Standard Operating Procedure - buk.ub.ac.idbuk.ub.ac.id/wp-content/uploads/2017/10/SOP-Penerbitan-SK-Tugas... · Surat Keterangan atasan langsung ttg bidang studi sesuai dgn pekerjaannya

Standard Operating Procedure

Pengajuan Surat Keputusan Tugas Belajar

Tenaga Kependidikan

Bagian Kepegawaian

Biro Umum dan Kepegawaian

Universitas Brawijaya

Malang

2017

Hal. i

LEMBAR IDENTIFIKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/HK.01.02a/029

28 Juni 2017

Pengajuan Surat Keputusan

Tugas Belajar Tenaga

Kependidikan

3

13 Halaman

Pengajuan SK Tugas Belajar Tenaga Kependidikan

Proses

Penanggungjawab

Tanggal

Nama Jabatan Tandatangan

1. Perumusan Hagus Ismunir, S.Pi. Pengolah Data

Mutasi Tenaga

Administrasi

2. Pemeriksaan Drs. Agus Budisiswanto Kepala Sub

Bagian Tenaga

Kependidikan

3. Persetujuan Mulyaningwati,S.Sos.,

M.AB.

Kepala Bagian

Kepegawaian

4. Penetapan Drs. Syarif Utomo, MM. Kepala Biro

Umum dan

Kepegawaian

5. Pengendalian Dra. Rosadah Agustin

Syarief, M.AB.

MR Biro Umum

dan Kepegawaian

Hal. ii

DAFTAR ISI

i

LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ i

DAFTAR ISI --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ii

A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1

C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1

D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1

E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4

H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5

Hal. 1

A. Tujuan

1. memenuhi kebutuhan akan tenaga yang memiliki keahlian atau kompetensi

tertentu dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi serta pengembangan

organisasi;

2. meningkatkan pengetahuan, kemampuan, keterampilan, serta sikap dan

kepribadian profesional PNS sebagai bagian yang tidak terpisahkan dalam

pengembangan karir seorang PNS;

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait

Ruang lingkup pengajuan SK Tugas belajar adalah pengajuan tugas belajar

Tenaga Kependidikan Universitas Brawijaya mulai dari pengajuan Fakultas/Unit

Kerja sampai dengan pengiriman surat usulan tugas belajar ke Kemenristekdikti.

Unit yang terkait adalah Biro Keuangan, Fakultas/Unit yang mengusulkan dan

Kepegawaian yang memproses SK Tugas Belajar.

C. Standar Mutu yang Terkait

D. Istilah dan Definisi

Isitilah dalam prosedur yang membutuhkan penjelasan

1. Tugas Belajar adalah penugasan yang diberikan oleh pejabat yang

berwenang kepada dosen dan tenaga kependidikan untuk melanjutkan

pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi bukan atas biaya sendiri, dan

dilakukan dengan meninggalkan tugas seharihari sebagai pegawai.

2. Izin Belajar adalah izin yang diberikan oleh pejabat yang berwenang kepada

dosen dan tenaga kependidikan untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang

lebih tinggi atas biaya sendiri dan dilakukan tanpa meninggalkan tugas

sehari-hari;

E. Urutan Prosedur

1. BUK menerima usulan Tugas Belajar Pegawai dari Unit kerja/ Fakultas dengan lampiran:

a. Surat Pengantar dari Dekan/Pimpinan Lembaga/UPT; b. Fotocopy Kartu Pegawai; c. Fotocopy Sk. NIP Baru; d. Fotocopy Sk. CPNS; e. Fotocopy Sk. Fungsional Terakhir dan PAK; f. Fotocopy Sk. Pangkat Terakhir; g. Model C; h. Fotocopy Akta Nikah; i. Fotocopy P2KP dua tahun terakhir; j. Surat keterangan sehat jasmani dan rohani dari Dokter; k. Fotocopy Penugasan ke Luar Negeri dari Sekretariat Negara. (bagi Dosen

