NHNG VN BN HIN HNH CA NH NC V CNG TC QUN L H S, TI LIU

PHN I.

C S PHP L V L LUN CHUNG V CNG TC QUN L H S, TI LIU.

I. MT S KHI NIM C BN: TI LIU, VN BN TI LIU LU TR, H S V LP H S.1. Khi nim Ti liu v Vn bn

Hin nay c nhiu nh ngha v cch gii thch v khi nim ti liu. Theo Lut Lu tr s: 01/2011/QH13 ngy 11 thng 11 nm 2011 ca Quc Hi Cng ho x hi ch ngha Vit Nam v Lu tr, khi nim ti liu c inh ngha v gii thch nh sau:

Ti liu: l vt mang tin c hnh thnh trong qu trnh hot ng ca c quan, t chc, c nhn.Ti liu bao gm vn bn, d n, bn v thit k, bn , cng trnh nghin cu, s sch, biu thng k; m bn, dng bn phim, nh, vi phim; bng, a ghi m, ghi hnh; ti liu in t; bn tho tc phm vn hc; ngh thut, s cng tc, nht k, hi k, bt tch, ti liu vit tay; tranh v hoc in; n phm v cc vt mang tin khc. Tuy nhin, theo cch hiu ph bin mt s nc tin tin, c bit theo Tiu chun quc t (ISO 5489-1 Thng tin v h thng ti liu), khi nim Ti liu (document) c nh ngha nh sau :

Ti liu l thng tin c ghi li hoc mt i tng c th c x l nh mt n v-mt th thng nht.

nh ngha ny c s dng qun l cc h s, ti liu Canada. V d, trong bn Bo co v Chnh sch v qu trnh thu thp, tiu chun v bng ch gii thut ng ca c quan Lu tr thnh ph Toronto-Canada thut ng ti liu -document c nh ngha nh sau :

L mt n v thng tin c ghi li khng ph thuc vo hnh thc v vt mang (A unit of recorded information regardless of form and media).

Vi cch nh ngha trn y, khi nim ti liu c hiu rt rng. Trong bi ging ny, tc gi dng theo nh ngha ca Lut lu tr Vit Nam. lm sng t nh ngha v Ti liu, cn lm r thm v khi nim Vn bn (Record). Khi nim Vn bn (theo ISO 5489-1 Thng tin v h thng ti liu), c hiu l: Mt ti liu c lp ra hoc nhn c trong qu trnh tin hnh cc cng vic hp php ca mt ngi hoc mt t chc v c bo qun, c duy tr bi ngi hoc t chc vi mc ch lm chng c hoc tham kho trong tng lai.

2. Khi nim ti liu lu tr:

Ti liu lu tr l ti liu c gi tr phc v hot ng thc tin, nghin cu khoa hc, lch s c la chn lu tr. Ti liu lu tr bao gm bn gc, bn chnh; trong trng hp khng cn bn gc, bn chnh th c thay th bng bn sao hp php.

3. Khi nim h s:

H s l mt tp ti liu c lin quan vi nhau v mt vn , mt s vic, mt i tng c th hoc c c im chung, hnh thnh trong qu trnh theo di, gii quyt cng vic thuc phm vi chc nng, nhim v ca c quan, t chc.

Phn tch ni dung ca nh ngha ny v h s cho thy:

+ H s c hnh thnh trong qu trnh gii quyt cng vic. ny khng nh rng h s l sn phm ca ton b qu trnh gii quyt cng vic ch khng phi sau khi cng vic kt thc, ti liu tp thnh ng vi cc b, gi ch c t chnh l mi c a ra lp thnh h s.

+ Cng vic c lp h s phi thuc phm vi chc nng, nhim v ca mt c quan hoc ca mt c nhn.

C hai ny ch ra rng :

H s l sn phm ca c qu trnh gii quyt cng vic. C ngha l h s c bt u hnh thnh ngay t thi im cng vic c bt u. Lp h s khng phi l vic tp hp, sp xp vn bn, ti liu (c th c hiu l ) hnh thnh trong qu trnh theo di, gii quyt cng vic thnh h s m l qu trnh tp hp, sp xp cng vn giy t thnh cc h s (ti liu c hnh thnh n u th phi lp ngay n ). Thng nht c quan im ny khng ch c ngha v hc thut m cn v rt quan trng ch o, hng dn nghip v cng nh tin hnh cng tc kim tra, thanh tra i vi cng tc lp h s nc ta hin nay. Bi v nh nu trn, trong thc tin hin nay cha nhn thc thng nht v bn cht ca khi nim h s nn c quan nim cho rng: lp h s l cng vic cui cng trong cng tc vn th c quan, c thc hin sau khi vn , s vic c cp trong cc vn bn c lin quan gii quyt xong, thng vo dp cui nm, khi sp kt thc mt nm cng tc ca c quan, chun b bc sang nm mi vi chng trnh k hoch cng tc mi. H s l khi nim phn loi; phn loi cc vn bn hnh thnh trong hot ng ca c quan, c nhn theo mt vn , mt s vic hoc cc c im khc ca vn bn, c h s hin hnh, c h s c lp ra trong cc lu tr c quan v lu tr lch s, iu ny dn n s chp nhn mt thc trng hin nay l phn ln cn b, cng chc phn hnh nc ta khng thc hin nhim v lp h s cng vic thuc chc trch c giao.

Ch c quan hoc c nhn c thm quyn (c chc nng nhin v thc thi cng vic) mi c php lp ra h s tng ng, khng c php lm sai lch h s trong qu trnh lp h s.

Kt qu phn tch trn cho thy khi nim h s hin hnh l khi nim khng phn nh ng bn cht cng tc vn th, lu tr. V vy, ch ng khi dng khi nim h s v ch c lp n hin hnh. Khi nim h s khng phi ch l khi nim phn loi. V bn cht, n l khi nim dng trong qu trnh qun l v s dng vn bn. H s c to nn t nhng vn bn c gi tr php l. Do , h s l cc cn c php l c bn lnh o, ch o, iu hnh v thc hin cc cng vic theo qui nh. Cn trong thc tin chnh l ti liu nc ta hin nay to nn nhng tp ti liu tng ng h s hoc cc n v bo qun l kt qu ca vic phc hi hoc to ra nhng tp ti liu tng ng h s, nhng n v bo qun. Chng ta khng c coi vic ny l lp h s trong lu tr. Bi v nu dng khi nim lp h s lu tr l khng ng vi bn cht ca cng tc lp h s.

4. Cc loi h s c bn:

Theo khi nim chung v h s trn, cc c quan, t chc c 3 loi h s sau:

- H s cng vic: l tp vn bn, ti liu c lin quan vi nhau v mt vn , mt s vic, hoc c cng c trng nh: tn loi, tc gi... hnh thnh trong qu trnh gii quyt cng vic thuc chc nng, nhim v ca mt c quan, n v.

- H s nguyn tc: l tp vn bn sao cc vn bn quy phm php lut v tng mt cng tc nghip v nht nh, dng tra cu, lm cn c php l khi gii quyt cng vic hng ngy.

- H s nhn s: l mt tp vn bn, ti liu c lin quan v mt c nhn c th (h s ng vin, h s cn b, h s hc sinh...).

- H s chuyn ngnh: h s chuyn ngnh nh i vi h s cc v n ca ngnh Ta n nhn dn, h s ca c quan Cng an, Vin kim st nhn dn....

5. Khi nim Lp h s:

Lp h s l vic tp hp, sp xp vn bn, ti liu hnh thnh ln h s trong qu trnh theo di, gii quyt cng vic thnh h s theo cc nguyn tc v phng php nht nh.II. V TR, VAI TR CA QUN L H S, TI LIU NI CHUNG V LP H S NI RING.

1. V tr, vai tr ca qun l h s, ti liu trong c quan.

a) V tr qun l h s, ti liu trong c quan.

Trong bt k c quan, t chc, doanh nghip no cng c mt lnh vc cng tc v cng quan trng. l cng tc qun l h s, ti liu. Cng tc ny bao gm ton b cng vic lin quan n ng k, thu thp, bo m vn ton v pht huy gi tr cc h s, ti liu t thi im hnh thnh trong qu trnh hot ng ca cc c quan, t chc v doanh nghip cho n khi b tiu hy hoc c la chn bo qun vnh vin trong cc lu tr lch s. Xt v bn cht, qun l h s, ti liu l qun l thng tin vn bn, bao gm thng tin ti liu hin hnh v thng tin ti liu qu kh. Trong thi i bng n thng tin, mi c quan, t chc, c bit l cc doanh nghip mun tn ti v pht trin bn vng phi c nng lc nhanh nhy trong x l thng tin ni chung v thng tin ti liu ni ring. Chnh v vy, qun l h s, ti liu c mt v tr c bit quan trng. N c v nh nhng huyt qun trong thn th con ngi bo m cho dng mu tt c chy u, ng, chnh xc, y v kp thi v lin tc trong c th v ln b no, khng xy ra n tc, r r.

V c th, qun l h s, ti liu l mt h thng cng vic i hi tt c nhng ai cn s dng ti liu u phi tham gia thc hin theo nhng nguyn tc v nghip v ph hp. H thng cng vic c khi u ti thi im hnh thnh ti liu (xem khi nim ti liu v vn bn), thi k khai sinh ti liu, h s- bt u khu vn th (qun l vn bn i vn bn n v lp h s thuc giai on vn th) lin tip qua khu lu tr c quan v kt thc bng vic thc hin cc nghip v a vo lu tr lch s.

b) Vai tr qun l h s, ti liu trong c quan.Cng tc qun l h s, ti liu c vai tr, tc dng rt ln. Bi v n gip c quan, t chc v doanh nghip (ni chung l c quan) thu thp, x l v cung cp kp thi, y ngun thng tin vn bn (thng tin ti liu) phc v hot ng qun l ca c quan;L cng c kim sot vic thi hnh quyn lc ca c quan;

Gp phn nng cao hiu qu v cht lng cng vic cng tc ca nh qun l;

To iu kin bo v b mt thng tin trong vn bn;

Gi gn cc chng c php l m bo cho hot ng kim tra, thanh tra v gim st;

m bo an ton v pht huy gi tr ti liu lu tr.

c) V tr, vai tr ca cng tc lp h s trong c quan.

+ V tr:- Lp h s l mt khu quan trng ca cng tc qun l h s, ti liu trong giai on vn th (cng tc vn th). Sau khi gii quyt xong cng vic nhng cha xp xp hon chnh h s coi nh cha hon thnh cng vic;

- Lp h s l mt xch gn lin cng tc vn th vi cng tc lu tr v c nh hng trc tip n cng tc lu tr.

+ Vai tr ca vic lp h s tt s c tc dng:- Tra cu nhanh chng, lm cn c chnh xc gii quyt cng vic kp thi, mang li hiu qu;

- Qun l cht ch ti liu, gi gn b mt ca ng, Nh nc, c quan, n v;

- To iu kin thun li cho cng tc lu tr, phc v tt cho cng tc nghin cu trc mt v lu di v sau;

- i vi tng cn b, cng chc trong qu trnh gii quyt cng vic cn lp y cc h s c cn c khoa hc khi xut kin v gii quyt cng vic, nng cao hiu sut v cht lng cng tc, to tc phong lm vic khoa hc...;

- i vi c quan, n v nu lm tt vic lp h s s qun l c cng vic ca c quan, n v, qun l cht ch ti liu, gi gn b mt...;

- Lp h s tt s xy dng c n np khoa hc trong cng tc vn th; trnh c tnh trng np lu ti liu cn b, gi a vo lu tr, to thun li cho ngi lu tr tin hnh cc ni dung nghip v lu tr, nhm phc v tt cho cng tc khai thc, nghin cu trong lu tr c quan v lu tr lch s.

III. NI DUNG NGHIP V CA CNG TC QUN L H S, TI LIU.

Cng tc qun l h s, ti liu gm cc cng vic lin tip nhau ca ba giai on: - Qun l ti liu (vn bn), lp v np lu h s vo lu tr c quan;

- Qun l ti liu lu tr ti Lu tr c quan;

- Giai on Lu tr lch s.

1. Nghip v lp h s trong c quan.

a) Yu cu ca lp h s.

+ H s c lp phi phn nh ng chc nng, nhim v ca n v hoc ca c quan, t chc

Vn bn, ti liu hnh thnh trong qu trnh hot ng ca c quan, n v gm nhiu loi: loi do c quan, n v sn sinh ra; loi do cp trn gi xung, cp di gi ln, ngang cp gi n. Mc ch mi loi vn bn, ti liu cng khc nhau: loi thi hnh; loi gii quyt; loi ch o, hng dn; loi bo co hoc bit, tham kho. V vy, cn phi la chn nhng loi ti liu phn nh ng chc nng, nhim v ca c quan, n v lp thnh h s, nhm phc v cho cng tc trc mt v cng tc nghin cu lu di v sau.

Nhng loi vn bn, ti liu khng phn nh chc nng, nhim v ca c quan, n v, loi gi n bit th khng cn lp h s. Trc y, trong iu 22 ca iu l v cng tc cng vn giy t v cng tc lu tr quy nh: "Nhng cng vn, ti liu phn nh hot ng ca c quan v c gi tr tra cu, tham kho u phi lp thnh h s". Mc 4 iu 23 ca Ngh nh s 110/2004/N-CP ngy 08/4/2004 ca Chnh ph quy nh: "Trong qu trnh theo di, gii quyt cng vic, mi c nhn phi lp h s v cng vic ". V mi y, theo quy nh ti iu 9 Lut Lu tr trch nhim lp h s c qui nh nh sau: Ngi c giao gii quyt, theo di cng vic ca c quan, t chc c trch nhim lp h s v cng vic c giao.

+ Vn bn, ti liu c thu thp vo h s phi c s lin quan cht ch vi nhau v phn nh ng trnh t din bin ca s vic hay trnh t gii quyt cng vicKhi lp h s cn phi thu thp y cc vn bn, ti liu v mt vn , mt s vic, mt con ngi c th. Khi thu thp y ti liu phi sp xp theo mt trnh t nht nh, bo m mi lin h cht ch gia cc vn bn, ti liu vi nhau, nhm phn nh qu trnh pht sinh, pht trin v kt thc mt vn , mt s vic hoc mt con ngi.

V d:

- Lp h s v mt hi ngh bao gm: cng vn triu tp, danh sch i biu tham d, chng trnh hi ngh, din vn khai mc, bo co ti hi ngh, cc bn tham lun, ngh quyt, din vn b mc, bin bn hi ngh, bng ghi m, ghi hnh...

- Lp h s v mt cn b bao gm: s yu l lch v nhng b sung l lch qua tng nm; nhng vn bng, chng ch o to, bi dng, nhng quyt nh lin quan n tuyn dng, iu ng, bt, khen thng, k lut, xp lng, ngh hu...

+ Vn bn, ti liu c thu thp vo h s phi c gi tr bo qun tng i ng u

Vn bn, ti liu hnh thnh trong qu trnh hot ng ca c quan, n v c nhiu gi tr khc nhau: loi c gi tr vnh vin; loi c gi tr lu di; loi c gi tr tm thi; loi ch c gi tr thc tin hng ngy, gii quyt xong cng vic l ht gi tr. V vy, khi lp h s phi la chn nhng loi vn bn, ti liu c gi tr a vo h s, nhng vn bn, ti liu ht gi tr cn loi ra xt hy. i vi nhng vn bn, ti liu c nhiu bn trng nhau th phi chn bn chnh a vo lu gi, nu khng c bn chnh th mi lu bn sao (phi chn nhng bn giy tt; ch r rng v th thc phi ng).

