... ¡Error! Marcador no definido.

4.2 PRINCIPIOS DEL SCI .............................................................................................. 19

4.3 ELEMENTOS Y RESPONSABLES DEL SCI ............................................................... 20

5 GESTIÓN DE EVENTOS EN EL SGI ................................................ 23



1 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO (SGI)

1.1 ¿QUÉ ES EL SGI?

El sistema de gestión integrado (SGI) es un sistema funcional y eficiente

encaminado a integrar la gestión y el direccionamiento estratégico de AMV para

que sea una herramienta generadora de valor agregado, funcionalidad y

eficiencia de cada una de las actividades.

Todos los funcionarios somos responsables de la implementación del SGI y de su

cumplimiento.

El objetivo de un sistema de gestión integrado es la obtención de un mejor

resultado organizacional gestionando los tres sistemas de forma integrada.

1.2 ¿COMPONENTES Y ESTRUCTURA DEL SGI?

Los siguientes son los tres componentes del SGI en AMV:

Sistema de Gestión Integrado

- SGI

Sistema de Gestión

Estratégico –SGE

Sistema de Control

Interno –SCI

Sistema de Gestión de Calidad –

SGC



2 SISTEMA DE GESTIÓN ESTRATEGICO (SGE)

2.1 ¿QUÉ ES EL SGE?

Es un modelo de gestión que nos permite:

1. Generar sinergias entre los elementos estratégicos y funcionales de

AMV.

2. Concentrar nuestros esfuerzos y trabajo hacia el cumplimiento de los

objetivos y metas establecidos por el equipo directivo, el Presidente y el

Consejo Directivo.

2.2 COMPONENTES DEL SGE

El principal ejercicio en el SGE es la planeación estratégica a través de la cual se

establece y gestionan los principales elementos de éste:

Planeación

Sistema de indicadores de

gestión y revisión periódica

Lineamientos Estratégicos



2.3 LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS

Los lineamientos estratégicos contestan tres preguntas de AMV ¿Qué somos?,

¿Qué queremos ser? y ¿Cuál es nuestra meta en el mediano plazo?. Son los

siguientes:

2.4 VALORES CORPORATIVOS

•Protegemos los derechos de los inversionistas y fortalecemos el capital reputacional de nuestros miembros.

Misión

•Ser un organismo autorregulador líder de clase mundial, actuando con equilibrio en la generación de confianza, integridad y desarrollo del mercado de activos financieros.

Visión

•En el 2018 cumpliremos nuestra misión con los mejores estándares de clase mundial.

Megavisión

Compromiso:

Sentir como propios los objetivos de la

organización. Apoyar e instrumentar decisiones

comprometidos por completo, con el logro de los

objetivos comunes. Prevenir y superar obstáculos

que interfieren con el logro de los objetivos del

negocio. Controlar la puesta en marcha de las

acciones acordadas. Cumplir con sus

compromisos, tanto los personales como los

profesionales.



Prudencia

Sensatez y moderación en todos los actos, en la

aplicación de normas y políticas de la

organización sabiendo discernir lo adecuado y lo

no adecuado para la empresa, para el personal,

para sí mismo y para los clientes. Piensa y actúa

con sentido común. Es consciente de la

información reservada que maneja. Hace buen

manejo de la información con que cuenta,

identificando dentro de parámetros establecidos

a quién y cómo lo comunica. Mide muy bien el

contenido y la forma en que comunica los temas.

Cuando no tiene claro un tema se informa

previamente antes de comunicar a terceros.

Integridad:

Es actuar en consonancia con lo que

cada uno dice o considera importante.

Incluye comunicar las intenciones,

ideas, sentimientos abierta y

directamente, y estar dispuesto a actuar

con honestidad incluso en situaciones

difíciles. Las acciones son coherentes

con lo que dice. Es reunir todos las

valores, cualidades y manifestarlos de

una forma alineada en su actuar.



2.5 REVISIÓN DE NUESTRA PLANEACIÓN Y GESTIÓN

2.5.1 Indicadores de gestión

El objetivo de los indicadores de gestión es permitir el seguimiento y medición de

nuestros procesos e iniciativas establecidas semestralmente.

Asimismo, uno de los propósitos de los indicadores es realizar el pago de la

bonificación adicional (remuneración variable) a los funcionarios de AMV es de

1.5 salarios al año (40% primer semestre y 60% segundo semestre). La

remuneración variable se paga de acuerdo con la combinación de los resultados

de los indicadores de gestión de las matrices de cada proceso y la estratégica.

