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sub sistema de abastecimiento
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Subsistema de
abastecimiento.
Ciclo del abastecimiento
Dr. Luis Navarro HospinalPresentado por :
Abastecimiento es un término que se
vincula con la acción y las consecuencias
de abastecer. Este verbo hace referencia,
por su parte, a proveer de aquello que es
necesario para la supervivencia.
Puede decirse, por lo tanto, que el
abastecimiento es una actividad que
consiste en satisfacer, en el tiempo
apropiado y de la forma adecuada, las
necesidades de las personas en lo
referente al consumo de algún recurso o
producto comercial. La noción, por lo
general, se equipara al suministro o al
término inglés supply
A nivel económico, el abastecimientoaparece vinculado a la logística y a lacadena de suministro. Esta cadena debeprever la demanda de los consumidores yasegurar la entrega de los productos a losdistribuidores, para evitar el agotamiento deunidades a la venta. Curiosamente, algunasempresas, sobre todo fabricantes deproductos electrónicos, utilizan la falta destock como punto de venta, ya que parallegar a ese punto es necesario haber tenidomucho éxito con la propuesta.
El proceso de abastecimiento, por lo
tanto, abarca todas aquellas actividades
que posibilitan la identificación y la
compra de los bienes y de los servicios que
una empresa u otra entidad necesita
para funcionar.
La gestión de la cadena de
abastecimiento se encarga de establecer
las relaciones entre sus diversos
componentes y de integrar las actividades
para que sus objetivos puedan cumplirse.
Más allá del comercio, podría decirse que
el abastecimiento de alimentos a la
ciudadanía es la obligación más
importante de un gobierno. Sin alimentos,
no hay vida posible; con una alimentación
deficiente, el desarrollo no puede
completarse.
Gestión de compras
Si no sabes cuál es el ciclo de compra de
tus clientes, estás perdiendo una gran
oportunidad de mejorar tus acciones de
Marketing y aumentar el beneficio de tu
empresa.
El ciclo de compra consta siempre de las
mismas 4 fases (AIDA) para cualquier
producto o servicio, pero la duración de
este proceso puede variar en cada caso:
• Atención (o Awareness): una persona
se da cuenta de que tiene un problema,
una necesidad o un deseo. La pregunta
que se hace es: ¿Cómo puedo
solucionarlo?
• Investigación (o Interest): entonces
pasa a una fase de búsqueda de
alternativas. ¿Qué opciones existen en el
mercado para solucionar mi problema o
necesidad?
• Decisión (Decision): para elegir entrelas distintas alternativas, debe formarse uncriterio y tener en cuenta todo lo quepuede influirle en su toma de decisión(precio, tiempo de entrega, frecuencia derenovación...). Así pues, aquí el usuario sepregunta cuál es la mejor opción.
• Acción (Action): una vez ya ha tenidoen cuenta todas las variables, llega elmomento de la compra; es decir, llega elmomento de tu venta.
Actualmente existen modelos de ciclo de
compra más complejos en los que se
incluyen más fases para detallar mejor el
proceso por el que pasa el usuario en su
evaluación de un producto o servicio. El
ciclo AIDA es uno de los más conocidos e
incluye los procesos imprescindibles que
debes tener en cuenta.
Por qué es importante conocer el ciclo de
compra de tus clientes
Como comentábamos al inicio, si sabes el
proceso por el que pasan tus clientes antes
de comprar tu producto, vas a poder
preparar una estrategia de Marketing mucho
más efectiva: podrás idear acciones de
Marketing específicas dependiendo de la
fase del ciclo de compra en la que se
encuentre el usuario, mejorando de forma
notable sus resultados.
El Ciclo de Compras
El proceso de compra de una empresa no
es fácil de realizar ya que se debe tener
una organización adecuada y acorde a
las necesidades propias de ellas.
ENTONCES: Podemos concluir que la
tarea de compra es básicamente una
serie de operaciones que se repiten;
porque involucra un ciclo de etapas que
necesariamente se deben cumplir a su
debido tiempo y una tras otra
respectivamente, porque el ciclo de
compra se pone en funcionamiento cada
vez que se tenga la necesidad de adquirir
un determinado material.
