Embed Size (px)
Citation preview
SPETSIALISTwww. rmp .ee /pe r i ood i l i ne / spe t s i a l i s t
PABERIVABARAAMATUPIDAMINE
Jaanuar 2015 / Paberivaba raamatupidamine
Raamatupidajate ja raamatupidamise areng eipeatu vist eal. Euroopa Parlament on seadnud sihiks, et 2020. a kasutatakse Euroopas peamiselt masintöödeldavaid e-arveid. Eesti tehnilinevalmisolek e-arvete ulatuslikuks kasutusele-võtuks on hea, kuid vajaka jääb motivatsioonistja teadlikkusest.
Värske ajakirjanumbri keskmes on paberivabaraamatupidamine, mis kätkeb endas nii e-arveid,kontrolli sellise arvepidamise üle kui ka andmetehoidmist pilves.
Marge Lepp rahandusministeeriumist tutvustabüleminekut e-arvete vahetamisele riigiasutuste jaeraettevõtjate vahel. Ayrton Grossmann TelemaAS-st selgitab, mis on ja mis ei ole e-arve ningjagab näpunäiteid, kuidas alustada. Missugusede-arvete edastamise kasutuslood on juba olemasvõi missugust e-arvete edastamise/vastuvõtmisekanalit tulevikus kasutama hakata, sellest saabülevaate Margus Tammeraja, Tammeraja & CoOÜ, artiklist.
Raamatupidaja töö on pidevas muutuses. Nõndaon muutunud ka tema roll administreerijast koor-dineerijaks. Kuidas võiks toimuda paberivabaraamatupidamise audiitorkontroll ja kas kehti-vaga võrreldes selles olulisi erinevusi üldse on,kirjutab Õnne Laiakask PKF Estonia OÜ-st.Paavo Pudan Iteraction OÜ-st tutvustab erine-vaid pilveteenuse pakkujaid, kes võimaldavadarhiveerida ettevõtte andmeid internetis tasuta.Riigi loodud raamatupidamistarkvara e-arveldajaplussidest ja miinustest kirjutab Aleksandr Beloussov Registrite ja Infosüsteemide Kes-kusest.
Uus aasta tõi kaasa ka hulgaliselt maksumuuda-tusi. Tanel Molok advokaadibüroost SORAI-NEN kirjutab e-teenuste pakkujaid puudutavastuuest käibemaksu tasumise korrast.
Maia Kurim, peatoimetaja
ww
w.rm
p.ee
Sisukord
Paberivaba raamatupidamineon tulevane reaalsus
Toimetuse veerg 3Eesti riigi eesmärgid e-arvetega 4 - 7
arveldamisele üleminekuksE-arve – arvete saatmise ja 8 - 11
saamise traditsioone murdmas
E-arvete saatmisest 12 - 15avalikule sektorile
Formaat: A5 / PDF
Ilmumisaeg: Jaanuar 2015
Ajakiri SPETSIALIST saadetakse 33 363-le RMP.ee Nädalakirja tellijale.
RMP Eesti OÜTel: 6 848 110E-post: [email protected]
Raamatupidamis- ja maksuinfoportaal RMP.ee
Paberivaba raamatupidamine 16 - 18 ja audiitorkontroll
e-arveldaja - müüdid 23 - 26ja tegelikkus
E-teenuste pakkujatel uus 27 - 30käibemaksu tasumise kord
Tasuta andmete arhiveerimine 19 - 22 internetis
SPETSIALIST
4
ww
w.rm
p.ee
Miks ja kellel on kasulikarveldada e-arvetega?On palju uurimusi sellest, et e-arvete kasutamine säästab ettevõttele raha ningannab ka mitmesugust mitterahalist kasu.Kui hinnata masintöödeldavate e-arvetekasutamise eeliseid võrreldes paber- jaPDF-arvetega kahe osapoole - müüja jaostja - vaates, siis tavaliselt tuuakse esileostjal tekkivat kasu. Ostja poolel saadavat
kasu, näiteks kulude kokkuhoidu, on liht-sam mõõta. Samal ajal on e-arvetest kasuka müüjal, kuigi siin on mõjud kaud-semad.
Konsultatsioonifirma Ernst & YoungBaltic AS poolt rahandusministeeriumitellimusel 2014. aastal läbi viiduduuringus1 on välja toodud ostu-/müügi-protsessi mõlema osapoole järgmised e-arvete kasutamise eelised. Vt tabel 1.
Analoogilisi eeliseid, mida annab e-arvetekasutamine ettevõtetele traditsioonilistearveformaatidega võrreldes, on kirjelda-tud paljudes rahvusvahelistes ja riikideuuringutes ning raportites (näiteks “E-invoicing/E-billing 2014” veebiaadressilwww.exchange-summit.com/market-report).Riigi tasemel avaldub e-arve kasutamisepositiivne mõju üldises rahalises säästusning keskkonnahoius. Näiteks hinnatakseEuroopas täielikule e-arveldusele üle-mineku puhul kokkuhoiuks ligikaudu 40miljardit eurot ning 14 miljonit puud,Eestis 56 miljonit eurot aastas.
Eesti riigi eesmärgid e-arvetega arveldamiseleüleminekuks
Marge LeppRahandusministeeriumi tugiteenusteprojektijuht
E-arvetest on kasu nii ostjal kui ka müüjal.
5
ww
w.rm
p.eeJaanuar 2015 / Paberivaba raamatupidamine
E-arvetega arveldami-sele üleminek Eestis Paljud Euroopa riigid one-arvete kasutamisest saa-davat tulu mõistnud jubaammu ning teinud mingi-tele sihtgruppidele e-arve-te kasutamise kohustus-likuks. Näitena võib tuuaTaani (e-arvete kohustusalates 2005), Norra (e-arvete kohustus
alates 2012), Austria (e-arvete kohustusalates 2014). Reeglina on tehtud e-arvedkohustuslikuks arveldamisel era- ja avali-ku sektori vahel (Business to Goverment
e B2G). Tule-museks on see,et nendes riiki-des on saavuta-tud väga suure-arvete osakaalning sellest tu-lenev kulude
kokkuhoid. Eurostati 2013. aasta andmete
Protsess Paber- ja/või PDF-arved e-arved
Ost ja müük w Traditsiooniline menetlus, doku-mentide paberi- ja printimiskulu
w Elektrooniline menetlus, puudub vajadus dokumentide väljatrükki-miseks ja transportimiseks
Ost w Ostuarvete menetlemisega seotudajakulu
w Kooskõlastusprotsess ajaliselt lühem w Ostuarved jõuavad kiiremini infosüsteemi
Ost w Ostuarvete transpordikulud hajusaorganisatsioonistruktuuri korral
w Puudub vajadus arveid füüsiliselt erinevate asukohtade vahel liigutada
Ost w Ostuarvete sisestamisel tekkinudvead ja ebatäpsused
w Väheneb sisestusvigade hulk
Müük w Arvete hilisem jõudmine fi-nantsarvestussüsteemidesse tekitabviivituse rahavoogude planeerimiselähteandmetes
w Andmed jõuavad IS-i kiiremini,adekvaatsem pilt finantsolukorrast w Rahavoogusid planeerides võimalik arvestada veel kinnitamata ja kinnitamisel olevate arvetega
Müük w Tervikülevaate puudumine kõigistmüügiarvetest ja laekumiste raskejälgimine
w Täielik ülevaade väljastatud arvetest ja laekumistest
Müük w Palju kliendipäringuid arvete andmete täpsustamiseks, koopiate saamiseks
w Klientide iseteenindus
Tabel 1
Eesti tehnilinevalmisolek
e-arvetele üle-minekuks on hea.
SPETSIALIST
6
ww
w.rm
p.ee
kohaselt oli e-arvete osakaal kõikidestarvetest Taanis - 59%, Norras - 37%, Austrias - 35%. Aastast säästu hinnatakseTaanis 120 miljonile eurole. Väga kõrgee-arvete osakaal (74%) on Soomes, kellelerinevalt enamikust teistest Euroopa rii-kidest ei ole e-arved tehtud seadusand-luses kohustuslikuks. Soomes on protsessijuhtinud e-arvete foorum, mis on loodud2003. aastal pankade ja e-teenuste pakku-jate algatusel.
