t 14 Lean Six Sigma

1Hlm. 1LD, Semester II 2003/04

TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIKTI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK

TOPIK 14

QUALITY IMPROVEMENT:QUALITY IMPROVEMENT:LEAN SIX SIGMALEAN SIX SIGMA

Hlm. 2LD, Semester II 2003/04


1. DASAR1. DASAR--DASAR SIX SIGMADASAR SIX SIGMA

Faktor Kunci Lean Six SigmaFaktor Kunci Lean Six Sigma

DELIGHT DELIGHT CONSUMERCONSUMER

IMPROVE IMPROVE PROCESSPROCESS

QU

ALITY

QU

ALITY

SPEEDSPEED

VARIA

TION

&

VARIA

TION

&

DEFECTS

DEFECTS

PROCESS

PROCESS

FLOW

FLOW

DATA & FACTSDATA & FACTS

LEAN SIX SIGMALEAN SIX SIGMA

TEAMWORK



Six Sigma starts with customers Goal : eliminasi segala cacat.Cacat: segala sesuatu yang tidak memenuhi kebutuhan konsumen.Contoh: Janji : deliveri dalam 2 hari. Realisasi : deliveri dalam 2,5 hari

Faktor Kunci 1: Faktor Kunci 1: Delight your customer with speed & qualityDelight your customer with speed & quality

QU

ALITY

SPEED

VA

RIATIO

N

& D

EFECTS

PROCESS

FLOW

DATA & FACTS

LEAN SIX SIGMA

TEAMWORK

DELIGHT CONSUMER

IMPROVE PROCESS

Konsumen: Eksternal : pengguna akhir Internal : personel perusahaan yang menggunakan output proses

dalam perusahaan.Hubungan quality speed low cost : Proses dengan banyak kesalahan tidak dapat memenuhi tuntutan

kecepatan. Proses yang lambat berkemungkinan menghasilkan cacat tinggi

(acuan: kecepatan proses secara keseluruhan).

Loq quality & slow speed high cost.


TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIKTI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIKFaktor Kunci 2: Faktor Kunci 2: Improve your processImprove your process

QU

ALITY

SPEED

VA

RIATIO

N

& D

EFECTS

PROCESS

FLOW

DATA & FACTS

LEAN SIX SIGMA

TEAMWORK

DELIGHT CONSUMER

IMPROVE PROCESSLSS memberikan fokus pada:

Dokumentasi bagaimana pekerjaan diselesaikan (langkah-langkah yang menyusun proses).

Mengkaji aliran pekerjaan antara orang & stasiun kerja. Memberikan kepada pekerja pengetahuan & metoda yang

diperlukan untuk memperbaiki pekerjaan secara konsisten.Pendekatan dalam perbaikan proses:

Eliminasi variasi dalam kualitas & speed (sumber utama cacat): Reduksi variasi proses Perbaikan kapabilitas proses (Cpk > 1,33)

Memperbaiki aliran & kecepatan proses:

Utilisasi fuses untuk kelebihan beban pada sirkuitMinimasi dampak kesalahanMitigation

Pengembangan software komputer yang memberikan signal untuk typing error

Mendeteksi error sebelum terjadiDetection

Color-coding partsMempermudah pekerjaan bagi pekerjaFacilitation

Penggunaan robot (untuk welding atau painting)

Menggantikan dgn proses yang lebih handal bagi operatorReplacement

Desain ulang proses atau produk shg tugas (proses) tsb. tidak diperlukan

Eliminasi kemungkinan terjadinya kesalahanElimination

CONTOHTUJUANPRINSIP



Faktor Kunci 3: Faktor Kunci 3: Work Together for Maximum GainWork Together for Maximum Gain

QU

ALITY

SPEED

VA

RIATIO

N

& D

EFECTS

PROCESS

FLOW

DATA & FACTS

LEAN SIX SIGMA

TEAMWORK

DELIGHT CONSUMER

IMPROVE PROCESS

Kemampuan berkolaborasi (skills of collaboration): Kemampuan mendengarkan (listening skill); Brainstorming & teknik diskusi; Mengelola ide: sorting, organizing & prioritizing ideas; Pengambilan keputusan: mendesain alternatif (solusi),

pengembangna kriteria untuk pemilihan alternatif.

