tập bài giảng thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ

ng Thanh Nam Page 1

I HC SI GN

KHOA TH VIN - VN PHNG

TP BI GING

THNG K V KIM TRA TI LIU LU TR

TP. HCM, 2014

ng Thanh Nam Page 2

PHN 1

THNG K CNG TC LU TR V TI LIU LU TR

I. KHI NIM, NGUYN TC CA CNG TC THNG K TRONG LU TR

1. Khi nim

Thng k trong lu tr l vn dng cc phng php v cng c xc nh chnh xc

v s lng, cht lng, thnh phn, ni dung, tnh hnh ti liu v h thng bo qun ti liu

trong cc kho lu tr theo cc n v thng k quy nh v c th hin trn cc loi s

sch thng k.

Thng k ti liu lu tr nm c s lng ti liu hin c, thnh phn v cht

lng ti liu, c nh vic t chc sp xp ti liu trong kho lu tr theo cc phng n phn

loi, phng n h thng ha ti liu v bo m kh nng tra tm ti liu nhanh chng, thun

li, ng thi c c s xy dng k hoch nghip v ph hp vi yu cu c th ca kho lu

tr.

Trn c s s liu thng k do cc c quan lu tr bo co, c quan qun l lu tr cc

cp c c s xy dng quy hoch v k hoch pht trin cng tc lu tr trong phm vi

tng a phng, tng ngnh v phm vi c nc.

2. Nguyn tc.

Cng tc thng k ti liu trong kho lu tr da trn nguyn tc tp trung, thng nht

v bo m tnh k tha trn cc giai on cng vic. Tt c ti liu bo qun trong kho lu

tr u phi c phn nh vo cc loi s sch thng k; k c ti liu cha c chnh l,

bin mc hoc ti liu khng thuc i tng qun l ca c quan, n v nhng hin ang

bo qun trong kho lu tr.

C quan, t chc c ti liu lu tr phi nh k thc hin ch thng k lu tr. S

liu bo co thng k hng nm c tnh t ngy 01/01 n ht ngy 31/12.

II. NI DUNG V PHNG PHP THNG K

1. i tng v ni dung thng k

Trong cc phng, kho lu tr i tng thng k ch yu l ti liu lu tr. Ngoi ra,

cc kho lu tr cn thng k phng tin bo qun ti liu lu tr, cng c tra cu ti liu,

tnh hnh nghin cu s dng ti liu v thng k i ng cn b, cng chc lu tr.

Mi i tng thng k yu cu nhng ni dung thng k khc nhau. C th:

- i tng thng k l ti liu lu tr.

+ S lng ti liu ca tng phng, ca kho;

+ Thnh phn ti liu;

+ Ni dung ti liu;

+ Tnh hnh ti liu.

- i tng thng k l phng tin bo qun trong kho lu tr.

ng Thanh Nam Page 3

+ Cc loi phng tin;

+ S lng;

+ Cht lng.

- i tng thng k l cng c tra cu ti liu lu tr.

+ Cc loi cng c tra cu;

+ S lng.

- i tng thng k l tnh hnh s dng ti liu lu tr.

+ S lng ngi n nghin cu ti liu;

+ S lng h s cung cp phc v nghin cu s dng;

+ Mc ch nghin cu s dng ti liu trong kho lu tr;

+ Cc nhm ti liu thng c nghin cu s dng.

- i tng thng k l cn b lu tr.

+ S lng cn b;

+ Trnh ;

+ tui;

+ Gii tnh.

2. Phm vi v phng php thng k

Thng k trong lu tr c thc hin cc phm vi khc nhau: thng k trong phm

vi mt kho lu tr; thng k trong phm vi mt ngnh, mt a phng; thng k nh nc v

lu tr.

Thng k trong phm vi phng, kho lu tr nhm nm bt v ni dung, thnh phn, s

lng, cht lng, tnh hnh ti liu trong tng phng, kho lu tr.

Thng k nh nc v lu tr nhm tng hp v s lng, thnh phn, tnh hnh ti

liu lu tr trong phm vi c nc.

Cc phng, kho lu tr trong qu trnh thc hin nhim v thng k trong phm vi

phng, kho lu tr; ng thi thc hin c nhim v thng k nh nc.

Thng k trong lu tr ch yu c thc hin kt hp trong qu trnh thc hin cc

ni dung nghip v nh: thu thp, chnh l, bo qun ti liu. Ngoi ra, vic thng k cn

c thc hin nh k hng nm theo quy nh ca nh nc.

III. CC LOI S SCH THNG K CNG TC LU TR CHNH

1. S nhp ti liu lu tr

S nhp ti liu lu tr l s dng thng k theo di tnh hnh nhp ti liu vo cc

phng, kho lu tr, c ban hnh theo Quyt nh s 02/Q-QHTK ngy 12/01/1990 ca

Cc Lu tr Nh nc.

Vic thng k ti liu vo s nhp ti liu lu tr phi tun theo nhng quy nh sau:

- Ti liu lu tr phi c thng k vo s nhp ngay khi ti liu c nhp vo kho

ng Thanh Nam Page 4

lu tr.

- Mi ln nhp c nh mt s th t, khng k s ti liu nhiu hay t.

- Nhng ti liu c nhp vo kho lu tr trc khi lp s c tp hp, thng k

vo s cc lu tr nm c thc t ti liu c nhp vo kho lu tr.

Tc dng ca S nhp TLLT.

- S nhp ti liu lu tr gip cho cc lu tr theo di nm c nhng n v, c

nhn giao np ti liu, s lng ti liu giao np vo kho lu tr, cc phng ti liu c

trong kho lu tr, tnh trng ti liu khi giao np vo kho lu tr.

- Cc s liu thng k trong s nhp gip cho cc lu tr c k hoch b sung thu thp

ti liu cha giao np v kho lu tr v xy dng k hoch cng tc lu tr cho ph hp.

Cu to ca S nhp TLLT.

- Ba: c lp trn kh giy A4 (210mm x 297mm)

Ba dng trn cng ca s nhp dng ghi y tn c quan theo th t t c quan

ch qun cao nht n c quan trc tip qun l kho ti liu.

S: Ghi s th t ca s nhp ti liu bng ch s Rp. Nu l s nhp ln u tin

th ghi l s 01.

Bt u ngy ... thng ... nm: Ghi ngy thng nm bt u nhp ti liu v ng k

vo s.

Kt thc ngy ... thng ... nm: Ghi ngy thng nm cui cng ca vic nhp ti liu

v ng k vo s.

Phn ni dung thng k ca s nhp TLLT: Gm 10 ct v c lp trn kh giy

A3 (297mm x 420mm).

....................................................

.................................................... .....

S NHP TI LIU LU TR

S:

Bt u ngy ... thng ... nm:

Kt thc ngy ... thng ... nm:

ng Thanh Nam Page 5

STT Ngy

thng

nm

nhp ti

liu

S, k hiu,

ngy thng

nm ca bin

bn giao np

ti liu

Tn c

quan (c

nhn) np

ti liu

Tn

phng

(su

tp/b ti

liu).

