Strategia ochrony praw własności intelektualnej dla europejskich MŚP na targach handlowych

w ChinachPrzewodnik jak chronić własność intelektualną (WI) przed rozpoczęciem,

w czasie oraz po zakończeniu targów lub wystaww Chinach

Aby spytać naszych ekspertów o aspekty PWI w Chinach,wyślij e-mail na adres: enquiries@china-iprhelpdesk.eu

Projekt finansowany przez Unię Europejską

Helpdesk PWI dla MŚP w Chinach

- 1 -

Informacje zawarte w niniejszej broszurze nie stanowią konkretnej porady prawnej. W konkretnych przypadkach należy skonsultować się z wykwalifikowanym prawnikiem.

- 14 -

Helpdesk PWI dla MŚP w Chinach zapewnia europejskim małym i średnim przedsiębiorstwom (MŚP) wiedzę i narzędzia biznesowe niezbędne do rozwoju wartości ich praw własności intelektualnej (PWI) oraz do zarządzania związanym z nimi ryzykiem. Helpdesk dostarcza bezpłatne informacje, porady oraz wsparcie w postaci szkoleń dla europejskich MŚP, aby pomagać im w ochronie i egzekwowaniu PWI w Chinach. Usługi helpdesku są bezpłatne i są oferowane w jego pomieszczeniach po uprzednim umówieniu się, przez telefon oraz za pośrednictwem internetowych punktów informacyjnych. Istnieje także cały szereg praktycznych narzędzi szkoleniowych dostępnych w postaci interaktywnych dokumentów na stronach internetowych, a warsztaty szkoleniowe są prowadzone w Europie i w Chinach. Aby uzyskać więcej informacji, prosimy odwiedzić stronę internetową:www.china-IPRhelpdesk.eu

Informacje zawarte w niniejszej broszurze nie stanowią konkretnej porady prawnej. W konkretnych przypadkach należy skonsultować się z wykwalifikowanym prawnikiem.

Helpdesk PWI dla MŚP w Chinach zapewnia europejskim małym i średnim przedsiębiorstwom (MŚP) wiedzę i narzędzia biznesowe niezbędne do rozwoju wartości ich praw własności intelektualnej (PWI) oraz do zarządzania związanym z nimi ryzykiem. Helpdesk dostarcza bezpłatne informace, porady oraz wsparcie w postaci szkoleń dla europejskich MŚP, aby pomagać im w ochronie i egzekwowaniu PWI w Chinach. Usługi helpdesku są bezpłatne i są oferowane w jego pomieszczeniach po uprzednim umówieniu się, przez telefon oraz za pośrednictwem internetowych punktów informacyjnych. Istnieje także cały szereg praktycznych narzędzi szkoleniowych dostępnych w postaci interaktywnych dokumentów na stronach internetowych, a warsztaty szkoleniowe są prowadzone w Europie i w Chinach. Aby uzyskać więcej informacji, prosimy odwiedzić stronę internetową:www.china-IPRhelpdesk.eu

- 2 -

Przewodnik po targach handlowych w Chinach

Targi handlowe stanowią okazję dla MŚP, aby przedstawić swoje produkty i wejść

na rynek chiński. Chociaż uczestnictwo w targach handlowych lub wystawach w

Chinach może zaowocować znacznymi korzyściami, MŚP powinny być świadome

zagrożeń związanych z WI. Ochrona WI na targach wymaga przygotowania, często

kilka miesięcy naprzód. Targi handlowe nie powinny być uważane za okazję do

„przyłapania” podmiotów naruszających PWI, ponieważ obecni na nich wystawcy

mogą mieć niewiele wspólnego z faktycznymi producentami wyrobów naruszających

prawa własności intelektualnej. Jeśli firma odkryje naruszenie PWI swojego produktu,

to nawet jeśli na targach często można skorzystać z postępowania egzekwującego

jej prawa, równie ważne jest wykorzystanie okazji do zebrania dowodów w celu

wyegzekwowania praw po targach. Niezależnie od tego, czy firma zdecyduje

się egzekwować swoje prawa podczas trwania targów czy po ich zakończeniu,

skrupulatne przygotowania przed targami powinny być integralnym elementem

szerszej strategii egzekwowania i ochrony PWI.