Additional skill for effective teams: Mendefinisikan tujuan (setting goals); Memberikan penugasan & tanggung jawab; Menangani konflik; Memberikan perhatian pada proses pengambilan keputuan; Memastikan efektivitas pertemuan; Mendorong pembelajaran berkelanjutan; Kerjasama dengan kelompok lain.



Faktor Kunci 4: Faktor Kunci 4: Base Decisions on Data & FactsBase Decisions on Data & Facts

QU

ALITY

SPEED

VA

RIATIO

N

& D

EFECTS

PROCESS

FLOW

DATA & FACTS

LEAN SIX SIGMA

TEAMWORK

DELIGHT CONSUMER

IMPROVE PROCESS

Hambatan: Ketidaktersediaan data yang handal; Kemampuan yang rendah dalam pengumpulan &

analisis data; Penggunaan data terbatas untuk pemberian reward &

hukuman bagi pekerja, bukan untuk pengambilan keputusan.

Klasifikasi data yang diperlukan: Pengukuran terhadap hasil yang mencerminkan output/outcome proses

atau prosedur.

Pengukuran terhadap proses yang mendeskripsikan tahapan & kejadian selama proses hingga dihasilkan output/outcome.

Data tipikal yang diperlukan:

Kepuasan konsumen; Outcome finansial; Kecepatan/lead time dalam layanan; Kualitas/cacat produk/layanan.


TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIKTI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK2. HUKUM LEAN SIX SIGMA2. HUKUM LEAN SIX SIGMA

Tema Utama LSS :Tema Utama LSS :

Konsumen adalah Raja;Speed, quality & low cost terkait satu sama lain;Untuk mendeliver quality, speed & low cost diperlukan: eliminasi variasi & cacat, fokus pada aliran proses;Data sangat kritikal untuk pengambilan keputusan yang baik;Orang harus bekerja sama untuk melakukan perbaikan yang akan diperhatikan oleh konsumen.

Terminologi Penting :Terminologi Penting :

Littles Law:

WIP = work-in-process: pekerjaan yang secara resmi masih dalam proses & belum selesai.Antrian: WIP Value-added work: setiap proses yang memberikan tambahan nilai di mata konsumen.Non value-added work: proses yang tidak memberikan tambahan nilai, & jika mempunyai pilihan konsumen tidak akan bersedia membayar untuk proses tersebut.Efisiensi siklus proses:

Average Completion RateAmount of WIP

LEAD TIME =

Total Lead TimeValue-added Time

EFISIENSI SIKLUS PROSES =



Lima Hukum Lean Six Sigma :Lima Hukum Lean Six Sigma :

Law 1: The law of market Untuk mempertahankan pertumbuhan penjualan, konsumen mendefinisikan

kualitas & prioritas perbaikan.Law 2: The law of Flexibility Kecepatan suatu proses proporsional terhadap fleksibilitasnya. Contoh ukuran infleksibility:

Di lantai produksi: set-up time, changeover time; Di bidang layanan: information retrieval time.

Law 3: The law of FocusData (Pareto): 20% aktivitas menyebabkan 80% permasalahan atau keterlambatan. Perbaikan besar dapat dilakukan dengan fokus pada 20% aktivitas tersebut. Law 4: The law of Velocity (Littles Law)Kecepatan proses berbanding terbalik dengan jumlah WIP. Untuk meningkatkan kecepatan proses kurangi WIPLaw 3: The law of Complexity & CostPeningkatan kompleksitas dapat menyebabkan peningkatan biaya, penurunan kualitas (low sigma) atau penurunan kecepatan proses Target awal perbaikan: reduksi variasi produk atau jasa yang tercakup (keputusan ini harus didasarkan pada informasi finansial & pasar yang baik)


TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIKTI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK3. IMPLEMENTASI LEAN SIX SIGMA3. IMPLEMENTASI LEAN SIX SIGMA

Persiapan :Persiapan :

1. Buat posisi baru pada organisasi sebagai penanggung jawab Lean Six Sigma;2. Perluas tanggung jawab dari posisi-posisi yang ada untuk mencakup LSS;3. Menyiapkan & melaksanakan pelatihan yang tepat bagi staf yang akan terlibat dalam

implementasi LSS;4. Menyiapkan prosedur baru untuk memastikan implementasi LSS terkait dengan isu

bisnis penting.

