SkráningarþátturGegnir — útgáfa 16

September 2006

Hildur Gunnlaugsdóttir

bókasafns- og upplýsingafræðingur

Yfirlit

• Skráningarumhverfið• Skráningarfærsla búin til frá grunni• Skráning í færslusnið• Að sækja í höfðalista og nafnmyndaskrá• Að yfirfara svið / færslu • Að vista færslu• Tiltekt í færslum á eigin tölvu• Að uppfæra færslu• Að læsa færslu og leysa• Að afrita færslu• Eyða færslu af miðlara• Að búa til afsprengi• Rafræn staðsetning • Sérstafir og skipt vinnuborð• Ferill færslu• Raunumhverfi / prófunarumhverfi

Skráningarþáttur

• 16. útgáfa

• Þrenns konar viðmót (flipar)

• Valmyndastika > Viðmót

• Færsluviðmót (skráning) F2

• Eintakaviðmót F8

• Leitarviðmót F9

Vinnuregla

• Áður en hafist er handa við nýskráningu er athugað hvort ritið hafi þegar verið skráð

• Leitarmöguleikarnir Finna og Fletta eru í græna leitarflipanum (F9)

• Finna er orðaleit •Hægt er að leita samtímis að orðum í

mismunandi leitarsviðum

• Fletta er leit í stafrófsraðaðri skrá eða númeraskrá•Leitað er að fyrsta orði í leitarsviði •Leitað er í einu leitarsviði í einu•Titlar í stafrófsröð•ISBN í númeraröð

• Birta

Skráningarumhverfið

• Skráð er í viðmóti bleika skráningarflipans (F2)

• Í keyrsluumhverfi er unnið fyrir allra augummiðlari = kerfi.gegnir.is

• Í prófunarumhverfi má gera tilraunir og æfa sig miðlari = testkerfi.gegnir.is

Valmyndastika

• Skráning – felligluggi

•Stofna færslu

•Vista

•Prenta o.fl. aðgerðir

• Vinnsla – felligluggi

•Skrá færslu

•Breyta

•Sækja nafnmyndir o.fl. aðgerðir

•Aðgerðalisti vinnslugluggans opnast ef smellt er í færslu með hægri músarhnappi

Tvær aðferðir við skráningu

• Skráningarfærsla búin til frá grunni:

Skráning > Ný færsla

• Færslusnið sem hægt er að bæta inn í og sleppa úr sviðum eftir þörfum:

Skráning > Opna færslusnið (Ctrl+A)

Skráningarfærsla búin til frá grunni

• Velja úr fellivalmynd Skráning > Ný færsla

• 1) Velja format þess rits sem á að skrá

Velja úr fellivalmynd Vinnsla > Breyta formati færslu ef á þarf að halda

Skráningarfærsla búin til frá grunni

•2) Fylla út form fyrir Leader sviðið

•3) Fylla út form fyrir 008 sviðið

•Lóðstrik = | er tákn fyrir óútfylltan kóða (e. no attempt to code) (AltGr + <)

Skráningarfærsla búin til frá grunni

• 4) Form fyrir nýskráningu birtist

Vinnsla > Opna form (Ctrl + F)• Opnar svið til að vinna / breyta (einkum Leader, 008 og

007)

Bæta inn sviðum – aðferð 1

• Vinnsla Nýtt svið (velja úr lista) (F5)Velja svið úr lista og smella á Staðfesta

Bæta inn sviðum – aðferð 2

• Vinnsla Nýtt svið (autt) (F6)

Autt svið bætist í formið og skrásetjari skilgreinir sviðsnúmer og vísa

Bæta inn deilisviðum

• Að bæta deilisviðum í fyrirliggjandi svið

• Bendilinn verður að vera staddur í sviðinu

Vinnsla Nýtt deilisvið (F7)

• Skrásetjari ákvarðar deilisviðstáknið

Hjálp um marksniðið

• Vinnuborð fyrir skráningu í efri aðalglugga

• Neðri gluggi fyrir skilaboð, hjálp og vefskoðara

• Hjálp fyrir sviðið þar sem bendill er staddur birtist í neðri glugganum á skjánum ef valið er 2. Tag information

• Skráning > Vefskoðari (Ctrl+O) Hægt að skoða færsluna eins og á gegnir.is

• Skráning > Sérstafatafla (Ctrl+K)