2.5.2 Revisiones periódicas

En el año cada mes el presidente tiene reuniones con los directores y sub

directores de las áreas para realizar el seguimiento a la planeación y gestión de

AMV. Estas reuniones son conocidas como comités de área con presidencia o el

comité directivo. Los principales temas que revisamos en estos comités son los

siguientes:

Estado de la ejecución de la planeación estratégica del año

Resultado de los indicadores de gestión

Estado de los reclamos presentados a AMV

Registro de eventos materializados del SGI y de los planes de mejora

Resultado de las auditorías internas y externas

30% resultados

matriz estratégica

70% resultados matriz de

cada proceso

100% resultado

total



2.6 MAPA ESTRATÉGICO

En el mapa estratégico se encuentran los objetivos de largo plazo medibles

establecidos por AMV en el ejercicio de planeación estratégica que define los

resultados globales esperados para alcanzar la visión y megavisión.



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3 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC)

3.1 ¿QUÉ ES CALIDAD EN AMV?

Satisfacer las expectativas y necesidades de los funcionarios y de los clientes

externos de AMV: Intermediarios, inversionistas, autoridades, pares internacionales,

y otros nuevos que existan.

3.2 ¿QUÉ ES EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD?

Es un modelo de gestión que asegura la interacción de AMV con sus clientes,

antes, durante y después de la prestación de nuestros servicios.

3.3 POLÍTICA DE CALIDAD

La política de calidad establece cómo hacemos las cosas en AMV para prestar

servicios y productos de calidad a nuestros clientes.

Contribuir a la confianza, transparencia y desarrollo del

mercado de valores colombiano a través del

mejoramiento continuo de nuestros procesos y de la

satisfacción de las necesidades de los intermediarios,

autoridades, inversionistas y pares internacionales.

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3.4 MAPA DE PROCESOS

AMV cuenta con los siguientes 15 procesos, de los cuales tenemos 6 misionales, 6 de apoyo y 2 son de mejora.

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3.5 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

AMV cuenta con la información necesaria para realizar las actividades que se

llevan a cabo en cada uno de sus procesos, en el SGC se soporta la

documentación. La siguiente es la estructura en la que se define ésta:

Manual

Es una recopilación organizada y coherente de los principales elementos o procedimientos que rigen una determinada actividad o un sistema.

Política

Es el marco de referencia para la realización de los compromisos que se fija la alta dirección de AMV.

Registro

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades desempeñadas. Usualmente se configura al diligenciar un formato.

Procedimiento

Forma específica para llevar a cabo las actividades , se plasma por escrito en documentos, que según su extensión o grado de detalle pueden denominarse

procedimientos, instructivos o manuales.

Caracterización

Esquema que describe por cada proceso los insumos, las actividades que se realizan y los productos o servicios resultantes de las mismas.

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Adicional a la documentación del SGC existe el Modelo de Gestión por

competencias en donde se encuentra el Manual de Funciones.

En el Manual de funciones se encuentra qué debe hacer cada persona en

su cargo en AMV.

Se encuentra en InfoAMV en la sección modelo de gestión por

competencias.

3.6 A. ¿CÓMO HAGO UN NUEVO PROCEDIMIENTO?

Construir el procedimiento teniendo en cuenta la estructura establecida en

el PR_SGI_003 Elaboración de documentos, en el que establece elementos

mínimos:

OBJETIVO: Para qué sirve ese procedimiento

ALCANCE: Establece el inicio y el fin del procedimiento. Se puede

delimitar con las entradas y salidas.

RESPONSABLES: Quiénes participan en el procedimiento (no usar

nombres propios sino cargos)

DEFINICIONES: Definir conceptos que se necesiten en el procedimiento.

(Siempre revisar la documentación existente y usar la misma

terminología)

NORMAS Y POLÍTICAS: Directrices que dan la dirección de las

actividades

PROCEDIMIENTO: El punto anterior.

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CONTROL DE CAMBIOS: Se debe registrar el motivo en forma resumen

de qué cambio, para que cualquier persona entienda la trazabilidad

del documento.