Staffing Khusus (infrastruktur) untuk LSS :Staffing Khusus (infrastruktur) untuk LSS :

POSISI BARU:1) Champions (direct report to CEO / president): executive-level manager yang

mempunyai tanggung jawab untuk mengelola & mengarahkan upaya LSS, & memastikan bahwa upaya tsb. mendukung & mendorong prioritas korporasi.

2) Black Belts: perusahaan yang telah mendapat 4-5 minggu pelatihan tentang leadership & problem solving; bertanggung jawab untuk memimpin atau mengarahkan tim proyek & deliveri hasil dari proyek terpilih.

3) Master Black Belt: BB yang telah mendapatkan pelatihan lanjut tentang sophisticated problem solving techniques; harus telah memimpin sejumlah tim proyek & mempunyai prestasi dalam mendeliver hasil proyek; tanggung jawabnya mencakup: memberikan pelatihan & pengarahan untuk BB, monitoring kemajuan tim, & membantu tim jika diperlukan.



Staffing Khusus (infrastruktur) untuk LSS :Staffing Khusus (infrastruktur) untuk LSS :

POSISI LAMA DENGAN TAMBAHAN TANGGUNG JAWAB TERKAIT DGN LSS :1) CEO & Eksekutif: mengambil keputusan untuk implementasi LSS; bertanggung jawab menetapkan tujuan korporasi yang akan menentukan

prioritas LSS;

bertangung jawab secara regular untuk monitoring & mengarahkan penggunaan sumber daya LSS.

2) Business Unit Managers: Bekerja sama dengan champions menentukan tujuan untuk mendefinisikan

kriteria untuk pemilihan proyek;

Menentukan target proyek.3) Green Belts/Yellow Belts/White Belts/Anggota Tim: Setiap pekerja yang menerima pendidikan wawasan atau pelatihan

keterampilan tentang LSS hingga tingkat tertentu;

Menjaga pelaksanaan tugas rutin mereka, bekerja paruh waktu untuk proyek LSS dalam bidang mereka.



Program Training :Program Training :

1) Awareness Course (White Belt training) : 1 2 hari; Tujuan: agar orang akrab dengan bahasa/istilah & konsep LSS; Partisipasi dalam proyek tidak diharuskan.

2) Introductory methods/tool course (Yellow or Green Belts Training): 1 2 minggu; Peserta: staf yang akan mempraktekkan metoda / teknik-teknik

perbaikan; Yellow Belt: intermediate, antara WB & GB; YB course: lebih singkat dari GB training, & peserta hanya diminta untuk

berpartisipasi pada proyek. Umumnya, pimpinan proyek: GB.

3) A skill-building tools/methods course (Black Belt Training): BB: inti dari struktur pendukung LSS; Peran BB: pemimpin proyek, pengarah & nara sumber proyek.

4) Advanced training in one or more specialties (Master BB or enrichment courses): Diperuntukan bagi BB yang akan menjadi pelatih & pengarah BB; Tidak seluruh BB perlu menjadi MBB.



4. MODEL PERBAIKAN DMAIC4. MODEL PERBAIKAN DMAIC

DMAIC:DMAIC: Define, measure, analyzem, improve, control

Define Measure Analyze Improve Control

DMAIC = proses pemecahan masalah secara berstruktur & berbasis data:

Melakukan kegiatan tertentu dengan suatu urutan tertentu proses & berstruktur;

Mengumpulkan data hampir pada setiap tahapan untuk mendukung proses pengambilan keputusan berbasis data;Memastikan bahwa solusi yang diputuskan oleh tim akan mengeliminasi faktor penyebab masalah yang ditangani problem solving.



