MATERI

PEMERINTAH KOTA SURABAYA

BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAANLAYANAN PERPUSTAKAAN UMUM

Jl. Rungkut Asri Tengah No. 5 7 Telp./Fax : (031) 8707329

STANDAR OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG LAYANAN PERPUSTAKAANNo Dokumen

SOP PERPUSTAKAAN-08

No.Revisi

00

Hal 14 dari 14Tgl Terbit

2 Januari 2013

1. Dasar Hukum

1.1.Undang-Undang No 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan

1.2.SK Mendiknas Tahun 2002 tentang Perpustakaan

1.3.Peraturan Daerah Kota Surabaya No 5 Tahun 2009 tentang Penyelenggaraan dan Pengelolaan Perpustakaan

1.4..Peraturan Walikota Surabaya Nomor 11 Tahun 2011 tentang Pelaksanaan Penyelenggara dan Pengelolaan Perpustakaan

1.5..Peraturan Daerah Kota Surabaya No 15 Tahun 2005 tentang Organisasi Lembaga Teknis Kota Surabaya

1.6..Peraturan Walikota Surabaya No 90 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya

1.7..Rencana Strategis Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya Tahun 2011 2015.

1.8..Undang undang RI No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik

1.9.. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Paraturan Negara dan Reformasi Birokrasi No. 36 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan da Penerapan Standar Pelayanan .1.10. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Paraturan Negara dan Reformasi Birokrasi No. 38 Tahun 2012 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik .2. PERSYARATAN:JENIS PELAYANANPERSYARATAN

1. Layanan Pembuatan KTA.& KTA online Foto copy KTP & mengisi formulir Foto Copy KSK Surabaya dan Surat Keterangan dari Sekolah (Bagi pelajar).

Bagi Penduduk luar Kota Foto Copy KTK/KSK & uang jaminan uang Rp. 100.000

2. Layanan Sirkulasi (Peminjaman dan Pengembalian) BukuMenunjukan KTP

3. Layanan baca Mobil Perpustakaan Keliling Mengajukan surat permohonan ke Barpus

4. Layanan PaketMengajukan surat permohonan ke Barpus

5. Layanan TBM Balai RW/ Rusun /Linposos/Kecamatan/Kelurahan/ Puskesmas/rumah sakitMengajukan surat permohonan melalui Musrenbang

6. Layanan Kid Smart IBM-

7. Layanan baca mobil perpustakaan eliling di taman prestasi, bungkul dan munduMengisi buku pengunjung dan baca ditempat

8. Layanan perpustakaan di taman ekspresi, taman flora dan balai pemudaMengisi buku pengunjung dan baca di tempat

9. Layanan baca tuna netraMampu mengoperasikan komputer

10. Website: digital library Surabaya.go.idMampu mengoperasikan dan internet

11.Wifi-Zone Mengisi buku pengunjung

Membawa laptop

12 Layanan internet gratisMengisi buku pengunjung dengan durasi pengguna 30 menit s/d 1 Jam

13.Digital LibraryMengisi buku pengunjung

14.Audio VisualPermohonan wisata buku / kunjungan perpustakaan

15.Katalog onlineMengisi buku pengunjung dengan durasi pengguna 30 menit s/d 1 Jam