S

phng

Thi

gian ca

ti liu

S

lng

c im

tnh hnh

ti liu

Ghi

ch

Cch ghi s nhp TLLT:

Ct 1: Ghi s th t ln nhp bng ch s Rp. Mi ln nhp ti liu ghi mt s th

t khng k ln nhp nhiu hay t ti liu, bt u t s 01.

Ct 2: Ghi ngy, thng, nm nhp ti liu.

Ct 3: Ghi s, k hiu, ngy thng nm ca bin bn giao np ti liu.

Ct 4: Ghi tn c quan hoc c nhn np ti liu.

Ct 5: Ghi tn phng c ti liu giao np. i vi lu tr c quan ct ny thay bng

n v c ti liu.

Ct 6: Ghi s phng c ng k trong danh sch phng.

Ct 7: Nhp ti liu ca nm no th ghi r nm (thi gian ca ti liu).

Ct 8: Nu l ti liu chnh l ghi s lng n v bo qun. Nu ti liu cha chnh

l hoc ti liu c vt mang tin khc ghi s lng theo n v giao np c th (mt gi hoc

cp ba dy).

Ct 9: Ghi tm tt c im ca ti liu (tnh trng vt l ca ti liu, cht lng ca

ti liu, c im sp xp bn trong ca khi ti liu giao np ...).

Ct 10: Ghi nhng iu cn thit nh: ngn ng, cc phng tin mang tin km theo

ti liu

+ Cui mi cun s nhp ti liu cn tng hp cc cc s liu ng k vo s nh:

Tng s ln nhp;

Tng s phng;

Tng s ti liu tnh theo tng loi hnh ti liu;

K tn, ng du ca c quan.

2. S xut ti liu lu tr

2.1. S xut tm thi ti liu lu tr

S xut tm thi ti liu lu tr l s dng thng k vic xut nhng ti liu lu tr

phc v cho cc mc ch nh: cho mn s dng, a ti liu ra chnh l, phc ch, tu b

hoc sao chp

S xut tm thi ti liu lu tr: Gip cho c quan qun l lu tr nm c nhng

bin ng v ti liu trong kho lu tr qun l cht ch, theo di thu v nhng ti liu

ht thi hn cho mn m c nhn, n v cha tr v gip b phn lu tr c k hoch b

sung nhm hon chnh phng lu tr.

ng Thanh Nam Page 6

Cu to ca S xut tm thi ti liu lu tr:

+ Trang ba.

+ Trang ni dung:

STT Ngy

xut

S

phiu

yu cu

Xut i

u, mc

ch, cn

c xut

Tn v s

phng

S mc

lc

S h

s

S

lng

Ngi

nhn

Ghi

ch

Cch ng k ti liu vo s xut TLLT tm thi:

Mi ln xut ti liu d l mt n v bo qun hay mt ti liu u phi ghi r tn, s

v ngy thng ca vn bn lm cn c xut.

Ti liu c ng k vo s xut theo th t cc ln xut.

Xut ti liu tm thi ra khi kho th phi ly ch k ca ngi nhn ti liu.

Khi xut ti liu phi lm phiu thay th v t vo v tr ca ti liu trn gi, t. Khi

ti liu c tr v th phi hu ngay phiu nh du . Trong phiu thay th ghi r s n v

bo qun, s mc lc v s phng ca n v bo qun cho mn, ngy thng xut cho mn

v thi gian tr li.

2.2. S xut hn ti liu lu tr

S xut hn ti liu lu tr l s dng thng k tnh hnh xut ti liu ra khi kho

lu tr m khng thu hi li, c dng thng k nhng ti liu c xut vnh vin ra

khi kho lu tr.

S xut hn ti liu lu tr gip c quan qun l lu tr nm c s lng, thnh

phn, ni dung, tnh hnh ti liu chuyn khi kho lu tr, gip cn b lu tr ra nhng

....................................................

....................................................

....................................................

S XUT

TI LIU LU TR S:



ng Thanh Nam Page 7

k hoch, bin php thch hp trong cng tc qun l cng nh bo qun v t chc s dng

c hiu qu ti liu lu tr.

Cu to ca S xut hn ti liu lu tr:

Trang ba.

Trang ni dung:

STT Ngy

xut

Cn c

xut

Xut i

u

S phng v tn

phng

Mc lc

h s s

S h

s

S

lng

Ghi

ch

Cch ng k ti liu vo s xut hn TLLT.

Mi ln xut ti liu d l mt n v bo qun hay mt ti liu u phi ghi r tn, s

v ngy thng ca vn bn lm cn c xut (nh giy php xut, bin bn bn giao, quyt

nh tiu hu ti liu, bin bn xo b ti liu, giy gii thiu, cng vn mn ti liu..)

Ti liu c ng k vo s xut theo th t cc ln xut ti liu lu tr.

3. S ng k cc phng lu tr

S ng k cc phng lu tr dng thng k s lng cc phng lu tr/cc su tp

lu tr v cc thng tin khc lin quan ti phng lu tr c giao np vo kho lu tr nhm

qun l cht ch tnh hnh cc phng lu tr trong kho.

....................................................

....................................................

....................................................

S XUT

TI LIU LU TR S:



ng Thanh Nam Page 8

S

phng Ngy thng nhp ln u Tn phng

Thi gian ca n

v hnh thnh

phng

Ghi ch

Ct 1: dng thng k ton b cc phng c trong lu tr. Mi phng ch c ghi 1

ln theo ln nhp u tin ca phng vo kho lu tr.

Ct 2: ghi ngy thng ca ln nhp u tin ca phng vo kho lu tr.

Ct 3: ghi tn gi chnh thc ca n v hnh thnh phng. Nu tn thay i nhiu ln

th ghi tn cui cng.

Ct 4: nu l phng ng th ghi thi gian bt u v kt thc. Nu phng m th ghi

thi gian bt u hot ng.

Ct 5: dng ghi s thay i a im bo qun ca phng nu phng c chuyn

hn sang Lu tr khc. Ghi cn c thay i v s lng ti liu chuyn i.

4. Phiu phng lu tr/cng trnh/su tp lu tr

Phiu phng dng ghi nhng thay i v tn gi ca phng; thng k s lng,

thnh phn v nhng thay i v s lng v thnh phn ca phng . Phiu phng c lp

trong ln nhp ti liu u tin ca phng vo kho lu tr. Trong mc Tn phng phi lit

k theo trnh t thi gian tt c cc tn gi ca n v hnh thnh phng. Phiu phng c

bo qun theo s th t ng k trong Danh sch phng, s th t c dng nh

gc trn cng bn phi ca Phiu phng

MU PHIU TIN PHNG/CNG TRNH/SU TP LU TR

1. M c quan lu tr

.

2. M phng/cng trnh/su tp lu tr

3. Tn phng/cng trnh/su tp lu tr:

5. Thi gian ti liu

6. Tng s ti liu

7. S ti liu

chnh l

..

