Embed Size (px)
Citation preview
SVEUČILIŠTE U ZAGREBU FAKULTET ELEKTROTEHNIKE I RAČUNARSTVA
DIPLOMSKI RAD br. 717
SUSTAV ZA UPRAVLJANJE
DOKUMENTIMA
Ivana Ujević
Zagreb, rujan 2003.
1
Sadržaj 1 Uvod__________________________________________________________ 3
2 Zakonske uredbe o uredskom poslovanju ____________________________ 5
2.1 Primanje, raspoređivanje i upisivanje akata ____________________ 6 2.1.1 Klasifikacijska oznaka ____________________________________ 7 2.1.2 Urudžbeni broj __________________________________________ 8 2.1.3 Povezivanje predmeta ____________________________________ 9
2.2 Dostavljanje i administrativno – tehnička obrada akata___________ 9 2.2.1 Ustupanje, otpremanje, razvođenje i arhiviranje ________________ 9
2.3 Nedosljednosti ____________________________________________ 10
3 Postojeća rješenja ______________________________________________ 11
3.1 "Uredsko poslovanje" , SV Group____________________________ 11
3.2 "Olymp", "Castor", mikroPROM____________________________ 12
3.3 "Urudžbeni zapisnik", Tehničar – Birocomp ___________________ 14
3.4 "INOffice2", IN2 __________________________________________ 15
4 Model sustava _________________________________________________ 17
4.1 Zahtjevi __________________________________________________ 17
4.2 Model procesa ____________________________________________ 19 4.2.1 Dijagram dekompozicije funkcija __________________________ 19 4.2.2 Dijagram toka podataka, kontekstni dijagram (0. razina) ________ 24 4.2.3 Dijagram toka podataka, pregledni dijagram (1. razina) _________ 25 4.2.4 Dijagram toka podataka, razrada pojedinih procesa (2. razina) ___ 28
4.3 Model podataka ___________________________________________ 35 4.3.1 Dijagram entiteti-veze ___________________________________ 35
5 Oblikovanje i ugradnja __________________________________________ 47
5.1 CA Advantage Plex ________________________________________ 47 5.1.1 Definiranje modela podataka u Advantage Plex-u _____________ 49 5.1.2 Pregled iskorištenih uzoraka ______________________________ 52
5.2 Prilagođavanje modela sustava mogućnostima Advantage Plex-a __ 55 5.2.1 Prilagođavanje ER modela unosu u Advantage Plex____________ 55 5.2.2 Iskorištavanje, stvaranje i prilagođavanje uzoraka _____________ 58
5.3 Generiranje i ugradnja _____________________________________ 64
5.4 Testiranje ________________________________________________ 64
6 Opis rada sustava ______________________________________________ 66
6.1 Izbornik__________________________________________________ 66 6.1.1 Datoteka______________________________________________ 66 6.1.2 Dokumenti ____________________________________________ 67 6.1.3 Organizacija___________________________________________ 73
2
6.1.4 Šifrarnici _____________________________________________ 75 6.1.5 Uvid _________________________________________________ 76 6.1.6 Prozor________________________________________________ 76 6.1.7 Pomoć _______________________________________________ 76
7 Zaključak_____________________________________________________ 77
8 Literatura_____________________________________________________ 78
9 Prilozi________________________________________________________ 79
3
1 Uvod
U tradicionalanom načinu uredskog poslovanja, da bi se evidentirali dokumenti koji prolaze kroz organizaciju, trebalo je voditi papirni urudžbeni zapisnik, kao i upisnik predmeta upravnog postupka. To je uključivalo i samostalno klasificiranje dokumenata i sastavljanje pripadnih oznaka, urudžbenog broja i klasifikacijske oznake, koje jedinstveno identificiraju taj dokument. Da bi se spriječio neovlašteni pristup dokumentima, trebale su postojati posebne knjige za dokumente različitih stupnjeva povjerljivosti. Uz ove dvije glavne knjige vodio se i niz pomoćnih knjiga. Radi lakšeg i bržeg pronalaženja klasifikacijske oznake predmeta, vodio se registar (kazalo). Za praćenje preuzimanja, vraćanja i odašiljanja dokumenata služile su interna dostavna knjiga, dostavna knjiga za mjesto, dostavna knjiga za poštu itd. U uredsko poslovanje spadala je i briga o arhivi i rokovniku, u kojima su se nalazili dosijei i predmeti, u obliku fascikli s papirima, poslagani po nekom rasporedu. U današnje vrijeme je ovakav način uredskog poslovanja postao prezahtjevan i neučinkovit, štoviše, postao je element poslovanja koji koči rad organizacije. Potreba za automatiziranjem ovog procesa očituje se i kroz mnoštvo proizvoda tog tipa koji se svaki dan pojavljuju na tržištu. Međutim, mnoštvo proizvoda ukazuje i na nedosljednosti i razlike u uredskom poslovanju od organizacije do organizacije. Sustav, čije je osmišljavanje i izrada opisano ovim radom, uvelike će olakšati evidentiranje i pristup dokumentima. Povezati će u jedinstvenu radnu okolinu dokumente upravnog i neupravnog postupka, i na taj način obuhvatiti evidentiranje svih dokumenata koji se mogu naći u jednom poduzeću ili organu državne uprave, pojednostavnjujući pritom organiziranje informacija i zadaća. Sustav će poboljšati produktivnost rada, pružajući konzistentnost među dokumentima i evidencijama i time omogućiti kvalitetnije i brže obavljanje posla. Objedinit će i ostale knjige, omogućujući jednostavan pregled puta i statusa dokumenata i predmeta kroz organizaciju i kroz vrijeme, pregled elemenata klasifikacije i pretraživanje dokumenata po različitim kriterijima. Sustav je namijenjen administrativnom osoblju koje poznaje pravila postojećeg uredskog poslovanja. Vođenje predmeta kroz program prilagodit će se uvođenju u već postojeće knjige, odnosno evidencije, te će korisnici u vrlo kratkom roku moći savladati novi način rada, djelomično i stoga što će upis podataka o dokumentima biti brz i jednostavan zahvaljujući listama vrijednosti. Sustav će biti osmišljen tako da se svi podaci koji opisuju pojedini dokument unose na jednom mjestu, a unosi ih za to zadužena osoba (npr. službenik u pisarnici) ili po potrebi i sam djelatnik. Pristup dokumentima i promjene dokumenata ograničavat će se ovisno o stupnju povjerljivosti dokumenta, bez potrebe za fizičkim razdvajanjem dokumenata različitog stupnja povjerljivosti. Pri izradi će se koristit zakonski propisana dokumentacija iz Narodnih novina, uz omogućavanje fleksibilnog unosa šifrarskih oznaka u proizvoljnom obliku. Na taj način sustav će biti prilagođen na više načina unošenja šifrarskog sustava.
4
U drugom poglavlju dat je kratak opis zakonskih propisa koji se mogu primijeniti na automatizirani način uredskog poslovanja. Treće poglavlje opisuje postojeća rješenja ovog tipa, koja su pomogla pri osmišljavanju sustava. U četvrtom poglavlje prikazan je model sustava, koji uključuje model procesa i model podataka, a dat je i kratak popis osnovnih zahtjeva na sustav. Peto se bavi oblikovanjem i izradom sustava pomoću generatora aplikacija CA Advantage Plex. U šestom poglavlju dat je opis rada dovršenog i testiranog sustava.
5
2 Zakonske uredbe o uredskom poslovanju Uredsko poslovanje odvija se na način propisan zakonom, a obuhvaća:
• primanje i pregled akata, • razvrstavanje, raspoređivanje i upisivanje akata, • dostava u rad akata, • administrativno-tehničku obradu akata, • otpremanje i razvođenje akata, • arhiviranje i čuvanje akata.
Opis uredskog poslovanja može se naći u ovim uredbama:
• Uredba o uredskom poslovanju (NN 38/87), • Uredba o izmjenama i dopunama Uredbe o uredskom poslovanju (NN
42/88), • Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju (NN 49/87), • Uputstvo o izmjenama i dopunama Uputstva za izvršenje Uredbe o
uredskom poslovanju (NN 38/88), • Pravilniku o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim
oznakama stvaratelja i primatelja akata (NN38/88).
Uredbe definiraju akt kao svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka službena radnja organa uprave ili organizacije. Svaki organ uprave, odnosno organizacija, dužni su voditi evidenciju o svim primljenim, odnosno vlastitim aktima. Akti mogu biti označeni određenim stupnjem povjerljivosti (strogo povjerljivo, povjerljivo i interno), a moraju sadržavati zaglavlje, brojčanu oznaku, kratku naznaku sadržaja akta (predmet), vezu brojeva, tekst akta, otisak službenog pečata i potpis ovlaštene osobe. Akti službenog dopisivanja koji se otpravljaju sredstvima automatske obrade dokumenata (elektronskom poštom) ne moraju imati otisak pečata, a umjesto potpisa ovlaštene osobe može se staviti oznaka v.r. (vlastoručno). Prilog je pisani sastav (tabela, grafikon, crtež i sl.) ili fizički predmet koji se prilaže uz akt radi dopune, objašnjenja ili dokazivanja sadržaja akta. Akt s pripadnim prilozima tvori dokument. Dokument se identificira urudžbenim brojem i klasifikacijskom oznakom. Dokumenti koji se odnose na isto pitanje ili zadatak grupiraju se u predmete. Svaki predmet ima svoju jedinstvenu brojčanu oznaku, koja se naziva klasifikacijska oznaka, a označava taj predmet prema sadržaju, vremenu nastajanja predmeta i obliku. Način na koji se tvori klasifikacijska oznaka bit će opisan kasnije. Predmeti se dijele na predmete upravnog postupka i predmete neupravnog postupka. Predmeti upravnog postupka vode se u upisniku predmeta upravnog postupka. Knjiga za vođenje evidencije o ostalim predmetima je urudžbeni zapisnik. Skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na istu pravnu ili fizičku osobu formira dosije. Fascikl je skup više dosijea.
6
Pisarnica je posebno organizirana služba u organu uprave ili organizaciji u kojoj se vrše uredski poslovi. Akti u uredskom poslovanju mogu se obrađivati korištenjem klasičnih birotehničkih sredstava ili automatskom obradom dokumenata. Elektronski urudžbeni zapisnik, odnosno upisnik predmeta upravnog postupka, obuhvaćaju iste propisane podatke kao i urudžbeni zapisnik, odnosno upisnik predmeta upravnog postupka, vođen u obliku knjige.
2.1 Primanje, raspoređivanje i upisivanje akata
Primanje akata i drugih pošiljki vrši se, u pravilu, u pisarnici. Pošiljke označene određenim stupnjem povjerljivosti otvara rukovodilac organa uprave odnosno organizacije ili radnik kojeg on za to ovlasti. Ako radnik koji prima pošiljke nije ovlašten da ih otvara, dužan ih je odmah nakon prijema predati radniku ovlaštenom za njihovo otvaranje. Nedostatke i nepravilnosti utvrđene prilikom otvaranja treba konstatirati kratkom napomenom (npr. broj akata označen na omotnici ne odgovara primljenom broju akata, ne vidi se tko je pošiljatelj, nedovoljno taksiran akt i sl.). Ako se prilikom otvaranja pošiljke utvrdi da je uz akt priložen novac ili neka druga vrijednost (taksena marka), treba kratkom napomenom konstatirati njihovu vrstu, a iznos upisati u odgovarajuću rubriku prijemnog štambilja. Nakon upisa akta u urudžbeni zapisnik ili predmet upravnog postupaka vrijednosti se predaju radniku odgovornom za materijalno financijsko poslovanje organizacije. Po završenom pregledu, radnik organa uprave i organizacije koji otvara i pregledava primljene akte stavlja na svaki primljeni akt koji će bit upisan u urudžbeni zapisnik ili u upisnik predmeta upravnog postupka otisak prijemnog štambilja. U otisak prijemnog štambilja upisuju se ovi podaci:
• datum prijema, • klasifikacijska oznaka • urudžbeni broj • ukupan broj primljenih priloga • ukupan iznos novca ili drugih vrijednosti koje su priložene aktu
Primljene akte razvrstava i raspoređuje, u pravilu, radnik pisarnice organa uprave ili organizacije koji otvara i pregledava primljene pošiljke. Akti se razvrstavaju na:
• akte predmeta upravnog postupka i ostale akte i • na unutarnje organizacijske jedinice ili referente kojima će akt biti
dostavljen u rad. Primljeni i raspoređeni akti upisuju se u upisnik predmeta upravnog postupka ili u urudžbeni zapisnik. U elektronski urudžbeni zapisnik unose se akti u izvornom tekstu ili u obliku informativnog sažetka. Informativni sažetak je potpuni prikaz problematike
7
koju sadrži određeni akt, a mora se napraviti za akte koji sadrže preko 15 stranica. Upisnik predmeta upravnog postupka i urudžbeni zapisnik vode se po sistemu klasifikacijskih oznaka i urudžbenih brojeva. Klasifikacijska oznaka određuje se prilikom evidentiranja prvog akta kojim se osniva predmet, a urudžbeni broj prilikom evidentiranja svakog pojedinog akta. U rubrike urudžbenog zapisnika upisuje se
• klasifikacijska oznaka, • kratki sadržaj predmeta, odnosno pojedinog akta, • ime i prezime , odnosno naziv i mjesto pošiljaoca, • urudžbeni broj akta, • datum prijema akta, • datum nastanka akta, • oznaka unutarnje organizacijske jedinice.
2.1.1 Klasifikacijska oznaka Klasifikacijska oznaka sastavljena je od tri grupe oznaka koje određuju:
• klasifikaciju prema sadržaju, • klasifikaciju prema vremenu i • klasifikaciju prema obliku.
Klasifikacija prema sadržaju određuje se na osnovi sadržaja akta u skladu sa Pravilnikom i planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata. Svi akti koji se mogu pojaviti u radu organa uprave ili organizacije svrstavaju se u deset glavnih grupa. Glavne grupe razvrstane su u deset grupa. Grupe se razvrstavaju na deset podgrupa, a podgrupe na pojedine djelatnosti. Prva znamenka klasifikacijske oznake označava glavnu grupu, iza nje slijedi znamenka koja označava grupu unutar glavne grupe, a zatim znamenka koja označava podgrupu unutar grupe. Iza njih slijedi crtica (-). Četvrta i peta znamenka označavaju djelatnost unutar podgrupe. Iza njih slijedi kosa crta (/), a zatim brojevi koji označavaju klasifikaciju prema vremenu. Klasifikaciju prema vremenu predstavljaju dvije zadnje znamenke godine u kojoj je određeni predmet otvoren. Slijedi crtica (-). Klasifikacija prema obliku određuje broj dosijea i broj predmeta, a određuje se planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata. Njega donosi rukovodilac organa uprave odnosno organizacije. Dakle, klasifikacijska oznaka prema obliku sastoji se od:
• broja dosijea (01 do 99) i • broja predmeta (01 do 99).
Ta dva broja se odvajaju kosom crtom (/). Klasifikacijska oznaka utvrđuje se prilikom evidentiranja prvog akta kojim se osniva predmet. Svaki akt koji se odnosi na isti predmet nosi istu klasifikacijsku oznaku.
8
Primjer: Da bi postupak bio jasniji, uzmimo za primjer klasifikacijsku oznaku 450-06/02-01/05. Glavna grupa je 4, grupa 45, podgrupa 450. Djelatnost unutar podgrupe je 06. Predmet je otvoren u 2002 godini, broj dosijea je 01, a broj predmeta 05. Iz Pravilnika o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata može se ustanoviti da se predmet odnosi na potrošačke kredite.
Ukoliko se radi o predmetu upravnog postupka na početak
klasifikacijske oznake se treba dodati oznaka "UP/l-" za predmet prvostupanjskog upravnog postupka, ili "UP/ll-" za predmet drugostupanjskog upravnog postupka.
2.1.2 Urudžbeni broj Urudžbeni broj sastoji se od:
• brojčane oznake mjesta nastajanja akta, • brojčane oznake godine nastajanja akta i • rednog broja akta unutar predmeta.
Oznake se međusobno odvajaju crticama (-). Brojčana oznaka mjesta nastajanja akta označava stvaratelja akta u skladu s Pravilnikom i planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akata. Jedinstvene klasifikacijske oznake i brojčane oznake stvaralaca i primalaca akata utvrđuje pravilnikom rukovodilac organa uprave, odnosno organizacije. Plan klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata za pojedini organ uprave, odnosno organizacije utvrđuje rukovodilac organa uprave, odnosno organizacije. Oznake organizacija i organizacijskih jedinica kreću se od 01 pa dalje. Utvrđene oznake ne mogu se mijenjati u toku godine. Novonastale unutarnje organizacijske jedinice označavaju se slijedećim, novim brojevima. Brojčana oznaka godine nastajanja akta su zapravo dvije posljednje znamenke godine u kojoj je akt nastao. Redni broj akta unutar predmeta označava redoslijed akta unutar pojedinog predmeta. Sastoji se od jedne ili više znamenaka, od 1 do potrebnog broja. Primjer:
Brojčana oznaka Općine Crikvenica utvrđena pravilnikom je 2107. Općina je za jedan od organa uprave odredila brojčanu oznaka 04, a taj organ je za neku od svojih unutarnjih organizacijskih jedinica odredio oznaku 03. Ukoliko se radi o vlastitom aktu, kompletna oznaka mjesta nastajanja akta biti će 2107-04-03. Dodatno se može utvrditi i brojčana oznaka za pojedine referente. Oznaka referenta dolazi na kraj oznake mjesta nastajanja akta, a prethodi joj kosa crta (/). U konkretnom primjeru, za referenta broj 7 oznaka mjesta nastajanja akta bi glasila 2107-04-03/7.
9
Da dovršimo primjer, pretpostavimo da je akt nastao u 2003 godini i da je uključen u predmet kao treći akt. Ukupan urudžbeni broj je onda 2107-04-03/7-03-3.
2.1.3 Povezivanje predmeta Ako je jednim aktom raspravljeno više predmeta zavedenih u urudžbenom zapisniku, odnosno upisniku predmeta upravnog postupka pod posebnim klasifikacijskim oznakama, takav akt treba donijeti pod jednom klasifikacijskom oznakom s tim da se izvrši povezivanje klasifikacijskih oznaka u urudžbenom zapisniku. Povezivanje klasifikacijskih oznaka se vrši tako da se kod ranije upisanog predmeta stavi oznaka koja upućuje na kasnije upisani predmet. Poslije izvršenog povezivanja akti čine cjelinu i dalje se vode pod posljednjom klasifikacijskom oznakom.
2.2 Dostavljanje i administrativno – tehnička obrada akata
Poslije upisivanja akata u urudžbeni zapisnik, odnosno upisnik predmeta upravnog postupka, akti se dostavljaju u rad referentima i unutarnjim organizacijskim jedinicama koji su za njih zaduženi. Dostavljanje akata u rad vrši se preko interne dostavne knjige. Nakon što je predmet dostavljen u rad, referenti vrše administrativno – tehničku obradu akata. Prikupljanje podataka od unutarnjih organizacijskih jedinica tokom obrade vrši se, u pravilu kratkim putem (usmeno, telefonski). O tako pribavljenim podacima sastavlja se bilješka (napomena) koja sadrži informacije o tome od koga i kada su pribavljeni podaci.
