Master in Informatica del testo ed Edizione elettronica

Università degli studi di Siena

Standard di descrizione archivistica:

un percorso di convergenze estratto

9 maggio 2017

Lorenzo Valgimogli Soprintendenza Archivistica

e Bibliografica della Toscana

Per approfondire

• La dinamica archivi informatizzati/archivi informatici

– l'informatica applicata agli archivi storici: dagli strumenti di ricerca in ambiente digitale ai progetti di digitalizzazione di archivi e documenti

– l’esigenza di una descrizione archivistica “rigorosa”: storia e ruolo degli standard descrittivi

– i diversi standard di descrizione archivistica

– strumenti informatici e applicativi per la descrizione archivistica

[continua]

Per approfondire

[segue]

– comunicazione e valorizzazione degli archivi: progetti e realizzazioni nel web e per il web

– dalla descrizione alla “comunicazione dei contenuti informativi” degli archivi: verso una nuova presenza degli archivi nelle reti?

– dalla descrizione di archivi storici alla descrizione di archivi in formazione: verso una convergenza di prassi e strumenti

– le questioni poste dalla conservazione a lungo termine delle memorie digitali

L’α e l’ω del percorso

• Dall’"automazione degli archivi"…

–«Archivi&Computer» I, 1991/1

• …alla "memoria integrata nell’era digitale"

– “La dimensione digitale è trasversale” (Giuva-Guercio, 2014) e anche in archivistica si pongono ormai alcuni punti fermi:

Alcune considerazioni diacroniche…

• Cosa c’è all’origine dell’archivistica?

– non certo l’archivistica come disciplina…

– non certo i documenti come noi oggi li intendiamo…

– c’è bensì la necessità della registrazione di un fatto il “documento debole”, secondo la teoria della documentalità

– quindi all’origine la disciplina si configura come gestione documentale, con i risvolti organizzativi che tale esigenza implica

Altre considerazioni diacroniche…

• Come si sviluppa l’archivistica?

– ogni sistema documentario che si rispetti nasce con due istanze di base:

• una certa organizzazione di contenuti

• una tendenza a dotarsi di strumenti di ricerca di tali contenuti

– i primi strumenti di corredo, quindi, nascono come espedienti gestionali che soddisfano l’esigenza di rinvenire i documenti per necessità pratiche e a carattere per così dire amministrativo

La svolta “moderna” dell’archivistica

• Quando l’accezione di strumento di corredo si amplia e si passa al concetto di strumento di ricerca, si consuma il passaggio fondamentale per l’archivistica moderna:

– siamo intorno alla metà del XIX secolo ed esplode il fenomeno degli archivi di concentrazione: per es. gli Archivi di Stato come luoghi-istituti di carattere culturale

– e proprio in tali realtà istituzionali «emerge la necessità di elaborare efficienti strumenti di mediazione dell’accesso alla documentazione archivistica per consentirne la consultazione»

La svolta “moderna” dell’archivistica

• «Nella descrizione come rappresentazione vengono a convergere alcuni dei principi fondamentali della moderna archivistica»:

– l’ordinamento degli archivi

– le relazioni strutturali fra le loro singole parti

– la centralità del contesto di produzione

• Alla fine dell’Ottocento, dunque, è compiuto il percorso che ha fatto della descrizione degli archivi un’attività che «li rappresenta e li rende presenti» per poterli finalmente consultare

La descrizione archivistica

• In linea di principio «la rappresentazione non può essere una riproduzione integrale della realtà, ma si basa sulla individuazione degli attributi che si ritengono salienti degli oggetti da rappresentare»:

– il nodo fondamentale di ogni rappresentazione è quindi quello di identificare le caratteristiche dell’oggetto rappresentato

– e di individuare il corretto livello di astrazione della descrizione (non troppo elusiva né eccessivamente dettagliata)

L’avvento dell’informatica

• Anche nell’ambito della descrizione archivistica l’introduzione prima dell’automazione (cioè dell’informatica), poi di internet hanno portato a grossi cambiamenti:

– notevole per esempio è il salto culturale che porta gli strumenti di ricerca da “prodotti locali” a oggetti globalizzati potenzialmente fruibili da utenti che «diventano un universo indifferenziato, del quale non è facile conoscere esigenze e background culturale»

– in questo contesto concettuale se i documenti sono “oggetti sociali” (cfr. ancora una volta la teoria della documentalità) possiamo dire che anche gli strumenti di ricerca – che i documenti li rappresentano sotto forma di aggregazioni – lo sono…

