1

Sturen met inzichtop basis van managementinformatie

Conferentie bedrijfsvoering VOSABB

Eemnes16 april 2008

InfoTopics

� Jong bedrijf met veel ervaring– Focus op onderwijs

– Focus op managementinformatievoorziening

– Focus op Microsoft technologie

– Resulteert in levering van EduTopics

� Klanten in het onderwijs:– Stichting de Haagse Scholen

– Prosco /Bestuur Openbaar Onderwijs Rotterdam

– Onderwijsbureau Meppel

– Onderwijsbureau Twente

– AMOS / Bijzonderwijs

– Hogeschool Utrecht

Agenda

� Kenmerken proces van informatievoorziening

� Aandachtspunten voor een succesvol

managementinformatiesysteem

� EduTopics: generieke maatwerkoplossing voor

het onderwijs

2

Informatievoorziening: een proces

Systeemontwikkeling- technologie

Implementeren- mensenwerk

BedrijfskundeénICT

Verbeter Cyclus (deming/PDCA -Cycle)

1. PlannenWat wil je dat er gaat gebeuren?

2. UitvoerenVoer de plannen uit

3. BestudeerBestudeer de resultaten

4. VerbeterenNeem actie om processen te

verbeteren

Performance Management Cyclus

1. Plannen

Wat wil je dat er gaat gebeuren?

2. Uitvoeren

Voer de plannen uit

3a. Monitoring

Wat gebeurt er?3b. Analyseren

Waarom is iets gebeurd?

4. Verbeteren

Neem verbeter acties

MIS

3

Kenmerken van het proces

� Relatief nieuw in het onderwijs– Nog geen onderdeel van de cultuur– Verantwoorden én beleid

� Verschillende doelgroepen betrokken– Managers en staf (generalisten en specialisten)

– Verschillende hiërarchische niveaus

� Veranderende informatiebehoefte– Veranderingen gaan sneller

– Hoge mate bepaald door politiek en overheid

– Wordt (nog) niet door alle betrokkenen gevoeld

� Veranderende vastlegging van gegevens

� →Stelt hoge eisen aan MIS en implementatie

Agenda

� Kenmerken proces van informatievoorziening

� Aandachtspunten voor een succesvol

managementinformatiesysteem

� EduTopics: generieke maatwerkoplossing voor

het onderwijs

% of total

Company politics 36.9%

Poor quality data 33.5%

Requirements changed before project was completed 23.8%

Could not agree on requirements 21.5%

Administrative or security issues 16.2%

Unable to get data from some systems 16.0%

Could not handle the data volumes with acceptable performance 12.8%

Query performance too slow 12.3%

Missing key product features 9.7%

Too hard to use 6.8%

Unreliable software 6.0%

Other (specify) 7.6%

No significant problems (excludes any of the above) 20.4%

Problems encountered (from The OLAP Survey)

“Organisatiefactoren”zijn veel vaker een

faalfactor dan techniek.

4

Implementatie MIS is besturingsvraagstuk

� Sponsor/projecteigenaar– uit de ‘business’

– voldoende bevoegdheden/mandaat voor verandering

� Start met bedrijfskundig georienteerd projectteam– Bedrijfsprocessen en informatievraag als uitgangspunt

– Focus op gebruikers

� Afstemming business en ICT is absolute noodzaak– ICT vroegtijdig betrekken

– Kennis opbouw specifieke ICT aspecten MIS

� Veel aandacht voor implementatie, – een rapport is het begin en niet het einde van een MIS project

MIS is geen registratie systeem

MIS OLTP

• optimaal voor bevraging• actueel en historisch• detail en aggregatie• data integratie• alleen lezen• grote hoeveelheden data

• optimaal voor eenduidige registratie• actueel (realtime)• detail• geen data integratie• lezen en schrijven• Geringe omvang database

• Andere wijze van datamodellering

• Andere dynamiek

• Andere ‘demo/test data’

• Vraagt andere ontwikkelaanpak

One size fits nobody

detail

controleerbaarheid

frequentie

portabiliteit

analysesnelheid

gebr.vriendelijk

flexibel

ad-hoc

Manager

Specialist

• Er is niet 1 tool die alle doelgroepen kan ondersteunen

• Verschillende manieren van presenteren / analyseren noodzakelijk• Wel gebruik maken van 1 datamodel !

