TAKLIMAT KESEDARAN KUALITI OLEH WAKIL PENGURUSANportal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/WP_KL... · -Manual Prosedur Kerja dan Arahan KerjaManual, ... Pemantauan

TAKLIMAT KESEDARAN TAKLIMAT KESEDARAN KUALITIKUALITI

OLEH WAKIL PENGURUSAN OLEH WAKIL PENGURUSAN

5 JUN 2009 (JUMAAT)5 JUN 2009 (JUMAAT)PSZ, KL, INTERNATIONAL CAMPUSPSZ, KL, INTERNATIONAL CAMPUS

‘SISTEM PENGURUSAN KUALITISISTEM PENGURUSAN KUALITI

OBJEKTIF OBJEKTIF ■■MemberiMemberi pendedahanpendedahan kepadakepada stafstaf

PSZ PSZ mengenaimengenai SistemSistem PengurusanPengurusanPSZ PSZ mengenaimengenai SistemSistem PengurusanPengurusanKualitiKualiti PSZ PSZ

■■MemastikanMemastikan penglibatanpenglibatan stafstaf dalamdalam■■MemastikanMemastikan penglibatanpenglibatan stafstaf dalamdalamkeseluruhankeseluruhan Program Program KualitiKualiti PSZPSZ

‘SISTEM PENGURUSAN KUALITI

APA ITU ISO?APA ITU ISO?SISTEM PENGURUSAN KUALITI

INTERNATIONAL ORGANISATION FOR INTERNATIONAL ORGANISATION FOR STANDARDISATIONSTANDARDISATION.Badan bersekutu mengabungkan organisasi dari seluruh dunia B t j b j dk t d d di Bertanggungjawab mewujudkan standard di negeri masing-masing.Ditubuhkan pada 27 Februari 1947 dan beribu Ditubuhkan pada 27 Februari 1947 dan beribu pejabat di Geneva Switzerland.ISO 9000 kini digunakan di lebih 150 buah gnegara di dunia.


APA ITU ISO? sambAPA ITU ISO? samb■ ISO 9000 - Standard bertulis yang

menetapkan dan menerangkan menetapkan dan menerangkan elemen-elemen asas yang perlu ada dalam sistem kualiti bagi memastikan dalam sistem kualiti bagi memastikan perkhidmatan yang diberikan oleh sesebuah organisasi dapat memenuhi kehendak dan kepuasan pelanggan dan diiktiraf di peringkat antarabangsa.


APA ITU ISO? sambAPA ITU ISO? samb

■Piawai ISO diperlukan untuk

APA ITU ISO? sambAPA ITU ISO? samb

■Piawai ISO diperlukan untuk menghasilkan keseragamand k k ldan kesetaraan keluarandan perkhidmatan yang lebih gcekap, berkesan, selamat, bersih dan berkualiti.bersih dan berkualiti.


PRINSIP ASAS ISOPRINSIP ASAS ISO■ ISO 9000 adalah standard bagi sistem

k liti I b k t d d t k kualiti. Ia bukan standard untuk produk atau perkhidmatan yang dih ilkdihasilkan.

■ ISO 9000 berasaskan dokumentasi. Dokumen apa yang dibuat, buat apa yang didokumenkan dan buktikan.


PRINSIP ASAS ISO sambPRINSIP ASAS ISO samb■ ISO 9000 adalah satu standard

universal Ia hanya menerangkan apa universal. Ia hanya menerangkan apa yang diperlukan tetapi tidak menjelaskan bagaimana hendak menjelaskan bagaimana hendak membuatnya


Penekanan kepada ISOPenekanan kepada ISOPenekanan kepada ISO…..Penekanan kepada ISO…..■Sistem Pengurusan Kualiti ISO memberi

penekanan terhadap:penekanan terhadap:• Pencegahan dan bukan mengatasi

l h t l h i b l k masalah setelah ia berlaku; • Kajian semula yang berterusan ke atas

proses-proses yang kritikal dan membuat tindakan pembetulan & pencegahan.


■Mewujudkan cara bekerja yang konsisten dan menepati prinsip betul pertama kali dan setiap kali;

■Perlaksanaan tugas berdasarkan kepada prosedur yang didokumenkan; dan

■Mementingkan penyimpanan rekod kualiti untuk membuktikan tindakan yang telah dilaksanakanyang telah dilaksanakan.


