Embed Size (px)
DESCRIPTION
taller ap metodologia
Citation preview
1
TALLER MEJORAMIENTO
ORGANIZACIONAL SGI
Bucaramanga, Junio de 2012
Ing. Sandra Patricia Vargas Cordero
ORGANIZADORES
2
Objetivo General
Suministrar herramientas para fortalecer a
los procesos en la generación de acciones
correctivas, acciones preventivas y acciones
de mejora eficaces, que permitan incentivar
el mejoramiento continuo al interior de la
institución.
• Presentar conceptos básicos y la metodología AMEF(Análisis de modo y efecto de la falla) a los diferentesprocesos de la institución.
• Aplicar los conocimientos aprendidos, a través de larealización de un taller práctico que permita identificaracciones preventivas.
• Fortalecer la redacción de no conformidades potenciales yrecordar buenas prácticas para desarrollar accionespreventivas.
Objetivos Específicos
3
Contenido
Conceptos básicos
Aplicación de la metodología AMEF por procesos
Generación de acciones preventivas:
• Fortalecimiento en la redacción de No
Conformidades Potenciales o Riesgos.
• Buenas prácticas para desarrollar las acciones
preventivas.
1
2
3
Conceptos básicos1
4
Gestión de procesos
P
HV
A
P1P2
P3
P4
P5
P6
PHV
A
A
A
A
A
A
H
H
H
H
H
P
P
P
P
P
V
V
V
V
V
P
HV
A
TiposTipos
Es una herramienta que permite determinar acciones de
prevención a partir de la identificación de riesgos del
análisis de potenciales fallas en un producto/servicio,
proceso o sistema, con el fin de establecer los controles
adecuados que eviten la ocurrencia de las mismas.
Qué es el AMEF
(Análisis de modo y efecto de la falla) ?
5
Actividad emprendida para eliminar la
causa de una no conformidad potencial u
otra situación potencialmente indeseable y
evitar que suceda una no conformidad
Es la posibilidad de que suceda algo que
tendrá impacto en los objetivos, procesos,
servicios, entre otros. Se mide en términos
de consecuencia y probabilidad de
ocurrencia.
ACCION
PREVENTIVA
RIESGO
MODO DE FALLA
POTENCIAL
(Riesgo)
EFECTO DE LA
FALLA
POTENCIAL
Es la manera en que podría presentarse
una falla o problema potencial; es decir,
describir claramente de que manera el
servicio, proceso o la actividad puede
fallar.
Son las consecuencias o resultados
potenciales que producen los modo de
falla. Describir la consecuencia que se
pueda generar a raíz de la falla
potencial. Son los efectos, tales como
los percibiría el cliente
6
Califica la habilidad de los controles
actuales para detectar la falla potencial.
Es la probabilidad de que el modo de
falla potencial sea detectado antes de
que llegue al cliente/beneficiario.
SEVERIDAD: S
(Efecto)
OCURRENCIA: O
(Frecuencia)
DETECCION: D
(Controles)
Califica la gravedad (efecto) de una falla
potencial en el cliente/beneficiario, en el
proceso de prestación del servicio o el
incumplimiento de un requisito legal.
Es la frecuencia con la cual una causa
de falla potencial puede presentarse en
el proceso. Estimar el grado de
ocurrencia de la causa de la falla
potencial.
El número probable de
riesgo (NPR) califica
globalmente el riesgo e
indica la prioridad de acción.
(NPR = S x O x D).
NPR
(Número
Probable de
Riesgo)
Conceptos Básicos
7
Aplicación de la metodología AMEF 2
Proceso para la Gestión del Riesgo
Gestión del
Riesgo
Establecer el contexto
Identificar los riesgos
Valorar los riesgos
Analizar los riesgos
Tratar el riesgo
Efectuar monitoreo
y revisión
8
1. Ubicar la caracterización del proceso.
2. Listar las actividades del proceso que pueden presentar fallas
potenciales, para lo cual, previamente se debe analizar el engranaje:
Entrada� Proveedor� Actividad� Salida�Cliente.