Versión Revisado –

Responsable

Fecha de

revisión Aprobado

Fecha de

Aprobación Motivo del Cambio

1.0 Quien (es)

revisó (aron)

Fecha de

la Revisión

Quien

aprobó

Fecha de

Aprobación

Breve comentario del

cambio del documento

en relación con la versión

anterior

3.7 B. ¿CÓMO HAGO UN NUEVO PROCEDIMIENTO?

Para identificar las actividades del nuevo procedimiento existe una

herramienta práctica (opcional): Diagramas de flujo

Convertir el diagrama de flujo en un cuadro con actividades con el

siguiente esquema. (Qué, quién, cómo, cuando, donde)

No ACTIVIDAD (qué, cómo

y periodicidad) RESPONSABLE

(Quién) REGISTRO,

DOCUMENTACIÓN

ADICIONAL Y

HERRAMIENTAS

EVENTO SGI

NOTA 1: Revisar los eventos y controles que se tienen en la herramienta de

eventos del SGI y dejar los documentados en los procedimientos.

NOTA 2: Recuerde que los procedimientos hacen referencia a los formatos con el

fin de dejar una evidencia de actividades.

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3.7.1 ¿Cómo identifico un documento en el SGC?

Identifico el tipo de documento ha realizar

Asigno la sigla correspondiente al proceso

Verifico en InfoAMV en la sección Documentos del SGC el número

consecutivo correspondiente.

Ejemplo: PR_SGI_003 Elaboración de documentos

TIPO DE

DOCUEMENTO PREFIJO

Política PO

Manual MA

Acuerdo de servicios AS

Procedimiento PR

Subproceso SUB

Instructivos IN

Formato FT

Norma NO

Caracterización CA

Indicador IND

¿Dónde puedo ubicar un documento del SGC en AMV? Políticas,

Caracterizaciones Procedimientos, Instructivos Acuerdos de Nivel de Servicio

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3.8 METODOLOGÍA DE PROYECTOS

EL OBJETIVO DE LA

METODOLOGIA

Es ofrecer una guía estándar práctica para el desarrollo de proyectos al interior de AMV

La metodología de proyectos está

compuesta por dos documentos principales :

1. Estudio de viabilidad de proyectos.

2. Guía de gestión de proyectos

Son documentos que se construyen con base en unas instrucciones y están estructurados de acuerdo con la siguiente estructura basada en la metodología del PMI (Project Management Institute).

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3.9 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE (GESTIÓN DE RECLAMOS)

Para AMV la satisfacción de nuestros clientes es lo más importante por lo que

hemos desarrollado herramientas que nos permiten conocer su percepción frente

a nuestros servicios:

Con una periodicidad bianual se lleva a cabo una encuesta de

percepción del mercado de valores.

En los eventos y charlas de AMV se realizan encuestas a los clientes.

A través de encuestas de satisfacción a nuestros cliente de Marco.

Atención a través de la mesa de ayuda a los profesionales del mercado de

valores aspirantes para la certificación.

La recepción y gestión de reclamos de los clientes a través de la

coordinación de gestión interna y asuntos internacionales.

3.10 ¿POR QUÉ SATISFACCIÓN DEL CLIENTE EN EL SGC Y QUÉ ES?

El SGC busca satisfacer las necesidades de nuestros clientes por lo que existen

diferentes canales de retroalimentación con ellos como son:

• Comités de miembros(encuestas)

• Encuestas en capacitaciones y seminarios

• Gestión de reclamos

• Encuesta de percepción al mercado de valores

• Atención a profesionales del mercado a través del call center

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• Encuestas a profesionales del mercado cuando finalizan un examen de

certificación.

• Otros

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4 SISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCI)

Nuestro SCI comprende un conjunto de políticas, principios, normas,

procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación establecidos por el

Consejo Directivo de AMV, la presidencia y demás funcionarios de la organización

con el fin de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la

consecución de los siguientes objetivos:

4.1 PRINCIPIOS DEL SCI

AMV tiene los fundamentos y condiciones imprescindibles y básicas que

garantizan su efectividad de acuerdo con la naturaleza de las operaciones

autorizadas, funciones y características propias de nuestra entidad a través de los

objetivos del SCI.

1. Mejorar la eficiencia y eficacia en las operaciones de nuestra organización; entendiendo eficacia como la capacidad de alcanzar las metas y/o resultados propuestos y, eficiencia como la capacidad de producir el máximo de resultados con el mínimo de recursos, energía y tiempo.

