1. Tehnička specifikacija sustava za upravljanje dokumentima

Ova tehnička specifikacija sadrži tehničke, funkcionalne, zakonske te ostale zahtjeve vezane za nabavku sistema za upravljanje dokumentima OWIS

2. OWIS opis i karakteristike OWIS je web bazirana aplikacija sa centraliziranom bazom podataka koja pojednostavljuje administraciju poslovanja i efikasniju obradu dokumentacije. Bilo koja informacija koja kruži organizacijom i koja se smatra vrijednom treba biti prikupljena, obrađena, dostavljena i pohranjena.

Problemi nastaju onda kada je jednostavno previše sadržaja i organizacija istog uzima previše vremena. Razvijanje korporativne taksonomije i klasificiranje dokumenata je samo jedan korak ka rješenju problema, ali to samo po sebi neće pomoći onda kada je potrebno pronaći informacije od kritične važnosti. OWIS ima cilj da ove zadatke pojednostavi i ubrza.

OWIS je integralno rješenje koje se sa ovim problemima bori koristeći:

Iskonfigurisane radne tokove – popločan put za kretanje vašeg sadržaja, Mehanizme pretrage i izvještavanja – pronalazak važnih podataka Elegantno i intuitivno sučelje – omogućava brzo učenje i za korisnike sa osnovnom

kompjuteskom pismenošću

Često se ističe da je aplikacija ta koja rješava problem, ali to je istina samo u slučajevima kada kada korisnici u potpunosti razumiju koncept i prihvataju ga, a mi se trudimo to postići u svakoj od naših implementacija.

Korištenje OWIS-a će transformisati vašu organizaciju na više načina:

Okruženje bez papira – Korištenje tvrdih kopija treba biti stvar prošlosti, a organizacije postati

okruženja bez papira i sa više brige za okoliš. Pouzdana tehnologija – Prihvatanje sistema u potpunosti će osigurati da se više ništa ne izgubi,

te da će vrijeme i energija dosad utrošena na zamarajuće aktivnosti biti investirana drugdje. Istinski organizovana – Krajni rezultat korištenja OWIS-a je da će vaš sadržaj raditi za vas, a

nikako obratno.

Hardverska infrastruktura OWIS sistem je web bazirana aplikacija sa centralizovanom bazom podataka. Samim tim svaki

klijent pristupa sistemu kroz web preglednik bez potrebe za dodatnim instalacijama na klijentskoj strani. OWIS sistemu se pristupa preko udaljenog pristupa kroz web browser sa mogućnošću pristupa web aplikaciji. Ova veza može biti preko http ili https protokola. Pored navedenog moguće je istu definisati i kroz VPN konekcije ukoliko su iste standard u sigurnosti informacionih sistema.

OWIS sistem se pokreće na Web serveru IIS 7 ili noviji sa podrškom za web aplikacije. Runtime komponenta je .NET Framework 4.5. Sam server na kojem se OWIS pokreće je Microsoft Windows Server 2008 ili noviji. Svi podaci i dokumenti pohranjuju se u MS SQL Server bazu podataka MS SQL Server 2008 ili noviji. OWIS omogućava integraciju sa svim Microsoftovim tehnologijama brzo i jednostavno, jer je i sam sistem u potpunosti zasnovan na Microsoft tehnologijama.

Prijava na sistem i autorizacija Autentifikacija (prijavljivanje i određivanje prava) se može implementirati korištenjem

integracije sa Active Directory (AD) sistemom. Oni korisnici koji se logiraju na sistem sa računara na kojoj nije logiran kroz AD mogu to uraditi koristeći svoje OWIS korisničke naloge i lozinke. Jednom kada se korisnik logira na sistem, sva njegova prava se aktiviraju i aplikativni mehanizmi dozoljavaju rad na sistemu u skladu sa pomenutim pravima.

Na osnovu pristupa korisnik bi imao mogućnost pregleda započetih procesa i dokumenata na

koje ima pravo, izvršavanje pojedinih koraka u životnom ciklusu procedure i dokumenta koji su njemu

proslijeđeni kao i mogućnost mijenjanja verzije dokumenta. Sistem posjeduje mehanizam za pravljenje korisničkih grupa i dodjeljivanje odgovarajućih rola u sistemu na osnovu kojih je moguće pristupiti određenim segmentima sistema.

OWIS Prijava na sistem

Modul Predmeti OWIS sistem je napredni sistem za upravljane predmetima i dokumentima koji je implementiran

na više lokacija u Bosni i Hercegovini. Rješenje je razvijeno na način da omogućava povezivanje više udaljenih lokacija, što omogućava da se proslijeđivanje i pregledanje dokumenata i predmeta moći vršiti bez transporta dokumenata između udaljenih lokacija. Na taj način biti će omogućeno da se svi dokumenti bitni za obradu predmeta postavljaju na centralnu lokaciju, odakle se mogu istovremeno distribuirati prema udaljenim lokacijama, naravno uz zadovoljenje privilegija pristupa.

Generalno, OWIS sistem, predstavlja integralno rješenje za upravljanje predmetima i

dokumentima uz opsežan mehanizam pretrage, izvještavanja, upravljanje strankama i resursima. Aplikacijski modul za upravljanje predmetima je u potpunosti fleksibilan pri čemu se specifikacija procesa i izvršioca aktivnosti definira kroz administratorski modul bez potrebe za izmjenom aplikacije. Prava izvršavanja pojedinih akcija (postupanja u predmetu) se definišu kroz sistem. Zasnovan na ovom principu, sistem omogućava brz uvid u trenutno stanje predmeta kao i pregled historijata postupanja uz sve relevantne podatke i dokumente u digitalnoj formi. Nadalje, sistem posjeduje i modul za upravljanje radom, putem kojeg se može odrediti raspored predmeta između obrađivača, te vršiti balansiranje rasporeda radnih zadataka.

Pristup OWIS sistemu vrši se putem unošenja korisničkog imena i lozinke, ili integracija sa

postojećim domenskim direktorijem (omogućava single sign-on), za svakog korisnika sistema. Na osnovu pristupa korisnik bi imao mogućnost pregleda predmeta i dokumenata na koje ima pravo, izvršavanje pojedinih koraka u procesu obrade predmeta (postupanje, signiranje i sl.) koji su njemu proslijeđeni kao i mogućnost mjenjanja verzije dokumenta. Sistem posjeduje mehanizam za pravljenje korisničkih grupa (rola) i dodjeljivanje odgovarajućih uloga u sistemu na osnovu kojih je moguće pristupiti određenim segmentima sistema. Pristup sistemu također će se evidentirati u posebnim tablicama baze podataka te će biti moguće pratiti ponašanje korisnika sistema zajedno sa akcijama koje se izvršavaju. Na taj način formirao bi se potpun trag o korištenju sistema od strane korisnika.

Potpuna kontrola nad poslovnim procesima i dokumentacijom, te njihovo odvijanje bez zastoja, nužno je za donošenje pravovremenih i informisanih odluka. Korištenje OWIS workflow menadžment sistema (modul Predmeti) pojednostavljuje praćenje ovih procesa i pomaže pri identifikaciji uskih grla u izvršavanju posla.

Distribucija ulazne i izlazne dokumentacije neovisno o njenom tipu samo je jedan primjer kako

se bilo koji sadržaj može prikupiti, pratiti i kontrolisati koristeći ovaj sistem. Svaka procedura se sastoji od akcija koje korisnici izvršavaju i bilo koji tip sadržaja je moguće pridružiti ovim aktivnostima. Sistem se tako koristi za pohranjivanje važnog sadržaja zajedno sa potpuno pilagođenom strukturom dodatnih podataka.

Na ovaj način kreiramo digitalnu arhivu naše dokumentacije koja se povezuje sa određenim

procesom ili klijentom, te omogućavamo pristup bilo kojem učesniku u proceduri. Korisnici su obavješteni kroz sistem kao i putem elektronske pošte, a prioriteti se mogu odrediti korištenjem rokova ili grafičkim obliježavanjem onih zadataka koji su najbitniji.

Modul Predmeti

Pošto po trenutnoj zakonskoj regulativi, postoji potreba da svako postupanje prati fizički

dokument (hard-copy), putem sistema omogućeno je štampanje tragova o pojedinim postupanjima (košuljice, prijemnice, elektronski formulari).

Štampanje djelovodnika

Nadalje, sistem posjeduje zadovoljavajući stepen fleksibilnosti kako bi se omogućile jednostavne promjene pravila sistema u skladu sa promjenama u organizaciji kompanije.

Glavne karakteristike sistema opisane su idućim funkcionalnostima:

Kada i kako je predmet otpočet Identifikacija nosioca predmeta Koji je trenutni status urađenog Kakav je historijat kreiranja akata Dostupnost informacija i dokumenata za izvršenje zadatka grupisanih oko samog predmeta Ravnomjerna raspodjela resursa i predmeta između uposlenika Digitalizacija, pohranjivanje i arhiviranje dokumenata Kreiranje baze znanja kroz lako dostupne informacije o ranije rješenim i završenim

predmetima zajedno sa pripadajućim im dokumentima Grupisanja svih potrebnih informacija oko predmeta (opis predmeta, elektronski dokumenti) Organizacija kompletnog posla u ranije predefinisanu proceduru, preko protokola, signatora

pa do krajenjeg izvršioca Pružanje povratne informacije podnosiocu zahtjeva Sistem omogućava praćenje predmeta u realnom vremenu zajedno sa statusom urađenog Dokumenti i ostali sadržaj kreću se od jednog do drugog uposlenika kroz predefinisani put

od pisarnice prema stranki koja je podnijela zahtjev ili od pisarnice do arhive Zapisivanjem delegiranog ostavlja se elektronski trag o svim predmetima puštenim u rad Vrlo lako je moguće utvrditi uska grla u izvršenju posla, gdje i kada je neki obrada nekog

predmeta zaustavljena kao i razlozi zastoja Centralna lokacija omogućava da se sve smjesti na jednom mjestu, protokolisano i sigurno.

Određivanje broja predmeta (oznake) koji se zaprimaju u rad, vrši se prema postojećoj regulativi

(broj odjela, klasifikacije, redni broj i godina) pri čemu je također moguće definisanje izgleda košuljice predmeta koja se treba štampati. Definisanje broja predmeta (oznake) može se prilagoditi internim pravilima klijenta.

Prilikom svakog postupanja, moguće je definisati automatske i individualne rokove. U slučaju prekoračenja roka, sistem email-om kao i popup upozorenjima obavještava korisnika o prekoračenju roka. Nadalje, integracijom sistema za upravljanje procedurama sa kalendar sistemom, omogućen je vizuelni pregled rokova pojedinih predmeta.

Funkcionalnosti modula za upravljanje predmetima, osiguravaju korisnicima sistema da na pravovremen i efikasan način dođu do informacija bilo u sumarnom obliku (statistički izvještaj o raspoređenosti predmeta po referentima) ili u vidu konkretnog predmeta (mehanizam pretrage po svim unesenim parametrima).

Putem administratorskog modula, moguće je definisati također koja se postupanja izvršavaju sekvencijalno, a koja paralelno. Paralelna postupanja se mogu raditi na principu da bilo ko izvrši postupanje ili da svi kojima je predmet dodjeljen moraju postupiti.

Adresiranje zahtjeva Zakonskog okvira za uvođenje DMS-a

OWIS sistem u potpunosti podržava i u skladu je sa svim aktima koji su trenutno na snazi u sklopu JP Ceste Federacija BiH. Akti kojima odgovara uključuju i:

• Zakon o arhivskoj građi FBIH

• Uredba o organizovanju i načinu vršenja arhivskih poslova u pravnim licima u FBiH

• Uredba o kancelarijskom poslovanju organa uprave i službi za upravu u FBiH

• Upustva o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za upravu u FbiH

• Statut JP Ceste Federacije BiH d.o.o. Sarajevo

• Pravilnik o kancelarijskim i arhivskim poslovima Javnog preduzeća Ceste Federacije BiH d.o.o. Sarajevo

• Zakon o javnim nabavkama BiH

• Zakon o upravnom postupku FBiH

• Rješenje o određivanju organizacionih jedinica kojima se pošta dostavlja u rad i raspoređivanje (signiranje) pošte u JP Ceste Federacije BiH d.o.o. Sarajevo

a. Upravljanje dokumentima

Pohranjivanje dokumenata u formi skeniranih formulara i papira u dokument menadžment

sistem nudi mogućnosti efikasne i jednostavne organizacije dokumenata u digitalnoj formi. Cilj ovog pohranjivanja pored efikasnije organizacije je i da se isti dokumenti mogu lako pretražiti te da mogu biti dostupni u svakom trenutku u vrlo kratkom vremenskom roku.

Pregled dokument menadžment modula

Sistem integracije modula za upravljanje dokumentima sa skenerom omogućava pohranu

skeniranih dokumenata u sistem, te grupisanje, kategorizaciju i organizaciju istih kako bi se traženi dokument mogao brzo pronaći.

b. Izvještavanje i pretraga Jedan od osnovnih ciljeva svakog informacionog sistema, pa tako i ovog, je da u krajnjoj instanci

pruži relevantne sumarne informacije u formi izvještaja. Sam proces prikupljanja i kreiranja izvještaja iziskuje pregledanje i sistematiziranje velikog broja podataka, što je nerijetko spor, dugotrajan proces koji za posljedicu ima nepotrebno gubljenje vremena. OWIS posjeduje ugrađenu sopstvenu tehnologiju za izradu izvještaja koju smo intenzivno koristili u dosadašnjim projektima u čijoj smo izgradnji učestvovali.