Nu mt h s c nhiu vn bn, ti liu c s lng qu ln (200 t) th cn chia thnh nhiu tp (mi tp c gi l mt n v bo qun). Lu , khi phn chia thnh tng tp c th da vo gi tr vn bn, ti liu trong tng n v bo qun v c gi tr tng i ng u.

V d: mt h s hi ngh c nhiu vn bn, ti liu th c th chia thnh cc tp nh sau:

- Tp cc vn bn, ti liu chnh ca hi ngh;- Tp ti liu tham lun ca i biu;- Tp nh, bng ghi m, ghi hnh.

- Ti liu phc v hi ngh.

Trch nhim trong lp v np h s vo lu tr c quan c Lut lu tr qui nh nh sau:

- Ngi c giao gii quyt, theo di cng vic ca c quan, t chc c trch nhim lp h s v cng vic c giao, np lu h s, ti liu vo lu tr c quan; trc khi ngh hu, thi vic hoc chuyn cng tc khc th phi bn giao y h s, ti liu cho ngi c trch nhim ca c quan, t chc.

- Ngi ng u c quan, t chc c trch nhim qun l ti liu lu tr ca c quan, t chc; ch o, kim tra, hng dn vic lp h s v np lu h s, ti liu vo lu tr c quan.

- Ngi ng u n v ca c quan, t chc c trch nhim t chc thc hin vic lp h s, bo qun v np lu h s, ti liu ca n v vo lu tr c quan.

b) Phng php lp h s

Phng php lp danh mc h s

+ Khi nim: danh mc h s l bn thng k (d kin) nhng h s m c quan, n v cn phi lp trong mt thi gian nht nh (thng thng l mt nm) c ghi r k hiu h s (m h s); thi hn bo qun v n v trn s ngi phi lp h s.+ Tc dnglp danh mc h s:- Danh mc h s gip cho vic phn loi, sp xp ti liu v lp h s trong c quan, n v c ch ng, hp l, khoa hc v thun tin.

- Gip cho cn b trong c quan lp h s c y , chnh xc; l cn c gip cho cn b lm cng tc vn th, lu tr kim tra, n c vic lp h s ca cng chc, vin chc chuyn mn. Gip cho lnh o c quan, n v nm c ton b cng vic ca c quan v cng vic ca tng cng chc, vin chc tha hnh nhim v.

- Nu cao tinh thn trch nhim ca cn b, nhn vin trong c quan, n v i vi vic lp h s v l c s cho cho vic np lu h s vo lu tr c quan.

+ Cch lm:

- Cch th nht: cn b lm cng tc vn th, lu tr ca c quan d kin danh mc h s ca tng n v, tng t chc (t, phng, ban) trong c quan. Sau a cho cn b ph trch v cn b nhn vin ca cc n v tham gia kin, ri tng hp, b sung, hon chnh li bn danh mc h s ca c quan, trnh th trng c quan xem xt v k duyt.

Cch lm ny s nhanh hn nhng kh lm v n i hi cn b vn th, lu tr phi nm chc chc nng, nhim v ca c quan, n v v nhim v ca tng cn b, nhn vin cng nh yu cu nghin cu ca cn b th mi lp c danh mc h s chnh xc, ph hp.

- Cch th hai: tng cn b, nhn vin ca tng n v, tng t chc (t, phng, ban) trong c quan, cn c vo chc nng, nhim v, chng trnh, k hoch cng tc trong nm lin quan n nhim v c th ca mnh d kin nhng h s cn lp, a cho cn b ph trch n v tham gia kin. Cn b ph trch n v tp hp cc bn d kin ca tng c nhn trong n v, b nhng h s trng hoc khng cn lp, b sung nhng h s cn thiu thnh bn danh mc h s ca n v. Cn b vn th, lu tr tng hp danh mc h s ca tng n v thnh danh mc h s ca c quan, trnh th trng xem xt, k duyt.

Cch ny s d kin c danh mc h s chnh xc hn nhng thi gian thng b ko di. lm tt vic ny, i hi cn b vn th, lu tr cn phi kim tra n c, hng dn nghip v v hng dn cch lp danh mc h s.

+ Mt s im cn ch khi lp danh mc h s.

+ Khi lp danh mc h s, vic p dng cch lm no l ty thuc vo tnh hnh thc t ca c quan, n v. Nhng iu c bn l lm th no cho mi cn b, nhn vin lm cng tc cng vn, giy t thy c tc dng ca vic lp danh mc h s tch cc tham gia kin hoc tham gia xy dng v thc tin nghim tc vic lp h s theo danh mc h s.

+ Danh mc h s mi nm lm mt ln vo thng cui nm s dng cho nm sau. i vi nhng c quan c t chc b my, chc nng, nhim v cng tc n nh hoc t thay i th tp trung xy dng mt ln u nhng nm sau ch cn b sung, iu chnh cho ph hp vi chng trnh k hoch mi v tip tc s dng.+ Mun lp c Danh mc h s chnh xc, ph hp cn nghin cu nm vng cc im sau:

- Nm c chc nng, nhim v ca c quan, n v v cng vic ca tng cn b, nhn vin trong c quan;- Nm vng cc ch hi hp, ch bo co, t chc cng tc vn th, quan h gia c quan, n v mnh vi c quan, n v khc; chng trnh k hoch cng tc ca c quan, n v...;- Nm c cc loi vn bn, ti liu ca c quan lm ra v vn bn, ti liu ca cc c quan khc gi n, cc loi h s lp trong nm trc...;- Nm c nguyn tc, tiu chun xc nh gi tr ti liu, bng thi hn bo qun mu (nu c), kinh nghim xc nh gi tr ti liu ca nhng nm trc...;- Vic xy dng Danh mc h s cn lm tng bc, sau mi nm cn rt kinh nghim Danh mc h s ngy cng hon chnh hn, st vi thc t, to iu kin thun li cho vic lp h s trong c quan, n v.Mu danh mc h s:Tn c quan ch qun...

Tn c quan (n v)..

CNG HA X HI CH NGHA VIT NAM

c lp - T do - Hnh phc

V d: Danh mc h s ca: Phng tng hp; Nm: 2011S TTS v k hiu h sTiu h sThi hn bo qunNgi lpGhi ch

123456

Bn Danh mc h s ny c ............. h s bao gm:

................... h s c thi hn bo qun vnh vin;................... h s c thi hn bo qun lu di;................... h s c thi hn bo qun tm thi;.................. h s d phng.

Duyt

a danh, ngy..... thng..... nm.....

Th trng c quan

(K - ng du)

* Hng dn cch ghi cc ct:

- Ct 1: Ghi s th t h s: s nh lin tc cho ton bn danh mc h s bt u t 01;- Ct 2: S v k hiu h s: s h s nh cho tng mc ln (n v, t chc hoc mt hot ng). K hiu l ch vit tt ca mc ln. Cui mi mc ln cn d phng mt s h s, khi c vic mi pht sinh s b sung vo;V d:S 01 - TH

S 01 - HC

S 02 - TCCB

Ct 3: Ghi tn mc ln, mc nh (nu c) v tn h s. Th t cc mc ln ghi thnh cc mc I, II... Tn mc ln ghi bng ch in hoa gia dng;V d: I. Phng tng hp

Ct 4: Ghi thi hn bo qun ca h s: vnh vin, lu di, tm thi;Thi hn bo qun c xc nh da trn c s bng thi hn bo qun mu v vn dng vo thc t ti liu ca c quan. Trong mt h s c nhiu vn bn, ti liu c gi tr khc nhau th thi hn bo qun ca h s c xc nh bng gi tr ca vn bn, ti liu c gi tr cao nht.

Ct 5: Ghi h tn ngi lp h s;Ct 6: Ghi ch: h s mt, h s chuyn t nm trc sang, chuyn sang nm sau (nu h s cha gii quyt xong) hoc mi b sung...

2. Phng php lp h s cng vic

a) Khi nim h s cng vic: l mt tp vn bn, ti liu c lin quan vi nhau v mt vn , mt s vic hoc c cng c trng nh: tn loi, tc gi..., hnh thnh trong qu trnh gii quyt cng vic thuc chc nng, nhim v ca mt c quan, n v.b) Cc bc khi lp h s cng vic (c 04 bc)Bc 1: M h s

- i vi c quan c Danh mc h s: vo u nm tng cn b, nhn vin cn c vo danh mc h s xem mnh c giao trch nhim lp bao nhiu h s, nhng h s g th chun b ba h s, ghi s, k hiu v tiu vo ba. Trong qu trnh gii quyt cng vic nu c vic t xut phi gii quyt th ly ba h s m thm h s mi v b sung tn h s vo bn danh mc h s.

- Trng hp c quan cha c Danh mc h s, tng cn b, nhn vin cn c vo nhim v c giao, cng vic phi gii quyt v thc t ti liu hnh thnh m h s.

Bc 2: Thu thp vn bn, ti liu a vo h s

- Mun lp c h s y , hon chnh v c cht lng, tng cn b, nhn vin trong qu trnh gii quyt cng vic cn phi ch trng thu thp kp thi vn bn, ti liu a vo h s, vn bn, ti liu ni v vic no, thuc h s no th a vo vic , h s ; trnh a nhm vo h s khc. Cn ch thu thp nhng loi vn bn, ti liu kh thu thp nh bi pht biu ca Lnh o, bn tham lun ca i biu d hi ngh, cc d tho gi xin kin...

Cc v d:

+ Cn b ph trch cng tc o to ca c quan khi c quan t chc mt lp bi dng nghip v th phi thu thp tt c vn bn, ti liu v lp bi dng nghip v lp h s.

+ Cn b ph trch cng tc vn phng khi t chc Hi ngh th phi thu thp y vn bn, ti liu v mt Hi ngh lp h s.

+ Trong c quan c cn b vi phm phi x l k lut th tt c vn bn, ti liu lin quan n v x l k lut phi c thu thp y lp h s.

Bc 3: Phn chia n v bo qun v sp xp vn bn, ti liu trong h s hay n v bo qun.

* Phn chia n v bo qun

Sau khi thu thp y vn bn, ti liu a vo h s cn loi b nhng vn bn nhp, ti liu tham kho, vn bn trng hoc vn bn, ti liu ht gi tr ra khi h s. Mi loi vn bn, ti liu ch cn gi mt bn chnh, nu khng c bn chnh th dng bn sao c gi tr nh bn chnh thay th. Sau nu s lng vn bn, ti liu qu 200 t nn chia thnh cc tp, mi tp l mt n v bo qun.

Khi phn chia n v bo qun cn da vo mi lin h v ni dung, thi gian hoc gi tr ti liu phn chia cho hp l.

* Sp xp vn bn, ti liu trong h s hoc n v bo qun.

Sp xp vn bn, ti liu trong h s l c nh trt t vn bn ti liu, bo m mi lin h gia cc vn bn, ti liu vi nhau lm cho h s phn nh vn , s vic mt cch r rng, gip cho vic nghin cu thun tin.

Lu : ty theo tng h s (n v bo qun) m la chn cch sp xp cho ph hp. Thng thng c nhng cch sp xp sau:

- Sp xp theo th t thi gian: thi gian l ngy thng nm ca vn bn, ti liu. Sp xp theo th t thi gian l nhng vn bn, ti liu no c ngy thng nm sm th sp xp ln trc; vn bn, ti liu no c ngy thng nm mun th xp sau. Cch sp xp ny thng p dng sp xp cc h s vn , v, vic m mi vn , v, vic l mt n v bo qun, hoc p dng sp xp cc h s nguyn tc.- Sp xp theo s vn bn: cn c vo s th t ca mi vn bn sp xp vn bn ti liu c s nh xp trc s ln xp sau. Cch sp xp ny thng p dng xp cc tp lu vn bn theo tn gi vn th c quan (nh cc tp lu Ngh quyt, Quyt nh, Ch th, Thng t...).- Sp xp theo qu trnh gii quyt cng vic: qu trnh gii quyt cng vic l i t pht sinh, pht trin n kt thc vn . Nhng vn bn, ti liu xut, t vn xp trc, n nhng vn bn, ti liu gii quyt vn v cui cng l vn bn, ti liu kt thc vn , v vic (v d: sp xp mt h s v thnh lp mt c quan, mt n v...).- Sp xp theo mc quan trng ca vn bn v mc quan trng ca tc gi:+ Nu trong mt h s (n v bo qun) c nhiu loi vn bn, ti liu khc nhau th cn c vo mc quan trng ca vn bn sp xp, loi quan trng xp trc, loi t quan trng xp sau (nh: Lut, Php lnh, Ngh nh, Ch th...).

+ Nu trong mt s h s (n v bo qun) c nhiu tc gi th tc gi no quan trng hn xp trc, loi t quan trng hn xp sau (nh: Chnh ph xp trc cc B; cc tnh xp trc cc huyn...).

- Sp xp theo vn ch ci: trong mt h s (n v bo qun), c nhiu tn a phng hoc tn ngi th xp theo vn ch ci A, B, C.V d: tnh: Bc Cn, Bc Giang, Ninh Bnh...

Quyt nh tng bng khen ca Ch tch UBND tnh cho c nhn th xp Nguyn Vn A, L Vn C...

Cch sp xp ny thng p dng xp cc tp bo co ca nhiu a phng; cc tp quyt nh nhn s nh nng lng, khen thng, k lut...

* Mt s im cn ch khi sp xp vn bn, ti liu trong h s:

- Cc bn k hoch, bo co cng tc th xp vo nm m ni dung k hoch hoc bo co ni ti.

V d:

K hoch cng tc nm 2000 c k ban hnh t cui nm 1999 nhng phi sp xp vo nm 2000.

Bo co tng kt nm 1999 nhng lm vo u nm 2000 phi sp xp vo nm 1999.

Cc bn k hoch cng tc nhiu nm th sp xp vo nm u m k hoch ni ti. Cc bn bo co nhiu nm th xp vo nm cui m bo co ni ti.

V d:

K hoch 2 nm 2010-2011 sp xp vo nm 2010

Bo co 5 nm 2005-2010 th sp xp vo nm 2010.

Nu h s c phim nh i km th cho phim, nh vo phong b v vo cui h s. Nu c bng ghi m, ghi hnh th bo qun ring v ghi ch vo mc lc vn bn ni bo qun tin cho vic tra tm.

Bc 4: Bin mc h s

H s ch bin mc khi cng vic gii quyt xong hoc v vic kt thc. Trc khi bin mc h s cn phi kim tra li ln cui cc vn bn, ti liu trong h s, nu cn thiu th thu thp, b sung cho y . Kim tra li cch sp xp bo m trt t khoa hc.

Ni dung ca vic bin mc gm cc vic sau:

- nh s t:

+ Mc ch ca vic nh s t l c nh th t cc vn bn, ti liu trong h s (mt h s gm nhiu n v bo qun th nh s lin tc t tp u tin n tp cui cng. V d: t s t 01 n s t 1.200 ca mt h s gm 06 tp), bo m khng b tht lc, qun l v tra tm thun li.

+ Yu cu vic nh s t phi r rng, chnh xc.

+ Phng php nh s t: mi vn bn, ti liu trong n v bo qun d ln hay nh u nh mt s vo gc phi, pha trn t vn bn bng ch s Rp, bng bt ch en, mm (loi 2B, 4B), khng c nh bng bt mc, bt bi, c th dng my dp s nh s t.

* Ch khi nh s t:

+ Nu mt t kh to gp i ng gia th coi nh 2 t v nh s 2 s. Mt t to th gp bng kh giy bnh thng v nh mt s.

+ Nu c nh th nh mt sau nh v cho nh vo phong b v nh s ngoi b.

+ Nu mt t giy c dn nhiu nh hay bi bo th coi nh mt t v nh mt s.

