Soirée Reconnaissance 25 ans de service 50e anniversaire

Plan Événementiel

Soirée Reconnaissance25 ans de service

50e anniversaire du Cégep

Cégep de JonquièreVendredi le 23 février 2018

Alexis Beaudoin / Coordonnateur-StratègeSéléna Joly / Coordonnatrice-StratègeMyriam Pilon-Domenack / GraphisteYanick Blouin / GraphisteSarah-James Bouchard / ProductionCamille Madore / Production

Plan Événementiel Soirée Reconnaissance

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Table des matières1. Analyse de la situation 3

2. Public-Cible 4

3. SWOT 5

4. Objectifs 6

5. Axe de communication 7

6. Thème et ambiance générale 7

7. Activités 8

8. Montage et déroulement 9

9. Täches soirée dansante 12

10. Plans de salle 14

11. Budgets 16

12. Visuels 21

13. Cocktails 23

14. Vidéos 24


3

1. Analyse de la situation1.1 Présentation de l’évènement

La Soirée Reconnaissance en est à sa première édition cette an-née. Elle est organisée afi n de célébrer deux évènements bien particuliers, soit de récompenser les membres du personnel qui cumulent 25 années de service pour le collège et aussi de sou-ligner le 50e anniversaire du Cégep de Jonquière. Une équipe composée de membres du personnel et d’étudiants de l’option Conseil et coordination publicitaires est en charge de cette soi-rée.

Lieu: Cégep de Jonquière Date: Vendredi le 23 février 2018

1.2 Historique

C’est une 1ère édition pour la Soirée Reconnaissance du Cégep de Jonquière. Puisque les occasions célébrées durant la soirée sont rare et exceptionnelles, ce genre d’évènement survient rarement (environ une fois chaque 10 ans) et aucune archive des éditions précédentes n’est disponible.


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2. Public-cible2.1 Public-cible principal (Personnel du Cégep)

Le personnel du Cégep regroupe environ 500 membres qui oc-cupent divers postes en enseignement, en administration en sécurité ou en entretien. Leur but premier est de faire une diffé-rence auprès des étudiants et de les former afi n qu’ils puissent bâtir le monde de demain.

Leur relation avec le CégepIls sont employés au Cégep de Jonquière depuis plusieurs an-nées, certains même depuis 25 ans. Ils sont fi dèles envers leur lieu de travail, qu’ils fréquentent au quotidien. Peu importe leur poste, ils aiment être reconnus pour leur travail acharné et leurs nombreux efforts.

2.2 Public-cible secondaire (Les accompagnateurs)

Les accompagnateurs sont pour la plupart les conjoints ou des proches des membres du personnel. Ils connaissent peu le Cé-gep sauf via les moyens de communication du Cégep ou encore via leurs conjoints. Ils sont uniquement présents pour accompa-gner et aussi pour passer une bonne soirée.


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3. SWOTForcesLe côté rassembleur de l’évènement;Une occasion pour les employés de célébrer et s’amuser;Une récompense pour plusieurs années de fi délité;Divertissement prévu.

FaiblessesTaux de participation imprévisibleAspect protocolaire et ennuyeux;Les objets donnés sont représentatifs, mais manquent de perti-nences.

OpportunitésTisser les liens entre le personnel;Divertissement et animation pour rendre le tout plus palpitant;Bonne perception pour le Cégep de lieu de travail avec de bonnes conditions de travail;Reconnaitre la contribution des employés, développer un senti-ment de fi erté.

MenacesDiscussions à l’interne sur la pertinence de l’évènement;La présence incertaine du corps enseignant;La participation incertaine du corps enseignant;Comparaisons dans les autres établissements d’enseignement similaires.

SWOT ExterneAucune présence sur le Web. C’est un évènement peu com-mun, qui survient une fois aux 10 ans. Différent des autres évè-nements et aucune comparaison possible.


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4. Objectifs4.1 Objectifs marketing

Générer entre 400 et 450 inscriptions pour la soirée au total. Dans ce chiffre, nous comptons les membres du personnel ainsi que leurs accompagnateurs, s’ils en ont.

Après le spectacle de Québec Issime, nous voulons attirer un mi-nimum de 300 personnes pour le cocktail et la soirée dansante à la Salle Polyvalente et aux Pas-Perdus.