Modul napredne pretrage

Napredni sistem pretrage ugrađen u OWIS razvijan je sa idejom da se ubrza i pojednostavi

pristup informacijama u svakom trenutku. Standardni podaci, kao i metapodaci mogu se specificirati kao kriteriji pretrage, pri čemu se rezultati prikazuju u formi liste s linkovima prema detaljnijim informacijama o pronađenom sadržaju.

Modul Izvještaji

Mehanizam izvještavanja, također, omogućava eksport rezultirajućih tabela u standardne Office

aplikacije (Word i Excel), kao i pdf format koji je pogodan za dodatne transformacije i štampanje.

c. Kalendar modul OWIS kalendarski modul je kreiran da pruži grafički prikaz svih rokova, sastanaka i ostalih

vremenski preciziranih događaja. Kalendar predstavlja mjesto gdje se vrijeme susreće sa sadržajem. Pored ručnih, pojedinačnih unosa u kalendar, modul se može iskonfigurisati tako da predstavlja različite rokove i/ili vremenske odrednice ostalog sadržaja u sistemu, kao što je datum isteka dokumenta ili predmeta.

Pregled Kalendar modula

Kao što je slučaj sa drugim dijelovima sistema, i ovaj modul je moguće konfigurisati da služi različitim svrhama. Standardno korištenje modula pruža korisnicima pristup različitim kalendarima koji mogu biti javni, privatni, projektni ili sa specifičnim skupom prava.

Funkcionalnosti Kalendar modula uključuju:

Integracija grafičkog okruženja sa rokovima u svim modulima sistema, uključujući i procese Mogućnost definiranja korisničkih kalendara koji predstavljaju pojedine resurse Mogućnost rezervisanja resursa putem grafičkog okruženja Vremenski pregled dokumenata Mogućnost dodavanja novih događaja nevezanih za dokumente Kreiranje novih kalendara Mogućnost djeljenja kalendara Email, popup i sms obavještenja Mehanizmi ponavljanja koji omogućavaju specificiranje zadataka koji se događaju u

specificiranim vremenskim periodima

d. Portal

Portal je workspace modul OWIS sistema i predstavlja svojevrsnu početnu stranicu koja se sastoji od widget-a, malih jedinica sadržaja. Kompletan modul se sastoji od raznih portalnih stranica koje mogu biti javne, vezane za određen projekat ili privatne. Portal je moguće prilagođavati vlastitim potrebama i ispunjavati ga vlastitim sadržajem, kombinirati ga sa podacima vezanim za sistem ili koristiti vanjske izvore.

Primjer interfejsa Portal modula

Svrha portalne stranice je grupiranje sadržaja iz različitih izvora i uz modifikacije koje se odnose i na

dodavanje već implementiranih widget-a, može služiti kao interni portal organizacije, konkretnog projekta ili pojedinačnog korisnika.

3. Primjer kreiranja procesa Primjer procedure

Korištenje OWIS sistema i pripadajućih alata za potrebe prikupljanja sadržaja i kreiranja procedura kretanja kroz organizaciju može se prikazati na primjeru dokumenta ulazne fakture. Uz pomoć Workflow designera moguće je vrlo brzo kreirati kompletan process sa svim učesnicima. Procedura prikazana na slici predviđa zaprimanje fakture na protokolu i dvostruko odobravanje prije samog plaćanja fakture. Iako je ovo jednostavan proces, mnogo kompleksniji tokovi se mogu kreirati u OWIS-u koristeći iste alate i logiku, te automatizovati uz pomoć različitih nivoa prava koje se nalaze u sistemu. Nove grane u proceduri se jednostavno konfiguriraju bez da utičemo na rad korisnika.

Workflow Designer - Primjer kreirane procedure Ulazna faktura

Worfklow Designer olakšava preslikavanje organizacijske strukture i implementaciju onakvog

procesa kakav je u realnom okruženju. U svakom koraku u procesu moguća je potreba za unos dodatnih podataka i za te potrebe koristimo vlastiti alat nazvan Forms Server. Ovaj modul omogućava kreiranje kompletnih formi sa dodatnim podacima koje se vežu za određeni element kao što je akcija, odnosno postupanje u samom procesu.

Slično gore pomenutom dizajneru, sistem posjeduje i Forms designer koji služi za kreiranje

cjelovitih formi koje se koriste u poslovanju i sa različitim tipovima polja poput drop-down menija sa šifrarnicima, check-box poljima, datumima ili jednostavnim, tekstualnim poljima. Na ovaj način je moguće kreirati gotovo neograničen broj malih baza podataka koje dozvoljavaju prikupljanje različite tipove podataka za različite entitete u sistemu.

Forms Designer – Primjer kreirane forme sa podacima

Dakle, dinamički kreirane forme možemo pripajati različitim cjelinama u bazi i na taj način

odrediti kada će koja forma biti dostupna. U ovom primjeru, kreiranu formu smo vezali za prvo postupanje u proceduri, odnosno pri unosu na protokolu i delegiranju na mjesto troška. Jednom kada korisnik pokrene izvršavanje navedenog koraka, pored osnovnih podataka i polja za upload dokumenta, u odjelu Dodatni podaci pojaviti će se i naša forma koja je spremna za korištenje. Kao i u slučaju dodavanja novih tokova i koraka u proceduri, dodavanje novih formi ili novih polja na formi koja se već koristi izvršava se kroz administratorske module i ne uzrokuje zastoj sistema i ne zahtjeva napredno znanje programiranja ili programskih jezika.

Prikaz forme u odjelu Dodatni podaci

a. Administratorski moduli

OWIS sistem omogućava administratorima sistema kompletnu kontrolu nad svim podacima i metapodacima u sistemu što uključuje i izmjene šifarnika, kao izmjene procedura nad dokumentima i predmetima. Kroz administratorske module sistema administratori imaju mogućnost da kontrolišu prava pristupa korisnicima, preglede dokumenata, praćenje verzioniranja dokumenata, pretragu višestrukih izvora informacija, a sve kroz administratorske dijelove samog sistema. Administratori sistema imaju mogućnost kompletnog User management-a na nivou svih modula sistema, i definisanja prava pristupa i pregleda svakog od modula, kao i podataka vezanih za pojedine module.

OWIS sistem predstavlja modularno rješenje koje omogućava budućim administratorima da

oblikuju nove procedure i putanje u sistemu. Sve ove opcije su omogućene administratorima sistem kroz administracijski dio samog OWIS sistema.

b. Modeliranje procedura

OWIS sistem posjeduje mehanizam za definiciju procesa u sklopu organizacije. Ovaj modul se sastoji od metapodataka i grafičkog sučelja, koje omogućava administratorima sistema da definišu prozivoljne procese na nivou sistema. Ovaj mehanizam je zamišljen kao mašina sa konačnim brojem stanja, koja mijenja status pojedinog procesa na osnovu pravila definisanih od strane administratora.

Dio pozadinske sheme modeliranja procedura i prava

Osnova modula za upravljanjem procesima je u akcijama, promjenama statusa kao i pravilima za

promjene. Kroz ovaj modul je moguće definisati statuse u kojima se pojedini proces nalazi, kao i osobe koje imaju prava izvršavati pojedine promjene statusa na nivou sistema. Ovaj mehanizam omogućava administratorima sistema da definišu jasan tok procesa i na taj način standardizuju procese u sklopu organizacije. Kolanje predmeta (procesa) je definisano kroz napredne mehanizme prava izvršavanja koji se definišu na nivou korisnika, korisničkih grupa ili samih organizacijskih jedinica. Na ovaj način se osigurava da samo autorizovani korisnici sa dovoljnim pravima pristupe pojedinom procesu ili dokumentu.

Sistem posjeduje korisničke module koji omogućavaju jasnu definiciju ovih pravila i procesa, što u konačnici omogućava administratorima sistema da u toku samog rada nad procesima i dokumentima, veoma jednostavno mijenaju tokove dokumenata, gdje se pravila dinamički kreiraju i mijenjaju u sistemu. Sistem omogućava i definisanje mehanizama obavještenja na svakom od pojedinih promjena statusa, što za rezultat ima pravovremen i ažuran rad na procedurama i dokumentima.

Slika ispod daje shematski prikaz pojednostavljene procedure koje se preslikavaju u OWIS. Samo modeliranje, odnosno prenošenje stvarnog poslovnog procesa u sistem je vrlo jednostavno i radi se uz pomoć alata u administratorskom dijelu OWIS sistema. Određivanje statusa, aktivnosti, nositelja specifičnih prava na pojedine aktivnosti kao i sve moguće smjerove kretanja procedure možemo izvršiti u Workflow designer-u o kojem ćemo nešto više reći u narednih par radaka.

Primjer procedure preslikane u OWIS

c. Vizualni dizajner procesa OWIS sistem posjeduje vizuelni dizajner procesa u grafičkom okruženju koji omogućava

autorizovanim korisnicima da specificiraju procese. Pristup modulu dizajnera procesa se vrši kroz administratorski meni, WF Workflow Designer.

Workflow Desinger

Kroz ovaj modul moguće je da se definišu statusi, akcije i forme koje omogućavaju administratorima sistema da definišu procedure prema potrebnim zahtjevima. Administratori mogu da kreiraju, mijenjaju ili brišu pojedine korake u označenoj proceduri na veoma jednostavan i intuitivan način. Ovaj modul omogućava administratorima da mijenjaju procedure u pokretu bez znanja programiranja. Kroz ovaj modul je moguće i definisati korisnička prava za izvršavanje procedura ili pojedinih koraka u proceduri.

d. Mehanizmi autentifikacije i autorizacije

Autentifikacija (prijavljivanje i određivanje prava) se može implementirati korištenjem integracije sa Active Directory (AD) sistemom. Oni korisnici koji se logiraju na sistem sa računara na kojoj nije logiran kroz AD mogu to uraditi koristeći svoje OWIS korisničke naloge i lozinke. Jednom kada se korisnik logira na sistem, sva njegova prava se aktiviraju i aplikativni mehanizmi dozoljavaju rad na sistemu u skladu sa pomenutim pravima. Korisnici su organizirani u grupe putem administrativnog panela.

Postoji nekoliko osnovnih nivoa prava:

Korisničke grupe – OWIS sistem omogućava definiciju prava pristupa korisniku u odnosu na korisničke grupe. Administriranje prava korisnika po korisničkim grupama se vrši kroz administracijski modul Korisnici Korisnici po grupama gdje je moguće dodati novu korisničku grupu, administrirati postojeće ili izbrisati iste.

Korisnici po grupama

Organizacione jedinice – OWIS sistem omogućava definiciju prava pristupa korisniku u odnosu na odjele. Administriranje prava korisnika po odjelima se vrši kroz administracijski modul Korisnici Korisnici po odjelima gdje je moguće svakom korisniku i korisničkoj grupi definisati prava na nivou

odjela. Svakom korisniku moguće je definisati prava na pregled, kreiranje, gledanje, mijenjanje, brisanje i izvršavanje akcija nad predmetima određenog odjela.

Korisnici po odjelima

Pristup modulima – Putem administratoskog modula moguće je odrediti koja korisnička grupa ima pristup kojem modulu. Jednom kada se ova prava oduzmu, korisnik ne vidi ovaj modul niti mu može pristupiti na bilo koji način.

Prava korisnika na module aplikacije

Prava na akcije – Putem administratorskog modula moguće je dozvoliti izvršavanje pojedinih akcija na nivou korisničke grupe. Ovaj pristup nam omogućava kontrolu toka procedure uz smanjenu mogućnost greške budući da se delegiranje između korisnika sužava samo na one koji imaju pravo da nastave sa radom u proceduri.

Prava na procedure – OWIS sistem omogućava definiciju prava izvršavanja akcija korisniku u odnosu na procedure. Administriranje prava korisnika po procedurama se vrši kroz administracijski modul Korisnici Korisnici po procedurama gdje je moguće svakom korisniku i korisničkoj grupi definisati prava na izvršavanje akcija na predmete iz određene procedure.

Prava korisnika po procedurama

Prava na klasifikacije - OWIS sistem omogućava definiciju prava pristupa korisniku u odnosu na klasifikacije. Administriranje prava korisnika po klasifikacijama se vrši kroz administracijski modul Korisnici Korisnici po klasifikacijama gdje je moguće svakom korisniku i korisničkoj grupi definisati prava na izvršavanje akcija u predmetima određene klasifikacije i kreiranje predmeta određenih klasifikacija.

Korisnici po klasifikaciji

Prava na dokumente – Korisnici mogu imati parvo da vide određeni predmet, ali se mogu ograničiti da vide samo određene dokumente unutar procedure.

Notifikacije – Putem administratorskog modula moguće je specificirati koji korisnici dobijaju koju vrstu notifikacije o postupanjima na predmetuma, dokumentima i ostalim sadržajima u sistemu.

e. Forms Server modul

Kako bi se omogućilo administriranje nad metapodacima u sistemu, OWIS posjeduje integrisani modul Forms Server koji omogućava administratorima da upravljaju i kreiraju forme podataka koje naknadno vežu za pojedini sadržaj u sistemu (predmete, akcije, klasifikacije, tipove dokumenata i sl.)

