skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR

8/9/2019 skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR

1/70

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Dalam perkembangan zaman saat ini, usaha harus mengikuti

perekonomian modern yang semakin kompleks dengan tingkat persaingan

yang tinggi dan kemampuan memperoleh laba. Perkembangan perusahaan

disegala sektor sebagai salah satu kemajuan perekonomian modern dalam

berbagai bidang usaha jasa serta usaha-usaha lainnya. Peranan perusahaan

sangat penting karena dapat meningkatkan pendapatan baik negara maupun

masyarakatnya. Perusahaan adalah sebuah organisasi yang beroperasi dengan

tujuan menghasilkan keuntungan dengan cara menjual produk (barang dan

jasa) kepada para pelanggannya. Ditinjau dari jenis usahanya, perusahaan

dibedakan menjadi: perusahaan jasa, perusahaan dagang dan perusahaan

manufaktur.

Perusahaan dagang (Merchandising Business), perusahaan jenis ini

menjual produk (barang jadi), akan tetapi perusahaan tidak

membuatmenghasilkan sendiri produk yang akan dijualnya melainkanmemperolehnya dari perusahaan lain.

!ntuk mengetahui informasi keuangan pada perusahaan dagang dapat

disajikan dalam bentuk laporan keuangan. Penelaah mengenai laporan

tahunan kebanyakan perusahaan menunjukan tingginya persentase persediaan

terhadap total aset yang dimiliki oleh perusahaan. Persediaan tersebut

"


2/70

#

merupakan in$estasi yang sangat berharga yang nantinya diharapkan dapat

meningkatkan arus masuk kas (cash inflow) sehingga memberi dampak pada

peningkatan laba perusahaan.

Persediaan merupakan aset yang sangat sensitif terhadap keusangan,

penurunan harga pasar, pencurian, pemborosan, kerusakan dan inefesiensi

biaya akibat kurang efektifnya pengendalian yang dilakukan oleh perusahaan.

%elain itu, persediaan juga membutuhkan in$estasi yang sangat besar.

&erdasarkan karakteristik persediaan di atas, maka dibutuhkan suatu sistem

pengendalian yang efektif tidak selalu mensyaratkan penyelengggaraan

tingkat persediaan yang rendah semua faktor harus dipertimbangkan dan

diseimbangkan secara 'ajar. Disatu sisi, perusahaan harus mengembangkan

tingkat persediaan yang optimum (palingekonomis)dan disisi yang lain juga

harus memperhatikan semua kebutuhan untuk produksi, penjad'alan biaya

dan keinginan konsumen.

P. adji *alla merupakan departementyang bertugas untuk menjual

dan menyediakan suku cadang (spare parts) produk Caterpillar. Perlu

diketahui bah'a penerimaan kas perusahaan yang paling besar bersumber

dari hasil penjualansparepartsdan di susul oleh penjualanprime product.*arena itu, persediaan (spare part)harus dikelolah dengan sangat hati- hati.

Ditambah lagi dengan banyaknya jenis spare partsyang tersedia digudang

tentunya membuat pengendalian persediaan semakin kompleks.

*ondisi diatas telah memaksa department partsuntuk melakukan upaya-

upaya guna mengendalikan persediaan sehingga memberikan kontribusi


3/70

+

positif bagi perusahaan. !paya-upaya inilah yang perlu direalisasikan demi

tercapainya tujuan utama dari departementini yaitu:

a. enyediakan suku cadang yang benar(To Provide The Right Parts)

b. %asaran yang tepat (At The Right Place)

c. aktu yang tepat (At The Right Time)

d. arga yang kompetitif(At The Right Price)

&erdasarkan latar belakang di atas, maka penulis mencoba melakukan

penelitian mengenai masalah tersebut dengan mengangkat judul Sistem

Pengendalian Persediaan (Spare Parts)Parts Departement ada PT. Had!i

Kalla "a#assar$.

B. R%m%san "asala&

&erdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah pada

penelitian ini adalah bagaimana sistem pengendalian persediaan parts

departmentpada P. adji *alla akassar sehingga operasional perusahaan

dapat berjalan sesuai yang diharapkan

'. T%!%an Penelitian

/dapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengendalian

persediaanparts departmentpada P. adji *alla akassar.


4/70

0

D. "anaat Penelitian

". !ntuk menambah pengetahuan dan pemahaman penulis

mengenai materi yang berkaitan dengan penelitian.

#. %ebagai bahan informasi bagi perusahaan dalam

pengendalian persediaan perusahaan.

+. %ebagai bahan acuan bagi rekan-rekan mahasis'a yang

akan mengadakan penelitian lanjutan pada objek yang sama.


