ครงท 4

การวางแผนโครงการ Project Planning

software development: schematic

การวางแผนโครงงาน

• สรางเอกสารซงบรรจรายละเอยดตางๆทชดเจนของการพฒนา

• วตถประสงคของแผนงานเพอเปนเอกสารทใชแทนความเขาใจระหวางผพฒนากบลกคาโดยอธบายถงกจกรรมตางๆทตองกระท า

การวางแผน ประกอบดวย 1. เรมตนโครงการ

2. การก าหนดคณคาทางธรกจ(Identifying business value)

3. Analysis feasibility 4. วางแผนและควบคมกจกรรมตางๆ ภายในโครงการ

-จดตารางการด าเนนการโครงการ

5. จดการบรหารสมาชกในโครงการ

1.เรมตนโครงการ

เหตผลในการเรมตนโครงการ คอ

1. มปญหาเกดขนจงท าใหตองท าโครงการขนมาเพอแกปญหานน

2. เปนโอกาสในการพฒนาระบบใหดขน ดวยการปรบปรง เปลยนแปลง และลงระบบใหม

ปญหาภายในองคกร ก าหนดปญหาทเกดขนภายในองคกร โดยดไดจากสญญาณตอไปน

ก าหนดปญหา มองหาสญลกษณตอไปน

ตรวจสอบประสทธภาพของผลลพธ มขอผดพลาดเยอะ, งานเสรจชา ,งานไมถกตอง, งานไมเสรจสมบรณ, งานไมราบรน

ส ารวจพฤตกรรมของพนกงาน ขาดงานเสมอๆ, ไมพอใจในงาน, เปลยนงานบอย

ฟงเสยงตอบกลบจากผขาย ลกคา ผผลต บน, ขอแนะน าใหมการปรบปรง, ขายไดนอยลง, ขายต ากวาราคา

การเลอกโครงการ ปจจยในการเลอกโครงการ ม 5 ปจจยคอ

1. ไดรบการสนบสนนจากผบรหาร

2. ชวงเวลาในการท างานของโครงการ

3. โครงการนนสามารถท าใหองคกรพฒนาไปยงเปาหมายทวางไว

4. สามารถด าเนนโครงการไดภายใตทรพยากรทมอยขององคกร

5. คณคาหรอคณประโยชนทไดรบจากโครงการเหนอกวาโครงการอนๆ ทมการใชทรพยากรแบบเดยวกน

การก าหนดหวขอปญหาและสาเหตของปญหา

• การเขยนแผนภมกางปลา

• การน าเสนอรปแบบปญหาดวยถอยแถลงปญหา

การเขยนแผนภมกางปลา

สาเหต2 สาเหต1

สาเหต3

ปญหา สาเหตยอย

ตวอยาง การเขยนแผนภมกางปลาแสดงปญหาและสาเหตของปญหาในระบบเชารถ

เอกสารและรายงาน ไมมประสทธภาพ

การท างาน ไมเปนระบบ

การบรการไมด

ระบบศนยบรการรถเชา มประสทธภาพต า

รายงานไมตอบสนองการงาน รายงานมขอผดพลาดบอย

น าเสนอรายงานลาชา เทคโนโลยลาสมย

มขนตอนยงยาก ซ าซอน ระบบงานไมสนบสนนการด าเนนงานในอนาคต

คนหาขอมลลาชา

ขาดการประสานทด

ใชเวลาในการด าเนนงานยาวนาน

ตวอยางการน าเสนอรปแบบปญหาดวยถอยแถลงปญหา ระบบเชารถ

2.การก าหนดคณคาทางธรกจ IDENTIFYING BUSINESS VALUE

การก าหนดคณคาทางธรกจ

• ความตองการทางธรกจเปนตวก าหนดหนาทการท างานของระบบ

(what it will do)

เอกสารความตองการระบบ (System Request)

• เปนเอกสารทใชอธบายเหตผลเชงธรกจเกยวกบคณคาทางธรกจทคาดหมายจากระบบและโครงการ

• รายการส าคญเกยวกบโครงการทควรมในเอกสารความตองการระบบ ไดแก – Project name

– Project sponsor

– Business need

– Functionality

– Expected value

– Special issues or constraints

1

5

ตวอยาง: รายการความตองการระบบ

• Project sponsor – ผชวยผจดการฝายการตลาด (VP of Marketing)

• Business need – ตองการเขาถงลกคารายใหมและปรบปรงบรการเดมใหกบลกคารายเดม

• Business requirements – สามารถซอขายสนคาผานทางเวบไซตได

• Business value – มยอดขายจากลกคารายใหมไมต ากวา $750,000; มยอดขายจากลกคารายเดมไมต ากวา $1.8M

