Агуулга

1. Нэвтрэх хэсэг2. Тооллого

2.1 Тооллого бүртгэх2.2 Тооллогын нэгж оруулах2.3 Тооллого явуулах

3. Тооллогын тайлан, мэдээ

НИЙСЛЭЛИЙН АРХИВЫН ГАЗАР

ГАРЫН АВЛАГА“ТӨРИЙН АРХИВЫН СИСТЕМ”

ТООЛЛОГО

Улаанбаатар2017

1. Системд нэвтрэх:

Төрийн архивын “Archive eDOC” аппликэшн програмыг http://edoc.ub.gov.mn цахим хуудаснаас татаж авч суулгана, програмд нэвтрэх нэр, нууц үгээрээ нэвтэрнэ.

Нэвтрэх хэсэг№ Нэр Тайлбар

1 Хэрэглэгчийн нэр

Системд нэвтрэх нэр

2 Нууц үг Системд нэвтрэх нууц үг

3 Нэвтрэх Нэр, нууц үгээ оруулсаны дараа нэвтрэх товч дээр дарж нэвтэрнэ.

2. Тооллого Хадгаламжийн нэгжийн бодит тоог тогтоох, тоо бүртгэлийн баримт бичигт тусгагдсан

тоотой тохирч буй эсэхийг шалгах, механик болон биологийн гэмтлээс урьдчилан сэргийлэх, сэлбэн засах шаардлагатай баримтыг илрүүлэх зорилгоор архивын баримтад тооллого явуулна. /”Байгууллагын архивын ажлын үндсэн заавар”-ын 4.7.1/

.

2.1 Тооллого бүртгэхАрхивын баримтад 4 жилд нэгээс доошгүй удаа тооллого

явуулна. Харин нэг удаагийн тооллогыг:- Хадгаламжийн нэгжийг өөр байр, өрөө тасалгаанд шилжүүлэн байрлуулсны дараа- Онцгой байдлын улмаас хадгаламжийн нэгжийг нүүлгэн шилжүүлсний дараа- Гэмт этгээд хадгаламжийн санд нэвтрэн орсон нь тогтоогдсоны дараа- Архивын ажилтан /эрхлэгч/ ажлаас чөлөөлөгдөх үед- Байгууллага хувьчлагдах, татан буугдах буюу өөрчлөн зохион байгуулагдах үед

заавал явуулна.Шаардлагатай тохиолдолд байгууллагын удирдлагын шийдвэрээр гэнэтийн тооллого явуулж болно. /”Байгууллагын архивын ажлын үндсэн заавар”-ын 4.7.2/

№ Програмын цонх Тайлбар

1 Тооллого цэсэн дээр дарж орно

2

Шинэ товчийг дарж үндсэн бүртгэлрүү орно

Бүртгэх цонх:

1.Тооллого төрөл нь 2 сонголттой харагдана. Үүнд:

- Тооллого- Нягтлан шалгах гэдгээс бүрдэх бөгөөд “Тооллого” гэдэг нь төлөвлөгөөт ажлын

хүрээнд явагдах тооллогыг бүртгэнэ. “Нягтлан шалгах” нь дахин тооллого болон төлөвлөгөөт бус явагдах тооллогыг бүртгэнэ.

2. Тооллого явуулах төрөл нь:

- Нэгдсэн- Сэдэвчилсэн- Хэсэгчилсэн гэсэн үндсэн гурван төрлөөс бүрдэнэ.