..

8. S ti liu cha

chnh l

..

..

9. Cc nhm ti liu ch yu:

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

10. Cc loi hnh ti liu khc

.........................................................................

.........................................................................

11. Ngn ng:

........................................

.........................................

12. Thi gian nhp ti liu:

....

13. Cng c tra cu

.......................

14. Lp bn sao bo him

15. Ghi ch: ..................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

16.Lch s n v hnh thnh phng: .......................................................................................................................................................

ng Thanh Nam Page 9

5. Mc lc h s

Mc lc h s l tr l mt trong nhng cng c tra cu c bn trong lu tr, dng

thng k cc h s, c nh trt t cc h s theo phng n h thng ho v phn nh

thnh phn, ni dung cc h s trong phng lu tr. Mu mc lc h s c ban hnh theo

Quyt nh s 72/Q-KHKT ngy 02/8/1997 ca Cc Lu tr Nh nc.

Mc lc h s c tc dng gii thiu ni dung, thnh phn ti liu ca phng, c nh

trt t h thng ho h s trong phng, xc nh v tr ca tng n v bo qun trong phng.

Cc phng, kho lu tr c th s dng mc lc h s lm cng c tra tm ti liu lu tr phc

v nghin cu s dng. Mc lc h s gip cho vic qun l cht ch, tra tm ti liu lu tr

sau khi chnh l.

Cu to ca bn mc lc h s gm c: T ba, t nhan ; t mc lc; li ni

u;bng ch vit tt; bng k cc h s; bng ch dn; phn kt thc.

T ba:

- Tn c quan hay t chc lu tr: Ghi tn c quan

- Tn phng lu tr: Ghi tn gi chnh thc ca n v hnh thnh phng.

- T nm n nm: Ghi thi gian bt u v thi gian kt thc ca cc h s c trong mc lc h s.

T nhan :

TN C QUAN, T CHC LU TR

MC LC H S PHNG:.

T nm n nm

ng Thanh Nam Page 10

Cch ghi t nhan :

- Tn c quan hay t chc lu tr: ghi nh Ba

- Tn phng lu tr; ghi nh Ba

- T h s s n h s s: Ghi s u tin v s h s cui cng ca quyn Mc lc.

- Phng s: Vit s th t ca phng c c nh theo danh sch phng trong kho lu tr.

- Mc lc s (quyn s): Ghi s th t ca Mc lc h s trong phng.

- S trang: ghi s lng trang ca quyn Mc lc h s

- Thi hn bo qun: Ghi thi hn bo qun ca quyn Mc lc h s. Thi hn bo qun ca Mc lc h s thng l vnh vin.

T mc lc (ca mc lc h s):

T mc lc l bng lit k cc phn, chng, mc trong ni dung "Mc lc h s "

tng ng vi cc phn, chng, mc, l s th t trang c nh s th t tra tm

thun tin.

Li ni u:

Li ni u trong mi bn mc lc h s gip cho vic nghin cu, s dng ti liu

lu tr ca phng c d dng. i vi nhng phng lu tr c cc n v t chc, thnh

phn v khi lng ti liu phc tp, phn ln li ni u phi gii thiu khi qut s thay i

ca cc n v t chc trong phng cng nh din bin phc tp ca tnh hnh ti liu.

Ni dung "Li ni u" gm c cc yu t thng tin nh sau:

- "Lch s n v hnh thnh phng" : Nu tm tt v:

TN C QUAN, T CHC LU TR

MC LC H S

PHNG:

T h s n h s..

Phng s:

Mc lc s (quyn s): Thi hn bo qun:

S trang: . . . . . . . . . . . . . . . . .


+ iu kin lch s v nguyn nhn ra i;

+ Ngy, thng, nm thnh lp, thay i v gii th ca n v hnh thnh phng;

+ Chc nng, nhim v v quyn hn ca n v hnh thnh phng;

+ V tr ca n v hnh thnh phng trong h thng t chc Nh nc. Mi

quan h vi cc c quan cp trn, cp di v cng cp;

+ Phm vi hot ng ca n v hnh thnh phng;

+ Cc n v, t chc vi s thay i theo tng thi k (nu c).

- "Lch s phng": Nu tm tt v:

+ Khi lng ti liu ca ton phng tnh theo mt gi (nu cha chnh l) v s

lng h s, n v bo qun (nu chnh l);

+ Thi gian bt u v kt thc ca ti liu trong phng;

+ S ln nhp, s lng nhp v thi gian nhp;

+ Tnh trng ti liu (mc thiu, ; tnh trng vt l, s bin ng...);

+ Thnh phn v ni dung ch yu ca ti liu trong phng.

- c im chnh trong qu trnh bin mc v h thng ho h s.

- Cch s dng "Mc lc h s ".

Ch : Tu theo tng loi phng v yu cu khai thc m trnh by s lc, chi tit.

Bng ch vit tt: dng gii thch cc ch c vit tt trong mc lc.

Cc ch vit tt c sp xp theo vn ABC theo quy nh: ch vit tt ghi bn tri

trang giy, ch vit y ghi bn phi trang giy.

V d:

STT Ch vit tt Ch vit y

01 BDHV Bnh dn hc v

02 TNXP Thanh nin xung phong

03 UBND U ban nhn dn

Nu khng c ch vit tt cn gii ngha th khng cn lm bng ny.

Bng k h s:

Phn thng k h s ca Mc lc h s l thnh phn chnh ca mc lc dng thng

k cc h s v dng tra tm h s, ti liu.

Cp,

hp s

H s s Tiu h s Ngy thng bt u

v kt thc

S t Ghi ch


Ct 1: Ghi s ca tng cp, hoc s ca tng hp h s

Ct 2- L ch s Rp c nh c nh cho mi h s sau khi sp xp trt t cc

h s trong phng theo phng n phn loi. S th t ca h s kt hp vi s phng v s

mc to thnh a ch tra tm ca h s .

Ch :Mi h s ch c ghi mt s th t. Nu h s c nhiu tp th mi tp

c nh mt s th t ring.

Ct 3. Tiu h s ghi trong mc lc ng nh tiu ghi trn ba h s. Tng ng

vi mi tiu l s th t ca h s . Trng hp nhiu h s c cng mt tiu th ch

vit mt ln cho h s u, sau vit ch "nt" v ch ghi nhng im khc nhau nh: Tp

1..., Tp...

Ch : Trong ct tiu h s cn ghi tn nhm h s. Tn nhm h s l tn n v

t chc, mt hot ng hay thi gian c chn lm phng n h thng ho ti liu ca

phng.

Ct 5: Ghi tng s lng t bn trong h s sau khi ti liu c h thng ho v nh

s th t.

Ct 6: Ghi nhng c im ng ch v hnh thc cng nh ni dung ca h s; c

im trong vic qun l h s lu tr.