2.2.1 Ustupanje, otpremanje, razvođenje i arhiviranje
Djelatnici su dužni riješene predmete odmah vratiti pisarnici s posebnom uputom za rad pisarnice (ustupanje nekoj drugoj organizacijskoj jedinici, otprema, držanje u rokovniku, stavljanje u arhivu i slično). Privremeno ustupanje predmeta nekoj drugoj unutrašnjoj organizacijskoj jedinici radi davanja mišljenja, podataka i sl. vrši se neposredno. Otpremanje akata može se vršiti putem poštanske službe, dostavljača ili elektronskom poštom. Poslije izvršenog otpremanja vrši se razvođenje akata u urudžbenom zapisniku, odnosno upisniku predmeta upravnog postupka. Izuzetno prije otpremanja treba razvesti sve one akte koji su riješeni "izvorno" tj. u produžetku primljenog akta i bez primjerka za arhivu. Razvođenje se vrši tako da se u urudžbeni zapisnik upisuje oznaka razvoda. U oznaku razvoda se upisuje:
10
• "a/a" ako je rad na predmetu potpuno dovršen i treba ga staviti u arhivu. Ako predmet treba čuvati, stavlja se "a/a – 10 godina" ili "a/a – trajno kao arhivska građa";
• "R" (rok) i datum do kada se pretpostavlja da će se predmet ponovno uzeti u rad;
• ako se predmet ustupa unutarnjoj organizacijskoj jedinici istog organa, u oznaku razvoda se upisuje oznaka unutarnje organizacijske jedinice kojoj se predmet ustupa;
• ako se razvodi akt koji se rješava "izvorno", u oznaku se najprije upisuje "Izvorno", a ispod toga točan naziv i sjedište organa kome je akt otpremljen.
Poslije izvršenog razvođenja, akti koji su predviđeni za rokovnik stavljaju se u rokovnik, a oni koji su predviđeni za arhiviranje, arhiviraju se.
2.3 Nedosljednosti
Ove uredbe nisu na nekim mjestima do kraja izričite. Npr. može se, ali i ne mora u urudžbeni broj uključivati oznaka referenta koji akt treba obrađivati, ili npr. nije jasno hoće li se dokument nastao u nekoj školi u Metkoviću urudžbirati pod 'Općina Metković' ili pod 'Obrazovanje, znanost, kultura i informatika'. Ponegdje se postojeće odredbe ni ne poštuju do kraja. Rezultat tih nedefiniranosti i neslaganja su razlike među šifrarskim sustavima različitih organizacija.
11
3 Postojeća rješenja
Za razumijevanje problema, kao i za stvaranje ideja o načinu njegovog rješavanja, od pomoći su bile postojeće komercijalne aplikacije tog tipa, a to su:
• rješenje "Uredsko poslovanje" , proizvođač SV Group; • rješenje "Castor", linija "Olymp", proizvođač mikroPROM; • rješenje "Urudžbeni zapisnik", proizvođač Tehničar – Birocomp • rješenje "INoffice2", proizvođač IN2.
Reklame i kratki opis rada svakog od rješenja nalaze se na pripadnim web-stranicama, a ovdje su doneseni izvadci.
3.1 "Uredsko poslovanje" , SV Group Aplikacijsko rješenje Uredsko poslovanje obuhvaća:
• zaprimanje predmeta - upis tekstualnih podataka o predmetu, dodjelu urudžbenog broja i distribuciju predmeta po organizacijskim jedinicama. Predmet je moguće preuzeti iz elektronske pošte.
• skeniranje ulaznih dokumenta - skeniranje ulaznih dokumenata u neki od standardnih grafičkih formata (word dokument, običan tekst, slikovni zapis) i njihovo skladištenje u središnju relacijsku bazu podataka u vidu priloga.
• zaduživanje referenata - raspodjelu poslova po referentima sa rokovima završetka posla
• povezivanje predmeta - moguće je logički povezati više predmeta i njihovih priloga, a u slučaju greške pri zaprimanju predmeta i spojiti dva ili više predmeta u jedan
• zaprimanje i obradu predmeta - obrada predmeta od strane referenta obavlja se lokalno, na osobnom računalu, koristeći neki od standardnih office alata (MS Word, Excel, Power Point itd).
• kontrolu i nadzor obrade predmeta - na razini organizacijske jedinice i poduzeća u cjelini moguće je pratiti predmet (u kojoj organizacijskoj jedinici se predmet nalazi, koji referent obrađuje taj predmet, trenutno stanje obrade)
• otpremu predmeta - po završetku obrade predmeta, provodi se postupak otpreme i arhiviranja predmeta.
• brojčani pokazatelji - formiranje izvješća u vidu brojčanih pokazatelja za određeno vremensko razdoblje na razini poduzeća, organizacijske jedinice, referenata, po vrstama predmeta i načinu obrade i okončanja postupka.
• prenumeracija predmeta - prenumeriranje predmeta na kraju godine za predmete koji nisu završeni.
12
Slika 3.1-1 Shematski prikaz aplikacijskog rješenja Uredsko poslovanje
Uredsko poslovanje je Web orijentirano programsko rješenje bazirano na Java tehnologiji i DB2 relacijskoj bazi podataka i Web aplikacijskom serveru (WebSphere Application Server v3.6 ili više, MQ Series, Tivoli Access Manager for e-busines i DB2 UDB v6.1 ili više).
Ovo rješenje je do u detalje obuhvatilo sve poslove vezane uz uredsko poslovanje, od zaprimanja do otpreme, arhiviranja ili prenumeriranja predmeta. Jasna podjela poslova omogućila je djelatnicima jednostavno obavljanje zadataka u svakom stupnju obrade dokumenata : svaki djelatnik u svom poštanskom pretincu dobije samo one predmete za koje je zadužen. S druge strane, ovim načinom poslovanja nitko osim voditelja urudžbenog zapisnika ne može dobiti ukupan pregled postojećih dokumenata.
3.2 "Olymp", "Castor", mikroPROM
Poslovno informacijski sustav Olymp namijenjen je korisnicima državnog proračuna, a u svrhu postizanja ureda bez papira. Početnu i završnu točku toka dokumenata u ustanovi rješava Castor, dok se o ostalim procesima brinu druga programska rješenja .
13
Programsko rješenje Castor obuhvaća upis i obradu akata kroz • klasifikaciju ulaznih, izlaznih i internih akata, • evidentiranje (urudžbiranje) upravnih i/ili neupravnih akata, • usmjeravanje i/ili otpremu evidentiranih akata na obradu, • administrativno-tehničku obradu akata (dnevna, periodička i godišnja
izvješća) i • evidenciju statusa akta (evidentiran, u obradi, završen, storniran i
arhiviran).
Slika 3.2-1 Element korisničkog sučelja programskog rješenja Castor
Klasifikacijska oznaka, kao i urudžbeni broj, kreiraju se programski, ovisno o definiranim parametrima i odabranim elementima iz izbornika: klase, dosjea, predmeta, vrste akata i ustanove, nadležnog djelatnika ili organizacijske jedinice ustanove. Izbornici klasifikacijskih oznaka i vrsta ustanova popunjeni su podacima prema Pravilniku o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja akata (NN38/88) s neophodnim promjenama prema današnjoj organizaciji državne uprave. Programsko rješenje Castor podržava postojeće stanje organizacije ustanove i preslikava ga putem šifri, kako prema tipu organizacijskih jedinica (uprava, odjel,...), tako i prema njihovim lokacijama. Upisanim aktima dozvoljeno je pridruživanje statusa (evidentiran, u obradi, završen, storniran i arhiviran) ovisno o trenutnom stanju akta. Prema stupnju povjerljivosti akt može imati posebnu oznaku (npr. strogo povjerljivo, povjerljivo, interno, ...). Nakon pretraživanja prema zadanim uvjetima, dnevna i periodička izvješća o upisanim aktima, kao i prateći dokumenti o dostavi, vidljiva su na ekranu monitora i mogu se ispisati pisačem na papir.
14
Temeljno programsko rješenje Castor omogućuje rad na jednom samostalnom računalu. Ukoliko je potreban upis i obrada akata u jednom prostoru na više računala (radnih mjesta) spojenih u mrežu (do tri) preporučuje se korištenje mrežnog Castora. Za pouzdan i komforan rad, podaci se nalaze na jednom računalu, a aplikacija na svakom od njih. Castor aplikacija podržava rad i s korisnik/poslužitelj tehnologijom. Ovo rješenje je optimalno za ustanove s potrebom upisa i urudžbiranja akata u više udaljenih prostorija unutar jedne lokacije ili na više lokacija ustanove. Korištenje Castora, kao i pristup podacima, osigurano je sustavom zaštite od neovlaštenog pristupa (korisničko ime i lozinka). Rješenje Castor ne razrađuje sve elemente uredskog poslovanja do u detalje kao prethodno, npr. ne bavi se skeniranjem i pohranjivanjem samih akata, njihovom distribucijom kroz organizaciju ni načinom obrade. Ne prati se ni cijeli put dokumenta kroz organizaciju, nego samo trenutno stanje. To je zbog toga što je Castor izgrađen kao dio informacijskog sustava Olymp, koji je namijenjen korisnicima državnog proračuna, pa su neke od zadaća ostavljene na brigu drugim aplikacijama u okviru istog sustava. Prednost ovog rješenja je mogućnost distribucije poslova pisarnice na više lokacija.
3.3 "Urudžbeni zapisnik", Tehničar – Birocomp
Urudžbeni zapisnik povezuje u jedinstvenu radnu okolinu dokumente upravnog i neupravnog postupka. U tijeku izrade korištena je zakonski propisana dokumentacija iz Narodnih novina. Rad s programom je namijenjen za dva profila djelatnika koji se dijele na administratore i korisnike, te se time može određenom korisniku dozvoliti ili oduzeti pravo na rad u dijelu aplikacije. Ovakvim načinom uporabe programa osigurana je zaštita podataka od neovlaštenog ažuriranja i pregledavanja pojedinih dijelova baze podataka. Unesene dokumente moguće je pregledati cijelim nizom izvješća i listi: po referentima, službama, po klasifikaciji, od složenijih dijelova pa sve do manjih segmenata; ispisom knjiga, dnevnim izvješćima, te puno kompleksnijim i složenijim pregledima podataka.
Ovaj paket pruža slične mogućnosti kao i Castor, što znači da je više orijentirano na evidentiranje i pretraživanje, a manje na obradu i praćenje dokumenta. Prednost u odnosu na konkurentske pakete je u tome što ovaj programski paket fleksibilno omogućava unos šifrarskih oznaka u proizvoljnom obliku pa se može prilagoditi različitim načinima urudžbiranja dokumentacije.
15
Slika 3.3-1 Element korisničkog sučelja programskog rješenja Urudžbeni zapisnik
3.4 "INOffice2", IN2
INoffice2 je aplikacija koja služi za praćenje dokumenata unutar neke organizacije, ustanove ili poduzeća. Osmišljena je tako da se svi podaci koji opisuju pojedini dokument unose na jednom mjestu, a unosi ih za to zadužena osoba (npr. službenik u pisarnici) ili po potrebi i sam korisnik. Urudžbeni zapisnik omogućuje primanje i pregled dokumenata, njihovu evidenciju, dostavu u rad te arhiviranje i čuvanje dokumenata. Cijeli sustav ima nekoliko bitnih obilježja:
• Podaci o dokumentu se unose samo jednom, a unosi ih za taj podatak odgovorna osoba.
• Zbog korisnik/poslužitelj okruženja u kojem cijeli sustav radi, podaci se mogu unositi s bilo kojeg računala koje je povezano u mrežu.
• Podatke iz dokumenata mogu vidjeti samo oni korisnici koji imaju pravo pregleda nad tim dokumentom. Onemogućen je svaki neovlašteni pristup podacima.
• Bilo kakvu promjenu na podacima koji opisuju dokument može unijeti samo onaj korisnik koji ima pravo mijenjati dokument, a svaka je promjena istodobno dostupna svim korisnicima na mreži.
Upis podataka o dokumentima brz je i jednostavan zahvaljujući šifranicima i listama vrijednosti. Dokumenti se klasificiraju u skladu sa važećim sustavom za klasifikaciju Uredbe o uredskom poslovanju. Klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj generiraju se automatski prilikom pohrane dokumenta u bazu. Za svaki dokument evidentira se i put dokumenta unutar organizacije zajedno sa svakom promjenom statusa dokumenta.
16
Dokumenti su grupirani u predmete koji su pridruženi određenom dosijeu i klasi. Osim dokumenata, možemo pratiti i promjene statusa pripadnog predmeta.
Postoje dva rješenja, jedno je na Microsoft, a drugo na Oracle platformi. Rješenje na Microsoft platformi koristi Microsoft Internet Explorer za prikaz korisničkog sučelja, a kao poslužitelji se koriste Microsoft SQL Server 2000 za upravljanje bazom podataka i Microsoft Windows 2000/NT 4.0 poslužitelj. Aplikacija INoffice2 na Oracle platformi je razvijena primjenom Oracle alata: Oracle Designer/Developer 2000 nad Oracle bazom podataka. Osnova cijelog sustava je korisnik/poslužitelj okružje s Oracle database serverom i radnim stanicama s grafičkim sučeljem (Windows 98 ili Windows NT) povezanim u mrežu računala.
INOffice2 obuhvaća sve bitne funkcije upravljanja dokumentima, uključujući jednostavnu evidenciju i mogućnost praćenja promjena statusa predmeta kao i dokumenta. Kontrola pristupa dokumentima i dostupnost dokumenata su izbalansirani. Paket se također može integrirati u neki drugi sustav, a postoje verzije za različite platforme. Po mom mišljenju, od opisanih, dostupnih komercijalnih paketa, ovaj je najpotpuniji.
17
4 Model sustava
4.1 Zahtjevi Osnovne osobine koje bi sustav trebao imati su ove:
• Sustav treba podržavati klasifikaciju dokumenata kroz više stupnjeva, od glavne grupe do predmeta, na način predviđen zakonom;
• dati jednostavan pregled elemenata klasifikacije na svim razinama; • pri unošenju predmeta i dokumenata omogućiti upis tekstualnih
podataka uz odabir pripadnih karakteristika iz listi vrijednosti. Evidentirati podatke koje se pri tradicionalnom načinju uredskog poslovanja upisuju u urudžbeni zapisnik ili u otisak prijemnog štambilja što, između ostalog, uključuje stranku – pošiljatelja akta ili stranke – primatelje akta ovisno o tome radi li se o ulaznom ili izlaznom aktu.
• Uz akte, unositi i priloge akata, i jedne i druge pohranjivati u bazu podataka, nakon konvertiranja u oblik prikladan za pohranu.
• Sustav treba razlikovati predmete neupravnog postupka, predmete prvostupanjskog upravnog postupka i predmete drugostupanjskog upravnog postupka;
• omogućiti raspodjelu poslova po djelatnicima, tj. zaduživanje djelatnika s rokovima dovršetka posla. Dodjeljivati predmet u cjelini pojedinom djelatniku, ali omogućiti i izdvajanje pojedinog akta i slanje tog akta na obradu nekom drugom djelatniku.
• Klasifikacijska oznaka se treba automatski kreirati prilikom unosa predmeta na osnovu oznake dosijea u kojem se predmet otvara.
• Urudžbeni broj kreirati pri unosu akta na osnovu oznaka stranke pošiljatelja akta, ukoliko se radi o ulaznom aktu, ili na osnovu oznaka djelatnika koji je zadužen za akt, ukoliko se radi o internom ili izlaznom aktu.
• Sustav treba posjedovati podatke o strukturi i oznakama matične organizacije, kao i o strukturi i oznakama organizacija s kojima matična organizacija surađuje. Uz to treba poznavati i podatke suradnika pomoću kojih će se moći sa suradnicima stupiti u kontakt, a treba znati i u kojem im se geografskom području nalaze sjedišta.
• Nakon što je akt upisan, djelatnik ga treba moći dohvatiti iz baze podataka, pregledavati i obrađivati, koristeći aplikaciju vezanu uz tip datoteke pohranjenog akta. Pretpostavlja se da će se pri tom najčešće koristiti datoteke Microsoft Word-a i Microsoft Word kao aplikacija. Microsoft Word se može povezati s Microsoft Outlookom pa će se na taj način moći i odašiljati akti putem elektronske pošte.
• Treba biti omogućeno praćenje svih faza obrade predmeta uz izdvajanje one koja je posljednja, kao i evidenciju akta uz koji je pojedina obrada vezana i djelatnika koji je obradu proveo. Na taj način omogućit će se i praćenje puta predmeta kroz organizaciju, ali i kroz vrijeme.
18
• Pratiti također i stanja pojedinog akta u predmetu (npr. dostavljen, u obradi, razveden, u rokovniku, arhiviran) i njegov položaj u organizaciji.
• Prilagoditi sustav raznim djelatnostima kroz omogućavanje unosa različitih faza obrade predmeta i stanja akata.
• Prilagoditi sustav promjenama u šifrarskom sustavu omogućavanjem unošenja šifri.
• Omogućiti pretraživanje dokumenata, predmeta, dosijea, organizacijskih jedinica i osoba prema različitim atributima. Dokumente pretraživati i po ključnim riječima. Dobivene rezultate ispisivati na ekran ili u obliku papirnog izvješća. Na zahtjev ispisivati i detaljno izvješće o predmetu ili aktu, sa ispisom faza obrade predmeta ili stanja akta. Detaljno izvješće ispisivati također i za dosije, sa ispisom svih predmeta koji se u njemu nalaze.
• Omogućiti logičko povezivanje predmeta koji se rješavaju istim aktom. • Po završetku obrade predmeta, sustav treba omogućiti evidenciju
otpreme dokumenata, odlaganje ili arhiviranje predmeta. • Onemogućiti neautoriziran pristup aplikaciji. • Podijeliti korisnike u dvije skupine: administratore i djelatnike.
Administratori će imati pravo unosa akata koje je ujedno i pravo administracije sustava, a djelatnici će se od njih razlikovati time što im to pravo neće biti pridjeljeno. Djelatnici će moći pregledavati i mijenjati dokumente ovisno o pravima pristupa, ali neće moći unositi nove. Iznimno, treba omogućiti djelatniku koji je zadužen za neki predmet da u njega unese dokument.
• Evidentirati stupanj povjerljivosti predmeta. Ovisno o njemu definirati prava pristupa administratora i djelatnika. Moguća prava neka budu zabranjen pristup, pravo čitanja i pravo promjene. Djelatniku koji je zadužen za neki predmet ili dokument omogućiti promjenu na tom predmetu ili dokumentu bez obzira na njegov stupanj povjerljivosti. Administratori će moći unositi predmete i dokumente onog stupnja povjerljivosti za koji imaju pravo promjene.
• Olakšati upoznavanje korisnika s radom sustava kroz kontekstno osjetljivu pomoć.
19
4.2 Model procesa Da bi se dobio pregled osnovnih funkcija sustava, koje su hijerarhijski razložene na procese, korišten je dijagram dekompozicije funkcija. Nakon toga je analizirana interakcija sustava s okolinom, a zatim i razmjena podataka između procesa sustava međusobno, procesa i vanjskih entiteta te procesa i spremišta podataka. Rezultat te analize je dijagram toka podataka. Dijagram toka podataka rađen je na tri razine. Nulta razina je kontekstni dijagram, prva je pregledni, a u drugoj su zasebno razrađeni procesi preglednog dijagrama.
4.2.1 Dijagram dekompozicije funkcija
U prvom stupnju sustav je razlučen na 8 osnovnih procesa. Od istih procesa sastoji se i pregledni dijagram, gdje je dat i kratak opis svakog od njih. Dekompozicije procesa Pretraživanje i obrađivanje predmeta, Pretraživanje i obrađivanje dokumenata i Administracija sustava nalaze se na odvojenim slikama.
20UPR
AVLJ
AJE
DO
KUM
ENTI
MA
PRIK
UPL
JAN
JED
OKU
MEN
ATA
UN
OS
IKL
ASIF
IKAC
IJA
PRO
VJE
RA
PRA
VAU
NO
SA
OD
ABIR
,M
IJEN
JAN
JEIL
I UN
OS
GL.
