Službena

korespondencija

Osobine i vrste službene

korespondencije

Službena korespondencija je dopisivanje koje se obavlja između organa

uprave i drugih organizacija

Služi za ostvarivanje određenih prava i obaveza pravnih i fizičkih lica

Sadržina je različita po svojoj problematici, po stilu i po tome gde nastaje

Podela službene korespondencije

Upravna

Diplomatska

vojna

Pojam akta

Pisani sastavi u svim vrstama službene komunikacije imaju zajednički naziv-

akta

Akt je svaki pismeni sastav kojim se pokreće, dopunjuje, menja, prekida ili

završava neka službena delatnost

Javlja se u obliku: službenog dopisa, rešenja, podneska i isprave

Podela akata prema važnosti

Obični

Poverljivi

Strogo poverljivi

- O kojoj se vrsti akta po važnosti radi regulisano je zakonskim propisima, ali to

može da odredi i rukovodilac određene organizacije.

- Poverljiva i strogo poverljiva akta poveravaju se određenim licima koja njima

rukuju, vode evidenciju i obrađuju ih.

Službeni dopisi

su pisani sastavi kojim se organi uprave, ustanove i slične organizacije obraćaju drugim pravnim i fizičkim licima

To su:

- zahtevi,

- molbe,

- odluke,

- izveštaji,

- pozivi,

- obaveštenja i drugi

Obavezni delovi službenog dopisa

Zaglavlje,

Naziv adresata,

Adresu adresata,

Kratku oznaku predmeta,

Tekst,

Funkciju,

Ime ovlašćenog lica za potpis,

Svojeručan potpis i

Otisak pečata

Neobavezni delovi službenog dopisa

Veza brojeva,

Oznaka priloga,

Oznaka dostavljanja i

Način otpreme

Zaglavlje

Može biti unapred pripremljeno kao obrazac, može se kucati ili se otisnuti štambiljem

Uvek se nalazi u gornjem levom uglu

Redosled podataka u zaglavlju je sledeći:

- Naziv osnivača, koji nije obavezan

- Puni naziv organa koji piše,

- Broj iz evidencije pod kojim je zaveden,

- Datum pisanja dopisa i

- Mesto / sedište pošiljaoca

Zaglavlje

Osim navedenih elemenata zaglavlje može da sadrži:

- Tačnu adresu,

- Telefon i

- Inicijale referenta koji je obradio dopis

Naziv adresata - primaoca

Obavezno se piše tehnikom verzala

Ukoliko je poznata služba ili referent koji predmet po nadležnosti treba da

rešava, onda se to piše ispod glavnog naziva, tehnikom kurenta

Adresa adresata - primaoca

Piše se u dva reda:

- U prvom je ulica i broj

- U drugom redu je poštanski broj i mesto

- Mesto se špacionira ako je naziv mesta jedna reč

Predmet

To je kratka oznaka sadržaja i ispisuje se u jednom redu (ne bi trebalo da

prelazi u drugi red)

Reč „predmet“ se obavezno piše tehnikom verzala

Veza

Javlja se samo ako se odgovara na dopis

Ovde se poziva na broj dopisa koji je primljen i predstavlja odgovor na

njega

Reč „veza“ se obavezno piše verzalom

Sadržaj dopisa

Ima tri dela:

- Uvod,

- Razradu i

- Zaključak

Stil je veoma zvaničan, kratak i nedvosmisleno jasan

Funkcija i ime ovlašćenog lica

Kuca se tehnikom verzala i to špacionirano, ako je od jedne reči

Ispod funkcije piše se ime i prezime ovlašćenog lica tehnikom kurenta

Ako lice ima akademsku titulu (mr ili dr), kuca se ispred imena

Ovlašćeno lice potpisuje dopis svojeručno i nakon toga se potpis overava

pečatom

Oznaka priloga

Javlja se samo kada se nešto šalje uz akt

Ispisuje se ispod sadržaja od početka reda paralelno sa funkcijom,

tehnikom verzal

Dostavljeno

Je oznaka koja se piše ispod priloga,

Tehnikom verzal

Odmah ispod toga ispisuju se tehnikom kurenta nazivi lica ili drugih službi

kojima se dopis šalje

Način otpreme

Je uputstvo kako služba za ekspediciju treba da dopis dostavi adresatu

Može da bude uz oznake:

- preporučeno,

- Lična dostava,

- Povratnicom,

- Dostavnicom,

- Avionom...

Ako nema tog uputstva onda se šalje kao obično pismo

Pogledati sliku 5-20. Šema službenog dopisa u običnoj blok formi na strani

165 i šemu 5-21. Primer službenog dopisa u običnoj blok formi na strani 166

u udzbeniku Poslovna komunikacija i birotehnika

Izvor: Poslovna komunikacija i birotehnika, Vesna Bulatović.