+ Trng hp nh s st th c nh s trng v thm ch ci a, b, c (v d 15, 15a, 15b, 15c...) v ghi r vo chng t kt thc.

- Ghi mc lc vn bn

+ Mc lc vn bn l bn thng k cc vn bn, ti liu trong n v bo qun thun tin cho vic qun l v tra tm nghin cu.

+ Mc lc vn bn ch dng cho nhng n v bo qun c thi hn bo qun vnh vin v lu di. Nhng n v bo qun c thi hn bo qun tm thi th khng cn ghi mc lc vn bn.

+ T mc lc c th in hoc nh my trn kh giy A4 (210mm x 297mm), c xp ln u h s hoc in vo ba h s.

+ Mu t mc lc vn bn

S

TTS v k hiu vn bnNgy thng vn bnTc gi vn bnTn loi v trch yu ni dung vn bnT sGhi ch

1234567

+ Hng dn cch ghi cc ct:

Ct 1: Ghi s th t cc vn bn, ti liu trong n v bo qun;Ct 2: Ghi s k hiu ca vn bn;Ct 3: Ghi ngy, thng, nm ca vn bn, ti liu;Ct 4: Ghi tc gi ban hnh vn bn (khng ghi tn c quan ch qun);Ct 5: Ghi tn loi v trch yu ni dung vn bn (nu khng c trch yu th c v tm tt ni dung ghi);Ct 6: Ghi t s (vn bn bt u t t s my);Ct 7: Ghi ch nhng iu cn thit: thiu du, thiu ch k, d tho, c bt tch, mt...

- Vit chng t kt thc

+ Chng t kt thc l bn nhn xt v s lng, cht lng v trng thi vt l ca vn bn, ti liu trong n v bo qun, trnh mt mt, nh tro, gi mo, ng thi theo di c trng thi vt l ca vn bn, ti liu c bin php bo qun, x l kp thi...

+ Chng t kt thc c in sn trn kh giy A4 (210mm x 297mm) hoc in vo cnh sau ca ba h s theo mu thng nht.+ Mu chng t kt thc:Chng t kt thc

n v bo qun ny gm c..........(1).......(2)........ t

Vit bng ch:............................................................

Mc lc vn bn c..........(1).......(2)........ t

c im v trng thi ca ti liu........................

......................................................................................

......................................................................................

......................................................................................

Ngy....... thng .......nm .........

Ngi lp h s

(K tn v ghi r h tn)

+ Hng dn cch ghi chng t kt thc:

- (1) S lng t: ghi bng s Rp

- (2) S lng t: ghi bng ch.

- Trng thi vt l ca vn bn, ti liu: t trang no n trang no giy tt hay xu, vit tay, ch m, kh c, c bt tch sa cha...

- Vit ba h s:

+ Ba h s theo mu thng nht do Cc Lu tr nh nc (nay l Cc Vn th v Lu tr Nh nc) quy nh;+ Ch vit trn ba phi p mt, r rng d c, cc thnh phn ghi trn ba phi y , chnh xc, phi vit bng mc mu en, kh phai, vit ng kiu ch dng nghing c nt thanh, nt m.+ Mu ba h s:

- Hng dn cch vit ba h s:

(1) - Ghi tn c quan;(2) - Tn n v c h s;(3) - Tiu h s: thng thng gm cc thnh phn: tn loi vn bn ti liu, tc gi, vn , s vic, thi gian, a im, tiu cn vit ngn gn, r rng, chnh xc, khng vit tt nhng t khng thng dng.

Khi vit tiu cn ch :

* Nu h s l tp vn bn, ti liu trao i, giao dch gia hai hay nhiu c quan v mt vn no dng t "cng vn trao i";* Nu l tp Ngh quyt, Quyt nh, Ch th... th gi l tp Ngh quyt, tp Quyt nh, tp Ch th...

- Ngy, thng bt u v kt thc: ghi ngy, thng, nm ca vn bn, ti liu sm nht v ngy, thng, nm ca vn bn mun nht trong h s.

- S lng t: ghi chnh xc s lng t trong n v bo qun (khng k t mc lc vn bn v t chng t kt thc).(4) - Phng s; mc lc s; h s s: do cn b lu tr ghi;(5) - Thi hn bo qun: ghi vnh vin, lu di, hoc tm thi;(6) - Ghi s, k hiu h s theo Danh mc h s.

3. Phng php lp h s nguyn tc

a) Khi nim h s nguyn tc: l tp vn bn sao cc vn bn quy phm php lut v tng mt cng tc nghip v nht nh dng tra cu, lm cn c php l khi gii quyt cng vic hng ngy.b) Trch nhim lp h s nguyn tc v s khc nhau gia h s nguyn tc v h s cng vic

Theo iu 47 ca bn ch chi tit v cng vn, giy t ti cc c quan ban hnh km theo Cng vn 6728-PC ngy 02/11/1957 ca Vn phng Th tng v ch cng vn, giy t cc c quan:

"Mi cn b vn phng phi lp tp h s nguyn tc v vic mnh ph trch. H s nguyn tc gm cc bn sao: Lut, sc lut, sc lnh, ngh nh, thng t, quyt nh v vn mnh ph trch..."

Nh vy, i vi mi cn b lm cng tc cng vn giy t vic lp h s nguyn tc l rt cn thit, thng xuyn. C nh vy, khi gii quyt cng vic mi c y c s php l, ng ch , chnh sch ban hnh.

S khc nhau gia h s nguyn tc v h s cng vic:

- H s cng vic l cc bn chnh hoc bn sao c gi tr nh bn chnh ca tt c cc loi vn bn, ti liu c hnh thnh trong qu trnh gii quyt cng vic. H s cng vic thng kt thc v lp h s theo nm (tuy nhin cng c cng vic ko di trong 2 hoc 3 nm mi kt thc) v phi np lu vo lu tr c quan.

- H s nguyn tc l bn sao (c th vit tay, nh my, sao chp chnh xc t bn chnh); cc vn bn quy phm php lut v tng mt cng tc nghip v nht nh. H s nguyn tc c th tng hp vn bn ca nhiu nm, dng tra cu khi gii quyt cng vic, khng phi np vo lu tr c quan.

c) Cch lp h s nguyn tc

Mi cn b nhn vin da vo nhim v c giao, ty theo tng mt nghip v cng tc mnh ph trch m thu thp nhng vn bn quy phm php lut lp h s nguyn tc, phc v cho tra cu gii quyt cng vic hng ngy. S lng vn bn ca h s nguyn tc cn ty thuc vo s lng vn bn quy phm php lut ban hnh.

V d:

- Mt cn b ph trch v cng vic thi ua phi lp h s nguyn tc v cng tc thi ua khen thng. H s phi c cc vn bn quy phm php lut v thi ua khen thng.

Cn b ph trch v ch chnh sch i vi cn b, cng chc, vin chc phi lp h s nguyn tc v vn lng, bo him x hi, bo him y t...

Sau khi thu thp c vn bn, ngi lp h s phi sp xp vn bn theo thi gian v tin hnh bin mc h s.

4. Phng php lp h s nhn s

a) Khi nim h s nhn s: l mt tp vn bn, ti liu c lin quan v mt c nhn c th (h s ng vin, h s cn b, h s hc sinh...)b) Cch lp h s nhn s: mi c quan, n v ty theo yu cu qun l nhn s ca mnh v da vo quy nh hin hnh lp y cc h s nhn s.V d h s cn b: cc c quan u c yu cu v qun l cn b v da vo quy nh hin hnh v h s cn b lp h s v cn b, nhn vin ca mnh.

- Mt h s cn b bao gm: s yu l lch, cc vn bng, chng ch v o to bi dng, cc quyt nh v tip nhn, iu ng, bt, khen thng, k lut, xp lng, c i cng tc, cc b sung l lch hng nm.

- H s ng vin bao gm: l lch ng vin, cc giy t lin quan n vic kt np ng, cng nhn ng vin chnh thc; Quyt nh khen thng, k lut (nu c), cc b sung l lch ng vin, giy t chuyn sinh hot ng (nu c)...

5. T chc lp h s trong c quan

a) Hng dn lp h s theo danh mc

vic lp h s i vo n np, Danh mc h s pht huy c tc dng i vi vic lp h s, th cng tc hng dn lp h s theo danh mc h s cn phi c ch o cht ch, thng xuyn. V nghip v lp h s phi c hng dn c th, t m. Mt khc cn tuyn truyn, vn ng mi cn b, nhn vin xc nh c trch nhim, thc hin nghim chnh ch lp h s do Nh nc quy nh. Vic lp h s theo danh mc h s cn tin hnh nh sau:

Danh mc h s sau khi c th trng c quan k duyt th sao thnh nhiu bn, cn b vn th gi mt bn, Th trng c quan, Chnh Vn phng (hoc Trng phng Hnh chnh) mi ngi gi mt bn theo di, n c, kim tra vic lp h s trong c quan, n v lp nhng h s thuc trch nhim ca Th trng, ca Chnh Vn phng (hoc Trng phng Hnh chnh).

- Mi n v t chc gi mt bn hoc phn danh mc h s ca n v mnh lm cn c lp nhng h s thuc trch nhim ca n v.

- Cn b, nhn vin lm cng tc cng vn giy t trong c quan cn c vo danh mc h s, xem mnh cn phi lp nhng h s g th chun b ba h s, trong qu trnh gii quyt cng vic ch thu thp y vn bn, ti liu a vo h s.

- Cn b vn th ca c quan, n v cn c vo Danh mc h s n c, theo di, kim tra vic lp h s.

Cui nm, c nhn, n v cn c vo Danh mc h s tng hp h s lp, sp xp hon chnh li v chun b np lu vo lu tr c quan. Nhng h s m cn b tha hnh cn phi nghin cu, tham kho hoc cn phi tip tc gii quyt trong nm sau th cn ghi ch vo danh mc h s.

Danh mc h s l bn d kin c th cha st vi thc t. V vy, trong qu trnh gii quyt cn theo di, iu chnh, b sung cho ph hp vi thc t nu c nhng cng vic khng thc hin c th ghi r vo ct ghi ch ca danh mc h s: "khng hnh thnh h s".

Vic hng dn lp h s theo danh mc nu t chc thc hin tt th tng cn b, nhn vin s thy c tc dng thit thc ca vic lp h s, dn dn mi ngi s t gic lp h s v nhng cng vic ca mnh, t s tr thnh mt ch lm vic bt buc, thng xuyn v n np trong c quan.

b) Kim tra vic lp h s trong c quan

nh k hng qu, cn b vn th n cc n v kim tra vic lp h s ca tng cn b, nhn vin trong c quan, xem vic m h s theo danh mc h s y cha. Kim tra tng h s xem vic a ti liu vo h s chnh xc cha. Nu cha m h s y , cha a ti liu vo h s cn hng dn c th, t m cho cn b tha hnh. Cui nm cn b vn th cn kim tra v hng dn vic sp xp, thng k v hon chnh h s chun b np lu.

6. Np h s vo lu tr c quan

a) Thi hn np lu vo lu tr c quan.

Hng nm, mi c quan cn xy dng ch np lu ti liu vo lu tr c quan v t chc thc hin thnh n np, thng xuyn.

+ Ti liu hnh chnh: sau mt nm k t nm cng vic kt thc;

+ Ti liu nghin cu khoa hc, ng dng khoa hc v cng ngh: sau mt nm k t nm cng trnh c nghim thu chnh thc;

+ Ti liu xy dng c bn: sau ba thng k t khi cng trnh c quyt ton;

+ Ti liu nh, phim in nh; mi-cr-phim; ti liu ghi m, ghi hnh v ti liu khc: sau ba thng k t khi cng vic kt thc.

+ i vi h s cha kt thc, cha gii quyt xong th cha np lu; h s cn tip tc nghin cu th phi lm th tc mn li. i vi h s nguyn tc li cc n v tra cu, khng cn np lu vo lu tr c quan.

- iu 11. Lut Lu tr quy nh thi hn np lu h s, ti liu vo Lu tr c quan nh sau:

+ Trong thi hn 01 nm, k t ngy cng vic kt thc, tr trng hp quy nh ti im b khon ny;

+ Trong thi hn 03 thng, k t ngy cng trnh c quyt ton i vi h s, ti liu xy dng c bn.

+ Trng hp n v, c nhn c nhu cu gi li h s, ti liu n hn np lu quy nh ti khon 1 iu ny phc v cng vic th phi c ngi ng u c quan, t chc ng v phi lp Danh mc h s, ti liu gi li gi cho Lu tr c quan.

Thi gian gi li h s, ti liu ca n v, c nhn khng qu 02 nm, k t ngy n hn np lu.

b) T chc vic np lu vo lu tr c quan

- Trch nhim ca th trng c quan: Lnh o, ch o cng tc np lu h s; ban hnh quy nh v np lu h s.

- Trch nhim ca Chnh Vn phng (hoc Trng phng Hnh chnh), Th trng cc n v: trc tip gip Th trng c quan theo di, kim tra, n c vic np lu h s. Xy dng k hoch np lu v t chc thc hin tt k hoch.

- Trch nhim ca ngi lm cng tc vn th, lu tr : hng dn nghip v, gip Chnh Vn phng (Trng phng Hnh chnh), Th trng n v thc hin k hoch np lu.

- Trch nhim ca cn b, vin chc:

Cn kim tra, hon chnh cc h s lp (sp xp vn bn, ti liu, nh s t, vit mc lc vn bn, vit chng t kt thc, vit ba...), np lu ng quy nh.

- Thng k cc h s vo mc lc;

- H s np lu (thng k theo tng n v).

- Mu Mc lc h s np lu:

Tn c quan ch qun

Tn c quan (n v)...CNG HA X HI CH NGHA VIT NAM

c lp - T do - Hnh phc

Mc lc h s np lu

Nm.................

S TTS v

k hiu h sTiu h sNgy thng bt u v kt thcS

lng

tGhi ch

123456

I- Phn nhng h s c thi hn bo qun vnh vin

II- Phn nhng h s c thi hn bo qun lu di

Trong mc lc ny c........... VBQ, trong c:...........VBQ c thi hn bo qun vnh vin,

............... c thi hn bo qun lu di.

Ngy........ thng..... nm....

Ngi nhn h s

(K, ghi r h tn)Ngy........ thng..... nm....

Ngi giao h s

(K, ghi r h tn)

+ Th tc np lu

- Khi np lu h s, cn b, vien chc cc n v sp xp h s theo mc lc h s np lu. Cn b lu tr ca c quan cn i chiu h s thc t vi bn mc lc h s np lu, kim tra xem xt tng h s, nhng h s cha t yu cu phi ngh cc n v, c nhn sa cha, hon chnh.

- Khi giao np h s cn phi lp 2 bn "Mc lc h s, ti liu np lu" v "Bin bn giao nhn ti liu". n v hoc c nhn np ti liu v lu tr hin hnh ca c quan, t chc gi mi loi mt bn.

- Bn giao v bn nhn cn k nhn; ghi r h tn vo bn "Mc lc h s, ti liu np lu" v "Bin bn giao nhn ti liu".

IV. NGHIP V QUN L TI LIU LU TR TI LU TR LCH S.

1. Mt s khi nim c bn.

- Hot ng lu tr: l hot ng thu thp, chnh l, xc nh gi tr, bo qun, thng k, s dng ti liu lu tr.

- Lu tr c quan: l t chc thc hin hot ng lu tr i vi ti liu lu tr ca c quan, t chc.

- Lu tr lch s: l c quan thc hin hot ng lu tr i vi ti liu lu tr c gi tr bo qun vnh vin c tip nhn t Lu tr c quan v t cc ngun khc.