GR
UPE
OD
ABIR
MIJ
EN
JAN
JEIL
I UN
OS
DJE
LATN
OST
I
OD
ABIR
MIJ
ENJA
NJE
ILI U
NO
SG
RU
PE
OD
ABI
RM
IJEN
JAN
JEIL
I UN
OS
POD
GR
UP
E
PRIK
UP
LJA
NJE
POD
ATAK
A I
OZN
AKA
PR
IJAV
LJIV
ANJE
KOR
ISN
IKA
PRET
RAŽ
IVA
NJE
I OBR
AĐIV
ANJE
PRED
MET
A
OD
ABIR
DJE
LATN
OST
I
OD
ABIR
MIJ
ENJA
NJE
ILI U
NO
SD
OSI
JEA
OD
ABI
RM
IJE
NJA
NJE
ILI U
NO
SPR
ED
MET
A
MIJ
ENJA
NJE
ILI U
NO
SD
OKU
ME
NTA
OD
ABIR
ILI
MIJ
ENJA
NJE
PRED
MET
A
UN
OS
PR
EDM
ETA
UN
OS
POD
ATA
KA
KR
EIR
ANJE
KLAS
IFIK
ACIJ
SKE
OZN
AKE
MIJ
ENJA
NJE
POD
ATAK
AU
NO
S A
KTA
KLJU
ČN
ER
IJEČ
I
UN
OS
AK
TA KTR
EIR
ANJE
UR
UD
ŽBEN
OG
BRO
JA
UN
OS
PRIL
OG
A
PRET
RA
ŽIVA
NJE
I OB
RAĐ
IVAN
JED
OKU
ME
NAT
A
OD
AŠIL
JAN
JED
OKU
MEN
TAA
DM
INIS
TRAC
IJA
SU
STA
VA
PRED
.D
OK.
ŠIF.
UN
OS
POD
ATAK
A
UN
OS
KLJ
UČ
NE
RIJ
EČI
OD
ABI
RKL
JUČ
NIH
RIJ
EČI
Slik
a 4.
2-1
Dija
gram
dek
ompo
zici
je fu
nkci
ja –
prv
i dio
21
PR
IKA
ZIV
AN
JEP
RE
DM
ETA
PR
ED
.
ISP
ISIZ
VJE
ŠĆA
OBR
ADA
PRED
MET
A
PRO
VJE
RA
PR
AVA
PRIK
AZA
ISPI
SPR
EDM
ETA IS
PIS
FA
ZAO
BR
AD
E
ISP
ISSK
UP
NO
GIZ
VJEŠ
ĆA
ISPI
SD
ETA
LJN
OG
IZVJ
EŠĆ
A
PRO
VJER
APR
AVA
PR
OM
JEN
E
OBR
ADA
PR
ED
ME
TAVE
ZAN
A U
ZA
KT
ARH
IVIR
ANJE
,U
STU
PA
NJE
ILI
RA
ZVOĐ
ENJE
IZM
JEN
APO
DAT
AKA
PRED
MET
A
OD
ABIR
AKTA
OD
AB
IR F
AZE
OBR
ADE
UN
OS
FAZ
EO
BR
AD
E
AR
H.,
US
TUP
.IL
I RA
ZVOĐ
.PR
EDM
ETA
AR
H.,
US
TUP
.IL
I RA
ZVOĐ
.AK
ATA
PR
ETR
AŽI
VAN
JE
DEF
INIR
AN
JEU
VJE
TA
DO
HV
ATO
DG
OVA
RA
JUĆ
IHZA
PISA
Sl
ika
4.2-
2 D
ijagr
am d
ekom
pozi
cije
funk
cija
– d
rugi
dio
22
DO
K
PR
IKA
ZIV
AN
JEIS
PIS
IZV
JEŠĆ
AO
BR
AD
AD
OK
UM
EN
TA
PR
OV
JER
AP
RA
VA
PR
IKA
ZA
PR
IKA
ZD
OK
UM
EN
ATA
PR
IKA
ZS
TAN
JAD
OK
UM
EN
TA
ISP
ISS
KU
PN
OG
IZV
JEŠĆ
A
ISP
ISD
ETA
LJN
OG
IZV
JEŠĆ
A
PR
OV
JER
AO
VLA
STI
PRO
MJE
NE
IZM
JEN
AA
KTA
IZM
JEN
AP
OD
ATA
KA
OA
KTU
IZM
JEN
AA
KTA
NA
PO
ME
NA
,P
RIM
ATE
LJ,
KLJU
ČN
ER
IJEČ
I
UN
OS
NA
PO
ME
NE
PR
ETR
AŽIV
AN
JE
DE
FIN
IRA
NJE
UV
JETA
DO
HV
AT
OD
GO
VA
RA
JUĆ
IHZA
PIS
A
KLJ
UČ
NE
RIJ
EČ
IO
DR
EĐ
IVA
NJE
PR
IMA
TELJ
A
UN
OS
KLJU
ČN
ER
IJEČ
I
OD
AB
IRKL
JUČ
NIH
RIJ
EČ
I
Sl
ika
4.2-
3 D
ijagr
am d
ekom
pozi
cije
funk
cija
– tr
eći d
io
23
ŠIF
RA
RN
ICI
OR
GA
NIZ
ACIJ
E
UR
EĐIV
AN
JEO
RG
ANIZ
AC
IJE
UN
OS
IM
IJE
NJA
NJE
OR
G.
JED
INIC
E UN
OS
RA
DN
IHM
JEST
A
ŠIF.
ŠIFR
AR
NIC
ID
OK
UM
ENTA
ŠIF
RAR
NIC
IP
RE
DM
ETA
ŠIFR
AR
NIC
IM
JEST
A
UN
OS
PRIP
ADA
JUĆ
IHO
SOBA
OR
GAN
IZA
CIJ
E,O
SOBE
ID
JELA
TNIC
I
UR
EĐ
IVA
NJE
OSO
BA
UN
OS
IM
IJE
NJA
NJE
OSO
BA
OP
ISIV
AN
JEKO
NTA
KTA
UN
OS
IM
IJEN
JAN
JED
JELA
TNIK
A
OD
REĐ
IVAN
JEO
VLAS
TI
UN
OS
IM
IJE
NJA
NJE
TIPA
OR
G.
JED
.
UN
OS
IM
IJE
NJA
NJE
ZAN
IMAN
JA
UN
OS
IM
IJEN
JAN
JETI
PAKO
NTA
KTA
UN
OS
IM
IJE
NJA
NJE
VR
STE
AK
TA
UN
OS
IM
IJE
NJA
NJE
KLJ
UČ
NE
RIJ
EČI
UN
OS
IM
IJEN
JAN
JETI
PA
PR
ILO
GA
UN
OS
IM
IJEN
JAN
JES
TAN
JAAK
TA
UN
OS
IM
IJEN
JAN
JETI
PAPR
EDM
ETA
UN
OS
IM
IJE
NJA
NJE
STU
PNJA
PO
VJE
RLJ
IVO
STI
UN
OS
IM
IJE
NJA
NJE
FAZE
OB
RA
DE
UN
OS
IM
IJEN
JAN
JEM
JEST
A
UN
OS
IM
IJEN
JAN
JEO
PĆ
INE
UN
OS
IM
IJEN
JAN
JEŽU
PAN
IJE
Slik
a 4.
2-4
Dija
gram
dek
ompo
zici
je fu
nkci
ja –
čet
vrti
dio
24
4.2.2 Dijagram toka podataka, kontekstni dijagram (0. razina) Kontekstni dijagram prikazuje komunikaciju sustava s vanjskim entitetima, a to su, u ovom slučaju Stranka, Matična organizacija, Pisarnica i Djelatnik. Stranke su organizacije i osobe s kojima matična organizacija vrši službeno dopisivanje pa one u sustav šalju ulazne dokumente, a sustav njima šalje izlazne dokumente. Osim toga, one sustav moraju opskrbiti podacima o vlastitoj strukturi, oznakama i ostalim osobinama. Preostala dva tipa dokumenata, interni i izlazni dokumenti, dolaze iz matične organizacije. Sustav mora i od matične organizacije dobiti podatke o strukturi i oznakama. Najveći dio komunikacije sustava s okolinom odvija se kroz pisarnicu. Tu komunikaciju obavljaju radnici pisarnice tj. administratori sustava. Oni u sustav unose prikupljene dokumente, unose prikupljene podatke o organizacijama i brinu se o održavanju podataka u šifrarnicima. Na početku komunikacije, sustav traži identifikaciju administratora da bi se spriječilo neovlašteno korištenje. Djelatnici su referenti koji obrađuju predmete i dokumente. Sustav i od njih zahtjeva identifikaciju. Oni pregledavaju, pretražuju i obrađuju predmete i dokumente, a sustav ih može opskrbiti i pisanim izvješćima.
Stranka
Matičnaorganizacija
Upravljanje dokumentima
P0
Djelatnik
Pisarnica
ulazni dokument
podaci i oznake stranke
izlazni dokument
interni ili izlazni dokument
podaci i oznake matičneorganizacije
dokumenti
podaci i oznake
zahtjev za unosom
podaci o djelatnosti
podaci o dosijeu
podaci o predmetu
podaci o aktu
akt
prilog
detalji o promjenama našifrarnicima
podaci o organizacijama,osobama i djelatnicima
zahtjev za promjenama
zahtjev za identifikacijom
identifikacija
zahtjev za identifikacijom
identifikacija
zahtjev za obradu predmeta
detalji obrade predmeta
zahtjev za obradu akta
detalji obrade akta
podaci o aktu
zahtjev za izvješćem
izvješće
upit za pretraživanje
upit za pretraživanje
Slika 4.2-5 Kontekstni dijagram
25
4.2.3 Dijagram toka podataka, pregledni dijagram (1. razina) Sustav je razlučen na 8 osnovnih procesa :
• Prvi proces je P1, Prikupljanje dokumenata. Radi se o zaprimanju ulaznih dokumenata od stranki i prikupljanju internih dokumenata iz matične organizacije te njihovom pripremanju za unos (skeniranje, prepisivanje i sl.).
• Proces P2 je Prikupljanje podataka i oznaka od stranaka i matične organizacije . Nužni podaci su najprije opis strukture i oznake jer se oni koriste pri kreiranju urudžbenog broja, a zatim, adrese i podaci o načinima kontaktiranja, te podaci o geografskoj lokaciji.
• Slijedeći proces je proces P3, Prijavljivanje korisnika, kroz koji moraju proći radnici pisarnice i ostali djelatnici da bi im bio omogućen rad.
• Slijedi proces P4, Unos i klasifikacija dokumenata, za vrijeme kojeg je sustav u komunikaciji s radnicima pisarnice. Oni u sustav unose dokumente i podatke o dokumentima na osnovu kojih sustav kreira urudžbeni broj i klasifikacijsku oznaku.
• U procesima P5, Pretraživanje i obrađivanje predmeta i P6, Pretraživanje i obrađivanje dokumenata sustav komunicira s djelatnikom, dopušta mu ili onemogućuje unos promjena u predmete i dokumente kroz obradu i opskrbljuje ga izvješćima o predmetima i dokumentima koji su u sustav uneseni.
• Proces P7, Administraciju sustava obavljaju radnici pisarnice, a radi se o održavanju podataka o organizacijima i osobama i o održavanju podataka koji se nalaze u šifrarnicima.
• Proces P8, Odašiljanje dokumenata predstavlja slanje izlaznih dokumenata strankama putem pošte, dostavljača, elektronske pošte ili posredstvom nekog drugog načina kontaktiranja.
U procesima Prikupljanje dokumenata, Prikupljanje osnovnih podataka
i Odašiljanje dokumenata radi se o izravnim interakcijama stvarnih osoba ili interakcijama putem poštanske ili neke druge službe. Te procese djelomično obavljaju i druge aplikacije, npr. Microsoft Outlook za primanje elektronske pošte ili Microsoft Word u kombinaciji s Microsoft Outlookom za odašiljanje elektronske pošte u okviru obrade BLOB objekta dokumenta. U svakom slučaju, ti procesi neće biti samostalno automatizirani u okviru novog sustava.
Sustav koristi podatke iz 30 različitih spremišta podataka:
• D1 Djelatnost – ujedinjeni podaci o glavnim grupama, grupama, podgrupama i djelatnostima,
• D2 Dosije - podaci o dosijeima, • D3 Predmet - podaci o predmetima, • D4 Akt - podaci o aktu i sam akt u obliku primjerenom za pohranu.
Podaci o aktu obuhvaćaju podatke koji se nalaze u rubrikama tradicionalnog papirnog urudžbenog zapisnika kao i podatke koji se pri
26
tradicionalnom načinu uredskog poslovanja upisuju u otisak prijemnog štambilja na samom aktu.
• D5 Prilog - podaci o prilogu i sam prilog u obliku primjerenom za pohranu,
• D6 Položaj – povijest akta: podaci o putu akta kroz organizaciju i njegovim stanjima kroz vrijeme.
• D7 Obrada predmeta - povijest predmeta: podaci o putu predmeta kroz organizaciju i fazama obrade predmeta,
• D8 Stranka – podaci i oznake stranaka koje se mogu naći kao inicijatori ili primatelji službenog dopisivanja,
• D9 Organizacijske jedinice – podaci o strankama koje su organizacijske jedinice, uključeni su i podaci o matičnoj organizaciji i unutarnjim organizacijskim jedinicama,
• D10 Osobe – podaci o strankama koje su fizičke osobe, • D11 Djelatnik – podaci o osobama koji su djelatnici matične
organizacije, • D12 Napomena – djelatnici u ovo spremište pohranjuju napomene o
aktima, • D13 Primatelji – određeni akt se može slati na više različitih odredišta;
ovdje se nalaze podaci o tome kome se akti šalju, • D14 Akt-ključne – sadrži podatke o tome koje su ključne riječi vezane
uz određeni akt, • D15 Ovlasti – sadrži podatke o pravima pristupa korisnika (djelatnika i
administratora) predmetima i aktima određenog stupnja povjerljivosti, • D16 Vrsta akta – sadrži popis vrsti akata, • D17 Stanje akata – sadrži popis mogućih stanja akata, • D18 Ključne riječi – popis ključnih riječi • D19 Obrada predmeta – popis mogućih faza obrade predmeta • D20 Povjerljivost – popis mogućih stupnjeva povjerljivosti predmeta i ,
posredno, akata, • D21 Tip predmeta – popis mogućih tipova predmeta, • D22 Tip priloga – popis mogućih tipova priloga (tablica, graf, slika…), • D23 Tip organizacijske jedinice - popis i oznake tipova organizacijskih
jedinica, • D24 Kontakt – podaci o načinima kontaktiranja osoba; organizacijske
jedinice se kontaktiraju tako da se kontaktira osoba koja je za traženu organizacijsku jedinicu odgovorna.
• D25 Tip kontakta – popis mogućih načina kontaktiranja, • D26 Zanimanje – popis mogućih zanimanja osoba, • D27 Radno mjesto – radna mjesta u okviru neke organizacijske
jedinice, • D28 Mjesta - popis mjesta, • D29 Općina - popis općina, • D30 Županija - popis županija
27
Mat
ična
org
aniz
acija
Prik
uplja
nje
doku
men
ata
P1
Stra
nka
Pisa
rnic
a
Prik
uplja
nje
poda
taka
i ozn
aka
P2
inte
rni
ili iz
lazn
ido
kum
ent
Oda
šilja
nje
doku
men
ta
P8
Uno
s i k
lasi
fikac
ijado
kum
enta
P4
D7
Obr
ada
pred
met
a
D1
Dje
latn
ost
D2
Dos
ijeD
3Pr
edm
etD
21Ti
p pr
ed.
D20
Pov
jerlj
ivos
t
D11
Dje
latn
ik
D8
Stra
nka
D9
Org
aniz
acijs
ka je
dini
ca
D16
Vrs
ta a
kta
D18
Ključn
a rij
eč
D14
Akt -
Ključn
e
D6
Pol
ožaj
djel
atno
st
dosi
je
novi
ili p
rom
ijenj
eni
dosi
jepr
edm
et
novi
ili p
rom
jenj
eni p
redm
et
tipov
i pre
dmet
apo
vjer
ljivo
sti
obra
da «
Otv
oren
»
djel
atni
ci
stra
nke
orga
niza
cijs
ke je
dini
ce
vrst
e ak
ta
ključn
e rij
eči
akt-
ključn
e
polo
žaj
«Upi
san»
akt
D13
Prim
atel
j
D5
Pril
og
D22
Tip
prilo
gapr
imat
elji
tipov
ipr
iloga
prilo
zi
nova
ili p
rom
ijenj
ena
djel
atno
st
zaht
jev
za u
noso
m
poda
ci o
dje
latn
osti
poda
ci o
dos
ijeu
poda
ci o
pre
dmet
u
akt
prilo
g
Adm
inis
traci
jasu
stav
a
P7
D28
Mje
sto
D19
Stan
je o
br. p
red.
D23
Tip
org.
jed. D
8St
rank
a
D9
Org
aniz
acijs
ka je
dini
ca
D11
Dje
latn
ik
D25
Tip
kont
akta
D24
Kon
taktst
rank
e
orga
niza
cijs
ke je
dini
ce
D22
Tip
prilo
ga
D27
Rad
nom
jest
o
tipov
i org
aniz
acijs
kih
jedi
nica
orga
niza
cijs
ka je
dini
ca
stra
nka
D10
Oso
ba
djel
atni
kdj
elat
nici
osob
e
osob
a
tip o
rgan
izac
ijski
hje
dini
ca
tipov
i kon
takt
a
tip k
onta
kta
kont
akti
kont
akt
D26
Zani
man
jeza
nim
anja
zani
man
je
radn
am
jest
a
radn
om
jest
o
tipov
i pril
oga
tip p
rilog
aD
16V
rsta
akt
avr
ste
akat
a
vrst
a ak
ta
D18
Ključn
a rij
eč
ključn
e rij
eči
ključn
a rij
ečD
17St
anja
akt
a
stan
ja a
kta
stan
je a
kta
D21
Tip
pred
met
atip
ovi p
redm
eta
tip p
redm
eta
D20
Povj
erljiv
ost
povj
erljiv
osti
povj
erlji
vost
stan
jaob
rade
pred
met
ast
anje
obra
depr
edm
eta
D29
Opć
ina
mje
sta
mje
sto
D30
Župa
nija
D4
Akt
zaht
jev
zapr
omje
nam
a
poda
ci o
orga
niza
cija
ma,
osob
ama
i dje
latn
icim
a
deta
lji pr
omije
nana
šifr
arni
cim
a
opći
neopći
na
župa
nije
župa
nija
D3
Pre
dmet
D4
Akt
pred
met
akti
izla
zni a
kt
ulaz
ni d
okum
ent
poda
ci i
ozna
kest
rank
e
poda
ci i
ozna
kem
atič
neor
gani
zaci
je
doku
men
ti
poda
ci i
ozna
ke
Dje
latn
ik
Prij
avljiv
anje
koris
nika
P3
Pre
traži
vanj
e i
obrađi
vanj
epr
edm
eta
P5
D3
Pre
dmet
D4
Akt
D19
Sta
nje
obr.
pred
.