Hjálp um marksniðið

Eyða sviði / deilisviði

• Bendillinn verður að vera staddur í því sviði / deilisviði sem á að eyða

• Vinnsla Eyða > Eyða deilisviði (Ctrl+F7)

• Vinnsla Eyða sviði (Ctrl+F5)

Vinnsla

• Felliglugginn Vinnsla (Edit) geymir flestar aðgerðir sem eru notaðar við að skrá og breyta færslu

• Aðgerðalistinn birtist á vinnuborðinu í efri glugganum ef bendill er staddur þar og hægrismellt á músina

• Vinnsla > Sjá skrásetjara sýnir feril færslu, þ.e. hvaða skrásetjarar hafa vistað færsluna og hvenær, einnig hvenær hún var flutt í Gegni ef hún á uppruna í eldri kerfum

Skráning í færslusnið

• Færslusnið er eins konar "skapalón” með fyrirfram tilgreindum sviðum sem síðan eru fyllt út eftir því sem við á

• Sameiginleg færslusnið eru aðgengileg á miðlara• Skráning > Opna færslusnið

•bokerl.mrc (ICE01)• Hentar fyrir frumskráningu erlendra bóka

•bokisl.mrc (ICE01)• Hentar fyrir frumskráningu íslenskra bóka

• Skrásetjari getur að auki búið til sitt eigið færslusnið og vistað á sinni tölvu

• Skrásetjari þarf ávallt að meta í hverju tilviki hvort tiltækt færslusnið á við efni sem verið er að skrá

Að búa til færslusnið

• Forsenda þess að búa til færslusnið er að vera með bókfræðifærslu opna sem liggja skal til grundvallar sniðinu

• Veljið Skráning Vista sem eigið færslusnið

• Skrifið nafn færslusniðsins í innsláttarreitinn

Að búa til færslusnið

• Staðfesting um að sniðið hafi verið vistað kemur upp á skjáinn

• Ef breyta þarf færslusniði er það vistað á ný með því að velja

Skráning Vista sem eigið færslusnið og skrifa sama nafn aftur

Að sækja færslusnið

• Velja Skráning Opna færslusnið (Ctrl+A)

Listi yfir tiltæk færslusnið birtist í glugganum vinstra megin

Að bæta við sviðum úr færslusniði

• Notað þegar unnið er við ófullkomna frumskráningu

• Svið sótt í færslusnið

•Vinnsla Bæta við sviðum úr færslusniði (Ctrl+E)

• Bætir einungis inn sviðum sem ekki eru fyrir í færslunni

• Ryður engu burt úr færslunni

Að eyða færslusniði

• Að eyða færslusniði á eigin tölvu

•My Computer

•C:/AL500/Catalog/Template

•Hægrismella á færslusniðið sem á að eyða

•Velja Delete

Að sækja í höfðalista og nafnmyndaskrá

• Sækja í höfðalista (e. headings) Vinnsla Leita > Sækja í höfðalista (svið) (F3)

• Sækja í nafnmyndaskrá (e. authority files)

Vinnsla Leita > Sækja í nafnmyndaskrá (svið) (Ctrl+F3)

• Sækja deilisvið í höfðalista

Vinnsla Leita > Sækja í höfðalista (deilisvið) (F4)

•Forlög sótt á þennan hátt

Að yfirfara svið / færslu

Að yfirfara svið / færslu

• Áður en færsla er vistuð á miðlara (e. server) er rétt að láta kerfið yfirfara hana í leit að villum

• Að yfirfara sviðer framkvæmt með því að bendill er staðsettur í tilteknu sviði í markfærslu og valið Vinnsla Yfirfara svið (Ctrl+W)

• Að yfirfara færsluer framkvæmt með því að hafa færsluna opna í marksniði og valið Vinnsla Yfirfara færslu (Ctrl+U)

Að yfirfara svið (Ctrl+W)

• Athugað hvort notaðir eru gildir vísar og/eða deilisvið

• Athugað hvort nauðsynleg deilisvið (e. mandatory sub-fields) eru til staðar

• Athugað hvort endurtekin eru deilisvið sem ekki er heimilt að endurtaka

• Athugað hvort sviðið er í samræmi við önnur svið í færslunni

Að yfirfara færslu (Ctrl+U)

