TAKLIMAT - Universiti Teknologi Malaysiaportal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/wp_2012.pdf · 1) Mendokumenkan proses kerja, carta aliran tugas dan dokumen- d k

TAKLIMAT

SISTEM PENGURUSAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAHPERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH

OLEHOLEH

WAKIL PENGURUSANWAKIL PENGURUSAN

15 15 FebruariFebruari 20122012BilikBilik Seminar 3Seminar 3BilikBilik Seminar 3Seminar 3

www.utm.my Inspiring Creative & Innovative Minds 1www.utm.my Inspiring Creative & Innovative Minds 1

OBJEKTIF

• Menyampaikan maklumat terkini mengenai Sistem P K liti PSZPengurusan Kualiti PSZ.

• Mendapatkan penglibatan staf dalam keseluruhan• Mendapatkan penglibatan staf dalam keseluruhan Program Kualiti PSZ.

www.utm.my Inspiring Creative & Innovative Minds 2

ISO DAN ISO 9000

• ISO - Badan bersekutu menggabungkan organisasi dariseluruh dunia. Ditubuhkan pada 27 Februari 1947 danseluruh dunia. Ditubuhkan pada 27 Februari 1947 danberibu pejabat di Geneva Switzerland.

ISO 9000 S t t d d b t li t k• ISO 9000 - Satu standard bertulis yang menetapkandan menerangkan elemen asas yang perlu ada dalamsistem kualiti bagi memastikan perkhidmatanyang diberikan oleh sesebuah organisasi dapatmemenuhi kehendak pelanggan dan diiktiraf diperingkat antarabangsa.peringkat antarabangsa.


ISO DAN ISO 9000

• Kualiti dalam ISO boleh ditakrifkan sebagai keseluruhangciri-ciri dan sifat-sifat produk atau perkhidmatan yang dapat memenuhi kehendak yang dinyatakan dantersirat mengikut kehendak pelanggan.tersirat mengikut kehendak pelanggan.

• Piawai ISO diperlukan untuk menghasilkan keseragamand k t k l d khid t l bihdan kesetaraan keluaran dan perkhidmatan yang lebihcekap, berkesan, selamat, bersih dan berkualiti.


ISO 9000 FAMILY

ISO 9001:2008 QMS; QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

ISO 9000:2005 QMS; FUNDAMENTAL AND VOCABULARYISO 9000:2005 QMS; FUNDAMENTAL AND VOCABULARY

ISO 9004:2009QMS; GUIDELINES FOR PERFORMANCE IMPROVEMENTS


MENGAPA PERLU ISO?

Sistem Pengurusan Kualiti ISO memberi penekanan terhadap:

Pencegahan dan b kan mengatasi masalah setelah ia berlak• Pencegahan dan bukan mengatasi masalah setelah ia berlaku; • Kajian semula yang berterusan ke atas proses-proses yangkritikal dan membuat tindakan pembetulan;

• Mewujudkan cara bekerja yang konsisten dan menepati prinsipbetul pertama kali dan setiap kali;

• Perlaksanaan tugas berdasarkan kepada prosedur yangPerlaksanaan tugas berdasarkan kepada prosedur yangdidokumenkan;

• Dan mementingkan penyimpanan rekod kualiti untuk membuktikan tindakan yang telah dilaksanakanmembuktikan tindakan yang telah dilaksanakan.


8 PRINSIP ISO 9001:2008● Fokus pada pelanggan (customer focus)● Kepemimpinan (leadership)● Penglibatan staf (involvement of people)● Pendekatan proses (process approach)● Pendekatan sistem untuk pengelolaan (system approach to

management)P b hb ik b t ( ti l i t)● Penambahbaikan berterusan (continual improvement)

● Membuat keputusan berdasarkan fakta (factual approach to decision making)decision making)

● Hubungan yang saling menguntungkan dengan pembekal (mutually benefical supplier relationships)


PENSIJILAN MS ISO 9001:2008

Pensijilan baru MS ISO 9001:2008 telah diperolehi bagi PSZ JB dan PSZ ICKL dengan nombor sijil AR1405 berkuatkuasa 9 SeptemberPSZ ICKL dengan nombor sijil AR1405 berkuatkuasa 9 September 2010 sehingga 29 Mei 2013 (3 tahun). Sijil dikeluarkan kepada kedua-dua kampus secara berasingan. Kali ini SIRIM juga memberikan pensijilan tambahan iaitu IQNet dimana sijil ini adalah pengiktirafan oleh International Certification Network. Sijil IQNet telah diterimapakai di hampir 38 negara yang menjadi ahlinya. Rujuk Sijil MS ISO 9001:2008


CERTIFIED TO ISO 9001:2008CERT. NO. : AR 1405

HASIL SURVEILLANCE AUDIT29 – 30 JUN 201129 – 30 JUN 2011

● Juruaudit : Pn Siti Rahmah binti Ahmad dari SIRIM Bhd● Juruaudit : Pn. Siti Rahmah binti Ahmad dari SIRIM Bhd.● Tiada NCR dan OFI dijatuhkan. ● Namun Juruaudit memberikan "verbal reporting" untukp g

menambahbaik sistem kualiti PSZ.● Juruaudit juga mencadangkan PSZ meneruskan langkah

pembaharuan berterusan ke tahap yang lebih tinggipembaharuan berterusan ke tahap yang lebih tinggi.