D11
Dje
latn
ik
D15
Ovl
asti
D7
Obr
ada
pred
met
ast
anja
obra
depr
edm
eta
obra
depr
edm
eta
obra
dapr
edm
eta
djel
atni
k
perd
met
prom
ijenj
eni
pred
met
akti
zaht
jev
za o
brad
upr
edm
eta
poda
cio
aktu
deta
ljiob
rade
pred
met
a
ovla
sti
Pret
raži
vanj
e i
obrađi
vanj
edo
kum
enta
P6
D14
Akt -
Ključn
e
D6
Polo
žaj
D4
Akt
D11
Dje
latn
ik
D13
Prim
atel
j
D16
Vrs
ta a
kta
D18
Ključn
a rij
eč
ključn
erij
eči
D17
Sta
nja
akta
akt-k
ljučn
e
akt-k
ljučn
e
vrst
e ak
ta
polo
žaj
polo
žaji
djel
atni
ci
stan
ja a
kta
D8
Stra
nka
D12
Nap
omen
a
stra
nke
prim
atel
ji
prim
atel
j
napo
men
e
napo
men
a
akti
prom
ijenj
eni
akt
zaht
jev
za id
entif
ikac
ijom
iden
tifik
acija
zaht
jev
za iz
vješće
mup
it za
pret
raži
vanj
eiz
vješće
zaht
jev
za o
brad
uak
ta
deta
ljiob
rade
akta
zaht
jev
za id
entif
ikac
ijom
iden
tifik
acija
djel
atni
k
ovla
sti
zaht
jev
zaiz
vješće
m
izvj
ešće
D21
Tip
pred
met
a
D6
Pol
ožaj
povj
erljiv
osti
stra
nke
orga
niza
cijs
ke je
dini
ce
tipov
i pre
dmet
a
prom
ijenj
eni a
kt
polo
žaj
D15
Ovl
asti
ovla
sti
poda
ci o
akt
u
D15
Ovl
asti
ovla
sti
upit
zapr
etra
živa
nje
upit
zapr
etra
živa
nje
Sl
ika
4.2-
6 Pr
egle
dni d
ijagr
am
28
4.2.4 Dijagram toka podataka, razrada pojedinih procesa (2. razina)
4.2.4.1 Proces "Unos i klasifikacija dokumenata" Proces P4 (Unos i klasifikacija dokumenata) je rastavljen na 6 podprocesa:
• P4.1 Provjeravanje prava unosa: Nakon što je primio zahtjev za unosom, sustav mora provjeriti ima li korisnik pravo unosa i ovisno o tome dopustiti ili onemogućiti unos.
• P4.2 Odabir, promjena ili unos djelatnosti: potrebno je odabrati glavnu grupu, grupu, podgrupu i djelatnost dokumenta. Ako nešto od toga ne postoji, može se unijeti ili eventualno promijeniti podatke.
• P4.3 Odabir, mijenjanje ili unošenje dosijea: vrijedi isto što i za djelatnost.
• P4.4 Odabir, promjena ili unos predmeta uz kreiranje klasifikacijske oznake: Bira se predmet dokumenta. Ako predmet ne postoji, otvara se i unose se svi potrebni podaci. Pri tom se ne smije dopustiti da korisnik otvori predmet stupnja povjerljivosti za koje nema pravo promjene. Prilikom otvaranja predmeta, kreira se klasifikacijska oznaka i evidentira se u Obradi predmeta da je predmet otvoren.
• P4.5 Promjena podataka akta ili unos akta uz kreiranje urudžbenog broja: Unošenje akta podrazumijeva unošenje podataka o aktu kao i unošenje samog akta u obliku koji je prikladan za pohranjivanje. Uz direktne podatke koji se unose u spremište podataka Akt, u podatke o aktu koje treba unijeti spadaju i podaci koji se nalaze u spremištima podataka Primatelj i Akt-ključne. Radi se o određivanju stranki kojima će akt biti odaslan i o određivanju ključnih riječi koji se odnose na taj akt. Pri unosu akta kreira se urudžbeni broj, a u spremište Položaj se evidentira da je akt upisan.
• P4.6 Unos priloga: Unošenje priloga akta također podrazumijeva unos samog priloga u obliku prilagođenom pohrani.
29
Pisarnica
Provjera prava unosa
P4.1
D11 Djelatnikdjelatnik
Odabir, promjena iliunos djelatnosti
P4.2
zahtjev za unosom
dopuštenje unosa
D1 Djelatnost
nova ili promijenjena djelatnost
podaci o djelatnosti djelatnosti
Odabir, promjena iliunos dosijea
P4.3
ključ djelatnosti
D2 Dosije
novi ili promijenjeni dosije
dosijei
podaci o dosijeu
Odabir, promjena iliunos predmeta uz
kriranje klasifikacijskeoznake
P4.4
ključ dosijea D3 Predmet
novi ili promijenjeni predmetpredmeti
podaci o predmetu
D7 Obrada predmeta
D21 Tip pred.
povjerljivosti
obrada «Otvoren»
tipovi predmeta
D11 Djelatnik D8 Stranka
djelatnici stranke
Promjena podatakaakta ili unos akta uz
kreiranje urudžbenogbroja
P4.5
ključpredmeta
D4 Akt
novi ili promijenjeni akttakti
D6 Položaj
D16 Vrsta akta
D20 Ključne riječi
Unos priloga
P4.6D20 Povjerljivost
položaj «Upisan»
D15 Ovlasti
ovlasti
D9
organizacijske jedinice
D13 Primateljprimatelji
D14 Akt -Ključne
akt-ključne
ključne riječi
Organizacijska jedinica
djelatnicistranke
vrste akata
podaci o aktu
akt
ključ akta
D5 Prilog
D22 Tip priloga
tipovipriloga
prilozi
Slika 4.2-7 Proces Unos i klasifikacija dokumenta 4.2.4.2 Proces " Pretraživanje i obrađivanje predmeta " Proces P5 (Pretraživanje i obrađivanje predmeta) je rastavljen na 10 podprocesa:
• P5.1 Pretraživanje: U ovom procesu djelatnik definira uvjete pretraživanja na osnovu kojih se dohvaćaju predmeti i šalju slijedećem procesu.
• P5.2 Provjeravanje ovlasti za prikaz: Korisnik treba dobiti ispis predmeta da bi među njima mogao izabrati onaj koji želi obrađivati. Pri
30
tome treba paziti da korisnik ne vidi one predmete koje nema pravo vidjeti. Zbog toga se u ovom procesu iz proslijeđenih predmeta izdvajaju oni koje prijavljeni korisnik ne smije vidjeti, a ostali prelaze u slijedeći proces. Da bi se utvrdilo koje predmete korisnik smije vidjeti, potrebno je provjeriti njegove ovlasti.
• P5.3 Prikazivanje predmeta: Prikazuju se preostali predmeti, a za predmet koji je u fokusu prikazuju se i stanja obrade.
• P5.4 Ispis skupnog izvješća: Nakon što djelatnik zatraži ispis skupnog izvješća, ispisuje se lista svih predmeta s njihovim osnovnim podacima.
• P5.5 Ispis pojedinačnog izvješća: Ispisuje se detaljan izvještaj o odabranom predmetu koji uključuje i povijest njegove obrade.
• P5.6 Izdvajanje predmeta i provjera ovlasti za promjene: Djelatnik želi obrađivati neki predmet. To će mu biti dopušteno ako ima pravo mijenjati traženi predmet, a da bi se to utvrdilo opet se trebaju provjeravati ovlasti djelatnika.
• P5.7 Obrađivanje predmeta vezano uz akt: Pri obradi predmeta djelatnik određuje uz koji je akt obrada vezana. Uz akt, određuje se i o kojoj se fazi obrade radi. Upisuje se da je obradu napravio trenutno prijavljeni djelatnik.
• P5.8 Arhiviranje, ustupanje ili razvođenje: Radi se o fazama obrade predmeta koje nisu vezane uz jedan jedini akt, one zahtijevaju da se svaki akt u traženom predmetu dovode u novo stanje. Arhiviranju i ustupanju prethodi razvođenje. Prije odašiljanja razvodi se i predmet s jednim aktom koji je riješen izvorno. Ako predmet nije rješavan izvorno, nakon odašiljanja treba razvesti svaki akt posebno, a to se čini u okviru obrade dokumenta.
• P5.9 Arhiviranje, ustupanje ili razvođenje svakog akta u predmetu: Nakon što je predmet prošao kroz proces P5.8, potrebno je sve akte u predmetu prevesti u ekvivalentna stanja.
• P5.10 Izmjena predmeta: Radi se o jednostavnoj izmjeni krivo unesenih ili promijenjenih podataka o predmetu.
31
Djelatnik
D3 Predmet
D11 Djelatnik D8 Stranka
zahtjevza obradom predmeta
predmeti
Provjera ovlasti zaprikaz
P5.2
D21 Tip predmeta D15 Ovlasti
Prikazivanjepredmeta
P5.3
Ispis skupnogizvječća
P5.4
Ispis pojedinačnogizvješće
P5.5
Izdvajanje predmeta iprovjera ovlasti za
promjene
P5.6
Izmjena predmeta
P5.10
Arhiviranje, ustupanjeili razvođenje
P5.8
Obrađivanje predmetavezano uz akt
P5.7
djelatnici
djelatnici
stranke
stranke
tipovi predmeta
dopuštenipredmeti
predmeti iobrade predmeta
ključpredmeta
ključpredmeta
predmet
detalji obrade
detaljiobrade
detaljiobrade
detaljno izvješće
skupno izvješće
ovlasti
ovlasti
zahtjev zadetaljnimizvješćem
zahtjevza
skupnimizvješćem
predmeti
D3 Predmet
povjerljivostpredmeta
D7 Obrada predmetaobrade predmeta
D6 Položaj
položaj
predmeti
D20 Povjerljivost
D4 Akt
akti
D7 Obrada predmeta obrada predmeta
obrada predmeta
podaci o aktu
D19 Stanje obradepredmeta
D9 Organizacijska jedinica
D11 Djelatnik
Arhiviranje, ustupanjeili razvođenje svakog
akta u predmetu
P5.9
D4 Akt
akti
promijenjeni akti
ključ predmeta
detalji obrade
povjerljivosti
povjerljivosti
promijenjenipredmet
promijenjenipredmet
položaj
djelatnici
organizacijske jedinice
stanja obradepredmeta
stanja obradepredmeta
tipovi predmeta
Pretraživanje
P5.1
upit za pretraživanje
traženi predmeti
Slika 4.2-8 Proces Pretraživanje i obrađivanje predmeta
4.2.4.3 Proces "Pretraživanje i obrađivanje dokumenata" Podprocesi na koje je razrađen proces P6 (Pretraživanje i obrađivanje dokumenata) :
• P6.1 Pretraživanje: Nakon što djelatnik postavi upit za pretraživanje, dobavljaju se samo oni akti koji zadovoljavaju postavljene uvjete.
• P6.2 Provjeravanje ovlasti za prikaz: U ovom se procesu izdvajaju oni akti koje prijavljeni korisnik nije ovlašten pregledavati, a ostali prelaze u slijedeći proces.
• P6.3 Prikazivanje akata: Prikazuju se preostali akti, za akt na kojem je trenutno fokus se može vidjeti popis stanja u kojima se nalazio i djelatnika koji su ga obrađivali.
• P6.4 Ispis skupnog izvješća: Nakon što djelatnik zatraži ispis skupnog izvješća, ispisuje se lista svih akata s njihovim osnovnim podacima.
• P6.5 Ispis pojedinačnog izvješća: Ispisuje se detaljan izvještaj o odabranom aktu koji uključuje i popis stanja u kojima se akt nalazio.
• P6.6 Izdvajanje akta i provjera ovlasti za promjene: Nakon što djelatnik uputi zahtjev za obradom određenog akta potrebno je provjeriti je li on ovlašten mijenjati taj akt. Ako nije ovlašten mijenjati ga, sustav neće
32
reagirati na njegov zahtjev, inače će ga propustiti u procese obrade dokumenta.
• P6.7 Izmjena dokumenta : Promjena akta ili nekog podatka o aktu. • P6.8 Unos novog stanja dokumenta : Mijenjanje aktualnog statusa
(stanja) akta. Stanje se bira iz popisa mogućih stanja. • P6.9 Unos napomene, određivanje primatelja, dodavanje ključne riječi:
Ovdje se unose oni podaci akta koji se nalaze van spremišta Akt. Djelatnik može unijeti napomenu za akt, može odrediti kome će se akt odašiljati (primatelje akta) ili određuje ključne riječi vezane uz akt. Ključne riječi će se moći iskoristiti prilikom pretraživanja.
Djelatnik
D3 Predmet
Pretraživanje
P6.1
D11 Djelatnik D8 Stranka
D18 Ključna riječ D14 Akt -Ključne
zahtjevza obradom
upit zapretraživanje
ključne riječi
akt-ključne
predmeti
Provjera ovlasti zaprikaz
P6.2traženi
akti
D16 Vrsta akta D15 Ovlasti
Prikazivanje akata
P6.3
Ispis skupno izvječće
P6.4
Ispis pojedinačnoizvješće
P6.5
Izdvajanje dokumentai provjera ovlasti za
promjene
P6.6
D4 Akt
Izmjena dokumenta
P6.7
Unos novog stanjedokumenta
P6.8
Unos napomene,određivanje
primatelja, dodavanjeključne riječi
P6.9
D13 Primatelj
D12 Napomena
D8 Stranka
D18 Ključna riječ
D14 Akt -Ključne
D11 Djelatnik
D17 Stanja akta
akti
promijenjeniakt
djelatnici
djelatnik
djelatnici
stranke
stranke
vrste akata
vrste akata
dopuštenitraženi
akti
akti i položaji
akti
napomena
primatelj
stranke
ključneriječi
akt-ključne
ključakta
ključakta
akt
detaljiobrade
detaljiobrade
detaljiobrade
stanja akta
detaljno izvješće
skupno izvješće
ovlasti
ovlasti
zahtjev zadetaljnimizvješćem
zahtjevza
skupnimizvješćem
akti
D3 Predmet
povjerljivostpredmeta
povjerljivost predmeta D6 Položajpoložaji
D6 Položaj
položaj
promijenjeni akt
Slika 4.2-9 Proces Pretraživanje i obrađivanje dokumenata
33
4.2.4.4 Proces P7 "Administracija sustava" Podprocesi procesa P7 (Administracija sustava):
• P7.1 Provjera prava unosa : Da bi vršio administraciju sustava, korisnik mora imati pravo unosa koje je ujedno i pravo administracije. U ovom procesu se stvara odobrenje kojim se dopušta pokretanje ostalih procesa.
• P7.2 Unos i mijenjanje podataka o organizacijama, osobama i djelatnicima : Proces može započeti tako da korisnik definira uvjet pretraživanja i time suzi skup organizacijskih jedinica koje mu stoje na raspolaganju. Korisnik, naravno, može unijeti i novu organizacijsku jedinicu. Za neku organizacijsku jedinicu, korisnik će moći unijeti i podatke o radnim mjestima i osobama koje u njoj rade. U okviru unošenja osobe, definiraju se i načini na koje se osoba može kontaktirati. Organizacijska jedinica se kontaktira preko osobe odgovorne za tu organizacijsku jedinicu. Ako je organizacijska jedinica interna, osoba će se unijeti kao djelatnik pa će se nakon toga moći odrediti njene ovlasti. Unos uključuje i biranje podataka iz listi Tipa organizacijske jedinice, Tipa kontakta i Zanimanja.
• P7.3 Mijenjanje šifrarnika vezanih uz organizacije : Radi se o mijenjanju i unošenju podataka u spremišta Tip organizacijske jedinice, Tip kontakta i Zanimanje.
• P7.4 Mijenjanje šifrarnika vezanih uz dokument : Mijenjanje i unošenje podataka u spremišta Vrsta akta, Stanje akta, Ključna riječ i Tip priloga.
• P7.5 Mijenjanje šifrarnika vezanih uz predmet : Mijenjanje i unošenje podataka u spremišta Tip predmeta, Stanje obrade predmeta i Povjerljivost.
• P7.6 Mijenjanje šifrarnika vezanih uz mjesto : Mijenjanje i unošenje podataka u spremišta Mjesto, Općina i Županija.
34
Provjera prava unosa
P7.1
Pisarnica
Unos i mijenjanjepodataka o
organizacijama,osobama i
djelatnicima
P7.2
odobrenje
D8 Stranka
podaci o organizacijama,osobama i djelatnicima
D11 Djelatnik
stranke
organizacijske jedinice
organizacijska jedinica
djelatnik
djelatnici
osobe
osoba
D9 Organizacijska jedinica
D23 Tip org. jed.
D27 Radnomjesto
Osoba
D26 Zanimanje
D24 Kontakt
D11 Djelatnik
D10
D25 Tip kontakta
Mijenjanje šifrarnikavezanih uzorganizacije
P7.3
Mijenjanje šifrarnikavezanih uz dokument
P7.4
Mijenjanje šifrarnikavezanih uz predmet
P7.5
Mijenjanje šifrarnikavezanih uz mjesto
P7.6
D22 Tip priloga
D16 Vrsta akta
vrste akata
vrsta akta
D18 Ključna riječključne riječi
ključna riječ
D17 Stanja aktastanja akta
D19 Stanje obr. pred.
D21 Tip predmeta
tipovi predmeta
tip predmeta
D20 Povjerljivost
povjerljivosti
povjerljivost
stanje obradepredmeta
D28 Mjesto
D29 Općina
mjesta
mjesto
D30 Županija
općine
općina
županija
stranka
radnamjesta
radnomjesta
kontakt
kontakti
djelatnik
tipkontakta
tipovikontakta
tipovi kontakta
zanimanja
zanimanjezanimanja
tipoviorg. jed.
tipovi org. jed.
tip org. jed.
odobrenje
odobrenje
odobrenje
odobrenje
detalji promijena na šifrarnicima
detalji promijenana šifrarnicima
detalji promijenana šifrarnicima
detaljipromijena našifrarnicima
stanje akta
tip priloga
tipovipriloga
stanja obradepredmeta
županije
upit za pretraživanje
zahtjev zapromjenama
Slika 4.2-10 Proces Administracija sustava
35
4.3 Model podataka
4.3.1 Dijagram entiteti-veze
Model podataka je prikazan dijagramom entiteti–veze. Većina entiteta, kao i veze više-prema-više, odgovara jednom spremištu podataka u modelu procesa. Iznimka je spremište Djelatnost koje objedinjuje entitete Glavna grupa, Grupa, Podgrupa i Djelatnost. Spremišta su već ukratko opisana pa nema potrebe iznova opisivati entitete, ali bi se moglo odvojiti nekoliko riječi o refleksivnim i paralelnim vezama.
Prva od refleksivnih veza je veza Povezan na koja veže entitet Predmet sam na sebe. Ta veza povezuje predmet s drugim predmetom u kojem se nalazi akt kojim se rješava i polazni predmet. Do te veze može doći i onda kad se u procesu rješavanja više predmeta ustanovi da su predmeti nepotrebno razdvojeni. U tom slučaju neće se spajanje predmeta izvršiti tako da se mijenjaju klasifikacijske oznake postojećih dokumenata, nego će se svi stariji predmeti iz te grupe povezati s najnovijim, postojeći akti će zadržati klasifikacijske oznake, a novi akti će se unositi pod klasifikacijskom oznakom najnovijeg predmeta iz grupe. Veza je, naravno, opcionalna, jer se ovakvi slučajevi rijetko događaju. Predmet se može povezati samo s onim predmetima koji se nalaze u istom dosijeu kao i on. Akt nosi refleksivnu vezu Prethodeći koja povezuje akt s aktom iz kojeg ovaj proizlazi. Akti može proizaći samo iz akta koji se nalazi u istom predmetu kao i on. Organizacija ima dvije refleksivne veze: Nad-jedinica i Ustanova. Prva od njih određuje organizacijsku jedinicu koja je neposredno nadređena dotičnoj, a druga ustanovu u kojoj se dotična organizacijska jedinica nalazi.