4.2 Objectifs de communication

Susciter la participation de plusieurs membres du personnel de tous les départements au Cégep à s’inscrire à la Soirée Recon-naissance.

4.2.1 Sous-objectifs de communication

- Créer une ambiance gala qui invite à la fête;- Créer un sentiment d’appartenance auprès du personnel;- Inciter le personnel à tisser des liens.


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5. Axe de communication

6. Thème et ambiance générale

Notre Axe de communication va comme suit: La célébration d’un travail acharné.

Le but même de la soirée est de récompenser un personnel fi -dèle et persévérant. Il s’agit d’une soirée de fête afi n de marquer des évènements qui surviennent que très rarement dans la vie d’un établissement comme le Cégep.

Le thème général de la soirée regroupe deux ambiances, soit les thèmes Gala et Lounge. Ces deux thèmes combinés viennent bien rejoindre l’ambiance générale que nous voulons créer. La décoration et les activités prévues pour agrémenter la soirée res-pectent et mettent en lumière les thèmes choisis (Moodboard en Annexe I).


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7. Activités7.1 Cérémonie protocolaire pour les honorés (25 ans)

18h- Arrivée des honorés et les accompagnateurs (140 personnes estimées) et accueil par la direction;- Service d’un cocktail et de petites bouchées;- Cérémonie protocolaire et remise des montres;- Signatures volontaires du livre d’or;- Photos individuelles au Photobooth et de groupe dans la Salle Polyvalente à 19h.

7.2 Spectacle de Québec Issime

19h- Ouverture des portes de la Salle François-Brassard et arrivée du reste des convives (400-450 personnes estimées au total);- Présentation des honorés dans la salle et du déroulement de la soirée;- Présentation du vidéo du 50e;- Spectacle de Québec Issime, animé par Serge Turbide;- Décoration de l’escalier et réaménagement des Pas-Perdus;- Mots d’Alexis et Séléna à la fi n du spectacle pour inviter à la soi-rée dansante.

7.3 Soirée dansante

21h30- Service des 3 cocktails autour de la coupole;- Tirage de prix de présences;- Bar à gourmandises;- DJ, piste de danse et bar dans la Salle Polyvalente;


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8. Montage et déroulement

- Photobooth avec accessoires;- Projections sur écran des gagnants des prix de présence et de photos d’archives;- Mur de photo sur la coupole;- Projections sur les murs;

8.1 Montage

Arrivée des bénévoles, organisateurs et concierges: 13h. Divi-sion de l’équipe en deux groupes égaux.

8.1.1 Préparation cocktail

13h05: Montage du comptoir de cuisine mobile;

13h20: Transport des boîtes de verres;

13h40: Transport des ingrédients;

14h: Début de la préparation;

15h30: Entreposage de la préparation;

16h: Fin de la préparation.


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8.1.2 Préparation Salle des Pas-Perdus

13h05: Démontage et entreposage de l’aménagement actuel des Pas-Perdus (Conserver 10 tables carrées et 18 divans);

13h45: Disposition du coin Lounge et des tables pour le cocktail;

14h15: Pose des rideaux avec le chariot élévateur(Déjà pré-posés) . Livraison des ballons;

15h: Pose des tables bistro, des napes et des centre de tables;

15h30: Aménagement du Photobooth et des tables de bou-chées;

16h: Fin du montage.

8.1.3 Salle Polyvalente

15h: Arrivée du technicien de la salle et installation du son et de l’éclairage;

16h: Arrivée du DJ

16h15: Installation des tables bistro et des centres de table;

16h30: Installation de la Banquette VIP


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8.2 Spectacle

Arrivée des bénévoles et organisateurs: 19h. Division de l’équipe en deux groupes égaux.

8.2.1 Pas-Perdus

19h: Ouverture des portes et arrivée du reste des convives. Pré-dé-montage de l’aménagement du 5 à 7;

19h30: Installation des tables de prix et de gourmandises;

20h20: Transport des cocktails;

20h30: Distribution des cocktail dans les verres (Ajouter le cidre pé-tillant dans le Pom Collins, la bière 2505 dans le cocktail 2505 et la glace dans l’Étoile fi lante);

21h15: Invitation d’Alexis et Séléna pour la soirée dansante;

21h30: Début de la soirée dansante.