- Phng lu tr: l ton b ti liu lu tr c hnh thnh trong qu trnh hot ng ca c quan, t chc hoc ca c nhn.

- Phng lu tr quc gia Vit Nam: l ton b ti liu lu tr ca nc Vit Nam, khng ph thuc vo thi gian hnh thnh, ni bo qun, ch chnh tr - x hi, k thut ghi tin v vt mang tin.

Phng lu tr quc gia Vit Nam bao gm Phng lu tr ng Cng sn Vit Nam v Phng lu tr Nh nc Vit Nam.

- Phng lu tr ng Cng sn Vit Nam: l ton b ti liu lu tr c hnh thnh trong qu trnh hot ng ca cc t chc ca ng Cng sn Vit Nam, t chc tin thn ca ng, cc t chc chnh tr - x hi; cc nhn vt lch s, tiu biu ca ng, t chc tin thn ca ng v ca t chc chnh tr - x hi.

- Phng lu tr Nh nc Vit Nam: l ton b ti liu lu tr c hnh thnh trong qu trnh hot ng ca cc c quan nh nc, t chc chnh tr x hi - ngh nghip, t chc x hi, t chc x hi - ngh nghip, t chc kinh t, n v s nghip, n v v trang nhn dn, nhn vt lch s, tiu biu v ti liu khc c hnh thnh qua cc thi k lch s ca t nc.

2. Cc nghip v c bn ca qun l h s ti liu giai on lu tr c quan v lu tr lch s.a) Thu thp ti liu lu tr (TLLT).

Thu thp ti liu lu tr c thc hin giai on lu tr c quan v lu tr lch s. * Thu thp TLLT vo lu tr c quan+ Ngun v thnh phn ti liu lu tr thuc din np lu:

- Ngun ti liu lu tr thuc din np lu.

Ngun t vn th c quan;Ngun ti liu cc n v trc thuc;Ngun ti liu t cc cc c nhn, Lnh o

Ngun ti liu lu tr c.

- Thnh phn np lu:

- Ty thuc vo chc nng, nhim v, phm vi hot ng c th ca tng c quan m qui nh thnh phn ti liu np lu.

+ Nhim v

- Thu thp ti liu gii quyt xong vn th c quan

Lu tr c quan (LTCQ) lp k hoch, xc nh thi gian, th t, tn loi h s, th tc thu ti liu;Hng dn nghip v cho cc n v, c nhn np lu;Ti liu np lu c lp thnh h s hon chnh;Giao np ti liu phi c Bin bn v Danh mc ti liu.- Thu thp ti liu c li cc n v, c nhn trong c quan

Kim tra, nm tnh hnh ti liu c cn cc n v, c nhn; Lp k hoch thu ti liu;Trc khi thu phi hng dn cc n v lp h s hon chnh.- Su tm ti liu khc b sung vo ti liu c quan theo yu cu ca nh nc v ca ngnh

+ Hng nm, lu tr c quan ca trch nhim:

Lp k hoch thu thp h s, ti liu;

Phi hp vi cc n v, c nhn xc nh h s, ti liu cn thu thp;

Hng dn cc n v, c nhn chun b h s, ti liu giao np v thng k thnh Mc lc h s, ti liu np lu;

Chun b kho tng v cc phng tin tip nhn ti liu;

T chc tip nhn ti liu v lp Bin bn giao nhn ti liu;

Mc lc h s, ti liu np lu v Bin bn giao nhn ti liu c lp thnh hai bn theo mu thng nht do Cc Trng Cc Vn th Lu tr Nh nc hng dn. n v hoc c nhn np lu v lu tr ca c quan, t chc gi mi loi mt bn.

+ Thi hn np lu h s, ti liu vo Lu tr c quan c quy nh ti iu 11 ca Lut Lu tr c quy nh nh sau:

- Trong thi hn 01 nm, k t ngy cng vic kt thc, tr trng hp quy nh ti im b khon ny;

- Trong thi hn 03 thng, k t ngy cng trnh c quyt ton i vi h s, ti liu xy dng c bn.

Trng hp n v, c nhn c nhu cu gi li h s, ti liu n hn np lu quy nh ti khon 1 iu ny phc v cng vic th phi c ngi ng u c quan, t chc ng v phi lp Danh mc h s, ti liu gi li gi cho Lu tr c quan.

Thi gian gi li h s, ti liu ca n v, c nhn khng qu 02 nm, k t ngy n hn np lu.

* Thu thp ti liu vo lu tr lch s.

Lu tr lch s c t chc Trung ng v cp Tnh lu tr ti liu c gi tr bo qun vnh vin thuc Danh mc ti liu np lu vo Lu tr lch s.

+ Trch nhim ca Lu tr lch s (LTLS)

-Trnh c quan c thm quyn v lu tr cng cp ban hnh Danh mc c quan, t chc thuc ngun np lu ti liu v ph duyt Danh mc ti liu np lu vo Lu tr lch s;

- Hng dn cc c quan, t chc thuc ngun np lu ti liu chun b ti liu np lu;

- Thu thp, chnh l, xc nh gi tr, thng k, bo qun v t chc s dng ti liu lu tr.

+ Thu thp, tip nhn ti liu vo Lu tr lch s- Lu tr lch s ca ng Cng sn Vit Nam thu thp ti liu thuc Phng lu tr ng Cng sn Vit Nam theo quy nh ca Lut ny v quy nh ca c quan c thm quyn ca ng Cng sn Vit Nam.

- Lu tr lch s ca Nh nc thu thp ti liu thuc Phng lu tr Nh nc Vit Nam theo quy nh sau y:

* Lu tr lch s Trung ng thu thp, tip nhn ti liu lu tr hnh thnh trong qu trnh hot ng ca c quan, t chc Trung ng ca Nh nc Vit Nam dn ch cng ha v Cng ha x hi ch ngha Vit Nam; c quan, t chc cp b, lin khu, khu, c khu ca Nh nc Vit Nam dn ch cng ha; cc c quan, t chc Trung ng ca Chnh ph Cch mng lm thi Cng ha min Nam Vit Nam v cc t chc trung ng khc thuc chnh quyn cch mng t nm 1975 v trc; cc doanh nghip nh nc do Th tng Chnh ph quyt nh thnh lp v cc t chc kinh t khc theo quy nh ca php lut; cc c quan, t chc ca cc ch x hi tn ti trn lnh th Vit Nam t nm 1975 v trc;

- Lu tr lch s cp Tnh thu thp, tip nhn ti liu lu tr hnh thnh trong qu trnh hot ng ca cc c quan, t chc cp Tnh, cp Huyn v n v hnh chnh - kinh t c bit khng thuc cc c quan, t chc nh nu trn.

- Lu tr lch s su tm ti liu lu tr ca c nhn trn c s tha thun.

* Thi hn np lu ti liu vo Lu tr lch s:+ Trong thi hn 10 nm, k t nm cng vic kt thc, c quan, t chc thuc Danh mc c quan, t chc thuc ngun np lu ti liu c trch nhim np lu ti liu c gi tr bo qun vnh vin vo Lu tr lch s;

+ Thi hn np lu ti liu vo Lu tr lch s ca ngnh Cng an, Quc phng, Ngoi giao v ca ngnh khc c thc hin theo quy nh ca Chnh ph.

* Trch nhim giao, nhn ti liu vo Lu tr lch s:+ C quan, t chc thuc Danh mc c quan, t chc thuc ngun np lu ti liu c trch nhim sau y:

- Chnh l ti liu trc khi giao np v lp Mc lc h s, ti liu np lu;

- Lp Danh mc ti liu c ng du ch cc mc mt 9neeus c);

- Giao np ti liu v cng c tra cu vo Lu tr lch s.

- Lu tr lch s c trch nhim t chc tip nhn h s, ti liu v lp Bin bn giao nhn h s, ti liu.

- Mc lc h s, ti liu np lu v Bin bn giao nhn h s, ti liu c lp thnh 03 bn; c quan, t chc giao np h s, ti liu gi 01 bn, Lu tr lch s gi 02 bn v c lu tr vnh vin ti c quan, t chc, Lu tr lch s.

+ Trch nhim ca cc c quan, t chc:

- Giao np ti liu vo lu tr lch s theo ng thi hn quy nh ca php lut. Trng hp c quan, t chc mun gi li h s, ti liu n thi hn giao np phi c s ng bng vn bn ca lu tr lch s c tm quyn thu thp;

- Giao np ti liu trn c s h s hoc n v bo qun c thng k thnh Mc lc h s, ti liu np lu;

- Giao np dy hp, cp v cng c tra cu km theo;

- Vn chuyn ti liu n ng ni giao np.

+ Trch nhim ca lu tr lch s:

- Lp k hoch thu thp ti liu;

- Phi hp vi lu tr c quan la chn ti liu cn thu thp;

- Hng dn lu tr hin hnh chun b ti liu giao np;

- Chun b kho tng v cc phng tin tip nhn ti liu;

- T chc tip nhn ti liu v lp Bin bn giao nhn ti liu

Mc lc h s, ti liu np lu v Bin bn giao nhn ti liu c lp thnh hai bn theo mu thng nht do Cc trng Cc Vn th Lu tr nh nc hng dn. n v hoc c nhn np lu v lu tr ca c quan, t chc gi mi loi mt bn.

b) Xc nh gi tr ti liu* Cc nguyn tc xc nh gi tr ti liu:

Vic xc nh gi tr ti liu phi bo m nguyn tc chnh tr, lch s, ton din v tng hp.

* Cc phng php xc nh gi tr ti liu :

Xc nh gi tr ti liu c thc hin theo phng php h thng, phn tch chc nng, thng tin v s liu hc.

* Cc tiu chun xc nh gi tr:

Xc nh gi tr ti liu phi cn c vo cc tiu chun c bn sau y:

- Ni dung ca ti liu;

- V tr ca c quan, t chc, c nhn hnh thnh ti liu;

- ngha ca s kin, thi gian v a im hnh thnh ti liu;

- Mc ton vn ca phng lu tr;

- Hnh thc ca ti liu;

- Tnh trng vt l ca ti liu.

* Xc nh thi hn bo qun ti liu lu tr:- Ti liu bo qun vnh vin l ti liu c ngha v gi tr khng ph thuc vo thi gian.

- Ti liu bo qun vnh vin bao gm ti liu v ng li, ch trng, chnh sch, cng lnh, chin lc; n, d n, chng trnh mc tiu, trng im quc gia; v nh t v cc ti liu khc theo quy nh ca c quan c thm quyn.

- Ti liu bo qun c thi hn l ti liu c thi hn bo qun di 70 nm.

- Ti liu ht gi tr cn loi ra hy l ti liu c thng tin trng lp hoc ht thi hn bo qun theo quy nh v khng cn cn thit cho hot ng thc tin, nghin cu khoa hc, nghin cu lch s.

* Hi ng xc nh gi tr ti liu Hi ng xc nh gi tr ti liu c thnh lp tham mu cho ngi ng u c quan, t chc trong vic xc nh thi hn bo qun, la chn ti liu giao np vo Lu tr c quan, la chn ti liu lu tr ca Lu tr c quan giao np vo Lu tr lch s v loi ti liu ht gi tr.

Hi ng xc nh gi tr ti liu do ngi ng u c quan, t chc quyt nh thnh lp. Thnh phn ca Hi ng bao gm:

- Ch tch Hi ng;

- Ngi lm lu tr c quan, t chc l Th k Hi ng;

- i din Lnh o n v c ti liu l y vin;

- Ngi am hiu v lnh vc c ti liu cn xc nh gi tr l y vin.

Hi ng xc nh gi tr ti liu tho lun tp th, kt lun theo a s; cc kin khc nhau phi c ghi vo bin bn cuc hp trnh ngi ng u c quan, t chc.

Trn c s ngh ca Hi ng xc nh gi tr ti liu, ngi ng u c quan, t chc quyt nh thi hn bo qun ti liu, la chn ti liu giao np vo Lu tr c quan, la chn ti liu lu tr ca Lu tr c quan giao np vo Lu tr lch s, hy ti liu ht gi tr theo quy nh ca lut Lu tr.

* Hu ti liu ht gi tr- Thm quyn quyt nh hu ti liu ht gi tr c quy nh nh sau:

+ Ngi ng u c quan, t chc quyt nh hu ti liu ht gi tr ti Lu tr c quan.

+ Ngi ng u c quan c thm quyn v lu tr cc cp quyt nh hu ti liu ht gi tr ti Lu tr lch s cng cp.

- Th tc quyt nh hy ti liu ht gi tr c quy nh nh sau:

+ Theo ngh ca Hi ng xc nh gi tr ti liu, ngi ng u c quan, t chc thuc Danh mc c quan, t chc ngun np lu ti liu vo Lu tr lch s ngh c quan thc hin nhim v qun l nh nc v lu tr cng cp thm nh ti liu ht gi tr cn hy; ngi ng u c quan, t chc khng thuc Danh mc c quan, t chc thuc ngun np lu ti liu vo Lu tr lch s ngh Lu tr c quan ca c quan, t chc cp trn trc tip c kin i vi ti liu ht gi tr cn hy;

Cn c vo kin thm nh ca Hi ng xc nh gi tr ti liu hoc kin ca c quan cp trn trc tip, ngi c thm quyn ra quyt nh hy ti liu ht gi tr;

+ Theo ngh ca Hi ng thm tra xc nh gi tr ti liu, ngi ng u c quan thc hin nhim v qun l nh nc v lu tr quyt nh hy ti liu c thng tin trng lp ti Lu tr lch s.

Hi ng thm tra xc nh gi tr ti liu do ngi ng u c quan thc hin nhim v qun l nh nc v lu tr quyt nh thnh lp thm tra ti liu ht gi tr ti Lu tr lch s;

- Vic hy ti liu ht gi tr phi bo m hy ht thng tin trong ti liu v phi c lp thnh bin bn.

- H s hu ti liu ht gi tr gm c:

+ Quyt nh thnh lp Hi ng;

+ Danh mc ti liu ht gi tr; t trnh v bn thuyt minh ti liu ht gi tr;

Hi ng thm tra xc nh gi tr ti liu do ngi ng u c quan thc hin nhim v qun l nh nc v lu tr quyt nh thnh lp thm tra ti liu ht gi tr ti Lu tr lch s;

- Vic hy ti liu ht gi tr phi bo m hy ht thng tin trong ti liu v phi c lp thnh bin bn.

- H s hu ti liu ht gi tr gm c:

+ Quyt nh thnh lp Hi ng;

+ Danh mc ti liu ht gi tr; t trnh v bn thuyt minh ti liu ht gi tr;

+ Bin bn hp Hi ng xc nh gi tr ti liu; Bin bn hp Hi ng thm tra xc nh gi tr ti liu;

+ Vn bn ngh thm nh, xin kin ca c quan, t chc c ti liu ht gi tr;

+ Vn bn thm nh, cho kin ca c quan c thm quyn;

+ Quyt nh hu ti liu ht gi tr;

+ Bin bn bn giao ti liu hy;

+ Bin bn hu ti liu ht gi tr.

- H s hu ti liu ht gi tr phi c bo qun ti c quan, t chc c ti liu b hu t nht 20 nm, k t ngy hy ti liu.

c) Nghip v chnh l ti liu:

* Trch nhim:

Ngi ng u c quan, t chc c trch nhim ch o, t chc vic chnh l ti liu thuc phm vi qun l.

* Cc yu cu c bn i vi ti liu sau khi chnh l:

- c phn loi theo nguyn tc nghip v lu tr nh:

+ Khng phn tn Phng (sp xp ti liu ca tng c quan theo Phng ring bit);+ Tn trng s hnh thnh ti liu theo trnh t theo di gii quyt cng vic;+ Ti liu sau khi sp xp phi phn nh c cc mt hot ng ca c quan; c s lin h logic, lch s .