Forms server administratorski modul

Ovaj modul se koristi za kreiranje i upravljanje formama. Sa ovim modulom OWIS administratori imaju mogućnost da definišu forme sa različitim tipom polja (text, memo, šifarnik, dropdown, checkbox, date, html i sl.) kao i sa validacijama za svako pojedinačno polje (obavezno polje, regural expression, opseg i sl.). Prilikom kreiranja navedenih formi, sistem kreira i upravlja objektima baze podataka (tabelama), koje će sadržavati pojedine podatke. Forms server modul upravlja i prikazom te CRUD operacijama.

Dinamički kreirane forme se nakon kreiranja u Forms Designeru „kače“ na pojedine entitete sistema (predmet, akcija, tip dokumenta, klasifikaciju) i sadrže informacija o pojedinačno pridruženim tipovima podataka. Na ovaj način je moguće imati virtualno neograničen broj formi i baza podataka kao podrška unosu i skupljanju podataka u sistemu.

Ovaj modul takođe omogućava administratorima da mjenjaju i kontrolišu forme podataka u produkciji bez potrebe da se radi izmjena koda aplikacije. Sve predhodne forme i podaci se čuvaju radi konzistentnosti i kontinuiteta baze podataka i formi podataka.

Specifikacija polja u formi podataka

Očekivani rezultati uvođenja OWIS sistema koji je web bazirana aplikacija namjenjena upravljanju dokumenta, a implementirat će se u sklopu JP Cesta sa svim naprednim mogućnostima koje su tražene ili budu tražene tokom implementacije. Ovo uključuje (ali i ne ograničava) na:

• Konstantan uvid u trenutno stanje svakog pojedinog dokumenta

OWIS sistem omogućava pregled svakog pojedinog dokumenta za kojem su mu definisana prava u OWIS sistemu tj. da se korisniku omogući taj način uvida. Prava pristupa predmetima i dokumentima u potpunosti će se preslikati na prava viđenja i pregleda koja su trenutno na snazi u JP Ceste Federacije BiH. Na ovaj način se omogućava preglednost i transparentnost.

• Distribucija dokumenata zaposlenicima u elektronskom obliku,

OWIS omogućava da se dokumenti vrlo lako signiraju na jednog ili više korisnika u sklopu korištenja procedure za e-protokol. Procedura se modelira tako da omogućava delegiranje predmeta kakvo nalažu zakonski propisi i interna organizacija. Standardne postavke podrazumijevaju da se dokumenti signiraju na niže hijerarhijske nivoe pri čemu signatori rade unutar vlastitih odjela, a sami referenti vide i postupaju po onim predmetima koji su im prvobitno delegirani od nadređenih.

Signiranje predmeta sa skeniranim dokumentom i dodatnim podacima bez preview-a

Signiranje predmeta sa skeniranim dokumentom i dodatnim podacima uz preview

Osnovni podaci o predmetu pri zavođenju

Imajući u vidu da se mnoge akcije ponavljaju i najčešće mehanički obavljaju (signiranje i

otpremanje) sistem posjeduje mehanizam za masovno postupanje, odobravanje i reviziju.

Masovni uvoz dokumenata u sistem, ostvaruje se kombinacijom tehnika koje uključuju masovno skeniranje, procesiranje delimitera i raspodjeljivanje originalnog dokumenta u pojedinačne dokumente. Tehnologije korištene za masovni uvoz dokumenata koriste OCR tehnike i uspostavljanje strukture na osnovu koje se vrši raspoređivanje dokumenata u odvojene cjeline.

• Verzioniranje dokumenata,

OWIS sistem podržava kreiranje i verzioniranje dokumenata. Dokumenti se kreiraju i postavljaju u odgovarajuće predmete ili foldere. Korisnici kojima je dozvoljeno mijenjanje dokumenta imaju mogućnost da isti dokument preuzmu za izmjene i nakon toga postave novu verziju na sistem. Nakon što se postavi nova verzija dokumenta sistem najnoviju verziju dokumenta postavlja kao aktuelnu s tim da je jednostavnim odabirom dokumenta moguće pristupiti i predhodnim verzijama.

• Povezivanje dokumenata međusobnim relacijama,

OWIS sistem omogućava povezivanje dokumenata na više osnova, pored vezivanja predmeta i dokumenata, mogućnošću vezivanja dokumenata u predmete ili liste dokumenata, OWIS omogućava kreiranje ad hoc veza među predmetima i dokumentima. Na ovaj način je moguće izvršiti jednostasvan pregled predmeta ili dokumenata na jednom mjestu.

• Integracija sa već postojećim sustavima,

OWIS sistem omogućava integraciju sa postojećim sustavima u sklopu Cesta Federacije. Pored standardnih integracija koje uključjuju single sign on, integraciju sa domenom, sa AD-om, emailom, OWIS omogućava i integraciju sa drugim sistemima putem web servisa, integraciju direktno kroz Bazu podataka, ili definicijom vanjskih add-on koji se izvršavaju tokom bilo kojeg događaja u sistemu.

• Automatizacija pojedinih radnji

OWIS sistem omogućava automatizaciju akcija ili procesa u sistemu prema unaprijed definisanim pravilima. Na ovaj način je moguće da se se automatiziraju ranje u sistemu, što uključuje izvršavanje

akcija ili automatska dsitribucija predmeta ili dokumenata. Navedena pravila se definišu kroz administratorske module sistema.

• Smanjenje troškova poslovanja,

Samo korištenje web bazirane aplikacije za upravljanje predmetima i dokumentima će omogućiti uštede kroz briznu dostavljanja dokumentacije, pretrage, distribucije, pregleda, i drugih razloga navedenih u ciljevima i svrsi projekta kao što su u:

- Vremenskoj uštedi u pripremi i obradi podatka

- Smanjenju uporabe papira (tzv. uredu bez papira)

- Smanjenju operativnih troškova (npr. pohranjivanja, ispisa)

• Definisanje prava pristupa zaposlenika do nivoa svakog pojedinog dokumenta

OWIS sistem omogućava definisanje prava pristupa zaposlenika do nivoa svakog pojedinog dokumenta. Putem procedura signiranja i distribucije, putem prava pristupa organizacionim jedinicama, pravima koji se definišu za različite tipove, vrste i grupe korisnika, kao i pojedinačne korisnike moguće je jasno definisati prava za pristup svakom pojedinačnom dokumentu.

• Kreiranje novih dokumenata na temelju predefinisanih predložaka

OWIS sistem posjeduje mogućnost implementacije sistema predložaka koji će generisati dokumente na osnovu podataka unesenih u sistem. OWIS sistem posjeduje mehanizam koji podržava unošenje dodatnih predefinisanih podataka za postupanja i predmete u sistemu. Sistem podržava kreiranja predložaka dokumenata koji se popunjavaju osnovnim i dodatnim podacima iz sistema i prilažu u označeni predmet. Ovo definisanje predložaka se vrši kroz administratorski dio sistema.

• Pregled sadržaja dokumenata,

OWIS sistem podržava pregled dokumenata i sadržaja dokumenata iz same apliakcije. Pregled sadržaja je moguć u samoj aplikaciji bez potrebe download-a dokumenta kao što je prikazano na slici

Pregled dokumenta u aplikaciji

• Uređivanje dokumenata,

OWIS je web bazirana aplikacijama što znači da se pristup sistemu ostvaruje korištenjem web preglednika. Krajnji korisnici sa potrebnim perimisijama za editovanje sadržaja mogu to raditi u samoj aplikaciji u kojoj je dokument originalno kreiran bez potrebe za download-om dokumenta, a što je omogućeno korištenjem WebDAV-a ili tehnologija office online paketa.

• Izvoz dokumenata iz sustava,

OWIS sistem i pored pregleda dokumenata (previewa) omogućava i izvoz dokumenta iz sistema na korisničke računare. Nakon izvoza dokumenta moguće je vršiti daljnje operacije s istim. Sva prava izvoza dokumenta su jasno definisana za korisnike od strane sistema.

• Checkout/checkin funkcionalnost

OWIS sistem posjeduje mehanizam za zaključavanje dokumenta prilikom izmjena (checkout/in). Prilikom izmjene pojedinog dokumenta, svaki korisnik ukoliko ima prava na izmjene dokumenta, preuzima dokument za izmjenu (check out) čime se isti zaključava u sistemu i nije ga moguće mijenjati od strane drugih korisnika dok korisnik ne vrati dokument (check in). Korisnik ima mogućnost da dokument otključa bez promjena ili da priloži novu verziju dokumenta.

• Prikaz svih verzija dokumenta

OWIS sistem nudi korisnicima koji imaju pravo na pristup određenom dokumentu, da imaju i uvid u sve verzije dokumenta koje se nalaze u sistemu. Na ovaj način je moguće jasno definisati izmjene koje su nastale nad dokumentu, kao i ograničiti evenutalno po potrebi pregled starijih verzija dokumenta.

• Slanje dokumenata drugim korisnicima

OWIS sistem omogućava slanje dokument drugim korisnicima u sistemu putem naprednih mehanizama workflow management sistema. Navedeni sistem omogućava da se dokument dijeli ili unaprijed navedenim procedurama, ili da se omogući ad hoc slanje dokumenata.

• Praćenje statusa dokumenta (u izradi, pregled, odobren, arhiviran, ...)

Sve izvršene aktivnosti na instanci poslovnog procesa su vidljive u svakom trenutku, ovisno o permisijama konkretnog korisnika. Aktivnosti su poredane hronološki i nose podatke o tipu postupanja, vremenu izvršenja, nositelju izvršenja, sljedećoj zaduženoj osobi, roku za postupanje, ali i ostalim metapodacima vezanim za tu aktivnost. Svaka aktivnost mijenja status procesa koji su takođe vidljivi uz posebno isticanje trenutnog statusa procesa.

• Skeniranje i uvoz dokumenata u sustav,

OWIS sistem omogućava direktno preuzimanje dokumenata sa skenera iz same aplikacije. Prilikom prilaganja dokumenta sistem pored opcije da se unesu postojeći dokumenti sa računara ili postojećih OWIS predmeta i dokumenata, podržava i preuzimanje dokumenta sa skenera. Putem integracije sa TWAIN skenerom sistem omogućava da se dokument uveze direktno u OWIS sistem sa skenera i kao takav obradi i ubaci u pojedinu akciju, predmet ili sadržaj u sistemu.

• Kreiranje i upravljanje virtualnim dokumentima

OWIS omogućava praćenje i upravljanje virtualnim dokumentima kroz jasno predefinisaen procedura toka obrade navedenih dokumenata. Sam nastanak dokumenta, kao i njegov životni ciklus u OWIS sistemu se jasno prati i veže za forme podataka i podatke koje su relevantne za njegovo kreiranje i upravljanje.

OWIS sistem posjeduje i slijedeće osobine:

• Jednostavna konfiguracija i održavanje: Budući se radi o web aplikaciji, instalacija, modifikacija i održavanje sustava treba da se izvodi isključivo na aplikativnom serveru.

OWIS sistem je u potpunosti Web bazirana aplikacija. Kao što je i opisano u predhodnim poglavljima, kompletno održavanje navedenog sistema se vrši kroz administrativne module aplikacije koji su dio OWIS sistema i kao takvi isključivo na aplikativnom serveru.

• Korištenje otvorenih standarda: Korištenje otvorenih standarda prilikom implementacije Sustava treba da omogući integraciju istog sa drugim sustavima unutar JP Cesta.

OWIS sistem koristi otvorene standarde koje uključuju sve aktuelna standare web servisa, i svih tehnologija razmjene informacija kao i formata istih. To uključuje i XML, HTML, CSS, AJAX, JDBC, LDAP, SOAP i XAM. Na osnovu navedenog OWIS će biti mogjuće integrisati sa drugim sistemima unutar JP Cesta.

• Sigurnost pristupa: Mora biti moguće definisati korisnike/grupe korisnike, koji imaju pravo pristupa određenom djelu/elementu sustava te koje sve operacije pojedini korisnici/grupe korisnika smiju obavljati nad elementom. Mora biti onemogućen neovlašteni pristup elementima sustava.

OWIS omogućava administratorima sistema konfiguraciju pristupa komplentog sadržaja u sistemu pa i dokumentima. Korisničke permisije se dodjeljuju putem administratorskih modula i uključuju više nivoa, te je na taj način moguće primijeniti pravila politike JP Cesta Federacije BiH po pitanju upravljanja dokumentacijom, kao i njihovoj sigurnosti. Kroz administratorske module opisane ispod moguće je ograničiti i definisati korisnike/grupe korisnika, koje imaju prava pristupa pojedinom dijelu/elementu modulu sistema te koje sve operacije mogu izvršavati nad pojedinim elementom sistemu. Na ovaj naćin se onemogućava neovlašteni pristup elementima sistema.

Autentifikacija (prijavljivanje i određivanje prava) se može implementirati korištenjem integracije sa Active Directory (AD) sistemom. Oni korisnici koji se logiraju na sistem sa računara na kojoj nije logiran kroz AD mogu to uraditi koristeći svoje OWIS korisničke naloge i lozinke. Jednom kada se korisnik logira na sistem, sva njegova prava se aktiviraju i aplikativni mehanizmi dozoljavaju rad na sistemu u skladu sa pomenutim pravima. Korisnici su organizirani u grupe putem administrativnog panela.

