Embed Size (px)
Citation preview
Säkra nyttan med
förändringsarbetet!
E-Förvaltningsdagarna 2014
Anna Pegelow
Daniel Jafari
Vad är egentligen problemet?
Projekt som
misslyckas
Förändringar utan uttalat
nyttofokus
”Det blev inte
som vi tänkt
oss”
”Det blev
dyrare än vi
trodde” ”Vi vet inte om vi
nådde målet”
”Det tog
längre tid än
väntat”
Otydligt ansvar för att
skapa förändring
Vad är våra mål?
Gör vi rätt saker för att
nå våra mål?
IT har ofta tagit lead i
verksamhetsutvecklingen
Samverkan ställer
nya krav
…
Myndighetförordningen 3 §
Myndighetens ledning ansvarar inför regeringen för
verksamheten och ska se till att den bedrivs effektivt
och enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer
av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen, att den
redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att
myndigheten hushållar väl med statens medel.
Myndighetsförordningen 6 §
Myndigheten ska fortlöpande utveckla verksamheten.
Myndigheten ska verka för att genom samarbete med
myndigheter och andra ta till vara de fördelar som kan
finnas för enskilda samt för staten som helhet.
Vad är en nytta?
Nytta är en mätbar förändring
vilken uppfattas som positiv av
en eller flera intressenter
och som bidrar till ett eller flera
verksamhetsmål
Vad är nyttorealisering?
Nyttorealisering är ett aktivt och
systematiskt arbete med att
säkerställa och optimera nyttan
med de förändringar vi avser
genomföra
Så enkelt som möjligt
för så många som möjligt.
Att realisera nytta med
verksamhetsutveckling är en
ledningsfråga!
Nyttorealisering som den röda tråden
Uppdrag
Vision
Strategi
Strategisk nivå
Förändringsbehov
Genomförbarhet Angelägenhet
Taktisk nivå
Nytta
Kvalitet
Kostnad Tid Nytta
Operativ nivå
Göra rätt saker
Program- och
portföljstyrning
Målstyrning
Göra saker rätt
Projektstyrning
Förvaltningsstyrning
Linjeverksamhet
Uppdrag Nuläge
Omvärld
Verksamhetsmål (Nytta)
Förmågor
Effektkedja kopplar utvecklingen av möjliggörare till målen
Förändringsinsats
Konkretiseras i Behöver Förutsätter Kräver
Kräver Driver Realiserar Bidrar till
Verksamhetsmål Nyttor Förändringar Införande insatser
Möjliggörare
Byggstenar i ett strukturerat angreppssätt
Identifieraverksamhetsmål och
nyttor
Specificeranyttor
Planeranytto-
realisering
Realiseranyttor
Följ uppnytto-
realisering
Styrning av processen
för nytto-realisering
Behov &
problem
Krav
Möjligheter
& Risker
Uppdrag, verksamhetsmål, strategier, värderingar
Identifieraverksamhetsmål och
nyttor
SpecificeranyttorSpecificera
nyttor
Planeranytto-
realisering
PROCESSEN
STYRANDE PRINCIPER
183 400
KOSTNAD & NYTTA PER AKTÖR (KSEK) NETTONYTTA PER ÅR (KSEK)
KSEK
NPV
90 818
1 - 4
TOTAL RISKPOÄNG
7
KOMPLEXITET
3
POLITISK ANGELÄG.
Medium
ROI
Beskrivning av satsningenNamn på satsning
KSEK KSEK KSEK
1105%
PAYBACK
5,5 år (2015)
TOTAL KOSTNAD
16 600
TOTAL NYTTA
200 000
NETTONYTTA
-50 000
0
50 000
100 000
150 000
200 000
Nytta Kostnad Nettonytta Ack. nettonytta
-50 000
0
50 000
100 000
150 000
200 000
250 000
Riksarkivet Näringsdepartementet
Osäker Nytta
Säker Nytta
Kostnad
Uppdatera grafer
DOKUMENTMALLAR
3
3
4
2
1
2
0
1
2
3
4
5
Politisk angelägenhet
Teknisk angelägenhet
Samhällsnytta
Nytta förvaltning
Kostnad
Risk
PORTFÖLJSTYRNING
NYTTOKATEGORIER
MOGNADSMODELL
ROLL- OCH ANSVAR
Sju frågor för att säkerställa nyttorealisering…
6. Vem ansvarar för uppföljning?
7. Vilka mätetal ska användas?
1. Vad är nyttan?
2. Hur ska nyttan
realiseras?
5. Hur ska nyttan följas
upp?
3. Vem ska realisera nyttan?
4. När uppkommer
nyttan?
NYTTOREGISTER
Förändringsperspektivet
Utveckling Förvaltning
Nytta
Genomförandeperiod
Realiseringsperiod Kronor
(-)
(+)
Perioden för förändringsinsatsen
Förändringen är målet!
Så enkelt som möjligt
för så många som möjligt.
Att realisera nytta inom en
organisation är en utmaning,
att realisera nytta i samverkan
kräver ännu mer
Gemensam målbild
• Är vi överens om varför vi
gör en förändring och vad
som behöver göras?
• Driv på aktörernas
prioritering
• ”Håll i” målet!
Engagemang i tidigt skede
• Alla berörda aktörer ska
ingå i styrgrupp
• Påverkan i tidigt skede
skapar realism och
engagemang
• Prata samma språk
Utpekat ansvar
• Vilka i de berörda
verksamheterna måste
engageras?
• Förändringsledning!
Bevisa förändringen
• Vad ska mätas i de berörda
verksamheterna för att vi ska
kunna se att en förbättring
skett?
• Kommunicera det vi
uppnått!
Gör det inte svårare än det behöver vara
(det är svårt nog ändå)
Mer information och kontakt
www.edelegationen.se