5/70

BAB II

TINAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Pengendalian

1. Deinisi Pengendalian

Pengendalian merupakan usaha sistematis perusahaan untuk mencapai

tujuan dengan cara membandingkan pelaksanaan sebenarnya (aktual)

dengan rencana yang telah dibuat. %emua kegiatan harus terus-menerus

dia'asi jika manajemen ingin terus berada dalam batas-batas yang telah

ditetapkan.

Pengertian pengendalian dikemukakan oleh illiam *. 1arter dan

ilton 2. !sry (#33# : 4)yang diterjemahkan *ristamenyatakan bah'a

pengendalian adalah usaha sistematik manajemen untuk mencapai

tujuan.

Pengendalian dalam suatu perusahaan dilakukan akti$itas-akti$itas

yang dimonitor secara terus menerus untuk memastikan bah'a hasilnya

berada pada batasan yang diinginkan.

5katan akuntan 5ndonesia dalam %tandar/kuntansi *euangan P%/*6o."# (#33# : "#") menyatakan tentang pengertian pengendalian sebagai

berikut: Pengendalian (control) adalah 'e'enang untuk mengatur dan

menentukan kebijakan keuangan dan operasi dari suatu kegiatan usaha

dengan tujuan untuk mendapatkan manfaat dari kegiatan tersebut.

7


6/70

4

Pengendalian dapat dilakukan secara efektif jika ditunjang dengan

ketersediaan jaringan informasi yang memadai, dimana jaringan informasi

ini berperan sebagai media control. al ini dikarenakan pengendalian

merupakan fungsi sistem yang menyajikan pengarahan sesuai rencana

yang diterapkan

2. Prinsi*Prinsi Pengendalian

enurut ilton 2.!sry dan 8a'rence . ammer sistem dan teknik

pengendalian persediaan harus didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai

berikut:

a. Persediaan diciptakan dari pembelian

a) bahan baku dan suku cadang,

b) tambahan biaya pekerja dan overhead untuk mengolah bahan

menjadi barang jadi.

b. Persediaan berkurang melalui penjualan dan kerusakan.

c. Prakiraan yang tepat atas skedul penjualan dan produksi merupakan hal

yang esensial bagi pembelian, penanganan dan in$estasi bahan yang

efisien.

d. *ebijakan manajemen yang berupaya menciptakan keseimbanganantara keragaman dan kuantitas persediaan bagi operasi yang efisien

dengan biaya pemilikan persediaan tersebut merupakan faktor yang

paling utama dalam menentukan in$estasi persediaan.

e. Pemesanan bahan merupakan tanggapan terhadap perkiraan,

penyusunan rencana pengendalian produksi.


7/70

9

f. Pencatatan saja tidak mencapai pengendalian atas persediaan.

g. Pengendalian bersifat komparatif dan relatif tidak mutlak.

B. Deinisi dan Kara#teristi# Persediaan

1. Deenisi Persediaan

Persediaan dalam sebuah perusahaan merupakan aset yang cukup

besar nilainya. *eberadaannya dalam sebuah perusahaan juga

mengandung berbagai implikasi dilihat ada dan tidak adanya persediaan

tersebut. ika persediaan dalam perusahaan ada dan jumlahnya cukup

besar, maka implikasi biaya untuk menjaga keberadaan persediaan tidak

dapat dihindari. %ebaliknya jika persediaan dalam perusahaan tidak

tersedia, maka implikasi ke proses produksi dan penjualan tentu akan

menjadi terganggu. *eberadaan persediaan dalam laporan keuangan

demikian juga, persediaan mempengaruhi neraca dan juga mempengaruhi

laba rugi. &erbagai alasan tentang persediaan tentang keberadaan

persediaan tersebut, menyebabkan persediaan menjadi salah satu perkiraan

terpenting dalam sebuah perusahaan. 6amun demikian, kajian managemen

modern yang telah sampai pada konsepust in time! total "ualit# control!

total "ualit# management dan banyak konsep lainnya, cenderungmengurangi makna keberadaan persediaan.

Perusahaan yang memiliki banyak persediaan dianggap kurang

mampu dalam mengelola produksi dan penjualan. Perusahaan yang baik

dalam mengelola persediaan adalah perusahaan yang tidak memiliki

persediaan barang dagang. 6amun jika dilihat dari kenyataan dalam


8/70

;

sebuah perusahan, persediaan merupakan asset yang penting untuk

dipertahankan.

