TARTU ÜLIKOOLPärnu kolledž

Ettevõtluse osakond

Coraly KantKreyt Kõiv

Tanel Pihelgas Ülle Rämo

Priit SolovjevAnu Tommula

TARKVARA SPORIÜRITUSTE PROJEKTIDES

Referaat

Juhendaja: lektor Taavi Tamberg

Pärnu 2011

SISUKORDSissejuhatus.......................................................................................................................3

1. Ülevaade spordiprojektide tarkvara vajadustest............................................................4

1.1. Organisatsiooni tasandi vajadused.........................................................................4

1.2. Persoonide/rollide tasandi vajadused.....................................................................4

1.3. Projektipõhised tarkvara vajadused........................................................................6

2. Tarkvara pakettide ülevaade ja võrdlus lähtuvalt spordiprojektide vajadustest............8

2.1. Teksti-, esitlus- ning andmetöötlustarkvara võimalused........................................8

2.2. Suhtluskeskonna võimalused................................................................................12

2.3. Projektijuhtimise tarkvara lahendused.................................................................15

Kokkuvõte.......................................................................................................................18

Viidatud allikad...............................................................................................................20

SISSEJUHATUSProjektide korraldamise ja läbiviimise lihtsustamiseks on kasutusel palju erinevaid

tarkvaralahendusi. Antud referaadis keskendutakse tarkvarale, mida oleks võimalik

kasutada spordiprojektide edukamaks läbiviimiseks. Teema on väga oluline, sest õige

tarkvara kasutamine võib muuta spordiprojektide korralduse märkimisväärselt

lihtsamaks, kiiremaks ja tõhusamaks.

Referaadi koostamisel on uurimismeetoditena kasutatud grupiarutelusid ja teema

analüüsimist internetiallikate põhjal. Tuuakse välja ka isiklikke kogemusi erineva

tarkvara kasutamisest. Võrreldes erinevaid programme, tuuakse välja ka kõige parem

tarkvara lahendus ning mainitakse ära ka autorite eelistused.

Referaat jaguneb kaheks peatükiks. Esimeses peatükis tuuakse välja organisatsiooni,

rollide ja projektijuhtimise tasandi vajadused erineva tarkvara järele. Teises peatükis

aga tuuakse konkreetseid näiteid ja võrreldakse erinevaid programme ning

tarkvaralahendusi, mis on abiks projektide edukamal teostamisel.

1. ÜLEVAADE SPORDIPROJEKTIDE TARKVARA VAJADUSTEST

1.1. Organisatsiooni tasandi vajadused

Tegutsevale organisatsioonile omased atribuudid on tegevused, tööjaotus, juhtimine,

ressursid jne ning eesmärk on saavutada meeskonnaliikmete efektiivse koordineerimise

ja adekvaatse projektijuhtimise tulemusena positiivne tulem. Soovitud resultaadi

saavutamiseks on oluline mõista organisatsiooni struktuuri ning viisi, kuidas juhitakse.

Samuti fikseerida täpselt personali põhikohustused, -ülesanded, eelnevast lähtuvalt

rollid, õigused, vastutused, volitused ja nende täitmise kontroll. Iga eksisteeriva

organisatsiooni eelduseks on ka efektiivse infovahetuse tagamine. Kõik mainitud

komponendid eeldavad tarkvara kasutamist projekti edukaks ellu viimiseks.

Lähtuvalt organisatsiooni atribuutidest ja komponentidest on vaja kindlasti

tekstitöötluse tarkvara, mille abil tähendatakse üles kõik personali, organisatsiooni ja

projektiga seonduv info. Ressursside analüüsi koostamiseks kasutab meeskond

tabelarvutust, mis võimaldab bilansi, kasumi- ja rahavoogudearuande andmeid

süsteemselt sisse kanda ning nendest lähtuvalt valemite baasil tulemusi arvutada.

Esitlustarkvara aitab projektijuhil teha projekti eri etappides kokkuvõtteid ning neid

visuaalsel kujul meeskonnaliikmetele edastada. Organisatsiooni tasandi üks olulisemaid

osasid on juhtimine, mida on võimalik intraneti ja maili vahendusel läbi viia. Viimased

kaks tarkvaravahendid on kasutusel ka kõigil ülejäänud meeskonnaliikmetel

omavaheliseks suhtlemiseks ning info efektiivseks edastamiseks.

1.2. Persoonide/rollide tasandi vajadused

Spordiürituste projektidega seotud erinevate osapoolte välja toomine aitab edasises töös

välja selgitada erineva tarkvara rakendamise võimalusi konkreetseteks ülesanneteks.

