Taulukkolaskennan perusteet Excel 2013myy.haaga-helia.fi/~acc1ls030b/Excel_2013_ohjemoniste.pdfyhteistyökumppaneilla ei ole vielä käytettävissä Office 2007, 2010 tai 2013 –versioita,

Taulukkolaskennan perusteet Excel 2013

Juha Tamminen, Antti Mitronen

Ohje

5.1.2014

Sisällys 1 PERUSTEET ................................................................................................................................ 1

1.1 Mikä on Excel? .................................................................................................................. 1 1.2 Ohjelman käynnistys .......................................................................................................... 1 1.3 Työkirja, taulukko, sarakkeet ja rivit ................................................................................... 1 1.4 Tietojen syöttäminen taulukkoon, sarjojen syöttäminen ja omat sarjat ............................... 2 1.5 Solun sisällön muokkaaminen ja tyhjentäminen ................................................................. 2

2 FILE -VALIKKO JA MUKAUTTAMINEN ........................................................................................ 3 2.1 Tallennusmuodot ja tallentaminen ..................................................................................... 3 2.2 Excelin asetukset ja ominaisuudet ..................................................................................... 4 2.3 Pikatyökalurivi .................................................................................................................... 5

3 KAAVAT JA LASKENTA ............................................................................................................... 5 3.1 Laskutoimitukset kaavoilla ................................................................................................. 5 3.2 Suhteelliset ja suorat soluviittaukset .................................................................................. 6 3.3 Funktiot .............................................................................................................................. 6

4 TAULUKON MUOKKAAMINEN .................................................................................................... 7 4.1 Sisältöjen siirtäminen ja kopioiminen ................................................................................. 7 4.2 Rivit ja sarakkeet ............................................................................................................... 7 4.3 Lukumuotoilut .................................................................................................................... 8 4.4 Fontit, reunaviivat, taustavärit, viivat, automaattiset muotoilut ............................................ 8 4.5 Taulukon solujen suojaaminen, työkirjan suojaaminen....................................................... 9

5 KAAVIOT .................................................................................................................................... 10 6 TULOSTUSTOIMINNOT ............................................................................................................. 11

6.1 Ylä- ja alatunniste ............................................................................................................ 11 6.2 Esikatselu ........................................................................................................................ 12 6.3 Tulostaminen ................................................................................................................... 12

7 USEAN TAULUKON LASKENTA ................................................................................................ 14 7.1 Ryhmän luominen ............................................................................................................ 14 7.2 Taulukoiden väliset kaavat ............................................................................................... 14 7.3 Taulukoiden väliset linkit ja työkirjojen väliset yhteydet .................................................... 14

8 TIETOKANTATOIMINNOT .......................................................................................................... 15 8.1 Luettelomuotoinen taulukko ............................................................................................. 15 8.2 Lajittelu ............................................................................................................................ 15 8.3 Suodatus ......................................................................................................................... 16 8.4 Rivien ja sarakkeiden kiinnitys ......................................................................................... 16 8.5 Välisummat ...................................................................................................................... 17

9 PIVOT-TAULUKOIDEN KÄYTTÖ ................................................................................................ 18 9.1 Pivot-taulukon luominen ................................................................................................... 18 9.2 Pivot taulukon muokkaaminen ......................................................................................... 20 9.3 Pivot-taulukon päivittäminen: ........................................................................................... 24

10 YHTEISKÄYTTÖ MUIDEN OHJELMIEN KANSSA ..................................................................... 25 11 LISÄMATERIAALIA ..................................................................................................................... 26

HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje JT

Excel 2013 -ohjelmaikkuna

Taulukon valitsimet

Luo uusi taulukko

Solun tilanilmaisin

Valintanauha välilehtineen

Tilapalkki

Näkymät

Pikatyökalurivi

Taulukonvalitsimien vierityspainikkeet

Nimiruutu Kaavarivi

Vierityspalkit

Zoomauksen liukusäädin

HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 1 (26) JT/AM 5.1.2014

1 PERUSTEET

1.1 Mikä on Excel?

Excel on Microsoftin taulukkolaskentaohjelma. Taulukkolaskentaohjelman avulla voidaan laatia laskelmia sekä muotoilla niitä. Taulukoiden tiedot voidaan esittää myös graafisesti. Perusidea on, että taulukon soluihin kirjoitetaan kaavoja, jotka laskevat taulukkoon syötettyjä lukuja. Kaavan tulokseen vaikuttavan luvun muuttuessa lopputulos päivittyy automaattisesti. Funktio on valmis kaava, joka suorittaa monimutkaisenkin laskutoimituksen melko helposti. Excelissä on mm. matemaattisia, tilastollisia ja rahoitusfunktioita. Taulukon tiedot saadaan tarvittaessa havainnolliseen muotoon laatimalla niistä kaavio. Ohjelma päivittää kuvaajan, jos taulukon tiedot muuttuvat. Kaaviotyypiksi voidaan valita mm. pylväs-, ympyrä- ja viivadiagrammeja. Excelissä on myös tietokantaominaisuuksia, kuten lajittelu ja suodatus annettujen ehtojen perusteella. Tarkastele Microsoftin yleisesittely MS Excel 2013:sta Microsoftin koulutussivuilta: http://office.microsoft.com/fi-fi/support/excel-2013-n-kayton-aloittaminen-FX102832586.aspx