/dapun persediaan menurut Pernyataan %tandar /kuntansi *euangan

(P%/*) 6o. "0, persediaan didefinisikan sebagai akti$a :

a. ersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal.

b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan.

c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (suppl#) untuk digunakan

dalam proses produksi atau pemberian jasa.

Pengertian persediaan diatas, sangat umum dan berlaku bagi

perusahaan jasa, perusahaan dagang maupun perusahaan manufaktur.

Persediaan juga meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual

kembali. isalnya barang dagang yang dibeli oleh pengecer untuk dijual

kembali, atau pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual kembali.

Persediaan juga mencakup barang jadi yang telah diproduksi, atau barang

dalam penyelesaian yang sedang diproduksi perusahaan dan termasuk

bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi.

+. Kara#teristi# Persediaan

Persediaan merupakan aset yang sangat penting, pengelolaanpersedian akan sangat berdampak pada arus kas perusahaan. al ini di

sebabkan karena karakteristik yang melekat pada persediaan sebagai

berikut:

a. Persediaan merupakan in$estasi yang sangat besar. Pada perusahaan

pabrikasi, in$estasi ini dapat mencapai +3 persen dari asset. %emakin


9/70


10/70

"3

4. *euangan (finance) menginginkan minimisasi semua bentuk in$estasi

persediaan karena biaya in$estasi dan efek negati$e yang terjadi pada

perhitungan pengembalian aset (return of asset) perusahaan.

5. Personalia (personel and industrial relationship) menginginkan adanya

persediaan untuk mengantisipasi fluktuasi kebutuhan tenaga kerja dan

P* tidak perlu dilakukan.

6. =ekayasa (engineering) menginginkan persediaan minimal untuk

mengantisipasi jika terjadi perubahan rekayasa.

D. enis*enis Persediaan

Perusahaan dagang biasanya membeli persediaannya dalam bentuk yang

sudah siap untuk dijual sehingga tampak pada laporan keuangan hanya satu

perkiraan yaitu persediaan barang dagang. /dapun perusahaan manufaktur

pabrikasi, lazimnya memiliki tiga perkiraan persediaan, yakni : (") bahan

mentahbaku, (#) barang dalam proses (barang setengah jadi) dan (+) barang

jadi.

*etiga jenis persediaan tersebut memiliki karakteristik yang berbeda,

sehingga membutuhkan penanganan yang berbeda pula. >leh sebab itu,

pemahaman atas kerakteristik masing-masing jenis persediaan adalahmerupakan hal yang sangat penting.

,. Persediaan Ba&an Ba#%

&ahan baku adalah persediaan yang dibeli oleh perusahaan untuk

diperoses menjadi barang dalam proses dan barang jadi. Dari sudut

pandang sistem, persediaan ini merupakan input bagi perusahaan untuk


11/70

""

kemudian diproses sehingga menghasilkan output. Dalam menentukan

tingkat persediaan bahan baku yang harus dipertahankan, perusahaan perlu

mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini :

a) $ead time ('aktu yang dibutuhkan sejak saat pemesanan sampai

dengan barang diterima)

b) 2rekuensi (jumlah) pemakaian,

c) umlah in$estasi dalam persediaan, dan

d) *arakteristik fisik dari bahan baku yang dibutuhkan.

*ebutuhan masing-masing bahan baku dalam proses produksi

haruslah dapat dipenuhi,namun pada saat yang sama harus juga

dipertimbangkan faktor biaya, sehingga jumlah modal yang diin$estasikan

dalam persediaan bahan baku tidak terlalu tinggi.

+. Persediaan Barang Dalam Pr-ses

Persediaan barang dalam proses terdiri dari keseluruhan barang-

barang yang digunakan dalam proses produksi tetapi masih membutuhkan

proses lebih lanjut untuk menjadi barang yang siap untuk dijual (barang

jadi). ingkat penyelesaian suatu barang dalam proses sangat tergantung

pada jangka 'aktu produksi (productionc#cle) serta kompleksitas prosesproduksi dilaksanakan. %emakin panjang productionc#cle, semakin besar