ISO DI PSZISO DI PSZ■■PENSIJILAN MS ISO 9002 : 1994 pada 1998PENSIJILAN MS ISO 9002 : 1994 pada 1998

ISO DI PSZISO DI PSZ

■■PENSIJILAN MS ISO 9001 : 2000 pada 2002 PENSIJILAN MS ISO 9001 : 2000 pada 2002 ■■PENSIJILAN MS ISO 9001 : 2008 akan PENSIJILAN MS ISO 9001 : 2008 akan ■■PENSIJILAN MS ISO 9001 : 2008 akan PENSIJILAN MS ISO 9001 : 2008 akan

dilaksanakan selepas Audit SIRIM dilaksanakan selepas Audit SIRIM dijadualkan pada 29 dan 30 Julai 2009 dijadualkan pada 29 dan 30 Julai 2009 dijadualkan pada 29 dan 30 Julai 2009. dijadualkan pada 29 dan 30 Julai 2009. Keperluan sebelum 15 November 2010Keperluan sebelum 15 November 2010

‘SISTEM PENGURUSAN KUALITISISTEM PENGURUSAN KUALITICARTA ORGANISASI CARTA ORGANISASI

URUSETIA KUALITIURUSETIA KUALITIPengarah Kualiti - Ketua Pustakawan

Pn. Kamariah Nor Mohd Desa

Wakil Pengurusan - Ketua BPMPn. Noraziah Sharuddin

Urusetia KualitiCik Haslina Othman – BPMCik Haslina Othman BPM

Pn. Muzaimah Mohd Yunus - BPMPn. Ramlah Mahidin -BPM

Semua Pemilik Proses


DOKUMENTASI ISO

MANUAL KUALITI

PROSEDUR MENDIRI

Dokumen asasBagi SPK PSZ KP dan WP

P d PROSEDUR MENDIRI ( 6 MANDATORI)

Prosedur umum yang digunapakai bagi aktiviti terbabit

WP

PROSEDUR AKTIVITIProsedur bagi proses kerja bahagian

Pemilik proses

ARAHAN KERJA

DOKUMEN

Perincian proses kerja

h /d k

Pemilik proses

DOKUMEN SOKONGAN

Bahan/dokumen yang dirujuk

Pemilik proses


Dokumentasi SPK■Bercetak - KP, WP dan Pemilik Proses

sahaja –j:dicop CONTROLLED

■ Digital - Rujukan Umum■ Digital - Rujukan Umum:ada cop UNCONTROLLED

i ihttp://portal.psz.utm.my/kualiti/

41 2007 / 38 2008 / 39 200941 – 2007 / 38 – 2008 / 39 -2009


SENARAI INDUKSENARAI INDUK

Senarai Induk RekodSenarai Induk dan Edaran DokumenSenarai Induk Dokumen Sokongang

Tujuan :jPerubahan maklumat dalam dokumentasi ISO


PORTAL SPK PSZPORTAL SPK PSZhttp://portal.psz.utm.my/kualiti/

SALURAN KOMUNIKASI BAGI PROGRAMSALURAN KOMUNIKASI BAGI PROGRAMKUALITI

Berita Semasa- Berita Semasa- Pencapaian Objektif Kualiti Bahagian- Manual Prosedur Kerja dan Arahan KerjaManual, Prosedur Kerja dan Arahan Kerja- Perancangan Strategik Terkini (2007-2009)- Laporan – audit dalam & objektif kualiti,Laporan audit dalam & objektif kualiti,- Maklumat Semasa Program Kualiti PSZ


AUDITAUDITAUDITAUDIT

A ditA dit P t h (C li A dit)P t h (C li A dit)AuditAudit Pematuhan (Compliance Audit)Pematuhan (Compliance Audit)Audit Kesempurnaan (Adequacy Audit)p ( q y )Audit Dalam (Internal Audit)AuditAudit Pengawasan (Surveillance Audit)Pengawasan (Surveillance Audit)Audit (Reassestment Audit)Audit (Reassestment Audit)Audit (Reassestment Audit)Audit (Reassestment Audit)


KLAUSA ISOKLAUSA ISOKLAUSA ISOKLAUSA ISO

8 8 KLAUSA ISOKLAUSA ISO

KLAUSA 1 SKOP

8 8 -- KLAUSA ISOKLAUSA ISO

KLAUSA 2 RUJUKAN NORMATIF

KLAUSA 1 - SKOP

KLAUSA 2 – RUJUKAN NORMATIF

KLAUSA 3 – TERMA & DEFINISI


KLAUSA ISOKLAUSA ISOKLAUSA 4 SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

KLAUSA 5 – TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

KLAUSA 4 - SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

KLAUSA 6 – PENGURUSAN SUMBER

S S S O KLAUSA 7 - REALISASI PRODUK

KLAUSA 8 – PENGUKURAN, ANALISA & ,PENAMBAHBAIKAN


KLAUSA 4 SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)KLAUSA 4 - SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

