WORKFLOW

WORKFLOW

WORKFLOW

Definicin:

Es el flujo de trabajo que permite la implementacin, automatizacin y seguimiento de procesos administrativos que involucra documentos, informacin o tareas que pasen de un participante a otro, para la realizacin de tareas especficas.

Objetivos:

Reflejar, mecanizar y automatizar los mtodos y organizacin en el sistema de informacin.

Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos.

Independizar el mtodo y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.

Facilitar la movilidad del personal.

Soportar procesos de reingeniera de negocio.

Agilizar el proceso de intercambio de informacin y agilizar la toma de decisiones de una organizacin, empresa o institucin.

Adicionalmente optimizar el servicio.

Ventajas Puntualidad

Mejora de los procedimientos

Seguimiento de la ejecucin de los proyectos

Automatizacin de los procedimientos

Lareduccindeltiempodebsquedadepapelesoelmenorgastoen papelera

La estandarizacin de los procesos lleva a tener un mayor conocimiento de los mismos, lo que a su vez conduce a obtener una mejor calidad de estos.

Recursosdisponibles.Seaseguraquelosrecursosdeinformacin (aplicaciones y datos) van a estar disponibles para los trabajadores cuando ellos los requieran.

Diseo de procesos. Se fomenta a pensar los procesos de una manera distinta a la tradicional forma jerrquica que se utiliza para disearlos en la actualidad.

Desventajas

Anlisis largo y difcil.

Limitaciones impuestas por el software.

Caractersticas:

AutomatizacinCada flujo de trabajo automatiza la secuencia de acciones del proceso asi tambin como las herramientas necesarias para controlarlo, es decir que brinda informacin a la gente correcta en el orden correcto con las herramientas adecuadas

.

Diseo grfico de los procesos: Es una herramienta grfica para crear los mapas de procesos que definen el flujo del trabajo y las tareas desde el comienzo hasta el final.

Favorece la eliminacin de la burocracia

Ayuda a mejorar la gestin de la empresa, eliminando la acumulacin innecesaria de papeles y agilizando los trmites administrativos al interior de ella.

Fortalece el control de gestin

El acceso que tiene el ejecutivo a la informacin que fluye a travs de Workflow le permite la deteccin y/o evaluacin de los problemas en forma oportuna.

Manejo de excepciones: manejo de las siempre presentes "excepciones a la regla". Por ejemplo, la caracterstica de reasignar una tarea de un usuario a otro si el usuario est ausente o por causa de un dao en su computador.

Monitorizacin: Cada usuario con privilegios tiene la posibilidad de ver los incidentes de Workflow en los cuales han participado. Este punto es especial importancia para los supervisores que podrn controlar los cuellos de botella y ver o prever necesidades de ampliacin o reestructuracin de recursos.

Comunicacin: Los usuarios son notificados con sus nuevas tareas, retrasos y los supervisores informados cuando un proceso se detiene.

Permite una adecuada coordinacin e integracin

Facilita una ptima coordinacin entre personas, comunicacin, procedimientos y sistemas de informacin.

CLASIFICACIN

Workflow de produccin:

Este tipo de Workflow es tambin conocido Workflow de Transacciones, esta se encargar de automatizar los procesos que tienden a ser repetitivos, bien estructurados y con gran manejo de datos.

Ejemplo:

Institucin: Banco del Pacifico

Matriculacin de Alumnos

La Secretaria recibe copia de la cedula y papel de votacin

Verifica los datos en el Sistema.

Si ha pasado el semestre.

Si no reprob una materia.

Si todo est bien, procede a ingresar los datos y a matricular al alumno.

Recibe el certificado de matriculacin.

El sistema automticamente ubica al alumno el curso y las materias que le corresponden ver en ese semestre.

Workflow de colaboracin:

Los Workflow de colaboracin estructuran o semi-estructuran procesos de negocios donde participan personas, con el objetivo de lograr una meta comn.

Los documentos son elemento clave para este tipo de Workflow es por ello que mantiene la integridad de los documentos.Ejemplo

Institucin: Municipio de Milagro

Recepcin de documentos

El usuario deja el documento donde la recepcionista.

La recepcionista sube el documento a Alcalda.

La secretaria ingresa el documento en el Sistema, obtiene un cdigo.

El Alcalde revisa el documento, y determina a qu lugar debe ir.

o El documento va al lugar designado para seguir el trmite.

o En caso de no proceder el documento regresa a la Secretaria y es

archivado.

La dependencia sigue con la accin determinada.

El usuario verifica que paso su documento preguntando a la Secretaria.

Y lo enva a la dependencia donde esta documento.

Workflow Administrativo:

Es aquel que involucra procesos de administracin en una empresa tales como rdenes de compra, reportes de ventas, etc.

El Workflow Administrativo se aplica bajo las siguientes condiciones:

Hay gran cantidad de procesos administrativos de la empresa.

La posibilidad de hacer cambios debe ser frecuente ya que es muy importante.

El personal de la organizacin es un potencial participante.

Ejemplo

Cualquier empleado de la empresa dentro de la empresa podra llenar una orden de compra para un cliente, esto debido a que la aplicacin debe proporcionar tanto facilidades de manejo como de clculos. Si la orden de compra es menor que cierto monto la misma pasa directamente a depsito, all se hace un control automtico de stock y si hay disponible mercadera se hace la entrega de la misma. Si la orden es mayor a un monto dado, entonces la misma es pasada al supervisor para su aprobacin y luego sigue su ruta habitual si fue aprobada.

WEBGRAFAhttp://www.pixelware.com/workflow-flujo-trabajo.htmhttp://es.slideshare.net/isa0418/workflow-12323651

http://www.utm.mx/temas/temas-docs/nfnotas518.pdf

http://es.slideshare.net/guestc13577/workflow-1167198http://es.slideshare.net/isa0418/workflow-12323651

http://es.slideshare.net/jcfdezmx2/workflow-presentation-662536http://www.monografias.com/trabajos-pdf4/workflow-o-flujos-trabajo/workflow-o-flujos-trabajo.pdfhttps://sites.google.com/site/contalc301/home/tarea1-tema2

INTEGRANTES:

NANCY ROGRGUEZ.

FERNANDO GUALOTUA.

JUVELI INLAGO.

BLANCA SANCHEZ.

SORAYA GUERRERO.

CHRISTOPHER GARCA.

ING: ALEXANDRA ZURITA

AE7-2

Julio 18, 2015