- 13 -

Kluczowe przesłanie

Egzekwowanie PWI na targach powinno stanowić część nadrzędnej

strategii egzekwowania PWI firmy. Zebrane informacje oraz doświadczenia

wyniesione z targów mogą być wykorzystane do opracowania lub ulepszenia

strategii ochrony PWI. Zanim spółka zacznie rozważać skorzystanie z wyżej

przedstawionych opcji, powinna w pierwszej kolejności sprawdzić, czy jej

prawa są zabezpieczone (tj. są należycie zarejestrowane) i czy posiada na

terenie Chin najlepszą ochronę w rozsądnej cenie.

Więcej informacji na temat opracowania strategii ochrony PWI w Chinach

oraz zabezpieczenia swoich PWI na targach można znaleźć na stronie

internetowej Helpdesku PWI dla MŚP w Chinach:

www.china-iprhelpdesk.eu

- 3 -

Przed rozpoczęciem targów: brak odpowiedniego przygotowania to zgoda na porażkę.

Podobnie jak w przypadku produktów materialnych, można chronić tylko 1. własność intelektualną (WI), którą się posiada. Tak jak w UE, kluczowe pozycje WI mogą być zarejestrowane, dzięki czemu będą chronione w Chinach.

• Zidentyfikuj swoje kluczowe aktywa z zakresu WI (znaki towarowe, patenty, prawa autorskie) i zarejestruj je w Chinach przy pierwszej najbliższej sposobności. Podstawową zasadą w Chinach jest możliwość egzekwowania wyłącznie tych praw, które zostały zarejestrowane. Koncepcja praw niezarejestrowanych nie jest w Chinach praktykowana.

Określ swoją strategię na długo przed targami.2.

• Czy chcesz przeprowadzić postępowanie egzekwujące prawa podczas targów czy wolisz wykorzystać je do zebrania materiału dowodowego? W każdym przypadku zaleca się omówienie strategii z doświadczonym prawnikiem, który zna specyfikę funkcjonowania targów handlowych w Chinach. Jeśli nie jesteś pewien, czy zebrałeś wszystkie niezbędne dowody i dokumenty wymagane do przeprowadzenia postępowania podczas targów, wówczas lepszą strategią może być wykorzystanie ich do zebrania materiału dowodowego.

- 12 -

Dodatkowe uwagi

Przed następnymi targami wyślij wezwanie do zaprzestania naruszania PWI (ang. 1.

cease and desist letter) tym, których naruszenia są Ci znane. Wezwania zawierają

nakaz lub żądanie zaprzestania nielegalnej działalności pod groźbą podjęcia kroków

prawnych, a ich adresatem może być osoba fizyczna lub prawna. Wezwanie

powinno być sporządzone przez miejscowego prawnika, ponieważ mogą się z nim

wiązać pewne zagrożenia (np. konieczność wytoczenia powództwa lub oskarżenie

przez adresata o zniesławienie).

Dostosuj swoje oczekiwania do okoliczności i akceptuj skromniejsze sukcesy — 2.

egzekwowanie swych praw od handlowców, którzy są mobilni, nie posiadają

aktywów ani zapasów, jest zawsze dużym wyzwaniem.

3. Zamiast wszczynać od razu postępowanie egzekwujące PWI, lepiej jest czasami

poczekać. Baczne obserwowanie sieci producentów, handlowców i zagranicznych

klientów często prowadzi do odkrycia wspólnych powiązań, ułatwiając identyfikację

priorytetowych celów oraz umożliwiając pomiar uzyskanych postępów.

Przykładowo wszczynanie na targach działań egzekwujących PWI może być

przedwczesne, jeżeli prawa WI firmy nie są w pełni uporządkowane, jeżeli kwestia

naruszenia PWI jest sporna lub jeżeli urzędnik ds. WI nie posiada dostatecznej

wiedzy technicznej, aby orzec podczas targów, czy faktycznie doszło do naruszenia.