Korraldusliku poole pealt on otseselt seotud projektimeeskond, sponsorid ja muu

4

vajaminev korralduslik personal, kelleks on näiteks väljastpoolt kaasatud kohtunikud ja

punktide arvestajad. Projektiga seotud persoonideks on veel osavõtjad ehk sportlased

ning pealtvaatajad.

Kõige tähtsam tarkvara projektimeeskonna töös on kindlasti keskkond, kus on võimalik

omavaheline suhtlus ning andmete jagamine. Intranet tagab kiire infovahetamise

võimaluse ning kontrolli vahe-eesmärkide üle. Samuti annab sisevõrk võimaluse

meeskonna liikmetel olla pidevas kontaktis ja projektijuhile ülevaate projekti arengust

nagu juba organisatsiooni vajaduste teema all välja toodi.

Teiseks oluliseks tarkvaraks on tekstitöötlusprogramm, mida on vaja eelkõige selleks, et

koostata protokolle, kirjutada aruandeid, analüüsida finantsnäitajaid ja kujundada

erinevaid reklaamplakateid ning infovoldikuid. Antud tarkvara kasutades on lihtne

dokumente koostada, muuta, neid intraneti keskkonda jagamise eesmärgil üles laadida

ja esitada näiteks sponsoritele taotlusevormina. Sellest lähtub, et programm on otseselt

vajalik projektimeeskonnale, kuid selle väljund on suunatud ka näiteks sponsoritele ja

osavõtjatele.

Finantsandmete töötlemiseks on vajalik andmetöötlusprogramm, milles

projektimeeskond saab kajastada projekti eelarvet ning jälgida erinevaid arvandmeid ja

nende muutusi. Oluline on siinkohal see, et antud programm sisaldaks funktsioone

vajalike näitajate arvutamiseks. Programm oleks vajalik ainult projektimeeskonnale,

kuna arvutuste tulemusi kajastatakse tekstitöötlusprogrammis teostatavas analüüsis.

Projektijuhi vahe-eesmärkide kokkuvõtete näitlikustamiseks peaks kasutama

esitlustarkvara. Tarkvara abil on võimalik anda selge ja ühemõtteline ülevaade projekti

kulgemisest nii projektimeeskonnale kui ka sponsoritele, kui nad avaldavad selleks

soovi. Samuti saab sellist tarkvara kasutada sponsorite otsimisel, et anda ülevaade

projektist, selle eelarvest ja eesmärkidest.

Projekti kirja panemiseks ning vahe-eesmärkide välja töötamiseks ja nende ajaliseks

määratlemiseks on vaja tarkvara, mis annaks hea ülevaate projektist graafikuna. Sellise

programm annaks lihtsa ülevaate projekti etappidest, nende jaoks kuluvast ajast ja

võimaldaks projektijuhil jälgida tähtaegadest kinnipidamist meeskonna poolt. Lisaks

5

saab selle abil prognoosida erinevate ülesannete ja kogu projekti maksumust. Selline

ülevaade oleks hea esitada ka sponsoritele toetuse taotlemisel.

Suhtlusel potentsiaalsete sponsoritega on hädavajalik kasutada ka e-maili. Selle abil

saab anda ettevõtetele informatsiooni enda projektist ning pidada läbirääkimisi

võimalust projekti rahastamisest. Olemasolevatele sponsoritele saab e-maili teel

edastada informatsiooni projekti progressist ja lõppresultaadist.

1.3. Projektipõhised tarkvara vajadused

Projektipõhised tarkvara vajadused väljenduvad hästi projekti definitsiooni ennast

vaadates. Projektiks nimetatakse konkreetse eesmärgi tähtaegseks saavutamiseks

kavandatud tegevuste kogumit, mille elluviimisel on rahalised piirangud.

Kõik projekti sidusrühmad (töötajad, tellijad, juht jt) peavad saama selge ülevaate, mida

ja millises järjekorras tuleb projekti käigus teha ning kui kaua iga tegevus/töö ja projekt

tervikuna kestab, et hiljem hinnata projekti edenemist. Ajagraafik luuakse, et projekti

osad oleksid nähtavad ühtse tervikuna, konkreetselt ja kõigile osapooltele arusaadavalt.

Ajagraafik peab võimaldama:

tegevusi ajaliselt kavandada;

leida nõrgad/kriitilised kohad tegevusplaanis ja tuua need esile;

hõlmata kulude ja ajakava seosed;

kirjeldada hetkeolukorda projektis;

anda tagasisidet sidusrühmadele.