DEFINE DEFINE M A I - C


Tujuan: mencapai sepakat pada proyek perbaikan yang akan ditangani.Pendekatan: Mendiskusikan rencana proyek perbaikan dengan tim; Mendapatkan data konsumen; Mereview data yang ada tentang proses & masalah; Membuat garis besar peta proses untuk menentukan batasan proyek; Menyiapkan rencana & arahan untuk tim.Manfaat pendekatan: Mengembangkan pemahaman bersama tentang prioritas bisnis dari

proyek perbaikan; Konfirmasi peluang (manfaat) proyek perbaikan dari sudut pandang

konsumen; Mencapai kesepakatan dengan manajemen tentang lingkup realistik dari

proyek perbaikan; Sepakat tentang ukuran keberhasilan dari proyek; Menyiapan tim untuk mendukung keberhasilan proyek.





Define tool#1: Diagran SIPOC (Suppliers, Input, Process, Output, Customers) Digunakan untuk pemetaan proses secara garis besar. Menunjukkan faktor kritikal terhadap kualitas.

Contoh Diagram Proses SIPOC (Equipment Leasing):

Jumlah yg benar Didanai dlm 1 hari

stl deliveri Dideliver dgn EFT

Menyelesaikan daftar brg sewa

Data harga eceran & produsen

PROCESS

Selesai dlm 5 hari kerja

Full terms, conditions & payout rules

Maks 2 hlm (tdk termasuk daftar brg)

Respon dalam 30 Aliran data pd

hari kerja berikutnya

Laporan dpt direview dlm 3

CUSTOMER(S)OUTPUT(S)INPUTS(REQTS)SUPPLIER(S)

AGEN KREDIT

LAPORAN KREDIT

PERJANJIAN SEWA

PENYEWA PERALATAN

REVIEW KREDIT

KONSUMEN

VALIDASI PERALATAN

MARKS OFFICE PRODS

USULAN JADUAL SEWA

PEMBAYARAN MARKS OFFICE PRODSPENYIAPAN DOKUMEN

MEMBIAYAI & PENGARSIPAN





Define tool#2: Value Stream Map Peta rinci proses; membantu mengidentifikasi wasted times, non value-added

process, menentukan efisiensi siklus proses, Contoh Value Stream Map :

Lihat hlm 62 LSS



D MEASUREMEASURE A I - C


Tujuan: untuk mendapatkan data sebagai dasar pengambilan keputusan.Langkah penting dalam MEASURE:

Contoh MEASURE Tools:# 1: Process Observation: mengamati langsung proses yang berjalan.# 2: Time Value Map: untuk melihat penggunaan waktu dalam proses &

mengidentifikasi efisiensi siklus proses.# 3: Pareto Charts: untuk menentukan faktor yang perlu menjadi fokus untuk

upaya perbaikan. # 4: Time Series Plot: untuk mengidentifikasi kapan & lokasi munculnya

permasalahan, memahami variasi dalam proses, pola perubahan pada proses.

Evaluasi sistem pengukuran yang ada:9 Perbaiki jika perlu;9 Kembangkan sistem pengukuran

baru jika belum ada; Observasi proses; Kumpulkan data; Petakan proses secara rinci.

Can trust the data; Can base decision on facts &

reality; Can have document on real

process; Well understand the

required improvement.

PERSYARATANPERSYARATAN HASILHASIL



D MEASUREMEASURE A I - C


Tantangan dalam pengumpulan data:

Data belum pernah dikumpulkan sebelumnya; Data pernah dikumpulkan, tetapi tidak ada yang dapat digunakan untuk

tujuan praktikal (hilang, tersimpan dalam perangkat lunak komputer yang tidak jelas, dll.);

Terlalu banyak data & sukar menentukan prioritas atau tingkat kepentingan data;

Data tidak mencerminkan yang seharusnya diukur.



D M ANALYZEANALYZE I - C


Tujuan: untuk memahami informasi & data yang dikumpulkan, & menggunakan data tersebut untuk mengkonformasi sumber delay, waste, & kualitas yang buruk.Arahan dalam ANALYZE:

Contoh ANALYZE Tools:# 1: Cause-and-effect Diagrams: untuk mengorganisasikan ide tentang faktor

potensial penyebab masalah.# 2: Scatter Plots: untuk membantu mengidentifikasi pola hubungan antar

(khususnya) dua faktor atau indikator.

