Strategier och verktyg för en effektiv internkommunikation...och för att skapa en stimulerande arbetskultur som främjar innovation och kreativitet. Men var börjar man – och

Strategier och verktyg fören effektiv internkommunikation

www.cgi.se

Vi listar 10 framgångsfaktorer för att skapa och bibehålla en effektiv intern-kommunikation och ett högt engagemang på arbetsplatsen.

En komplett guide som lär dig:• Hur ni kommer igång• Vad ni kan mäta• Hur medarbetarengagemang skapar affärsnytta

InledningAtt jobba strategiskt med effektiv internkommunikation är avgörande för att nå ett högt engagemang på arbetsplatsen och för att skapa en stimulerande arbetskultur som främjar innovation och kreativitet. Men var börjar man – och hur säljer man in vikten av en effektiv internkommunikation till styrelsen och ledningsgruppen? I denna guide listar vi 10 framgångsfaktorer för en välfungerande internkommunikation, och beskriver hur du kommer igång, vad du kan mäta och hur medarbetarengagemang skapar affärsnytta.

Framgångsrik internkommunikation tar avstamp i en tydlig vision med strategiska mål kopplat till de önskade beteenden och värderingar man vill utveckla och stimulera. Kommunikationsplanen är ett strategiskt styrverktyg som ska vara kopplat till den övergripande verksamhetsstrategin.

För att kommunikationsstrategin ska lyckas krävs en grundsyn som sätter medarbetaren i fokus och kommunicerar på mottagarens villkor. Att driva engagemang bygger alltid på ett samspel i kommunikationen, tillgänglighet och öppenhet.

Visi

on o

ch st

rategiska målMedarbetare i fokus

Önskat beteende

2

3

Varför är det viktigt?

Alla intresserar sig inte för samma sak. Genom att segmentera de anställda i olika grupper baserade på deras roller och intressen kan du anpassa rätt budskap till rätt person.

Hur kommer jag igång?

Bygg personas av medarbetarna, det vill säga mappa dem utifrån deras behov och faktiska intressen, inte enbart den specifika rollen. För att kunna segmentera de anställda i olika grupper måste man förstå deras vardag. Vilka nyheter intresserar dem? Vilka budskap är de viktigaste? Hur konsumerar de internkommunikation? Vilken kanal är bäst för dem, är det telefonen, interna sociala medier eller kanske tv-skärmen i personalmatsalen?

Känner du att ni inte har ett tillräckligt underlag för en segmentering? Då kan du göra videointervjuer med öppna frågor, eller skicka ut formulär för att få bättre förståelse. Börja med att kartlägga alla olika behov av information och kanaler och gruppera dem som är gemensamma. Beskriv de olika segmenten (eller personas) baserat på behov, kanaler och önskat beteende.

Tips: 5-10 grupper är oftast optimalt. Mindre än fem tenderar att ge för homogen information, samtidigt som fler än tio blir svårt att hantera.

Vad ska jag mäta?

Genom att dela in och segmentera nyheter och information i olika mottagargrupper, kan du mäta hur effektiv internkommunikationen är. Vilka grupper engagerar sig mest? Vilka budskap driver mer engagemang än andra och för vilka?

Vilken är affärsnyttan?

Genom att kommunicera på medarbetarnas villkor och utifrån deras intressen, ökar möjligheten att nå fram till dem och driva ett ökat engagemang.

Employee-centric - Har du koll på dina medarbetare och deras intressen?#1

3

4

Strategic - Reflekterar den internakommunikationsplanen bolagets strategi?#2Varför är det viktigt?

Den interna kommunikationsplanen är ett strategiskt styrverktyg som ska vara kopplat till den övergripande verksamhetsstrategin. Det företaget säger externt måste kommuniceras och levas internt i organisationen först. Säkerställ att strategierna synkar och jobbar mot samma mål.


