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Introducción a RMS Versión 4.2

UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 1 de 36

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Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica

Fecha: 29/05/2019 [email protected]

Tabla de contenidos Introducción ......................................................................................................................................... 3

Entrada a RMS ................................................................................................................................. 3 Qué va por el Gestor de Expedientes y qué no .................................................................................... 4 Filosofía general ................................................................................................................................... 5

Expedientes vs. documentos presupuestarios ................................................................................... 5 Tareas en workflow vs. expedientes y documentos ......................................................................... 5 Tramitación conducida por workflow .............................................................................................. 6

Creación de expedientes ....................................................................................................................... 7 Datos básicos .................................................................................................................................... 8 Definición de datos adicionales ........................................................................................................ 8 El campo CPV .................................................................................................................................. 9 El campo Centro gestor .................................................................................................................. 10 Finalización del asistente y creación del expediente ...................................................................... 11 Creación de expedientes de contratos basados en acuerdo marco ................................................. 11

Tipo de expediente ..................................................................................................................... 11 Acuerdo marco de referencia ..................................................................................................... 11

Búsqueda de expedientes ................................................................................................................... 13 Expedientes creados por el asistente de apertura de expedientes ................................................... 13 Expedientes creados por Gestión de registros ................................................................................ 14 Detalle de un expediente ................................................................................................................ 15 Imprimir y exportar el listado de expedientes de una búsqueda .................................................... 16

Bandeja de entrada de workflow en RMS .......................................................................................... 17 Tareas relativas a expedientes: opciones siempre disponibles ....................................................... 17

Visualizar expediente ................................................................................................................. 18 Cancelar y conservar workitem en entrada ................................................................................ 18

Tareas relativas a expedientes de anexado de documentación ....................................................... 18 Adjuntar más documentos de un mismo tipo ............................................................................. 20 Borrar un documento .................................................................................................................. 20

Tareas de expedientes relativas a documentos presupuestarios ..................................................... 20 Tareas de expedientes relativas al avance del mismo .................................................................... 24 Tareas relativas a documentos presupuestarios .............................................................................. 24 Tareas realizadas fuera de la bandeja de entrada de workflow ...................................................... 24

Modificación de reservas de gestión RY .................................................................................... 25 Creación de ajustes de valor ....................................................................................................... 25 Creación del índice de salida de documentos ............................................................................. 27

Notas sobre la tramitación de diferentes expedientes ........................................................................ 28 Procedimiento abierto .................................................................................................................... 28 Procedimiento negociado ............................................................................................................... 28 Contratos de menor importe basados en acuerdo marco ................................................................ 29

Anexo I - Digitalizar documentación con reconocimiento de caracteres ........................................... 30 Configurar Adobe Acrobat para una digitalización correcta ......................................................... 30 Digitalización desde Acrobat ......................................................................................................... 31



Aplicar reconocimiento de caracteres en un PDF existente ........................................................... 32 Anexo II - Diagrama de tramitación del expediente basado en AD ................................................... 34



Introducción

En 2006 se puso en marcha un módulo al que se accede de manera independiente a Génesis.

Este módulo tiene por objeto procedimentar y controlar todas las fases de la contratación

administrativa, cubriendo no solo las fases presupuestarias, sino también los actos administrativos

que no tienen reflejo contable ni presupuestario, pero son parte imprescindible del procedimiento de

contratación.

El módulo SAP usado se llama genéricamente Record Management System, abreviado

como RMS. La adaptación específica para la UCM recibe el nombre de Gestor de Expedientes.

La abreviatura RMS con la que nos referimos al Gestor de Expedientes no tiene ninguna relación con los proyectos de obras que comienzan con esas mismas tres letras. En los proyectos de obras, RMS significa Reforma, Mantenimiento y Seguridad.

Entrada a RMS

Para entrar en RMS, abra SAP

Logon Pad y escoja la línea con el

título Gestor Expedientes. En el

entorno de producción accederá

directamente al menú principal.



Qué va por el Gestor de Expedientes y qué no

Para determinar qué se tramita por el Gestor de Expedientes y qué se tramita directamente

en Génesis, hay que considerar varios aspectos:

• Naturaleza del gasto: suministros, servicios, obras …

• Uso de centrales de adquisición de suministros y servicios homologados.

• Importe del gasto, excluido IVA.

El reglamento de gestión económico-financiera y las normas de ejecución del presupuesto

de cada año proporcionan criterios sobre los aspectos anteriores que ayudan a elegir la tramitación

correcta; las normas de ejecución incluyen también un cuadro resumen para aquellas tramitaciones

que suponen un contrato administrativo que requiere la intervención de los servicios de

Contratación u Obras; en todo caso, las normas de ejecución no pueden incluir instrucciones

específicas sobre el uso de la aplicación informática.

Para evitar confusiones, se ha eliminado temporalmente de este apartado el esquema de tramitación de gastos. Será restaurado próximamente incorporando todas las novedades que se incluyan en las Normas de Ejecución del Presupuesto de 2019 y el resto de normas de ámbito superior.



Filosofía general

Expedientes vs. documentos presupuestarios

RMS utiliza registros en el sistema que representan expedientes administrativos de

contratación. Un expediente administrativo de contratación comprende todas las actuaciones, tanto

de tipo presupuestario como exclusivamente administrativo, que se llevan a cabo desde el inicio del

expediente hasta la finalización del mismo.

Un expediente administrativo de contratación puede contener (y casi siempre contendrá)

varios documentos presupuestarios (documentos de fases R, A, D y O, o que acumulan varias de

estas, como AD o ADO).

Un expediente administrativo se identifica con un código cuyo formato puede ser

YYYY/012345, donde YYYY representa el ejercicio de inicio del expediente.

Por el contrario, los documentos presupuestarios tienen identificadores de diez dígitos

numéricos como 1000123456, 2003012345, 3000123456, 4000123456, etc. y nunca incluyen el

ejercicio en su identificador.

Tareas en workflow vs. expedientes y documentos

RMS se basa profundamente en el workflow, que es la parte de SAP que opera con circuitos

de trabajo. Los circuitos de trabajo definen:

• dónde y por quién se crean los expedientes,

• qué fases contiene la tramitación,

• cómo se encadenan éstas, y

• cuáles de ellas dan lugar a la finalización del expediente.