Eelnimetatud tegevuste teostamiseks sobivad näiteks MS Word ja MS Excel. Samuti on

ajaplaneerimiseks võimalik kasutada erinevaid kalender stiilis programme.

Sidusrühmadele ülevaate andmiseks on võimalik kasutada näiteks MS Powerpoint

esitlusi või kui kokku pole võimalik tihti saada tulevad kasuks veebi sisesed lahendused

nagu Wiggio, MS Live Groups, Google Groups.

6

Projektikuludeplaan aitab saada ülevaadet projekti ja selle üksikute osade kuludest, ette

näha kulude ajalist teket ja muutumist, koostada projekti finantsplaan, hinnata projekti

tasuvust ning võtta vastu projekti juhtimisotsuseid. Hea moodus kulude arvestamiseks ja

analüüsimiseks on kasutada MS Excel programmi. Lisaks antud programmile on veel ka

teisi tabelarvutustarkavarasid, mida antud projekti jooksul meeskonnaliikmed üritavad

tundma õppida ning võimaluse korral ka katsetada.

Liigendamine on olulisim projektitöö instrument, kasutatav projekti realiseerimise

hõlbustamiseks, määrates eesmärkideni jõudmise tee. Õnnestunud liigendus näitab,

mida peab eesmärgile jõudmiseks tegema.

Projekte liigendatakse selleks, et:

iga tegevus oleks omaette kontrollitav;

tekiks arusaadav vastutuse jaotus;

teha projekti käik näitlikuks (ülevaatlikuks);

anda ja omada ülevaadet projekti ülesehitusest ja selles ettenähtud tegevustest;

tekiks võimalus sobitada ajagraafik kasutada olevate ressurssidega.

Üks võimalik viis projekti liigendamiseks ja erinevate seoste loomiseks on kasutada MS

Project programmi.

7

2. TARKVARA PAKETTIDE ÜLEVAADE JA VÕRDLUS LÄHTUVALT SPORDIPROJEKTIDE VAJADUSTEST

2.1. Teksti-, esitlus- ning andmetöötlustarkvara võimalused

Teksitöötlusprogrammid on enamlevinud tööprogrammid, millega saab valmis teha

lihtsa kirja kui ka vormistada väga keerukat dokumenti. Aina rohkem on ka Internet

muutumas info vahedamise kohast töökeskkonnaks. Veebipõhine tarkvara GoogleDocs

võimaldab luua dokumente, salvestada neid erinevates vormingutes ja koguni

publitseerida veebis. GoogleDocs on pidevalt edasi arenenud. Tänaseks on saadaval ka

suur kogus tasuta dokumendimalle (templates). Dokumendimallid lihtsutsavad tarkvara

kasutusele võtmist. Näiteks on vaja arveid kirja panna, siis vastav mall on olemas. Seda

võimalust pakub nii GoogleDocs kui ka Microsoft Office. (Tekstitöötlusprogrammid)

Tekstitöötlusprogramme:

Scrivener on tekstitöötlusprogramm, mis on välja töötatud OS X tarkvarale, kuid

on tehtud ka võimalikuks selle kasutamine Windowsiga. Lisaks tekstitöötlusele

pakub programm ka erinevaid liigitunnuseid. Scrivener on tänu oma erinevatele

liidestele ja funktsioonidele hõivamas turuosa ka mitte ainult

tekstitöötlusprogrammina vaid ka projektijuhtimise vahendina. Kuid siinkohal

tuleb silmas pidada, et antud programm on tasuline, ning see ei ole leidnud väga

palju kõlapinda ning kasutust, mistõttu võib programmiga ette tulla probleeme.

Openoffice.org on tekstitöötlusprogramm, mis töötab operatsioonisüsteemidel

Microsoft Windows, Linux, Solaris, OS X, OpenSolaris ja FreeBSD. Tegemist

on vabavaralise programmina, mida kasutatakse väga paljudes ettevõtetes

alternatiivina Microsoft Office tarkvarale. Openoffice.org ei ole ainult

tekstitöötlustarkvara. Lisaks võimaldab ka selle kontoritarkvaraga teha:

o Tabelarvutusi (OOO Calc);

8

o Esitlustarkvara (OOO Impress);

o Andmebaasiprogramm ühele kasutajale (OOO Base);

o Joonistusprogrammi (OOO Draw);

o Valemite koostamiseks kasutatavat programmi (OOO Math)

o Abiprogrammi tarkvarapaketi mälus hoidmiseks (OOO QuickStarter).

OpenOffice.org kasuks räägib ka tema võimalus lubada salvestada paljudesse

erinevatesse failiformaatidesse, sh. PDF ja PDF/A.