16.Layanan Perpustakaan di Balai Pemuda

- Mengisi buku pengunjung dan baca di tempat

- penggunaan Komputer/internet gratis yang bias mengoperasikan computer

17Layanan Informasi dan Pengaduan Masyarakat

- Menghadap langsung

- Kotak saran

- Internet

- Buku Pengaduan

18. SMS Center 08585058008

3. DEFINISI

3.1. Perpustakaan adalah Institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak dan / atau karya rekam secara professional system yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitihan, pelestarian, informasi dan rekreasi para pustaka termasuk di dalamnya taman bacaan dan sudut baca.3.2 TBM adalah Taman Bacaan Masyarakat suatu tempat yang mengelola bahan kepustakaan yang dibutuhkan oleh masyarakat sebagai tempat penyelenggaraan program pembinaan kemampuan membaca dan belajar serta sebagai tempat untuk mendapatkan informasi bagi masyarakat yang memiliki koleksi di atas 300 sampai dengan 1000 judul buku bahan pustaka atau sekitar 2000 sampai 3000 eksemplar.3.3. Perpustakaan Daerah adalah Perpustakaan yang dimiliki oleh Pemerintah Daerah. 3.4 Perpustakaan Umum adalahPerpustakaan yang diperuntukan bagi masyarakat luas sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat tanpa membedakan umur, jenis kelamin, suku, ras, agama dan status social ekonomi.3.5. Perpustakaan Sekolah / madrasah adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh satuan pendidikan yang layanannya yang berkepentingan dengan satuan pendidikan yang bersangkutan.3.6. Pelayanan Sirkulasi adalah Pelayanan dimana buku koleksi buku dapat dipinjam / dibawa pulang sesuai dengan aturan yang berlaku

3.7. Pelayanan Referensi adalah Pelayanan koleksi rujukan, koleksi hanya sebatas dibaca di tempat / di fotocopy dan tidak boleh dipinjam / dibawa pulang

3.8. Pelayanan Koleksi Tandon adalah Pelayanan koleksi cadangan / khusus yang hanya bisa dibaca ditempat / difotocopy dan tidak boleh dipinjam / dibawa pulang

3.9.

Pelayanan Koleksi Anak-Anak adalah Layanan penyediaan bacaan anak-anak yang dapat dipinjam / dibawa pulang sesuai dengan aturan yang berlaku

3.10.Pelayanan Internet adalah Layanan penelusuran informasi melalui media Internet

3.11.Pelayanan Paket adalah Layanan dalam bentuk mengirimkan koleksi ke LSM / Organisasi Sosial (seperti Rumah Singgah, Panti Asuhan, RT/RW, Karang Taruna, Pondok Pesantren, dll) tertentu secara bergiliran dan pergantian koleksi secara rutin.

3.12.Pelayanan Mobil Keliling adalah Layanan informasi menggunakan mobil keliling yang membawa koleksi buku ke daerah tertentu untuk melayani pengguna jasa (seperti tempat sekolah baik negeri/swasta, tempat umum, dll) yang lokasinya jauh dari Perpustakaan Umum Kota Surabaya.

3.13. Pelayanan Publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga Negara/ penduduk atas barang, jasa dan pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan public

3.14. Penyelenggara pelayanan publik yang selanjutnya disebut penyelenggara adalah setiap institusi penyelenggara negara, korporasi, lembaga independen yang dibentuk berdasarkan Undang-Undang untuk kegiatan pelayanan publik, dan badan hukum lain yang dibentuk semata-mata untuk kegiatan pelayanan publik.

3.15. Organisasi penyelenggara pelayanan publik yang selanjutnya disebut Organisasi Penyelenggara adalah satuan kerja penyelenggara pelayanan publik yang berada di lingkungan institusi penyelenggara negara, korporasi, lembaga independen yang dibentuk berdasarkan Undang-Undang untuk kegiatan pelayanan publik, dan badan hukum lain yang dibentuk semata-mata untuk kegiatan pelayanan publik.

3.16. Standar pelayanan adalah tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji Penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan yang berkualitas, cepat,mudah, terjangkau, dan terukur.

3.17.Maklumat pelayanan adalah pernyataan tertulis yang berisi keseluruhan rincian kewajiban dan janji yang terdapat dalam Standar pelayanan

3.18. Pihak terkait adalah pihak yang dianggap kompeten dalam memberikan masukan terhadap penyusunan Standar pelayanan

3.19.Pelaksana pelayanan publik yang selanjutnya disebut pelaksana adalah pejabat, pegawai, petugas, dan setiap orang yang bekerja di dalam organisasi penyelenggara yang bertugas melaksanakan tindakan atau serangkaian tindakan pelayanan publik.