To su sve refleksivne veze u modelu pa prelazimo na paralelne. Akt je sa Strankom povezan s dvije veze različitog tipa preslikavanja. Veza tipa više-prema-jedan je veza Akt-Stranka, a definira stranku na koju se akt odnosi. Druga veza je veza Primatelj, tipa više-prema-više, koja definira sve stranke kojima akt treba biti dostavljen, odnosno odaslan. Osoba ima dvije skupine paralelnih veza, veze s Organizacijskom jedinicom i veze s Mjestom. Veze s Organizacijskom jedinicom su različitog tipa preslikavanja.. Prva je veza više-prema-jedan (Osoba–Organizac. Jed.), a određuje organizacijsku jedinicu u kojoj osoba djeluje. Druga je veza Odgovorna osoba, to je veza jedan-prema-više, a određuje osobu kao odgovornu osobu neke organizacijske jedinice. Obje veze prema Mjestu su veze više-prema-jedan, radi se o vezi Prebivalište, koja definira prebivalište osobe, i o vezi Mjesto rođenja, koja definira mjesto rođenja osobe. Još su ostale veze između Mjesta i Županije. Prva od njih, Mjesto-Županija je veza više-prema-jedan, a definira županiju u kojoj se mjesto nalazi. Druga je Središte županije, veza jedan-prema-jedan, koja određuje mjesto kao središte neke županije.
Slijedi dijagram na kojem su vidljivi entiteti i veze, a zatim popis atributa razdijeljenih po entitetima i vezama kojima pripadaju, uz kratko pojašnjenje onih čije značenje nije potpuno jasno iz naziva.
36
Dje
latn
ost
Pod
grup
a-G
rupa
Pod
grup
a
Pred
met
Dos
ije
Dos
ije-
Dje
latn
ost
Gla
vna
grup
a
1,1
1,1
0,N
Gru
paG
rupa
-G
lavn
a gr
upa
0,N
1,1
0,N
1,1
Dje
latn
ost-
Pod
grup
a
Pre
dmet
-D
osije
Pov
ezan
na
0,1
0,N
0,N
1,1
0,N
Akt
Akt
Pre
dmet
Obr
ada
pred
met
a
Sta
nje
obra
de
Obr
ada
pred
.-S
tanj
e ob
rade
Obr
ada
pred
.-A
kt
Obr
ada
pred
.-D
jela
tnik
Sta
nje
akta
Tip
pred
met
a
Pre
dmet
-Ti
p pr
edm
eta
0,N
0,1
Pre
dmet
-P
ovje
rljiv
ost
Pred
met
-D
jela
tnik
Povj
erlji
vost
Ovl
asti
Akt
-D
jela
tnik
Pol
ožaj
-D
jela
tnik
Dje
latn
ik
Pol
ožaj
-S
tanj
e ak
ta
Nap
omen
a ak
ta-
Dje
latn
ik
Akt
-V
rsta
akt
a
Vrs
ta a
kta
Pril
og-
Tip
prilo
ga
Tip
prilo
ga
Ključn
e rij
eči
Akt
-K
ljučn
e
Oso
ba
Dje
latn
ik-
Oso
ba
Zani
man
jeTi
p ko
ntak
ta
Oso
ba-
Zani
man
jeK
onta
kt
Org
aniz
acijs
kaje
dini
ca
Stra
nka
Dje
latn
ik-
Rad
no m
jest
o
Mje
sto
rođe
nja
Pre
biva
lište
Mje
sto
Pre
dmet
-S
trank
a
Prim
atel
j
Akt
-S
trank
a
Obr
ada
pred
.-P
redm
et
Pre
thod
eći
Pril
og-
Akt
Pril
og
Org
aniz
acij.
jed.
-M
jest
o
Org
aniz
acij.
jed.
-O
pćin
a
Oso
ba-
Stra
nka
Opć
ina
Župa
nija
Mje
sto-
Župa
nija
Opć
ina-
Župa
nija
Ust
anov
a
Nad
-jedi
nica
Org
aniz
acij.
jed.
-S
trank
a
Org
. jed
.-Ti
p or
g. je
d.
0,N
0,N
0,N
1,1
1,N
1,1
0,N
0,11,
N
1,1
0,N
0,N
0,N
1,1
0,10,
N
0,N
0,1
0,N
0,N
0,N
1,1
0,1
0,N
0,1
0,N
0,N
1,N
0,N
1,1
0,N
0,1
0,1
1,1
1,1
1,1
1,1
0,1
0,1
0,N
Tip
org.
jed.
0,N
0,N
0,1
0,N
0,1
0,N
0,N
0,N
0,1
0,N
0,N
1,N
0,N
0,1
0,N
1,1
0,1
1,1
0,N
0,N
Rad
no m
jest
o-O
rgan
izac
. jed
.R
adno
mje
sto
1,1
1,1
0,N
0,N
1,1
1,1
1,1
1,N
1,N
1,1
1,1
Oso
ba-
Org
aniz
ac. j
ed.
0,N
1,1
0,1
0,1
0,N
Nap
omen
a ak
ta
Nap
omen
a ak
ta-
Akt
Pol
ožaj
-A
kt
Pol
ožaj
Sre
dišt
ežu
pani
je
0,1
0,1
Odg
ovor
naos
oba0,
N
0,1
0,1
Sl
ika
4.3-
1 ER
dija
gram
37
4.3.1.1 Popis atributa
U prvoj skupini entiteta su entiteti od kojih je svaki identifikacijski zavisan o svom prethodniku pa od njega preuzima primarni ključ. Uz primarni ključ, koji ovako postaje skupina šifri, entiteti imaju oznaku i opis koji se sastoji od par riječi kojim se opisuje jedinka entiteta. Entitet Glavna grupa Atribut Tip, domena Primarni
Ključ Šifra glavne grupe broj N9 da Oznaka glavne grupe znakovni niz (20) Opis glavne grupe znakovni niz (100) Entitet Grupa Atribut Tip, domena Primarni
Ključ Šifra glavne grupe broj N9 da Šifra grupe broj N9 da Oznaka grupe znakovni niz (20) Opis grupe znakovni niz (100) Entitet Podrupa Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra glavne grupe broj N9 da Šifra grupe broj N9 da Šifra podgrupe broj N9 da Oznaka podgrupe znakovni niz (20) Opis podgrupe znakovni niz (100) Entitet Djelatnost Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra glavne grupe broj N9 da Šifra grupe broj N9 da Šifra podgrupe broj N9 da Šifra djelatnosti broj N9 da Oznaka djelatnosti znakovni niz (20) Opis djelatnosti znakovni niz (100)
38
Entitet Dosije Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra glavne grupe broj N9 da Šifra grupe broj N9 da Šifra podgrupe broj N9 da Šifra djelatnosti broj N9 da Šifra dosijea broj N9 da Oznaka dosijea znakovni niz (20) Opis dosijea znakovni niz (100) Entitet Predmet Predmet zadržava atribute prethodnih entiteta s tim da se njegova oznaka zove Klasifikacijska oznaka. Dobio je još i Naziv predmeta, Datum otvaranja i Rok dovršetka. Tip postupka može biti neupravni ('NE'), prvostupanjski upravni ('UP/I-') i drugostupanjski upravni ('UP/II-'). Atribut Ishodišni je postavljen na 'Y' ako postoji predmet koji se na ovaj predmet veže. Ako je neki predmet vezan za ovaj predmet, znači da akt ovog predmeta rješava ne samo ovaj predmet, nego i taj koji se na njega veže. Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra glavne grupe broj N9 da Šifra grupe broj N9 da Šifra podgrupe broj N9 da Šifra djelatnosti broj N9 da Šifra dosijea broj N9 da Broj predmeta broj N9 da Klasifikacijska oznaka znakovni niz (20) Naziv predmeta znakovni niz (60) Opis predmeta znakovni niz (100) Tip postupka znakovni niz (6)
{'NE' , 'UP/I-' , 'UP/II-'}
Datum otvaranja Datum Rok dovršetka Datum Ishodišni znak, {'Y' , 'N'}
39
Entitet Akt Akt opet ima šifre i opis, a oznaka mu je Urudžbeni broj. Sam akt se sprema u Blob akta, a to je atribut tipa BLOB. Tip datoteke akta upisuje se u atribut Tip bloba. Atribut Izvorno je postavljen na 'Y' ako se ako će se predmet rješavati u produžetku postojećeg akta. U Vrijednosti se upisuje količina novčanih vrijednosti koje su primljene uz akt. U atribut Broj listova unosi se broj stranica akta, a u Broju priloga nalazi se broj priloga akta. U Datum slanja upisuje se onaj datum kad je pošiljatelj poslao akt, Datum unosa je datum evidentiranja akta u sustavu, a Datum otpreme je onaj datum kad je izvršeno odašiljanje akta primaocima. Atribut Tip, domena Primarni
Ključ Šifra glavne grupe dugi N9 da Šifra grupe dugi N9 da Šifra podgrupe dugi N9 da Šifra djelatnosti dugi N9 da Šifra dosijea dugi N9 da Broj predmeta dugi N9 da Broj akta dugi N9 da Urudžbeni broj znakovni niz (30) Opis akta znakovni niz (400) Tip akta kratki N1, {1,2,3} Tip bloba znakovni niz (3) Bloba akta BLOB Izvorno znak, {'Y' , 'N'} Vrijednosti pomični N15 Broj listova kratki N2 Broj priloga kratki N3 Datum slanja datum Datum unosa datum Datum otpreme datum
40
Entitet Prilog Uz šifre i naziv, Prilog sadrži atribute potrebne za pohranjivanje i dohvaćanje BLOB-a priloga, a to su Tip bloba i Blob priloga. Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra glavne grupe dugi N9 da Šifra grupe dugi N9 da Šifra podgrupe dugi N9 da Šifra djelatnosti dugi N9 da Šifra dosijea dugi N9 da Broj predmeta dugi N9 da Broj akta dugi N9 da Šifra priloga dugi N9 da Naziv priloga znakovni niz (60) Tip bloba znakovni niz (3) Blob priloga BLOB Entitet Položaj Atribut Aktualno je postavljen na 'Y' samo za zadnji uneseni Položaj, čim se želi reći da je to trenutni položaj akta. Predviđen izlazak je datum na koji se predviđa da će akt izaći iz postojećeg stanja, a bitan je kod određivanja koliko će se dugo akt zadržati u rokovniku ili koliko dugo ga treba čuvati u arhivi prije uništavanja. Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra glavne grupe dugi N9 da Šifra grupe dugi N9 da Šifra podgrupe dugi N9 da Šifra djelatnosti dugi N9 da Šifra dosijea dugi N9 da Broj predmeta dugi N9 da Broj akta dugi N9 da Šifra položaja dugi N9 da Aktualno znak , {'Y' , 'N'} Datum ulaska datum Predviđen izlazak datum Datum izlaska datum Napomena položaja znakovni niz (400)
41
Entitet Obrada predmeta Obrada predmeta ima gotovo identične atribute kao i entitet Položaj. Atribut Tip, domena Primarni
Ključ Šifra glavne grupe dugi N9 da Šifra grupe dugi N9 da Šifra podgrupe dugi N9 da Šifra djelatnosti dugi N9 da Šifra dosijea dugi N9 da Broj predmeta dugi N9 da Šifra obrade dugi N9 da Aktualno znak, {'Y' , 'N'} Datum obrade datum Predviđen izlazak datum Napomena obrade znakovni niz (400) Entitet Stranka Oznaka stranke je pravno određena oznaka koja se koristi kod kreiranja urudžbenog broja akta. Atribut Ustanova bit će 'Y' ako je stranka organizacijska jedinica. Ako se radi o stranci – osobi, taj atribut će biti postavljen na 'N' Atribut Tip, domena Primarni
Ključ Šifra stranke dugi N9 da Oznaka stranke znakovni niz (20) Naziv stranke znakovni niz (60) Ustanova znak, {'Y' , 'N'} Entitet Organizacijska jedinica Vrijednost atributa Interna je 'Y' ako se radi o matičnoj organizacijskoj jedinici ili nekoj od jedinica u okviru matične organizacijske jedinice. Za vanjsku organizacijsku jedinicu vrijednost ovog atributa je 'N'. Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra OJ dugi N9 da Adresa znakovni niz (100) Interna znak, {'Y' , 'N'} Opis OJ znakovni niz (100)
42
Entitet Osoba Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra Osobe dugi N9 da JMBG znakovni niz (13) Ime znakovni niz (20) Prezime znakovni niz (20) Datum rođenja datum Adresa stanovanja znakovni niz (100) Entitet Djelatnik Korisničko ime i Lozinku djelatnik koristi pri prijavi rada na sustav. Pravo unosa 'Y' znači da korisnik smije otvarati predmete, unositi akte i administrirati sustav. Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra djelatnika dugi N9 da Korisničko ime znakovni niz (15) Lozinka znakovni niz (15) Pravo unosa znak, {'Y' , 'N'} Napomena djelatnika znakovni niz (100) Entitet Napomena Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra glavne grupe dugi N9 da Šifra grupe dugi N9 da Šifra podgrupe dugi N9 da Šifra djelatnosti dugi N9 da Šifra dosijea dugi N9 da Broj predmeta dugi N9 da Broj akta dugi N9 da Šifra napomene dugi N9 da Napomena znakovni niz (400) Datum napomene datum
43
Slijedi skupina entiteta koji su zapravo šifrarnici pa imaju samo primarni ključ – šifru i opis. Entitet Vrsta akta Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra vrste dugi N9 da Opis vrste znakovni niz (100) Entitet Stanje akta Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra stanja akta dugi N9 da Opis stanja akta znakovni niz (100) Entitet Ključna riječ Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra ključne riječi dugi N9 da Opis ključne riječi znakovni niz (100) Entitet Stanje obrade predmeta Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra stanja obrade predmeta dugi N9 da Opis stanja obrade predmeta znakovni niz (100) Entitet Povjerljivost Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra povjerljivosti dugi N9 da Opis povjerljivosti znakovni niz (30)
44
Entitet Tip predmeta Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra tipa predmeta dugi N9 da Opis tipa predmeta znakovni niz (100) Entitet Tip priloga Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra tipa priloga dugi N9 da Opis tipa priloga znakovni niz (100) Entitet Tip kontakta Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra tipa kontakta dugi N9 da Opis tipa kontakta znakovni niz (100) Entitet Tip organizacijske jedinice Tip organizacijske jedinice uz šifru i naziv ima i oznaku koja se koristi pri kreiranju urudžbenog broja akta. Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra tipa OJ dugi N9 da Oznaka tip OJ znakovni niz (20) Opis tipa OJ znakovni niz (100) Entitet Zanimanje Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra zanimanja dugi N9 da Opis zanimanja znakovni niz (100)
45
Entitet Mjesto Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra mjesta dugi N9 da Naziv mjesta znakovni niz (60) Poštanski broj znakovni niz (5) Entitet Općina Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra općine dugi N9 da Naziv općine znakovni niz (60) Entitet Županija Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra županije dugi N9 da Naziv županije znakovni niz (60) Entitet Radno mjesto Radno mjesto je identifikacijski ovisno o Organizacijskoj jedinici pa nosi njenu šifru. Broj izvršitelja predstavlja predviđen broj djelatnika koji obnašaju istu dužnost. Atribut Poslovi sadrži kratak opis onog što djelatnici obavljaju u okviru svog radnog mjesta, a Uvjeti popis uvjeta koje osoba mora ispunjavati da bi se zaposlila na tom radnom mjestu. Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra OJ dugi N9 da Šifra radnog mjesta dugi N9 da Naziv radnog mjesta znakovni niz (60) Broj izvršitelja kratki N3 Uvjeti znakovni niz (200) Poslovi znakovni niz (200)
46
Slijede veze Ovlasti i Kontakt, one su jedine među vezama koje imaju vlastite atribute. Veza Ovlasti Pravo pristupa može biti nedozvoljen pristup (1), čitanje(2) i pisanje(3). Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra djelatnika dugi N9 da Šifra povjerljivosti dugi N9 da Pravo pristupa kratki N1, {1,2,3} Veza Kontakt Sadržaj kontakta je npr. telefonski broj. Atribut Tip, domena Primarni
ključ Šifra osobe dugi N9 da Šifra tipa kontakta dugi N9 da Sadržaj kontakta znakovni niz (60)
47
5 Oblikovanje i ugradnja
5.1 CA Advantage Plex Sustav je oblikovan i implementiran pomoću generatora aplikacija CA Advantage Plex. Advantage Plex omogućuje oblikovanje sustava na razini modela, a sam generira kod za više različitih platformi. Na taj način projektantu je omogućeno da se usredotoči na sam problem, dok se generator brine oko detalja i složenosti tehnologije koja leži ispod rješenja problema. Advantage Plex generira izvorni, n-slojni kod za slijedeće platforme:
• Java. Java serveri sa Win32 C++ ili Java klijentima, uz JDBC pristup • iSeries 400. iSeries 400 serveri sa Win32 C++ ili Java klijentima,
iSeries 5250 sa SQL, JDBC i DDS pristupom na DB2/400 bazu podataka
• Windows NT/2000/XP. Potpuno Back Office uskladivi Windows NT serveri sa Win32 C++ klijentima. Podrška za Oracle8i i SQL Server baze podataka
Alat omogućuje ponovnu iskoristivost komponenti. Pri oblikovanju se nasljeđivanjem mogu iskoristiti gotovi uzorci koji se nalaze u više tematski podijeljenih biblioteka. Uzorci su, zapravo, apstraktni opisi koji mogu biti iskorišteni u različitim kontekstima. Primjeri uzoraka koji se mogu koristiti pri razvoju aplikacija uključuju široku paletu uzoraka, od elementarnih uzoraka na nivou atributa, do kompleksnih uzoraka koji uključuju funkcionalnost s više entiteta. Primjeri elementarnih uzoraka su različiti uzorci za datumsko polje i kontrole datumskih polja dok su primjeri kompleksnijih uzoraka uzorci za jednostavnu transakciju, poslovni kontakt i sl. Izbor uzorka omogućuje nasljeđivanje već postojeće funkcionalnosti. Uzorci se kombiniraju i nadograđuju da bi se dobile željene osobine, funkcionalnost ili izgled komponenti. Prednost upotrebe uzoraka je ne samo u brzoj izgradnji aplikacije, nego i u jednostavnijem održavanju, jer se modifikacije koje se izvode na jednom mjestu automatski propagiraju na sva potrebna mjesta kroz cijeli projekt. Nedostatak je smanjena fleksibilnost pri rješavanju specifičnih problema jer uzorci ne dopuštaju promijene u svim svojim dijelovima.
Korisniku je također omogućeno da sam izgrađuje svoje uzorke i stvara svoje biblioteke.
Advantage Plex koristi više tipova objekata, a ovdje su navedeni oni osnovni: Entity (Entitet). Entiteti su opipljivi objekti (kao npr. Djelatnik ili Akt ) ili neopipljivi objekti (kao npr. Ovlasti ili Stanje akta) o kojima želimo registrirati informacije.
48
Field (Polje). Polja su dijelovi informacije o entitetu koja se registrira (npr. Ime osobe ili Datum otvaranja predmeta). Function (Funkcija). Funkcije su procesi kojima se definira funkcionalnost aplikacije. U grubo, funkcija je ekvivalent programu ili metodi. Panel. Paneli su prozori i dijalozi koji čine korisničko sučelje aplikacije. Table (Tablica). Tablice su fizičke strukture u kojima se pohranjuju podaci u aplikacijama koje koriste relacijske baze podataka. View (Pogled). Pogled predstavlja sve ili dio podataka tablice u bazi podataka, kao i kombinaciju podataka iz više tablica. Sam ne sadrži podatke. Diagram (Dijagram). Dijagram vizualno prikazuje podskup objekata modela. Prikazuje objekte i njihove veze. Message (Poruka). Poruka sadrži tekst koji se može koristiti kao poruka o pogrešci, naziv prozora ili dijaloga itd.