Jobba med vd och ledningsgrupp för att förstå bolagets strategiska mål. Är det någon form av förflyttning som ska genomföras? Hur definierar företaget sig utifrån kundlöfte eller värderingar? Vart är bolaget på väg? Bryt ner verksamhetens strategi i upp till fem viktiga ämnen, så kallade Strategic Themes, som sätter grunden för vilken information och vilka budskap som är prioriterade. På så sätt kopplas kommunikationsplanen samman med bolagets strategi och du kan därigenom säkerställa att rätt budskap går ut i organisationen.

Vad ska jag mäta?

Du kan nu mäta hur olika medarbetare engagerar sig vad gäller nyheter, det vill säga vad de läser, kommenterar och delar. Och samtidigt också förstå vilka strategiska ämnen som engagerar vilka grupper mest. Genom att se att vissa artiklar eller nyheter har en lägre engagemangsgrad, finns det möjlighet att dra lärdomar och se om man kan förbättra innehållet, byta rubriker eller vidta andra åtgärder.


Vissa strategiska ämnen kommer alltid att engagera mer än andra. Folk läser inte eller känner sig kanske inte träffade av budskapen. Att få insikt om detta och regelbundet kunna dela informationen med ledningen, är viktigt för att få en full förståelse av vilka delar av strategin som behöver bearbetas. Det kan till exempel också utgöra ett värdefullt underlag för en vd vid val av agenda för nästa kick-off.

5

Work out loud - Kommunicerar du på ett transparent sätt?#3

5


Att dela med sig av kunskap och expertis på ett ledigt och lättillgängligt sätt bidrar till stor nytta för andra i organisationen. Varje gång en teammedlem stöter på frågor och utmaningar kan de enkelt gå tillbaka och konsultera innehållet och få den hjälp de behöver. Tiden det tog att skriva bloggen eller materialet blir väl investerad tid istället för att löpande svara på frågor.


Du behöver en plattform som gör det möjligt för alla att vara delaktiga och utbyta information öppet. Medarbetarna kan då svara, dela och engagera sig, vilket leder till att ett organiskt community byggs upp. Fördelen, och det som verkligen driver engagemang, är att de anställda möts kring ämnen som de är genuint intresserade av och det sker dessutom tvärs över hela organisationen. När en redaktör känner till att ett ämne har skapat ett community, kan han eller hon dessutom bygga en specifik landningssida, som gör det lättare för andra att hitta, delta i och lära sig av diskussionen i framtiden.

Vad ska jag mäta?

Man kan mäta vilka ämnen som engagerar medarbetarna själva. Sedan kan man mäta och jämföra aktiviteten i varje grupp för att förstå vad som driver engagemang kring specifika ämnen. I varje community kan man mäta vilka avdelningar, grupper och delar av organisationen engagera sig mest.


En viktig effekt blir att ett ökat och icke påtvingat samarbete tvärs över hela organisationen uppstår. Det bidrar i sin tur till en enklare och mer effektiv delning och utbyte av relevant kunskap, och en starkare företagskultur som växer inifrån.

6

Praise - Har ni en kultur som bygger på beröm och uppmuntran?#4Varför är det viktigt?

Beröm är det ultimata sättet att ge uppskattning och att skapa en kultur som bygger på uppmuntran. Mindre och enkla erkännanden är ofta precis lika effektiva och kanske till och med ännu viktigare än de mer rent formella och processtyrda.


För att skapa en röd tråd, börja med att definiera ett önskat beteende. Baserat på det kan du formulera olika priser, typer av beröm kollegor kan ge till varandra och vem som kan ge beröm. Det kan exempelvis vara helt öppet för alla eller bara för specifika communities eller chefer. Beröm från kollegor och chefer upplevs på olika sätt och det är viktigt att de sistnämnda vågar ge beröm på lite mer informella sätt. Digitala priser eller så kallade badges exponeras på en individs profil tillsammans med bland annat artiklar han eller hon har delat. Synligt beröm är en central del i att få medarbetare att känna sig uppskattade.