Sticking to the data; Identifikasi & analisis pola

data; Fokus pada proses dengan

wasted time (non value-added process) tinggi.

Mendapatkan clues tentang faktor penyebab sebenarnya;

Mendapatkan solusi untuk memperbaiki proses;

Identifikasi faktor paling kritikal untuk kendali proses.


10



D M A IMPROVEIMPROVE - C


Tujuan: melakukan perubahan pada proses yang dapat mengeliminasi cacat, waste, biaya, dll. terkait dengan kebutuhan konsumen yang diidentifikasi pada tahap IDENTIFY.Arahan dalam IMPROVE:

Gunakan kreativitas untuk identifikasi spektrum alternatif solusi yang mungkin;

Review Best Practice yang ada (prosedur terdokumentasi diketahui menghasilkan output yang baik) apakah dapat diadaptasi untuk situasi yang dihadapi;

Mengembangkan kriteria untuk pemilihan solusi;

Mencoba solusi yang dipilih; Merencanakan implementasi penuh dari

solusi yang dirancang.

Tidak terjebak dalam solusi yang lama yang tidak memberikan hasil;

Mengembangkan solusi baru yang kita tahu berkaitan dengan masalah riel yang dihadapi;

Dapat menjelaskan rasionalitas solusi yang dipilih;

Belajar tentang solusi yang efektif & tak efektif.






Contoh IMPROVE Tools:

1: PICK (Possible, Implement, Challenge, Kill) Chart: untuk membantu tim mengorganisasikan & menyusun prioritas alternatif solusi dalam 4 kategori:

Possible: kuadran alternatif payoff relatif kecil, tetapi mudah untuk diimplementasikan;

Implement: kuadran dengan alternatif terbaik, mudah diimplementasikan & memberikan payoff yang besar;

Challenge: kuadran alternatif payoff besar tetapi relatif sukar untuk diimplementasikan; memberikan tantangan bagi tim untuk mengimplementasikannya;

Kill: kuadran alternatif dengan payoff relatif kecil & sukar untuk diimplementasikan. Alternatif dalam kuadran ini otomatis dihapuskan dari spektrum solusi yang diusulkan.

Konsep yang mendasari PICK Chart = Konsep formula Pareto Priority Index (PPI):

Cost x Time to Completion (Years)Savings x Probability of Success

PPI =

11





Contoh PICK Chart:

Lihat hlm. 72.


TI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIKTI 3221 PENGENDALIAN KUALITAS STATISTIK Define Measure Analyze Improve Control

Tujuan: Memastikan bahwa hasil tim dapat langgeng, artinya membuat prosedur & alat bantu kerja yag dapat membantu pekerja dalam mengerjakan pekerjaannya mulai saat ini. Tim harus mentransfer yang mereka pelajari pada pemilik proses (process owner) & memastikan bahwa setiap orang yang bekerja pada proses tersebut dilatih dalam menggunakan prosedur baru & yang terdokumentasi.Arahan dalam CONTROL:

Contoh CONTROL Tool #1: Peta-peta Kendali dalam SPC

Dokumentasikan prosedur baru; Latih setiap orang yang terlibat; Siapkan prosedur untuk memonitor

sinyal penting dari proses;

Serahkan pengelolaan pada pemilik proses;

Selesaikan dokumentasi proyek.

Mencegah kembalinya sistem ke prosedur semula (backsliding);

Bereaksi cepat pada masalah di depan (dgn memonitor sinyal proses);

Membagi pengalaman dgn pihak lain dalam organisasi;

PERSYARATAN HASIL

D M A I - CONTROLCONTROL

12



5. 5. MANAGERS MUST DOMANAGERS MUST DO DALAM LSSDALAM LSS

Six Managers Must Do in LSS :Six Managers Must Do in LSS :

1. Memilih proyek perbaikan yang tepat

2. Memilih orang yang tepat

3. Mengikuti metoda

4. Mendefinisikan dengan jelas peran & tanggungjawab

5. Komunikasi, komunikasi, komunikasi

6. Mendukung edukasi & pelatihan

Documents

t 14 Lean Six Sigma