1.2 Ohjelman käynnistys

Excel käynnistetään joko kaksoisnapsauttamalla työpöydän -pikakuvaketta, tai napsauttamalla työkalupalkin painiketta, tai valitsemalla Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2013. Kolmas tapa on kirjoittaa ohjelman nimi Start –valikon Haku-ruutuun, minkä jälkeen ohjelman voi napsauttaa auki hakutuloksista.

1.3 Työkirja, taulukko, sarakkeet ja rivit

Yhtä Excelin tiedostoa kutsutaan työkirjaksi. Työkirja voi sisältää useita taulukkovälilehtiä, kuitenkin vähintään yhden, enintään 255. Taulukkovälilehtien nimet (Sheet1, Sheet2,...) näkyvät Excel-näkymän alareunassa, jossa niitä voi nimetä uudelleen. Huom. Taulukkovälilehtiä saatetaan kutsua myös laskentataulukoiksi tai pelkästään taulukoiksi.

Tarpeettomat taulukkovälilehdet voi poistaa deletoimalla tai uusia taulukkovälilehtiä voi luoda New sheet –painikkeella. Taulukossa on käytettävissä yli 16000 saraketta ja yli miljoona riviä. Rivien ja sarakkeiden koko määräytyy automaattisesti niihin syötettyjen sisältöjen mukaan, mutta voit myös säätää sarakeleveyttä ja rivikorkeutta itse: tartu hiirellä sarakeotsikoiden väliseen viivaan ja vedä sivulle, tai tartu riviotsikoiden väliseen viivaan ja vedä ylös/alas.


1.4 Tietojen syöttäminen taulukkoon, sarjojen syöttäminen ja omat sarjat

Solu, johon halutaan kirjoittaa, valitaan hiirellä napsauttamalla. Jos syötetään pelkkiä numeroita, ohjelma tulkitsee ne automaattisesti luvuksi. Jos taas merkkijono sisältää kirjaimia, tulkitaan se tekstiksi. Tällaisella solun sisällöllä ei voida tehdä laskutoimituksia. Ohjelma tasaa tekstit solun vasempaan reunaan ja luvut oikeaan reunaan. Käyttäjä voi toki muuttaa tasauksia itse. Taulukkolaskennassa joudutaan usein syöttämään sarjoja, esimerkiksi peräkkäisiä lukuja tai kuukausien nimiä. Excelissä tämä onnistuu ilman, että jokaisen solun sisältö pitäisi syöttää erikseen. Kun syötät sarjan kaksi ensimmäistä lukua, maalaat molemmat solut aktiivisiksi, ja alat vetää hiirellä soluryhmän alanurkasta, jatkuu lukusarja matemaattisesti niin pitkään kuin hiirellä venytät. Sama onnistuu viikonpäivien ja kuukausien nimille – näissä riittää vieläpä pelkästään yksi nimi. Venytettäessä hiiren pitää näkyä pienenä mustana ristinä, jota kutsutaan täyttökahvaksi. Kun haluat toistaa yhtä ja samaa lukua, niin kirjoita luku soluun ja venytä täyttökahvalla. Jos tarvitset usein tiettyä sarjaa (esimerkiksi yrityksen henkilöstöluetteloa), niin se kannattaa lisätä omaksi sarjaksi kuukausien ja viikonpäivien seuraksi ”Custom Lists” –luetteloon. Napsauta File –välilehden painiketta vasemmassa ylänurkassa, valitse Options, sieltä Advanced –sivu, jonka alaosasta Edit Custom Lists –painike löytyy (General –lohkosta). Kirjoittamalla oman sarjasi allekkain List entries –ikkunaan ja kuittaamalla sen Add –painikkeella saat lisättyä oman sarjan kyseisen koneen Excel-ohjelmaan. Tekemäsi sarjan saat käyttöösi taulukossa, kun kirjoitat johonkin soluun yhden syötteen ja vedät hiirellä solun alanurkasta (täyttökahvasta).

1.5 Solun sisällön muokkaaminen ja tyhjentäminen

Jos haluat jälkeenpäin muuttaa solussa olevaa merkkijonoa, vie osoitin soluun ja kaksoisnapsauta sitä. Tällöin voit muokata sisältöä solussa. Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa solussa kerran, ja muokata sisältöä kaavarivillä.

HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 3 (26) JT/AM 5.1.2014 Solun sisällön tyhjentäminen tapahtuu vastaavalla tavalla, mutta muokkaamisen sijaan painetaan Delete- tai Backspace –painiketta.