- c xc nh thi hn bo qun;

- H s c hon thin v h thng ho;

- C Mc lc h s, c s d liu tra cu v Danh mc ti liu ht gi tr.

* Ni dung cc bc chnh l: (c ti liu ring v ni dung ny)

d) Bo qun ti liu lu tr.

Ni dung c bn ca nghip v bo qun gm:- Xy dng hoc b tr kho lu tr theo ng tiu chun quy nh;

- Thc hin cc bin php phng, chng chy, n; phng, chng thin tai; phng gian, bo mt i vi kho lu tr v ti liu lu tr;

- Trang b y cc thit b k thut, phng tin bo qun ti liu lu tr;

- Duy tr nhit , m, nh sng ph hp vi tng loi hnh ti liu lu tr;

- Thc hin cc bin php phng chng cn trng, nm mc, kh a-xt v cc tc nhn gy h hng ti liu;

- Tu b, phc ch ti liu lu tr b h hng hoc c nguy c b h hng;

- Thc hin ch bo him ti liu lu tr i vi ti liu lu tr c bit qu, him.

g) Thng k nh nc v lu tr

Ti liu Phng lu tr quc gia Vit Nam phi c thng k tp trung trong h thng s sch, c s d liu, h s qun l. C quan, t chc c ti liu lu tr phi nh k thc hin ch thng k lu tr. S liu bo co thng k hng nm c tnh t ngy 01 thng 01 n ht ngy 31 thng 12.

Thng k lu tr c thc hin theo quy nh sau y:

- C quan, t chc Trung ng tng hp s liu ca cc n v trc thuc v bo co c quan qun l nh nc v lu tr trung ng;

- C quan, t chc cp Tnh tng hp s liu ca cc n v trc thuc v bo co c quan qun l nh nc v lu tr cp Tnh.

C quan qun l nh nc v lu tr cp Tnh tng hp s liu ca cc c quan, t chc cp tnh, c quan qun l nh nc v lu tr cp Huyn v bo co c quan qun l nh nc v lu tr Trung ng;

- C quan, t chc cp Huyn, cp X tng hp s liu ca cc n v trc thuc v bo co c quan qun l nh nc v lu tr cp Huyn.

C quan qun l nh nc v lu tr cp Huyn tng hp s liu ca cc c quan, t chc cp Huyn, cp X v bo co c quan qun l nh nc v lu tr cp Tnh.

Thng k lu tr l s dng cng c, phng tin chuyn mn, nghip v nm c chnh xc s lng ti liu lu tr, kho lu tr, phng tin bo qun ti liu v cn b, cng chc lu tr.

- Ni dung thng k lu tr bao gm:

+ Thng k s lng, cht lng, thnh phn, ni dung ti liu lu tr;

+ Thng k h thng cng c tra cu, phng tin bo qun;

+ Mi b phn, Phng hoc kho lu tr phi c s sch thng k, c s d liu thng k h s qun l tra cu.

- Nguyn tc thng k:

Thng k ti liu lu tr bo m cc nguyn tc sau:

+ m bo s ton vn ca ti liu lu tr;

+ Ton din kp thi, chnh xc, trit ;

+ m bo quan im tp trung, thng nht.

h) Khai thc v s dng ti liu lu tr

* Quyn v ngha v ca c quan, t chc, c nhn trong vic s dng ti liu lu tr- C quan, t chc, c nhn c quyn s dng ti liu lu tr phc v cng tc, nghin cu khoa hc, nghin cu lch s v cc nhu cu chnh ng khc.

- C quan, t chc, c nhn khi s dng ti liu lu tr c cc ngha v sau y:

+ Ch dn s lu tr, gc ca ti liu lu tr v c quan, t chc qun l ti liu lu tr; tn trng tnh nguyn bn ti liu khi cng b, gii thiu, trch dn ti liu lu tr;

+ Khng xm phm li ch ca Nh nc, quyn v li ch hp php ca c quan, t chc, c nhn;

+ Np ph s dng ti liu lu tr theo quy nh ca php lut;

+ Thc hin cc quy nh ca Lut ny, Ni quy, Quy ch ca c quan, t chc qun l ti liu lu tr v cc quy nh khc ca php lut c lin quan.

- C quan, t chc c ti liu lu tr c trch nhim sau y:

+ Ch ng gii thiu ti liu lu tr v to iu kin thun li cho vic s dng ti liu lu tr ang trc tip qun l;

+ Hng nm r sot, thng bo ti liu lu tr thuc Danh mc ti liu c ng du ch cc mc mt c gii mt.

* S dng ti liu lu tr ti Lu tr lch s- Ti liu lu tr ti Lu tr lch s c s dng rng ri, tr ti liu thuc Danh mc ti liu hn ch s dng v Danh mc ti liu c ng du ch cc mc mt.

- Ti liu hn ch s dng c mt trong cc c im sau y:

+ Ti liu lu tr khng thuc Danh mc ti liu c ng du ch cc mc mt nhng c ni dung thng tin nu s dng rng ri c th nh hng nghim trng n li ch ca Nh nc, quyn, li ch hp php ca c quan, t chc, c nhn;

+ Ti liu lu tr b h hng nng hoc c nguy c b h hng cha c tu b, phc ch;

+ Ti liu lu tr ang trong qu trnh x l v nghip v lu tr.

B Ni v ban hnh Danh mc ti liu hn ch s dng ph hp vi iu kin kinh t - x hi tng thi k.

Ngi ng u Lu tr lch s quyt nh vic s dng ti liu lu tr thuc Danh mc ti liu hn ch s dng.

- Vic s dng ti liu lu tr thuc Danh mc ti liu c ng du ch cc mc mt c thc hin theo quy nh ca php lut v bo v b mt nh nc.

- Ti liu lu tr thuc Danh mc ti liu c ng du ch cc mc mt c s dng rng ri trong cc trng hp sau y:

+ c gii mt theo quy nh ca php lut v bo v b mt nh nc;

+ Sau 40 nm, k t nm cng vic kt thc i vi ti liu c ng du mt nhng cha c gii mt;

+ Sau 60 nm, k t nm cng vic kt thc i vi ti liu c ng du ti mt, tuyt mt nhng cha c gii mt.

- Ti liu lin quan n c nhn c s dng rng ri sau 40 nm, k t nm c nhn qua i, tr mt s trng hp c bit theo quy nh ca Chnh ph.

- Ti liu n thi hn c s dng rng ri c th cha c s dng rng ri theo quyt nh ca c quan, t chc c thm quyn.

- Ngi s dng ti liu lu tr ti Lu tr lch s phi c Giy chng minh nhn dn hoc H chiu; trng hp s dng phc v cng tc th phi c giy gii thiu hoc vn bn ngh ca c quan, t chc ni cng tc.

* S dng ti liu lu tr ti Lu tr c quanNgi ng u c quan, t chc cn c quy nh ca Lut ny v cc quy nh khc ca php lut c lin quan quy nh vic s dng ti liu lu tr ti Lu tr c quan ca c quan, t chc mnh.

* Cc hnh thc s dng ti liu lu tr- S dng ti liu ti phng c ca Lu tr c quan, Lu tr lch s.

- Xut bn n phm lu tr.

- Gii thiu ti liu lu tr trn phng tin thng tin i chng, trang thng tin in t.

- Trin lm, trng by ti liu lu tr;- Trch dn ti liu lu tr trong cng trnh nghin cu;- Cp bn sao ti liu lu tr, bn chng thc lu tr.

* Sao ti liu lu tr, chng thc lu tr- Vic sao ti liu lu tr v chng thc lu tr do Lu tr c quan hoc Lu tr lch s thc hin.

Ngi c thm quyn cho php s dng ti liu lu tr cho php sao ti liu lu tr.

- Chng thc lu tr l xc nhn ca c quan, t chc hoc Lu tr lch s v ni dung thng tin hoc bn sao ti liu lu tr do Lu tr c quan hoc Lu tr lch s ang qun l.

C quan, t chc, Lu tr lch s sao ti liu lu tr, chng thc lu tr phi chu trch nhim php l v bn sao ti liu lu tr, bn chng thc lu tr.

- Ngi c cp bn sao ti liu lu tr, bn chng thc lu tr phi np l ph.- Bn sao ti liu lu tr, bn chng thc lu tr c gi tr nh ti liu lu tr gc trong cc quan h, giao dch.

* Mang ti liu lu tr ra khi lu tr c quan, Lu tr lch s- C quan, t chc, c nhn c mang ti liu lu tr ra khi Lu tr c quan, Lu tr lch s phc v cng tc, nghin cu khoa hc v cc nhu cu chnh ng khc sau khi c c quan nh nc c thm quyn cho php v phi hon tr nguyn vn ti liu lu tr .

- B trng B Ni v, c quan c thm quyn ca ng quyt nh vic mang ti liu lu tr ti Lu tr lch s ra nc ngoi; quy nh vic mang ti liu lu tr ra khi Lu tr lch s s dng trong nc.

Ngi ng u c quan, t chc quyt nh vic mang ti liu lu tr ti Lu tr c quan ra nc ngoi; quy nh vic mang ti liu lu tr ra khi Lu tr c quan s dng trong nc.

- T chc, c nhn trc khi mang ti liu lu tr c ng k ra nc ngoi phi thng bo cho Lu tr lch s ni ng k bit.

- Ti liu lu tr ti Lu tr lch s, ti liu ca c nhn c ng k ti Lu tr lch s trc khi a ra nc ngoi phi lp bn sao bo him ti liu lu tr.

PHN II.

CNG TC QUN L H S N NGNH TA N NHN DN

THC TRNG V GII PHP

I. Thc trng v gii php cng tc qun l h s, ti liu ngnh TAND

1. Cng tc t chc cn b

Hng nm ngnh Ta n nhn dn xt x khong 250.000 v n cc loi. Trong qu trnh hot ng ca ngnh Ta n nhn dn hnh thnh mt khi lng rt ln h s cc v n (chim khong 90% h s cc v n, 10% h s, ti liu qun l Nh nc). Cc h s v n c hnh thnh theo quy nh ca lut t tng; vic thu thp, bo qun, khai thc v s dng c hiu qu cc h s v n mang mt ngha ht sc to ln trong vic gii quyt cc khiu kin ca nhn dn cng nh gii quyt yu cu ca cc c quan tin hnh t tng. vic khai thc v s dng h s n ca ngnh Ta n nhn dn t hiu qu cao p ng c yu cu ca cng tc hin nay, th vic nng cao cht lng cng tc qun l h s cc v n l mt cng vic ht sc cn thit.

Trong nhng nm qua mc d c Lnh o Ta n nhn dn ti cao v Lnh o Ta n nhn dn cc cp quan tm ti cng tc qun l h s cc v n nhng do kinh ph c hn; trnh cn b lm cng tc lu tr cn hn ch, cha p ng c yu cu cng tc hin nay; vic kho st, nh gi thc trng cng tc qun l h s n a ra cc gii php nhm gii quyt cc vn cn tn ti a cng tc qun l h s n trong ton ngnh i vo n np; cng tc bo qun, khai thc v s dng c hiu qu h s cc v n l mt vn ht sc cp thit cn phi c tin hnh ng b v trin khai trong ton ngnh.

Nhn thc c tm quan trng ca khi h s n nn ngay t khi mi c thnh lp Ta n nhn dn ti cao c phng Lu tr h s vi 05 bin ch, trong qu trnh hot ng xt x ca Ta n nhn dn ti cao hnh thnh mt khi lng ln h s n. Nhng nm gn y nn kinh t t nc pht trin, bn cnh nhng mt tch cc ca nn kinh t th trng theo nh hng x hi ch ngha v qu trnh hi nhp quc t thc y s pht trin kinh t th mt tri tc ng tiu cc n x hi, lm gia tng ti phm. Trong c nhng loi ti gy ra hu qu rt nghim trng, c bit l trong lnh vc kinh t, cc t nn x hi c chiu hng gia tng v ngy cng phc tp, cc tranh chp dn s, kinh t, lao ng, hnh chnh, c bit l tranh chp dn s lin quan n t ai, nh , tha k, ngy cng gia tng, nhiu v n qua nhiu cp xt x nn vic qun l, khai thc v s dng h s n l mt yu cu cp thit gii quyt cc yu cu hin nay.

Lnh o Ta n nhn dn ti cao rt quan tm n cng tc lu tr h s ca Ta n nhn dn cc cp. i vi Ta n nhn dn ti cao thnh lp phng Lu tr h s vi bin ch hin nay l 11 cn b. Ta n nhn dn thnh ph trc thuc Trung ng nh H Ni, thnh ph H Ch Minh c t chc lu tr c t 3-5 cn b. Ta n nhn dn cp Tnh b tr 01 cn b lm cng tc lu tr chuyn trch, tuy nhin c mt s tnh b tr 01 cn b lm cng tc lu tr v kim nhim cng tc khc nh lm vn th hay th qu c quan; Ta n nhn dn cp Qun, Huyn b tr 01 cn b lm cng tc lu tr kim nhim.

Cng tc o to v o to li c Lnh o Ta n nhn dn ti cao v Lnh o Ta n nhn dn cc a phng lun quan tm. Hng nm, cn b lm cng tc lu tr c tham gia cc lp tp hun nghip v, cc lp o to ngn hn, i vi Ta n nhn dn ti cao 100% cn b lu tr u c o to v chuyn mn nghip v lu tr.

Cc chnh sch, ch i vi cn b lm cng tc lu tr c ngnh quan tm y , 100% cn b lm cng tc lu tr c hng ch ph cp c hi. i vi cn b lm cng tc lu tr Ta n nhn dn ti cao do khi lng h s rt ln phi tip xc v lm vic thng xuyn vi h s ti liu do theo quy nh u c trang b bo h lao ng. Hng nm, Vn phng Ta n nhn dn ti cao t chc cc on i kim tra v hng dn nghip v cho mt s Ta n nhn dn a phng. T nm 2006-2012, Ta n nhn dn ti cao t chc cc on i kim tra v hng dn nghip v cho 40/63 Ta n nhn dn cp tnh v thnh ph trc thuc Trung ng. Mi n v cp tnh kim tra t 1 n 2 Ta n nhn dn cp huyn. c bit trong nm 2007, To n nhn dn ti cao t chc Hi ngh tp hun cng tc vn th, lu tr ti thnh ph Lt, tnh Lm ng cho ton ngnh To n nhn dn.

Thnh phn tham d Hi ngh gm: Chnh n, Chnh Vn phng To n nhn dn cp tnh, thnh ph trc thuc Trung ng v Th trng cc n v trc thuc To n nhn dn ti cao.

Ni dung tp hun: Php lnh lu tr Quc gia nm 2001, Ngh nh s 110/2004/N-CP, Ngh nh s 111/2004/N-CP ca Chnh ph, Thng t lin tch s 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ca B Ni v v Vn phng Chnh ph, Quy ch Bo v b mt nh nc ca ngnh To n nhn dn, trin khai thc hin ni dung Ch th s 05/2007/CT-TTg ngy 02/3/2007 ca Th tng Chnh ph v tng cng bo v v pht huy gi tr ti liu lu tr.

Nhn chung cng tc qun l h s n c nhiu chuyn bin tch cc, gp phn khng nh vo vic hon thnh xut sc nhim v ca ngnh Ta n nhn dn.