8.2.2 Couloir et escalier

19h: Début du gonfl age de ballons pour la rampe;

19h30: Montage de la rampe de ballons;

21h: Disposition des ballons sur pied;

21h30: Début de la soirée dansante.


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9. Tâches soirée dansante21h30

Hôtes, hôtesses- Une personne à chaque sortie de la salle F-B;- Une à deux personnes au bas de l’escalier gauche décoré;- Deux personne à la porte vitrée au fond du couloir;

Cocktail- Une personne par cocktail (trois au total);

Prix et gourmandises- Deux personnes à la table de prix;- Une personne à la table de gourmandises;

Photobooth- Une personne qui prend les photos;

*Alexis et Séléna en supervision au courant de la soirée. Ils combleront les manques de personnel à certains endroits si nécessaires.*

21h45

Cocktail- Deux personnes au Pom Collins;- Deux personnes au 2505;- Une personne à l’Étoile fi lante;- Une personne au ramassage des verres;


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Prix et gourmandises - Deux personnes à la table de prix;- Une personne au bar à gourmandises;

Photobooth- Une personne qui prend les photos;

Photos d’ambiance- Une personne pour capter les moments

*Alexis et Séléna toujours en supervision*

23h

Cocktail- Deux personnes pour ramasser les dernier verres;

Prix et gourmandises- Deux personnes pour retirer les prix non-réclamés(Ils seront annoncés au micro par Alexis et Séléna)- Une personne pour ramasser l’espace gourmandises;

Photobooth- Ramassage de l’espace photobooth

*Les bénévoles supplémentaires qui désirent quitter pourront le faire à 23h. Les coordonnateurs, graphistes et producteurs resteront jusqu’à la fi n de la soirée pour le démontage com-plet qui se fera à une heure indéterminée.*


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10. Plans de salle10.1 Salle des Pas-Perdus

6 pi.

Photobooth

25 pi.

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10.2 Salle Polyvalente

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AULT

Légende

Salle Polyvalente

Bar

Régie

DJ

Table bistro

Divan

Scène


16

Prixunitaire

Form

atQuantité

Total

Quantité

3.49

$

Pot

517.45

$

1oz

3.19

$

1.75l

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$

3oz

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2kg

26.98

$

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$

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$

2oz

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$

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407.94

$

Prixunitaire

Form

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Total

Quantité

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$

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$

1/2oz

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$

950ml

213.98

$

15.49

$

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$

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33.59

$

170g

517.95

$

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3116.28

$

Prixunitaire

Form

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Total

Quantité

5.99

$

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423.96

$

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$

2oz

46.00

$

750ml

5230.00

$

1oz

2.69

$

2l

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$

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3.49

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Pot

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$

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$

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$

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Ingrédients

Cocktailsavec1form

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Recette

Ingrédients

Recette

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Recette

Ingrédients

Rhum

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Sucre

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Ingrédients

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PomCollin

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0cocktails)

11. Budgets11.1 Cocktails


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11.2 Boissons alcoolisées

Prixunitaire Quantité Total35.00$ 7 245.00$12.20$ 9 109.80$46.00$ 5 230.00$

Grandtotal 584.80$15% 672.52$

ListedesalcoolsàcommanderAlcool

RhumBrunCaptainMorganCidrepétillantMichelJodoin

GinKM12


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11.3 Décoration

Listedematériel Coûtunitaire Quantité CoûttotalAMEUBLEMENTRideauxvoileblanc $15.00 19 $285.00Rideauxvoilenoir $15.00 11 $165.00Tissusdivans 20 $105.50Lumière $20.00 15 $300.00DÉCORATIONSBallons 200 $305.54Ficelle/corde $2.00 2 $4.00Décoscène $50.00Lumièreourcentretables $4.00 20 $80.00Accessoiresphotobooth $2.00 5 $10.00Batonbois $0.50 7 $3.50Cristaux $2.00 10 $20.00 $167.50BARGOURMANDISES $300.00