5

One size fits nobody

Gevaar van ‘kachelpijp oplossingen’

� Eiland oplossingen

– Geen integratie van data

– Geen integratie van tooling

� Slechte performance

– Bevragen OLTP data modellen

� Geen geintegreerde dataopslag

– Vaak snelle start, maar ook voortijdig einde

– Slecht onderhoudbaar

– Slecht controleerbaar (blackbox)

Project aanpak

� Houd voorgaande suggesties in het oog

� MI projecten zijn niet eindig, aanpassen scope

� Maak gebruik van een iteratieve projectaanpak

� Denk groot, start klein…..

maar start!

6

Agenda

� Kenmerken proces van informatievoorziening

� Aandachtspunten voor een succesvol

managementinformatiesysteem

� EduTopics: generieke maatwerkoplossing

voor het onderwijs

EduTopics

� Effectieve informatievoorziening– Actuele, consistentie informatie in het juiste format

voor de verschillende strategische niveaus

– Transparantie en kwaliteitsverbetering

– Integraal onderdeel dagelijkse bedrijfsvoering

� Efficiënte informatievoorziening– Terugdringen handwerk

– Handwerk met toegevoegde waarde

– Kostenbesparing

Unieke kenmerken EduTopics

� Generieke MI oplossing voor het onderwijs

– Bedrijfsgerichte datamodellen (i.p.v. bronsysteem gericht)

– Integratie van informatie (datawarehouse)

– Standaard koppeling naar databronnen (stekkers)

� Te configureren naar eigen organisatie

– Keuze interface

– Maatwerk bronsystemen

– Eigen definities

� Dagelijkse automatische verwerking informatie

� Flexibel naar doelgroepen (inhoud,vorm en frequentie)

� Unieke autorisatiemogelijkheden

� Vaste licentie en onderhoudskosten

� EduTopics Netwerk

7

Bedrijfsgerichte modellen: P modellen

� Bedrijfsmodellen en bronsysteemstekkers

� Organisatie en tijd voor integratie

Personeel

Bronsysteem

Stekker

EduTopicsConfiguratie-Organisatie

-Tijd-Autorisatie- parameters

Bronsysteem georienteerd

Bedrijfsmodel georiënteerd

Personeel,financieel & integratie

Voorbeeld integraal: opleidingskosten per fte

Personeel

Bronsysteem

Stekker

Bronsysteem

Stekker

FinancieelEduTopicsConfiguratie-Organisatie

-Tijd-Autorisatie- parameters

Integrale informatie

Personeel

Bronsysteem

Stekker

Bronsysteem

StekkerBronsysteem

Stekker

Financieel Huisvesting

Bronsysteem

Stekker

Onderwijs &

Kwaliteit

EduTopicsConfiguratie-Organisatie

-Tijd-Autorisatie- parameters

Integrale informatie

Meerdere modellen

Voorbeeld integraal: Leerlingen/m2; huisvestingskosten/m2; Aantalleerlingen per fte

8

Bestaande stekkers

� Personeel– Edukaat, Caso, Hris, Gemal

� Financiën– Exact ,Finall, AccountView, Axapta

� Leerling/student systemen– Esis, Parnassys

– @VO

– Osiris (in ontwikkeling)

� Oktober-tellingen

� Huisvesting– IBIS MAIN

� IBG (BRON VO)

Voorbeelden

� Vragen / opmerkingen

� Demo

� Voor vragen of informatie:

ruud@infotopics.nl

www.infotopics.nl

0541-532010

0645676240