Eesti on e-arvete kasutusulatuse poolestpigem mahajääjate seas. Rahandusminis-teeriumi korraldatud uuringu tulemusenaon Eesti kohta saadud järgmised andmed:
avaliku sektori ostuarvetest on •e-arveid 8% ning müügiarvetest3%,
erasektori müügiarvetest on e-ar-•veid 19%.
Positiivsena tõi aga uuring välja selle, etEesti tehniline valmisolek e-arveteleüleminekuks on hea ning enamus e-arveidkasutavatest ettevõtetest ja asutustest hindas e-arvete mõju organisatsioonile majanduslikult kasulikuks.
Euroopa Komisjoni eesmärk on, et aas-taks 2020 kasutatakse Euroopas peamiseltmasintöödeldavaid e-arveid. Euroopa
Parlamendi ja Euroopa Nõukogu direktiivnr 2014/55/EL näeb ette e-arvete kasu-tamise kohustuslikuks tegemist riigi-hangetes hiljemalt 2018. aasta lõpuks,kutsudes samal ajal liikmesriike ülesmuutma e-arveldamist riigihangete puhulkohustuslikuks juba 2016. aastaks. “Eestiinfoühiskonna arengukavas 2014-2020”on aastaks 2020 avaliku ja erasektori vahelises arveldamises e-arvete kasuta-mise määraks kavandatud 100%.
Võttes arvesse rahandusministeeriumi korraldatud uuringu tulemusi, on püstita-tud eesmärk teha era- ja avaliku sektorivaheline (B2G) e-arvetega arveldamineEestis kohustuslikuks 2016. aasta lõpuks.Tegevused selles suunas on juba alanud.Loodud on e-arvetele üleminekuprotsessikorraldav töörühm. Ettevalmistamisel one-arvete kasutamist sätestavad muudatu-sed raamatupidamise seaduses. Arenda-misel on riigi e-arvete portaal väikeette-võtetele e-arvete tasuta koostamiseks jaedastamiseks.
E-arvete kasutamise kohustus rakenda-takse esmalt (orienteeruvalt 2016. aastakeskpaigaks) avaliku sektori asutusteleostuarvete vastuvõtmiseks e-arvetena.Erasektorile rakendatakse kohustus saataavalikule sektorile e-arveid 2016. aastalõpuks.
Erasektorile rakendatakse
kohustus saata avalikule sektorile
e-arveid 2016. aasta lõpuks.
Eesti on e-arvete kasutusulatuse
poolest pigem maha-jääjate seas.
ww
w.rm
p.ee
7
Jaanuar 2015 / Paberivaba raamatupidamine
E-arvete kohustuslikuks tegemist ei peaaga organisatsioonid ootama. Mõistlik onoma võimalusi ja lahendusi kaaluda jubatäna. Üha rohkem on internetis saadavalmaterjale, mis selgitavad e-arvete tööt-luseks pakutavaid mudeleid ning e-arve-tele üleminekuks vajalikke tegevusi. Rahandusministeeriumil on samuti kavasmitmeid tegevusi n-ö “varasema vaba-tahtliku ülemineku” toetamiseks, muuhulgas
erinevate sihtrühmade koolitamine •e-arvete teemal, st põhjalikud üle-vaated e-arvete olemusest ja nendekasutamise majanduslikust mõjust eraettevõtetele, avaliku sektori organi-satsioonidele ning riigile tervikuna;
e-arvete kasutuselevõtu võimaluste•tutvustamine ja nõustamine;
selliste riigihangete osakaalu suu-•rendamine, milles lubatakse ainulte-arvete saatmist hankijale.
Kirjeldatud mudeli elluviimisel on Eestiavalikus sektoris saavutatav sääst konser-vatiivse hinnangu järgi umbes 2,5 miljoniteurot aastas.
___________________________
1 Ernst & Young Baltic AS uuringu “Masinloetavatele e-arvetele üleminek era- ja avaliku sektori vahel(valmisolek ja vajadused)”
E-arvete kasutuselevõtttähendab lisakulu
2014. a maist-septembrini viis Ernst &Young Baltic AS koostöös rahandusminis-teeriumiga läbi uuringu “Masinloetavatele e-arvetele üleminek era- ja avaliku sektorivahel (valmisolek ja vajadused)”, milleeesmärk oli välja selgitada võimalusedmasinloetavate e-arvete laiemaks kasutu-selevõtuks era- ja avaliku sektori vahelisesarveldamises.
Uuringu lõpparuandes toodi muu hulgasvälja peamised põhjused, miks ettevõtted eiedasta arveid masinloetavate e-arvetena.Seda uuris RMP.ee toimetus ka portaalikasutajatelt gallupi küsimusega: “MidaTeie arvate, miks ei edasta ettevõttedmüügiarveid masinloetavate e-arvetena?”.
Kui Ernst & Young Baltic AS uuringus osalenud hindasid kõige olulisema põhju-sena, et kliendid ei ole e-arveid tellinud võisoovinud, siis RMP.ee kasutajate hinnan-gul on selleks vajaliku majandustarkvarasoetamine ja/või operaatorteenuse kasu-tamine liig kallis.
Kliendid ei ole e-arveid tellinud/soovinud
E-arvete võimekusega majandustarkvarasoetamine/operaatorteenuse kasutamineon liiga kallis
Muu põhjus
Puudub juhtkonna tahe
Takistused puuduvad
SPETSIALIST
8
ww
w.rm
p.ee
Alles see oli, kui hakati massiliselt kasu-tama PDF-arveid ja enam ei pidanud igalhommikul pungil postkasti tühjendama.Arvete füüsiline edastamine sai lahendusePDF-faili kujul. Arveandmete topelt sises-tamine majandustarkvarasse nii saatja kuivastuvõtja poolt aga säilis. Aeganõudvaandmesisestuse probleemi kõrvaldabe-arve.
Mis on e-arve?E-arve on elektrooniline arve, mis luuakse,edastatakse ja säilitatakse elektroonilises
keskkonnas. E-arve on masinloetav ehkettevõtete majandustarkvarad saavad selleautomaatselt vastu võtta. Puudub vajadusarvet käsitsi sisestada. E-arve luuaksesaatja arvutis ning sealt edasi liigub seetarkvarast tarkvarasse digitaalselt.
Mis ei ole e-arve?PDF-arve, kuna selle andmed peab•majandustarkvarasse kopeerima käsitsi.Skaneeritud paberarved.•Elektrooniliselt saadetud, kuid mingil•hetkel siiski väljatrükitud (nt kinni-tusringiks, arhiveerimiseks) arved.Elektrooniliselt vahetatavad, kuid•mitte seadusandlikele nõuetele vasta-vad dokumendid.
E-arvele esitatavad nõudedE-arvetele seaduses esitatavad nõuded onsamad, mis muul kujul esitatud arvetele.
E-arve – arvete saatmiseja saamise traditsioonemurdmas
Ayrton GrossmannTelema AS tootejuht
PDF-arve ei ole e-arve, kuna selle
andmed peab majandus-tarkvarasse
kopeerima käsitsi.
9
ww
w.rm
p.eeJaanuar 2015 / Paberivaba raamatupidamine
Kõik raamatupidamise seaduses ette näh-tud väljad peavad olema täidetud.
E-arveid võib esitada kõigile partneritele,kellega on eelnevalt vastav kokkulepesõlmitud. E-arvet tuleb sarnaselt paber-arvele säilitada seaduses sätestatult 7 aastatning elektroonsete andmete loetavus peabolema tagatud kogu säilitusaja jooksul.
E-arve, kas kulu või tulu?Et saada e-arvetest selgemat pilti, tuleksolukorda hinnata nii e-arve saaja kuisaatja seisukohast.