Za definiranje objekata i veza među njima koriste se trojke. Trojka se sastoji od polazišnog objekta, glagola i ishodišnog objekta, a unosi se pomoću Model Editora (Slika 5.1-4). Primjer trojke je:
Stranka known by FLD Šifra stranke Ova trojka definira polje Šifra stranke kao ključ entiteta Stranka. Sama trojka može biti polazišni objekt druge trojke, što omogućava kompliciranije definicije. Za uređivanje većine objekata postoje posebni editori. Neke od promjena načinjenih u editorima reflektiraju se kroz automatsko stvaranje odgovarajućih trojki. Većina editora ima mogućnost ispisa izvještaja, primjeri tih izvještaja mogu se vidjeti u prilogu. Uz svaki objekt tipa function vezan je akcijski dijagram kojim se korak po korak opisuju procedure potrebne za implementiranje funkcije. Kod akcijskog dijagrama koristi konstrukcije jednostavne za razumijevanje i može se je na njih lako privići, ali ne pruža previše mogućnosti. Pri oblikovanju funkcija uzoraka korištene su meta-operacije. Meta-operacije su, zapravo, grupa komponenti akcijskog dijagrama koji uzrokuju generiranje procesiranja ovisno o trojkama koje u modelu postoje. Ako se promjenom neke trojke promjeni svojstvo nekog objekta u modelu, automatski se regenerira kod akcijskog dijagrama definiran meta-operacijama koje o tom svojstvu ovise. Meta-operacije tvore snažan jezik za definiranje ponovno iskoristivih apstraktnih funkcija. Projektant se ne mora zadržati samo na mogućnostima koje pruža jezik akcijskog dijagrama Advantage Plex-a, već može i sam pisati isječke izvornog koda koje Advantage Plex integrira s generiranim kodom. Jedna ili više linija izvornog koda se pohranjuje u Source code objekt koji se
49
naknadno poziva iz akcijskog dijagrama, Izvorni kod mora biti prilagođen generacijskom jeziku funkcije u koju je poziv unesen. Podržani jezici uključuju:
• C++ • VBScript i Jscript • SQL • RPG/400 • Java S AdvantagePlex-om dolazi cijeli niz već priređenih Source code
objekata. Uglavnom se radi o pozivima standardnih funkcija. Iako Advantage Plex može generirati komentare u izvornom kodu, koji,
između ostalog, uključuju odgovarajuće naredbe akcijskog dijagrama, ne bi bilo jednostavno izmjenjivati taj kod nakon generacije jer su generirani nazivi nerazumljivi pa se u njemu teško snaći. Doduše, Advantage Plex dopušta da sami definirate implementacijska imena objekata, ali to je vremenski zahtjevno, a opet ne pridonosi pretjerano razumljivosti generiranog koda.
5.1.1 Definiranje modela podataka u Advantage Plex-u 5.1.1.1 Atributi i veze Za definiranje odnosa entiteta i polja koriste se ovi glagoli:
• ENT known by FLD, • ENT has FLD • ENT has derived FLD • ENT agregated on FLD
Advantage Plex poznaje 3 tipa veza među entitetima:
• ENT owned by ENT • ENT refers to ENT • ENT associated with ENT
Nakon definiranja veza ovim trojkama, može se odrediti hoće li neka veza biti nužna ili opcionalna. Isto vrijedi i za atribute. ENT known by FLD. Ova trojka definira ishodišno polje kao primarni ključ ili dio primarnog ključa odredišnog entiteta. ENT has FLD trojka definira ishodišno polje kao ne-ključni atribut polazišnog entiteta. ENT has derived FLD. Polje je atribut entiteta, međutim, ono se ne pohranjuje u bazi, nego se njegova vrijednost računa pri izvođenju aplikacije. Potrebno je još odrediti funkciju koja računa vrijednost polja.
50
ENT agregated on FLD. Vrijednost polja definiranog na ovaj način preuzima se od baze podataka pri izvođenju aplikacije, a zapravo se radi o vrijednosti koju baza podataka izračuna nekom od agregatnih funkcija. ENT owned by ENT. Ova veza prenosi primarni ključ (ključeve) ishodišnog entiteta u polazišni entitet. Ako je za polazišni entitet još neki atribut definiran kao primarni ključ, onda to rezultira vezom više-prema-jedan uz identifikacijsku zavisnost polazišnog entiteta o ishodišnom entitetu. ENT owned by ENT veza pri kojoj polazišni entitet nema drugih atributa u primarnom ključu je zapravo veza jedan-prema-jedan. Notacija veze u dijagramu prikazana je na slici:
Slika 5.1-1 Veza ENT owned by ENT ENT refers to ENT. Primjenom ENT refers to ENT veze primarni ključ ishodišnog entiteta postaje atribut polazišnog entiteta. Dakle, radi se o vezi više-prema-jedan. Definiranje ove veze kao nužne rezultirat će generiranjem ograničenja stranog ključa u bazi podataka. Notacija veze u dijagramu:
Slika 5.1-2 Veza ENT refers toENT ENT associated with ENT. Ova trojka definira više-prema-više vezu između dva entiteta. S obzirom da se veze više-prema-više ne mogu direktno implementirati u relacijsku bazu podataka, ovaj glagol se koristi samo u ranim fazama oblikovanja, prije nego što se odluči kako će se veza implementirati. Notacija veze u dijagramu:
Slika 5.1-3 Veza ENT associated with ENT
51
Slika 5.1-4 Definicija entiteta Predmet u Model Editor-u 5.1.1.2 Kaskadno brisanje
Ako se želi definirati što bi se trebalo dogoditi s instancom polazišnog
entiteta veze ukoliko se izbriše pripadajuća instanca ishodišnog entiteta, to se može učiniti pomoću glagola …dependency SYS. Ovaj glagol uzima kao polazišni objekt neku od navedenih trojki koje služe za definiranje veza. Ishodišni objekt glagola je jedna od ovih sistemskih vrijednosti : Error (pogreška), Ignore (zanemari), Null (upiši null vrijednost) ili Delete (izbriši).
52
Ako je izabrana sistemska vrijednost Delete, može se odrediti hoće li se kaskadno brisanje obavljati na razini aplikacije ili će ga izvršavati sama baza podataka. Pri tom se koristi glagol TBL dependencies SYS. Polazišni objekt ove trojke je tablica čiji se zapisi trebaju brisati kad se izbriše zapis kojeg referenciraju. Ishodišni objekt je sistemska vrijednost koja može biti Procedural, Database i Unenforced. Odabiranjem vrijednosti Procedural naznačuje se da će se o kaskadnom brisanju brinuti sama aplikacija. Korištenjem vrijednost Database naznačuje se generatoru da pri generiranju tablice uputi bazu podataka da sama vrši kaskadno brisanje. Unenforced znači da se neće generirati nikakvo procesiranje vezano uz kaskadno brisanje. U povezanim skupu entiteta se ne bi smjele miješati vrijednosti Procedural i Database jer to može dovesti do nepredviđenih rezultata. Kaskadno brisanje se može ugraditi i pomoću uzorka FOUNDATION/ OwnedCascade. Opis tog uzorka slijedi. Ako se kao iskodišna vrijednost glagola …dependency SYS ne izabere Delete, nego neka druga od navedenih vrijednosti (Error ili Null), mora se navesti funkcija koja će odabranu akciju provoditi na razini aplikacije.
5.1.2 Pregled iskorištenih uzoraka FOUNDATION je biblioteka uzoraka u koju se najviše posezalo pri oblikovanju aplikacije. Ona sadrži uzorke za osnovne poslovne objekte. Korišteni entiteti iz ove biblioteke: FOUNDATION/ OwnedCascade. Ovaj uzorak može se primijeniti na entitet koji se ENT owned by ENT vezom veže na svog roditelja. Uzorak posjeduje funkcionalnost za provođenje kaskadnog brisanja. Uz kaskadno brisanje moguće je uzorak konfigurirati tako da se pri brisanju zapisa roditeljskog entiteta, u onim zapisima entiteta djeteta koji referenciraju izbrisani zapis na odgovarajuće mjesto upisuje null vrijednost. To se čini pomoću …dependency SYS glagola. FOUNDATION/ EditDetail. Koristi se za osnovno održavanje zapisa u bazi podataka. Sadrži funkciju Edit koja omogućuje krajnjim korisnicima da pregledaju, dodaju, promijene ili izbrišu zapis entiteta. Lista svih zapisa je prikazana u rešetci, a elementi odabranog zapisa su prikazani u posebnom području, uz gumbe koje omogućuju promjene (Slika 6.1-13).
FOUNDATION/ EditDialog. Služi također za održavanje zapisa u bazi podataka. Sadrži funkciju EditSuite, koja opet sadrži grupu funkcija koje krajnjim korisnicima omogućuju pregledavanje, dodavanje, mijenjanje i brisanje zapisa u posebnim dijalozima. To su funkcije EditSuite.Grid, EditSuite.Insert, EditSuite.Update i EditSuite.Delete. EditSuite.Grid u rešetci ispisuje sve zapise entiteta, a uz rešetku ima gumbe koje odvode u neku od preostalih funkcija iz EditSuite skupine (Slika 6.1-12).
53
FOUNDATION/ Filter. Omogućuje definiranje kriterija za filtriranje zapisa koji se čitaju iz baze podataka. Koristi se u kombinaciji s uzorcima FOUNDATION/ EditDialog ili FOUNDATION/ EditDetail pomoću kojih se prikazuju zapisi koji odgovaraju definiranim uvjetima. Zapisi se filtriraju po vrijednostima atributa. Postoji cijeli niz operatora usporedbe, a može se povezivati više uvjeta u jedan upit (Slika 6.1-8). FOUNDATION/ Surrogate. Slijedno generira numerički primarni ključ entiteta. FOUNDATION/ SurrogateAlternate. Priskrbljuje entitetu numerički primarni ključ, ali zapis iz baze podataka ispisuje koristeći alternativni ključ. FOUNDATION/ SurrogateOwned. Stvara slijedno numerički primarni ključ entitetu koji je ENT owned by ENT vezom ovisan o nekom drugom entitetu. FOUNDATION/ SurrogateSystem. Upravlja stvaranjem ključeva za sve Surrogate ili SurroateAlternate entitete u aplikaciji. FOUNDATION/ AssociationEdit. Mogu ga koristiti oni entiteti koji su nastali iz veza više-prema-više. Na osnovi odabranog zapisa prvog entiteta veze ispisuje se lista zapisa drugog entiteta (Slika 6.1-6). FOUNDATION/ AssociationDetail,.Ovaj uzorak također koriste entiteti nastali iz veza više-prema-više, ali samo oni koji imaju dodatne ne-ključne atribute. Korisnicima je omogućeno unošenje vrijednosti tog atributa u zapis entiteta (Slika 6.1-10). Korišteni uzorci entiteta iz drugih biblioteka: STORAGE/ DataAcess. STORAGE biblioteka sadrži uzorke za čitanje i pisanje zapisa u bazu podataka. DataAcess entitet posjeduje kostur za dva pogleda i skupinu funkcija za pristupanje bazi podataka. STORAGE/ RelationalTable. Nasljeđuje od entiteta DataAcess i na to dodaje tablicu i funkcionalnost pristupa bazi podataka. BSTRUCTURE/ _Structure. Omogućuje definiranje hijerarhije i veza među zapisima u bazi podataka. Sadrži dva entiteta, Node i Link. Node (čvor) predstavlja element strukture, a Link (veza) vezu između dva čvora. Između ostalih, posjeduje funkciju _Structure.UI.Tree koja iscrtava strukturu datog čvora u obliku stabla koristeći Microsoft tree view kontrolu (Slika 6.1-9).
54
Neki od korištenih uzoraka funkcija: UISTYLE/ FrameParent. UISTYLE biblioteka sadrži samostalne funkcije i elemente panela kojima se oblikuju uobičajeni elementi korisničkog sučelja. FrameParent je jedna od takvih funkcija. Posjeduje panel s posebnim područjem u kojem se prikazuje druga funkcija u vrijeme izvršavanja. UISTYLE/ FrameChild. Funkcija koja se u vrijeme izvršavanja prikazuje u posebnom području panela FrameParent funkcije. UISTYLE/ FrameProperty. Prikazuje grupu povezanih funkcija u obliku okvira s karticama.
UISTYLE/ FrameWizard. Ova funkcija služi kao ulazna točka u čarobnjak. Vodi računa o slijedu i usklađivanju funkcija koje tvore čarobnjak kako bi se krajnji korisnici mogli kroz njega jednostavno pomicati. UISTYLE/ ShowDetail. Ispisuje zapis STORAGE/ DataAcess entiteta na panel. UIBASIC/ UIBasicShell. UIBASIC biblioteka, kao i UISTYLE, sadrži uzorke pomoću kojih se oblikuje korisničko sučelje. UIBasicShell nalazi se na vrhu hijerarhije funkcija pa sadrži samo panel s naslovom. UIBASIC/ UpdateInsertDelete. Sadrži panel s područjem koje dopošta promjene. U tom području ispisuje jedan zapis STORAGE/ DataAcess entiteta. Sadrži i procesiranje pomoću kojeg krajnji korisnik može promijeniti ispisani zapis, izbrisati ga ili dodati novi. UIBASIC/ MDI. MDI funkcija grupira komponente potrebne za ugradnju sučelja tipa Multiple Document Interface. MDI aplikacija se sastoji od jednog roditeljskog MDI prozora u kojem se pojavljuju ostali prozori vezani uz aplikaciju. Roditeljski prozor uključuje izbornik, alatnu traku i statusnu traku. MDI.MDIParent funkcija služi kao osnovno sučelje aplikacije. Ona procesira naredbe izbornika koji su zajedničke svim elementima aplikacije. Ostalim prozorima aplikacije mogu se dodati specijalizirane naredbe izbornika i specijalizirani gumbi alatne trake (Slika 6.1-1). OBASE/ Bussiness entity.Standard functions.Print key break report funkcija se koristi pri ispisu slijedne liste zapisa u obliku izvješća (Slika 6.1-7). Moguće je odrediti da se pri svakoj promjeni nekog od atributa primarnog ključa prekine niz ispisanih zapisa ispisivanjem novog naslova. ACTIVE/ FileOpen. Biblioteka uzoraka ACTIVE sadrži funkcije koje koriste uobičajene ActiveX kontrole na panelima koji su Windows klijenti. FileOpen opskrbljuje aplikaciju Open File ili Save File dijalogom.
55
UISTYLE/ SelectDate, Ova funkcija nasljeđuje od ACTIVE/Calendar koja koristi Microsoft calendar ActiveX kontrolu. Dodaje procesiranje za više događaja koji omogućuju krajnjim korisnicama da odaberu datum. Ovdje su navedeni samo neki od korištenih uzoraka entiteta i funkcija. Postoji velika paleta uzoraka i za sve ostale, jednostavnije objekte.
5.2 Prilagođavanje modela sustava mogućnostima Advantage Plex-a
5.2.1 Prilagođavanje ER modela unosu u Advantage Plex
5.2.1.1 Veze više-prema-jedan (i jedan-prema-više)
U modelu postoji niz veza između jakih i slabih entiteta koje uključuju identifikacijsku zavisnost. One su unesene pomoću ENT owned by ENT veze. To se odnosi na ove veze:
Grupa-Glavna grupa, Podgrupa-Grupa, Djelatnost-Podgrupa, Dosije-Djelatnost, Predmet-Dosije, Akt-Predmet, Obrada predmeta-Predmet, Prilog-Akt, Napomena akta-Akt, Položaj-Akt i Radno mjesto-Organizacijska jedinica. Za ostale veze više-prema-jedan korištena je ENT refers to ENT veza. Riječ je o vezama :
Predmet-Tip predmeta, Predmet-Povjerljivost, Predmet-Stranka, Predmet-Djelatnik, Povezan na, Obrada predmeta-Stanje obrade, Obrada predmeta-Djelatnik, Obrada predmeta-Akt, Akt-Vrsta akta, Akt-Stranka, Akt-Djelatnik, Prethodeći, Napomena akta-Djelatnik, Položaj-Djelatnik, Položaj-Stanje položaja, Prilog-Tip priloga, Djelatnik-Radno mjesto, Org. Jed.-Tip org. jed.,Organizacij. Jed-Općina, Organizacij. Jed-Mjesto, Ustanova, Nad-jedinica, Osoba-Organizacij. Jed., Osoba-Zanimanje, Prebivalište, Mjesto stanovanja, Općina-Županija, Mjesto-Županija. 5.2.1.2 Veze više-prema-više
Veze više-prema-više prevedene su na uobičajeni način: pretvorbom u entitet kojem u primarni ključ ulaze atributi primarnih ključeva oba entiteta koja su bila u vezi. To je ostvareno tako što su novonastali entiteti povezani pomoću ENT owned by ENT veze s oba spomenuta entiteta. Na taj način su oblikovane ove veze:
Kontakt, Primatelj, Ovlasti i Akt-Ključne.
56
5.2.1.3 Veze jedan-prema-jedan
Veze jedan-prema-jedan implementirane su pomoću dvije ENT refers to ENT trojke, s tim da se jedan entitet u jednoj trojci pojavljuje kao polazišni, a u drugoj kao ishodišni. Advantage Plex pruža mogućnost jednostavnog pristupanja atributima ishodišnog entiteta iz polazišnog entiteta veze. To se čini tako da se atribut ishodišnog entiteta definira kao virtualni atribut polazišnog entiteta. Svi pogledi na tablicu polazišnog entiteta mogu uključiti ovaj virtualni atribut pa funkcije koje pogled koristi za dohvat podataka iz baze bez ikakvih daljnjih promjena dohvaćaju i ovaj atribut. Kreiranjem veze jedan-prema-jedan na ovaj način iskorištena je mogućnost uključivanja virtualnih atributa s obje strane veze jedan-prema-jedan, a primarni ključevi entiteta su ostali različiti. Briga o tome da se pri postavljanju jedne ENT refers to ENT veze u paru zapisa postavi i druga vodi se na razini aplikacije. Ovo su veze koje su prilagođene na taj način:
Djelatnik-Osoba, Osoba-Stranka, Organizacij. Jed.-Stranka i Središte županije.
5.2.1.4 Kaskadno brisanje Opcionalnost veza je definirana onako kako nalaže ER dijagram. Za nužne veze je definirano kaskadno brisanje, koje se uglavnom provodi na razini baze. Iznimka su entiteti koji se nalaze u vezama jedan-prema-jedan. Te veze su ostvarene kao kombinacija veza jedan-prema-više i više-prema-jedan, pa tu takvo kaskadno brisanje nije moglo biti ostvareno, jer bi stvorilo petlju. Zbog toga se automatski ne generira nikakvo procesiranje vezano uz kaskadno brisanje, već se u aplikaciji pazi da se brisanje može vršiti samo s jedne strane, a u odgovarajućim funkcijama koje vrše brisanje zapisa jednog entiteta uvršteno je procesiranje kojim se brišu odgovarajući zapisi drugog entiteta.