Vad ska jag mäta?

Hur mycket bekräftelse som ges ut och hur mycket beröm en medarbetare får fungerar som en barometer för den enskildes prestation och kan bidra till de mer formella samtalen. Att mäta hur mycket öppet beröm cheferna ger och effekten det har kan också inspirera andra ledare.

Tips: Vissa företagskulturer och även nationella kulturer har det svårare än andra att ge beröm öppet. Sådana skillnader är viktiga att ta hänsyn till när man mäter.


Känslan av uppskattning är en av de viktigaste för att driva engagemang på jobbet, lojalitet gentemot sin arbetsgivare och inte minst för ett välmående på arbetsplatsen.

Visste du att en anställd som upplever arbetsmiljöproblem,

i genomsnitt har ett produktionsbortfall på 38%?

Källa: Arbetsmiljöverket

7

Reach - Når du ut till alla i företaget?#5

7


Regel nummer ett är att kommunicera med och engagera kollegorna där de är. En säljare ute på fältet föredrar säkert att få information via sin telefon eller surfplatta medan en skärm i fikarummet kan vara mest lämpad för fabriksarbetare. Personal med kontorsjobb nås via den digitala arbetsplatsen oavsett varifrån de jobbar.


Om du har byggt upp personas utifrån dina medarbetare, har du koll på hur de anställda föredrar att få information. Men förmedlar du nyheter och intern kommunikation i de bäst lämpade kanalerna? Kartlägg alla kanaler och försäkra dig om att relevanta nyheter skickas ut på rätt sätt till rätt målgrupp. Nominera redaktörer bland olika communities för att nå både brett och djupt. Men eliminera också alla hinder genom att exempelvis förenkla inloggningar.

Tips: Använd en integrerad lösning som säkerställer att nyheter automatiskt kommer ut i rätt kanal. Att ha flera olika plattformar gör det svårare att ha kontroll på både kanaler och budskap.

Vad ska jag mäta?

Mät både audience reach och audience share. Det vill säga hur stor andel av målgruppen som läser och engagerar sig i informationen eller materialet respektive hur stor andel av läsarna som faktiskt tillhör målgruppen.


Att verkligen nå ut till alla med internkommunikationen är en viktig parameter för att driva engagemang. Enligt en undersökning på Digital Workplace Summit, är delaktighet ”den viktigaste ingrediensen för att skapa medarbetarengagemang”. Bara att förenkla inloggning kan öka antalet besökare med upp till 50%.

8

Accesibility - Är det enkelt för allamedarbetare att hitta rätt information?#6Varför är det viktigt?

Det sägs att 20-35% av arbetstiden går åt till att söka information. Genom att tillgängliggöra den för dina medarbetare kan du frigöra väsentligt mycket tid för de anställda. Samtidigt skapar det möjligheten för var och en att dela material och samarbeta.


Det måste vara enkelt att komma åt dokument. Första steget är att undvika krångliga hinder såsom ett vpn eller inloggningar. Det är dessutom viktigt att ha ett system som gör det tydligt för medarbetare vad som är officiellt fastställd information kontra övrig. Eftersom 80% av informationen är ostrukturerad i företag är det avgörande att ha en smart sökfunktion.

Tips: En del avancerade plattformar har en AI-sökfunktion där algoritmen är kopplad till individens sociala aktivitetshistorik, det vill säga den hittar alltid det mest relevanta dokumentet för individen, baserat på hans eller hennes aktivitet och intressen.

Vad ska jag mäta?

Att mäta vad folk söker på och som inte ger resultat kan hjälpa till att förbättra hur man exempelvis namnger dokument och information. Du kan också mäta tiden folk lägger på att söka information och hitta dokument, över tid.


