FAKTA OM SYDDJURS KOMMUNE Syddjurs Kommune ligger i Region Midtjylland og er en sammenlæg-ning af de tidligere kommuner Ebeltoft, Midtdjurs, Rosenholm og Rønde som led i Kommunal- reformen i 2007. I dag har kommu-nen et befolkningstal på 42.021 (2017) og ca. 3.200 fastansatte medarbejdere.Syddjurs Kommunes digitalise-ringsstrategi har især haft fokus på automatisering og genbrug af data, konceptudvikling og drift af forandringsprojekter. Der har betydet en frontløberstatus på digitaliseringsfeltet i den offentlige sektor på både udviklings-og driftsområdet.

SVÆRVÆGTER SÆTTER FOR ALVOR FART PÅ DIGITALISERING

KUNDECASE

Syddjurs Kommune er blandt de kommuner, der ofte nævnes, når talen falder på de digitale sværvægtere. Digitalisering er i stigende grad en integreret del af kommunens opgave- løsning. Men ingen roser uden torne; heller ikke for Syddjurs Kommune, som selv med intern udviklingskraft – eller måske endda netop på grund af den – har erfaret, hvor afhængige de er af at kunne procesbeskrive digitaliseringsløsninger rigtigt. Med indføringen af DCR-grafer har kom-munen fået et værktøj, der for alvor vil sætte turbo på digitaliseringen.

Syddjurs Kommune har i flere år priori- teret digitalisering som et centralt ele-ment i deres administration og har også markeret sig i det Offentlige Digitalise- ringsfællesskab (OS2), hvor de bl.a. har deltaget i udviklingen af et fælles indbe-retningssystem. Afdelingsleder i digitalise- ringsafdelingen, Jon Badstue Pedersen, beskriver Syddjurs som en proaktiv og fremadskuende kommune, der har fokus på digitalisering:

”Digitalisering står højt på agendaen hos Syddjurs Kommune. Ikke fordi alt skal digitaliseres, men fordi digitalisering af arbejdsprocesser og digitale værktøjer er en stor hjælp mod bedre målopfyldelse.”

Syddjurs’ fokus på digitalisering af de kommunale opgaver er ikke kommet ud af det blå. Med 400 forskellige it-systemer; tunge administrative opgaver, der kan udføres på mange måder, og som ofte går på tværs af kommunens områder og over til andre instanser; mange regler og love, der skal overholdes, og med mange interessenter, er det ingen let opgave, som kommunen står med. Det er en kompleks verden, kommunerne skal agere i.

”De fleste kan nok godt forstå, at man ikke kommer langt med digitalisering af noget som helst, hvis man ikke kan beskrive præcist, hvad der skal ske. Og dét er ingen nem sag at skabe sig et brugbart overblik. At skulle beskrive det hele fyldestgørende kan give selv den bedste grå hår i hovedet. Vores store erfaring med digitalisering og it-projekter

DCRgraphs.com

har med al tydelighed vist os behovet for en ny måde at skabe os overblik på, så vi kan håndtere de komplekse processer,” fortæller Jon Badstue.

REELT EN UMULIG OPGAVEKortlægning af processer er en forudsætning for at kunne digitalisere. De fleste, der har arbejdet med de traditionelle måder at kortlægge processer på, ved, hvor besværligt det kan være at beskrive alle de muligheder, der er for en arbejdsgangs gennemførsel. Tidligere blev arbejdspro-cesserne i Syddjurs beskrevet i programmer som Excel, Powerpoint og Visio.

”Det havde den slagside, at vi kun fik beskrevet 50 pct. af arbejdsprocesserne i en konkret opgaveløsning. Alle, der har prøvet at tegne workflows op, ved, at det er en umulig opgave at få optegnet samtlige udfaldsrum. Det betød, at vi havde den samme samtale med afdelingerne eller it-ud-viklerne igen et halvt år senere,” fortæller Jon Badstue og fortsætter:

”Udfordringen ved at bruge de ovennævnte programmer er, at det kun er praktisk muligt at beskrive den såkaldte

’happy path’ – den optimale arbejdsproces – og ikke alle de muligheder, der reelt er for at gennemføre en opgave. Det skaber grobund for misforståelser og forringer kvali- teten og brugbarheden af den endelige digitaliserings- løsning.”

I Syddjurs Kommune var udfordringen derfor at finde en måde at beskrive komplekse processer på uden at miste overblikket og samtidig sikre, at alle forhold var med.

WORKFLOWMAPPING SAT PÅ SPIDSENAt den normale metode til workflowmapping er svær at arbejde med i en kompleks verden, måtte digitaliserings- afdelingen sande, da de blev udsat for et simpelt eksperi- ment. Opdelt i grupper skulle de hver især tegne work-flows baseret på en tekst til et lovregulativ. En ganske praksisnær opgave.