Postoji nekoliko osnovnih nivoa prava:

Korisničke grupe – OWIS sistem omogućava definiciju prava pristupa korisniku u odnosu na korisničke grupe. Administriranje prava korisnika po korisničkim grupama se vrši kroz administracijski modul Korisnici Korisnici po grupama gdje je moguće dodati novu korisničku grupu, administrirati postojeće ili izbrisati iste.

Korisnici po grupama

Organizacione jedinice – OWIS sistem omogućava definiciju prava pristupa korisniku u odnosu na odjele. Administriranje prava korisnika po odjelima se vrši kroz administracijski modul Korisnici Korisnici po odjelima gdje je moguće svakom korisniku i korisničkoj grupi definisati prava na nivou odjela. Svakom korisniku moguće je definisati prava na pregled, kreiranje, gledanje, mijenjanje, brisanje i izvršavanje akcija nad predmetima određenog odjela.

Korisnici po odjelima

Pristup modulima – Putem administratoskog modula moguće je odrediti koja korisnička grupa ima pristup kojem modulu. Jednom kada se ova prava oduzmu, korisnik ne vidi ovaj modul niti mu može pristupiti na bilo koji način.

Prava korisnika na module aplikacije

Prava na akcije – Putem administratorskog modula moguće je dozvoliti izvršavanje pojedinih akcija na nivou korisničke grupe. Ovaj pristup nam omogućava kontrolu toka procedure uz smanjenu mogućnost greške budući da se delegiranje između korisnika sužava samo na one koji imaju pravo da nastave sa radom u proceduri.

Prava na procedure – OWIS sistem omogućava definiciju prava izvršavanja akcija korisniku u odnosu na procedure. Administriranje prava korisnika po procedurama se vrši kroz administracijski modul Korisnici Korisnici po procedurama gdje je moguće svakom korisniku i korisničkoj grupi definisati prava na izvršavanje akcija na predmete iz određene procedure.

Prava korisnika po procedurama

Prava na klasifikacije - OWIS sistem omogućava definiciju prava pristupa korisniku u odnosu na klasifikacije. Administriranje prava korisnika po klasifikacijama se vrši kroz administracijski modul Korisnici Korisnici po klasifikacijama gdje je moguće svakom korisniku i korisničkoj grupi definisati prava na izvršavanje akcija u predmetima određene klasifikacije i kreiranje predmeta određenih klasifikacija.

Korisnici po klasifikaciji

Prava na dokumente – Korisnici mogu imati parvo da vide određeni predmet, ali se mogu ograničiti da vide samo određene dokumente unutar procedure.

Notifikacije – Putem administratorskog modula moguće je specificirati koji korisnici dobijaju koju vrstu notifikacije o postupanjima na predmetuma, dokumentima i ostalim sadržajima u sistemu.

• Skalabilnost i robusnost: Skalabilnost i robusnost sustava osigurava da se povećanjem poslovanja (povećanje broja zaposlenika, povećanje broja poslovnih procesa, povećanje broja dokumenata, ...) neće narušiti performanse sustava.

OWIS sistem je u potpunosti komponentno dizajniran što omogućava razvoj novih modula, funkcionalnosti ili konfiguraciju. Promjene u procesima, povećanju sadržaja ili broju učesnika se vrše nesmetano i u realnom vremenu bez potrebe za zastojem u radu samog rješenja. Skalabilnost i robusnost sistema osigurava da se povećanjem poslovanja (broja uposlnika, poslovnih procesa, dokumenata) neće narušiti performanse sistema.

Funckionalne karatkeristike sistema Ova tehnička specifikacija obuhvata sljedeće poslovne procese koje je potrebno implementirati,

kao i isporuku, konfiguraciju i puštanje u rad neophodne hardwerske infrastrukture.

Proces Pošta se svim svojim podprocesima će se u potpunosti implementirati u OWIS sistemu. Ovo uključuje ulaznu poštu, izaznu poštu, internu poštu kao i sve specifične podprocedure koje se nalaze na snazi u sklopu JP Cesta Federacije BiH. OWIS sistem će se u potpunosti implementirati u skladu sa svim propisima i regulativama, koje uključuju signiranje/raspoređivanje dokumenata/akata, rad i odobravanje po zaprimljenim dokumentima/aktima, kreiranje novih dokumenata/akata, kao i procedure odobravanja distribucije i otpreme dokumenata/akata izvan, ali i u sklopu organizacije. Proces Pošte će se koristiti za svu zaprimljenu/otpremljenu dokumentaciju koja nije tipa Račun ili privatna pošta, povjerljiva ili ostale vrste pošte ili dokumenata koji ne ulaze u procedure Pošte.

OWIS sistem će omogućiti:

• Skeniranje/kreiranje pošte (pretvaranje dokumenta u digitalni oblik) - u tom trenutku dokumenti postaju vidljivi i dostupni svim uposlenicima koji trebaju imati pristup do njih

OWIS sistem omogućava skeniranje/kreiranje pošte/predmeta i dokumenata u digitalni oblik gdje su vidljivi korisnicima koji su zaduženi za daljnju obradu predmeta/dokumenta tj. pošte. Zavisno od prava pristupa sistemu, vrsti, tip ili grupi predmeta ili dokumenata korisnici će imati pristup i uvid u navedenu dokumentaciju.

• Zaprimanje u glavnu knjigu protokola

OWIS sistem omogućava zaprimanje dokumenta predmeta u glavnu knjigu protokola, gdje zavisno od toga da li je dokument novi ili je podbroj postojećem predmetu, isti se veže prema svim pravilnicima i odlukama koje su na snazi u JP Cestama Federacije BiH. Na osnovu zakosnkih regulativa navedeni dokument dobija sve potrebne jednisvene informacije.

• Automatsko dostavljanje pošte Upravi na signiranje

Nakon zaprimanja dokumenta/predmeta isti se automatski proslijeđuje upravi na signiranje. Na osnovu potrebe implementacije moguće je definisati i procedure višestrukog signiranja pošte, tj. definicije nosioca ili CO po samom predmetu/dokumentu. Na ovaj način je pored napomena ili dodatnih podataka na dokumentu, upravi je omogućeno da definiše i višestruke adrese dostavljanja dokumenata sa jasno naznačenim nosiocom predmeta.

• Digitalno signiranje pošte

OWIS sistem u potpunosti vrši digitalno signiranje pošte. Na ovaj način je omogućeno da jednostavnim klikom, sa bilo koje lokacije koja ima pristup serveru rješenja se izvrši signiranje predmeta.

• Automatsko zavođenje pošte prema završenom signiranju u „interne dostavne knjige“

OWIS sistem omogućava ispis svih internih dostavnih knjiga iz sistema, što u konačnici olakšava posao u slučaju fizičke distribucije dokumentacije gdje se interna knjiga štampa iz OWIS sistema. Pored navedenog OWIS omogućava i uvid i pregled internih dostavnih knjiga distribucije dokumenata koje u potpunosti odgovaraju knjigama koje se trenutno koriste.

• Vraćanje dokumenta na ponovno signiranje

OWIS sistem zavisno od definiranih procedura, omogućava definiciju procedura koje bi omogućile da se dokument vrati na ponovono signiranje. Ovo bi omogućilo bržu komunikaciju informacija i vrijeme do kad dokument/predmet u rad se značajno ubrzava.

• Mogućnost pregleda, pretrage te ispisa svakih pojedinih „internih knjiga“

OWIS sistem omogućava ispis svih internih knjiga koje kao takve budu definisane u sklopu implemetnacije projekta. Pored svih standarnih knjiga (interna pošta, interna dostavna knjiga, djelvodonik, UP1, JN1, KUF i dr.) OWIS omogućava i definiciju drugih knjiga koje budu potrebne za ispis, a pokažu se potrebnim tokom izvršavanja projekta.

Pošto po trenutnoj zakonskoj regulativi, postoji potreba da svako postupanja prati fizički dokument (hard-copy), putem OWIS-a omogućeno je štampanje tragova o pojedinim postupanjima (košuljice, prijemnice, elektronski formulari, djelovodnici).

Štampanje djelovodnika

Štampani djelovodnici su potpuno isti kao i dosadašnji koji su se kupovali i ručno popunjavali.

Veličina, širina i broj kolona i redova su preslikani iz ranijih djelovodnika. Nadalje, sistem posjeduje zadovoljavajući stepen fleksibilnosti kako bi se omogućile jednostavne promjene pravila sistema u skladu sa promjenama u organizaciji uprave. Preslikavanje stvarnih formulara u elektronske formulare također se vrši putem administrativnog modula, gdje se specificiraju naziv polja, tip polja, veličina polja, pozicija na formularu uz mogućnost specifikacije look-up tipa polja kroz metašifarnike. Integracija sa ostalim informacijskim sistemima vrši se putem web servisa, s tim da se pojedini moduli moraju pojedinačno otvarati za pristup web servisima. • Razvrstavanje dokumenta i određivanje zaduženja (zajedno sa pripadajućim rokovima) za obradu pošte

Prilikom signiranja dokumenata omogućena je definicija roka za postupanje kao i dodjeljivanje automatskih rokova zavisno od procedure, grupe, klasifikacije ili akcije koja je urađena na dokumentu. Na ovaj način moguće je jasno pratiti zakonske rokove vezane za obradu pojedinih vrsta dokumenata/predmeta.

• Distribuciju dokumenta unutar JP Cesta

Procedure distribucije ili signiranja dokumenata ili predmeta će se u potpunosti implementirati u skladu s odlukama, organizacijom JP Cesta. Sama distribucija će se vršiti kroz procedure i podprocedure OWIS sistema.

• Digitalno odobravanje dokumenata

OWIS sistem omogućava definiciju procedura odobravanja dokumenata. Na ovaj način će se omogućiti da se svaki dokument koji kola u OWIS sistemu, i kao takav je potreban da bude odobren, proslijedi kroz procedure odobravanja dokumenta, gdje jedan dokument može biti odobren od strane više osoba zavisno od potreba i organizacije JP Cesta Federacije BiH.

• Praćenje statusa svakog dokumenta

OWIS sistem omogućava praćenje statusa svakog akta u sistemu. Praćenje statusa dokumenata i akata se vrši kroz OWIS module, gdje je omogućen pregled zavisno od prava pristupa dokumentu/aktu. Na ovaj način osobama sa dovoljnim nivoem privilegija u sistemu je omogućeno da u svakom trenutku pregledaju status dokumetna/akta.

• Pridruživanje dokumenta digitalnom spisu

OWIS omogućava pridruživanje dokumenata digitalnom spisku, koje bi se implementiralo u skladu s zakonskom regulativom. Samo pridruživanje bi bilo implementirano na osnovu procedura i doluka kroz mehanizme podbrojeva i definicije metapodataka o istom.

• Pregled i arhiviranje pošte

OWIS omogućava arhiviranje predmeta u skladu sa zakonskom regulativom, što omogućava definiciju prava i pravila arhiviranja dokumenata u skladu sa trenutnim procedurama, kao i listom kategorija registraturne građe. Pregled i arhiviranje pošte se vrši kroz module aplikacije koji se odnose na pregled i pretragu predmeta i dokumenata, a sve u zavisnosti o nivou prava pristupa pojedinog korisnika sistema.

Rješenje za prihvat i distribuciju interne pošte treba omogućiti:

• Primanje i otpremu digitalne interne pošte

Kroz jasnu definiciju primanja i otpreme digitalne interne pošte, OWIS omogućava da se jednostavno kreiraju procedure i podprocedure koje bi se koristile za internu poštu i otpremi i primanje iste, kao i odobravanje i distribuciju iste.

• Praćenje statusa interne pošte

OWIS sistem omogućava ovlaštenim korisnicima jednostavan i brz pregled statusa svakog pojedinačnog predmeta/akta/dokumenta u bilo kojem trenutku.

• Primanje i otpremu analogne digitalne pošte

OWIS omogućava primanje i otpremu analgno/digitalne pošte. Kroz sve navedene procedure se jasno definišu koraci i procedure vezane za upravljanje dokumentima/aktima/predmetima.

OSTALI ZAHTJEVI SUSTAVA

• Sustav mora biti web baziran tj.pristup do aplikacije mora biti omogućen putem web preglednika

OWIS sistem je u potpunosti web bazirana aplikacija sa centralizovanom bazom podataka. Kompletan pristupa apikaciji se vrši kroz web preglednik.

• Ponuđeno rješenje mora biti enterprise softversko rješenje

OWIS je enterprise softversko rješenje i kao takvo je implementirano na lokacijama od 10-3500 korisnika. Sama implementacija za svih 3500 upsolenika BH Telecom d.d. Sarajevo omogućava da se OWIS sistem svrsta u vodeće Enterprise softversko rješenje u BiH i regiji.

• Sustav mora imati podršku za sinhronizaciju šifrarnika iz postojećih IT sustava

OWIS sistem omogućava sinhronizaciju sa šifarnicima iz postojećih IT sustava, gdje je moguća integracija putem plugina, web servisa ili na nivou baze podataka.

• Struktuirani podaci u relacijskoj bazi podataka - Svi podaci (podaci o procesima, korisnicima, grupama, dokumentima, pravima pristupa i dr.) nalaze se u strukturiranom obliku u bazi podataka. Izvan baze podataka zapisuju se samo programski log zapisi te sadržaji dokumenata (ukoliko je definisana pohrana sadržaja u vanjski sustav za pohranu).