Tugas Belajar Luar Negeri);

Hal. 2

l. Fotocopy Surat keterangan lulus seleksi dari Perguruan Tinggi tujuan studi atau Letter of Acceptance (LOA);

m. Fotocopy Surat Jaminan Pembiayaan Tugas Belajar dari pihak sponsor; n. Fotocopy Perjanjian Tugas Belajar (Diterbitkan oleh PR II melalui bagian

Kepegawaian); o. Surat keterangan dari Eselon II unit kerja tentang kesesuaian bidang studi

yang ditempuh dengan tugas pekerjaan; p. Surat Pernyataan bahwa yang bersangkutan :

1. Tidak sedang menjalankan cuti diluar tanggungan negara; 2. Tidak sedang mengajukan upaya hukum keberatan ke Badan

Pertimbangan Kepegawaian (BAPEK); 3. Tidak sedang / dalam proses penjatuhan hukum disiplin tingkat sedang

atau tingkat berat; 4. Tidak sedang menjalani hukuman disiplin tingkat sedang atau tingkat

berat; 5. Tidak sedang dalam proses perkara pidana, baik tindak kejahatan

maupun pelanggaran; 6. Tidak sedang melaksanakan kewajiban ikatan dinas; 7. Tidak sedang/dalam melaksanakan pendidikan dan pelatihan

penjenjangan; 8. Tidak pernah gagal dalam tugas belajar yang disebabkan oleh

kelalaiannya; 9. Tidak pernah dibatalkan mengikuti tugas belajar karena kesalahannya.

2. Ka. BUK mendisposisi usulan kepada Bagian Kepegawaian 3. Ka. Bag. Kepegawaian menerima disposisi dan meneruskan kepada Sub. Bagian Tenaga

Kependidikan 4. Ka. Subbag Tenaga Kependidikan memeriksa keabsahan usulan, dan memberikan

disposisi kepada bagian urusan Database untuk dicatat 5. Staff bagian urusan Database mencatat usulan Tugas Belajar, dan menyerahkan berkas

usulan untuk di proses di staff bagian urusan Tugas Belajar Tenaga Kependidikan 6. Staff bagian urusan tugas belajar Tenaga Kependidikan memeriksa kelengkapan berkas

pengajuan dan menyusun perjanjian Tugas Belajar dan Surat Tugas 7. Staff bagian urusan tugas belajar Tenaga Kependidikan menyusun draft surat pengantar

usul Tugas Belajar, kemudian diserahkan kepada Kasubbag. Tenaga Kependidikan untuk diperiksa ketepatannya

8. Kasubbag. Tenaga Kependidikan memeriksa dan memparaf draft Surat Pengantar Usul Tugas Belajar, dan memberikan kepada bagian Tata Usaha Persuratan Kepegawaian untuk diproses pemeriksaan ketepatan surat tersebut kepada Kabag. Kepegawaian dan Ka. BUK

9. Surat Pengantar Usul Tugas Belajar yang telah diperiksa dan diparaf Kabag. Kepegawaian dan Ka. BUK diajukan ke PR II untuk mendapatkan persetujuan/ pengesahan.

10. Surat Pengantar Usul Tugas Belajar yang telah disetujui / ditandatangani oleh PR II di terima, diarsipkan, dan didistribusikan oleh staff Subbag. Tenaga Kependidikan urusan tugas belajar sesuai dengan tujuan surat dan tembusan

11. Berkas Usul Tugas Belajar yang telah dilengkapi Surat Pengantar Usul Tugas Belajar dikirimkan ke Biro SDM Setjend Kemenristekdikti Jakarta