Klausa 4.1 AmKlausa 4.1 AmKlausa 4.2 Keperluan Dokumentasi

Klausa 4.2.1 AmKl 4 2 2 M l Klausa 4.2.2 Manual

KualitiKlausa 4.2.3 Kawalan Klausa 4.2.3 Kawalan

DokumenKlausa 4.2.4 Kawalan

Rekod Kualiti


Kl 5 1 K it PKLAUSA 5 – TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

Klausa 5.1 Komitmen PengurusanKlausa 5.2 Fokus kepada pelangganKlausa 5.3 Dasar KualitiKlausa 5 4 PerancanganKlausa 5.4 Perancangan

Klausa 5.4.1 Objektif KualitiKlausa 5.4.2 Pelan Kualiti

Klausa 5.5 Tanggungjawab PengurusanKlausa 5.5 Tanggungjawab PengurusanKlausa 5.5.1 Tanggungjawab,

kuasa dan komunikasiKlausa 5.5.2 Wakil PengurusangKlausa 5.5.3 Komunikasi dalaman

Klausa 5.6 Kajian Semula PengurusanKlausa 5.6.1 AmKlausa 5.6.2 Input SemakanKlausa 5.6.3 Output Semakan


KLAUSA 6 – PENGURUSAN SUMBER

Klausa 6.1 Peruntukan sumber-sumberKlausa 6.2 Pengurusan Sumber Manusia

Klausa 6.2.1 AmKlausa 6.2.1 AmKlausa 6.2.2 Kelayakan, Kesedaran dan

LatihanKlausa 6 3 InfrastrukturKlausa 6.3 InfrastrukturKlausa 6.4 Persekitaran Kerja


KLAUSA 7 REALISASI PRODUK samb

Klausa 7.1 Perancangan Realisasi Perkhidmatan

KLAUSA 7 - REALISASI PRODUK samb

gKlausa 7.2 Proses Yang Berkaitan Dengan

PelangganKlausa 7 2 1 Penentuan KeperluanKlausa 7.2.1 Penentuan KeperluanKlausa 7.2.2 Semakan terhadap

keperluani iKlausa 7.2.3 Komunikasi dengan

pelangganKlausa 7.3 Rekabentuk dan Pembangunang


KLAUSA 7 - REALISASI PRODUK Klausa 7.4 Perolehan

Klausa 7.4.1 Proses PerolehanKlausa 7 4 2 Maklumat PerolehanKlausa 7.4.2 Maklumat PerolehanKlausa 7.4.3 Verifikasi produk yang dibeli

Klausa 7.5 Operasi Pengeluaran dan PerkhidmatanKlausa 7.5.1 Kawalan Keatas PerkhidmatanKlausa 7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran dan

PerkhidmatanPerkhidmatanKlausa 7.5.3 Identifikasi dan KemudahkesananKlausa 7.5.4 Hakmilik PelangganKlausa 7 5 5 Pemeliharaan ProdukKlausa 7.5.5 Pemeliharaan Produk

Klausa 7.5.6 Kawalan Alat Pengukuran dan Penilaian


KLAUSA 8 PENGUKURAN ANALISA & KLAUSA 8 – PENGUKURAN , ANALISA & PENAMBAHBAIKAN samb.

Klausa 8.1 Am Klausa 8.2 Pengukuran dan Pemakaian

Klausa 8 2 1 Kepuasan PelangganKlausa 8.2.1 Kepuasan PelangganKlausa 8.2.2 Audit Dalaman

Klausa 8.2.3 Pengukuran dan Pemantauan Proses

Klausa 8.2.4 Pengukuran dan Pemantauan Produk

Klausa 8.3 Kawalan Terhadap Ketakakuran


KLAUSA 8 PENGUKURAN ANALISA & KLAUSA 8 – PENGUKURAN , ANALISA & PENAMBAHBAIKAN

Klausa 8.4 Analisa DataKl 8 5 P b hb ikKlausa 8.5 Penambahbaikan

Klausa 8.5.1 Penambahbaikan Berterusan

Klausa 8.5.2 Tindakan PembetulanKlausa 8.5.3 Tindakan Pencegahan

‘SISTEM PENGURUSAN KUALITIPembaikan Berterusan Sistem Pengurusan KualitiPembaikan Berterusan Sistem Pengurusan KualitiPembaikan Berterusan Sistem Pengurusan KualitiPembaikan Berterusan Sistem Pengurusan KualitiPembaikan Berterusan Sistem Pengurusan KualitiPembaikan Berterusan Sistem Pengurusan KualitiPembaikan Berterusan Sistem Pengurusan KualitiPEMBAIKAN BERTERUSAN SPK PSZPEMBAIKAN BERTERUSAN SPK PSZ

SISTEM PENGURUSAN KUALITISemakan Pengurusan

1. Mesyuarat Sem akan Pe ngurusan diadakan 2 kali setahun .

2. Sem ua m aklum at yang dianalisis dari Jan -Jun; Julai -Disem ber akan dilaporkan untuk penam baikan SPK PS Z untuk

KeperluanPelanggan




2. Sem ua m aklum at yang dianalisis dari Jan -Jun;

yang dianalisis dari Jan -Jun; Julai -Disem ber akan dilaporkan untuk penam baikan SPK PS Z untuk