A continuación podrás identificar las cinco
etapas principales de un ciclo de compras:
1. Análisis de las Solicitud de Compras.
2. Investigación y Selección de
Proveedores.
3. Negociación con el Proveedor
(seleccionado).
4. Acompañamiento de Pedido.
5. Control de la Recepción del Material
Comprado.
Representemos el ciclo de compras en el
siguiente esquema:
Veremos cada una de las etapas antesnombradas:
1. Análisis de la solicitud de compra.
Corresponde a la primera etapa del ciclo decompras y comienza cuando el organismoencargado de adquisiciones recibe la solicitud decompras, emitida por el área de punto o secciónque requiera un determinado producto.
El organismo de compra efectúa el análisis delpedido, para conocer los antecedentes delmaterial requerido tales como: Especificaciones,cantidades requeridas, época adecuada para surecepción entre otros.
Debemos tener muy en claro que en
muchas empresas, las solicitudes de
compras, se hacen llegar al organismo
encargado a través de un listado que
además de contener los antecedentes del
material requerido, también lleva otros
datos como son: Ficha de última compra,
Nombre del proveedor, Cantidad
comprada y Precio de venta.
En esta primera etapa, el organismo de
compras debe planear sus actividades de
tal modo que pueda atender las
solicitudes de compras recibidas, y
proveer las compras. Como una forma de
facilitar esta tarea, éste organismo
mantiene un fichero o block de datos
sobre los materiales necesarios para la
empresa y a la vez un fichero de
proveedores para cada tipo de material.
Los siguientes esquemas te muestran
ejemplos de programación de materiales
para compra y ficha de historia de cada
material.
2. Investigación y selección de Proveedores.
Ésta es la segunda etapa del ciclo de
compras la que podemos dividir en dos
partes: La Investigación y La Selección de los
Proveedores.
• La Investigación: Consiste en investigar y
estudiar los posibles proveedores de los
materiales requeridos. Esta investigación la
realiza el organismo encargado de compras
y parte con la verificación de los proveedores
ya registrados.
Debemos tener claro que muchos
proveedores buscan las empresas a través
de sus ejecutivos de ventas
correspondientes y en la actualidad, vía
Internet (e-mail, correo electrónico); estos
para ser calificados para posibles
consultas, envían datos para su registro,
como nombre, dirección, capital social,
productos o servicios ofrecidos, referencias
de los clientes, etc.
Es necesario recordar que Proveedores sonlas empresas que producen las materiasprimas e insumos necesarios y que losvenden.
Como ya vimos en la etapa anterior, elorganismo encargado de compra debetener un banco de datos acerca de losproveedores ya registrados, que contenganantecedentes de los abastecimientosrealizados y las condiciones en que senegocio.
Este registro facilita enormemente los trabajos deinvestigación y selección de proveedores ya queademás de los datos del proveedor, el organismode compra debe mantener todo texto posiblecomo listas telefónica, revistas técnicas, catálogos,folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo loque pueda ofrecer información sobre los posiblesproveedores.
En el Banco de Datos, podemos clasificar a losproveedores como: Proveedor Real, que es aquelque ya efectuó ventas de materiales o insumos ala Empresa. Proveedor Potencial aquel que puedeser candidato para futuros abastecimientos.
• La Selección: Consiste en compararlas propuestas o cotizaciones recibidas delos proveedores y elegir cual es el quemejor atiende las conveniencias de laempresa. Para una buena selección delproveedor se deben considerar diversoscriterios tales como: precio, calidad delmaterial, condiciones de pago,descuentos, plazos de entrega,confiabilidad en el cumplimiento deplazos, etc.
Debes tener presente que a pesar de losdiversos criterios, generalmente el "precio" esla referencia más importante en la selecciónde los proveedores.
La investigación de los proveedoresbásicamente es una estadística del mercadoque permite verificar cuales son las posiblesfuentes de suministro de un materialrequerido. La tarea de selección y elecciónde proveedores la hace el organismo decompras y tiene como base la comparaciónentre los posibles proveedores.