Kasu/kulu e-arve vastuvõtjaleE-arvetele üleminek võimaldab automati-seerida mitmed arvetega seonduvad tegevused, nagu sorteerimine, registreeri-mine, andmete sisestamine majandustark-varasse, konteerimine, kinnitusringilesuunamine ning arhiveerimine. Arvetekäsitlemiseks kuluv aeg ja kulud vähe-nevad kuni 80%. “E-arvetele üleminekuprojekti kestvus on enamasti 1-2 kuud,”on öelnud Mehis Kütt, Amserv Grupp AS-st. Tasuvusaeg oleneb loodava süsteemikeerukusest ja on enamasti vahemikus 6-18 kuud.
E-arvete vastuvõtmiseks tuleb luua ühen-dus oma majandustarkvara ning partneri
ja/või e-arve operaatori vahel. See või-maldab kõik e-arveid saatvad partneridühendada ühe korraga. Ühendamise, ope-raatorteenuse ja lisateenuste tasud on majandustarkvara pakkujate ja operaato-rite lõikes erinevad.
Arve jõudmine ettevõtte majandustark-varasse elektroonilisi kanaleid piditähendab, et ärikriitilist infot ei pea enamkäsitsi sisestama, mille tulemusenaväheneb vigade arv ning nende otsimiseksja parandamiseks kuluv aeg.
Kuna raamatupidamine suudab nüüdoluliselt kiiremini ära töödelda samahulga arveid, jääb neil aega üle. Seda saabkasutada kõrgemat lisaväärtust loovateletegevustele, nagu finantsplaneerimine,eelnevate perioodide analüüs vms. “Kauplustes võimaldab e-arvete lahenduskeskenduda põhitegevusele,” on märki-nud Kristjan Anderson, Selver AS äri-arvestuse juht.
Menetlemise koguaja vähenemisele aitabkaasa ka arvete kinnitamise mobiilsus jakaugtöö võimalus (nt kuluarvete akt-septeerimine reisil olles). “Füüsiliselt kohast sõltumatus on üks peamisi võite,mida e-arvetele üleminekul saavutasime,”tõdeb Martin Männil Tallinna linna finantsteenistusest.
Kasu/kulu e-arve saatjaleKasu e-arve vastuvõtjale on selge ningseda on lihtne mõista, kuid ka e-arve saat-jale on e-arved kasulikud. Tänu e-arveteleparaneb kliendirahulolu, kiireneb rahalaekumine ostjatelt ning seeläbi käibe-kapitali juhtimine.
E-arvetele seadusesesitatavad nõuded on samad, mis muul
kujul esitatudarvetele.
SPETSIALIST
10
ww
w.rm
p.ee
Ilmselt üks suurimaid kasusid, mis e-arvetele üleminek pakkuda võib, onparanenud kliendirahulolu. Kliendilemuutub saabunud arvete töötlemineoluliselt lihtsamaks. Nii võib e-arvetestsaada mõjus müügiargument.
E-arved kõrvaldavad ajakulu, mis kuluspaberarvete saatmisele, sorteerimisele,sisestamisele ja kinnitamisele suunami-sele. See omakorda tähendab, et arved,
mille maksmine varasemalt seetõttu vii-bis, saavad nüüd õigeaegselt tasutud.Lisaks väheneb kliendil sisestamisest tingitud vigade hulk, kuna enam ei peakeegi arveid manuaalselt sisse trükkimaning minimeeritakse tõenäosus, et arvekinnitamisel tagasi saadetakse.
Kuidas alustada?Enne e-arvete vastuvõtmise ja saatmisegaalustamist tuleb langetada põhimõttelineotsus: kas kasutada otseühendusi iga partneriga või keskoperaatori teenust.Lisaks tuleks uurida ka majandustarkvaravõimekust e-arveid saata ja vastu võtta.“Enamus majandustarkvara pakkujaidomavad täna sertifitseeritud liidest e-arvetele,” märgib Mehis Kütt, AmservGrupp AS IT-juht.
e-dokument, ajal, kohas
www.telema.com
Tänu e-arveteleparaneb kliendi-rahulolu, kiireneb
raha laekumine ostjatelt ningseeläbi käibe-
kapitali juhtimine.
11
ww
w.rm
p.eeJaanuar 2015 / Paberivaba raamatupidamine
Kahe ettevõtte vahelist otseühendust onküllaltki lihtne luua, tuleb vaid kokku lep-pida järgmised põhimõtted: dokumenditüüp, vorming, vahetamise kanal ning lii-kumisviis. Siiski tasub arvestada sellega,et tavaliselt on ettevõttel vaja dokumentevahetada rohkem kui ühe partneriga ja igapartneri lisamisel suureneb ülesandekeerukus geomeetriliselt.
Otseühendustega kaasnevat keerukust jamuutuste mõju saab piirata, kui liituda e-arve operaatoriga, kes on ehitanudühendused teiste ettevõtetega. Operaatoriülesandeks on saadetud dokumentidetransport ja konverteerimine vastuvõtjalesobivasse formaati (lisaks veel vahetus-kanalite haldamine, administreerimine,turvamine).
Operaatoriga liitudes tuleb ühendus ehi-tada vaid üks kord, mitte iga partnerigaeraldi nagu otseühenduste puhul. Lisaksvõivad operaatorid olla rändlussuhtes ehkühe operaatori kliendina on võimalik teiseoperaatori klientidele e-arveid saata. Sarnaselt töötavad mobiilioperaatorid. “E-arvete süsteemi otsustasime sisse osta,kuna olemasoleva dokumendihaldussüs-teemi arendamine või uue tarkvara soeta-mine oleks osutunud liialt keerukaks jakulukaks,” ütleb Martin Männil Tallinnalinna finantsteenistusest.
Mida teha siis, kui ettevõttes onlisaks nn kuluarvetele paljukaubaarveid?Kui ettevõte tegutseb valdkonnas, kusostab ja müüb materjale ja kaupasid, vaja-vad optimeerimist lisaks arvetele ka muudkaupadega seonduvad dokumendid.
Operaatori valikul tasub tähele panna kaseda, kas operaator on võimeline lisaksarvetele edastama ja töötlema ka muidkaupade liikumisega seotud dokumentenagu tellimused ja saatelehed. See või-maldaks lisaks kuluarvete menetlemiseprotsessi optimeerimisele ka kogu tarne-ahel sujuvamalt tööle panna.
Kas kõik partnerid peavadolema võimelised e-arveidsaatma, et e-arvetega alustada?Kui kõik partnerid ei ole võimelised e-arveid saatma, siis on võimalik kasu-tada digiteerimist - sisse tulnud arvetele(nii paberil kui PDF-formaadis) lisataksemasinloetav kuju ning seejärel saab teiemajandustarkvara need automaatselt sisselugeda.
Masinloetava faili lisamine olemasolevalePDF-ile või skaneeritud paberarvele onvõimalik ka teenusena e-arve operaa-toritelt sisse osta. “Digiteerimine on agapigem vaheetapp päris e-arvetele ülemi-nekul, kuid annab siiski märgatava eelisevõrreldes traditsioonilise arvete käsit-lemisega,” märgib Mehis Kütt AmservGrupp AS-st.
E-arvete vastuvõt-miseks tuleb luua
ühendus oma majandus-tarkvara ning partneri
ja/või e-arve operaatori vahel.
SPETSIALIST
12
ww
w.rm
p.ee
Marge Lepa artiklis "Eesti riigi eesmärgide-arvetega arveldamisele üleminekuks"viidatud kohustus, mis tõenäoliselt 2016.aastast kehtima hakkab, võib tundudakarmivõitu. Tegelikult on pilt juba tänaüsna positiivne.
Käesolevas artiklis on välja toodud kõiktehniliselt võimalikud masinloetava e-arvekoostamise ja avaliku sektori asutuseleedastamise kasutuslood Eestis (vt joonis1), mis illustreerivad ilmekalt tehnilistvalmisolekut ja alternatiivide paljusustarve väljastaja vaatenurgast.