WordPerfecti näol on tegemist veel ühe kontoritarkvara programmiga, mis üritab

kasu saada turul. Tegemist on vana projektiga (esimene versioon tuli välja aastal

1994), ja viimane uuendus tehti programmile 2010 aasta märtsis, kui toodi välja

WordPerfect Office X5. Programmi kahjuks räägib võimalus salvestada

erinevatesse formaatidesse. Kuigi 2008. aastal välja antud versioon lasi juba

salvestada PDF, OpenDocument ja Office Open XML formaati.

Microsoft Office on maailma üks enimmüüdud kontoritarkvara pakett, kes on

enda turuosa viimasel ajal suurendanud tänu koostööle Apple’ga tuues turule OS

X jaoks kohandatud Office tarkvaraga. Microsoft Office pakub enda

kontoritarkvaras järgnevaid andmesisestusvõimalusi (nimekirjas nii Windowsi

kui OS X ühildusega programmid):

o Tekstitöötlus (Microsoft Word);

o Tabelarvutus (Microsoft Excel);

o Esitlustarkvara (Microsoft PowerPoint);

o Personaalne informatsiioni haldus (Microsoft Outlook/Entourage).

Järgnevas nimekirjas on programmid, mida Microsoft Office pakub ainult

Windowsi kasutajatele:

o Projektitarkvara (Microsoft Project);

o Andmebaasi haldus (Microsoft Access);

9

o Diagrammide koostamise tarkvara (Microsoft Visio).

Office tarkvara kasuks räägib väga palju, alustades programmide salvestamise

formaatide paljususest kuni pidevale arendustegevusele. Microsoft Office

tarkvara on tehtud väga kasutajasõbralik ning seda tarkvara kasutavad ka

enamus Eesti koole, kes õpetavad kooliõpilastele tekstitöötlust ja andmetöötlust.

KOffice näol on tegemist vabavaralise kontoritarkvara paketiga, nagu ka

OpenOffice.org. Kontoritarkvara töötab erinevatel operatsioonisüsteemidel

nagu: Windows, Linux, OS X ja FreeBSD. KOffice allalaadides tuleb sellega

kaasa programmid:

o Tekstitöötlus (KWord);

o Tabelarvutustarkvara (KCells);

o Vektorgraafika koostamise tarkvara (KOffice Artwork);

o Presentatsiooni tarkvara (KOffice Showcase).

KOffice on erinevatel andmetel Linux operatsioonisüsteemis kõige enim

kasutatav kontoritarkvara.

IBM Lotus Symphony on järjekordne vabavaraline kontoritarkvarapakett, mis

sisaldab endas kolme programmi: tekstitöötlus-, tabelarvutus- ja

esitlusprogrammi. IBM Lotus Symphonyt on väga mugav kasutada ning selle

tarkvara kasuks räägib ka ühilduvuse võimalus enimkasutatava

kontoritarkvaraga Microsoft Office. Lotus Symphonyt saab installida järgmistele

operatsioonisüsteemidele: Windows, Linux, OS X.

Adobe FrameMaker on Adobe Systemsi poolt välja töötatud tekstitöötlus- ja

küljendusprogramm. FrameMaker on mõeldud pigem kasutajatele, kes

tegutsevad keeruliste ja mahukate ning tehniliste dokumentatsioonide,

teadusartiklite, väitekirjade ja pikkade dokumentide töötlemiseks ning

trükiettevalmistuseks. Adobe FrameWork on ühilduv ainult

operatsioonisüsteemiga Windows ning tegemist ei ole vabavaralise

programmiga.

10

Eelnevas loetelus nimetatud programmid on ühed võimalikest valikutest, kui on vaja

tegeleda tekstide töötlemisega. Enne kui valida projekti jaoks kasutatavat

kontoritarkvara, tuleb eelnevalt hoolikalt läbi mõelda enda vajadused ning võimalikud

probleemid teatud programmidega. Esimesena tuleks teha selgeks, kas eelarve lubab

kasutada litsentsi ostmist teatud kontoritarkvarale, või on vaja töötada hoopis

vabavaralise kontoritarkvaraga. Järgnev joonis on mõeldud illustreerimaks valikute

võimalusi (vt. joonis 1).

