INTRODUCCIÓN.

El Access se define como un “gestor de bases de datos relacionales gráfico e interactivo”.

Una base de datos no es más que una estructura de datos en la que guardamos la información de un tipo de objetos o individuos. Cada base de datos adquiere la forma de una tabla

Base de datos relacional: permite crear “relaciones” entre diferentes tablas. Piensa en la tabla de “Clientes”, la tabla de “Artículos” y la tabla de “Pedidos” de una empresa; si podemos relacionar las tres tablas, conseguiremos entre otras cosas:- Evitar información duplicada: “Clientes” por un lado y datos del cliente en la tabla

“Pedidos” por otro.- Ahorrar espacio.- Aumentar la velocidad y precisión en la gestión de la B.D.

Gestor de bases de datos: es un sistema informático que nos permite gestionar los datos de una B.D., esto es: Extraer información determinada de la B.D. (consultas) y/o Imprimirla (informes), a partir de unas características determinadas y en un orden determinado.

Gestor de B.D. gráfico e interactivo: Gracias al entorno gráfico e interactivo del “Windows”, el Access se ha convertido en uno de los más potentes y utilizados de los programas de gestión de bases de datos.

Así, una definición sencilla de la base de datos Access podría ser la de un conjunto de herramientas que permiten gestionar la información almacenada y relacionada con un tema determinado.

En Access al conjunto de todas las herramientas necesarias para poder manipular los datos almacenados en las diferentes tablas relacionadas se les denomina objetos. Una base de datos consta de los siguientes objetos o herramientas:

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Tablas.- Permiten almacenar los datos de modo organizado

Consultas.- Permiten dar respuesta a las preguntas que puedan plantearse respecto a los datos almacenados.

Formularios.- Permiten visualizar en pantalla los datos de modo diferente al de una tabla, resultando normalmente más agradable el trabajo.

Informes.- Permiten obtener la impresión de los datos almacenados, con un modelo diseñado por el propio usuario.

Páginas.- Crea un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde internet.

Macros.- Permiten realizar, en un único paso, un conjunto de operaciones repetitivas que previamente han tenido que ser grabadas.

Módulos.- Son un conjunto de instrucciones y procedimientos, en lenguaje de programación Visual Basic, que permiten automatizar y modificar operaciones con la base de datos.

La misión principal de una base de datos es la de mantener relacionadas todas las herramientas necesarias para almacenar, manipular y gestionar la información.

Para iniciar Access desde el escritorio de Windows es necesario activar el menú inicio, carpeta Programas y elegir Microsoft Access. Con ello aparece una ventana en la que se puede optar por abrir una base de datos que ya existe o crear una nueva.

La opción de crear una base de datos nueva conduce a un cuadro de diálogo en que se permite definir la ubicación del archivo que se va a crear así como el nombre que los identifica. Por defecto Access asigna a los archivos de base de datos la extensión MDB.

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Una vez que se ha ejecutado Access y que ha abierto o creado una base de datos, el aspecto de la ventana de la aplicación será similar al de otras aplicaciones Windows, con barra de título, barra de menús, barra/s de botones, etc., pero presenta la peculiaridad de contener una subventana con una serie de fichas, cada una de las cuales agrupa las herramientas de un determinado tipo.

Barra de título Barra de menú¨ Barra de herramientas

Barra de Estado Ventana de la base de datos

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TABLAS.

Una vez creada la base de datos, hay que crear la tabla o tablas en las que se va a almacenar la información.

Cada uno de los objetos o individuos de los que se almacena información es un registro. Cada una de las informaciones que se almacena de ese objeto es un campo. Visualmente una tabla está formada por una serie de filas y columnas. Cada fila está formada por los diferentes datos de un mismo elemento, mientras que cada columna contiene datos de la misma naturaleza pero de diferentes elementos. Es decir cada fila de una tabla es un registro y cada columna, campo.

A la hora de diseñar una base de datos hay algunos aspectos que deben tenerse en cuenta:

Datos de los que se desea disponer

Modo en que se van a gestionar

Operaciones que se van a realizar con los datos

Si la cantidad de información de un mismo elemento va a ser muy elevada puede ser conveniente crear varias tablas distintas de menor tamaño en lugar de una única tabla de gran tamaño, dado que las tablas se pueden relacionar entre sí para que actúen como una sola.