”Vi gjorde, som vi plejer, og regnede med, at begge grupper ville nå til samme konklusion for, hvordan opgaven skulle gennemføres. Men vi blev særdeles overraskede, da vi opdagede, at vi havde tegnet to meget forskellige work-flows. Forskellen viste os med al tydelighed, hvor nemt det er at nå til vidt forskellige konklusioner, når man bruger almindelig workflowmapping. Det er ganske tankevæk-kende og lidt uhyggeligt, at vi kunne komme frem til to så forskellige resultater. Det viste os bare, hvor mange fejlmarginer, der er ved at bruge gammeldags workflow-metoder,” fortæller Heidi Søndergaard Huber, der er digi-taliseringskonsulent i kommunen.

Den store forskel fremhævede, hvor utrolig svært det er at beskrive meget komplekse processer – for slet ikke at tale om at sætte strøm til dem. Som Heidi siger: ”Det bliver meget hurtigt meget komplekst.”

I traditionel workflowmapping står valget mellem pest eller kolera: Enten forsøger man at beskrive alle muligheder fra en opgaves begyndelse til dens afslutning. Og det er en umulig opgave. Eller så opgiver man fornuftigt nok på forhånd og nøjes med at beskrive den optimale opgavel- øsning; den såkaldte happy-path. Som på ingen måde dækker de mange andre måder, en opgave også kan løses på.

”Gennem brugen af DCR-grafer er vi gået fra en 50 %

afdækning af arbejdsgangene til at kunne afdække det meste.

Udover at det sikrer, at vi handler i overensstemmelse

med de regler og love, som vi skal følge, så giver det os også et ekstremt stærkt grundlag til at forklare, hvad en evt. digitali-

seringsløsning skal kunne,”

”Det lille eksperiment åbnede virkelig vores øjne for for-skellen på gammeldags workflowmapping og Exformatics DCR-teknologi, som favner alle de aspekter, vi skal tage højde for, når vi skal sætte strøm til arbejdsprocesser, der skal kunne gennemføres på en dynamisk måde,” siger Heidi Søndergaard Huber.

FARVEL TIL UOVERSKUELIGHED, (MIS-)FORTOLKNINGER OG SNÆRENDE BÅNDI Exformatics Dynamic Condition Response grafer, og DCR-grafer, har kommunen fundet et procesværktøj, der rent faktisk gør det muligt på en enkel måde at beskrive arbejdsgange fra start til slut, og som procesunderstøtter kompleksiteten i de mange mulige måder, arbejdsgange reelt kan udføres på.

Dynamic Condition Response eller DCR er et procesværk-tøj, der giver overblik. DCR giver et overblik over alle ud-faldsrum i en proces i én og samme visning. I stedet for den traditionelle og uoverskuelige workflowmapping, sæt-ter man regler op, der tager højde for lovgivning, compli-ancekrav, forretningsprocesser og ressourcer.

Og man involverer de kommende brugere. Før – og ikke efter – workflowet implementeres i et it-system. Det bety-der, at brugerne kan simulere en opgaves gennemførelse og dermed se, om det hele hænger sammen, at man har de rigtige godkendelsesprocedurer på plads, får sat de rette brugere ind, overholder reglerne og at opgaven rent faktisk kan nå i mål. Samt at målet reelt er det mål, man ønsker at nå.

”En stor gevinst ved DCR er, at det sikrer, at man har fokus på det reelle mål for en arbejdsgang. Det lyder måske helt fjollet, men da vi testede én af vores processer af, fandt vi ud af, at målet for en opgave var, at der blev skrevet et notat til én af kommunens afdelingsledere. Ikke en løsning

på den konkrete sag, som målet jo rent faktisk er,” fortæller Heidi Huber om et eksempel fra et af områderne, hvor de trykprøvede processen fra en sags start til dens afslutning.

TRYKPRØVER ARBEJDSGANGE OG FÅR FULDT OVERBLIKDen oplevelse har fået Syddjurs Kommune til at gå i gang med at trykprøve deres arbejdsgange ud fra de pågæld-ende lovkrav og regulativer i enkelte afdelinger, som et pilotprojekt. Ved at bruge DCR’s såkaldte deklarative metode, som beskriver regler fremfor faste ruter, bliver det nemmere at tegne processer op fra start til ønsket slut-mål og derefter simulere processen for at se, om det hele hænger sammen. Konkret har Syddjurs Kommune brugt DCR-graferne til at simulere arbejdsgangene i forbindelse med lovændringer for at se, hvordan ændringerne påvirker selve sagsbehandlingsprocessen.