Gli standard archivistici

• Le prime riflessioni ed esperienze maturano in ambito anglosassone (Stati Uniti e Gran Bretagna, poi Canada):

– si parte con il tentativo di descrivere realtà archivistiche utilizzando strumenti informatici di impianto bibliografico

– ci si accorge che utilizzare strumenti nati per descrivere «singoli oggetti irrelati» non soddisfa l’esigenza di descrizione di realtà – le entità archivistiche – «connesse da relazioni necessarie che si riflettono nella struttura e nell’ordinamento» di quanto si vuol rappresentare

Gli standard archivistici

– parallelamente le riflessioni degli archivisti si coagulano intorno a una serie di idee che danno forma alla teoria della descrizione multilivellare:

• gerarchia di livelli descrittivi

• rispecchiamento dell’ordinamento dei fondi (principio di provenienza)

• relazioni orizzontali e verticali

• descrizioni separate di oggetti e livelli diversi

Il tutto confluisce nel lavoro dell’International Council on Archives (ICA) e in particolare della Ad Hoc Commission on Descriptive Standards

Gli standard archivistici

• ISAD (G): International Standard Archival Description (General), 1992 (draft)/1993 (approvazione)/1994 (pubblicazione)

• ISAAR (CPF): International Standard of Archival Authority Records (Corporate bodies, Persons, Families), 1995 (prep.)/1996 (pubbl.)

• 1994-2004: il decennio d’oro degli standard di descrizione archivistica

• ISDF: International Standard for Describing Functions, 2007

• ISDIAH: International Standard for Describing Institution with Archival Holding, 2008

Applicazioni italiane degli standard

• L’esperienza italiana nell’applicazione degli standard di descrizione è stata fin da subito estremamente positiva producendo nel tempo ottime realizzazioni

– dall’implementazione di sw dedicati alla redazione, secondo strumenti tradizionali, di strumenti di ricerca conformi agli standard

– dalle descrizioni puntuali di complessi documentari fino al più minimo dettaglio alla realizzazione di guide e strumenti di accesso più generali e incentrate sui livelli alti di descrizione

il tutto, però, senza dimenticare la precedente tradizione inventariale italiana...

Applicazioni italiane degli standard

• Parallelamente alla realizzazione del SAN e sicuramente da essa stimolata, è proseguita in Italia una riflessione critica sulla teoria degli standard internazionali che ha portato all’elaborazione di un prodotto tutto nazionale:

– le NIERA (EPF), Norme italiane per l’elaborazione dei record di autorità archivistici di enti, persone, famiglie, 2011

– tali norme sottolineano ancora una volta la centralità – e la “fecondità” –, fra tutti gli standard, di quello relativo ai soggetti produttori...

Altri standard internazionali

• Riassumendo, gli standard sin qui analizzati – nonché un’ulteriore realizzazione non ancora menzionata (EAD/EAC) – possono essere così suddivisi:

– ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF, ISDIAH: standard di struttura (“metodologici”)

– NIERA: standard di contenuto

– EAD, EAC: standard di formato e di struttura

• costituiscono l’esplicitazione in formato XML della struttura descrittiva delle ISAD e delle ISAAR

• esprimono la struttura semantica (DTD) all’interno della quale è possibile riportare (=codificare in formato XML) rispettivamente il contenuto informativo di una fonte archivistica e le notizie sui soggetti produttori

Strumenti e applicazioni informatiche per la descrizione archivistica: una storia tutta toscana

• Ispirato a questa tecnologia e agli standard EAD/EAC è il progetto AST-Archivi Storici Toscani, incentrato – almeno inizialmente – sul recupero informatico e la diffusione via web degli inventari editi a stampa degli archivi storici comunali della nostra regione; dall’analisi dell’esistente:

– negli inventari toscani sono presenti

• una tradizione descrittiva consolidata

• una formalizzazione delle informazioni già elaborata

• un linguaggio verbale e non verbale da rispettare

Strumenti informatici e applicativi per la descrizione archivistica

• Quale dunque oggi la “cassetta degli attrezzi” in dotazione all’archivista per realizzare descrizioni archivistiche in linea con la tradizione e l’innovazione?

– strumenti informatici (ovvero: «...niente è meglio di un foglio word...»): fra programmi di videoscrittura e fogli di calcolo

– applicativi: fra prodotti proprietari e prodotti open...proprietari!

Strumenti informatici e applicativi per la descrizione archivistica

• Alcuni applicativi open: – Archimista: http://www.archimista.it/

– AtoM: https://www.accesstomemory.org/it/

– CollectiveAccess: http://www.collectiveaccess.org/+ http://www.archiui.com/

– xDams: http://www.xdams.org/

– ARDES, con un esempio di risultato...