3. Para cada una de las actividades sensibles a fallas determinadas en
el punto anterior se deben registrar en la columna modos de falla
posibles o potenciales, en el siguiente cuadro:
Para cada una de las actividades sensibles a fallas determinadas en el
punto anterior se deben establecer los modos de falla posibles.
Instrucciones
Proceso: Talento Humano Fecha: 19/06/12
Líder del Proceso: Sandra Vargas
Participantes: Patricia Perez
Modo de falla potencial Efecto de falla potencial Severidad (S)
Modo de falla es la manera en que podría
presentarse una falla o problema.
Para determinarlas nos cuestionamos ¿De
qué forma podría fallar el proceso o
actividad?
Describir claramente de que manera el
proceso o la actividad puede fallar.
Efecto: Cuando el modo de falla no
se previene ni corrige, el
cliente/beneficiario puede ser
afectado.
Describir la consecuencia que se
pueda generar a raíz de la falla
potencial.
Se debe de tomar en
cuenta el efecto de la
falla en el
cliente/beneficiario.
Ver escala.
EJEMPLOS:
- Que el programa de formación no se
elabore oportunamente
-Incumplimiento de requisitos de
norma en auditorías (NC)
*10
- Que el programa no contemple todas las
necesidades de las diferentes fuentes y
su alcance no cubra capacitar a todos los
empleados.
-No haya incremento de la
competencia del personal, por lo
cual no mejora su desempeño.
*7
9
Causa de la falla Ocurrenc
ia (O)
Controles
actuales
Detección (D) NPR
(S*O*D
)
Es la raíz, procedencia y/o
el fundamento de la falla
potencial e indica una
debilidad en el proceso.
Describe cual es el origen
de la falla potencial:
*6M`S:
Talento Humano, Servicios
y Suministros, Medición,
Metodología,
Infraestructura/Equipos,
Factores Externos.
Es
necesario
estimar el
grado de
ocurrenci
a de la
causa de
la falla
potencial.
Ver
escala
Registrar los
controles actuales
que estén dirigidos
a prevenir o
detectar la causa
de la falla.
Describir los
mecanismos de
seguimiento,
monitoreo y
controles que se
tienen para
detectar la causa
de la falla.
Califica la
efectividad de los
controles
existentes de
acuerdo con la
siguiente
escala.
Se estima la
probabilidad de
que el modo de
falla potencial sea
detectado antes de
que llegue al
cliente/beneficiario.
Ver escala
NPR:
Número
probabl
e de
riesgo.
Causa de la falla Ocurrencia
(O)Controles
actuales
Detección (D) NPR
(S*O*D)
EJEMPLOS:
- Falta de Planeación
de la actividad por
parte del responsable.
- Falta de control
*7 No se tiene
control
*10
700
AP
- No se tiene una
herramienta que
permita recopilar
todas las necesidades
de formación a partir
de las diferentes
fuentes.
- Falta de análisis de la
información de
necesidades vs
personal
*7 No se tiene
control
*10 490
AP
10
ESCALA GRADO SEVERIDAD (S)
Se debe de tomar en cuenta el efecto de la falla en el cliente/beneficiario.
1 El cliente/beneficiario no percibe ningún efecto
3 Existe leve grado de insatisfacción por parte del cliente/beneficiario
5 Existe un nivel medio de insatisfacción por parte del cliente/beneficiario
7 Existe alto grado de insatisfacción por parte del cliente/beneficiario
10 Se pone en peligro la confiabilidad de la organización debido al mal
servicio prestado. Incumplimiento de un requisito legal/norma.
ESCALA PROBABILIDAD DE OCURRENCIA (O)
Es necesario estimar el grado de ocurrencia de la causa de la falla potencial.
1 Probabilidad remota de que la falla ocurra
3 Bajo nivel de que ocurra la falla
5 Fallas ocasionales
7 Existe una alta probabilidad de ocurrencia de la falla
10 Es seguro que la falla se presente de acuerdo con la información
disponible. La falla es casi inevitable
ESCALA HABILIDAD DE DETECCION (D)
Se estimará la probabilidad de que el modo de falla potencial sea
detectado antes de que llegue al cliente/beneficiario.
1 Existe plena seguridad de que la falla potencial se va a encontrar o
prevenir antes de llegar al cliente/beneficiario.
