Skuteczne negocjacje w małej firmie - zalecenia praktyczne

Katarzyna Rutkowska

PBM Poland - Pracownia Badao Marketingowych

Skuteczne negocjacje w małej firmie-studium przypadku

Spis treści

1. Kilka słów o firmie

2. Po co negocjowad?

3. Jak skutecznie negocjowad

4. Zasady negocjacji wykorzystywane w firmie

• Firma PBM Poland- Pracownia Badao Marketingowych powstała w 2009

• Firmę buduje grupa trzech przyjaciół

• Realizujemy badania marketingowe i społeczne dla firm oraz instytucji

O firmie

„Czasy stają się coraz cięższe, dziś

trudniej niż kiedykolwiek prowadzić

jakąkolwiek firmę, uzyskiwać zyski,

wychowywać dzieci, czy rządzić całym

krajem . A im cięższe czasy tym rośnie

rola i znaczenie dobrych negocjacji”

Cechy dobrego negocjatora

• bezwzględne przestrzeganie zasad etyki

• talent do przekonywania innych (znajomośd psychologii)

• umiejętnośd obserwacji i słuchania innych

• wiedza fachowa

• korzystne warunki zewnętrzne negocjatora, jego uprzejmośd itakt, a także znajomośd elementarnych zasad wychowania ioprawy rozmów.

Jak się przygotowad do negocjacji

Przewodnik do rozpoznania klienta

Tożsamość firmy: Nazwa, adres, telefon, Grupa, filie, agencje, jednostki produkcyjne, wielkośd firmy: pozycja na rynku, obrót, jego zmiany; liczba zatrudnionych, marka i jej reputacja, sytuacja finansowa

Relacje: Dla kogo i z kim pracuje klient; rejony działania

Struktura firmy: kto zarządza, kto decyduje, kto kupuje

Interes możliwy do zrobienia: Co, na kiedy, ważnośd; Czego oczekują od naszej firmy, dlaczego?

Sposób prowadzenia rozmowy z klientem

1. Żadna rozmowa ze stałym czy potencjalnym klientem nie jest

rozmową towarzyską i nie może być prowadzona spontanicznie bez

przygotowania

2. Celem każdej rozmowy powinno być utrwalenie wierności klienta bądź

pozyskanie nowego klienta

3. Klient nie interesuje się kontraktem, produktem czy usługą, lecz

spełnieniem swoich oczekiwań.

4. Ważne jest używanie argumentów

5. Trzeba być zrozumiałym, precyzyjnym, rzeczowym

Struktura argumentu

ZaletyUzasadnienie

zaletKonkretny efekt

dla klienta

Faza prowadzenia

negocjacji

Styl negocjatora Klimat negocjacji

Sympatyczny, otwarty humor, zaufanie, sympatia, przyjaźo

wyrozumiały, oczekujący, twórczy

współpraca, uwaga, zaufanie, motywacje

Kluczowe zasady negocjacji wykorzystywane w firmie

Oddzielenie problemu od ludzi za nim stojących

Koncentrowanie się na zadaniach, a nie na prezentowanych poglądach

Szukanie korzyści dla wszystkich stron

Stosowanie obiektywnych kryteriów

Wykorzystywany styl negocjacji

DOSTOSOWANIE SIĘ

istotą dostosowanie się, będącego przeciwieostwem dominacji, jest świadoma rezygnacja z zaspokojenia własnych potrzeb po to, aby realizowad interesy drugiej strony i utrzymad z nią dobre stosunki.

Styl kompromisu

• W powszechnym odczuciu kompromis traktowany jest często jako jedyne, najbardziej sprawiedliwe, a zatem i najlepsze rozwianie konfliktu między stronami

• „Należy zawsze prowadzid negocjacje tak, aby obie strony wyszły z nich zwycięsko- to ważne dla przyszłości waszych stosunków”. To jedyny rodzaj negocjacji, który się sprawdza.

Techniki manipulacyjne

Technika gry w kości polega na podzieleniu całości oferty na dużą liczbę drobnych elementów. Np. dana oferta sprzedaży może zawierad tylko jedną pozycję w postaci ceny lub może obejmowad wiele szczegółowych pozycji z odpowiadającymi im sumami, które łącznie składają się na cenę

Skuteczne zasady negocjacji

Zasada 1

„ nie idź na żadne ustępstwa nie prosząc o nic w zamian”; ważne słowo jeśli…w negocjacjach nie chodzi o dawanie ale o wymianę

Zasada 2

Należy doprowadzid do tego by mied z klientem jak najwięcej punktów wspólnych, wtedy celem staje się „wypracowanie” jak najlepszych warunków umowy.