Joonis 1. Tarkvara liigitused (autori koostatud)

Spordiprojektide vajadustest lähtuvalt on vaja ka finantsandmeid töödelda võimaldavat

tarkvara. Üheks vabavaraliseks tarkvaraks on TurboCash programm, mis võimaldab

tegeleda finantsvahendite arvestusega. (TurboCASH). Leidub ka palju tasulisit

majandustarkvara nagu näiteks: Merit, HansaRaama; HansaWorld Enterprise; Excellent

Business Solutsions ja paljud teised. Kui projekt pole väga suur, piisab finantsandmete

töötlemiseks ka tabelarvutuse programmist. Enamjaolt kasutatakse eelarvete

TARKVARA

Kontoritarkvara

Litsents

Microsoft Office

Scivener

Vabavara

OpenOffice.org

WordPerfect

KOffice

IBM Lotus Symphony

Tekstitöötlus

Adobe FrameMaker

11

koostamiseks ja graafikute tegemiseks tabelarvutusprogramme, mida pakuvad erinevad

kontoritarkvara paketid.

Referaadi autorid soovitavad aga kombineerida erinevaid programme, kuna iga

programm on omamoodi ning pakub erinevaid võimalusi individualiseerimiseks. Samas

ei ole ka vale kui ettevõte või projektimeeskond valib kasutamiseks ainult ühe

kontoritarkvara paketi, vastavalt enda vajadustele.

2.2. Suhtluskeskonna võimalused

Juhul kui projektimeeskond igapäevaselt ei kohtu on intraneti olemasolu projekti eduka

toimimise seisukohalt äärmiselt oluline. Intranetis saavad projektis osalejad suhelda,

dokumente vahetada ,jälgida projekti kulgu ning leppida kokku kohtumisi kohtumistel.

Info on kõigile kättesaadav ning ei olene projektimeeskonna liikme asukohast. On

loodud mitmeid internetikeskkondi, mis on loodud just meeskonna omavahelise

kommunikatsiooni lihtsustamiseks. Järgnevalt loetelu levinumatest interneti-

keskkondades, mis võimaldavad suhelda, dokumente jagada ning mitmeid kasulikke

toiminguid teha.

Hot.ee Intranet võimaldab kerge vaevaga grupi ligipääsu dokumentidele, kalendritele

ja informatsioonile ühiste ürituste kohta. Hot Intranet sisaldab vajalikke lahendusi nagu

Grupikalender, Dokumendihaldus ja Teadetetahvel. Hot.ee Intranet on mugavaim

kommunikatsioonivahend väiksematele firmadele, huvigruppidele, klubidele ja

mitmesugustele organisatsioonidele, mille toimimapanevaks jõuks on infovahetus selle

liikmete vahel. Hot.ee Intranet on arenev keskkond, mis on turvaline ja tasuta. Autorite

hinnangul on Hot.ee Intraneti puudseks informatsiooni halb struktuur - vajaliku infoni

jõudmine võtab liiga palju aega ning infot kuvatakse liiga pähe. Keskkonna suureks

plussiks on eestikeelsus, mis muudab keskonna kasutama õppimise lihtsamaks võrreldes

inglise keelsete intraneti keskkondadega.

Wiggio: Wiggio keskonnas peab tegema endale kasutajakonto, millega on hiljem

võimalik erinevatesse gruppidesse kuuluda ning ise gruppe moodustada. Wiggios on

lihtne jagatav kalender sündmuste planeerimiseks. Veel on keskkonnas võimalik faile

jagamiseks üleslaadida. On olemas ka chati võimalus ning võimalik teha ka konverents

kõnesid. Samuti võimaldab wiggio keskkond sõnumeid saata. (Wiggio is the…)

12

Joonis 2. Wiggio keskkonna ekraanipilt (autorite koostatud)

OfficeZilla on tasuta tarkvarapakett, mis pakub meeskondadele, organisatsioonidele ja

gruppidele lahendust informatsiooni jagamiseks. Teenus on veebipõhine. Tarkvara

kasutamiseks on vajalik registreerida veebilehel (http://www.officezilla.com)

kasutajaks. Uusi grupiliikmeid saab intraneti keskkonda lisada administraatoriõigustega

kasutaja, kelleks on üks meeskona liige. Tarkvara pakub organisatsioonile

kõikvõimalikke suhtlusvahendid. Võimalus kasutada reaalajas jututuba, teha postitusi

foorumisse, jagada faile, kasutada kalendrit ülesannete planeerimiseks ning lugeda e-

posti. Tarkvaralahendust on lihtne ning mugav kasutada. Postiivse askpetina võib välja

tuua, et andmeedastusmahule piirangud puuduvad ning pole piiratud ka kasutajate

hulka, kes gruppi võivad kuuluda. (OfficeZilla helps you…)