3 Los controles pueden detectar o prevenir que la falla potencial llegue al
cliente/beneficiario.
5 El Sistema de control puede que no detecte o prevenga la falla potencial
(no son efectivos) antes de que llegue al cliente/beneficiario.
7 Se presenta una alta probabilidad de que la falla llegue al
cliente/beneficiario sin ser detectada.
10 No existen controles para detectar la falla o los existentes no son
suficientes.
11
4. Acciones recomendadas:
• Si se tiene un NPR bajo es menor de 125 se elimina el riesgo.
• Si el NPR medio es mayor de 125 y menor de 490 es necesario
considerar el planteamiento de una acción preventiva o acción de
mejora, aunque es opcional (FSE.07 Acciones Preventivas /
Correctivas o FSE.11 Acciones de Mejora).
• Y si el NPR alto es mayor o igual a 490 se debe generar una acción
preventiva y diligenciarla en el formato FSE.07 Acciones Preventivas /
Correctivas.
NOTAS:
*Se deben atacar los problemas con NPR alto, así como aquellos que
tengan un alto grado de ocurrencia no importando si el NPR es alto, medio
o bajo.
*Se debe tener en cuenta cuando se habla de cliente/beneficiario que se
hace referencia tanto al cliente externo como interno.
*Una vez realizadas las acciones preventivas y/o acciones de mejora, se
recalcula el grado de ocurrencia, severidad, detección y el NPR, para
determinar si esta en el rango admisible para su eliminación.
*De este ejercicio de AMEF también pueden identificarse problemas o fallas
reales, para los cuales debe generarse una acción correctiva (FSE.07
Acciones Preventivas / Correctivas).
12
Taller No. 1 Aplicación de la Metodología AMEF
Objetivo:
Fortalecer a los asistentes en la aplicación de la metodología AMEF, con el
fin de fomentar en los procesos a la generación de acciones preventivas.
Metodología:
1. Organizar equipos de trabajo
2. Identificar para cada proceso las fallas potenciales (riesgos) y aplicar la
metodología AMEF , haciendo uso del taller suministrado por el docente.
3. Retroalimentación entre grupos.
Estratégicos:
Se asocia con la forma en que se administra la Entidad. Se enfoca en asuntos
globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, y
la clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de
la alta dirección. Incluyen factores externos como la situación económica nacional o
internacional, situación de orden público / política, la regulación en general, entre
otros.
Operativos:
Comprende los Riesgos relacionados tanto con la parte operativa como técnica de la
Institución, incluye riesgos provenientes de:
• Deficiencias en los sistemas de información,
• En la definición de los procesos,
• En la estructura de la entidad,
• La desarticulación entre dependencias,
“Lo cual conduce a ineficiencias, oportunidades de corrupción e incumplimiento de
los compromisos institucionales”.
Recordemos3.Clasificación de Riesgos
13
Proyectos:
Asociados con proyectos, buscan evitar tiempos muertos, incremento del número de
horas invertidas e imprevistas, así como el desbordamiento de costos.
Riesgos de Control:
Están directamente relacionados con inadecuados o inexistentes puntos de control y
en otros casos, con puntos de controles obsoletos, inoperantes o poco efectivos.
Financieros:
Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad que incluye:
• La ejecución presupuestal
• La elaboración de los estados financieros
• Los pagos
• Manejos de excedentes de Tesorería
• Manejo sobre los bienes de cada entidad
“De la eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos, así como su
interacción con las demás áreas dependerá en gran parte el éxito o fracaso de toda
la Universidad“.
Cumplimiento:
Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos
legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso
ante la comunidad.
Tecnológicos:
Se asocian con la capacidad de la Entidad para que la tecnología disponible
satisfaga las necesidades actuales y futuras de la entidad y soporte el
cumplimiento de la misión. Cualquier evento que atente contra la seguridad
informática, tales como: pérdida total o parcial de la información, daños
parciales o totales al software utilizado en la institución, así como a la
plataforma de red.
Físicos:
Relacionados con los elementos físicos, equipos de trabajo, condiciones
ambientales, de seguridad industrial y de infraestructura.