Ponadto jeżeli jest rzeczą oczywistą, że wystawca nie jest głównym celem (może być

tylko drobnym odsprzedawcą lub firmą handlową), rozsądniejsze jest zebranie na

targach dowodów i zbadanie wystawcy po targach w celu ujawnienia lub dojścia do

kluczowych podmiotów, takich jak producent czy wręcz cała sieć naruszająca PWI.

Po zakończeniu targów: podejmij działania na podstawie zebranych informacji.

Podejmij dalsze kroki na bazie zgromadzonego materiału dowodowego lub postępowania wszczętego na targach.

Jeśli firma wszczęła postępowanie podczas targów, powinna je dalej 1. prowadzić z udziałem odpowiednich władz oraz powinna przeprowadzić dochodzenie kontrolne w celu weryfikacji, czy wystawca zaprzestał działań naruszających PWI.

W razie konieczności podejmij dodatkowe/dalsze postępowanie egzekwujące PWI.2.

3. Jeśli nie wszczęto żadnego postępowania egzekwującego PWI, zgłoś sprawę do swego działu prawnego lub działu WI i przekaż zebrane informacje do akt firmy.

- 11 - - 4 -

3. Przygotuj niezbędne dokumenty — niektóre z nich mogą wymagać poświadczenia notarialnego i legalizacji, co może zająć do dwóch miesięcy.

Dokumenty obejmują:

• Certyfikat posiadania prawa WI (poświadczenie notarialne i legalizacja są zalecane, a przez niektóre władze chińskie wręcz wymagane):

Patenty: zaświadczenie patentowe, tekst opublikowanego patentu, dokumenty poświadczające tożsamość właściciela patentu (np. poświadczone notarialnie i zalegalizowane świadectwo zarejestrowania spółki wraz z tłumaczeniem), potwierdzenie prawnego statusu posiadanego patentu (ważność patentu) i urzędowe pokwitowanie wniesienia opłat za bieżący rok.

Znaki towarowe: zaświadczenia o posiadaniu znaku towarowego i o wszelkich odnowieniach znaku towarowego (jeśli od pierwszej rejestracji minęło ponad 10 lat) oraz dokumenty poświadczające tożsamość właściciela znaku towarowego.

Prawa autorskie: jeśli firma skorzystała z opcji zarejestrowania swoich praw autorskich — certyfikacja praw autorskich oraz dokumenty poświadczające tożsamość właściciela praw autorskich.

Dowód w postaci zdjęć produktów naruszających PWI (w miarę • możliwości), które są wystawiane na targach.

Poświadczone notarialnie i zalegalizowane pełnomocnictwo dla • osoby, która będzie egzekwować prawa WI na targach.

Katalog podstawowych informacji dotyczących podmiotów • podejrzewanych o naruszenie PWI, które mogą być obecne na targach. Katalog powinien zawierać nazwę spółki, informacje o produktach naruszających PWI oraz dane kontaktowe spółki

Inne kwestie, jakie należy wziąć pod uwagę

Każdego dnia targów inna osoba może pełnić funkcję urzędnika ds. WI w • centrum zgłaszania skarg, dlatego też bądź przygotowany na wyjaśnianie swojej sprawy ponownie, nawet jeśli nowy urzędnik miał być w nią wprowadzony.

Urzędnik ds. WI nie posiada odpowiednich uprawnień, aby • nakazać wystawcy usunięcie produktu naruszającego PWI. Takie uprawnienia ma organizator współdziałający z urzędnikiem ds. WI.

Może upłynąć kilka godzin, zanim urzędnik ds. WI przejrzy złożoną • dokumentację i zdecyduje, czy Twoja skarga jest uzasadniona.

Wiele centrów zgłaszania skarg nie posiada własnej kserokopiarki, dlatego • też warto wziąć ze sobą na targi dokumentację firmy w kilku egzemplarzach.

- 10 -

Objaśnienia oraz dodatkowe dowody dotyczące wszelkich • domniemanych naruszeń.

4. Odwiedź stronę internetową targów lub skontaktuj się z organizatorem w celu ustalenia, czy na terenie targów znajduje się centrum zgłaszania skarg i czy dostępne są informacje o ochronie WI.