Microsoft entourage: sobib omavaheliseks suhtlemiseks, ülesannete jagamiseks, e-

maili kasutamiseks, märkmete tegemiseks jne. MS Entourage Project Center hoiab

projekidega soetud infot koos: märkmed kalendrist, kohtumiste ajagraafikud, e-mailid,

ülesanded. Moodulite hulka kuuluvad nagu teistelgi keskkondadel: mail, kalender,

aadressi raamat, märkmed, ülesanded, projektide kestus. MS Entourage puuduseks võib

13

lugeda selle, et enne kasutamise peab programmi arvutisse installeerima. Info vahetus

grupiliikmete vahel toimub e-maili vahendusel. MS Entourage sisaldub MS Office

paketis ning pole vabavara.

iTeamswork tarkvara edastab meili kaudu automaatselt informatsiooni. Siiski pole

projektimeeskonna edukaks koostöös antud lahendus parim. Koostöö jaoks samas see

tarkvara kõige parem ei ole, kuna nõuab rohkem individuaalset lähenemist. Kuna töö

autorid ei pea antud tarkvara parimaks lahenduseks grupitöös, siis sellel tarkvara

omadusi pikemalt ei käsitleta.

Aspit  InnerOffice on sisekommunikatsioonitarkvara, mis aitab ettevõttel infot jagada

ning säilitada. Info on kõikidele kättesaadav. Mooduliteks on kalender, e-maili saatmise

võimalus, dokumentide jagamine, märkmed jne. Aspit  InnerOfficei kasutajate arv pole

piiratud. Toimetamiskeskkonnas on vajalik vähemalt Internet Explorer 5.0 või selle

uuema versiooni olemasolu.

Kõikidest eelpoolt nimetatud suhtluskeskkondade võimalustest annab hea ülevaate

alljärgnev tabel. Tabelist selgub, et peamiseks erinevuseks intraneti keskkondade vahel

on kasutajamugavus, mis on sõltuvuses info struktuurist keskkonnas.

Tabel 1. Suhtluskeskkondade võrdlus

Suhtluskeskkond

Tasuta/tasuline

Kasutajamugavus (hinnang 1-10) Kus 1=väga ebamugav

KeelInfo jagamise võimalus:

KalenderIntsalleerimise vajadus

Wiggio Tasuta 8 inglise keel Jah On EiOffi ceZilla Tasuta 8 inglise keel jah On EiHot.ee Intranet Tasuta 4 eesti keel Jah On EiMicrosoft entourage Tasuline 9 inglise keel jah On VajalikiTeamswork Tasuta 4 inglise keel jah On EiAspit InnerOffi ce Tasuta 8 inglise keel jah On EI

Allikas: Autorite koostatud

Lähtudes autorite koostatud tabelist on kõige kasutajasõbralikum Microsoft Entourage

kuid kuna see on tasuline ning vajab eelnevat installeerimist, siis autorid seda ei

eelistaks. Töö autorid kasutavad ise grupitööks valdavalt wiggio keskkonda ning on

pakutud lahendustega ning võimalustega rahul.

14

2.3. Projektijuhtimise tarkvara lahendused

Projektitarkvara puhul on tähtis see, et projektis osaleja pääseks efektiivselt andmetele

ligi ja vajadusel saaks neid ka sisestada ning saada kiiret tagasisidet. Projektihaldus

hõlmab endas projektide ja ressursside juhtimist, partneritevahelist koostööd ja

finantsarvestust. Seda kõike peaks siduma keskne andmekogu. Juhul kui grupil on

olemas hästi toimib intraneti süsteem, pole projektijuhtimise tarkvara veebipõhisus nii

oluline. Projektitarkvara kasutav ettevõte saab jälgida projekti tervet elutsüklit, hallata

ressursse ja omada turvalist ligipääsu personaliseeritud, reaalajas informatsioonile.

Kasulik omadus on kindlasti võimalus projekti tegevusi automatiseerida ja saada

õigeaegset finantsinformatsiooni.Tarkvara puhul on vajalik projektide hierarhiline

jälgimine. Projekti peaks saama jälgida nii üld- kui detailtasandilt. See tähendaks

projekti jagamist tööülesanneteks. Tööülesannete puhul tuleb mängu ka tegevuste

automatiseerimise funktsionaalsus. Projekti etappe, eelarveid, tegelikke kulusid ja

tulusid ning inimressurssi puudutavat peab ettevõtte soovil olema võimalik seostada

kinnitusahelaga. Süsteemi kasutajad peavad nägema oma hetke (päevaseid) tegevusi ja

kinnituste staatust enda jaoks mõeldud töölehelt. (Projektitarkvara)

Järgevalt teevad töö autorid ülevaate levinumatest projektijuhtimise

tarkvaralahendustest ning nende eelistest ning puudustest võrreldes teiste analoogsete

tarkvaralahendustega.

