Sisteme informatice de gestiune

Material de studiu SISTEME INFORMATICE DE GESTIUNE

Specializarea Contabilitate şi Informatică de Gestiune

Pagina 17

1.3.3. Sistemele informatice de gestiune

Sistemele informatice de gestiune reprezintă „ansamblul informaţiilor utilizate în cadrul firmei, a mijloacelor şi procedurilor de identificare, culegere, stocare şi prelucrare a informaţiilor”.

(Stanciu et al., http://www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/pagina2.asp?id=cap1)

În activitatea practică se utilizează pe scară largă sistemele informatice de

gestiune (SIG) care cuprind patru componente interdependente şi anume: a) domeniile de gestiune – corespund, de regulă, funcţiunilor întreprinderii,

adică acţiunilor omogene care se desfăşoară în cadrul firmei şi anume: de cercetare-dezvoltare, de producţie, de comercial, de personal, de financiar-contabil – cu luarea în considerare a interacţiunilor dintre ele.

b) datele – sunt vehiculate şi prelucrate în SIG, indiferent de natura lor, de caracterul lor formal sau informal sau de suportul pe care se află, reprezintă materia primă a oricărui sistem de gestiune;

c) modelele de gestiune – regrupează procedurile proprii ale unui domeniu. În activitatea practică se pot identifica o serie de modele specifice domeniului, ca de exemplu: tehnologiile de fabricaţie specifice domeniului producţiei; vânzările specifice domeniului comercial.

d) regulile de gestiune – permit prelucrarea datelor şi utilizarea informaţiilor în conformitate cu obiectivele sistemului. De exemplu: o materie primă se stochează într-o singură gestiune; aprovizionarea se realizează când stocul scade sub stocul normat; pentru vânzări cu valoare mare se acordă un discount de 1%, etc. Sistemele informatice de gestiune actuale sunt sisteme integrate. SIG aplică principiul introducerii unice a datelor şi a prelucrărilor multiple a datelor în concordanţă cu nevoile informaţionale specifice fiecărui utilizator. Funcţia de baza a SIG constă în prelucrarea datelor disponibile în vederea obţinerii informaţiilor necesare subsistemului decizional. De aceea structura unui SIG conţine trei componente de bază şi anume: 1. Intrările reprezintă ansamblul datelor stocate, gestionate şi prelucrate în cadrul sistemului, date ce provin din dinamica operaţiilor şi proceselor economice şi financiare care se derulează în cadrul firmei. Aceste fluxuri informaţionale de date care însoţesc aceste operaţii şi procese (de exemplu fluxul de date referitoare la aprovizionarea cu materii prime, fluxul de date reflectând operaţiile de încasări şi plăţi, fluxul de date ce însoţeşte procesele tehnologice de montaj etc.) se numesc tranzacţii. În cadrul unei firme se pot identifica diverse fluxuri de tranzacţii cum ar fi:

� tranzacţiile care însoţesc operaţiile şi procesele curente din cadrul firmei (Notele de Intrare Recepţie (NIR), bonurile de consum, facturile emise clienţilor, statele de plată etc.) ;

� tranzacţiile care provin din mediul financiar-bancar (facturi primite de la furnizori, ordine de plată onorate de clienţi, cotele de impozit etc);

� tranzacţiile provenite de la alte sisteme informatice din cadrul aceleaşi firme;



Pagina 18

� tranzacţiile care provin de la alte sisteme informatice exterioare firmei. 2. Prelucrările SIG reprezintă un ansamblu omogen de operaţii automate prin care se realizează:

� crearea şi actualizarea bazei de date; � interogări şi listări efectuate asupra datelor conţinute în baza de date; � reorganizarea (întreţinerea) bazei de date; � salvarea/restaurarea bazei de date.

3. Ieşirile sistemului informatic de gestiune conţin rezultatul prelucrărilor efectuate asupra datelor de intrare. În funcţie de natura prelucrărilor care generează ieşirile avem următoarele tipuri de ieşiri informaţionale:

� ieşiri obţinute în urma unor operaţii de transfer a datelor (de exemplu numărul şi data unei facturi, denumirea unui produs, numele unui salariat etc.);

� ieşiri obţinute în urma unor operaţii de calcul pe baza unor algoritmi (de exemplu valoarea totală a facturii, valoarea vânzărilor pe un trimestru, salariu net al unui angajat, etc.).