Zasada 3 Bądź przygotowany do rozmów

Przygotowania lista kontrolna

• Temat- znad przedmiot negocjacji

• Twoja firma

• Firma partnera

• Osoba partnera

• Zakresy negocjacyjne

• Zagadnienia związane z władzą

• Przygotowanie zespołu

• Propozycje skubnięd

• Kreatywne ustępstwa

Zasada 4 Utrzymuj pozytywny klimat rozmów

• Nieodłączną częścią negocjacji jest konflikt interesów-a czasem także osobowości- miedzy stronami. Oddziel człowieka od problemu. Bądź twardy w przypadku problemów, a łagodny dla ludzi. W przyjaznej atmosferze ludzie chętniej idą na ustępstwa.

• Najlepszym tematem niezobowiązującej rozmowy jest druga strona. Nie należy jednak naciskad gdy widzi się, ze rozmówca nie chce dad się wciągnąd w rozmowę.

Jak negocjowad

1. Zawsze lepiej negocjowad twarzą w twarz: jesteś bardziej przekonujący i skuteczny

2. Telefon jako jedyna forma jest zdecydowanie najbardziej niebezpiecznym środkiem łączności podczas negocjacji.

Rozmowy telefoniczne są z reguły bardzo krótkie.

Osoba odbierająca telefon jest z reguły nieprzygotowana i rozkojarzona.

W takich warunkach łatwo przeoczyd coś istotnego lub źle zinterpretowad słowa rozmówcy.

Nie możesz oddziaływad pozawerbalnie i nie możesz obserwowad reakcji drugiej strony.

Rozmowom telefonicznym zawsze towarzyszy pośpiech i presja do jak najszybszego porozumienia się.

Zasady dyskusji w negocjacjach

• Nie przerywanie wypowiedzi

• Okazywanie zainteresowania dyskusji

• Umożliwienie zabrania głosu każdemu uczestnikowi

• Jasne przedstawienie poglądów i argumentacji

• Dopuszczenie do krótkiej wymiany zdao między częścią

uczestników

• Przedstawienie różnych poglądów i szerokiej argumentacji

• Nieodbieganie od tematu dyskusji

Umiejętności przydatne w czasie negocjacji

1. Staranne przygotowanie

- ustalenie celów negocjacji- analiza sytuacji dwóch stron- opracowanie strategii postępowania- ustalenie potencjalnej strategii drugiej strony- znajomośd problemów do omówienia- sprawdzenie faktów i wyjaśnienie wątpliwości; - analiza mocnych i słabych stron- ustalenie formy negocjacji

2.Błyskotliwośd

-precyzyjna analiza problemu i szybkie opracowanieoptymalnego rozwiązania- szybkie udzielanie precyzyjnych odpowiedzi

3. Precyzja wyrażenia- gromadzenie informacji o naszym stanowisku- ustalenie kolejności zagadnieo- sporządzenie notatek z kluczowymi słowami, którychbędziemy używad- wyjaśnienie prostym językiem wszystkich zagadnieo pokolei

4. Uważne słuchanie - okazywanie zainteresowania temu, co mówi druga strona i zadawanie pytao w celu zdobyciadodatkowych informacji

5. Prawidłowa ocena - ciągłe analizowanie przebiegu negocjacji- wydzielanie najważniejszych zagadnieo negocjacyjnych

6. Uczciwośd - zakładamy, że podczas negocjacji obie strony będąpostępowały uczciwie z nieuczciwą firmą nikt nie chce negocjowad

7. Perswazja -trafny dobór argumentów- precyzyjne, spójne i rzeczowe przedstawienie argumentów

8. Cierpliwośd -unikanie szybkich decyzji i nie namawianie do tegodrugiej strony- nieokazywanie pośpiechu

Dziękuję za uwagę

Skuteczne negocjacje w małej firmie - zalecenia praktyczne

Katarzyna Rutkowska

PBM Poland - Pracownia Badao Marketingowych