Bng ch dn:

Bng ch dn l bng k tn cc s vt, vn , a danh, tn ngi gp trong

tiu h s km theo ch gii c tc dng gip cho vic tra tm thng tin c nh

hng nhanh chng. Thng thng c cc bng ch dn sau:

-Bng ch dn tn ngi.

Tn ngi S h s Trang s

-Bng ch dn a danh.

a danh S h s Trang s

-Bng ch dn s kin.

S kin S h s Trang s


Phn kt thc:

PHN KT THC Mc lc h s c t (ghi bng s v bng ch)

Gm: ...h s (ghi bng s v bng ch)

T sn s

Trong c s p

s st.

Ngi ph trch n v Ngi lp

Nguyn Th B Nguyn Vn A

6. Bng thng k cc tiu h s lu tr

Bng thng k tiu h s lu tr dng thng k tt c cc h s c trong kho lu

tr v cc thng tin lin quan ti tng h s qun l, tra tm c nhanh chng, d dng.

CNG HA X HI CH NGHA VIT NAM

c lp T do Hnh phc

BNG THNG K TIU CC H S

.ngythng .. nm

Ngi lp

Hp

s

H s

s Tiu h s

Ngy thng bt

u v kt thc

ca h s

S lng t

Thi hn

bo qun Ghi

ch

Cch trnh by

Ct 1. Cp s : L s th t ca cp (hoc hp) ng h s, c ghi c nh bng s

Rp cho mi cp (hoc hp) trong phng

Ct 2. H s s : L s th t cu h s, c ghi c nh bng s Rp. S th t

cu h s c th nh lin tc cho c phng hoc lin tc cho mt nm.

Ct 3. Tn nhm h s : L tn n v t chc hoc mt hot ng.

- Tiu h s : c ghi di tn nhm h s cch l bn tri 1 cm. Tiu h s

ghi vo mc lc phi ng nh tiu ghi trn bi h s. Tng ng vi mi tiu h s l


s th t cu h s.

- Trong trng hp h s c nhiu tp th tiu cu mi tp c ghi thnh dng mi

v cng ghi y cc yu t

Ct 4. S lng t : L tng s t ti liu trong h s c ng s sau khi sp xp

bn trong h s v c ghi ngang vi dng cui cu tiu h s.

Ct 5. Ghi ch : V dng vn bn (bn gc, bn sao), v tnh trng vt l v nhng c

im ng ch v hnh thc v ni dung

7. Bin bn bn giao h s, ti liu

Bin bn bn giao h s, ti liu dng ghi nhn vic giao nhn h s, ti liu gia

n v c h s, ti liu phi np lu tr vi b phn tip nhn h s, ti liu, nhm ghi chp

li tt c cc thng tin lin quan ti cc h s, TL qun l c cht ch.


c lp T do Hnh phc

BIN BN GIAO NHN TI LIU

S:

- Cn c ..;

- Cn c

Hm nay, ngy thng .. nm , chng ti gm :

i din lu tr c quan/t chc..

1..

2..

3

i din (tn c quan np lu)

1

2

3

Cng thng nht giao ti liu vo lu tr Nh nc nh sau :

1. Tn khi ti liu .. 2. Thi gian ti liu ......... 3. S lng ti liu .. 4. S bn mc lc h s np lu ........ 5. Cc vn bn khc ............ 6. Tnh trng ti liu ...

...

...

...

Bin bn ny lp thnh 03 bn : Bn giao gi 01 bn v 01 bn gi cho c


quan qun l lu tr tng ng.

Ngi nhn Ngi giao (H tn, ch k) (H tn, ch k)

Chng thc cu c quan

i din lu tr lch s i din c quan lu np

(Chc v, h tn, (Chc v, h tn,

ch k, ng du ) ch k, ng du)

8. Phiu yu cu s dng ti liu lu tr

Phiu yu cu s dng ti liu lu tr l vn bn dng xc nhncc thng tin, yu

cu ca c gi trong vic s dng TLLT cung cp phc v cho c gi, ng thi gip

cho cng tc thng k vic s dng TLLT.

8.1. Phiu yu cu s dng ti liu lu tr c gi trong nc

TN C QUAN CNG HO X HI CH NGHA VIT NAM

c lp - T do - Hnh phc

ngy.......thng......nm.......

PHIU YU CU S DNG TI LIU S..........

1. H tn c gi:.........................................................................................

2. C quan cng tc:.....................................................................................

3. S, ngy thng cng vn, giy gii thiu:..................................................

4. ti nghin cu:.....................................................................................

5. Mc ch nghin cu:...............................................................................

6. Thi gian nghin cu:...............................................................................

STT K hiu tra tm Ni dung ti liu

Tn, s

phng

S mc lc H s s T s

C GI

(H tn, ch k)


ngh ca Th trng c quan, Kho

lu tr

Xt duyt ca ngi c thm quyn

8.2. Phiu yu cu s dng ti liu lu tr c gi trong nc

TN C QUAN CNG HO X HI CH NGHA VIT NAM

c lp - T do - Hnh phc

ngy.......thng......nm.......

PHIU YU CU S DNG TI LIU

S..........

1. H tn c gi:.........................................................................................

2. Quc tch:.....................................................................................

3. C quan ch qun:..................................................

4. ti nghin cu:.....................................................................................

5. Mc ch nghin cu:...............................................................................

6. Thi gian nghin cu:...............................................................................

STT K hiu tra tm Ni dung ti liu

Tn, s phng S mc lc H s s T s

C GI

(H tn, ch k)

ngh ca Th trng c quan, Kho lu tr Xt duyt ca ngi c thm quyn


9. Bo co thng k tng hp

Bo co thng k Cng tc lu tr v TLLT dng thng k cc s liu v ti liu

lu tr, kho lu tr v cc ni dung c lin quan nh: tnh hnh ti liu, tnh hnh kho tng,

iu kin bo qun, nhn s trc tip lm cng tc lu tr c th qun l c cht ch.

Bo co thng k gm 2 loi l bo co thng k c s v bo co thng k tng hp,

c thc hin nh k vo cui nm.

9.1. Mu bo co thng k c s cng tc lu tr v ti liu lu tr

C quan, t chc bo co:...........................

C quan, t chc nhn bo co:..