• Athugað hvort nauðsynleg svið og deilisvið eru til staðar

• Athugað hvort endurtekin eru svið og deilisvið sem ekki er heimilt að endurtaka

• Athugað hvort notkun vísa stangast á

• Athugað hvort verið er að bæta í höfðalista (headings list)

Að yfirfara svið / færslu

Að yfirfara svið

• Þau svið sem þarf að lagfæra eru uppljómuð ??? og gluggi með athugasemdum birtist

• Ef athugasemdir eru rauðar er skylt að lagfæra þær

• Ef athugasemdir eru grænar er um minniháttar athugasemdir að ræða og hægt að komast framhjá þeim nema ef þær eru fleiri en 40 talsins

• MARC 21 er áreiðanlegri heimild en hjálpin í kerfinu – ekki óhætt að treysta villuboðunum alfarið

Röðun sviða

• Vinnsla Raða sviðum færslu (Ctrl+M)

• Raðar flestum sviðum samkvæmt sviðsnúmerum

• Athugasemdasvið (5XX) raðast ekki – innsláttarröðin heldur sér

• Efnissvið (6XX) og aukafærslusvið (7XX) raðast ekki – innsláttarröðin heldur sér

• Svið / deilisvið án innihalds eyðast

• Við vistun raðast sviðin en æskilegt er að nota skipunina Ctrl+M

Laga færslu

• Vinnsla Laga færslu Fix document´s punctuation

• Setur greinarmerki í tiltekin svið í markfærslu

• Hvaða svið?245, 260, 300

• Þurfi greinarmerki til viðbótar setur skrásetjari þau handvirkt, t.d. 245 $h[ ]

• Þurfi greinarmerki í önnur svið setur skrásetjari þau handvirkt

Að vista færslu

Að vista færslu

Skráning Vista í eigin tölvu

• Starfsmaður getur unnið í færslu með hléum án þess að hún sé sýnileg öðrum

• Ekki geyma færslu of lengi á eigin tölvu – annar skrásetjari gæti verið búin að vista færslu fyrir sama rit á miðlarann

• Þegar færsla er vistuð í eigin tölvu fær hún staðbundið númer sem byrjar á NEW

Skráning Vista á miðlara og í eigin tölvu (Ctrl+L)

• Tilbúin færsla er vistuð á miðlara• Þar með er færslan fyrir allra augum á gegnir.is• Þar með er færslan til afnota fyrir önnur söfn

Að vista færslu

Skráning Vista á miðlara og í eigin tölvu (Ctrl+L)

• Þegar skrásetjari er að uppfæra færslu vinnur hann í færslunni á eigin tölvu en ekki beint í gagnagrunninn

• Að nýskráningu / breytingum loknum skal vista færslu á miðlara þannig að hún verði aðgengileg öllum (Ctrl+L) – jafnframt vistast eintak af henni í tölvu skrásetjarans

• Hafi færslan ekki verið yfirfarin (Ctrl+U, Ctrl+W)), sviðum raðað (Ctrl + M) og greinarmerkjum bætt í hana (Laga færslu > Fix doc. . .) gerist það við vistunina

Að vista færslu á miðlara

• Þegar færsla er vistuð á miðlara fylgir kerfið ákveðnum reglum um hvað megi vista og af hvaða skrásetjara

• Skrásetjari getur ekki breytt færslu annars skrásetjara sem er með hærri skráningarheimild

• Ef fleiri en einn skrásetjari er að vinna í sömu færslu (án þess að læsa henni) getur einungis sá sem sótti færsluna fyrst vistað breytingar á miðlara

Að vista færslu á miðlara• Svið / deilisvið færslu, sem ekkert innihalda, eyðast sjálfkrafa

þegar vistað er á miðlara

• Við vistun myndast svið 005 sem inniheldur upplýsingar um dag- og tímasetningu

• Við vistun myndast svið 001 sem inniheldur færslunúmer

• Við vistun myndast Own-svið = STADF

• Own-sviði er ætlað að ákvarða hvaða skrásetjarar hafa heimild til að breyta færslu

• Bókfræðifærslur fluttar úr Gegni / Greini / Gelmi• ÍB-færslur OWN = LAEST• Færslur úr Gelmi OWN = HDR• Allar aðrar færslur OWN = STADF