Semakan Pengurusan1. Mesyuarat Sem akan Pe ngurusan

diadakan 2 kali setahun .2. Sem ua m aklum at yang dianalisis

dari Jan -Jun; Julai -Disem ber akan dilaporkan untuk penam baikan SPK PS Z untuk

KeperluanPelanggan










KeperluanPelanggan




KeperluanPelanggan

















KeperluanPelangganKeperluanPelanggan


2. Sem ua m aklum at yang dianalisis dari Jan -Jun; Julai -Disem ber akan dilaporkan untuk penam baikan


2. Sem ua m aklum at yang dianalisis dari Jan -Jun; Julai -Disem ber akan dilaporkan untuk penam baikan SPK PS Z untuk SPK PS Z untuk








2. Sem ua m aklum at yang dianalisis dari Jan -Jun; Julai -Disem ber akan dilaporkan untuk penam baikan SPK PS Z untuk pm em enuhi keperluan p elanggan

1. Maklum balas pelanggan2. Laporan Audit Dalam - Jan -Feb setiap

Keperluan pelanggan dikenal -pasti melalui:

1. Cadangan perolehan bahan daripada

Ke puasan PelangganPengurusan Sumbe rHasil output Mesyuarat Sem akan


1. Cadangan perolehan bahan daripada Hasil output Mesyuarat Sem akan

pm em enuhi keperluan p elanggan



1. Cadangan perolehan bahan daripada Hasil


Hasil output Mesyuarat Sem akan 1. Maklum balas pelanggan2. Laporan Audit Dalam - Jan -Feb setiap1. Maklum balas pelanggan2. Laporan Audit Dalam - Jan -Feb setiap



Pengukuran, Analisis & Pembaikan













Hasil output Mesyuarat Sem akan 1. Maklum balas pelanggan2. Laporan Audit Dalam - Jan -Feb setiap1. Maklum balas pelanggan2. Laporan Audit Dalam - Jan -Feb setiap

















1. Cadangan perolehan bahan daripada Hasil output Mesyuarat Sem akan Hasil output Mesyuarat Sem akan


1. Maklum balas pelanggan2. Laporan Audit Dalam -




1. Cadangan perolehan bahan daripada Jan -Feb setiap


1. Cadangan perolehan bahan daripada Hasil Hasil


Hasil output Mesyuarat Sem akan 1. Maklum balas pelanggan2. Laporan Audit Dalam - Jan -


Hasil output Mesyuarat Sem akan 1. Maklum balas pelanggan2. Laporan Audit Dalam - Jan -Feb setiap1. Maklum balas pelanggan2. Laporan Audit Dalam - Jan -Feb setiapFeb setiap1. Maklum balas pelanggan2. Laporan Audit Dalam - Jan -Feb setiap










Keperluan pelanggan dikenal -pasti melalui





:







p

Hasil output Mesyuarat Sem akan



m em enuhi keperluan p elanggan





1. Cadangan perolehan bahan daripada Hasil output Mesyuarat Sem akan Hasil output Mesyuarat Sem akan

pm em enuhi keperluan p elangganpm em enuhi keperluan p elanggan

Hasil output Mesyuarat Sem akan 1. Maklum balas pelanggan2. Laporan Audit Dalam - Jan -Feb setiap1. Maklum balas pelanggan2. Laporan Audit Dalam - Jan -Feb setiapHasil output Mesyuarat Sem akan 1. Maklum balas pelanggan2. Laporan Audit Dalam - Jan -Feb setiap1. Maklum balas pelanggan2. Laporan Audit Dalam - Jan -Feb setiap






2. Laporan Audit Dalam Jan Feb setiap tahun

3. Pem antauan dan penguk uran proses4. Pem antauan dan penguk uran produk5. Produk tidak m em e nuhi kep erluan

dikawal6. A nalisis data m elalui m aklum balas

pelanggan7. Tindakan pencegahan8. Penilaian pem bekal

bahan daripada pelanggan

2. Perantara Fakulti3. Kumpulan Fokus

Pelanggan4. Maklumbalas Pelanggan5. Dan lain -lain

Kepuasan pelanggan dinilai me lalui output yang disediakan

Pengurusan ia lah m engenalpasti keperluan sum ber yang diperlukan seperti kewangan , staf





Pengurusan ia lah m engenalpasti keperluan sum ber yang diperlukan seperti kewangan , staf yang kom peten , inf rastruktur yang canggih dan persekitaran kerja yang baik untuk m em enuhi keperluan p elanggan







Pelanggan4. Maklumbalas Pelanggan5. Dan lain -




lain


Pengurusan ia lah m engenalpasti keperluan sum ber







































lain









dikawal6 . A nalisis data m elalui m aklum balas








3.