Biu s: 02/TH

BO CO THNG K C S

CNG TC LU TR V TI LIU LU TR NM 20.. (Ban hnh km theo Thng t s: 09 /2013/TT-BNV ngy 31 thng 10 nm 2013 ca B Ni v)

Ni dung bo co n v tnh S

lng

Tng s c quan, t chc thuc din bo co C quan, t chc

Tng s c quan, t chc bo co C quan, t chc

I. Vn bn ch o v hng dn nghip v cng tc lu

tr (tnh n ngy 31/12 nm bo co)

- Tng s quy ch, quy trnh nghip v lu tr Vn bn

- Tng s quy ch khai thc, s dng ti liu lu tr Vn bn

- Tng s ni quy ra vo kho lu tr Vn bn

- Tng s bng thi hn bo qun ti liu Vn bn

II. T chc, nhn s lm cng tc lu tr (tnh n ngy

31/12 nm bo co)

1. T chc lu tr

- Tng s trung tm lu tr, kho lu tr hoc tng ng Trung tm

- Tng s phng lu tr Phng

- Tng s t lu tr T

- Tng s b phn lu tr B phn

2. Nhn s lm cng tc lu tr

- Tng s: Ngi

Trong : N Ngi

- Kim nhim cng tc khc Ngi

a) Trnh chuyn mn, nghip v

- Trn i hc chuyn ngnh vn th, lu tr Ngi


- Trn i hc chuyn ngnh khc Ngi

- i hc chuyn ngnh vn th, lu tr Ngi

- i hc chuyn ngnh khc Ngi

- Cao ng chuyn ngnh vn th, lu tr Ngi

- Cao ng chuyn ngnh khc Ngi

- Trung cp chuyn ngnh vn th, lu tr Ngi

- Trung cp chuyn ngnh khc Ngi

- S cp (tp hun ngn hn) Ngi

b) Ngch cng chc, vin chc, chc danh ngh nghip lu

tr

- Lu tr vin cao cp Ngi

- Lu tr vin chnh Ngi

- Lu tr vin Ngi

- Lu tr vin trung cp Ngi

- K thut vin lu tr Ngi

c) tui

- T 30 tr xung Ngi

- T 31 n 40 Ngi

- T 41 n 50 Ngi

- T 51 n 60 Ngi

III. Ti liu lu tr (tnh n ngy 31/12 nm bo co)

1. Ti liu giy

- Tng s phng/su tp lu tr Phng/su tp

Trong : Phng/su tp chnh l hon chnh Phng/su tp

- Tng s mt gi ti liu Mt

Trong : + chnh l hon chnh H s/n v bo qun

+ Quy ra mt gi ti liu Mt

2. Ti liu khoa hc, k thut

- Tng s cng trnh/ ti Cng trnh/ ti

Trong : Cng trnh/ ti chnh l hon chnh Cng trnh/ ti



+ Quy ra mt gi Mt

3. Ti liu chuyn mn



+ Quy ra mt gi Mt

4. Ti liu c nhn, gia nh, dng h

- Tng s phng /su tp ti liu lu tr Phng/su tp





+ Quy ra mt gi Mt

5. Ti liu nghe nhn

a) Tng s ti liu ghi hnh

- B phim /on phim B/on

- Cun phim Cun

- Cun bng Video Cun

- a a

- Quy ra gi chiu Gi

Trong : thng k bin mc Gi

b) Tng s ti liu ghi m

- Cun bng (gc hoc sao thay gc) Cun

- a a

- Quy ra gi nghe Gi


c) Tng s ti liu nh

- Phim m bn (gc hoc sao thay gc) Chic

Trong : thng k bin mc Chic

- nh (gc hoc sao thay gc) Chic


d) Tng s ti liu bn

- Bn Bn

Trong : thng k bin mc Bn

6. Ti liu in t

- Tng s h s ti liu in t H s/MB

Trong : to lp c s d liu H s/MB

IV. Thu thp v loi hu ti liu

1. Ti liu giy

- Tng s mt gi ti liu lu tr thu thp (tnh t ngy

01/01 n ngy 31/12 nm bo co) Mt

- Tng s mt gi ti liu lu tr n thi hn thu thp

nhng cha thu thp (tnh n ngy 31/12 nm bo co) Mt

- Tng s mt gi ti liu hu (tnh t ngy 01/01 n

ngy 31/12 nm bo co) Mt

2. Ti liu nghe, nhn

a) Tng s ti liu nghe nhn thu thp (tnh t ngy 01/01

n ngy 31/12 nm bo co)

- Cun phim Cun

- Cun bng Video Cun


- Cun bng ghi m Cun

- a ghi hnh a

- a ghi m a

- Phim m bn Chic

- nh Chic

- Bn Bn

b) Tng s ti liu nghe nhn n thi hn thu thp nhng

cha thu thp (tnh n ngy 31/12 nm bo co)

- Cun phim Cun

- Cun bng Video Cun

- Cun bng ghi m Cun

- a ghi hnh a

- a ghi m a

- Phim m bn Chic

- nh Chic

- Bn Bn

c) Tng s ti liu nghe nhn hu (tnh t ngy 01/01 n

ngy 31/12 nm bo co)

- Cun phim Cun

- Cun bng Video Cun

- Cun bng ghi m Cun

- a ghi hnh a

- a ghi m a

- Phim m bn Chic

- nh Chic

- Bn Bn

3. Ti liu in t

- Tng s h s ti liu in t thu thp (tnh t ngy

01/01 n ngy 31/12 nm bo co) H s/MB


- Tng s h s ti liu in t n thi hn thu thp

nhng cha thu thp (tnh n ngy 31/12 nm bo co) H s/MB


- Tng s h s ti liu in t hu (tnh t ngy 01/01

n ngy 31/12 nm bo co) H s/MB


V. T chc s dng ti liu lu tr

1. T chc s dng ti liu lu tr ti phng c (tnh t

ngy 01/01 n ngy 31/12 nm bo co)

- Tng s lt ngi khai thc s dng ti liu Lt ngi


a) Tng s ti liu a ra phc v khai thc s dng

- H s/n v bo qun H s/n v bo qun

- Ti liu Ti liu

- nh nh

- Ghi m, ghi hnh Gi

a) Tng s ti liu c sao chp, cp chng thc lu tr

- Tng s ti liu c sao chp Ti liu/ trang

- Tng s ti liu c cp chng thc lu tr Ti liu/ trang

- Tng s yu cu ca c gi Yu cu

Trong : Yu cu ca c gi c tr li Yu cu

2. Cng b, trng by, trin lm, xut bn phm ti liu lu

tr (tnh t ngy 01/01 n ngy 31/12 nm bo co)

- Tng s bi cng b, gii thiu Bi vit

- Tng s ln trng by, trin lm Ln

- Tng s n phm xut bn n phm

3. Cng c tra cu (tnh n ngy 31/12 nm bo co)

- Tng s phng/su tp lu tr c mc lc h s Phng/su tp

- Tng s cng trnh/ ti c mc lc h s Cng trnh/ ti

- Tng s gi ti liu nghe nhn c thng k bin mc Gi

- Tng s phim m bn c thng k bin mc Chic

- Tng s nh c thng k bin mc Chic

- Tng s mc lc chuyn Mc lc

- Tng s sch ch dn phng lu tr Sch

- Th tra tm Phiu

VI. Nghin cu khoa hc v cng tc vn th, lu tr

(tnh t ngy 01/01 n ngy 31/12 nm bo co)