OWIS sistem sadrži sve informacije u relacijskog bazi podataka koje se odnosi na sve podatke, konfiguracije, upravljanje procesima, korisnicima, grupama, dokumentima, pravima pristupa i dr. se nalaze u struktiranom obliku u relacionoj bazi podataka.. Izvan baze podataka se sadrže logovi koji se odnosi na zahtjeve operativnog sučelja same platforme, kao i drugi zapisi ukoliko su isti potrebni.

• Vanjski sustav za pohranu – Sustav mora podržavati nekoliko načina pohrane sadržaja. Jednom odabrani način pohrane sadržaja moguće je kasnije promijeniti. Dostupni načini pohrane sadržaja su:

pohrana sadržaja u bazu podataka

pohrana sadržaja na vanjski disk

pohrana sadržaja na vanjski sustav za pohranu (content addressed storage) - preporuka za veće Instalacije

OWIS sistem za pohranu podataka posjeduje mogućnosti različite pohrane sadržaja, što uključuje mjesta pohrane, pored defaultnog pohranivanja u bazu podataka, OWIS omogućava pohranjivanje sadržaja i na vanjski disk (filesystem), kao i vanjski sistem za pohranu podataka (CAS).

• Sustav mora podržati kasniju integraciju sa OCR (optical character recognition) sustavima

OWIS sistem posjeduje funkcionalnost OCR-a cijelog teksta, gdje postoji mogućnost da se dokumenti koji se unose u sistem, a ne sadrže prepoznate podatke i znakove, kao takvi obrade i na dokument se zalijepi i njegova Full Text OCR verzija pretraživog pdf dokumenta. Nakon toga OWIS sistem omogućava Full Text indeksiranje svih dokumenata, što pruža bržu i lakšu pretragu prema prepoznatom tekstu. Samim tim pored svog internog mehanizma OCRa OWIS sistem posjeduje mogućnost integracije sa ostalim OCR sistemima.

• Sustav mora podržavati rad sa relacijskim bazama podataka (Oracle, Postgre ili MS SQL ili druge)

OWIS platforma podržava u potpunosti rad sa relacijskim bazama podatka, gdje je osnova OWIS sistema MS SQL baza podataka, i OWIS u potpunosti podržava rad u MSSQL radi podataka.

• Sustav mora imati mogućnost rada po https protokolu

OWIS platgorma u potpunosti podržava rad po https protokolu. Kroz implementaciju sistema na OWIS platformi, koja je dijelom ove ponude moguće je iskonfigurisati rad preko https protokola.

• Sustav mora imati podršku za višejezični korisnički interfejs

OWIS sistem podržava višejezičnosti na korisničkom nivou na taj način da svaki korisnik može odabrati jezičku opciju za sebe. OWIS sistem podržava sva tri zvanična jezika i dva pisma u BIH. Pored navedenih jezičkih varijanti postoji i podrška za engleski, protugalski, španski, turski jezik.

• Web interfejs mora podržavati minimalno sljedeće internet web preglednike: Internet Explorer,

Mozilla Firefox, Google Chrome u zadnjim verzijama dostupnim u trenutku implementacije

Web preglednici koje OWIS podržava uključuje sve aktuelne web preglednike, koje uključuju Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome u zadnjim verzijama dostupnim u toku implementacije sistema.

• Dokument prilikom izmjene mora biti odjavljen (checked-out) iz repozitorija kako bi izmjene nad

istim dokumentom bile onemogućene drugim korisnicima

OWIS sistem posjeduje mehanizam za zaključavanje dokumenta prilikom izmjena (checkout/in). Prilikom izmjene pojedinog dokumenta, svaki korisnik ukoliko ima prava na izmjene dokumenta, preuzima dokument za izmjenu (check out) čime se isti zaključava u sistemu i nije ga moguće mijenjati od strane drugih korisnika dok korisnik ne vrati dokument (check in). Korisnik ima mogućnost da dokument otključa bez promjena ili da priloži novu verziju dokumenta.

• Graficki korisnički interfejs (GUI) mora omogućiti korisniku vidljiv znak za odjavljene dokumente,kao i informaciju ko je odjavio dokument

OWIS sistem omogućava da prilikom pregleda dokumenata se jasno naznači koji dokument je trenutno odjavljen kao i informaciju ko tretnutno radi na izmjeni dokumenta.

• Sustav mora omogućiti uvid korisnicima sustava u odjavljene dokumente

OWIS sistem omogućava uvid korisnicima sistema u zadnju i predhodne verzije dokumenta ukoliko je isti odjavljen bez mogućnosti da izvrši izmjene na istim dok se isti ne otključa.

• Sustav mora podržati pohranu metapodataka u industrijski stadardne baze podataka te pohranu sadržaja u zasebno spremište.

OWIS sistem omogućava kreiranje formi sa dodatnim podacima kroz vlastiti Forms Server u kojem je moguće na vrlo jednostavan način dizajnirati formu i kreirati je kao objekat u bazi podataka u posebnom spremištu. Forme se potom mogu mapirati, odnosno vezivati za određeni tip sadržaja, primjerice za predmet, aktivnost ili tip dokumenta , te na taj način, pored osnovnog seta metapodataka, kreirati i potencijalno neograničen set novih metapodataka koji se u sistem pohranjuju zajedno sa određenim postupanjem ili dokumentom.

Primjer forme za metapodatke kreirane OWIS Forms Server

Pretraga po metapodacima iz forme kreirane koristeći OWIS Forms Server uz opciju snimanja pretrage • Arhitektura sustava mora se bazirati na objektno orjentiranom modelu i konceptima.

OWIS sistem je u potpunosti baziran na objektno orjentiranom modelu i konceptima. Modularnos i objektna orjentiranost sistema omogućavaju jednosavniju i bržu implementaciju sistema i prilagodbu istog različitim zahtjevima klijenata.

• Sustav mora omogućiti verzioniranje svih dokumenata

OWIS sistem u potpunosti omogućava verzioniranje svih dokumenata u sistemu. OWIS sistem posjeduje mehanizam verzioniranja i zaključavanja dokumenata koji omogućava izmjene i praćenje verzija dokumenta, bez mogućnosti da se tokom kolaboracije nad dokumentom kreira više bespotrebnih i nepregledanih verzija. Na ovaj način se uspostvalja jednostavan rad i saradnja na proceduri obrade pojedinog dokumenta.

• Sustav verzioniranja mora omogućiti praćenje ključnih verzija (npr. 1.0, 2.0), podverzija (npr 1.1,1.2), grananje verzija (npr 1.0.1, 2.1.0.1), kao i upis razloga promjene na verziju i naziv verzije.

OWIS sistem posjeduje mehanizam verzioniranja i zaključavanja dokumenata koji omogućava izmjene i praćenje verzija dokumenta, bez mogućnosti da se tokom kolaboracije kreira više bespotrebnih i nepregledanih verzija. Na ovaj način se uspostvalja jednostavan rad i saradnja u sklopu obrade pojedinog dokumenta. OWIS sistem podržava verzioniranje na način da se da se o svakom dokumentu u sistemu mogu vidjeti sve relevantne informacije, koje uključuju informacije o vremenu pristupa, kada i

ko je napravio pojedine izmjene, prikaz predhodnih verzija i slično. Sama verzija dokumenta koja nastaje u sistemu je kao takva jedinstvena i nepromjenjiva, i sve buduće izmjene na konkretnom dokumentu se izvršavaju kao nove verzije dokumenta.

Zavisno od potreba kao i definicije procedura verzioniranja, OWIS omogućava kreiranje osnovnih verzija (1.0, 2.0) ili podverzija (1.1, 1.2) dokumenta, te grananje verzija (npr. 1.0.1, 2.1.0.1.). Sve navedene procedure za verzioniranje dokumenata mogu se sastojati od niza koraka, koji mogu biti sekvencijalni ili paralelni, gdje OWIS administratorski moduli omogućavaju definiciju koja bi eventulano sadržavala i korake kojima bi pojedina verzija dokumenta postala validna (odobravanje, signiranje, više nivoa odobravanja i slično). Pred toga, svaki korak i svaka verzija dokumenta može da sadrži i metapodatke koji se mogu jednostavno kreirati kroz Forms Server administratorski modul, i kao takvi „kačiti“ na pojedine dijelove procedure verzioniranja ili na pojedine tipove ili grupe dokumenata, zavisno od potreba same implementacije. Svi kreirani dokumenti u sistemu su jedinstveni i nije moguće vršiti izmjene na potvrđenoj ili unesenoj verziji dokumenta, na način da svaka sljedeća izmjena na dokumentu dobiva svoj jedinstveni broj zavisno od niza koji je na redu i procedure u kojoj nastaje (osnovna verzija ili podverzija).

PriPrikaz modula Dokument menadžment

Svaka verzija dokumenta može sadržavati grupu metapodataka koji mogu biti definisani na način da se ograniči pristup izmjenama ili pregledu vrijednostima metapodataka. Prava pristupa pojedinom podatku iz forme metapodataka mogu se dodjeliti pojedinom korisniku ili korisničkoj grupi na nivou čitanja ili izmjene (read, write). U slučaju izmjene navedenih metapodataka sve izmjene bi se samo odnosile na tu verziju dokumenta, bez utjecaja na druge verzije navedenog dokumenta.

Definicija prava pristupa pojedinačnom podatku na formi metapodataka

Nadalje, na osnovu vrijednosti metapodataka, moguće je kreirati i pravila pristupa samom dokumentu. Kroz mehanizme definicije metapodataka, moguće je definisati i podatak koji bi se određivao trenutno važeću verziju dokumenta. Definicijom ovlaštenih osoba za odeđivanje važeće verzije dokumenta, ili definicijom procedure kojom pojedini dokument postaje važeća verzija, moguće je navedeni podatak izmjeniti od strane ovlaštenih osoba ili ga automatski odeđivati na osnovu statusa procedure. Na ovaj način u hronološkom pregledu izmjena dokumenta, korisnicima se jasno daje do znanja koja je verzija dokumenta trenutno važeća, a koje su u procesu verzioniranja ili koje su bile važeće u slučaju prestanka važnosti. Bilo koja verzija (najnovija ili prethodna) na taj način se može proglasiti važećom verzijom.

• Sustav mora omogućiti da dokument kada završi svoj životni ciklus na jednostavan način se prebaci u arhivu, gdje se može pretraživati, mogućnost vraćanja dokumenta iz arhive ili kreiranja kopija dokumenta

OWIS podržava arhiviranje predmeta i dokumenata, te stvaranja aktivne i pasivne arhive. Sistem nije ograničen tipom fajla koji se unosi i arhivira. Aktivna arhiva se stvara promjenom statusa predmeta, odnosno procesa, pri čemu sadržaj ostaje unutar istih objekata u bazi. Ovisno o pravima korisnika, tom sadržaju se i dalje može veoma brzo pristupiti i pronaći ih korištenjem standardnih modula sistema. Arhiviranje se se može izvršiti automatski na osnovu promjene statusa ili korištenjem skupa pravila koja se odrede od strane klijenta. Dokumenti koji se nalaze u Dokument menadžment modulu se mogu automatski arhivirati na osnovu datuma isticanja validnosti dokumenta koji se može predefinirati za određeni tip dokumenta ili korištenjem alternativnih pravila koji se odredi tokom izvršavanja projekta. Arhiviranje u OWIS sistemu je u potpunosti u skladu sa kacelarijskim i arhivskim poslovanjem, kao i svim podzakonskim aktima ili pravilnicima. Pristup, pretraga, vraćanje dokumenta iz arhive kao i kreiranje kopija je moguće uraditi ili odrediti ovlaštenog korisnika koji bi mogao izvršavati navedene aktivnosti.

Skeniranje i obuhvat papirnate dokumentacije

• Sustav mora omogućiti integrisani modul za skeniranje u interfejsu aplikacije za obradu zahtjeva

OWIS sistem, kroz Content integrator dio, omogućava direktno spajanje sa skenerom i pohranjivanje skeniranog fajla u željeni dokument/predmet. Na ovaj način korisnici mogu direktno sa skenera ubacivati dokumente na željenu lokaciju, koja uključuje korake u proceduri, dokumente, predmete, akcije, forme i druge.

• Sustav mora omogućiti integrisani modul za indeksiranje i podjelu dokumenata u interfejsu aplikacije za obradu zahtjeva

OWIS sistem omogućava korisnicima jednostavan i brz pristup svim parametrima opisa dokumenta koji su uneseni u sistem. Funkcionalnosti pretrage po svim upisanim podacima su implementirane kroz napredne module pretrage procesa, dokumenata, akcija, po svim parametrima koji su definisani u sistemu, kao i po parametrima koji će se naknadno definisati tokom same implementacije projekta. Ovo uključuje i sve meta-podatke kao i full text pretraživanje po tekstu dokumenta.

• Sustav mora omogućiti integraciju sa drugim sustavima za skeniranje i obradu papirnate dokumentacije

OWIS sistem posjeduje i konzolnu aplikaciju, kao i mogućnost integracije preko Web servisa sa drugim sistemima za skeniranje i obradu papirnate dokumentacije.

• Sustav mora omogućiti zaprimanje skenirane dokumentacije i pokretanje procesa obrade zahtjeva putem e-maila

OWIS sistem omogućava zaprimanje skenirane dokumentacije i pokretanje samog procesa obrade zahtjeva putem emaila.