Tuy nhin, do nhn thc ca mt s Lnh o trong ngnh Ta n nhn dn cn hn ch, cha nh gi ng v tr v tm quan trng ca cng tc qun l h s n nn cha b tr cn b lm cng tc lu tr theo ng chuyn mn, nhiu Ta n nhn dn cc a phng cn b lm cng tc lu tr cha c t chc thi tuyn cng chc theo ng quy nh ca Nh nc; Ta n nhn dn cp Qun, cp Huyn cha c bin ch lm cng tc lu tr m ch yu l th k hoc th qu, vn th lm kim nhim. i ng cn b lm cng tc lu tr trong ton ngnh va yu li va thiu; cn b lm cng tc lu tr a phng ch n thun qun l v s dng h s cn cc khu nghip v khc nh chnh l, xc nh gi tr ti liu, np lu cha c thc hin. Ta n nhn dn cp tnh t ch o nghip v cho Ta n nhn dn cp qun, huyn. Ngoi ra do cn b lm cng tc lu tr a phng phn ln l kim nhim do khng dnh nhiu thi gian cho cng tc ny.

Cn b lm cng tc lu tr trong ton ngnh khng c o to ng chuyn mn nn vic hin i ha cng tc lu tr gp rt nhiu kh khn. (tnh cho n nay c n 80% cn b lm cng tc lu tr a phng cha s dng my vi tnh v cp nht s liu h s cng nh mc lc thng k h s vo my tnh do vic qun l an ton c h thng v cng tc tra tm vn cn thc hin theo phng php th cng l chnh).

2. Cng tc nghip v:

a. Cng tc thu thp h s n:

Cn c vo s liu ti Bo co tng kt cng tc ngnh Ta n nhn dn t nm 2009 n nm 2011, mi nm ngnh Ta n nhn dn xt x khong 300.100 h s cc v n.

Nm 2009: xt x 60.433 v n HSST; 10.735 v n HSPT; 72.744 v n DSST; 11.195 v n DSPT;

Nm 2010: xt x 51.914 v n HSST; 10.324 v n HSPT; 24.195 v n DSST; 8.614 v n DSPT;

Nm 2011: xt x 57.279 v n HSST; 10.485 v n HSPT; 25.727 v n DSST; 9.176 v n DSPT.

qun l v s dng c hiu qu khi h s, ti liu trn hng nm cn b lm cng tc lu tr thu v lu tr hin hnh gn 90% s h s n c xt x (n c hiu lc php lut thi hnh). Do h thng t chc c hnh thnh t Trung ng n a phng (n cp huyn) nn cng tc thu thp h s c thc hin theo ng quy nh ca Nh nc v ca ngnh.

Do c th ca ngnh nn tt c h s cc v n khi giao np vo lu tr u c kim m tng s bt lc; ln mc lc thng k h s v giao nhn trc tip tng v n. i vi nhng h s v n nu thiu nhiu bt lc, thiu nhng bt lc quan trng nh cc bn n, bn co trng, li khai ca cc b co, bt k phin ta, cn b lu tr c quyn t chi khng nhn; bin bn giao nhn h s lp thnh 02 bn mi bn gi mt bn.

Ti liu thu v kho c cn b lu tr phn loi, ln mc lc thng k, nh s b, b gi a vo t, hoc xp ln gi, k bo qun v khai thc s dng.

* Ti Ta n nhn dn ti cao:

Hng nm, phng Lu tr h s ln k hoch giao nhn h s ca cc n v trc thuc. Sau 01 nm cc Ta phc thm v cc Ta chuyn trch bn giao y cc h s n gii quyt xong, phng Lu tr h s nhn, phn loi, ln mc lc thng k trn my, ln s b tm, xp ln gi nn rt thun tin cho vic tra cu.

Nm 2009 thu v: 8.692 h s v n; 1.017 h s ti liu QLNN;

Nm 2010 thu v: 7.588 h s v n; 1.103 h s ti liu QLNN;

Nm 2011 thu v: 9.014 h s v n; 9.579 h s ti liu QLNN.

* Ti Ta n nhn dn cp tnh:

Phn ln vic thc hin np lu h s vo lu tr c quan theo ng quy nh. i vi Ta n nhn dn cp Tnh do phng lm vic cht chi, t ng h s c hn nn 03 thng hoc 06 thng np h s vo lu tr c quan mt ln. Mt s Ta n nhn dn a phng nh Ta n nhn dn thnh ph H Ni, Thnh ph H Ch Minh, thnh ph Hi Phng..., hng nm thu v mt khi lng h s v n c th nh sau:

* Ti Ta n nhn dn thnh ph H Ni:

Nm 2009 thu thp c tng s: 2.337 h s v n cc loi;

Nm 2010 thu thp c tng s: 2.244 h s v n cc loi;

Nm 2011 thu thp c tng s: 2.360 h s v n cc loi;

* Ti Ta n nhn dn thnh ph H Ch Minh:

Nm 2009 thu thp c tng s: 5.521 h s v n cc loi;

Nm 2010 thu thp c tng s: 4.658 h s v n cc loi;

Nm 2011 thu thp c tng s: 4.880 h s v n cc loi.

* Ti Ta n nhn dn thnh ph Hi Phng:

Nm 2009 thu thp c tng s: 787 h s v n cc loi;

Nm 2010 thu thp c tng s: 485 h s v n cc loi;

Nm 2011 thu thp tng s: 501 h s v n cc loi.

* Ti Ta n nhn dn cp Huyn, Th x (gi chung l cp Huyn):

Do iu kin Ta n nhn dn cp huyn tr s lm vic cn cht chi thm ch mt s Ta n nhn dn cp huyn cn phi mn hoc thu tr s lm vic nn khng c ch cha h s, a s Ta n nhn dn cp Huyn sau 03 thng hoc 06 thng np lu h s vo lu tr c quan mt ln.

Do quy nh h s n c giao nhn trc tip v kim m theo s bt lc nn khng xy ra tnh trng nhm ln ti liu trong h s n. Tuy nhin do lm cng tc lu tr kim nhim nn mt s cn b lu tr cp huyn khi nhn h s khng kim m bt lc m ch k nhn theo u h s, dn n tnh trng c nhiu h s np lu nhng thiu rt nhiu s bt lc, cn b lm lu tr cng khng xc nh c nhng bt lc thiu u. Do cha nhn c s quan tm ng mc ca Lnh o Ta n nhn dn cp huyn nn cng tc lu tr ni chung v cng tc giao nhn h s ni ring cn nhiu bt cp. S giao nhn h s, ti liu khng ghi y ni dung, vic giao nhn h s, ti liu khng ng quy nh nn khi xy ra nhng s vic nh nhm ln hay tht lc h s rt kh khn khi quy trch nhim.b. Cng tc chnh l xc nh gi tr ti liu:

Chnh l h s, ti liu l mt khu nghip v rt quan trng c tin hnh mt cch thng xuyn, lin tc, nhm sp xp ti liu mt cch khoa hc, loi hy ti liu ht gi tr, xc nh thi hn bo qun ca h s, ti liu a vo lu tr. Trung bnh mi nm ton ngnh Ta n nhn dn thu v khong 320.000 h s n cc loi; khi h s ny c chnh l (s b), sp xp mt cch khoa hc a vo lu tr v s dng c hiu qu.

* Ti kho lu tr Ta n nhn dn ti cao:

Trung bnh mt nm kho lu tr Ta n nhn dn ti cao thu v khong trn 10.000 h s n cc loi. Hin nay kho lu tr h s ti Ta n nhn dn ti cao ang bo qun khong 85.000 h s cc loi; cng tc chnh l c thc hin thng xuyn; cc h s n thu v t nm 2009 tr v trc c chnh l hon chnh, ng vo hp, ln mc lc thng k trn my vi tnh, do vy vic bo qun, khai thc, s dng rt thun li.

Ti 02 kho lu tr ca 02 Ta phc thm Ta n nhn dn ti cao Nng v thnh ph H Ch Minh ang lu tr khong 35.673 h s n cc loi; do bin ch lu tr t, v vy, h s n thu v ch phn loi, nh s b, xp ln gi, ln Mc lc thng k h s m khng c chnh l, v vy cn c nhng ti liu trng, tha, ht thi hn bo qun vn lu gi.

Tuy nhin, Ta phc thm Ta n nhn dn ti cao ti thnh ph H Ch Minh tin hnh tiu hy h s n t nm 1960-1995; Ta phc thm Ta n nhn dn ti cao ti Nng tiu hy h s n t nm 1960-1992.Nm 2009, Chnh n Ta n nhn dn ti cao ban hnh Bng thi hn bo qun h s, ti liu Phng lu tr Ta n nhn dn ti cao, do vy, ti lu tr Ta n nhn dn ti cao nhng h s, ti liu ht thi hn bo qun c tin hnh tiu hy theo quy nh. Hin nay ti kho lu tr Ta n nhn dn ti cao khng cn lu tr nhng ti liu ht thi hn bo qun.

Do tnh c th ca h s cc v n nn khi giao nhn h s phi nhn theo s bt lc thc t, do vy khi chnh l h s cn b lu tr phi sp xp theo th t bt lc v ng thnh quyn (n v bo qun) i vi ti liu ht gi tr cn b lm cng tc lu tr cha ch ng loi ra tiu hy theo quy nh chung, cng tc chnh l cn mang nng tnh th cng, cha ng dng cng ngh thng tin vo cng tc qun l, khai thc h s, ti liu.

* Ti kho lu tr Ta n nhn dn cc a phng:

Cc kho lu tr Ta n nhn dn cp Tnh, Ta n nhn dn cp Huyn do ch c 01 cn b lm cng tc lu tr chuyn trch hoc kim nhim, nn cng tc chnh l h s cha c tin hnh. V Ta n nhn dn ti cao cha ban hnh c Bng thi hn bo qun Phng lu tr h s, ti liu cho Phng lu tr Ta n nhn dn cc a phng, nn Ta n nhn dn a phng cha tin hnh tiu hy h s, ti liu ht thi hn bo qun. Hin nay, Ta n nhn dn ti cao D tho Bng thi hn bo qun Phng lu tr h s, ti liu Ta n nhn dn cc a phng (cp Tnh, cp Huyn) v c Cng vn xin kin gp ca cc Ta n nhn dn a phng, nhng n nay Ta n nhn dn ti cao mi nhn c 07 kin ng gp ca a phng, cn li 56 a phng cha c kin ng gp, v th rt kh khn cho vic ban hnh Bng thi hn bo qun Phng lu tr Ta n nhn dn a phng.

II. Cc khu nghip v trong cng tc lu tr h s n ca ngnh Ta n nhn dn:

1. Cng tc thu thp:

Do c th ca ngnh Ta n nhn dn nn h s lu tr ch yu l h s cc v n nn cng tc thu thp h s n, ti liu ca ngnh Ta n nhn dn c thc hin theo nhng bc c bn sau y:

+ Hng nm lu tr c quan, cn b ph trch cng tc lu tr xy dng k hoch thu thp h s, ti liu ca cc c nhn, n v thuc ngun np lu;

+ Cn c vo k hoch thu thp h s, ti liu c ph duyt, lu tr c quan, cc c nhn, n v c h s thuc ngun np lu tin hnh nhng cng vic sau:

- Lp Mc lc thng k h s np lu;

- V sinh h s;

- Kim m s bt lc c trong h s (bt lc trong h s do cc c quan tin hnh t tng nh s lin tc t t u tin ca h s n t cui ca h s, i vi nhng h s c nhiu tp v nhiu h thng bt lc khi kim m, cn b lm lu tr phi c nh v tr ca tng tp trong h s theo mc lc thng k ti liu trong h s). Trong qu trnh kim m bt lc cn lu loi b nhng ti liu trng tha v nhng ti liu khng lin quan n h s.

+ Chun b kho tng v cc phng tin tip nhn h s, ti liu np lu ti kho lu tr;

+ T chc tip nhn ti liu v lm cc th tc giao nhn h s;

* Lu : khi giao, nhn h s, cn b lm lu tr phi nhn trc tip tng h s v kim m tng s bt lc m cc c quan tin hnh t tng nh trong tng h s.

+ i vi Ta n nhn dn ti cao v Ta n nhn dn cp tnh, vic nhn h s c chia thnh tng t, do khi lng h s ln (nu c), th gia bn giao v bn nhn phi nhn theo tng u h s, sau kim m bt lc trong h s theo ng quy trnh nh nu phn trn;

+ i vi cc n v thuc Ta n nhn dn ti cao, Ta n nhn dn cp Tnh v cp Huyn, h s do cc Thm tra vin hoc Th k np lu sau khi n c hiu lc php lut, vic np lu ny phi c nhn theo quy nh, v s lng h s khng nhiu, do bn giao v bn nhn phi tin hnh kim m bt lc trong h s v k nhn ngay trnh tnh trng nhm ln tht lc h s;

+ Kim m bt lc phi cn c vo Mc lc thng k ti liu trong h s. i vi nhng h s thiu bt lc th cn b lm lu tr phi k nhn trc tip tng h s vi n v c h s np lu; Nhng h s thiu nhiu bt lc hoc thiu nhng loi vn bn giy t quan trng trong h s (nh nhng Bin bn nghi li khai ca b co; cc Bn n; Bn kt lun iu tra v n, Bn co trng...) cn b lm cng tc lu tr khng nhn m phi bo co Lnh o quyt nh; khi kim m bt lc trong h s cn lu sp xp bn n cui cng ln phn u tin ca h s thun tin cho vic theo di v qun l h s;

- Hai bn giao, nhn h s phi k vo Bin bn giao nhn h s; Bin bn giao nhn h s phi th hin ng, y ni dung v thng tin i vi khi h s giao nhn; Bin bn giao nhn h s ti liu gia hai bn phi c xc nhn ca Lnh o ph trch cng tc lu tr hoc Lnh o c quan; Bin bn c lp thnh 02 bn c km theo Mc lc thng k h s giao nhn v mi bn gi mt bn;

* Thi hn np lu h s:

i vi Ta n nhn dn ti cao h s gii quyt xong sau 01 nm cng tc np lu vo lu tr c quan;

i vi Ta n nhn dn cp tnh v Ta n nhn dn cp huyn h s, ti liu np lu theo quy nh ca c quan c th sau 03 thng hoc 06 thng cng tc.

2. Cng tc phn loi h s, ti liu lu tr:

H s cc v n sau khi thu thp ca cc c nhn n v thuc ngun np lu cn b lm cng tc lu tr tin hnh phn loi theo nhng bc sau:

- Xc nh xem h s thuc loi no; phn loi sp xp thnh tng loi h s;

V d: Phn loi h s nhn cn c theo nm (hnh s, dn s, kinh t...; nm 1999, nm 2000, nm 2001...); phn loi h s theo cp xt x nh h s hnh s, dn s s thm, phc thm, gim c thm...- Sau khi phn loi h s, cn b lm lu tr tin hnh lp Mc lc thng k h s theo tng loi h s phn loi (Mc lc thng k phi c y cc thng tin, cc thng tin phi chnh xc m bo cho vic tra tm h s, ti liu; - i vi kho lu tr Ta n nhn dn ti cao sau khi phn loi h s cn b lm lu tr tin hnh kim m v chia h s thnh tng n v bo qun (n v bo qun l mt tp ti liu c trong h s, khong t 250 n 300 bt lc); 01 h s c th l 01 n v bo qun nhng cng c th 01 h s c chia nhiu n v bo qun.V d: H s v n Nguyn Vn A c tng s 1.200 bt lc s c chia thnh 05 n v bo qun.

- i vi Ta n nhn dn a phng, h s nhn v cn b lm lu tr phn loi v chia h s thnh tng b (mi b khong 05 h s nh, nu h s to c nhiu s bt lc c th 01 h s chia thnh nhiu b, nhng trn s b khi chia nh phi ghi cc thng tin nh: tn b co, tn nguyn n, b n, s n, nm xt x...).