4 SISTEM, MEKANISME DAN PROSEDUR

4.1 LAYANAN PERPUSTAKAAN UMUM

4.1.1 Pengunjung / Anggota mendatangi Informasi Perpustakaan Umum dan mengisi Buku Tamu. Anggota baru mengajukan pembuatan KTA (Kartu Tanda Anggota) dengan persyaratan :UMUM Mengisi formulir pendaftaran

Fotocopy KTP Surabaya yang masih berlaku

Bagi yang ber KTP diluar Surabaya, mengisi Surat Pernyataan dan menyerahkan uang jaminan sebesar Rp 100.000 (Seratus Ribu Rupiah), uang jaminan dapat diambil kembali setelah yang bersangkutan berhenti menjadi anggota Perpustakaan

PELAJAR Mengisi formulir pendaftaran, diketahui oleh Kepala Sekolah ybs

Mengisi Surat Keterangan ditandatangani oleh Kepala Sekolah ybs

Fotocopy Kartu Keluarga (KK) Surabaya

Bagi yang ber KK diluar Surabaya, mengisi Surat Pernyataan dan menyerahkan uang jaminan sebesar Rp 100.000 (Seratus Ribu Rupiah), uang jaminan dapat diambil kembali setelah yang bersangkutan berhenti menjadi anggota Perpustakaan

4.1.2Setelah berkas pendaftaran lengkap, calon anggota menuju Ruang Foto dan langsung menerima Kartu Tanda Anggota dari Petugas.

4.1.3Anggota perpustakaan menuju ruang baca yang disediakan atau melihat katalog buku yang tersedia dalam program komputer.

Aturan peminjaman buku di Perpustakaan Umum adalah :

a. Terdaftar sebagai anggota Perpustakaan Umum

b. Masa peminjaman buku selama 1 (satu) minggu, maksimal pinjam 2 (dua) buah buku per anggota dan boleh diperpanjang sampai 3 (tiga) kali perpanjangan

Keterlambatan pengembalian dikenakan sanksi denda :

Koleksi buku dewasa

: Rp 500,- / buku / hari

Koleksi buku anak

: Rp 200,- / buku / hari

c. Apabila buku yang dipinjam hilang / rusak peminjam wajib mengganti dengan Buku / Subyek yang sama

4.1.4 Untuk peminjaman buku :

Anggota menyerahkan buku yang akan dipinjam kepada petugas

Petugas men-scan KTA dan Barcode buku (untuk mengetahui nomor anggota dan judul buku secara otomatis)

Pada Lidah Buku dituliskan Tanggal Kembali Buku

Pada Kartu Buku dituliskan Nomor Anggota Peminjam dan Tanggal Kembali Buku

Petugas mengambil Kartu Buku dan menyimpannya

4.1.5. Untuk pengembalian buku, Petugas menerima buku dari peminjam dan meletakkan Kartu Buku kembali dalam Kantong Buku. Petugas selanjutnya mengembalikan buku pada tempatnya.

4.1.6Anggota atau pengunjung Perpustakaan Umum dapat memberikan masukan tentang jenis buku yang dibutuhkan dengan mengisi Blanko Saran dan memasukkannya ke kotak saran yang tersedia di Perpustakaan Umum

4.1.7.Masukan pengunjung perpustakaan tentang buku yang dibutuhkan menjadi bahan (input) untuk pengadaan koleksi yang dilaksanakan oleh Sub Bidang Pengadaan dan Pengolahan Kepustakaan .

4.2 LAYANAN MOBIL PERPUSTAKAAN KELILING

4.2.1. Mobil Perpustakaan Keliling digunakan untuk mempermudah jangkauan dalam penyebaran informasi dan merupakan pelayanan untuk baca ditempat

4.2.2Buku yang dibawa di Mobil Perpustakaan Keliling disesuaikan dengan sasaran, utamanya adalah Buku Koleksi Anak. Sasaran mobil perpustakaan Keliling: sudah terjadwal, yaitu pada SD dan tempat umum.

Setiap bulan Kasubid Layanan Kepustakaan menyusun Jadwal Layanan Keliling beserta nama Petugas Perpustakaan yang bertanggung jawab. Jadwal ditandatangani oleh Kepala Badan.

4.2.3Prosedur/ Mekanisme Untuk peminjaman buku pada layanan Mobil Perpustakaan Keliling :

Pengunjung mengisi Buku Tamu dan menuliskan judul buku untuk dibaca di tempat yang telah disediakan.