Diseño de la estructura de una tabla.

A la hora de crear una tabla se puede hacer de 3 formas diferentes:

Vista hoja de datos Asistente

Vista diseño

El primer sistema- Vista hoja de datos- permite crear una tabla introduciendo directamente los datos que se van a almacenar en ella. Los problemas que surgen es que no crea por defecto ninguna clave principal y que el nombre que asigna a los campos es Campo1, Campo2.

El segundo método- Asistente para tablas- diseña la tabla con la ayuda de un asistente, que incorpora un gran número de tablas predefinidas, facilitando la labor de crear otras nuevas. El problema es que el proceso no es transparente, se crean incluso los informes, por lo que no se llega a tener una visión clara de que se ha creado.

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Nosotros vamos a trabajar de la forma más común por medio de VISTA DISEÑO.

La creación de una tabla consiste en definir los campos necesarios para almacenar los datos de cada registro.

La definición de los campos se hace en una ventana especial, denominada ventana de diseño de tabla. Esta ventana tiene dos paneles, cada uno de los cuales permite definir distintas características de cada campo.

En el panel superior se introduce el nombre del campo y el tipo de datos que va a contener.

En el panel inferior se definen otras características particulares del campo, tales como el tamaño máximo del dato, el número de decimales, un formato específico para números o fechas., … Para intercambiar el cursor entre los dos paneles usando el teclado se hace pulsando <F6>.

Definición de campos.

En el panel superior se seleccionan una serie de características que son importantes a la hora de definir un campo:

Nombre. Debe describir lo mejor posible su contenido. Puede contener hasta 64 caracteres

Tipo de datos. Dependiendo del tipo de datos que va a contener el campo se puede elegir entre nueve tipos de campos:

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Texto.- Los datos pueden estar constituidos por letras, números y espacios en blanco, con un límite de 255 caracteres.

Memo.- Estos datos son iguales que los anteriores pero admiten datos más extensos, hasta 65.535 caracteres.

Numérico.- Los datos de estos campos son considerados como números y pueden realizarse operaciones matemáticas con ellos.

Fecha / Hora.- Campos que almacenan datos correspondientes a fechas y horas.

Moneda.- Se utilizan para introducir datos numéricos de tipo monetario.

Autonumérico.- Estos datos son introducidos automáticamente por el programa. El valor para cada registro añadido será el resultado de incrementar en una unidad el contenido del registro anterior.

Sí / No.- Estos campos sólo admiten como contenido los valores Sí o No. En ocasiones se les denomina campos lógicos.

Objeto OLE.- Son campos que pueden contener datos de diferente naturaleza, denominándose, en general, objetos (gráficos, fotos, audio, video, ...).

Hipervínculo.- Campos que almacenan hipervínculos, que pueden ser rutas de acceso a ficheros del ordenador, rutas de acceso a servidores de una red, direcciones URL propias de Internet.

Asistente para consultas.- Estos campos permiten introducir valores de otra tabla o lista de valores mediante un asistente.

Descripción: Permite introducir una frase descriptiva de cada campo. Access visualiza esta descripción en la barra de estado, por lo que puede ser utilizada como una mini ayuda.

En el cuadro inferior lo que podemos hacer es personalizar cada uno de los campos de las tablas mediante el ajuste de determinadas propiedades. Estas propiedades varían según el tipo de datos que hayamos seleccionado. Las propiedades que variaremos con más frecuencia son las siguientes:

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Tamaño del campo. Access asigna automáticamente un tamaño a cada campo dependiendo del tipo de dato seleccionado, aunque es aconsejable modificar este valor para adecuarlos a las necesidades reales.

Formato: Permite controlar la forma de visualización o impresión de los datos. Las opciones varían según el tipo de datos. Podemos indicar si queremos que se visualice como porcentaje, con euros, si es moneda, si fecha larga o corta, etc

Máscara de entrada: Se utiliza para facilitar la entrada de datos y controlar los valores que los usuarios introduce, el ususario vará esa máscara cuando introduzca los datos en el campo.. Por ejemplo, podemos hacer que Access proporcione los delimitadores (__/__/__) en un campo de fecha.