MicroSoft Project (MSP)- on kõige levinum tasuline projektijuhtimise tarkvara, mille

abil on võimalik koostada plaane, eelarveid ning neid analüüsida ja

kontrollida.Projektimeeskonna koostöö aluseks on e-post või interneti kaudu toimuv

infovahetus. Projektis osalejad saavad oma ülesandeid hoida ja jälgida MS Outlook´i

vahendusel.Programmiga on võimalik luua tegevuste kriitiline tee, mis oleks projekti

täitmise minimaalse tegevuse väljund. Informatsioon on esitatud nii tabelite, kalendrite

kui graafikute kujul. Infot on võimalik ka filtreerida. MS Project tabelid on võimalik

konverteerida HTML-vormingusse, diagramme gif vormingusse. Projektis on võimalik

näha kõikide ressursside ning vajalike inimest ülevaadet. Tarkvara võimaldab

ülesandeid jaotada. Tarkvarapakett sobib Microsofti tundvale kasutajale. Algajale võib

tarkvara esialgu keeruline tunduda ning tõenäoliselt on koolitus vajalik. Sobib nii suurt

kui ka väikeste projektide teostamiseks.Micorosf Projecti eeliseks on ka süsteemi pidev

15

edasiarendamine. (System requirements..) järgi peab MicroSoft Projecti tarkvara

kasutamiseks olema 700 MHz-ne protsessor; mälu vähemalt 512 (MB) RAM või

kõrgem; Kõvakettal vähemalt 2 (GB) ruumi. Alljärgevalt on kujutatud Microsoft

Projecti ekraanipilti.

Joonis 3. Microsoft Projecti ekraanipilt (autorite koostatud)

Ekraanipiltilt (joonis 3) on võimalik paremal asuvalt diagrammilit näha kuidas

Micorsoft Projecti tarkvara tegevusi ajaliselt jaotab ning eelnevatest tegevustest

järgnevad tegevused sõltuvusee seab.

Primavera SureTrak on MS Projectile arvestatav konkurent. Paremini on lahendatud

kriitilise tee esitus, mis PrimaveraSureTraki puhul on kohe Ganttil näha. Eraldi tasub

mainida head WBS-i. On võimalus luua oma koodisüsteem. Samuti on võimalus

erinevaid ülesannete tasemeid värvidega eristada. Puuduseks on tülikas kuupäevaliste

piirangute sisestamine. Teisalt on see ka eelis. Näiteks planeerimise algfaasis on

soovitav fikseeritud ülesannete alg- ja lõppkuupäevadest hoiduda. Plaan peaks

muutuma paindlikult (näiteks MS Projectis on liiga lihtne kuupäevi fikseerida).

Primavera on olemuselt küll küllaltki sarnane teiste samalaadsete programmidega, kuid

esineb mitmeid eeliseid teiste programmide ees. (Sure Track Overview)

Phprojekt on vabavaraline tarkvara. Seda saab kasutada Interneti või intraneti kaudu

ehk kasutaja pääseb takistusteta oma andmetele ligi ükskõik millises maailma punktis.

16

Vajalik on vaid netiühendusega arvuti. Phprojekt koosneb moodulitest, milleks on

kalender, projektide haldus, ajaloendur, kontaktihaldus, meilihaldus, kaustahaldus,

aadressiraamat, foorum, failihaldur ,projektihaldus süsteem, ajaarvestuse moodul ja

tegevuskavade plaan. Tarkvara puuduseks võib lugeda seda, et süsteemi kasutamise

eelduseks on veebiserveri olemasolu.

Mildstones Simplicity- tegemist tasuta lahendusega, mille eeliseks on lihtsus. Lihtsuse

tõttu on tarkara kiiresti õpitav. Kuna tegemist on projektijuhtimise tarkvaraga, siis

annab programm võimaluse hinnata, jälgida ja planeerida projekti kulgu. Olemas ainult

Grant graafik, kuid on võimalus esitada oma projekti kalendrina. Pakutakse ka erinevaid

kujundusvõimalusi: piltide ning graafikute lisamine, taustade muutmine jne.