V d: v Nguyn Vn A b kt n v ti nh bc, s n 300, khi giao vo lu tr c chia thnh 04 b (hoc 04 cp), th nh s b 1/4; 2/4; 3/4; 4/4, trn mi s b ghi cc thng tin trnh tnh trng nhm ln t b ca h s v n ny sang h s ca v n khc, hoc khng bit h s ny c bao nhiu b... Vic nh s b vo Mc lc thng k h s lu ti Lu tr c quan phi nh s theo th t t 01 n ht (vic nh s b h s chnh l h thng li h s theo Mc lc mi lp thun tin cho vic bo qun v tra tm h s) sau a vo kho xp vo t hoc gi h s bo qun.

* i vi mt s Ta n nhn dn a phng vic lp Mc lc thng k h s c thc hin theo vn, theo a danh (v d theo vn A, B, C..., theo a danh tnh nh huyn Thanh H, huyn Cm Ging...) cn lu vic lp Mc lc thng k h s n theo vn, theo huyn s c hn ch l s n khng c nh lin tc, do vic theo di v qun l gp nhiu kh khn, c th dn n vic nhm ln hoc tht lc h s m khng bit.

3. Cng tc Chnh l, xc nh gi tr h s, ti liu:

a) i vi Ta n nhn dn ti cao cn c vo Bng thi hn bo qun Phng lu tr Ta n nhn dn ti cao xc nh thi hn bo qun i vi nhng loi h s, ti liu lu tr ti c quan; xc nh gi tr h s, ti liu np lu vo lu tr lch s theo quy nh v xc nh gi tr h s, ti liu ht hn bo qun loi ra tiu hy;

V d: H s do Hi ng thm phn xt x c thi hn bo qun vnh vin, th lu tr ton b h s;H s xt x Phc thm nhng ti liu sau c lu vnh vin:

- Cc Bn kt lun iu tra v n;

- Cc Bn Co trng;

- Cc bin bn phin to;

- Cc bin bn ngh n;

- Cc bn n; Quyt nh s thm v phc thm;

Quyt nh khng ngh gim c thm hoc ti thm;

- Quyt nh gim c thm hoc ti thm;

- Bn gc cc ti liu lin quan n quyn s dng t; ng sn, bt ng sn c ng k, s h khu, di chc (nu c);

Cc ti liu khc c trong h s (thi hn bo qun 20 nm).

b) i vi Ta n nhn dn a phng do cha ban hnh c Bng thi hn bo qun h s ti liu, v vy cha thc hin c vic xc nh gi tr h s, ti liu, nn vn bo qun ton b h s theo quy nh.

Tuy nhin, mt s Ta n nhn dn tnh nh Ta n nhn dn thnh ph H Ch Minh, Ta n nhn dn thnh ph Hi Phng, Ta n nhn dn tnh Nam nh c Cng vn gi Lnh o Ta n nhn dn ti cao ngh cho tiu hy nhng h s, ti liu t nhng nm 1987 tr v trc. Qua kho sat thc t khi h s, ti liu ny khng cn s dng hoc s dng t, nu c ch yu khai thc cc Bn n, phn ln nhng h s ti liu ny giy c nt... Lnh o Ta n nhn dn ti cao ng vi ngh ca cc tnh v cho tiu hy h s, ti liu. Th tc tiu hy c thc hin theo ng hng dn ca Ta n nhn dn ti cao v c s tham gia ca cn b Phng Lu tr H s thuc Vn phng Ta n nhn dn ti cao. Ta n nhn dn ti cao D tho Bng thi hn bo qun Phng lu tr Ta n nhn dn a phng v Quy ch cng tc vn th lu tr ngnh Ta n nhn dn. nghi Ta n nhn dn cc a phng gp kin vo D tho sm Vn phng Ta n nhn dn ti cao c cn c trnh Lnh o ban hnh. Nu 02 vn bn trn c ban hnh, ngh Ta n nhn dn cc cp cn c vo xc nh gi tr h s, ti liu np lu vo lu tr lch s v tin hnh tiu hy h s, ti liu ht thi hn bo qun theo quy nh chung.* Cn c vo tnh c th ca khi h s, ti liu ca ngnh To n nhn dn th trnh t, th tc tiu hu h s, ti liu ht thi hn bo qun lu tr c quy nh nh sau:

1. Cng vn ca Chnh n To n nhn dn tnh c h s, ti liu xin tiu hu gi Lnh o To n nhn dn ti cao (km theo Danh mc h s, ti liu xin tiu hy);

2. T trnh ca Vn phng To n nhn dn ti cao v nhng h s, ti liu xin tiu hy gi Lnh o To n nhn dn ti cao;

3. Cng vn tr li v vic cho tiu hu nhng h s, ti liu ht thi hn bo qun, lu tr ca Chnh n To n nhn dn ti cao;

4. Quyt nh thnh lp Hi ng tiu hu h s, ti liu ht thi hn bo qun lu tr ca To n nhn dn tnh c h s, ti liu xin tiu hu (cn c vo im b, im c; Khon 3; iu 11 Ngh nh 111/2004/N-CP ngy 08.4.2004);

5. Bin bn hp Hi ng tiu hu h s, ti liu ht thi hn bo qun, lu tr ;

6. T trnh xin tiu hu h s, ti liu ht thi hn bo qun, lu tr ca Hi ng tiu hy;

7. Quyt nh cho php tiu hy h s, ti liu ht thi hn bo qun, lu tr ca Chnh n To n nhn dn tnh c h s, ti liu xin tiu hy;

8. Hp ng tiu hy h s, ti liu ht thi hn bo qun, lu tr (lu khi tiu hy h s, ti liu phi hy ht cc thng tin v bng phng php ti ch);

9. Bin bn tiu hy h s, ti liu theo Quyt nh cho php tiu hy h s, ti liu ca Chnh n To n nhn dn tnh c h s, ti liu xin tiu hy.

4. Cng tc bo qun h s, ti liu:

H s, ti liu lu tr ca ngnh Ta n nhn dn phi c bo qun an ton trong kho lu tr theo quy nh; H s, ti liu lu tr bo qun trong kho phi c trong hp, cp, sp xp trn gi, t mt cch khoa hc, to iu kin thun li cho cng tc bo qun v khai thc s dng.Kho lu tr hoc Phng lu tr h s phi c xy dng v b tr ng theo tiu chun quy nh. Kho lu tr phi t v tr cao ro, thng thong khng b tr tng 1, trnh xa nhng ni c m cao, nhiu bi, kho xng du v nhng ni c vt liu d chy n;

Thng xuyn thc hin cc bin php phng, chng chy, n, chng thin tai, ch ha, phng gian, bo mt i vi kho lu tr;

Trang b y cc thit b k thut, phng tin bo qun an ton h s lu tr;

Duy tr nhit , m, nh sng ph hp vi kho lu tr;

Kho lu tr phi c v sinh thng xuyn, thc hin cc bin php phng, chng con trng, nm mc, kh a-xt v cc tc nhn khc gy h hng h s, ti liu;

Tu b, phc ch i vi nhng h s, ti liu c c gi tr b hng hoc c nguy c b h hng;

Cn thc hin ch bo him h s, ti liu lu tr i vi nhng h s, ti liu c bit qu him.

* Lu : Hin nay ti Ta n nhn dn mt s a phng do tr s cht hp khng c phng lu tr h s, ti liu. Do , h s, ti liu vn b gi hoc ng vo bao ti tng1, xp thnh ng, gc hi trng, gc phng, chiu ngh cu thang..., khng c Mc lc thng k h s; tnh trng h s mc, nt, bay ch, cn trng v nm mc xm hi... i vi nhng tnh h s ang trong tnh trng nu trn ngh Lnh o c quan c bin php khc phc m bo cng tc lu tr i vo n np.

i vi Ta n nhn dn mt s tnh chun b xy dng tr s mi cn c phng n xy kho lu tr theo tiu chun c quy nh ti Thng t s 09/2007/TT-BNV ngy 26/11/2007 ca B Ni v hng dn v kho lu tr chuyn dng. V hin nay c rt nhiu Ta n nhn dn a phng c tr s lm vic khang trang nhng khng c kho lu tr do h s, ti liu vn c bo qun trong cc phng lm vic hoc tn dng tng p mi lm kho lu tr h s.

5. H thng cng c tra cu.

Cng c tra cu khoa hc h s ti liu lu tr l nhng phng tin tra, tm thng tin ca cc phng v kho lu tr, nhm cung cp nhng thng tin cn thit trong ti liu lu tr cho cc c quan v c nhn.

Vic xy dng cng c tra cu cn phi m bo gii thiu c y v ton din v thnh phn, ni dung, k hiu tra tm h s, ti liu lu tr phc v nhanh chng c hiu qu cho vic khai thc, s dng ti liu ca c gi.

Cng c tra cu hin hay ti kho lu tr Ta n nhn dn ti cao bao gm: Mc lc thng k h s, ti liu v tra tm trn h thng my vi tnh. Mc lc thng k h s ti liu c bin mc y chnh xc. Cng c ny c dng thng k cc h s, n v bo qun trong Phng lu tr Ta n nhn dn ti cao v n c nh v tr ca h s, n v bo qun trong Phng lu tr .

Cng c tra cu h s, ti liu ca Ta n nhn dn a phng ch yu l Mc lc thng k truyn thng. Hu ht Ta n nhn dn a phng cha nhp Mc lc thng k h s, ti liu ln my vi tnh, do rt hn ch cho vic bo qun v s dng c hiu qu khi h s, ti liu m n v ang qun l. Tuy nhin cng c mt s Ta n nhn dn cc thnh ph ln bc u tin hnh vic nhp Mc lc thng k h s, ti liu vo my tnh nh: Ta n nhn dn thnh ph H Ch Minh, Ta n nhn dn thnh ph Nng...

Mc lc thng k h s l cng c tra cu truyn thng n gin v d xy dng. Vic lp Mc lc thng k h s c u im: gii thiu c thnh phn v ni dng ca h s, c nh trt t h s c h thng ha theo phng n phn loi trong Phng lu tr c quan; thng k cc h s trong mt n v, t chc ca Phng lu tr c quan. Mc lc thng k h s cung cp cho cn b lm cng tc lu tr nhng thng tin cn thit c th tra tm h s, ti liu mt cch nhanh chng, chnh xc, to iu kin thun li cho cn b lm cng tc lu tr.

6. Cng tc t chc, khai thc, s dng h s, ti liu lu tr:

Cng tc khai thc, s dng h s, ti liu lu tr phi thc hin kp thi theo ng quy nh ca php lut, nhng quy nh ca ngnh ca c quan, phi m bo nhng quy nh v bo v b mt Nh nc v thc hin ng quy nh ca Quy ch bo v b mt nh nc ngnh Ta n nhn dn ban hnh km theo Quyt nh s 12/2004/Q-TANDTC ngy 12/8/2004 ca Ta n nhn dn ti cao.- i tng c khai thc, s dng h s ti liu bao gm:

+ i tng c nghin cu v sao h s, ti liu ti ch: cc n v thuc c quan Ta n; c quan cng Cng an; c quan Thi hnh n; Vin kim st nhn dn ; cc t chc c nhn c lin quan theo quy nh ca php lut;

+ i tng c mn h s gii quyt cng vic theo quy nh ca Lut t tng; + i tng c mn v rt bn gc (bn chnh) trong h s: c nhn c ti liu thuc v nhn thn m c Quyt nh ca bn n tuyn tr m bo thi hnh n, cc c quan c lim quan khi cn ti liu i chng, gim nh (c quan Cng an, Vin kim st nhn dn...)

Lu : khi cho mn hay cho rt bn gc (bn chnh) ti liu c trong h s, cn b lm cng tc lu tr phi lp Bin bn giao nhn ti liu, k r h tn, thi gian tr li ti liu i vi trng hp xin mn ti liu v lu Bin bn vo h s; (phi pht li nhng ti liu cho rt hoc mn lu vo h s). Nht thit nhng trng hp rt, mn ti liu phi c vn bn ca ngi c thm quyn k, ng du, hoc n xin mn, rt ti liu i vi nhng ti liu thuc v nhn thn.- Th tc khai thc, s dng h s, ti liu lu tr: i vi c quan nh nc khi n khai thc h s, ti liu phi xut trnh giy gii thiu cng tc; phiu mn, phiu yu cu xin sao h s; i vi c nhn, ngi c quyn li v ngha v lin quan phi xut trnh giy t ty thn, n xin sao h s c xc nhn ca chnh quyn a phng ni c tr (km Chng minh nhn dn).

- Thm quyn cho php khai thc, s dng h s, ti liu:

Cn c vo cc Quyt nh ca bn n, Chnh Vn phng Ta n nhn dn ti cao, Chnh n Ta n nhn dn a phng duyt nhng trng hp xin rt li bn gc, nhng ti liu thuc v nhn thn, ti liu lin quan n tang vt v n; ti liu lin quan n s dng ng sn, bt ng sn; ti liu lin quan n vic thc hin cc ngha v; nhng ti liu dng gim nh...

Trng phng, Chnh Vn phng Ta n nhn dn cp tnh cho php s dng v khai thc nhng loi h s, ti liu thng thng khc.i vi nhng yu cu khai thc v nghin cu h s, ti liu thuc Danh mc b mt ngnh Ta n th phi c s ng ca Lnh o c quan v khng vi phm Quy ch bo v b mt ngnh Ta n.

- Lu tr c quan c trch nhim lp cc loi s sch qun l v theo di vic khai thc, s dng h s ti liu theo ng hng dn ca Cc Vn th v Lu tr Nh nc v theo quy nh ring ca ngnh;

- Trch nhim ca ngi n khai thc h s, ti liu: cc c quan, n v, c nhn n khai thc s dng h s, ti liu c trch nhim bo qun, gi gn h s, ti liu; khng c vit, ty xa, lm rch nt, tht lc, xo trn th t bt lc trong h s; khng c t sao chp hoc mang h s, ti liu ra khi phng v kho lu tr khi cha c s ng ca Lnh o hoc cn b lm lu tr.

- Cc hnh thc khai thc v s dng h s, ti liu: Rt bn gc; sao chp ti liu; mn v nghin cu ti ch.