Skeemis kasutatud mõisted
Klient - organisatsioon, mis väljastabmüügiarve. On klient oma majandustark-vara ja operaatorteenuste pakkujate suhtes.Operaator - e-arvete operaatorteenuse(vahenduse) pakkuja. Operaatoritena onkäsitletavad
Omniva (avaliku sektori ostuarvetemenetluse pakkuja, OPER1); OpusCapita, Telema, Edisoft (antud kontekstis on kõik OPER2); Dokumendivahetuskeskus (DVK).
ERP - majandustarkvara, raamatupida-misprogrammXML - Eesti standardile vastav masin-loetav e-arve XML-formaadisLiides - tehniline lahendus, millega ERP-st edastatakse digiarve operaatorileAH - Arvehaldus (avalikus sektoris kasu-tatav ostuarvete menetluse lahendus)DHS - dokumendihaldussüsteem
SelgitusedMüügiarvete maht sõltub otseselt organi-satsiooni klientide arvust, kellega on vajaarveldada ning vähegi suurema arvetemahu puhul on kasutusel majandustark-vara (või muu arvete koostamiseks vajalikrakendus). Ehk siis UC 1, 2 ja 5 kasutus-lood vastavad nendele organisatsiooni-dele.
UC 3, 4 ja 6 kirjeldavad organisatsioone,mis väljastavad arveid episoodiliselt ja
E-arvete saatmisestavalikule sektorile
Margus TammerajaTammeraja & Co OÜ juhatuse liige
13
ww
w.rm
p.eeJaanuar 2015 / Paberivaba raamatupidamine
sedavõrd väikeses mahus, et neil ei olepraktilist vajadust kasutada arvete koosta-miseks majandustarkvara (nt kõik tänasedExcel’i ja Word’iga arvete koostajad),kuid võiksid kasutada elementaarset veebipõhist arvehaldust.
UC1: Operaatorteenusega 1 liidestunud ERP kasutaja
Klient 1 on organisatsioon, mille müügi-arvete koostamine toimub selles kasutuselolevas majandustarkvaras (ERP). ERPvõimaldab koostatud arve edastada Eestie-arvete standardile vastava XML-for-maadis failina ja on liidestatud operaator-
teenust pakkuva ettevõttega (OPER1).Klient 1 on selle operaatoriga sõlminudlepingu (avanud konto) ja teinud vajali-kud tehnilised seadistused oma ERP-s.Klient 1 maksab ERP regulaarset kasutus-või hooldustasu ning operaatorteenuse kasutus- või tükitasu. Nt võib kuutasu olla5 eurot kuus ilma käibemaksuta.
UC1-1: RIK-i e-arveldaja kasutaja
Klient 1 võib kasutada Registrite ja Info-süsteemide Keskuse e-arveldajat, misveebipõhise tarkvarana on saadaval e-äri-registri portaali kaudu. e-arveldaja puhulon teadaolevalt veebruarist 2015 võimalik
Joonis 1. Kasutuslugude skeemid
SPETSIALIST
14
ww
w.rm
p.ee
edastada e-arvet OpusCapita kaudu. Ope-raatorteenuse kasutamise tingimusedKlient 1 jaoks ei olnud artikli koostamisehetkel teada (st kas peab ise avama kontoja maksma eraldi kuutasu operaatori juu-res). e-arveldaja on esimesel aastal tasutaja teisel kasutusaastal on kuutasu 5 eurotilma käibemaksuta (mahu korral vähemkui 10 kannet kuus - 5 eurot aastas).
UC2: Operaatorteenusega 2 liidestunud majandustarkvara kasutaja
Klient 2 on organisat-sioon, mille müügiarvetekoostamine toimub selleskasutusel olevas majan-dustarkvaras (ERP). ERPvõimaldab koostatud arveedastada Eesti e-arvetestandardile vastava XML-formaadis failina ja on lii-destatud operaatorteenustpakkuva ettevõttega(OPER2). Operaator 2 onsõlminud rändluslepinguoperaatoriga 1, mistõttuedastatakse e-arve üheltoperaatorilt teisele tasuta.
Klient 2 on operaatoriga 2 sõlminudlepingu (avanud konto) ja teinud vaja-likud tehnilised seadistused oma ERP-s.Klient 2 maksab ERP regulaarset kasutus-või hooldustasu ning operaatorteenuse kasutus- või tükitasu.
UC3: Operaator 1 portaali kasutaja
Klient 3 ei oma ERP-i ning saab koostada
ja edastada digiarve OPER1 portaalis.Klient 3 on selle operaatoriga sõlminudlepingu (avanud konto) ning maksab kuu-tasu 5 eurot kuus ilma käibemaksuta.
UC3-1: Operaator 2 portaali kasutaja
Klient 3 ei oma ERP-i ning saab koostadaja edastada digiarve OPER2 portaalis.Klient 3 on selle operaatoriga sõlminudlepingu (avanud konto). Operaator 2 on
sõlminud ränd-luslepingu ope-raatoriga 1, mis-tõttu edastataksee-arve ühelt ope-raatorilt teiseletasuta. Operaator2 kuutasu võibolla 10 eurotkuus ilma käibe-maksuta.
UC4: RiigiInfosüstee-mide Ametiportaali kasutaja
Klient 4 soovib kasutada riigi poolt tasutae-arve koostamise ja edastamise portaali,mis on DVK kaudu seotud DHS-ga.Tehniliselt ei ole see portaal veel avatud.
UC5: Operaatorteenusega X liidestatud ERP kasutaja
Klient 5 on organisatsioon, mille müügi-arvete koostamine toimub selles kasutuselolevas majandustarkvaras (ERP). ERPvõimaldab koostatud arve edastada Eesti
Müügiarvete maht sõltub otseselt organisatsiooni
klientide arvust,kellega on vaja
arveldada. Vähegi suurema arvete mahupuhul on kasutuselmajandustarkvara, episoodiliselt javäikeste mahtude
korral on mõistlikkasutada veebipõhist
arvehaldust.
15
ww
w.rm
p.eeJaanuar 2015 / Paberivaba raamatupidamine
e-arvete standardile vastava XML-for-maadis failina ja on liidestatud operaator-teenust pakkuva ettevõttega (OPER1 võiOPER2). Operaatorid on liidestatud DVK-ga ning juhul, kui avaliku sektori asutusei kasuta OPER1 AH-d, saadetakse digi-arve DVK-sse.
Klient 5 on oma operaatoriga sõlminudlepingu (avanud konto) ja teinud vaja-likud tehnilised seadistused oma ERP-s.Klient 5 maksab ERP regulaarset kasutus-või hooldustasu ning operaatorteenuse kasutus- või tükitasu.
UC6: Operaator X portaali kasutaja
Klient 6 ei oma ERP ning saab koostadaja edastada digiarve OPER1 või OPER2portaalis. Klient 6 on selle operaatorigasõlminud lepingu (avanud konto). Ope-raatorid on liidestatud DVK-ga ningjuhul, kui avaliku sektori asutus ei kasutaOPER1 AH-d, saadetakse digiarve DVK-sse. Kuutasu on 5...10 eurot kuus ilmakäibemaksuta.
UC7: DVK-ga liidestatud ERP kasutaja
Klient 7 on organisatsioon, mille müügi-arvete koostamine toimub selles kasutuselolevas majandustarkvaras (ERP). ERPvõimaldab koostatud arve edastada Eestie-arvete standardile vastava XML-for-maadis failina otse DVK-sse. Klient 7maksab ERP regulaarset kasutus- võihooldustasu. DVK-sse edastamine ontasuta.
KokkuvõtteksKirjeldatud kasutuslood annavad tulevasee-arvete saatmise kohustuse täitmiseksmitmeid erinevaid võimalusi nii tehnilistelahenduste kui ka sobiva kulutaseme vali-kul.