2. Prevenir y mitigar la ocurrencia de fraudes, originados tanto al interior como al exterior de la entidad.

3. Realizar una adecuada gestión al sistema de administración de riesgos.

4. Aumentar la confiabilidad y oportunidad en la Información generada por la organización.

5. Garantizar el cumplimiento de la normatividad y regulaciones aplicables a la organización.

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4.2 ELEMENTOS Y RESPONSABLES DEL SCI

1. AMBIENTE DE CONTROL

2. GESTIÓN DE RIESGOS

(SARO, SARR, SARE)

3. BCP 4. SAI 5. COMUNICACIÓN

6. SGTec 7. SGCon 8.

ACTIVIDADES DE CONTROL

9. MONITOREO

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A continuación se realiza una descripción del objetivo de cada uno de los nueve

elementos de nuestros sistema de control Interno – SCI.

1. Ambiente de Control: Representa el fundamento de todos los demás

elementos del SCI, ya que la eficacia del mismo depende de que en

nuestra entidad exista personal competente que inculque en toda la

organización un sentido de integridad y concientización sobre el control.

2. Gestión de Riesgos: Es uno de los elementos fundamentales del SCI con el

cual pretendemos lograr la eficacia y eficiencia de las operaciones, la

confiabilidad de los reportes financieros y el cumplimiento de leyes, normas

y reglamentos. AMV cuenta con un “Manual de Gestión de Riesgos” en el

cual se encuentran todas las políticas y metodologías que hemos

establecido en relación con los diferentes riesgos operacionales (SARO),

estratégicos (SARE) y reputacionales (SARR), entre otros de menor impacto.

3. Plan de Continuidad del Negocio (BCP): Tiene como objetivo principal

mantener la funcionalidad de AMV, a un nivel mínimo aceptable durante

un incedente.

4. Sistema de Administración de la Información (SAI): A través de este sistema

establecemos controles que garanticen la seguridad (confidencialidad,

integridad y disponibilidad), calidad (efectividad, eficiencia y

confiabilidad) y cumplimiento de la información generada y recibida por

AMV.

5. Comunicación: Buscamos mantener una comunicación eficaz que fluya

en todas las direcciones a través de todas las áreas de AMV. El SAI busca

que cada uno de nosotros conozca el papel que desempeña dentro de la

organización y dentro del SCI y la forma en la cual las actividades a su

cargo están relacionadas con el trabajo de los demás.

6. Sistema Gestión Contable (SGCon): Garantiza que los estados financieros

que se presentan al Consejo Directivo, a la asamblea de miembros, a los

entes de supervisión, fiscalización y control y que finalmente son objeto de

publicación, reflejen en forma fidedigna la realidad económica de AMV.

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7. Sistema de Gestión Tecnológico (SGTec): La tecnología es imprescindible

para el cumplimiento de los objetivos y la prestación de servicios de nuestra

entidad a los diferentes grupos de interés, en condiciones de seguridad,

calidad y efectividad. Por lo tanto, velamos porque la gestión de

tecnología responda a las políticas, necesidades y expectativas de la

entidad, así como a las exigencias normativas sobre la materia.

8. Actividades de Control: Son las políticas y procedimientos que debemos

seguir para lograr que se cumplan las instrucciones de la administración en

relación con sus riesgos y controles. Estas actividades de control se

distribuyen a lo largo y a lo ancho de AMV, en todos los niveles y funciones.

Entre otras, contamos con la política de las 3A’S, que es responsabilidad de

todos nosotros.

9. Monitoreo: Es el proceso que se lleva a cabo para verificar la calidad y

desempeño del SCI de AMV a través del tiempo. Se realiza por medio de la

supervisión continua que ejercen los jefes o líderes de cada área o

proceso.

10. Evaluación Independiente: El Sistema de Control Interno de AMV es

evaluado por la Auditoría Interna de AMV y auditores externos anualmente.

Estas evaluaciones buscan la mejora continua del sistema.

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5 GESTIÓN DE EVENTOS EN EL SGI

Los eventos del SGI son posibles errores o fallas en las que podemos incurrir que

afectan la prestación normal de nuestros servicios. Dichos eventos se clasifican en

potencial y materializados:

La gestión de los eventos del SGI y las acciones que se definen son de acuerdo

con la clasificación y las hemos definido así:

La gestión de los eventos del SGI la realizamos a través de la herramienta de

consulta y registro del SGI que encontramos en InfoAMV.

Eventos Potenciales

Pueden Ocurrir

Eventos Materializados

Ocurrieron

Eventos Potenciales

Pueden Ocurrir

ACCIONES Preventivas, son los planes de mejora

Eventos Materializados

Ocurrieron

ACCIONES

1. Establecer una corrección

2. Si es el caso establecer un plan de mejora

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