Pem antauan dan penguk uran proses4. Pem antauan dan penguk uran produk5. Produk tidak m em e nuhi kep erluan










Pelanggan4.








Maklumbalas Pelanggan5. Dan lain -lain



2. Laporan Audit Dalam2. Laporan Audit Dalam Jan Feb setiap tahun







Jan Feb setiap tahun













lain



2. Laporan Audit Dalam Jan

lain











Feb setiap tahun












Pengurusan ia lah m engenalpasti keperluan sum ber yang diperlukan seperti kewangan , staf yang kom peten






, inf rastruktur yang canggih dan persekitaran kerja yang baik untuk m em enuhi keperluan p elanggan



















































lainlain








3. Pem antauan dan penguk uran proses4. Pem antauan dan penguk uran produk5. Kepuasan pelanggan

dinilai me lalui output yang disediakan








dikawal6 . A nalisis data m elalui m aklum balas





Produk tidak m em e nuhi kep erluan dikawal

6 . A nalisis data m elalui m aklum balas pelanggan

7. Tindakan pencegahan8. Penilaian pem bekal






Input OutputMerealisasiProduk

Produk

Input yang diter ima akandigunakan untuk merealisasiproduk







Produk









Produk

Input yang diter ima akandigunakan untuk merealisasiproduk Produk













ProdukInput OutputMerealisasiProduk

Produk













-

1. Sistem Perolehan B ahan2. Sistem Mengindeks dan Mem p roses B ahan3. Sistem Mengurus Pem injam an dan Pem ulangan B ahan4. Sistem Mengurus Perk hidm atan Pem bekalan

Penerbitan5. Perkhidm atan Halam an Kandungan6. Penerbitan B uletin Perpustakaan

1. B uku2. Jurnal dan Media Elektronik3. B ahan Pandang - Dengar4. Peta5. Fotograf udara 6. Pangkalan data yang boleh diakses o leh pelanggan7. Penerbitan B uletin Perpustakaan adalah saluran


Penerbitan5. Perkhidm atan Halam an Kandungan6.


-








-







-







1. B uku2. Jurnal dan Media Elektronik3. B ahan Pandang -Dengar4. Peta5. Fotograf udara 6. Pangkalan data yang boleh diakses o leh pelanggan7. Penerbitan B uletin Perpustakaan adalah saluran

--



1. B uku2. Jurnal dan Media Elektronik3.






B ahan Pandang - Dengar4. Peta5. Fotograf udara 6. Pangkalan data yang boleh diakses o leh pelanggan7. Penerbitan B uletin Perpustakaan adalah saluran





--















-



-




1. Sistem Perolehan B ahan2. Sistem Mengindeks dan Mem p roses B ahan





3. Sistem Mengurus Pem injam an dan Pem ulangan B ahan4. Sistem Mengurus Perk hidm atan Pem bekalan



-



-



1. B uku1. B uku2. Jurnal dan Media Elektronik3. B ahan Pandang - Dengar4. Peta5. Fotograf udara 6. Pangkalan data yang boleh diakses o leh pelanggan7. Penerbitan B uletin Perpustakaan adalah saluran

2. Jurnal dan Media Elektronik3. B ahan Pandang - Dengar4. Peta5. Fotograf udara 6. Pangkalan data yang boleh diakses o leh pelanggan7. Penerbitan B uletin Perpustakaan adalah saluran

1. B uku2. Jurnal dan Media Elektronik3. B ahan Pandang - Dengar4. Peta5. Fotograf udara 6.


Pangkalan data yang boleh diakses o leh pelanggan7. Penerbitan B uletin Perpustakaan adalah saluran



1. B uku2. Jurnal dan Media Elektronik3. B ahan Pandang -Dengar4. Peta5.



1. B uku2. Jurnal dan Media Elektronik3. B ahan Pandang -Dengar4. Peta5. Fotograf udara 6. Pangkalan data yang boleh diakses o leh pelanggan7. Penerbitan B uletin Perpustakaan adalah saluran6. Penerbitan B uletin Perpustakaan

7. Perkhidm atan bantuan Pen carian Maklum at Melalui Pangkalan Data

7. Penerbitan B uletin Perpustakaan adalah saluran kom unikasi antara PS Z dan pelanggan dll

6.7. Perkhidm atan bantuan Pen carian Maklum at Melalui

Pangkalan Data


Nota : R ujuk Lam piran untuk pe njelasan Input - Proses -Output -R ekod


Pangkalan Data




Pangkalan Data



6. Penerbitan B uletin Perpustakaan7. Perkhidm atan bantuan Pen carian Maklum at Melalui

Pangkalan Data



Pangkalan Data




Pangkalan Data





Pangkalan Data


Nota : R ujuk Lam piran 2 untuk pe njelasan Input - Proses -Output -R ekod


Pangkalan Data


Pangkalan Data



Pangkalan Data



Pangkalan Data


Nota : R ujuk Lam piran untuk pe njelasan


Nota : R ujuk Lam piran untuk pe njelasan Input - Proses -Output -R ekodInput - Proses -Output -R ekod