• Sustav mora imati funkcionalnost naknadne podjele dokumenata (nekoliko dokumenata je skenirano u jedan pdf dokument te se kasnije u toku procesa taj dokument dijeli na nekoliko dokumenata)

Masovni uvoz dokumenata u sistem, ostvaruje se kombinacijom tehnika koje uključuju masovno skeniranje, procesiranje delimitera i raspodjeljivanje originalnog dokumenta u pojedinačne dokumente. Tehnologije korištene za masovni uvoz dokumenata koriste OCR tehnike i uspostavljanje strukture na osnovu koje se vrši raspoređivanje dokumenata u odvojene cjeline. Pored navedenog moguće je i ručno djeljenje pojedinačnih dokumenata.

• Sken modul mora imati funkcionalnost automatskog povezivanja dokumentacije u dosje (klijenta, računa, uposlenika, klase i dr.), a na temelju jedinstvenog ključa (npr. jmb ili ID broj firme, broj protokola i dr.)

OWIS sken modul, tj. content integrator modul aplikacije omogućava uvoz i povezivanje skenirane dokumentacije iz sken modula direktno u dosje, predmet, klijenta, računa, uposlenika, klase i dr., sadržaj ili bilo koji drugi parametar jednisvenog ključa kao što je jmb ili id broj firme ili broj protokola).

• Dokumenti koji se ispisuju iz sustava te kasnije potpisuju od strane uposlenika i klijenta moraju se po skeniranju automatski spremiti u dosje (virtualni dokument)

Na osnovu OCR tehnologija i prepoznavanja sadržaja dokjumenta OWIS omogućava da se dokumenti nakon ispisa i fitzičkog potpisa automatski uvoze prilikom skeniranja nazad u dosje u kojem se predhodno nalaze ili koji je definisan od strane korisnika sistema.

• Sustav za obradu digitaliziranih dokumenata mora omogućavati obuhvat dokumenata sa skenera i faxa

OWIS sistem omogućava preuzimanje i obuhvat dokumenata sa skenera i faxa, gdje se kroz Content Integrator modul aplikacije omogućava navedena aktivnost obuhvata dokumenta sa skenera ili/i faxa.

• Sustav za obradu digitaliziranih dokumenata mora omogućiti prepoznavanje bar-code-a.

OWIS sistem omogućava da se bar-code-ovi pročitaju sa skeniranih dokumenata, i na osnovu informacija sa bar-code izvrši automatizacija unosa i smještanja dokumenata, kao i dodavanja metapodataka o istom.

• Sustav mora biti u mogućnosti podržati centralizirana i distribuirana okruženja prihvata dokumenata.

OWIS podržava centralizirana i distribuirana okruženja prihvata dokumenata. Sami sistemi centralizacije ili distribuiranosti su u poptunosti prilagođeni potrebama klijenta i kao takvi se implementiraju u procedurama i pravilima prihvata dokumenata.

• Sustav mora omogućiti web interfejs za skeniranje dokumenata.

OWIS sistem posjeduje interfejs u sklopu grafičkog okruženja korištenja sistema koji omogućava skeniranje dokumenata. Na ovaj način, i putem TWAIN integracije je omogućen oda se dokument i slike dokumenata sa skenera direktno povlaće u sistem, i kao takve manipuliraju sa istim prije finalnog kaćenja u sistem.

• Sustav mora omogućiti automatski prijenos slika sa pripadnim indeksima u repozitorij sadržaja

OWIS nakon otvaranja i odabira opcije za skeniranje nakon samog skeniranja prenosi slike preko integracije sa skenerom u repozitorij sadržaja u kojem se rade daljnje operacije sa samim dokumentom.

• Sustav mora omogućiti eksport slika u razlicite formate, a obavezno PDF i JPEG.

Nakon obrade same slike dobivene sa skenera OWIS sistem omogućava eksport navednih slika u PDF dokument ili generisanje JPEG slike od istih. Na ovaj način je moguće daljnje distribuirati navedeni dokument ili sliku kroz OWIS sistem.

• Sustav, nakon eksporta u repozitorij, mora moći automatski pokrenuti poslovni proces (workflow).

Kao što je objašnjeno i iznad, nakon što se pokrene proces ili se sam dokument ubaci preko navedenog interfejsa u repozitorij dokumenata, moguće je definisati pravila pokretanja različitih procedura zavisno i od podataka na dokumentu pročitanih OCRom ili integrisanim čitaćem Bar codeova ili QR codeova

• Sustav, nakon eksporta u repozitorij, mora moći automatski prepoznati i pridružiti odgovarajući predefinisani životni tok (lifecycle) dokumentu.

OWIS omogućava da se na osnovu podataka sa dokumenta prepoznatih OCRom ili drugom vrstom struktuiranih vizuelnih podataka isti dokument autoamtski prepozna i pridruži odgovarajućem predefinisanom procesu ili životnom ciklusu dokumenta, koji može biti vezan za konkretnu instancu procedure ili konkretan metapodatak.

• Rad sa templejtima

OWIS sistem posjeduje mehanizme kojima se mogu definisati različite procedure, koje uključuju i procedure nastanka samog dokumenta, kao i kreiranje predložaka (template) za generisanje dokumenata u različitim formatima pri čemu se koriste i metapodaci vezani za određeni sadržaj i na osnovu čega se u procesima mogu kreirati gotovi dokumenti. OWIS sistem posjeduje mogućnost implementacije sistema predložaka koji će generisati dokumente na osnovu podataka unesenih u sistem. Definisanje predložaka se vrši kroz administratorski dio sistema.

• Sustav mora omogućiti kreiranje i održavanje repozitorija templejta

OWIS sistem omogućava da se kreira i održava repozitorij predložaka kroz administratorske module sistema, gdje se jasno mogu pregledati aktuleni kao i sve predhodne verzije predložaka sa svim informacijama nastanka i izmjene navedenih dokumenata.

• Sustav mora omogućiti generisanje templejta u MS Wordu koji se u procesu popunjavaju metapodacima iz DMS sustava i/ili iz vanjskih sustava

Kao što je i definisano iznad, OWIS u potpunosti podržava kreiranje templejta u MS Wordu i njegov import i korištenje za popunjavanjem sa podacima iz OWIS sistema i/ili sistema koji je integrisan sa OWIS sistemom kao vanjskim izvorom podataka za iste.

• Sustav mora omogućiti kreiranje dokumenata u svim fazama procesa na osnovu templejta u MS Wordu iz repozitorija templejta koji se popunjavaju metapodacima iz DMS sustava

OWIS omogućava defniciju ad hoc templejta dokumenata koji se na osnovu predloška mogu kreirati u bilo kojoj fazi procesa sa podacima i metapodacima koji su aktuelni u OWIS sistemu.

• Sustav mora omogućiti pregled templejta prije samog odabira istog

OWIS omogućava preview template-a koji se koristi prije pounjavanja i odabira istog. Navedena funkcionalnost nam omogućava da se u slučaje ne prepoznavanja naziva ili metapodataka o predlošku isti odabere na osnovu vizuelnog prikaza.

• Mogućnost popunjavanja razlicitih tipova podataka u templejtu

OWIS omogućava popunjavanje različitih tipova podataka na templejtu. Ovo uključuje sve podatke i strukture podataka koje su zavedene u OWIS sistemu, kao i sve forme i vrste podataka koji su trenutno standard.

• Sustav mora omogućiti kreiranje dokumenata iz templejta sa ili bez mogućnosti naknadne promjene dokumenta, u zavisnosti od prava korisnika

OWIS omogućava kreiranje i izmjenu dokumenata iz predloška, kao i zabranu izvršavanja navedneih akcija zavisno od prava korisnika u sistemu, kao i zavisno od stautsa ili drugih parametara sadržaja u sistemu.

• Sustav mora omogućiti kreiranje dokumenata iz templejta u MS Word i PDF formatu

OWIS omogućava generisanje predložaka koji bi bili u MS Word ili PDF formatu.

• Sustav mora omogućiti automatsku izradu PDF formata dokumenta nakon što dokument dostigne određeno stanje u workflowu / životnom ciklusu

OWIS omogućava automatizaciju na nivou kreiranja predložaka iz sistema. Ova automatizacija može uključivati i automatizaciju po statusu procedure u kojoj se nalazi sam proces u obradi.

• Za templejte mora postojati definisani poslovni proces izrade, pregleda, odobravanja i korištenja, a u skladu sa poslovnom politikom korisnika. Također svaki templejt mora imati definisana prava pristupa (neke templejte smiju koristiti svi uposlenici dok su drugi templejti namijenjeni tačno definisanom skupu korisnika)

• Mogućnost verzioniranja templejta

OWIS sistem posjeduje mehanizam verzioniranja template-ova i zaključavanja dokumenata koji omogućava izmjene i praćenje verzija dokumenta, bez mogućnosti da se tokom kolaboracije nad dokumentom kreira više bespotrebnih i nepregledanih verzija. Na ovaj način se uspostvalja jednostavan rad i saradnja na proceduri obrade pojedinog dokumenta template-a.

• Za svaki poslovni proces mora postojati jednostavni način administracije templejta koji se smiju koristiti u sklopu navedenog procesa

OWIS omogućava jednostavnu administraciju Template-ova kroz napredne mehanizme Administratorskog modula za upravljanje predlošcima.

• Kreiranje novih kao i administraciju templejta mora moći izvoditi sam korisnik, bez intervencije implementatora

OWIS omogućava jednostavnu i brzu izmjenu template-ova, kao i njenu administraciju praćenje verzija iste.

• Sustav mora omogućiti isporuku liste raspoloživih podataka koji se mogu koristiti u templejtima. Ta se lista mora moći proširiti dodatnim podacima ukoliko se za to ukaže potreba

OWIS sistem posjeduje napredne mehanizme Forms Server modula koji omogućavaju definiciju dodatnih podataka kao i podataka koji se uvoze u templateove. Forms server modul i Templateing modul u potpunosti odgovaraju navedenim zahjtevima.

Uvoz/izvoz podataka i dokumenata

• Sustav mora omogućiti uvoz dokumenata u sustav iz e-maila

Content integrator modul sistema omogućava da se izvrši uvoz dokumenata ili kompletnih podataka ili skupova podataka koji se dostavljaju mailom. Ova automatiazacija omogućava da se dokumentu ubaciju u procese, module i ostale dijelove sistema, a došli su putem emaila.

• Sustav mora omogućiti izvoz podataka i dokumenata iz sustava putem e-maila

OWIS omogućava slanje podataka i dokumenata emailom direktno

• Sustav mora omogućiti automatsko slanje dokumenata na e-mail, ftp ili neki web servis

OWIS omogućava automatsko slanje dokumenta ili podataka na e-mail, ftp ili neki web servis. Ova akcija može biti pokurenuti i inicirana iz bilo kojeg dijela OWIS sistema.

• Sustav mora omogućiti uvoz dokumenata sa nekog URL-a i/ili izvoz dokumenta na neki URL

OWIS omogućava automatski uvoz dokumenata sa nekog URI-a i/ili izvoz dokumenta na URL. Ova akcija može biti pokurenuti i inicirana iz bilo kojeg dijela OWIS sistema.

• Sustav mora omogućiti da se dokument koji se uvozi u sustav i odnosi se na pojedini dosje automatski bude spremljen u taj dosje.

OWIS omogućava da se dokument koji se uvozi u sistem i odnosi se na pojedini dosje, predmet, entitet ili sl. automatski bude spremljen u taj objekat.

• Sustav mora imati mogućnost razmjene podataka putem web servisa sa ostalim sustavima koje korisnik vec posjeduje.

OWIS sistem ima mogućnost razmjene podataka putem web servisa sa ostalim sistemima koje korisnik vec posjeduje.

• Sustav mora omogućiti kreiranje, obradu i pregled dokumenata iz drugih sustava, putem web servisa

OWIS sistem omogućava kreiranje, obradu i pregled dokumenata iz drugih sistema, putem web servisa.

• Sustav mora omogućiti uvoz dokumenata iz drugih sustava putem web servisa

OWIS sistem omogućava uvoz dokumenata iz drugih sustava putem web servisa

• Sustav mora omogućiti migraciju postojećih dokumenata iz drugih sustava

OWIS sistem omogućava migraciju postojećih dokumenata iz drugih sustava

Obrada dokumentacije

• Sustav mora omogućiti automatsku foldersku strukturu u koju se pohranjuju dokumenti, a na temelju unesenih indeksnih podataka prilikom uvoza dokumenta.

OWIS sistem u potpunosti podržava rad sa predmetima i dokumentima. Svi dokumenti vezanih za predmet su grupisani u logičke cjeline, gdje se za svaki predmet definiše period važenja istog, vezanog za kategorije registraturne građe, klasifikacione oznake ili druge definicije specifične za organizaciju. Navedena struktura omogućava da se prilikom uvoza dokumenata isti postavi prema predefinisanim pravilima i indeksnim pravilima u različite foldere.

• Sustav mora omogućiti kreiranje virtualnog dokumenata - dosjea. Sustav mora omogućiti povezivanje bilo kojeg tipa dokumenta sa dosje-om sa mogućnošcu automatskog ažuriranja verzija spojenog dokumenata kad je originalni dokument izmijenjen.

OWIS u potpunosti podržava kreiranje virtualnog dokumenata - dosjea. OWIS sistem omogućava povezivanje bilo kojeg tipa dokumenta sa dosje-om sa mogućnošcu automatskog ažuriranja verzija spojenog dokumenata kad je originalni dokument izmijenjen.