(Chichernea et al., 2001, pag. 12-14)

1.3.4. Ciclul de viaţă al unui sistem informatic

Fiecare sistem informaţional (SI) îşi are propriul său ciclu de viaţă. „Punctul de început al acestui ciclu este reprezentat de decizia de realizare a unui nou SI, iar punctul final este reprezentat de înlocuirea SI existent cu un nou SI nou, mai bine adaptat cerinţelor, asigurând performanţe informaţionale, tehnice şi economice superioare. În cadrul ciclului de viaţă se disting două etape: dezvoltarea SI şi exploatarea.” (Năstase et al., 2007, pag. 94) Ciclul de viaţă al unui sistem informatic este „un proces logic prin care analiştii de sistem, inginerii software, programatorii de aplicaţii şi utilizatorii finali construiesc sistemul informatic (aplicaţiile şi componentele acestuia) pentru a rezolva problemele economice şi a răspunde cerinţelor informaţionale ale beneficiarului”. (Chichernea et al., 2001, pag 32)

Figura nr. 1.4. Tipuri de sisteme informatice Chichernea et al., 2001, pag 34)



Pagina 19

Aşadar, ciclul de viaţă al unui sistem informatic începe cu momentul în care s-a luat decizia de realizare a lui şi se încheie în momentul în care, cu toate dezvoltările succesive care au fost realizate în timp, sistemul nu mai face faţă cerinţelor utilizatorului, urmând să fie înlocuit cu o versiune mai bună sau cu un nou sistem informatic. Pe durata ciclului de viaţă, un sistem informatic parcurge o serie de faze, şi anume:

� definirea cerinţelor utilizatorului (beneficiarului); � specificarea cerinţelor sistemului; � specificarea cerinţelor software; � proiectarea generală; � proiectarea de detaliu; � realizarea componentelor sistemului informatic; � testarea componentelor; � integrarea componentelor şi testarea finală a sistemului; � instalarea şi testarea produsului la beneficiar; şi � acceptarea acestuia de beneficiar; � dezvoltarea sistemului informatic;

reunite în cadrul următoarelor etape (a se vedea figura 1.4.): � analiza sistemului (etapă ce încorporează fazele 1, 2 şi 3 mai sus

menţionate); � proiectarea generală (faza a 4-a); � proiectarea de detaliu (faza a 5-a); � realizarea sistemului informatic (fazele 6, 7 şi 8); � instalarea sistemului pe platforma de calcul a beneficiarului (faza a 9-a); � exploatarea şi întreţinerea sistemului informatic (faza a 10-a) � dezvoltarea sistemului informatic (faza a 11-a).

(Chichernea et al., 2001, pag 33-34) După alţi autori (Oprean et al., 1994, pag. 50), „intervalul de timp de la apariţia unei cereri de sistem informatic şi până la scoaterea lui din exploatare formează ciclul său de viaţă, iar în cadrul acestuia, perioada de timp în care se proiectează, programează şi implementează sistemul, constituie ciclul de realizare”.

Sarcină de învăţare

Analizează ciclul de viaţă al unui produs informatic.

1.3.5. Tipuri de sisteme informaţionale

Structurarea sistemelor informaţionale se poate realiza după o multitudine de criterii de clasificare. Dintre acestea prezentăm în continuare câteva, regăsite în literatura de specialitate, şi anume: a) După modul de prelucrare a datelor, se disting:

� sisteme informaţionale cu prelucrare manuală; � sisteme informaţionale cu prelucrare mecanografică; � sisteme informaţionale cu prelucrare automată sau electronică; � sisteme informaţionale cu prelucrare mixtă.



Pagina 20

b) În funcţie de modul de organizare a datelor, există sisteme informaţionale: � bazate pe fişiere clasice; � bazate pe tehnica bazelor de date ierarhice, reţea, relaţionale, orientate

obiect, neuronale etc.; � mixte.

c) După gradul de centralizare, sistemele informaţionale pot fi centralizate şi descentralizate. d) Dacă se iau în considerare obiectivele urmărite prin sistemul informaţional, se deosebesc următoarele categorii de sisteme informaţionale:

� pentru automatizarea activităţilor de rutină; � pentru informatizarea conducerii; � pentru sprijinirea proceselor de comunicare; � pentru sprijinirea procesului decizional/actului managerial; � pentru sprijinirea grupurilor de lucru, inclusiv a experţilor; � pentru sprijinirea top-managerilor; � pentru instruirea şi perfecţionarea personalului.

e) După elementul supus analizei, există sisteme informaţionale orientate spre: � funcţii; � procese; � date; � obiecte; � mesaje sau comunicări; � informaţii ştiinţifice; � cunoştinţe specializate; � instruire şi educaţie.

f) Din punct de vedere a beneficiarilor activităţii de informatizare, există: � sisteme informaţionale orientate spre utilizatori finali; � sisteme informaţionale orientate spre factori de decizie; � sisteme informaţionale orientate spre utilizatori finali informatizaţi; � sisteme informaţionale orientate spre manageri informatizaţi.

g) Dacă se iau în considerare obiectivele urmărite prin sistemul informaţional, se deosebesc următoarele categorii de sisteme informaţionale:

� pentru automatizarea activităţilor de rutină; � pentru informatizarea conducerii; � pentru sprijinirea proceselor de comunicare; � pentru sprijinirea procesului decizional/actului managerial; � pentru sprijinirea grupurilor de lucru, inclusiv a experţilor; � pentru sprijinirea top-managerilor; � pentru instruirea şi perfecţionarea personalului.

h) După gradul de integrare, avem sisteme informaţionale: � neintegrate, numite insule de informaţii; � parţial integrate, cu subtipurile:

- integrate pe orizontală, la acelaşi nivel decizional; - integrate pe verticală, la nivel de componentă a sistemului informaţional (de regulă funcţie);

� total integrate şi pe orizontală şi pe verticală, cu subtipurile: - cu integrare pe principiul fişierelor clasice; - cu integrare pe principiul bazelor de date. i) Din punct de vedere al tipului de reţea pe care se bazează sistemul informatic, există sisteme informaţionale bazate pe:



Pagina 21

� Local Area Network (LAN); � Metropolitan Area Network (MAN); � World Area Network (WAN)/International Area Network (IAN).

(Oprea, 1999, pag. 43, citat de Joldeş et al., 2004, pag. 156-160)

1.3.6. Tipologia sistemelor informatice

În funcţie de finalităţile lor (obiective fundamentale pentru care au fost realizate), sistemele informatice cunosc diverse tipologii. Una dintre acestea este prezentată în figura de mai jos.

Figura nr. 1.6. Tipuri de sisteme informatice (Ursăcescu, 2002, pag. 45)

Realizând o descriere, situaţia este în felul următor: 1. Sisteme informatice pentru operare curentă cuprind:

� sisteme de prelucrare a tranzacţiilor specifice organizaţiei – servesc la prelucrarea şi înregistrarea informaţiilor generate de pregătirea şi conducerea activităţilor de vânzare, cumpărare etc.

� sisteme pentru suportul şi controlul proceselor industriale – sunt destinate activităţilor de concepere asistată de calculator, a produselor şi producţiei (sisteme de producţie integrate prin intermediul calculatorului, sisteme flexibile de fabricaţie, sisteme bazate pe metoda Just in time - J.I.T. etc.);

� sisteme pentru operaţii de birou şi telecomunicaţii – includ sub termenul de birotică acele sisteme informatice care au ca scop automatizarea activităţilor de birou sau a activităţilor de comunicare a organizaţiei (sisteme de prelucrare a textului, sisteme de mesagerie electronică internă sau externă, sistemele de teleconferinţă (audio/video) etc.). 2. Sisteme informatice pentru gestiune al căror obiectiv general este acela de a furniza informaţii decidenţilor, rezultate din întreaga activitate de gestiune a organizaţiei, precum şi de a asista factorii de decizie în procesul de fundamentare a deciziilor. Din această categorie fac parte:

� sisteme de gestiune a resurselor materiale, umane, financiare, al căror rol principal este de a comunica informaţii esenţiale (analitice şi sintetice), necesare unor rapoarte periodice, precum: tablouri de vânzări, categorii de clienţi,



Pagina 22

urmărirea contractelor cu partenerii, repartizarea costurilor pe produse, evoluţia bugetelor lunare, anuale etc.;

� sisteme de asistare a deciziilor (S.A.D.), care au funcţii de căutare a informaţiilor în faza de identificare a problemei pentru care urmează să fie adoptată decizia, ajută la modelarea fenomenului economic sau tehnic, contribuie la alegerea deciziei prin operaţii de calcul sau simulare. În cadrul acestor sisteme, se disting: sisteme interactive de asistare a deciziei, sisteme expert, sisteme de informaţii pentru conducători (sisteme informatice pentru decidenţi), sisteme de ajutor la decizia colectivă (asistă procesul de decizie al mai multor decidenţi, care se confruntă cu aceeaşi problemă şi pot lucra fie în acelaşi loc şi în acelaşi moment, fie simultan, în locuri separate).

(Ursăcescu, 2002, pag. 45-47) Toate întreprinderile mari au în funcţiune sisteme informatice. Unele din aceste sisteme înregistrează activităţi de rutină, cum ar fi: evidenţa personalului şi calculul salariilor, gestiunea materialelor, evidenţa produselor fabricate etc. Înregistrarea pe suport magnetic şi prelucrarea datelor provenite din măsurători sistematice efectuate asupra acestor evenimente fac obiectul informaticii de gestiune. Alte tipuri de sisteme informatice utilizează aceste înregistrări pentru a ajuta planificarea managerială, controlul şi corectarea sistemului condus. În activitatea practică se disting (V. Chichernea et al., 2001), în funcţie de natura prelucrărilor efectuate asupra datelor şi informaţiilor, patru tipuri de sisteme informatice:

a) sisteme de prelucrare a tranzacţiilor – S.P.T. (Transaction Processing Systems). Sunt aplicaţii ale sistemului informaţional care permit culegerea, stocarea şi preluarea zilnică a datelor rezultate din desfăşurarea tranzacţiilor, asigurând actualizarea bazei de date. Acestea asigură înregistrarea curentă a comenzilor diverşilor clienţi, facturile către aceştia, evidenţiază nivelul stocurilor de materii prime şi materiale, produsele finite ieşite din procesul de fabricaţie etc.