12. Usulan Tugas Belajar diproses di Biro SDM Setjend Kemenristekdikti Jakarta

Hal. 3

F. Bagan Alir

Pegawai Kegiatan/Prosedur Input/Output

Ka. BUK

Ka. Bag

Kepegawaian

Kasubbag. Tenaga

Kependidikan

Staf Subbag Tenaga

Kependidikan

Staf Subbag Tenaga

Kependidikan

Kasubbag. Tenaga

Kependidikan

START

Menerima dan mendisposisi usulan SK

Tugas Belajar ke Ka. Bag Kepegawaian

(10 menit)

Menyusun Draft Perjanjian Tugas Belajar

Tenaga Kependidikan

(15 menit)

Memeriksa Draft Perjanjian dan Usulan SK

Tugas Belajar Tenaga Kependidikan

(10 menit)

Menerima dan mendisposisi usulan SK

Tugas Belajar ke Ka. Bag Kepegawaian

(10 menit)

Memeriksa kelengkapan berkas dan

mendistribusi ke staf urusan Tugas Belajar

Tenaga Kependidikan

(10 menit)

Menyusun Draft Usulan SK Tugas Belajar

Tenaga Kependidikan

(15 menit)

Dokumen persyaratan

Hal. 4

Ka. Bag

Kepegawaian

Ka. BUK

Pembantu Rektor II

Kasubbag. Tenaga

Kependidikan

G. Referensi

1. Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 1961

2. Permendiknas Nomor 48 Tahun 2009 tentang Pemberian Tugas

Belajar dan Ijin Belajar di Lingkungan Kementerian Pendidikan

Nasional

3. Peraturan Rektor No 58 Tahun 2017 tentang Pemberian Tugas

Belajar dan Ijin Belajar Pegawai Universitas Brawijaya

Memeriksa hasil Draft Perjanjian dan Usulan

SK Tugas Belajar Tenaga Kependidikan

(10 menit)

Menandatangani Perjanjian dan Usulan

Tugas Belajar Tenaga Kependidikan

(1 hari)

Dokumen Perjanjian

Tugas Belajar

Mengirim Usulan Tugas Belajar ke Biro

Sumber Daya Manusia Kemenristekdikti

(4 hari)

Finish (5 hari 90 menit)

Memparaf Draft Perjanjian Tugas Belajar

dan Usulan SK Tugas Belajar Tenaga

Kependidikan

(10 menit)

Hal. 5

H. Lampiran

1. Lampiran contoh surat pengantar usulan pemberian SK Tubel/Ijbel

2. Lampiran surat rekomendasi dari pimpinan unit kerja/atasan

langsung

3. Lampiran isian perjanjian tugas belajar

4. Lampiran contoh surat jaminan pembiayaan/beasiswa

5. Lampiran surat keterangan kesesuaian bidang ilmu

6. Lampiran surat pernyataan tidak dalam penjatuhan hukuman

disiplin, gagal studi, cuti diluar tanggungan negara dsb

7. Lampiran surat pernyataan tidak menuntut kenaikan penyesuaian

ijazah

8. Lampiran surat pernyataan tidak meninggalkan tugas kedinasan

Hal. 6

Lampiran 1. Form Surat Pengantar Tugas Belajar/Ijin Belajar .................. (Sesuai Lampiran III-A

Permendiknas 48 Tahun 2009)

KOP SURAT FAKULTAS/UNIT KERJA

Nomor : ......................................

Lampiran : 1 (Satu) berkas

Hal : Usul Pemberian Tugas Belajar / Ijin Belajar

a.n. ...................................

Yth. Rektor

u.p. Kepala Bagian Kepegawaian

Universitas Brawijaya

Berdasarkan surat Sdr. ............................... tentang pemohonan tugas/ijin belajar tertanggal ....................., maka

dengan ini kami sampaikan usul pemberian tugas belajar / ijin belajar kepada :

NO NAMA/NIP GOL./PANGKAT JABATAN

FUNGSIONAL UNIT

KERJA

PROGRAM STUDI & TEMPAT

STUDI

MASA STUDI

SUMBER BIAYA

1. .......................... NIP. ..................

...................., Gol. ..........