Strumenti informatici e applicativi per la descrizione archivistica

• Tuttavia ci stiamo chiedendo ormai da qualche anno – e la riflessione è stata ripresa di recente in occasione dell’Arianna Day (ottobre 2015):

–«Ma è poi tanto pacifico che l’albero rispecchi l’archivio?» (Michetti, 2009)

Sistemi informativi archivistici

• Sono stati definiti «una delle più importanti trasformazioni manifestatesi negli archivi storici per effetto della diffusione delle tecnologie dell’informazione»

– costituiscono un accesso contestualizzato e mediato a determinati sistemi di fonti archivistiche

– sono

• strumenti a disposizione della comunità archivistica per la tutela e gestione del patrimonio

• piattaforme di conoscenza

Sistemi informativi archivistici

– costituiscono strumenti operativi del c.d. web archivistico (parte del web culturale) che a sua volta presenta risorse diversificate quali

• quelle meramente informative (sulle finalità e i dati logistici dei vari soggetti conservatori)

• pubblicazioni di strumenti di ricerca

• riproduzioni digitali di documenti

tutte risorse per le quali i SIA si pongono come punti di raccordo tra descrizioni orizzontali (i.e. di livelli alti) e verticali (i.e. di contenuti dei complessi archivistici, fino alla riproduzione dei documenti)

Sistemi informativi archivistici

– sulla scorta dell’accesso alle risorse del web archivistico che i SIA offrono, questi si possono dividere in:

• sistemi chiusi (sviluppano al proprio interno anche i moduli per la gestione e la restituzione degli strumenti analitici)

• sistemi aperti (rinviano a risorse analitiche allocate in altri sistemi specializzati)

• sistemi ibridi (al momento prevalenti, combinano le due soluzioni di cui sopra)

• finalmente, un esempio: il SAN

Il web semantico: l’archivistica 3.0

• Il web semantico è il web di terza generazione e può essere definito come “web di dati”:

– i linked data sono la tecnologia che consente di trasformare i dati NEL web in dati DEL web

– costituiscono infatti la modalità di pubblicare nel web dati strutturati e connessi tra loro (collegati)

– infatti, elemento distintivo di questa tecnologia è il link descritto, il collegamento qualificato (la “relazione qualificata”) e il modello è quello dell’interlinking (LOD Cloud del 30/8/2014)

Il web semantico: l’archivistica 3.0

• Biblioteche, archivi e musei hanno sempre prodotto dati di qualità in record catalografici e di autorità fortemente strutturati, rispondenti a regole condivise e diffuse, una quantità enorme di dati:

– il mondo di questi “istituti della memoria registrata” e il mondo del web sono entrambi interessati all’integrazione in rete, il primo per garantire la visibilità e l’usabilità dei dati prodotti, il secondo per sfruttare informazioni e creare reticoli sempre più ampi e significativi di dati condivisi

Il web semantico: l’archivistica 3.0

• Il ruolo delle biblioteche, degli archivi e dei musei diviene pertanto rilevante, per la tradizione di attenzione alla qualità delle informazioni da essi prodotte:

– gli istituti della memoria registata assumono così il ruolo di generatori di informazione di qualità per la rete…

– E’ per questo motivo che i loro dati sono ambìti

Il web semantico: l’archivistica 3.0

• Fin qui ci siamo soffermati sul PATRIMONIO INFORMATIVO di biblioteche, archivi e musei al quale – abbiamo detto – il web semantico, con le sue tecnologie, sembra tributare maggior attenzione:

– parallelamente, però, si è ripensata la modalità di descrivere e rappresentare anche il (più ricco) PATRIMONIO DI CONTENUTI degli istituti della memoria registrata e le riflessioni hanno portato all’elaborazione di nuovi criteri e standard internazionali

Il web semantico: l’archivistica 3.0

• E’ il caso dello standard RDA-Resource Description and Access rilasciato nel 2014 e tradotto in italiano nel 2015:

– sorto in ambito bibliografico e specificamente web-oriented, è uno standard che vuole deliberatamente superare ogni settorialità per rivolgersi alla descrizione e alla condivisione di qualsiasi tipo di risorsa

Il web semantico: l’archivistica 3.0

• RDA è uno standard di contenuto e non si occupa della visualizzazione dei dati come facevano i codici precedenti; fornisce, cioè, istruzioni su come identificare i dati, ma non spiega come e dove presentare i dati individuati, selezionati e raccolti in base alle linee guida