Setelah selesai jam pelayanan mobil perpustakaan keliling, petugas mengumpulkan kembali buku-buku yang dipinjam dan merapikan buku. Pengguna jasa Mobil Perpustakaan Keliling dapat memberikan masukan tentang jenis buku yang dibutuhkan dengan mengisi Blanko Saran dan menyerahkan kepada petugas perpustakaan. Masukan pengunjung perpustakaan tentang buku yang dibutuhkan menjadi bahan (input) untuk pengadaan koleksi yang dilaksanakan oleh Sub Bidang Pengadaan dan Pengolahan Kepustakaan.4.3 Layanan Paket4.3.1Sub Bidang Layanan Kepustakaan memperoleh data calon pengguna jasa layanan paket dari Bakesbang Linmas (Badan Kesatuan Bangsa dan Perlindungan Masyarakat) Kota Surabaya.

4.3.2.Kasubid Layanan Kepustakaan menyusun Jadwal Layanan Paket yang memuat informasi tentang sasaran lokasi yang menjadi prioritas dan nama petugas yang bertanggung jawab. Jadwal diverifikasi oleh Kabid Informasi dan Layanan lalu ditandatangani oleh Kepala Badan.4.3.3.Layanan Paket :

4.3.3.1.Diperuntukkan bagi Yayasan / LSM / Organisasi Sosial (seperti Rumah Singgah, Panti Asuhan, Pondok Pesantren, dll) tertentu secara bergiliran dan pergantian koleksi secara rutin4.3.3.2.Sasaran lokasi dipinjami buku perpustakaan sejumlah 100 buku selama 1 (satu) bulan dan secara bergiliran.4.3.3.3.Apabila buku yang dipinjam hilang / rusak peminjam wajib mengganti dengan Buku / Subyek yang sama.

4.3.3.4.Penyerahan dan Pengembalian Buku menggunakan Berita Acara Penyerahan Buku.

4.4. Layanan Taman Bacaan Masyarakat (TBM)

4.4.1.Sub Bidang Layanan Kepustakaan memperoleh data target program TBM dari Bappeko (Badan Perencanaan Kota Surabaya).

4.4.2Pendirian TBM adalah sesuai kesepakatan antara Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya bersama dengan penanggung jawab lokasi (Balai RW / Kelurahan / Kecamatan / Rusun / Liponsos).

4.4.3.Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya mempersiapkan fasilitas, koleksi dan petugas di setiap TBM.

4.4.4.Jam buka TBM adalah menyesuaikan dengan kondisi setempat (kecuali di Kelurahan / Kecamatan, pada jam kerja kantor).

Untuk peminjaman buku pada layanan TBM :

Pengunjung mengisi Buku Tamu

Pengunjung memilih buku dan baca di tempat

4.4.5.Petugas mengumpulkan kembali buku yang dipinjam dan merapikan buku.4.4.6. Pengunjung dapat memberikan masukan tentang jenis buku yang dibutuhkan dengan mengisi Blanko Saran dan menyerahkan kepada petugas perpustakaan.4.4.7.Masukan pengunjung perpustakaan tentang buku yang dibutuhkan menjadi bahan (input) untuk pengadaan koleksi yang dilaksanakan oleh Sub Bidang Pengadaan dan Pengolahan Kepustakaan.

4.4.8.Setiap minggu Petugas TBM membuat Laporan Mingguan berisi informasi : Jumlah pengunjung & Data pengunjung

Jumlah dan jenis koleksi yang dibaca (minat pengunjung)

Kondisi koleksi

Laporan disampaikan kepada Kasubid Layanan Kepustakaan setiap hari Senin.

4.4.9.Kasubid Layanan Kepustakaan merekap laporan TBM, untuk dilaporkan kepada Kabid Layanan dan Informasi dan Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan.