Regla de validación: Permite especificar una expresión que deberá cumplirse para que se puedan introudcir o modificar los datos en ese campo.

Indexado: Si se activa esta característica el programa crea un índice para el campo, que permitirá hacer búsquedas más rápidas y también aceleran las operaciones de ordenaciòn y agrupación

Creación de la Clave principal.

Una vez que se ha decidido cómo se va a estructurar la información se ha de definir cada uno de los campos que la contenga. Para ello en la ventana de diseño de tabla hay que ir introduciendo el nombre de cada campo, seleccionando el tipo de datos que va a contener (ya que por defecto aparece siempre ‘Texto’), el tamaño más adecuado, la opción de que sea un campo indexado, etc.

Cuando los campos estén definidos es importante establecer uno como clave principal; esto es un campo que permitirá relacionar la tabla con otras. Este campo tiene que cumplir una serie de características: no podrán existir dos registros con el mismo contenido en este campo y además debe crearse un índice para él. Para

establecer un campo como clave principal hay que elegir el menú Edición, clave principal; el campo queda señalado con el icono También es posible realizar esta función con un icono similar de la barra de botones.

Definidos los campos y creada al menos la clave principal de la tabla se debe guardar la definición de la tabla antes de pasar a introducir datos concretos. Este proceso se puede realizar mediante el menú Archivo, opción Guardar, o bien mediante el icono Guardar de la barra de botones.

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Estas dos ventanas se conmutan con bastante frecuencia ya que cualquier modificación en el diseño de la tabla debe realizarse en la ventana Diseño de tabla; en la parte izquierda de la barra de herramientas aparece un botón cuyo aspecto y función cambia dependiendo de la ventana que esté activa, que permite conmutar dichas ventanas. 

Ventana Hoja de datos / Ventana Diseño de tabla

La ventana del diseño de tabla puede ser manipulada y cerrada;: cuando se cierra se vuelve a tener activa la ventana de la base de datos. Por otro lado esta ventana puede conmutarse por la ventana Hoja de datos, que permite introducir datos, ordenarlos, modificarlos, etc.

La introducción de datos en una tabla equivale a introducir registros en ella, ya que al escribir los datos de una misma entidad se añade un registro a la tabla. Mientras se están introduciendo datos, el programa muestra unos indicadores, en ciertos registros, para señalar diferentes situaciones:

El registro en el que se están introduciendo datos presenta el indicador , para señalar que ha sido modificado. Por debajo de esta fila, existirá otra vacía con un indicador (asterisco), que avisa que en ella se puede introducir un nuevo registro.

Cuando el cursor está en un registro y no se ha realizado ninguna modificación, este mostrará el indicador que indica que ése es el registro activo.

Access graba automáticamente los datos correspondientes a un registro cuando se activa otro diferente.

Permite utilizar las opciones de Cortar, copiar y pegar del menú Edición, del mismo modo que en otras aplicaciones, para duplicar información, moverla, etc. Sin embargo existen algunas particularidades:

No se puede duplicar el contenido en un campo que tenga activada la opción Sí indexada (sin duplicados).

Copiar datos en una nueva línea supone la adicción de nuevos registros a la tabla

Access dispone de unos botones de navegación, situados en la parte inferior de la ventana, que permiten desplazar el cursor a distintos registros, y en consecuencia, activarlos. Entre los botones de navegación se muestra información sobre el registro activo y el número total de registros de la tabla.

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En ocasiones puede ser necesario eliminar registros cuyos datos ya no tengan utilidad. Esta operación requiere cierta seguridad, puesto que los datos borrados son irrecuperables. Para borrar un registro basta con situar el cursor en cualquiera de sus campos, elegir el menú Edición, Eliminar Registro; a continuación se pide, mediante un cuadro de diálogo, confirmación para el borrado, en el que basta contestar sí para completar el proceso.

Access incorpora el corrector ortográfico para su utilización como en cualquier otra aplicación Office. Una característica particular de este corrector es que sólo funciona en los campos con texto, es decir, aquellos que se han definido de tipo Texto o Memo.

Ordenar los registros de una tabla.