• Special issues or constraints – ระบบตองสามารถปฏบตงานไดในชวงเทศกาลวนหยด

3.การศกษาความเปนไปไดของโครงการ

เมอเลอกโครงการทพฒนาขนมาไดแลว จะตองศกษาความเปนไปไดของโครงการ 4 ดาน คอ

1. ดานการปฏบตงาน (Operational Feasibility)

2. ดานเทคนค (Technical Feasibility)

3. ดานเศรษฐกจ การเงน (Economic Feasibility)

4. ดานองคกร(Organizational Feasibility)

3.1 Operational Feasibility

สามารถท างานตามทตองการได

เหมาะสมกบสภาพความเปนจรง

จ านวนบคลากรทเพยงพอ

3.2 Technical Feasibility

เทคโนโลยทมอยเพยงพอตอการสรางระบบหรอไม

อปกรณทมอยสามารถรบการขยายหรอเพมเตมทขอหรอไม

สามารถทจะ Upgrade เทคโนโลยทมอยไปใชกบการสรางระบบไดหรอไม

– ความช านาญเกยวกบแอพพลเคชน

– ความช านาญเกยวกบเทคโนโลย

– ขนาดของโครงการ – ความเขากนไดกบระบบเดม

3.3 Economic Feasibility

โครงการสามารถอยในงบประมาณ

ผลประโยชนทคาดหวงจะคมคากบการลงทนหรอไม ผลประโยชนเชงรปธรรม (Tangible Benefits)

ผลประโยชนเชงนามธรรม (Intangible Benefits)

Tangible vs. Intangible

• Tangible – ตนทนหรอก าไรทสามารถจดเกบและรวบรวมได

• Intangible – ตนทนหรอก าไรทเกดกบความรสกหรอความเชอ

ตนทน ก ำไร

Tangible

Intangible

* คำใชจำยทเพมขน

* กำรลงทนส ำหรบโครงสรำงพนฐำน

* กำรท ำงำนทไมมประสทธภำพ

* ควำมเตมใจในกำรใหบรกำรลดลง

* กำรเพมควำมเรวในกำรท ำงำน

* กำรลดข นตอนกำรท ำงำน

• ควำมเตมใจในกำรท ำงำนของ

พนกงำน

* ภำพลกษณทดขนขององคกร

Economic Feasibility

• ท าการวเคราะหหาตนทนและก าไร (costs and benefits) จากการพฒนาระบบ ดวยวธการค านวณกระแสเงนสด (cash flow) ไดแก

–ตนทนในการพฒนา (Development costs)

–ตนทนการปฏบตงานตอป (Annual operational costs)

–ก าไรตอป (Annual benefits)

–การค านวณตนทนและก าไรในสวนทจบตองไมได (Intangible costs and benefit)

Economic Feasibility

• ประเมนการเงนทสามารถปฏบตงานได (Assess financial viability)

–มลคาเงนปจจบนสทธ (Net present value : NPV)

–อตราผลตอบแทนจากการลงทน (Return on investment : ROI)

–จดคมทน (Break even point : BEP)

2

3

เทคนคในการประเมนคาใชจาย

ม 7 แบบคอ

1. Algorithmic cost modeling –ประเมนจากกลวธและลกษณะเฉพาะของระบบทเคยมมากอนหนาน

–มกจะเปนการวดขนาดของซอฟตแวร

การวดขนาดซอฟตแวร

แบงไดเปน 2 วธ

1.1 การวดโดยทางตรง – ราคา

– Effort

– LOC (Lines of Code)