Нэгдсэн тооллого гэдэг нь архивд хадгалагдаж буй бүх хөмрөг, данс, хадгаламжийн нэгж, хуудсанд нэг бүрчлэн тооллого явуулахыг хэлнэ. /”Төрийн архивын ажлын үндсэн заавар”-ын 5.5.2/

Сэдэвчилсэн тооллогыг тодорхой нэг асуудал сэдвийн дагуу баримтыг илрүүлэх зорилгоор хийнэ. Жишээ нь: 1930-аад оны үеийн улс төрийн хэлмэгдэлтэй холбогдох баримтын тооллого, …гэх мэт. Сэдэвчилсэн тооллого нь архивын эрдэм шинжилгээ, мэдээлэл лавлагааны сан бүрдүүлэх, архивын баримтыг судалгаа, сурталчилгааны зорилгоор өргөн ашиглуулах үйл ажиллагааг хөнгөвчлөхөд чухал ач холбогдолтой. /”Төрийн архивын ажлын үндсэн заавар”-ын 5.5.2/

Хэсэгчилсэн тооллого гэдэг нь тодорхой нэг хөмрөг буюу хадгаламжийн сангийн баримтыг тоолохыг хэлнэ. Жишээ нь: Манжийн үеийн баримтын тооллого, 1 дүгээр

хадгаламжийн сангийн баримтын тооллого, Хууль зүй, дотоод хэргийн яамны хөмрөгийн баримтын тооллого, … гэх мэт. /”Төрийн архивын ажлын үндсэн заавар”-ын 5.5.2/

3.

Сэдэвчилсэн ба хэсэгчилсэн тооллого явуулах хугацааг удирдлагын шийдвэр, зах зээлийн эрэлт хэрэгцээ, ажлын шаардлага зэргийг харгалзан архив өөрөө тогтооно. Архивын тухай хуулийн 24 дүгээр зүйлийн 2-т заасны дагуу нэгдсэн тооллогыг 4 жилд 1 удаа явуулна. Хосгүй үнэт баримтын тооллогыг жилд 1 удаа, нэн үнэт баримтын тооллогыг 2 жилд 1 удаа явуулна. Шаардлагатай үед архивын удирдлагын шийдвэрээр гэнэтийн тооллого явуулж болно. /”Төрийн архивын ажлын үндсэн заавар”-ын 5.5.3/.Дээрх заалтын дагуу гаргасан эрх зүйн баримтыг үндэслэн “Эрх зүйн үндэс” цонхыг бөглөнө.

4.Удирдлагаас гаргасан удирдамжийн дагуу агуулгыг нь “Тооллогын ажил явуулах удирдамж” цонхонд бөглөнө.

5.“Мэдээлэл үүсгэсэн огноо” цонхонд тооллого үүсгэсэн тухайн өдрийн огноо автоматаар гарч ирнэ.

6.“Эхлэх огноо” цонхонд тооллого эхлүүлэх огноогоо оруулна.

7.“Дуусах огноо” цонхонд тооллого дуусгахаар төлөвлөсөн огноогоо оруулна.

8.1-7дугаар цонхнуудыг бүрэн бөглөсний дараа “Хадгалах” товчийг дарж оруулсан мэдээллээ сануулна. Үндсэн 1-7дугаар мэдээллийг засварлах бол тухайн бичвэр дээрээ дарж засварлаад дахин “Хадгалах” товч дарна.

2.2 Тооллогын нэгж оруулах

Програмын цонх Тайлбар

Тооллогын бүртгэлийн хэсгээ хадгалаад “Тооллого” цонхноос гарах бол “Хадгалах хаах” товчийг дарна

Энэ товч нь сүүлд хийсэн үйлдлийг дэлгэцэд шинээр харуулна.

Програмыг анхны харагдах байдалд шилжүүлнэ.

Өмнөх тооллогын бүртгэлүүдрүү шилжинэ.

Үндсэн мэдээллээ оруулж хадгалсны дараа “Нэмэх” товчийг дарж тооллого явуулах “Хадгаламжийн нэгжийн тооллого” цонх үүснэ.

Хадгаламжийн нэгжийн тооллого цонх үүссэний дараа

1 цонхны хайх хэсэгт хөмрөгийн дугаараа

бичиж товчийг дарна.

Үүний дараа хөмрөг, дансны төрөл, дэд төрөл, хадгаламжийн нэгж, түүний гарчиг, хуудасны тоо агуулсан хүснэгт гарч ирнэ.