pula jumlah persediaan barang dalam proses. al ini menyebabkan

semakin besarnya biaya persediaan karena modal yang terkait didalam

persediaan semakin besar, dimana besarnya modal ini berkaitan langsung

dengan lambatnya perputaran persediaan. >leh karena itu perusahaan


12/70


13/70

"+

abel ": ipe Persediaan, ransaksi yang empengaruhi, %istem

dan Prosedur yang &erkaitan

ipe persediaan ransaksi %istem dan Prosedur yang

bersangkutan".Persediaan

produk jadi

Produk

selesai

diproduksi

Penjualan

=etur penjualan

Penghitungan

fisik persediaan

Prosedur pencatatan

harga pokok produk

jadi

Prosedur pencatatan

harga pokok produk

jadi yang dijual

Prosedur pencatatan

harga pokok produk

jadi yang diterima

kembali dari pembeli

%istem penhhitungan

fisik persediaan

#.Persediaan

produk dalam

proses

Produk selesai

diproduksi

Readustment

Penghitungan

fisik persediaan

Prosedur pencatatan

produk jadi

Prosedur readustment

persediaan produk

dalam proses

%istem penghitungan

fisik persediaan+.Persedian bahan Pembeliaan Prosedur pencatatan


14/70

"0

baku

=etur pembeliaan

Pemakaian

barang gudang

(dicatat sebagai

biaya bahan baku

)

Pengembalian

barang gudang

Penghitungan

fisik persediaan

harga pokok persediaan

yang dibeli

Prosedur pencatatan


yang dikembalikan

kepada pemasok

Prosedur permintaan

dan pengeluaran

barang gudang

Prosedur pencatatan

tambahan harga pokok

persediaan karena

pengembalian barang

gudang

%istem penghitungan

fisik persdiaan

0. Persediaan

bahan penolong

Pembeliaan Prosedur pencatatan


yang dibeli


15/70

"7

=etur pembelian

Pemakaian

barang

gudang(dicatatsebagai biaya

overhead pabrik

sesungguhnya)

Pengembalian

barang gudang

Penghitungan

fisik persediaan

Prosedur pencatatan


yang dikembalikan

kepada pemasok

Prosedur permintaan

dan pengeluaran barang

gudang

Prosedur pencatatan

tambahan harga pokok

persediaan karena

pengembaliaan barang

gudang

%istem penghitungan

fisik persediaan7.Persediaan

bahan habis

pakai pabrik,

persediaan

suku cadang

Pembeliaan

=etur

pembeliaan

Prosedur pencatatan

harga pokok persdiaan

yang dibeli

Prosedur pencatatan


yang dikembalikan


16/70


17/70

"9

%istem adalah suatu yang memiliki bagian-bagian (subsistem) yang

saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian persediaan

bertujuan untuk menyeimbangkan jumlah in$estasi dan jumlah permintaan.

Di satu sisi, pengendalian persediaan dimaksudkan untuk meminimumkan

persediaan sehingga in$estasi yang melekat pada persediaan tersebut tidak

terlalu tinggi. Di sisi lain, jumlah persediaan harus dapat memenuhi

permintaan custumeratau kebutuhan produksi, termasuk permintaan yang

tak terduga. !ntuk mencapai tujuan tersebut, diperlukan interaksi antar

subsistem-subsistem yang terkait didalamnya.

Di dalam suatu pengendalian persediaan satu hal yang harus

diperhatikan adalah adanya pemisahan fungsi antara bagian yang menangani

persediaan secara fisik dengan bagian yang mencatat persediaan. /tas dasar

ini dapat ditarik kesimpulan bah'a pengendalian internal dapat dibagi dua

fungsi yaitu :

". Pengendalian terhadap fisik persediaan yang mencakup fungsi pembelian,

fungsi penerimaan, fungsi penyimpanan, dan fungsi pengiriman.#. Pengendalian terhadap pencatatan persediaan yang mencakup sistem

akuntansi biaya dan pencatatan persediaan dengan sistem perpetual.

&erikut contoh sistem permintaan dan pengeluaran barang atau

persediaan beserta prosedur pengendaliannya :

Aambar ": -lowchart %istem Permintaan dan Pengeluaran &arang

Audang (Persediaan)


18/70

";

!nit >rganisasi Pemakai &agian Audang

&ersamaan denganpenyerahanbarang

&agian /kuntansi

ulai

engisi

&PP&A

inta>torisasi

"

#&PP&A+

"

6

+

&PP&A +

#

&PP&A "

engisiargaPokok%atuan

enghitungB engisi

otal arga

&PP&A "

urnal !mum*artu Persediaan

6*artu &iaya

*eterangan :&PP&A : &ukti Permintaan

dan Pengeluaran &arangAudang

%elesai

6

"

#&PP&A +

"

engisi

*uantitas

"

#&PP&A +

# +

*artuAudang


19/70

".

%edangkan tugas dan 'e'enang dari masing-masing seksi yang ada

dalam di$isi ini adalah sebagai berikut:

") %eksi salesman dipimpin oleh seorang super$isor

&ertugas mengkoordinir, memberikan saran - saran kepada

salesman untuk peningkatan penjualanJ mengatur keuntungan

salesmanJ dan melaporkan kegiatan salesman.