Cada paso de ese circuito representa una tarea, algo que tiene que hacer alguien. La tarea

puede ser tramitar una reserva, indicar la fecha de la resolución de adjudicación, registrar facturas

para confeccionar un O, etc. Cuando un usuario accede a su bandeja de entrada de workflow en

RMS y examina las carpetas de workflow asociadas, verá las tareas de las que puede hacerse cargo.

Por otra parte, los documentos presupuestarios también tienen un circuito de workflow, que

define por qué centros y servicios deben pasar hasta el momento de su contabilización. Esto da



lugar a las correspondientes tareas en workflow, que serán visibles para los usuarios que tengan

asignados los permisos correspondientes.

En ambos casos, hay que distinguir claramente que lo que se muestra en el workflow no

son expedientes ni documentos, sino tareas relativas a unos y otros. Por ello, es perfectamente

posible que un mismo usuario pueda tener tareas en su workflow relativas a un expediente dado y,

al mismo tiempo, otras relativas a documentos presupuestarios pertenecientes al expediente.

Tramitación conducida por workflow

Puesto que los expedientes tienen un circuito de workflow, que éste define los pasos de la

tramitación en forma de tareas que reciben los usuarios correspondientes en workflow, y que la

realización de una tarea determina la preparación de la siguiente, hay una diferencia fundamental en

la operativa en RMS respecto de la de Génesis:

• En Génesis, el usuario debe escoger de entre las opciones de menú la que considere correcta.

Eso le obliga a conocer cada paso del procedimiento, con independencia de que algunos de los

pasos no se puedan ejecutar sin haber concluido correctamente los pasos previos.

• Por el contrario, en RMS, es el sistema el que determina qué es lo siguiente que hay que hacer

en un expediente y quiénes deben hacerlo, asignándoles la tarea en workflow, de modo que el

usuario debe limitarse, en la mayoría de los pasos, a seguir las instrucciones indicadas por la

tarea del expediente que tiene en su workflow.

Por excepción a lo anterior, hay algunas tareas relacionadas con expedientes o sus documentos presupuestarios que se hacen fuera del circuito del workflow. En concreto, los ajustes de valor se acceden desde la ruta de menú SAP Operaciones -> Ajustes de valor , según se explica más adelante.



Creación de expedientes

Si se equivoca al elegir la tipología para crear un nuevo expediente, deberá crear un nuevo expediente. Por tanto, se recomienda extremar el cuidado al seleccionar la tipología a usar.

Para crear un expediente, debe

comenzar accediendo a través de la ruta de

menú SAP Gestión de expedientes -> Apertura

de expedientes . Aparecerá el asistente de

creación de apertura, que irá solicitando

datos en sucesivos pasos, creando el

expediente solo al alcanzar la última

pantalla.

Todos los expedientes creados por este asistente incluyen pasos de anexado de documentación digitalizada, incluyendo la digitalización de facturas y abonos.

El aspecto de la

pantalla es el de la imagen de

la derecha, donde se

distinguen cuatro áreas:

1. Fases para la apertura

del expediente: cada

punto indica un paso del

asistente. El texto

resaltado indica la fase en

la que se encuentra el

asistente, no pudiendo accederse a la fase siguiente sin haber completado correctamente los

datos solicitados en la fase actual.

2. Información de la fase en la que se encuentra el asistente: información de apoyo a la

cumplimentación de datos del área siguiente.

3. Captura de los datos necesarios para la generación del expediente: en esta área hay que

cumplimentar los datos solicitados. A igual fase pueden solicitarse datos distintos, ya que estos

varían en función de los datos introducidos en las fases anteriores.



4. Botones de navegación: permite avanzar y retroceder por las pantallas del asistente. Al alcanzar

la última pantalla, el botón Continuar se sustituye por el botón Finalizar.

Datos básicos

En los datos básicos hay dos campos que es conveniente aclarar:

• Ejercicio: debe indicar el ejercicio en el que se inicia la tramitación del expediente. Por

ejemplo, si va a iniciar en 2017 un expediente de tramitación anticipada cuya ejecución tendrá

lugar en 2018, deberá indicar en este campo 2017.

• Importe: corresponde al presupuesto base de licitación, tal como se define en el art. 100 de la

Ley de Contratos del Sector Público. Es decir, es el importe máximo de licitación, IVA

incluido, con independencia de si los gastos se imputarán posteriormente a un sector de

actividad u otro, o a elementos comunes.

• Responsable: debe indicar el nombre o cargo de la persona a que será posible dirigirse para

cualquier cuestión relacionada con el expediente administrativo.

• Acuerdo marco de referencia: si está creando un contrato de menor importe o un expediente

basado en AD que están basados en un acuerdo marco, debe elegir aquí el acuerdo marco en

vigor al que se refiere el expediente que está creando. Tiene más información al final del

apartado de creación de expedientes, incluyendo la lista de acuerdos marcos en vigor.

Definición de datos adicionales

En este paso tiene a continuación aclaraciones sobre los siguientes campos (salvo el campo

CPV, que cuenta con su propio apartado):

• Artículo: el artículo de la Ley de Contratos del Sector Público por la que se justifica la no

publicidad. En los expedientes que sí cuenten con publicidad (como el expediente abierto) o que

no requieran procedimiento de adjudicación (como el contrato menor o el expediente basado en

AD) debe elegir como opción del desplegable la primera, que es un guion “-“.

• Tramitación gasto: elija Anticipada solo si se trata de un expediente de tramitación anticipada

de un solo ejercicio futuro. Elija General para expedientes de tramitación únicamente en el

ejercicio en curso, o Plurianual cuando existan varias anualidades, sea o no la primera del

ejercicio en curso.

• Prorrogable: elija Prorrogable cuando prevea que es posible que se dé la circunstancia de

necesitar extender la vigencia del contrato, sin que eso implique obligación de efectuar



finalmente tal prórroga. Por ejemplo, no necesita elegir Prorrogable en un expediente de

suministros, pero quizá sí en uno de servicios periódicos plurianual.