$1,628.54

$800.00$300.00

SoiréeReconnaissanceCégepdeJonquièrePlanBudgétaire

TOTAL

V18Petitecaisse


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11.4 Matériel

LIEU OBJET QUANTITÉ AchatouEmprunt FournisseurEscaliers Ballons 200 Achat EntrepriseenFête

Tapis 1 Emprunt CégepBouquetsballons 25 Achat EntrepriseenFêteDucktape 1 Achat CégepFicelle 2 Achat Dollorama

Pasperdus Tablesbistro 12 Emprunt CégepTablescarrées 10 Emprunt CégepTables6pieds 3 Emprunt CégepNappesbistro 12 Emprunt cégepNappescarrées 10 Emprunt CégepNappes6pieds 3 Emprunt CégepDivans 15 Emprunt CégepTissusdivans 15 Achat FabricVilleProjecteurs 4 Emprunt CégepRideaux 30 Location SolotechPinces 150 Emprunt CégepTéléviseurs 4 Emprunt CégepSpotLED 15 Location SolotechBatonsbois 7 Achat DolloramaNapkins 500 Achat CégepVases 16 Emprunt CégepCentresdetables 16 Achat DolloramaCaméra+trepied 1 Emprunt CégepDécophotobooth Achat DolloramaSupportaffichage 12 Emprunt EmbryoBolsplastiques 10 Emprunt EmbryoBaràgourmandise Achat Presto

Barcocktail Verresàvin 500 Emprunt CégepVerresàcognac 100 Emprunt CégepCuisinemobile 1 Emprunt CégepBacsenplastiques 8 Emprunt Cégep

SallePoly Divans 3 Emprunt CégepTablesbistro 6 Emprunt Cégeptissusdivans 3 Achat FabricVilleNappesbistro 6 Emprunt CégepDécoscène Achat DolloramaTablesbasses 2 Emprunt Cégep

LISTEMATÉRIEL


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LIEU OBJET QUANTITÉ Achat FournisseurTapis 1 Emprunt CégepDucktape(pourtapis) 1 Achat/empruntCégep

Pasperdus Tablesbistro 12 Emprunt CégepTablescarrées 10 Emprunt Cégep(pasperdus)Tables6pieds 3 Emprunt CégepNappesbistro 12 Emprunt Cégep(MyriamSavard)Nappescarrées 10 Emprunt Cégep(MyriamSavard)Nappes6pieds 3 Emprunt Cégep(MyriamSavard)Divans 15 Emprunt Cégep(pasperdus)Projecteurs 4 Emprunt Cégep(bibliothèque)Pinces 150 Achat Cégep(JulieBoudreault)Téléviseurs 4 Emprunt CégepNapkins 500 Achat Cégep(AndréeDesruisseaux)Vases 16 Emprunt Cégep(AndréeDesruisseaux)

Barcocktail Verresàvin 500 Emprunt Cégep(MyriamSavard)Verresàcognac 100 Emprunt Cégep(MyriamSavard)Cuisinemobile 1 Emprunt CégepBacsenplastiques 8 Emprunt Cégep

SallePoly Divans 3 Emprunt Cégep(pasperdus)Tablesbistro 6 Emprunt CégepNappesbistro 6 Emprunt Cégep(MyriamSavard)Tablesbasses 2 Emprunt Cégep(pasperdus)

LISTEMATÉRIEL

11.4 Location de matériel au Cégep


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12.1 Affi ches explicatives

12. Visuels

COCKTAIL 2505- Pamplemousse- Bière 2505- Gin Km12- Eau gazeuse

- Moût de pommes aux canneberges- Jus de canneberges- Jus de bleuets- Anis étoilé- Bleuets

- Jus de lime- Romarin frais- Sucre brun

ÉTOILE FILANTE (SANS ALCOOL)

- Rhum brun- Jus de lime- Jus de pommes- Cidre pétillant- Romarin frais

POM COLLINS

COCKTAILS


22

12.2 Identifi cation des zones

12.3 GIF

GOURMANDISES


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13.1 Pom Collins

13.2 Cocktail 2505

13. Cocktails


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13.3 Étoile fi lante (Sans alcool)

14.1 Gagnants des prix de présence

14. Vidéos


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14.2 Honorés et déroulement de la soirée

Documents

Soirée Reconnaissance 25 ans de service 50e anniversaire