• Jeśli nie istnieje centrum składania skarg, należy sprawdzić, czy miejscowe władze ds. ochrony WI są uprawnione do wejścia na teren targów i egzekwowania praw WI. Warto pamiętać, że jeśli takie centrum istnieje, to może mieć bardzo dużo pracy, dlatego należy jak najwcześniej wszcząć postępowanie, zgłaszając sprawę i składając z wyprzedzeniem wymagany komplet dokumentów opracowanych w sposób przejrzysty i uporządkowany, za pośrednictwem pełnomocnika prawnego, który specjalizuje się w danej dziedzinie PWI (prawnik specjalizujący się w znakach towarowych, rzecznik patentowy itd.).

5. Zdobądź informacje o innych wystawcach.

• Podejmij odpowiednie kroki w celu ustalenia, czy w targach będą uczestniczyć jacyś „podejrzani” wystawcy (tj. tacy, na temat których masz informacje lub podejrzenia, że naruszają PWI). Organizator powinien być w stanie przed rozpoczęciem targów dostarczyć listę wystawców wraz z numerami ich stoisk.

6. Przeczytaj uważnie umowę wystawcy.

• Czy są przewidziane środki w razie zidentyfikowania podrobionych produktów? Czy możliwe będzie wydalenie wystawcy lub likwidacja stoiska? Jeśli umowa reguluje tę kwestię w sposób niejasny, należy podjąć kroki w celu jej wyjaśnienia z organizatorem. W razie braku takich postanowień firma powinna rozważyć wywieranie nacisku na organizatorów — albo bezpośrednio, albo przy pomocy swojego stowarzyszenia MŚP — w celu zapewnienia odpowiednich sankcji.

- 5 -

- 9 -

Jak złożyć skargę na targach?

1. Należy udać się do centrum zgłaszania skarg i wypełnić odpowiedni formularz (na niektórych targach jest on dostępny zarówno w języku angielskim, jak i chińskim).

2. Przedstaw posiadane informacje i omów je z urzędnikiem ds. WI (w centrum może być również obecny zaproszony przez organizatora prawnik, z którym również należy się skonsultować).

3. Urzędnik ds. WI dokładnie sprawdzi przedstawione dokumenty, aby upewnić się, czy prawa WI firmy są ważne i prawidłowo udokumentowane (na tym etapie wiele przedsiębiorstw jest zmuszonych zakończyć postępowanie egzekwujące PWI, ponieważ nie posiadają dostatecznej dokumentacji z powodu nieodpowiedniego przygotowania).

4. Jeśli Twoja skarga zostanie uznana za uzasadnioną, urzędnik ds. WI oraz prawnik udadzą się do stoiska wystawcy naruszającego PWI i poinformują go o wniesieniu skargi.

5. Wystawcy daje się zazwyczaj pewną ilość czasu na ustosunkowanie się do skargi. Przydzielona ilość czasu jest uzależniona od miejscowego organu ds. PWI oraz okresu trwania targów. Ważne jest uwzględnienie tego czasu przy dokonywaniu zgłoszenia w centrum zgłaszania skarg. Uzasadnia to także wagę jak najwcześniejszego wniesienia skargi podczas targów.

6. Po upływie przyznanego okresu, jeśli urzędnik ds. WI na targach wyrazi zgodę, organizator może nakazać wystawcy usunięcie lub zakrycie produktów będących przedmiotem naruszenia. Zakres, w jakim organizator może wydać taki nakaz wystawcy naruszającemu PWI zależy od postanowień umowy zawartej pomiędzy wystawcą a organizatorem targów.

- 6 -

7. Skorzystaj z usług doświadczonych agentów lub prawników i uzyskaj dla

nich niezbędne wejściówki.

• Warto pamiętać, że na wiele targów w Chinach wstęp jest dozwolony

tylko dla cudzoziemców. Na przykład, Targi Towarów Eksportowych

w Guangzhou (Kanton) ograniczają wstęp Chińczykom, którzy

nie są wystawcami lub którzy nie będą podczas targów załatwiać

zgłoszonych interesów handlowych.