Antud tarkvara sobib pigem väikeste projektide teostamiseks, sest ei paku sama laialdasi

võimalusi kui Microsoft Project. Kuna tarkvara on lihtne ning kiiresti õpitav, siis selle

võrra on ka võimalused piiratud. Puudusena võib välja tuua, et lahendused ei võimalda

vaadelda erinevaid graafikuid ja ajakavasid samaaegselt. Kõik info on erinevate

alajaotuste all. (Milestones Simplicity…)

17

KOKKUVÕTEErinevate tarkvaralahenduste valikul tuleks lähtuda konkreetselt projekti vajadustest

ning selle kasutamise otstarbekusest. Võimalikke valikuvariante spordiprojektijuhtimise

tarkvara osas on tõesti palju, mitmeid neist ka tasuta. Valikult tuleks jälgida projekti

teostuseks olevaid finantsvõimalusi kui ka tarkvara sisulisi omadusi: eesti keele tugi,

juurutus ja toetus, projektimallide olemasolu, võimalus muuta aruandeid, võimalust

väljastada algandmeid raamatupidamisele arvete esitamiseks, seosed teiste

andmebaasidega ja veel mitmeid asjaolusid.

Töös leiti, et spordiprojektide teostamiseks oleks vaja küllaltki erinevat tarkvara.

Näiteks toodi välja erinevaid teksti- ja andmetöötlusprogramme, esitlustarkvara ning

suhtlus- ja andmevahetuskeskkondi. Nii nagu eraeluski on ka iga projekti puhul

vältimatu ka e-maili kasutamine.

Teises peatükis toodigi välja konkreetsed erinevad teksti-, esitlus- ja

andmetöötlusprogrammid. Näiteks toodi välja enamlevinud kontoritarkvara pakettidest

Microsoft Office ja Open Office. Autorid soovitavad küll kombineerida programmid

vastavalt vajadusele, kuid arvestades seda, et enamarenenud tarkvarapaketid on

tasulised, on mõistlik kasutada ühte.

Seejärel võrreldakse erinevaid suhtluskeskkondi, mille vahendusel saavad meeskonnad

informatsiooni ning andmeid vahetada. Tuuakse välja näiteks Wiggio, Hot.ee Intranet,

OfficeZilla ja Microsoft Entourage. Võrdlustabelis leitakse, et viimane on küll kõige

kasutajasõbralikum, kuid tasuline. Autorid pooldavad Wiggio keskkonda, mis on

küllaltki lihtne ja mille lahendustega ollakse rahul.

Viimasena tuuakse välja projektijuhtimise tarkvara lahendusi. Leitakse, et tarkvara

peaks olema võimalustega, mis aitaks jälgida projekti hierarhiat, kulgu, ajalist plaani,

ressursside kasutamist ning ka meeskonnaliikmete tööülesandeid. Näiteks on välja

18

toodud Microsoft Project, Primavera SureTrak ja Phproject. Leitakse jällegi, et parim on

Microsoft Projekt, mis pakub kõige rohkem võimalusi.

Antud tööga selgitati välja, millist tarkvara oleks vajalik kasutada spordiürituste

projektide läbiviimiseks. Vastavalt sellele leiti, milliseid konkreetseid tarkvaralahendusi

võiks kasutada ning mis oleks kõige parem. Antud töö andis väga palju uusi teadisi ka

autoritele ning selgusid võimalused projektijuhtimisel kasutatavast tarkvarast.

19

VIIDATUD ALLIKAD 1. Intranet [http://live.hot.ee/intranet/] 5.11.2011

2. OfficeZilla helps you to discover free group calenders, files, forums, and project

majagement solutsions for non-profits, small business, any team or group.

[http://www.sharecircle.com/] 4.11.2011

3. Projektitarkvara [http://www.ria.ee/lib/am-2001-2005/17137_37.HTM] 5.11.2011

4. Raamatupidamistarkvara valik [http://arifoorum.onlinegoo.com/t8-

raamatupidamistarkvara-valik] 4.11.2011

Sure Track Overview [http://www.promastar-emea.com/pro_detail.php?p_id=198]

4.11.2011

5. System requirements for Office 2010

[http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee624351.aspx#section11] 5.11.2011

6. Tekstitöötlusprogrammid [http://koolitus.wordpress.com/sugis-2008-toimunud-

kursused/oppematerjalid/programmid/] 4.11.2011

7. Tuntud tekstitöötlusprogramme [http://et.wikipedia.org/wiki/Tekstit

%C3%B6%C3%B6tlusprogramm] 4.11.2011

8. TurboCASH [http://en.wikipedia.org/wiki/TurboCASH] 4.11 2011

9. Wiggio is the easiest way to work in groups. [http://wiggio.com/] 4.11.2011

10. Milestones Simplicity: The Easy Project Scheduler

[http://www.kidasa.com/simplicity/] 3.11.2011

20