• Sustav mora omogućiti verzioniranje dosje-a.

OWIS omogućava verzioniranje bilo kojeg sadržaja u sistemu, što uključuje i verzioniranje dosje-a.

• Sustav mora imati mogućnost izrade proizvoljnih upita za pretraživanje prema svim parametrima dokumenta / dosjea

OWIS sistem omogućava izradu proizvoljnih upita koji bi za rezultat imalo izvještaj ili pregled svih dosjea koji odgovaraju uslovima pretrage. Svi podaci o dosjeu se mogu pretraživati na navedeni način.

• Sustav mora omogućiti vizualnu prezentaciju dosjea kao folderske strukture

OWIS omogućava pregled dosjea u proizvoljnim formama, koji uključuje i folderski pregled, pregled u vidu liste dokumenata, pregled u vidu dodatnih podataka.

• Sustav mora imati mogućnost izvoza rezultata pretrage u MS Excel formatu

OWIS sistem posjeduje integrisan sistem izvještavanja opisan u poglavlju 2.4. Izvještavanje i pretraga. Sve zahtjevane funkcionalnosti su u potpunosti podržane kroz navedene module. OWIS sistem omogućava eksport izvještaja u Microsoft Word, Microsoft Excel i Portable Document Format (PDF) format.

Export izvještaja

• Sustav mora omogućiti slanje e-mail poruke korisniku kada u sustavu dobije zadatak. Email poruka mora imati odgovarajuću poruku u kojoj se detaljno opisuje zadatak koji je korisnik dobio

Pored on-site i desktop notifikacija, korisnici sistema također imaju dostupnu funkcionalnost

obavještavanja putem email-a pri svakom delegiranju, ali i ako se desi bilo kakvo postupanje po

predmetu u kojem učestvuju. Sadržaj notifikacijskog mail-a, kao i postavke kada se šalje, moguće je

modificirati.

Primjer email notifikacije iz OWIS sistema

• Sustav mora imati mogućnost izrade dopisa na temelju templejta koje korisnik može sam dodavati i uređivati bez intervencija implementatora sustava.

OWIS omogućava korisniku da izradi dopis na temelju predloška/templejta koji se mogu dodavati i od strane korisnika sistema kroz module za definiciju templejta bez intervencija implementatora sistema.

• Dopisi vezani uz pojedini dosje moraju se automatski spremati u dosje

OWIS omogućava vezivanje dokumenata i dopisa u dosjea a sve u skladu sa pravilima i procedurama koje će se definisati za JP Ceste Federacije BiH.

• Sustav mora omogućiti izradu veza između bilo koja dva dokumenta.

OWIS omogućava vezivanje bilo koja dva dokumenta kroz postojeće veze predmeta, dosjea ili lista dokumenata, do kreiranja ad hoc veza dokumenata i predmeta.

• Sustav mora omogućiti dodavanje neograničenog broja napomena na dokument / dosje. Te napomene moraju biti spremljene zajedno sa dokumentom (vezane na dokument) te moraju sa njim "putovati" kroz proces.

OWIS omogućava dodavanje neograničenog broja napomena na dokument / dosje. Te napomene su spremljene zajedno sa dokumentom (vezane na dokument) te se sa njim distribuiraju kroz proces.

• Sustav mora omogućiti implementaciju različitih poslovnih procesa

OWIS sistem koristi vlastite alate za kreiranje poslovnih procesa (Workflow dizajner) i formi sa

metapodacima (Forms Server) koji karakteriše visok nivo fleksibilnosti. Kreiranje novih poslovnih

procesa, kao i bilo kakve izmjene na već implementiranim procesima, moguće je vršiti u realnom

vremenu i bez prekida rada sistema. Budući da su pomenuti alati dio aplikacije kao zasebni moduli

predviđeni za administraciju samog sistema, OWIS omogućava osoblju klijenta samostalan rad. OWIS

nije ograničen na broju različitih poslovnih procesa.

• Sustav mora biti koncipiran na način da kasnije dogradnje sustava sa novim poslovnim procesima ne zahtijevaju izradu dodatnih aplikacija. Svi poslovni procesi moraju biti implementirani kroz jedinstveni korisnički interfejs.

OWIS sistem koristi vlastite alate za kreiranje poslovnih procesa (Workflow dizajner) i formi sa

metapodacima (Forms Server) koji karakteriše visok nivo fleksibilnosti. Kreiranje novih poslovnih

procesa, kao i bilo kakve izmjene na već implementiranim procesima, moguće je vršiti u realnom

vremenu i bez prekida rada sistema. Budući da su pomenuti alati dio aplikacije kao zasebni moduli

predviđeni za administraciju samog sistema, OWIS omogućava osoblju klijenta samostalan rad. OWIS

nije ograničen na broju različitih poslovnih procesa. Svi poslovni procesi ne zahtjevaju doradu aplikacije.

Svi poslovni procesi u OWIS sistemu su implementirani kroz jedinstevni korisnički interfejs.

• Poslovni procesi implementirani kroz sustav moraju omogućavati interakciju sa korisnikom sustava, drugim IT sustavima korisnika te izvršavanje automatskih aktivnosti.

OWIS sistem u srži sadrži Workflow management modul koji vrši interakciju sa korisnikom sistema, ali i sa drugim IT sistemima korisnika, i omogućava izvršavanje proizvoljnih operacija i aktivnosti u svim koracima procesa.

• Sustav mora osigurati da korisnik, bez kodiranja, može definisati minimalni postotak odobrenosti nekog dokumenta, a koji je dovoljan da se dokument smatra odobrenim (ukoliko se radi o većem broju odobravatelja)

OWIS sistem omogućava da se definiše procedura koja bi na osnovu definicije postotka odobravanja, tj. Broja odobravanja automatski dokument smatrala odabranim. Navedena procedura se kontroliše i konfiguriše kroz administratorske module sistema.

• Korisnički interfejs sustava bi optimalno trebao što više ličiti na, većini korisnika poznate, MS Office alate kako bi vrijeme učenja i prilagodbe na rad sa novim sustavom bilo što kraće.

OWIS sistem posjeduje jednostavno i pregledno sučelje. Kroz niz implementacija u BiH smo uspjeli prilagoditi sistem korisniku, tako da više hiljada korisnika koji koriste OWIS svakodnevno što jednostavnije izvršava svoje zadatke u sistemu. Samo korisničko sučelje je u potpunosti prilagođeno korisnicima u BiH sa svim jezičkim varijantama, kao i semantikom samog rješenja.

• Sustav mora omogućiti naručitelju jednostavnu administraciju metapodataka prema kojima je moguće provoditi pretraživanje (bez dodatnog kodiranja).

OWIS sistem posjeduje module Forms Servera opisane u predhodnim poglavljima koji omogućuju korisnicima sistema jednostavnu administraciju formi i metapodataka, gdje se nakon same definicije forme, u naprednu pretragu rješenja automatski integrišu navedena polja bez potrebe za dodatnim kodiranjem ili naprednim znanjem rada na računaru.

• Sustav mora imati jednostavni interfejs za izradu formi za unos i ažuriranje podataka (drag 'n' drop).

Sistem posjeduje i Forms designer koji služi za kreiranje cjelovitih formi koje se koriste u poslovanju i sa različitim tipovima polja poput drop-down menija sa šifrarnicima, check-box poljima, datumima ili jednostavnim, tekstualnim poljima. Sav rad u navedenom dizajneru je na principu drag 'n' dropa. Na ovaj način je moguće kreirati gotovo neograničen broj malih baza podataka koje dozvoljavaju prikupljanje različite tipove podataka za različite entitete u sistemu.

Forms Designer – Primjer kreirane forme sa podacima

• Sustav mora omogućiti različite forme za unos i ažuriranje podataka u zavisnosti o korisničkoj ulozi i fazi procesa.

Dinamički kreirane forme možemo pripajati različitim cjelinama u bazi i na taj način odrediti kada će koja forma biti dostupna. Na ovaj način je omogućen unos i ažuriranje podataka zavisno o korisničkoj ulozi ili fazi procesa.

• Sustav mora omogućiti opciju prikaza sadržaja dokumenta i metapodataka istovremeno na ekranu

OWIS sistem omogućava prikaz sadržaja dokumenta i metapodataka istovremeno na ekranu. Prilikom izvršavanja pojedinih postupanja, OWIS omogućava da se ekran podjeli na dva dijela, gdje u desnom dijelu ekrana se nalazi pregled dokumenta dok s lijeve strane se popunjavaju metapodaci karakteristični za trenutno postupanje. Na narednoj slici možemo vidjeti primjer navedenog.

• Sustav mora imati mogućnost izrade brojača dokumenata koji se koriste na pojedinim poslovnim procesima. Sustav mora omogućiti naručitelju jednostavnu izradu i ažuriranje postojećih brojača

OWIS sistem posjeduje brojače dokumenata koji se koriste u poslovnim procesima, a sve prema potrebama klijenta, kao i potrebama zakona i regulativa koje su trenutno na snazi. Kao što je navedeno i u predhodnim poglavljima omogućeno je kreiranje brojača za standardne grupe predmeta, knjige, podbrojeve u predmetima, interne dostavne knjige i dr. Pored navedenog moguće je definisati i dodatne brojače koji bi se konfigurisali i vezali za pojedini sadržaj ili tip sadržaja u sistemu.

• Brojač mora imati funkcionalnost automatskog vraćanja brojača početkom svake godine (npr. broja ulazne pošte)

OWIS sistem posjeduje funkcionalnost automatskog vraćanja brojača početkom svake godine.

• Sustav mora omogućiti ručnu ili automatsku definiciju rokova izrade pojedinih zadataka

OWIS sistem omogućava definiciju automatskih ili korisnički definisanih rokova za izvršavanje pojedinih zadataka. Navedne funkcionalnosti omogućavaju da se tokom definisanja procedure odrede automatski rokovi, ili da se tokom izvršavanja iste omogući korisnicima definicija rokova za izradu pojedinih zadataka.

• Sustav mora omogući izradu podsjetnika (reminder) za svaki zadatak

OWIS omogućava izradu podsjetnika za svaku vrstu postupanja, kao i za različite nivoe korisnika. Navedeni podsjetnici mogu biti kreirani ad hoc ili unaprijed definisani od strane Vlasnika procesa.

• Sustav mora imati mogućnost eskalacije ukoliko pojedini uposlenik nije odradio zadatak u roku

OWIS sistem posjeduje mogućnosti obavještavanja korisnika o isteku roka za neki zadatak. Konkretno je moguće pored pop up i sistemskih notifikacija, izvršiti i definiciju slanja emailova obavještanje kao i dodatnih vizuelnih oznaka u slučaju isteka roka.

• Sustav mora imati mogućnost odabira zamjene u slučaju kad je određeni korisnik odsutan (bolest, godišnji odmor, službeni put)

OWIS sistem omogućava prenos prava pristupa predmetima i dokumentima u vremenskom intervalu, gdje je svakom korisniku omogućeno kroz korisničke postavke da dodjeli drugom korisniku sistema pristup svojim predmetima i dokumentima. Ovaj prenos se izvršava u vremenskom periodu, te je moguće i brisati pojedina prava, kao i definisati samo dio prava koja se prenose. Svi zapisi vezani za navedene prenose se logiraju u sistemu, što omogućava veću transparentnost korištenja sistema.

Prenos prava pristupa sistemu

• Sustav mora imati mogućnost višestrukog odobravanja dokumenta (više korisnika istovremeno odobrava jedan dokument)

OWIS kroz mehanizme paralelnih procedura omogućava definiciju procedure gdje bi više korisnika izvršavalo odobravanje pojedinog dokumenta u isto vrijeme.

• Sustav mora imati mogućnost delegiranja zadatka (ukoliko korisnik dobije zadatak koji se ne odnosi na njega)

OWIS sistem omogućava presigniranje zadataka ukoliko dobije zadatak koji se ne odnosi na njega, sa jasno definisanim pravima i mogućnostima da se izvrši navedeni prenos. Pored navedenog moguće je definisati i osobe koje bi se obavještavale u slučaju navedene akcije u sistemu.

• Zavisno o poslovnom procesu mora postojati mogućnost definisanja skupa korisnika i grupa koji se mogu nalaziti u pojedinoj ulozi na navedenom procesu

OWIS sistem u potpunosti omogućava kreiranje skupa korisnika ili grupa koji se mogu nalaziti u pojedinoj ulozi u navedenom procesu. Detaljan opis navedenih akcija je opisan u administratorskom dijelu ovog dokumenta.

• Sustav mora omogućiti naručitelju jednostavnu administraciju šifrarnika putem web interfejsa

Kroz administratorske module sistema, omogućeno je da naručitelj izmjeni šifarnike u sistemu, i sve se izvršava kroz web interfejs sistema.

• Šifrarnici se mogu "puniti" ručno, upitom na bazu, sinhronizovano se s vanjskim sustavom preko periodičkih procedura

OWIS sistem omogućava punjenje i ažuriranje vanjskih šifarnika sa šifarnicima u OWIS sistemu putem periodičkih procedura koje se mogu definisati na platformi baze podataka.

• Sustav mora omogućiti izradu templejta dosjea (templejt je virtuelni dokument sa strukturom)

OWIS omogućava izradu templejta dosjea, što omogućava definiciju strukture virtuelnog dokumenta u sistemu od strane administratora sistema ili naprednih korisnika.