- 7 -

W czasie targów: bądź aktywny, a nie reaktywny.

1. Odwiedź targi, jeśli to możliwe, gdy są jeszcze w fazie ustawiania i zaglądnij na stoiska tych uczestników, o których wiadomo, że naruszają lub naruszali w przeszłości PWI, lub których się o to podejrzewa. Mogą oni sprzedawać klientom produkty naruszające PWI, nawet jeśli nie są one bezpośrednio wystawione na ich stoisku. Najpoważniejszych naruszeń dopuszczają się z reguły Ci, którzy nauczyli się nie zwracać na siebie uwagi; mogą oni zawierać umowy ze swoimi stałymi klientami poza targami. Obserwowanie „podejrzanych” firm i wykorzystanie targów jako okazji do przeprowadzenia kompleksowego dochodzenia w celu zebrania materiału dowodowego może być równie cenne jak wszczęcie postępowania egzekwującego PWI podczas targów.

2. Dowiedz się, gdzie znajdują się właściwe organy ds. WI i niezwłocznie nawiąż z nimi kontakt, jeśli agenci/prawnicy Twojej firmy mają z nimi dobre relacje. Dobrze jest dać się poznać władzom, zanim wyniknie ewentualny problem i skonsultować się z nimi ― możliwie najwcześniej podczas wizyty ― na konkretny temat dotyczący danego zdarzenia.

3. Jeśli uczestniczysz w targach handlowych, zrób przegląd i zastanów się, jakie materiały wystawiasz i rozprowadzasz, zwłaszcza jeśli dotyczą one nowych produktów. Pamiętaj, że wystawianie produktów na targach handlowych może (choć nie we wszystkich okolicznościach) stanowić „publikację”, która ma wpływ na ich wartość jako nowości. Przykładowo, jeśli wystawiasz nowy produkt na targach w taki sposób, że jego innowacyjne elementy są jasno widoczne i zostały w jakiejś formie udokumentowane, może to później uniemożliwić uzyskanie patentu lub jeśli patent na ten produkt został już uzyskany, może być narażony na unieważnienie. Należy podkreślić, że obecnie obowiązujące prawo patentowe przewiduje okres karencji, co oznacza, że wynalazek lub wzór użytkowy nie tracą cechy nowości, jeśli zgłoszenie patentowe zostało złożone w ciągu sześciu miesięcy od chwili pierwszego wystawienia produktów na targach uznawanych przez rząd chiński. Skonsultuj się ze swoim prawnikiem, jeżeli masz wątpliwości, co stanowi „publikację”.

- 8 -

4. Zbieraj wizytówki biznesowe, broszury oraz inne informacje od osób podejrzewanych o naruszanie PWI. Podmioty naruszające PWI mogą występować pod różnymi postaciami, a na ich wizytówkach mogą figurować różne nazwy firm, jednak osoby zaangażowane w taki proceder zazwyczaj podają ten sam numer telefonu komórkowego, co może ułatwić ustalenie powiązań między poszczególnymi wirtualnymi spółkami.

5. Weź ze sobą kamerę cyfrową lub telefon z aparatem fotograficznym, aby zabezpieczyć dowody. Pamiętaj, że chociaż takie urządzenia nie są zakazane, niektórzy wystawcy (zwłaszcza, jeśli wiedzą o tym, że naruszają PWI) mogą sprzeciwić się robieniu zdjęć. Dobrze byłoby, aby towarzyszył Ci notariusz, ponieważ w większości przypadków tylko poświadczony notarialnie dowód spełnia formalne wymagania dowodowe w Chinach. Bez notariusza istnieje pole do kwestionowania autentyczności dowodu. Jeśli towarzyszy Ci osoba mówiąca po chińsku, możesz znaleźć notariusza w książce telefonicznej lub na chińskich stronach internetowych, wpisując do wyszukiwarki hasło „notariusz”.

6. Jeśli nie wszczynasz żadnego postępowania egzekwującego PWI, stwórz bazę danych o podmiotach podejrzewanych o naruszanie PWI i zgromadź jak najwięcej dowodów, które mogą być wykorzystane w postępowaniach wszczynanych w późniejszym terminie.