El campo CPV

En el paso de datos adicionales

se solicita, para algunos tipos de

expedientes, el código CPV (Common

Public Sector Vocabulary), que es una

clasificación de ámbito europeo de

bienes y servicios. La lista de códigos

CPV es extensísima, por lo que, al

pulsar el botón de ayuda, el asistente solo oferta los primeros 500 códigos, que rara vez son

coincidentes con los que se deben registrar.

La imagen de la derecha es la que

presenta el sistema y para cambiar los

parámetros de búsqueda se debe pulsar el

elemento recuadrado.

Al hacerlo, se abre un área de

selección sobre la que podemos actuar

según el ejemplo de la imagen de la

derecha. Use el campo superior si conoce

parte del código numérico, o el inferior

para hacer búsquedas por descripción. El

campo intermedio no debe usarse, pues

realiza una coincidencia exacta entre

mayúsculas y minúsculas.



En esta fase del asistente

también puede encontrar, si desplaza

hacia abajo el texto de ayuda de la

parte superior de la ventana, un

enlace web que puede copiar y pegar

para acceder directamente a la lista de

códigos CPV oficial.

El campo Centro gestor

La cumplimentación del centro

gestor sigue un proceso distinto al

habitual, ya que permite añadir múltiples

valores. El aspecto de la pantalla es el de

la imagen de arriba, y la agregación de

centros gestores se inicia pulsando el

botón , que nos habilita la siguiente

pantalla de selección:

Tras especificar un

criterio de filtrado (que puede

ser perfectamente el código

exacto que se desea añadir) y

pulsar el botón Aceptar de la

esquina inferior izquierda, se

obtiene el listado de la derecha, donde es necesario marcar la casilla de selección que precede a

cada centro que se desea añadir, para a continuación aceptar los centros gestores deseados pulsando



el botón Aceptar señalado en la imagen. Puede repetirse el proceso para añadir distintos centros

que no tengan un patrón común en su codificación.

Por motivos técnicos, no debe utilizarse el centro gestor 0909, ya que es de uso compartido por todos los centros y servicios y las tareas de tramitación no se dirigirán correctamente. En su lugar, indique en este punto el centro gestor del presupuesto ordinario de su centro (p.e.: 0390101, 0390103, etc.). En los documentos presupuestarios sí deberá indicar la imputación correcta (centro gestor 0909, fondo 182T…).

Finalización del asistente y creación del expediente

Al concluir el asistente y pulsar Finalizar se obtendrá el número del expediente creado, con

el formato YYYY/012345, donde YYYY representa el ejercicio y 012345 un número secuencial

dentro de cada ejercicio.

Creación de expedientes de contratos basados en acuerdo marco

Desde 2019, para realizar adquisiciones con cargo a un acuerdo marco debe crear un

expediente que refleje el contrato basado en dicho acuerdo marco. La creación de estos expedientes

sigue el procedimiento general, con unas pocas particularidades que se mencionan a continuación.

Tipo de expediente

Los expedientes de contratos basados en acuerdo marco serán siempre de uno de estos tipos:

• Contrato de menor importe: usado en las adquisiciones inferiores a 15.000,00 Euros, IVA

excluido, cuando así lo determinen las instrucciones del acuerdo marco concreto.

• Expediente basado en AD: usado en el resto de adquisiciones en el ámbito de un acuerdo marco.

Acuerdo marco de referencia

En la definición de datos básicos es imprescindible que haga referencia al acuerdo marco

que contiene los suministros o servicios que van a adquirirse. La ayuda de códigos del campo

Acuerdo marco de referencia muestra los acuerdos marco en vigor, que son los siguientes:

Núm. expediente RMS Acuerdo marco Descripción 2018/000599 UCM 19/2018 Suministro de mobiliario de despacho, aulas y complementario, de

archivo, de bibliotecas, mamparas, clínico, de laboratorio y cocinas 2018/000600 UCM 16/2018 Suministro de libros y material impreso en las bibliotecas 2018/000601 UCM 14/2018 Suministro de productos, instrumental y material de naturaleza fungible y

pequeño equipamiento de laboratorio



Núm. expediente RMS Acuerdo marco Descripción 2018/000602 DGRCC 02/2016 Suministro de ordenadores personales, portátiles y monitores 2018/000603 DGRCC 08/2011 Suministro de elementos y sistemas de seguridad 2018/000604 DGRCC 10/2012 Suministro de equipos y software de comunicaciones 2018/000605 DGRCC 13/2013 Suministro de servidores y sistemas de almacenamiento 2018/000606 DGRCC 14/2017 Suministro de vehículos de turismo 2018/000607 JCCCM 2.2/2011 Suministro de material oficina y consumibles informática 2018/000608 DGRCC 02/2011 Suministro de vehículos industriales pesados (lote 2 del AM). 2018/000611 JCCCM 5.8/2010 Suministro de ropa de trabajo 2019/000024 UCM 15/2018 Suministro de equipamiento informático 2019/000679 JCCCM POST/2018 Servicios postales y de burofax



Búsqueda de expedientes

La búsqueda de expedientes también depende del tipo de expediente y, más concretamente,

del modo en que se creó.

Expedientes creados por el asistente de apertura de expedientes

Desde 2018, todos los expedientes se crean por el asistente de apertura de expedientes. Para

buscar estos expedientes debe acceder, desde el menú principal del Gestor de expedientes, a la

opción Gestión de expedientes -> Visualizar expedientes .

Accederá a una pantalla

donde puede efectuar filtrado por

cualquier campo de los atributos del

expediente, sin importar la tipología

del mismo. La imagen de la derecha

muestra solo algunos de los campos

de que dispone. Tras indicar los

criterios que considere oportunos

(p.e.: ejercicio, centro gestor y procedimiento y forma de adjudicación), pulse Ejecutar ( ).

Obtendrá un listado con todos los expedientes que cumplen los criterios indicados

previamente. Además de poder imprimir y exportar este listado, puede hacer doble clic en el

expediente que le interese para acceder al detalle del mismo.



Expedientes creados por Gestión de registros

Para buscar expedientes de ejercicios anteriores creados

por esa opción debe acceder a ella desde el menú Gestión de

registros . Una vez en ella, asegúrese de estar visualizando el

panel Vista basada en roles (si es necesario, haga clic sobre el

botón de ese panel para activarlo).