Por defecto, al abrir una tabla, Access muestra los registros ordenados según el orden de entrada o según el contenido de los registros en el campo declarado como clave primaria. También pueden aparecer en otro orden distinto si, una vez realizada una ordenación, se guardan los cambios en el diseño de la tabla.

Access permite modificar el orden de los registros de varios modos. El más rápido consiste en ordenarlos dependiendo del contenido de los registros en un campo. Para ello basta con indicar el campo (situando el cursor en él) y el tipo de ordenación que se desea (ascendente o descendente)

Modificar el aspecto de una tabla.

El aspecto de una tabla se puede modificar a semejanza de las tablas que se crean con el procesador Word o las hojas de cálculo de Excel. Se puede modificar el formato de la fuente, el de las celdas, el ancho de las columnas, la altura de las filas, etc.

Además de estas modificaciones, pueden realizarse otros operaciones como ocultar columnas de aquellos campos cuyos datos no interesa visualizar, cambiar el título de las columnas (equivalente a cambiar el nombre del campo), inmovilizar columnas (muy útil cuando no caben todos los campos en pantalla y necesitamos una referencia para saber en que registro estamos localizados). Todas estas opciones están disponibles en el menú Formato

.

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Búsqueda de datos en la tabla. Reemplazar.

Access ofrece la posibilidad de realizar búsquedas de datos concretos de forma rápida y simple, posibilidad que resulta especialmente útil a medida que el tamaño de las tablas aumenta. Dentro del menú Edición se encuentra la opción Buscar que conduce a un cuadro de diálogo en el que se puede especificar:

Expresión o cadena de caracteres a localizar.

Grupo de registros en los que buscar.

Coincidencia exacta de caracteres

Coincidencia exacta de mayúsculas y minúsculas.

Las mismas opciones se presentan para reemplazar. Con esta opción se agiliza mucho el cambio de una cadena de caracteres por otra a lo largo de toda una base de datos.

Filtro por selección.

Un filtro es una restricción que se hace en una tabla para visualizar sólo un conjunto de registros. Estos registros deben tener un dato, o parte de él, común

en un campo determinado.

Existen varios tipos de filtros, siendo los más sencillos y rápidos de utilizar los filtros por selección. Marcando cualquier dato o parte de dato de la tabla y haciendo clic en el icono de filtro por selección se muestra todos los registros de la tabla que en ese determinado campo contienen el dato marcado como filtro. Cuando aplicamos un filtro podemos imprimir la tabla sólo con los datos resultantes del filtro. En la barra de registro aparece el

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número de registro filtrados en la selección junto con la palabra Filtrado entre paréntesis. También tenemos la opción de filtrar excluyendo la selección.

El otro tipo de de filtro es por Formulario, que nos permite establecer búsquedas más concretas y hacer búsquedas dentro de la misma columna (campo), por distintos criterios.

Access siempre recuerda el último criterio de ordenación o filtrado que ha sido definido en una hoja de datos, por lo tanto deberíamos quitarlo si queremos ver la tabla con todos los registros a través del botón de quitar filtro.

Relaciones entre tablas

Es quizás el aspecto más importante de la creación de la base de datos, las relaciones entre las tablas que unidas y relacionadas forman una base de datos en Access.

Tipos de relaciones

Relación uno a uno: Cuando un registro de la tabla A sólo puede estar relacionado con un único registro de la tabla B y cuando un registro de la tabla B sólo puede estar relacionado con un único registro de la tabla A.

Relación uno a varios: Cuando un registro de la tabla A se relaciona con varios registros de la tabla B y un registro de la tabla B se relaciona sólo con un registro de la tabla A.

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Relación varios a varios: Cuando un registro de la tabla A se relaciona con varios registros de la tabla B y un registro de la tabla B se relaciona con varios registros de la tabla A. En estos casos lo normal es que exista una tercera tabla que se llama tabla intermedia en la que se incluyen los campos que se van a relacionar en ambas tablas.

Crear una relación

Para crear relaciones debemos acceder a la ventana relaciones, que está accesible en el

menú Herramientas, relaciones o hacer clic sóbre el botón

Aparecerá un cuadro con las tablas disponibles, hay que seleccionar las tablas que formarán parte de dicha relación, haciendo clic en Agregar cada vez que se selecciona una.