Kõigil majandustarkvara kasutajatel onkindlasti vaja oma tarkvarapakkujagahiljemalt 2016. aasta alguseks täpsustadae-arvete saatmise ja edastamise valmidus.
Enamusel aktiivses kasutuses olevateltarkvaralahendustel on see teema jubatäna lahendatud seoses SEPA otsekor-raldussüsteemi muudatusega 2014. aastaalgul. Seetõttu on tervitatav hakata kõigilee-arvet vastu võtta soovivatele asutustelesaatma e-arveid juba täna.
SPETSIALIST
16
ww
w.rm
p.ee
E-raamatupidamine on täna saamas samatavapäraseks nagu kaardimakse kauban-duses. Raamatupidamise tarkvarad koli-vad järjest veebi ning võimaldavadsüsteemile ligipääsu igal pool, kus eksis-teerib internetiühendus. Dokumentidekäitlemiseks on loodud erinevaid tark-varalisi e-lahendusi, mille abil neid digi-taliseeritakse, saadetakse kinnitusringile,liidestatakse majandustarkvaraga, kon-teeritakse ning arhiveeritakse (nt Opus-Capita, Omniva jm). Ei kujuta enam hästiette ettevõtet toatäie raamatupidajatega,kes kannavad dokumente läbi žurnaalor-
derite, erinevate andmike või ristmelistening liidavad kalkulaatoril ridu kokku.Kuigi selline raamatupidamine ei toimu-nudki nii ammu aega tagasi ja palju raamatupidajaid mäletab seda veel vägahästi.
Raamatupidajate roll on ajas muutunudseoses raamatupidamisarvestuse automa-tiseerimisega ja dokumentide elektroo-niliseks muutumisega.
Tehingute administreerimise asemeltegeletakse rohkem koordineerimisega:programmide kasutusõiguste määramine,digitaliseeritud dokumentide liikumiseskeemide ja kinnitussüsteemide paikapanemine, konteeringute määrangud ja digiallkirjastamised.
Kui süsteemid on paigas, siis on raamatu-pidajal põhiliselt monitooriv roll.Kokkuhoidu saavutatakse nii aja- kui kamaterjalikulus (paber, tahmakassetid jmt).
E-raamatupidamise audiitorkontroll
Paberivaba raamatupidamine ja audiitorkontroll
Õnne LaiakaskPKF Estonia OÜ partnerauditi projektijuht
Raamatupidajate roll on ajas muutunud.
17
ww
w.rm
p.ee
Kui ettevõtte arvestus kolib pilve ja muu-tub paberivabaks, siis võtab seda arvesseka audiitor oma töö planeerimisel ning auditi läbiviimisel.
Raamatupidamisarvestuse ja audiitor-kontrolli üldised eesmärgid on samad jasuure tõenäosusega ei muutu ka tulevikus.Jätkuvalt peab aruandekohustuslanedokumenteerima ja kirjendama oma majandustehinguid raamatupidamisarves-tuses nii, et oleks tagatud aktuaalne, olu-line, objektiivne ja võrreldav info raama-tupidamiskohustuslase finantsseisundist,majandustulemusest ja rahavoogudest.
Audiitori ülesanne on pakkuda aga kind-lust finantsaruannete teatud reeglitele vas-tavuse osas ning kindluse saavutamisekson jätkuvalt tarvis koguda piisavalt tõen-dusmaterjali sõltumata sellest, kas seetõendusmaterjal eksisteerib füüsiliselt võielektrooniliselt.
Kui raamatupidamisarvestus on ulatus-likult automatiseeritud ja paberivaba, siison audiitori lähenemisnurk auditile veiditeisene. Suurem tähelepanu on auditee-rimisel pööratud ettevõtte loodud kont-rollisüsteemide toimimise testimisele.
Audiitoril on tarvis välja selgitada, mis-sugune sisekontrollisüsteem on loodud
Kui ettevõtte arvestus kolib pilveja muutub paberi-vabaks, võtab sedaarvesse ka audiitor.
Jaanuar 2015 / Paberivaba raamatupidamine
www.rmp.ee/epood
www.rmp.ee/epood
SPETSIALIST
18
ww
w.rm
p.ee
dustele ja haldustele. Failivorming,milles dokumendid on salvestatud,seab dokumendi sõltuvusse tarkva-rast, mis on võimeline seda faili-vormingut “avama” ja töötlema.Kuna tarkvara ja failivormingudarenevad kiiresti ning võivad kasutu-sest kaduda, siis peab olema teemagapidevalt kursis. Dokumendi kasutata-vana säilitamine pikema aja jooksulvõib tähendada dokumendi ümberkonverteerimise vajadust mõndateise failivormingusse, mis antud aja-hetkel on lihtsamalt kasutatav.
Dokumentide autentsus ja tehingu-•te kontrolljälg. Digitaaldokumenti-dele on omane teatav dünaamilisus,neid on lihtne kopeerida, muuta jakustutada ning see nõuab täiendavaidprotseduurilisi kontrollimehhanisme,et tagada dokumentide autentsuse,terviklikkuse ja usaldusväärsuse säi-limine kogu dokumendi elukäigujooksul. Digitaalse allkirjastamisegasaab kinnitused sellele, et allkirjastajaon tuvastatud ning ta seob allkirjas-tatud dokumendi enda isikuga. Sa-mas annab dokumendi digiallkirjas-tamine kinnituse ka dokumendi terviklikkusele ehk dokumendi sisupole pärast allkirjastamist muudetud.
Üheks paberivabaraamatupidamiseprobleemiks võib
olla IT-lahendusteelueaga seonduv dokumentide säilitamine.
tegevusest tõese, õigeaegse ja usal-dusväärse informatsiooni kogumise, säili-tamise ja avaldamise jaoks; missugusedon seal eksisteerivad riskikohad, mis või-vad põhjustada olulise või märkimis-väärse vea auditeeritavas aruandes.
Kui paberdokumendi puhul tähendabdokumendi säilimine eelkõige selle füüsi-liste omaduste püsimist, siis elektrooni-lises keskkonnas on dokumendi füüsilisestruktuuri tähtsus väiksem ja palju olu-lisem on säilitada kontroll just doku-mendi sisu ja struktuuri üle.
Audiitorit huvitab, kuidas on ettevõttespaika pandud süsteemi haldamist ja doku-mentidele juurdepääsu reguleeriv kasu-tajaõiguste hierarhia, teostatud toiminguteturvaline logi (kontrolljälg) ning andmeteoriginaalkujul säilitamine. Kui audiitoriletehakse juurdepääsud dokumendiarhiivi-le, siis kaob vajadus algdokumentidekaustade lappamiseks. Audiitori finants-aruannete auditile kuluv ajakulu ei tohiksoluliselt muutuda üksnes seetõttu, et ette-võte loobub paberimajandusest. Veebi-põhisele dokumendiarhiivile juurdepääsupuhul aga ei pruugi audiitoril olla enamvajadust nii palju füüsiliselt viibida ette-võttes kohapeal.
Probleemsemad teemad ja kitsaskohadseoses paberivaba raamatupidamisega
IT-lahenduste eluiga ja dokumen-•tide säilimine. Infotehnika vananebkiiremini kui paber ja see võib tähen-dada suuremaid väljaminekuid hool-
19
ww
w.rm
p.eeJaanuar 2015 / Paberivaba raamatupidamine
Kui rääkida andmete arhiveerimisest in-ternetis, siis üldjuhul tähendab see pilve-teenust (inglise keeles cloud storage).Artiklis tutvustamegi seda andmetearhiveerimise võimalust ning toome väljaparimad kohad, kus saab ettevõtte and-meid sellisel viisil tasuta hoida.
Esmalt, mis asi on üldsepilveteenus?Pilveteenus tähendab sisuliselt seda, et kasutaja andmed asuvad teenusepakkujaserveritele ehitatud pilves, millele kasu-tajad pääsevad ligi interneti kaudu.