En el panel, despliegue la carpeta Expedientes, haga clic

con el botón derecho del ratón en la línea correspondiente a la

tipología de expedientes que desea buscar y escoja la opción

Buscar (o haga doble clic sobre la línea).

Obtendrá una

ventana con criterios de

selección para delimitar la

búsqueda. La relación

exacta de criterios de

selección depende de la

tipología de expediente

elegido, pero algunos

criterios están siempre

disponibles:

• Descripción breve: puede buscar expedientes que contengan palabras determinadas en su

descripción con el comodín *. Por ejemplo, el criterio *ordenador* buscará expedientes que

contengan ordenador u ordenadores en su nombre.

• Referencia de documento: el número de expediente que otorga el sistema. Si conoce el número

de un expediente y quiere visualizarlo, puede escribir aquí su número exacto para acceder

rápidamente a él.

• Fecha de alta: fecha en la que se dio de alta el expediente.

• Ejercicio: ejercicio presupuestario en el que se inició el expediente.

• Importe: importe inicialmente previsto para el expediente.



• Centro gestor: centro gestor que soporta el gasto derivado del expediente. Si un expediente

tiene asociados varios centros gestores, aparecerá en la lista de resultados si se indica uno

cualquiera de esos centros.

Una vez escritos los delimitadores deseados, debe pulsar el botón Ejecutar búsqueda ( ).

En el área inferior aparecerá una lista con los resultados de la búsqueda. Puede visualizar la ficha

del expediente deseado haciendo doble clic sobre la línea deseada. También puede imprimir y

exportar el listado de resultados (consulte el apartado Imprimir y exportar más abajo).

Si necesita acceder a varios elementos de la lista de resultados, puede abrirlos en ventanas independientes haciendo clic una sola vez en la línea del primer expediente deseado, haciendo clic en el botón En un modo nuevo del pie de la ventana, y repitiendo la operación con cada uno de los expedientes de la lista que desee.

Detalle de un expediente

Al acceder al detalle de

un expediente, verá una

imagen similar a la de la

derecha (con ligeras

diferencias dependiendo de si

se trata de un expediente

creado por Gestión de registros

o por Apertura de expedientes).

Desde esta pantalla

puede acceder a diversa

información del expediente,

siempre en modo consulta:

• Situación del expediente en el workflow (1): al pulsar en su parte izquierda aparece

una ventana flotante con varios iconos. Pulse el icono de workflow ( ) y escoja Resumen

de workflow del menú emergente que aparecerá, para ver una lista histórica de fases de

tramitación e identificar en qué fase se encuentra (para más detalles, consulte el manual sobre

workflow).



• Atributos del expediente (2): ficha de atributos del expediente, donde figuran los datos que

cumplimentó durante la creación del expediente, así como algunos datos adicionales

introducidos durante las distintas fases de tramitación.

• Documentos presupuestarios (3): despliegue esta carpeta y sus subcarpetas para acceder a la

totalidad de los documentos presupuestarios correspondientes al expediente, con independencia

del ejercicio en el que se generaron (para el caso de expedientes plurianuales). Haciendo doble

clic en uno de los documentos (4), navegará a Génesis para visualizar el documento en detalle.

• Documentación (5) (solo expedientes creados por Apertura de expedientes): estos expedientes

requieren que se adjunten versiones digitalizadas de la documentación no estrictamente

económica, que puede ser luego accedida desde aquí. Dentro de la documentación encontrará

distintas carpetas (6) que representan diferentes fases de tramitación del expediente. En cada

una de ellas encontrará los documentos anexados (7). Haciendo doble clic en uno de los nodos

se abrirá un panel de lectura en la parte derecha de la ventana con el documento anexado (el

panel dispone de una barra de botones que, en su extremo derecho, tiene un botón para cerrarlo).

Para cerrar la visualización del expediente, pulse el botón Cerrar ( ) que hay en la

esquina derecha de la pantalla del expediente (8).

Imprimir y exportar el listado de expedientes de una búsqueda

Para imprimir el listado que obtiene como

resultado al efectuar una búsqueda de expedientes solo

tiene que pulsar el icono de impresión que hay justo

encima de la lista con los resultados.

Para exportar el listado

dispone de un icono, también

sobre la lista de resultados. Del

menú emergente, elija Fichero

local y, a continuación, Hoja

cálculo coste. Se le pedirá el directorio y el nombre del archivo en un diálogo como el que figura

junto a este párrafo. Aunque el aspecto del diálogo sugiere lo contrario, simplemente pulsando en el

icono señalado en la imagen accederá a un diálogo Guardar como… estándar de Windows donde

podrá especificar tanto el directorio como el nombre del archivo que desea usar, tras lo cual solo

tendrá que pulsar Crear para crear el archivo (o Reemplazar si ya existía y quiere sobrescribirlo).



Bandeja de entrada de workflow en RMS

El modo preferente para acceder a la

bandeja de entrada de workflow en RMS es,

desde el menú principal de RMS, en la opción

Bandeja de Entrada Workflow . Accederá a su

bandeja de entrada de workflow, donde

encontrará las tareas de expedientes y

documentos que correspondan a su usuario:

En la imagen anterior, la primera tarea corresponde a un expediente, mientras que la

segunda corresponde a un documento presupuestario (la autorización de la orden ADO/O

4000163462). Observe también que la segunda tarea está aceptada o En tratamiento por el usuario

y por ello el icono de la columna Status no es completamente blanco.

En general, evite mantener tareas aceptadas, o en tratamiento, en su workflow (para más detalles, consulte la documentación sobre workflow).

Tareas relativas a expedientes: opciones siempre disponibles

Las tareas relativas a

expedientes incluyen en su descripción

el número del expediente

correspondiente (p.e.: 2016/000050,

2018/000123...). Cuando haga doble

clic en una tarea relativa a un

expediente verá una imagen similar a

ésta. En ella, cada franja gris en la imagen es, en realidad, un botón que representa una opción. Los

dos botones marcados en la imagen siempre estarán disponibles.