Una vez seleccionadas las tablas a relacionar aparecerá una ventana con las tablas seleccionadas. Para establecer la relación hay que ir sobre el campo de relación de la tabla principal, normalmente se relaciona un campo que es clave principal con un campo que no lo es. Debe ser el usuario el que seleccione el campo clave y sin soltar el botón del ratón lo arrastrará hasta el mismo campo de la tabla secundaria.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

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Las opciones que aparecen en esta tabla de relación son las siguientes:

Exigir integridad referencial: Es recomendable que siempre esté activa. Ya que no nos permitirá introducir datos en una de las tablas que no existan en la otra.

Eliminar en cascada los registros relacionados: Al activar esta casilla se eliminará los registros de las tablas hijo, cuando borremos un registro de la tabla padre.

Actualizar en cascada los campos relacionados: Si activamos esa opción, al cambiar el valor de la clave principal en una tabla padre, será Access quien actualice automáticamente cualquier valor de clave ajena en las tablas hijo.

Para añadir tablas en un relación , modificar las relaciones ya existentes o eliminarlas (OJO CON ESTA OPERACIÓN) se puede hacer desde la ventana de relaciones a través de la barra de menú en la opción de Relaciones.

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CONSULTAS.

Access incorpora una herramienta u objeto, denominado consultas, que permite seleccionar un conjunto de campos y registros de una tabla o varias tablas de la base de datos. No significa que el resto de registros se eliminen de la tabla, sino que tan sólo están ignorados por el programa. Las consultas pueden guardarse de forma permanente, como las mismas tablas.

Dependiendo de su función, las consultas pueden clasificarse en dos grupos:

Consultas de selección, que son aquellas que permiten seleccionar un conjunto de registros y campos para trabajar con ellos.

Consultas de acción; aquellas que permiten realizar diversas operaciones, automáticamente, con los datos de una tabla.

Para crear una consulta se activa el objeto correspondiente y se obtiene la posibilidad de elegir entre la creación dirigida por el usuario (vista diseño) o la creación con la ayuda de un asistente. Si no se ha abierto ninguna base de datos sobre la que definir la consulta aparecerá un cuadro de diálogo para seleccionar una.

Al igual que las tablas, las consultas tienen dos visualizaciones (de hoja de datos y de diseño) que pueden ser conmutadas fácilmente. La ventana de diseño de la consulta está dividida en dos partes.

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La parte superior muestra, en una pequeña ventana, las tablas seleccionadas para hacer la consulta. En la parte inferior aparece una rejilla, en la que se muestran, por columnas, los campos seleccionados. Si la consulta incluye campos de más de una tabla, estas tablas deben de estar relacionadas.

Para visualizar un campo, además de estar situado en la rejilla, debe estar activada su casilla de visualización (Mostrar)

Al crear una consulta lo primero que hay que hacer es incluir los campos necesarios en la rejilla de la parte inferior, no sólo los que se desean visualizar como resultado de la consulta, sino todos aquellos que se utilizarán para otros fines como ordenaciones, selección de registros, etc.

Para incluir un campo en la rejilla hay que hacer doble clic sobre él, en la ventana de campos, situada en la parte superior. El campo se añadirá en la fila Campo y en la primera columna vacía, de la rejilla inferior. El orden en el que se añadan determinará su visualización en la consulta.

También pueden añadirse los campos arrastrándolos, desde la ventana de campos, hasta una posición determinada de la fila Campo; de este modo se puede colocar en el lugar deseado. Las casillas de visualización de los campos (situadas en la línea Mostrar) son activadas por Access . Cuando se ha terminado de incluir campos en la rejilla, basta hacer clic en el botón Ventana Hoja de datos de la barra de herramientas para visualizar los campos indicados en el diseño, aplicándose los criterios de la consulta.

Introducción de condiciones para seleccionar registros.

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Una de las funciones más importantes de las consultas es la de seleccionar un grupo de registros que cumplan una determinada característica. La selección de registros se realiza mediante la inclusión de un criterio (condición) en la rejilla de la pantalla de diseño; este ha de escribirse en la fila Criterio y en la columna del campo correspondiente. Cada criterio que se introduzca quedará entre unos caracteres (delimitadores) que Access automáticamente asigna en función del tipo de campo.