Pangkalan Data


Pangkalan Data






Pangkalan Data


Pangkalan Data



Nota : R ujuk Lam piran untuk pe njelasan Input - Proses -Output -R ekodNota : R ujuk Lam piran untuk pe njelasan Input - Proses -Output -R ekod


Pangkalan Data


Pangkalan Data




Pangkalan Data



Pangkalan Data


Nota : R ujuk Lam piran untuk pe njelasan Input - Proses -Output -R ekodNota : R ujuk Lam piran untuk pe njelasan Input - Proses -Output -R ekod

6.6.7. Perkhidm atan bantuan Pen carian Maklum at Melalui

Pangkalan Data7. Perkhidm atan bantuan Pen carian Maklum at Melalui

Pangkalan Data








Pangkalan Data


Pangkalan Data


Nota : R ujuk Lam piran 2 untuk pe njelasan Input - Proses -Output -R ekod

PROSEDUR DI PSZKLPROSEDUR DI PSZKL

1 Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan1. Prosedur Pengendalian Maklumbalas PerkhidmatanPerpustakaan. - P(MPKL)/PSZ/72.3

2 P d M g k P i j B h2. Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan.- AKT(BIBKL)/PSZ/75.1

3. Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan.- AKT(PUBKL)/PSZ/75.1

4. Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL Daripada PSZKL Kepada PSZ Cawangan danLuar) AKT(SPPDKL)/PSZ/75 1 Luar). - AKT(SPPDKL)/PSZ/75.1

PROSEDUR DI PSZKL

5. Prosedur Menguruskan Perkhidmatan

PROSEDUR DI PSZKL

gInterLibrary Loan (ILL Kepada PSZKL Daripada PSZ Cawangan dan Luar).

AKT(SPPLKL)/PSZ/75 1- AKT(SPPLKL)/PSZ/75.1

6.Posedur Mengurus Penyusunan BukuAKT (PENKL)/PSZ/75 1 - AKT (PENKL)/PSZ/75.1

7. Prosedur Mengurus Pembelian Buku BagiPerpustakaan Cawangan SPACE p g- AKT(BSPACE)/PSZ/74

8. Prosedur Mengkatalog dan MemprosesB h AKT(MB)/PSZ/75 3Bahan. - AKT(MB)/PSZ/75.3


Hasildapatan Audit Dalam 2008p

AUDIT DALAM PSZ - 2008 JUMLAH NCR BERDASARKAN ELEMEN

10 10

89

10

PSZ SKD

45678 PSZ KL

1 1

2 21

01

01

4

1234

0 0 0 0 0 001

PSZ SKD 1 0 2 2 1 1 10 10

5.1 6.3 7.5.1 8.2.3 8.3 8.5.3 4.2.3 4.2.4

PSZ KL 0 1 0 0 0 0 1 4

‘SISTEM PENGURUSAN KUALITIHASIL PENEMUAN AUDIT DALAM 2008 :

SENARAI NON CONFORMING SISTEM PENGURUSAN KUALITISENARAI NON CONFORMING

BIL BAHAGIAN

NO. PROSEDUR

ELEMEN

STATUS PENEMUAN JURUA

UDIT

1 PSZKL PUBKL/PSZ75 6 3 NCR 2 it l t d i di d l bilik AT1 PSZKL PUBKL/PSZ75.1

6.3 NCR 2 unit alat pemadam api di dalam bilik komputer tidak diletakkan pada tempat yang tidak sepatutnya. Hasil semakan mendapati 1 unit alat tersebut telah tamat tempoh (Tarikh semakan akhir -

AT

p (14/09/06).

2 PSZKL PIBKL/PSZ75.1

4.2.4 NCR Semakan Penyenggaraan Alat pada setiap hari Isnin atau keesokkan harinya pada

AT

Senarai Semakan Alat di Unit Sirkulasi -PSZ 18.8 (Pin1/2008) tidak dilaksanakan seperti yang didokumenkan.- Semakan alat tidak dibuat pada minggu ke-3 bulan Jun 2008 (16/06/08)ke-3 bulan Jun 2008. (16/06/08)


4.2.4 NCR Penggunaan borang yang tidak terkini sebagai lampiran di dokumen. 1. Senarai Semakan Alat di Unit Sirkulasi - PSZ 18.8 (Pin1/2006) masih digunakan.