Visualizar expediente

Si pulsa el botón Visualizar expediente, accederá al detalle del mismo. El apartado Detalle

de un expediente, anteriormente en este documento, explica la información que puede obtener en él.

No podrá acceder al detalle de un expediente que corresponda a varios centros, a menos que tenga autorización para trabajar con todos ellos.

Cancelar y conservar workitem en entrada

Este botón simplemente le permite volver a la bandeja de entrada o carpeta de workflow.

Recuerde que la tarea se quedará en tratamiento, impidiendo a otros usuarios atenderla. Aparte siempre las tareas en tratamiento para no bloquear el avance de los expedientes.

Tareas relativas a expedientes de anexado de documentación

Si en un paso de la tramitación del expediente es necesario adjuntar documentación (como la

memoria de necesidades, o el pliego de prescripciones técnicas), se presentará una tarea que permite

incorporar dicha documentación al sistema.

Puede suceder que un paso concreto requiera a la vez crear un documento presupuestario de

fase R, A o D y adjuntar documentación; en ese caso, aparecerán en su bandeja de entrada de Gestor

de expedientes dos tareas; mientras no se completen ambas, el expediente no avanzará al paso

siguiente. También es posible que la misma tarea incluya un botón específico para anexar

documentación, junto a otros para otras operaciones.



Al hacer doble clic en una tarea de anexado

aparece la habitual pantalla con botones que

representan cada opción disponible. En estas

tareas, la opción Anexar documentación permite

acceder a la lista de documentos que el sistema

espera que se incorporen en la fase correspondiente. Al pulsar ese botón, se accede a una pantalla

como la siguiente:

Para cada documento que desee adjuntar, deberá seleccionar primero la línea

correspondiente al tipo que quiera incluir (recuadro marcado con 1 en la imagen). Luego, si el

documento tiene marca de plantilla, deberá pulsar el botón Firmar documento; en caso contrario,

el botón Crear documento (marcados con 2 en la imagen).

Los documentos deben anexarse SIEMPRE en formato PDF con la función de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) aplicada. Esta función se aplica, en Adobe Acrobat, a través de su opción de menú Documento -> Reconocimiento de texto OCR -> Reconocer texto usando OCR... Al final de este documento hay un anexo sobre la digitalización de documentos usando Adobe Acrobat.

Cada tipo de documento tiene un indicador de estado, con las siguientes posibilidades:

• Documento obligatorio no incorporado: el tipo de documento es necesario para

continuar la tramitación, pero aún no se ha incorporado al expediente. Por ejemplo, no puede

pasar a crear un documento R sin incorporar antes la memoria justificativa de necesidades.

• Documento opcional no incorporado: el tipo de documento no siempre es obligatorio,

aunque puede que en el expediente concreto que está tramitando sí lo necesite, y aún no se ha

incorporado. Por ejemplo, a veces deberá añadir un certificado de exclusividad, si el suministro

objeto del expediente solo puede ser entregado por un proveedor en España.

• Documento ya incorporado: representa un documento incorporado al expediente (con

independencia de si era obligatorio u opcional).



Aunque el documento tenga la marca de plantilla, actualmente no hay ningún sistema de plantillas incluido en RMS. Algunas plantillas están disponibles en la web.

Adjuntar más documentos de un mismo tipo

En ocasiones necesitará adjuntar más de un

documento de un mismo tipo (por ejemplo, varias

ofertas/presupuestos). Para ello, marque una línea del

tipo del que quiere crear más documentos, que ya tendrá

su indicador de estado en color verde, y pulsar de nuevo

el botón Crear documento (o Firmar documento, si es

de plantilla).

Borrar un documento

Si necesita borrar un documento anexado, puede marcar la línea del documento que quiere

borrar y pulsar el botón Borrar documento ( ). No obstante, si el documento es

obligatorio, el estado de la línea volverá a ser Documento obligatorio no incorporado.

Solo puede borrar documentos anexados mientras tiene la tarea correspondiente a ese documento. Si ha finalizado la tarea, tendrá que contactar con los Servicios de Contratación o de Gestión y Contratación de Obras para cualquier modificación en los documentos anexados.

Tareas de expedientes relativas a documentos presupuestarios

Algunos tipos habituales de tareas correspondientes a expedientes que generan documentos

presupuestarios son:

• Tramitación de documento reserva

• Tramitación de documento AD

• Tramitación de documento O

• Tramitación de documento ADO

La tarea mostrada corresponde a la tramitación de la fase R de un expediente.



Normalmente, el usuario habrá

entrado en la tarea para ejecutarla, esto es,

para crear el documento presupuestario. Por

tanto, deberá hacer clic en la opción

Tramitación de Documento R (o A, D o

AD), lo que le llevará a la pantalla normal

de creación del documento de la fase correspondiente.

En las fases R y A, el importe que debe indicar es, para un gasto que se imputará al sector de actividad I o a elementos comunes, el importe máximo de licitación, IVA incluido; y para un gasto que se imputará al sector de actividad II, el importe máximo de licitación, IVA excluido. En la fase D (o AD) es el importe de adjudicación, IVA incluido, salvo si el gasto se imputa al sector de actividad II. Recuerde tener en cuenta el IVA autorrepercutido, cuando proceda.

En las tareas de tramitación de documentos ADO y O, el aspecto es este otro:

Las opciones que aparecen (que, en ocasiones, no mantienen el orden mostrado en la imagen

de arriba) son las siguientes:

• Anexar documentación: este botón permite acceder a la pantalla de anexado de documentación

digitalizada, que opera igual que las descritas anteriormente en este manual. Los tipos de

documentos que se incluyen para ser anexados son los siguientes:

o Certificado de conformidad: es un documento que relaciona los gastos (facturas) a los que se les otorga la conformidad. Está recogido en la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP, art. 198.4) y en las Normas de ejecución del presupuesto 2017 (NEP, art. 62.3). Obligatorio



para los gastos en los que dicha conformidad no se otorga por el acta de recepción (como en los suministros) o la certificación de obra.

o Incidencias de obligación: en el caso de que un reconocimiento de obligaciones sea reparado, puede usar este tipo de documento para anexar la documentación asociada, tanto los reparos efectuados por el órgano de control interno como las contestaciones a los mismos y la resolución final.

o Reconocimiento de obligación: solo debe adjuntar aquí el ADO/O, una vez recabadas las firmas del centro/servicio tramitador. No incluya las facturas ni el resto de documentación que acompaña el documento presupuestario en el PDF adjuntado aquí, ya que dispone de otros apartados para ello.

o Factura: cada una de las facturas incluidas en el documento ADO/O. No es necesario incluir los albaranes en los PDF. Si las facturas son electrónicas y la empresa ha enviado como adjunto una representación de la factura en PDF, puede usarla. En caso contrario, puede adjuntar el PDF que genera automáticamente la consola de recepción de facturas.