2 FILE -VALIKKO JA MUKAUTTAMINEN

Exceliin, kuten muihinkin Office –ohjelmiin, sisältyy File –näkymä.. Sen alta löytyvät perustoiminnot kuten: uusi työkirja, työkirjan avaaminen, tallennus, tulostus, valmistelu, lähettäminen sähköpostiin tai internetiin, julkaiseminen sekä työkirjan sulkeminen.

2.1 Tallennusmuodot ja tallentaminen

File -valikon Save as –komennolla voidaan määritellä tallennusnimi ja -muoto. Jos kaikilla yhteistyökumppaneilla ei ole vielä käytettävissä Office 2007, 2010 tai 2013 –versioita, kannattaa tallentaa Excel 97 – 2003 Workbook –muodossa. Tällä taataan se, että yhteistyökumppanit saavat tiedoston tarvittaessa auki ilman erityistoimenpiteitä. Valikon ylimmäinen vaihtoehto (Excel Workbook) tallentaa Excel -työkirjan uudessa xlsx-muodossa, joka alkaa olla jo vakiintunut tallennusmuoto.


2.2 Excelin asetukset ja ominaisuudet

File –valikon alareunan Excel Options –painikkeella päästään muokkaamaan ohjelman asetuksia. Esimerkiksi General –näkymään on koottu keskeisimmät ohjelman ja työkirjan tarvitsemat arvot.

Tallentamiseen liittyviä asetuksia päästään muokkaamaan puolestaan Save –näkymässä. Siellä voidaan asettaa oletus esimerkiksi tallennusmuodolle ja automaattisen tallennuksen tiheydelle.


2.3 Pikatyökalurivi

Pikatyökalurivillä (Quick Access Toolbar) on tarkoitus pitää useimmin tarvittavia toimintoja, kuten Tallenna, Kumoa, Esikatsele, jne. Pääset lisäämään tai poistamaan Pikatyökalurivin toimintoja napsauttamalla sen päässä olevaa nuolta, ja valitsemalla haluamasi rivi pudotusvalikosta aktiiviseksi tai passiiviseksi.

3 KAAVAT JA LASKENTA

3.1 Laskutoimitukset kaavoilla

Tyypillisiä Excelin kaavoja ovat esimerkiksi =A2+A3 ja =B3/B2. Kaava kirjoitetaan soluun, ja se muodostuu aloitusmerkistä (=), argumenteista (soluviittauksista A2, A3) ja operaattorista (+). Tarvittaessa kaava voidaan kopioida solusta toiseen täyttökahvasta vetäen. Muutamia laskutoimituksia:

Yhteenlasku (sum) +

Vähennyslasku (subtract) -

Kertolasku (product) *

Jakolasku (devide) /

Prosentti (percent) %

Potenssiin korotus (power) ^


3.2 Suhteelliset ja suorat soluviittaukset

Edellisissä kaavoissa tehtiin soluihin suhteelliset soluviittaukset. Tämä tarkoittaa sitä, että kaavaa kopioitaessa kohdesolut muuttuvat siirtoa vastaavasti. Soluihin voidaan tehdä myös suorat viittaukset, jolloin kohdesolut eivät muutu, vaikka kaavaa kopioitaisiin. Suora soluviittaus tehdään kaavaan F4-funktionäppäimellä. Yksi F4:n painallus soluosoitteen jälkeen tekee $-merkin sekä saraketunnuksen että rivitunnuksen eteen. Haluttaessa ns. sekaviittauksia, painetaan F4-näppäintä niin monta kertaa, että $-merkki on joko sarake- tai rivitunnuksen edessä, tilanteen mukaan.

3.3 Funktiot

Excelissä on suuri joukko valmiiksi kirjoitettuja kaavoja, joita kutsutaan funktioiksi. Yksinkertainen esimerkki on summa –funktio. Edellä esitelty yhteenlasku voidaan tehdä myös näin: =SUM(A2:A3). SUM haetaan Formulas –välilehden nauhalta, Autosum –painikkeesta. Summa –funktio on tosin niin yleinen, että se löytyy myös Home –välilehdeltä. Muut funktiot on ryhmitelty aihepiirin mukaan Formulas –välilehdelle.

Kuitenkin useimmissa tapauksissa nopeampi tapa funktion hakemiseen on kirjoittaa soluun = -merkki ja sen perään funktion nimi. Ohjelma tarjoaa heti alkukirjaimet saatuaan kaikkia mahdollisia niihin täsmääviä funktioita pikavalikossa. Voit mennä haluamasi funktion päälle hiirellä, valita sen ja painaa sarkain-painiketta näppäimistöltä. Tällöin funktion perään avautuvat sulkeet, joiden sisään voit syöttää tarvittavat argumentit. Vaihtoehtoisesti voit avata funktion dialogi-ikkunan (mikäli sillä sellainen on) kaava –rivin edessä olevalla pienellä fx –painikkeella. Esim.

HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 7 (26) JT/AM 5.1.2014 Muutamia funktioita:

Yhteenlasku Sum

Tulo Product

Keskikarvo Average

Pienin arvo Min

Suurin arvo Max

Laske lukumäärä Count

Pyöristä Round

Maksu (esim. kuukausierä) PMT

4 TAULUKON MUOKKAAMINEN

4.1 Sisältöjen siirtäminen ja kopioiminen

Solujen sisältöjä voidaan siirtää tai kopioida. Sen voi tehdä esimerkiksi Leikepöydän avulla: aktivoi solu ja valitse näppäinyhdistelmä Ctrl + X, niin siirrät solun sisällön leikepöydälle. Mene kohdesoluun ja valitse näppäinyhdistelmä Ctrl + V, niin saat liitettyä siirtämäsi sisällön leikepöydältä soluun. Jos haluat kopioida, niin käytä leikepöydälle viemiseen näppäinyhdistelmää Ctrl + C. Kätevämpää siirtäminen ja kopiointi lienee kuitenkin hiirellä vetämällä: valitse solu tai maalaa solualue, ja siirrä aktivoitu alue vetämällä sen reunaviivan tuntumasta. Jos haluat siirtämisen sijasta kopioida, pidä Ctrl-näppäin pohjassa, kun vedät hiirellä.

4.2 Rivit ja sarakkeet

Rivejä ja sarakkeita voidaan poistaa tai lisätä, suurentaa tai pienentää. Rivin tai sarakkeen voi poistaa napsauttamalla rivin tai sarakkeen tunnusta (numero tai kirjain), ja painamalla näppäimistöltä Del (delete). Uuden rivin voi lisätä napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella (normaalisti oikeanpuoleinen) jonkin rivitunnuksen päällä, ja valitsemalla avautuvasta pikavalikosta Insert. Uusi tyhjä rivi tulee valitun rivin yläpuolelle. Uuden sarakkeen voi tehdä samalla tekniikalla, mutta tällöin napsautetaan saraketunnusta. Uusi sarake tulee valitun sarakkeen vasemmalle puolelle.


4.3 Lukumuotoilut

Kun solun sisältöä halutaan muotoilla, löytyvät työkalut Home-välilehden Number-ryhmästä.

Napsauttamalla Number-ryhmän avainpainiketta (nuoli ryhmän alanurkassa), avautuu Format Cells –ikkuna, jossa on täydellisempi valikko muotoiluille.

4.4 Fontit, reunaviivat, taustavärit, viivat, automaattiset muotoilut

Fonttien ominaisuuksia muokataan Home-välilehden Font –ryhmässä.

Avainpainike

HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 9 (26) JT/AM 5.1.2014 Napsauttamalla Font-ryhmän avainpainiketta, avautuu siitäkin Format Cells –ikkuna, jonka Border- ja Fill-välilehdillä voidaan muotoilla solujen ulkoasua.

4.5 Taulukon solujen suojaaminen, työkirjan suojaaminen

Taulukon solujen suojaaminen tarkoittaa sitä, että suojattuja soluja ei voi muokata, ei niiden sisältöä eikä ominaisuuksia. Mikäli haluat suojata koko taulukon, riittää että valitset Review –välilehden Changes-ryhmän Protect Sheet –painikkeen. Tällöin avautuu Protect Sheet –ikkuna, jossa voit halutessasi määritellä salasanan suojaukselle. Tällöin suojaus on vahvempi. Salasana voidaan toki jättää määrittelemättä, jolloin suojauksen pystyy kuka tahansa purkamaan. Tälläinenkin suojaus on usein riittävä, sillä se estää vahingossa tehtävät muutokset.

Jos haluat suojata vain osan taulukosta, pitää muokattaviksi sallitut solut ensin ”vapauttaa lukituksen piiristä”. On myös mahdollista ulottaa suojaaminen koko työkirjaan. Tällöin vain valitaan nauhalta Protect Workbook –painike. Huomaa, että tämä toiminto suojaa vain työkirjan rakenteen muutoksilta, mutta ei taulukoiden soluja.


5 KAAVIOT

Taulukoiden numerosisältöä on usein syytä havainnollistaa. Se tapahtuu kaavioiden avulla. Excelissä on mahdollista luoda mm. pylväs-, palkki-, ympyrä- ja viivakaavioita. Näitä kutsutaan myös diagrammeiksi. Kaavio laaditaan yksinkertaisimmillaan näin: aktivoidaan se taulukon alue hiirellä maalaamalla, josta kaavio halutaan tehdä. Sitten valitaan Insert –välilehden Charts –ryhmästä oikea kaaviotyyppi. Tässä esimerkissä valitaan pylväskaavio eli ”Column”. Seuraavassa vaiheessa valitaan avautuvasta valikoimasta sopiva pylväskuvaaja, minkä jälkeen Excel piirtää kaavion ja sijoittaa sen taulukon päälle. Kaavio voidaan siirtää sopivaan paikkaan ja säätää sen kokoa nurkista venyttämällä.