Sebagai bahan pertimbangan bersama ini kami lampirkan berkas yang bersangkutan, sebagai berikut:

................................. (diisi sesuai dengan kelengkapan administrasi tugas belajar / ijin belajar diatas)

1. .............................................;

2. .............................................;

3. .............................................;

4. .............................................;

5. .............................................;

Dst. .............................................

Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya kami sampaikan terima kasih.

Dekan/Pimpinan Unit,

Nama...................

NIP. ....................

Hal. 7

Lampiran 2. Surat Rekomendasi dari pimpinan unit kerja/atasan langsung (sesuai form) .............. .............................................. (Sesuai Lampiran III-B Permendiknas 48 Tahun 2009)


SURAT REKOMENDASI TUGAS BELAJAR NOMOR : ………………………………

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama :………………………………………………………………. NIP :………………………………………………………………. Pangkat, Golongan ruang :………………………………………………………………. Jabatan :………………………………………………………………. Unit Kerja :……………………………………………………………….

dengan ini menerangkan bahwa :

Nama :………………………………………………………………. NIP :………………………………………………………………. Tempat, tanggal lahir :………………………………………………………………. Pangkat, golongan ruang :……………………………………………………………….. Jabatan :………………………………………………………………. Kualifikasi akademik :……………………………………………………………… Unit Kerja :………………………………………………………………. Alamat tempat tinggal :………………………………………………………………

Menurut pertimbangan kami memenuhi syarat untuk mengikuti tugas belajar / studi lanjut pada program studi………….. di ……………. Jurusan/bidang ilmu………………. Fakultas……………….. pada……………. mulai bulan……….. tahun………….sampai dengan bulan…………..tahun…….., sesuai rencana kebutuhan organisasi. Demikian surat rekomendasi ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. ……………….., ……………..201.. Dekan/Pimpinan unit, ………………………………… NIP…………………………….

Hal. 8

Lampiran 3. Perjanjian tugas belajar (dibuat oleh Bag. Kepegawaian) ................ Sesuai Lampiran II Permendiknas 48 Tahun 2009)

Yang bersangkutan mengisi form isian berikut ............ (Implementasi Pasal 17) :

FORM ISIAN PERJANJIAN TUGAS BELAJAR

1. Nama Lengkap & Gelar : (sesuai SK PNS)

2. NIP :

3. Tempat, tanggal lahir :

4. Pangkat, golongan ruang :

5. Jabatan Fungsional :

6. Unit Kerja/Fakultas :

7. Jurusan/Program Studi :

8. Perguruan Tinggi Tempat Studi :

9. Jenjang Studi :

10. Bidang Studi :

11. Mulai Studi ( Bulan , Tahun ) :

12. Selesai Studi ( Bulan , Tahun ) :

13. Sponsor :

14. Semester/Tahun Akademik :

15. Alamat tempat tinggal :

16. Telp/HP :

Malang, ......................... Tanda Tangan NAMA TERANG NIP.

Hal. 9

Lampiran 4. Contoh surat jaminan pembiayaan .................. (Implementasi Pasal 26 Ayat 2 Point A)

Untuk biaya dari sponsor/beasiswa menyesuaikan dengan form pihak yang memberi

sponsor/pihak pemberi beasiswa.

Untuk biaya sendiri (ijin belajar) dengan format berikut :

SURAT PERNYATAAN SUMBER BIAYA IJIN BELAJAR


Nama :………………………………………………………………. NIP/NIK :………………………………………………………………. Tempat, tanggal lahir : ………………………………………………………………. Pangkat, Golongan ruang :………………………………………………………………. Jabatan :………………………………………………………………. Unit Kerja :……………………………………………………………….

Dengan ini menyatakan bahwa biaya studi lanjut yang akan saya tempuh pada Program Studi ........................ Fakultas ........................... Universitas ............................ adalah bersumber dari biaya sendiri.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya. ……………….., ……………..201.. Yang menyatakan, ………………………………… NIP…………………………….