En väl strukturerad och lättillgänglig information sparar tid för de anställda och därmed också pengar. Att hitta informationen man letar efter på ett snabbt och enkelt sätt, minskar digital stress och frustration. Bättre informerade medarbetare bidrar också till kompetensutveckling och bättre affärsbeslut.

Visste du att 36 % av anställda lider av

digital stress?

Källa: Palorial

99

Learn - Är kunskapsutbyte och ständigt lärande en naturlig del av arbetet?#7Varför är det viktigt?

I en snabbföränderlig digital ekonomi är det oerhört viktigt att utvecklas och ständigt hitta nya möjligheter till lärande. Ett väldigt engagerande sätt är socialt lärande, vilket innebär att medarbetarna lär av varandra.


Nominera så kallade Community Managers som har som uppgift att driva engagemang kring utvalda strategiska diskussionsämnen. Utöver det bör du identifiera Success Managers som hjälper ett community att vara framgångsrika, det vill säga engagerade med en hög grad av informationsutbyte. Efter hand kan man utbilda och uppmuntra vissa communities att prova webinars och genomföra kortare videoutbildningar kopplade till själva communityt eller ett projekt.

Vad ska jag mäta?

Mät engagemangsnivån bland olika communities och vilka det är som provar nya sätt att dela information, som till exempel webinars. På det sättet går det att skapa och visa goda exempel.


Genom att skapa de rätta förutsättningarna för ett ökat interagerande och motiverande utbyte mellan medarbetarna, skapas både engagemang och kompetensutveckling.

10


I snitt existerar 11 versioner av samma dokument. En prioritet är därför att effektivisera arbetet och minimera risken att värdefull information tappas bort på vägen. Lösningen ligger i att standardisera arbetssättet genom att jobba i samma dokument online.


Att samarbeta måste vara enkelt. Har de anställda tillgång till rätt verktyg i rätt kanal? Är den korrekta appen installerad på medarbetarnas telefoner? Samarbete sker i communities, kunskapsområden och i projekt. Att spara dokument i molnet gör det enklare att hitta och dela dokument vilket förenklar samarbete. Men det krävs samtidigt disciplin och det är grundläggande att utbilda medarbetare att exempelvis inte arbeta i stängda ytor, inte maila bilagor (utan istället en länk till originalet) och att undvika dokument med många olika versioner.

Vad ska jag mäta?

Du kan mäta antalet personer som fortfarande skickar mail med bilagor och antalet dokument med olika versioner.


Att inte behöva hantera mail med många versioner av bifogade dokument sparar medarbetarna tid och bolaget serverutrymme, det vill säga pengar. Att kunna jobba tillsammans på ett smidigt sätt skapar högre engagemang och bättre resultat tack vare ett smidigare kunskapsutbyte.

Collaborate & Co-create - Är det smidigt för medarbetare att samarbeta i sina projekt?

#8

10

1111

12

Lead by dialogue - Känner sig allamedarbetare involverade i konversationerna?#9Varför är det viktigt?

För att skapa engagemang är det centralt att alla medarbetare får en möjlighet att uttrycka sig och känna sig delaktiga. Utveckla ett effektivt och engagerande ledarskap genom att bjuda in till dialog och bygga konsensus. Öppen dialog skapar även en plattform för att engagera kollegor i projekt och få input när det behövs.


Först behöver man få medarbetarna att digitalt följa sina chefer. Ledarna i sin tur måste förstå varför de ska kommentera och ge likes till information och nyheter tvärs över organisationen. På en digital arbetsplats är det möjligt att följa cheferna och deras aktivitet vilket gör att det syns vilka diskussioner de engagerar sig i. Men det är samtidigt viktigt att skapa en balans, där målet är att ledarna ska stimulera diskussionerna, utan att dominera.

Vad ska jag mäta?

Mät hur aktiv ledningsgruppen är och den faktiska effekt det ger.


Lyft fram goda exempel på chefer för andra ledare och tydliggör den positiva effekten av att driva engagemang och samarbete tvärs över organisationen.