- Tng s chng trnh, ti nghin cu khoa hc

nghim thu Chng trnh/ ti

Trong : + Cp Nh nc Chng trnh/ ti

+ Cp B/ngnh Chng trnh/ ti

+ Cp c s Chng trnh/ ti

- Tng s chng trnh, ti nghin cu khoa hc a vo

ng dng Chng trnh/ ti





VII. Kho lu tr, trang thit b dng cho lu tr (tnh


1. Kho lu tr

- Din tch kho lu tr chuyn dng m2

Trong : + Din tch kho lu tr chuyn dng s dng

bo qun ti liu m

2

+ Din tch kho lu tr chuyn dng cha s

dng bo qun ti liu m

2

- Din tch kho lu tr khng chuyn dng m2

- Din tch kho tm m2

2. Trang thit b dng cho lu tr

- Chiu di gi/t bo qun ti liu Mt

Trong : + Gi c nh Mt

+ Gi di ng Mt

- Camera quan st Chic

- H thng chng t nhp H thng

- H thng bo chy, cha chy t ng H thng

- Bnh cha chy kh, bt, Chic

- H thng iu ho nhit trung tm H thng

- My iu ho nhit Chic

- My ht m Chic

- Dng c o nhit , m Chic

- Thit b thng gi Chic

- My kh trng ti liu bng phng php ng lnh hoc

ht chn khng, Chic

- My kh axit Chic

- H thng thit b tu b, phc ch ti liu H thng

- H thng thit b lp bn sao bo him microfilm H thng

- Mng din rng H thng

- Mng ni b H thng

- My ch Chic

- My tnh c nhn Chic

- My qut (scanner) Chic

- My sao chp Chic

.., ngythngnm 20. NGI LP BIU TH TRNG C QUAN

(K, h v tn) (K tn, ng du)


9.2. Mu bo co thng k tng hp cng tc lu tr v ti liu lu tr

C quan, t chc bo co:...........................

C quan, t chc nhn bo co:..

Biu s: 02/TH

BO CO THNG K TNG HP

CNG TC LU TR V TI LIU LU TR NM 20..

(Ban hnh km theo Thng t s: 09 /2013/TT-BNV ngy 31 thng 10 nm 2013 ca B Ni v)

Ni dung bo co n v tnh S

lng

I. Vn bn ch o v hng dn nghip v cng tc lu

tr (tnh n ngy 31/12 nm bo co)

- Quy ch, quy trnh nghip v lu tr Vn bn

- Quy ch khai thc, s dng ti liu lu tr Vn bn

- Ni quy ra vo kho lu tr Vn bn

- Bng thi hn bo qun Vn bn

II. T chc, nhn s lm cng tc lu tr (tnh n ngy

31/12 nm bo co)

1. T chc lu tr

- Trung tm lu tr, kho lu tr hoc tng ng Trung tm

- Phng lu tr Phng

- T lu tr T

- B phn lu tr B phn

2. Nhn s lm cng tc lu tr

- Tng s: Ngi

Trong : N Ngi

- Kim nhim cng tc khc Ngi

a) Trnh chuyn mn, nghip v

- Trn i hc chuyn ngnh vn th, lu tr Ngi

- Trn i hc chuyn ngnh khc Ngi

- i hc chuyn ngnh vn th, lu tr Ngi

- i hc chuyn ngnh khc Ngi

- Cao ng chuyn ngnh vn th, lu tr Ngi

- Cao ng chuyn ngnh khc Ngi

- Trung cp chuyn ngnh vn th, lu tr Ngi

- Trung cp chuyn ngnh khc Ngi

- S cp (tp hun ngn hn) Ngi

b) Ngch cng chc, vin chc, chc danh ngh nghip lu

tr

- Lu tr vin cao cp Ngi

- Lu tr vin chnh Ngi

- Lu tr vin Ngi


- Lu tr vin trung cp Ngi

- K thut vin lu tr Ngi

c) tui

- T 30 tr xung Ngi

- T 31 n 40 Ngi

- T 41 n 50 Ngi

- T 51 n 60 Ngi

III. Ti liu lu tr (tnh n ngy 31/12 nm bo co)

1. Ti liu giy

- Tng s phng/su tp lu tr Phng/su tp




+ Quy ra mt gi ti liu Mt

2. Ti liu khoa hc, k thut

- Tng s cng trnh/ ti Cng trnh/ ti

Trong : Cng trnh/ ti chnh l hon chnh Cng trnh/ ti



+ Quy ra mt gi Mt

3. Ti liu chuyn mn



+ Quy ra mt gi Mt

4. Ti liu c nhn, gia nh, dng h

- Tng s phng /su tp ti liu lu tr Phng/su tp




+ Quy ra mt gi Mt

5. Ti liu nghe nhn

a) Tng s ti liu ghi hnh

- B phim/on phim B/on

- Cun phim Cun

- Cun bng Video Cun

- a a

- Quy ra gi chiu Gi



b) Tng s ti liu ghi m

- Cun bng (gc hoc sao thay gc) Cun

- a a

- Quy ra gi nghe Gi


c) Tng s ti liu nh

- Phim m bn (gc hoc sao thay gc) Chic


- nh (gc hoc sao thay gc) Chic


d) Tng s ti liu bn

- Bn Bn

Trong : thng k bin mc Bn

6. Ti liu in t

- Tng s h s ti liu in t H s/MB


IV. Thu thp v loi hu ti liu

1. Ti liu giy

- Tng s mt gi ti liu lu tr thu thp (tnh t ngy

01/01 n ngy 31/12 nm bo co) Mt

- Tng s mt gi ti liu lu tr n thi hn thu thp

nhng cha thu thp (tnh n ngy 31/12 nm bo co) Mt

- Tng s mt gi ti liu hu (tnh t ngy 01/01 n ngy

31/12 nm bo co) Mt

2. Ti liu nghe, nhn

a) Tng s ti liu nghe nhn thu thp (tnh t ngy 01/01


- Cun phim Cun

- Cun bng Video Cun

- Cun bng ghi m Cun

- a ghi hnh a

- a ghi m a

- Phim m bn Chic

- nh Chic

- Bn Bn

b) Tng s ti liu nghe nhn n thi hn thu thp nhng

cha thu thp (tnh n ngy 31/12 nm bo co)

- Cun phim Cun

- Cun bng Video Cun

- Cun bng ghi m Cun

- a ghi hnh a

- a ghi m a


- Phim m bn Chic

- nh Chic

- Bn Bn

c) Tng s ti liu nghe nhn hu (tnh t ngy 01/01 n

ngy 31/12 nm bo co)

- Cun phim Cun

- Cun bng Video Cun

- Cun bng ghi m Cun

- a ghi hnh a

- a ghi m a

- Phim m bn Chic

- nh Chic

- Bn Bn

3. Ti liu in t

- Tng s h s ti liu in t thu thp (tnh t ngy 01/01

n ngy 31/12 nm bo co) H s/MB


- Tng s h s ti liu in t n thi hn thu thp nhng

cha thu thp (tnh n ngy 31/12 nm bo co) H s/MB


- Tng s h s ti liu in t hu (tnh t ngy 01/01 n

ngy 31/12 nm bo co) H s/MB


V. T chc s dng ti liu lu tr

1. T chc s dng ti liu lu tr ti phng c (tnh t

ngy 01/01 n ngy 31/12 nm bo co)