AT

( / ) g

‘SISTEM PENGURUSAN KUALITIHASIL PENEMUAN AUDIT DALAM 2008 :

SENARAI NON CONFORMING SISTEM PENGURUSAN KUALITI

BIL

BAHAGIAN

NO. PROSEDUR

ELEMEN STATUS PENEMUAN JURUA

UDIT


4.2.3 NCR Cross Reference MK/PSZ/011. Penggunaan istilah Jabatan di dalam semua dokumen PSZKL masih digunakan

AT

PSZKL masih digunakan. Istilah Bahagian tidak dikemaskini.

5 PSZKL PIBKL/PSZ75 1

4.2.4 NCR Masih menggunakan borang Senarai Semakan Alat di Unit

AT5.1 Senarai Semakan Alat di Unit

Sirkulasi yang tidak terkini -PSZ 18.8 (Pin1/2006). Pindaan terkini borang adalah PSZ 18.8 (Pin1/2008)(Pin1/2008)


4.2.4 NCR Masih menggunakan borang Laporan Kerosakan Alat/Perabot, PSZ18.1 (Pi 2/2005) Pi d t ki i

AT

(Pin.2/2005). Pindaan terkini borang adalah PSZ18.1 (Pin.1/2008)


AUDIT DALAM 2008AUDIT DALAM 2008 Jumlah OFI Bagi PSZ SKD & KL

3

SKD

KL = 3 isu

SKD

KLSKD = 62 isu

1212

‘SISTEM PENGURUSAN KUALITIPENEMUAN HASIL AUDIT DALAM 2008 : OPPORTUNITIES FOR IMPROVEMENTSISTEM PENGURUSAN KUALITI

BAHAGIAN

NO. PROSEDUR

ELEMEN

STATUS PENEMUAN

JURUAUDIT

PSZKL PIBKL/PSZ75.1

5.4.1 OFI Cross Reference dari PIB/PSZ/75.1, PUB/PSZ 75 1 dan MP/PSZ/72 3

AT1 PUB/PSZ.75.1 dan MP/PSZ/72.3 -

Penyeragaman Objektif Kualiti bagi Prosedur berikut mengikut Perpustakaan Induk :-1. Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan PerpustakaanPerkhidmatan Perpustakaan2. Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan3. Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan

PSZKL PIBKL/PSZ75.1

5.1 OFI Cross Reference dari BPD/PSZ/74, MB/PSZ/75.3, KK/PSZ/75.1 dan PEN/PSZ/75.1 - PSZKL perlu mendokumenkan aktiviti yang dilaksanakan di PSZKL mengikut

AT

dilaksanakan di PSZKL mengikut Perpustakaan Induk :-1. Prosedur Mengurus Pembelian Buku dan Bahan Pandang Dengar2. Prosedur Mengkatalog dan Memproses BahanBahan3. Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran Pencarian Maklumat4. Prosedur Mengurus Penyusunan Bahan

‘SISTEM PENGURUSAN KUALITIPENEMUAN HASIL AUDIT DALAM 2008 : OPPORTUNITIES FOR

IMPROVEMENTSISTEM PENGURUSAN KUALITI

NO. PROSEDUR ELEMEN STATUS PENEMUAN JURUAUDI

TN TPUBKL/PSZ75.1 6.3 OFI Aktiviti pelupusan bagi peralatan berikut

tidak dilaksanakan1. Peralatan komputer yang telah rosak masih tidak dilupuskan (Teguran telah

AT

p ( gdibuat oleh TKP(PP) dan KBA semasa lawatan ke PSZKL pada 24 Ogos 2007).Senarai pelupusan komputer telah dibuat bertarikh 27 Mei 2008) tetapi masih tidak dilupuskan dan ditempatkan dalam tidak dilupuskan dan ditempatkan dalam bilik komputer.2. CPU HP Compaq D530 siri SGH4520808C8 untuk dilupuskan tetapi tidak dimasukkan dalam senarai pelupusan yang disediakan. Memory telah dikeluarkan dari CPU berkenaan dan diletakkan dalam komputer lain.

HASIL AUDIT HASIL AUDIT SIRIM 2008 (surveillance)SIRIM 2008 (surveillance)

30 30 –– 31 July 200831 July 2008yy2 ‘OBSERVATIONS’ atau OFI (Opportunities For 2 ‘OBSERVATIONS’ atau OFI (Opportunities For Improvement)Improvement)

5.4.1 The division’s quality objectives should to be 5.4.1 The division’s quality objectives should to be reviewed annually to reflect actual performance. reviewed annually to reflect actual performance. y py pThe performance record of each staff need to beThe performance record of each staff need to bereviewed before before any change is introduced.reviewed before before any change is introduced.