Færslunúmer

• Um leið og færsla er vistuð á miðlara fær hún einkvæmt færslunúmer (e. system number)

Staðbundið númer færslu

• Í hvert sinn sem skrásetjari sækir færslu á miðlara vistast eintak af henni í hans eigin tölvu undir NEW númeri

• Í hvert sinn sem skrásetjari vistar færslu á miðlara vistast einnig eintak af henni í hans eigin tölvu undir NEW númeri

• Þegar færsla er vistuð í eigin tölvu fær hún staðbundið númer sem byrjar á NEW

Að opna færslu í eigin tölvu

• Hentugt ef rekja þarf vinnuferli aftur í tímann

Skráning Opna færslu í eigin tölvu

• Í glugganum vinstra megin birtist listi með númerum staðbundinna færslna

• Valin færsla birtist í miðhólfi gluggans

• Smellt á hnappinn Opna til hægri til að opna færsluna í marksniði

Að opna færslu í eigin tölvu

Tiltekt í færslum í eigin tölvu

• Hægt er að eyða einstaka færslum með Eyða hnappinum í glugganum sem listar færslur á eigin tölvu (Skráning Opna færslu í eigin tölvu)

• Góð vinnuregla er að endurskíra allar færslur sem skrásetjari hyggst geyma í eigin tölvu

• Færslan þarf að vera opin í marksniði, veljið Skráning Endurskíra í eigin tölvu

• Þannig ætti með góðri samvisku að vera hægt að framkvæma Skráning Eyða New* færslum

Tiltekt í færslum á eigin tölvu

• Öllum New-færslum er eytt á 30 daga fresti samkvæmt stillingu í biðlara en því má breyta

• Finnið möppuna My Computer C: drif AL500 CATALOG TAB

• Velja Catalog skrána sem þá á að opnast í ritvinnsluforriti

• Finnið textann DeleteTempDocumentsInterval=30

• 30 fyrir aftan DeleteTempDocumentsInterval stendur fyrir 30 daga. Breytið því eftir því sem óskað er

Að uppfæra færslu

• Ef skrásetjari sér ástæðu til að betrumbæta skráningarfærslu þarf að sækja færsluna á miðlarann

• Þrjár leiðir við að sækja færslu á miðlara

Leitarflipi (F9) > Finna eða Fletta > Birta og ýta yfir í skráningarflipann með því að smella á hnappinn Skráning

• Notið eingöngu Fletta til að finna ISBN númer

Færslunúmer (e. system number) slegið inn í leitarglugga á færslustiku

Strikanúmer eintaks slegið eða skannað inn í leitarglugga á eintakastiku

Að læsa færslu

• Til að koma í veg fyrir að fleiri en einn skrásetjari vinni samtímis í færslu skal læsa henni tímabundið

Skráning Læsa færslu. • Meðan færsla er læst getur annar skrásetjari ekki

vistað breytingar á henni á miðlara

• Þegar annar skrásetjari ætlar að sækja færsluna á miðlarann birtast skilaboð um að færslan sé læst

Að leysa færslu

Skráning Leysa

• Að breytingu lokinni skal leysa færsluna

• Færslur leysast þó sjálfkrafa ef þær hafa verið lokaðar lengur en klukkutíma (skilgreint fyrir gagnagrunninn í heild sinni)

• Sjálfsögð tillitssemi að leysa færslur og loka þeim að lokinn skráningu / breytingu

Að vista uppfærða færslu

• Þegar breytingum og/eða viðbótum á færslu er lokið er hún vistuð aftur á miðlara

• Við vistun myndast / uppfærist svið 005 sem inniheldur upplýsingar um dag- og tímasetningu nýjustu breytinga á færslunni

• Notandanafn, dag- og tímasetning vistast í CAT-sviði

Að afrita færslu

• Gæta þarf sérstakrar varúðar við afritun færslna

• Færslan, sem á að afrita, er opin í marksniði

Skráning Afrita færslu (Ctrl+N)

• Færslan opnast í nýjum glugga – fyrirmyndin hverfur af skjánum

• Í titilstikunni birtist textinn "Staðbundin færsla" og NEW-númer en ekkert færslunúmer (System No)

• Eyða verður öllum sviðum sem ekki eiga heima í nýju færslunni (t.d. 001 og 008) og uppfæra önnur

• Bæta inn nýju 008 sviði

Að afrita færslu

Eyða færslu af miðlara

• Gæta þarf varfærni við að eyða færslum af miðlara

• Eingöngu hægt að eyða færslum sem ekkert eintak eða pöntun er tengt við

• Til að eyða bókfræðifærslu þarf að byrja á að eyða ADM færslu

• Hjá Landskerfi bókasafna er verið að vinna við að finna auðveldari leið til að eyða bókfræðifærslum

Eyða færslu af miðlara – frh.