– จ านวนค าสง

– ความเรว

– จ านวนขอผดพลาด

การวดขนาดซอฟตแวร

1.2. การวดโดยทางออม

– Function

– คณภาพ

– ความซบซอน

– ประสทธภาพ

– ความนาเชอถอ

– การบ ารงรกษาในภายหลง

เทคนคในการประเมนคาใชจาย

2. Expert judgement – ใชผ เชยวชาญ 1-2 คน ทมประสบการณใชเทคนคและเคยท างานในสาขานน ๆ มาเปนผประเมน

3. Estimate by analogy – ใชไดเฉพาะกบการประเมนโครงการทคลายคลงกบโครงการเกาทท าในเรองทใกลเคยงกนและเสรจสมบรณไปแลว

เทคนคในการประเมนคาใชจาย

4. Parkinson’s law – ประเมนจากทรพยากรทมอย เชน จ านวนคน จ านวนวน ทใชในการพฒนา

5. Pricing to win – ประเมนจากจ านวนทลกคามอยและยนดจาย

– ขนอยกบงบประมาณของลกคา

เทคนคในการประเมนคาใชจาย

6. Top-down estimation – ประเมนจากตวงานทงหมดแลวจงพจารณาองคประกอบยอย ๆ ของงานนน

– คาใชจายจะถกตราคาจากการจดสรรงานออกเปนสวนอยางมตรรกะชดเจน

เทคนคในการประเมนคาใชจาย

7. Bottom-up estimation – ประเมนจากคาใชจายของแตละงานยอย และน าแตละสวนมารวมกนเปนคาใชจายของระบบงานทงหมด

โมเดลในการประเมนราคา

• Boehm Simple

E = 3.2(KLOC)1.05

• Boehm Average

E = 3.0(KLOC)1.12

• Boehm Complex

E = 2.8(KLOC)1.20

ความหมายของคาในโมเดล

• E = Effort มหนวยเปน คน-เดอน

• KDSI = Kilo of Delivered Source Instruction

• KLOC = Kilo 0f Lines of Code

คาใชจายในการสรางระบบ

• Computer-related

• Facilities

• People

• Project complexity

• Project methods and tools

3.4 Organizational Feasibility

การยอมรบจากผมสวนไดเสย พจารณาจาก

เปาหมายของโครงการสอดคลองกบวตถประสงคของธรกจหรอไม ?

• ผ มสวนไดสวนเสย (Stakeholder)

– Project champion(s) – ผ รเรมโครงการ/สนบสนนและจดหาทรพยากรใหโครงการ

– Organizational management – ผ มสวนสนบสนนงบประมาณและการใชระบบ

– System users – ผใชระบบ/การตดสนใจมผลตอโครงการ • การประเมนวาระบบใหมจะสามารถแกไขปญหาของระบบเดมไดมากนอยเพยงใด

• การประเมนความรสกของผ มสวนไดเสย

• การประมวลขอมลสะทอนกลบจากผใชระบบ

กอนการยอมรบโครงการ

• System request จะถกพจารณาโดยคณะกรรมการ (approval committee)

• โดยพจารณาจาก สารสนเทศทจดหามาให และ การประเมนความเหมาะสมของโครงการ

• โครงการทมคณคาพอจะไดรบการยอมรบใหจดท าและมการส ารวจการวเคราะหความเหมาะสมของโครงการ

4. การวางแผนและควบคมกจกรรม

ผบรหารโครงการจะตองวางแผนและควบคมการด าเนนกจกรรมภายในโครงการ เพอใหโครงการเสรจไดตามก าหนดเวลา

โดยเครองมอทใชในการวางแผนและควบคมคอ

Gantt Chart

PERT Diagram

การวางแผน (Planning)

1. ก าหนดระยะเวลาในการด าเนนกจกรรมแตละโครงการ

2. ก าหนดระยะเวลาสนสดโครงการ

3. การควบคม (Control) ตรวจสอบ Feedback 4. เปรยบเทยบผลการด าเนนงานกบแผนงานทไดวางไว

5. ปรบตารางการด าเนนงานเพอใหโครงการเสรจตามก าหนด

การประมาณเวลาทตองใช

แตกโครงการออกเปนระยะ (Phase)

แตกระยะออกเปน กจกรรม (Activity)

แตกกจกรรมออกเปน งาน (Task) ประมาณเวลาของแตละงาน

การประมาณเวลาทตองใช (ตอ) ระยะ (Phase) กจกรรม (Activity)

วเคราะห (Analysis) รวบรวมขอมล วเคราะหความตองการ เตรยมเสนอโครงการ

ออกแบบ (Design) ออกแบบฟอรมการรบขอมล ออกแบบหนาจอรบขอมล ออกแบบหนาจอแสดงผล ออกแบบโครงสรางขอมล

ด าเนนงาน (Implement) ด าเนนงาน ประเมนผล

การประมาณเวลาทตองใช (ตอ) กจกรรม (Activity) งาน (Task) จ านวนสปดาห

รวบรวมขอมล สมภาษณ (Conduct Interviews) ออกแบบสอบถาม (Administer Questionnaires) อานรายงานขององคกร (Read Company Report) น าเสนอตวตนแบบ (Introduce Prototype) สงเกตปฏกรยาขององคกรตอตวตนแบบ (Observe Reaction)