Hal. 10

Lampiran 5. Surat Keterangan atasan langsung ttg bidang studi sesuai dgn pekerjaannya untuk Fungsional Umum dan Struktural / linier bagi Fungsional (untuk TUBEL dan IJBEL) .............. Lampiran III-C Permendiknas 48 Tahun 2009.


SURAT KETERANGAN KESESUAIAN BIDANG ILMU NOMOR :………………………………



Dengan ini menerangkan, bahwa bidang ilmu .................................. yang diikuti oleh Sdr. ........................... mempunyai hubungan atau sesuai dengan tugas pekerjaannya berdasarkan rencana kebutuhan dalam rangka peningkatan pengetahuan, kemampuan, keterampilan, serta sikap dan kepribadian profesional pegawai. Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. ……………….., ……………..201.. Dekan/Pimpinan unit, ………………………………… NIP…………………………….

Hal. 11

Lampiran 6. Form Surat Keterangan tidak sedang cuti, tugas luar induk instansi, menjalani hukuman, mengajukan keberatan ke BAPEK, hukuman disiplin, ikatan dinas, pendidikan penjenjangan, tidak pernah gagal tubel atau dibatalkan tubel krn kesalahannya dari Dekan/Pimpinan Unit (untuk TUBEL) ....................... (Sesuai Lampiran III-D Permendiknas 48 Tahun 2009)


SURAT PERNYATAAN NOMOR :………………………………



Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya, bahwa Sdr. ........................... : a. tidak sedang mengajukan upaya hukum keberatan ke badan Pertimbangan Kepegawaian (BAPEK); b. tidak sedang/dalam proses penjatuhan hukuman disiplin tingkat sedang atau tingkat berat; c. tidak sedang menjalani hukuman disiplin tingkat sedang atau tingkat berat; d. tidak sedang dalam proses perkara pidana, baik tindak pidana kejahatan maupun pelanggaran; e. tidak sedang melaksanakan kewajiban ikatan dinas; f. tidak sedang/dalam melaksanakan pendidikan dan pelatihan penjenjangan; g. tidak pernah gagal dalam tugas belajar yang disebabkan oleh kelalaiannya; h. tidak pernah dibatalkan mengikuti tugas belajar karena kesalahannya; i. tidak sedang menjalankan cuti di luar tanggungan negara. Demikian surat pernyataan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. ……………….., ……………..201.. Dekan/Pimpinan unit, ………………………………… NIP…………………………….

Hal. 12

Lampiran 7. Contoh Surat pernyataan tidak menuntut kenaikan pangkat penyesuain ijazah (sesuai form) ........ tambahan implementasi pasal 27

SURAT PERNYATAAN IJIN BELAJAR

TIDAK MENUNTUT PENYESUAIAN IJAZAH



Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya dan tanpa paksaan dari siapapun, bahwa saya tidak akan menuntut kenaikan pangkat penyesuaian ijazah setelah selesai menempuh pendidikan pada Program Studi ........................ Fakultas ........................... Universitas .................................


Hal. 13

Lampiran 8. Surat Pernyataan tidak meninggalkan tugas/pekerjaannya sehari-hari .................. (implemetasi Pasal 26 Ayat 2)

SURAT PERNYATAAN IJIN BELAJAR TIDAK MENINGGALKAN TUGAS KEDINASAN



Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya dan tanpa paksaan dari siapapun, bahwa saya selama menempuh pendidikan pada Program Studi ........................ Fakultas ........................... Universitas ............................ tidak akan meninggalkan tugas kedinasan dan atau pekerjaan saya sehari-hari. Saya akan tetap mematuhi peraturan kepegawaian sebagaimana adanya.


Documents

Standard Operating Procedure - buk.ub.ac.idbuk.ub.ac.id/wp-content/uploads/2017/10/SOP-Penerbitan-SK-Tugas... · Surat Keterangan atasan langsung ttg bidang studi sesuai dgn pekerjaannya