• Vinnsla Eyða Eyða færslu af miðlara (Ctrl+R)

• Þá opnast gluggi með villuboðum

• Smellið á hætta við

Eyða færslu – frh.

• Tilkynning birtist nú í skilaboðaglugganum neðst á skjánum

• Ef smellt er á textann verður hnappurinn “View related" virkur

Eyða færslu – frh.

• Smellið á “View related” (eða tvísmellið á textann í skilaboðaglugganum)

• Þá opnast tilkynning um samskiptavillu, smellið á OK

• Við það opnast ADM færslan

• Eyðið henni (á sama hátt og lýst er hér að framan)

• Þá er hægt að eyða bókfræðifærslunni

• Athugið að hver bókfræðifærsla getur haft fleiri en eina ADM færslu tengda við sig. Þeim þarf þá að eyða hverri fyrir sig

Að búa til afsprengi

•Vinnsla Búa til afsprengi – greinifærsla búin til, t.d. tímaritsgrein, bókarkafli, lag á hljómplötu

•Breyta þarf formati – Vinnsla Breyta formati færslu – ef greinifærsla er fyrir tímaritsgrein (GR) eða hluta hljóðrits (MU)

•Create a new record in the authority DB . . . •Færsla fyrir höfund (100) í nafnmyndaskrá

•Heimild í nafnmyndaskrá sérskilgreind

856 – Rafræn staðsetning

• Leiðbeiningar í Handbók skrásetjara Gegnis http://hask.bok.hi.is/ og á vef Landskerfis bókasafna http://www.landskerfi.is/ > Skráningarráð > Leiðbeiningar

• Í deilisvið $4 þarf að setja punkt, annars opnast auka gluggi þegar smellt er á tengilinn – kerfið gerir villuboð á þetta en þau skal hunsa

• Skipanaleitwlc=[safnakóði] and (wur=http or wur=www)

Sérstafir og skipt vinnuborð

Skráning > Sérstafatafla (Ctrl+K) gerir kleift að sækja ýmsa stafi sem ekki eru á lyklaborði

• Sérstafataflan á einnig aðgerðarhnapp á færslustiku

Skráning > Skipta vinnuborði gerir kleift að hafa tvær færslur hlið við hlið

• Smella í gráa hlutann til að virkja hann• Sækja færslu í listann undir "Vinna með færslur" í

bleika flipanum

• Gagnlegt að hafa færslu til hliðsjónar

Ferill færslu

Vinnsla > Sjá skrásetjara

Skráning > Prenta (Ctrl+P) > Aleph Format – Aleph,Edit

000430584 040 L $$aLbs$$dFengur$$dFase III

CAT L $$aFLUTT$$c20030512$$l1703CAT L $$aHILDUGUN$$b40$$c20040302$$lICE01$$h1611CAT L $$aHILDUGUN$$b40$$c20040302$$lICE01$$h1622CAT L $$c20040331$$lICE01$$h0702CAT L $$c20060710$$lICE01$$h1034CAT L $$c20060710$$lICE01$$h1034CAT L $$c20060710$$lICE01$$h1034CAT L $$c20060710$$lICE01$$h1034CAT L $$c20060710$$lICE01$$h1034CAT L $$aHILDUGUN$$b40$$c20060830$$lICE01$$h1220

Raunumhverfi / prófunarumhverfi

• Stjórnunarþáttur / kerfisstjórnun

•Að skipta milli raunumhverfis og prófunarumhverfis

•Leiðbeiningar – sjá http://hask.bok.hi.is/

• Miðlari = kerfi.gegnir.is

•Raunumhverfi / keyrsluumhverfi

•http://www.gegnir.is/F á vefnum

• Miðlari = testkerfi.gegnir.is

•Prófunarumhverfi / prufugrunnur

•http://wwwtestkerfi.gegnir.is/F á vefnum