#) %alesman

&ertugas mencari order sebanyak-banyaknyaJ mengadakan

kunjungan door to door! mencari informasi pasar dan menutup

transaksiJ memelihara hubungan baik dengan pelangganJfollow

up costumer! dan mengetahui keadaan juga kegiatan kompetitor0) Counter

&ertugas menerima dan melayani calon pembeli

sebaik-baiknyaJ melakukan penjualanJ membantu pembeli

melaksanakan dan menyiapkan administrasi penjualanJ

menyiapkan dan rnenyerahkan kendaraan dalam keadaan

0


50/70

lengkap beserta peralatannyaJ mencari informasi tentang harga -

harga bersaing, dan menghubungi kembali pelanggan juga

memelihara hubungan baik dengan mereka.

0) /dministrasi Penjualan

&ertugas mengatur administrasi penjualan J menyiapkan

semua keperluan salesman maupun counter dalam menjalankan

tugasnya termasuk memberikan informasi stock dan sebagainyaJ

mencatat dan menyimpan kegiatan penjualan, dan mengatur

%P*, kontrak, dan D> (deliver#order).

7) &agian surat-surat

&ertugas mengerjakan administrasi yang berkaitan dengan

penyelesaian dan penyimpanan fakturJ melakukan pemeriksaan

dan penga'asan terhadap fakturJ melakukan pemeriksaan dan

penga'asan terhadap faktur J membuat &P*& dan %56* serta

surat-surat lainnya

4) &agian Audang

&ertugas mengkoordinir menga'asi dan menge$aluasi

hasil kerja ba'ahanJ mengatur dan rnenga'asi penyimpananserta bertanggung ja'ab atas kelengkapan %tDk J melaksanakan

administrasi persediaan stok barang dan menandatangani berita

acara penerimaan barang maupun penyerahan barang dan D>J

menyampaikan laporan persediaan stok digudang.

73


51/70

BAB 4

HASIL PENELITIAN DAN PE"BAHASAN

A. HASIL PENELITIAN

,. Persediaan ada Per%sa&aan

P. oyota adji *alla merupakan salah satu perusahaan yang

bergerak dibidang penjualan mobil merek oyota. %alah satu produk

yang terdapat pada perusahaan tersebut adalah suku cadang (spareparts)

yang merupakan barang pelengkap. Daftar persediaan spare part dapat

dilihat pada lampiran. ingkat persediaan spareparts (maksimum dan

minimum) ditentukan oleh estimasi penjualan dan besarnya in$estasi

yang melekat pada persediaan.

+. Sistem Pengendalian Persediaan

eknik pengendalian persediaan yang di terapkan oleh perusahaan

adalah dengan cara penetapan jumlah persediaan maksimum dan

minimum.dengan menggunakan maC-maC sistem, maC-maC sistem

dibagi menjadi dua yaitu: maC-min adalah inventor# control, order

penggantian stok terjual dilakukan hanya ketika jumlah stok mencapaistandar minimum, mengakibatkan order partai besar dan safet#stoc%

le$el terlalu tinggi sedangkan maC-maC adalah inventor# control, order

penggantian stok terjual dilakukan setiap saat terjual, mengakibatkan

safet#stoc%efisien dan mengurangi in$entory di dealer dan distributor.

%istem pengendalian persediaan perusahaan terdiri dari :

7"


52/70

". Proses penerimaan suku cadang (receivingparts)

#. Proses pemesanan suku cadang (orderparts)

+. Proses pemesanan kembali (bac%-orderparts)

0. Proses pengembalian suku cadang (returnparts)

&erikut akan dijelaskan sistem pengendalian persediaan pada

perusahaaan :

2.1 Pr-ses Penerimaan S%#% 'adang (Ree!"!n#Parts)

6rong

Aambar 0 : ProsesReceivingParts

2.2 Pr-ses 1rder Parts

Proses order dimulai dengan menyeleksi CustumerPurchase

/rder (P>) dan 6omor 5dentitas Custumer (5D). *emudian

informasi tersebut akan secara otomatis akan masuk kedalam

sistem sebagai berikut :

Partstiba di gudang

1ek kondisi boC, jumlah dengandocument dan kondisiparts correct

%impan di tempat yang tepat

%impan di lokasipersediaan

%impan ditempatsementara

/mbil tindakanpenyelesaian

7#


53/70

a. 6ama dan alamat Custumer

b. ata uang yang digunakan (=p atau !%K)

c. 1ara pembayaran (unai atau kredit)

&ila identitas custumerbelum disetLupke dalam sistem, maka

diperlukan persetujuan dari BranchManagers. BranchManager

juga memiliki otoritas untuk menentukan status kredit custumer.