Хэрвээ Нэгдсэн тооллого явуулж байгаа бол бүх хүснэгтийг идэвхжүүлээд(ctrl+A ) “Тийм” гэсэн товчийг дарж тооллого явуулах хадгаламжийн нэгжээ сонгоно. Хэрвээ “Сэдэвчилсэн”,”Хэсэгчилсэн” тооллого явуулах бол тухайн нөхцөлөөрөө хүснэгтийн дээд хэсэгт байх хоосон нүдэнд бичиж өгснөөр өөрийн хүссэнээр шүүлт хийх боломжтой болно. Жишээ нь: Хадгаламжийн нэгжийн дугаар баганаар шүүлт хийхэд доорх хүснэгтэд харуулсан улаан хүрээтэй хадгаламжийн нэгжийн дугаарын доод талын хоосон зайд дугаараа бичнэ. Ингэснээр тухайн шүүлт хийсэн хадгаламжийн нэгж гарч ирнэ. Мөн багана бүрийн дээд

буланд байх шүүлтүүрээр мэдээллээ эмхэтгэж харж болно.

Тооллого явуулах хадгаламжийн нэгжээ оруулсны дараа товч дарж xls, pdf зэрэг файлруу хөрвүүлж болно.

2.2Тооллого явуулах

Тооллого нь хадгаламжийн нэгжийн хавтсан дээрх тодорхойлолт /байгууллагын нэр, зохион байгуулалтын нэгжийн нэр, архивын шифр, хадгаламжийн нэгжийн гарчиг, он цагийн хязгаар хуудасны тоо гэх мэт/ данс, бүртгэлд буй хоёрдогч мэдээлэлтэй тохирч буй эсэхийг тулгаж шалгах замаар явагдана. /”Байгууллагын архивын ажлын үндсэн заавар”-ын 4.7.5/ . Гэснийг үндэслэн тооллого явуулахаар оруулсан хадгаламжийн нэгжүүддээ хяналт шалгалт хийж засварлана.

Хадгаламжийн нэгжийн үндсэн мэдээлэл буюу хавтасны нүүрний бичвэрийг засахдаа алдаатай оруулсан үгэн дээр mouse-ны зүүн товчийг дарж идэвхжүүлэн дараа нь засварлана.

Хуудасны тоо+Дотоод товьёг=Нийт хуудасны тоо гарна. Энэ зарчмаар хадгаламжийн нэгжийн гарчиг, эхлэсэн, дууссан огноо, хадгаламжийн нэгжийн дугаар зэргийг засварлах боломжтой.

Засварлалтаа хийж дууссаны дараа товчийг заавал дарж шинээр хийсэн өөрчлөлтөө сануулна.

Хадгаламжийн нэгжийн физик, химийн шинж чанарыг тодорхойлохдоо хуудас нэг бүрчлэн шалгана. Илэрсэн бүх зөрчил дутагдлыг тооллогын актад тэмдэглэнэ. /”Байгууллагын архивын ажлын үндсэн заавар”-ын 4.7.5/

Доорх цонх нь хадгаламжийн нэгжийн тооллогын хуудас юм. Энэ цонхруу орохдоо тооллого явуулахаар оруулсан хадгаламжийн нэгж дээрээ дарж орно.

/Тооллого явуулах хуудасны харагдах байдал/

1. Энэ цонхонд хадгаламжийн нэгжийн баримтын хуудасны тоо харагдана. Засварлах шаардлагатай бол тоон дээр дарж засвараа хийнэ.

2. Дотоод товьёгийн дугаар харагдах бөгөөд засварлах боломжтой.

3. Нийт хуудас хэсэгт “Хуудас”,”Дотоод товьёг” хоёрын нийлбэр байна. Үүнийг засварлаж болохгүй.

4.