7.5.1(e) Once a year maintenance of the VHS tapes is 7.5.1(e) Once a year maintenance of the VHS tapes is not sufficient to ensure no development of fungus.All not sufficient to ensure no development of fungus.All tapes must be serviced.tapes must be serviced.

SKOP PROSEDUR DIPERLUASKAN :

6.Prosedur Mengurus Penyusunan Buku

SKOP PROSEDUR DIPERLUASKAN :

6.Prosedur Mengurus Penyusunan Buku - AKT (PENKL)/PSZ/75.1

7. Prosedur Mengurus Pembelian Buku Bagi Perpustakaan Cawangan SPACE - AKT(BSPACE)/PSZ/74

8 Prosedur Mengkatalog dan Memproses 8. Prosedur Mengkatalog dan Memproses Bahan. - AKT(MB)/PSZ/75.3

PENAMBAHBAIKAN BERTERUSANPENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN

-- Semakan Polisi kualiti Semakan Polisi kualiti

• Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan bagi perkhidmatan dan pelanggan bagi perkhidmatan dan kemudahan Perpustakaan melalui Kajian Kepuasan Pelanggan,

• Mencapai 80% tahap kepuasan p p ppelanggan bagi Program Pendidikan Penggunaan,


M k i d - Menyemak pencapaian dan penambahbaikan Objektif Kualiti yang telah dicapaitelah dicapai

Penyeragaman objektif kualiti Penyeragaman objektif kualiti prosedur di PSZKL dengan PSZSKDPSZSKD


B k l ISO b i t f b PSZ-- Bengkel ISO bagi staf baru PSZ

-- Kajian Proses Kerja Semasa Bersama Staf

-- Kajian Kepuasan Pengguna (CSI)


PERANCANGAN PROGRAM AUDIT 2009PERANCANGAN PROGRAM AUDIT 2009PERANCANGAN PROGRAM AUDIT 2009PERANCANGAN PROGRAM AUDIT 2009

1. Audit Dalam : mulai 22 JUN 2009Audit Dalam di PSZKL :Audit Dalam di PSZKL : 25 JUN 2009 & 26 JUN 2009

2 Audit SIRIM : 29 & 30 JULAI 20092. Audit SIRIM : 29 & 30 JULAI 2009


S t B tSantun Bertamu Darjat Berzaman:

Komemoratif Sedekad (1998-2008) Sistem Pengurusan KualitiSistem Pengurusan Kualiti

Perpustakaan Sultanah Zanariah

TahunTahun 2008 2008 bermaknabermakna genapgenapTahunTahun 2008 2008 bermaknabermakna genapgenap10 10 TahunTahun PensijilanPensijilan ISO ISO didi PSZPSZ

‘SISTEM PENGURUSAN KUALITI.5%

4.8%

84.6

%

86.0

%

85.1

%

5.0%

2.6%

4.0%

90 0%

Perbandingan Indeks Kepuasan Pelanggan PSZ bagi Kategori Utama bagi Tahun 2006 - 2008

SISTEM PENGURUSAN KUALITI

82 84 8 8

68.1

%

65.5

%

.4%

.8% 67

.0%

69.3

%

71.0

%

72.0

%

.6%

0% 3.4%

8 85 82 84

70 0%

80.0%

90.0%

6

61 60.

57.3

% 62.

58.0 63

50.0%

60.0%

70.0%

s In

deks

30.0%

40.0%

50.0%

Jum

lah

Pera

tus

10.0%

20.0%

J

0.0% Staf Perkhidmatan Maklumat/

KemahiranPerpustakaan

Produk PSZ PersekitaranJulai 2006Disember 2006 Perpustakaan

Kategori IndeksDisember 2007Ogos 2008


Kategori

Indeks

Julai

Indeks

Disember

Indeks

Disember

Indeks

Ogos Kategori Julai

2006

Disember

2006

Disember

2007

Ogos

2008

A Indeks Staf 82 5% 84 8% 84 6% 86 0%A.Indeks Staf

B.Indeks Perkhidmatan

C.Indeks Maklumat

82.5%

68.1%

67.0%

84.8%

65.5%

69.3%

84.6%

61.4%

71.0%

86.0%

60.8%

72.0%C.Indeks Maklumat

/Kemahiran

Perpustakaan

67.0% 69.3% 71.0% 72.0%

A.Indeks Produk PSZ

B.Indeks Persekitaran

57.3%

85.1%

62.6%

85.0%

58.0%

82.6%

63.4%

84.0%

F. Indeks Keseluruhan 62.4% 73.4% 71.5% 73.24%


TERIMA KASIH ATAS

KOMITMEN SEMUA

Documents

TAKLIMAT KESEDARAN KUALITI OLEH WAKIL PENGURUSANportal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/WP_KL... · -Manual Prosedur Kerja dan Arahan KerjaManual, ... Pemantauan