• Registro de facturas: use

esta opción para registrar

facturas recibidas en papel

únicamente. Pasará a una

pantalla prácticamente

idéntica a la de registro de

facturas de pago

centralizado. La única

diferencia relevante es que

en todos los expedientes

existe un documento

presupuestario de fase anterior al registro, por lo que encontrará cumplimentado el número de

documento presupuestario. No obstante, tendrá que cumplimentar usted la posición apropiada

(es decir, el número de línea dentro del documento presupuestario).

• Registro de abonos:

esta opción, de nuevo,

es equivalente al

registro de abonos de

pago centralizado, con

las mismas

observaciones que en el

caso anterior (entre

ellas, que solo debe

usarse para registrar

abonos recibidos en

papel).



• Incorporación de facturas/abonos:

mediante esta opción podrá crear

documentos presupuestarios ADO/O a

partir de las facturas o abonos

registrados previamente, tanto en papel

como en formato electrónico. También

esta opción es equivalente a la de la

incorporación de facturas o abonos para

pago centralizado, con la única

diferencia de que el campo "Número de

expediente" aparece precumplimentado

(y bloqueado) con el número del expediente en cuestión.

• Modificar reserva de gestión: esta tarea está disponible solo para el contrato menor de obras.

• Finalizar proceso ADO/O: esta tarea no está disponible para los contratos menores de obra. La

mayoría de los expedientes permiten la realización de múltiples documentos presupuestarios de

fase ADO/O, por lo que es necesario indicar de alguna forma que la tramitación de los mismos

ha concluido. Cuando esté seguro de que no va a necesitar tramitar más facturas ni abonos, y no

haya documentos presupuestarios pendientes de fiscalización por Intervención, debe elegir esta

opción para finalizar la tramitación.

• Visualizar expediente: esta opción le permite pasar a visualizar el expediente. Si el expediente

es multicentro, solo podrá visualizarlo si tiene autorización para todos ellos.

• Proceso de facturas/abonos electrónicas, a veces titulado Registro administrativo contable

de factura: desde este botón puede registrar facturas y abonos pendientes de procesar en la

consola de registro de facturas. También permite tramitar las facturas registradas en el RACF

(ya sustituido por la consola de recepción de facturas).

• Cancelar y conservar workitem en entrada: este botón vuelve a la bandeja de entrada. Deberá

refrescar la lista de tareas de la bandeja de entrada de workflow y apartar la tarea (botón derecho

sobre ella, opción de menú Apartar).

Es muy importante que no finalice el proceso de ADO/O hasta que esté seguro de que no va a necesitar tramitar más facturas ni abonos, así como que los documentos presupuestarios ya tramitados hayan sido fiscalizados de conformidad. En especial, NUNCA finalice tramitación de ADO/O de expedientes centralizados, como el servicio de fotocopias en distintos centros.



Tareas de expedientes relativas al avance del mismo

Algunas de las tareas definidas en los expedientes sirven para reflejar el avance

administrativo del mismo, tal como se define en la Ley de Contratos del Sector Público. Entre esas

tareas se encuentran la cumplimentación de fechas, el registro de licitadores y la posterior selección

de uno de ellos como adjudicatario, la introducción de importes o porcentajes de garantías, o la

contestación a preguntas correspondientes a fases, como “¿Se ha presentado recurso?” o “¿Es

correcta la documentación?”. La mayoría de estas tareas corresponden a pasos ejecutados en los

servicios de contratación de suministros, servicios y obras.

Hay otras tareas que tienen un carácter de control técnico del expediente por el sistema. Por

ejemplo, cuando se concluye la revisión administrativa en Intervención del documento de fase D

hay una tarea que sirve al sistema para comprobar que, efectivamente, se ha contabilizado el

documento en Génesis antes de avanzar al paso siguiente. También, al pulsar Finalizar

tratamiento de facturas y abonos durante el reconocimiento de obligaciones, hay un paso que

pide confirmar que, efectivamente, no queda ninguna orden pendiente de contabilizar.

Tareas relativas a documentos presupuestarios

Las tareas de documentos presupuestarios incluyen el número de documento en su

descripción (1000123456, 2003012345, 3000123456, 4000123456...), y son de estos tipos:

• Autorizar (permite autorizar y rechazar)

• Aut+/- (permite autorizar, rechazar y anular ajustes de valor)

• Modificar (permite modificar un documento que ha sido rechazado)

Para saber el procedimiento exacto a seguir con cada tipo de tarea de documentos

presupuestarios, consulte la información general sobre el workflow.

Tareas realizadas fuera de la bandeja de entrada de workflow

Por excepción a lo comentado anteriormente, hay algunas tareas relativas a los expedientes y

sus documentos presupuestarios a las que no se accede desde el circuito de workflow del

expediente:

• Modificación de reservas de gestión RY

• Creación de ajustes de valor



• Creación del índice de salida de documentos

Modificación de reservas de gestión RY

Las reservas de gestión RMS se pueden generar en dos clases de expedientes: contratos

menores de obra y expedientes basados en AD. En ocasiones puede necesitar modificar esas

reservas de gestión para ajustar su importe o añadir nuevas posiciones. La tarea de tramitación de

ADO de los contratos menores de obras dispone de un botón para modificar la reserva, pero en el

caso del expediente basado en AD deberá modificar la reserva directamente desde Génesis.

Si tiene que añadir nuevas posiciones a una reserva RY, debe seleccionar todas las

posiciones añadidas, acceder a la vista de detalle pulsando el icono del puzzle ( ) e introducir manualmente el número de expediente en cada una de ellas.