%etelah itu, counter membuat shipping list untuk dikirim ke

custumer.Partsyang dipesan oleh custumerakan diberikan setelah

kas diterima ( penjualan tunai). Counterman harus memastikan

bah'a parts yang diberikan sesuai dengan permintaan custumer

sehingga tidak terjadi return.

2.3 Pr-sesBa$*%r&erParts

Bac%-/rderartinya pesanan customeryang belum terpenuhi

seluruhnya karena terjadi kekosongan barang. al ini sering terjadi

pada perusahaan. 8amanya 'aktu yang dibutuhkan untuk

memenuhi bac%-ordercustomertergantung dari leadtimen#a.

2.4 Pr-sesRet'rnParts

Partsreturntidak terjadi dengan serta merta. /da beberapa halyang melatar belakangi terjadinyapartsreturn, yaitu :

*. %alah order

. %alahsuppl#

0. erlambatsuppl#

,. Partsboo%yang salah

7+


54/70


55/70


56/70

pesanan suku cadang dan =1H. EI diisi dengan jumlah yang

diterima. &erikut dapat dilihat di ba'ah ini tampilannya.

0. Part /rder &uggestion(aC-aC)

Pada menu ini terdapat # bagian yaitu part order planning dan

part order purchasing. Pada bagian part order planning berisikan

semua pesanan suku cadang yang akan diinput yang memungkinkan

parts logistik mengalir identik dengan karakter permintaan pelanggan.

%etelah diinput akan ditampilkan pada bagianpart order purchasing

74


57/70

yang berisikan nomor suku cadang (Part 6o), nama suku cadang (Part

9ame), persediaan (&toc%), jumlah pesanan suku cadang (P> Ety), dll.

8ihat pada tampilan diba'ah ini:

,. Perbaikan suku cadang (Parts :ood 4ssue)

Pada tampilan ini berisikan tentang perbaikan suku cadang oleh

pelanggan yang terdapat pada perusahaan yang memudahkan

perusahaan mencari identitas pelanggan. enu utama pada tampilan

ini terdiri dari item service order yang digunakan untuk mencari

identitas pelanggan secara cepat. 8ihat tampilan diba'ah.

79


58/70

. Pr-sed%r5me#anisme r-ses in%t5-%t%t

a. Pemesanan part customerelpon Datang

C'st(mermenel-n #e g%dang s%#% /adang

*. Partman mengangkat telepon

. Partman menyapa customer

0. Customer menanyakan ketersediaan part

7;


59/70

,. Partman mengecek ketersediaan part pada sistem /%%

b. ika tersedia,partman mengkomfirmasi customer dan

menyuruh customeruntuk datang langsung kegudang part

c. ika tidak tersedia, partman mengkomfirmasi eta dan harga

part

a) ika setuju, partman membuat form urgen tipe " untuk

selanjutnya melakukan pemesanan ke depo

b) ika tidak setuju, maka customerclosing

C'st(merdatang #e g%dang s%#% /adang

". Customerdatang ke loket suku cadang

#. Partman menyapa customer

+. 1ustomer menanyakan ketersediaan part

0. Partman mengecek ketersediaan part pada sistem /%%

a) ika tersedia, partman mengkomfirmasi customer dan

mengarahkan customer membayar dikasir untuk selanjutnya

mengambil part di %/

b) ika tidak tersedia, partman mengkomfirmasi eta dan harga

part". ika setuju, partman membuat form urgen tipe " untuk

selanjutnya melakukan pemesanan ke depo

#. ika tidak setuju, maka customer closing

). Pemesananpart'st(mer)(($!n#

'%st-mer menel-n #e 3agian PI' )(($!n#

7


60/70

*) P51 boo%ingmengangkat telepon

) P51 boo%ingmenyapa customer

0) Customer menanyakan 'aktu boo%ingdan estimasi biaya

service

,) P51 boo%ingmengkonfirmasi 'aktu boo%ingdan estimasi

biayaservice

+) P51 boo%ing mengkonfirmasi ketersediaan part ke

partman

a. ika tersedia, P51 boo%ing mengkonfirmasi customer dan

selanjutnya mencetak > boo%ing

b. ika tidak tersedia, P51 booking mengkonfirmasi eta da harga

part.

,. ika setuju, P51 booking konfirmai ke partman untuk

selanjutnya dibuatkan form urgen tipe " dan melakukan

pemesanan ke depo.

