Sykehusbyggkonferansen 2015

Nytt sykehus i praktisk bruk

Evaluering av poliklinikker ved St. Olavs Hospital

Hilde Tradin og Rita Konstante

Sykehusbygg HF

Kunnskapsutvikling og læring

• Det er lite systematisk innhenting av kunnskap fra sykehusprosjekter

• Det er sporadisk og tilfeldig formidling og utveksling av kunnskapen

• Nye prosjektorganisasjoner opprettes, bygger opp kunnskap, demobiliseres og forsvinner med sin kunnskap

• Nye sykehusprosjekter starter med blanke ark

• Risiko for å ta i bruk gårsdagens løsninger

Pre- eller post occupancy evaluation (POE)?

Prosess eller produkt?

Er planprosessen fulgt?

Er målsettingene oppnådd?

Ble det et godt sykehus? Fungerer det i forhold til dagens krav?

Vil det fungere i forhold til fremtidige krav?

Viktige evalueringsområder:

• Dimensjoneringsgrunnlag

• Funksjonalitet i løsninger (brukbarhet)

• Investerings- og driftskostnader

• Ibruktaking og innflytting

• Brukermedvirkning

3

Hva og når er det viktig å evaluere?

Hovedmålsetting for dette prosjektet

• Utvikle metode for evaluering av sykehusprosjekter gjennom uttesting i case

• Utvikle kunnskap fra planlegging av sykehus, som kan videreføres til andre prosjekter

• Evaluere det aktuelle prosjektets måloppnåelse

• Formidle kunnskap om evaluering

5

• Integrert Universitetssykehus

• Areal 220 000 m2 • Prosjektkostnad 12.5

mrd kr • Byggeperiode 2000 –

2014

• 8000 ansatte (inkl NTNU) • 1000 studenter • 2500 pasientbesøk pr.

dag • 7 kliniske senter • 3 service senter • pasienthotel,

helsesenter 900 sengerom • 10200 rom

St. Olavs Hospital Universitetssykehuset i Trondheim

Valg av case: Poliklinikker i fase 1 og 2

• Dette er et funksjonsområde i utvikling • Det er stor grad av omstilling fra døgn til dagbehandling og

poliklinikk og endring i arbeidsmåter • Det er lite erfaring om hvordan poliklinikkene fungerer i nye

sykehusprosjekter - derfor er det behov for å utvikle kunnskap som kan videreføres til andre prosjekter

• Det er brukt ulike metoder for dimensjonering og beregning av areal i sykehusprosjekter, og St. Olavs Hospital har ulik metode for dimensjonering i fase 1 og 2.

• Antall case: 6 hvor av 3 i fase 1 og 3 i fase 2

Hvorfor poliklinikker?

Metode for evaluering av sykehusprosjekter - litteraturgjennomgang

Det er erfaring med å bruke Post Occupancy Evaluation (POE) - en strukturert tilnærming for å evaluere sykehusbygg etter det er tatt i bruk. I litteraturen finnes det ulike metoder som kan benyttes i POE: 1. Kvantitative metoder i form av spørreskjemaer, statistikk 2. Kvalitative metoder i form av intervjuer og visuelle metoder som: • befaring • observasjon • analyse av bilder • analyse av tegninger I litteraturen er disse metodene knyttet til ett eller flere case. Valg av metode er avhengig av forskningsformål.

Hovedstrategier og mål for utbyggingsprosjektet ved St. Olavs Hospital

«Et universitetssykehus i front med pasienten i fokus»

• Effektivitet. Her har man lagt vekt på hvordan tilgjengelige ressurser skulle disponeres.

• Kvalitet. Kompetanse og kvalitet skal være på et høyt nasjonalt nivå. • Pasientrollen. De organisatoriske og fysiske rammer skal utformes

slik at pasienten føler seg trygg i møtet med sykehuset. • Fleksibilitet. Mulighet for organisatoriske og bygningsmessige

endringer skal ivaretas i byggeperioden og etter at anlegget er kommet i drift.

• Miljø. Innenfor miljø er det satt som mål å skape gode pasientmiljø preget av omsorg for pasienter og pårørende.

Konseptet Generelt senter

Prinsippskisse for poliklinikkområdet

Forutsetningene

• Generelt senter

• Generelt senter poliklinikk

• Hierarkisk struktur: Resepsjon – Ekspedisjon - Arbeidsbase

• Åpent og tilgjengelig for pasientene

• Pasienttid 6 timer for poliklinikkene i byggefase 1 og 10 timer for poliklinikkene i byggefase 2

Metode utvikling og bruk av ny metode

Gjennomgang av mål og strategier

Brukbarhet (Usability)

Effekt hvor lang tid det tar for dem å

oppnå det de ønsker (efficiency)

Effektivitet om brukerne kan oppnå det de ønsker å gjøre med produktet

(effectivness)