A la hora de introducir criterios para seleccionar los registros, pueden utilizarse los operadores de comparación siguientes:

Operador Significado

= Igual a (puede omitirse)

> Mayor que

< Menor que

>= Mayor o igual que

<= Menor o igual que

<> Distinto de

La utilización de comodines en los criterios permite ampliar las posibilidades de selección. Los comodines más utilizados son *, ? y #, cuya función es la siguiente:

* Actúa como un conjunto de caracteres de longitud variable.

? Actúa como un carácter en la posición especificada.

# Actúa como cualquier dígito situado en la posición especificada.

Es posible introducir, en una misma consulta, varios criterios; en ese caso, los criterios deben estar relacionados de alguno de los siguientes modos:

Mediante el operador lógico "Y". En este caso, los registros serán seleccionados cuando cumplan todos los criterios a la vez.

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Mediante el operador lógico "O". Los registros serán seleccionados cuando cumplan, al menos, uno de los criterios indicados.

Cuando se utiliza más de un criterio, independientemente del operador que los relacione, estos pueden hacer referencia a un mismo campo o a campos diferentes, lo que obliga a introducirles de un modo determinado en la rejilla de la ventana de diseño:

Si los criterios están relacionados con el operador lógico "Y" deben escribirse en una misma línea de criterios de la rejilla; si estos hacen referencia a distintos campos, podrán introducirse en sus respectivas celdas, pero en el caso de que hagan referencia a un mismo campo, han de escribirse en la misma celda separados por el carácter "Y".

Si los criterios que se introducen en la consulta están relacionados con el operador lógico "O", han de escribirse en distintas líneas de criterios de la rejilla. Si los criterios afectan a un mismo campo, se escribirán en la misma celda separados por el carácter "O".

Otra manera de introducir criterios es a través del generador de expresiones, muy util cuando las condiciones de selección de registros sean más

complejas

Ordenar el resultado de una consulta.

Es posible preparar el diseño de una consulta para que el resultado de esta se presente ordenado por el contenido de uno de los campos. Para ello hay que introducir el tipo de ordenación deseada, en la celda correspondiente al campo y a la fila Orden. Haciendo clic en el icono con flecha abajo se despliega un menú para elegir el tipo de ordenación posible.

Almacenar una consulta.

Las consultas pueden guardarse desde la ventana de diseño o desde la ventana de datos. En realidad, lo que se guarda es el diseño de la consulta que, al abrirla, selecciona los registros. De este modo, una consulta no dará siempre los mismos resultados, ya que depende de si se han realizado modificaciones en la tabla.

Para guardar una consulta hay que seleccionar Archivo, Guardar o hacer clic en el icono Guardar de la barra de herramientas y asignar un nombre a la consulta.

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Las consultas almacenadas se pueden utilizar en lo sucesivo como si tablas de datos fuesen: así pueden servir como fuente de datos a la hora de diseñar formularios o informes.

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FORMULARIOS.

Los formularios son los objetos de una base de datos que permiten visualizar el contenido de una tabla , o consulta, de modo más agradable y realizar todas las operaciones habituales de mantenimiento de datos: añadir registros, modificarlos, borrar datos o registros, etc.

Access muestra el contenido, tanto de una tabla como de una consulta, en la ventana Hoja de datos. En ella aparecen los registros en filas y los campos en columnas. Además, es en esa ventana donde se realizan muchas de las operaciones habituales con la base de datos. Pero estas formas de visualización presentas ciertos inconvenientes (imposibilidad de ver los datos de un solo registro, imposibilidad de introducir rótulos aclaratorios para los datos visibles, etc.), que hacen aconsejable poder visualizar la información de la base de datos de modo diferente. Los formularios permiten subsanar este problema y además pueden utilizarse para realizar las mismas operaciones que en la ventana de datos. Un formulario no sólo es una carátula para visualizar los datos, sino que, además, permite controlar la introducción de datos.

Existen distintos tipos de formularios:

Formulario tabular. Este tipo de formulario tiene un aspecto análogo al de una tabla, aunque resultará más vistoso y podrán activarse algunas opciones que permiten controlar la introducción de datos.