Pilveteenuse eelisteks on tasuta või mini-maalse hinnaga suur salvestusmaht,mugav ja asukohast sõltumatu juurdepääsning kulude kokkuhoid. Pilveteenustepuhul ei pea kasutajad ostma tarkvara egakäigus hoidma kulukaid servereid ja andmemassiive.
Pilveteenus võib olla ka heaks lahendu-seks andmete varundamisel.
Suurimaks probleemiks pilveteenuse puhul on see, et interneti kiirused piiravadväga suurte failide arhiveerimist ning asjaolu, et pilves arhiveeritavad andmedasuvad sisuliselt tundmatus serveris.
Milliseid kohti andmetetasuta arhiveerimisekspakutakse?Pilveteenuse pakkujate hulk on ääretult laining tasuta andmete arhiveerimist inter-netis pakuvad neist väga paljud. Tasubmainida, et tasuta versioonide andmemaht
Tasuta andmetearhiveerimine internetis
Paavo PudanIteraction OÜ turunduse spetsialist
Pilveteenus tähendab,et kasutaja andmed
asuvad teenusepakkujaserveritele
ehitatud pilves.
SPETSIALIST
20
ww
w.rm
p.ee
on piiratud ning tavaliselt ei sisalda see kakõiki äriversioonide funktsionaalsusi. Siiski, dokumentide arhiveerimiseks sel-lest ruumist, eriti väiksemate ettevõtetepuhul, täiesti piisab. Ja lisaks, neid tasutaandmemahte saab väga lihtsalt ja võrd-lemisi väikese kuutasu eest (jutt käibmõnekümnest eurost), suurendada.
Järgnevalt toomegi välja mõned tuntumadpilveteenuse pakkujad, kes võimaldavadka tasuta andmete arhiveerimist:
Dropbox – tõenäoliselt tuntuim pil-•veteenuse pakkuja. Dropbox pakub2GB andmeruumi kasutaja kohta(seda on võimalik tasuta ka suuren-dada mitmekümne GB-ni, näitekskutsudes uusi kasutajaid).Google Drive – Google Drive pakub•
ise 15GB tasuta andmeruumi ningkoos Gmaili kontoga ka kuni 30GB.Microsoft OneDrive – võimaldab•jagada ja töödelda faile internetisning pääseda neile ligi erinevateseadmtega. Pakub kuni 15GB tasutaandmemahtu. OneDrive puhul onoluline märkida, et Office 365 kasu-tajad saavad suisa 1TB OneDriveandmemahtu tasuta.Box – üks vanemaid pilveteenuse•pakkujaid. Box pakub kasutaja kohtakuni 10GB tasuta andmemahtu.
Tasub lisada, et praktiliselt kõik pilve-teenuse pakkujad võimaldavad tasuta 15-30-päevast prooviperioodi, mille jooksulsaab tutvuda ka pilveteenuse tasuliste ver-sioonide funktsioonidega.
21
ww
w.rm
p.eeJaanuar 2015 / Paberivaba raamatupidamine
Kui turvaliseks võibpakutavaid tasuta pilvearhiive pidada?Turvalisuse poolelt on kõik tuntumad tegijad väga eesrindlikud, kuna kasutavadkõige moodsamaid turvameetmeid ningvarunduslahendusi. Siiski, aeg-ajalt ontulnud ette mõningaid juhtumeid, kusnäiteks isikud on kaotanud oma faile tänusuurtele küberrünnetele teenusepakkujatevastu. Samas tavaliselt on turvaproblee-mid pilveteenuse puhul seotud pigem kasutaja enda teadmatuse või hooletu käitumisega. Pilveteenuste turvameetmedületavad üldjuhul tunduvalt ettevõteteisiklikke turvalahendusi ning võiks väita,et paljudel juhtudel on pilv andmete jaokspalju turvalisem koht kui töötajate isik-likud seadmed või ettevõtte halvasti hallatud serverid.
Pilveteenuse puhul on oluline ka andmeteprivaatsus. Üldiselt tasub välja tuua, etnäiteks Google, Amazon ja Dropbox onlubanud vaadelda kasutaja andmete sisuvaid siis, kui selleks on tulnud kohtu-poolne order. Seevastu on ka pilveteenusepakkujaid, kes skaneerivad kasutaja faile,et avastada pahavaralist või kahtlast sisu.Seega tuleb privaatsuse kohalt veendudakonkreetse teenusepakkuja tingimustega.
Pilveteenuste turva-meetmed ületavad üldjuhul tunduvaltettevõtete isiklikke
turvalahendusi.
Kui on eriti oluline tagada andmete pri-vaatsus kõigi kolmandate osapoolte eest(sealhulgas pilveteenuse pakkuja), siistasuks andmed krüpteerida. Osad pil-veteenuse pakkujad (näiteks SpiderOak)võimaldavad pilvedes hoitavat sisu auto-maatselt krüpteerida kasutaja isikliku võt-mega, mis tähendab, et ka teenusepakkujaise ei näe üleslaetavat sisu. On olemasarvukalt ka teenusepakkujast sõltumatuidlahendusi, mis võimaldavad andmeidkrüpteerida.
Kui tegu on aga eriti tundlike andmetega,mida soovitakse pilves hoida (näiteksmeditsiinilised andmed), siis sellisel juhuloleks arukas andmete hoidmine krüptee-ritud kujul isiklikus pilves (oma serverteenusepakkuja juures) ning kindlasti eitohiks see pilv olla nende andmeteainukene asukoht ehk ka pilves tuleb and-meid varundada.
Tasub rõhutada, et pilveteenuse kasutajaon ise vastutav andmete terviklikkuse,käideldavuse ning konfidentsiaalsuse eest.
Missugune on pakutavatepilvearhiivide kasutaja-mugavus?Kasutusmugavuse poolest on pilvetee-
Pilveteenuse kasutajaon ise vastutav
andmete terviklikkuse,käideldavuse ja
konfidentsiaalsuseeest.
SPETSIALIST
22
ww
w.rm
p.ee
nused võrreldavad tavalise operatsiooni-süsteemi kasutamisega. Failidele pääsebligi kahel viisil:
veebibrauseri kaudu (kus neid saab ka•teatud määral töödelda, jagada jne); pilveteenuse pakkuja rakenduse •vahendusel, mille saab laadida arvu-tisse või telefoni ning mis loob turva-lise ühenduse kõigi kasutajate jaserverite vahel. Seejärel on selle rakenduse abil võimalik luua tööta-jate vahel privaatseid ja ühiseid kaus-tu, lisada sinna erinevaid faile ningteha nendega toiminguid.
Rakenduse kaudu sünkroniseeritakse kõikandmed automaatselt kõigi kasutajatevahel. Tasuliste äriversioonidega lisandu-vad juurde veel juurdepääsuõiguste hal-damine, andmete kasutamise monitoori-mine ja muud administreerimise funkt-sioonid.
KokkuvõtteksPilveteenus on mugav lahendus andmeteturvaliseks arhiveerimiseks ning nendejagamiseks töötajate vahel. Enne konk-reetse teenusepakkuja kasuks otsustamisttasuks esmalt veenduda kasutustingimus-tes.
Kui on eriti oluline tagada andmete pri-vaatsus, siis tuleks vaadata krüpteerimisepoole. Tuleb arvestada ka sellega, et pilveteenuse puhul asuvad andmed ikkagisisuliselt tundmatus serveris ning seetõttupeaks neil andmetel olema vähemalt veelüks asukoht peale olemasoleva pilve.
www.rmp.ee/perioodiline/spetsialist
23
ww
w.rm
p.eeJaanuar 2015 / Paberivaba raamatupidamine
Mis on e-arveldaja?e-arveldaja on veebis asuv raamatu-pidamistarkvara, mida on tänu erinevateleliidestustele ja automatiseeritud kannetelemugav kasutada ning mis hõlbustab ette-võtjal raamatupidamise korraldamist.
Tarkvara on olnud suunatud peamiseltalustavatele ja väikeettevõtjatele, kuid2014. aasta detsembrist saavad seda kasu-tada ka mittetulundusühingud ja sihtasu-tused.
e-arveldaja asub äriregistri ettevõtjapor-taalis ja seda saavad kasutada nii ettevõt-jad ise kui ka nende volitatud isikud(näiteks raamatupidajad).