Vezano uz taj skup entiteta treba spomenuti i entitet Radno mjesto, koji je ENT owned by ENT vezom vezan na entitet Organizacijska jedinica. Kaskadno brisanje između ova dva entiteta je proceduralno. Inače nije dozvoljeno miješanje proceduralnog brisanja i brisanja kroz bazu podataka u povezanom skupu entiteta. Proceduralno brisanje je ovdje moglo biti ostvareno unatoč tome što se u ostalim dijelovima modela koristi brisanje kroz bazu jer je ovaj entitet vezan samo na entitete koji se nalaze u prethodnoj skupini. Procedure potrebne za brisanje naslijeđene su od uzorka FOUNDATION/ OwnedCascade. Uzorak je funkcionalan i lako se primjenjuje. Međutim, može se primijeniti samo u kombinaciji s ENT owned by ENT vezom, a za druge veze ne postoje analogni uzorci. Zbog toga proceduralno brisanje nije primjenjeno na cijeli model.
57
5.2.1.5 Dijagram
Slijedi dijagram entiteta i veza kojeg je Advantage Plex generirao na osnovu unesenih trojki. Dijagram je prelomljen preko entiteta Stranka i Djelatnik u dva dijela da bi se mogao jednostavnije prenijeti na papir. U Prilogu 1 se nalazi dijagram koji se dobio izravnim ispisom iz Advantage Plex Diagrammer –a.
Slika 5.2-1 Advantage Plex Entity Relations Diagram, prvi dio
58
Slika 5.2-2 Advantage Plex Entity Relations Diagram, drugi dio
5.2.2 Iskorištavanje, stvaranje i prilagođavanje uzoraka
Svi uzorci koji dolaze s Advantage Plexom su zaštićeni tako da na njima nisu dopuštene nikakve promjene. Zbog toga je i za najmanju promjenu na uzorku potrebno stvoriti novi uzorak. Tako su stvoreni uzorci MojEditDialog i MojEditDetail koji nasljeđuju od entiteta FOUNDATION/ EditDialog i FOUNDATION/ EditDetail respektivno, uvodeći u njih sitne promjene. Jedna od promjena je npr. dopuštanje krajnjem korisniku promjene podataka kroz rešetku. Gotovo svaki entitet u modelu posredno ili neposredno nasljeđuje od jednog od ova dva uzorka. Ti uzorci, između ostalog, opskrbljuju entitete s osnovnim korisničkim sučeljem. U uzorku MojEditDialog korisničko sučelje oblikuju funkcije EditSuite.Grid (Slika 6.1-12), EditSuite.Insert, EditSuite.Update i EditSuite.Delete. Kod MojEditDetail uzorka ono se nalazi u jednoj funkciji, a to je funkcija Edit (Slika 6.1-13).
U modelu podataka uočena je sličnost među brojnim entitetima, pa je model bio prikladan za stvaranje novih uzoraka.
59
Slika 5.2-3 Prikaz objekata modela u Object Browser-ima 5.2.2.1 Entiteti koji nasljeđuju od entiteta Opca grupa
U prvu veću skupinu entiteta ulaze Grupa, Podgrupa, Djelatnost,
Dosije, Predmet i Akt. Svi ovi entiteti su ENT owned by ENT vezom vezani za svog roditelja, a među atributima imaju opis i oznaku. Zajednička svojstva ovih entiteta su, zbog toga, ujedinjena u uzorak-entitet Opca grupa. Opca grupa nasljeđuje od uzoraka MojEditDialog i FOUNDATION/ SurrogateOwned, te posjeduje atribute Opca šifra, Opci opis i Opca oznaka, koji su tako postali uzorci polja. Nad naslijeđenim funkcijama u entitetu Opca grupa izvršene su promjene i uključeno procesiranje koje treba biti jednako u istoimenim funkcijama svih entiteta koji od njega nasljeđuju. Uključeni su i kosturi za neke dijelove procesiranja u funkcijama koji se razlikuju od entiteta do entiteta npr. formiranje oznaka, klasifikacijske oznake ili urudžbenog
60
broja. Dodana je i kostur-funkcija Ispisi izvjesce. Ona se koristi za ispis izvješća, a nasljeđuje od uzorka OBASE/ Bussiness entity.Standard functions.Print key break report . Nakon toga se moglo pristupiti oblikovanju specifičnih osobina svakog entiteta iz te skupine posebno. Najprije je za sve entiteti moralo biti definirano nasljeđivanje od STORAGE/ RelationalTable, koji im donosi tablicu i funkcionalnost pristupa bazi podataka.
Entitet Dosije dodatno nasljeđuje od uzorka FOUNDATION/ Filter, kojim je ostvarena mogućnost pretraživanja. Iz funkcije Dosije.EditSuite.Grid nasljeđivanjem je izvedena funkcija Dosije.EditSuite.GridPuni (Slika 6.1-3). Razlika među funkcijama je ta da prva dohvaća samo one dosijee koji se nalaze u određenoj djelatnosti. Ne može se pokretati samostalno, već je ugrađena u funkciju Grupe s dosijeima (Slika 6.1-2), koja će biti opisana naknadno. Druga dohvaća sve dosijee, a dodana joj je i funkcionalnost vezana za pretraživanje. Trojke koje definiraju entitet Predmet prikazuje Slika 5.1-4. On također dodatno nasljeđuje od FOUNDATION/ Filter. Funkcija Predmet.EditSuite.Grid (Slika 6.1-4) je proširena tako da na panel uvodi područje u kojem prikazuje listu faza obrade predmeta, a pri tom koristi funkciju Obrada predmeta. EditSuite.Grid, U nju je dodano i procesiranje koje vrši kontrolu pristupa djelatnika predmetima ovisno o njihovim ovlastima. Kao i u Dosijeu, i ovdje je dodana i na sličan način nadograđena funkcija Predmet.EditSuite.Grid.Puni . Iz Predmet.EditSuite.Grid izvedena je i funkcija Predmet.EditSuite.GridVezanih. Ta funkcija se razlikuje od Predmet .EditSuite.Grid po tome što dohvaća one predmete koji su vezani na određeni, zadani predmet. Funkcija Ispiši izvješće je nadograđena, a dorađeno je i nekoliko njenih verzija. Jedna od verzija ispisuje predmete koji zadovoljavaju određene uvjete pretraživanja, druga ispisuje vezane predmete, a treća daje detaljan izvještaj o predmetu, koji uključuje i ispis njegovih faza obrade. U Predmet je uvrštena i funkcija Razvodjenje pomoću koje krajnji korisnik može vršiti one faze obrade nad predmetom koje zahtijevaju promjenu stanja svih akata u predmetu. Dodane su i funkcije koje vrše otvaranje predmeta, a to su Unos predmeta i Unos predmeta u dosije. Radi se o čarobnjacima koji su nastali povezivanjem funkcija Predmet.EditSuite.Insert i Akt.EditSuite.Insert u slijed. Eksplicitnim definiranjem početka i kraja transakcije, onemogućeno je unošenje predmeta koji bi bio prazan, tj. ne bi sadržavao nijedan akt. U SQL aplikacijama je autocommit predefinirano ponašanje pa je ono u ove dvije funkcije trebalo biti isključeno.
Entitet Akt nasljeđuje funkcionalnost koja omogućava pretraživanje od uzorka FOUNDATION/ Filter (Slika 6.1-8), kao i prethodna dva entiteta. Ovdje je ta funkcionalnost dorađena tako da omogućava pretraživanje po ključnim riječima. U funkcije Akt.EditSuite.Grid, Akt.EditSuite.Insert i Akt. EditSuite.Update je dodano i procesiranje potrebno za unošenje, pregledavanje i mijenjanje BLOB objekata. Napisana je i funkcija Aktiviraj blob koja pokreće aplikaciju za pregled BLOB-a. Za dohvat zapisa entiteta u
61
onim slučajevima kad nije potrebno dohvaćati BLOB definiran je pogled FetchWhitoutBlob, koji isključuje atribut u kojem se nalazi BLOB. Na panel funkcije Akt.EditSuite.Grid dodano je područje u kojem se u obliku kartica ispisuju paneli funkcija koje prikazuju zapise drugih, vezanih entiteta. Riječ je o entitetima Primatelj, Polozaj, Prilog, Napomena i Akt-Kljucne (Slika 6.1-6). Slično kao i u Predmetu, uključena je kontrola pristupa. Iz Akt.EditSuite.Grid izvedene su dvije funkcije; Akt.EditSuite.Dokumenti u predmetu (Slika 6.1-5) i Akt.EditSuite.GridPuni. Iz funkcije Ispisi izvjesce nasljeđivanjem je izvedena funkcija Filter izvjesce. Dodana je i funkcija za ispis detaljnog izvješća s ispisom stanja akta. To je funkcija Ispisi izabrani akt, a primjer izvješća kojeg ona ispisuje prikazuje Slika 6.1-7. Među prilozima se nalaze ispisi izvještaja vezanih uz neke od objekata ovog entiteta. Radi se najprije o izvješću o postojećim trojkama vezanim uz Akt koje se dobilo ispisom iz Model Editor-a (Prilog 2), zatim o izvješću Action Diagrammer-a o funkciji Akt.EditSuite.GridPuni (Prilog 3), onda o izvješću Panel Designer-a o panelu iste funkcije (Prilog 4), slijedi izvješće View Editora-a o pogledu FetchWhitoutBlob (Prilog 5) i na kraju izvješće Report Designer-a o izvješću funkcije Ispisi izabrani akt (Prilog 6).
5.2.2.2 Entiteti koji nasljeđuju od entiteta Sifrarnik
U drugu skupinu entiteta spadaju Tip predmeta, Povjerljivost, Stanje obrade, Vrsta akta, Ključne riječi, Tip priloga, Stanje akta, Zanimanje, Stranka, Tip organizacijske jedinice, Tip kontakta i Zupanija. Radi se, zapravo o šifrarnicima. Ovi entiteti imaju šifru i naziv. Pojavljuju se kao ishodišni entiteti ENT refers to ENT veza, pa je bilo potrebno omogućiti da se pri unosu zapisa entiteta koji su na njih vezani omogući jednostavno biranje stranog ključa koji se na njih odnosi. Zbog toga je stvoren uzorak Sifrarnik koji nasljeđuje od MojEditDialog i FOUNDATION/ SurrogateAlternate. Surrogate Alternate donosi numerički primarni ključ (šifru) i alternativni ključ (naziv). Šifra posjeduje funkcije koje na osnovu primarnog ključa vraćaju alternativni i obrnuto. U Sifrarniku je definirana funkcija Popuni combo za popunjavanje padajućih listi vrijednostima allternativnog ključa. U svaki entitet posebno nije poslije toga bilo potrebno unositi gotovo nikakve promjene. Može se jedini spomenuti da je entitetu Zupanija nadodano procesiranje koje kontrolira vezu jedan-prema-jedan prema Mjestu. 5.2.2.3 Dijete akta i Opca obrada
Treću skupinu tvore Napomena i Prilog. Radi se o dva entiteta koji su identifikacijski zavisni o Aktu. Oni nasljeđuju od entiteta Dijete akta. Entitet Dijete akta nasljeđuje od MojEditDialog i FOUNDATION/ SurrogateOwned, a vezan je ENT owned by ENT vezom na entitet Akt. U Dijete akta je ubačeno zajedničko procesiranje u koje spada npr. onemogućavanje ili omogućavanje promjena nad zapisima ovih dvaju entiteta ovisno o tome ima li korisnik ili nema pravo mijenjati akt.
62
U Prilogu je naknadno uvedeno procesiranje BLOB objekata na sličan način kao u Aktu. U Napomenu je nadodana veza prema Djelatniku.
U četvrtu skupinu ulaze Obrada predmeta i Položaj . Zajedničke osobine tih dvaju entiteta objedinjeni su u entitetu Opća obrada. Opća obrada je MojEditDialog i FOUNDATION/ SurrogateOwned. Definiranini su zajednički atributi (Aktualno, Datum, Predviđen izlazak i Opća napomena), zajednička veza na Djelatnika i zajednička veza na Sifrarnik, koji će se u Obradi predmeta zamijeniti Stanjem obrade, a u Položaju Stanjem akta. Tu je naravno, opet i zajedničko procesiranje, npr. ažuriranje vrijednosti atributa Aktualno pri unošenju novog zapisa. Osnovna razlika između dva entiteta je ta da je Obrada predmeta još vezana i na Akt.
5.2.2.4 Ostali entiteti Entiteti Primatelj i Akt-Ključne su nastali od veza više-prema-više kojima je na jednoj strani bio Akt, a na drugoj jedan od entiteta koji nasljeđuju od Sifrarnika. Entitet Akt-Ključne tako posjeduje iste osobine kao i Primatelj pa od njega i nasljeđuje (uz zamjenu entiteta Stranka entitetom Ključne riječi), a uz to su u njega uvedeni sitni dodaci. Panel funkcije Akt-Ključne.Edit prikazuje Slika 6.1-6. Sam Primatelj nasljeđuje od STORAGE/ RelationalTable i FOUNDATION/ AssociationEdit, a to je jedan od uzoraka koji se primjenjuju na entitete koji su nastali iz veza više-prema-više. Ostao je još jedan općeniti entitet, entitet Fetch Where. Ovaj entitet nasljeđuje od STORAGE/ RelationalTable, a nadodaje mu dvije nove funkcije u pogled Fetch. Inače se podsredstvom tog pogleda dohvaćaju zapisi sa svim atributima. Nove funkcije su Fetch.FetchWhereCharacter i Fetch.FetchWhereNumeric. Te funkcije nasljeđuju od funkcije Fetch Where.Fetch.BlockFetch koja dohvaća blok zapisa iz baze podataka. Nove funkcije ograničavaju dohvaćene zapise na one kojima zadani atribut ima zadanu vrijednost. Nijedan entitet nije naslijedio od ovog entiteta, ali postoje funkcije koje nasljeđuju od ovih dviju funkcija. Ostali entiteti u modelu oblikovani su svaki posebno. Radi se o entitetima Organizacijska jedinica, Osoba, Djelatnik, Radno mjesto, Kontakt, Ovlasti, Mjesto i Općina.
Organizacijska jedinica nasljeđuje od STORAGE/ RelationalTable, FOUNDATION/ Filter i MojEditDetail. Posjeduje pod-entitet Organizacija koji nasljeđuje od BSTRUCTURE/ _Structure. Taj entitet služi za rekonstrukciju strukture organizacijske jedinice, a struktura se prikazuje u obliku stabla u jednom području panela funkcije Organizacijska jedinica.Edit (Slika 6.1-9).
Osoba također nasljeđuje od STORAGE/ RelationalTable, FOUNDATION/ Filter i od MojEditDetail . Funkcija Osoba.Edit (Slika 6.1-11) dohvaća sve osobe. Od nje nasljeđuje funkcija Osoba.Edit.Restrict, koja je razrađena tako da dohvaća samo osobe vezane za određenu organizacijsku jedinicu.
Djelatnik nasljeđuje samo od STORAGE/ RelationalTable .Zbog toga je trebalo definirati funkciju koja će kontrolirati korisničko sučelje Djelatnika. To je funkcija Djelatnik.Dio osobe koja je UIBASIC/ UpdateInsertDelete i
63
UISTYLE/ FrameChild. Ova funkcija se prikazuje u jednom području panela Osoba.Edit funkcije. To je moguće jer Osoba.Edit nasljeđuje od uzorka UISTYLE/ FrameParent koji panelu dodaje područje na kojem se mogu prikazivati paneli drugih funkcija. Kod tri zadnje spomenuta entiteta, dakle Organizacijska jedinica, Osoba i Djelatnik, uvedeno je procesiranje koje regulira veze jedan-prema-jedan u kojima oni sudjeluju.
Kontakt i Ovlasti nasljeđuju od STORAGE/ RelationalTable i od FOUNDATION/ AssociationDetail. U oba slučaja radi se o entitetima koji su nastali iz veza više-prema-više koje su imale dodatni, ne-ključni atribut. Uzorak FOUNDATION/ AssociationDetail je namjenjen korištenju u upravo takvim situacijama. Panel funkcije Ovlasti.Edit prikazuje Slika 6.1-10.
Mjesto i Općina nasljeđuju od STORAGE/ RelationalTable , MojEditDetail i FOUNDATION/ SurrogateAlternate. Panel kojeg kontrolira Mjesto.Edit prikazuje Slika 6.1-13.
Radno mjesto nasljeđuje od STORAGE/ RelationalTable , MojEditDetail, FOUNDATION/ SurrogateOwned i FOUNDATION/ OwnedCascade. Zadnji od ovih uzoraka uvodi kaskadno brisanje zapisa Radnog mjesta onda kad se izbriše zapis Organizacijske jedinice na kojeg se ti zapisi odnose.
Još su dva entiteta ostala nespomenuta, entiteti Generator1 i Generator0. Radi se o entitetima koji kontroliraju generiranje slijednih ključeva za zapise entiteta koji nasljeđuju od uzoraka FOUNDATION/ Surrogate i FOUNDATION/ SurrogateAlternate. Oba entiteta nasljeđuju od FOUNDATION/ SurrogateSystem i STORAGE/ RelationalTable. Razlika među entitetima je u tome da Generator1 započinje generaciju s jedinicom, a Generator0 s nulom. 5.2.2.5 Samostalne funkcije
Od samostalnih funkcija može se navesti funkcija Grupe s dosijeima koja daje pregled i omogućuje promjene nad zapisima entiteta Glavne gupe, Grupe, Podgrupe, Djelatnosti i Dosijea (Slika 6.1-2). Nasljeđuje samo od UIBASIC/ UIBasicShell. Taj uzorak donosi sa sobom panel. Na panel su naknadno uvrštena dva područja predviđena za prikazivanje panela drugih funkcija. U prvom području se prikazuje funkcija Grupe, koja nasljeđuje od UISTYLE/ FrameProperty .Taj uzorak se koristi za oblikovanje okvira s karticama. Na karticama se prikazuju paneli funkcija Glavna Grupa.EditSuite.Grid, Grupa.EditSuite.Grid, Podrupa.EditSuite.Grid i Djelatnost. EditSuite.Grid. U drugom području se samostalno prikazuje panel funkcije Dosije.EditSuite.Grid.
Funkcijom Identifikacija, koja također nasljeđuje od UIBASIC/ UIBasicShell se provodi prijavljivanje korisnika.
Osnovni prozor aplikacije tvori funkcija Upravljanje dokumentima koja nasljeđuje od UIBASIC/ MDI uzorka. Njom je definiran prozor s izbornikom i alatnom trakom u kojem se prikazuju svi ostali prozori aplikacije (Slika 6.1-1).
64
Uz svaki prozor aplikacije vezana je i po jedna tema pomoći, a uvedene su i teme pomoći koje opisuju manje jasne nazive na panelima.
5.3 Generiranje i ugradnja Za ugradnju je odabrana Widows-ODBC platforma. Generirani C++ kod prevodi Microsoft Visual C++ 6.0, a ODBC pristup je ostvaren prema Microsoft SQL Server 2000 bazi podataka. Prevođenje se pokreće i kontrolira iz Advantage Plex-a jer on sam pokreće Microsoft Visual C++ 6.0 i s njim komunicira bez ičije pomoći.
S obzirom da se u modelu na više mjesta pozivalo izvršavanje objekata tipa Source code koji su pisani u C++, a korištene su i neke od Microsoftovih ActiveX kontrola, prije generiranja koda za neku drugu platformu bi bilo potrebno provesti prilagođavanje modela. Prilagođavanje bi se sastojalo od zamjene navedenih objekata ovisnih o postojećoj platformi objektima prilagođenim novoj platformi. Prilikom ugradnje javili su se problemi kod implementiranja veza jedan-prema-jedan koje su osmišljene kao veza više-prema-jedan i jedan-prema-više u kombinaciji, jer se, bez obzira na to kojim se redom implementiraju tablice, uvijek mora referencirati tablica koja još ne postoji. Zbog toga su tablice koje su tako povezane implementirane bez ograničenja stranog ključa pa je briga o referencijskom integritetu i kaskadnom brisanju zapisa u tim tablicama morala biti naknadno ugrađena u aplikaciju.