Tilfredshet følelser og holdning knyttet til

produktet (satisfaction)

Data innsamling

Data kilder

• Analyser av tegninger

• Fokusgruppeintervjuer

• Intervju med pasientrepresentanter

• Befaring

• Observasjon /video

Berøringspunkter ->Prosesser

Metode utvikling og bruk av ny metode

Brukbarhet (Usability)

Effekt hvor lang tid det tar for dem å

oppnå det de ønsker (efficiency)

Effektivitet om brukerne kan oppnå det de ønsker å gjøre med produktet

(effectivness)

Tilfredshet følelser og holdning knyttet til

produktet (satisfaction)

Data innsamling

''Input'' og ''output'' Hvordan oppgaven ble utført i de rommene og arealer som brukes?

Den subjektive opplevelsen ved å bruke arealer og rom

Gjennomgang av mål og strategier

Prosesser knyttet til fysiske løsninger

Tegninger

Data fra planleggingsdokumenter og dagens data

Befaring og bilder

Utnyttelses- grader, åpningstider

Aktivitet og kapasitet

Intervju

Intervju av ansatte

Intervju av andre brukere

Analyse og bearbeiding av datamaterialet

Resultater, konklusjon og anbefalinger

Nyt Hospital Nordsjælland

Prinsippskisse for poliklinikkområdet

Resultater fra forskningsprosjekt-3, felles for de fleste undersøkte poliklinikker

22

IKT løsning i form av selvinnsjekking fungerer bra

Praktiseres ulikt Har et potensiale som ikke alle har tatt ut Forvirrende med flere «automater» i samme hus Pasientrepresentantene sier: Det med selvinnsjekking fungerer bra nå. De gamle automatene var dårlig tilpasset til rullestol brukere, de kunne ikke nå skjermen fra rullestol. ..nye apparater er bedre. Fint å få hjelp til innsjekkingen

Nesten alle poliklinikker har gjort fysiske endringer i ekspedisjonene

…vi måtte skjerme noe fra køen i ekspedisjonen ....vanskelig å ivareta taushetsplikten i en sånn åpen løsning…. ….skjermes for innsyn, støy

Åpne resepsjoner oppleves mer velkommen.. Jeg har ikke opplevd det problematisk med taushetsplikten ved ekspedisjonene…det er kanskje en person foran meg i køen som har sagt noe mer enn han skulle, men da er det den som sitter ved skranken som burde si at vi tar ikke det opp her….

Prinsippskisse for poliklinikkområdet

God pasientflyt er avhengig av avstand fra venteområde til undersøkelse

Sentrale-desentrale venteplasser

Ikke OK å sitte på «Karl Johan» jeg vil ikke gå forbi alle som sitter der slik at de ser hvor syk jeg er….

«Åpne» arbeidsbaser

…Det er dårlig med arbeidsplasser… det er for trangt….

Erfaring med arbeidsplasser i arbeidsbasene og kontorplasser i flere poliklinikker viser at…

…….Kontor på poliklinikker for sykepleiere-> noen u/b rom var omgjort til sykepleier kontor. Vi har fått flere sykepleierstillinger, men har ikke nok plass for det….

…bak ekspedisjonen (i omgjort arbeidsstasjon) er det 2 stykker som prater i telefon. Hvis vi begge snakker med pasienter i telefon, så er det mye lyd. Fordi lydnivå bak forstyrrer lydnivå ved skranken, er vi nødt til å snakke høyt slik at pasienter hører. ... Vi er 4 stykker som jobber her. 2 som tar imot pasienter og 2 som tar imot telefoner…

Størrelsen på u/b rommet fungerer 16 m2 ser det å være tilstrekkelig hvis u/b rommet brukes til 1 til 1 kontakt og til det formålet det var planlagt til, og hvis det er ikke behov for pårørende eller ekstra utstyr som heis, rullestoler eller traller.

Undersøkelse og behandlingsrom

Mulighet å spise i nærheten av arbeidsstedet. Felles kantine fungerer ikke dersom personalet skal være tilgjengelig også i pausen Selv om man ikke skal være tilgjengelig foretrekker mange lokale spiseplasser til pausene

…lokalt pauserom er felles for flere fagområder (kjeve 11:00, ØNH kl 11:30), de har for lite plass…….

Det var ikke planlagt pauserom i poliklinikkene. Vi spiser på et arbeidsrom og andre rom….