Miks oli e-arveldaja vajaluua?Raamatupidamistarkvara e-arveldaja aren-damise üheks eesmärgiks oli pakkudaalustavale ja väikeettevõtjale mugavatvõimalust, mis aitab korras hoida ja hal-lata ettevõtlusega kaasaskäiva raamatu-pidamise kohustust. See aitab kaasa raa-matupidamise korraldamise harjumusekujunemisele, aga ühtlasi lahendab ka ettevõtja ühe peamise mure – aruandluseõigeaegne, õige ja vähese koormusegahaldamine.
Kui turvaliselt on ettevõtjate andmed kaitstud?Tulenevalt Registrite ja Infosüsteemide
Aleksandr BeloussovRegistrite ja InfosüsteemideKeskuse ettevõtete aruandluse info-süsteemide talituse juhataja, e-arveldaja projektijuht
e-arveldaja - müüdid ja tegelikkus
2014. a detsembristsaavad e-arveldajat
kasutada ka MTÜ-d ja SA-d.
SPETSIALIST
24
ww
w.rm
p.ee
Keskuse (RIK) ja kliendi vahel sõlmitavalepingu tingimustest peavad pooled hoid-ma e-arveldajat puudutavat konfident-siaalset teavet, ennekõike infot kliendiäritegevusest, aga ka muud tundlikku informatsiooni, mis ei ole avalikult kätte-saadav. Konfidentsiaalsuskohustus kehtibtähtajatult kõigi isikute ja asutuste kohta(sh Maksu- ja Tolliamet).
Andmete säilitamises on veebipõhine raamatupidamistarkvara kindlasti usal-dusväärne, sest nii nagu olemasolevad riigiasutuste andmebaasid on turvalisusetagamiseks dubleeritud ja varundatud, onsama hästi hoitud ka kõigi raamatupida-mislikud andmed.
Missugused on süsteemiplussid ja miinused?
Tarkvara kasutaja saab koostadakäibe-, tulu- ja sotsiaalmaksudekla-ratsioone ning esitada neid Maksu- jaTolliametile.
Koostöös e-arve keskkondadega onloodud digiarvete otsesaatmise lahendused.
e-arveldaja klientide omavahelisel digiarvete saatmisel on iga vastuvõe-tud arve info tarkvaras automaatselt
sisestatud ja kasutajal jääb validavaid kulurida ning arve kinnitada.
Maksekorralduste ja laekumiste auto-maatne sidumine aitab kasutajal väl-tida käsitsi tehtavaid kandeid.
Majandusaasta aruannete esitamisekson tarkvaras olemas automaatneXBRL-aruande genereerimise või-malus, mis võimaldab aruande liht-samat edastamist ettevõtjaportaaliaruandluskeskkonda.
Olenemata ühingu suurusest ja tehta-vate kannete arvust, on e-arveldajakasutamine nii praegu kui edaspidiesimesel aastal tasuta.
Suur pluss on kindlasti see, et e-arveldaja proovimiseks on olemasdemokeskkond, mis võimaldab ennelepingu sõlmimist ja kasutajakshakkamist tarkvaraga tutvuda.
Kuna teenus on veebipõhine, ei peatarkvara ega selle uuendusi omaarvutisse alla laadima. Ettevõtjapor-taalile saab olenemata ajast ning kohast internetiüleselt alati piirama-tult ligi.
e-arveldajas puudub laoarvestusemoodul ning massiline korduvarveteesitamise võimalus, mistõttu sobibantud tarkvara ennekõike just alusta-vale ja väikeettevõtjale ning mittetu-lundusühingule.
Hetkel aitavad ettevõtjaid igapäe-vatöös viis suuremat moodulit:- arveldamise moodul,
+
+
+
Konfidentsiaalsus-kohustus kehtib tähtajatult kõigi
isikute ja asutuste kohta.
+
+
+
+
+
-
25
ww
w.rm
p.eeJaanuar 2015 / Paberivaba raamatupidamine
- raamatupidamise moodul,- aruandluse moodul,- personali moodul,- seadistuste moodul.
Omanäolise arvemalli kujundamisevõimalust e-arveldaja ei paku. Küllaga on pikemas perspektiivis plaaniskasutajate tagasisidest tulenevaltarendada erinevatest mallidest koos-nev valik, mille hulgast saab ettevõtjasobivaid valida.
Erinevate detailsete väljavõtete saa-mise võimalus on hetkel e-arveldajatarkvaras piiratud, näiteks puudubkulude jaotus tulemusüksuste lõikes.Kuid tulevikus kavatseb sarnaseltteistega ka e-arveldaja pakkuda spet-siifilisi ja detailsemaid juhtimise finantsaruandeid, mis on olulised ettevõtte majandusliku seisu jälgi-miseks ja edaspidiste plaanide tege-miseks.
Praegu saab süsteemis olemasolevaidaruandeid eksportida Excel'i faili-desse, et nendega tarkvara väliseltjuba täiendavaid detailanalüüse teha.
Ühe miinusena võib välja tuua veelselle, et hetkel ei paku tarkvara and-mete importimise võimalust, kuidnimetatud funktsionaalsust on plaanistulevikus täiendada.
Missugused on olnudkasutajate suurimad hirmud ja kas need onleidnud kinnitust?
Ühe müüdina on arvatud, et Maksu- jaTolliamet pääseb e-arveldaja kaudu ligi
ettevõtjate andmetele. Et raamatupidamis-tarkvara andmebaas ei ole otse maksu-ameti teenustega liidestatud ning e-arvel-daja klienti kaitsevad lepingust tulenevadkonfidentsiaalsussätted, siis ei ole antudkahtlusel alust ja sellekohaseid küsimusiei ole kliendid enam ka küsinud.
Missugune on olnud kasutajate tagasiside?Novembris RIK-i korraldatud soovitus-indeksi küsitluse põhjal saab öelda, et val-dav enamus tänastest e-arveldaja kasu-tajatest hindavad tarkvara funktsionaal-suse piisavaks. Esile on tõstetud selle liht-sust ja arusaadavust algajatele ninginternetiülese ligipääsu mugavust.
Oleme iga kasutaja tagasiside eest vägatänulikud. See on aidanud meil muuta ka-sutusmugavust paremaks ning võimal-danud jätkuarenduste puhul lähtudakonkreetsemalt kliendi soovist.
Esimesel tegutsemisaastal on olnud vägapalju seadusemuudatusi, mille realiseeri-mine tarkvaras on arenduse seisukohast
Maksekorralduste ja laekumiste
automaatne sidumineaitab kasutajalvältida käsitsi
tehtavaid kandeid.
-
-
-
SPETSIALIST
26
ww
w.rm
p.ee
saanud kõrgema prioriteedi. Seetõttu eiole kahjuks olnud võimalik kõigi kasuta-jate ettepanekuid koheselt ellu viia, kuidneed ootavad arendustööde järjekorras ja
edaspidi on e-arveldaja meeskond siiskiennekõike orienteeritud kasutajate tagasi-sidest tulenevatele edasiarendustele.
Üldiselt on väikeettevõtjad riigi loodud jahallatava raamatupidamistarkvara e-arvel-daja väga hästi vastu võtnud ning sellel ontänaseks juba üle 1250 kasutaja.
Tulenevalt kasutajate positiivsest tagasi-sidest, mis kinnitab, et e-arveldajast onpaljudele väikeettevõtjatele olnud jubareaalset kasu, nimetas justiitsministeeriume-arveldaja ka justiitsvaldkonna aasta pro-jektiks 2014.
Lisainfo ja tutvustav video:www.rik.ee/e-arveldaja
E-arveldaja kasutajad on tõstnud esile selle lihtsust ja arusaadavust
algajale.