PROGRAM KUALITI YANG TELAH DILAKSANAKANDILAKSANAKAN

Audit KeselamatanPada 24 Februari 2011 PSZ menerima kunjungan panel auditkeselamatan pada jam 2.30 petang dimana PSZ menjalani AuditKeselamatan sebagai satu usaha penambahbaikan persekitaran.

Mesyuarat Semakan Pengurusan

Mesyuarat Semakan Pengurusan PSZ telah diadakan 2 kali diperingkatMesyuarat Semakan Pengurusan PSZ telah diadakan 2 kali diperingkatpengurusan PSZ dan dihadiri oleh Ketua Pustakawan, Timbalan KetuaPustakawan, Ketua Bahagian dan juga wakil dari Jabatan lain di UTM iaitu Pejabat Hartabina, CICT dan juga pejabat Bendahari UTM.j , j g p j

Jabatan Perancangan dan Pembangunan dan Jabatan Perkhidmatantelah mengadakan 1 kali mesyuarat tiap satu. Mesyuarat SemakanPengurusan di peringkat Jabatan dihadiri oleh semua Pustakawan


Pengurusan di peringkat Jabatan dihadiri oleh semua PustakawanJabatan.

URUSETIA KUALITI

Pengarah Kualiti ‐ Ketua PustakawanPn. Kamariah Nor Mohd Desa. a a a o o d esa

Wakil Pengurusan – TKP(PK)Pn Noraziah SharuddinPn. Noraziah Sharuddin

Jawatankuasa Kecil KualitiPn. Zaleha Atan – BPS

Pn. Zafarina Dol – BPMPn. Muzaimah Mohd Yunus – BPM

Pn. Junaidah Abdullah – BPMPn. Junaidah Abdullah BPMPn. Ramlah Mahidin – BPM


Semua Pemilik Proses

JURUAUDIT DALAM PSZPenasihat

PM Dr. Mohd Hasbullah Hj. IdrisKetua Juruaudit Dalam

Pn. Zaleha Atan

Cik Haslina Othman

Pn. Noraini Yahya

Pn. Junaidah Isnain

Pn. Nor Asikin Mohamad

En. Anuar Talib Cik Badariah Borham

Pn Kamariah P H li N iP H li H iEn Mohd NasirP Z f i D lPn. Kamariah Mohamed Jong

Pn. Haslina NasirPn. Haslina HussinEn. Mohd Nasir Ibrahim

Pn. Zafarina Dol


Pn. Zurina Rosmani Pn. Junaidah Abdullah En. Mohd Fuad Mohamed Yusof

Pn. Khairulbahiyah Yaakub

DOKUMENTASI ISO

DOKUMEN DESKRIPSI PEMILIK

MANUAL KUALITI Dokumen asas bagi SPK PSZKetua Pustakawan & Wakil Pengurusan

PROSEDUR MENDIRI (6 MANDATORI)

Prosedur umum yang digunapakai bagiaktiviti terbabit Wakil Pengurusan

PROSEDUR AKTIVITI Prosedur bagi proses kerja bahagian Pemilik Proses

P i i k j Pemilik ProsesARAHAN KERJA Perincian proses kerja Pemilik Proses

DOKUMEN SOKONGAN Bahan/dokumen yang dirujuk Pemilik Proses


DOKUMEN SOKONGAN Bahan/dokumen yang dirujuk

DOKUMENTASI ISO• 9 Prosedur Mendiri• 33 Prosedur Aktiviti

Bil. Bahagian Prosedur

1 Wakil Pengurusan 8 + 1 Manual Kualiti

2 B h i P t dbi & K 32 Bahagian Pentadbiran & Kewangan 3

3 Bahagian Pemprosesan Teknikal 1

4 Bahagian Pembangunan Sumber 4

5 Bahagian Pembangunan Automasi 2

6 Bahagian Perkhidmatan Maklumat 7

7 Bahagian Pengurusan Koleksi 57 Bahagian Pengurusan Koleksi 5

8 Bahagian Sokongan Penyelidikan 2

9 Bahagian Repositori 1


10 Bahagian PSZ ICKL 8

DOKUMENTASI ISO

Prosedur baru:• Prosedur Outsourcing Perpustakaan• Prosedur Outsourcing Perpustakaan• Prosedur Tindakan Pembetulan• Prosedur Tindakan Pencegahan• Prosedur Tindakan Pencegahan• Prosedur Mendeposit Bahan UTM-IR


SENARAI INDUK

■ Senarai Induk Rekod■ Senarai Induk dan Edaran Dokumen■ Senarai Induk Dokumen Sokongan

Tujuan: Perubahan maklumat dalam dokumentasi ISO.