Il web semantico: l’archivistica 3.0

• «Dopo avere identificato e collegato l’entità, il processo di creazione dei dati è concluso. Ciò che oggi è definito descrizione, domani, con RDA, sarà il risultato della visualizzazione di un insieme di attributi e relazioni relativi alla risorsa. Inoltre, l'insieme degli attributi e delle relazioni visualizzate varierà a seconda dell’applicazione che si userà per esplorare i dati, e gli stessi dati potranno essere utilizzati on the fly, cioè al bisogno, adeguati al contesto in cui si pongono»

Il web semantico: l’archivistica 3.0

• «Questo impianto innovativo segna la differenza sostanziale, copernicana, con i codici di catalogazione precedenti: dalla centralità del record si passa alla centralità del singolo dato. Con lo stesso dato, il cui significato è definito in vocabolari (o registri) controllati gestiti da comunità di esperti, è possibile creare prodotti – insiemi di dati – da utilizzare in qualsiasi ambiente»

Sistemi di gestione documentale e descrizione

• I sistemi di gestione documentale, analogamente agli archivi sedimentatisi e che potremmo chiamare ‘storici’, si possono descrivere secondo gli standard e le soluzioni strumentali che già ben conosciamo?

– La riflessione sugli standard internazionali di descrizione ha privilegiato un concetto di descrizione archivistica come «attività svolta per lo più nelle fasi finali del ciclo di vita del documento, all’interno dell’archivio di deposito o nell’archivio storico, quando la documentazione si è sedimentata in maniera stabile, e si procede al riordinamento e all’elaborazione di un adeguato strumento di ricerca»

Sistemi di gestione documentale e descrizione

• Già nell’archivistica ‘tradizionale’ abbiamo a che fare con metadata: i mezzi di corredo, che descrivono documenti, non sono altro che insiemi di metadata, anche se così non sono mai stati definiti né tanto meno chiamati

– quando invece si è incominciato a ragionare di queste entità nel contesto della gestione documentale ci si è trovati nella necessità di doverle definire per poter poi utilizzare il vocabolo relativo, tratto senza mediazioni dall’ambito informatico; si è pertanto iniziato a parlare, anche per i metadata di archiviazione, di:

Sistemi di gestione documentale e descrizione

• ‘dati sui dati’

• ‘dati strutturati su dati’

• «Tutta l’informazione standardizzata che identifica, autentica, descrive, rende gestibile e accessibile nel tempo e nello spazio documenti creati in un contesto di attività sociale e organizzativa» (2000)

Ripartizione dei metadati

• Nel 1996 l’ICA/CIA, nella Guide for the Management of Electronic Records from an Archival Perspective, definiva così tre gruppi distinti di metadati:

– informazioni contestuali

– dati di gestione

– metadati in senso stretto, quali i dati tecnici relativi a hardware, software, storage…

Produzione e conservazione dei metadati

• «I sistemi documentali dovrebbero essere progettati e sviluppati per produrre, acquisire e gestire metadati, possibilmente attraverso processi automatizzati. E dovrebbero essere progettati per garantire che i documenti e i relativi metadati rimangano accessibili, autentici, affidabili e utilizzabili nonostante gli eventuali cambiamenti di sistema»

– anche per i metadati, dunque, si presenta il problema della ‘conservazione’ in termini di processo di trasferimento di custodia da un sistema all’altro (principio dell’ininterrotta custodia)

Standard di descrizione e metadati

• E’ possibile una convergenza tra standard di descrizione ‘tradizionali’ e metadati?

–lo standard RiC (Records in Contexts)

La conservazione permanente: il processo conservativo digitale

• Seguendo il ragionamento di S. Pigliapoco, tale processo presenta un livello di complessità variabile in funzione della tipologia degli oggetti cui esso è applicato:

– 1° livello: la conservazione dei dati digitali aspetto preponderante: tecnologico

– 2° livello: la conservazione dei documenti informatici aspetto preponderante: forza probatoria del documento

– 3° livello: la conservazione degli archivi digitali aspetto preponderante: mantenimento dei metadati

La “long term preservation”: COME

• Il modello OAIS: elaborato dal Consultative Committee for Space Data System (CCSDS), è diventato successivamente standard ISO 14721:2003

• «è un archivio, inteso come struttura organizzata di persone e sistemi, la cui responsabilità è conservare a lungo termine […] i documenti e i relativi metadati di uno o più soggetti produttori, per renderli disponibili a una comunità di riferimento»