5 WAKTU PENYELESAIAN :JENIS PELAYANANWAKTU PENYELESAIAN

1. Layanan Pembuatan KTA10 (Sepuluh) menit

2. Layanan Peminjaman Buku perpustakaan 1 minggu dan dapat diperpanjang 2X

3. Layanan Perpustakaan Keliling di sekolah

08.00 12.00 WIB

4. Layanan Paket

1 (satu) bulan

5. Layanan mobil perpustakaan keliling di taman

6. TBM

Sabtu dan Minggu

08.30 16.30 WIBSinin Minggu kecuali jadwal libur Jam 08.30 -16.30 WIB

Catatan : Pelayanan diberikan setiap hari kerja dan kecuali hari libur tutup pelayanan

6. BIAYA

6.1. Semua jenis pelayanan yang dilaksanakan oleh Bidang Layanan Perpustakaan tidak dipungut biaya (Gratis)

6.2 Untuk memperbanyak dokumen foto copy dikenanakan biaya sebesar biaya untuk ongkos foto copy.7. Produk Pelayanan

7.1 Produk pelayanan berupa memberikan informasi tentang buku-buku perpustakaan, menyediakan tempat bacaan buku perpustakaan. 7.2Meminjamkan buku buku perpustakaan

7.3Membuat Kartu Anggota Perpustakaan

7.4.Memberikan / menyalurkan bantuan sarana / prasarana perpustakaan ke Perpustakaan Sekolah, PAUD/TP PKK yang berasal dari bantuan Corporate Social Responbility (CSR).8. SARANA, PRASARANA DAN / ATAU FASILITAS

8.1Komputer. & Printer8.2Buku Perpustakaan8.3Form Monitoring 8.4 Cheklis

8.5. Foto

8.6 Rak / lemari buku8.7. Kursi.

8.8. Meja Perpustakaan

8.9. Buku catalog8.10.Kotak Pengaduan

8.11.Buku kunjungan

9.KOMPETENSI DAN JUMLAH PELAKSANA

PELAKSANAJUMLAHKOMPETENSI

1.Ka.Bidang Informasi dan Layanan2.Ka.Sub Bid Layanan Perpustakaan3.Staf Sub Bid Layanan Perpustakaan

1 Orang

1 Orang

10 Orang

Pelatihan Pustakawan yang dilaksanakan oleh Perpusnas dan Badan Perpustakaan dan Arsip Propensi

Petugas Teknis Perpustakaan

388 Orang

10 PENGAWASAN INTERNAL

10.1 Pengawasan Internal terhadap pelayanan Bidang Layanan Perpustakaan proses dan prosedur dipantau oleh coordinator Kepala Bidang Layanan Perpustakaan10.2 Secara periodic minimal dilaksanakan setiap bulan untuk memastikan seluruh proses realisasi pelayanan dapat dikendalikan

11. PENANGANAN PENGADUAN SARAN DAN MASUKAN

11.1 Menyediakan sarana pengaduan bagi masyarakat Umum yang di Kota Surabaya

11.3.Masyarakat yang hendak menyampaikan pengaduan harus menyampaikan indentitas diri secara jelas dan hal yang akan diadukan terkait dengan pelayanan yang dilaksanakan oleh Sub Bidang Layanan Perpustakaan11.4 Pengaduan secara langsung ke putugas Layanan Perpustakaan akan dicatat dalam log book pengaduan masyarakat oleh petugas Layanan Perpustakaan.

11.5 Kotak saran di buka setiap hari diakhir pelayanan oleh petugas Layanan Perpustakaan dan apabila tidak ada pengaduan dicatat dalam log Book Pengaduan masyarakat.

11.6Petugas Layanan Perpustakaan setiap hari mengecek buku pengaduan yang ada dimeja informasi. Apabila ada pengaduan terhadap pelayanan pada hari yang bersangkutan disampaikan kepada petugas Layanan Perpustakaan dan untuk selanjutnya pengaduan tersebut di catat pada Log Pengaduan Mayarakat.

11.7 Berdasarkan rekaman pengaduan pada Log Book Pengaduan masyarakat, setiap akhir bulan Kepala Bidang Informasi dan Layanan mengecek status tindak lanjut pengaduan dan memastikan tidak ada dampak lanjutan atas hal yang diadukan oleh masyarakat.

11.8. Apabila pada log Book Pengaduan masyarakat terdapat ada 5 (Lima) topic pengaduan yang sama akan dilakukan tindakan perbaikan terhadap system pelayanan sesuai dengan prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan..