TARTU ÜLIKOOL

Pärnu kolledž

Majandusteaduskond

Jaanika Aadomaa

MD2

FAILID DOKUMENDIHALDUSES

Referaat

Juhendaja: Taavi Tamberg

Pärnu 2011

SISUKORD

SISSEJUHATUS..................................................................................................................................... 3

1. DOKUMENDIHALDUS................................................................................................................. 4

2. DOKUMENTIDE FORMAADID...................................................................................................... 5

2.1 Pildifailide formaadid....................................................................................................................5

2.2 Videofailide formaadid..................................................................................................................6

2.3 Internetifailide formaadid.............................................................................................................7

2.4 Tekstifailide formaadid.................................................................................................................8

3. DOKUMENDIHALDUSE TARKVARAD...........................................................................................9

3.1 Amphora.......................................................................................................................................9

3.2 Webdesctop................................................................................................................................10

3.3 Directo........................................................................................................................................11

2

SISSEJUHATUS

Tänapäeva infotehnoloogilises maailmas on informatsiooni vahetamine liikunud

peamiselt arvutivõrkudesse. Dokumentide töötlemine ja vahetamine nõuab erinevaid

nõudeid ka dokumendihalduselt, kuna inimestel on vajadus failidele ligi pääseda

erinevates kohtades. Selle eeldusena on loodud erinevaid dokumendihaldus süsteeme,

millest saavad ettevõtted valida endale vajadustele sobivaimad.

Referaadi algul seletatakse ära mis on üldse dokumendihaldus.Töös käsitletakse

erinevaid dokumentide säilitamise formaate, milleks on TIFF, JPEG, GIF, MPEG, AVI,

PNG, PDF, HTML, XML, BDOC ning tutvustatakse Eestis levinumaid mitmete

funktsioonidega dokumendihalduse tarkvarasid, milleks on Amphora, Webdesktop,

Postipoiss ja Directo.

Informatsiooni koguti erinevatelt interneti lehekülgedelt.

3

1. DOKUMENDIHALDUS

Dokumendihaldus on dokumendi kontrollitud haldamine läbi terve selle elukäigu.

Selleks, et tagada vajalike protsesside ja otsuste piisav dokumenteeritus ning korrektne

dokumendihaldus, kehtestab asutus oma asjaajamiskorra. Selles määratakse dokumendi

elukäigu iga etapi jaoks vastutus ja kontrolli teostamise viis (nt. ettekirjutused

dokumentide vormistamiseks, dokumentide registreerimise kord, dokumendi

arhiveerimise kord, jne.) ( Dokumendihaldus 2011).

Asjaajamiskorra kõrval on teiseks oluliseks dokumendihalduse ohjevahendiks asutuse

tegevuste ja funktsioonide liigitusel põhinev dokumentide loetelu, kus näidatakse ära

dokumendisarjade säilitustähtajad ning tihti ka juurdepääsu piirangud teatud liiki

dokumentidele ( Dokumendihaldus 2011).

Dokument on informatsiooni haldamise viis ja vahend. Asutusele vajaliku

informatsiooni haldamiseks kasutatakse erinevaid süsteeme. Tegevuste

dokumenteerimine tuleneb asutuse vajadusest paremini korraldada omaenda tööd,

tagada õigusi ja fikseerida kohustusi, järgida seaduseid ja ettekirjutusi, olla

kliendisõbralik ja usaldusväärne. Korras dokumendid muudavad asutuse töö

usaldusväärseks ja läbipaistvaks, dokumendid on asutuse mälu ( Dokumendihaldus

2011) .

Dokumendid fikseerivad tehtud otsused ja aitavad kujundada uusi otsuseid ning

algatada uusi tegevusi. Seetõttu on dokumendid asutuse jaoks väärtuslik ressurss ja nii

nagu igat teist ressurssi, tuleb ka dokumente korralikult hallata. Mitmed info haldamise

süsteemid põhinevad dokumentidel ja dokumentidesse kätketud infol

( Dokumendihaldus 2011).

4

2. DOKUMENTIDE FORMAADID

2.1 Pildifailide formaadid

TIFF (Tagged Image File Format) on universaalne ja kvaliteetnepildifailivormingu

formaat. See on universaalne (seda toetavad kõik tuntud graafikaprogrammid), tänu

sellele sobib ta ideaalselt piltide transportimiseks ühest programmist teise. TIFF on ka

hea formaat failide hoiustamise tarbeks, kuna ta võib esineda mõne teise

pakkimismeetodiga pakitud failides ( Levinumad failif..2011).

JPEG (Joint Photographic Experts Group ) on tuntuim ja kõige enam kasutust leidnud

pildifailiformaat. JPEG kujutab endast faili kadudega pakkimist, kus siis osa infost

läheb töötlemise ja pakkimise käigus kaotsi. Pakkimine toimub värvipaleti toonide

vähendamise põhimõttel. Mingist hetkest alates ei ole inimsilm võimeline värvitoone

eristama ning JPEG salvestamisel asendatakse sarnased toonid ühesuguse tooniga. Selle

tulemusena vähenevad faili mõõtmed ( Levinumad failif..2011).

JPEG-na pilti töödeldes ja salvestades saab kannanada pildi kvaliteet, see ei ole enam

nii hea. Pilti tuleks töödelda mõnes teises formaadis ning alles valmis pilt JPEG-na

salvestada ( Levinumad failif..2011).

JPEG tavalised kasutusvaldkonnad on fotode või joonistuste talletamine ja meiliga

saatmine, kuna fail on väike ja pilt suhteliselt kvaliteetne. JPEG formaat on sobilik siis,

kui pilt ei ole liiga kirju ja värviüleminekud on sujuvad. ( Levinumad failif..2011).

GIF (Graphics Interchange Format ) võimaldab faile kadudeta pakkida sel põhimõttel,

et sarnaste toonidega alade kirjeldamisel kasutatakse erilist, ühtset koodi, mis vähendab

märgatavalt faili suurust ( Levinumad failif..2011).

5

GIF-i värvipalett koosneb 256-st värvitoonist. Kõik teised toonid kaotatakse ära.

Vastupidiselt JPEG-le ei sobi GIF fotode salvestamiseks, kuid töötlemiseks küll. GIF

toetab läbipaistvust, st pildil võib olla läbipaistvaid osasid (nt taust). Osalist

läbipaistvust ta ei toeta. GIF-i leviala on enamasti internet, kus ongi põhiline see, et fail

oleks kompaktne ja kadudeta. on kõige laialdasemalt kasutusel olev formaat, mis toetab

animatsiooni. GIF-i saab kasutada väikeste animatsioonide ja filimijuppide tegemiseks

ja nende postitamiseks internetti, näiteks youtube-i.GIF sobib logode ja muude

veebidisaini elementide tegemiseks, sest erinevalt JPEG-st on GIFi

kompressioonimeetod võimeline korralikult pakkima järske värviüleminekuid,

mustreid, teksti, jms ( Levinumad failif..2011).

PNG (Portable Network Graphics ) loodi vastukaaluks GIF formaadile.PNG-l on

olemas kõik GIFi omadused, välja arvatud animatsiooni toetus.ja ta kasutab

patenteerimata kadudeta pakkimismeetodit ( Levinumad failif..2011).

PNG toetab erinevalt GIFist nii indeksiga varustatud värvipaletti,nii mustvalget kui ka

värvilist. Erinevalt GIFist toetab PNG ka pildi osalist läbipaistvust, mis tähendab, et

pildil võib olla nii läbipaistmatuid, täielikult läbipaistvaid kui ka osaliselt läbipaistvaid

alasid ( taust, esemed pildil jne.). ( Levinumad failif..2011).

PNG võrreldes JPEG-ga võimaldab fotosid pakkida kvaliteetsemalt ja kadudeta

( Levinumad failif..2011

2.2 Videofailide formaadid

MPEG (Moving Pictures Expert Group) tagab üldiselt parema kvaliteediga video .

MPEG faile saab avada spetsiaalse riistvara või tarkvara (kodekite) abil. MPG-l on

omad standardid ja need on MPEG-1, MPEG-2, MPEG-4 ja iga standard koosneb

kolmest osast: MPEG-audio, MPEG-video, MPEG-süsteem, mis aitavad video muuta

kvaliteetseks. (Wikipedia 2011).

6

AVI (Audio Video Interleaved) jagab faili andmed osadeks ja iga osa identifitseeritakse.

AVI fail jaguneb kaheks kohustuslikuks osaks ning üheks vabatahtlikuks osaks. AVI

failid võivad sisaldada nii heli ja video andmeid faili mahutis, mis võimaldab

sünkroniseerida audio videoga ning seda taasesitada (Wikipedia 2011).

2.3 Internetifailide formaadid

HTML (Hyper Text Markup Language ) on veebilehtedes kasutatav märgenduskeel.

HTML-dokumentide (-failide) veebist allalaadimiseks ja vaatamiseks kasutatakse

veebibrauserit näiteks Mozilla Firefox või Internet Explorer. HTML lahutab üksteisest

sisu, vaate ja objekti muud omadused. HTML paneb paika üksnes dokumendi

ülesehituse, kuid võimaldab leheküljele kaasata skripte, millega kirjeldatakse lehe

kujundust ( Avatud dokumendiform...2011).

XML (Extensible Markup Language ) on üldotstarbeline markeerimiskeel, mille

eesmärgiks on liigendatud info jagamine erinevate infosüsteemide vahel, eelkõige

interneti (intraneti) veebipõhistes rakendustes. XML on laiendatav keel, mis tähendab,

et elemente on võimalik defineerida alates ülesande püstitamisest. XML on

infosüsteemide vahelise infovahetuse põhitehnoloogia. XML faili kasutajatele

muudetakse dokumendid XMTL-, ODF- või PDF-formaati ( Avatud

dokumendiform...2011).

BDOC-standard määrab kindlaks XML-kuju täiustatud elektrooniliste allkirjade jaoks.

Sellel standardil on pikaajaline tõestusväärtus. BDOC sisaldab ka lisateavet, millega

saab teada, kas allkiri on kehtiv, seda saab kasutada isegi siis kui allkirja andja üritab

hiljem allkirja kehtivust eitada. Eesti avalik sektor hakkab kasutama BDOC-i.

Allkirjastada võib mistahes formaadis faile ( Avatud dokumendiform...2011).

7

2.4 Tekstifailide formaadid

DOC (World Document) sisaldab kõige kohkem tekstilist infot ( võrreldes teiste teksti

faili vormidega )(Wikipedia 2011).

RTF (Rich Text Format) vormingus on failid laiendiga .rtf ning neid avab ja salvestab

enamik tekstitöötlusprogramme, olenemata arvuti operatsioonisüsteemist. Oma

universaalsuse tõttu ei toeta selline failivorming keerukamaid kujundus- ja

küljendusvõtteid. RTF vormingus faile peetakse enamasti ohututeks makroviiruste ja

muu kahjuliku koodi sisalduse suhtes. Mitmed Eesti riigiasutused eelistavad digitaalses

RTF vormingus tekstifaile (Wikipedia 2011).

TXT (Plain Text) on lihtsaim elektroonilise tekstidokumendi vorming, sisaldades vaid

kirjavahemärke, tühikuid ja reavahetusi, sellest ka nimetus lihttekst. Selles formaadis

failid koostatakse mingi kindla kooditabeli alusel, algselt kasutati enamasti näiteks 7-

bitiseid ASCII tabeleid, kus on 128 tähemärki, kuid nüüd kasutatakse Unicode-i

standardit, kus on 34 168 tähemärki. Tänu sellele on info edastamine lihtsam, kuna

Unicode-l on tähemärgid enam kui 24 keeles. TXT on masinloetav ja kõige kergemini

läbi interneti saadetav tekstivorming, sest seda toetavad praktiliselt kõik rakendused

kõigil arvutiplatvormidel (Wikipedia 2011).

PDF (Portable Document Format ) dokumentide puhul, mis redigeerimist ja

taaskasutamist ei vaja, võib kasutada PDF-formaati. PDF-faile kasutatakse eeskätt

virtuaalse paberina, trükiettevalmistuses ja dokumentide arhiveerimiseks. Peale selle

määrab rahvusvaheline standard kindlaks trükiettevalmistuseks sobiliku PDF-faili niing

sätestab nõuded dokumentide arhiveerimisele. PDF formaat teeb andmete taaskasutuse

raskeks või peaaegu võimatuks ( Avatud dokumendiform...2011).

8

3. DOKUMENDIHALDUSE TARKVARAD

3.1 Amphora

Amphora on populaarne Eestis toodetud dokumendihaldustarkvara. Lisaks

dokumendihaldusele sisaldab tarkvara ka palju infohalduse ja

teabejuhtimise lisavõimalusi nagu digiarhiiv, kalender ja e-kirjad. Tarkvara on

enimlevinud avalikus sektoris ja laialdaselt kasutuses ka erasektoris, samuti on

kasutajate hulgas väga palju haridusasutusi ( Amphora 2011).

Aphora 2011Profesional sisaldab mitmeid unikaalseid võimalusi, nagu näiteks

veebipõhine skaneerimine ja tekstituvastus, ostuarvete kinnitamine ning e-posti

registreerimine. Loodud on palju erinevaid liideseid - OpenOffice, MS Office, MS

Outlook, X-tee, eesti.ee E-vormid, WebDAV jne. Amphora on võimalusterohke,

omades lihtsat ja intuitiivset kasutaliidest. Seda näitab ka fakt, et tarkvara on valitud

õppevahendiks paljudes kõrgkoolides ( Amphora 2011).

Tarkvara arendamine toimub kasutajate soovidest ja vajadustest lähtuvalt (user-

driven). Klienditugi on alati valmis abistama seadistamisel ning kasutamisel. Samuti

on tarkvara väga põhjalikult dokumenteeritud ning oleme kasutusjuhendid, õppefilmid

ja abiinfo avalikustanud kõikidele ( Amphora 2011).

9

3.2 Webdesctop

Webdesktop on üks populaarsemaid Eestis kasutatavaid dokumendihaldussüsteeme.

Täpsemalt öeldes on Webdesktop Webware OÜ poolt väljatöötatud täisfunktsionaalne

dokumendihalduse tarkvara, mis sisaldab võimalusi ka grupitööks, kalendrite ja

ülesannete halduseks, arutelude pidamiseks ning sisaldab ka lihtsat e-posti klienti.

Tegemist on kaasaegse internetipõhise lahendusega, mis on teostatud digitaalse

asjaajamise nõudeid, vajadusi ja andmete turvalisust silmas pidades. Internetipõhisest

lahendusest tulenevalt ei vaja Webdesktop lisatarkvara installeerimist kliendi masinasse

ning võimaldab seda kasutada turvaliselt kõikjalt, kus on ligipääs internetile: kontor,

kodu, internetikohvik. Webdesktop baseerub vabavaralistel komponentidel ning ei nõua

seetõttu operatsioonisüsteemist, andmebaasimootorist vms tulenevaid lisalitsentside

tasusid. Vajadusel on Webdesktopi lihtne laiendada just Teie ettevõtte vajadustele ja

spetsiifikale vastavaks infosüsteemiks. Webdesktop on kasutusel nii avalikus sektoris

kui ka erasektoris ( Webdesctop 2011 ).

Webdesktopi võtmesõnadeks on: kiirus, mugavus, paindlikkus ja innovatiivsus. See

võimaldab planeerida ajalisi ressursse ja kontrollida, võimaldab dokumente digitaalselt

allkirjastada, on ülevaatlik, liidestatav ja paindlik ( Webdesctop 2011 ).

Joonisel 1 on näha Webdesctopi vaade. Süsteem ei ole keerukas vaid süstemaatiliselt ja

loogilislet ülesehitatud, ning lihtsasti arusaadav. Loomulikult on suureks plussiks see, et

see on eesti keeles.

10

Joonis 1. Webdesctop-i vaade ( Google 2011)

3.3 Directo

Lihtne ja loogiline ülesehitus, kus dokumendid paiknevad dokumendihalduses Windows

Explorer stiilis kaustade „puus“, mis peaks vähegi arvutiga kokkupuutunud inimesele

tuttav olema. Kaustade struktuur võimaldab muuhulgas paindlikult õiguste jagamist -

näiteks teatud kasutajatele/gruppidele dokumentide nägemise keelamist või ainult

lugemisõiguse määramist (Directo domumendi haldus 2011).

11

Joonis 2. Dokumendipuu- ja nimekiri (Directo domumendi haldus 2011)

Dokumente saab Directosse „saata“ kui ka salvestada nii Word-ist, Excel-ist kui ka

Outlook-ist, lisaks ka Windows Explorer-ist (drag and drop ehk nö."lohistamise"

võimalus). Outlook-ist saab Directosse saata valikuliselt kas terve sõnumi või siis

valitud manused (Directo domumendi haldus 2011).

Võimalik on dokumentide „lukustamine“ - kuniks sina muudad, ei saa teised üle

salvestada (küll aga lugeda) (Directo domumendi haldus 2011).

Lisaks dokumendi parameetrite (looja, kuupäev, liik, märksõnad jne) järgi otsingule

võimaldab Directo dokumendihaldus ka märksõna otsingut dokumendi sisust. Seda ka

juhul kui üles laetud dokument on pdf formaadis, sest serveris tehakse sellistele

dokumentidel tekstituvastus (Directo domumendi haldus 2011).

Igast dokumendist saab olla piiramatu hulk versioone, tänu millele jääb alles ajalugu

dokumendi loomiskäigust – kes, millal ja mida. Viimane versioon on alati nö primaarne

(uue versiooni loomisel läheb eelmine „lukku“ ning seda enam muuta ei saa), kuid

näiteks otsida on võimalik ka vanematest versioonidest, samuti on võimalik viimaseid

lugemiseks avada (Directo domumendi haldus 2011).

12

Otse dokumendilt on võimalik algatada ning siduda nn sündmust, mis kajastub Directo

CRMi poolel Sündmuste moodulis (Directo domumendi haldus 2011).

TWAIN-i toega skanneri puhul on võimalik dokumenti skannerida otse

dokumendihalduses, kus on võimalik ka mõningane redigeerimine

(heledus/tumedus/lehe keeramine, mitmest eri dokumendist ühe lõpliku loomine jne).

Olenevalt skannerist on võimalik suuri dokumente järjest skaneerida lehesöötja abil

ning ka kahepoolselt skaneerida (Directo domumendi haldus 2011).

Joonis 3. Skaneerimisvaade (Directo domumendi haldus 2011).

Kui kasutaja kustutab faili dokumendihaldusest, siis esmalt liigub see nö „prügikasti“,

kus see säilib veel kuu, seega juhuslik kustutamine ei kaota veel faili, vaid seda saab ise

taastada vajadusel. Kuna failid asuvad serveris siis pole muret ka andmete kadumise

eest. Failidest tehakse varukoopiaid nii nagu ka kõigest muust Directos – igal ööl ning

säilitatakse 7 päeva (Directo domumendi haldus 2011). .

13

Õigusi saab määrata analoogselt failisüsteemi õigustele – kas kasutajale või grupile ning

määrata saab vaatamise, muutmise ning kustutamise õigust. Lisaks on eraldi õigus

kaustadele, kus on veel lisaks võimalik määrata, kas kasutaja tohib uut (alam)kausta

luua. Vajadusel on võimalik õigusi määrata dokumendi kaupa ning lisaks saab õigusele

lisada veel ajavahemiku, millal viimane kehtib (näiteks mingi kampaaniaga seotud

kaustad on teatud rahvale näha ainult kampaania ajal) (Directo domumendi haldus

2011)..

14

KOKKUVÕTE

Referaadi eesmärgiks oli uurida erinevate failide formaate, mida kasutatakse

dokumendihalduses ning mida nad endast kujutavad, samuti uuriti lähemalt ka mõnda

dokumendihalduse tarkvara.

Töö esimene peatükk andis ülevaate dokumendihaldusest üleüldiselt, teises peatükis

toodi ära failide formaadid ning kolmandas peatükis räägiti dokumendihalduse

tarkvaradest.

Töö koostamisel saadi infot erinevatelt interneti lehekülgedelt.

15

VIITED

1. Arvutimaalim [http://www.am.ee/node/728] 28.11.2011

2. Avatud dokumeniformaadid [http://www.artsturm.ee/odf/] 28.11.2011

3. Directo dokumendihaldus. Directo

[http://www.directo.ee/et/dokumendihaldus.html] 28.11.2011

4. Dokumendihaldus. Vabariigi

valitsus[http://www.valitsus.ee/et/riigikantselei/dokumendihaldus/

dokumendihaldusest] 28.11.2011

5. Levinuimad failiformaadid. Fotokursus

[http://www.fotokursus.ee/fototootlusprogramm-gimp/3-failiformaadid-ja-

pildiaken/3-1-levinuimad-failiformaadid/] 28.11.2011

6. Pappel, I. Amphora[http://www.amphora.ee/] 28.11.2011

7. Webdesctop. Webware [http://www.webware.ee/et/webdesktop] 28.11.2011

8. Wikipedia [http://en.wikipedia.org/wiki/Main_Page] 28.11.2011

16

LISAD

Info leidmine

Informatsiooni leidsin erinevatelt interneti lehekülgedelt. Osaliselt tuli tõlkida ka ning

seetõttu päris otsest tõlget alati ei võtnud. Otsingut teostasin peamiselt neti.ee, google.ee

ja wikipeida.org kaudu, sealt läksin edasi otsestele kodulehekülgedele.

Eelmiste aastate töid ei kasuanud, kuna ei kasutanud. Leidsin küll ühe töö, kui ei teinud

selle järgi. Panin töös rõhku rohkem formaatidele ja konkreetsetele tarkvaradele. Ei

hakanud referaati ülekoormama digitaalse dokumendihaldusega, kuna seal palju infot,

mida tuleb põhjalikumalt kirjeldada.

17