Kaavion Design –lisävälilehti on tässä vaiheessa aktiivinen, ja kaavion muokkausta voidaan jatkaa mm. Chart Layouts ja Chart Styles –ryhmissä. Tai kaavion oikealle puolelle ilmestyvistä lisäpainikkeista (plussa, sivellin, suppilo). Ohjeita on myös Microsoftin koulutussivuilla: http://office.microsoft.com/fi-fi/support/excel-2013-n-kayton-aloittaminen-FX102832586.aspx

http://office.microsoft.com/fi-fi/support/excel-2013-n-kayton-aloittaminen-FX102832586.aspx


6 TULOSTUSTOIMINNOT

6.1 Ylä- ja alatunniste

Laskentataulukkoon voidaan liittää ylä- ja alatunniste. Excel –taulukolle tyypillistä on, että tunnisteet eivät näy Normal-näkymässä, ainoastaan Page Layoutissa ja Print Previewissa (tulostuksen esikatselussa). Tunnisteet löytyvät Insert –välilehden Text –ryhmästä, Header & Footer –painikkeesta.

Vaihtoehtoisesti voit myös yksinkertaisesti valita alareunan tilapalkista Page layout –näkymän, jossa pääset tekemään tai muokkaamaan tunnisteita. Tunnisteet syötetään valmiisiin kenttiin, joita on kolme (vasemmalla, keskellä, oikealla). Alla esimerkkinä ylätunniste. Sisällöt voidaan syöttää itse tai käyttää soveltuvin osin Design -välilehden valintanauhan automaattisia syötteitä, kuten päivämäärä tai tiedoston nimi.

Tunnisteita syötettäessä tai muokattaessa ollaan Page Layout –näkymässa, josta pääsee pois napsauttamalla alareunan Tilarivin Normal –näkymän painiketta. Kursorin pitää olla tällöin jossakin taulukon solussa, ei enää tunnisteessa.


6.2 Esikatselu

Taulukon tulostusasua voidaan tarkastella File -valikon Print -näkymässä.

6.3 Tulostaminen

Edellä mainitussa näkymässä ovat myös tulostuksen perusasetukset. Mitä haluat tulostaa?


Jos olet asettanut pikatyökaluriville Quick Print –painikkeen, voit käyttää sitä, kun haluat tulostaa koko aktiivisen taulukon oletustulostimelle yhden kerran.

Voit rajata tulostusalueen

koskemaan vain tiettyjä

sivuja.

Lajittelu

Tulosteen suunta

Paperikoko

Reunukset


7 USEAN TAULUKON LASKENTA

7.1 Ryhmän luominen

Työkirjan taulukkovälilehdistä voidaan luoda ryhmä. Tämä voi olla hyödyllistä esimerkiksi silloin, kun tiedämme tekevämme työkirjaan useita samanmuotoisia taulukoita, joilla on ehkä samat sarakeotsikot. Ryhmä luodaan valitsemalla taulukonvalitsimesta aktiivisiksi kaikki halutut taulukot. Ne poimitaan hiirellä pitämällä Ctrl –näppäintä pohjassa. Valittujen taulukoiden valitsimet muuttuvat alleviivatuiksi. Tämän jälkeen kaikki syötteet tai muokkaukset kohdistuvat samanaikaisesti kaikkiin valittuihin taulukoihin.

Ryhmätilasta päästään pois napsauttamalla taulukonvalitsimessa sellaisen taulukon nimeä, joka ei ole mukana valinnassa, tai painamalla hiiren kakkos-painikkeella jonkin valitun taulukon nimeä, ja valitsemalla avautuvasta pikavalikosta ’Ungroup Sheets’.

7.2 Taulukoiden väliset kaavat

Koska yhdessä Excelin työkirjassa voi olla useita taulukoita (=taulukkovälilehtiä), voidaan näiden välillä tehdä viittauksia, ja siten suorittaa laskutoimituksia. Yksinkertaisin viittaus voidaan tehdä siten, että kaavaa kirjoitettaessa siirrytään siihen taulukkoon, josta halutaan hakea argumentti, ja valitaan solu. Kun kaava on valmis, Enteriä painamalla palataan automaattisesti siihen soluun ja siihen taulukkoon, johon kaavaa kirjoitetaan.

7.3 Taulukoiden väliset linkit ja työkirjojen väliset yhteydet

Taulukoiden ja työkirjojen väliset kaavat ovat linkkejä, samoin leikepöydän kautta tehdyt linkitykset. Tällöin lähde- ja kohdetaulukon tiedot pysyvät ajan tasalla, vaikka toisessa niitä muokattaisiin.


8 TIETOKANTATOIMINNOT

8.1 Luettelomuotoinen taulukko

Tiedon analysointiin tarkoitettuja taulukoita kutsutaan myös tietokantamuotoisiksi taulukoiksi tai luetteloiksi. Näitä ei pidä sekoittaa varsinaisiin tietokantaohjelmien tietokantoihin, vaikka näitä taulukoita voidaan toki niissä käyttää. Näissä taulukoissa tiedot on syötetty siten, että jokainen tietokokonaisuus eli tietue on kirjoitettu omalle rivilleen, ja ylimmällä rivillä on sarakeotsikot. Kun jokin taulukko halutaan määritellä ”luettelomuotoiseksi”, tehdään se Home –välilehden Styles -ryhmän Format as Table –painikkeella. Ensin pitää vain viedä kursori johonkin soluun taulukkoalueella. Format as Table –painikkeen valikosta pitää valita ulkoasu taulukolle ja hyväksyä (tai muuttaa) ohjelman antama aluemääritys. Tyypillisesti luettelomuotoinen taulukko on suurikokoinen sisältäen huomattavan määrän tietueita. Tämä tuo mukanaan ongelmia tiedon havainnoimisessa ja hahmottamisessa. Lisäksi usein on näkyvissä paljon enemmän tietoa kuin sillä hetkellä tarvittaisiin. Tämän vuoksi käytettävissämme on mm. lajittelu-, suodatus- ja välisummaus-työkalut.

8.2 Lajittelu

Luettelomuotoiseksi taulukoksi määrittelemisen jälkeen sarakeotsikoihin tulevat näkyviin suodatusnuolet. Niistä saadaan kullekin sarakkeelle joukko työkaluja, kuten lajittelut ja suodatukset. Lajittelu tarkoittaa tietueiden

HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu Ohje 16 (26) JT/AM 5.1.2014 asettamista järjestykseen jonkin tietyn arvon mukaan, esimerkiksi tilausmäärän mukaiseen järjestykseen suurimmasta pienimpään. Jos tarvitaan useita samanaikaisia lajitteluperusteita, otetaan käyttöön Data –välilehden Sort & Filter –ryhmän Sort –painikkeesta avautuva ikkuna.

8.3 Suodatus

Kun halutaan nähdä vain osa taulukon tietueista, taulukko voidaan suodattaa. Toisin sanoen kaikki muut rivit, paitsi annetut kriteerit sisältävät, piilotetaan. Voimme antaa suodatuksen kriteerit samasta pudotusvalikosta kuin lajittelunkin. Voimme laittaa valintamerkin jonkin yksittäisen solunsisällön eteen, sillä ne kaikki on luetteloitu valikon alareunaan. Vaihtoehtoisesti voimme käyttää laajempaa ehtojen määrittelyä Filters –toiminnosta, jossa voimme suodattaa näkyviin esimerkiksi kaikki ne tietueet, joissa ’Määrä’ on suurempi kuin 200.

8.4 Rivien ja sarakkeiden kiinnitys

Suurissa taulukoissa on usein tarkoituksenmukaista kiinnittää ylin rivi pysyvästi näkyviin. Tällöin sarakeotsikoita on helppo tarkastella silloinkin, kun on selattu taulukkoa alemmas. Myös vasen sarake voidaan kiinnittää, jos taulukko on hyvin leveä. Lisäksi toiminto sallii valitun määrän sarakkeita ja rivejä kiinnitettävän samanaikaisesti. Toiminto löytyy View-välilehden Window-ryhmästä, painikkeesta Freeze Panes. Tämän alta löytyy kolme vaihtoehtoa: Freeze Panes (vapaa määrä), Freeze Top Row (ylin rivi), Freeze First Column (ensimmäinen sarake).


8.5 Välisummat

Jos halutaan esimerkiksi laskea yhteen suodatetun taulukon solujen sisältöjä, niin mukaan tulevat myös piilotetut solut, jos käytämme tavallista yhteenlasku –kaavaa tai Sum –funktiota. Kun haluamme suorittaa laskutoimituksia vain suodatetuilla tiedoilla, niin funktiot pitää hakea toisin. Design –lisävälilehden Table Style Options –ryhmän Total Row –kohtaan asetetaan valinta. Tällöin saadaan taulukon viimeiseksi riviksi uusi Total –rivi. Menemällä tämän rivin johonkin soluun, ilmestyy solun viereen nuoli. Nuolesta avautuvasta pudotusvalikosta valitaan tarvittava funktio, joka laskee vain kyseisen sarakkeen suodatetuilla tiedoilla.

Tätä vaihtoehtoa tarvitaan useimmin.


9 PIVOT-TAULUKOIDEN KÄYTTÖ

Pivot-toiminnon perusominaisuudet käydään tässä luvussa läpi käytännönläheisesti esimerkin avulla.

9.1 Pivot-taulukon luominen

Pivot-taulukoiden avulla voidaan raportoida, tiivistää tai

havainnollistaa juuri halutut tiedot. Pivot-taulukon voi tehdä luettelosta, Excelin ulkopuolisesta tietokannasta, useasta Excel-taulukosta tai aiemmin tehdystä pivot-taulukosta.

Käytetään esimerkkinä Tilaus.xls-työkirjassa olevaa tilaus-luetteloa.

Selvitetään pivot-taulukon avulla eri maihin toimitettujen tilausten arvo kuljetusliikkeittäin.

1. Valitse yksi solu luettelon alueelta. 2. Valitse komento Lisää- Pivot-taulukko (Insert-välilehti > Pivot

Table).

3. Tee Create PivotTable –ikkunassa yllä olevat valinnat ja paina OK, jos alueviittaus luetteloon on oikein.

4. Määritetään pivot-taulukkoon mukaan otettavat kentät. Siirrä

hiirellä rivi-kenttään (Row Labels) maa-painike, sarakekenttään (Column Labels) rahtaaja-painike ja arvot-kenttään (Values) hinta-painike.

5. Laskentataulukkoon muodostuu antamiesi ehtojen mukainen Pivot-taulukko. Määritä ARVOT-kentästä laskettavien tietojen nimi ja lukujen esitysmuoto:


a) Kaksoisnapsauta hiirellä Summa:Hinta (sum of hinta) solua A3.

b) Kirjoita nimeksi Yhteensä. c) Napsauta Luku (Number)-painiketta. d) Muuta lukumuodoksi valuutta ilman desimaaleja. e) Valitse OK, OK.

6. Voit myös määrittää muita taulukkoon vaikuttavia asioita

valitsemalla Analyze -lisävälilehdeltä Pivot Table -ryhmästä ’Options’.

Voit määrittää esimerkiksi:

Pivot-taulukolle nimen (ei välttämätön).

Lasketaanko taulukon reunoille yhteensä-tiedot (Rivisummat, Sarakesummat).

Tallennetaanko alkuperäisen luettelon tiedot pivot-taulukon mukana. Jos tallennetaan, niin taulukko vie enemmän levytilaa, mutta taulukkoa voidaan muuttaa myöhemmin ja sen pohjalta voidaan luoda uusia pivot-taulukoita.

Automaattisen muotoilun, joka muotoilee taulukon muutosten jälkeen aina uudelleen.


Valmiissa taulukossa on rivikenttänä Maa ja sarakekenttänä Rahtaaja. Huomaa, mihin tietoalueelle annettu nimi Yhteensä on sijoittunut. Tietokenttänä on Hinta ja hinnoista on laskettu summa. Esimerkiksi rahtaaja 3 on kuljettanut Belgiaan 15787 €:n edestä tilauksia.

9.2 Pivot taulukon muokkaaminen

9.2.1 Pivot-taulukon lajittelu

Kun valitset hiirellä rivi- tai sarakekentän pikavalikon ja napsautat Lajittele-painiketta, niin valittu kenttä lajitellaan arvojen mukaiseen aakkosjärjestykseen.

Voit myös järjestää taulukon tietoalueen lukujen mukaan: Valitse jokin solu tietoalueella siitä sarakkeesta, jonka mukaan haluat järjestää ja napsauta Lajittele-painiketta.


9.2.2 Taulukkokenttien muokkaaminen

Rivi-, sarake- ja tietokenttien ominaisuuksia voidaan muokata. Valitse kenttä, jota haluat muokata (riittää kun valitset yhden solun kentän alueelta) ja napsauta Kentän asetukset (Field Settings)-painiketta.

Saat näkyville seuraavan kaltaisen ikkunan:

Ikkunassa voit mm. määrätä laskettavaksi välisummia (Subtotals) ja voit piilottaa (Hide) tietoja.

Ikkunassa voit muuttaa tietojen yhdistämistavan. Yleisimmin käytetään tietojen yhteenlaskua (Summa/Sum) tai lukumäärien laskentaa (Laske/Count). Luku (Number)-painikkeen takaa pääset määrittämään missä muodossa tietoalueen luvut näytetään. Kentän asetukset (Field Settings)-ikkunassa voit vaihtaa myös tiedon näyttämistapaa. Valitse Show values as –välilehti: valitse esimerkiksi riviprosentit (Prosenttia rivistä/Percent of Row).


9.2.3 Raporttisuodatin

Taulukkoa voi monipuolistaa lisäämällä Raporttisuodattimen

(Report Filter). Tämä tekee Pivot-taulukkoon tavallaan kolmannen ulottuvuuden. Lisätään Report Filter -kenttään Myyjä. Tämän jälkeen voit halutessasi tarkastella taulukkoa myyjäkohtaisesti.

Raporttisuodatin ilmenee taulukossa avattavana luetteloruutuna, josta voit valita myyjän nimen. Oletuksena pudotusvalikossa on Kaikki (All).

Voit myös ”purkaa” raporttisuodattimen taulukon siten, että kunkin

myyjän taulukko tulee omalle sivulleen työkirjassa: Options > Show Report Filter Pages… Alkuperäinen taulukko säilyy omalla paikallaan. Käytä painiketta harkiten, jos raporttisuodattimessa on paljon arvoja.

9.2.4 Ryhmittely

Taulukon rivi- ja sarakekenttien arvoja voi ryhmitellä. Ryhmitellään esimerkkinä Euroopan maat omaan ryhmäänsä. Valitse taulukosta ensimmäisen Euroopan maan nimi Belgia ja napsi sen jälkeen hii-rellä muut Euroopan maat pitäen Ctrl-näppäintä alhaalla. Aseta maat yhteen ryhmään oikealla hiiren näppäimellä valitsemalla Ryhmitä – (Group Selection). Ryhmityksen voi purkaa valitsemalla Pura ryhmitys- (Ungroup).


Voit piilottaa Euroopan yksittäiset maat, kun valitset solun, jossa on muodostuneen ryhmän nimi (Ryhmä1/Group1) ja napsautat Collapse Field-työkalupainiketta. Ryhmän nimeksi voit kirjoittaa Eurooppa. Yksittäiset tiedot voi palauttaa Expand Field-painikkeella.

Ryhmiä voi myös yksinkertaistaa. Voit siirtää hiirellä alkuperäisen Maa-rivikentän (harmaa painike) pivot-taulukon ulkopuolelle, jolloin se poistuu taulukosta ja ”palaa” Pivot taulukkokenttään (Pivot table field list). Voit kirjoittaa uuden maa-rivikentän nimeksi Alue (et voi kirjoittaa siihen nimeä Maa, koska silloin alkuperäiset tiedot palautuisivat pivot-taulukkoon.

9.2.5 Päivämäärien ja numerotiedon ryhmittely

Vaihda aiemmin tehdyn pivot-taulukon rivikentäksi Tilauspäivä. Siirrä Alue pois ja vedä sen tilalle Tilauspäivä Voit ryhmitellä tilauspäivät helposti esimerkiksi kuukausien mukaan. Valitse pivot-taulukosta ensimmäinen päivämäärän sisältävä solu ja valitse oikealla näppäimellä Ryhmitä (Group).


Excel tunnistaa päivämäärätiedon ja ehdottaa päivämäärille sopivia ryhmittelyperusteita. Valitse ryhmittelyperusteeksi Kuukaudet (Months) ja valitse OK. Vastaavalla tavalla voi ryhmitellä rivi- tai sarakekentissä olevia numeerisia arvoja, joille Excel ehdottaa sopivia ryhmittelyperusteita.

9.3 Pivot-taulukon päivittäminen:

Päivitä tiedot (Refresh)-painikkeella voit päivittää pivot-taulukon ajan tasalle, jos lähdetiedoissa on tapahtunut muutoksia.


10 YHTEISKÄYTTÖ MUIDEN OHJELMIEN KANSSA

Microsoft Officen kaltaisten toimistopakettien tarkoitus on taata ohjelmien välinen joustava yhteiskäyttö. Tiedostoja tai niiden osia voidaan useimmiten kopioida tai siirtää ohjelmasta toiseen. Kopiointi leikepöydän välityksellä on yksi keskeinen yhteiskäytön muoto. Voidaan myös valita, linkitetäänkö tieto vai upotetaanko se, riippuen halutaanko tiedon päivittyvän automaattisesti kohdeohjelmassa. Tallentaminen pdf-muotoon on yleistynyt tapa jakaa tietosisältöjä ohjelmistoriippumattomasti. Jos halutaan upottaa Excel –taulukko Wordiin, maalataan taulukon alue hiirellä, valitaan Home –välilehden Clipboard –ryhmän Copy –työkalu. Sitten avataan Word –tiedosto ja valitaan siellä Paste, tarkemmin sanottuna Pasten alareunassa oleva nuoli. Nuolesta avautuvasta valikosta valitaan Paste Special, joka avaa valikon liittämismuodoista. (Toki olisit voinut valita useita liittämismuotoja jo Pasten pikavalikosta.)

Paste Special –ikkunan ylin liittämismuoto tarjoaa mahdollisuuden muokata taulukkoa myös kohdetiedostossa. Tämä vaihtoehto kasvattaa tiedoston kokoa yleensä eniten, mutta erot ovat melko pieniä. Vasemman reunan napeista valitaan, liitetäänkö taulukko upottamalla vai linkkinä. Linkki päivittää kohteen, jos lähdettä muokataan. Tämä tietysti edellyttää, että tiedostojen sijoituskansiot ovat samalla koneella tai samassa verkossa, eikä niiden sijaintia muuteta. Liitettäessä kaaviota, liittämismuodot ovat hieman erilaisia. Microsoft Office Graphic Object on käyttökelpoinen valinta.


11 LISÄMATERIAALIA

Tässä oppimateriaalissa on kerrottu vain lyhyesti Excel 2013:n perusominaisuuksista. Lisätietoja löydät monista eri lähteistä:

- http://office.microsoft.com/fi-fi/support/excel-2013-n-kayton-aloittaminen-FX102832586.aspx

- Lammi, Manu, Ruuskanen, Suvanto: Tietokoneen käyttötaito Windows 8 & MS Office 2013 (Docendon kustantama oppikirja)

- Lammi: Excel 2013 Laatua taulukoihin - ym…

Documents

Taulukkolaskennan perusteet Excel 2013myy.haaga-helia.fi/~acc1ls030b/Excel_2013_ohjemoniste.pdfyhteistyökumppaneilla ei ole vielä käytettävissä Office 2007, 2010 tai 2013 –versioita,