+. ika tidak setuju, maka customer closing

. Pengam3ilan Part

Te#nisi datang #e l-#et art

*. eknisi memba'a part order ke loket

. eknisi menyerahkan P> kepada part man

0. Part man menerima P> dan mengecek ketersediaan part

a. ika tersedia, part man menginput pesanan part ke dalam

sistem (/%%)

43


61/70

b. ika tidak tersedia, part man melakukan order ke depo

,. -inalchec%Mty part yang dipesan

+. Part man mengeprintpic%ingslip

5. Part man mengambil dan memba'a pesanan part ke loket dan

memberikannya ke teknisi

7. eknisi mengecek semua part pesanan

a. ika sudah lengkap, teknisi menandatanganipic%ingslip

b. ika belum lengkap, teknisi konfirmasi ke part man

8. enyimpanpic%ingslip'arna putih kemudian memba'a pesanan

part ke stall ser$ice untuk digunakan

d. Pengin%tan art n-n TGP

Te#nisi datang #e l-#et art

*. eknisi memba'a ser$ice order ke loket

. eknisi menyerahkan %> kepada part man

0. Part man menerima %> dan mengecek permintaansparepart(non

AP)

,. Part man menginput stock part non AP pada sistem sesuai jumlah

permintaan+. 2inal chec%Ety part sebelum cetakpic%ingslip

5. Part man mengeprint picking slip dan menyerahkan ke teknisi

7. eknisi memba'apic%ingslip'arna putih kemudian duserahkan

ke petugas material

e. Penerimaan Part

4"


62/70

Part man di area enerimaan art

*. Petugas depo datang memba'a pesanan part dengan kendaraan

. Petugas depo membuka boC penyimpanan part

0. Part man mengangkat dan memba'a part ke area receiving

,. Petugas gudang memberikan invoicekepada part man

+. Part man menghitung dan mencocokkan jumlah serta nomor part

yang ada di in$oice dengan part yang datang

a. ika sesuai, part man menginput pesanan part ke dalam sistem

(/%%)