No olvide grabar las modificaciones a la reserva pulsando el icono del disquete ( ).

Creación de ajustes de valor

En ocasiones, será necesario realizar ajustes de valor en documentos presupuestarios de

fases R, A o D. Dependiendo del tipo de expediente, deberá acceder por distintas rutas de menú

SAP:

• Para los expedientes basados en AD antes de 2018,

debe entrar en Gestión de registros , ficha Vista

basada en roles, en la carpeta Herramientas,

opción Crear ajuste del valor .

• Para el resto de expedientes, debe entrar en

Operaciones -> Ajuste de valor .

Por ambas rutas se accede a una

pantalla con el mismo comportamiento. En

esta pantalla debe comenzar introduciendo

el número del expediente (no del

documento presupuestario) y pulsar Ejecutar ( ).



A continuación aparecerá un selector de

fases presupuestarias. Elija la fase

presupuestaria de la que desea realizar el ajuste

de valor y, a continuación, pulse el botón

Buscar documento.

Dependiendo de la fase elegida, el sistema

le ofrecerá el o los documentos presupuestarios de

ese expediente y correspondientes a esa fase.

Escoja el documento haciendo doble clic en la

línea y éste se reflejará en la casilla asociada de la

pantalla principal. Desde ahí, pulse Ejecutar ( )

para entrar en la opción de Génesis de creación de

ajustes de valor.

En la pantalla de creación de ajustes de valor debe comenzar

eligiendo si quiere un aumento o una depreciación (reducción) del

documento y especificar la posición del documento que quiere ajustar

(los ajustes de valor se hacen para líneas individuales de los documentos

presupuestarios; si necesita ajustar varias líneas de un mismo

documento, deberá hacer un ajuste de valor para cada una de ellas). A

continuación, pulse Enter .

En la siguiente pantalla,

solo tiene que introducir el

importe del ajuste (la cantidad en

la que desea variar esa línea del

documento presupuestario, sin

signo) y un motivo para el

ajuste. A continuación, pulse

Verificar ( ) para comprobar

que el ajuste es viable y, en caso



de que sea así, pulse Grabar ( ). El ajuste queda identificado por el número del documento

principal, la línea ajustada y el número de modificación en la misma (p.e.: 3005003212/001/0001).

Tenga en cuenta que un ajuste negativo no puede dar lugar a que el importe final de esa línea sea inferior su consumo, y un ajuste positivo no puede superar el importe disponible en la fase anterior.

Creación del índice de salida de documentos

Puede generar el índice de salida de documentos desde

Gestión de registros , ficha Vista basada en roles, carpeta

Herramientas, subcarpeta Tramitación de Documentos,

opción Generar Índice Salida de Documentos . Una vez accede a la

pantalla correspondiente, el procedimiento es idéntico al seguido

en Génesis.

El índice de salida de documentos puede generarse directamente desde Génesis aunque los documentos presupuestarios que se incluyen en él hayan sido generados en el Gestor de expedientes.



Notas sobre la tramitación de diferentes expedientes

En este apartado encontrará algunas notas prácticas sobre la tramitación de las diferentes

tipologías de expedientes. Consisten en aclaraciones sobre algunas tareas en las que la operativa

puede no ser totalmente intuitiva.

Procedimiento abierto

El procedimiento abierto incluye la variante ordinaria, la simplificada, y la simplificada

sumaria recogidas en la LCSP. Las diferencias de tramitación entre estas variantes no afectan en el

sistema a las fases R y O, solo a los pasos comprendidos entre la creación del A y la formalización

del contrato, que son gestionadas por el Servicio de Contratación o la Unidad de Gestión de

Contratación de Obras, los cuales conocen dónde se producen esas diferencias y cómo solventarlas.

Aparte de lo anterior, en la tarea de anexado de documentación inicial se definen tres tipos

de documentos (más el genérico Otra documentación), todos ellos de carácter opcional:

• Memoria de necesidades

• Memoria económica

• Propuesta de contratación

En realidad, los dos primeros han sido reemplazados por la memoria justificativa, por lo que

basta anexar esta en el tipo Memoria de necesidades. Asimismo, tanto la memoria justificativa

como la propuesta de contratación son imprescindibles, por lo que deben ser anexados aunque el

sistema no los marque como obligatorios.

Procedimiento negociado

En la tarea de anexado de documentación inicial del procedimiento negociado se definen

tres tipos de documentos (más el genérico Otra documentación), todos ellos de carácter obligatorio:

• Memoria de necesidades

• Memoria económica

• Propuesta de contratación



En realidad, los dos primeros han sido reemplazados por la memoria justificativa. Puesto

que es obligatorio anexar documentos en los tres, deberá anexar la memoria justificativa dos veces,

en el tipo Memoria de necesidades y en el tipo Memoria económica.

Contratos de menor importe basados en acuerdo marco

Los contratos de menor importe tienen una fase inicial con dos tareas simultáneas, creación

de documento R y anexado de documentación asociada a esta fase. Esta fase inicial corresponde a la

petición de bienes y, una vez finalizada, se pasa a la fase de reconocimiento de obligaciones, en la

que se registra la factura y se incorpora en el documento ADO.

Puesto que se recomienda acumular varios pedidos cuando su importe es inferior a 1.000

Euros, la operativa que debe seguir en estos casos es:

• Puede acumular varios pedidos en el mismo expediente de contrato de menor importe siempre

que no alcancen al menos 1.000 Euros y, en todo caso, sin que hayan pasado más de dos

semanas desde que se recibió la factura correspondiente al primer pedido. No se preocupe

porque no coincida el atributo de importe del expediente con el gasto finalmente realizado.

• Para acumular varios pedidos debe conservar sin finalizar la tarea Tramitación de reserva –

Documentación 01, que es la que le permite incorporar los documentos de pedido, oferta, etc.

Para conservar la tarea, use el botón Volver al menú ( ) en lugar del botón

Finalizar tratamiento.

• Para cada pedido deberá adjuntar la solicitud del mismo y la oferta recibida, además de

cualquier otra documentación que proceda.