Formulario de columna simple. Los campos de la tabla se distribuyen en filas; de este modo, el formulario sólo muestra los datos de un registro. En el caso de existir demasiados campos como para no poder verlos todos a la vez, la ventana aparece con las barras de desplazamiento necesarias.

Formulario multitabla o Formulario Principal / subformulario. Permite visualizar datos que provienen de más de una tabla. Para que esto sea posible, dentro del formulario principal se añaden otros, denominados subformularios, que permiten visualizar los datos correspondientes a otras tablas relacionadas.

Formulario gráfico. Este formulario hace posible visualizar los datos en forma de gráfico o diagrama. Es muy útil cuando se quiere mostrar la variación de ciertos datos. Al modificar los datos de la tabla, el gráfico se actualizará automáticamente.

Access presenta dos posibilidades diferentes a la hora de crear un formulario: hacerlo desde cero o crearlo con la ayuda de un asistente. Después de tener abierta la base de datos sobre la que crear el formulario, se ha de elegir la tarjeta Formulario, Nuevo; aparece un cuadro de diálogo en el que se debe indicar la tabla o consulta que contiene los datos que se desean

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visualizar en el formulario, así como el modo de creación. A continuación aparece otro cuadro de diálogo para añadir los campos que contendrá el formulario; el siguiente paso es decidir cuál será la distribución, para finalizar dando un nombre al formulario creado.

Así aparece la ventana del formulario, con todas las características típicas de cualquier ventana Windows. Además, en la parte inferior se encuentran los botones de navegación, similares a los de la ventana de tablas o datos de consulta. En la parte izquierda de la ventana aparece un botón que permite seleccionar el registro completo (todos sus datos).

Ventana de diseño de formulario.

Como ocurre con todos los objetos creados en una base de datos, es posible conmutar las ventanas de visualización y de diseño de un formulario mediante el botón que se encuentra en la barra de herramientas o seleccionando la opción correspondiente del menú Ver. Una que se activa la ventana de diseño de formulario será posible modificar su definición.

La ventana de diseño presenta una cuadrícula correspondiente a la parte principal del formulario. Ahora bien, si mediante el menú Ver se activa la opción "Encabezado o pie de página" el área de trabajo del formulario presenta tres zonas bien definidas:

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Zona del encabezado del formulario. Esta zona muestra el encabezado del formulario, que se repetirá en la visualización de todos los registros y que puede estar constituido por un título, una imagen o cualquier otro gráfico.

Zona del detalle del formulario. En esta zona se encuentran todos los elementos que constituyen la propia definición del formulario y que se denominan, genéricamente, controles.

Zona de pie de formulario. Esta zona muestra el pie del formulario que puede estar formado por distintos objetos o texto.

La modificación del diseño de un formulario consiste en añadir, eliminar o modificar los controles de la zona Detalle, o en añadir un encabezado o un pie. En el caso de tener que modificar el tamaño de una zona del formulario basta con arrastrar mediante el ratón la barra divisoria.

Además de la ventana de diseño, Access activa otros elementos que facilitan las modificaciones a realizar:

Cuadro de herramientas, que permite añadir nuevos controles.

Reglas vertical y horizontal, que permiten situar los controles de modo exacto

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Cuadrícula, que facilita la alineación de los controles (es sólo orientativa , no aparece en la visualización final).

Controles.

En un formulario existen diferentes elementos: título del formulario, etiqueta de cada campo, botones de opción, casillas de verificación, botones de ejecución, etc., que son conocidos generalmente como Controles. Los controles pueden clasificarse de dos modos diferentes:

Una primera clasificación atiende a la naturaleza del mismo. Así, aparecen controles de cuadro de texto, de etiquetas, de casillas de verificación, de cuadros de lista, de botones de opción, etc.

La segunda clasificación distingue los controles dependiendo de la información que van a mostrar.

Controles independientes: la información de los controles es constante para todos los registro (etiqueta de un campo, de una línea de un recuadro, etc.).

Controles dependientes: muestran información que proviene de una tabla o consulta; es particular en cada caso.

Controles calculados: muestran un valor calculado a partir de otros.