7. Nhng quy nh v mc mt i vi ti liu ca ngnh Ta n nhn dn dn:

+ Theo quy nh ti iu 1, Quyt nh s 01/2004/Q-TTg ngy 05/01/2004 ca Th tng Chnh ph quy nh v Danh mc b mt Nh nc Ti mt ca ngnh Ta n nhn dn gm c:

1. H s, ti liu lin quan n vic xt x cc v n v cc ti xm phm an ninh quc gia. Cc bo co, thng k n t hnh, cc v n c xt x kn theo nh ca php lut cha cng b;

2. Ni dung ch o, k hoch xt x cc v n quan trng, cc v n im, cc v m phc tp theo quy nh ca c quan c thm quyn.

+ Theo quy nh ti iu 1, Quyt nh s 30/2004/Q-BCA(A11) ca B trng B Cng an ngy 08/01/2004 quy nh v danh mc b mt Nh nc Mt ca ngnh Ta n gm nhng tin trong phm vi sau y:

1. K hoch phi hp cng tc lin ngnh v u tranh phng chng ti phm, k hoch bo v an ton cc phin ta quan trng;

2. Quan im ca cc thnh vin trong Hi ng xt x ca cc cp Ta n khi ngh n;

3. Bo co tng kt, bo co chuyn v cng tc xt x, chng trnh cng tc ca Ta n nhn dn ti cao cha cng b;

4. K hoch, ti liu chun b m phn vi nc ngoi hoc vi cc t chc quc t v hp tc quc t ca ngnh Ta n nhn dn cha cng b;

5. Cc ti nghin cu khoa hc cp Nh nc v xy dng, thi hnh v p dng php lut, cc n v i mi phng thc hot ng ca ngnh Ta n v cng tc xt x cha cng b;

6. Ni dung v kim tra cng tc xt x, cng tc thi hnh n ca Ta n nhn dn ti cao i vi cc Ta n nhn dn v Ta n qun s cc cp cha cng b;

7. H s cn b ch cht ca ngnh Ta n bao gm h s Chnh n, Ph Chnh n Ta n nhn dn v Ta n qun s cc cp; h s tuyn chn Thm phn ta n nhn dn v Ta n qun s cc cp;

8. K hoch quy hoch cn b Lnh o ch cht ca Ta n nhn dn v Ta n qun s cc cp;

9. H s, ti liu, thanh tra, kim tra cc vn ni b trong ngnh Ta n nhn dn cha c cp c thm quyn cng b;

10. Cc ti liu, thng tin lin quan n vic u thu xy dng, sa cha tr s lm vic, mua sm trang thit b lm vic cho cc Ta n nhn dn m theo quy nh ca php lut cha cng b;

11. H s, ti liu lin quan n vic thit k mng h c s d liu ngnh Ta n nhn dn.

n nay cng tc gii mt nhng h s, ti liu thuc Danh mc b mt Nh nc ca ngnh Ta n cha c quan tm v ch o thc hin, do c rt nhiu ti liu thuc Danh mc b mt ca ngnh ht thi hn mt nhng cha c gii mt m vn bo qun v t chc khai thc s dng theo quy nh v ch i vi ti liu mt. V vy gy kh khn cho vic khai thc v s dng nhng loi tai liu ny.

Cng tc chnh l h s, xc nh gi tr ti liu lu tr ca ngnh Ta n nhn dn cn qu bt cp v hn ch cha th p ng yu cu v i hi hin nay.

Lu : ngh trang cp my pht pht ti liu m bo vic bo v b mt nh nc (khng c mang h s, ti liu ra khi c quan ph t).

8. Cng tc bo qun h s n:

Bo qun h s l qu trnh p dng cc bin php khoa hc k thut nhm bo qun an ton v ko di tui th ca h s n.

Trong cn s dng cc iu kin tt nht m bo an ton v ko di tui th ca h s, ti liu, vic xy dng, sa cha kho lu tr, mua sm trang thit b phc v cng tc lu tr, lp t h thng phng chng chy n v vic p dng cc bin php khoa hc k thut m bo nhng tiu chun quy nh v khoa lu tr h s c Ta n nhn dn c bit ch trong.

H s ca ngnh Ta n nhn dn l ngun ti liu ht sc quan trng cn c bo qun an ton trong cc kho lu tr. Nhn thc c tm quan trng, ngha ca h s n nn Lnh o Ta n nhn dn ti cao v Lnh o Ta n nhn dn a phng rt quan tm n h thng kho tng qun l h s, ti liu.

* Ti Ta n nhn dn ti cao:

Ton b h s n khi nhn lu vo kho lu tr c bo qun trong kho lu tr chuyn dng. H s ti liu hin ang bo qun ti kho lu tr Ta n nhn dn ti cao c xc nh t nm 1955-2011. Lnh o Ta n nhn dn ti cao u t nhiu t ng mua sm v thng xuyn cung cp cc trang thit b cho kho lu tr nh gi, hp, ba h s, bnh bt, c bit l l lp t h thng bo chy t ng. Hin nay, Ta n nhn dn ti cao c 04 kho lu tr ti H Ni, Nng, thnh ph H Ch Minh lu tr trn 12.000 h s n. Kho lu tr c lp t cc thit b nh qut thng gi, my ht bi, c bit ti 02 kho lu tr ti H Ni cc h s khi thu v lu tr ti kho u c kh trng, kho thng xuyn c chng mi, dit chut, nn h s c bo qun an ton, khng b mi v cn trng xm hi. Tuy nhin, kho lu tr Ta n nhn dn ti cao ti Nng v thnh ph H Ch Minh khng phi l kho lu tr chuyn dng nn khng iu kin m bo tui th ca ti liu. Mt s h s n c ti liu b phn hy theo thi gian kh khn cho vic tra cu (nh giy pluya, giy bn, c nhiu loi kch thc khng ng nht, c nh my ch, vit tay, nn rt kh khn trong vic bo qun, nu khng c x l v bo qun theo ch c bit, kp thi th s ti liu trn c nguy c b hng khng cn s dng c na). Hin nay Ta phc thm ti cao ti thnh ph H Ch Minh ang xy dng tr s lm vic mi c phng n xy kho lu tr, thi gian ti kho lu tr c a vo s dng th vic lu gi h s s m bo ng quy nh. Ta n nhn dn ti cao ang khn trng tin hnh xy kho lu tr chuyn dng ti H Ni. D kin nm 2014 s a vo hot ng.

* Ta n nhn dn cp tnh:

Qua kim tra thc t trn 40 tnh v thnh ph trc thuc Trung ng cho thy Ta n nhn dn cp tnh cha c kho lu tr chuyn dng m ch b tr t 2-4 phng lm vic dnh lm kho lu tr. Phn ln cc kho lu tr u trang b bnh bt chng chy, qut thng gi v h thng gi, k xp h s n. H s c ln Mc lc thng k, nh s b a ln gi thun tin cho vic bo qun v khai thc, s dng.Tuy nhin cn mt s Ta n nhn dn tnh Lnh o cha thc s quan tm n cng tc lu tr v vy mt s kho lu tr vn b tr tng I khng m bo an ton v d b nm mc, b cn trng xm hi; h thng phng chng chy n cha c quan tm; gi t ng h s cn thiu nn c tnh trng h s b gi, ng trong bao ti trn nc t hoc xp ng vn cn tn tivic tra cu gp nhiu kh khn, khng m bo an ton. Phn ln h s n khng c kh trng nn b cn trng v nm mc xm hi; ng in i trong kho lu tr khng c thit k theo quy nh ca cng tc bo qun h s, nn khng m bo an ton d sy ra chy n. 100% tr s mi c xy dng cp tnh khng c kho lu tr chuyn dng. y l mt vn ht sc bt cp cha c Lnh o Ta n nhn dn cc cp quan tm.

* Ta n nhn dn cp huyn:

Cc Ta n nhn dn cp huyn, th x mi xy dng do din tch rng nn u b tr t 1 n 2 phng lm vic lm kho lu tr. 100% Ta n nhn dn cp huyn, th x khng c cn b lm lu tr chuyn trch m phn ln l Th k Ta n lm kim nhim, v vy cn b lm lu tr khng c chuyn mn nghip v lu tr, phn ln h s lu tr khng c ln Mc lc thng k y ; h s khng c phn loi, sp xp khoa hc nn rt kh tra tm. Thm ch mt s Ta n nhn dn cp huyn coi nh cng tc qun l h s n nn khng b tr kho lu tr m h s khi thu v ch b gi hoc cho vo bao ti xp thnh ng gc khut Mt s Ta n nhn dn huyn h s c v h s do c quan sp nhp, tch, b mi xng hoc tht lc khng h lp bin bn m cng khng quan tm, nht l h s sp nhp, chia tch huyn. Do cn b lm cng tc lu tr khng nm c trong kho lu tr c bao nhiu h s n; nhiu cn b lu tr cp huyn nhn h s np lu vo kho khng m s bt lc nn dn n tnh trng mt s h s thiu nhiu bt lc nhng khng xc nh c bt lc u.

9. Cng tc t chc, s dng h s n

Cng tc t chc khai thc v s dng h s n trong ngnh Ta n nhn dn c thc hin thng xuyn v t kt qu cao. Do yu cu v nghip v, hng nm s lng ngi n khai thc v s dng h s n ngy cng tng; c nhng h s c a ra phc v thng xuyn, nhiu ln. i vi cc h s c nhiu b co ang b truy n, h s khiu kin nhiu nh t ai, tha k, thng xuyn phc v cc c quan v c nhn khai thc v s dng, nht l phc v cho cng tc xt x.

* Ti Ta n nhn dn ti cao:

Cng tc phc v khai thc v s dng h s n c thc hin ng quy nh, h s c a ra phc v nhanh chng, kp thi p ng c yu cu cng tc hin nay. i ng cn b lm cng tc lu tr ti Ta n nhn dn ti cao c o to c bn v chuyn mn, v vy h s n khi thu v c chnh l v sp xp khoa hc rt thun li cho vic bo qun, tra cu. Ta n nhn dn ti cao ng dng cng ngh thng tin vo cng tc qun l h s n.

Phng Lu tr h s c trang b cc loi phng tin phc v khai thc h s rt y nh my vi tnh, my potocopy nn cng tc phc v thun tin, chnh xc, khng nhm ln, tht lc ti liu v m bo c tnh b mt ca ti liu. Hin nay, kho lu tr Ta n nhn dn ti cao rt cht, khng c ch b tr phng c ring cho ngi n khai thc, cn b n nghin cu h s ngi chung vi cn b lm vic.

Cng c tra cu h s, ti liu ti kho lu tr h s gm Mc lc thng k h s v c s d liu trn my vi tnh.S lt ngi n khai thc h s, ti liu trong nhng nm gn y ti kho lu tr Ta n nhn dn ti cao rt ln, c th:

Nm 2009: phc v 10.350 lt ngi, vi tng s 52.472 h s, ti liu;

Nm 2010: phc v 11.052 lt ngi, vi tng s 53.618 h s, ti liu;

Nm 2011: phc v 10. 817 lt ngi, vi tng s 55.231 h s, ti liu.+ Ta Phc thm Ta n nhn dn ti cao ti H Ni phc v: 1.270 lt ngi n khai thc, s dng h s, ti liu. Trong s sao cp: 1.130.812 trang ti liu; mn 405 h s v n cc loi; rt ti liu trong h s: 172 trang ti liu v giy t ty thn l bn gc.

+ Ta phc thm Ta n nhn dn ti cao ti Nng phc v: 1.001 lt ngi n khai thc, s dng h s, ti liu. Trong sao cp: 110.003 trang ti liu; mn v nghin cu: 178 h s, v n cc loi; rt ti liu trong h s: 136 trang ti liu v giy t ty thn l bn gc.+ Ta phc thm Ta n nhn dn ti cao ti thnh ph H Ch Minh phc v 2.107 lt ngi n khai thc h s. Trong sao cp: 1.470.618 trang ti liu; mn v nghin cu: 235 h s cc loi; rt ti liu l bn gc c trong h s: 165 trang ti liu v giy t ty thn l bn gc.Ti kho lu tr Ta phc thm Ta n nhn dn ti cao ti Nng v thnh ph H Ch Minh ch b tr 1 n 2 cn b lm cng tc lu tr chuyn trch, nn h s cha c nhp d liu vo my vi tnh m ch ln Mc lc thng k vo s theo di v tra cu nn vic tra cu cn th cng, khng c nhanh chng, kp thi, chnh xc; h s n cha c chnh l theo quy nh. Hin nay kho lu tr ti Ta phc thm H ch Minh ht ch thu h s mi, h s xp thnh ng, tr s Ta ang sa cha nn vic bo qun h s ang rt bt cp.

* Ti Ta n nhn dn cp tnh:

Hng nm Ta n nhn dn cp tnh phc v mt s lng ln cn b v nhn dn n khai thc, s dng h s, ti liu. Cn b lu tr Ta n nhn dn cp tnh phc v khai thc, s dng h s t hiu qu cao, m bo c b mt Nh nc. Quan kim tra cc tnh u c my potocopy ti liu, my tnh phc v cho cng tc bo qun khai thc v s dng. H s n khi a ra khai thc u c kin ca Lnh o c quan hoc Lnh o Vn phng. Cc ti liu mt c x l ng quy trnh v ti liu mt v cc quy nh v ch bo v b mt ca nh nc, ch bo v b mt ca ngnh Ta n nhn dn. Ta n nhn dn thnh ph H Ch Minh ng dng cng ngh thng tin vo cng tc lu tr t hiu qu cao nht l khu cp sao bn n, bo co thng k... Mt s Ta n nhn dn tnh s dng phn mm qun l h s n. Tuy nhin do cha nm chc thnh phn v cc loi ti liu mt c trong h s theo quy nh nn khi sao chp nhng ti liu mt c trong h s vn thc hin nh nhng loi ti liu thng thng khc c trong h s. V d: Bin bn ngh n trong h s c quan im ring ca tng thnh vin trong hi ng xt x. Theo quy nh y l ti liu mt nhng thc t khng c ng du mt, do khi phc v khai thc cn b lm cng tc lu tr khng thc hin theo quy nh v ch bo v b mt Nh nc.Nhn chung Ta n nhn dn cp tnh bo v v pht huy gi tr ca ti liu lu tr, p ng tt cho nhu cu ca x hi v gii quyt cc khiu kin ca cng dn.

Tuy nhin, cn mt s Ta n nhn dn tnh cn b lm cng tc lu tr cha c o to v chuyn mn nn cng tc thng k, chnh l h s cha thc hin ng, v vy vic sp xp h s cha c khoa hc, h s cha c chnh l nn vic phc v khai thc cn chm, thm ch cn nhm ln, tht lc Mt s Ta n nhn dn tnh cha b tr kho lu tr v gi, t, k xp h s khi thu v nn hin tng h s cht ng, ng bao ti, xp ln nc t Do , vic khai thc, s dng h s gp rt nhiu kh khn, thm ch mt s ta n nhn dn tnh b tr phng c cho c gi ngay trong kho lu tr va khng ng quy nh va khng thun tin cho c gi n nghin cu h s.

* Ta n nhn dn cp huyn:

Cc Ta n nhn dn cp huyn thng xuyn phc v khai thc h s n. Cc h s a ra phc v u c kin ca Lnh o Ta n nhn dn huyn. Cn b lm cng tc lu tr ca Ta n nhn dn cp huyn 100% l kim nhim nn khng c thi gian u t cho cng tc lu tr; h s np lu thng khng c kim m bt lc; h s thu v khng c thng k theo trnh t quy nh m mang nng tnh th cng, h s thng c b thnh tng b, a vo t; gi, k ng h s cn thiu; my mc trang thit b dng cho cng tc khai thc, s dng h s cn thiu nh khng c trang b my pht ring cho cng tc ny, nhiu huyn khi ph t h s phc v c gi cn b lu tr phi mang ti liu ra ngoi pht, v vy khng m bo c c tnh an ton v b mt. Mt s Ta n nhn dn cp huyn h s cho vo bao ti chng thnh ng rt kh khn cho vic khai thc v lm h hng ti liu, c tnh trng nhm ln h s hoc ln ti liu trong h s n gia v ny vi v n khc, c trng hp h s b mt khng tm thy gy kh khn cho vic gii quyt khiu kin ca dn, dn n tnh trng dn bc sc Cng nh tnh trng qun l v phc v khai thc h s, ti liu Ta n nhn dn cp tnh cn b lm cng tc lu tr cp huyn cng khng nm vng quy trnh x l i vi ti liu mt.

10. Cng tc np lu h s, ti liu vo lu tr lch s cc cp:

Khi h s n c hnh thnh trong qu trnh hot ng ca Ta n nhn dn ti cao c t nm 1960 cho n nay c np lu vo Trung tm lu tr Quc gia III theo ng quy nh. Hin nay theo quy nh cc h s v n c thi hn bo qun vnh vin phng Lu tr h s np lu vo lu tr lch s (Trung tm lu tr quc gia III, Cc Vn th v lu tr Nh nc).

Nm 200