• Para cada pedido deberá modificar el documento de reserva, añadiendo posiciones a la misma o

incrementando el importe de las que ya existen, dependiendo de si es preciso especificar

imputaciones diferentes o no.

• Cuando se den las circunstancias descritas en el primer punto (se hayan superado 1.000 Euros

en importe de los pedidos, o hayan transcurrido dos semanas desde la recepción de la primera

factura del expediente), deberá pasar el expediente a la fase de reconocimiento de obligaciones.

Para ello, finalice la tarea de anexado de documentación inicial pulsando el botón Finalizar

tratamiento ( ) en la ventana de anexado de documentos. En la tarea de

reconocimiento de obligaciones que aparecerá a continuación, tendrá entonces que registrar

todas las facturas, con referencia a su posición correspondiente de la reserva, e incorporarlas

inmediatamente.



Anexo I - Digitalizar documentación con reconocimiento de caracteres

Configurar Adobe Acrobat para una digitalización correcta

Siga estos pasos si tiene configurado en Windows un dispositivo de escaneo que puede usar directamente, sin necesidad de iniciar el proceso de escaneo manualmente desde el propio aparato.

En el escritorio de su equipo tendrá un icono correspondiente a Adobe

Acrobat (no confundir con Adobe Reader). Haga doble clic sobre él para abrir la

aplicación. Dependiendo de su configuración, puede que aparezca una pantalla de

bienvenida. Ciérrela y acceda a la pantalla principal de Adobe Acrobat.

Antes de digitalizar documentos

para su incorporación a expedientes debe

configurar los valores predeterminados en

Adobe Acrobat. Para ello, en la ventana

principal, pulse el botón Crear y, en el

menú emergente que aparece, elija PDF

desde escáner → Configurar valores preestablecidos… En la ventana de diálogo que aparece

deberá verificar y, en su caso, cambiar los siguientes valores:

• Escáner: seleccione su dispositivo. Es

posible que, aunque solo disponga de

un aparato, aparezcan dos líneas en esta

lista; en ese caso, es aconsejable que

elija la que contenga el término TWAIN

en ella. Si realmente dispone de varios

dispositivos, elija que el vaya a utilizar

habitualmente.

• Valores preestablecidos: elija

Documento en escala de grises si no

quiere que los documentos escaneados

mantengan las tonalidades de color.

• Caras: si su escáner no es dúplex



(capaz de digitalizar ambas caras de una misma hoja), o si los documentos que va a digitalizar

no están impresos a doble cara, debe elegir Lados frontales.

• Resolución: habitualmente 300 PPP (Puntos Por Pulgada) será suficiente.

• Tamaño de papel: asegúrese de usar A4 para obtener documentos en ese formato estándar de

tamaño de papel.

• Solo si su escáner no tiene alimentador automático, marque la casilla “Solicitar digitalización

de más páginas”.

• Optimizar PDF digitalizado: marque esta casilla para reducir el tamaño del archivo resultante

a cambio de una pequeña pérdida de calidad de imagen en los documentos más complejos.

• Hacer susceptible de búsquedas (Ejecutar OCR): asegúrese de marcar esta casilla para que el

documento trate el texto escaneado como tal, permitiendo hacer búsquedas de texto.

Pulse Aceptar para cerrar la ventana de dialogo cuando termine.

Digitalización desde Acrobat

Una vez en la pantalla principal de Adobe Acrobat, puede digitalizar un documento

siguiendo una de estas dos rutas:

• Pulse el botón Crear de la barra de herramientas de Adobe Acrobat. En el menú desplegable

que aparece, escoja PDF desde escáner y luego Documento en escala de grises.

• Escoja la opción de menú Archivo → Crear → PDF desde escáner → Documento en escala

de grises.

Si su escáner dispone de alimentador, se procesarán todas las hojas del mismo; en caso

contrario, se digitalizará cada hoja y se le preguntará si quiere digitalizar más hojas o ha completado

el proceso, en cuyo caso debe sustituir cada hoja antes de responder. Una vez haya concluido,

escoja Digitalización completada y pulse Aceptar.

Adobe Acrobat procesará entonces

las páginas digitalizadas, ejecutará el

reconocimiento óptico de caracteres

(OCR) en ellas y presentará el documento

PDF resultante. Observe que el texto se

mantiene como tal y puede seleccionarse,



copiarse al portapapeles de Windows y pegarse en otras aplicaciones. Guarde el archivo PDF

(Archivo → Guardar, o el icono del disquete) en el directorio que considere oportuno. El archivo

PDF generado es el que, posteriormente, se incorporará al expediente con el procedimiento descrito

anteriormente.

Asegúrese de que el PDF contiene información OCR. Puede comprobarlo haciendo doble clic sobre cualquier texto (excepto los escritos a mano) del PDF. Si el texto sobre el que ha hecho doble clic queda seleccionado y puede copiarse y pegarse en otro documento, es que el PDF contiene información OCR.

Aplicar reconocimiento de caracteres en un PDF existente

En muchos centros y

servicios existen dispositivos de

escaneado en red que crean

automáticamente archivos PDF

y los depositan en una unidad de

red, sin el reconocimiento óptico

de caracteres aplicado. Para

solucionarlo, solo hay que seguir

estos pasos:

1. Abra el archivo

con Adobe Acrobat.

2. Abra el panel lateral Herramientas y

despliegue la sección Proceso de

documentos. Si no aparece esa sección,

puede acceder a ella también a través del

menú Ver → Proceso de documentos.

3. Elija Optimizar PDF digitalizado.

4. En la ventana de diálogo, asegúrese de que

están seleccionadas las opciones Todas las

páginas (excepto si el PDF solo tiene una

página) y Hacer susceptible de búsqueda

(aplicar OCR).

5. Pulse Aceptar.



6. Acrobat aplicará la optimización, incluyendo el OCR. Como resultado, se reducirá el

tamaño del archivo y se podrá buscar el texto contenido en él.

7. Guarde el documento ya optimizado.



Anexo II - Diagrama de tramitación del expediente basado en AD





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Tabla de contenidos - UCM · UCM - Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica Página 6 de 36 lugar a las correspondientes tareas en workflow, que serán visibles para