• Sustav mora imati mogućnost filtriranih šifrarnika (kaskadiranje) - odabir u jednom filtrira mogućnost odabira u drugom

OWIS sistem omogućava filtriranje šifarnika na osnovu uslova označenog šifarnika prije, na ovaj način se kreiraju kaskadni šifarnici koji onemogućavaju greške prilikom unosa podataka u sistem.

• Sustav mora omogućiti implementaciju raznih izvještaja u sklopu jedinstvenog interfejsa sustava

Jedan od osnovnih ciljeva svakog informacionog sistema, pa tako i ovog, je da u krajnjoj instanci pruži relevantne sumarne informacije u formi izvještaja. Sam proces prikupljanja i kreiranja izvještaja iziskuje pregledanje i sistematiziranje velikog broja podataka, što je nerijetko spor, dugotrajan proces koji za posljedicu ima nepotrebno gubljenje vremena. OWIS posjeduje ugrađenu sopstvenu tehnologiju za izradu izvještaja koju smo intenzivno koristili u dosadašnjim projektima u čijoj smo izgradnji učestvovali.

Izvještavanje u sistemu.

• Sustav mora podržati single sign on i integraciju sa postojećim Active directorijem

OWIS omogućava autentifikaciju pomoću integracije sa Microsoft aktivnim direktorijem čime se ostvaruje single sign-on funkcionalnost, koja omogućava autentifikaciju korisnika koji su prijavljeni na radnu stanicu preko domenskog naloga automatski bez unosa OWIS korisničkog imena ili šifre.

• Ukoliko se pojedini korisnik nalazi u više uloga na dokumentu tada je njegov skup raspoloživih opcija nad dokumentom jednak uniji akcija pojedine uloge

OWIS sistem prilikom postavke korisnika u više korisničkih grupa, sastavlja sva njegova prava u jednog korisnika, i samim tim njegove opcije u sistemu postaju unija svih opcija svih korisničkih uloga u kojima se korisnik nalazi.

• Sustav mora osigurati da su sve akcije koje korisnik ima u meniju nekog dokumenta ujedno i akcije koje korisnik smije pokrenuti na dokumentu.

OWIS posjeduje napredni mehanizam definicije prava akcija, gdje je onemogućen neovlašteni pristup sadržaju kao i neovlašteno izvršavanje akcija za korisnike koji nemaju navedena prava.

• Sustav mora podržavati upravljanje izmjenama i kontrolu nad verzijama svih dokumenata i bilježenje svih aktivnosti koja se dogadaju u sustav tokom korištenja istog (Auditing).

OWIS sistem vrši praćenje aktivnosti u radu sa sistemom korištenjem internih mehanizama kao i

audit mehanizama serverske infrastrukture. Praćenje aktivnosti i administracija istih vrši se putem

administratoskog modula. Sve aktivnosti u sistemu, uključujući i upravljanje izmjenama i kontrolu nad

verzijama svih dokumenata i bilježenje svih aktivnosti koja se događaju u sistemu tokom korištenja istog.

• Sustav mora imati funkcionalnost automatskog generisanja brojeva predmeta i akata

OWIS posjeduje sistem za automatsko određivanje brojeva predmeta i akata. Određivanje broja predmeta (oznake) koji se zaprimaju u rad, može se vršiti prema postojećoj regulativi (broj odjela, klasifikacije, redni broj i godina) pri čemu je također moguće definisanje izgleda košuljice predmeta koja se treba štampati. Definisanje broja predmeta (oznake) može se prilagoditi internim pravilima klijenta. Pored navedenog moguće je pratiti i podbrojeve predmeta, kao i generisanje brojeva istih.

• Klasifikacija predmeta i akata u skladu sa klasifikacijom propisanom Uputstvom o kancelarijskom poslovanju

OWIS sistem u potpunosti podržava defniciju klasifikacija prema porpisanom Uputstvu o kancelarijskom poslovanju. Navedene klasifikacija sadrže i informacije iz liste registraturne građe vezane za rokove čuvanja, što za rezultat ima sistem spreman za arhiviranje i praćenje arhiviranja dokumenata u organizaciji.

• Štampanje omota predmeta i djelovodnika

Pošto po trenutnoj zakonskoj regulativi, postoji potreba da svako postupanje prati fizički dokument (hard-copy), putem sistema omogućeno je štampanje tragova o pojedinim postupanjima (košuljice, prijemnice, elektronski formulari).

Štampanje djelovodnika

Otprema pošte

• Modul za podršku otpremi dokumentacije poštom

OWIS sistem prilikom otpreme pošte u predmetima, omogućava definiciju pravila i formi podataka koji bi bili podrška procesu otpreme pošte . Navedene forme omogućavaju definiciju polja vezanih za informacije o otpremi, podbroju, adresi, kao i definicije R brojeva i organizaciju posla u skladu sa potrebama lokalne pošte kako s ne bi prepisivali brojevi pošte koji su obezbjeđeni od strane lokalne pošte.

• Ispis koverte i povratnice

OWIS omogućava ispis koverte i povratnice iz sistema, na način da se definisana adresa od strane obrađivača predmeta automatski aplicira na navedene forme.

• Mogućnost slanja dokumenta na nekoliko adresa istovremeno (ispis nekoliko koverti i povratnica).

OWIS podržava više primatelja pošte po pojedinom dokumentu, i samim tim i ispis višestrukih koverti i povratnica.

• Sustav mora pohraniti informacije o tome kome i kada je dokument poslan.

OWIS pohranjuje sve informacije o tome kome i kada je dokument poslan, i u skladu s kancelarijskim poslovanjem te iste informacije prikazuje na knjigama djelvodonika ili drugim izvještajima koji su potrebni klijentu.

• Sustav mora imati mogucnost izrade knjige otpreme za dan.

OWIS posjeduje mogućnost izrade knjige otpreme za dan. Navedena knjiga može koristiti za jednostavniju komunikaciju sa kompanijom koja distribuira poštu za klijenta, kao i za interne potrebe pregleda i evidencije.

• Sustav mora omoguciti skeniranje i automatsku pohranu povratnice izrađene u sustavu u dosje klijenta bez dodatnih indeksiranja i intervencije korisnika.

OWIS sistem omogućava da se prilikom generisanja Opremnice iz sistema automatski na nju aplicira bar code dosjea/predmeta i gdje je moguće nakontoga jendostavnim skeniranjem otpremnice, bez dodatnih intervencija istu priložiti uz dosje u kojem je nastala.

Pretraživanje i izvještavanje (potrebno je uključiti do 10 izvještaja)

• Napredno pretraživanje

OWIS sistem omogućava korisnicima jednostavan i brz pristup svim parametrima opisa dokumenta koji su uneseni u sistem. Funkcionalnosti pretrage po svim upisanim podacima su implementirane kroz brzu pretragu (Quick Search) unutar modula Predmeti, ali i kroz napredne module pretrage (Advanced Search) procesa, dokumenata, akcija, po svim parametrima koji su definisani u sistemu, kao i po parametrima koji će se naknadno definisati tokom same implementacije projekta. Ovo uključuje sve meta-podatke koji su neograničeni i kreiraju se kroz Forms Server, kao i full text pretraživanje po tekstu dokumenta što svakako omogućava pretragu unutar zahtjevanih 60 sekundi. Full Text pretraga implementirana je putem FileStream opcije MS SQL Servera. Opcija FileStream pohranjuje same dokumente na file sistem, dok indeks dokumenata čuva u tabelama baze podataka. Dodatno, sistem podržava i alternativne repozitorije pohrane podataka pri čemu se integriše sa nativnim servisima za Full Text indeksiranje.

Modul Napredna pretraga

• Spremanje parametara pretrage

OWIS sistem omogućava da se rezultati i parametri pretrage spase kako bi se istim pristupilo u jednakim periodima. Parametre pregrage je moguće spasiti jednostavnim klikom na dugme, spasi parametre pretrage koje se nalazi na naprednoj pretrazi.

• Sortiranje i filtriranje rezultata pretrage

OWIS omogućava sortiranje i filtriranje rezultata pretrage na način da je moguće sve filtrirati po svim pretraživim poljima, ili uključiti ili isključiti pojedine kolone rezultata radi jednostavnijeg pregleda.

• Izvoz rezultata pretrage u (xls,xlsx,pdf)

OWIS omogućava ispis i izvoz rezultata pretrage u xls, xlsx, word ili pdf format radi daljnje obrade od strane uposlenika.

Administracija i sigurnost

• Modul za administraciju

OWIS sistem posjeduje napredni modul za administraciju koji je detaljnije opisan u predhodnom poglavlju ovog dokumenta. Navedeni moduli omogućavaju administratorima sistem da u potpunosti vrše izmjene svih funkcionalnosti sistema kroz grafičko okruženje bez potrebe za naprednim programiranjem.

• Mogućnost korisničkog administriranja sustava putem jedinstvenog interfejsa

OWIS sistem omogućava administratorima kompletnu administraciju sistema putem jedinstvenog korisničkog interfejsa. Navedeni moduli su web bazirani i kao takvi su dio sistema.

• Administracija tipova objekata, vrsta dokumenata i meta podataka

OWIS sistem omogućava kompletnu administraciju svih tipova objekata, vrste dokumenata kao i svih metapodataka, kao što je i opisano u administratorskim modulima. Navedene izmjene se sve vrše kroz web sučelje OWIS sistema.

• Administracija korisnika, korisničkih uloga i grupa

Administracija korisnika sistema je predviđena u zasebnom administratorskom modulu Korisnici

gdje se kreiraju novi korisnici i modificiraju podaci i Prava postojećih korisnika. U tom dijelu se, između

ostalog, nalaze i sigurni mehanizmi za kontrolu korisnika poput lozinki korisnika te konfiguriše

sinhronizacija sa Active Directorijem ukoliko je izvršena integracija na tom nivou. Korisnici pristupaju

aplikaciji u skladu sa onim pravama koje su im dodijeljene pomenutom modulu. Ti nivoi prava uključuju,

pored ostalih, pripadanje određenoj grupi korisnika, organizacijskoj jedinici, prava na kreiranje,

editovanje, pregled i brisanje sadržaja. Detaljno objašnjenje specifikacije prava nalazi se u poglavlju

Administratorski moduli ovog dokumenta.

• Administracija poslovnih pravila i procesa

OWIS sistem posjeduje napredni dizajner procesa koji omogućava administratorima sistema da jednostavno i brzo vrše sve napredne izmjene i definiciju poslovnih pravila i procesa.

Workflow Designer - Primjer kreirane procedure Ulazna faktura

Worfklow Designer olakšava preslikavanje organizacijske strukture i implementaciju onakvog procesa kakav je u realnom okruženju. Uz pomoć Workflow designera moguće je vrlo brzo kreirati kompletan process sa svim učesnicima. • Administracija šifrarnika i templejta

OWIS sistem u potpunosti omogućava administratorima administraciju šifarnika i templejta. Svaki templejt ili šifarnik u OWIS sistemu se nalazi konfigurabilan u administratorskim modulima i kao takvi su izmjenjivi od strane korisnika sistema.

• Sigurnost i prava i • Autentifikacija svih korisnika

OWIS omogućava autentifikaciju pomoću integracije sa Microsoft aktivnim direktorijem čime se ostvaruje single sign-on funkcionalnost, koja omogućava autentifikaciju korisnika koji su prijavljeni na radnu stanicu preko domenskog naloga automatski bez unosa OWIS korisničkog imena ili šifre.

Pristup dokumentima se određuje putem korisničkih ovlaštenja koje se dodjeljuju na nivou korisnika ili korisničke grupe, te ih administrator može mijenjati u bilo kojem trenutku.

Prava korisnika na dokumentu

Postupanja na dokumentu se čuvaju u bazi za svaki dokument, a moguće ih je i provjeriti i kroz samu aplikaciju u podacima o dokumentu.

Log sa postupanjima na dokumentu

Takođe, OWIS sistem omogućava autentifikaciju pomoću smart kartica (korištenjem certifikata) sa integracijom sa domenskim direktorijem. Na ovaj način moguće je kroz sistemske postavke definisati Certification authority, što kroz mehanizme digitalnog potpisa koje su dostupne u sistemu omogućava uz PKI, digitalno potpisivanja dokumenata i zapisa kroz sam rad u sistemu. Na ovaj način arhiviranje i čuvanje dokumenata i originala dokumenata je u potpunosti u skladu s zakonskom regulativom.

OWIS sistem u potpunosti vrši kontrolu prava i pristpa sistemu kroz mehanizme administratorskih modula kao i platformske funkcionalnosti istog.

• Kompleksni nivoi pristupa i ovlaštenja za rad

OWIS omogućava definiciju kompleksnih pristupa i ovlaštenja za rad koji se mogu granulirati do pojedine osobe ili pojedinog obrađivača, gdje se takvoj ulogi ili obrađivaču dodjeli samo određeni set podataka ili postupanja u sistemu.

• Dinamička prava pristupa zavisno o fazi procesa

OWIS sistem omogućava da se prava slijedeće osobe u procesu računaju dinamički zavisno od faze procesa ili samog hijerarhijskog nivoa u kojem se proces nalazi.

• Detaljan audit trail (zapis aktivnosti)

OWIS sistem vrši praćenje aktivnosti u radu sa sistemom korištenjem internih mehanizama kao i

audit mehanizama serverske infrastrukture. Praćenje aktivnosti i administracija istih vrši se putem

administratoskog modula.