”Gennem brugen af DCR-grafer er vi gået fra en 50 pct. afdækning af arbejdsgangene til at kunne afdække det meste. Udover at det sikrer, at vi handler i fuldstændig

”Værktøjet vil i den grad forbedre vores procesimplementering og leverandørdialog. DCR er et funktionelt dialogværktøj, der giver os en meget bedre forståelse af elementerne i de

opgaver, vi skal løse, og holder os fast på det ønskede slutmål”

overensstemmelse med de regler og love, som vi skal følge, så giver det os også et ekstremt stærkt grundlag til at forklare, hvad en eventuel digitaliseringsløsning skal kunne,” fortæller Jon Badstue.

SLUT MED FEJLFORTOLKEDE KRAVSPECIFIKATIONERKravspecifikationer er erfaringsmæssigt åbne for fortolk- ning. En mærkbar fordel ved at bruge DCR er, at det understøtter kommunens kravspecifikationer, når de skal overlevere en opgave til den interne udviklingsafdeling eller en ekstern it-leverandør og de får langt større sikkerhed for, at der bliver udviklet rigtigt første gang.

”Værktøjet vil i den grad forbedre vores procesimplemen-tering og leverandørdialog. DCR er et funktionelt dialog-værktøj, der giver os en meget bedre forståelse af element- erne i de opgaver, vi skal løse, og holder os fast på det ønskede slutmål. Det vil i høj grad sikre, at leverandørne af it-løsningerne leverer det rigtige til os,” fortæller Heidi Søndergaard Huber og fortsætter: ”Tidligere har kravspeci-fikationer kunnet lede til mange misforståelser, og det betyder forsinkelser, som i sidste ende kan være dyre at rette op på.”

Med DCR samles al viden og alle beskrivelser om en pro-ces ét sted, hvilket gør videreformidling meget nemmere. I princippet kan materialet direkte anvendes til undervisning af slutbrugerne. Samtidigt kan kommunen til hver en tid gå tilbage i historikken og se på tidligere iterationer, og se hvordan processen har udviklet sig.

FREMTIDEN I SYDDJURS KOMMUNEKommunen har foreløbigt implementeret DCR i digitalise- ringsafdelingen og indledt projekter i både personale- og familieområdet. I begge områder har man indtil nu primært brugt DCR som et refleksionsmiddel og haft gode erfa-ringer med det. Forventningen til fremtiden er, at man kan indføre DCR som samlet procesværktøj ude i de forskel-lige områder i kommunen.

Syddjurs Kommune har mange digitaliseringsprojekter foran sig, og man arbejder med at koble DCR-graferne direkte sammen med deres integrationsplatform og den samlede automatiseringsarkitektur.

Når processerne er beskrevet i DCR grafer kan de digi-taliseres automatisk ved at anvende et DCR understøttet IT-system (f.eks. et ESDH system), som kan afvikle de beskrevne processer og opgaver direkte uden program-mering. Man behøver ikke investere i et nyt IT-system, idet man kan udvide eksisterende systemer til at understøtte DCR grafer. Fordelen er, at man sikrer en hurtigere og billigere digitalisering. Når processerne afvikles med DCR, kan man løbende analysere, hvordan folk rent faktisk arbejder og vise typiske valgte arbejdsgange, som kan bruges i den løbende dialog om forbedringer. Dermed bliver processen levende og dynamisk.

”DCR-grafer har allerede bevist deres værd som proces-dokumentation, men kan vi lave en direkte sammenkobling mellem DCR og de øvrige løsninger i vores automatise- ringsarkitektur, så kan vi yderligere øge digitaliserings- hastigheden,” siger Jon Badstue Pedersen

GEVINSTER VED LØSNINGEN

• Lettere og mere præcis kortlægning af processer end ved brug af traditionelle BPM værktøjer. Giver overblik i en kompleks verden.

• Efter inførslen af DCR er Syddjurs Kommune gået fra en typisk afdækningsgrad af processer på 50 % til tæt på 100 %.

• Tidlig brugerinvolvering – igennem simulering - sikrer kvalitet i og ejerskab for løsningen.

• DCR kan puste nyt liv i gamle IT-systemer, og derved sparer væsentlige ressourcer på udvikling af helt nye IT-systemer.

• Regelbaseret procesmotor sikrer at lovgivning, compliancekrav og forretningsprocesser overholdes.

• Imødekommer behovet for at kunne proces-beskrive digitaliseringsløsninger korrekt.

• Forbedret kvalitet i kravspefikationerne, sparer ressourcer i udviklingen af nye IT-løsninger.

• Bottom line: DCR sætter turbo på digitaliseringen