PROSEDUR

WAKIL PENGURUSANWAKIL PENGURUSAN

■ Prosedur Audit Dalam - P(AD)/PSZ/82.2■ Prosedur Kawalan Dokumen dan Data - P(KDD)/PSZ/42.3■ Prosedur Kawalan Rekod P(RK)/PSZ/42 4■ Prosedur Kawalan Rekod - P(RK)/PSZ/42.4■ Prosedur Tanggungjawab dan Semakan Pengurusan - P(SP)/PSZ/56■ Prosedur Kawalan Produk Tidak Memenuhi Keperluan -

P(PTMK)/PSZ/83P(PTMK)/PSZ/83 ■ Prosedur Tindakan Pembetulan - P(TPB)/PSZ/85■ Prosedur Tindakan Pencegahan - P(TPC)/PSZ/85■ Prosedur Outsourcing Perpustakaan – P(OS)/PSZ/4.1


PROSEDUR

BAHAGIAN PENTADBIRAN & KEWANGANBAHAGIAN PENTADBIRAN & KEWANGANProsedur Latihan P(L)/PSZ/62■ Prosedur Latihan - P(L)/PSZ/62

■ Prosedur Mengurus Pembelian Harta Tetap, Inventori, Perkhidmatan dan Bahan - AKT(P)/PSZ/74P d P B AKT(PB)/PSZ/63

BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASIBAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI

■ Prosedur Penyenggaraan Bangunan – AKT(PB)/PSZ/63

■ Prosedur Mengurus dan Mengendali Penyenggaraan ICT PSZ -AKT(PMMP)/PSZ/63 P d P d M b ik lih P k k■ Prosedur Penyenggaraan dan Membaikpulih Perkakasan Perkomputeran - AKT(PMPP)/PSZ/63


PROSEDUR

BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMATBAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT■ Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan -■ Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan

AKT(MP)/PSZ/72.3 ■ Prosedur Penerbitan Buletin Perpustakaan - AKT(BP)/PSZ/72.3 ■ Prosedur Penerbitan Buku Panduan Perpustakaan -■ Prosedur Penerbitan Buku Panduan Perpustakaan -

AKT(PBPP)/PSZ/72.2■ Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Interlibrary Loan (ILL dpd PSZ

kpd PSZ Cawangan & Institusi Luar) - AKT(SPPD)/PSZ/75 1kpd PSZ Cawangan & Institusi Luar) - AKT(SPPD)/PSZ/75.1■ Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Interlibrary Loan (ILL kpd PSZ

dpd PSZ Cawangan & Institusi Luar) - AKT(SPPL)/PSZ/75.1 Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran Pencarian Maklumat■ Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran Pencarian Maklumat -AKT(KK)/PSZ/75.1

■ Prosedur Perkhidmatan Halaman Kandungan - AKT(HK)/PSZ/75.1


PROSEDUR

BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBERBAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER■ Prosedur Mengurus Pembelian Jurnal dan Media Elektronik -g

AKT(JME)/PSZ/74 ■ Prosedur Mengurus Pembelian Buku dan Bahan Pandang Dengar -

AKT(BPD)/PSZ/74( )■ Prosedur Mengindeks Artikel Jurnal UTM - AKT(PMAJ)/PSZ/75.3■ Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Khas - AKT(BK)/PSZ/74

BAHAGIAN PEMPROSESAN TEKNIKALBAHAGIAN PEMPROSESAN TEKNIKAL■ Prosedur Mengkatalog dan Memproses Bahan - AKT(MB)/PSZ/75.3

BAHAGIAN REPOSITORIBAHAGIAN REPOSITORIProsedur Mendeposit Bahan UTM IR AKT(IR)/PSZ/75 3


■ Prosedur Mendeposit Bahan UTM-IR – AKT(IR)/PSZ/75.3

PROSEDUR

BAHAGIAN PENGURUSAN KOLEKSIBAHAGIAN PENGURUSAN KOLEKSI■ Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan - AKT(PUB)/PSZ/75 1■ Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan AKT(PUB)/PSZ/75.1■ Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan - AKT(PIB)/PSZ/75.1 ■ Prosedur Menguruskan Penyusunan Buku - AKT(PEN)/PSZ/75.1