Дөрөвдэх хэсэг бол баримтын тоо хэмжээг илэрхийлэх хэсэг юм. Эхний багананд баримтын дугаарлалттай холбоотой мэдээлэл, хоёрдох багананд тухайн баримтын хуудастай холбогдох мэдээллийг оруулж өгнө. Жишээ нь:

А3 хэмжээтэй хуудасны дугаар 15,22 дугаартай баримт байна тэгвэл А3 хэмжээтэй

хуудасны тоо 2 байна гэх мэт оруулна.

Өөр архивт шилжүүлбэл зохих ХН гэдэг нь Архивын сан хөмрөгийг нөхөн бүрдүүлэх үндсэн эх үүсвэрт хамаарах байгууллага нь Архивын тухай хуулийн 23 дугаар зүйлийн 1-д заасан байгууллагын архивт хадгалах хугацаа дууссан баримтаа архивд шилжүүлнэ. Дээрх байгууллагууд нь төсвийн хөрөнгөөр бүтээсэн кино, гэрэл зураг, дуу авиа, дүрс бичлэгийн баримтаа Архивын тухай хуулийн 23 дугаар зүйлийн 2-т заасны дагуу архивд шилжүүлнэ.

Өөр хөмрөгт шилжүүлбэл зохих ХН гэдэгт “Төрийн архивын үндсэн заавар”-ын “3.3.Архивын хөмрөг үүсгэх” гэсэн заалтыг зөрчиж өөр хөмрөгт хамаарагдсаныг тооцно. 5. Баримтын шинж чанар, байдал хэсэгт

хадгаламжийн нэгжийн физик, химийн шинж чанарыг тодорхойлж бичвэрийн өмнөх хэсгийг чагталж тэмдэглэнэ. Жишээ нь:

6. Данс бүртгэлгүй хадгаламжийн нэгжийн мэдээллийг энэ хэсэгт оруулж өгнө.

Цонхыг данс бүртгэлгүй бол чагталсан дээр дарж чагтыг арилгана.

Данс бүртгэлгүй хадгаламжийн нэгжийн мэдээллээ тоон мэдээлэл оруулах хэсэг дээр дарж шууд бичнэ.

7. Тухайн хэсэгт тооллого хийсэн хүний нэрийг оруулж өгнө.

Ингэхийн тулд гүйцэтгэсэн ажилтан цонхон дээр дарж гарч ирсэн цонхны хайх товчийг дарснаар ажилчдын нэрс харагдана. Тооллого хийсэн ажилтнаа сонгоод дээр нь дарснаар дараах байдлаар гүйцэтгэсэн ажилтан хэсэг бөглөгдөнө.

8. Тухайн хадгаламжийн нэгжийн тооллогын мэдээгээ гүйцэд оруулсны дараа Хадгалах Хаах товчийг дарж хийсэн үйлдлээ сануулан гарна.

Ингээд хадгаламжийн нэгжүүдээ тоолж оруулсны дараа дансаар болон хэсэгчилсэн байдлаар шүүлт хийж /ctrl+A/ идэвхжүүлэн нэгэн зэрэг олноор нь тооллогоо баталгаажуулж болно.

Ингэж идэвхжүүлсний дараа Баталгаажуулах товчийг дарна. Товчийг дарснаар энэ цонх нээгдэнэ. Нууц үг хэсэгт Archive eDoc

системд нэвтрэн орсон нууц үгээ оруулж баталгаажуулна.

Энэ нь эцсийн байдлаар тухайн сонгосон нэгжүүдээ тоолж дууссаныг

батлах юм. Үүний дараа баталгаажуулалт хийгдсэн хадгаламжийн нэгжүүдэд засварлах боломжгүй болно. Иймд сайтар нягтлан шалгасны дараа баталгаажуулна уу!

3.Тооллогын тайлан, мэдээ гаргахТооллогын тайланг гаргахдаа данс бүртгэл

цэсийг сонгоод цаасан суурьт төрлийг дарж орно.

Үүний дараа Хэвлэх товчийг дарж нээгдсэн сонголтуудаас Тооллогын актыг

дарж орно.

Энэ актанд тооллогын нэгдсэн мэдээлэл агуулагдана.