b. ika tidak tersedia, part man mengkonfirmasi depo le'at

telepon

5. Part man mengangkat dan memba'a part ke lokasi penyimpanan

part

7. Part man mengangkat part sesuai dengan nomor lokasi

penyimpanan

8. Part man menyimpan invoicedi tempat penyimpanan

. Pemesanan se/ial -rder art

'%st-mer datang #e /-%nter ser6i/e

*. %/ menyambut customerdan menanyakan keperluan customer

. Customermenanyakan ketersediaan part yang dibutuhkan

0. %/ mengecek ketersediaan di bagian suku cadang le'at telepon

atau datang langsung ke loket suku cadang

SA menan0a#an #etersediaan art

4#


63/70

". %/ datang ke loket suku cadang

#. %/ menanyakan ketersediaa suku cadang

+. Part man mengecek ketersediaan part di /%%

a. ika tersedia, part man mengkonfirmasi ke %/ mengenai

ketersediaan dan harga part

") %/ mengkonfirmasi ke customermengenai ketersediaan

part dan harga part

a) ika setuju, %/ membuat order dan mengkonfirmasi

part man untuk memba'a part ke counterservice

b) ika tidak setuju, customerclosing

#) Part man menginput pengeluaran part pada sistem /%%

+) %/ mengarahkan customer untuk melakukan

pembayaran di kasir

0) Costomermelakukan pembayaran di kasir

b. ika tidak tersedia, part man mengecek ketersediaan part di

depo

") ika tersedia, part man mengkonfirmasi ke %/

mengenai ketersediaan, harga dan etaa) %/ mengkonfirmasi ke customer mengenai

ketersediaan, harga dan eta

") ika setuju, %/ mengkonfirmasi ke partman

#) ika tidak setuju, customer closing

4+


64/70

b) Part man membuatkan form urgen tipe " dan

melakukan pemesanan ke depo

c) Depo men supply part ke cadang

#) ika tidak tersedia, part man mengecek ketersediaan

pada / dan mengkonfirmasi ke %/ mengenai

ketersediaan dan eta

SA meleng#ai 3er#as S1P

". %/ mengkonfirmasikan ke customer mengenai harga dan eta

a. ika setuju, %/ membuat %> yang sudah ditandatangani oleh

kabeng, &>6 pesanan dan k'itansi DP

b. ika tidak setuju, customer closing

#. %/ memeriksa dan melengkapi H56 number

+. %/ mengupdate back order follo' up control board

0. Partman membuat form emergency dan memesan part ke depo

7. Depo melakukan pemesanan ke / untuk selanjutnya dikirim ke

cabang

4. Partman memrima part dan konfirmasi ke %/ mengenai kedatangan

part9. %/ melakukan follo' up kedatangan part dan melakukan

perjanjian pengambilan part

7. Standar 1erasi-nal Pr-sed%r s%#% /adang ada er%sa&aan

/dapun sop pada P. adji *alla akassar yaitu

40


65/70

a. Part man melakukan klasifikasi %>P berdasarkan k'itansi

besaran DP yang telah dibayar oleh customer

b. Part man melakukan pemisahan part berdasarkan DP

c. Part man melakukan relokasi terhadap %>P tersebut

d. Part man membuat report ke > dan depo

8. Diagram Si#l%s Bagian S%#% 'adang

Aambar 7 : Diagram %iklus &agian %uku 1adang

Pemesanan part customertelepondatang

Pemesanan partcustomer booking

Pengambilan part

Penginputan part non AP

Penerimaan Part

!pdate 511

Pemesanan special orderpart

Penanganan part %%1

47


66/70

B. PE"BAHASAN

Dari hasil penelitian yang dilakukan sebelumnya dapat diketahui bah'a

sistem pengendalian persediaan yang diterapkan oleh perusahaan adalah

dengan cara penetapan jumlah persediaan maksimum dan minimum. /tau

dikenal dengan aC-aC %istem yang dibagi menjadi # yaitu aC-in dan

aC-aC. Dengan aC-in inventor# control, order penggantian stok terjual

dilakukan hanya ketika jumlah stok mencapai standard minimum,

mengakibatkan order partai besar dan safet# stoc% level terlalu tinggi.

%edangkan dengan aC-aC inventor# control, order penggantian stok

terjual dilakukan setiap saat terjual, mengakibatkansafet# stoc%efisien dan

mengurangi inventor#di dealer dan distributor. /dapun sistem pengendalian

persediaan perusahaan terdiri dari : proses penerimaan suku cadang

(receiving parts), proses pemesanan suku cadang (order parts), proses

pemesanan kembali (bac%-order parts) dan proses pengembalian suku

cadang (returnparts). Dari sistem pengendalian persediaan yang diterapkantersebut, operasional pada perusahaan dapat berjalan sesuai yang diharapkan.

44


67/70

BAB 4I

SI"PULAN DAN SARAN

A. Sim%lan

%istem pengendalian persediaan (spare parts)perusahaan di mulai sejak

barang diterima melalui stoc% order, pemesanan (order) barang oleh

custumer! bac%1order, hingga terjadi parts return. *eempat proses tersebut

dikontrol dengan baik, termasuk adanya otorisasi dari Branch Managerdalam

hal persetujuan kredit dan return barang. %istem tersebut semakin baik dengan

penerapan teknik penetapan minimum-maksimum persediaan dan

pengendalian inventor# turnover sehingga dapat memelihara keseimbangan

(balance) yang 'ajar antara in$estasi persediaan dengan jumlah permintaan

customer. 6amun, sistem pengendalian persediaan yang diterapkan

cenderung mengabaikan masalah banyaknya jenisspare parts. %eluruh jenis

spare partsyang ada umumnya dikendalikan dengan tingkat intensi$itas yang

hampir sama. 5ni dimaksudkan agar persediaan tidak kurang dan tidak lebih

sehingga dapat memenuhi kebutuhan pelanggan. %elain itu, tidak

menyebabkan kelebihan stok di gudang.

49


68/70

B. Saran

&erdasarkan kesimpulan diatas, penulis mencoba untuk mengajukan

beberapa saran guna meningkatkan efekti$itas sistem pengendalian

persediaan, antara lain :

". Perusahaan sebaiknya tetap mempertahankan sistem pengendalian

persediaan yang telah diterapkan sebelumnya.

#. 1obalah untuk mengklasifikasikan spare parts dengan menggunakan

pendekatan analisis nilai (analisis /&1) sehinnga dapat di tentukan bentuk

dan prosedur penga'asan yang tepat.

4;


69/70


70/70

%yamsuddin, 8ukman. #33". Manaemen ;euangan Perusahaan ' ;onsep dan

Apli%asi dalam Perencanaan! Pengawasan! dan Pengambilan%eputusan!Ceta%an %e15!P. =aja Arafindo Persada, akarta.

idjajanto, 6ugroho. #33". &istem 4nformasi A%untansi, rlangga, akarta.

ilson, ames D, dan ohn &. #337 1ampbell, 1ontrollership : Tugas A%untanManaemen ( teremahan),2disi %e10rlangga, akarta.

93

Documents

skripsi SISTEM PENGENDALIAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PADA PT. HADJI KALLA MAKASSAR