P d P jilid B h P t k AKT(PBP)/PSZ/75 5■ Prosedur Penjilidan Bahan Perpustakaan - AKT(PBP)/PSZ/75.5 ■ Prosedur Penyenggaraan dan Pemuliharaan Bahan dan Alat Media -

AKT(PPP)/PSZ/63

BAHAGIAN SOKONGAN PENYELIDIKANBAHAGIAN SOKONGAN PENYELIDIKAN■ Prosedur Perkhidmatan Bantuan Pencarian Maklumat Pangkalan Data -■ Prosedur Perkhidmatan Bantuan Pencarian Maklumat Pangkalan Data

AKT(PD)/PSZ/75.1 ■ Prosedur Pengurusan Bengkel Kemahiran Pencarian Maklumat

Penyelidikan - AKT(BMP)/PSZ/75 1


Penyelidikan AKT(BMP)/PSZ/75.1

PROSEDUR

BAHAGIAN PSZ (CAWANGAN ICKL)BAHAGIAN PSZ (CAWANGAN ICKL)Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan AKT(PIBKL)/PSZ/75 1■ Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan - AKT(PIBKL)/PSZ/75.1

■ Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan - AKT(PUBKL)/PSZ/75.1 ■ Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan -

AKT(MPKL)/PSZ/72 3AKT(MPKL)/PSZ/72.3 ■ Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL dpd PSZ KL

kpd PSZ Skudai & Institusi Luar) - AKT(SPPDKL)/PSZ/75.1 ■ Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL kpd PSZ KL

dpd PSZ Skudai & Institusi Luar) - AKT(SPPLKL)/PSZ/75.1■ Prosedur Mengurus Penyusunan Bahan - AKT(PENKL)/PSZ/72.3 ■ Prosedur Mengkatalog dan Proses Bahan Bagi Perpustakaan Cawangan

SPACE - AKT(BSPACE)/PSZ/75.3 ■ Prosedur Mengurus Pembelian Buku Bagi Perpustakaan Cawangan


g g p gSPACE - AKT(BSPACE)/PSZ/74

PORTAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI

SALURAN KOMUNIKASI BAGI PROGRAM KUALITI:

- Berita Semasa Program Kualiti PSZ- Pencapaian Objektif Kualiti BahagianPencapaian Objektif Kualiti Bahagian- Manual, Prosedur Kerja dan Arahan Kerja- Perancangan Strategik Terkini

L A dit D l & Obj ktif K liti- Laporan – Audit Dalam & Objektif Kualiti


Login untuk akses dokumentasi:


Username : pszPassword : kualiti

FOKUS KPI 2011■ BS ISO 11620 : 2008 dijadikan sebagai Key Performance

Indicator (KPI) PSZ.■ Mengukur prestasi perkhidmatan teras PSZ.■ Forum Special Interest Group : Key Performance Indicator

(SIGKPI) Perpustakaan Akademik diadakan di PSZ ICKL pada(SIGKPI) Perpustakaan Akademik diadakan di PSZ ICKL pada 10 Mei 2011.


FOKUS KPI 2011

■ PSZ telah menganjurkan International Conference & Workshop on KPIfor Libraries pada 17 – 19 Oktober 2011 di UTM Johor Bahru.p


PERANAN STAF

● Memahami maksud pensijilan ISO 9001:2008.● Memahami kenapa pensijilan tersebut perlu di PSZ● Memahami kenapa pensijilan tersebut perlu di PSZ.● Memahami Dasar Kualiti, Objektif Kualiti dan skop

pensijilan.p j● Menyokong aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan gerakan

ISO 9001:2008 di PSZ.


PERANAN STAFJika anda terlibat dengan prosedur kualiti ISO 9001:2008

1) Mendokumenkan proses kerja, carta aliran tugas dan dokumen-d k b k it d t jik t k d l kdokumen yang berkaitan dengan tugas jika termasuk dalam skoppensijilan.

2) Rujuk dan gunakan prosedur kualiti yang terkini.3) Laksanakan langkah langkah tersebut sebagaimana yang telah3) Laksanakan langkah-langkah tersebut sebagaimana yang telah

diprosedurkan.4) Simpan rekod-rekod yang berkaitan untuk diaudit. 5) Menunjukkan rekod-rekod kualiti kepada pegawai audit apabila5) Menunjukkan rekod rekod kualiti kepada pegawai audit apabila

diminta. 6) Menyumbang idea untuk proses penambahbaikan berterusan.


PERANAN STAF● Memberi komitmen dan bersama-sama sebagai satu pasukan

dalam memastikan perkhidmatan kepada pelanggan PSZ ditahap yang baik dan sentiasa berusaha untuk menambahbaikyang baik dan sentiasa berusaha untuk menambahbaik.



Documents

TAKLIMAT - Universiti Teknologi Malaysiaportal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/taklimat/wp_2012.pdf · 1) Mendokumenkan proses kerja, carta aliran tugas dan dokumen- d k