5.4 Testiranje Sustav je izgrađivan od dna prema vrhu, pa je nakon oblikovanja svaka komponenta bila generirana, implementirana i strukturalno testirana. Neočekivano ponašanje komponenti u ovoj fazi testiranja je najvećim dijelom bilo rezultat neslaganja nadograđenog koda u akcijskom dijagramu funkcija s kodom naslijeđenim od uzorka. Greške su nastajale zbog toga što pri oblikovanju funkcija nije bila sasvim poznata funkcijska logika naslijeđenih uzoraka. Funkcije su nakon toga bile detaljno proučene, a pogreške uklonjene. Nakon ugradnje cijelog sustava bilo je potrebno provjeriti odvija li se međusobna komunikacija komponenti onako kako je predviđeno. Uočeno je više pogreški nego što je bilo očekivano, osobito kad je riječ o pogreškama vezanim uz nepravilno postavljanje parametara pri pozivima funkcija. Te pogreške nastale su uslijed nepažnje ili uslijed promijenjenih okolnosti u nadograđenim funkcijama prilikom nasljeđivanja. Probleme su pravili i ostatci nepotrebnog koda koji je služio za namještanje parametara za testiranje pojedine komponente dok još nije bila uspostavljena komunikacija među komponentama. U okviru ovog testiranja izašle su na vidjelo dodatne
65
pogreške unutar samih komponenti što je ukazalo na to da su pri testiranju komponenti previđene neke kombinacije parametara.
66
6 Opis rada sustava
Korisnici sustava dijele se na dvije skupine. Prva skupina su radnici pisarnice, oni unose dokumente i administriraju sustav. Druga skupina su djelatnici koji obrađuju predmete i dokumente. Na razini entiteta Djelatnik, te dvije skupine se razlikuju po atributu Pravo unosa koje je kod administratora pozitivno, a kod običnih djelatnika negativno. Dijalog Identifikacija je ulazni dijalog sustava. Od korisnika traži korisničko ime i lozinku pomoću kojih sustav identificira korisnika. Nakon njega se otvara glavni prozor aplikacije, s izbornikom i alatnom trakom.
6.1 Izbornik
Izbornik je podijeljen u podizbornike Datoteka, Dokumenti, Organizacija, Šifrarnici, Uvid, Prozor i Pomoć.
Slika 6.1-1 Osnovni prozor aplikacije
6.1.1 Datoteka
Podizbornik Datoteka sadrži stavke Izlaz, Login i Logout. Izlaz zatvara aplikaciju. Ta stavka dolazi s uzorkom UIBASIC/ MDI kojim je oblikovan osnovni prozor aplikacije (Slika 6.1-1). Logout poništava identifikaciju djelatnika
67
i onemogućuje izvršavanje većine stavki izbornika, a Login opet poziva dijalog Identifikacija.
Ako je sustav prepoznao korisnika kao administratora, sve će stavke izbornika postati aktivne. Ako ga je prepoznao kao običnog djelatnika, ostat će neaktivne stavke izbornika vezane uz administraciju sustava, dakle podizbornik Organizacija i podizbornik Šifrarnik. Djelatnik će moći otvoriti prozore koji prikazuju grupe, dosijee, predmete i akte, ali neće moći pokrenuti funkcije za unos. Iznimno će moći unijeti akt u predmet za koji je nadležan. Kao što je već rečeno, prava djelatnika pri obradi dokumenata ovisna su o stupnju povjerljivosti tog dokumenta. Djelatnik može imati pravo promjene ili čitanja dokumenata određenog stupnja povjerljivosti, a može i ne imati nikakva prava. Međutim, ako je djelatnik nadležan za neki predmet ili dokument, on će ga moći mijenjati bez obzira na njegov stupanj povjerljivosti. Ako djelatnik nema pravo čitati predmet ili dokument, on se neće prikazati na ekranu, a ako ga nema pravo mijenjati, bit će mu onemogućeno pokretanje funkcija koje vrše promjene. Prava pristupa se definiraju i za administratore, s tim da oni ne mogu unijeti predmet onog stupnja povjerljivosti nad kojim nemaju pravo promjene.
Ako sustav nije prepoznao korisnika, većina stavki izbornika će ostati neaktivne
6.1.2 Dokumenti
Podizbornik Dokumenti sadrži stavke Grupe, Dosijei, Predmeti i Dokumenti. Ako se odabere stavka Grupe s dosijeima otvorit će se prozor Grupe (Slika 6.1-2). Taj prozor daje pregled glavnih grupa, grupa, podgrupa, djelatnosti i dosijea uz mogućnost unosa i promjene. Pregled podataka dat je u rešetkama, a dijalozi pomoću kojih se vrše promjene otvaraju se gumbima koji se nalaze iznad tih rešetki (gumb za unos zapisa, promjenu zapisa, brisanje zapisa i unos zapisa uz kopiranje podataka). Na isti način, kombinacijom rešetki sa sličnim nizom gumba na vrhu, su oblikovani i svi ostali prozori unutar aplikacije.
68
Slika 6.1-2 Prozor Grupe
Prikaz svih dosijea daje prozor Dosijei kojeg pokreće istoimena stavka ovog podizbornika (Slika 6.1-3). Dosijei se mogu pretraživati po opisu ili oznaci dosijea, ali i po opisima grupa. Uvjeti pretraživanja definiraju se pomoću dijaloga Pretraživanje dosijea, koji se pokreće novim gumbom iznad rešetke. Mogu se ispisati dvije vrste izvješća. Prva daje popis dosijea koji odgovaraju traženim uvjetima, odnosno ispisuje na papir popis onih dosijea koji su prikazani na ekranu. Druga daje ispis predmeta odabranog dosijea.
Slika 6.1-3 Prozor Dosijei
69
Pritiskom na odgovarajuće gumbe otvaraju se kratki čarobnjak Unos
predmeta u dosije ili prozor Predmeti u dosijeu (Slika 6.1-4). Unos predmeta u dosije objedinjuje otvaranje predmeta u odabranom dosijeu i unos prvog akta u predmet. Pri unosu akta može se unijeti i sam akt u elektronskom obliku, a sprema se u obliku BLOB-a. Kasnije će se taj akt moći uređivati aplikacijom koja je vezana uz tip datoteke u kojoj se akt nalazio.
Predmeti u dosijeu daje prikaz predmeta odabranog dosijea zajedno s popisom faza obrade za odabrani predmet. Ovaj prozor također omogućuje promjene nad predmetom ukoliko djelatnik za to ima ovlasti, a i obradu predmeta unošenjem novih faza obrade. Određena faza obrade može biti vezana za neki određeni akt pa se u okviru obrade predmeta mogu unositi novi akti. Za one faze obrade koje nisu vezane uz određeni akt, nego mijenjaju stanje svih akata u predmetu, zadužen je gumb Razvođenje, arhiviranje, ustupanje. Njim se otvara dijalog Razvođenje pomoću kojeg se predmet ustupa drugoj organizacijskoj jedinici ili djelatniku, stavlja u rokovnik ili arhivira. Prije toga se vrši razvođenje. Lista predmeta koja se nalazi na ekranu se može ispisati u obliku izvješća. Opet je moguće dobiti i drugu vrstu izvješća, detaljno izvješće, koja se sastoji od atributa odabranog predmeta i liste faza obrade.
Slika 6.1-4 Prozor Predmeti u dosijeu Iz ovog prozora gumbima se može proći u dva slijedeća prozora : Vezani predmeti i Dokumenti predmeta. Prozor Vezani predmeti izgleda gotovo jednako kao i ovaj iz kojeg se poziva. U njemu se ispisuju predmeti koji su vezani na odabrani predmeti. Predmeti se povezuju kad se zaključi da se jednim rješenjem može riješiti više predmeta. Akt koji rješava te predmete se unosi u najmlađi predmet iz te grupe, a ostali se predmeti vežu na taj predmet. Povezivanje predmeta se može izvesti i prije rješavanja, ako se zaključi da je neki predmet nepotrebno razdijeljen na više predmeta.
70
Slika 6.1-5 Prozor Dokumenti predmeta Prozor Dokumenti predmeta (Slika 6.1-5) prikazuje dokumente odabranog predmeta. Prozor se sastoji iz dva dijela, gornji daje listu akata, a donji sadrži okvir s karticama u kojem su prikazani detalji vezani za odabrani akt. Na prvoj kartici pregledno su prikazani atributi akta. Na drugoj kartici nalazi se lista stranki, a iz nje se biraju stranke kojima se akt treba odaslati. Treća kartica daje prikaz dosadašnjih stanja akta uz mogućnost promjene, odnosno unošenja novog stanja. Četvrta prikazuje napomene koje djelatnici daju aktu. Peta prikazuje priloge akta. Prilog je, također, moguće unijeti u obliku BLOB-a i kasnije ga pregledavati odgovarajućom aplikacijom. Zadnja kartica služi za određivanje ključnih riječi pomoću kojih se akti daju pretraživati (Slika 6.1-6).
Slika 6.1-6 Kartica Ključne riječi
71
Ovaj prozor će dopustiti promjene na aktima ako je korisniku bilo dopušteno mijenjati predmet kroz kojeg se u njega došlo. Korisnik iznimno može biti zadužen za neki akt u predmetu kojeg nema pravo mijenjati, pa će u tom slučaju ipak moći mijenjati taj akt. Gumb Pregled bloba omogućuje pregled akta koji je se nalazi u BLOB-u. BLOB otvara aplikacija koja je vezana uz tip datoteke BLOB-a. Tip datoteke BLOB-a mora se pohraniti uz ostale podatke o aktu. Na taj način će neka druga aplikacija i odašiljati dokument putem elektronske pošte. BLOB se može pregledati i iz dijaloga Promjena koji se pokreće četvrtim gumbom iznad rešetke. Razlika je u tome što se tamo mogu i pohraniti promjene načinjene u BLOB-u. I ovdje se nalaze gumbi za ispis dviju vrsti izvješća, prvo izvješće s popisom svih akata i drugo koje ispisuje detalje odabranog akta s ispisom svih dotadašnjih stanja akta (Slika 6.1-7).
Slika 6.1-7 Detaljan izvještaj o aktu
72
Ako se u podizborniku Datoteka odabere stavka Predmeti pokrenut će se prozor Predmeti. Prozor je gotovo jednak opisanom Predmeti u dosijeu. Osnovna je razlika u tome što prozor Predmeti ispisuje sve predmete, a ne samo one koji se nalaze u odabranom dosijeu. I, naravno, ako se odavde želi unijeti predmet, mora se odabrati dosije kojem će se taj predmet pripadati. Postoji još jedna razlika. Zbog brojnosti predmeta u prikazu, pristup željenom predmetu kroz ovaj prozor bio bi otežan da nije uvršteno i pretraživanje.
Stavka Dokumenti pokreće prozor Dokumenti. Ovaj prozor se u većini
osobina poklapa s opisanim Dokumenti predmeta . Razlika je, opet, u tome što prozor Dokumenti prikazuje sve akte i u tome što se pri unosu akta mora odabrati predmet u koji se akt unosi. Pri tom se ne mogu odabrati oni predmeti koje korisnik smije mijenjati. Treći dodatak je mogućnost pretraživanja, koji, uz standardno pretraživanje po vrijednostima atributa, omogućuje i pretraživanje po ključnim riječima akta (Slika 6.1-8).
Slika 6.1-8 Prozor Pretraživanje dokumenata
73
6.1.3 Organizacija Podizbornik Organizacija mogu koristiti samo administratori. Sadrži stavke Organizacijske jedinice i Osobe. Stavka Organizacijske jedinice otvara istoimeni prozor koji daje popis organizacijskih jedinica i omogućuje unos i promjene nad njima (Slika 6.1-9). Struktura odabrane organizacijske jedinice prikazana je u obliku stabla.
Ako se odabere neka organizacijska jedinica, i ako je ta organizacijska jedinica interna, odavde će se moći pokrenuti prozor Radna mjesta, kojim se uređuju zapisi o radnim mjestima odabrane organizacijske jedinice.
Slika 6.1-9 Prozor Organizacijske jedinice
Nakon odabiranja organizacijske jedinice, može se pokrenuti i prozor Osobe u organizacijskoj jedinici . Njim se uređuju zapisi osoba koje djeluju u okviru te organizacijske jedinice. Ako je odabrana organizacijska jedinica bila interna, onda će biti aktivan dio prozora koji sadrži podatke koji se odnose na djelatnike matične organizacije. Taj dio panela uključuje i gumb Ovlasti. Njim se pokreće dijalog Ovlasti kojim se definiraju prava pristupa korisnika predmetima i dokumentima različitih stupnjeva povjerljivosti (Slika 6.1-10).
74
Slika 6.1-10 Prozor Ovlasti
Nakon odabira osobe, može se pokrenuti i dijalog Kontakt. Njim se definiraju mogući načini uspostavljanja komunikacije s odabranom osobom, tj. upisuju se brojevi telefona, e-mail adrese i slično.
Slika 6.1-11 Prozor Osobe Slijedeća stavka podizbornika Organizacija je Osobe (Slika 6.1-11). Ovaj prozor prikazuje sve osobe, a pri unosu određene bira se organizacijska jedinica kojoj ona pripada. Omogućeno je i pretraživanje. Po ostalim karakteristikama ovaj prozor se poklapa s prethodno opisanim prozorom Osobe u organizacijskoj jedinici .
75
6.1.4 Šifrarnici
Stavke podizbornika Šifrarnici su također aktivne samo onda kad je prijavljeni korisnik administrator. Tim stavkama se otvaraju prozori kojima se ažuriraju razne liste vrijednosti. Liste se koriste zato da bi se jednostavnije i jasnije mogle pridijeliti vrijednosti atributima predmeta, akta, priloga, organizacijske jedinice i osobe. Radi preglednosti, prozori, odnosno stavke podizbornika, su podijeljeni u tri skupine. Prva skupina sadrži liste vezane uz dokumente, a u nju spadaju Ključne riječi, Vrsta akta, Stanje akta i Tip priloga. Druga sadrži liste vezane uz predmet, a to su Tip predmeta, Povjerljivost i Stanja obrade. Treća skupina sadrži liste vezane uz organizacijske jedinice i osobe. To su liste Tip organizacijskih jedinica, Zanimanja i Tip kontakta. U zadnju skupinu ulaze Mjesta, Općine i Županije.
Većina prozora za uređivanje listi izgleda slično kao prozor Tip organizacijske jedinice (Slika 6.1-12).
Slika 6.1-12 Prozor Tip organizacijske jedinice Kao što se vidi, prozori uključuju jednostavnu rešetku i niz gumba koji pokreću dijaloge za promjene. Nešto drugačiji izgled imaju prozori Općine i Mjesta (Slika 6.1-13).
76
Slika 6.1-13 Prozor Mjesta
6.1.5 Uvid
Podizbornik Uvid omogućuje reguliranje prikaza statusnog retka i alatne trake, a postavljen je već u samom UIBASIC/ MDI uzorku. Sadrži stavke Prikaži redak s gumbima i Prikaži statusni redak.
6.1.6 Prozor
I ovaj podizbornik je naslijeđen od UIBASIC/ MDI funkcije, a bavi se reguliranjem razmještaja i prikaza ostalih prozora aplikacije u glavnom prozoru. Sadrži uobičajene stavke: Kaskada, Prozori horizontalno, Prozori vertikalno, Uredi ikone i Zatvori sve.
6.1.7 Pomoć Kostur podizbornika Pomoć se također nalazi u funkciji UIBASIC/ MDI.
Pomoć se može pozvati i pritiskom na tipku F1, a otvara se ona tema koja je povezana s kontekstom iz kojeg je pomoć pozvana.
77
7 Zaključak
U okviru automatizacije poslovanja neke organizacije, nužno je provesti i automatizaciju procesa upravljanja dokumentima, jer će inače taj segment postati kočnica sveukupnom poslovanju.
Pri izradi ovdje prikazanog sustava glavne smjernice su bile zakonski propisane uredbe iz Narodnih novina pa on odgovara općenitim zahtjevima vezanim uz uredsko poslovanje bilo koje organizacije. Uz nužnu klasifikaciju dokumenata i vođenje urudžbenog zapisnika, sustav vodi brigu i o putu predmeta unutar organizacije evidentirajući svaku fazu njegove obrade, a prati i povijest svakog dokumenta ponaosob. Omogućeno je jednostavno pronalaženje dokumenata kombinacijom pretraživanja po različitim kriterijima pa se njegovom upotrebom može značajno ubrzati spomenuti proces.
Pri kreiranju zahtjeva na sustav pomogli su opisi komercijalnih paketa sa sličnom zadaćom. Određene funkcije sustava nisu jednako detaljno razrađene kao u tim primjerima, a razlog tome je općenitost samog sustava, ali i platforme. Pri tom se misli npr. na neodređene moguće faze obrade predmeta, ili nedefiniranu aplikaciju kojom se obrađuju dokumenti u BLOB objektu ili odašilju putem elektronske pošte. Posljedica te nedefiniranosti je to da su neki procesi prepušteni samom korisniku, a nisu automatizirani, kao npr. preuzimanje dokumenata pristiglih elektronskom poštom ili unošenje skeniranih dokumenata.
Upotreba generatora aplikacija CA Advantage Plex omogućila je oblikovane sustava na razini modela, jer generator sam stvara kod za više različitih platformi. Generator se pokazao iznimno učinkovit pri realizaciji općenitih funkcija sustava, ali se, također, uočila neprilagodljivost pri uvođenju specifičnih osobina. Još jedna prednost upotrebe ovog generatora je jednostavna modifikacija sustava što je preduvjet za njegovo uspješno održavanje.
_____________________
Ivana Ujević
78
8 Literatura
1. Uredba o uredskom poslovanju, Narodne novine, 38 (1987), pp 515-517.
2. Uredba o izmjenama i dopunama Uredbe o uredskom poslovanju, Narodne novine, 42 (1988), pp 541.
3. Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju, Narodne novine, 49 (1987), pp 641-652.
4. Uputstvo o izmjenama i dopunama Uputstva za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju, Narodne novine, 38 (1988), pp 496-498.
5. Pravilniku o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja akata, Narodne novine, 38 (1988), pp 467-496.
6. SV Group. URL: http://www.svgroup.hr/uredsko.html 7. Castor. URL:http://www.mikroprom.hr/Castor, 2001. 8. Urudžbeni zapisnik. URL: http://www.tehnicar-birocomp.hr/programi/urzap.html, 2002. 9. INOffice2 URL: http://www.in2.hr/?l=HR&m=1460, 2003. 10. E. YOURDON, Just Enough Structured Anylysis. URL: http://www.yourdon.com/books/msa2e/, 2001. 11. L. SILVERSTON, W.H. INMON, K.GRAZIANO, The Data Model
Resource Book , John Wiley & Sons, Inc., 1997. 12. Advantage Plex for Distributed Systems. URL: http://www3.ca.com/Solutions/Product.asp?ID=258., 2003.
79
9 Prilozi
80
Prilog 1: Ispis dijagrama entiteti-veze kroz Advantage Plex Diagrammer
81
82
Prilog 2: Ispis trojki entiteta Akt kroz ModelEditor
83
84
Prilog 3: Ispis akcijskog dijagrama funkcije Akt.EditSuite.GridPuni kroz Action Diagrammer
85
86
87
Prilog 4: Izvješće Panel Designer-a o panelu Akt.EditSuite.Grid.Panel
88
Prilog 5: Izvješće View Editor –a o pogledu Akt.FetchWithoutBlob
89
90
Prilog 6: Izvješće Report Designer –a o izgledu izvješća Akt.Ispiši izabrani akt.Report layout
91