12

13

Measure - Mäter du engagemangoch har du definierat KPI:er?#10Varför är det viktigt?

Det är viktigt att alltid säkerställa engagemang för att kunna optimera kommunikationen. Genom att aktivt mäta engamenang blir det tydligt vad som ger mest effekt och hur det hela tiden kan förbättras. Med hjälp av moderna verktyg går det att identifiera hur effektiva de interna kommunikationsinsatserna är. Precis som med sociala medier finns det möjlighet att mäta likes, kommentarer och delningar.


Kopplat till önskade beteenden är det viktigt att inledningsvis definiera specifika mål. Det är när du mäter engagemang mot dessa mål som du kan se hur bra kommunikationen fungerar och hur du kan förbättra den. Gör också mätningar på olika parametrar för att optimera effekten, såsom exempelvis enheter, regioner och tider på dygnet. På så sätt får du en utökad förståelse och en möjlighet till ständig utveckling.

Vad ska jag mäta?

Följ upp dina KPI:er och mål varje kvartal. Det är mätningen och dess resultat som visar kopplingen mellan engagemangsgraden och effektiviteten av internkommunikationen.


Kommunikationsplanen behöver vara kopplad till Strategic Themes som är överenskomna med ledningsgruppen. Då mätningen av engagemangsgrad bland olika segment ger feedback och information till ledningen om hur strategin upplevs bland medarbetare i företaget, blir resultaten värdefulla för företagets utveckling.

13

14

Den digitala arbetsplatsenAtt medarbetarna ska kunna arbeta hemifrån eller på annan plats, i nya konstellationer samt på kvällar och helger, är säkert en del av ditt företags utmaningar. Möjligheten att föra en dialog med alla anställda och att var och en får möjlighet att uttrycka sig, säkert likaså. För att inte tala om effektivisering av dokumenthantering, delning och organisering av information.

Denna typ av behov har lett till att vi ser ett tydligt skifte där intranätet har utvecklats markant från att ha varit en strikt reglerad kommunikationskanal till att nu ha blivit en integrerad del av vår digitala arbetsplats. Den digitala arbetsplatsen förenklar arbetet och möjliggör ett ökat samarbete, lojalitet och kunskapsöverföring. Samtidigt ger den förutsättningar för ett ledarskap byggt på tillit och ansvar. Och inte minst ett ökat engagemang.

2001 Megaphone

Centralt styrd företagsinformation som trycktes ut i organisationen via ett traditionellt intranät. Den analoga informationen överfördes till det digitala.

2010 Social

Verktyg som stöttade kunskapsutbyte, dokumenthantering och sociala funktioner. Dynamiska strukturer, förbättrade sökmöjligheter, men fortfarande traditionell företagskommunikation.

2007 Collaboration

Förbättrade kanaler, där informationen fortfarande trycktes ut, men nu med funktioner som möjliggjorde samarbete och dokumenthantering inom olika team.

2018 Digital Workplace

Möjlighet att arbeta var, när och hur man vill. Decentralicerad innehållsproduktion och kontroll som bygger på tillit, deltagande och erkännande. Integrering med andra system höjer användargraden och skapar ett ökat engagemang bland medarbetarna.

1515

© Copyright 2019 CGI Inc.

ABOUT CGI

Founded in 1976, CGI is among the largest IT and business consulting services firms in the world. Operating in hundreds of locations across the globe, CGI delivers an end-to-end portfolio of capabilities, from IT and business consulting to systems integration, outsourcing services and intellectual property solutions.

CGI works with clients through a local relationship model complemented by a global delivery network to help clients achieve their goals, including becoming customer-centric digital enterprises.

cgi.com

Documents

Strategier och verktyg för en effektiv internkommunikation...och för att skapa en stimulerande arbetskultur som främjar innovation och kreativitet. Men var börjar man – och