…vi har ordnet en kaffe bord der med stoler ute i gangen. Dette blokkerer gangen....det å gå inn i kantina fungerer ikke…

Møteplasser for personalet

Resultater fra gruppeintervju– pasientforløp, fase 1

…det var åpne skranker... Vi måtte skjerme ekspedisjon fra køen....Vanskelig å ivareta taushetsplikten i en sånn åpent løsning….(K/B)

….det er bra at vi har både poliklinikk, operasjon og dagkirurgiske dagplasser på samme plan….(øye)

….ofte har pasientene behov å snakke med sykepleier etter de har vært hos legen. Da er det veldig greit å ha samtalerommet. Fantastisk rom!...(ønh)

Resultater fra gruppeintervju– pasientforløp, fase 2

..jeg kunne ha undersøkt flere pasienter hvis jeg hadde flere rom

…Det er bra at vi har alt på et plan både poliklinikken og lab….(bevegelse)

Ventearealer virker bra. De er aldri fylt. Men det er helt avgjørende med gode IKT systemer for å få pasientflyten til å fungere..(bevegelse).

Preoperativ poliklinikk trenger flere rom…(bevegelse)

Det som er positivt er at pasienter hentes fra sin sone. Man kommer inn rett der man skal.(gastro kir.)

…Det er ganske mye venting i dag….fordi at dette har noe med folks vaner å gjøre… helsebussens reisetidspunkter har betydning, og det at pasienter har ofte behov for å ta blodprøver på forhånd. Det er det som gjør at det ble mye venting og opphoping av pasienter på ventearealer. Man kan ikke unngå venting helt… (Gastro med.)

Resultater fra evalueringsprosjektet-utnyttelsesgrader

Poliklinikker, St. Olav

Dimensjoneringsgrunnlag i planleggingsprosessen

Situasjon i 2013 Differanse mellom planlagt og dagens

situasjon

Åpningstid timer pr dag

Min/kons

Antall konsultasjoner,

forutsetninger fra HFP/DFP 2020

Åpningstid timer pr dag (Pasienttid)

Min/kons Antall polikliniske

konsultasjoner

Åpningstid timer pr dag (Pasienttid)

Min/kons Antall polikliniske

konsultasjoner

ØNH poliklinikk 6 30 10874 6,1 55 10830 0,1 25,5 -44 Høresentral 6 30 5500 6,7 47 6186 0,7 17,4 686 Øye (ØYP og ØYDP) poliklinikk 6 45 15435 7,0 65 22189 1,0 19,9 6754 Kvinne-barn senter poliklinikk 6 45 15800 6,0 65 20390 0,0 19,8 4590 Bevegelsessenter senter poliklinikk 10 45 36058 6,9 37 33649 -3,1 -7,6 -2409 Gastromedisinsk poliklinikk 10 45 16749 8,6 46 13922 -1,4 1,4 -2827 Endokrinologisk poliklinikk 10 45 6972 7,0 46 7063 -3,0 0,6 91

Åpningstiden er ikke optimal for oss som jobber, vi ønsker å komme på ettermiddagen(bruker)

Som leder beklager jeg at så mange rom står ubrukt på ettermiddagen…..

Årsaker til endringer av rom etter innflytting

• Økt aktivitet i poliklinikker (endring i forhold til romfunksjoner-> fra kontor til u/b rom, nye behandlingsmåter, noen av dem varer resten av livet f.eks. i øye poliklinikk behandling mot blindhet og gruppen blir bare større)

• Mangel på rom for personal i poliklinikker (mulighet for å spise i poliklinikk)

• Plassering av enkelte rom er upraktisk i forhold til arbeidsoppgaver og pasientflyt

• Noen løsninger støtter ikke arbeidsprosessene og pasientforløpet (sentraliserte ventearealer-> desentraliserte og kombinasjoner av begge løsninger)

• Økt antall ansatte som konsulterer pasienter (jobbglidning), derfor er en del rom omgjort til u/b rom

Konklusjoner og anbefalinger

• 6 -7 timer direkte pasienttid (forutsatt dagens arbeidstidsordninger) anses å være mer realistisk enn 10 timer direkte pasienttid.

• Beregnet tidsforbruket pr. konsultasjon er over 37 min. gjerne 45 min. og noe mer hvis sykepleierkonsultasjon/sykepleiertid inkluderes.

• Generell senter med poliklinikken i 1 etasje kan anbefales til andre prosjekter.

• Generaliteten på u/b rom og spesialrom er ikke entydig, dvs. det er variasjoner mellom fagområder.

• Alle poliklinikker har gjort endringer i romfunksjoner i perioden etter innflytting og tilpasset rommene til den aktiviteten som skal foregå der (generalitet/fleksibilitet).

• Det er enda mer behov for generalitet og fleksibilitet i planleggingsfasen av poliklinikker.

Konklusjoner og anbefalinger-forts.

• Utforming og design av ekspedisjoner er utfordring

• Desentraliserte venteplasser fremmer pasientflyt

• Selvinnsjekkingssystem er gunstig for pasientflyt

• De fleste poliklinikker opplever at det er for liten plass, særlig u/b rom og rom for personal.

• Ledelsen har en avgjørende rolle i forhold til planleggings prosess og i arbeidsprosessene som foregår i poliklinikkene.

Hva er årsaken til forskjellen?

Takk for oppmerksomhet!