- Tng s lt ngi khai thc s dng ti liu Lt ngi

a) Tng s ti liu a ra phc v khai thc s dng

- H s/n v bo qun H s/n v bo qun

- Ti liu Ti liu

- nh nh

- Ghi m, ghi hnh Gi

b) Tng s ti liu c sao chp, cp chng thc lu tr

- Ti liu c sao chp Ti liu/ trang

- Ti liu c cp chng thc lu tr Ti liu/ trang

- Tng s yu cu ca c gi Yu cu

Trong : Yu cu ca c gi c tr li Yu cu

2. Cng b, trng by, trin lm, xut bn phm ti liu lu

tr (tnh t ngy 01/01 n ngy 31/12 nm bo co)

- Tng s bi cng b, gii thiu Bi vit


- Tng s ln trng by, trin lm Ln

- Tng s n phm xut bn n phm

3. Cng c tra cu (tnh n ngy 31/12 nm bo co)

- Tng s phng/su tp lu tr c mc lc h s Phng/su tp

- Tng s cng trnh/ ti c mc lc h s Cng trnh/ ti

- Tng s gi ti liu nghe nhn c thng k bin mc Gi

- Tng s phim m bn c thng k bin mc Chic

- Tng s nh c thng k bin mc Chic

- Tng s mc lc chuyn Mc lc

- Tng s sch ch dn phng lu tr Sch

- Th tra tm Phiu

VI. Nghin cu khoa hc v cng tc vn th, lu tr (tnh

t ngy 01/01 n ngy 31/12 nm bo co)

- Tng s chng trnh, ti nghin cu khoa hc nghim

thu Chng trnh/ ti




- Tng s chng trnh, ti nghin cu khoa hc a vo

ng dng Chng trnh/ ti




VII. Kho lu tr, trang thit b dng cho lu tr (tnh n

ngy 31/12 nm bo co)

1. Kho lu tr

- Din tch kho lu tr chuyn dng m2

Trong : + Din tch kho lu tr chuyn dng s dng

bo qun ti liu m

2

+ Din tch kho lu tr chuyn dng cha s

dng bo qun ti liu m

2

- Din tch kho lu tr khng chuyn dng m2

- Din tch kho tm m2

2. Trang thit b dng cho lu tr

- Chiu di gi/t bo qun ti liu Mt

Trong : + Gi c nh Mt


+ Gi di ng Mt

- Camera quan st Chic

- H thng chng t nhp H thng

- H thng bo chy, cha chy t ng H thng

- Bnh cha chy kh, bt, Chic

- H thng iu ho nhit trung tm H thng

- My iu ho nhit Chic

- My ht m Chic

- Dng c o nhit , m Chic

- Thit b thng gi Chic

- My kh trng ti liu bng phng php ng lnh hoc

ht chn khng, Chic

- My kh axit Chic

- H thng thit b tu b, phc ch ti liu H thng

- H thng thit b lp bn sao bo him microfilm H thng

- Mng din rng H thng

- Mng ni b H thng

- My ch Chic

- My tnh c nhn Chic

- My qut (scanner) Chic

- My sao chp Chic

NGI LP BIU

(K, h v tn)

.., ngythngnm 20.

TH TRNG C QUAN

(K tn, ng du)

IV. CC LOI S SCH THNG K CNG TC LU TR B TR

1. S ng k mc lc h s

S ng k Mc lc h s l s thng k cc cun mc lc h s trong tng phng lu

tr v trong tng kho lu tr, c ban hnh theo Quyt nh s 73/Q-KHKT ngy

04/8/1997 ca Cc Lu tr Nh nc.

S ng k Mc lc h s l cng c thng k s lng mc lc h s c trong

phng kho lu tr gip cho vic qun l cht ch cc cun Mc lc h s, l cng c h tr

cho vic tra tm ti liu trong phng kho lu tr.

- Cu to ca s ng k Mc lc h s:

+ Trang ba


+ Trang ni dung: gm 10 ct

STT Phng

s

Mc

lc s

Tn

mc

lc

Thi gian

ca ti liu

c trong

mc lc

S lng

n v

bo

qun

S t

ca

mc

lc

S bn

ca

mc

lc

Thi

hn bo

qun

Ghi

ch

Cch trnh by phn ni dung s:

Ct 1: S th t ng k mc lc - ghi s th t ng k cc mc lc h s trong lu tr

bng s rp. S th t ch c ghi mt ln cho mi mc lc h s, trng hp mc lc h s

b loi ra khi S ng k Mc lc h s th s th t b trng.

Ct 2: Phng s - ghi s phng c quy nh trong S ng k cc phng lu tr

Ct 3: Mc lc s - ghi s mc lc h s c quy nh trong phm vi mt phng.

Ct 4: Tn mc lc h s - ghi tn gi y ca mc lc h s.

Ct 5: Thi gian ca ti liu trong mc lc - ghi nm bt u v nm kt thc ca ti

liu c thng k trong mc lc h s.

Ct 6: S lng n v bo qun - ghi s lng n v bo qun c thng k trong

Mc lc h s.

Ct 7: S t ca mc lc - ghi s lng t ca Mc lc h s.

Ct 8: S bn ca mc lc - ghi s lng bn ca Mc lc h s hin c trong lu tr

(c bao nhiu quyn trong lu tr).

Ct 9: Thi hn bo qun-ghi thi hn bo qun ca ti liu c trong Mc lc h s.

Ct 10: Ghi ch - ghi vic hy, thay i hoc chuyn giao mc lc h s i ni khc.

TN C QUAN LU TR

S NG K

MC LC H S


2. Th tra tm ti liu lu tr

Th l mt loi cng c tra cu khoa hc, trong ngun thng tin v ti liu c

tp hp theo ngnh, chuyn , s vt (vn ), thi gian Th c xy dng i vi mt

nhm ti liu, mt b phn ca phng, mt phng hay nhiu phng m khng ph thuc vo

thi gian sn sinh ra ti liu, phng n phn loi hay phng n h thng ho ti liu.

Th c chc nng cung cp thng tin v ni dung, thnh phn ti liu ca mt phng

hoc nhiu phng, ca mt kho hoc nhiu kho lu tr. Khc vi mc lc h s, th khng

c chc nng thng k, th ch c chc nng tra tm thng tin v c xy dng khng ph

thuc vo vic t chc ti liu trong kho lu tr.

Th bao gm cc loi: Th h thng, Th chuyn , Th s vt (vn ), Th s vt -

chuyn , Th thi gian...

Mu th tra tm TLLT:

K hiu phn loi thng tin

S phng .. s mc lc .. s h s.

.

Tn phng ..

Ni dung:

...................

c im ti liu ( tin cy,

ngn ng, bt tch, phng

php sao in)

Thi gian cu ti liu

i im hnh thnh ti liu

Cch trnh by th :

- s 1 ghi k hiu theo khung phn loi thng tin cu b th.