b) sisteme informatice de conducere – S.I.C. (Management Information Systems). Un S.I.C. este un sistem de aplicaţii informatice care se ocupă cu elaborarea de rapoarte sub un format standard necesare organizării şi conducerii operative a unităţii. Sistemele informatice de conducere sunt proiectate pentru realizarea unor rapoarte necesare pentru planificarea, urmărirea, dirijarea şi controlul activităţilor economico-productive dintr-o organizaţie.

c) sisteme suport de decizie – S.S.D. (Decision Support Systems). Un S.S.D. este un sistem de aplicaţii informatice care asigură pe utilizatori cu informaţii orientate pe decizii, adică cu informaţii referitoare la diversele situaţii care pot apare în luarea deciziilor. Acesta este un instrument aflat la îndemâna managerului, instrument care-i furnizează informaţii extrem de utile pentru declanşarea actului decizional, sistem care a fost proiectat pentru situaţii de luare a deciziilor care nu au fost prevăzute în avans.

d) sisteme suport ale executivului – S.S.E. (Executive Support Systems). Sunt sisteme simplificate, special proiectate pentru decidenţii de nivel înalt, permiţând acestora să aibă acces direct la informaţii despre performanţele organizaţiei pe care o conduc.

(Chichernea et al., 2001, pag 19-32)



Pagina 23

1.4. Rezumat

Data este formalizarea unei idei, a unei expresii sau a unui concept, sub o formă care să poată fi păstrată, transmisă şi prelucrată cu mijloace diverse, manuale sau automate, iar informaţia este măsura valorii datelor văzute prin prisma unui anumit scop sau obiectiv, de exemplu în vederea luării celei mai bune decizii într-un anumit moment. (Bockensabaum, 2002, pag. 35) Un sistem informaţional este reprezentat de totalitatea metodelor, tehnicilor şi a instrumentelor utilizate pentru culegerea, înregistrarea, transmiterea, circulaţia şi valorificarea informaţiilor dintr-un sistem. El se concepe şi se dezvoltă odată cu organismul în care funcţionează. Partea unui sistem informaţional în care predomină tratarea automată a datelor şi a cunoştinţelor relative la sistem se constituie în (sub)sistemul informatic. Acesta se crează treptat, în perioada de existenţă a sistemului, prin realizarea şi exploatarea de aplicaţii (unităţi funcţionale) şi proceduri (unităţi de prelucrare) informatice folosind posibilităţile calculatoarelor electronice şi aplicând analiza sistemică. (Oprean et al., 1994, pag. 49)

Cuvinte cheie: ciclul de viaţă al unui sistem informatic; date; decizii; informaţie; sistem; sistem informaţional; sistem informatic; sisteme informatice de gestiune

1.5. Test de autoevaluare

1 Care este diferenţa dintre date şi informaţii? Exemplificaţi. [max. 100 cuvinte] (3p) 2 Ce este un sistem informaţional? Dar un sistem informatic? [max. 100 cuvinte] (3p) 3 Explicaţi ciclul de viaţă al unui sistem informatic. [max. 100 cuvinte] (3p)

1.6. Concluzii

Prin intermediul datelor, informaţia se poate prelucra (compara, stoca, regăsi, transmite, pune în relaţii în vederea obţinerii de noi date şi, implicit, informaţii) cu ajutorul unor tehnologii moderne numite tehnologiile informaţiei – calculatorul electronic, reţelele de calculatoare şi tehnicile de comunicaţie (Tehnologiile Informaţiei şi Comunicaţiilor). (Bockensabaum, 2002, pag. 35) Mai multe informaţii despre sistemele de comunicaţie găseşti în unitatea de învăţare 10.



Pagina 24

1.7. Bibliografie obligatorie

[1]. Bocksenbaum, L. (2002). Informatică de gestiune, Editura Economică, Bucureşti, pag. 28-35. [biblioteca UAB] [2]. Joldeş, R., Olteanu, E., Ciortea, M. & Deaconu, S. (2004). Proiectarea

sistemelor informatice, vol. I, Editura Universităţii „1 Decembrie 1918”, Alba Iulia, pag. 156-160. [biblioteca UAB] [2]. Ursăcescu, M. (2002). Sisteme informatice: o abordare între clasic şi

modern, Editura Economică, Bucureşti, pag. 45-47. [biblioteca UAB]

Documents

Sisteme informatice de gestiune