3 4 4 5 3

วเคราะหความตองการ วเคราะหความตองการ (Analyze Data Flow) 8

เตรยมเสนอโครงการ แสดงคาใชจาย/ผลประโยชน (Perform Cost/Benefit) เตรยมการน าเสนอโครงการ (Prepare Proposal) น าเสนอโครงการ (Present Proposal)

3 2 2

Gantt Chart

PERT Diagram

น าเสนออยในรปแบบของโหนดและลกศร

แผนภาพ PERT สามารถน ามา ประเมนหาเสนทางวกฤต (Critical Path) ปรบปรงตารางการด าเนนงาน และ

ตรวจดความคบหนาของโครงการได

PERT Diagram (ตอ)

สญลกษณ ความหมาย

จดเชอมตอหรอโหนด ทแสดงถงเหตการณตงแตเรมตนโครงการจนกระทงจบโครงการ โดยอาจระบไดดวยตวเลข ตวอกษร หรออะไรกไดทใชออกแบบ

เสนเชอมตอระหวางโหนดแสดงถงกจกรรมหรองานทท า

เสนประ เชอมระหวางโหนดแสดงถงกจกรรมสมมต (Dummy) เปนกจกรรมทไมมตวตนในโครงการ แตตองใสไวเพอใหถกตองกบความเปนจรง

PERT Diagram (ตอ)

สามารถรไดวากจกรรมใดบางทท าเสรจแลว

กจกรรมใดบาง ทตองท าใหเสรจกอนทจะเรมตนท ากจกรรมใหมได

สามารถหาเสนทางวกฤต ไดจากเสนทางทยาวทสด

PERT Diagram (ตอ) งาน แทนงานดวย งานทตองเสรจกอน เวลา

Conduct Interviews A - 3

Administer Questionnaires B A 4

Read Company Report C - 4

Analyze Data Flow D B, C 8

Introduce Prototype E B, C 5

Observe Reaction F E 3

Perform Cost/Benefit G D 3

Prepare Proposal H G, F 2

Present Proposal I H 2

PERT Diagram (ตอ)

เสนทาง ระยะทาง รวม

10-20-30-50-60-70-80 3+4+8+3+2+2 22 10-20-30-40-60-70-80 3+4+5+3+2+2 19

10-30-50-60-70-80 4+8+3+2+2 19

10-30-40-60-70-80 4+5+3+2+2 16

5. การจดการบรหารสมาชกในโครงการ

บคลากรโครงงานตองมคณสมบตดงน

• ความสามารถในการกระท างานทไดรบมอบหมาย • ความสนใจ • ประสบการณในงานประยกตทคลายกน รวมทงเครองมอ และ

เทคนค • การฝกอบรม • ความสามารถในการสอสารกบบคคลอน • ความสามารถในการแบงเบาความรบผดชอบกบบคคลอน • ความช านาญในการจดการ

Project Team Organization

• การจดโครงสรางขององคกรในทมงานพฒนาโครงการทดและเหมาะสม สามารถชวยเพมคณภาพในการพฒนาโครงการไดดขน

• การจดโครงสรางขององคกรในทมงานใดๆกตองขนกบปจจยหลายอยาง ประกอบดวย

– สไตลการท างานของบคลากรในทมงาน

– จ านวนของบคลากรทท างานในโครงงาน

– สไตลการจดการของลกคา

chief programmer team

• เปนสไตลextrovert กลาวคอท างานเมอไดรบมอบหมายหรอสงการ ไมชอบทจะมาถกเถยงหรอสอสารระหวางกน

• การจดโครงสรางทเหมาะสมควรเปนล าดบชน มหวหนาโปรแกรมเมอรเปนผทรบผดชอบตอการออกแบบและพฒนาโครงงาน แจกจายงานใหกบสมาชกทกคนในทมงานตามความถนด โดยตองตดสนใจทจะกระท ากจกรรมตางๆรวมทงการแกปญหาตางๆทอาจเกดขนในการพฒนาโครงการทงหมด

egoless

• บคลากรสวนมากของทมงานในลกษณะของ introvert คอชอบทคดชอบถาม ชอบพดคยตดตอสอสารถงความเปนไปรวมทงมความคดมขอคดเหนในการปฏบตงาน

การปองกนความลมเหลวของโครงการ

มการฝกอบรม (Training)

เพมประสบการณ (Experience) ในการตดสนใจเลอกโครงการทคมคาทสด เรยนรขอผดพลาดของโครงการทลมเหลว

ใหทมวเคราะหและออกแบบระบบชวยกนตดสนใจ รบฟงความคดเหนตางๆ ทเกดขน