- s 2 ghi a ch cu ti liu gm s phng, s mc lc, s h s, t s (i vi trng hp lm th n tng vn bn).

- s 3 ghi tn y ca phng ti liu.

- s 4 : Nu th c bin mc cho tng h s th ghi tiu h s. Nu th lm cho tng ti liu th ghi tn vn bn. Nu th lm n tng phn ti liu th tm tt ni

dung ca phn ti liu bao gm tn loi ti liu, tc gi, thi gian, vn m ti

liu phn nh

- s 5 ghi ti liu l bn gc, bn chnh hay bn sao; ngn ng (t ting Vit); bt tch cu nhn vt hot ng x hi ni ting; ti liu vit hay nh my.


- s 6 ghi thi gian vit ti liu.V d ni dung ti liu v thi k 1946-1954, nhng ti liu c vit nm 1990.

- s 7 ghi a im vit ti liu (c nhng trng hp a im trong ni dung ti liu khc vi a im vit ti liu).

3. Bin bn kim k tnh trng ti liu lu tr trong kho

Bin bn kim k tnh trng TLLT dng ghi chp cc thng tin chi tit v TLLT

trong kho, c thc hin nh k hng nm. Qua vic kim k s xc nh c tnh hnh

thc t ca TLLT, t c bin php ph hp trong vic qun l, khai thc, s dng cng

nh tu b, phc ch TLLT.


c lp T do Hnh phc

ngy .. thng .. nm..

BIN BN KIM K TNH TRNG TI LIU

S :

Khi ti liu c kim k : .(tn phng)

Thi gian kim k t ngy n ngy

Kt qu kim k :

1. Tng s n v bo qun c trong thng k

Trong : a) VBQ

b) Khng thy..BVQ

c) Xut i s dng ..BVQ

2. Tng s n v bo qun khng c trong thng k. BVQ

3. Trong s ti liu hin c :

a) Bin bn mc khng ng ....BVQ

b) Yu cu cn phc ch ..BVQ

c) Khng th phc ch ..BVQ

d) qu thi hn bo qun .................BVQ

Nhng xut v iu kin bo qun :

.

.

Th trng c quan xc nhn Nhng ngi tham gia kim k

(Chc danh K tn ) (Chc danh K tn)


V. CNG TC BO QUN CC TI LIU, S SCH THNG K LU TR

Vic bo qun cc s sch, biu mu thng k cng tc lu tr v ti liu lu tr phi

m bo cc quy nh:

- Cc loi s sch thng k u phi nh s trang, s quyn, ng du gip lai.

- Khng c sa cha, ty xa trong s sch thng k. Khi cn, ch ngi c trch nhim mi c sa cha. Vic sa cha trong s sch thng k phi tht r rng

(khng dp, xo, ty m ch c gch mt gch ngang hoc gch cho c

c). Sa cha ch no phi k ra ngoi l cnh ch .

- Cc loi s sch thng k phi c bo qun ring. Cha kho ca cc t s sch thng k ch c giao cho ngi c trch nhim gi, khng mang ra ngoi

ni lm vic v khng giao cho ngi khc gi.

- S sch thng k ch c ngi c trch nhim mi c s dng, khng cho ngi ngoi xem, khng dng s sch thng k lm cng c tra cu cho ngi s dng

ti liu.

- S xut ti liu ca kho no ch c ngi qun l kho ti liu y gi.

PHN 2

CNG TC KIM TRA

I. MC CH CA CNG TC KIM TRA

Cng tc kim tra c tin hnh nhm mc ch nm c s lng, trng thi thc

t ti liu ca cc phng, kho lu tr, pht hin nhng sai st trong cng tc chnh l, xc nh

gi tr, thng k, bo qun v c bin php khc phc kp thi nhng sai st xy ra.

II. CH V PHNG PHP KIM TRA

1. Ch kim tra

Cng tc kim tra TLLT v c s vt cht trong kho lu tr c tin hnh nh k v

t xut.

- Kim tra nh k: cng tc kim tra c tin hnh thng xuyn theo k hn nh trc: mi nm mt ln hay su thng mt ln.

- Kim tra t xut: L vic kim tra c tin hnh bt thng trong cc trng hp:

Ti liu b thin tai, ch ho tn ph.

Nghi ng ti liu b nh cp, kho, hm, t b c khot hay b b kho.

Pht hin ti liu b h hng do iu kin bo qun khng tt.

Sau mi ln di chuyn ti liu.

Khi thay i ngi ph trch, qun l kho lu tr.

Ni dung c th ca vic kim tra c thc hin theo quy nh ca php lut cng

nh ca c quan c ti liu lu tr v tp trung vo cc vn chnh nh tnh hnh thc hin


cc quy nh v cng tc lu tr, v tnh hnh TLLT, c s vt cht bo qun TLLT, nhn s

thc hin cng tc lu tr.

2. Phng php kim tra

Trc khi tin hnh kim tra phi xc nh r mc ch, yu cu ch yu ca mi t

kim tra; phi nm c tnh hnh ti liu trc khi kim tra v t trng tm kim tra vn

g l ch yu. Phng php kim tra thng c p dng l:

- i chiu s lng v tnh hnh ti liu ghi trong s sch thng k vi tnh hnh ti

liu thc c trong phng, kho lu tr.

- Ghi li nhng vn pht hin c trong khi i chiu, xem xt vo s sch

kim tra.

- Lp bin bn kim tra, cn ghi r:

Kt qu kim tra (thiu bao nhiu, sai khu no ).

kin ca ngi kim tra.

Bin php ngh thc hin sau khi kim tra.

Cng tc kim tra c th tin hnh i vi tng phng hoc mt phn ti liu ca

phng, kho lu tr.

III. NHNG BIN PHP CN THC HIN SAU KHI TIN HNH CNG TC KIM TRA

Sau khi tin hnh cng tc kim tra cc phng, kho lu tr phi tch cc thc hin cc

bin php c th khc phc nhng sai st nh:

1 Tm ti liu b mt.

2 B sung nhng ti liu cn thiu.

3 i ti liu cho mn qu hn.

4 Phc ch ti liu h hng.

5 Sa li kho tng.

6 Tng cng thit b bo qun..

i vi nhng ti liu b mt khng th tm thy v nhng ti liu b h hng khng

th phc ch c th phi lp bin bn v tin hnh xo b trong s sch thng k.

Tm li, cng tc thng k v kim tra trong lu tr c vai tr quan trng trong t

chc qun l, bo qun an ton ti liu lu tr cng nh t chc khai thc hiu qu TLLT cho

cc mc ch khc nhau phc v cho s pht trin ca t nc. Chnh v vy, vic thng k

v kim tra chnh xc trong lu tr gp phn m bo an ton TLLT, pht huy cc gi tr ca

TLLT ng thi xy dng cc k hoch ph hp trong cng tc lu tr ca cc c quan, t

chc ni ring v ngnh lu tr Vit Nam ni chung.

//..

Documents

tập bài giảng thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