14
Generación de Acciones Preventivas3
Identificación
del Problema
Potencial
¿Cómo identificar problemas potenciales?
¿Qué podría Pasar?
¿En cuánto?
¿Cuándo podría ocurrir?
¿Dónde?
¿Por qué pasaría?
¿Quién sería el
responsable?
¿Cómo podría
pasar?
¿Cuánto costaría la
solución?¿Cuánto costaría no
hacer nada?
15
Redacción de la no conformidad potencial
Se evidencia potencial incumplimiento de la meta del
indicador “satisfacción del cliente/beneficiario”, la meta es
90%, y en Enero y Mayo de 2012 obtuvo 92% y 91%
respectivamente.
Se evidencia potencial incumplimiento de la meta del
indicador “satisfacción del cliente/beneficiario”, la meta es
90%, y en Enero y Mayo de 2012 obtuvo 92% y 91%
respectivamente.
Se evidencia potencial incumplimiento de requisitos
legales aplicables a la institución, lo cual generaría
sanciones.
Se evidencia potencial incumplimiento de requisitos
legales aplicables a la institución, lo cual generaría
sanciones.
Se evidencia potencial incumplimiento de requisitos
legales aplicables a la institución.
Se evidencia potencial incumplimiento de requisitos
legales aplicables a la institución.
Posible/Potencial Puede existir una falla en el sistema, en la
red o simplemente en el propio computador y generar
perdida de información importante para el funcionamiento de
la institución.
Posible/Potencial Puede existir una falla en el sistema, en la
red o simplemente en el propio computador y generar
perdida de información importante para el funcionamiento de
la institución.
Posible equivocación en la remisión de muestras al
laboratorio al cambiar el nombre del proyecto / lote en la
misma y que no corresponda con el de la remisión.
Posible equivocación en la remisión de muestras al
laboratorio al cambiar el nombre del proyecto / lote en la
misma y que no corresponda con el de la remisión.
Redacción de la no conformidad potencial
16
Etapas de Solución de Problemas para el
planteamiento de Acciones Preventivas
Técnicas de
Análisis de
Problemas
4. Establece el Plan de Acción: (Líder del
Proceso/Subproceso o Director de Lab. y/o el
personal involucrado)
Técnicas de
Análisis de Problemas
Procedimiento Acciones Preventivas
1. Identifica la No Conformidad Potencial
(Líder del Proceso/Subproceso o Director
de Lab. y/o el personal involucrado,
Equipo Auditor)
2. Describe la No Conformidad potencial
(Líder del Proceso/Subproceso o Director
de Lab. y/o el personal involucrado)
3. Determina las causas para la No
Conformidad potencial (Líder del
Proceso/Subproceso o Director de Lab. y/o
el personal involucrado)
17
8. Cierre de la acción planteada
Procedimiento Acciones Preventivas
5. Implementa el plan de acción
Funcionario(s), responsable(s)
6. Verifica el cumplimiento del plan de acción
(Líder del Proceso/Subproceso o Director de
Lab. y/o el personal involucrado)
7. Verifica la eficacia de las acciones
tomadas (Líder del Proceso/Subproceso o
Director de Lab. y/o el personal
involucrado)
Procedimiento Acciones Preventivas
9. Envía trimestralmente el estado de las
acciones preventivas (Líder del Proceso,
Subproceso o Director de Lab.).
10. Consolida y presenta informe al Comité del
SGC (Líder del Proceso, Seguimiento
Institucional)
18
Taller No. 2 Generación de Acciones Preventivas
Objetivo:
Fortalecer a los participantes en la redacción de la no conformidad
potencial o riesgo y en la generación de acciones preventivas eficaces.
Metodología:
1. Organizar equipos de trabajo
2. Redactar la no conformidad potencial (riesgo) y generar la acción
preventiva para la no conformidad detectada utilizando el formato
FSE.07 Acciones Preventivas / Correctivas. Aplicar las buenas
prácticas transmitidas por el docente.
3. Retroalimentación entre grupos.
“Los empleados de las organizaciones
son fundamentales para mejorar
continuamente y su compromiso es
necesario para lograr cambios
exitosamente”.
19
Cooperación y Colaboración
GRACIAS POR SU
ATENCION