De acuerdo a lo anterior podemos
concluir que la investigación permite una
comparación de los diversos proveedores
calificados, mientras que la selección es
una decisión sobre cuál será el escogido
para proveer el material requerido.
El esquema que observarás corresponde a
la comparación de precios y cotizaciones
de materiales.
3. Negociación con el Proveedor.
Una vez que se ha escogido el proveedormás adecuado, el organismo de comprasempieza a negociar con él la adquisición delmaterial requerido, dentro de las condicionesmás adecuadas de precios y pago. Laatención y cumplimiento de lasespecificaciones exigidas de material y elestablecimiento de plazos de entrega, debenser asegurados en la negociación. Lanegociación es la tercera etapa del procesoy sirve para definir cómo se hará la emisiónde la orden de compra al proveedor.
La Orden de Compra es un contrato formal entrela Empresa y el Proveedor, en ella se detallan lascondiciones en que se realizó la negociación, yaque tiene la fuerza de un contrato. Su aceptaciónimplica cumplir con todas las condicionesestipuladas. El comprador por una parte es elresponsable de las condiciones y especificacionescontenida en la orden de compra, mientras que elproveedor debe estar plenamente informado detodas las cláusulas, pre-requisitos y criteriosexigidos por la Empresa, los procedimientos derecepción del material, los controles yespecificaciones de calidad, etc., para que elpedido de la compra sea legalmente valido.
¿Qué es la Negociación?, Se le da este
nombre a los contactos entre el organismo
de compra y el proveedor para reducir las
diferencias y llegar a un termino medio;
cada parte cede un poco para que
ambos se beneficien.
Te presento un esquema de una orden de
compra.
4. Acompañamiento del pedido.
Hecha la orden de compra, el organismo decompras necesita asegurarse que la entregadel material se hará de acuerdo a los plazosestablecidos, calidad y cantidad negociaday por lo tanto debe haber un seguimiento delpedido, a través de constantes contactospersonales o telefónicos con el proveedor.Esto significa que el organismo de comprasno abandona al proveedor después dehaber emitido la orden de compra. Elseguimiento o acompañamiento representauna constante supervisión del pedido y unacobranza permanente de resultados.
Cuando la compra es de gran volumen,algunas Empresas realizan el seguimiento enfechas y plazos preestablecidos. De aquí ladenominación Follow-Up, término en inglesque significa seguir, acompañar, fechar.
La etapa de Follow-Up permite localizar enforma anticipada los problemas y éxitos,sorpresas desagradables; a través de él, elorganismo de compras puede apurar elpedido, exigir la entrega en los plazosestablecidos y/o intentar complementar elatraso con otros proveedores.
5. Control de la recepción del materialcomprado.
Es la quinta etapa del ciclo de compras y seda cuando el organismo de compras recibedel proveedor el material solicitado en laorden de compra. En la recepción delmaterial, el organismo de compras verifica silas cantidades están correctas y, junto con elorganismo de control de calidad, realiza lainspección para comparar el material con lasespecificaciones determinadas en la ordende compra, esta operación es la que sellama Inspección de calidad en la recepcióndel material.
Confirmada la cantidad y calidad del
material, el Organismo de Compras
autoriza a la bodega o almacén, recibir el
material y encomienda al Organismo de
Tesorería o Cuentas por Pagar, la
autorización para el pago de la factura al
proveedor, dentro de las condiciones de
precio y plazo de pago estipulado.
El ciclo de compras es continuo e
ininterrumpido, por lo tanto el gran
volumen de trabajo que realiza un
organismo de compras exige una agenda
de seguimiento y cobranza muy intensa,
principalmente, en empresas donde
puedan ocurrir cambios en el plan de
producción que impliquen anticipaciones
o atrasos en las entregas de materiales.
“Si quieres conocer el pasado,
entonces mira tu presente que
es el resultado.
Si quieres conocer tu futuro mira tu presente que es la
causa”