27
ww
w.rm
p.eeJaanuar 2015 / Paberivaba raamatupidamine
E-teenuste pakkujateluus käibemaksutasumise kord
1. jaanuaril 2015 jõustusid käibemaksu-seaduse muudatused, mis puudutavadelektrooniliselt osutatavate ja elektroo-nilise side teenuste (e-teenuste) maksus-tamist. Kui enne maksis e- teenuse osutajakäibemaksu oma koduriigis, siis uue korrajärgi maksustatakse mittekäibemaksu-kohustuslastele osutatavad e-teenused sel-les liikmesriigis, kus asub teenuse saaja.
Seega peavad käibemaksukohustuslaseste-teenuste osutajad alates 2015. aasta al-gusest hakkama tuvastama oma klien-
tide asukohariiki ning arvestama jatasuma vastavas riigis ka käibemaksu.
Muudatuste põhjused jamõjuMuudatuste põhjusena on nimetatud vajadust muuta maksustamine õiglase-maks ja efektiivsemaks. Mõte ei ole ise-enesest vale – käibemaksu üldise loogikajärgi peakski maksustamine aset leidmaseal, kus toimub tarbimine. Kehtinudkorra järgi aga maksustati e-teenused rii-gis, kus asus teenuse osutaja. See tõikaasa e-teenuste osutajate koondumisekõige madalama käibemaksumääragaLuksemburgi ning nendesse riikidesse,
kus on teatud e-teenustele ette nähtudsoodsad maksumäärad. Selline asjadekäik on maksutulust ilma jätnud riigid,kes atraktiivseid maksumäärasid ei paku. Muudatused mõjutavad oluliselt e-tee-
Tanel MolokAdvokaadibüroo SORAINEN maksuõiguse advokaat
Muudatustepõhjusena on
nimetatud vajadustmuuta maksustamine
õiglasemaks jaefektiivsemaks.
28
ww
w.rm
p.ee
SPETSIALIST
nuste osutajate igapäevaseid tegevusi. Kuivarem maksis teenuse osutaja e-teenusteltkäibemaksu oma asukohariigis, siis alatesuuest aastast tekib tal maksukohustusselles liikmesriigis, kus asub teenusesaaja. See tähendab, et e-teenuste osutajadpeavad hakkama kindlaks määrama omaklientide asukohtasid ning arvestama jatasuma käibemaksu vastavalt kliendiasukohariigis kehtivatele käibemaksu-reeglitele.
Teenused, millele uuskord laienebUus kord puudutab elektroonilise sideteenuseid (laua- ja mobiiltelefoniteenu-sed, raadio, televisioon) ning elektroo-niliselt osutatavaid teenuseid, milleloetelu leiab käibemaksuseaduse § 2 lõi-kest 4. Viimasteks on muu hulgas elekt-rooniliselt edastatava tarkvara, piltide,teksti ja informatsiooni müük ning elekt-roonilise andmebaasi kasutamise võimal-damine.
Seadusemuudatused ei puuduta selliseidelektrooniliste kanalite kaudu osutatavaidteenuseid, mis oma olemuselt ei ole elekt-roonilised. Nii ei ole e-teenusteks näitekselektrooniliselt tellitavad kaubad, CD-d,
DVD-d ega muud materiaalsed andme-kandjad ega ka e-posti teel kliente nõus-tavate spetsialistide teenused.
Seda, kas osutatavad teenused kuuluvadmuudatustega kaetud e-teenuste loetellu,oleks mõistlik hilisemate üllatuste välti-miseks vajadusel koos spetsialistiga väljaselgitada.
Kliendi asukoha kindlaksmääramise võimalusedValdkonda reguleeriv Euroopa Nõukogurakendusmäärus (EL) nr 1042/2013 näebette mitmeid eeldusi ja juhiseid sellekohta, milliste andmete põhjal saavadteenuse osutajad oma klientide asukohtakindlaks määrata.
Esmasteks eeldusteks tarbimiskoha kind-laksmääramisel loetakse lauatelefoni-ühenduse asukohta või e-teenuste saa-miseks kasutatud SIM-kaardi mobiiltele-foni suunakoodiga identifitseeritavat riiki.Dekoodri või muu sellise seadme võivaatamiskaardi kasutamise korral agariiki, kus seade asub või kuhu vaatamis-kaart saadetakse.
Nimetatud andmete puudumisel tulebkliendi asukoha määramiseks kasutadakahte üksteisele mittevasturääkivat tõen-dit, milleks võivad olla:
kliendi arveaadress; 1IP-aadress või muu geograafilise2asukoha kindlaksmääramise mistahes meetod; pangaandmed;3
Uus kord puudutabelektroonilise side
teenuseid ning elektrooniliselt
osutatavaid teenuseid.
29
ww
w.rm
p.eeJaanuar 2015 / Paberivaba raamatupidamine
SIM-kaardilt nähtuv rahvusva-4helise mobiiliabonendi identifit-seerimiskoodi (IMSI) riigi mo-biiltelefoni suunakood (MCC);kliendi lauatelefoniühenduse5asukoht, mille kaudu talle tee-nust osutatakse;muu ärilisest seisukohast oluline6teave (selleks võib juhenditejärgi olla asjaolu, et samale isikule on varem juba teenust osutatud ning ta asukoht onvarem tuvastatud, aga ka ntkliendi kinnitus oma asukohakohta).
Ehk siis, kui kliendi IP-aadress viitabKüprosele ja ta kasutab maksmiseksKüprosel väljastatud pangakaarti, siisvõib teenuse osutaja eeldada, et kliendiks
on Küprose isik. Või kui klient märgibarve aadressiks Hollandi ja kasutab Hol-landi operaatorilt saadud SIM-kaarti, siisvõib kliendi asukohaks põhjendatult pida-da Hollandit.
Kui aga üks esmastest eeldustest on täide-tud, kuid teenuse osutaja soovib sellesthoolimata väita, et klient asus mõnesmuus liikmesriigis, siis peab ta esitamaeeltoodud nimistust kolm üksteisele mittevasturääkivat tõendit.
Käibemaksu arves-tamine ja tasumineÜldreegli järgi peab teiste liikmesriikidemittemaksukohustuslastele teenuseid osu-tav isik end nendes riikides ka käibe-
õTeedrajav nõustaminekeerulistes maksuküsimustes
SPETSIALIST
maksukohustuslasena registreerima. Väl-timaks registreerimiskohustust, saavad e-teenuste osutajad kasutada maksusta-mise erikorda (MOSS erikord), mis või-maldab Eestis asuval e-teenuse osutajaldeklareerida ja tasuda käibemaksu Eestis.Erikorraga liitumiseks saab avalduse esi-tada e-maksuametis, rubriigis "Leping jaseaded".
Erikorra kasutaja peab kord kvartalis esi-tama maksu- ja tolliametile (MTA) nnMOSS-deklaratsiooni, millel toob väljateistes liikmesriikides asuvatele mitte-käibemaksukohustuslastele osutatud tee-nused. Deklaratsiooni saab esitada ainultelektrooniliselt e-maksuameti kaudu,paberkujul deklaratsiooni esitada ei olevõimalik. Esimese deklaratsiooni esita-mise kohustus on 20. aprillil 2015.
Käibemaks tasutakse MTA-le deklareeri-tavale kvartalile järgneva kuu 20. kuupäe-val. MTA kannab selle summa edasivastava liikmesriigi maksuhaldurile. Kuikäibemaksusummat tähtaegselt ei tasuta,tuleb teenuse osutajal suhelda selle liik-mesriigi maksuhalduriga, kes on huvita-tud käibemaksu saamisest. Sellisel juhulEesti maksuamet enam vahendajana ei te-gutse ning teenuse osutaja peab oma arvedteise liikmesriigiga ise ära õiendama.
30
ww
w.rm
p.ee
E-teenuste osutajadsaavad kasutada
MOSS erikorda, misvõimaldab Eestisasuval teenuse
osutajal deklaree-rida ja tasuda
käibemaksu Eestis.
www.rmp.ee/epood/seadused_oigus