Para poder realizar cualquier operación con los controles es necesario que estén activados; haciendo clic sobre un control queda enmarcado por los cuadros de selección. Si se desea seleccionar varios controles a la vez hay que mantener pulsada la tecla MAYÚSC mientras se va haciendo clic sobre ellos.

El aspecto de los controles puede ser modificado una vez que están activados: se les puede cambiar el tipo de fuente, modificar de tamaño (arrastrando sus cuadros de selección), moverlos de lugar (arrastrando), eliminarlos, etc.

También se pueden añadir nuevos controles a un formulario; cuando se trabaja en la ventana de diseño aparece un cuadro de herramientas para controles.

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  INFORMES.

Los informes son los objetos de Access que permiten crear un modelo para imprimir los datos almacenados en una tabla o los obtenidos como resultado de una consulta.

Existe la posibilidad de generar un informe automático para los datos de la tabla o de la consulta activa. Para ello se selecciona la tabla o la consulta haciendo doble clic sobre ella.

A continuación hay que desplegar la lista del botón y seleccionar la opción Autoinforme. El informe se creará y se activará automáticamente su vista preliminar.

Utilizando el zoom y las barras de desplazamiento se puede visualizar el contenido del informe.

Las operaciones que se pueden realizar en estas ventanas son análogas a las de otras aplicaciones de Office. También se puede almacenar el informe para utilizarlo posteriormente.

Ventana de diseño de un informe.

Para modificar un informe hay que acceder a su ventana de diseño y poder realizar operaciones con sus controles, igual que en el caso de los formularios. Si el informe estuviera guardado desde la ventana de la base de datos sería suficiente con seleccionarlo y hacer clic en el botón Diseño.

La ventana de diseño de informe es parecida a la de un formulario. En ella aparecen los distintos apartados del informe y los controles que lo constituyen. Estos pueden ser modificados, desplazados, eliminados, etc. También se puede añadir otros nuevos seleccionándolos del cuadro de herramientas.

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Tanto los formularios como los informes se pueden diseñar con la ayuda de un asistente de forma que se simplifica bastante la tarea, ya que Access cuenta con diferentes formatos variados para cada uno de ellos. Además, ambos, cuentan con la opción de vista preliminar en pantalla del que sería el resultado impreso del trabajo, que permite recomponer el diseño las veces que sean necesarias antes de obtener el resultado impreso.

Si en el caso de las tablas no se recomendaba el uso de asistente, para los informes es muy util comenzar utilizando el asistente y una vez obtenido el diseño básico ir modificando según nuestras preferencias. Esta recomendación es debida a la gran variabilidad que pueden tener los informes.

Si usamos el asistente de informes,8 al que podemos acceder bien por el botón Nuevo de la barra de herramientas, bien por la selección dentro del objeto Informe de Crear un informe utilizando el asistente) la pantalla que aparece nos permite seleccionar la tabla o consulta sobre la que queremos crear el informe

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Al hacer la selección nos aparecerán los campos que podemos incluir en el informe. La siguiente pantalla nos permite elegir la manera en que deseamos ver los datos, es decir cómo los agrupamos, el tercer cuadro de diálogo nos permite añadir más criterios de agrupamiento.

El cuarto cuadro de diálogo permite elegir el orden de clasificación de la sección de detalle en el informe. Podemos ordenar esta selección hasta por cuatro campos distintos y elegir si lo queremos ascendente o descendentemente.

Si pulsamos en el botón Opciones de Resumen se enumeran todos los campos numéricos o de moneda incluidos en la sección de detalle del Informe. Se puede elegir que Access resuma los valores de estos campos para cada grupo del informe.

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Cuadro de diálogo nº 4

El quinto cuadro de diálogo nos permite seleccionar la distribución y orientación del informe y el sexto el estilo, combinación de colores y fuentes, que queremos en el Informe. Por último nos quedaría darle un nombre al informe.

Como en todos los casos anteriores si el informe presenta algún aspecto que no es el deseado, siempre se podrá ir a vista diseño y modificarlo según nuestras necesidades.

Por otra parte la finalidad del informe en la mayor parte de los casos es la impresión, por lo que resulta muy conveniente ir a vista previa antes de pasarlo a la impresora.

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